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Procédure Qualité

RODA Réf. : S-PR-02


Date : Version :

MAITRISE DES ENREGISTREMENTS

Sommaire :

1. Objet.
2. Champs d’application.
3. Responsabilités.
4. Description.
5. Annexes.

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1. Objet :

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Procédure Qualité
RODA Réf. : S-PR-02
Date : Version :

MAITRISE DES ENREGISTREMENTS

L’objet de la présente procédure est de décrire la méthode d’identification, d’indexage,


de classement, d’accessibilité, de protection et d’archivage des enregistrements qualité
sur support physique ainsi que la maîtrise des enregistrements qualité sur support
électronique.

2. Champs d’application :
Cette procédure couvre tous les enregistrements relatifs à la qualité que ce soient
physiques ou électroniques.

3. Responsabilités :
Les responsabilités relatives à la maîtrise des enregistrements qualité sur support
physique sont définies sur le répertoire des enregistrements qualité (S-PR-02-FQ-01).
Les cadres informatiques sont responsables de la sauvegarde des enregistrements qualité
sur support électronique.

4. Description :
A – Enregistrements qualité physiques :
4.1. Identification :
Le mode de codification des enregistrements relatifs à la qualité est défini
conformément à la procédure « Maîtrise des documents (S-PR-01) ».

4.2. Indexation :
Le type d’indexage est défini sur le répertoire des enregistrements qualité
(S-PR-02-FQ-01).

4.3. Classement :
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MAITRISE DES ENREGISTREMENTS

Les responsabilités, le lieu ainsi que la durée du classement sont mentionnés sur le
répertoire des enregistrements qualité (S-PR-02-FQ-01).
Le responsable du classement veillera à ce que chaque enregistrement sous sa tutelle
soit conservé, accessible, identifiable et lisible.

4.4 Accessibilité :
L’accès aux enregistrements est défini sur le répertoire des enregistrements qualité
(S-PR-02-FQ-01). Cet accès peut être général, limité ou confidentiel.

4.5 Protection :
La protection des enregistrements qualité sur support physique est réalisée avec des
sacs d’archivage, les classeurs à rabat et les classeurs suspendus. Le responsable du
classement est lui même responsable de la protection des enregistrements relevant de
sa responsabilité.

4.6. Archivage :
L’archivage des enregistrements permet de garder une trace de tout ce qui a été fait.
La durée d’archivage de chaque enregistrement figure sur le répertoire des
enregistrements qualité (S-PR-02-FQ-01).
Le responsable de chaque enregistrement veillera à ce que la durée minimale
d’archivage soit respectée.

B – Enregistrements qualité électroniques :


La sauvegarde électronique des enregistrements qualité est assurée par les cadres
informatiques.

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RODA Réf. : S-PR-02
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MAITRISE DES ENREGISTREMENTS

Les cadres informatiques sont responsables du classement et d’archivage des DAT.


Les données les plus importantes peuvent être stockées également chez le Directeur
Général.

4.7. Destruction :
Une fois la durée minimale d’archivage est dépassée, l’enregistrement en question
sera détruit ; et un nouvel enregistrement de même nature sera produit.
Le responsable du classement et d’archivage est lui même responsable de la
destruction des enregistrements relatifs à la qualité.

5. Annexe :
- Répertoire des enregistrements qualité (S-PR-02-FQ-01).

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