1/4 Procédure Qualité RODA Réf. : S-PR-02 Date : Version :
MAITRISE DES ENREGISTREMENTS
L’objet de la présente procédure est de décrire la méthode d’identification, d’indexage,
de classement, d’accessibilité, de protection et d’archivage des enregistrements qualité sur support physique ainsi que la maîtrise des enregistrements qualité sur support électronique.
2. Champs d’application : Cette procédure couvre tous les enregistrements relatifs à la qualité que ce soient physiques ou électroniques.
3. Responsabilités : Les responsabilités relatives à la maîtrise des enregistrements qualité sur support physique sont définies sur le répertoire des enregistrements qualité (S-PR-02-FQ-01). Les cadres informatiques sont responsables de la sauvegarde des enregistrements qualité sur support électronique.
4. Description : A – Enregistrements qualité physiques : 4.1. Identification : Le mode de codification des enregistrements relatifs à la qualité est défini conformément à la procédure « Maîtrise des documents (S-PR-01) ».
4.2. Indexation : Le type d’indexage est défini sur le répertoire des enregistrements qualité (S-PR-02-FQ-01).
4.3. Classement : 2/4 Procédure Qualité RODA Réf. : S-PR-02 Date : Version :
MAITRISE DES ENREGISTREMENTS
Les responsabilités, le lieu ainsi que la durée du classement sont mentionnés sur le répertoire des enregistrements qualité (S-PR-02-FQ-01). Le responsable du classement veillera à ce que chaque enregistrement sous sa tutelle soit conservé, accessible, identifiable et lisible.
4.4 Accessibilité : L’accès aux enregistrements est défini sur le répertoire des enregistrements qualité (S-PR-02-FQ-01). Cet accès peut être général, limité ou confidentiel.
4.5 Protection : La protection des enregistrements qualité sur support physique est réalisée avec des sacs d’archivage, les classeurs à rabat et les classeurs suspendus. Le responsable du classement est lui même responsable de la protection des enregistrements relevant de sa responsabilité.
4.6. Archivage : L’archivage des enregistrements permet de garder une trace de tout ce qui a été fait. La durée d’archivage de chaque enregistrement figure sur le répertoire des enregistrements qualité (S-PR-02-FQ-01). Le responsable de chaque enregistrement veillera à ce que la durée minimale d’archivage soit respectée.
B – Enregistrements qualité électroniques :
La sauvegarde électronique des enregistrements qualité est assurée par les cadres informatiques.
3/4 Procédure Qualité RODA Réf. : S-PR-02 Date : Version :
MAITRISE DES ENREGISTREMENTS
Les cadres informatiques sont responsables du classement et d’archivage des DAT.
Les données les plus importantes peuvent être stockées également chez le Directeur Général.
4.7. Destruction : Une fois la durée minimale d’archivage est dépassée, l’enregistrement en question sera détruit ; et un nouvel enregistrement de même nature sera produit. Le responsable du classement et d’archivage est lui même responsable de la destruction des enregistrements relatifs à la qualité.
5. Annexe : - Répertoire des enregistrements qualité (S-PR-02-FQ-01).
