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Cas Atemps

ATEMPS

L’entreprise SBDM a ete fondee en 1995 par Remi Marcoux. Elle vend a des PME du Quebec des logiciels specialises en gestion des ventes. Au cours
des annees, SBDM a diversifie ses services. En effet, plusieurs clients, qui avaient fait l’acquisition de ses logiciels specialises, lui ont demande d’offrir d’
autres services comme l’amelioration des processus ou la gestion des services informatiques.

L’entreprise compte plus d’une centaine de clients, des entreprises de commerce de detail qui œuvrent dans les secteurs du vetement, de la quincaillerie,
des depanneurs et des pharmacies independantes. On evalue a 1 % sa part de marche au Quebec. L’entreprise SBDM entre en concurrence avec d’
autres PME, mais aussi avec les grandes entreprises du domaine. Malgre un marche qui croit modestement depuis 5 ans, c’est-a-dire selon une moyenne
annualisee de 0,5 %, ses perspectives de croissance sont excellentes en raison du developpement de nouveaux logiciels qui sont en demande sur le
marche. Les etudes tablent sur une croissance de son chiffre d’affaires de 35 % sur trois ans.

En 2013, l’entreprise emploie 24 personnes. On trouve un PDG a la tete de l’entreprise (Remi Marcoux), un directeur finance et comptabilite, un directeur
operation et developpement de marches et un directeur systeme d’information. Le directeur finance et comptabilite gere deux commis a la facturation et
une adjointe administrative. Le directeur operation et developpement de marches est responsable de trois charges de projet qui ont chacun la
responsabilite d’un secteur de marche particulier, et d’un responsable developpement des affaires. Six consultants seniors sont egalement sous sa
responsabilite directe et peuvent etre affectes a l’un ou l’autre des projets qui sont en cours de realisation. Le directeur systeme d’information est
responsable de deux techniciens reseaux, de quatre programmeurs et d’un specialiste en bases de donnees. Ces employes peuvent etre aussi engages
dans des projets particuliers.

Les revenus de SBDM proviennent de la vente de logiciels specialises pour les PME, de la marge tiree de la vente de materiels et de logiciels et d’
honoraires de consultation. Les honoraires de consultation comprennent entre autres des etudes de conception, de developpement et d’implantation de
systemes informatiques et d’installation de reseaux.

Une application qui s’appelle ATEMPS a ete developpee a l’aide du logiciel de gestion de base de donnees Microsoft Access pour assurer le suivi des
heures de travail de chacun des employes de l’entreprise. L’application a ete implantee au debut de 2004. Elle est accessible a partir du serveur de l’
organisation qui utilise le logiciel d’exploitation Windows NT de Microsoft. Selon la regle qui a ete etablie par SBDM, a la fin de la journee, tous les
employes doivent saisir dans l’application ATEMPS les informations sur la nature et la duree des activites qu’ils ont accomplies. Dans un premier temps, a
partir de la fenetre principale de l’application, l’employe saisit son identifiant et son mot de passe, puis, il ouvre le fichier "temps" de la semaine courante.
Par la suite, il choisit la nature de l’activite qui a ete realisee a partir de differente categories predefinies. Ensuite, il saisit la duree qui a ete consacree a
cette activite. Finalement, il verifie ses entrees et sauvegarde son fichier "temps".

Certains employes respectent cette regle, tandis que d’autres preferent faire la saisie de ces informations a la fin de leur semaine de travail, ce qui peut
poser des problemes de mise a jour de l’information puisque l’application envoie automatiquement tous les vendredis matin un rapport aux differents
directeurs de l’entreprise. Avec cette information, les directeurs peuvent evaluer la productivite de chaque employe. Le service de la facturation utilise
aussi les donnees d’ATEMPS pour preparer les factures, ce qui permet de presenter au client une facturation detaillee.

Si l’application ATEMPS a permis une amelioration evidente dans la gestion du suivi des heures de travail des employes, il y a un certain nombre de
problemes a corriger, qui sont des sources d’insatisfaction pour les utilisateurs des donnees produites par cette application. Ainsi, le service de facturation
recoit souvent des appels de clients qui demandent des explications quant aux details de leurs factures ou se plaignent d’erreurs qui font augmenter le
montant facture. Ces difficultes sont aussi sources d’insatisfaction chez les directeurs qui aimeraient eux aussi, disposer de donnees de meilleure qualite
pour evaluer la performance des employes qui sont sous leur responsabilite. Les problemes qui ont ete decouverts sont de deux types principalement. Un
premier type de problemes porte sur le manque de suivi de la regle qui est qu’il faut chaque jour faire la saisie des heures de travail. Un second type de
problemes porte sur les mecanismes de controle de l’application qui sont deficients lors de la saisie des donnees et sur la possibilite qui est laissee aux
employes de modifier leur fichier "temps" a posteriori sans qu’il n’en soit fait mention.

Questions :

1. Trouver les deux problèmes dans le cas


2. Déterminer (nommer) le processus sur lequel agir
3. Présenter le type de défi qui devra être relevé
4. Faire le diagramme de contexte
5. Faire une analyse des causes des problèmes (diagramme causes/effet)

Laurent Renard©

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