DEUST Bureautique et Multimédia

2020-2021 Numérique, Bureautique et Multimédia

TP3 : Mise en page d’un document
L1 – S1
dans Word
Ce TP a pour vocation la prise en main des fonctions générales de mise en page d’un document sur le
logiciel de traitement de texte le plus utilisé, Word, et les fonctionnalités d’automatisation et
d’homogénéisation de mise en page.

Pour réaliser ce TP, vous avez besoin de :

- Le logiciel Word installé sur votre ordinateur (voir étape 0).
- Un accès à internet (pour aller lire les tuto de Microsoft et vous connecter aux documents
collaboratifs).
- Les présentes instructions à suivre pas à pas et attentivement.
- Un lexique à remplir de manière collaborative pour être bien au clair sur les termes
employés et donc les instructions. Il y a un document lexique par sous-groupe dans le dossie
(lien : https://upecnumerique-my.sharepoint.com/:w:/r/personal/juliette_morel_u-
pec_fr/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc=%7B95CE1F80-8997-418B-8A8C-
421312314FC5%7D&file=Lexique_Word_gr2B.docx&action=default&mobileredirect=true)

Table des matières

Rappel étape 0.1 : Installation de Word ................................................................................................. 2
Rappel étape 0.2 : création d’un espace de travail dans votre ordinateur ............................................. 2
Etape 0.2.1 : création d’un espace de travail (dossier) ....................................................................... 2
Etape 0.2.2 : Ouvrir le dossier fourni avec les instructions du TP4. .................................................... 2
Étape 1 : Mise en page ........................................................................................................................... 2
Format et orientation ......................................................................................................................... 3
Marges ............................................................................................................................................... 3
Saut de page ....................................................................................................................................... 4
Colonnes............................................................................................................................................. 4
Saut de section ................................................................................................................................... 4
En-tête et pied de page ...................................................................................................................... 5
Etape 2 : Table des matière et des figures ............................................................................................. 6
Navigation dans un document Word .................................................................................................. 6
Table des matières ............................................................................................................................. 6
Table des illustrations......................................................................................................................... 7
Étape 3 : Publipostage ............................................................................................................................ 7
Étape 4 : Finaliser et partager un document .......................................................................................... 8
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Révisions orthographiques et grammaticales .................................................................................... 8

Créer un PDF ...................................................................................................................................... 9
Étape 5 : partager un document Word ................................................................................................... 8
Révision et commentaires .................................................................................................................. 8
Partager sur Microsoft Online ............................................................................................................ 8
Exercice de synthèse final .................................................................................................................... 10
Compléter le lexique de votre sous-groupe ......................................................................................... 10

Rappel étape 0.1 : Installation de Word

 Assurez-vous que la suite office est bien installée sur votre ordinateur.

Cette suite est installée par défaut sur les ordinateurs personnels fonctionnant avec le système
d’exploitation Windows, également développé par l’entreprise Microsoft (ce qui explique en partie le
succès de la suite office). Pour ceux qui n’auraient pas la suite office installée sur leur ordinateur (sur
Mac, Linux ou pour une autre raison), l’UPEC en met une licence à votre disposition. Pour cela, merci
de suivre les indications données dans le document Etudiants-PresentationOffice365v12.pdf joint à
ces instructions de TP.

Rappel étape 0.2 : création d’un espace de travail dans votre

ordinateur
Nous allons créer des nouveaux fichiers pendant ce TP. Il faudra faire bien attention à les enregistrer
à un endroit de votre ordinateur que vous localisez bien et avec des noms que vous reconnaitrez.

CONVENTIONS POUR NOMMER LES DOSSIERS ET LES FICHIERS. À respecter pendant tous les cours de
Mme Morel : VOTRENOM_TPn°_description-du-fichier-en-2-ou-3-mots.extension

Etape 0.2.1 : création d’un espace de travail (dossier)

Dans votre ordinateur (par exemple dans la section D:/, sur le bureau, dans les documents), créer un
dossier à votre nom (clic droit > nouveau > dossier. Dossier à nommer ainsi : VOTRENOM_TP[n° du TP])
> dans lequel vous mettrez tous les documents fournis et créés dans le cadre de ce TP1.

Etape 0.2.2 : Ouvrir le dossier fourni avec les instructions du TP4

Récupérer le dossier TP4_Word_2511 sur EPREL et le décompresser dans un nouveau dossier de votre
espace de travail.

Étape 1 : Mise en page

Nous verrons dans cette section les options pour gérer globalement la mise en page d’un document
dans Word. La plupart des ces options se trouvent dans le menu « Mise en page ». Nous appliquerons
ces options sur le document créé dans le TP2, que vous allez réenregistrer pour cela sous le nom
VOTRENOM_TP3.docx.

1
Je vous renvoie toujours au document Bureautique-numerique-multimedia_fichier_dossiers_chemin-acces.pdf
fournis le 18/11/2020 si les notions de dossier, fichier, chemin d’accès ne sont pas claire pour vous.
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1.1. Format et orientation

Par défaut, le format d’un document Word est celui d’une feuille A4, ave une orientation portrait,
c’est-à-dire qu’elle correspond à une feuille de papier de 21 cm de large sur 29,7cm de haut, parce que
les conventions d’écriture latines actuelles font que c’est le format le plus standard. Mais vous pouvez
modifier ce format, toujours dans le menu mise en page. Vous pouvez modifier l’orientation (« Mise
en page » > clic sur « orientation ») et la taille (« Mise en page » > clic sur « taille »)

À faire : Tester ces options sur le document pour voir ce que ça donne et ce que ça change. Puis revenez
à la mise en page A4-portrait.

1.2. Marges
Dans le menu Mise en page, il est également possible de régler les marges du document, c’est-à-dire
l’espace qu’il y a entre le bord de la feuille et son contenu. Selon votre mise en page, celles-ci peuvent
changer. Pour cela :

Menu « Mise en page » > sous-menu « Mise en page » > clic sur « Marge » > choix de marges pré-
paramétrées.

Vous pouvez également modifier les marges en utilisant les règles, qui sont les barres supérieures et
latérales de la fenêtre de visualisation avec les petit chiffres (voir Figure 1). Pour modifier les marges il
faut déplacer la zone grise (ce qui est plus facile lorsque le curseur du retrait (voir paragraphe suivant)
n’est pas dessus).

Sur les règles, il y a des curseurs qui eux règlent les retraits du texte, qui s’appliquent seulement à un
paragraphe, contrairement aux marges qui s’appliquent sur tout le document (ou dans toute la section,
voir point 1.5.). Bouger le petit triangle supérieur permet de modifier le retrait de la première ligne du
ou des paragraphes sélectionnés ou de celui dans lequel se trouve le curseur de la souris. Bouger le
petit triangle inférieur permet de régler le retrait de tout le ou les paragraphes sélectionnés sauf de la
première ligne. Bouger le petit carré en dessous des deux triangles permet de modifier le retrait de
tout le paragraphe.

Figure 1 : règle sur l’interface Word permettant de régler les marges

Il est également possible de modifier ces retraits dans le sous-menu paragraphe du menu « mise en
page » ou dans le sous-menu « paragraphe » du menu « accueil » > clic sur le pictogramme
carré/flèche en bas à droite d sous menu > section « retrait »

À faire : Copier-coller le titre et paragraphe ci-dessous, en dessous du document VOTRENOM_TP3 (les

éléments entre crochets sont des consignes mais ne doivent pas apparaître) :

Evaluation du cours [titre de niveau 1]

L’évaluation de ce cours se fera par deux notes : une première note consiste sanctionnant un devoir
maison (DM) et une deuxième note sanctionnant un devoir sur table. Le DM sera composé d’une
fiche réalisée par vos soins sur Word, en utilisant le plus d’options vues dans Word (à condition
qu’elles soient justifiées), concernant un sujet de culture numérique choisi au sein d’une liste
proposée. Ce devoir devra se faire en binôme.
La deuxième évaluation sera un devoir sur table à la dernière séance à la rentrée des vacances de
fin d’année. Il portera sur les contenus théoriques vus pendant le semestre et sur un exercice
pratique sur Excel.
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Sur le paragraphe, tester ces options (d’une ou de plusieurs des manières indiquées plus haut), à
gauche et à droite pour régler les retraits du paragraphe comme suit :

- Définir des marges de 3,5 pt ;

- Retrait gauche 1ere ligne : 0.5 pt ;
- Retrait gauche reste du paragraphe : 1 pt ;

1.3. Saut de page

Il est possible d’intégrer un saut de page pour passer à une page suivante, afin de ne pas utiliser les
sauts de ligne, qui risquent de tout décaler si vous ajouter du texte au dessus d’eux. Pour cela :

Menu « Mise en page » > sous-menu « mise en page » > « saut de page » > « saut de page »

À faire : Intégrer un saut de page entre chacun des titres de niveau 1 pour que chaque partie se trouve
sur une page différente.

1.4. Colonnes
Il est possible de disposer le texte en colonne. Pour cela aller dans le menu « Mise en page » > sous-
menu « Mise en page » > option « colonnes » > où il est possible de choisir le nombre de colonnes, voir
d’avoir des options plus complexes (colonne à gauche, à droite, etc.) en cliquant sur « Autres
colonnes », le dernier élément de la liste apparaissant au clic sur « colonnes ». Pour appliquer les
colonnes vous pouvez soit définir les réglages de colonnes juste avant d’écrire, et le paramétrage
s’appliquera tant que vous ne le changez pas et sur tout le texte qui suit (y compris celui qui est déjà
écrit), ou en sélectionnant un texte déjà écrit, puis en choisissant les paramètres de colonnes.

À faire : Vous allez appliquer deux colonnes aux paragraphes contenus dans la partie « description »
du document créé dans le TP2.

1.5. Saut de section

Une fois que tout cela est fait, nous allons faire apparaitre les symboles masqués de mise en forme,
c’est-à-dire qu’il existe une option qui permet dans Word d’afficher des symboles normalement cachés
(et invisibles sur les documents finaux PDF ou impression) qui indiquent les choix de mise en forme.
Cela aide souvent à mieux gérer la mise en page ou à comprendre des problèmes de mise en forme
qu’on n’arrive pas contrôler (décalages, etc.). Pour cela, aller dans le menu Accueil > sous-menu
« paragraphe » > cliquer sur le pictogramme : Vous voyez alors apparaitre un certain nombre
de nouveaux symboles sur la page qui signifient la mise en forme :

Symbole signification
Saut de ligne, fin d’un paragraphe
(point au milieu) Espace
(petit rond vide) Espace insécable (avant les ponctuation doubles ou les guillemets)
Retour à la ligne sans saut de paragraphe
Saut de page
Etc.

À l’apparition de ces symboles de mise en forme, vous pouvez constater que, en haut et en bas des
paragraphes en colonnes, a été ajouté par Word des « saut de section » (voir Figure 2). Les saut de
section servent à diviser le document de telle sorte qu’on puisse appliquer différentes mise en formes
dans différentes section du document.
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Figure 2 : capture d’écran des paragraphes mis en colonnes avec les symboles de mise en forme affichés

Comme vous avez pu le constater, lorsque vous changez l’orientation ou la taille du document, cela
s’applique à tout le document. Mais, si vous intégrer des sauts de section, vous pouvez appliquer les
changement d’orientation, de taille ou de marge seulement à une portion de votre document, comme
s’est appliquée la modification des colonnes seulement au texte entre les deux saut de section que
Word a ajouté au moment de la création des colonnes. Vous pouvez vous-même intégrer un saut de
section à votre document, pour cela :

Menu « Mise en page » > sous-menu « mise en page » > « saut de page » > « saut de section » > « page
suivante » (pour que le saut de section s’applique à la page suivante) / « continu » (pour que le saut
de section s’applique à la suite immédiate du document)

À faire : Utiliser les sauts de section pour faire en sorte que la partie du document sur « les champs du
numérique » se mettent en orientation paysage. Ainsi vous pourrez agrandir la figure pour qu’elle
prenne toute la page en paysage. Attention, il y a plusieurs sortes de sauts de section : les sauts de
section continus ou sur la page suivante (ou pages impaires/paires). Pour changer l’orientation d’une
page, il faut utiliser l’option saut de section page suivante.

1.6. En-tête et pied de page

Dans une page, en plus de la zone de texte que nous utilisons depuis le début des TP sur Word, il y a
des en-têtes (zone en haut du document) et des bas de page (zone en bas du document). Dans ces
zones, il est possible de mettre des éléments qui vont automatiquement se répéter sur toutes les
pages. Pour cela, double-clic dans la zone d’en-tête ou de bas-de-page > le reste du document se voile
> vous pouvez écrire ce que vous voulez et vous constaterez que ce que vous écrivez se répète
automatiquement sur les autres pages.

À faire : Ajouter en en-tête de toutes les pages de votre document au milieu : « TP3 – Mise en page
Word – [VOTRENOM] »

Ajouter également le numéros des page en bas à droite des pages. Pour cela :

Menu « insertion » > « Numéro de page » > dans la liste, choisissez l’option qui correspond.

RQUE : les en-têtes et bas-de-pages peuvent être liées au sections, et donc changer d’une section à
l’autre. C’est très utile dans le cas d’un long document avec différentes parties/chapitres qu’on
voudrait indiquer systématiquement en haut ou bas de page pour aider à la lecture. Pour cela :

Double clic dans l’en-tête (ou le bas de page) d’une section autre que la première section > menu « En-
tête et pied de page » > cliquer sur « lier au précédent » pour désactiver ce bouton (qu’il ne soit plus
foncé) > à ce moment là si vous changer l’en-tête de cette section, l’en-tête de la section précédente
ne se modifiera pas.
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À faire : en suivant les explications ci-dessus, ajouter des sauts de section et modifier les en-têtes de
votre document de façon à ce qu’il apparaisse en en-tête : « TP3 – Mise en page Word –
[VOTRENOM] – [le nom du titre de niveau 1 de la partie] »

Etape 2 : Tables des matières et des figures

2.1. Navigation dans un document Word
Si votre document est bien organisé et que vous avez bien stylisé les différents éléments qui le
compose (texte normal, titres de différents niveaux, etc.), il est très facile de naviguer dedans, pour
vous au moment de sa conception ou pour le lecteur du texte.

Pour vous : pour naviguer dans un texte Word au moment de son édition, on peut faire apparaitre un
volet de navigation (menu latéral qui reprendra les titres de différents niveaux). Pour cela, deux
solutions :

- Ctrl F : fait apparaitre l’option de recherche dans le document, et avec elle tout le volet de
navigation à gauche. Si vous cliquer sur « Titre » dans ce volet, vous verrez toute
l’arborescence de votre document.
- Menu « affichage » > sous-menu « Afficher » > activer « volet de navigation »

Dans le sous-menu « titre » du volet de navigation, quand vous cliquer sur un des titres, Word vous
amène à la partie en question. Dans la barre de recherche (en haut du volet navigation), vous pouvez
naviguer dans le document en recherchant un mot, une expression ou une phrase (attention, ne
ressortiront que les éléments exactement égaux à votre saisie).

2.2. Table des matières

Pour votre lecteur : vous pouvez ajouter au début ou à la fin de votre document une table des matières
qui va reprendre automatiquement les titres des différents niveaux que vous avez définis, et les pages
où ils se trouvent.

Pour créer une table des matière :

Menu « référence » > sous-nemu « table des matières » > clic sur « table des matières » > vous pouvez
choisir un style de table des matières prédéfini dans la liste qui apparait ou définir votre propre style
en modifiant les paramètres suivants dans la fenêtre qui apparait si vous cliquez sur « table des
matières personnalisée » :
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Prévisualisation de la table
résultante

Différents formats typographiques

possibles pour la table

Choix du nombre de niveaux de

titres à faire apparaitre dans la
table

Figure 3 : fenêtre de personnalisation des paramétrage de la table des matières

RQUE : Attention ! si ces titres ne sont pas définis comme tels dans le menu style (Titre1, Titre2, Titre3),
il ne seront pas reconnus comme tels !

À faire : ajouter en haut de votre document la table des matières du document comportant les titres
de niveaux 1 et les titres de niveau 2.

2.3. Table des illustrations

De la même manière, il est possible d’ajouter automatiquement une table des illustrations référençant
automatiquement les pages où se trouvent les images, à condition que vous ayez donné une légende
à ces images (par le menu « Référence » > « insérer une légende »). Pour cela :

Menu « Références » > sous-menu « Légendes » > « Insérer une table des illustrations ».

À faire : Ajouter dans le corps de votre texte (n’importe où) deux nouvelles images que vous aurez
trouvées sur internet (peu importe lesquelles, et peu importe que ça n’ait pas de rapport avec le texte).
Légendez ces images. Pour actualiser le numéro de la légende ou le numéro des renvois dans le texte
(si ça ne se fait pas tout seul) : sélectionner tout votre texte (ctrl A) > clic droit > « Mettre à jour les
champs ».

Ensuite créer une table des illustrations pour référencer et renvoyer aux figures à la fin de votre
document.

Étape 3 : Publipostage
Regarder la vidéo sur le publipostage : https://www.youtube.com/watch?reload=9&v=u4oNEbY6QbA

À faire : Exercice : Vous êtes secrétaire dans le service des recrutements de l’UPEC. Après qu’une
commission d’embauche ait présélectionné sur CV et lettres de motivation 15 candidats pour un poste
en CDI de chargé de mission en communication, vous devez produire les lettres de convocation
nominatives, avec la date et l’horaire de l’entretien pour chaque candidat.
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Ecrivez une lettre type sur Word en essayant de respecter la mise en forme et les codes de
communication d’une lettre officielle. Utiliser le fichier Excel joint liste_entretien_publipostage.xlsx
(vous pouvez l’ouvrir dans Excel au préalable pour regarder sa composition et les informations qui y
sont données) et la fonction de publipostage, pour produire un fichier PDF avec une lettre pour chaque
personne convoquée à l’entretien.

Étape 4 : partager un document Word

Il peut arriver que ayez à travailler à plusieurs sur un même document, que vous ayez besoin de faire
des corrections ou des commentaires sur un document auquel vous travaillez à plusieurs.

4.1. Révision et commentaires

Pour cela il existe tout d’abord les fonctions de « Révision » dans Word (menu « Révision ») qui
permettent de rendre visible des commentaires situées dans le texte et des modifications apportées
au texte.

Menu « Révision » > sous-menu « commentaires » > « nouveau commentaire » pour créer un nouveau
commentaire qui se mettra en dehors du texte dans la marge. Une marque signalant le commentaire
se mettra à l’endroit où se trouve le curseur de la souris dans le texte.

Menu « Révision » > sous-menu « Suivi » > bouton « suivi des modifications » pour qu’apparaissent
clairement les modifications apportées dans le texte. Ces modifications apparaissent en rouge dans le
texte. Le sous-menu « Modification » permet de valider (rendre effective la modification proposée
dans le texte) ou de refuser (revenir à l’état précédent du texte).

RQUE : pour faire ces commentaires et remarques, il faut que le document soit partagé en format
Word, donc avec l’extension .doc ou .docx

À faire : échangez par mail avec l’un de vos camarades le fichier que vous avez créé pour la lettre de
convocation (étape 3) et commentez chacun la lettre de l’autre (correction des fautes et modification
de la typographie ou de la mise en forme en mode « suivi des modifications », commentaires
soulignant ce qui vous semble bien et ce qui vous semble moins bien). Dans l’idéal, il faudrait faire
apparaitre au moins 3 modifications et 2 commentaires. Rééchanger vos documents et, à partir des
commentaire et corrections de votre camarade, améliorer votre propre lettre.

4.2. Partager sur Microsoft Online

Il est également possible de retrouver certaines fonctionnalités de Word sur le Word en ligne (auquel
vous avez accès avec vos identifiants UPEC). Cela permet, comme tout outil collaboratif en ligne (voir
TP1 du 4/11), de participer à plusieurs, en même temps, à l’édition d’un même document. Mais
attention ! Word en ligne est beaucoup moins complexe que Word et beaucoup de fonctionnalités en
sont absentes.

Je vous laisserai l’explorer un peu vous-même.

Étape 5 : Finaliser un document

5.1. Révisions orthographiques et grammaticales
Word offre des options de révision orthographiques et grammaticales. Attention, ces révisions NE
SONT PAS PARFAITES. Il reste en générale encore beaucoup de fautes une fois les révisions opérées
(surtout de grammaire), donc ces outils ne remplacent absolument pas une expression correcte et sans
faute, ni la relecture. Il existe des logiciels, comme le logiciel Antidote (propriétaire, payant), qui
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peuvent être connectés à Word et qui sont bien plus efficaces pour la correction orthographique et
grammaticale.

Les mot soulignés par un zigzag rouge dans Word sont les mots que le logiciel a identifié comme mal
orthographié. Les mot ou phrases soulignés par un zigzag bleu dans Word sont les mots que le logiciel
a identifié comme ayant une faute de grammaire. Si vous faites un clic droit sur ces mots ou
expressions, Word vous fera des propositions pour les corriger (voir Figure 4).

Figure 4 : capture d’écran de la correction du mot « lancer » mal orthographié dans la première version de mon texte.

À la fin de la production d’un document, prenez l’habitude de lancer le correcteur. Pour lancer le
correcteur sur tout le document :

Menu « Révisions » > bouton « Rédacteur » > dans le menu latéral droit qui apparait : vous avez un
sous-menu « orthographe » et un autre « grammaire », qui recensent les erreurs de chaque type.
Explorez-les l’un après l’autre, erreur après erreur. Vous pouvez soit ignorer les erreurs (parfois c’est
Word qui se trompe et pas vous) ou choisir une des propositions de correction faites par le logiciel (qui
modifiera directement dans le texte).

Attention ! Puisque le correcteur d’orthographe et de grammaire n’est pas parfait, il ne vous dispense
pas de vous relire !

À faire : vérifier et corriger l’orthographe et la grammaire du document Word que vous avez produit
jusqu’ici.

5.2. Créer un PDF

Lorsque votre document est terminé, si vous voulez l’échanger avec d’autres personnes ou le faire
imprimer, vous devez le transformer en un PDF. Le PDF est un format numérique qui permet
d’enregistrer des documents produits avec divers logiciels, de types différents (images produites avec
Illustrator ou Photoshop, texte produit avec Word, tableau produit avec Excel, etc.) de telle sorte que
ceux-ci puissent être lus par n’importe quel ordinateur (pas besoin d’avoir le logiciel en question) sans
que le fichier puisse être modifié. C’est pratique pour échanger des fichiers finaux, à imprimer ou à
consulter par le destinataire. Autrement dit, le PDF est une sorte de coquille qui permet de consulter
les fichiers sans les modifier.

Pour créer un PDF à partir d’un fichier Word, il faut en fait l’enregistrer en PDF , donc :

Menu « fichier » > « enregistrer sous » > choisir PDF dans la liste des formats possibles (voir Figure 5).
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Figure 5 : enregistrer sous un document Word en PDF

À faire : enregistrer le document Word que vous avez créé et modifié jusqu’ici en PDF pour me
l’envoyer.

Exercice de synthèse final

Ouvrez le document Word DEUST_TP2_Word_Exercice-synhtese.docx

Réaliser les trois étapes de l’exercice de synthèse en vous aidant de tout ce que nous avons vu sur
Word jusqu’à présent (TP2 et TP3).

Compléter le lexique de votre sous-groupe

Compléter le lexique correspondant à votre sous-groupe dans le dossier à l’adresse suivante :
https://upecnumerique-my.sharepoint.com/:w:/r/personal/juliette_morel_u-
pec_fr/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc=%7B95CE1F80-8997-418B-8A8C-
421312314FC5%7D&file=Lexique_Word_gr2B.docx&action=default&mobileredirect=true)