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Organiser un événement

Organiser professionnellement un séminaire ou un congrès, une fête entre amis, ou en


famille un mariage, un baptême, une communion ou un anniversaire est une chose, mais
réussir la manifestation en est une autre.
Sachez que tout le secret réside dans la préparation comme une recette de cuisine.
C'est pourquoi les fiches conseils ci-après ont pour but de vous assister pas à pas dans cette
préparation.
Vous y trouverez à la fois les conseils pratiques, les adresses utiles et les coordonnées des
professionnels qui sauront contribuer au succès de votre événement.

Cette dernière partie a quelquefois des aspects contraignants, comme pour la sécurité, mais
n'a pour but que de prévenir des risques éventuels.
Commencez vos préparatifs plusieurs mois à l'avance, notamment pour trouver le site, et
rassurez-vous il restera encore suffisamment de choses à faire la veille du jour J !
Enfin, tant pour l'organisation générale que pour des tâches spécialisées (restauration,
personnel technique, nettoyage...), faites appel aux professionnels.
Grâce au temps gagné, vous pourrez peaufiner les détails, être plus disponible notamment
en cas d'urgence, et peut-être même profiter vous aussi de la manifestation...
Maintenant à vous de jouer !

Elaborer le Projet

Votre but
- mettre en place un évènement professionnel
- organiser une sortie entre personnes ayant des points communs
- développer une nouvelle activité
- commémorer ou fêter une date, un événement passé
- faire passer un message - organiser une compétition, un concours.

Les participants
- définissez précisément vos cibles : tout public, certaines catégories socio-professionnelles,
adultes/enfants,
- savoir qui cibler est essentiel notamment pour bien communiquer.

Vos moyens humains


- sur combien de personnes (bénévoles,salariés) pouvez-vous compter ?
- quels sont leurs domaines de compétences ?

Vos moyens matériels


- quels sont vos équipements ?
- disposerez-vous d'autres matériels gratuitement ?

Le budget
- quel est le budget alloué à votre évènement ?
- qui sera chargé de le gérer ?
- établissez un budget prévisionnel (recettes, dépenses) en tenant compte des délais de
règlement
- quelles activités à fort potentiel de bénéfice prévoyez-vous (vente de boissons, d'objets
pubs, de programmes...) ?

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- ne négligez pas certaines dépenses, comme l'intervention de professionnels ou la publicité,
ce sont justement ces investissements qui contribueront à la réussite de votre évènement.

Date
- tenez compte du climat, des disponibilités tant du personnel que des infrastructures.
- informez-vous aussi sur les autres manifestations qui pourraient avoir lieu à la même
période.
- si vous ciblez un public particulier, étudiez bien ses préférences, ses contraintes...

Définition des besoins


- capacité : debout, assis
- situation géographique
- équipements et personnels nécessaires
- date de réservation
- style de la manifestation
- capacité de stationnement
- attraits touristiques de l’environnement
- possibilités d'hébergement et/ ou de restauration à proximité
- facilité d’accès (autoroute, train) et de stationnement.

Réussir la communication

Trouver le message
1) vous faites appel à une agence de pub ou à une association d’étudiants en pub,
2) vous choisissez de gèrer vous même la création et vous confiez à des professionnels
uniquement la commande de supports.
- Le message doit résumer le sens et le contenu de votre évènement.

Choix des supports


La première condition est naturellement votre budget.
- budget restreint : il existe des formules originales et non moins efficaces :
- affichage petit format (A3)
- tracts imprimés en noir et blanc
- objets publicitaires
- radio et presse : les radios locales peuvent assurer gratuitement votre promotion, grâce à
leur agenda. Il faut pour cela leur communiquer votre message (quoi, quand, qui, où,
pourquoi, combien ça coûte, comment y aller). Soyez concis et précis. Certains supports de
presse offrent aussi des possibilités d'annonces.
- ils peuvent par ailleurs, se déplacer pour faire un reportage ou rédiger un article. Mais
attention, leur présence dépendra de leur disponiblité
- création de plaquettes vendues le jour de la manifestation
- pour un budget plus important, vous pouvez utiliser les affichages grand format, ou de
véritables campagnes sur les supports radios ou presse. A ce stade il vaut mieux passer par
une agence de publicité qui saura vous conseiller et optimiser votre investissement.

Les relations publiques


Essentielles pour la réussite de l'évènement, elles consistent à rencontrer des personnes
susceptibles de doper la promotion de votre évènement :
- conférence de presse (avec cocktail ou petit déjeuner),
- invitation des personnalités locales à prévoir longtemps à l'avance (il faut leur montrer
l’utilité de votre manifestation pour leur propre action).

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Soyez très professionnel dans cette démarche, elle ne peut que vous être utile en terme
d'image de marque, car même "si l'habit ne fait pas le moine"...

Choisir le site

Prospection comparaison
- consultez l'étude sur les locations de salles
- pour les manifestations en plein air, consultez la municipalité du lieu souhaité
- comparez les prix à performances comparables
- gardez toujours en mémoire vos besoins réels et votre budget.

Réservation
- renseignez-vous sur les conditions d’annulation
- prévoyez les assurances (variables en fonction des risques)
- prévoyez les délais de réservation parfois très longs.

Développer la logistique

Signalétique
- pour arriver : itinéraire flèché (autorisation communale en matière d'affichage)
- pour circuler et se repérer à l'intérieur du site : allées larges, utiliser des codes couleur,
fléchage et repérage des salles.

Accueil des participants


- entrée payante : prévoir caisse avec monnaie et personnel responsable
- vente de billets : voir fiche règlementation
- personnel : souriant, compétent pour renseigner
- penser à canaliser les entrées.

Mode de déplacement
- transports en communs (pensez aux bus de nuit !)
- autocaristes - véhicules : prévoyez un parking suffisant.

Eclairage, sonorisation, audio-visuel


- sont fournis avec la salle ou en option (ne négligez pas la présence d'un technicien
spécialisé)
- faites appel à des entreprises et n’hésitez pas à leur faire repérer les lieux
- en extérieur, tenez compte du climat pour protéger le matériel,
- assurances comprises ou en sus ?

Mobilier : chaises, tables, comptoirs


- sont-ils fournis avec le site ?
- sinon faites appel à une société de location qui vous fournira tout ce dont vous avez besoin
: des tables, en passant par les couverts, les serviettes ...

Personnel spécialisé
- proposé avec la location du site ou des équipements
- agence intérimaire ou agence d'hôtesses d'accueil
- bénévoles organisés en équipes (définir le rôle de chacun).

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Repas
- traiteur
- consommations à emporter (fiche règlementation)

Sécurité
- surveillance : agents de sécurité
- règles de sécurité (fiches règlementation p.49)

Poste de secours
- pour assurer une couverture sanitaire, faites appel à la Croix Rouge.
Elle vous établira un devis vous permettant d'assurer la sécurité des participants.
- ne négligez pas cet aspect, d’autant plus qu’en cas d'incident les participants sauront être
reconnaissants de votre prévoyance.

Energie et combustibles
- eau (nombre de points d'eau nécessaires existants)
- électricité (puissance nécessaire, branchements...)
- combustibles (gaz, bois... pour le chauffage, la cuisson des aliments).

Stockage du matériel
- doit être facile d'accès
- protection et/ou surveillance constante.

Sanitaires
- trop souvent oubliés, ils sont pourtant indispensables
- des sociétés de location se chargent de vous livrer des équipements adaptés.

Comment vous joindre


- avez- vous besoin de téléphone, de fax ?

Nettoyage
- une fois la manifestation réussie, prévoir le nettoyage du site.
- pensez que vous aurez beaucoup de choses à gèrer et qu'il vaut mieux faire appel à des
professionnels. Si le nettoyage n'est pas compris dans la location de la salle, faites appel à
une société spécialisée.

Matériel administratif
- photocopieur, ordinateurs, stylos, calculatrices, paper board, rétroprojecteur,
magnétoscope,TV.

Réglementation

Spectacle
Rémunération des artistes :
- si l'artiste ne perçoit aucune rémunération si lui ou son représentant sont détenteurs de la
licence d’entrepreneur de spectacle, vous n’avez pas à charge les cotisations sociales.
- dans le cas contraire, un dispositif simplifié a été mis en place : le chèque-Intermittents.

Diffusion de musique
1) La prestation de musiciens, des chanteurs en spectacle, la diffusion de disques ou
cassettes entraînent le versement de droits d’auteurs à la SACEM.
Les droits d’auteurs sont toujours à la charge de l’organisateur de la manifestation, et non à

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celle des musiciens, des artistes, du sonorisateur...
- déclarer la manifestation à la délégation de la SACEM du lieu de la manifestation au moins
15 jours avant. Elle vous délivrera un contrat général de représentation. Vous le signerez et
le retournerez. A noter que cette déclaration préalable vous permet de bénéficier d'un
abattement de 20 %.
- dans les 10 jours suivant la manifestation, retournez l'état des recettes et dépenses ainsi
que le programme des oeuvres diffusées.
- réglez le montant des droits d’auteurs facturés sur la note que vous recevrez.
- les droits d'auteurs sont calculés par un pourcentage appliqué aux recettes réalisées et
dans le cas où il n'y en a pas, sur la base des dépenses. Pour les petites séances musicales
(concert, repas dansant organisés dans une salle de moins de 300 m2, avec un budget des
dépenses de moins de 762 euros), la redevance est forfaitaire et n’est donc pas déterminée
par l'application d'un pourcentage sur les recettes ou sur le budget des dépenses.
2) Si vous diffusez de la musique enregistrée vous êtes en plus redevable de la
”rémunération équitable”, correspondant à 18 % du montant des droits d’auteurs dûs à la
SACEM. C'est cette dernière qui se charge de vous la facturer. Ces sommes sont à prévoir
dans votre budget prévisionnel.

Compétitions sportives

1) Si l'entrée est payante, voici les principales formalités à accomplir :


- déclaration de la manifestation au service Douanes au moins 24 h à l'avance
- déclaration des recettes
- la taxe se calcule en appliquant le taux de base (8%) sur le montant des recettes. A noter
que suivant les communes, le taux de base peut être majoré ou à l'inverse, la commune peut
choisir d'exonérer certaines catégories de manifestations sportives.
Vous aurez tous les renseignements en contactant le Bureau des Douanes et des Droits
Indirects.

2) si remise d’un prix >10 000 frs :


vous devez avoir l’agrément de la Fédération Sportive concernée au moins 3 mois avant la
manifestation.

3) pour une manifestation sportive sur la voie publique il faut demander une autorisation
municipale.

4) débit de boissons : la vente de boissons alcoolisées est interdite dans le cadre d'une
manifestation sportive. Toutefois le Préfet peut déroger à cette interdiction pour les
associations sportives agréées, et dès lors que la demande a été faite dans l’année qui
précède la date de la manifestation. Dans ce cas, l'association munie de l’autorisation du
Préfet devra contacter le bureau des Douanes.

Feux d'artifices
- assurance : clause particulière à rajouter au contrat
- avertir les pompiers de votre commune et la mairie
- effectuer les tirs à plus de 200 m des forêts ou des récoltes.

TVA
Dès lors que votre projet est établi, contactez l'Hôtel des Impôts de votre secteur
géographique qui vous expliquera la règlementation vous concernant.

Assurances
En tant qu'organisateur, vous serez considéré comme responsable de tout incident survenu
au cours de la manifestation.

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Deux couvertures sont à prévoir :
- responsabilité civile qui couvre l'ensemble des dommages corporels, matériels ou
immatériels dont peut être victime un organisateur ou un participant.
- clauses spécifiques : à négocier si votre manifestation comprend des risques particuliers,
non prévus dans les contrats types des assureurs (ex : s'assurer contre le mauvais temps,
vol matériels loués, vol liquidités de la caisse, stocks, feux d'artifice...)
Ne négligez pas cette dépense, elle vous évitera bien des déboires en cas d'accident.

Les boissons
- pour votre manifestation (sauf sportives), vous devez obtenir une autorisation temporaire
de débit de boisson, concernant les boissons de groupe 1 et 2 uniquement (taux d’alcool <
15 ° : vin, bière, cidre).
- demandez une autorisation d'ouverture de débit de boisson temporaire au maire de votre
commune.
(A ce sujet notez qu'il existe des zones protégées dont les établissements scolaires, de
formation, les MJC où il ne peut y avoir de débit de boissons ni temporaires ni permanentes,
ainsi que dans un périmètre allant de 50 à 100 m suivant le nombre d'habitants de la
commune autour de ces lieux).

Sécurité
Décret n°97-646 du 31 mai 1997 régit la mise en place du service d'ordre par les
organisateurs de manifestations sportives, récréatives ou culturelles à but lucratif (hors
manifestations commerciales, fêtes communales, fêtes patronales, fêtes des écoles)
1) si la manifestation se situe dans un lieu ouvert
il vous faudra déposer un dossier à la Préfecture ou Sous-Préfecture présentant votre
manifestation ainsi que les mesures de sécurité que vous envisagez.
Au delà de 1 500 participants (visiteurs + personnel organisation) une circulaire précise
exactement les règles à respecter.
Quoi qu'il en soit avant le dépôt de ce dossier, prenez contact avec les différents services
compétents.
Suivant le contenu de votre évènement ils sauront vous indiquer les mesures à prévoir.

2) la manifestation est dans un lieu couvert (salle ou chapiteau), vérifiez si le lieu est agréé
dans le type (activités) et catégorie (capacité d'accueil) de votre manifestation par la
commission sécurité et autorisé à fonctionner.
Dans le cas où il ne l'est pas, demandez au maire le passage de la commission sécurité pour
qu'elle précise les règles de fonctionnement. Cette demande doit être faite au moins un mois
avant la date de la manifestation.
A noter que pour les chapiteaux, podiums et tribunes, vous devez demander au fournisseur
le registre de sécurité de chaque équipement et vérifier qu’il est à jour (agrément renouvelé
tous les ans).

Hygiène
Compétences des services vétérinaires :
- gère les autorisations des professionnels.
Ainsi, si vous faites appel à un traiteur, vérifiez qu'il est bien homologué.
- dans le cas où vous préparez vous même boissons, sandwich, plats... renseignez- vous au
préalable sur les règles à respecter en matière de température, hygiène, transport...
Des contrôles peuvent être effectués par les Services Vétérinaires le jour de la
manifestation.

Tombolas et concours
Le principe veut que toute loterie soit interdite sauf,
- dans le cadre d'un tirage gratuit, sans obligation d'achat et à condition qu'il n'y est pas de

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publicité concernant la loterie.
Pour tous renseignements, contactez le Service de la Concurrence et Répression des
Fraudes qui saura vous renseigner précisément.
Là aussi, des contrôles peuvent avoir lieu.

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