Guide Et Fonctionnalites de SYSGESCO

SYSTEME DE GESTION SCOLAIRE (SYSGESCO) WWW.NOS3S.
COM
Nos Solutions, Systèmes et Services

Analyse de systèmes, Diagnostique, Conception,
Développement de logiciels, Assistance technique
Site : www.nos3s.com – Email : nos3s.contacts@gmail.com
Système de Gestion Scolaire

(SYSGESCO)
Année scolaire 2017-2018
Guide et fonctionnalités
SYSGESCO : Une solution au service des établissements primaires et secondaires

SYSTEME DE GESTION SCOLAIRE (SYSGESCO) WWW.NOS3S.COM
Présentation de Nos3S
aÉáFf est une entreprise d’ingénierie logicielle. Elle a été fondée par quatre
collaborateurs, tous des experts dans la mise en place des systèmes d’information.
aÉáFf a été créé pour assurer le développement des logiciels types Systèmes,
Solutions et mettre son savoir au service des particuliers, entreprises privées et publiques, aux
organisations et associations. Elle a pour objectif la mise à disposition des entreprises des outils
technologiques de gestion de leur système d’information.
Elle s’est donnée comme pour missions le développement de nouveaux outils d’aide à la gestion,
d’aide à la décision, de nouvelles manières de moderniser les activités des entreprises.
En outre elle offre les compétences d’études en services, ingénierie informatique, de conseil en
organisation et gestion des entreprises.
Nos3S est spécialisée dans les applications de gestion, dans le domaine du web ainsi que le
mobile.

Table des matières

I. MODULE DE GESTION DES UTILISATEURS ET DES DROITS....................................... 5
1. La fenêtre de connexion : .......................................................................................................... 5
2. La fenêtre gestion des utilisateurs ............................................................................................ 6
• L’onglet « Groupes et droits groupes » ................................................................................ 6
• L’onglet « Utilisateurs et droits utilisateurs » ..................................................................... 7
FIN DU MODULE DE GESTION DES UTILISATEURS ET DES DROITS .............. 7
II. MODULE DE CONFIGURATION ET DE PARAMETRAGE ........................................... 8
1. Le menu « Fichier » ................................................................................................................... 8
• Définition des établissements d’origine (Vos élèves viennent de quels établissements ?) ..... 8
• Définition des classes de l’établissement ................................................................................ 9
2. Le menu « Paramètre » ........................................................................................................... 10
• Changer mot de passe ......................................................................................................... 10
• Comptes utilisateurs ............................................................................................................ 10
• Etablissement ....................................................................................................................... 10
• Année scolaire ...................................................................................................................... 11
• Clôture Année ...................................................................................................................... 11
• Gestion des données............................................................................................................. 11
FIN DU MODULE DE CONFIGURATION ET DE PARAMETRAGE .......................... 11
III. MODULE DE GESTION DES INSCRIPTIONS ................................................................. 12
Inscription ................................................................................................................................ 12
• « Nouveau élève » pour enregistrer un nouvel élève............................................................. 13
• « Ré-inscription »................................................................................................................. 13
• « Rechercher » ..................................................................................................................... 14
• « Importer » ......................................................................................................................... 15
• « Format d’importation » ................................................................................................... 15
FIN DU MODULE DE GESTION DES INSCRIPTIONS ................................................ 16
IV. MODULE DE GESTION DE LA CAISSE ........................................................................... 17
« Scolarité » .............................................................................................................................. 17
« Caisses »................................................................................................................................. 19
• Le bouton Caisses ................................................................................................................. 20
• Le bouton Encaissement des frais ....................................................................................... 20
• Le bouton Mouvement ......................................................................................................... 21
• Le bouton Rubrique ............................................................................................................. 21

• Le bouton Mouvements par rubrique ................................................................................ 22

Bilan des frais de scolarité ...................................................................................................... 23
FIN DU MODULE DE GESTION DE LA CAISSE ............................................................. 23
V. MODULE DE GESTION PEDAGOGIQUE ............................................................................ 24
Saisie et relevés de notes.......................................................................................................... 24
• Plus/Moins de points ........................................................................................................... 25
• Choix des matières optionnelles ......................................................................................... 26
• Importer les notes ................................................................................................................ 26
• Format notes ........................................................................................................................ 26
• Etat des notes ....................................................................................................................... 27
Bulletin de notes....................................................................................................................... 28
Absences ................................................................................................................................... 29
Mailing et SMS ........................................................................................................................ 30
Emploi du temps ...................................................................................................................... 31
• Horaire ................................................................................................................................. 31
• Taux Horaire........................................................................................................................ 32
• Emploi du temps .................................................................................................................. 32
• Pointage des cours ............................................................................................................... 34
• La paie .................................................................................................................................. 34
• Etat sur la paie ..................................................................................................................... 35
FIN DU MODULE DE GESTION PEDAGOGIQUE........................................................... 35
VI. MODULE DES RESOURCES HUMAINES ........................................................................ 36
Définir le personnel de l’établissement « Nouveau Personnel » ............................................. 36
Visualiser la liste du personnel « Liste du personnel » ........................................................... 37
FIN DU MODULE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES .......................... 38

• Présentation des modules

L’informatisation des tâches permet d’accroître, de façon exponentielle, la capacité et la
productivité d’une entreprise. Cette informatisation atteint tout son potentiel lorsque tous
les employés peuvent accomplir leurs tâches quotidiennes avec des logiciels conçus sur
mesure et facile à prendre en main. SYSGESCO est un logiciel de gestion d’établissement
scolaire sécurisé, simple, pratique et efficace. Il répond à tous les besoins de gestion
scolaire tant au niveau du primaire que du secondaire.
I. MODULE DE GESTION DES UTILISATEURS ET DES DROITS
Ce module permet de créer les utilisateurs du logiciel et de leur affecter des droits afin de
situer les responsabilités. Il se compose de :
1. La fenêtre de connexion :
Cette fenêtre s’affiche en faisant un double-clic sur l’icône de SYSGESCO sur le bureau
L’utilisateur introduit son nom utilisateur et son mot de passe et fait un clic sur le bouton
connexion. Il est automatiquement redirigé dans son espace de travail affecté par
l’administrateur.

2. La fenêtre gestion des utilisateurs
Pour l’obtenir aller dans le menu « Paramètres » ensuite faire un clic sur le bouton
« comptes utilisateurs »
Vous pouvez choisir :
• L’onglet « Groupes et droits groupes »

A ce niveau vous pouvez saisir autant de groupe et lui affecter des droits en cochant devant le
droit correspondant.
• L’onglet « Utilisateurs et droits utilisateurs »
A ce niveau vous pouvez choisir le Groupe ainsi que le Personnel et attribuer un Identifiant
et un Mot de passe puis faire un clic sur le bouton « Valider », affecter les droits du groupe à
l’utilisateur. Il faut noter que deux personnes peuvent être dans le même groupe mais avec des
droits différents
FIN DU MODULE DE GESTION DES UTILISATEURS ET DES

DROITS

II. MODULE DE CONFIGURATION ET DE PARAMETRAGE
Ce module est composé essentiellement des menus « Fichier » et « Paramètre »
1. Le menu « Fichier »
Dans ce menu vous avez les configurations de l’application à savoir :
• Définition des établissements d’origine (Vos élèves viennent de quels

établissements ?)
Faites un clic sur le bouton « Etab. d’origine »

Renseigner les champs tels que Nom établissement, etc. puis « Valider »
• Définition des classes de l’établissement
Faire un clic sur le bouton « Classes »
Dans cette fenêtre on enregistrera la Branche d’abord puis le Cycle et ensuite les
classes et les capacités en faisant un clic sur le bouton + avant de saisir dans le tableau
correspondant ou – pour supprimer au cas u on se tromperait

2. Le menu « Paramètre »
Le menu « Paramètre » permet les paramétrages du logiciel tels que :
• Changer mot de passe
Ici vous avez la possibilité de changer votre mot de passe à tout moment en introduisant
l’ANCIEN MOT DE PASSE et NOUVEAU MOT DE PASSE puis faire un clic sur le
bouton OK
• Comptes utilisateurs
Confer « MODULE DE GESTION DES UTILISATEURS ET DES DROITS »
• Etablissement

Dans cet onglet l’utilisateur définira les informations générales de l’établissement, le régime
périodique, l’entête pour les imprimés, le calcul de moyenne, la sécurité, le logo et le cachet si
obligatoire.
• Année scolaire
Réserver à l’administrateur
• Clôture Année
• Gestion des données
FIN DU MODULE DE CONFIGURATION ET DE

PARAMETRAGE

III. MODULE DE GESTION DES INSCRIPTIONS
Ce module permet d’enregistrer les nouveaux élèves dans leur classe en définissant le montant
des frais de scolarité pour chaque élève. Il comprend :
Inscription

Dans cette interface, vous avez à votre gauche les boutons :

• « Nouveau élève » pour enregistrer un nouvel élève.
Renseigner les champs de ‘Info. générales’, ’Classe et frais’, ‘Parents de l’élève’,

‘Contacts en cas de besoin’ et la ‘Photo’ si disponible. Noter que les étoiles devants
les champs montrent que ces champs sont obligatoirement saisis avant la validation de
l’enregistrement.
Les flèches de couleur bleues permettent à l’utilisateur d’afficher les élèves de
l’établissement.
• « Ré-inscription »

Sélectionner les élèves dans le tableau de gauche, choisir la classe et les frais de scolarité puis
faire un clic sur le bouton « Valider »
• « Rechercher »
Vous pouvez rechercher un élève en fonction du N° Matricule ou le Nom ou le Prénom.

• « Importer »
Si vos listes des élèves est déjà sur un fichier MS Excel plus besoin de saisir les élèves un à
un. Vous pouvez importer ces listes dans votre base de données en un clic.
• « Format d’importation »
Le format d’importation permet de générer un fichier MS Excel et le remplir selon les

colonnes proposées par le fichier et ensuite l’importer (confer point précèdent).

FIN DU MODULE DE GESTION DES INSCRIPTIONS

IV. MODULE DE GESTION DE LA CAISSE
Le module de gestion de la caisse permet le paiement des frais de scolarité, les recettes, les
dépenses et les transferts de fond inter caisse
« Scolarité »
Ce bouton vous permet de payer les frais de scolarité des élèves.

Pour payer un frais choisir d’abord la classe de l’élève ensuite sélectionner la ligne
correspondant à l’élève, renseigner les information telles que la Date, le Montant payé, le
Type frais, cocher Déduire des frais de scolarité ? Selon le type de frais, le Libellé des frais
puis cliquer sur le bouton Valider. Vous avez la possibilité de filtrer le tableau selon un
certain nombre de critère. Vous pouvez visualiser les différents types de frais payé par un
élève en cliquant sur le bouton Frais payé :

Ou cocher les élèves non à jour des frais de scolarité et imprimer les convocations pour leurs
parents :
« Caisses »
Faire un clic sur le bouton Caisses et vous aurez :

• Le bouton Caisses
Ce bouton vous permettra de définir toutes les caisses liées à la gestion de l’établissement
• Le bouton Encaissement des frais

Encaisser les frais de scolarité payé par élève avec ce bouton Encaissement des frais. Cette
action passe des écritures dans la caisse et vous permettra de suivre le journal de caisse. Il
vous suffit de d’afficher les frais versés par les élève en fonction d’un intervalle de date
donnée et faire un clic sur le bouton Valider à votre droite
• Le bouton Mouvement
Dans cette interface vous avez le journal de la date du jour et vous pouvez faire des Recettes,
dépenses et Transfert inter caisse :
• Le bouton Rubrique

Les rubriques sont le regroupement des opérations de caisse par catégorie. Pour les définir
faire un clic sur le bouton en question :
• Le bouton Mouvements par rubrique
Dans cette interface vous avez l’affichage des montants totaux par rubrique et en fonction de
la période choisie :

Bilan des frais de scolarité
Comme son nom l’indique, vous avez la possibilité d’afficher l’état des frais de scolarité
versés par les élèves selon un intervalle de date. Par exemple si au cours d’une journée vous
avez fait des encaissements des frais et en fin de journée vous voulez voir tous les
encaissements des frais que vous avez fait sachez que ce bouton vous permettra de faire ceci.
FIN DU MODULE DE GESTION DE LA CAISSE

V. MODULE DE GESTION PEDAGOGIQUE
La gestion pédagogique est l’ensemble des activités liées aux élèves de l’établissement à
savoir :
Saisie et relevés de notes

A ce niveau l’utilisateur pourra introduit deux Notes (Devoir et Examen) des élèves par
classe et par matière afin de pouvoir calculer les moyennes. L’utilisateur choisir la classe
et la matière dans le tableau de haut ensuite le contrôle (Devoir ou Examen) et la période
(1er trimestre ou 2e trimestre, etc.) puis introduire les notes par élève dans le tableau de
bas et valider. Vous avez d’autre option telles que :
• Plus/Moins de points

Pour retirer des points à un élèves : choisissez la classe et la période ensuite faire le retrait en
précédant du signe moins (-) le chiffre à retirer. Puis valider
Pour ajouter des points : même scenario que le précédent mais pas de signe
• Choix des matières optionnelles
• Importer les notes
Vous pouvez importer les notes au lieu de les saisir. Mais avant il faut avoir le bon format en
MS Excel
• Format notes
L’utilisateur pourra générer le bon format puis le faire remplir par les enseignants avant
d’importer les notes.

• Etat des notes

Avant de lancer le calcul des notes veuillez exporter cette liste vers MS Excel puis imprimer
et faire circuler dans la classe concernée pour que les élèves valide leurs notes avant
l’impression des bulletins
Bulletin de notes
Avant d’imprimer veuillez choir la classe et la période puis lancez le calcul automatique à
l’aide du bouton Calculer les moyennes à partir des notes. Vous avez la possibilité de :
• Imprimer tous les bulletins de la classe en un clic

• Imprimer les bulletins sélectionnés dans le tableau
• Imprimer la liste des élèves avec leur moyenne de la période
• Exporter en PDF au cas où vous voulez faire l’impression des bulletins de la
classe sélectionnée à partir d’une autre machine ou conserver les bulletins dans
l’archive.
• Classement annuel pour classer les élèves d’une classe annuellement. Cette
fonctionnalité est possible lors des calculs de moyenne de la dernière période
de l’année scolaire.

Absences
Pointer les élèves qui sont absent pour leur retirer automatiquement des points lors des calculs
de moyenne.

Mailing et SMS
L’utilisateur pourra envoyer les informations du bulletin de chaque élève à sa personne à

contacter en cas de besoin. Il pourra également faire des envois individuels ou envoyer des
convocations par SMS. Veuillez contacter le fournisseur du logiciel pour un modem approprié
pour les envois.

Emploi du temps
L’utilisateur a les fonctionnalités suivantes :
• Horaire
Ici c’est la définition des horaires de cours

• Taux Horaire
Vous pouvez définir ici le montant pour une durée de cours effectuée par matière dans une
classe
• Emploi du temps
A ce niveau, c’est la définition des emplois du temps à proprement parlant.

Il vous suffit de choisir la classe et faire un glisser-déposer de la matière sur la cellule

correspondante à l’horaire et le jour de cours. Au cas où vous vous tromper sélectionner la
cellule et faire un clic sur le symbole de la corbeille au coin supérieur droit.
Vous avez aussi la possibilité d’afficher les heures de cours d’un enseignant dans la classe
choisie en le sélectionnant.
Il y a aussi l’emploi du temps par enseignant que vous pouvez imprimer pour chaque
enseignant de l’établissement en cliquant sur l’onglet Emploi du temps par Enseignant :

• Pointage des cours
Pour pointer les cours effectués par enseignant, veuillez choisir la classe, la date et la période
puis cocher les cours dispensés par enseignant. Vous pouvez modifier les horaires de début ou
de fin des cours au cas où l’enseignant serait en retard ou est parti plus tôt.
• La paie

Apres le pointage des enseignants il faut les payer en sélectionnant l’intervalle de date de
pointage, ensuite sélectionner également l’enseignant, la période et le mois de paie ainsi que
la date et valider.
• Etat sur la paie
Comme son nom l’indique, c’est pour visualiser les états de paie effectué dans une période
donnée
FIN DU MODULE DE GESTION PEDAGOGIQUE

VI. MODULE DES RESOURCES HUMAINES
Dans ce module vous avez la possibilité de :
Définir le personnel de l’établissement « Nouveau Personnel »

Remplir les champs et valider pour enregistrer le personnel saisi.
Visualiser la liste du personnel « Liste du personnel »
• Il y a l’option « Affectation Classe » pour affecter les enseignants dans les classe
qu’ils enseignent. Sélectionner l’enseignant d’abord et faire un clic sur le bouton.

Faire un clic sur le + pour ajouter une ligne dans le tableau avant de choisir la classe, la
matière, la moyenne sur. Pour retirer une ligne du tableau, sélectionner la ligne en question en
faisant un clic sur la ligne et faire un clic sur le bouton. Veuillez valider pour enregistrer les
affectations faites
FIN DU MODULE DE GESTION DES RESSOURCES

HUMAINES
CONTACTS
Pour toute informations, veuillez nous contactez par mail : nos3s.contacts@gmail.com ou par
Téléphone au +226 76949568, +226 70087487, +226 68171710.
Aussi nous avons notre site web qui regorge de plein d’informations sur les logiciels.
www.nos3s.com
Pour les paiements, en pays Burkina Faso, Western Union, Orange Money sont acceptés ou
par virement bancaire aux coordonnées qui seront communiquées. Pour les pays hors du
Burkina, Western Union et virement bancaire sont les seuls modes de paiement pour le
moment.

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SYSGESCO : Une solution au service des établissements primaires et secondaires

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Table des matières

SYSGESCO : Une solution au service des établissements primaires et secondaires

• Le bouton Mouvements par rubrique ................................................................................ 22

SYSGESCO : Une solution au service des établissements primaires et secondaires

• Présentation des modules

I. MODULE DE GESTION DES UTILISATEURS ET DES DROITS

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2. La fenêtre gestion des utilisateurs

Vous pouvez choisir :

• L’onglet « Groupes et droits groupes »

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• L’onglet « Utilisateurs et droits utilisateurs »

FIN DU MODULE DE GESTION DES UTILISATEURS ET DES

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II. MODULE DE CONFIGURATION ET DE PARAMETRAGE

Ce module est composé essentiellement des menus « Fichier » et « Paramètre »

Dans ce menu vous avez les configurations de l’application à savoir :

• Définition des établissements d’origine (Vos élèves viennent de quels

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Le menu « Paramètre » permet les paramétrages du logiciel tels que :

• Changer mot de passe

Confer « MODULE DE GESTION DES UTILISATEURS ET DES DROITS »

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• Gestion des données

FIN DU MODULE DE CONFIGURATION ET DE

SYSGESCO : Une solution au service des établissements primaires et secondaires

III. MODULE DE GESTION DES INSCRIPTIONS

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Dans cette interface, vous avez à votre gauche les boutons :

Renseigner les champs de ‘Info. générales’, ’Classe et frais’, ‘Parents de l’élève’,

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Vous pouvez rechercher un élève en fonction du N° Matricule ou le Nom ou le Prénom.

SYSGESCO : Une solution au service des établissements primaires et secondaires

Le format d’importation permet de générer un fichier MS Excel et le remplir selon les

SYSGESCO : Une solution au service des établissements primaires et secondaires

FIN DU MODULE DE GESTION DES INSCRIPTIONS

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IV. MODULE DE GESTION DE LA CAISSE

Ce bouton vous permet de payer les frais de scolarité des élèves.

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Faire un clic sur le bouton Caisses et vous aurez :

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• Le bouton Encaissement des frais

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• Le bouton Mouvements par rubrique

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Bilan des frais de scolarité

FIN DU MODULE DE GESTION DE LA CAISSE

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V. MODULE DE GESTION PEDAGOGIQUE

Saisie et relevés de notes

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• Choix des matières optionnelles

• Importer les notes

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• Etat des notes