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Manuel

Utilisateur

WIN-PAIE

Auteur : Service Technique CEGAPE


Tél.: 01.53.29.93.00
Fax : 01.53.29.93.01
E-Mail : win-paie@cegape.fr
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 2 / 142

Table des matières :


1. Présentation du produit ...........................................................................4
1.1. Présentation......................................................................................................................4
1.2. Aide en ligne .....................................................................................................................5
1.2.1. Accès depuis la fenêtre principale .................................................................................................................................... 5
1.2.2. Accès direct ..................................................................................................................................................................... 6

2. Paramétrages .........................................................................................7
2.1. Tables et référentiels.........................................................................................................7
2.2. Paramétrage de l’application...........................................................................................18

3. Consultation des dossiers .....................................................................22


3.1. Consultation de la fiche d’un agent .................................................................................22
3.1.1. L’onglet « Poste »........................................................................................................................................................... 23
3.1.3. L’onglet « Indem/Retenues »......................................................................................................................................... 33
3.1.4. L’onglet « Allocataire » .................................................................................................................................................. 34
3.1.5. L’onglet « Enfants »....................................................................................................................................................... 34
3.1.6. L’onglet « Prest. Familiales » ........................................................................................................................................ 35
3.1.7. L’onglet « Historique »................................................................................................................................................... 36
3.1.8. L’onglet « Rém. Précalculée »........................................................................................................................................ 37
3.2. Documents à éditer .........................................................................................................38
3.2.1. La fiche individuelle ....................................................................................................................................................... 38
3.2.2. Le bulletin de paie ......................................................................................................................................................... 40
3.2.3. La fiche de liaison.......................................................................................................................................................... 42

4. Création de mouvements de paie .........................................................43


4.1. Mouvements individuels ..................................................................................................43
4.1.1. La prise en charge......................................................................................................................................................... 43
4.1.2. La carte « 00 » .............................................................................................................................................................. 45
4.1.3. La carte « 01 » .............................................................................................................................................................. 46
4.1.4. La carte « 02 » .............................................................................................................................................................. 48
4.1.5. La carte « 03 » .............................................................................................................................................................. 49
4.1.6. La carte « 04 » .............................................................................................................................................................. 51
4.1.7. La carte « 05 » .............................................................................................................................................................. 52
4.1.8. La carte « 07 » .............................................................................................................................................................. 54
4.1.9. La carte « 09 » .............................................................................................................................................................. 55
4.1.10. La carte « 19 » ............................................................................................................................................................ 56
4.1.11. La carte « 20 » ............................................................................................................................................................ 56
4.1.12. La carte « 21 » ............................................................................................................................................................ 57
4.1.13. La carte « 22 » ............................................................................................................................................................ 58
4.1.14. La carte « 25 » ............................................................................................................................................................ 60
4.1.14. La carte « 40 » ............................................................................................................................................................ 60
4.1.15. La carte « 80 » ............................................................................................................................................................ 61
4.1.16. La carte « 90 » ............................................................................................................................................................ 62
4.1.17. La carte « 91-92 » ....................................................................................................................................................... 63
4.1.18. La carte « 9C »............................................................................................................................................................ 64
4.1.19. La carte « 9E » ............................................................................................................................................................ 65
4.1.20. La carte « 9F » ............................................................................................................................................................ 66
4.1.21. La carte « 9G »............................................................................................................................................................ 67
4.1.22. La carte « 9H »............................................................................................................................................................ 68
4.1.23. La carte « 9J » ............................................................................................................................................................ 69
4.1.24. La carte « 9N »............................................................................................................................................................ 69
4.1.25. La carte « R8 »............................................................................................................................................................ 70
4.1.26. La carte « AA » ........................................................................................................................................................... 71
4.1.27. La carte « 60 » ............................................................................................................................................................. 74
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4.2. Mouvements collectifs .....................................................................................................77


4.2.1. Saisie groupée d’indemnités ......................................................................................................................................... 77
4.2.2. Indemnités prédéfinies permanentes............................................................................................................................. 84
4.2.3. Importation de mouvements (fichier Excel).................................................................................................................... 90

5. Modification, tri et édition des mouvements de paie..............................95


5.1. Modification des mouvements de paie ............................................................................95
5.2. Edition des mouvements de paie ....................................................................................96
5.3. Utilisation des tris et des exports sous Excel.................................................................100

6. Travaux de fin de paie.........................................................................103


6.1. Ecriture de la disquette T.G. .........................................................................................103
6.2. Clôture du mois .............................................................................................................105
6.3. Intégration du retour T.G...............................................................................................107

7. Fonctionnalités complémentaires........................................................113
7.1. Bulletin de paie..............................................................................................................113
7.1.1. Codification ................................................................................................................................................................. 114
7.1.2. Paramètres.................................................................................................................................................................. 115
7.1.3. Synthèses LOLF.......................................................................................................................................................... 115
7.1.4. Retraite additionnelle................................................................................................................................................... 115
7.1.5. Taxe sur salaires ......................................................................................................................................................... 115
7.1.6. Journal de paie............................................................................................................................................................ 116
7.1.7. Présentation de quelques requêtes .............................................................................................................................. 118
7.2. Outils.............................................................................................................................124
7.3. Transfert .......................................................................................................................127
7.4. Agenda .........................................................................................................................128
7.5. Requêtes.......................................................................................................................129
7.6. Annexes ........................................................................................................................130

8. Tableau récapitulatif des principaux mouvements...............................138


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1. Présentation du produit
1.1. Présentation
La paie est réalisée à partir des informations nominatives appuyées des pièces justificatives qui sont
fournies au Trésorier Payeur Général par les services gestionnaires de personnel.

Deux modes de transmission de l'information coexistent :

- Un mode traditionnel fondé sur l'échange de documents sur papier (fiches de prise en charge
de rémunération, fiches de liaison individuelles ou collectives, etc.) sur lesquels les mentions
portées en clair par les services gestionnaires sont préalablement codées puis saisies dans les
départements informatiques du Trésor avant traitement ;

- Un mode plus moderne adapté aux partenaires disposant de matériels informatiques. Les
données sont alors notifiées par l'intermédiaire de supports magnétiques et se substituent en
tout ou partie aux documents sur papier.

Développé suivant le cahier des charges « GEST » de la Comptabilité Publique, WIN-PAIE répond à un
double objectif :

- Remplacer les supports papiers (fiches de liaisons, cartes « 20 »…) pour la transmission des
mouvements de paie à la Trésorerie Générale par un support informatique (disquette, email, CD-
ROM…), tout en simplifiant certains traitements fastidieux ;

- Permettre au Service Gestionnaire de disposer d’un fichier du Personnel fiable et complet


automatiquement mis à jour par l’application, lui permettant, par des requêtes ou des extractions,
d’aller au-delà des seuls besoins de la paie (prévisions de dépenses ou d’avancements, gestion
RH, listes en tous genres...).

Menu général de l’application


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Chaque mois, le gestionnaire de paie peut être amené à modifier la rémunération de ses agents, à partir
de documents officiels qui attestent de leur situation (fiche d’état civil, arrêté de promotion…). Chaque
modification doit alors faire l’objet dans WIN-PAIE d’une création de « carte » (ou de mouvement) afin de
pouvoir être comprise par l’application du Trésor lors de sa transmission en fin de paie.

Chaque mouvement regroupe des données préalablement codées, aux significations fonctionnelles
proches (le mouvement de type « 04 », par exemple, rassemble les données relatives au compte bancaire :
n° d'établissement, n° de compte…). La série de cartes « 00 » à « 92 » est ainsi destinée à la prise en
charge et aux différentes rémunérations de l’agent, alors que les cartes « 9C » à « 9N » concernent le
versement du SFT et des prestations familiales (voir page 45 et suivantes la description des différents
mouvements).

Une fois créés, ces mouvements de paie sont stockés dans l’application en attendant d’être transmis à la
Trésorerie Générale. L’opération de transfert a lieu tous les mois et doit être réalisée selon un planning
défini par cette dernière (voir page 103 et suivantes la description des travaux de fin de paie).

Après intégration dans l’application du Trésor, les données transmises sont contrôlées et permettent
finalement l’actualisation des dossiers de chaque agent. Le calcul des traitements et la mise en
paiement peuvent alors avoir lieu.

Quand la paie est terminée, la Trésorerie Générale édite des états récapitulatifs de chaque dossier modifié
(les fiches de liaison) qu’elle transmet en retour à l’administration. De même, afin d’assurer la cohérence
des données entre WIN-PAIE et l’application du Trésor, celle-ci peut retourner chaque mois des fichiers
« retours » qui assurent la mise à jour de la base de données (KA, J5, HD…).

Les données disponibles dans WIN-PAIE étant de type administratives et financières, celles-ci peuvent
dès lors faire l’objet de requêtes afin de permettre un suivi précis des mouvements saisis, des effectifs,
des dépenses…

1.2. Aide en ligne


Un système d’aide en ligne décrit les différentes cartes disponibles, les cas les plus fréquents d’utilisation
de chaque carte et le contenu des différentes zones qui les composent.

1.2.1. Accès depuis la fenêtre principale


L’aide en ligne est directement accessible depuis la fenêtre principale de l’application. Pour y accéder, il
vous suffit de cliquer sur le « point d’interrogation » situé en haut de la fenêtre.

Des bulles d’aide


synthétiques décrivent
le contenu de chaque
carte.
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Aperçu du sommaire de l’aide en ligne

1.2.2. Accès direct


Il est également possible d’accéder directement à la page d’aide souhaitée par l’intermédiaire de la touche
<F1> ou du bouton d’aide sur la zone concernée (pour les zones faisant référence à une table, la touche
<F1> affichera par contre la liste des codes disponibles).

La bulle d’aide reprend


le début du contenu de
l’aide en ligne.

Affichage de l’aide pour la zone de son choix

L’appel de l’aide en ligne permet d’avoir une information plus précise sur la zone de votre choix.
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Attention :

Le fichier contenant l’aide en ligne est de type « CHM ». Or, la mise à jour de sécurité de Windows incluant le
correctif 895368 a pour conséquence l’interdiction d’afficher un fichier au format CHM dans le cas où il ne serait
pas situé sur un disque local. Pour contourner le problème, une copie du fichier d'aide est effectuée
automatiquement au lancement de l'application vers le répertoire « temporaire » (c:\temporai par défaut, à moins
que le fichier « user.txt » ne définisse un autre chemin), qui en général est en local. Si le répertoire temporaire
n'est pas en local, vous avez la possibilité de définir un autre chemin (qui concerne uniquement l'aide en ligne)
par le biais du menu « Paramètres » > « Coordonnées Administration » > « Educ.nat ». Dans tous les cas,
ce chemin doit obligatoirement être local ; la recopie vers ce répertoire se fera alors automatiquement.

Modification du répertoire de stockage de l’aide en ligne

2. Paramétrages
2.1. Tables et référentiels
La liste des codes utilisés pour la préparation de la paie n'est pas figée. A tout moment, les tables de
référence peuvent être consultées ou modifiées par l’intermédiaire du programme de codification. Pour
accéder à celui-ci, il vous suffit ainsi de cliquer sur le bouton « Codifications » de la fenêtre principale de
l’application.

Accès aux tables et référentiels


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Mise à jour des codifications

Pour faciliter la sélection d’une table de codification, toutes les tables sont classées par type de carte :

** Barème Barème d’attribution des Prestations Familiales


** Login Codes gestionnaires (en cas de séparation des saisies par gestionnaire)
** Valpoint Valeur annuelle du point (ne fait pas référence à une carte en particulier)

00 Civilité Codes civilité (ou état civil)


00 Sitfam Codes situation familiale (également sur cartes « 9C »)

01 Grade Codes grades (avec pour chacun les indices afférents à chaque échelon)
01 Echelle Table des correspondances Echelles lettres – Indices
01 Poste Codes postes
01 Ptransp Codes versement de transport
01 Tcodgest Codes gestion
01 Temploi Codes catégories d’emploi
01 Zoneres Codes zone de résidence

02 Codess Codes taux de cotisation sécurité sociale


02 Finsit Codes fin de situation
02 Ifs Codes indemnités forfaitaires supplémentaires
02 Mutuel Codes mutuelles
02 Regime Codes régimes de rémunération
02 Retraite Codes retraites complémentaires
02 Statut Codes situations statutaires
02 Suppfam Codes supplément familial de traitement
02 Vbudg Codes ventilation budgétaire

03 Codetp Taux de temps partiels autorisés

04 Modpaie Codes modes de paiement

05 Codcal Codes modes de calcul (également sur carte « 20 »)


05 Operat Codes opération
05 Periode Codes périodicités
05 Retenue Codes indemnités ou retenues (également sur cartes « 20 » et « 22 »)
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09 Compens Codes types d’indemnités compensatrices

20 Origine Codes origine de l’indemnité ou de la retenue


20 Sens Codes sens

22 Codepaie Codes paiement de l’indemnité


22 Codetaux Codes taux des différentes indemnités

91 Natvoie Codes natures des voies

9C Droitpf Codes droit aux prestations familiales


9C Majorat Codes majoration de plafond (ressources)
9C Pcharge Codes de prise en charge (également sur carte « 9G »)

9E Calcul Codes modes de calcul des prestations familiales (également sur carte « 9H »)
9E Dtprest Codes état du droit à la prestation familiale (également sur carte « 9H »)
9E Prestat Codes prestations familiales (également sur cartes « 9F », « 9H », « 9J » et « 9N »)

Liste des principales tables de codifications utilisées

Les tables sont également accessibles directement depuis les fenêtres d’aide.

Exemple :

Au moment de la saisie d’une carte « 01 », lorsque vous vous situez sur le champ « code grade », vous
pouvez afficher la liste de tous les grades utilisés par votre administration en cliquant sur le bouton
d’aide.

La zone d’accès rapide permet de se


positionner directement sur un code
dont on connaît les premiers chiffres.

Accès direct à la table GRADE


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Le bouton « codification », situé en bas de cette nouvelle fenêtre, vous permet alors d’accéder
directement à la table des grades. Cette table contient les différents grades enregistrés dans votre base de
données ainsi que, pour chacun d’entre eux, le code, le libellé, l’indice et la durée en nombre de mois de
chaque échelon…

Lors de l’envoi de mises à jour,


un fichier appelé « TABLIND »
est régulièrement fourni. Après
installation, ce fichier (provenant
à l’origine de la comptabilité
publique) permet d’obtenir la
mise à jour automatique des
tables indiciaires, notamment
en cas de réforme de grande
ampleur. De plus, il facilite la
création de nouveaux grades
(seule la saisie du code est à
effectuer, la table étant importée
automatiquement).

Modification du contenu de la table GRADE

Cette zone permet de conserver La zone « Libellé court » permet


dans la table des codes grades d’obtenir, lors de la création d’une carte
« périmés », à ne plus utiliser dans « 01 », un accès direct à un code
les mouvements de paie ; ces codes grade par son libellé (ou le début de
seront présentés en sous-brillance son libellé ; l’aide étant alors présentée
dans les écrans d’aide. par ordre alphabétique).

Comment créer un nouveau grade ?

Lorsque les différents champs proposés à l’écran sont « vides » (dans le cas contraire, le bouton
« Ignore » permet la réinitialisation de l’affichage), il vous suffit de compléter chacun d’entre eux (code,
libellé, indices, durées en nombre de mois…) puis de cliquer sur le bouton « Valider » pour enregistrer le
tout. Si le fichier « TABLIND » a été installé sur votre serveur lors de la dernière mise à jour de WIN-PAIE,
il vous suffit de saisir le code du grade à créer et les autres informations seront automatiquement
importées depuis ce fichier.

Comment modifier un grade existant ?

Il vous suffit d’appeler le grade en question à l’aide du bouton d’aide, de modifier les champs de votre
choix et d’enregistrer le tout en cliquant sur le bouton « Valider ».

Comment supprimer un grade ?

Il vous suffit d’appeler le grade en question à l’aide du bouton d’aide et de le supprimer en cliquant sur le
bouton « Détruit ». Une confirmation vous sera alors demandée avant toute suppression.
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La plupart des tables ne contiennent qu’un code et un libellé, à l’exception des cas suivants :

Table VALPOINT (valeur du point) :

La valeur du point n’est utilisée dans le logiciel que pour des productions statistiques (prévisions de
dépenses, tableaux de traitement…), le calcul de la paie étant effectué par la Trésorerie Générale.

Contenu de la table VALPOINT

La table des postes est constituée du


Table POSTE (codes poste) : code département (sur 3 chiffres),
du code administration (sur 3
chiffres) et du code poste (sur 4
caractères).

Il est possible d’affecter à chaque


code poste la zone de résidence
correspondante (la validité des
saisies sera alors vérifiée lors de la
création d’une carte « 01 »).

Si les agents affectés à ce code


poste sont soumis à une retenue
pour pension civile particulière,
indiquer dans quelle colonne du
fichier grade les indices de pension
civile ont été remplis.

Ce bouton est disponible sur chaque


Contenu de la table POSTE table et permet l’impression du
contenu de celle-ci.

Les coordonnées détaillées de l’établissement Permet de restreindre l'accès, pour


peuvent être renseignées, notamment pour l’édition les agents affectés à ce code poste,
de courriers personnalisés. à un unique atelier de saisie.
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Table ECHELLE (table des échelles-lettres) :

Cette table contient la correspondance entre les échelles lettres utilisées pour certains grades et les
indices de traitement :

Contenu de la table ECHELLE

Table VBUDG (codes de ventilations budgétaires) :

En matière de dépenses de personnel et plus particulièrement s’agissant des rémunérations, chaque


dossier doit, sous format LOLF, être rattaché à un programme et à une action unique. Ce rattachement
est effectué par le biais du code de ventilation budgétaire.

Le chapitre est constitué du code


programme (sur 4 caractères), du code
action (sur 2 caractères) et du code
alpha-pce (sur 2 caractères) qui identifie
le compte PCE sur lequel est imputé le
traitement principal.

Contenu de la table VBUDG


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Table CODETP (codes de temps partiel) :

Cette table contient l’ensemble des temps partiels autorisés. Dans le cas des temps partiels à 80% et
ème ème
90%, c’est la fraction réellement payée qui est transmise à la Trésorerie Générale (6/7 et 32/35 ).

Le code est constitué des 3 zones de la


carte « 03 » séparées par un espace : le
type (« TP », « SP » ou « SO »), le
numérateur et le dénominateur de la
fraction du traitement payée.

Contenu de la table CODETP

Table CODCAL (codes des modes de calcul) :

Cette table contient l’ensemble des modes de calcul qui sont utilisés pour la saisie d’indemnités en carte
« 05 » ou « 20 » :

Guide de saisie : on indique ici si les


zones « nombre d’unités » et
« montant » doivent être complétées
au moment de la saisie des cartes.

Type de remplissage de la zone


Contenu de la table CODCAL montant (si autre chose qu’un
montant).
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Table RETENUE (codes des indemnités et des retenues) :

Cette table contient l’ensemble des indemnités (code < 800 ou >= 1000) et des retenues (code >= 800 et
< 1000) qui peuvent être saisies en carte « 05 », « 20 » ou « 22 » :

Lorsque le mode de calcul employé


pour l’indemnité (ou la retenue) est
toujours le même, il peut être spécifié
ici. Il ne sera alors plus demandé au
moment de la création des cartes.

Lorsque le montant de l’indemnité est


rempli (il doit alors être fixe), il sera
proposé automatiquement lors des
prises en charge, si cette indemnité
est payée par carte « 05 ».

Cette zone permet de repérer (en


saisissant la lettre « O ») les
indemnités payées par carte « 22 » qui
doivent être proratisées en fonction du
Contenu de la table RETENUE temps partiel. Lors de la création de
cartes « 03 », le programme propose
pour ces indemnités la création
automatique de cartes « 22 » de
proratisation.

Table CODETAUX (codes des taux d’indemnités sur carte « 22 ») :

Les libellés des différents codes taux peuvent être


personnalisés pour chaque indemnité. Dans ce
cas, lors de la création d’une carte « 22 », seuls les
codes taux correspondant à l’indemnité en cours
seront présentés sur la fenêtre d’aide.

Contenu de la table CODETAUX

Personnalisation des codes taux pour chaque indemnité


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Table LOGIN (table des codes gestionnaires) :

Afin de protéger l’accès à WIN-PAIE, chaque utilisateur peut se voir attribuer un identifiant, un mot de
passe et un niveau d’accès. Ces différentes informations doivent être saisies dans la table LOGIN.

Chaque utilisateur est identifié à la connexion par son code gestionnaire (ou son login) et son mot de
passe. Le niveau permet d’identifier les droits de l’utilisateur, à savoir :

0 Consultation restreinte (sans les bulletins de paie)


1 Administrateur ; droits complets
3 Consultation ; modifications impossibles
4 Gestionnaire ; droits complets sauf : génération de la disquette, clôture, apurements, codifications
et paramétrages
10 Gestionnaire avec droit en lecture sur les tables de codifications
Liste des codes gestionnaires disponibles pour la connexion

Si l’administrateur en charge de la gestion de WIN-PAIE décide de créer, pour chaque utilisateur de


l’établissement, un code gestionnaire unique, les saisies de chaque agent pourront dès lors être
identifiées et chaque gestionnaire de paie pourra n’imprimer que ses propres mouvements s’il le
souhaite (dans ce cas, il suffit de sélectionner le critère de tri « uniquement votre code gestionnaire »
lors de l’utilisation des éditions).

La table des codes gestionnaires permet également de consulter la liste des utilisateurs connectés sur le
logiciel.

Lorsque les utilisateurs


sont connectés, la date
et l’heure de connexion
sont affichées.

Remise à zéro de la
connexion utilisateur.

Contenu de la table LOGIN

Si vous le souhaitez, vous pouvez également limiter l’accès en créant des ateliers de saisies (chaque
atelier regroupant une liste de codes postes). Les gestionnaires n’auront accès qu’aux agents de leur
atelier, l’administrateur conservant l’accès à la population complète.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 16 / 142

Exemple :

Création des ateliers de travail

Dans notre exemple, 2 ateliers ont été créés, regroupant les agents des départements (DEPART) et les
agents de la région (REGION) :

- Les gestionnaires GEST1 et GEST2 n’auront accès qu’aux agents des départements ;
- Les gestionnaires GEST3 et GEST4 n’auront accès qu’aux agents de la région ;
- Le gestionnaire GEST5, pour lequel il n’a pas été indiqué de restriction, aura accès à
l’intégralité de la population.

Table BAREME (Barème d’attribution des prestations familiales) :

Le fait de tenir à jour le barème permet de valoriser les droits des agents aux prestations familiales (ces
données peuvent être consultées à tout moment par le biais de la fiche Personnel). De même, saisir la
date d’effet et le taux de base mensuel permet de déterminer automatiquement le montant des
prestations.

Afin de simplifier la saisie d’un


nouveau barème (les montants
des prestations et des plafonds ne
changent pas à la même date), il
est conseillé de se placer sur le
dernier barème connu, puis
d’en modifier la date d’effet. Les
zones non modifiées seront
reportées sur le nouveau barème
en cours de création.

Mise à jour du barème d’attribution des prestations familiales


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Rappel des différentes prestations :

Ce tableau récapitule les différentes prestations gérées par la Trésorerie Générale ou le gestionnaire et les
cartes à créer pour leur ouverture et leur fermeture.

Prestation Ouverture Fermeture Commentaire

01 ALLOCATIONS FAMILIALES AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE

02 COMPLEMENT FAMILLE NOMBREUSE AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE Ressources par carte 9C

06 A.P.J.E MOINS DE 3 MOIS CARTE 9E AUTOMATIQUE Ressources par carte 9C


9E (Fermeture forcée) Mode de calcul 11
PRESTATIONS Rappel / M.C 12 si jumeaux

ALLOCATAIRE 12 A.P.J.E PLUS DE 3 MOIS AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE Ressources par carte 9C

14 A.P.E (Enfants nés après le 01.07.1994) CARTE 9E 9E (Fermeture immédiate) Mode de calcul 40 à 43
9F (Fermeture future)

49 P.A.J.E (Prestation payée par la CAF) CARTE 9E CARTE 9E Pas de mode de calcul

Prestation Ouverture Fermeture Commentaire

51 ALLOC. FAM. MAJORATION + 10 ANS AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE

52 ALLOC. FAM. MAJORATION + 15 ANS AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE

56 ALLOCATION DE RENTREE SCOLAIRE AUTOMATIQUE AUTOMATIQUE Ressources par carte 9C


PRESTATIONS 9H (ouverture forcée) Mode de calcul 01 si forcée

ENFANTS 57 ALLOCATION DE SOUTIEN FAMILIAL CARTE 9H 9H (Fermeture immédiate) Mode de calcul 02 ou 03


9J (Fermeture future)

58 ALLOCATION D'EDUCATION SPECIALE 9H (Fermeture immédiate) Mode de calcul 04 à 06


CARTE 9H
9J (Fermeture future)
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2.2. Paramétrage de l’application


Bien qu’initialisés par nos soins lors de l’installation de WIN-PAIE au sein de votre établissement, certains
paramètres peuvent toutefois être modifiés en cas de nécessité. Pour accéder à ceux-ci, il vous suffit de
cliquer sur le bouton « Paramètres » de la fenêtre principale de l’application.

Accès aux paramètres de l’application

Attention :

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Paramètres », l’application vous demande de confirmer votre accès
au module. En cas de doute, n’hésitez pas à contacter nos services !

Demande de confirmation avant entrée dans le module


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 19 / 142

Coordonnées administration :

L’option « Coordonnées administration » vous permet de saisir de façon précise vos coordonnées (nom,
adresse, code postal, ville, téléphone). Par le biais du bouton « Divers », vous pouvez également accéder
à certaines spécificités liées à votre établissement.

Saisie des coordonnées de l’administration

Gestion de l’avance par


disquette : selon les besoins de la
TG, saisir « 1 » pour un format
standard ; « 2 » pour un format
sur 100 caractères.

Gestion de la grève par carte


« 60 » : saisir «0» pour
transmettre les mouvements de
grève par carte « 60 » ; « N » si
vous ne le souhaitez pas.

Pour le chargement des fiches de


liaison, les paramètres utilisables
sont les suivants :
- N (ou vide) : pas d’utilisation du
fichier J5 ;
- O : chargement du fichier J5 sans
mise à jour de la base (à des fins
Accès aux paramètres spécifiques de consultation uniquement) ;
- M : chargement avec mise à jour ;
- C : chargement avec mise à jour
et création dans WIN-PAIE des
éventuels agents manquants.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 20 / 142

De même, par le biais du bouton « Educ.nat », situé sous l’option « Coordonnées Administration », vous
pouvez choisir d’activer ou de désactiver l’affichage de l’onglet « Divers » dans la fiche Personnel (saisir
« 0 » pour afficher l’onglet) :

Activation / Désactivation de l’onglet « Divers »

Paramètres disquette T.G. :

L’option « Paramètres disquette TG » vous permet de modifier tous les paramètres liés à la génération
de votre disquette de paie (code correspondance, code ministère, tri, génération du fichier de paie…).

Permet de modifier le code


correspondant transmis sur la
disquette T.G.

Permet de modifier le code


ministère transmis sur la disquette
T.G. (après avoir saisi le nouveau
code, cliquez sur le bouton situé à
gauche pour appliquer la
modification à l’ensemble du
personnel).

Permet de définir un bas de page


pour le listing T.G.

Permet de modifier l’ordre de tri des


informations transmises sur la
disquette de paie et le listing TG
(« 1 » : Insee, « 2 » : alpha…).

Accès aux paramètres de la disquette T.G. Permet de modifier le chemin


d’écriture du fichier T.G. et de le
générer sur un autre support que la
seule disquette.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 21 / 142

Paramètres des mouvements et des éditions :

Permet de mémoriser la taille


actuelle des fenêtres de l’application
ou de réinitialiser celles-ci au format
initial.

Permet de stocker les maquettes


Excel dans un autre répertoire que le
répertoire par défaut (répertoire de la
base de données).

Accès aux paramètres des mouvements et des éditions

Apurement automatisé des dossiers :

A la place de l’apurement individuel des dossiers (en utilisant le bouton « Détruit » de la fiche Personnel),
vous avez également la possibilité d’utiliser une procédure automatisée disponible dans ce module de
paramétrage. En effet, une fois l’apurement effectué à la Trésorerie Générale, il vous suffit de lui demander
en retour le fichier « BASPAY » (qui contient les agents à conserver). WIN-PAIE va alors comparer le
contenu de ce fichier avec les agents présents dans la base de données et vous proposer à l’apurement les
agents qui ne figurent pas dans le fichier « BASPAY ».

Accès à l’option d’apurement automatisé des dossiers


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 22 / 142

Après avoir cliqué sur le bouton « parcourir » pour indiquer le chemin d’accès au fichier « BASPAY », les
dossiers à apurer sont présentés dans un tableau (l’ordre d’affichage peut être modifié en cliquant sur les
en-têtes de colonne). L’apurement n’est réellement lancé qu’après avoir cliqué sur « Valider ».

Accès à l’option d’apurement automatisé des dossiers

Validation définitive Impression de la liste Abandon de la procédure


de l’apurement. des dossiers à apurer. d’apurement.

Remarque :

Les prises en charge du mois en cours, bien que ne figurant pas encore dans le « BASPAY », ne seront
pas apurées.

3. Consultation des dossiers


3.1. Consultation de la fiche d’un agent
Accessible par le biais du bouton « Fiche personnel », ce programme permet de consulter toutes les
données correspondant à une personne (poste, enfants, prestations familiales, régimes sociaux...).

L'accès peut se faire par la ou les premières lettres du nom (la touche <ENTREE> rappelle la dernière
personne consultée). Si plusieurs personnes répondent au critère choisi, elles sont affichées pour en
permettre le choix : les flèches de direction haute et basse ou le clic de la souris permettent de déplacer le
curseur sur la personne choisie, la touche <ESC> et le bouton « Ignore » abandonnent la recherche, la
touche <ENTREE>, le bouton « Valider » ou le double clic permettent de valider.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 23 / 142

Affichage des personnes répondant au critère choisi

Afin de simplifier les recherches (dans le cas d’une recherche effectuée en fonction du nom de l’agent), les
personnes en fin de fonction sont « grisées » (il est possible de déconnecter cette option en mettant « N »
dans « Paramètres » > « Paramètres des mouvements et des éditions » > « Personnes en fin de
fonction grisées »).

La recherche est également possible sur l’Insee ou le nom de jeune fille.

Lors d’une recherche sur le nom, le caractère « * » permet d’obtenir la liste complète du Personnel.

Dès lors, la « Fiche Personnel » comprend une succession d’écrans qui peuvent être consultés d’un
simple clic de souris. Ces écrans se décomposent de la manière suivante :

3.1.1. L’onglet « Poste »

Le bouton « courrier » présent


dans la zone d’adresse permet
d’envoyer via Word un courrier
personnalisé à la personne dont
la fiche est en consultation. Ces
courriers peuvent également être
envoyés à une liste d’agents (voir
page suivante…).

Aperçu de l’onglet « Poste »


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 24 / 142

L’onglet « Poste » permet de suivre les informations suivantes :

- Etat civil (nom, prénom, nom de jeune fille, date et lieu de naissance, situation familiale) ;
- Adresse, mode de paiement ;
- Code Gestion (identification DGCP du service) et Poste occupé (code, département et libellé) ;
- Grade (code grade, libellé, échelon et indice, dernière date d’échelon et prochaine date de
changement prévu, NBI) ;
- Temps partiel.

Edition d’un courrier personnalisé :

Le bouton « courrier » présent dans la zone d’adresse permet d’envoyer via Word un courrier
personnalisé à la personne dont la fiche est en consultation. A tout moment, la table référençant les
documents Word existants peut être consultée ou modifiée par l’intermédiaire du bouton « Codification ».

Edition d’un courrier personnalisé au format Word

Attention :

Un message d’erreur s’affiche si le chemin permettant d’accéder au document Word n’a pas été
correctement renseigné. Dans ce cas, veuillez utiliser l’outil de codification pour en modifier le chemin
d’accès.

Exemple de message d’erreur


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 25 / 142

Afin d’ajouter un nouveau document Word à WIN-PAIE, il vous suffit d’ouvrir un nouveau document
Word, de lui donner un nom et d’y rédiger le courrier de votre choix. Si vous souhaitez y inscrire des
données extraites de la « Fiche Personnel », vous avez la possibilité d’utiliser les variables suivantes :

@CIVILITELONG Civilité de l’agent


@CIVILITECOURT Civilité de l’agent abrégée (Mr, Mme, Mlle)
@NOMPRENOM Nom et prénom de l’agent
@NOMMARITAL Nom de l’agent
@PRENOM Prénom de l’agent
@NOMNAISSANCE Nom de naissance
@NOMUSAGE Nom d’usage (n’est rempli que s’il est différent du nom de naissance)
@PATRONYME Zone « nom marital » de la fiche de Personnel (si rempli)
@TITREJF Cette zone contient le mot « Née » si la civilité de l’agent est « Madame » et est vide dans le
cas contraire
@NOMJF Nom de jeune fille (uniquement si la civilité est « Madame »)
@DATENAISSANCE Date de naissance
@LIEUNAISSANCE Lieu de naissance
@DATEPC Date de prise en charge
@DATEFINFONCTION Date de la fin de fonction éventuelle
@DERNIERJOUR Dernier jour travaillé (date de fin de fonction moins 1)
@INSEE Code Insee (avec clé et NPC)
@NIR Code Insee (avec clé mais sans NPC)
@SITUFAM Situation de famille
ère
@ADRESSE1 1 ligne d’adresse (No et rue)
ème
@ADRESSE2 2 ligne d’adresse (complément d’adresse)
ème
@ADRESSE3 3 ligne d’adresse (ville, si elle est différente du bureau distributeur)
ème
@ADRESSE4 4 ligne d’adresse (code postal et bureau distributeur)
@MINISTERE Code ministère
@GESTION Code gestion (administration-département)
@POSTE Affectation de l’agent (libellé du code poste)
@DEPARTEMENT Département du poste d’affectation
@GRADE Grade
@ECHELON Echelon
@DATEECHELON Date de dernière prise d’échelon
@DATEAVANCEMENT Date de prochain avancement d’échelon prévu
@INDICE Indice
@NBI Nouvelle bonification indiciaire
@TP % éventuel de temps partiel
@FINTP Date de fin de temps partiel
@RIB RIB
@DOMRIB Domiciliation bancaire

Liste des variables utilisables lors de la rédaction de courriers personnalisés


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 26 / 142

De même, si les zones faisant référence aux coordonnées détaillées de l’établissement d’affectation
ont été complétées, celles-ci peuvent être utilisées lors de la création de documents Word (voir page 11 la
codification des codes postes) :

@ETABDESIGN Désignation de l’établissement


@ETABADR Adresse
@ETABCP Code postal
@ETABVILLE Ville
@ETABRESP Nom du responsable
@ETABMAIL Adresse de messagerie
@ETABTEL Téléphone
@ETABFAX Télécopie
@ETABSIRET Siret de l’établissement

Liste des variables faisant référence aux coordonnées de l’établissement

Une fois enregistré et ajouté à la table de référence dans WIN-PAIE, le document peut dès lors être utilisé
à tout moment. Lors de la fusion, les variables seront remplacées par les informations trouvées dans la
« Fiche Personnel » de l’agent.

Exemple :

Document avant fusion Document après fusion

Exemple de document Word généré avec WIN-PAIE


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 27 / 142

Afin de rendre possible, par ce biais, l’édition des attestations Assedic, des zones complémentaires ont
été ajoutées et ne se déclenchent que pour ces attestations (reconnues par le nom du document qui doit
contenir le terme « ASSEDIC ») :

@COMPTEUR Simple compteur incrémenté à chaque édition


@HORAIRE Horaire du salarié (35h au prorata du temps partiel)
@DATEDU01 à 12 Date de début de période de paie pour chacun des 12 derniers mois civils complets précédent
le dernier jour travaillé
@DATEAU01 à 12 Date de fin de période de paie pour ces mêmes 12 derniers mois
@DATEPAIE01 à 12 Date de liquidation de la paie
@NBH01 à 12 Nombre d’heures
@SALAIRE01 à 12 Montant du salaire brut
@ASSEDIC01 à 12 Montant du précompte Assedic (part salariale)
@ASSPAT01 à 12 Montant du précompte Assedic (part patronale)

Liste des variables qui peuvent être utilisées pour la création d’une attestation ASSEDIC

Exemple :

Attestation avant fusion Attestation après fusion


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 28 / 142

…/…

Attestation ASSEDIC générée depuis WIN-PAIE


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 29 / 142

De même, l’historique des indemnités payées est également disponible (pour l’année en cours et l’année
précédente). Ceci peut vous permettre, par exemple, l’édition d’attestations de rémunération destinées au
gestionnaire du traitement principal, dans le cadre du contrôle des cumuls de rémunération.

Syntaxe :

@PRIMExxxx/yyyy (xxxx = code TG sur 4 chiffres ; yyyy = année sur 4 chiffres)

Exemple :

@PRIME0226/2005 donnera le cumul touché en 2005 pour l’indemnité 0226

Document avant fusion Document après fusion

Exemple d’attestation de rémunération générée depuis WIN-PAIE


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 30 / 142

Si des formules de calcul sont nécessaires, vous pouvez également demander à WIN-PAIE d’effectuer ces
fusions dans Excel.

Exemple : Fiche de calcul d’acompte

Exemple de fusion générée dans Excel

Edition d’un courrier personnalisé en publipostage :

Ces différents courriers peuvent également être envoyés à une liste d’agents (publipostage). Pour
accéder à cette fonctionnalité, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Courrier » du menu de « Requêtes
Pré-programmées » comme l’indique la figure ci-dessous :

Accès à la fonctionnalité de publipostage


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 31 / 142

Pour définir la liste des agents à qui le courrier doit être adressé, vous avez la possibilité de saisir les
différents noms les uns à la suite des autres ou d’importer l’ensemble des agents concernés depuis
un fichier Excel. Dans ce cas, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une
requête pré-programmée dans WIN-PAIE puis de modifier le fichier Excel afin de ne garder que les
informations essentielles (pour être accepté par l’application lors de l’importation, ce fichier Excel doit
comporter au minimum les colonnes « Insee » et « Nom »).

Ajout d’une ligne dans la table.

Suppression d’une ligne dans la


table.

Suppression complète de la liste.

Importation de la liste des agents


depuis un fichier Excel.

Edition d’un courrier personnalisé en publipostage

Choix du courrier à imprimer. A


l’inverse des impressions individuelles,
celle-ci est directe (pas d’aperçu à l’écran
avant impression).
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 32 / 142

3.1.2. L’onglet « Régimes sociaux »

Aperçu de l’onglet « Régimes Sociaux »

L’onglet « Régimes sociaux » permet de suivre les informations suivantes :

- Régimes sociaux (S.F.T, sécurité sociale, retraite, mutuelle, situation statutaire...) ;


- Zone de résidence ;
- Versement de transport ;
- Indemnité forfaitaire ;
- Ventilation budgétaire ;
- Fin de situation (code et date) ;
- Indemnité compensatrice ;
- Vacations : Code type de vacation (« H » = Heures, « J » = Journées, « V » = Vacations)
Nombre de paiements restant à effectuer
Nombre d’unités et montant unitaire à payer
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 33 / 142

3.1.3. L’onglet « Indem/Retenues »

Ces boutons permettent d’obtenir


l’historique des cartes « 22 » :

: historique de l’indemnité
sélectionnée.

: historique complet pour toutes les


cartes « 22 ».

: ce bouton permet de consulter l’historique


annuel des cartes « 20 » saisies pour l’agent et le
détail mensuel de ces indemnités.

Aperçu de l’onglet « Indem/Retenues »

Cartes « 05 » (Indemnités ou retenues permanentes) :

Concernant les cartes « 05 », vous pouvez retrouver ici des informations sur le code, le libellé, la
périodicité, le mode de calcul (MC), le nombre d'unités ou encore le montant.

Cartes « 22 » (Indemnités historisées par la T.G.) :

Pour ce qui est des cartes « 22 », vous pouvez consulter des informations sur le code, le libellé, la date
d’effet, le code taux et les 2 zones (« donnée A » et « donnée B ») dont le contenu dépend de l’indemnité
(consulter les fiches techniques éditées par le DIT ; dans le cas présent il s’agit de la fraction de l’indemnité
à payer).
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 34 / 142

3.1.4. L’onglet « Allocataire »

Aperçu de l’onglet « Allocataire »

L’onglet « Allocataire » permet de suivre les informations suivantes :

- Date de prise en charge (pour les prestations familiales ou le S.F.T.) ;


- Droit aux prestations familiales ;
- Situation familiale ;
- Ressources (date effet, montant allocataire et conjoint, majoration...).

3.1.5. L’onglet « Enfants »

Aperçu de l’onglet « Enfants »


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 35 / 142

L’onglet « Enfants » permet de suivre les informations suivantes :

- Prénom ;
- Date de naissance et numéro d'ordre (en cas de jumeaux) ;
- Code enfant ;
- Code charge et date de fin (à charge).

3.1.6. L’onglet « Prest. Familiales »

Aperçu de l’onglet « Prest. Familiales »

Sur cet onglet sont clairement distinguées les prestations liées à l’allocataire de celles liées à un enfant :

Prestations liées à l'allocataire :

Ce sont des prestations que l’on ne peut toucher qu’une fois :

- Allocations familiales ;
- Complément familial ;
- Allocation parentale d’éducation ;
- Allocation pour jeune enfant (celle-ci est séparée en 2 prestations : avant les 3 mois de l’enfant,
puis prolongation jusqu’aux 3 ans de l’enfant).

Concernant ces prestations, vous pouvez suivre les informations suivantes :

- Code et libellé prestation ;


- Etat du droit (ouvert) ;
- Mode de calcul ;
- Montant ;
- Date de fin.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 36 / 142

Prestations liées à un enfant :

Ce sont des prestations que l’on peut toucher pour chacun des enfants concernés :

- Majorations ;
- Allocation de soutien familial ;
- Allocation d’éducation spéciale.

Concernant ces prestations, vous pouvez suivre les informations suivantes :

- Prénom de l’enfant concerné ;


- Date de naissance ;
- Code et libellé prestation ;
- Etat du droit ;
- Mode de calcul ;
- Montant ;
- Date de fin.

3.1.7. L’onglet « Historique »

Aperçu de l’onglet « Historique »

L’onglet « Historique » permet de suivre par date d’effet les informations suivantes :

- grade, échelon, indice, indice de pension civile ;


- nbi : nouvelle bonification indiciaire ;
- nj, nb h, tt : fraction de temps partiel éventuel ;
- sft : droit au supplément familial de traitement ;
- ss : code de cotisation à la sécurité sociale ;
- mut : code mutuelle ;
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 37 / 142

- rc : code retraite complémentaire ;


- rm : régime de rémunération ;
- st : code situation statutaire ;
- v.b : code ventilation budgétaire ;
- zr : code zone de résidence ;
- pt : code versement de transport ;
- ifs : code indemnité forfaitaire supplémentaire.

3.1.8. L’onglet « Rém. Précalculée »

Aperçu de l’onglet « Rém. Précalculées »

L’onglet « Rém. Précalculée » ne concerne que les agents payés par carte « 45 » (rémunérations
précalculées permanentes).

Rappel :

Cet onglet ne concerne que des rappels précalculés sur des éléments de rémunération (les rappels de
primes sont effectués par carte « 20 »). Les cartes « 40 » sont notamment utilisées pour les rappels
antérieurs à 3 ans (pour lesquels la T.G. n'a pas de procédure de calcul automatique) ou pour des
rappels antérieurs à la date de prise en charge de l'agent.

La carte « 45 » est utilisée pour des rémunérations précalculées permanentes, pour des agents
contractuels non indicés.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 38 / 142

3.2. Documents à éditer


3.2.1. La fiche individuelle
Outre le fait de pouvoir consulter toutes les informations concernant chacun de vos agents, la « Fiche
Personnel » vous permet également d’éditer divers documents les concernant, à commencer par leur
fiche individuelle. Pour afficher un aperçu d’une fiche de ce type, il vous suffit en effet de cliquer sur le
bouton « Fiche indiv. ».

Accès à l’édition d’une « fiche individuelle »

Exemple :
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 39 / 142

…/…

Aperçu avant impression d’une « fiche individuelle »

Cette fiche individuelle peut être imprimée à tout moment mais peut également être transformée dans
différents formats :

- Document Word ;
- Document Excel ;
- Page Html ;
- Document Pdf ;
- Document Xml ;
- Email (le document est alors inséré en tant que « corps » du message) ;
- Document Pdf joint en pièce jointe d’un email.

Diverses possibilités d’édition pour la fiche individuelle

Cette possibilité d’impression ou de transformation en divers formats se retrouve ainsi pour la plupart des
documents générés automatiquement par WIN-PAIE.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 40 / 142

3.2.2. Le bulletin de paie


Aussi simplement que pour la « fiche individuelle », il est également possible de consulter à l’écran ou
d’imprimer une copie du bulletin de paie de l’agent.

Accès à l’édition d’un « bulletin de paie »

Attention :

Le logiciel WIN-PAIE ne calculant pas lui-même la paie, cette possibilité nécessite de récupérer chaque
mois auprès de la Trésorerie Générale un fichier nommé « KA » qui contient le détail des bulletins de
paie de chaque agent (voir page 107 et suivantes la description des fichiers à intégrer en retour de paie).

Exemple :

Le bulletin de paie le plus récent


s’affiche à l’écran. Les flèches de
direction permettent de consulter
les bulletins précédents et/ou
suivants.

Affichage du dernier bulletin de paie à l’écran


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 41 / 142

Le bouton « Décompte » permet de consulter les éventuels décomptes de rappel :

Affichage des éventuels décomptes de rappel

Les boutons « Imprime » et « Impr. tous » permettent d’imprimer le bulletin de paie en cours de
consultation ou les bulletins d’une période donnée (de janvier à décembre 2006 par exemple) :

Aperçu avant impression d’un « bulletin de paie »


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 42 / 142

3.2.3. La fiche de liaison


De la même façon que pour les bulletins de paie, la Trésorerie Générale peut vous fournir chaque mois les
fiches de liaison sur support magnétique (en plus du support papier). Ce fichier, nommé « J5 », doit être
chargé dans WIN-PAIE si vous souhaitez pouvoir consulter ces fiches de liaison directement dans
l’application (voir page 107 et suivantes la description des fichiers à intégrer en retour de paie).

Les fiches de liaison sont dès lors archivées et consultables depuis la « Fiche Personnel » :

Accès à l’édition d’une « fiche de liaison »

Une fois intégrées, ces fiches de liaison peuvent être consultées ou imprimées en cas de besoin.

Exemple :

Aperçu avant impression d’une « fiche de liaison »


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 43 / 142

Attention :

La fiche de l’agent est mise à jour automatiquement à chaque clôture d'après les cartes saisies et
envoyées à la Trésorerie Générale. La « Fiche Personnel » ne doit donc être utilisée que dans les cas
suivants :

- Consultation du dossier de l’agent ;

- Saisie d’informations qui n’intéressent pas la Trésorerie Générale (ces zones sont indiquées
en gras ; exemple : téléphone, lieu de naissance…) ;

- Apurement annuel des dossiers : chaque fin d’année, la Trésorerie Générale envoie au service
gestionnaire une proposition de liste des dossiers à apurer. Après confirmation de cette liste, il
convient d’appeler les fiches des agents concernés et d’utiliser le bouton « Détruit ».

4. Création de mouvements de paie


4.1. Mouvements individuels
4.1.1. La prise en charge
Accessible par le biais du bouton « Prise en charge » de la fenêtre principale, ce programme permet de
prendre en charge un agent dans WIN-PAIE ou d’annuler une prise en charge avant de transmettre les
cartes correspondantes à la Trésorerie Générale.

Accès à la prise en charge d’un agent

Prise en charge d’un agent :

Si vous sélectionnez l’option « Effectuer une prise en charge d’un agent », WIN-PAIE vous propose
successivement les cartes à créer obligatoirement dans le cas d'une prise en charge (voir description des
différents mouvements dans les paragraphes suivants). Les cartes « 00 », « 01 », « 02 », « 04 », « 90 »
(pour les agents féminins non célibataires), « 91 » et « 92 » sont obligatoires. Les autres cartes sont
optionnelles et dépendent de la situation de l’agent.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 44 / 142

Afin d'éviter les oublis, le logiciel vous permet également de saisir diverses cartes facultatives. Par
exemple, quand celui-ci vous demande si votre agent est à temps partiel, une carte « 03 » vous est
automatiquement proposée si vous répondez « oui ». De même, la prise en charge n'est validée que si
toutes les cartes ont été complétées. Un clic sur le bouton « Ignore » ou « Abandon » sur une carte
quelconque abandonne donc entièrement la prise en charge.

Une fois la prise en charge terminée, l'agent est immédiatement créé dans le fichier PERSONNEL (sauf
les cartes « 05 » - « Indemnités permanentes », et « 9G » - « Enfants »). Ceci permet de le retrouver dans
la « Fiche Personnel » et dans les diverses requêtes pré-programmées.

Remarques :

Lorsque le code Insee n'est pas connu au moment de la prise en charge, les chiffres 11 à 13
correspondants au numéro d'ordre dans la commune sont remplacés par la première lettre du nom suivi de
01 ; la clé doit être servie avec 2 blancs et le numéro de prise en charge (NPC) doit être indiqué
(exemple : « 2550299333N01 0 » pour une personne dont le nom commence par la lettre « N »).

Lorsque le numéro définitif est connu, celui-ci est introduit par mouvement « 80 ». Toutefois, les fichiers
ne sont mis à jour de ce numéro qu'une fois par an entre les paies de décembre et de janvier. Ainsi, tous
les documents concernant un agent, continueront à porter le numéro provisoire tant que le changement
d'identifiant n'aura pas été effectué.

Il doit y avoir autant de prises en charge différentes que d'emplois occupés simultanément par un
agent dans un même ministère. Le moyen de les distinguer est de porter dans l'identification un numéro de
prise en charge (NPC) différent.

Si la personne prise en charge existait auparavant dans le logiciel avec un autre NPC, les cartes « 00 »,
« 04 », « 90 », « 91 » et « 92 » seront ainsi pré-remplies. Vous n’aurez plus qu’à vérifier les différentes
informations fournies par WIN-PAIE.

Annulation d’une prise en charge :

Les cartes obligatoires lors de la prise en charge ne peuvent être annulées individuellement pour un agent
qui vient d'être créé, ceci afin d’éviter un oubli et l’envoi d’une prise en charge incomplète à la Trésorerie
Générale. La prise en charge doit donc être annulée entièrement par le biais de l’option « Annuler une
prise en charge effectuée sur le mois en cours ». Toutes les cartes saisies sont effacées et l'agent
est supprimé du fichier PERSONNEL.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 45 / 142

4.1.2. La carte « 00 »

Code généré automatiquement


(« E » = prise en charge, « T »
= titularisation, Vide = autres
cas).

Le bouton « Immédiat »
permet d’effectuer un
mouvement interne. Celui-ci
est aussitôt validé dans la
fiche de l’agent sans générer
de carte pour la T.G.

Le bouton « Perso » permet


de consulter la fiche de
Aperçu de la carte « 00 » (Nom, Prénom) l’agent sans quitter le
mouvement en cours.

Utilisations courantes :

Une carte « 00 » doit être complétée lors d’une prise en charge ou en cas de changement de nom ou de
situation de famille (exemple : mariage).

Remarques :

Nom et prénom (ainsi que le nom patronymique pour un agent féminin de code état civil = « 2 ») sont
obligatoires lors de la prise en charge et doivent être séparés par une virgule. De plus, la taille du nom de
famille est limitée à 20 caractères et celle de l’ensemble « nom + prénom » est limitée à 30 caractères.

Pour les femmes célibataires et les hommes, les noms usuels et patronymiques sont servis et semblables,
à partir du mouvement « 00 ». Pour les femmes mariées, veuves, divorcées, séparées ou en état de
concubinage notoire et de code état civil = « 2 », le nom patronymique est servi à partir du mouvement
« 90 », les noms usuel et marital sont servis et semblables à partir du mouvement « 00 ».

Le lieu de naissance n’est pas transmis à la T.G mais peut être rempli à usage interne.

La création d’une carte « 00 » modifiant la situation familiale d’un agent allocataire proposera
automatiquement la création d’une carte « 9C ».
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 46 / 142

Affichage de l’historique des mouvements :

Le bouton situé en haut, à droite du nom de la carte, permet l’affichage d’un historique complet pour le
mouvement considéré :

L’historique des mouvements retrace


pour chaque type de carte les
différents changements intervenus
dans la situation de l’agent. Cet
historique est mis à jour
automatiquement mois après mois, au
fur et à mesure de votre utilisation de
WIN-PAIE.

Consultation de l’historique complet du mouvement

4.1.3. La carte « 01 »

La modification de l’échelon
entraîne automatiquement la
modification de l’indice.

Certaines T.G souhaitent ne


recevoir que les zones qui
ont été modifiées par le
présent mouvement. Dans ce
cas, le bouton « Efface »
permet de « vider » le
mouvement avant de
compléter les différents
changements.

Aperçu de la carte « 01 » (Poste, Grade)

Utilisations courantes :

Une carte « 01 » doit être complétée lors d’une prise en charge (la carte « 01 » est obligatoire) ou en cas
d’avancement (de grade ou d’échelon) ou de mutation interne (changement de code poste ou de code
gestion).

Attention :

En cas de prise en charge, cette date ne peut être postérieure au 31 du mois de la paie, ni antérieure en
principe de plus de six mois au mois de paie. En cas de mouvement, la date d’effet ne peut être postérieure
au 31 du mois de la paie, ni antérieure à la date de prise en charge, ni antérieure de plus de 3 ans au mois
de paie (le calcul automatique du rappel n’est alors plus possible).
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 47 / 142

Remarques :

La table du fichier GRADE permet de rendre automatique l'affichage des indices d'après le grade et
l'échelon. Dans la zone « Echelon », l'emploi des lettres « E » et « S » (Elèves et Stagiaires), permet de
séparer ceux-ci de l'échelon 01. Pour les échelons spéciaux (Echelles lettres), vous devez saisir dans la
zone « Echelon » les lettres A1 à A3, B1 à B3 (b1 à b3 pour bis), C1 à C3, D1 à D3, E1, E2, F et G.

Certains indices peuvent faire


référence à des échelles lettres.
Dans ce cas, WIN-PAIE vous affiche
un message vous indiquant quelle
échelle lettre saisir.

Le numéro de dossier comptabilise


le nombre de cartes « 01 »
effectuées sur le mois en cours (ceci
est également valable pour les cartes
« 02 » et « 03 »). Ce numéro vous
permet de savoir si d’autres cartes
du même type ont déjà été saisies.

Indice faisant référence à une échelle lettre

La « zone de résidence » permet le déclenchement du calcul de l’indemnité de résidence. Cette zone doit
obligatoirement être servie (un « 0 » est alors porté si l’agent n’a pas droit à l’indemnité de résidence). La
codification alphabétique est à utiliser en cas de cessation de fonction lorsque l’indemnité de résidence
et les indemnités sont à calculer jusqu’à la cessation de fonction et le traitement jusqu’à la fin du mois (cas
normal de mise en retraite).

Lors de la création d’une carte « 01 » avec changement de département (en cas de mutation de Paris
vers la province) un message d’avertissement s’affiche si l’agent perçoit le remboursement de la carte
orange :

Vérification de la perception d’une carte orange


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 48 / 142

4.1.4. La carte « 02 »

A la différence des autres


mouvements, la carte « 02 » s’affiche
vierge à la création du mouvement.
Seules les zones modifiées
doivent être complétées.

Aperçu de la carte « 02 » (Rémunération)

Utilisations courantes :

Une carte « 02 » doit être complétée lors d’une prise en charge (la carte « 02 » est obligatoire) ou en cas
de changement de régime de rémunération (maladie, CPA…), de mutuelle, de mise en place ou
d’interruption de la NBI, de paiement du SFT, de fin de fonction...

Remarque :

La zone « Indemnité forfaitaire » permet de codifier des indemnités liées au traitement et proratisées de
manière identique (exemples : indemnité forfaitaire aux enseignants, indemnité de bicyclette, etc.). Ces
indemnités ne doivent pas être codifiées en « indemnités permanentes » (carte « 05 »).

Si l’agent a droit au versement du supplément familial, il est nécessaire d’ouvrir les droits au SFT. Pour
rappel, celui-ci est dû à compter d’un enfant et est versé aux chefs de famille ou au conjoint féminin (à
condition que le mari ne bénéficie pas du même avantage). Le SFT doit être modulé dans les mêmes
proportions que le traitement.

La zone « Indice de pension civile » ne doit être remplie que pour les agents dont la retenue pension
civile est calculée sur un indice autre que celui servant au décompte du traitement.

Attention :

Dans le cas d’une modification temporaire (maladie par exemple), il faut créer 2 cartes avec 2 dates
d’effet différentes (exemple : une carte pour passer l’agent en demi-traitement puis une autre pour le
remettre en régime « normal »).
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 49 / 142

Cas particulier de la fin de fonction :

Des codes « fin de situation » permettent de suivre à l’échéancier les agents se trouvant dans certaines
situations (disponibilité, congés longue durée, agent à temps partiel…). Dans ce but, ces codes sont utilisés
avec une date de fin de situation servie sous la forme JJ/MM/AAAA.

Dans le cas d’une fin de fonction (retraite, décès, radiation, licenciement…), la zone « fin de situation »
peut être utilisée de deux façons différentes :

- Si la date de fin de fonction est antérieure au dernier jour du mois de la paie, il faut saisir la date
d’effet du mouvement « 02 », le régime de rémunération « 90 » et le code de fin de situation
(« 90 » et suivants), la date de « fin de situation » n’étant pas servie. La date d’effet est celle du
premier jour sans rémunérations.

- Si la date de fin est postérieure ou égale au dernier jour du mois de paie, il faut saisir la zone « fin
de situation » en indiquant le code (« 90 » et suivants) et la date (JJ/MM/AAAA) du dernier jour à
rémunérer. Lorsque la date de fin de situation est servie, la date d’effet du mouvement « 02 » est
celle du premier du mois de paie.

La zone CCP permet l’édition d’un CCP informatique (Certificat de Cessation de Paiement) par la T.G. Il
s’agit d’un texte libre permettant au gestionnaire d’indiquer clairement la demande, la date du CCP et le
motif (en particulier l’indication du départ à la retraite). Un astérisque matérialise la demande sur la
disquette et le listing d’accompagnement envoyés à la T.G.

4.1.5. La carte « 03 »

La date de fin de temps


partiel, si elle est saisie, peut
permettre de tenir de
manière interne (elle ne
part pas à la T.G.) un
échéancier des temps
partiels à renouveler.

Aperçu de la carte « 03 » (Temps Partiel)


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 50 / 142

Utilisations courantes :

Une carte « 03 » doit être complétée lors d’une prise en charge (uniquement si l’agent est à temps partiel)
ou en cas de mise à temps partiel ou reprise à temps plein, de changement de taux de temps partiel
(les prolongations sans changement de taux ne génèrent pas de mouvements), de congé de maternité
(pour les agents à temps partiel, celui-ci est assimilé à une reprise à temps plein)…

Ce mouvement permet la notification des bases de calcul de la rémunération des agents à temps partiel,
soit des agents qui sont autorisés à travailler à temps partiel, soit des agents qui sont recrutés à temps
partiel. Le mouvement « 03 » sert à prendre en compte, à partir de la date d’effet qui y est indiquée, le
temps partiel servant de base au calcul de la paie de l’agent (tel nombre d’heures effectué réellement pour
un tel temps théorique à effectuer).

Attention :

Ce mouvement ne déclenche pas la mise en paiement de la rémunération de l’agent. Pour que l’agent
soit payé, il faut établir un mouvement « 02 » avec le code régime de rémunération correspondant. De
même, l’arrêt de la rémunération intervient par un mouvement « 02 » avec un code régime de rémunération
« 90 ».

Comment saisir le type de temps partiel ?

Pour saisir le type de temps partiel, il suffit de se placer sur la zone « N.J (type temps partiel »), de
demander l’aide et de sélectionner le temps partiel correspondant dans la liste des choix possibles.

Sélection du type de temps partiel

TP Agents autorisés à travailler à temps partiel (ordonnance 82.296 du 31.03.1982). Dans ce cas, le SFT plancher n'est
pas proratisé
00 Recrutement à temps partiel. Le SFT est proratisé dans les mêmes proportions que le traitement
SP Agents à temps partiel ayant choisi de surcotiser à la pension civile
SO Agents en CPA ayant choisi de surcotiser à la pension civile
HA Agents handicapés ayant choisi de surcotiser à la pension civile
ZZ Suppression du temps partiel (reprise à temps plein)

Liste des types de temps partiel

Remarque :

L’aide permet l’affichage des différents taux de temps partiels autorisés. Dans le cas des temps partiels à
ème ème
80% et 90%, il convient d’envoyer la fraction réellement payée à la T.G. (6/7 et 32/35 ). Lorsque la
zone est complétée avec un code « 00 », le remplissage des zones « Nombre d’heures » et « Temps
théorique » est libre, afin de ne pas multiplier à l’infini le contenu de la table des temps partiels autorisés.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 51 / 142

4.1.6. La carte « 04 »

La saisie est facultative, la


T.G possédant le répertoire
national des établissements
bancaires. Le fichier du
gestionnaire est mis à jour
lors de l'intégration des
fiches de liaison.

Aperçu de la carte « 04 » (Mode de règlement)

Utilisations courantes :

Une carte « 04 » doit être complétée lors d’une prise en charge (la carte « 04 » est obligatoire) ou en cas
de changement de RIB.

La codification des moyens de règlement doit s’effectuer à partir des relevés d’identité qu’ils soient
bancaires, postaux, de caisse d’épargne, etc. A l’exception des chèques Trésor et des virements sur
comptes andorrans (DI de Montpellier uniquement), les codes « mode de paiement » sont codifiés
automatiquement en « 23 » (virement bancaire).

Vérification de la clé RIB :

Lors du passage à la zone « Domiciliation », le numéro de compte et la clé du RIB sont automatiquement
séparés par 2 espaces.

La cohérence du RIB (contrôle croisé établissement / guichet / compte) est vérifiée au moment de la
validation. En cas d’anomalie, un message d’avertissement s’affiche alors à l’écran vous demandant de
confirmer ou non la validation du mouvement :

Vérification de la clé du RIB


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 52 / 142

4.1.7. La carte « 05 »

Dans le cas d’une


modification ou d’une
suppression sur carte « 05 »,
la liste des cartes en cours
pour l’agent est proposée.

Le numéro de dossier
comptabilise le nombre de
cartes « 05 » effectuées sur le
mois en cours (il en faut une
par indemnité ou retenue).

Aperçu de la carte « 05 » (Indemnité ou retenue permanente)

Utilisations courantes :

La carte « 05 » est utilisée pour introduire les indemnités ou les retenues permanentes, c’est à dire
celles qui sont payées plusieurs fois de suite, dont la périodicité est fixée et le montant déterminé. Une
indemnité dont la périodicité est fixée ne sera pas qualifiée de permanente si son mouvement varie d’une
échéance à l’autre.

Une fois notifiée, l’indemnité (ou retenue) se déclenche automatiquement selon la périodicité choisie.
Une nouvelle carte « 05 » doit être saisie pour modifier le montant de celle-ci ou pour la supprimer.

Remarque :

Au contraire de la carte « 20 » utilisée pour des régularisations, la carte « 05 » ne possède pas


d'indication de sens. Les indemnités et les retenues sont différenciées par leur code :

- Indemnités : codes inférieurs à 0800 et supérieurs ou égal à 1000 ;


- Retenues : codes compris entre 0800 et 0999.

Principaux modes de calcul :

Choix du mode de calcul


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 53 / 142

A Montant précalculé : le montant est calculé par le gestionnaire et indiqué dans la zone base ou montant

B Multiplication du nombre d'unités par montant (unitaire) : le montant total à payer n'est pas indiqué, mais seulement
sa décomposition en nombre d’unités et montant unitaire

C Calcul de la prime de transport : saisir le code de l’indemnité (033) ; un code correspondant à la zone de
tarification RATP/SNCF est indiqué dans la zone base ou montant (après la virgule décimale, par exemple 0,32 pour
le code 32)

D Multiplication du nombre de jours du mois par montant (taux journalier) : ne rien indiquer dans la zone « nombre
d’unités » ; n’indiquer que le montant journalier

E Calcul Préfon : comme pour le code "C", un code correspondant à la classe de cotisation est indiqué dans la zone
base ou montant (après la virgule décimale, par exemple 0,08 pour la classe 8)

F Indemnité ou retenue en pourcentage du traitement brut, moins cotisations pensions civiles. Le pourcentage est
indiqué dans la zone base ou montant

G Indemnité à déduire : code qui compense l'absence de code sens dans la carte 05 et qui peut permettre, par
exemple, la récupération étalée dans le temps d'un trop perçu. Le montant mensuel à retenir est indiqué dans la
zone base ou montant

H Indemnité à ne pas payer (avantages en nature à inclure dans les cumuls imposables) : elle n’est indiquée que pour
la faire figurer dans les cumuls des sommes soumises à impôt, à retenue sécurité sociale et à régime
complémentaire. Le code indemnité est 0136 et le montant est porté dans la zone base ou montant

L Calcul du régime complémentaire de la Santé Publique : indiquer le mode de calcul, le code de la retenue et le code
correspondant aux taux de cotisation dans le caractère de droite de la zone nombre d’unités

N Non assujettissement à la CSG, à la CRDS, à l'IR 489 : ne pas remplir les zones nombre d'unités et base ou
montant

P Calcul cycle d'observation : le nombre d'heures est à indiquer dans la zone nombre d'unités et le traitement du mois
précédent dans la zone base ou montant

R Calcul indemnité journalière de sécurité sociale : le nombre de jours qui servira au calcul est à indiquer dans la zone
nombre d'unités

T Pourcentage du traitement brut : le pourcentage est indiqué dans la zone base ou montant

X Indemnité d'assiette ou de régie : ne pas remplir les zones nombre d'unités et base ou montant

V Retenue à la source : le nombre de jours ou de semaines est indiqué dans la zone nombre d'unités. Le barème
(1=journalier ; 2=hebdomadaire ; 3=mensuel) est porté dans la zone base ou montant (après la virgule décimale par
exemple 0,01 pour journalier)

W Non assujettissement à la CSG non déductible RR

Liste des principaux modes de calcul


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 54 / 142

Attention :

La carte « 05 » n’étant pas historisée à la T.G., les rappels éventuels sont à calculer par le gestionnaire et
envoyés par l’intermédiaire de cartes « 20 », avec le mode de calcul « A ».

4.1.8. La carte « 07 »

Nombre de paiements : il est


décrémenté
automatiquement chaque
mois. La vacation sera payée
jusqu'à ce qu’il arrive à « 0 ».
Si le nombre « 1 » est porté,
la carte « 07 » devra être
effectuée chaque mois.

La zone « Rappels » permet


des régularisations sur les
mois précédents (exemple :
changement du taux du smic).

Aperçu de la carte « 07 » (Vacations)

Utilisations courantes :

La carte « 04 » est utilisée pour le paiement des vacataires (le code statut doit être « 23 »).

Attention :

La prise en charge d'un vacataire doit être effectuée avec en date d'effet le 1er du mois de la paie. Dans
le cas d'une date rétroactive, le montant de la carte « 07 » payé le premier mois est multiplié par le
nombre de mois écoulés.

Dans le cas d'un nombre de paiements supérieur à « 01 », les montants saisis dans les zones de rappels
sont payés plusieurs fois. Le problème peut être résolu en payant ces rappels par carte « 20 ».
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 55 / 142

4.1.9. La carte « 09 »

Indication de l’article du décret


qui régit l’indemnité.

Aperçu de la carte « 09 » (Indemnité compensatrice)

Utilisations courantes :

La carte « 09 » permet le paiement des indemnités compensatrices régies par le décret de 1947 (le
code statut doit être « 02 »). Le montant à payer est calculé automatiquement par la T.G.

Remarque :

L’indemnité est supprimée automatiquement lorsque l’agent atteint l’indice plafond de son ancien grade
(code = « 1 ») ou lorsqu’il atteint l’indice qu’il avait dans son ancien grade (code = « 2 »).

Concernant les indemnités compensatrices du décret de 1947, s’il y a un changement rétroactif de valeur
du point ou lorsque l’agent change d’indice rétroactivement, le rappel n’est pas calculé automatiquement.
Ce rappel devra être calculé et transmis par l’intermédiaire d’une carte « 20 ».
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 56 / 142

4.1.10. La carte « 19 »

Aperçu de la carte « 19 » (Libellé grade particulier)

Utilisations courantes :

Cette carte est utilisée pour préciser le métier ou la fonction de l'agent lorsque le libellé « standard » de
la T.G n'est pas assez précis (notamment pour les vacataires et les ouvriers réglementés). Il remplace
alors le libellé « standard » à l'édition du bulletin de paie.

4.1.11. La carte « 20 »

Libellé complémentaire :
permet de saisir un libellé
apportant quelques précisions
sur l’indemnité ou la retenue.
Celui-ci sera automatiquement
imprimé sur le bulletin de
paie de l’agent.

Aperçu de la carte « 20 » (Indemnité ou retenue exceptionnelle)


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 57 / 142

Utilisations courantes :

La carte « 20 » est utilisée pour les rappels d’indemnités (ou de retenues) en tous genres. Au contraire de
la carte « 05 », la carte « 20 » n’est payée (ou retenue) qu’une seule fois. Les modes de calcul utilisés
sont généralement « A » ou « B ».

Remarques :

Le « code origine » doit respecter la notion d’origine de la dépense. Ainsi, un montant négatif ne peut
concerner le mois courant puisqu’il s’agit du trop perçu d’une indemnité mise en paiement antérieurement
au mois courant.

La zone « sens » permet de codifier le sens positif ou négatif de l’indemnité ou de la retenue. Une retenue
négative peut s’expliquer par la régularisation d’un trop-retenu le mois précédent. De même, une
indemnité négative s’explique par un trop-perçu.

Le « mode de calcul » de l’indemnité ou de la retenue est codifié selon les mêmes principes que le
mouvement « 05 » (voir paragraphe correspondant). Quant au « libellé », il peut être indiqué afin de fournir
à l’agent, sur le bulletin de paie, un complément d’informations.

Attention :

Le code sens ne signifie pas payer ou retenir :

- Pour une indemnité (code < 0800 ou >=1000) :


 0 = normal = payer ; 1 = inverse = retenir.

- Pour une retenue (code >= 0800 et <1000) :


 0 = normal = retenir ; 1 = inverse = payer.

4.1.12. La carte « 21 »

L’indice d’origine ne doit être


indiqué que si celui-ci est
différent de l’indice actuel de
l’agent (dans le cas d’un
rappel).

La lettre « P » (proposée
automatiquement par le
logiciel) indique que l’agent est
à temps partiel (le mode de
calcul du taux des heures
supplémentaires n’est pas le
même).
Aperçu de la carte « 21 » (Heures supplémentaires)
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 58 / 142

Utilisations courantes :

La carte « 21 » est utilisée pour le paiement des heures supplémentaires. Seuls les nombres d'heures
sont à envoyer à la T.G. Le calcul du taux horaire et du montant à payer est effectué automatiquement
par celle-ci.

Remarque :

Le calcul des heures supplémentaires se fait sur l’indice qu’avait l’agent lors de la réalisation des heures
supplémentaires :

- Si aucun indice n’est mentionné dans la zone « indice origine », le calcul se fait sur le dernier
indice de l’agent, suivant la date de réalisation des heures supplémentaires ;

- Si un indice est mentionné dans la zone « indice origine », le calcul est effectué sur cet indice.

Les mouvements « 21 » ne doivent pas être utilisés pour les ouvriers des parcs et ateliers (OPA). La
notification des heures supplémentaires pour cette catégorie d’agents se fait sur un document spécifique :
le mouvement « 25 ».

4.1.13. La carte « 22 » Pour chacune des indemnités


susceptibles d'être utilisées sur
carte « 22 », la comptabilité
publique fournit une fiche
technique, qui spécifie si
l'indemnité en question est
permanente ou non, ainsi que
la façon dont doivent être
remplies les zones code taux,
donnée A et donnée B.

Dans la plupart des cas, le


numéro d’ordre ne doit pas
être servi. Dans le cas de
l’indemnité 0412 (Chômage), Il
permet de saisir plusieurs
cartes « 22 » sur le même mois
avec des taux différents.

Selon l’indemnité concernée,


les données A et B peuvent
Aperçu de la carte « 22 » (Indemnités historisées) avoir des significations
différentes.

Utilisations courantes :

Certaines indemnités (dont la liste est définie par la T.G.) peuvent être payées par cartes « 22 ». Ces cartes
sont historisées par la T.G., ce qui permet notamment le calcul automatique des rappels. Pour chaque
indemnité, une fiche technique indique la façon de remplir la zone « code taux », ainsi que les données A
et B.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 59 / 142

Exemples :

- 0674 Indemnité d'administration et de technicité : Le code taux n'est pas rempli. Seule la zone donnée
B est à compléter. La zone doit contenir le montant mensuel à payer en centimes (exemple : 7670 pour
76,70 €).

- 0440 Prime de technicité forfaitaire : 3 codes taux (001 = Bibliothécaires ; 002 = Bibliothécaires adjoints
spécialisés ; 003 = Bibliothécaires adjoints) ont été créés. Le code taux doit donc être servi pour permettre
le calcul par la T.G. du montant à payer. Les zones donnée A et donnée B permettent d'indiquer le
pourcentage à payer. La zone A doit contenir le numérateur de la fraction à payer et la zone donnée B le
dénominateur (exemple : agent à temps plein - donnée A = 100 / donnée B = 100 ; agent à 80 % - donnée
A = 6 / donnée B = 7).

Les cartes « 22 » étant très utilisées, il est également possible de personnaliser les libellés des
différents codes taux pour chaque indemnité. Dans ce cas, lors de la création d’une carte « 22 », seuls
les codes taux correspondants à l’indemnité en cours seront présentés sur la fenêtre d’aide.

Personnalisation des libellés des différents codes taux

Attention :

Les cartes « 22 » étant historisées, le calcul du rappel en cas de mouvement rétroactif est effectué
automatiquement par la T.G. (au contraire de la carte « 05 », qui nécessite la création d'une carte « 20 »
pour le rappel).
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 60 / 142

4.1.14. La carte « 25 »
Période de réalisation des
heures supplémentaires.

Code identifiant le sens :


0 Sens normal : à payer
1 Sens inverse : à retenir

Aperçu de la carte 25 (Heures supplémentaires des OPA)

Utilisations courantes :

La carte « 25 » est réservée aux ouvriers réglementés (OPA) pour le paiement de leurs heures
supplémentaires. Comme pour la carte « 21 », seul le nombre d'heures est envoyé à la T.G. Le calcul du
taux horaire et du montant à payer sera effectué automatiquement par celle-ci.

4.1.14. La carte « 40 »
Le code carte identifie l'origine
de la rémunération précalculée
à verser. Il n'est pas possible
de saisir 2 cartes du même
code pour le même mois :
40 Mois courant
41 Année courante
42 Années antérieures
45 Carte permanente (utilisée
pour payer des agents
permanents non indicés)

Code identifiant le sens :


0 Sens normal : paiement des
zones traitement + résidence +
SFT, retenue des diverses
zones de cotisation
1 Sens inverse : à utiliser en
cas de régularisation
Z Suppression : à utiliser pour
supprimer le paiement
Aperçu de la carte « 40 » (Rappels précalculés)
permanent d'une carte « 45 »
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 61 / 142

Utilisations courantes :

Les mouvements de la série « 40 » permettent d’introduire des rémunérations précalculées au titre du


mois courant (carte « 40 »), de l’année courante (carte « 41 ») ou des années antérieures (carte
« 42 »). Ces mouvements ne sont pas permanents et ne doivent être utilisés qu’exceptionnellement.

Ils ne doivent jamais être utilisés pour payer des rappels ; ceux-ci devant provenir uniquement d’une
modification de l’historique. Toutefois, les mouvements de la série « 40 » peuvent être utilisés pour des
rappels sur une période antérieure à 3 ans ou pour des rappels antérieurs à la prise en charge dans
la mesure où l’historique de l’agent n’a pas été reconstitué (une autre solution dans ce cas consiste à
demander à la T.G. la création de l’historique de l’agent avant la notification du mouvement par les cartes
traditionnelles « 01 », « 02 » ou « 03 »).

Il n’est pas possible d’introduire, le même mois, plus d’un mouvement de chaque type.

Les différentes zones de saisie doivent être calculées et remplies par le gestionnaire, la T.G.
n’effectuant pas de calcul automatique par ces mouvements.

Cas particulier de la carte « 45 » :

De la même image que les autres mouvements de la série « 40 », la carte « 45 » permet de notifier une
rémunération permanente. Mis en paiement tous les mois, ce mouvement n’est autorisé que pour les
agents ayant un indice à zéro, un code situation statutaire différent de « 23 » et un code régime de
rémunération différent de « 90 ».

4.1.15. La carte « 80 »
Code Insee définitif suivi du
numéro de prise en charge (1er
caractère du numéro de
dossier), le tout sans
espacement ni caractère de
séparation.

Aperçu de la carte 80 (Code Insee définitif)

Utilisations courantes :

Lorsque le code Insee n'est pas connu au moment de la prise en charge, les chiffres 11 à 13
correspondants au numéro d'ordre dans la commune sont remplacés par la première lettre du nom suivi de
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 62 / 142

01 ; la clé doit être servie avec 2 blancs et le numéro de prise en charge (NPC) doit être indiqué
(exemple : « 2550299333N01 0 » pour une personne dont le nom commence par la lettre « N »). Lorsque
le numéro définitif est connu, celui-ci est introduit par mouvement « 80 ».

Attention :

Ce code n'est pas pris en compte immédiatement par la T.G. Il est stocké (les mouvements se font toujours
sous l'ancien code), puis les nouveaux codes sont validés automatiquement une fois par an, après la paie
de décembre. Ainsi, tous les documents concernant un agent, continueront à porter le numéro provisoire
tant que le changement d'identifiant n'aura pas été effectué.

4.1.16. La carte « 90 »

Aperçu de la carte « 90 » (Nom de jeune fille)

Utilisations courantes :

La carte « 90 » peut être utilisée lors d’une prise en charge (la carte « 90 » est obligatoire pour tout agent
féminin non célibataire).

Remarque :

Lors d'un mariage, il suffit alors de créer une carte « 00 » afin de notifier le nouveau nom usuel et la
nouvelle situation familiale (plus une carte « 9C » si l'agent est allocataire). La carte « 90 » n'a plus à être
modifiée par la suite, sauf en cas d'erreur lors de la prise en charge initiale.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 63 / 142

4.1.17. La carte « 91-92 »


La zone « complément
d’adresse » peut être utilisée
pour préciser le bâtiment,
l’escalier…

La zone « commune » est


utilisée pour préciser le nom
d’un lieu-dit ou d’un hameau…

Une table propose le dernier


bureau distributeur connu en
fonction du code postal
indiqué.

Aperçu de la carte « 91-92 » (Adresse)

Utilisations courantes :

La carte « 91-92 » doit être saisie lors d’une prise en charge (les cartes « 91 » et « 92 », regroupées sur le
même écran, sont obligatoires) ou en cas de changement d’adresse.

Remarque :

Compte tenu de la longueur restreinte de la zone « bureau distributeur » (23 caractères), il conviendra de
procéder à des abréviations si nécessaire.

Cas des adresses à l’étranger :

Lorsque vous souhaitez saisir une adresse à l’étranger, les différents champs n’ont plus tout à fait la même
signification.

- Le numéro dans la voie et la désignation de la voie doivent être saisis dans la zone « complément
d’adresse » ;
- Le code postal interne au pays doit être saisi dans la zone « Numéro » ;
- Le nom de la commune doit être saisi dans la zone « Désignation » ;
- Le nom du pays doit être saisi dans la zone « Commune » (si différente du bureau distributeur) ;
- Le code Insee du pays doit être saisi dans la zone « Code postal » (99 + numéro d’identification du
pays, exemple : 99131 pour la Belgique) ; à défaut, saisir la valeur « 99999 » et la zone « Bureau
distributeur » comportera le pays.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 64 / 142

4.1.18. La carte « 9C »
Dans toutes les cartes de la
série « PF », les dates sont à
saisir sans indication du
numéro du jour (mois
entiers)…

Une fenêtre présentant les


ressources en cours est
affichée pour information…

La date de fin n’est pas servie


(elle n’est utilisée que pour des
rappels bornés dans le passé).

Aperçu de la carte « 9C » (Allocataire)

Utilisations courantes :

La prise en charge d’un allocataire s’effectue au moyen d’un mouvement « 9C » (si l'agent touche des
prestations familiales ou le SFT ; le fait de remplir le nombre d'enfants sur la carte « 02 », lors de la prise en
charge, déclenchera automatiquement l'affichage de la carte « 9C » à la fin de celle-ci), et comporte
obligatoirement la « date d’effet », la « situation familiale », le « droit à prestations familiales » et le
« code de prise en charge ».

Une carte « 9C » peut également être créée en cas de changement de situation familiale (la validation
de la carte « 00 » proposera la création de la carte « 9C » si l'agent est allocataire), de mise en place (ou
fermeture) des prestations familiales ou de transmission annuelle des ressources.

Remarques :

La carte « 9C » permettant la création de l’agent dans la « chaîne PF », aucun paiement d’une prestation
familiale n’est possible si une carte « 9C » n’a pas été faite auparavant (mais pas nécessairement sur le
même mois) avec le code « 1 » (droit ouvert). De la même façon, une carte « 9C » doit avoir été faite (avec
droit ouvert ou fermé) pour pouvoir créer le premier enfant de l’agent. Par contre, le paiement du SFT se
déclenche par le biais de la carte « 02 ».

Le « code de prise en charge » précise la manière dont doivent être traitées les données :

- « C » : 1ère période de prise en charge de l’allocataire dans la « chaîne PF » ;


- « D » : la date de prise en charge est modifiée : elle est antérieure à la date déjà mise en place ;
- « espace » : cas de modification des données de l’allocataire déjà pris en charge.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 65 / 142

La zone « droit à prestations familiales » indique la situation de l’agent par rapport aux prestations
familiales :

- « 0 » : l’agent ne bénéficie pas des prestations familiales, il n’est pris en charge que pour le
versement du SFT ou pour le calcul de la quotité saisissable ;
- « 1 » : l’agent est bénéficiaire de prestations familiales ;
- « 8 » : suppression de paiement (réservé à la T.G.) ;
- « 9 » : fin de fonction définitive (réservé à la T.G.).

Attention :

En dehors des départements d’Outre-Mer qui continuent à verser les prestations familiales sur le salaire,
seul le code « O » est à utiliser.

Ressources :

Les ressources à transmettre sont les ressources nettes après déduction des différents abattements. S'il y
a deux revenus (chaque revenu doit alors dépasser 12 fois la base mensuelle des P.F) ou si la personne
supporte seule la charge de ses enfants, le code majoration doit être rempli. Le plafond de référence pour
l’attribution éventuelle des prestations familiales sera alors le plafond majoré.

4.1.19. La carte « 9E »

La zone « montant » n’est


remplie que pour le mode de
calcul « précalculé » (très
rarement utilisé).

La date de fin n’est pas saisie


(elle n’est utilisée que pour des
rappels bornés dans le passé).

Aperçu de la carte « 9E » (Prestation allocataire)

Utilisations courantes :

La carte « 9E » permet de notifier les prestations allocataires : ouverture (ou fermeture) du droit à l’APJE
grossesse (jusqu’au 3 mois de l’enfant), à l’APE, et à la PAJE. Le paiement est également subordonné à
l’ouverture du droit aux prestations familiales par la carte « 9C » et à la transmission des ressources
(pour l’APJE).
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 66 / 142

Modes de calcul :

A chaque prestation est attaché un « mode de calcul », la T.G. effectue ensuite le calcul du montant à
payer (ainsi que les revalorisations ultérieures) :

- APJE (code 06) : Le mode de calcul sera toujours « 11 » au moment de la création (le mode de calcul
« 21 » – taux réduit n’est utilisé que très rarement, lorsque les certificats médicaux ne sont pas transmis).
S’il s’agit d’une naissance multiple, une carte « 9E » de régularisation sera effectuée avec le mode de
calcul « 12 » (jumeaux), « 13 » (triplés)… Aux 3 mois de l’enfant, la transformation de l’APJE code « 06 »
en APJE code « 12 » (valable jusqu’aux 3 ans de l’enfant) est effectuée automatiquement par la T.G.

- APE (code 14) : Le mode de calcul dépendra du taux d’activité des parents :
 40 : un des parents a arrêté de travailler, versement à taux plein ;
 41 : un des parents travaille à temps partiel (entre 50 et 80 %), versement à mi-taux ;
 42 : un des parents travaille à 50 %, versement à taux réduit (66 %) ;
 43 : les 2 parents sont à temps partiel, versement à taux plein.

- PAJE (code 49) : Cette prestation est payée par les CAF, mais elle doit quand même être entrée dans le
logiciel (sans mode de calcul) afin de gérer les non-cumuls avec les autres prestations (APJE, APE et
complément familial).

4.1.20. La carte « 9F »
L'appel de la fonction d'aide
n'affiche pas la liste complète
des codes prestations
familiales, mais uniquement les
codes des prestations
touchées par l'agent.

Date de fin future de paiement


de la prestation (sauf
prolongation entre-temps).

Aperçu de la carte « 9F » (Fin de prestation allocataire)

Utilisations courantes :

La carte « 9F » permet d’indiquer la date de fin de paiement pour l’APE. Cette date (généralement date
d’ouverture + 6 mois), permet à la T.G. de suivre un échéancier et de demander, en temps et en heure, les
justificatifs nécessaires au maintien du paiement. Si ces justificatifs sont fournis avant la date limite,
seule une carte « 9F » sera nécessaire pour prolonger le paiement. Dans le cas contraire, il faudra recréer
la prestation par carte « 9E », puis faire une « 9F ».
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 67 / 142

4.1.21. La carte « 9G »
Le numéro d’ordre est utilisé
pour identifier les naissances
multiples. Dans les autres cas,
les enfants ont tous le numéro
« 1 ».

La date de fin n’est pas saisie


(elle n’est utilisée que pour des
rappels bornés dans le passé).

Aperçu de la carte « 9G » (Enfants)

Utilisations courantes :

La carte « 9G » peut être utilisée lors de la création d’un enfant, modification du code enfant
(notamment à partir de 16 ans, pour justifier la poursuite d’une activité scolaire)

Attention :

Une fois la prise en charge de l'enfant enregistrée par la T.G., la date de naissance et le numéro d'ordre ne
peuvent plus être modifiés. En cas d'erreur constatée sur ces zones, l'enfant doit être neutralisé avec le
code enfant « 97 », puis recréé avec les informations correctes.

Remarque :

Sur carte « 9G » (Enfants), la correspondance « Date de naissance » / « Code enfant » est vérifiée pour
éviter toute erreur de saisie :

Vérification de la saisie sur carte « 9G »


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 68 / 142

4.1.22. La carte « 9H »

Cadre identifiant l’enfant


concerné par la prestation.

La zone « montant » n’est


remplie que pour le mode de
calcul « précalculé » (très
rarement utilisé).

La « date de fin » n’est pas


saisie (elle n’est utilisée que
pour des rappels bornés dans
le passé).

Aperçu de la carte « 9H » (Prestation enfant)

Utilisations courantes :

La carte « 9H » permet de notifier les prestations enfants : ouverture (ou fermeture) du droit à l’AES et à
l’ASF, régularisation de l’allocation de rentrée scolaire si celle-ci ne s’est pas déclenchée automatiquement
(enfants à partir de 16 ans). Le paiement est également subordonné à l’ouverture du droit aux
prestations familiales par la carte « 9C » et à la transmission des ressources (pour l’ARS).

Modes de calcul :

A chaque prestation est attaché un mode de calcul, la T.G. effectue ensuite le calcul du montant à payer
(ainsi que les revalorisations ultérieures) :

- Allocation de rentrée scolaire (code 56) : mode de calcul « 01 » ;


- Allocation de soutien familial (code 57) : code « 02 » (cas général d’une personne qui élève seule ses
enfants) ou « 03 » (personne qui élève un enfant orphelin de ses 2 parents) ;
- Allocation d’éducation spéciale (code 58) : codes « 04 » à « 07 » selon le handicap de l’enfant.

Remarque :

A la différence de la carte « 9E » qui gère les prestations qu’on ne peut toucher qu’une fois, la carte « 9H »
est attachée à un enfant et peut être créée autant de fois qu’il y a d’enfants concernés.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 69 / 142

4.1.23. La carte « 9J »

Le prénom, la date de
naissance et le numéro
d'ordre de l'enfant concerné
sont remplis automatiquement
après avoir choisi dans la liste
des enfants de l'agent...

La date de fin (de l’enfant, et


non de la prestation) n’est
utilisée que pour les stages de
formation professionnelle (code
enfant « 08 »)...

Aperçu de la carte « 9J » (Fin de prestation enfant)

Utilisations courantes :

La carte « 9J » permet d’indiquer la date de fin de paiement pour l’AES et l’ASF. Cette date
(généralement date d’ouverture + 6 mois), permet à la T.G. de suivre un échéancier et de demander en
temps et en heure les justificatifs nécessaires au maintien du paiement. Si ces justificatifs sont fournis
avant la date limite, seule une carte « 9J » sera nécessaire pour prolonger le paiement. Dans le cas
contraire, il faudra recréer la prestation par carte « 9H », puis faire une « 9J ». La carte « 9J » est donc
l’équivalent pour la carte « 9H », de la carte « 9F » pour la carte « 9E »...

4.1.24. La carte « 9N »
La prestation à régulariser
peut être une prestation
allocataire (codes < 50) ou une
prestation enfant (codes > 50).

Aperçu de la carte « 9N » (Rappel précalculé)


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 70 / 142

Utilisations courantes :

Les calculs liés aux rappels sont effectués automatiquement lorsque les dates d’effet des modifications
introduites dans les fichiers des allocataires sont égales ou postérieures à la date de prise en charge du
dossier. Les cartes « 9N » ne doivent dès lors être utilisées que pour effectuer des régularisations :

- Pour des rappels antérieurs à la date de prise en charge du dossier de l’allocataire ;


- Pour des rappels postérieurs à cette date, nécessaires pour rectifier des erreurs que le calcul
automatique ne prendrait pas en compte.

Attention :

Ce mouvement permet des régularisations en mode précalculé sur les prestations familiales. Il ne doit être
utilisé que très exceptionnellement, sur demande de la T.G !

4.1.25. La carte « R8 »

Aperçu de la carte « R8 » (Correction de l’indemnité exceptionnelle)

Utilisations courantes :

Ce mouvement permet de notifier des rémunérations hors-paie (sans générer de paiement) pour mettre à
jour les bases de calcul de l’indemnité exceptionnelle « 0489 » (qui permet de compenser le transfert des
cotisations maladie vers la CSG).
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 71 / 142

4.1.26. La carte « AA »

Le numéro de dossier
comptabilise le nombre de
cartes « 00 » effectuées sur le
mois en cours (il en faut une
par avance).

Montant net en euros de


l'avance à payer.

Le code VB, qui a déjà été


saisi lors de la prise en charge
de l'agent, est reporté de façon
automatique lors de l'appel du
nom de l'agent.

Aperçu de la carte « AA » (Avances automatiques)

Utilisations courantes :

La carte « AA » est utilisée pour le paiement des avances, notamment en cas de prise en charge tardive.
Transmise à la T.G. par le biais d’une disquette séparée, la carte « AA » remplace les traditionnelles
demandes d’avances sur papier.

Edition de la liste des cartes « AA » en cours :

Le bouton « impression », situé à droite du bouton « carte AA », permet d’imprimer la liste des cartes
« AA » du mois. Lorsque vous lancez cette option pour la première fois du mois, WIN-PAIE vous demande
de choisir un ordre de tri (alphabétique ou Insee) et vous affiche dès lors l’état correspondant :

Edition de la liste des avances


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 72 / 142

Si une première disquette d’avances a été générée et transmise à la T.G., WIN-PAIE vous permet alors de
n’afficher qu’une partie des mouvements saisis :

Choix des avances à éditer

L’option « Toutes les avances » permet d’éditer l’ensemble des avances du mois tandis que l’option
« Uniquement les nouvelles avances » se concentre uniquement sur les mouvements « AA » créés
depuis le dernier envoi à la T.G. (cette option permet de vérifier les nouveaux mouvements saisis). En cas
de besoin, les mouvements transférés à la T.G. peuvent être imprimés a posteriori par le biais de l’option
« Les avances transférées à une certaine date ».

Génération de la disquette d’avances :

Le bouton « disquette », situé à droite du bouton « carte AA », permet de générer la disquette d’avances à
destination de la T.G. :

Génération de la disquette d’avances


Au moment de l’écriture de la
disquette d’avances, il est
possible de choisir le mois de
paie sur lequel les avances
seront récupérées.

Attention :

La disquette ne doit être générée qu’une fois les opérations d’écritures et de vérifications achevées !

En règle générale, la T.G. ne souhaite recevoir qu’une seule disquette d’avances. L’option « Toutes les
avances » est alors sélectionnée et le « numéro de remise de la disquette » a pour valeur « 01 ».
Toutefois, en cas de nécessité, WIN-PAIE vous permet d’échelonner les envois. Pour cela, il vous suffit de
ème
choisir « Uniquement les nouvelles avances » à partir de la 2 disquette et d’incrémenter le compteur
ème
de remise. La 3 option (« Les avances transférées à une certaine date ») permet de générer de
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 73 / 142

nouveau une disquette déjà transmise à la T.G. (ceci peut par exemple être intéressant en cas de support
défectueux). Pour refaire la disquette, il vous suffit d’indiquer le numéro de remise correspondant et la
date à laquelle cette disquette avait été écrite initialement.

Gestion manuelle des avances :

Si vous ne souhaitez pas saisir les avances par le biais des cartes « AA », celles-ci peuvent également
être imprimées et transmises manuellement. Pour accéder à cette fonctionnalité, il vous suffit de cliquer sur
le bouton « Avance » du menu de « Requêtes Pré-programmées » comme l’indique la figure ci-dessous :

Accès à la fonctionnalité d’édition du document de demande d’avance

Après la prise en charge d’un agent, ce bouton permet en cas de besoin l’édition du document de
demande d’avance. Ce document sera alors pré-rempli avec les données saisies au cours de la prise en
charge.

Exemple :

Edition du document de demande d’avance


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 74 / 142

4.1.27. La carte « 60 »

Cette zone, destinée à avertir


le gestionnaire que l'agent
concerné est à temps partiel,
est remplie automatiquement
au moment du choix du nom de
l'agent.

Cette zone permet d'indiquer


pour les agents à temps partiel
si la retenue doit être ou non
proratisée en conséquence.

Nombre de jours (trentièmes)


à retenir.

Importation de la liste des


agents depuis un fichier Excel.

Aperçu de la carte « 60 » (Retenue de jours de grève)

Utilisations courantes :

La carte « 60 » peut être utilisée pour effectuer la retenue des jours de grève. Transmise à la T.G. par le
biais d’une disquette séparée, la carte « 60 » peut venir remplacer efficacement l’utilisation des états
papier et des cartes « 20 ».

Remarques :

La saisie du nombre de jours de grève doit être effectuée de manière groupée, chaque page
correspondant à une période donnée (Année + Mois) et faisant l’objet d’un fichier séparé. Le montant de la
retenue à effectuer est calculé automatiquement par la T.G.

La retenue grève est calculée sur le traitement plein. Si elle doit être modulée pour tenir compte du travail à
temps partiel de l’agent, la lettre « P » (proratisation) est portée dans la zone « Prorata ».

Pour définir la liste des agents grévistes, vous avez la possibilité de saisir les différents noms les uns à
la suite des autres ou d’importer l’ensemble des agents concernés depuis un fichier Excel. Dans ce
cas, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une requête pré-programmée
dans WIN-PAIE puis de modifier le fichier Excel afin de ne garder que les informations essentielles (pour
être accepté par l’application lors de l’importation, ce fichier Excel doit comporter au minimum les colonnes
« Insee », « Nom », « Date effet » ou « Date d’effet », « Carte », « Nb jours » et « Prorata » - voir page
90 et suivantes la description de l’outil d’importation de mouvements depuis un fichier Excel).
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 75 / 142

Liste des différentes options disponibles :

Création d’une nouvelle ligne.

Suppression de la ligne courante.

Suppression de toutes les saisies pour la période en cours.

= Importation des saisies depuis un fichier Excel.

Impression des cartes « 60 » en cours (une page par période).

Génération de la disquette de grève (un fichier par période).

Liste des différentes options disponibles

Edition de la liste des cartes « 60 » en cours (une page par période) :

Le bouton « impression » permet d’imprimer la liste des cartes « 60 » du mois. Lorsque vous lancez
cette option, WIN-PAIE vous demande de choisir un ordre de tri (alphabétique ou Insee) et vous affiche
dès lors l’état correspondant :

Edition des mouvements de précompte grève


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 76 / 142

Génération de la disquette de grève (un fichier par période) :

Le bouton « disquette » permet de générer la disquette de précompte grève à destination de la T.G. :

Après avoir indiqué le numéro de


remise, la disquette est générée
avec un fichier séparé pour chaque
période de grève. Le compte rendu
en fin d’écriture permet de vérifier
la validité du fichier (notamment
le nombre de lignes de grève).

Génération de la disquette de grève

L’effacement de l’ensemble des saisies de grève est ensuite proposé. En cas de réponse positive, la
disquette ne pourra plus être ré-écrite, à moins d’effectuer la ressaisie complète des données :

Proposition d’effacement des mouvements de grève saisis


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 77 / 142

4.2. Mouvements collectifs


4.2.1. Saisie groupée d’indemnités
En cas de saisie d'indemnités répétitives, une saisie groupée permet de saisir les montants
correspondants, sans passer par le programme de saisie individuelle des cartes « 05 », « 20 » ou « 22 »,
puis de les transférer vers le fichier des cartes. Dès lors, le temps de préparation de la paie s’en trouve
optimisé.

Saisie groupée d’indemnités

Module de saisie :

La saisie s'effectue indemnité par indemnité. Il est possible de saisir plusieurs sommes pour un même
agent et pour une même indemnité :

Chaque ligne créée ou


modifiée est validée à la sortie
du champ « Libellé » (action
de « tabulation »).

La combo « saisies en
cours » permet de visualiser la
liste des indemnités pour
lesquelles des saisies sont en
cours et n’ont pas encore été
transférées.

Aperçu du module de saisie


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 78 / 142

Attention :

Les cartes ne sont créées qu’au moment du transfert (c’est à ce moment que l’on décidera de créer des
cartes « 05 », « 20 » ou « 22 »). Les saisies groupées en cours sont stockées dans un fichier
intermédiaire, qui sera vidé au fur et à mesure du transfert des cartes.

Cas du calcul du trentième de grève :

Dans le cas de saisie de retenues de grève en saisie groupée (code « 0930 ») avec le mode de calcul
« B », le programme propose le montant journalier en fonction de l'indice de l'agent (un trentième du
montant du traitement brut). Les retenues pour faits de grève peuvent également être effectuées par les
DIT par le biais de l’envoi de cartes « 60 » ou à partir d’états informatiques qu’ils communiquent aux
services gestionnaires et que ces derniers leur retournent, dûment annotés.

Saisie massive des indemnités :

Pour définir la liste des indemnités à verser, vous avez la possibilité de saisir les différentes informations
(nom, temps partiel, mode de calcul, etc.) les unes à la suite des autres ou d’importer l’ensemble des
indemnités depuis un tableur quelconque (généralement Excel).

Le bouton « Import » permet de travailler selon ce deuxième principe puisqu’il permet d’intégrer
massivement, dans WIN-PAIE, les données contenues dans un fichier .xls ou .txt :

Utilisation du module d’import


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 79 / 142

Importation d’un fichier Excel (.xls) :

Pour être reconnu par WIN-PAIE lors de l’importation, le fichier Excel d’indemnités que vous souhaitez
créer doit respecter les en-têtes de colonne suivants (ces en-têtes doivent être saisis sur la première ligne
du fichier) :

« Insee » Code Insee + NPC des agents.

« Nom » Nom et Prénom des agents.

(Une au moins de ces 2 colonnes est obligatoire. Si les codes Insee ne sont pas fournis, la recherche s’effectuera sur
une égalité parfaite « nom et prénom », les éventuels homonymes seront rejetés)

« Montant » Montant de l’indemnité (obligatoire).

« Libellé » Libellé complémentaire (facultatif).

« Unités » Nombre d’unités (à utiliser en cas de mode de calcul « B »).

Pour créer le fichier Excel, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une requête
pré-programmée issue de WIN-PAIE puis, dans un deuxième temps, de le modifier afin de ne garder que
les informations nécessaires à l’importation (voir ci-dessus).

Initialisation du fichier Excel d’indemnités

Une fois le fichier créé, il ne reste plus qu’à l’importer dans l’application par le biais du bouton « Import » :
Permet d’indiquer le fichier à
récupérer, sans avoir à saisir
manuellement la totalité de
l’arborescence
(exemple :
C:\TEMPORAI\RAPPEL_DEP.XLS)

Intégration d’un fichier Excel (.xls)


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Une fois les indemnités importées, celles-ci peuvent être consultées ou modifiées à partir de la fenêtre
principale de l’outil de saisie groupée :

Indemnité importée depuis Excel

Importation d’un fichier Texte (.txt) :

Selon le même principe, vous pouvez également importer les indemnités depuis un fichier Texte (la
tabulation devra alors être utilisée pour séparer chacun des champs).

Remarque :

Pour choisir un autre format qu’Excel, il suffit de cliquer sur le bouton d’aide et de sélectionner le format
correspondant au fichier à importer :

Ce bouton va permettre d’indiquer dans WIN-


PAIE le format des informations à récupérer.
Il est possible de créer plusieurs formats.

Dès lors, à chaque importation, le format


correspondant au fichier à importer vous sera
demandé.

Sélection du format correspondant au fichier à importer


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 81 / 142

Le fichier à importer peut alors être décrit en complétant les zones correspondantes :

Ces zones contiennent les numéros de


colonne dans lesquelles les informations
nécessaires pourront être trouvées (la
zone « libellé complémentaire » est
facultative).

La zone « code indemnité » peut


contenir un numéro de colonne ou
directement le code indemnité si celui-ci
est commun à l’ensemble du tableau.

Description du format

Selon le même principe que celui développé pour l’importation d’un fichier Excel, le fichier Texte importé
dans WIN-PAIE pourra dès lors être consulté dans l’application et les informations pourront être vérifiées
ou modifiées si nécessaire.

Importation à partir d’une liste prédéfinie :

Pour créer massivement la liste des indemnités à verser, il est également possible d’utiliser les listes
prédéfinies dans WIN-PAIE. Celles-ci sont accessibles par le biais du bouton « Liste » :

Utilisation des listes prédéfinies

Si l’option « Tous les agents » est cochée, l'ensemble du personnel en activité (avec un régime de
rémunération inférieur à « 90 ») défile à l'écran par ordre alphabétique. Il suffit dès lors, pour chaque agent,
de choisir entre saisir une somme ou passer à l'agent suivant (par le bouton « suivant »).
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 82 / 142

Remarque :

Cette option n’est intéressante que si une part importante du personnel est concernée par la saisie à
effectuer…

La saisie peut aussi s'effectuer selon une sélection d’agents :

- Agents d’un département ;


- Agents d’un code poste ;
- Agents percevant une certaine indemnité ou retenue ;
- Liste préalablement mémorisée (avec le bouton « sve Liste »).

Exemple de sélection :

Changement du taux de l’indemnité de chaussures (code 0029) : comment faire défiler tous les agents
bénéficiant de cette indemnité pour leur saisir le nouveau taux, puis le montant du rappel éventuel (cet
exemple pouvant être reproduit pour d'autres indemnités) :

- Saisie du nouveau taux :


 Choisir le mode de saisie « Un code indemnité perçu par les agents » = 0029
 Entrer le nouveau montant sur la première ligne. Celui-ci sera proposé pour la ligne suivante pour
en éviter la recopie si le taux est le même ; les agents à temps partiel sont signalés par les lettres
« TP »
 Lors du transfert, bien spécifier qu'il s'agit de cartes « 05 » de modification d'indemnités

- Saisie du rappel :
 Relancer le programme de saisie avec les mêmes options en saisissant cette fois le montant du
rappel, ainsi qu’un libellé explicatif
 Lancer le transfert (création cette fois de cartes « 20 »)

Liste des différentes options disponibles :

Importation des saisies depuis un fichier Excel ou Texte.

Sélection d’une liste prédéfinie d’agents.

Accessible uniquement en mode de saisie par liste, permet de passer l’agent en cours.

Création d’une nouvelle ligne. La saisie s'effectue par appel des noms sans sélection
préalable. La saisie peut être effectuée en plusieurs fois (les personnes déjà saisies
s’affichent à l’entrée dans le programme)

Ignore la ligne en cours de saisie sans validation (retour sur le nom de l’agent).
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 83 / 142

Suppression de la ligne courante.

Suppression de toutes les saisies pour l’indemnité en cours.

Passage à une autre indemnité (possible également par la combo « saisies en cours » ;
à noter que les lignes de saisie sont validées au cours de la saisie au moment du passage
à la ligne suivante).

Retour au menu général de l’application.

Sauvegarde de la liste des agents saisis pour l’indemnité en cours (un nom devra lui être
donné). Cette liste pourra être ensuite réutilisée pour une autre saisie (exemple : saisie de
la contribution de solidarité pour tous les agents pour lesquels on vient de saisir des
indemnités d’enseignements).

Permet de modifier en une seule fois tous les libellés complémentaires (celui-ci est souvent
le même pour toute la saisie).

Affiche le total des sommes saisies.

Recherche d’un nom dans la liste saisie.

Impression de la liste des sommes saisies pour l’indemnité en cours ; le critère de tri de
cette liste peut être choisie par l’utilisateur (code poste, département,
ordre alphabétique…).

Impression de la liste de toutes les saisies groupées en cours (séparées par code
indemnité).

Transfert des indemnités vers les cartes « 05 », « 20 » ou « 22 ».

Liste des différentes options disponibles

Transfert des indemnités vers les cartes correspondantes :

Une fois les indemnités saisies (ou importées) et vérifiées, celles-ci peuvent être transférées vers les cartes
correspondantes. Le bouton « Transfert » permet ainsi d’effectuer un transfert indemnité par indemnité.
Des cartes seront alors générées et les saisies sont effacées du fichier intermédiaire de saisies groupées.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 84 / 142

Pour les cartes « 05 », il faut indiquer


si les montants saisis correspondent
à la modification d'indemnités déjà
existantes pour les personnes
considérées ou à la création
d'indemnités permanentes pour
ces personnes.

Choix du type de cartes à créer

Selon le type de cartes créées, des informations complémentaires seront ensuite demandées :

- « code origine » pour les cartes « 20 » ;


- « périodicité » pour les cartes « 05 » ;
- « date d’effet » pour les cartes « 22 ».

Une fois ce choix validé, les cartes correspondantes seront générées à partir de la table d’indemnités et les
saisies seront effacées du fichier intermédiaire de saisies groupées.

4.2.2. Indemnités prédéfinies permanentes


En cas de saisie d’indemnités dont les bénéficiaires sont régulièrement les mêmes, l’outil de saisie
groupée présente l’inconvénient d’obliger le gestionnaire à ressaisir les mêmes informations à chaque
nouvelle échéance. C’est pourquoi il existe également dans WIN-PAIE une fonctionnalité vous permettant
de créer des listes dont le contenu ne sera pas effacé au moment du transfert. Lors du paiement
suivant, seules les modifications seront à saisir dans la liste d’indemnités, ce qui engendrera un gain de
temps important lors de la préparation de la paie.

Accès aux indemnités prédéfinies permanentes


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 85 / 142

Attention :

Le principe de fonctionnement de l’outil « indemnités prédéfinies permanentes » reste très proche de celui
de « saisie groupée ». Ainsi, les cartes ne seront créées qu’au moment du transfert et les saisies en cours
seront stockées dans un fichier intermédiaire. Toutefois, l’utilisation des « indemnités prédéfinies
permanentes » présente une différence majeure avec la « saisie groupée » puisque le fichier
intermédiaire ne sera pas vidé au moment du transfert des cartes et pourra être réutilisé a
posteriori.

Comment créer une nouvelle indemnité prédéfinie permanente ?

Lorsque vous souhaitez créer une nouvelle indemnité prédéfinie permanente, il vous suffit de cliquer sur le
bouton « Codifications » situé en bas de l’écran de sélection d’indemnité et, dans la nouvelle fenêtre
proposée à l’écran, de compléter chacun des champs proposés (code, libellé, code indemnité, code
carte…) avant d’enregistrer votre saisie par le biais du bouton « Valider ».

Identification de l’indemnité.

Code de l’indemnité.

Numéro de chapitre
correspondant (facultatif).

Type de carte d’indemnités à


générer.

Un en-tête et un en-pied
peuvent être définis pour
l’impression d’un justificatif.

Codification d’une indemnité prédéfinie permanente


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 86 / 142

Remarques :

Si les différents champs proposés ne sont pas « vides » au moment où vous souhaitez créer une nouvelle
indemnité, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Ignore » pour réinitialiser l’affichage. Vous pourrez dès
lors compléter chacun des champs (code, libellé, code indemnité, code carte…) avant d’enregistrer votre
saisie par le biais du bouton « Valider ».

Le « code calcul » 99 (utilisable pour les cartes « 05 » ou « 22 ») permet de générer automatiquement la


liste des agents qui touchent l’indemnité.

Exemple :

Modification des indemnités de déplacements : si tout le monde est concerné, la création d’une liste suivant
ce modèle permet d’obtenir la liste des personnes touchant cette indemnité, puis de modifier les montants
sans être obligé d’appeler les agents par leur nom :

Génération automatique de la liste des agents (pour cartes « 05 » et « 22 »)

Une fois la création de la nouvelle indemnité achevée et validée, vous pouvez alors quitter l’écran de
codification et revenir à la fenêtre de sélection d’indemnité :

Ecran de sélection des indemnités prédéfinies permanentes


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 87 / 142

Sur cette fenêtre, choisissez l’indemnité nouvellement créée et saisissez, à partir du nouvel écran proposé,
les différentes informations (nom, temps partiel, mode de calcul, etc.) concernant les indemnités à
verser :

Module de saisie des différentes indemnités

Saisie massive des indemnités :

Comme pour l’outil de « saisie groupée », l’initialisation du tableau d’indemnités peut être réalisée à partir
d’un fichier Excel contenant l’ensemble des indemnités à payer. Dans ce cas, l’importation des données
depuis Excel doit être réalisée au moment de la création de l’indemnité prédéfinie permanente par le biais
du bouton « Codifications » (une fois l’importation achevée, un clic sur le bouton « Valider » validera alors
la création de l’indemnité ainsi que l’importation des données depuis Excel) :

Utilisation du module d’import


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 88 / 142

Pour être reconnu par WIN-PAIE lors de l’importation, le fichier Excel d’indemnités que vous souhaitez
créer doit respecter les en-têtes de colonne suivants (ces en-têtes doivent être saisis sur la première ligne
du fichier) :

« Insee » Code Insee + NPC des agents.

« Nom » Nom et Prénom des agents.

(Une au moins de ces 2 colonnes est obligatoire. Si les codes Insee ne sont pas fournis, la recherche s’effectuera sur
une égalité parfaite « nom et prénom », les éventuels homonymes seront rejetés)

« Montant » Montant de l’indemnité (obligatoire).

« Libellé » Libellé complémentaire (facultatif).

« Unités » Nombre d’unités (à utiliser en cas de mode de calcul « B »).

Pour créer le fichier Excel, le plus simple est de récupérer les informations nominatives depuis une requête
pré-programmée issue de WIN-PAIE puis, dans un deuxième temps, de le modifier afin de ne garder que
les informations nécessaires à l’importation (voir ci-dessus).

Remarque :

Pour éviter d’avoir à saisir les différents montants, vous pouvez également créer votre fichier Excel à partir
de la requête « Bullet. Paie » > « Statistique par code élément ». Si les bulletins de paie ont
correctement été chargés dans WIN-PAIE, cette requête vous générera directement la liste des agents
ayant touché l’indemnité lors du dernier paiement ainsi que les sommes correspondantes.

Génération automatique de la liste des agents ayant touché l’indemnité lors du dernier paiement

Liste des différentes options disponibles :

Création d’une nouvelle ligne. La saisie s'effectue par appel des noms sans sélection
préalable. La saisie peut être effectuée en plusieurs fois (les personnes déjà saisies
s’affichent à l’entrée dans le programme)

Suppression de la ligne courante.

Suppression de toutes les saisies pour l’indemnité en cours.


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 89 / 142

Retour au menu général de l’application.

Permet de modifier en une seule fois toutes les zones « Nombre d’unités ».

Permet de modifier en une seule fois toutes les zones « Montant » (dans le cas
d’indemnités à taux fixe).

Permet de modifier en une seule fois tous les libellés complémentaires (celui-ci est
souvent le même pour toute la saisie).

Impression de la liste des sommes saisies pour l’indemnité en cours.

Transfert vers les cartes d’indemnité. Le tableau en cours restera en mémoire et pourra
être exploité lors du prochain paiement.

Utilisation d’une formule de calcul pour la revalorisation de la liste


(exemple : en cas d’augmentation de 2%, la formule « *1,02 » modifiera d’un coup
toutes les sommes saisies).

Si le code de calcul = « 99 » : pour les cartes « 05 » ou « 22 », la liste des agents


percevant actuellement cette indemnité va se générer automatiquement.

Si le code de calcul est lié à un barème : calcul automatique des montants unitaires
individuels en fonction du barème en vigueur.

Liste des différentes options disponibles

Transfert des indemnités vers les cartes correspondantes :

Une fois les indemnités saisies (ou importées) et vérifiées, celles-ci peuvent être transférées vers les cartes
correspondantes. Le bouton « Transfert » permet ainsi d’effectuer un transfert indemnité par indemnité.
Les cartes correspondantes seront alors générées mais les saisies resteront en mémoire dans le fichier
intermédiaire et pourront être exploitées lors d’un prochain paiement.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 90 / 142

4.2.3. Importation de mouvements (fichier Excel)


Les outils « saisie groupée » et « indemnité prédéfinie permanente » étant exclusivement réservés aux
indemnités (cartes « 05 », « 20 », et « 22 »), une troisième fonctionnalité est également mise à votre
disposition dans WIN-PAIE afin d’importer massivement, depuis un simple fichier Excel, tout type de
mouvement.

Accès au module d’importation de mouvements

Pour être reconnu par WIN-PAIE lors de l’importation, le fichier Excel que vous souhaitez créer doit
respecter les en-têtes de colonne suivants (ces en-têtes doivent être saisis sur la première ligne du fichier) :

Code Zone
Intitulé de la colonne Désignation
Carte Obligatoire
Insee Code Insee + NPC Oui
Nom ou Nom, prénom Nom et prénom de l’agent Toutes
Carte Code de la carte à générer Oui

Date effet ou Date d’effet Date d’effet de la carte Oui


Code grade Code grade
Echelon ou Ech. Echelon
Indice ou Ind. Indice
ZR Code zone de résidence 01
Code gestion Code gestion (administration + dép.)
Dep poste ou Département Département du poste
Code poste Code poste
Versement ou PT Code versement de transport
Libellé poste Libellé du poste

Date effet ou Date d’effet Date d’effet de la carte Oui


IFS Code indemnité forfaitaire supplémentaire
SFT Code supplément familial de traitement 02
IDA Code indemnité difficulté administrative
Code SS ou SS Code sécurité sociale
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 91 / 142

Mutuelle Code mutuelle


Retraite Code retraite complémentaire
Régime Code régime de rémunération
Statut Code statut
VB Code ventilation budgétaire 02
Fin sit ou FS Code fin de situation (suite)
Date FS Date de fin de situation
CCP Libellé cessation de traitement
Ind PC ou Ind P.C Indice de pension civile
NBI ou N.B.I Nouvelle bonification indiciaire

Code opération ou opération Code opération Oui


Retenue Code indemnité ou retenue Oui
Code périodicité ou périodicité Code périodicité (1 par défaut)
Mode de calcul ou MC Code mode de calcul (A par défaut) 05
Nombre d’unités ou NBU Nombre d’unités Selon MC
Montant Montant Selon MC

HJV Code Heure/Journée/Vacation Oui


Nb paiement Nombre de paiements Oui
Nombre d’unités ou NBU Nombre d’unités
Montant Montant unitaire
Rappel 1 : NBU Rappel 1 : Nombre d’unités
Rappel 1 : Montant Rappel 1 : Montant unitaire 07
Rappel 2 : NBU Rappel 2 : Nombre d’unités
Rappel 2 : Montant Rappel 2 : Montant unitaire
Rappel 3 : NBU Rappel 3 : Nombre d’unités
Rappel 3 : Montant Rappel 3 : Montant unitaire

Grade particulier Libellé grade particulier 19 Oui

Code origine ou origine Code origine (1 par défaut)


Retenue Code indemnité ou retenue Oui
Sens Code sens (0 par défaut)
Mode de calcul ou MC Code mode de calcul (A par défaut) 20
Nombre d’unités ou NBU Nombre d’unités Selon MC
Montant Montant Selon MC
Libellé Libellé complémentaire

Date origine Date d’origine (mois de paie par défaut)


Nbh <=14 Nombre d’heures (14 premières heures)
Nbh >14 Nombre d’heures (au-delà de 14)
Nbh JF Nombre d’heures dimanches / jours fériés 21
Nbh nuits Nombre d’heures de nuits
Indice origine Indice d’origine
TP ou T.P. « P » si personne à temps partiel

Retenue Code indemnité ou retenue Oui


N° ordre ou No ordre Numéro d’ordre
Date effet ou Date d’effet Date d’effet Oui
Code paiement ou paiement Code paiement (1 par défaut) 22
Code taux Code taux
Donnée A Donnée A
Donnée B Donnée B
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 92 / 142

Date origine Date d’origine (mois de paie par défaut)


Hsupp 125% Heures supplémentaires à 125 %
Sens Code sens (0 par défaut)
Hsupp 150% Heures supplémentaires à 150 % 25
Sens 2 Code sens (0 par défaut)
Hsupp 100% Heures supplémentaires à 100 %
Sens 3 Code sens (0 par défaut)

Sens Sens (0 par défaut)


Traitement brut Traitement brut
Indemnité résidence Indemnité résidence
SFT SFT
Pension civile Pension civile
NBI : brut NBI : brut 40
NBI : pension civile NBI : pension civile 41
Imt pc Imt pc 42
Base SS Base SS 45
Cotisation mutuelle Cotisation mutuelle
Ircantec A Ircantec A
Ircantec B Ircantec B
Nbh ouvriers Nbh ouvriers
Forfait Horaire Forfait Horaire

Remarque :

Les mouvements seront reconnus par le biais de l’en-tête de colonne qui sera saisi dans Excel et dont
l’appellation devra être strictement respectée (en dehors de la notion minuscule/majuscule qui n’a pas
d’importance).

Exemple :

Dans le cadre de la LOLF, importation massive de cartes « 02 » pour chacun des agents afin de définir son
nouveau code de ventilation budgétaire :

Pour créer le fichier Excel, le


plus simple est de récupérer
les informations nominatives
depuis une requête pré-
programmée issue de WIN-
PAIE puis, dans un
deuxième temps, de le
modifier afin de ne garder
que les informations
nécessaires à l’importation.

Création du fichier Excel contenant les mouvements « 02 »


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 93 / 142

En respectant les en-têtes indiqués dans le tableau précédent, les colonnes superflues sont supprimées et
3 colonnes sont ajoutées au fichier Excel :

- Carte : code de la carte à créer (« 02 ») ;


- Date effet : date d’effet de la carte (par exemple « 01/01/2005 ») ;
- VB : code de Ventilation Budgétaire.

Remarque :

Excel supprimant automatiquement les zéros non significatifs, le « 02 » saisi dans la colonne Carte se
transforme en « 2 ». Cette modification apportée par Excel n’est pas gênante, WIN-PAIE important
automatiquement les saisies au bon format. Si vous souhaitez visualiser le fichier Excel tel qu’il sera
importé, il suffit de déclarer les colonnes au format « Texte » avant de commencer la saisie.

Transfert vers les cartes correspondantes :

Une fois les mouvements saisis et vérifiés, le fichier Excel peut être enregistré et fermé. Dès lors, les
différentes cartes spécifiées dans le fichier Excel peuvent être créées dans WIN-PAIE. Pour cela, il suffit
d’utiliser la fonctionnalité « Outils » > « Importation de mouvements (fichier Excel) » et d’indiquer où se
trouve le fichier Excel précédemment créé :

Le bouton d’aide permet d’afficher,


pour chaque type de carte, les
intitulés des colonnes à respecter
dans le tableau Excel.

Importation des mouvements créés dans le fichier Excel


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 94 / 142

Dès lors, les cartes correspondantes seront générées et pourront être consultées, modifiées ou
supprimées comme toute carte créée individuellement.

Exemple de liste des mouvements après importation

Suppression de mouvements importés

Si une importation de mouvements a été réalisée par erreur, l’option de « suppression de mouvements
importés » (également disponible dans le menu « outils ») permet de supprimer de manière globale des
cartes qui auraient été importées par erreur :

Suppression des mouvements importés par erreur

Un listing des différentes importations réalisées (carte + date d’importation) sera alors proposé pour
validation.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 95 / 142

5. Modification, tri et édition des mouvements de paie


5.1. Modification des mouvements de paie
Accessible par le biais du bouton « Modif cartes » de la fenêtre principale, ce programme permet de
visualiser l’ensemble des cartes saisies sur le mois de paie en cours pour un agent donné :

Accès au menu « Modif cartes »

Attention :

Si les différentes cartes proposées sur la droite de l’écran permettent de créer un mouvement de paie pour
le transmettre à la T.G., le menu « Modif cartes » ne peut pas être utilisé dans l’optique de créer une carte.
Cette option ne doit être utilisée que pour consulter les mouvements déjà créés sur le mois de paie en
cours !

Si vous sélectionnez l’option « Modif cartes » et que vous saisissez le nom d’un agent dans la zone
« Nom, Prénom », WIN-PAIE vous propose alors successivement les différentes cartes qui ont été créées
pour cette personne. Celles-ci peuvent dès lors être consultées, modifiées, voire supprimées si nécessaire :

En cas de modification, il faut cliquer sur le


bouton « Valider » pour prendre en
compte les modifications.

Le bouton « Détruit » permet de supprimer


le mouvement avant son envoi à la T.G.

Les flèches permettent de consulter la


carte précédente ou suivante de l’agent
(sans validation).

Modification des cartes saisies par un agent


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 96 / 142

Attention :

Les cartes obligatoires lors de la prise en charge ne peuvent être supprimées par le biais du menu « modif
cartes » pour un agent qui vient d'être créé, ceci afin d’éviter un oubli et l’envoi d’une prise en charge
incomplète à la Trésorerie Générale. La prise en charge doit être annulée entièrement par le biais de
l’option « Prise en charge » > « Annuler une prise en charge effectuée sur le mois en cours ». Toutes
les cartes saisies seront effacées et l'agent sera supprimé du fichier PERSONNEL.

5.2. Edition des mouvements de paie


Accessible par le biais du bouton « Edition » de la fenêtre principale, ce programme permet de visualiser
ou d’imprimer l’ensemble des cartes saisies sur le mois de paie en cours :

Accès au menu « Edition »

Pour éditer les mouvements du mois, 3 options vous sont proposées :

- Editer l’ensemble des cartes du mois ;


- Editer les cartes créées ou modifiées depuis la dernière impression ;
- Rééditer la liste à destination de la T.G.

Options d’impression
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 97 / 142

Editer l’ensemble des cartes du mois :

Cette option lance l’édition de l’ensemble des mouvements qui ont été créés depuis le début du mois.
Pour ce faire, WIN-PAIE vous demande de choisir le critère de tri qui vous convient le mieux
(département, poste, alphabétique, Insee…) et affiche alors un aperçu des mouvements correspondants :

Impression de l’ensemble des mouvements du mois

Remarque :

Le critère de tri « uniquement votre code gestionnaire » permet à chaque gestionnaire de n’afficher que
les mouvements qu’il a lui-même saisis dans le mois.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 98 / 142

Editer les cartes créées ou modifiées depuis la dernière impression :

Cette option lance l’édition des mouvements créés depuis la dernière impression. Ceci peut vous
permettre par exemple de vérifier au jour le jour les nouveaux mouvements saisis. Pour ce faire, WIN-PAIE
vous demande de choisir le critère de tri qui vous convient le mieux (département, poste, alphabétique,
Insee…) et affiche alors un aperçu des mouvements correspondants :

Impression des mouvements créés depuis la dernière impression

Attention :

Si vous lancez une première fois cette option, WIN-PAIE vous imprimera tous les mouvements créés
depuis la dernière impression. Si vous tentez de lancer cette option une deuxième fois de suite, ces
mouvements n’apparaîtront plus sur l’aperçu, le logiciel considérant qu’aucun mouvement n’a été créé
depuis la dernière impression.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 99 / 142

Rééditer la liste à destination de la T.G. :

Cette troisième option permet l’impression pure et simple du contenu de la disquette T.G. Ceci peut vous
permettre par exemple de réimprimer le listing T.G. en cas de besoin. Dans ce cas, le critère de tri n’est
pas demandé puisqu’il correspond à celui défini pour le listing T.G.

Remarque :

Si aucune disquette n’a été créée sur le mois de paie, le listing T.G. ne peut être imprimé. Par
conséquent, WIN-PAIE affiche un message indiquant que l’édition du document est impossible :

Message d’erreur si la disquette n’a pas été créée

Edition personnalisée :

Si vous souhaitez affiner les tris proposés pour l’impression des mouvements de paie, WIN-PAIE propose
également une fonctionnalité « Critère personnalisé » vous permettant de définir vos propres critères de
tri :

Accès à l’impression personnalisée

Tout gestionnaire dispose ici de 3 critères de tri à décliner par ordre d’importance et de 2 filtres :

- « Uniquement votre code gestionnaire » : possibilité de n’imprimer que ses propres


mouvements ;
- « Filtrer les mouvements saisis entre » : possibilité de sélectionner les mouvements saisis entre
une « date de début » et une « date de fin ».
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 100 / 142

Exemple :

Impression personnalisée des mouvements de paie

5.3. Utilisation des tris et des exports sous Excel


Accessible par le biais du bouton « Requêtes » de la fenêtre principale, ce programme permet d’effectuer
toutes sortes de recherches sur les dossiers de vos agents et d’extraire les informations souhaitées :

Accès au menu « Requêtes »

Suivant le cas, différents critères de tri peuvent être proposés pour affiner la sélection (Insee,
alphabétique, poste, département, vb…). Le résultat de la requête peut alors être affiché à l’écran,
imprimé ou exporté dans un fichier Texte ou Excel.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 101 / 142

Exemple :

Recherche des personnes bénéficiant de la N.B.I : on trie le résultat par ordre alphabétique et on génère
la requête sous Excel.

Ces boutons permettent de choisir le


mode de présentation du résultat
(voir page suivante).

Export des personnes bénéficiant de la N.B.I sous Excel

Remarque :

Une fois générées sous Excel, les données pourront être retravaillées à loisir grâce aux divers outils
proposés par le tableur (filtres, tris, totaux…) et enregistrées dans le répertoire de votre choix.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 102 / 142

Liste des différents formats d’édition disponibles :

Aperçu avant impression.

Impression directe sur l’imprimante par défaut.

Export vers un fichier Texte nommé Gpfwin.txt et situé dans le répertoire temporaire
(exemple : C:\temporai). Ce fichier pourra ensuite être retravaillé avec un
éditeur quelconque.

Export vers un fichier Excel (voir exemple page précédente).

Remarque :

Chaque aperçu pourra être imprimé à tout moment mais également transformé dans différents formats :

- Document Word ;
- Document Excel ;
- Page Html ;
- Document Pdf ;
- Document Xml ;
- Email (le document est alors inséré en tant que « corps » du message) ;
- Document Pdf joint en pièce jointe d’un email.

Diverses possibilités d’édition de l’aperçu


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 103 / 142

6. Travaux de fin de paie


6.1. Ecriture de la disquette T.G.
Les gestionnaires se dotant de moyens informatiques tels le progiciel WIN-PAIE, les Départements
Informatiques sont de plus en plus souvent contactés pour la transmission des données de paie sur un
support informatique (disquette, CD-ROM, clé USB, email…). Cette transmission, qui s’opère
principalement par l’intermédiaire de l’interface « GEST », permet de fournir à la T.G. des articles de 204
caractères composés des données contenues dans les mouvements de paie.

Accessible par le biais du bouton « Disquette T.G. » de la fenêtre principale, le programme d’écriture de la
disquette T.G. permet de générer le fichier à destination de la T.G. et d’éditer un listing des
mouvements de paie :

Accès au menu « Disquette T.G. »

Remarque :

Le support utilisé par défaut dans WIN-PAIE est la disquette puisqu’il reste aujourd’hui le support le plus
utilisé pour communiquer avec les T.G. Toutefois, à tout moment, vous avez la possibilité de modifier le
chemin d’écriture du fichier T.G. et de le générer sur un autre support que la seule disquette (voir page
20 le paramétrage de la disquette T.G.).

Génération de la disquette de paie :

En règle générale, la T.G. ne souhaite recevoir qu’une seule disquette de paie. L’option « Tous les
mouvements » est alors sélectionnée et le « numéro de remise de la disquette » a pour valeur « 01 » :

Génération de la disquette T.G.


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 104 / 142

Toutefois, en cas de nécessité (demande expresse de la T.G.), WIN-PAIE vous permet d’échelonner les
ème
envois. Pour cela, il vous suffit de choisir « Uniquement les nouveaux mouvements » à partir de la 2
disquette et d’incrémenter le compteur de remise.

Génération des nouveaux mouvements sur la disquette T.G.

ème
La 3 option (« Les mouvements transférés à une certaine date ») permet de générer de nouveau une
disquette déjà transmise à la T.G. (ceci peut par exemple être intéressant en cas de support défectueux).
Pour refaire la disquette, il vous suffit d’indiquer le numéro de remise correspondant et la date à laquelle
cette disquette avait été écrite initialement.

Nouvelle génération de la disquette T.G.

Attention :

La disquette ne doit être générée qu’une fois les opérations d’écritures et de vérifications achevées ! Il
est également indispensable de tenir compte de l’échéancier déterminé par la T.G.

Une fois l’écriture de la disquette terminée, une fenêtre permet de vérifier le bon déroulement de l’opération
(le nom et la date du fichier créé sont indiqués ainsi que le nombre de mouvements enregistrés sur le
support) :

Finalisation de l’écriture de la disquette


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 105 / 142

Edition du listing T.G. :

Lors de la création de la disquette T.G., WIN-PAIE propose automatiquement l’édition d’un document
référençant l’ensemble des mouvements saisis et transmis sur la disquette. C’est ce qu’on appelle le
listing T.G. Sur celui-ci, les différents mouvements du mois sont triés par ordre alphabétique ou par Insee
(au choix) et des totaux permettent de s’assurer rapidement de la conformité du support. C’est ainsi
qu’apparaissent :

- Le nombre d’articles contenus sur la disquette correspondante ;


er
- La clé de contrôle (somme de deux nombres : les 7 premiers caractères du n° Insee du 1 article
et du dernier article du support correspondant.

Edition du listing T.G.

Ce listing doit être imprimé et joint à l'envoi destiné à la T.G.

6.2. Clôture du mois


Accessible par le biais du bouton « Clôture mois » de la fenêtre principale, ce programme est destiné à
clôturer la paie pour pouvoir passer à la préparation de la paie suivante :

Accès au menu « Clôture mois »


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 106 / 142

Remarque :

La « clôture du mois » permettant de mettre automatiquement à jour WIN-PAIE en fonction des


mouvements saisis dans le mois, il n’est pas nécessaire d’attendre le retour T.G. pour commencer à
préparer la paie du mois suivant !

Attention :

Avant d’effectuer la « clôture du mois », il est toutefois indispensable de s’assurer que la T.G. a bien reçu
et exploité la disquette qui lui a été transmise. En effet, une fois la clôture effectuée, vous ne pourrez plus
générer la disquette du mois !

Afin d’éviter toute anomalie, il est également fortement recommandé que les utilisateurs se déconnectent
de l’application avant que l’administrateur ne procède à la génération de la disquette.

Dès lors, la clôture se décompose en 3 phases qui doivent être lancées successivement :

Lancement de la procédure de clôture du mois

Remarque :

Lorsqu’une des 3 phases a déjà été lancée par l’utilisateur, son numéro est précédé du caractère « X ».

Transfert des cartes vers le fichier PERSONNEL :


ère
Cette 1 étape de la clôture permet de mettre à jour l’ensemble des dossiers qui ont été impactés dans
le mois par un mouvement de paie. Les cartes saisies dans « modif cartes » sont alors effacées et les
historiques sont mis à jour.

Mise à jour des prestations familiales et vacations :


ème
Cette 2 étape est destinée à reproduire les modifications que la T.G. va effectuer de son côté, à
savoir :

- Les prestations familiales dont la date de fin est remplie et antérieure au mois de paie sont
effacées du fichier ;
- Les codes enfants sont éventuellement mis à jour en fonction de leur âge :
o Les enfants de plus de 21 ans sont passés en code enfant « 99 »
o Les enfants atteignant respectivement 16 et 20 ans sont passés en code « 04 » et « 50 »
o Les enfants atteignant 17 ans avec le code « 04 » sont passés en code « 97 »
- Le nombre de paiements (pour les vacataires payés par carte « 07 ») est décrémenté ;
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 107 / 142

- Un listing des modifications effectuées est édité.

Edition des modifications effectuées

Clôture du mois :
ème
Cette 3 et dernière étape clôture définitivement le mois de paie en cours et lance la préparation de la
paie du mois suivant. De plus, les opérations non soldées sur l’agenda sont reportées sur le mois
suivant (voir page 128 l’utilisation de l’agenda dans WIN-PAIE).

6.3. Intégration du retour T.G.


Accessible par le biais du bouton « Retour T.G. » de la fenêtre principale, ce programme est destiné à
assurer la cohérence des données entre WIN-PAIE et l’application paie du TPG :

Accès au menu « Retour T.G. »

Chaque mois et sur demande, le TPG peut vous renvoyer des fichiers « retours », qui assureront la mise à
jour de la base de données. Pour cela, 2 types de retour peuvent être choisis en fonction de vos
contraintes propres :

- Intégration du fichier « LR » (celle-ci doit être réalisée avant la clôture de paie) ;


- Intégration du fichier « J5 » (celle-ci doit être réalisée après la clôture de paie).
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 108 / 142

Remarque :

Si deux types de retour sont proposés dans WIN-PAIE, il est toutefois fortement recommandé d’intégrer le
fichier « J5 », celui-ci étant beaucoup moins contraignant que le fichier « LR » en terme de planning.

Intégration du fichier « LR » :

Le fichier « LR » restitue les modifications intervenues par rapport au fichier initial du gestionnaire. De par
sa structure (il s’agit du fichier des cartes, éventuellement corrigées ou complétées), il ne peut être
importé que si les cartes originelles sont encore en mémoire (donc avant clôture de la paie). Il en résulte
une forte contrainte de planning puisque l’on doit attendre l’arrivée de ce fichier avant de pouvoir clôturer la
paie et commencer la paie suivante :

Intégration du fichier « LR »

Après avoir choisi l’option « intégration du fichier LR », cliquez sur « parcourir » pour indiquer le chemin
d’accès au fichier :

Accès au fichier « LR »

Les modifications apportées par la T.G. sont alors présentées une à une avec, en parallèle, la saisie
initiale faite par le gestionnaire.

Remarque :

Pour ne pas alourdir la procédure, les mouvements validés par la TG ne sont pas présentés.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 109 / 142

Type de retour :
« Modifié », « Ajouté »
ou « Supprimé » (les
mouvements validés ne
sont pas présentés).

Les « *** » précisent les


informations modifiées.

Le traitement des
retours est effectué à
partir du nom saisi
(dernier agent traité,
suite à interruption).

Présentation des modifications apportées par la T.G.

Le retour est accepté : selon Le retour n’est pas La procédure


le cas, le mouvement sera accepté : la base n’est d’intégration
ajouté, modifié ou supprimé pas modifiée, on passe des retours est
dans la base. au mouvement suivant. interrompue.

Le bouton « impression », situé à droite du bouton d’intégration du fichier « LR », permet la mise en


forme et l’impression du fichier des retours. Ceci permet de visualiser sur papier A4 les modifications
apportées par la T.G. Dans ce cas, il n’y a pas de mise à jour automatique de la base de données, celle-ci
doit être faite par le bouton « Modif cartes » (ou par le biais de mouvements « immédiats » si la paie est
déjà clôturée) :

Edition du fichier « LR »

Intégration du fichier « J5 » :

Le fichier « J5 » contient les fiches de liaison des agents. De part son contenu, il permet d’intégrer les
fiches de liaison du mois dans WIN-PAIE (celles-ci seront alors consultables à partir du menu « Fiche
Personnel » (voir page 42 la consultation des fiches de liaison) et de mettre à jour la base de données.
Cette dernière possibilité supprime la contrainte de temps évoquée avec l’intégration du fichier « LR »
puisque le fichier « J5 » (qui ne contient pas de mouvements mais la situation de l’agent en fin de paie) doit
être chargé après la clôture de la paie et donc alors que la paie suivante est déjà commencée.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 110 / 142

Intégration du fichier « J5 »

En utilisant le fichier « J5 » pour effectuer le retour T.G., la préparation de la paie en devient lissée, ce qui
permet de l’optimiser fortement. Par exemple, voici un exemple de planning que vous pouvez tenir en
intégrant le fichier « J5 » (celui-ci pouvant bien sûr varier selon les mois et les T.G.) :

- 31 mars : génération de la disquette de paie du mois d’avril ;


- 5 avril : clôture de la paie d’avril ;
- Du 5 au 30 avril : saisie des mouvements de la paie de mai ;
- 20 avril : réception et intégration du fichier « J5 » de la paie d’avril, qui va remettre à jour la base
d’avril alors même que la paie de mai est déjà commencée ;
- 30 avril : génération de la disquette de paie du mois de mai ;
- etc.

Après avoir choisi l’option « intégration du fichier J5 », cliquez sur « parcourir » pour indiquer le chemin
d’accès au fichier :

Accès au fichier « J5 »

Les éventuelles modifications apportées à la base de données sont alors listées en fin de chargement :

Listing des corrections apportées à la base de données


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 111 / 142

Le bouton « impression », situé à droite du bouton d’intégration du fichier « J5 », permet d’imprimer, après
leur chargement, l’ensemble des fiches de liaison du mois. Pour cela, il suffira de saisir la « période de
référence » correspondante et l’ensemble des fiches de liaison seront éditées.

Remarque :

Cette impression peut également être réalisée de manière individuelle à partir de la « Fiche Personnel ».

Intégration du fichier « KA » :

Chaque mois, en plus du fichier « J5 » ou « LR », la T.G. peut vous fournir un fichier nommé « KA »
contenant le détail des bulletins de paie de vos agents :

Intégration du fichier « KA »

Attention :

L’envoi régulier des fichiers « KA » ne doit pas se substituer aux doubles papier des bulletins de paie ou
aux microfiches !

Pour intégrer les bulletins de paies dans WIN-PAIE, choisissez l’option « intégration du fichier KA
(bulletins de paie) » puis « chargement des bulletins de paie (fichier KA) » :

Chargement des bulletins de paie


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 112 / 142

Après avoir choisi l’option « chargement des bulletins de paie (fichier KA)», cliquez sur « parcourir »
pour indiquer le chemin d’accès au fichier :

Accès au fichier « KA »

Une fois le fichier chargé, il est possible qu’un listing d’erreurs s’imprime. Il conviendra dès lors de
l’examiner, de créer toutes les rubriques manquantes (voir page 114 la création des rubriques de paie)
et de vérifier la validité des codes Insee si le message d’erreur est « introuvable ».

Remarque :

L’option de chargement d’un fichier « KA » peut être exécutée plusieurs fois. Il conviendra toutefois,
lorsqu’un message d’avertissement apparaîtra à l’écran, de confirmer l’effacement des bulletins de paie
précédemment chargés sur la même période afin d’éviter les doublons.

Une fois le fichier chargé, les bulletins de paie du mois considéré sont définitivement chargés et historisés
dans votre base de données. Ceux-ci peuvent ainsi être consultés par le biais de la « Fiche Personnel »
de chaque agent et être utilisés pour la génération d’un certain nombre de statistiques telles que les
indicateurs disponibles dans le module LOLF.

Le bouton « lecture du fichier BJ », situé à droite du bouton d’intégration du fichier « KA », permet de


mettre à jour WIN-PAIE en cas de rubrique de paie manquante. En effet, ce fichier, envoyé
épisodiquement par les T.G. contient l’intégralité des rubriques de paie et créé automatiquement les
codes éléments manquants.

Intégration du fichier « HD » :

Les cartes « 22 » n’apparaissant pas sur les fiches de liaison et n’étant pas mises à jour par le biais du
fichier « J5 », le fichier « HD » peut également être demandé en complément du fichier « J5 » pour mettre
à jour l’historique des cartes « 22 » (ceci est notamment intéressant pour les administrations utilisant
souvent ce type de cartes) :

Intégration du fichier « HD »
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 113 / 142

Remarque :

Ce fichier contenant l’historique complet des cartes « 22 » effectuées, une intégration mensuelle n’est
pas forcément obligatoire, chaque intégration corrigeant l’intégralité des discordances, y compris sur les
périodes antérieures.

Intégration du fichier « SR » :

Le fichier « SR » permet de mettre à jour la situation d’un allocataire. Compte tenu du fait que la T.G. ne
crée plus d’elle-même de mouvements concernant l’allocataire et ses enfants et que les prestations
familiales ne sont plus gérées par les T.G., ce fichier ne doit pas nécessairement être réintégré chaque
mois comme les fichiers présentés précédemment. Une intégration avec une périodicité à définir avec la
T.G. (annuelle par exemple) pourra être éventuellement envisagée.

Intégration du fichier « SR »

7. Fonctionnalités complémentaires
7.1. Bulletin de paie
Accessible par le biais du bouton « Bullet. paie » de la fenêtre principale, ce module regroupe un certain
nombre de requêtes directement liées au chargement des fichiers « KA » (bulletins de paie) :

Accès au menu « Bullet. paie »


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 114 / 142

7.1.1. Codification
Le bouton « Codification », situé en bas à droite de la fenêtre, permet de créer les rubriques manquantes
éventuellement indiquées sur le listing d’erreurs au moment où vous chargez le fichier « KA » (nouvelles
indemnités, régularisations…) :

Permet la lecture du fichier « BJ »,


envoyé épisodiquement par les T.G., et
qui contient l’intégralité des rubriques
de paie, évitant ainsi les rejets et les
créations manuelles de ces rubriques.
Codification des rubriques de paie manquantes

Pour ajouter ou modifier une rubrique de paie, il suffit de compléter les champs suivants :

- « Code rubrique » : code qui figure sur le bulletin de paie (6 chiffres) ;

- « Libellé de la rubrique » : libellé exact que vous souhaitez voir apparaître sur le bulletin de paie ;

- « Sens » : code qui indique la colonne dans laquelle le montant doit apparaître (la lettre « O »
signifie qu’il s’agit d’une cotisation patronale, indiquée pour information) ;

- « Exclusion assiette RAFP » : permet d’indiquer (par la lettre « O ») la liste des rubriques qui
n’entrent pas dans le calcul de l’assiette ;

- « Prise en compte Assedic » : permet d’indiquer (par la lettre « O ») la liste des rubriques devant
être prises en compte dans les attestations Assedic.

Remarque :

Pour les attestations ASSEDIC, les éléments pris en compte par défaut sont les suivants :

- 101000 : TRAITEMENT BRUT ;


- 102000 : RESIDENCE ;
- 104000 ou 104010 : SFT ;
- 200222 : ALLOCATION DE RECHERCHE ;
- 200373 : IND. MONITORAT. INIT. ENS. SU ;
- 200682 : TRAIT. PERS. HOSPITALO. UNIV.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 115 / 142

7.1.2. Paramètres
Le bouton « Paramètres », situé en bas à droite de la fenêtre, permet de saisir les renseignements
généraux apparaissant sur tous les bulletins de paie et de spécifier le type de présentation souhaité pour
les statistiques par code élément (« L » pour en ligne, « C » pour en colonne) :

Saisie des renseignements généraux du bulletin de paie

Les établissements publics « hors LOLF » ont la possibilité de créer une table de correspondance entre les
imputations T.G. et les comptes PCE afin d’obtenir un suivi de leurs dépenses par compte PCE (voir la
documentation relative aux synthèses LOLF) :

Saisie des correspondances entre codes imputations et comptes PCE

7.1.3. Synthèses LOLF


La documentation relative aux synthèses LOLF fait l’objet d’un manuel spécifique. Celui-ci est disponible
sur l’Espace Clients de notre Site Internet (http://www.cegape.fr).

7.1.4. Retraite additionnelle


La documentation relative à la retraite additionnelle fait l’objet d’un manuel spécifique. Celui-ci est
disponible sur l’Espace Clients de notre Site Internet (http://www.cegape.fr).

7.1.5. Taxe sur salaires


La documentation relative au calcul de la taxe sur salaires fait l’objet d’un manuel spécifique. Celui-ci est
disponible sur l’Espace Clients de notre Site Internet (http://www.cegape.fr).
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 116 / 142

7.1.6. Journal de paie


Le bouton « Journal de paie », situé en bas de la fenêtre, permet d’éditer un document Excel (dont le
niveau de détail est paramétrable) afin de récapituler l’ensemble des éléments de paie intervenus sur un
mois donné :

Paramétrage de la maquette :

Paramétrage de la maquette sous Excel

Les premières colonnes de la maquette contiennent des renseignements d’ordre généraux. Les
colonnes qui n’ont pas d’utilité peuvent être supprimées de la maquette.

Les colonnes suivantes contiennent le détail des éléments de paie que l’on souhaite récapituler :

../..

../..

../..

Affichage des différents éléments de paie


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 117 / 142

Remarques :

Les lignes « 3 » et « 4 » peuvent être utilisées pour saisir le libellé de l’élément de paie choisi.

Le code élément doit être saisi à la ligne « 5 ». Si vous souhaitez réunir plusieurs éléments sur une même
colonne, vous pouvez saisir plusieurs codes indemnité en les séparant par le caractère « / ». De même,
les premiers chiffres d’un code élément peuvent suffire à réunir plusieurs éléments de paie si ceux-ci voient
leur code débuter par la même série de chiffres.

Chaque opération de paie n’est répertoriée qu’une seule fois. Ainsi, si en cellule « AE5 » (« autres
indemnités ») est indiqué le code « 20 », ne seront indiquées dans cette colonne que les opérations
commençant par « 20 » et n’ayant pas été répertoriées dans les colonnes précédentes.

Pour obtenir le total de plusieurs éléments de paie (et donc de plusieurs colonnes), la formule doit être
indiquée en ligne « 6 » (la ligne « 5 » étant dans ce cas laissée vide). Par exemple, la cellule « V6 » (« total
brut ») peut contenir la formule suivante : « =SOMME(N6:S6) » si vous souhaitez effectuer la somme de
tous les éléments de paie déclarés entre les colonnes « N » et « S ».

La colonne « Autres », reconnue par le code fictif « 999999 », contient les éventuels éléments non
répertoriés dans les colonnes précédentes. Dans ce cas, une liste de ces éléments sera proposée lors de
l’obtention du tableau définitif.

Edition du journal de paie :

Une fois le paramétrage effectué, le journal de paie peut être édité sous Excel. Pour cela, il vous suffit de
sélectionner le mois de paie de votre choix puis de cliquer sur le bouton Excel :

Edition du journal de paie sous Excel

Une fois générées sous Excel, les données pourront être retravaillées à loisir grâce aux divers outils
proposés par le tableur (filtres, tris, totaux…) et enregistrées dans le répertoire de votre choix.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 118 / 142

7.1.7. Présentation de quelques requêtes


Outre les modules présentés précédemment, un certain nombre de requêtes directement liées au
chargement des fichiers « KA » (bulletins de paie) sont également mises à votre disposition.

Chargement des bulletins de paie (fichier KA) :

Ce programme permet d’intégrer les fichiers « KA » dans WIN-PAIE (voir page 111 la procédure
d’intégration des fichiers « KA »).

Réédition du listing des rejets :

Ce programme peut être utilisé pour réimprimer, en cas de besoin, la liste des rejets qui ont été relevés
lors de l’intégration du dernier fichier « KA ». Ces rejets peuvent notamment concerner :

- Des codes Insee invalides (si l’agent en question n’est pas présent dans la base de données ou a
changé d’identifiant) ;
- Des codes éléments non trouvés (dans ce cas, la création de la rubrique de paie correspondante
sera nécessaire) ;
- Des totaux incohérents.

Statistiques par code élément :

Ce programme permet d’obtenir un relevé de toutes les sommes payées sur une certaine période au titre
d’un élément du bulletin de paie.

Exemple :

Recherche des personnes ayant perçu le SFT en janvier 2006 : on génère la requête sous Excel.

Ces boutons Accès aux différentes


permettent de rubriques de paie
choisir le mode existantes.
de présentation Export des personnes ayant perçu le SFT sous Excel
du résultat (voir
page suivante).
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 119 / 142

Remarque :

Une fois générées sous Excel, les données pourront être retravaillées à loisir grâce aux divers outils
proposés par le tableur (filtres, tris, totaux…) et enregistrées dans le répertoire de votre choix.

Liste des différents formats d’édition disponibles :

Aperçu avant impression.

Impression directe sur l’imprimante par défaut.

Export vers un fichier Texte nommé Gpfwin.txt et situé dans le répertoire temporaire
(exemple : C:\temporai). Ce fichier pourra ensuite être retravaillé avec un
éditeur quelconque.

Export vers un fichier Excel (voir exemple page précédente).

Remarques :

Chaque aperçu pourra être imprimé à tout moment mais également transformé dans différents formats :

- Document Word ;
- Document Excel ;
- Page Html ;
- Document Pdf ;
- Document Xml ;
- Email (le document est alors inséré en tant que « corps » du message) ;
- Document Pdf joint en pièce jointe d’un email.

Diverses possibilités d’édition de l’aperçu


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 120 / 142

Cette fonctionnalité permet également d’obtenir, le calcul de la cotisation ASSEDIC des agents non
titulaires. En effet, lorsque le code élément « Cours complémentaires Enseignement Supérieur » est
sélectionné, WIN-PAIE propose automatiquement la génération d’un rendu au format Excel :

Calcul de la cotisation ASSEDIC

Apurement des bulletins de paie :

Ce programme permet de supprimer l’historique des bulletins de paie les plus anciens (une date limite
d’apurement est alors demandée par WIN-PAIE). L’historique des bulletins de paie pouvant être aussi
important que vous le souhaitez, cette opération ne devra être utilisée que si l’espace pris par WIN-PAIE
sur le disque devient trop important.

Apurement des bulletins de paie


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 121 / 142

Coût des auxiliaires et des vacataires :

Ce programme permet d’obtenir le calcul du coût total employeur (traitements, primes et charges
patronales) pour les agents ayant un code statut « 22 » (« Auxiliaire de plus de 18 ans ») et « 23 »
(« Personne payée à la vacation »). Le rendu des différents calculs et du total peut être obtenu, au choix,
en aperçu, en impression directe, dans un fichier Texte ou encore dans un fichier Excel.

Ces boutons permettent


de choisir le mode de
présentation du résultat.

Calcul du coût des agents auxiliaires et vacataires


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 122 / 142

Coût total employeur :

Ce programme permet d’obtenir une statistique similaire pour l’ensemble du personnel et par code
gestion. De plus, avant de lancer cette requête, vous pouvez choisir d’afficher le calcul sous la forme d’une
édition globale ou d’une édition détaillée par agent (liste nominative).

…/…

Calcul du coût total employeur


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 123 / 142

Dépenses de rémunération par agent et rubrique (Excel) :

Ce programme permet de générer au format Texte ou Excel une répartition des dépenses du Personnel
par agent et par rubrique de paie.

Dépenses de rémunération par agent et rubrique de paie

Dépenses de rémunération par agent et imputation (Excel) :

Ce programme permet de générer au format Texte ou Excel une répartition des dépenses du Personnel
par agent et par imputation (ou compte PCE).

Cette liste déroulante


permet de choisir
entre une répartition
par imputation ou par
compte PCE.

Dépenses de rémunération par agent et chapitre (ou compte PCE)


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 124 / 142

7.2. Outils
Accessible par le biais du bouton « Outils » de la fenêtre principale, ce module met à votre disposition un
certain nombre de fonctionnalités vous permettant de réaliser des imports ou des exports de fichiers au
format Texte ou Excel :

Accès au menu « Outils »

Exportation de la base : Liste des zones à transférer :

Avant de réaliser un export des fichiers de données, ce programme vous permet de sélectionner la liste
des rubriques que vous souhaitez exporter. Pour cela, chaque zone est identifiée par un « libellé » et un
« numéro d’identifiant » et l’ensemble des zones sont séparées par des virgules :

Sélection des zones à transférer lors de l’exportation des données

Remarque :

Une liste est programmée par défaut. En cas de doute, il est fortement conseillé de la laisser telle quelle et
de supprimer, après exportation, les colonnes inutiles.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 125 / 142

Exportation de la base : Constitution du fichier :

Une fois les rubriques sélectionnées, ce programme peut être utilisée pour constituer le fichier de
données correspondant (« Personnel », « Enfants », « Allocataires », « Prise en charge ») :

Exportation des données

Une fois le fichier choisi, il ne vous reste plus qu’à sélectionner le type de transfert :

- « Tous les agents » : le fichier contient l’ensemble des agents de la base de données ;
- « Les agents uniquement en activité » : le fichier ne contient pas les agents qui ne sont plus en
activité (c’est à dire ceux dont le régime de rémunération est supérieur ou égal à « 90 »).

L’extraction pourra être


récupérée au format
« TEXTE » (dans un
répertoire temporaire)
ou directement sur
« EXCEL ».
Choix du type de transfert

Exemple :

Exportation des données sous Excel


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 126 / 142

Importation de mouvements (fichier EXCEL) :

Voir page 90 et suivantes la procédure d’intégration des mouvements de paie depuis un fichier Excel.

Suppression de mouvements importés :

Voir page 94 la procédure de suppression des mouvements de paie importés depuis un fichier Excel.

Réindexation d’un ou de tous les fichiers :

Ce programme est un programme de maintenance. A ce titre, il ne doit être lancé qu’en cas de problème
d’accès aux fichiers. Pour réindexer un fichier, il vous suffit de le sélectionner dans la liste déroulante et de
cliquer sur le bouton « Normale » (réindexation normale) ou « Compact. » (réindexation avec
compactage) :

Réindexation d’un ou des fichiers de données

Attention :

L’outil de réindexation vous permet de travailler directement sur les fichiers de la base de données. En cas
de doute, n’hésitez pas à contacter nos services !

Le bouton « WDMAP » vous permet d’accéder directement à la table de données correspondante :

Utilisation du « WDMAP »
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 127 / 142

Création à vide d’un fichier :

Ce programme est également utilisé en tant que programme de maintenance. Il peut parfois être lancé
après une mise à jour pour créer les fichiers nécessaires à la nouvelle version.

7.3. Transfert
Accessible par le biais du bouton « Transfert » de la fenêtre principale, cette fonctionnalité permet le
transfert de dossiers entre gestionnaires informatisés :

Accès au menu « Transfert »

En cas de mutation entre 2 gestionnaires gérés par la même T.G., ceux-ci peuvent se transmettre, sur un
support informatique quelconque, les dossiers des agents concernés. En effet, dans ce cas, il ne s’agit pas
de prises en charge puisque la T.G. connaît déjà les agents.

Dès lors, pour effectuer le transfert, il vous suffit de sélectionner l’option appropriée (« Transfert de
dossiers ») puis de cliquer sur le bouton « Valider ». WIN-PAIE vous demande alors de choisir un
répertoire de destination pour l’enregistrement du fichier à transmettre :

Choix du répertoire de destination


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 128 / 142

Une fois le répertoire choisi, reste à indiquer quels sont les dossiers à transférer. Ceci doit être fait en
indiquant le nom des différents agents dans la zone « Nom de la personne » (cette saisie doit être réalisée
agent après agent, WIN-PAIE vous demandant, après chaque dossier transféré, si vous souhaitez effectuer
la même opération pour une autre personne) :

Permet l’importation d’un


fichier respectant le format
« GEST » ou « PAYINDEM »
(par exemple, les cartes « 22 »
de chômage calculées par le
logiciel « INDEM »).

Choix du dossier à transférer

L’option « Récupération de dossiers » permettant de récupérer l’ensemble des dossiers transférés, il ne


vous restera plus qu’à (éventuellement) modifier le code gestion (carte « 00 » à saisir en « Immédiat »)
puis à faire une carte « 01 » pour changer le code poste.

7.4. Agenda
Accessible par le biais du bouton « Agenda » de la fenêtre principale, cette fonctionnalité peut être
utilisée pour suivre et se rappeler les opérations à effectuer sur un mois de paie donné :

Accès au menu « Agenda »

Remarque :

Une page de l’agenda correspond à un mois de paie et chaque ligne représente une opération à effectuer.
Lorsqu'une opération a été effectuée, il est nécessaire de rappeler cette ligne et de la solder (en saisissant
un « S » dans la colonne « Solde »). En effet, les lignes non soldées à la clôture seront automatiquement
reportées sur le mois suivant avec comme indication, dans la colonne « Origine », le mois auquel était
prévue l'opération.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 129 / 142

7.5 Requêtes
Hormis les diverses fonctionnalités découvertes précédemment, le bouton « Requêtes » de la fenêtre
principale vous permet également d’accéder à 2 requêtes spécifiques concernant « les ordres de
reversement » et « l’indemnité exceptionnelle 0489 » :

Accès au menu « Requêtes »

Ordre de reversement :

Le bouton « Ordre rever. » situé en base de la fenêtre des requêtes vous permet d’éditer, si vous le
souhaitez, la liste des agents susceptibles de faire l’objet d’un ordre de reversement (base SS
négative ou égale à 0) :

Edition des agents susceptibles de faire l’objet d’un ordre de reversement

Indemnité exceptionnelle « 0489 » :

Le transfert de la cotisation maladie vers la CSG au 1er janvier 1997 a généré pour certains agents une
perte de rémunération (l’assiette et le taux de cotisation n’étant pas identiques). Cette perte de
rémunération est compensée (pour les agents qui étaient en poste au 1er janvier 1997) par l’indemnité
exceptionnelle « 0489 ». Un acompte est mis en place de manière automatique par les T.G. à compter de
la paie de janvier, la régularisation étant calculée en paie de décembre. En cas de modification importante
de la part des primes dans la rémunération, certains agents peuvent avoir à reverser des sommes indues
importantes.

Le bouton « IR 0489 » vous permet ainsi, en cours d’année, de vérifier si des lignes apparaissent avec des
soldes négatifs. Il est alors possible, si ce solde est important, de moduler ou même de supprimer
l’acompte (par carte « 05 ») afin d’éviter la régularisation brutale au mois de décembre.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 130 / 142

Edition du solde de l’indemnité exceptionnelle « 0489 »

Sont ainsi définis dans le rendu Excel :

- « Base SS » : assiette de l’ancienne cotisation maladie (Brut) ;


- « Base CSG » : assiette de cotisation de la CSG (Brut + Primes) ;
- « Base CSG 95 % » : 95% de la base CSG (5% étant exonérés de cotisation) ;
- « Cotisation SS » : ancienne cotisation SS (Base SS * 6,05%) ;
- « Cotisation CSG » : nouvelle cotisation CSG (Base CSG 95% * 5,1%) ;
- « Perte nette » : différence entre la nouvelle et l’ancienne cotisation ;
- « Perte brute » : perte nette transformée en montant « brut » (division du montant net par 0,914
pour tenir compte des taux de CSG déductible et non déductible, du CRDS et de la contribution de
solidarité, soit [5,1% + 2,4% + 0,5%] * 95% + 1% = 0,086) ;
- « Acompte » : cumul des acomptes perçus ;
- « Solde » : différence entre la perte brute et l’acompte.

7.6. Annexes
Accessible par le biais du bouton « Annexes » de la fenêtre principale, ce module regroupe un certain
nombre de fonctionnalités annexes que vous pouvez utiliser épisodiquement :

Accès au menu « Annexes »

Modification d'un code INSEE : non concordance avec la T.G. :

Si vous constatez, lors du chargement du retour T.G., que le code Insee ou le NPC d’un agent a été
modifié par la T.G., ce programme vous permet de modifier cet identifiant dans WIN-PAIE afin de vous
mettre en concordance avec celle-ci (ceci ne génère pas de mouvement de paie !).

Pour modifier le code Insee, il vous suffit d’indiquer le nom de l’agent concerné dans la zone « Nom,
Prénom ». Le progiciel vous affiche alors l’Insee actuel dans la zone « Code Insee » ; il ne vous reste plus
qu’à saisir le nouvel Insee dans la zone « Nouveau code Insee » et à valider cette modification.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 131 / 142

Modification du code Insee ou du NPC d’un agent

Remarque :

Si cette modification a été effectuée suite à une erreur lors du retour T.G., n’oubliez pas de procéder de
nouveau à l’intégration de votre retour T.G. une fois la mise en concordance effectuée !

Edition des tables indiciaires :

Ce programme peut être utilisé afin d’éditer, pour chaque grade, l'échelonnement indiciaire et les durées
d'échelons correspondantes (cette fonctionnalité est également disponible depuis la table des grades –
voir page 9 et suivantes la codification de la table des grades) :

Edition de la table indiciaire


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 132 / 142

Edition d'un tableau de traitement :

Ce programme permet d’éditer un tableau de traitement faisant ressortir, par grade et par échelon, le
montant des rémunérations. Ce tableau peut être édité, au choix, pour un grade ou pour l’ensemble des
grades :

Edition d’un tableau de traitement

Modification automatique des points de la table indiciaire :

Lors d’une augmentation générale en nombre de points, ce programme permet de modifier la table
indiciaire sans être obligé de calculer et de saisir manuellement les nouveaux indices pour chacun des
grades.

Pour effectuer cette modification automatique, il vous suffit ici de saisir les plages d’augmentation (« Indice
de début » et « Indice de fin ») et le « nombre de points » à ajouter :

Modification automatique des points de la table indiciaire

Dans l’exemple ci-dessus, les indices compris entre « 265 » et « 311 » seront augmentés de 2 points, les
indices compris entre « 312 » et « 328 » seront augmentés de 1 point et les indices supérieurs à « 328 »
resteront inchangés.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 133 / 142

Modification d'indices en automatique :

Lors d'une réforme indiciaire, après avoir mis à jour la table indiciaire, ce programme permet de mettre à
jour de manière interne les fiches des agents (« Fiche Personnel »). Il peut être lancé de manière
sélective pour un unique code grade ou pour l’ensemble du personnel :

Modification d’indices en automatique

Une fois la mise à jour effectuée, un listing des modifications effectuées sera automatiquement édité par
WIN-PAIE..

Attention :

Cette fonctionnalité ne crée pas les cartes correspondantes. Elle ne doit donc être utilisée que si la T.G.
effectue la même modification de son côté !

Suppression d'une indemnité ou retenue fixe (sur carte 05) pour chaque agent :

Ce programme permet de supprimer, pour chaque agent, une même indemnité (ou retenue fixe) gérée par
carte « 05 ». Il vous suffit pour cela de saisir le code de l’indemnité (ou retenue) correspondante puis de
choisir de créer ou non les cartes « 05 » correspondantes (il n’est pas nécessaire de créer les cartes « 05 »
si la T.G. effectue la modification de son côté…).

Cette fonctionnalité a par exemple été utilisée lorsque la carte « 02 » a remplacé la carte « 05 » pour la
gestion de l’IDA.

Réédition d’un listing de rejet :

Toute liste de rejets peut être rééditée par le biais de ce programme. Ceci concerne aussi bien la clôture
que les importations massives, le retour TG ou les mouvements de paie :

Réédition des différents rejets


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 134 / 142

Exemple de listing de rejet :

Edition d’une liste de rejets

Edition d’un listing de rejets

Transfert de dossiers entre gestionnaires informatisés :

Ce programme permet le transfert de dossiers entre gestionnaires (cette fonctionnalité est également
disponible depuis la fenêtre principale de l’application – voir page 127 le paragraphe consacré au transfert
de dossiers).

Mise à jour immédiate des cartes d’un agent :

De la même façon que le bouton « Immédiat » présent sur chacune des cartes, ce programme permet de
mettre à jour le dossier d’un agent, en saisissant son nom dans la zone « Nom de l’agent », sans générer
de mouvement à destination de la T.G. :

Mise à jour immédiate des cartes d’un agent

Dans le cas présent, l’ensemble des cartes créées pour cet agent sur le mois de paie seront transférées
vers son dossier (« Fiche Personnel ») puis effacées du programme « modif cartes ». Il s’agit donc de
mouvements exclusivement internes puisque WIN-PAIE se voit mis à jour sans que la T.G. ne reçoive
les mouvements de paie correspondants.

Agenda :

Ce programme peut être utilisé pour suivre et se rappeler les opérations à effectuer sur un mois de paie
donné (cette fonctionnalité est également disponible depuis la fenêtre principale de l’application – voir page
128 le paragraphe consacré à l’utilisation de l’agenda).
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 135 / 142

Intégration du fichier de la mutuelle (BASPAY provenant de la T.G.) :

Les montants des cotisations à la mutuelle (gérée par carte « 05 ») sont modifiés en début d’année par la
T.G. suite à un envoi généré directement par la mutuelle. La mise à jour des dossiers dans WIN-PAIE peut
être effectuée par le biais de cartes « 05 » (mouvement à passer en « Immédiat ») ou en récupérant
auprès de la T.G. le fichier nommé « BASPAY ». L’intégration de ce dernier permet la mise à jour
automatique des cartes « 05 » :

Intégration du fichier « BASPAY »

Edition du tableau des indemnités fixes :

Ce programme permet l’édition d’un tableau regroupant les indemnités dont le montant est fixe :

Edition du tableau des indemnités fixes

Incidence financière de mouvements prévisionnels :

Ce programme permet de simuler certains mouvements de paie (avancements d’échelon, changements


de temps partiel ou de taux de rémunération) afin d’en calculer l’incidence financière :

er
Retour au 1
enregistrement de
la liste.

Recherche d’un
nom dans la liste
des mouvements
saisis.
Tableau des incidences financières
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 136 / 142

Ce tableau peut être utilisé, par exemple, pour prévoir le montant d’un rappel rétroactif à budgétiser avant
l’envoi du mouvement à la T.G. ou pour calculer l’incidence future du changement de situation d’un agent. Il
peut être édité sur 4 années et n’interfère en rien avec la préparation de la paie qui peut être réalisée
en parallèle.

Edition du tableau prévisionnel :

Une fois le tableau complété, le bouton « Imprime » permet de saisir les bornes de calcul du rappel et
d’imprimer un tableau prévisionnel :

Edition de l’incidence financière des mouvements prévisionnels

Extraction du tableau prévisionnel vers Excel :

Le résultat peut être obtenu directement sur Excel. Pour cela, veuillez avant toute chose cliquer sur la clef
située à gauche du bouton « Excel » afin d’ouvrir la maquette correspondante et d’y paramétrer le taux
des cotisations patronales :

Paramétrage de la maquette Excel


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 137 / 142

Une fois le paramétrage effectué, la maquette Excel peut être enregistrée et fermée. Un clic sur le bouton
« Excel » vous permettra dès lors de lancer l’extraction des données vers le tableur :

Affichage de l’incidence financière des mouvements prévisionnels sous Excel

Chargement des bulletins de paie (fichier KA) :

Ce programme peut être utilisé pour intégrer les fichiers « KA » (bulletins de paie) de l’ensemble de vos
agents (voir page 111 le paragraphe consacré au retour T.G. et au chargement du fichier « KA »).

Nouveau NPC (titularisation d’un contractuel) :

La titularisation consiste pour la T.G. à supprimer l'agent avec son code actuel puis à effectuer une prise
en charge complète avec un nouveau numéro de prise en charge. Ce programme permet de simplifier la
manipulation, en créant les cartes nécessaires à la « fin de fonction » et à la « prise en charge » (l'agent
est repris en charge avec exactement la même situation).

Remarque :

Les cartes « 01 » et « 02 » devront être modifiées puisque certaines informations seront nécessairement
différentes (le grade, la situation statutaire, les régimes de cotisations, etc.).

Attention :

Compte tenu de ces impératifs, cette fonctionnalité doit être manipulée avec précaution (il sera peut être
préférable d’effectuer les différentes opérations – « fin de fonction » et « prise en charge » – par le biais
des méthodes traditionnelles de saisie) .
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 138 / 142

Mise à jour des codes INSEE définitifs (en fin d’année) :

Les cartes « 80 » envoyées en cours d’année ne sont pas validées immédiatement par la T.G. Les
nouveaux codes Insee sont stockés temporairement dans l’application (ainsi, les mouvements se font
toujours sous l'ancien code) puis, après la paie de décembre, les nouveaux codes sont validés
automatiquement.

Cette fonctionnalité ne peut être utilisée que si la mise à jour doit être effectuée à un autre moment.

Mise en page du fichier RETOUR de la T.G. :

Ce programme permet la mise en forme et l’impression du fichier des retours (voir page 108 et suivantes le
paragraphe consacré au retour T.G. et au chargement du fichier « LR »).

8. Tableau récapitulatif des principaux mouvements


* Adresse Carte « 91 ».

* A.E.S Carte « 9H » pour l'ouverture; pour la fermeture, carte « 9H »


(éducation spéciale) (immédiate) ou « 9J » (future); code prestation « 58 »; modes de
calcul « 04 », et de « 11 » à « 16 ».

* A.P.E Carte « 9E » (code prestation « 14 », modes de calcul « 40 » à


« 43 »).

* A.P.P Carte « 9E » (code prestation « 15 », modes de calcul « 44 » à


« 46 »).
(présence parentale)
* A.P.J.E Carte « 9E » (code prestation « 06 », mode de calcul « 11 » ; en cas
de jumeaux, régularisation par mode de calcul « 12 » à la naissance)
; s'il s'agit de la première grossesse, faire auparavant une prise en
charge PF par carte « 9C » avec droit PF ouvert ; l'allocation étant
soumise à condition de ressources, celles-ci doivent être transmises
par carte « 9C ». La prolongation d'APJE aux 3 mois de l'enfant sera
automatique.

* A.S.F Carte « 9H » pour l'ouverture; pour la fermeture, carte « 9H »


(soutien familial) (immédiate) ou « 9J » (future); code prestation « 57 »; modes de
calcul « 02 » ou « 03 ».

* Avancement d'échelon Carte « 01 ».


Si l'indice de pension civile est différent de l'indice de traitement,
faire une carte « 02 ».
Modifier s'il y a lieu les éventuelles indemnités par carte « 05 »
(sujétion, primes forfaitaires...) et faire les rappels par carte « 20 ».

* Avances Après avoir effectué la prise en charge, il est possible d'éditer le


(demandes d'avances) document de demande d'avance par le bouton « Requêtes ».

* Carte orange Carte « 05 » (code « 033 », mode de calcul « C », le taux est entré
dans la zone montant, cadré en centimes ; exemple : 0.05 pour taux
5).
Rappels éventuels par carte « 20 », en mode précalculé.
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 139 / 142

* Cessation progressive Carte « 02 » (zone régime de rémunération).


d'activité

* Code enfant Carte « 9G » (notamment le passage en code « 05 » pour les


enfants scolarisés qui atteignent 16 ans).

* Code gestion Carte « 01 ».

* Code INSEE Carte « 80 » (code Insee définitif ou erroné). Le bouton « Annexes »


permet de modifier un code Insee en interne en cas de non
concordance avec la T.G.

* Congé longue maladie Voir <Maladie>.


ou longue durée

* Congé de maternité Pas d'incidence sur le traitement. Penser à rétablir les personnes à
mi-temps en temps plein par carte « 03 » (voir aussi <Temps
partiel>).

*Demi-traitement (maladie) Voir <Maladie>.

* Domiciliation bancaire Carte « 04 ».

* Droit aux P.F Carte « 9C » (droit ouvert ou fermé).

* Echelon Voir <Avancement d'échelon>.

* Enfants Carte « 9G » (voir aussi <Naissance>).


(Le numéro d'ordre est toujours « 1 » sauf dans le cas de naissances
multiples où les enfants sont numérotés de « 1 » à « n »).

* Etat civil Carte « 00 »

* Fin de fonction - Date d'effet égale ou antérieure au mois de paie

Carte « 02 » (zones date d'effet = date de départ, régime de


rémunération = « 90 », code et date de fin de situation (codes >=
« 90 ») et éventuellement zone CCP pour demander l'établissement
d'un CCP par la T.G.).
Possibilité de proratiser les indemnités (cartes 05), en faisant une
carte 01 avec une zone de résidence alphabétique

- Saisie par anticipation

Carte « 02 » (zones date d'effet = 1er jour du mois de la paie, code et


date de fin de situation (codes >= « 90 »), et éventuellement zone
CCP pour demander l'établissement d'un CCP par la T.G). Le régime
de rémunération n'est pas rempli.

* Fin de situation Carte « 02 » (date d'effet = 1er jour du mois de paie, + zones code et
date de fin de situation)
En dehors des fins de fonction (voir ci-dessus), ce code est parfois
utilisé pour indiquer la fin future d'une situation particulière (temps
partiel, CLD, etc., codes < « 90 »).

* Grade Voir <Avancement d'échelon>.


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 140 / 142

* I.F.S. Carte « 02 » (Indemnité Forfaitaire Supplémentaire : Vie chère pour


les DOM).

* Imputation budgétaire Voir <Ventilation budgétaire>.

* Indemnité compensatrice Carte « 09 ».


Code « 1 » (articles 2 et 3) : suppression de l'indemnité lorsque
l'agent atteint l'indice plafond de son ancien grade.
Code « 2 » (article 4) : suppression de l'indemnité lorsque l'agent
atteint l'indice qu'il avait dans son ancien grade.

* Indice Voir <Avancement d'échelon>.

* Ircantec Voir <Retraite complémentaire>.

* Maladie Carte « 02 » (zone régime de rémunération; établir une carte pour


mettre le régime concerné, une autre carte pour rétablir le plein
traitement).
Modifier ou supprimer les éventuelles indemnités précalculées par
carte « 05 » (sujétion, chaussures, etc.) et faire les rappels par carte
« 20 ».

* Mode de règlement Carte « 04 ».

* Mutation - Agent toujours géré par le même service

Carte « 01 » (penser à faire « efface » pour effacer les zones non


modifiées ; changer le code poste, le code gestion et éventuellement
la zone de résidence et le code versement de transport).

- Agent géré par un autre service, mais par la même T.G

Envoyer le dossier de l’agent par disquette au nouveau gestionnaire


(voir « Annexes »). Le mouvement (cas identique au précédent) sera
effectué par le service qui reçoit l'agent.

- Agent géré dorénavant par une autre T.G

Voir <Fin de fonction>.

* Mutuelle Carte « 02 ».

* Mutuelle décès Carte « 05 » (rappels éventuels par carte « 20 »).


(ou membre associé)

* Naissance - Agent allocataire

* S'il s'agit du premier enfant, ouvrir le droit au SFT par carte « 02 ».


* Faire une carte « 9G » (voir aussi <Enfants>).

- Agent non allocataire

* S'il s'agit du premier enfant, ouvrir le droit au SFT par carte « 02 »


et faire une prise en charge PF par carte « 9C » (avec droit PF
fermé).
* Faire une carte « 9G » (voir aussi <Enfants>).

* N.B.I Carte « 02 ».
WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 141 / 142

* Nom - prénom Carte « 00 » (Attention : le nom modifié ne sera validé que lors de la
clôture du mois).

* Nom de jeune fille Carte « 90 ».

* Pension civile Carte « 02 » (l'indice de pension civile n'est à indiquer que s'il est
différent de l'indice de traitement).

* Préfon Carte « 05 », code « 879 » (Attention mode de calcul « E », indiquer


la classe et non le montant).

* Prime de transport Voir <Versement de transport>.

* Prise en charge Programme « Prise en charge ». Si des enfants sont indiqués sur la
carte « 02 », une prise en charge PF (cartes « 9C » et « 9G ») sera
demandée. Si la personne est à temps partiel, ajouter une carte
« 03 » à la fin de la prise en charge.
Vacataires : si ceux-ci sont payés par carte « 07 », toujours dater la
er
prise en charge du 1 jour du mois en cours.

* Réactivation Cas d'une Personne en fin de fonction que l'on désire réactiver. Faire
une carte « 02 » (régime de rémunération « 01 », et code fin de
situation « ZZ »).

* Régime de rémunération Carte « 02 » (maladie, fin de fonction, C.P.A)

* Rentrée scolaire Celle-ci se déclenche normalement automatiquement en fonction


des revenus si les certificats de scolarité ont été présentés à temps.
Dans le cas contraire, elle peut être forcée par une carte « 9H »
(mode de calcul « 01 »)

* Ressources Carte « 9C » :
* Zones ressource allocataire et conjoint.
* Code majoration : S'il y a deux revenus (chaque revenu doit alors
dépasser 12 fois la base mensuelle des P.F) ou si la personne
supporte seule la charge de ses enfants, le code majoration doit être
rempli. Le plafond de référence est alors le plafond majoré.

* Retraite complémentaire Carte « 02 » (IRCANTEC pour les non titulaires).

* R.I.B Carte « 04 ».

* Sécurité sociale Carte « 02 » (régime de cotisation).

* Situation familiale Carte « 00 » (zones situation familiale, état civil et éventuellement


Nom usuel) et carte « 9C » (si la personne est allocataire).

* Situation statutaire Carte « 02 ».

* Supplément familial Carte « 02 » (droit ouvert ou fermé ; le nombre d'enfants


de traitement concerné dépend des cartes 9G).

* Suspension de Carte « 02 » (une carte pour la suspension avec le régime de


traitement rémunération « 99 » ; une autre carte le cas échéant pour rétablir le
régime « 01 »).

* Temps partiel Carte « 03 ».


WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 142 / 142

(ou reprise à temps plein) Modifier les éventuelles indemnités précalculées par carte « 05 »
(sujétion, chaussures, etc.) et faire les rappels par carte « 20 »,
modifier les indemnités installées sur cartes « 22 ».

* Vacations - Cartes « 07 ».
(selon les T.G) - Cartes « 05 » (vacations régulières).
- Cartes « 20 » (à présenter chaque mois).

* Ventilation budgétaire Carte « 02 ».

* Versement de transport Carte « 01 » (versement patronal aux transports en commun ;


penser à faire « efface » pour effacer les zones non modifiées ;
changer le code versement de transport et indiquer également le
département).

* Zone de résidence Carte « 01 » (penser à faire « efface » pour effacer les zones non
modifiées).

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