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Auteur Guillemette Bouzoud

Access 2000
Système de gestion de bases de données
relationnel

Initiation

niveau utilisateur

Base Tertiaire de Quetigny Access initiation -1-


Présentation du support
(à l’attention des formateurs)

Ce support poursuit l'objectif de former les secrétaires à l'utilisation d'Access et non à la


conception d'une base dans sa totalité.

Il est conçu à partir d'un cas concret, AURAY PLAISANCE, pour lequel seules les notions
indispensables seront apportées au fur et à mesure des besoins. Toutefois le modèle adopté n'est
aucunement en contradiction avec les méthodes d'analyse type Merise, nous y avons veillé.

Il ne faut donc pas s'attendre à trouver en premier lieu un cours théorique complet sur les bases
de données, ce qui présente souvent un côté démotivant pour les débutants.

Il y a très peu de saisie à faire, peu de théorie à mémoriser,

Il poursuit le but de traiter un cas comme on le ferait dans un secrétariat et non dans un bureau
d'informaticien.

Toutefois, le risque pour les stagiaires est de se précipiter sur le micro pour suivre les instructions
sans trop réfléchir.

Il peut donc être fructueux (tout en n’étant pas absolument indispensable) que le formateur prenne
le temps de faire un atelier « de réflexion » à certains moments :

 au départ, pour fixer un peu les idées (nous mettons à dispositon quelques pages de
présentation générale d’Access fichier PRESGE.DOC, destinées à mener à bien cet atelier).
Ne craignez pas de faire « double-emploi » avec le support écrit, car ces notions peuvent
sans dommage être répétées plusieurs fois.
 avant le chapitre Création des tables ; faire une préparation « papier-crayon », dégager les
différents « objets », réfléchir à ce qu’on veut obtenir
 avant les formulaires : procéder par analogie, comment est constitué l’imprimé d’inscription
par exemple lors d’une adhésion à un club sportif
 etc. (en fait tout dépendra du temps dont vous disposez)

Pour la suite, nous vous proposons quelques travaux pratiques si les stagiaires ont le temps et
l’envie d’aller plus loin :

 Edenweiss, un cas regroupant Access, Word, Excel pour pratiquer Office Pro.
 Cartonnages d’Argenteuil, un petit cas se situant dans un service du personnel
 Fichier commercial Primevère, pour passer d’un fichier papier à un fichier Access.
Ces 3 cas sont regroupés dans un fichier PRAT_AXS.zip

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Access 2000
Système de gestion
de bases de données relationnel

Sommaire

Présentation du support – Access, à quoi ça sert ?.................................................... 3

Plaquette de l'entreprise AURAY PLAISANCE........................................................... 4

Chapitre 1 – Objectifs du travail – Création de la base........................................... 9

Chapitre 2 – Création des tables............................................................................ 10

Chapitre 3 – Définition des relations....................................................................... 17

Chapitre 4 – Saisie de données en mode table...................................................... 19

Chapitre 5 – Saisie de données en mode formulaire.............................................. 21

Chapitre 6 – Gestion des événements courants..................................................... 21

Chapitre 7 – Améliorer la présentation d'un formulaire........................................... 28

Chapitre 8 – Définir une requête............................................................................. 34

Chapitre 9 – Créer différents types d'états.............................................................. 42

Chapitre 10 – Liaisons avec Excel et Word.............................................................. 47

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Access, à quoi ça sert ?
Access permet de gérer des fichiers (clients, fournisseurs, produits, documentation) c'est-à-dire
d'enregistrer vos données, les classer, rechercher et extraire celles dont vous avez besoin par
rapport à des critères chronologiques, géographiques, numériques, etc.

Grâce à Access, vous pourrez également réaliser :

 des calculs (de coûts, de synthèse, de regroupements, etc.) d'après des critères donnés
 des formulaires,
 des états statistiques

Vous avez sans doute utilisé la fonction base de données d'Excel, qui permet un certain nombre
de travaux "de base". Vous pouvez par exemple gérer une liste de clients, les trier, les grouper.

Mais Excel fonctionne "en linéaire" et traite une seule table de données à la fois. Sur Excel, par
exemple, vous ne pourriez pas attribuer plusieurs stages de formation à un même salarié, puisque
chacun d'eux est inscrit sur une ligne unique non divisible.

C'est alors qu'Access trouve son utilité car il permet de gérer plusieurs tables simultanément.
Cette gestion est rendue possible par la définition de relations ( par exemple, de un à plusieurs)
entre les tables, multiples et communicantes. Dans ce cas, on créerait une table salariés et une
table stages, liées par une relation et par conséquent, communicantes.

Access peut également communiquer avec Word et Excel : vous pourrez, par exemple, réaliser un
publipostage sur Word avec comme source de données un fichier Access.

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AURAY PLAISANCE
Plaquette de présentation de l'entreprise

SARL AURAY PLAISANCE


10 allée Lennegueu 56740 LOCMARIAQUER

La Bretagne constitue un monde à part puisque ses rivières et ses


canaux sont aussi fréquentés par les gens de mer et souvent influencés
pas les marées. Entre mer et campagne, entre châteaux et crêperies,
un tour très dépaysant…

Le Morbihan : une région au charme tout


particulier fait d'un mélange de forêts sombres, de
collines verdoyantes. Au milieu de ce paysage à
la fois sauvage et reposant, la Rivière d'Auray
déploie paresseusement ses reflets.

Le moyen de surprendre toute cette beauté sans


la troubler : la navigation fluviale.

Venez louer une de nos vedettes pour une journée, un week-end, une semaine ou plus ; vous
vous laisserez glisser au fil de l'eau et pourrez ainsi admirer dans des conditions idéales ici un
paysage, là une chapelle et son calvaire, là encore un petit village.

Situé au bord de la Rivière d'Auray dans un cadre de verdure exceptionnel, Auray Plaisance
vous propose :

 tourisme fluvial (location de bateaux)


 croisière fluviale (plusieurs formules)
 cours pour l'obtention des permis bateaux
 randonnées sur l'eau
 découverte du patrimoine, des loisirs fluviaux et terrestres, de la navigation, de la faune
et de la flore
 sensibilisation à l'environnement.

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AURAY PLAISANCE
Tourisme fluvial
Même pour un novice, ces vacances flottantes ne présentent aucune
difficulté ; en quelques minutes n'importe quel adulte maîtrisera la
manœuvre. De toute façon la vitesse est calculée pour rendre tout
accident grave impossible.
Notre flotte :
ESPADE 850 HORS BORD 2 à 5 personnes

(3 bateaux : LA DIVINE, LA CHARMANTE et LA GRACIEUSE)

Bateau idéal pour un coupe avec 1 ou 2 enfants, ou 2 couples. 5 couchettes en chambres, de


larges baies vitrées, grande terrasse en plein air. Confort et maniabilité.

Tarif semaine basse saison (du 18/03 au 22/06).................................................... 650 €


Tarif semaine haute saison (du 23/06 au 15/09).................................................... 870 €

EAU CLAIRE 930 4 à 6 personnes

(2 bateaux : LE CORSAIRE et LE PIRATE)

Idéal pour 3 couples, 2 lits doubles et un convertible.

Tarif semaine basse saison (du 18/03 au 22/06).................................................... 870 €


Tarif semaine haute saison (du 23/06 au 15/09).................................................... 1 120 €

CAT CAMP (Catamaran de camping) 6 à 7 personnes

(2 bateaux : LE MALOUIN et LE REDOUTABLE )

Concept révolutionnaire à moteur électrique, pas de bruit ni de pollution. Structure légère et


modulable se transformant en espace nuit en un clin d'œil

Tarif semaine basse saison (du 18/03 au 22/06).................................................... 950 €


Tarif semaine haute saison (du 23/06 au 15/09).................................................... 1 050 €

AURAY PLAISANCE
Permis bateaux

Les trois types de permis proposés sont :


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MER
COTIER
FLUVIAL

Les cours s'effectuent par sessions de trois semaines à raison de deux cours par semaine. Les
cours pratiques ont lieu sur le canal.

Pour un minimum de 10 candidats, des prix préférentiels sont accordés aux comités d'entreprise.

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AURAY PLAISANCE

Croisières
Des formules de groupes pour tous les goûts et tous les budgets
Formule Détente

Sortie 2 heures environ


Groupe 50 personnes avec passage d'écluse

Tarif adulte : 7,4 € - Tarif enfant de – de 12 ans : 5,8 €


Gratuit moins de 3 ans

Formule Evasion

Sortie 2 heures environ


Groupe 50 personnes avec passage d'écluse

Repas Auberge des Corsaires Rouges

Tarif : 30,00 € (adultes et enfants)

Formule Au Fil de l'Eau

Journée croisière avec repas à l'Auberge du Saumon Argenté


Groupe de 40 à 50 personnes

Départ 9 h 30 – retour 17 h

Tarif : 38,20 € (adultes et enfants)

Formule Eau Fraîche

Demi-journée à bord avec pause-café et buffet froid à bord


Groupe de 30 à 60 personnes

Tarif : 28,00 € (adultes et enfants)

Formule Moussaillons

Pour enfants de 4 à 14 ans


Groupes à partir de 20 enfants – Promenade le matin –
Déjeuner . Initiation au pilotage de bateaux miniature avec
obtention d'un permis bateaux sous forme ludique. Remise
individuelle d'un livret pédagogique. Tarif par enfant : 6,6 €

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Descriptif des activités

AURAY PLAISANCE, au fur et à mesure des prestations qu'elle réalise, constitue un fichier
clients (adhérents) pour conserver les coordonnées des personnes qu'elle pourra recontacter par
la suite pour faire d'autres offres. Les clients louent des bateaux pour une semaine, parfois deux.
Ils réservent des places sur des croisières dont certaines proposent un repas. Les stages
d'initiation au permis bateaux font l'objet d'une réduction de prix pour les comités d'entreprise s'ils
réunissent 10 personnes.

Fichier adhérents (extrait)

MARIN Anne (Mme) LE GOFF André LE GUEN Denis


27 route d'Auray 9 rue Amiral-Coudé 1 rue Sablen
56740 LOCMARIAQUER 56400 AURAY 56400 AURAY
02 97 55 37 80 02 97 24 14 71 02 97 56 29 05
née le 07/02/74 né le 04/05/70 né le 03/04/53
date d'adhésion : 05/03/95 date d'adhésion : 11/09/98 date d'adhésion : 19/12/99
comité d'entreprise Individuel comité d'entreprise

MALECK Guy DURUEL Véronique (Mle) GUEGUEN Alphonse


3 rue Ty Mad 13 rue Paul Gauguin 35 bd d'Anjou
56400 AURAY 56400 AURAY 35000 RENNES
02 97 56 52 26 02 97 63 54 82 02 99 54 04 50
né le 09/11/58 né le 15/08/65 né le 28/06/69
date d'adhésion : 22/04/98 date d'adhésion : 14/02/92 date d'adhésion : 07/08/94
Individuel Individuel comité d'entreprise

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Calendrier année en cours
  Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre
1   Lundi Pâques             Toussaint  
2                    
3                    
4                    
5                    
6                    
7                    
8                    
9     Ascension              
10                    
11                 Armistice  
12                    
13                    
14                    
15           Assomption        
16                    
17                    
18                    
19                    
20     Lundi Pentecôte              
21                    
22                    
23                    
24                    
25                   Noël
26                    
27                    
28                    
29                    
30                    
31            

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Chapitre 1
Objectifs du travail

Par la création de la base AURAY sur ACCESS, on souhaite gérer :

 les adhérents (inscriptions, modifications des coordonnées, mise à jour des cotisations)

 les réservations pour les différentes activités (location de bateaux, réservations de


croisières) ; établissement d’un planning

 les extractions de listes en fonction de critères

 le chiffre d'affaires généré dans un domaine déterminé

 les courriers aux adhérents en partant d'un fichier Access

Création de la base AURAY

Une base de données sous Access est, au sens informatique du terme, un fichier d'extension
.mdb. Access peut gérer plusieurs bases de données,… mais une seule à la fois.

Vous allez donc créer la base Auray.mdb dans laquelle il y aura différents éléments, qui
prennent ici le nom de "objets".

Ces éléments sont les tables, les formulaires, les requêtes, les états. Chacun de ces objets
sera expliqué dans le chapitre où vous devrez le créer.

 Lancez Access

 Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cochez Nouvelle base de données

Généralement, le système va vous proposer d'enregistrer votre base dans le dossier


MES DOCUMENTS. Donnez-lui le nom Auray puis OK.

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Chapitre 2
Création des tables
La table est Le principal organe de stockage de données d'ACCESS.

Pour qu'une base de données Access existe, il faut au moins une table. Il peut bien évidemment
y en avoir plusieurs.

Les tables servent à emmagasiner les données stables ( quand on dit données stables, cela
veut dire que leur structure est stable ; par exemple une table clients contiendra toujours des
noms, des adresses, etc. et ces éléments se retrouveront à un emplacement déterminé) .

La table ressemble physiquement à une feuille de calcul Excel : il y a des colonnes, qui
prennent ici le nom de champs et des lignes qu'on appelle enregistrements.

Créer une table, c'est d'abord décider de sa structure c'est-à-dire quels champs il faut créer et
quel sera leur type de contenu (alphabétique, numérique, etc.)

Exemple de fichier clients


Champs (colonnes)

Enregistrements(lignes
)
chaque ligne contiendra les coordonnées d’un client
(on saisira ces données plus tard)

Création de la table ADHÉRENTS

 Double cliquez la première option

 Vous obtenez le panneau de création de structure de table

 Le travail va consister à décider les noms des champs puis à choisir le type de données
qui figureront dedans. (Par exemple, le nom de l'adhérent contiendra du texte
exclusivement ; ce sera donc un champ de type Texte).
 Entrez les noms des champs tels qu'ils apparaissent ci-contre ; pour le moment ne
touchez pas au type de données.
 Vous obtenez

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Jusque-là, vous travaillez sur la structure c'est-à-dire l'envers du décor. Pour visualiser ce que
vous venez de créer, passez en mode feuille de données

Habituez-vous à passer du mode création au mode feuille de données

 Répondez oui à la question : la table doit d'abord être enregistrée, donnez-lui le nom
ADHÉRENTS et répondez non à la question laisser ACCESS définir une clé primaire.
 Résultat (rappel : vous vous trouvez en mode feuille de données)

 Pour continuer à travailler sur la structure de la table, il faut repasser en mode création.
Cliquez sur l'icône
Définir les caractéristiques des champs

 Vous allez maintenant définir le type de vos différents champs.


 Cliquez après le mot Texte sur la même ligne que CodeAd et choisissez Numérique.
Cela veut dire que le code de vos adhérents sera constitué de chiffres. Remarque : un
champ Texte peut contenir des lettres ou des chiffres, alors qu'un champ Numérique
ne peut contenir que des chiffres.
 Laissez les autres champs en texte.
 Pour le CodePostal ; placez-vous sur sa ligne et limitez-le à 5 caractères en corrigeant
les 50 en 5 dans la zone Taille de champ de l'onglet Général en bas
 Passez en mode Feuille de données pour voir, puis repassez en création.
 Vous allez maintenant ajouter d'autres champs à la table ADHÉRENTS.
 Sur la ligne après Ville, ajoutez Numtel. Vous allez le laisser en texte (nous avons vu
qu'un champ texte peut contenir des chiffres), mais pour que la saisie soit plus aisée
par la suite, vous allez définir un masque de saisie.
 Cela veut dire que la zone à remplir pour le numéro de téléphone se présentera ainsi :
__ __ __ __ __ et que vous n'aurez pas à saisir les espaces. Il faut savoir que tout
champ contenant un masque de saisie, même s'il doit recevoir des chiffres, doit être
obligatoirement un champ Texte.
 Le curseur étant sur la ligne de Numtel, cliquez dans Masque de saisie puis sur les
pointillés qui vont lancer l'assistant. Laissez-vous guider par les écrans ; vous obtenez en
fin de compte les signes suivants sur la ligne Masque de saisie : 00\ 00\ 00\ 00\ 00;;_
(remarque : en tapant ces signes à la main, on obtiendrait le même résultat).
important ! Ajoutez à la table ADHÉRENTS les champs suivants:
DateAd, champ de type Date/heure pour saisir la date d'adhésion du membre
Individuel, champ de type Oui/Non pour savoir s'il appartient ou non à un comité
d'entreprise
 Passez en Feuille de données pour voir (acceptez l'enregistrement de la table).
 Dans ce mode, cliquez dans le champ Numtel pour voir si le masque est actif. Repassez
en mode Création.
 Il manque un champ Civilité ; vous allez insérer une nouvelle ligne.
 Sélectionnez la ligne NomAd et appuyez sur la touche Inser du clavier. Une nouvelle
ligne est créée. Saisissez Civilité comme nom de champ.

 Ce serait intéressant de créer une


liste déroulante pour les civilités,
c'est à dire une liste dans laquelle il

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suffirait de choisir au lieu d'avoir à
saisir.
 Le curseur étant sur la ligne de
Civilité, cliquez sur l'onglet Liste de
choix puis sur la ligne Zone de texte
et choisissez Zone de liste
modifiable.
 Sur la ligne en-dessous, choisissez
Liste de valeurs
 Sur la ligne en-dessous, saisissez : Monsieur;Madame;Mademoiselle (n'oubliez pas les
points virgules et ne faites pas d'espace)
 Vous obtenez :

 indique que ce
sera une liste
 indique que les
valeurs vont être
 Passez en mode visualisation, placez-vous dans la case saisies au clavier
sous Civilité : vous obtenez sur la ligne en-
 Repassez en création.
Récapitulons : vous avez créé la trame capable
d’accueillir les données des adhérents.

Pour le moment, vous n’avez pas saisi ces données ; il est


en effet préférable d’avoir créé toutes les tables utiles
avant de les remplir, car s’il y avait une erreur dedans, en
la corrigeant on risquerait de perdre tout ou partie de la
saisie, c’est-à-dire … d’avoir travaillé pour rien !

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Notion de clé primaire

Dans un système de gestion de bases de données comme Access, pour toute table que l’on
crée il faut se poser une question : Quel est le champ qui contiendra pour chaque
enregistrement une caractéristique unique ? (Vous allez comprendre : s’il s’agit de
personnes, la caractéristique que l’on est absolument sûr de ne pas retrouver chez
plusieurs personnes différentes, c’est son numéro INSEE !) Il est indispensable que toute
table comporte un tel champ, de façon que le système puissse identifier de manière
certaine chaque enregistrement.
Dans la table ADHÉRENTS, quel champ va servir d’identifiant ?
C’est bien sûr le Code Adhérent : chaque adhérent aura le sien.
Pour indiquer au système que le champ CodeAd est l’identifiant unique, vous allez poser
dessus une clé (on dit une clé primaire).
 En mode création, sélectionnez la ligne de CodeAd et cliquez sur l’icône de clé. Un
symbole de clé s’insère en début de ligne.
Pour Access, cela signifie qu’il est impossible de donner deux fois le même code dans la
table.
Remarque : la clé est généralement posée sur un champ numérique mais techniquement rien
n'empêche de la poser sur un champ texte, dans la mesure où on est sûr que le contenu
sera unique dans la table. Il est possible aussi de poser une clé sur deux champs en
même temps : à ce moment-là ce sera l’association des deux contenus qui devra être
unique.
 Refermez la table ADHÉRENTS en enregistrant les modifications.

Base Tertiaire de Quetigny Access initiation -15-


Création des tables pour la location des bateaux

Dans la plaquette d’AURAY PLAISANCE, la page Tourisme fluvial décrit la flotte.


On peut louer trois types de bateaux, mais il y a plusieurs bateaux de chaque type ; vous aurez
donc besoin de deux tables : la table TYPES DE BATEAUX, qui contiendra pour
chaque enregistrement les caractéristiques du type de bateau. La table BATEAUX
contiendra le nom propre de chaque bateau et sera rattachée à la table TYPES DE
BATEAUX (de cettemanière, vous n’aurez à saisir les caractéristiques qu’une fois par
type de bateau). Dans la partie Tables de la fenêtre Base de données, cliquer Créer une
table en mode Création.
Réfléchissez maintenant aux champs nécessaires dans chacune de ces deux tables. Il s’agit de
chercher dans le descriptif de la flotte ce qui se rapporte au Type de bateau et ce qui se
rapporte à un bateau en particulier (de cette analyse dépend le bon fonctionnement de la
base de données). On peut ainsi schématiser la structure de nos deux tables :

Nom des tables


TYPES DE BATEAUX BATEAU
CodeTypeBateau Champs à clé CodeBateau

Catégorie Autres champs CodeTypeBateau


NbPersonnesMax NomBateau
NbPersonnesMin
TarifHteSaison
TarifBsSaison
 Depuis la fenêtre Base de données, dans l’élément Tables, faites Créer une table en mode
création.
 Constituez la table TYPES DE BATEAUX
comme sur le modèle ci-contre. N’oubliez
pas de poser la clé sur le premier champ.
Vérifiez que vous ne vous êtes pas trompé(e)
de type de données pour chaque champ. Pour
les tarifs, mettez en plus de Monétaire un
format Euro dans l'onglet du bas.
 Refermez et enregistrez la table sous le nom TYPES DE BATEAUX (les données seront
saisies plus tard, de même que pour la table ADHÉRENTS)
 Créez la table BATEAUX comme ci-contre
en posant la clé sur ce champ. Refermez et
enregistrez la table sous le nom BATEAUX.
On pourrait aller chercher le CodeTypeBateau dans la table TYPE DE BATEAUX.
Création de la table CROISIÈRES

Vous savez maintenant créer une table.

 Créez la table CROISIÈRES comme ci-contre. Pour les champs monétaires,


demandez un format euro.
 Refermez la table.

La base AURAY comporte maintenant 4 tables : ADHÉRENTS, BATEAUX, TYPES DE


BATEAUX et CROISIÈRES.

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Ainsi juxtaposées, les 4 tables ne communiquent pas entre elles. Les liaisons que vous allez
établir dans le chapitre suivant vont les rendre communicantes.

Quelles relations peut-on établir entre ces tables ? Pour trouver la réponse à cette question, on
utilise des phrases avec sujet, verbe, complément :

un adhérent réserve une croisière,

un adhérent loue un bateau.

Le fait de réserver ou louer nous amène à créer deux autres tables : une table des réservations
et une table des locations dans laquelle seront stockés les éléments propres aux réservations
ou aux locations (exemple : la date ; celle-ci est bien une caractéristique de la réservation et
non du bateau).
Création de la table LOCATIONS

 Créez la table LOCATIONS comme ci-contre


 Placez la clé sur le champ CodeLoc
 Pour DateDébut et DateFin, choisissez un format date,abrégé (en vous plaçant sur la
ligne concernée, cliquer dans Format, onglet Général).
 Refermez la table LOCATIONS.

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Création de la table RÉSERVATIONS

 Créez la table RÉSERVATIONS comme ci-contre.


 Placez la clé sur le champ CodeResa
 Pour la date, prenez un format Date, abrégé

Les tables sont toutes créées ; il reste à définir les relations entre elles.

Base Tertiaire de Quetigny Access initiation -18-