ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

Introducción
La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin
embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no
retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy
valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo,
tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:
 Identificar metas, objetivos y prioridades.
 Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación
del tiempo.
 Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
 Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los
objetivos y las prioridades.
 Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan
tanto en la vida académica como en la vida profesional.

 Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican

riesgo de mal uso del tiempo.
 Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso.
 Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.
 Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones
importantes y acciones urgentes.
 Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las
acciones correctivas necesarias.
 Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. Por ejemplo:
aprender mecanografía, lectura rápida, etc.
 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un
esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a
otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados
esperados. Administrar el tiempo eficazmente, es un "Don", que se puede
desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

 Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con

incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del
tiempo.

 Está comprobado y es un principio fundamental de la planeación del

tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a
cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados. − Una técnica
recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20
minutos de labores, en planear el día siguiente.

 El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo

planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las
actividades y compromisos establecidos.

 Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas

planeados, más que por la pura casualidad.

 El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o

sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la
importancia de sus actividades.

 El establecer un determinado tiempo o fechas límites para cumplir con los

compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a
sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

 Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar

los esfuerzos en cada actividad.

 No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con

resultados.

 El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser

realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular,
 ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo
que puede ahorrar mucho tiempo.

 Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que

desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de
las fechas límite establecidas.

 Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos

generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

 Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de

acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer
llamadas telefónicas.

 El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente

el tiempo.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO:

 Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

 Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las

prioridades que se te asignen a las actividades diarias.

 Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que

se planteen.

 No se puede comprar.

 No se puede atrapar, detener o regresar.

 Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con
el máximo grado de efectividad.

 Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo, todo el mundo tiene
todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
 LEYES MANEJO DEL TIEMPO
El Principio de Pareto o la Regla 80:20

La Ley o Principio de Pareto, también conocida como la Regla del 80/20 (ó 20/80),
establece que, de forma general y para un amplio número de fenómenos,
aproximadamente el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas.

En el mundo empresarial, la Ley de Pareto suele cumplirse, por ejemplo, en los

campos de ventas y gastos. Así, en muchos casos se podrá comprobar cómo el
80% de las ventas de una empresa proviene de un 20% de sus clientes, o de un
20% de sus productos, o el 80% de sus gastos del 20% de sus proveedores. Estas
leyes se pueden aplicar a muchos aspectos de la vida cotidiana La relación no es
exacta, pero se aproxima mucho a diferentes áreas de la realidad: política,
economía, aprendizaje, exámenes, deportes, etc.

20% esfuerzo 80 % resultados

Ley de Parkinson
“Cualquier trabajo se expande hasta agotar el tiempo destinado a que se haga”

Seguro que te ha pasado más de una vez, que teniendo todo el fin de semana
para estudiar un examen hasta que no ha llegado el domingo por la tarde y te has
visto con el tiempo justo no te has puesto a estudiar.
Para combatir esta ley
 márcate horarios,
 delimita el tiempo dedicado a cada tarea
 cumple con los horarios. Quizás al principio te cueste un poco, pero poco a
poco serás capaz de hacerlo sin problemas.
 
Ley del criterio ABC
“Una pequeña parte del tiempo de trabajo lo destinamos a las tareas “tipo A”
que son las que proporcionan la mayor parte de los resultados”.

Es similar al Principio de Pareto, pero sin aportar proporciones. La mayor parte del
tiempo lo empleamos en tareas poco importantes, y sólo una pequeña parte en las
tareas "tipo A".
 Organízate y planifica tus tareas según corresponda a su importancia
 . Dedica más tiempo a aquellas que realmente son importantes, a las que te
van a aportar algo de verdad.
 
Ley de Illich
“Tras un cierto número de horas, la productividad del tiempo
invertido en una tarea decrece primero y se hace negativa después”

No somos máquinas, y con el cansancio nuestra eficacia decrece, llegando incluso

a ser perjudicial continuar con una tarea pasado un tiempo determinado.
Cometeremos errores sobre los que habrá que volver a gastar tiempo para
corregirlos.
Descansa. Tómate tiempos muertos si la tarea se alarga en el tiempo. Duerme,
desconecta, haz deporte, lee, ...
 
Ley de Swoboda o de los Ritmos Cardiacos
“Cada persona está sometida a múltiples ritmos biológicos
que deben ser tenidos en cuenta en la programación de las actividades"

Estamos acostumbrados a programar nuestras actividades a cualquier hora del

día, según nuestro tiempo, o incluso el de los demás. Pero todos sabemos que no
respondemos igual a todas las horas del día.
Lo que debemos hacer es planificarlas según nuestros ritmos. Unos somos más
productivos a primera hora de la mañana, otros por la tarde, otros son aves
nocturnas. Lo importante es reservarnos esas horas donde nuestro rendimiento es
mayor para realizar las tareas que nos requieran más energía.
 
Ley de Fraisse o de la Dimensión subjetiva del tiempo

“El tiempo tiene una dimensión objetiva y una subjetiva o psicológica,

que es función del interés sentido por la actividad ejercida.”

La motivación es fundamental a la hora de realizar cualquier actividad. Y el paso

del tiempo es prueba de ello. Todos somos conscientes del lento paso del tiempo
cuando estamos haciendo algo que no nos gusta o nos aburre, y de lo rápido que
pasa cuando la situación es contraria.
Motívate, búscale la parte buena a las tareas que tengas que hacer, diviértete
ejecutándolas.
 

Ley del Valor económico del tiempo

“Establecer el valor de cada hora de trabajo (coste de hora),

determina la pérdida generada por el tiempo improductivo”

El tiempo es oro y la pérdida de tiempo es pérdida de dinero.

Haz el ejercicio que te propone esta ley. No sólo puede ser divertido, sino que te
dará una aproximación de lo que realmente estás perdiendo mientras
desaprovechas el tiempo. ¿Cuántas cosas podrías estar haciendo mientras
pierdes, o te hacen perder, el tiempo?
 
Ley de Perls

“El 70 % de lo que nos preocupa ya ha ocurrido o nunca llegará a ocurrir”

Perdemos mucho tiempo dándole vueltas a situaciones y cosas que o bien ya han
pasado, y por tanto no podemos cambiar, o bien nunca llegarán a ocurrir.
No pienses en lo que ya no se puede cambiar ni te comas la cabeza con
situaciones que son difíciles que sucedan. Analizar el pasado y el presente para
preparar el futuro no es quedarse dándole vueltas a lo que pudo haber sido, pero
no fue, sino entender por qué pasó y asumir que no hay vuelta atrás.

LEYES DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

1. La ley de la claridad. Cuanto más claros sean tus objetivos, más eficiente vas a
ser para lograrlos. La claridad representa el 80% del éxito. Las personas que
tienen objetivos claros, logran más en menos tiempo, que las personas que no los
tienen.
2. La ley de las prioridades. Tu capacidad de fijar prioridades claras para usar el
tiempo, determina la calidad de tu vida. Para conseguir cosas importantes, es
conveniente centrarla en aquellas actividades que aportan valor a tu vida y a tu
trabajo.
3. La ley del activo más valioso. Tu activo más valioso, es tu capacidad de
aprender, por lo que, es conveniente, mantener esta capacidad en constante
actividad, para así lograr elevados niveles de desempeño y productividad.
4. La ley de la planificación. Cada minuto que inviertes en planificar tus
actividades, te ahorra diez minutos de ejecución. El propósito de la planificación,
es llevarte a obtener el máximo «retorno en la inversión» que realizas en energía
para tu vida personal y laboral.
5. La ley de las recompensas. Tus recompensas van a estar determinadas por tus
resultados. La manera más efectiva de avanzar, es logrando resultados de
calidad, en un mejor tiempo.
6. La ley de las secuencias. La administración eficaz del tiempo, te permite
manejar la secuencia de eventos de su vida. Tu vida actual, es el resultado de la
calidad de las decisiones que has tomado, hasta este momento. Si no estás
conforme con alguna parte de tu vida, es tu tarea comenzar a tomar mejores
decisiones al respecto.

ENEMIGOS DEL TIEMPO

Son todas aquellas acciones o actividades, que estén dentro de nuestro alcance o
no, hacen que ocupemos o se invierta de mala manera el tiempo con el cual
contamos.
Algunos enemigos de los tiempos son los siguientes:

 La prisa

Es muy importante tener siempre presente que la prisa es algo que

perjudica a una persona física y emocionalmente ya que es estar en un
constante estado de estrés y puede ocasionarnos enfermedad a un futuro.
 Falta de organización

La falta de organización en el de trabajo puede quitar tiempo al momento de

querer buscar algún objeto en específico, y además si no se lleva un orden
de las tareas que se deben realizar pueden quedar tareas inconclusas.
 Falta de información

Es muy importante tener conocimiento del tema que vamos a tratar es más
difícil que podamos realizar esa tarea o si desconocemos el tiempo que
vamos a invertir en realizarla puede atrasarnos en las demás actividades.

 Posponer

Es común que pospongamos actividades por no querer hacerlas, pero

debes tratar de tener un tiempo para cada una de tus actividades y evitar
que se junten tantas que te sea imposible después realizarlas.

 Indecisión

Ser una persona indecisa puede ser una gran desventaja para una
empresa, porque se pierde demasiado tiempo además de provocar una
 gran angustia, es importante aprender a tomar decisiones en tiempo y
forma.

 Demasiadas cosas

Querer realizar muchas cosas al mismo tiempo puede parecerte una buena idea
pero la verdad es que puedes desperdiciar mucho tiempo y al final no poder
terminar ninguna, lo mejor es realizar una tarea por separado y empezar otra
hasta terminar la primera.
Ahora tu trabajo es identificarlos a lo largo de tu rutina y poder evitarlos o darles
una mejor solución que te ayude a ser mejor.

REUNIONES DE TRABAJO.

¿Qué son las reuniones de trabajo?

Las reuniones de trabajo son una de las herramientas de información más

eficaces que poseen las empresas para conocer el desarrollo de los proyectos.
Estas se usan especialmente para gestionar equipos y temas en grupos
reducidos. Son métodos de integración y comunicación interna que permiten
mejorar y diseñar planes de acción conjuntos.

¿Como redactar el tiempo en un orden del día de una reunión?

Como hemos comentado anteriormente, en una reunión debe seguirse un

orden. Por ello muchas veces se recurre a un orden del día. Este documento
incluye una serie de puntos que serán discutidos en el encuentro. En la mayoría
de los casos, los puntos del orden del día son:

 Bienvenida e inició de la reunión.

 Comentarios genéricos a los puntos del orden del día.
 Revisión y aprobación del acta de la reunión anterior.
  Discusión de los temas pendientes de la reunión anterior.
 Listado de los puntos concretos a tratar en la reunión actual. Es el
contenido más importante del encuentro.
 Resolución de dudas y otro tipo de comentarios por parte de los
asistentes.
 Acuerdos y definición de la fecha para la siguiente reunión.
 Cierra.

El orden del día debe ser claro y conciso. Por ello, te dejamos algunos consejos
para que tengas en cuenta a la hora de redactar:

 Fijar los objetivos de la reunión. Desde un principio se deben tener claros

los objetivos que se pretender lograr en el encuentro. Si no está claro
desde un principio, la convocatoria no será productiva.

 Controlar el tiempo. Al igual que los objetivos a conseguir, se debe tener

claro cuánto tiempo durará la reunión. Hay que adaptar los puntos a
tratar, ya sea en una reunión de 1 hora o 2 horas. En definitiva, la reunión
debe ceñirse al tiempo estipulado. Además, también hay que tener en
cuenta el tiempo de los asistentes, siempre respetándolo.

  Tipos de perfiles profesionales que asistirán a la reunión. Se recomienda

segmentar las reuniones por perfiles profesionales e informar a los otros
miembros del proyecto de las conclusiones tomadas. Por ello, una vez
definidos los asistentes habrá que pensar que los puntos que se traten
sean adecuados para cada perfil y ayuden a conseguir el objetivo de la
reunión. Este es otro motivo por el cual las reuniones puedes ser poco
eficientes.

 Evitar saltarse los puntos. Muchas veces sucede que sale un tema a
discutir que no estaba previsto y puede ser el protagonista de la reunión.
El director o encargado de la reunión deberá pensar si conviene tratar o
no.
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Escuela INENKA, reuniones de trabajo, recuperado de:

https://escuelainenka.com/reuniones-de-trabajo/#:~:text=Si%20no%20existe
%20un%20orden,o%20realizarse%20con%20mayor%20periodicidad.

Wikilibros, administración del tiempo, recuperado de:

https://es.wikibooks.org/wiki/Administraci
%C3%B3n_de_tiempo/Resumen_y_conclusiones_pr%C3%A1cticas

Administración del tiempo, Rosana Silva Fernández, Recuperado de:

https://www.emagister.com/shared/es/cgratis_uploads_courses/5/5/3/52419.pdf

CEPYMENEWS, Ley de Pareto, recuperado de:

https://cepymenews.es/la-ley-de-pareto-regla-80-20-gestion-
empresarial/#:~:text=La%20Ley%20o%20Principio%20de,del%2020%25%20de
%20las%20causas.

Educación integral, leyes de gestión del tiempo, recuperado de:

http://www.educacion-integral.com/conocimientos/habilidades/recursos/gesti
%C3%B3n-del-tiempo/leyes-de-gesti%C3%B3n-del-tiempo.html

Reyna Amaya, leyes de la administración eficaz del tiempo, recuperado de:

http://www.reynaamaya.com/6-leyes-de-la-administracion-eficaz-del-tiempo/

Chronos, enemigos de la administración del tiempo, recuperado de:

https://chronosacademy.com/blog/enemigos-de-la-administracion-del-tiempo/
Manejo del tiempo, siete principios esenciales del manejo y la administración del
tiempo, recuperado de:
https://manejodeltiempo.wordpress.com/2010/10/20/siete-principios-esenciale-del-
manejo-y-la-administracion-del-tiempo/