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OBJECTIF
A la fin du cours, l’étudiant doit être capable de, saisir, mettre en forme et éditer
seul son propre document.
A. PRESENTATION GENERALE
1. Présentation
2. Lancement de Word
4. Introduction
B. L’ENVIRONNEMEN DE TRAVAIL
Les barres d'outils permettent un accès rapide aux fonctions les plus souvent
utilisées en cliquant sur le bouton que l'on désir activer avec le bouton gauche de la
souris. Il existe plusieurs barres d'outils que l'on peut afficher ou non en allant dans le
menu affichage puis barres d'outils. Cliquez sur celles que vous désirer faire apparaître
à l'écran.
1. La barre de titre
2. La barre de Menus
3. La Barre d’outils
• les outils d'accès aux fichiers ( ) : nouveau fichier, ouverture d'un document
existant, sauvegarde du document ;
• les outils d'impression, de visualisation, de correction orthographique. ( )
• les outils d'édition ( ) : couper, copier, coller, copier une mise en forme ;
• la liste des styles de paragraphe ( ) : permet de choisir le style d'un
paragraphe ;
• la liste des polices ( ) : permet de choisir la police des caractères
(Times New Roman, courrier, sans sérif, etc...) ;
• la liste des tailles ( ) : permet de choisir la taille des caractères (le terme
officiel est le corps du caractère), exprimée en points ; une taille de 8 à 10 points
est une taille normale ;
• les outils de mise en forme des caractères ( ).
5. La barre d’état
Remarques :
Ce qui suit est plus particulièrement lié à la présentation du document mais doit être pris
en compte dès la saisie :
d'être dans les textes courants ; toutefois on pourra l'utiliser entre prénom et nom
lorsque le prénom est abrégé comme dans D. Knuth ;
• les majuscules peuvent être accentuées ;
• dans les titres, mettre de préférence de majuscule qu'à la première lettre du premier
mot ; ne pas terminer un titre par un caractère de ponctuation (à l'exception des
points d'exclamation et d'interrogation) ;
• les espacements en question sont les retraits en début de ligne, les alignements des
listes, la séparation entre deux paragraphes, les espaces permettant l'alignement des
éléments d'un tableau, etc.
Dans une énumération simple (c.-à-d. ne comportant pas plus d'une phrase par
élément), vous devez commencer chaque élément par une minuscule et le terminer par un
point virgule (sauf le dernier).
3. La mise en page
Par défaut, chaque nouveau document dans Word est paramétré avec une taille de
21 cm en largeur et 29,7 en hauteur et par des marges de 2.5 pts à gauche, à droite, en bas
et en haut mais se limiter à ces paramètres nous obligerait parfois à faire des acrobaties
avec notre document pour obtenir la mise en page désirée.
Pour l'afficher, cliquez sur le menu fichier puis mise en page comme cela :
La reliure vous servira si vous voulez assembler vos feuilles pour créer une brochure ou
un rapport. Vous pourrez donc prévoir l'espace nécessaire à la reliure tout en gardant vos
marges tel qu'elles étaient.
A partir du bord
4. La règle
Elle ne s'affiche qu'en mode page (menu Affichage - Page activée et règle activée) comme ci
dessous :
Le retrait de la première ligne permet de paramétré un retrait pour la première ligne de chaque
paragraphe. Ainsi chaque fois que vous appuierez sur la touche Entrer la nouvelle ligne aura le
retrait que vous lui avez attribué. Pour le déplacer il vous suffira de positionner le pointeur de la
souris sur le petit triangle gris, de maintenir le bouton gauche enfoncé, vous pourrez alors le
déplacer (une ligne en pointillé apparaîtra sur votre feuille de façon a bien le situer par rapport à
votre document), relâchez le bouton lorsqu'il sera à l'endroit désiré. Votre retrait est créé. Vous
pourrez toujours le modifier plus tard si vous n'êtes pas satisfait du résultat mais il vous faudra
tout de même sélectionner le texte où vous voulez modifier le retrait.
Le retrait négatif (petit triangle gris pointant vers le haut) et le retrait à gauche (petit carré gris
juste en dessous) permet de modifier l'alignement des autres lignes (celles qui ne sont pas les
premières lignes de paragraphes). Ils se déplacent de la même façon que le retrait de la
première ligne.
Le retrait négatif permet de modifier l'alignement de ces lignes sans modifier le retrait de la
première ligne alors que le retrait à gauche entraîne avec lui le retrait de la première ligne de
façon à ce que le retrait entre les deux soit toujours le même.
Pour bien comprendre je vous conseille de taper un texte avec des paragraphes, de le sélectionner,
de déplacer les retraits et d'analyser ce qui se passe.
Le retrait à droite permet de modifier à droite l'endroit où le texte sera renvoyé à la ligne (avant
ou après la marge de droite).
Les tabulations sont des taquets qui ont la forme d'une équerre et qui sur la marge permettent de
choisir plusieurs alignements.
Positionner le pointeur dans la moitié inférieure de la partie blanche de la règle comme ceci :
Dans votre document lorsque vous voudrez atteindre l'alignement de votre tabulation il vous
suffira d'appuyer sur la touche Tabulation ou Tab de votre clavier qui vous fera
avancer de tabulation en tabulation.
6. Fermer un document
Pour fermer un document en cours, cliquez sur Fichier (barre de menus) puis
cliquez sur Fermer.
Cliquez sur le menu Fichier dans la barre de menus ou tout simplement sur
l’icône ouvrir dans la barre d’outils. Dans la fenêtre qui se présente, localisez
l’emplacement du document (Dossier, Disquette, Disque Dur) ensuite cliquez sur le nom
du fichier à ouvrir, puis sur Ok. Ou encore double clique (cliquez deux fois de suite) sur
le même fichier.
Les limites de texte nous montrent dans quelle zone le texte tapé sera affiché et imprimé.
Ces limites représentent les marges du document (gauche, haut et droite). Pour afficher
les limites de texte, cliquez sur le menu Outils puis Options … La boîte de dialogue
suivante apparaît alors :
Une fois saisie, certains mots sont soulignés en rouge. Word ne trouve pas ce mot dans
son dictionnaire orthographique. Il estime donc que nous avons fait une erreur de saisie.
Si c’est le cas, vous pouvez corriger l’erreur en :
En supprimant le(s) caractère(s) avec la touche Retour arrière et en
saisissant le(s) nouveau(x) caractère(s)
En utilisant le correcteur orthographique (clique droit sur le mot et faire le
choix du mot correct). En cours de frappe, Word analyse les caractères tapés
et propose d’insérer un mot à notre place. C’est souvent le cas pour les
dates. Si la proposition de Word vous convient, il suffit d’appuyer sur la
touche TABULATION sinon il faut appuyer sur la touche ECHAP.
Vous vous êtes demandé plusieurs fois comment faire certains symbole comme le
téléphone, des flèches, le © du copyright Word vous propose d’insérer ces symboles et
caractères spéciaux.
Pour insérer un symbole, vous devez cliquer sur le menu Insertion puis Caractères
spéciaux. La boîte de dialogue suivante apparaît alors.
L’onglet « Symboles » est affiché. Maintenant, vous n’avez plus qu’à choisir la police en
faisant dérouler la liste déroulante. Ensuite, vous devez choisir le symbole à insérer et
lorsque vous avez choisi, il suffit de cliquer sur le bouton Insérer puis Fermer. Le
symbole se place alors à l’endroit de votre curseur. Les polices de caractères où l’on
trouve le plus de caractères particuliers sont les polices Webdings, Wingdings,
Wingdings 2 et Wingdings 3.
Pour insérer un caractère spécial, vous devez faire exactement la même manipulation que
précédemment en cliquant sur le menu Insertion puis caractères spéciaux. La boîte de
suivante apparaît alors :
Maintenant, vous devez cliquer sur l’onglet « Caractères spéciaux ». Faites défiler l’ascenseur
jusqu’à ce que vous trouviez votre caractère. Lorsque vous l’avez trouvé, cliquez sur le bouton
Insérer puis Fermer. Le caractère apparaît à l’endroit où est placé votre curseur.
Pour supprimer du texte, sélectionnez le, cliquez sur le bouton couper (barre
d’outils) ou appuyer simplement sur la touche Suppr du clavier puis constatez la
disparition du texte.
Pour supprimer un caractère qui se trouve avant le curseur, vous devez
utiliser la touche RETOUR ARRIERE. Cette touche est située au dessus de la grosse
touche ENTREE. Cette touche supprime les caractères un à un et les supprime vers la
gauche.
Pour supprimer un caractère se trouvant après le curseur, vous devez utiliser
la touche Suppr. Elle est située sous la touche Inser entre le pavé alphanumérique et le
pavé numérique. Elle supprime les caractères un à un et les supprime vers la droite.
Pour supprimer un mot, une phrase ou un paragraphe, vous devez
sélectionner le texte que vous voulez supprimer par une des méthodes vu précédemment.
Ensuite, il suffit d’appuyer sur la touche Suppr ou sur la touche RETOUR ARRIERE.
L’annulation d’une opération consiste à annuler la frappe que vous avez saisie. Pour
annuler une opération, vous avez 3 possibilités :
a. Par la barre de menu : il faut cliquer sur le menu Edition puis Annuler
b. Par la barre d’outils : il faut cliquer sur le bouton suivant
c. Par le clavier : il faut appuyer simultanément sur les touches CTRL + Z
Rétablir l’opération annulée consiste à remettre en l’état l’action avant l’annulation. Pour cela, il
faut appuyez sur le bouton suivant .
Pour un caractère, la mise en forme consiste à lui donner une taille, une police
(dessin de base des caractères), le mettre en gras ou en italique etc. À chaque élément du
texte (caractère, mot, ...) correspond une mise en forme particulière.
Pour mettre en forme un texte, sélectionnez-le, puis cliquez sur les mises en
formes souhaitées, (Police, taille de la police, Gras, italique, souligné et alignement
…).
• Les mises en forme de caractères peuvent s‘appliquer à tous
caractères, (ponctuation, document entier…)
• Les mises en forme de paragraphes (tels que l’alignement, les
retraits et l’interligne) ne s’appliquent qu’à des paragraphes entiers.
NB : Un paragraphe comprend tous les textes que vous avez saisi jusqu à ce que
vous appuyez sur la touche Entrée.
Aligner un paragraphe
L’alignement d’un paragraphe permet à celui-ci d’aligner toutes les lignes le composant
sous quatre formes : l’alignement à gauche, à droite, centré et justifié. Généralement à
l’ouverture d’un nouveau document Word, c’est l’alignement à gauche qui est pris par
défaut. Changer pour obtenir l’alignement dans lequel vous souhaitez que le paragraphe
se présente.
Appliquer un retrait à un paragraphe
Il suffit de cliquer alors sur les petites flèches qui montent et qui descendent pour choisir
votre retrait.
Pour créer une interligne entre paragraphe, vous devez choisir Paragraphes dans le menu
Format. La boîte de dialogue vu précédemment apparaît. Dans la liste déroulante
Interlignes choisissez l’interligne qui vous convient et choisissez l’espacement à partir de
la boîte De.
Une lettrine donne un aspect encore différent à votre paragraphe. Une lettrine est la
première lettre que l’on voit dans un journal par exemple. Elle marque la première lettre
du gros titre. Pour créer une lettrine, vous devez taper votre lettre puis la sélectionner.
Ensuite, il faut choisir Lettrine… dans le menu Format. La boîte de dialogue suivante
apparaît :
Vous avez 3 positions pour choisir votre lettrine. Pour choisir une des trois, il suffit de cliquer sur
la position que vous voulez. Ensuite, vous avez la possibilité de choisir la police de votre lettrine
pour cela, il suffit de cliquer sur la liste déroulante Police. Ensuite, vous pouvez choisir la hauteur
de ligne de votre lettrine et si elle est collée ou non au texte que vous voulez taper.
Les listes à puces permettent de faire des énumérations. Par exemple, comme il fait beau
aujourd’hui, je vais à la plage, il me faut :
Pour créer des listes à puces, il faut se mettre à la ligne en appuyant sur la touche
ENTREE du clavier puis de cliquer sur le bouton suivant . Dans ce cas là, la puce est
définie par Word et vous ne pouvez la changer. Pour mettre la puce que l’on désire, il
suffit de choisir Puces et Numéros dans le menu Format, la boîte de dialogue suivante
apparaît alors :
En cliquant sur le bouton Image vous aurez d’autres puces. Maintenant que vous avez
choisit, cliquez sur le bouton OK et votre puce apparaît. Lorsque vous avez fini une
énumération pour aller à la suivante, il suffit d’appuyer sur la touche ENTREE du clavier.
Une nouvelle puce apparaît alors. Pour finir votre énumération, vous devez appuyer 2 fois
sur la touche ENTREE.
Pour créer une bordure autour d’un paragraphe, vous devez sélectionner le paragraphe.
Ensuite, il suffit de cliquer sur le menu Format puis Bordures et trames. La boîte de
dialogue suivant s’ouvre alors :
Maintenant, il ne vous reste plus qu’à choisir le type, le style, la couleur et la largeur pour
votre bordure de paragraphe et de cliquer sur le bouton OK.
Une trame de fond est une couleur que l’on peut appliquer à un paragraphe. Pour créer
une trame de fond, vous devez sélectionner votre paragraphe. Dans la boîte de dialogue,
vu précédemment, il faut choisir l’onglet Trame de fond puis de choisir la couleur qui
vous convient.
Pour corriger les fautes d’orthographe et de grammaire, vous avez deux possibilités. La
première consiste à cliquer sur le bouton suivant La deuxième consiste à cliquer sur
le menu Outils puis Grammaire et Orthographe. Dans n’importe quel cas, la boîte de
dialogue suivante s’ouvre alors :
Pour corriger vos fautes d’orthographe, il suffit de lire ce qui est inscrit dans la partie «
Suggestion ». Ensuite, lorsque vous avez apporté la correction, il suffit de cliquer sur le
bouton Remplacer. Si vous êtes sur qu’il n’y a pas de faute de grammaire ou
d’orthographe à votre phrase et que Word en trouve une, cliquez sur le bouton Ignorer. Si
vous voulez ajouter un mot dans le dictionnaire de Word, il suffit de cliquer sur le bouton
Ajouter
Si vous voulez un synonyme d’un mot que vous mettez tout le temps dans votre texte, il
faut sélectionner le mot pour lequel vous voulez trouver un synonyme. Ensuite, il suffit de
cliquer sur le menu Outils puis Langues et enfin Dictionnaire des synonymes. L’image
suivante vous montre les synonymes trouvés pour le mot MAISON :
Un saut de page permet d’aller sur une nouvelle page vierge à la suite de votre texte.
L’insertion d’un saut de page évite d’appuyer plusieurs fois sur la touche ENTREE du
clavier pour aller à la page suivante. Pour insérer un saut de page vous devez choisir Saut
dans le menu Insertion. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :
Ensuite, vous sélectionnez « Saut de page » si celui-ci n’est pas sélectionné. Par défaut, le
bouton radio « Saut de page » est sélectionnez. Ensuite, il suffit de cliquer sur le bouton
OK et vous arrivez à la page suivante.
Dans un en-tête ou pied de page vous pouvez mettre la police, la taille, la couleur … que
vous voulez. Tant que vous n’avez pas cliqué sur le bouton Fermer de la barre d’outils,
ONGANGA Sathurnin Powell
Ingénieur en Informatique 23 Dernière mis à jour: Juillet 2007
sathspowell@hotmail.com
IST Cours d’apprentissage bureautique : Microsoft Word et Excel
vous ne pourrez pas créer ou continuer votre document Word. Pour avoir la signification
de tous les icônes de la barre d’outils, il suffit de passer la souris sur une icône et de voir
sa signification.
Cas pratique :
Nous allons pouvoir créer un en-tête et un pied de page assorti qui une fois sauvegarder
avec l'outil d'insertion automatique nous permettra de le réutiliser autant de fois que l'on veut et
cela très rapidement en quatre clics de souris.
Lancez Word et ouvrez un nouveau document puis cliquez sur le menu Affichage puis
En-tête et pied de page, une zone en pointillé doit apparaître dans le haut de votre document,
c'est l'espace réservé à l'en-tête.
Cliquez dedans et choisissez comme police du Times New Roman taille 22 aligné à
gauche et saisissez "Tournoi de Football". Faite Entrer pour passer à la ligne, choisissez une
police de 14, refaite Entrer et choisissez un alignement à droite puis sur trois lignes saisissez :
Tournoi de Football
Stade Omnisport
Likouala
Nous allons maintenant remplir la première ligne avec une couleur de remplissage un
gris clair à -10% par exemple avec l'outil pot de peinture. Sélectionner la première ligne
(Tournoi de Football) cliquez sur l'outil pot de peinture de la barre d'outil tableau et bordure
(entouré de noir sur l'image ci -dessous) puis cliquez sur la petite flèche juste à droite (entouré de
rouge) et choisissez dans la mini fenêtre qui apparaît un gris clair à -10%.
Il nous reste à insérer notre image depuis la bibliothèque, cliquez sur le menu Insertion
puis Image puis Images Clip art.
L'en-tête étant prêt reste à créer le pied de page. Vous vous trouvez toujours dans
l'espace réserver à l'en-tête, pour passer au pied de page cliquez sur le bouton Basculer en-
tête/pied de page de la barre d'outils en-tête et pied de page (entouré en rouge ci-dessous).
Vous devez être dans le pied de page choisissez un alignement centrer et saisissez :
La dernière étape consiste à créer pour notre en-tête et pied de page deux insertions
automatiques pour pouvoir les insérer rapidement sur tous les documents que l'on désire. Nous
avons pour cela besoin de la barre d'insertion automatique (cliquez sur le menu Affichage -
Barres d'outils - Insertion automatique
Cliquez sur le bouton Basculer en-tête/pied de page pour revenir en en-tête, sélectionner celle-ci
entièrement (placer le pointeur dans la marge à hauteur de la première ligne et sans relâcher
descendez jusqu'a la dernière) puis cliquez sur le bouton Nouveau de la barre d'Insertion
automatique qui doit être activer si la sélection est faite. Une petite fenêtre va alors vous
demander de donner un nom à votre nouvelle insertion automatique, saisissez par exemple
"cléfoot1" faites OK puis basculer en pied de page et faite la même opération et appeler votre
insertion automatique "cléfoot2".
C'est terminé il ne reste plus qu'à l'utiliser, vous pouvez fermer votre document sans oublier de
l’enregistrer.
Ouvrez un nouveau document ou utiliser un document déjà existant et afficher l'espace réservé à
l'en-tête et pied de page.
Vous êtes en en-tête, dans la barre d'outils en-tête et pied de page cliquez sur le bouton Insertion
automatique puis sur Clé1 comme ci-dessous :
Votre en-tête est apparu dans le document, passez au pied de page et procédé à l'identique.
Pour sortir de l'en-tête et rédiger le document faite un double-clic à l'extérieur, l'entête et le pied
de page apparaissent alors en filigrane mais seront imprimés correctement.
Pour ajouter une bordure à votre document Word, vous devez choisir Bordures et trames
… du menu Format. La boîte de dialogue suivante apparaît :
Cliquez ensuite sur l’onglet « Bordure de page ». Maintenant, il ne vous reste plus qu’à
choisir le type, le style, la couleur, la largeur et le motif de la bordure. Vous pouvez
appliquer la bordure à tous votre document, ou à une partie de votre document en cliquant
sur la liste déroulante « Appliquer à ».
Pour redimensionner les cellules et (ou) les colonnes, sélectionnez les parties à
redimensionner et dans le menu tableau choisissez taille des cellules. Pour saisir les données dans
le tableau, cliquez avec le bouton gauche de la souris dans la cellule choisie et saisissez, pour
changer de cellule on utilise la souris ou les flèches de déplacement.
Le menu tableau
Pour modifier la largeur d’une colonne, sélectionnez celle-ci puis choisissez Propriétés
du tableau dans le menu Tableau. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :
Dans la zone largeur préférée, choisissez avec les flèches qui montent et qui descendent la
largeur de votre colonne. Faites la même opération pour modifier la largeur des lignes.
Centrer un tableau
Pour centrer votre tableau au milieu de votre document Word, sélectionnez tout votre
tableau puis choisissez Propriété du tableau dans le menu Tableau. La boîte de dialogue
propriétés s’ouvre. Dans la zone « alignement », cliquez sur le bouton centré. Le tableau
se centre horizontalement au milieu de votre page.
La fusion de cellule permet de rassembler des cellules qui se touchent pour en faire une
seule cellule. Pour pouvoir faire une fusion de cellule, sélectionner les cellules que vous
voulez sélectionner puis choisissez Fusionner les cellules dans le menu Tableau.
Pour aligner le texte dans les cellules, choisissez les options « aligner à gauche », «
centrer », « aligner à droite » ou « justifier » dans la barre d’outils « Mise en forme » pour
pouvoir aligner votre texte comme vous le souhaitez.
Pour modifier les caractères dans un tableau, sélectionnez la ou les cellules pour laquelle
vous voulez modifier les caractères. Ensuite, soit vous utilisez le menu Format puis
Police, soit vous utilisez la barre d’outils « Mise en forme pour modifier vos caractères
Pour affecter une couleur à votre tableau, placez le curseur sur celui-ci puis choisissez
Propriété du Tableau dans le menu Tableau. Cliquez ensuite sur le bouton « Bordures
et trames » et cliquez enfin sur l’onglet « Trame de fond ». La boîte de dialogue suivante
apparaît alors :
Pour pouvoir modifier les bordures de votre tableau, cliquez dans une cellule du tableau
puis choisissez Propriété du Tableau dans le menu Tableau. Puis cliquez sur le bouton
« Bordures et trames ». La boîte de dialogue suivante apparaît alors :
Dans la partie « Style », choisissez le style de bordures que vous voulez. La partie «
Couleur » permet de changer la couleur de bordure de votre tableau. La partie « Largeur »
permet d’augmenter l’épaisseur du trait de la bordure. Comme pour la trame de fond, on
peut appliquer le changement des bordures à tout le tableau ou à une cellule pour cela il
suffit de cliquer sur la liste déroulante « Appliquer à ».
Fractionner une cellule revient à découper une cellule du tableau en plusieurs cellules.
Pour fractionner une cellule choisissez Fractionner les cellules dans le menu Tableau.
La boîte de dialogue suivante apparaît alors :
Choisissez avec les flèches qui montent et qui descendent le nombre de lignes ou de
colonnes que doit contenir la cellule de votre tableau.
Laissez le bouton radio « Marques de paragraphes » coché et cliquez sur le bouton OK.
Pour mettre un texte en colonnes et lui faire prendre l’apparence d’un journal,
sélectionnez tout votre texte. Choisissez alors Colonnes dans le menu Format. La boîte
de dialogue suivante apparaît alors :
2. Insertion d’images
Pour insérer une image à un endroit précis vous devez placer le point d'insertion ou vous
voulez que votre image soit insérée. Par défaut une image est alignée sur le texte mais il est
possible de modifier l'habillage.
Pour modifier l’habillage du texte cliquez sur de la barre d’outils Image et faites
votre choix dans le menu qui apparaît :
Toutes les images excepté celles alignées sur le texte, sont ancrées sur un paragraphe, ce
qui leur permet de suivre le texte lorsque celui-ci est déplacé ou modifié. Si vous supprimez le
paragraphe sur lequel est ancrée l’image, elle sera supprimée ou alors il faudra déplacer l’ancre
avant de supprimer le paragraphe.
Lorsque vous insérez une image dans un document Word, celle-ci se place
soit à gauche, soit au centre, soit à droite de votre document en fonction si vous avez
choisi un alignement à gauche, au centre ou à droite. Donc pour déplacer dans un de ces
trois alignements, il suffit de cliquer sur un des 3 boutons suivants :
Mais si par exemple, vous voulez que votre image se place à un endroit particulier de
votre document, vous devez mettre cette image dans une zone de texte. Pour cela, vous
cliquez sur le bouton suivant : dans la barre d’outils Dessin puis vous dessinez un
rectangle ou un carré. Ensuite il suffit d’insérer une image comme nous l’avons vu
précédemment.
Maintenant, pour déplacer l’image, il suffit de sélectionner la zone de texte qui fonctionne
exactement que la sélection d’une image et tout en tenant cliquer la souris, vous déplacez
la zone de texte à l’endroit où vous voulez l’emmener.
Pour modifier la taille d’une image, sélectionnez la et tirez sur les poignets pour lui
donner la forme désirée ou encore vous cliquez droit sur l’image et vous choisissez
l’option « Format de l’image ». La boîte de dialogue suivante s’ouvre alors :
Insérer un dessin
Pour insérer un dessin dans votre document Word, la barre d’outils Dessin doit être
affichée. Ensuite, vous pouvez cliquer sur les deux boutons suivants qui représentent un
rectangle ou une ellipse . Pour dessiner ces formes, vous cliquez à un endroit de la
feuille. Tout en maintenant cliquez, vous déplacez la souris sur l’écran et la forme se
dessine alors. Pour changer la forme de votre dessin, il suffit de sélectionner votre dessin.
Les poignets de sélection apparaissent alors puis il faut cliquer sur le bouton « Dessin »
dans cette même barre d’outils. Ensuite, il suffit de cliquer sur « Changer la forme »,
sélectionner une des formes proposées puis, il suffit de cliquer sur le dessin que vous
voulez mettre.
Pour insérer un Word Art dans votre document Word, il suffit de suivre la marche
suivante
9 Dans la barre d’outils Dessin, cliquez sur Insérer un objet Word Art
9 Cliquez sur le type de dessin Word Art souhaité, puis sur OK.
9 Dans la boîte de dialogue Modifier le texte Word Art, tapez le texte que vous
souhaitez mettre en forme, sélectionnez éventuellement d'autres options, puis
cliquez sur OK.
9 Pour ajouter ou modifier des effets de texte, utilisez les boutons des barres
d'outils Word Art et Dessin. La barre d'outils Word Art s'affiche lorsque vous
cliquez sur le texte spécial Word Art.
Exemple :
Pour déplacer un Word Art dans votre document Word, il suffit de sélectionner votre
Word Art. Les poignets de sélection apparaissent alors. Avec la souris, il suffit de se
placer sur le Word Art puis de cliquer et de tenir cliquer et de déplacer le Word Art sur
votre document.
Pour changer les couleurs d’un Word Art, vous devez afficher la barre d’outils Word Art.
Pour cela, il suffit de choisir Barres d’outils puis Word Art dans le menu Affichage. La
barre d’outils suivante apparaît alors :
Maintenant, il suffit de sélectionner votre Word Art, puis de cliquer sur le bouton «
Format de l’objet Word Art » . Une boîte de dialogue apparaît. Dans la zone
« remplissage » choisissez la couleur que vous voulez mettre à votre Word Art. Bien
entendu, vous pouvez choisir des motifs et des textures ou choisir une couleur
personnalisée à votre Word Art.
Pour changer la forme d’un Word Art, il suffit de cliquer sur le bouton « Changer la
forme » dans la barre d’outils Word Art.
Ensuite, il suffit de cliquer sur la forme que vous voulez et votre Word Art prend alors la
forme choisit.
G. LE MODE PLAN
Le mode plan affiche la structure du document. Il affiche les retraits et les symboles mais
ne modifie pas la présentation de votre document en mode normal. Le mode plan ne
s’imprime pas. Pour placer en mode plan il suffit de cliquer sur le bouton suivant
Créer un titre
En mode plan tapez les titres du document et de chaque sous document. Veillez à appuyer
sur ENTRÉE après avoir tapé chaque titre. Word met les titres en forme à l'aide du style
de titre prédéfini Titre 1.
Pour afficher ou masquer la mise en forme, il suffit de cliquer sur le bouton suivant
dans la barre d’outil Mode Plan.
Pour afficher certains niveaux de titre et en cacher d’autres, il suffit de cliquer sur les
boutons suivants :
En cliquant sur ces boutons vous afficherez soit les titres de niveaux 1, soit de niveaux 2
… Pour afficher les titres des différents niveaux, il faut cliquer sur le bouton suivant :
.
H. LES STYLES
La zone de style est située dans la barre d’outils Mise en forme. Si cette barre d’outils
n’est pas apparente, il suffit de choisir Barre d’outils puis Mise en forme dans le menu
Affichage.
2. Appliquer un style
Dans la barre d’outils Mise en forme, il suffit de cliquer sur la liste déroulante Style
et choisir le style que l’on veut appliquer à notre paragraphe.
Pour créer un style dans un de vos paragraphes, il suffit de choisir Style dans le menu
Format. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :
Ensuite dans la zone « Style », choisissez le style que vous voulez puis il suffit de cliquer
sur le bouton Appliquer.
Les styles que vous utilisez pour le moment sont des styles prédéfinis par Word. La police
d’écriture, la taille, l’espacement entre les lignes … sont prédéfinis. Pour modifier ou
créer un style, il suffit de choisir Styles dans la barre de menu Format. La boîte de
dialogue vu dans la partie 13-2-2 apparaît alors. Pour créer un nouveau style il suffit de
cliquer sur le bouton Nouveau. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :
En cliquant sur les différents boutons vous pourrez personnaliser le style que vous voulez
appliquer à vos paragraphes (police, taille, paragraphe, espacement …)
Le publipostage permet de réaliser des lettres types, des étiquettes … Par exemple, vous
voulez envoyer des invitations à tout vos ami(e)s pour votre anniversaire. Le contenu de
la lettre ne changera jamais. Ce qui changera c’est l’en-tête personnalisé pour vos ami(e) s
(nom, prénom, adresse…)
Avant de commencer le publipostage, vous devez réaliser la lettre que vous enverrez à
tous vos amis par exemple. C’est la préparation du document principal.
La source de données va être les éléments qui vont changer dans le document principal
(nom, prénom, adresse …). Généralement, on crée la source de données sous le logiciel
Excel mais vous pouvez la créer sous un autre logiciel de base de donnée comme Access
ou Dbase. L’image suivante vous montre la source de donnée créée sous Excel :
Après avoir crée votre base de donnée, il faut enregistrer celle-ci et fermer le logiciel qui
vous a servi à le réaliser.
3. Préparer le publipostage
Choisissez, dans le volet, Document de base puisque que c’est la même lettre que nous
envoyons à nos amis. Puis, activez l’option utiliser un document existant. Word ouvre,
toujours dans le volet droit, une sorte de boîte de dialogue que voici :
Laissez la sélection sur (Autres fichiers) et cliquez sur Ouvrir pour repérer notre
document modèle (document principal) et l’ouvrir. Toujours dans le volet droit, cliquez
sur « suivant : Sélection des destinataires » pour obtenir l’option Parcourir. Cliquez
dessus afin d’aller chercher la base de donnée dans le dossier où nous l’avons enregistrée
et l’ouvrir. La boîte de dialogue « Fusion et Publipostage : Destinataires » apparaît,
regroupant les destinataires crées dans la Base de données. Vérifiez que tous y sont et
cliquez sur Ok pour valider et aller à l’étape suivante en cliquant sur « Ecriture de votre
lettre ». Les options suivantes s’affichent :
Si tout semble correct, cliquez sur suivant pour mettre fin à la fusion. Enfin, deux options
s’offrent à vous : soit l’Impression des lettres ou la modification des lettres
individuelles. Pour notre cas, choisir « modifier les lettres individuelles ».
Remarque : Dans ce cas précis, les modifications apportées à une lettre n’affectent en
rien les autres lettres.
INTRODUCTION
Les cellules peuvent être mises en forme à la manière des textes de WORD et d'une
manière spécifique correspondant au traitement des nombres. Le tableur permet aussi de
réaliser des graphiques à partir des données et des résultats.
Lancement
Pour lancer EXCEL, cliquez sur le menu Démarrer, programmes, Microsoft Office et
enfin sur Microsoft Office Excel 2003.
I. Notion de base
Les Cellules
Les cellules sont l'unité de base d'Excel. Elles peuvent contenir des valeurs numériques,
du texte (étiquette/commentaire) et des formules de calcul. Pour sélectionner une cellule,
il suffit de cliquer sur elle ou de déplacer la sélection à l'aide des touches fléchées. La
saisie du contenu d'une cellule se fait dans une zone d'édition spéciale qui se trouve au
dessus de la fenêtre du document. Pour modifier le contenu d'une cellule, il faut
sélectionner la cellule et cliquer dans la zone d'édition.
Les calculs se font à l'aide de formules placées dans les cellules. Une formule doit
impérativement commencer immédiatement (sans espace) par le signe =. La cellule B6
contient la formule = B3+B4+B5. En validant la saisie de la formule, on déclenche
automatiquement le calcul. Le résultat du calcul s'affiche dans la cellule B6 et peut à
son tour servir de donnée pour un autre calcul.
Il y a d'autres méthodes pour obtenir le même résultat. Le plus souvent, on a recours à une
fonction. Dans notre exemple, on pourrait utiliser les deux formules suivantes :
• = somme(B3;B4;B5). Le point-virgule est un séparateur d'arguments ou
d'énumération.
• = somme(B3:B5). Le double point est un séparateur permettant de délimiter une
plage de cellules : B3:B5 signifie "de la cellule B3 à la cellule B5", ce qui inclut
donc la cellule B4.On peut obtenir automatiquement cette fonction en cliquant sur
le bouton générant une fonction Somme :
Une sélection peut s'étendre à une série de cellules (ligne, colonne ou plage
comprenant plusieurs lignes/colonnes). Pour opérer la sélection d’une plage, on clique sur
la cellule de départ puis, en maintenant le bouton de la souris enfoncé, on glisse sur les
autres cellules.
On peut sélectionner une colonne ou une ligne entière en cliquant sur le bouton
correspondant.
Mise en forme
La plupart des mises en forme correspondent à ce que l'on peut obtenir dans
Word. Elles sont regroupées dans le menu Format/Cellule. EXCEL dispose en outre de
toute une série de mises en formes spécifiques aux nombres (avec une ou plusieurs
décimales, pourcentage, monétaire ...etc.), ainsi que de possibilités liées à la position
(verticale / horizontale) du texte dans les cellules (en particulier la possibilité de retour à
la ligne à l'intérieur de la cellule). On peut modifier la largeur et la hauteur des cellules en
agissant directement sur la séparation entre les colonnes ou les lignes dans la zone de
référence ou par le menu Format/Ligne/Hauteur ou Format/Colonne/Largeur.
EXCEL permet également toutes sortes de mises en forme de bordure, de couleur de texte
et de fond (menu Format/Cellule/Bordure ou Motif).
Document
Le document de base dans EXCEL est la feuille de calcul. Celle-ci fait partie d'un
Classeur. Il est ainsi facile de répartir les tâches effectuées sous EXCEL sur plusieurs
feuilles constituant un ensemble que l'on peut enregistrer et ouvrir en bloc.
Les procédures d'ouverture et de sauvegarde sont les mêmes que sous WORD.
Les documents ont une extension commençant par .xl_ (par exemple .xls pour une feuille
de calcul).
Recopier une formule : adressage relatif / adressage absolu
Excel offre de grandes facilités pour recopier le contenu des cellules : soit par
Copier/Coller (boutons de barre d'outil ou menu Edition) soit en recopiant une cellule
(sélectionnée, voir ci-dessus) sur une ou plusieurs cellules (menu Edition/Recopier), dans
tous les sens (vers le haut, vers la droite, vers le bas et vers la gauche), ou en faisant
glisser la poignée de sélection sur les cellules voisines.
Lorsque EXCEL recopie une formule, les références de celle-ci sont réactualisées en
fonction de la cellule de destination.
En recopiant le groupe de cellules B3:B6 vers la droite, on recopie la valeur des cellules
B3, B4 et B5 sur C3, C4 et C5. Mais la formule contenue par B6 SOMME(B3:B5)
devient SOMME(C3:C5).
Référence relative
La référence B3:B5 de la formule qui se trouve dans la cellule B6 est une référence
relative. Cela signifie que lorsqu'elle est recopiée sur une autre cellule, la référence de la
formule est décalée du nombre de lignes et de colonnes qui sépare la cellule de
destination de la cellule d'origine.
Le décalage s'opérant sur la ligne 6, les référence de lignes restent les mêmes, seule la
référence de colonne augmente d'une colonne (B + 1 colonne = C) :
• B3 devient donc C3 ;
• B5 devient C5.
Référence absolue
On crée deux séries (de 1 à 5 sur la ligne 1 et de 1 à 12 sur la colonne A). Par exemple à
l'aide du menu Edition/Recopier/Série : La formule de la cellule B2 est alors =A2*B1.
Si l'on recopie cette formule vers la droite, les références de colonne s'incrémentent de 1 et
donnent des produits cumulés à cause du décalage du premier terme (qui devient
successivement B2, C2, D2).
Pour éviter cela, il faut figer la référence en introduisant le signe $ avant l'élément qui doit
resté inchangé. La formule de B2 devient alors =$A2*B1.
En E2 la formule recopiée vers la droite sera alors : =$A2*E1, ce qui est correct. Le même
phénomène se produit lorsque l'on recopie la formule de B2 vers le bas. C'est alors la
référence de ligne du terme B1 qu'il faut figer (B$1). La formule initiale devient alors
=$A2*B$1.
Cette formule peut être recopiée sur l'ensemble du tableau. L'exemple ci-dessous montre
en outre comment il faut procéder si l'un des termes de la formule ne doit pas subir de
décalage du tout (la valeur constante 1,5 de la cellule B16).
Au lieu d'utiliser une référence absolu du type $B$16, on peut nommer la cellule
correspondante, ce qui permet d’utiliser dans les formules le nom ainsi défini. Pour cela,
il faut :
• Sélectionner la cellule
• Activer le menu Insertion/Nom/Définir
• Choisir un nom ou utilisé le nom proposé
• Cliquer sur ajouter.
Les noms peuvent désigner non seulement une cellule isolée, mais aussi un groupe de
cellules.
En voici quelques-unes :
• ARRONDI(nombre;décimale)
• ENT(nombre)
• ET(élément_1;élément_2;...;élément_n)
• MAX(nombre_1;nombre_2;...;nombre_n)
• MIN(nombre_1;nombre_2;...;nombre_n)
• MOYENNE(nombre_1;nombre_2;...;nombre_n)
• PRODUIT(nombre_1;nombre_2;...;nombre_n)
• SI(condition;conséquence_vrai;conséquence_faux)
• SOMME(nombre_1;nombre_2;...;nombre_n)
• TRONQUE(nombre;niveau de troncature)
Dans une formule complexe, une fonction peut être utilisée comme l'argument d'une autre
fonction. Il faut alors veiller particulièrement à la correction du parenthèsage (voir plus
loin : formule conditionnelle).
V. Utilisation du Classeur
Le classeur Excel réunit plusieurs feuilles de calcul. Le passage de l'une à l'autre se fait en
cliquant sur les ergots de bas de feuille ou en utilisant les boutons fléchés :
VI. Graphiques
Grâce à son assistant graphique, EXCEL permet de réaliser toutes sortes de graphiques.
Le graphique est une représentation des données des cellules. Il peut se fonder sur une ou
plusieurs séries de données. Les formes graphiques de base sont les courbes, les
histogrammes, les représentations en secteurs.
Création
Il faut commencer par sélectionner la plage des cellules contenant les données qui vont
être représentées sous forme graphique. Si l'on a besoin de plages discontinues :
Attention : lorsque l'on veut représenter sous forme de graphique à secteur une série de
données qui constituent un tout, il ne faut pas inclure le total dans la sélection, car il
constituerait alors 50% de la valeur totale. Une fois les plages sélectionnées, on fait appel
à l'Assistant Graphique (menu Insertion/Graphique ou bouton
Le pointeur de la souris permet alors de tracer une zone qui deviendra celle du graphique.
Dès que l'on relâche le bouton de la souris, la fenêtre de dialogue de l'Assistant Graphique
apparaît. Elle permet de configurer le graphique :
• Affichage la plage des cellules qui ont été sélectionnées, ce qui permet
éventuellement de les modifier (à noter qu'il s'agit d'une référence absolue),
• Premier niveau de sélection du type de graphique : aires, barres, histogrammes,
Courbes, secteurs, ... combinaisons et variantes 3D,
• Deuxième niveau de sélection entre plusieurs variantes du même type de
graphique,
• Prévisualisation du graphique.
Graphique à secteurs
Chaque élément du graphique peut être édité. En cliquant une première fois
sur les secteurs, on sélectionne l'ensemble des secteurs. En cliquant à nouveau sur l'un des
secteurs, on le sélectionne isolément. On peut alors le déplacer, changer sa couleur, etc...
Pour représenter plusieurs séries de données, il faut utiliser des courbes ou des
histogrammes.
Graphique histogramme 3D
Problèmes de lisibilité
VII. Conditions
La fonction qui permet de réaliser une formule conditionnelle est si(). Pour pouvoir
comprendre son utilisation, il est nécessaire de voir comment EXCEL retourne des
valeurs booléennes (Vrai/Faux) pour certaines opérations.