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IST Cours d’apprentissage bureautique : Microsoft Word et Excel

MICROSOFT WORD (Traitement de Texte)

OBJECTIF

A la fin du cours, l’étudiant doit être capable de, saisir, mettre en forme et éditer
seul son propre document.

A. PRESENTATION GENERALE

1. Présentation

Microsoft Word est un logiciel de traitement de texte. Il simplifie la mise en


forme de votre document grâce à l’utilisation des outils et des commandes appropriées.

2. Lancement de Word

Pour lancer Word :


ƒ Cliquer sur le menu Démarrer dans la Barre des taches ;
ƒ Pointer sur tous les programmes ou programmes (c’est selon que l’on
soit sur Windows XP ou Windows 2000) ;
ƒ Pointer sur Microsoft Office et cliquer sur Microsoft Office Word 2003
(Windows XP) ou sur Word (Windows 2000).
3. Quitter Word en toute sécurité

Dans la barre des menus :

ƒ Cliquer le menu Fichier ;


ƒ Cliquer sur Quitter.

4. Introduction

Le logiciel Word a été conçu par la société Microsoft. C’est un logiciel de


traitement de texte. Avec Word, vous avez la possibilité de réaliser tous types de
documents professionnels ou privés (notes de service, courrier, rapport, mémoire, thèse,
publipostage …).

ONGANGA Sathurnin Powell


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5. Lancement de Microsoft Word 2003

Vous avez deux possibilités pour lancer Word 2003 :

La première consiste à double cliquer sur l’icône Word


La deuxième consiste à cliquer sur le menu démarrer, programmes puis Microsoft
Office et enfin Word 2003.

B. L’ENVIRONNEMEN DE TRAVAIL

Présentation de l'écran Word

Après le lancement de Microsoft Word depuis le menu démarrer l'écran Word


apparaît comme cela.

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Les barres d'outils permettent un accès rapide aux fonctions les plus souvent
utilisées en cliquant sur le bouton que l'on désir activer avec le bouton gauche de la
souris. Il existe plusieurs barres d'outils que l'on peut afficher ou non en allant dans le
menu affichage puis barres d'outils. Cliquez sur celles que vous désirer faire apparaître
à l'écran.

Description des barres d'outils:

1. La barre de titre

Elle contient, comme son nom l'indique, le titre de la fenêtre : Microsoft


Word. Elle contient également le nom du document en cours d'édition (le fichier
actuellement ouvert s'appelle Document1 ; un tel nom signifie en général que le
document n'a pas encore été sauvegardé). La barre de titre contient également à droite le
bouton de fermeture, ( ) et les boutons de mise en plein écran ( ) et mise en barre de
tâche ( ).

2. La barre de Menus

La barre de menus abrite des menus déroulant (Fichier, Edition, Affichage,


Insertion, Format, Outils, Tableau, Fenêtre …). Derrière ces menus se cache toute une
liste de commandes qui s’affichent en cliquant dessus.

3. La Barre d’outils

Elle donne accès aux principaux outils de Word, en particulier :

• les outils d'accès aux fichiers ( ) : nouveau fichier, ouverture d'un document
existant, sauvegarde du document ;
• les outils d'impression, de visualisation, de correction orthographique. ( )
• les outils d'édition ( ) : couper, copier, coller, copier une mise en forme ;
• la liste des styles de paragraphe ( ) : permet de choisir le style d'un
paragraphe ;
• la liste des polices ( ) : permet de choisir la police des caractères
(Times New Roman, courrier, sans sérif, etc...) ;

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• la liste des tailles ( ) : permet de choisir la taille des caractères (le terme
officiel est le corps du caractère), exprimée en points ; une taille de 8 à 10 points
est une taille normale ;
• les outils de mise en forme des caractères ( ).

Les outils de alignement des paragraphes à gauche, à droite, centré, ou


justifié ( ) : permettent d'aligner le texte d'un paragraphe.

3.1 Barre d’outil standard

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3.2 La barre de mise enforme

4. La barre d’outils Dessin

5. La barre d’état

Elle renferme le numéro de la page en cours et le nombre total de pages de votre


document. Elle se situe en général au bas de la fenêtre de votre document. Elle vous
donne des informations sur le texte, l'occupation mémoire, la position du curseur dans le
texte, l'état des touches majuscule et numérique, etc...

C. GESTION DES DOCUMENTS


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1. Quelques règles à respecter pendant la saisie

Rappelons ici quelques règles de saisie usuelles pratiquées en dactylographie


française (Règles de typographie) :

Remarques :

Certains traitements de texte savent insérer automatiquement les espaces


o
avant les doubles ponctuations, et il est alors inutile de les taper. Vérifiez
sur celui que vous utilisez ; il peut parfois s'agir d'un réglage à faire.
o Ces règles ne concernent que la ponctuation française. En anglais il n'y a
jamais d'espace avant la ponctuation.
• Les parenthèses. La principale question est : << Comment mettre des espaces ? >>
La règle est simple : les parenthèses doivent être collées à ce qu'elles entourent ; le
bloc ainsi obtenu se comporte comme un mot, c'est-à-dire qu'on mettra des espaces
avant ou après ce bloc, comme s'il s'agissait d'un seul mot. Par exemple :
o Ceci est un bon exemple (un exemple, dites-vous ?) d'utilisation des
parenthèses.
o Ceci est un mauvais exemple ( un exemple, dites-vous ?) d'utilisation des
parenthèses.
o Ceci est un mauvais exemple (un exemple, dites-vous ? ) d'utilisation des
parenthèses.
o Ceci est un mauvais exemple (un exemple, dites-vous ?)d'utilisation des
parenthèses.
o Ceci est un mauvais exemple(un exemple, dites-vous ?) d'utilisation des
parenthèses.
• les guillemets français s'écrivent << ainsi >> ; toute autre sorte de guillemets est à
prohiber en français (` " ' ` ' `` ,, '') ;
• les nombres ne s'écrivent pas en anglais comme en français : il faut mettre une
virgule pour séparer les unités de la partie décimale, exemple : 1,5 km et mettre un
blanc insécable pour séparer les tranches de mille comme dans 12 345,678 91.

Ce qui suit est plus particulièrement lié à la présentation du document mais doit être pris
en compte dès la saisie :

• les noms propres se composent en petites capitales (mais le prénom reste en


romain) soit par exemple : Donald Knuth ;
• ne pas mettre de point entre les lettres des sigles (SNBG, SEEG...) sauf lorsque ce
sigle est peu connu et s'énonce lettre par lettre ;
• le caractère insécable ne s'utilise que pour corriger une coupure malheureuse ; son
utilisation systématique ne facilite pas la relecture et est bien souvent sans raison

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d'être dans les textes courants ; toutefois on pourra l'utiliser entre prénom et nom
lorsque le prénom est abrégé comme dans D. Knuth ;
• les majuscules peuvent être accentuées ;
• dans les titres, mettre de préférence de majuscule qu'à la première lettre du premier
mot ; ne pas terminer un titre par un caractère de ponctuation (à l'exception des
points d'exclamation et d'interrogation) ;
• les espacements en question sont les retraits en début de ligne, les alignements des
listes, la séparation entre deux paragraphes, les espaces permettant l'alignement des
éléments d'un tableau, etc.

Dans une énumération simple (c.-à-d. ne comportant pas plus d'une phrase par
élément), vous devez commencer chaque élément par une minuscule et le terminer par un
point virgule (sauf le dernier).

2. Création d’un document

• Cliquez sur le menu fichier ;


• Cliquez sur la commande Nouveau.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisir l’option Document vide ou Document
vierge.
Ou encore cliquez tout simplement sur l’icône Nouveau dans la barre d’outils.

3. La mise en page

Par défaut, chaque nouveau document dans Word est paramétré avec une taille de
21 cm en largeur et 29,7 en hauteur et par des marges de 2.5 pts à gauche, à droite, en bas
et en haut mais se limiter à ces paramètres nous obligerait parfois à faire des acrobaties
avec notre document pour obtenir la mise en page désirée.

La fenêtre de mise en page

Pour l'afficher, cliquez sur le menu fichier puis mise en page comme cela :

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Et vous obtiendrez ceci :

La reliure vous servira si vous voulez assembler vos feuilles pour créer une brochure ou
un rapport. Vous pourrez donc prévoir l'espace nécessaire à la reliure tout en gardant vos
marges tel qu'elles étaient.

A partir du bord

• En-tête permet lorsque vous insérer un en-tête de choisir l'espace compris


entre l'en-tête et le dessus de la page.
• Pied de page permet lorsque vous insérer un pied de page de choisir
l'espace compris entre le pied de page et le bas de la page.

4. La règle

La règle permet de choisir les différents alignements du texte dans le document.

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Elle ne s'affiche qu'en mode page (menu Affichage - Page activée et règle activée) comme ci
dessous :

La règle apparaît au dessus de notre document c'est la règle horizontale

Le retrait de la première ligne permet de paramétré un retrait pour la première ligne de chaque
paragraphe. Ainsi chaque fois que vous appuierez sur la touche Entrer la nouvelle ligne aura le
retrait que vous lui avez attribué. Pour le déplacer il vous suffira de positionner le pointeur de la
souris sur le petit triangle gris, de maintenir le bouton gauche enfoncé, vous pourrez alors le
déplacer (une ligne en pointillé apparaîtra sur votre feuille de façon a bien le situer par rapport à
votre document), relâchez le bouton lorsqu'il sera à l'endroit désiré. Votre retrait est créé. Vous
pourrez toujours le modifier plus tard si vous n'êtes pas satisfait du résultat mais il vous faudra
tout de même sélectionner le texte où vous voulez modifier le retrait.

Le retrait négatif (petit triangle gris pointant vers le haut) et le retrait à gauche (petit carré gris
juste en dessous) permet de modifier l'alignement des autres lignes (celles qui ne sont pas les
premières lignes de paragraphes). Ils se déplacent de la même façon que le retrait de la
première ligne.
Le retrait négatif permet de modifier l'alignement de ces lignes sans modifier le retrait de la
première ligne alors que le retrait à gauche entraîne avec lui le retrait de la première ligne de
façon à ce que le retrait entre les deux soit toujours le même.
Pour bien comprendre je vous conseille de taper un texte avec des paragraphes, de le sélectionner,
de déplacer les retraits et d'analyser ce qui se passe.

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Le retrait à droite permet de modifier à droite l'endroit où le texte sera renvoyé à la ligne (avant
ou après la marge de droite).

Les tabulations sont des taquets qui ont la forme d'une équerre et qui sur la marge permettent de
choisir plusieurs alignements.
Positionner le pointeur dans la moitié inférieure de la partie blanche de la règle comme ceci :

cliquez et la petite équerre noire apparaît vous pouvez en placer


plusieurs sur la règle si vous voulez utiliser plusieurs alignements sur votre document.
Les tabulations peuvent être déplacées de la même façon que les retraits et être modifiées, c'est à
dire qu'on peut en changer l'alignement du texte au centre si on veut par exemple centrer un mot
par rapport à un autre, à gauche comme dans l'exemple pour un alignement à gauche à un endroit
donné ou à droite pour un alignement à droite.
Pour changer l'alignement de la tabulation cliquez sur le petit bouton carré à l'extrême gauche de
la règle ici entouré de rouge à chaque clic il se modifiera et vous
pourrez obtenir cela:

Dans votre document lorsque vous voudrez atteindre l'alignement de votre tabulation il vous

suffira d'appuyer sur la touche Tabulation ou Tab de votre clavier qui vous fera
avancer de tabulation en tabulation.

5. Sauvegarder un nouveau document

5.1 Sur Disque Dur

• Cliquez sur le menu Fichier, puis sur la commande Enregistrer sous… la


boîte de dialogue enregistrer sous apparaît alors (par défaut Word propose
toujours d’enregistrer le document actif sous Mes documents. Mais vous
pouvez le changer de place ou créer des sous dossiers). Dans la zone de
texte nom du fichier, Word prend par défaut les premiers caractères que
vous avez tapés. Si le nom ne vous convient pas, vous pouvez le changer.
Lorsque vous avez trouvé le bon dossier et mis un nom, vous pouvez cliquer
sur le bouton enregistrer. Le nom du fichier apparaîtra ainsi sur la barre de
titre;
• Dans la fenêtre qui s’affiche choisir un emplacement en renseignant la zone
de texte enregistrer dans et à l’emplacement nom du fichier, saisissez le
nom à attribuer à votre fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

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5.2 Sur Disquette

• Cliquez sur Fichier ;


• Cliquez sur Enregistrer sous ;
• Cliquez sur la petite flèche qui apparaît dans le coin droit de la zone de
texte enregistrer dans ;
• Choisir (cliquez) la commande Disquette ;
• Saisir le nom du fichier à enregistrer et cliquez sur Enregistrer ;

6. Fermer un document

Pour fermer un document en cours, cliquez sur Fichier (barre de menus) puis
cliquez sur Fermer.

7. Ouvrir un ancien document (document existant)

Cliquez sur le menu Fichier dans la barre de menus ou tout simplement sur
l’icône ouvrir dans la barre d’outils. Dans la fenêtre qui se présente, localisez
l’emplacement du document (Dossier, Disquette, Disque Dur) ensuite cliquez sur le nom
du fichier à ouvrir, puis sur Ok. Ou encore double clique (cliquez deux fois de suite) sur
le même fichier.

D. SAISIE ET EDITION DES INFORMATIONS

Après le lancement de Microsoft Word et la mise en page appropriée, vous


pouvez immédiatement commencer la saisie de votre texte.
Lorsque le texte atteint la fin de la ligne, n’appuyez pas sur Entrée car Word fait
automatiquement passer le texte à la ligne suivante.
Appuyez sur Entrée uniquement lorsque vous voulez commencer un nouveau
paragraphe.

1. Afficher les limites de texte

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Les limites de texte nous montrent dans quelle zone le texte tapé sera affiché et imprimé.
Ces limites représentent les marges du document (gauche, haut et droite). Pour afficher
les limites de texte, cliquez sur le menu Outils puis Options … La boîte de dialogue
suivante apparaît alors :

2. Quelques remarques lors de la saisie de texte

Une fois saisie, certains mots sont soulignés en rouge. Word ne trouve pas ce mot dans
son dictionnaire orthographique. Il estime donc que nous avons fait une erreur de saisie.
Si c’est le cas, vous pouvez corriger l’erreur en :
ƒ En supprimant le(s) caractère(s) avec la touche Retour arrière et en
saisissant le(s) nouveau(x) caractère(s)
ƒ En utilisant le correcteur orthographique (clique droit sur le mot et faire le
choix du mot correct). En cours de frappe, Word analyse les caractères tapés
et propose d’insérer un mot à notre place. C’est souvent le cas pour les
dates. Si la proposition de Word vous convient, il suffit d’appuyer sur la
touche TABULATION sinon il faut appuyer sur la touche ECHAP.

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3. Insertion des caractères spéciaux

Vous vous êtes demandé plusieurs fois comment faire certains symbole comme le
téléphone, des flèches, le © du copyright Word vous propose d’insérer ces symboles et
caractères spéciaux.
Pour insérer un symbole, vous devez cliquer sur le menu Insertion puis Caractères
spéciaux. La boîte de dialogue suivante apparaît alors.

L’onglet « Symboles » est affiché. Maintenant, vous n’avez plus qu’à choisir la police en
faisant dérouler la liste déroulante. Ensuite, vous devez choisir le symbole à insérer et
lorsque vous avez choisi, il suffit de cliquer sur le bouton Insérer puis Fermer. Le
symbole se place alors à l’endroit de votre curseur. Les polices de caractères où l’on
trouve le plus de caractères particuliers sont les polices Webdings, Wingdings,
Wingdings 2 et Wingdings 3.

Pour insérer un caractère spécial, vous devez faire exactement la même manipulation que
précédemment en cliquant sur le menu Insertion puis caractères spéciaux. La boîte de
suivante apparaît alors :

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Maintenant, vous devez cliquer sur l’onglet « Caractères spéciaux ». Faites défiler l’ascenseur
jusqu’à ce que vous trouviez votre caractère. Lorsque vous l’avez trouvé, cliquez sur le bouton
Insérer puis Fermer. Le caractère apparaît à l’endroit où est placé votre curseur.

4. Sélection du texte à modifier

• pour sélectionner un texte, cliquez et faites glisser sur celui-ci le pointeur de la


souris ;
• pour sélectionner un mot, double-cliquez dessus ;
• pour sélectionner une ligne, cliquez à sa gauche ;
• pour sélectionner plusieurs lignes, cliquez à gauche d’une ligne et faites glisser
le pointeur de la souris vers le bas.
Pour sélectionner tout le texte, cliquez sur Edition puis, sur Sélectionner tout.

5. Se déplacer à l’intérieur du document

Pour déplacer le pointeur d’insertion, utilisez la souris afin de positionner le


curseur à l’endroit souhaité, ou utilisez les touches de déplacement du clavier.

 : Cette touche permet de replacer le curseur au début de la ligne.


FIN : cette touche permet de placer le curseur à la fin de la ligne.
 ou Pg Up: cette touche permet de déplacer le curseur vers le haut page par page.
 ou Pg Down : cette touche permet de déplacer le curseur vers le bas page par
Page.
s : Cette touche permet de revenir d’un caractère vers la gauche.
t : Cette touche permet de se déplacer d’un caractère vers la droite.
u : Cette touche permet de monter le curseur d’une ligne.
v : Cette touche permet de descendre le curseur d’une ligne.

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6. Insertion et suppression de texte

Pour supprimer du texte, sélectionnez le, cliquez sur le bouton couper (barre
d’outils) ou appuyer simplement sur la touche Suppr du clavier puis constatez la
disparition du texte.
Pour supprimer un caractère qui se trouve avant le curseur, vous devez
utiliser la touche RETOUR ARRIERE. Cette touche est située au dessus de la grosse
touche ENTREE. Cette touche supprime les caractères un à un et les supprime vers la
gauche.
Pour supprimer un caractère se trouvant après le curseur, vous devez utiliser
la touche Suppr. Elle est située sous la touche Inser entre le pavé alphanumérique et le
pavé numérique. Elle supprime les caractères un à un et les supprime vers la droite.
Pour supprimer un mot, une phrase ou un paragraphe, vous devez
sélectionner le texte que vous voulez supprimer par une des méthodes vu précédemment.
Ensuite, il suffit d’appuyer sur la touche Suppr ou sur la touche RETOUR ARRIERE.

Si vous souhaitez remplacer un texte que vous supprimez, sélectionnez-le puis


commencez à taper le nouveau texte. Le texte sélectionné disparaît et Word commence à
insérer le nouveau texte. Continuez à taper le texte de remplacement.

7. Déplacement et copie de texte

• Sélectionnez le texte, pointez dessus, maintenez le bouton de la souris enfoncé,


faites glisser le pointeur vers le nouvel emplacement, puis relâchez le bouton
de la souris.
• Pour copier un texte, maintenez la touche CTRL enfoncée et faites glisser le
texte sélectionné vers le nouvel emplacement.
• Si la technique de glisser déplacer ne fonctionne pas, cliquez sur Option
(menu outils), sous l’onglet Édition, ensuite cliquez sur glisser déplacer.

8. Déplacement ou copie du texte entre deux emplacements éloignés

Il est plus facile d’utiliser les commandes : couper, copier et coller.

9. Annuler une opération ou la rétablir

L’annulation d’une opération consiste à annuler la frappe que vous avez saisie. Pour
annuler une opération, vous avez 3 possibilités :
a. Par la barre de menu : il faut cliquer sur le menu Edition puis Annuler
b. Par la barre d’outils : il faut cliquer sur le bouton suivant
c. Par le clavier : il faut appuyer simultanément sur les touches CTRL + Z
Rétablir l’opération annulée consiste à remettre en l’état l’action avant l’annulation. Pour cela, il
faut appuyez sur le bouton suivant .

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E. MISE EN FORME D’UN DOCUMENT

Pour un caractère, la mise en forme consiste à lui donner une taille, une police
(dessin de base des caractères), le mettre en gras ou en italique etc. À chaque élément du
texte (caractère, mot, ...) correspond une mise en forme particulière.

1. Mise en forme des caractères et des paragraphes

Pour mettre en forme un texte, sélectionnez-le, puis cliquez sur les mises en
formes souhaitées, (Police, taille de la police, Gras, italique, souligné et alignement
…).
• Les mises en forme de caractères peuvent s‘appliquer à tous
caractères, (ponctuation, document entier…)
• Les mises en forme de paragraphes (tels que l’alignement, les
retraits et l’interligne) ne s’appliquent qu’à des paragraphes entiers.

NB : Un paragraphe comprend tous les textes que vous avez saisi jusqu à ce que
vous appuyez sur la touche Entrée.

a. Mise en forme des paragraphes

ƒ Aligner un paragraphe
L’alignement d’un paragraphe permet à celui-ci d’aligner toutes les lignes le composant
sous quatre formes : l’alignement à gauche, à droite, centré et justifié. Généralement à
l’ouverture d’un nouveau document Word, c’est l’alignement à gauche qui est pris par
défaut. Changer pour obtenir l’alignement dans lequel vous souhaitez que le paragraphe
se présente.
ƒ Appliquer un retrait à un paragraphe

Appliquer un retrait à un paragraphe permet de le décaler. Ainsi un paragraphe peut être


décalé pour appliquer un retrait de gauche, de droite, un retrait de première ligne positif,
un retrait de première ligne négatif. Pour cela vous devez choisir Paragraphe dans le
menu Format, la boîte de dialogue suivante apparaît :

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Il suffit de cliquer alors sur les petites flèches qui montent et qui descendent pour choisir
votre retrait.

ƒ Appliquer une interligne à un paragraphe

L’application d’une interligne à un paragraphe permet d’augmenter la lisibilité des lignes


dans votre paragraphe. Sur mes cours j’applique un interligne de 15 mm pour une
meilleure lecture. L’exemple suivant vous montre le paragraphe précédent sans interligne.

Pour créer une interligne entre paragraphe, vous devez choisir Paragraphes dans le menu
Format. La boîte de dialogue vu précédemment apparaît. Dans la liste déroulante
Interlignes choisissez l’interligne qui vous convient et choisissez l’espacement à partir de
la boîte De.

ƒ Créer une lettrine

Une lettrine donne un aspect encore différent à votre paragraphe. Une lettrine est la
première lettre que l’on voit dans un journal par exemple. Elle marque la première lettre
du gros titre. Pour créer une lettrine, vous devez taper votre lettre puis la sélectionner.
Ensuite, il faut choisir Lettrine… dans le menu Format. La boîte de dialogue suivante
apparaît :

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Vous avez 3 positions pour choisir votre lettrine. Pour choisir une des trois, il suffit de cliquer sur
la position que vous voulez. Ensuite, vous avez la possibilité de choisir la police de votre lettrine
pour cela, il suffit de cliquer sur la liste déroulante Police. Ensuite, vous pouvez choisir la hauteur
de ligne de votre lettrine et si elle est collée ou non au texte que vous voulez taper.

ƒ Créer une liste à puce

Les listes à puces permettent de faire des énumérations. Par exemple, comme il fait beau
aujourd’hui, je vais à la plage, il me faut :

¾ Mon maillot de bain


¾ De la crème solaire
¾ Mes lunettes de soleil …

Pour créer des listes à puces, il faut se mettre à la ligne en appuyant sur la touche
ENTREE du clavier puis de cliquer sur le bouton suivant . Dans ce cas là, la puce est
définie par Word et vous ne pouvez la changer. Pour mettre la puce que l’on désire, il
suffit de choisir Puces et Numéros dans le menu Format, la boîte de dialogue suivante
apparaît alors :

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En cliquant sur le bouton Image vous aurez d’autres puces. Maintenant que vous avez
choisit, cliquez sur le bouton OK et votre puce apparaît. Lorsque vous avez fini une
énumération pour aller à la suivante, il suffit d’appuyer sur la touche ENTREE du clavier.
Une nouvelle puce apparaît alors. Pour finir votre énumération, vous devez appuyer 2 fois
sur la touche ENTREE.

ƒ Créer une bordure autour d’un paragraphe

Pour créer une bordure autour d’un paragraphe, vous devez sélectionner le paragraphe.
Ensuite, il suffit de cliquer sur le menu Format puis Bordures et trames. La boîte de
dialogue suivant s’ouvre alors :

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Maintenant, il ne vous reste plus qu’à choisir le type, le style, la couleur et la largeur pour
votre bordure de paragraphe et de cliquer sur le bouton OK.

ƒ Créer une trame de fond sur un paragraphe

Une trame de fond est une couleur que l’on peut appliquer à un paragraphe. Pour créer
une trame de fond, vous devez sélectionner votre paragraphe. Dans la boîte de dialogue,
vu précédemment, il faut choisir l’onglet Trame de fond puis de choisir la couleur qui
vous convient.

b. Vérification orthographe et grammaire

Tout au long de votre saisie Word détecte les fautes d’orthographe et de


grammaire en les soulignant de traits rouges et verts ondulés.
A chaque fois que vous faites une faute d’orthographe ou que Word ne trouve pas un mot
dans son dictionnaire, Word souligne ce mot en rouge.
Pour corriger une faute, pointez dessus, cliquez à l’aide du bouton droit de la souris sur un
mot souligné d’un trait rouge ondulé, Word ouvre alors un menu contextuel dans lequel il
propose une ou plusieurs solutions pouvant correspondre à votre mot, puis cliquez sur la
correction appropriée dans la liste.

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Vous pouvez également faire appelle à la commande grammaire et


orthographe dans le menu outils, ou l’icône grammaire et orthographe dans la barre
d’outils.
Pour corriger les fautes de grammaire en cours de frappe, vous devez vérifier si l’option «
Vérifier la grammaire et l’orthographe » est cochée. Pour cela, cliquer sur le menu Outils
puis Options, la boîte de dialogue suivante s’ouvre. Il faut cliquer sur l’onglet «
Grammaire et Orthographe » pour voir l’option :

Pour corriger les fautes d’orthographe et de grammaire, vous avez deux possibilités. La
première consiste à cliquer sur le bouton suivant La deuxième consiste à cliquer sur
le menu Outils puis Grammaire et Orthographe. Dans n’importe quel cas, la boîte de
dialogue suivante s’ouvre alors :

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Pour corriger vos fautes d’orthographe, il suffit de lire ce qui est inscrit dans la partie «
Suggestion ». Ensuite, lorsque vous avez apporté la correction, il suffit de cliquer sur le
bouton Remplacer. Si vous êtes sur qu’il n’y a pas de faute de grammaire ou
d’orthographe à votre phrase et que Word en trouve une, cliquez sur le bouton Ignorer. Si
vous voulez ajouter un mot dans le dictionnaire de Word, il suffit de cliquer sur le bouton
Ajouter

c. Trouver le synonyme d’un mot

Si vous voulez un synonyme d’un mot que vous mettez tout le temps dans votre texte, il
faut sélectionner le mot pour lequel vous voulez trouver un synonyme. Ensuite, il suffit de
cliquer sur le menu Outils puis Langues et enfin Dictionnaire des synonymes. L’image
suivante vous montre les synonymes trouvés pour le mot MAISON :

Lorsque vous avez trouvé, un synonyme correspondant à votre mot, il suffit de le


sélectionner et de cliquer sur le mot Remplacer.

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2. Mise en page avancée

ƒ Insérer un saut de page

Un saut de page permet d’aller sur une nouvelle page vierge à la suite de votre texte.
L’insertion d’un saut de page évite d’appuyer plusieurs fois sur la touche ENTREE du
clavier pour aller à la page suivante. Pour insérer un saut de page vous devez choisir Saut
dans le menu Insertion. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Ensuite, vous sélectionnez « Saut de page » si celui-ci n’est pas sélectionné. Par défaut, le
bouton radio « Saut de page » est sélectionnez. Ensuite, il suffit de cliquer sur le bouton
OK et vous arrivez à la page suivante.

ƒ Insérer un en-tête ou un pied de page

Généralement, un en-tête contient les informations concernant l’auteur du document et la


date de création de ce document. Le pied de page contient le numéro de page du
document. Pour créer un en-tête ou un pied de page, il suffit de choisir En-tête et Pied de
page du menu Affichage. La barre d’outils « En-tête et pied de page apparaît » et deux
zones délimitées par des pointillés apparaissent en haut et en bas de chaque page.

Dans un en-tête ou pied de page vous pouvez mettre la police, la taille, la couleur … que
vous voulez. Tant que vous n’avez pas cliqué sur le bouton Fermer de la barre d’outils,
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vous ne pourrez pas créer ou continuer votre document Word. Pour avoir la signification
de tous les icônes de la barre d’outils, il suffit de passer la souris sur une icône et de voir
sa signification.

Cas pratique :

Nous allons pouvoir créer un en-tête et un pied de page assorti qui une fois sauvegarder
avec l'outil d'insertion automatique nous permettra de le réutiliser autant de fois que l'on veut et
cela très rapidement en quatre clics de souris.

1ére étape création de l'en-tête :

Pour la création de notre en-tête nous aurons besoin de ce clip art :

Lancez Word et ouvrez un nouveau document puis cliquez sur le menu Affichage puis
En-tête et pied de page, une zone en pointillé doit apparaître dans le haut de votre document,
c'est l'espace réservé à l'en-tête.

Cliquez dedans et choisissez comme police du Times New Roman taille 22 aligné à
gauche et saisissez "Tournoi de Football". Faite Entrer pour passer à la ligne, choisissez une
police de 14, refaite Entrer et choisissez un alignement à droite puis sur trois lignes saisissez :

Tournoi de Football
Stade Omnisport
Likouala

Nous allons maintenant remplir la première ligne avec une couleur de remplissage un
gris clair à -10% par exemple avec l'outil pot de peinture. Sélectionner la première ligne
(Tournoi de Football) cliquez sur l'outil pot de peinture de la barre d'outil tableau et bordure
(entouré de noir sur l'image ci -dessous) puis cliquez sur la petite flèche juste à droite (entouré de
rouge) et choisissez dans la mini fenêtre qui apparaît un gris clair à -10%.

Il nous reste à insérer notre image depuis la bibliothèque, cliquez sur le menu Insertion
puis Image puis Images Clip art.

Vous devez obtenir ceci :

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L'en-tête étant prêt reste à créer le pied de page. Vous vous trouvez toujours dans
l'espace réserver à l'en-tête, pour passer au pied de page cliquez sur le bouton Basculer en-
tête/pied de page de la barre d'outils en-tête et pied de page (entouré en rouge ci-dessous).

2ème étape création du pied de page :

Vous devez être dans le pied de page choisissez un alignement centrer et saisissez :

Tournoi de Football # Amateur (Police 14 et en gras)


Stade omnisport (Police 10)
Likouala
Téléphone : 66.77.88

Sélectionné la première ligne, et ajouté une Bordure inférieure de 3 pts d'épaisseur.

Vous devez obtenir ceci :

La dernière étape consiste à créer pour notre en-tête et pied de page deux insertions
automatiques pour pouvoir les insérer rapidement sur tous les documents que l'on désire. Nous
avons pour cela besoin de la barre d'insertion automatique (cliquez sur le menu Affichage -
Barres d'outils - Insertion automatique

Cliquez sur le bouton Basculer en-tête/pied de page pour revenir en en-tête, sélectionner celle-ci
entièrement (placer le pointeur dans la marge à hauteur de la première ligne et sans relâcher

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descendez jusqu'a la dernière) puis cliquez sur le bouton Nouveau de la barre d'Insertion
automatique qui doit être activer si la sélection est faite. Une petite fenêtre va alors vous
demander de donner un nom à votre nouvelle insertion automatique, saisissez par exemple
"cléfoot1" faites OK puis basculer en pied de page et faite la même opération et appeler votre
insertion automatique "cléfoot2".

C'est terminé il ne reste plus qu'à l'utiliser, vous pouvez fermer votre document sans oublier de
l’enregistrer.

3ème étape Insertion de l'en-tête et du pied de page dans un document :

Ouvrez un nouveau document ou utiliser un document déjà existant et afficher l'espace réservé à
l'en-tête et pied de page.

Vous êtes en en-tête, dans la barre d'outils en-tête et pied de page cliquez sur le bouton Insertion
automatique puis sur Clé1 comme ci-dessous :

Votre en-tête est apparu dans le document, passez au pied de page et procédé à l'identique.

Pour sortir de l'en-tête et rédiger le document faite un double-clic à l'extérieur, l'entête et le pied
de page apparaissent alors en filigrane mais seront imprimés correctement.

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ƒ Créer une bordure de page

Pour ajouter une bordure à votre document Word, vous devez choisir Bordures et trames
… du menu Format. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Cliquez ensuite sur l’onglet « Bordure de page ». Maintenant, il ne vous reste plus qu’à
choisir le type, le style, la couleur, la largeur et le motif de la bordure. Vous pouvez
appliquer la bordure à tous votre document, ou à une partie de votre document en cliquant
sur la liste déroulante « Appliquer à ».

ƒ Enregistrement, aperçu et impression du document

Pour enregistrer le document, cliquez sur le bouton Enregistrer, si vous l’enregistrez


pour la première fois, Word vous demande de lui attribuer un nom ;

• Pour améliorer la mise en page du document avant l’impression : Cliquez


sur le bouton aperçu avant impression . Après les différentes
modifications cliquez sur le bouton imprimer pour l’impression du
document ;
• Pour fermer l’aperçu avant impression, cliquez sur le bouton fermer.

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Pour lancer l’impression de votre document Word, vous avez 2 possibilités :


9 Choisissez Imprimer dans le menu Fichier. La boîte de dialogue
suivante apparaît :

Dans la liste déroulante, choisissez l’imprimante sur lequel vous voulez


imprimer votre document. Dans la partie « Etendue de page », le bouton radio « Tout »
est sélectionné. Lorsque vous cliquerez sur le bouton OK, toutes les pages de votre
document s’imprimeront. Si vous choisissez l’option « Pages en cours », l’imprimante
imprimera la page dans lequel le curseur sera positionné. Si vous choisissez l’option «
Pages », vous devez saisir le numéro des pages que vous voulez imprimer. Par exemple
vous voulez imprimer les pages de 1 à 10 et les pages 15 et 18. Dans la zone de texte vous
inscrirez 1-10 ; 15 ; 18. Le tiret (-) veut dire jusqu'à et le point virgule (;) permet de sauter
des pages que l’on ne veut pas imprimer. Dans la deuxième liste déroulante « Imprimer »
vous pouvez choisir d’imprimer :

1. Soit les pages paires et impaires


2. Soit les pages paires
3. Soit les pages impaires

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9 La deuxième solution consiste à appuyer sur le bouton suivant


de la barre d’outils standard.

ATTENTION : Si vous choisissez cette solution, la boîte de dialogue imprimer


n’apparaîtra pas. Tout votre document Word sera imprimé. Vous n’aurez pas d’accès aux
options que je viens de vous décrire.

ƒ Modification de l’affichage du document

1. L’affichage en mode normal : Pour la modification quotidienne du texte ;


2. Affichage en mode page : ce que vous voyez correspond à ce que vous
obtenez à l’impression. Si vous voulez découvrir l’aspect de votre document
à l’impression, passez en mode page. Vous voyez, par exemple, les images
et les dessins, les en-têtes et les pieds de page, ainsi que les colonnes
multiples. Cliquez sur fichier et mise en page.

F. GESTION DES TABLEAUX ET DES IMAGES

1. Gestion des tableaux simples

Pour créer un tableau dans Word il existe plusieurs méthodes :


ƒ on utilise le crayon de la barre d'outils tableaux et bordure et on le dessine
manuellement (les cellules n'auront pas une taille bien définie mais on pourra les
redimensionner à la taille voulue) ;
ƒ on utilise le bouton insérer un tableau de la barre d'outil standard et on glisse la souris sur
l'aperçu pour choisir le nombre de colonnes et cellules, lorsque le choix est fait, cliquez
sur la dernière cellule sélectionnée et le tableau s'affichera.

ƒ on utilise le menu tableau puis insérer un tableau :

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Pour redimensionner les cellules et (ou) les colonnes, sélectionnez les parties à
redimensionner et dans le menu tableau choisissez taille des cellules. Pour saisir les données dans
le tableau, cliquez avec le bouton gauche de la souris dans la cellule choisie et saisissez, pour
changer de cellule on utilise la souris ou les flèches de déplacement.

Le menu tableau

Modifier les largeurs des colonnes ou des lignes

Pour modifier la largeur d’une colonne, sélectionnez celle-ci puis choisissez Propriétés
du tableau dans le menu Tableau. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

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Dans la zone largeur préférée, choisissez avec les flèches qui montent et qui descendent la
largeur de votre colonne. Faites la même opération pour modifier la largeur des lignes.

Centrer un tableau

Pour centrer votre tableau au milieu de votre document Word, sélectionnez tout votre
tableau puis choisissez Propriété du tableau dans le menu Tableau. La boîte de dialogue
propriétés s’ouvre. Dans la zone « alignement », cliquez sur le bouton centré. Le tableau
se centre horizontalement au milieu de votre page.

Fusionner les cellules

La fusion de cellule permet de rassembler des cellules qui se touchent pour en faire une
seule cellule. Pour pouvoir faire une fusion de cellule, sélectionner les cellules que vous
voulez sélectionner puis choisissez Fusionner les cellules dans le menu Tableau.

Aligner le texte dans les cellules

Pour aligner le texte dans les cellules, choisissez les options « aligner à gauche », «
centrer », « aligner à droite » ou « justifier » dans la barre d’outils « Mise en forme » pour
pouvoir aligner votre texte comme vous le souhaitez.

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Mettre en forme un tableau

ƒ Modifier les caractères

Pour modifier les caractères dans un tableau, sélectionnez la ou les cellules pour laquelle
vous voulez modifier les caractères. Ensuite, soit vous utilisez le menu Format puis
Police, soit vous utilisez la barre d’outils « Mise en forme pour modifier vos caractères

ƒ Affecter une couleur de fond

Pour affecter une couleur à votre tableau, placez le curseur sur celui-ci puis choisissez
Propriété du Tableau dans le menu Tableau. Cliquez ensuite sur le bouton « Bordures
et trames » et cliquez enfin sur l’onglet « Trame de fond ». La boîte de dialogue suivante
apparaît alors :

Modifier les bordures

Pour pouvoir modifier les bordures de votre tableau, cliquez dans une cellule du tableau
puis choisissez Propriété du Tableau dans le menu Tableau. Puis cliquez sur le bouton
« Bordures et trames ». La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

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Ingénieur en Informatique 32 Dernière mis à jour: Juillet 2007
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Dans la partie « Style », choisissez le style de bordures que vous voulez. La partie «
Couleur » permet de changer la couleur de bordure de votre tableau. La partie « Largeur »
permet d’augmenter l’épaisseur du trait de la bordure. Comme pour la trame de fond, on
peut appliquer le changement des bordures à tout le tableau ou à une cellule pour cela il
suffit de cliquer sur la liste déroulante « Appliquer à ».

Fractionner une cellule

Fractionner une cellule revient à découper une cellule du tableau en plusieurs cellules.
Pour fractionner une cellule choisissez Fractionner les cellules dans le menu Tableau.
La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

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Choisissez avec les flèches qui montent et qui descendent le nombre de lignes ou de
colonnes que doit contenir la cellule de votre tableau.

Convertir un tableau en texte

Convertir un tableau en texte revient à supprimer les bordures et le fond du tableau et le


mettre sous forme de texte. Pour pouvoir convertir un tableau en texte, sélectionner tout
votre tableau puis choisissez Convertir dans le menu Tableau puis Convertir un
tableau en texte. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Laissez le bouton radio « Marques de paragraphes » coché et cliquez sur le bouton OK.

Convertir un texte en tableau

Pour convertir un texte en tableau, sélectionner le texte que vous voulez


mettre dans le tableau puis choisissez Convertir dans le menu Tableau puis Convertir
texte en tableau. Word vous propose la même boîte de dialogue que l’on a vu dans la
construction d’un tableau. Word ajuste tout ce qui se trouve dans la partie du texte
sélectionné et propose en conséquence le nombre de lignes et de colonnes voulues.

Mettre un texte en colonnes

Pour mettre un texte en colonnes et lui faire prendre l’apparence d’un journal,
sélectionnez tout votre texte. Choisissez alors Colonnes dans le menu Format. La boîte
de dialogue suivante apparaît alors :

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Dans la partie « Prédéfinir », choisissez le nombre de colonnes que vous


voulez ou aidez-vous des flèches qui montent et qui descendent pour saisir le nombre de
colonnes voulues. Si vous voulez une ligne qui sépare toutes les colonnes de votre
document, cliquez sur la case à cocher « Ligne séparatrice ». Vous pouvez ajuster la
largeur des colonnes comme bon vous semble mais pour cela, il faut décocher la case à
cocher « Largeur de colonne identiques ». Si vous voulez vous pouvez appliquer le
nombre de colonnes à tout votre document Word ou à partir de l’endroit où est situé le
curseur.

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Ingénieur en Informatique 35 Dernière mis à jour: Juillet 2007
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2. Insertion d’images

Emplacement d'une image :

Pour insérer une image à un endroit précis vous devez placer le point d'insertion ou vous
voulez que votre image soit insérée. Par défaut une image est alignée sur le texte mais il est
possible de modifier l'habillage.

Pour modifier l’habillage du texte cliquez sur de la barre d’outils Image et faites
votre choix dans le menu qui apparaît :

Image alignée sur le texte :

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Carré ; l'image est encadrée par le texte :

Rapproché ; l'image est encadrée au plus près par le texte :

Derrière le texte ; l’image est recouverte par le texte

Devant le texte ; l’image masque le texte

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Ingénieur en Informatique 37 Dernière mis à jour: Juillet 2007
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Haut et bas ; le texte se trouve au dessus et en dessous de l’image

Au travers ; l’image est entourée par le texte

Toutes les images excepté celles alignées sur le texte, sont ancrées sur un paragraphe, ce
qui leur permet de suivre le texte lorsque celui-ci est déplacé ou modifié. Si vous supprimez le
paragraphe sur lequel est ancrée l’image, elle sera supprimée ou alors il faudra déplacer l’ancre
avant de supprimer le paragraphe.

Déplacer une image

Lorsque vous insérez une image dans un document Word, celle-ci se place
soit à gauche, soit au centre, soit à droite de votre document en fonction si vous avez
choisi un alignement à gauche, au centre ou à droite. Donc pour déplacer dans un de ces
trois alignements, il suffit de cliquer sur un des 3 boutons suivants :
Mais si par exemple, vous voulez que votre image se place à un endroit particulier de
votre document, vous devez mettre cette image dans une zone de texte. Pour cela, vous
cliquez sur le bouton suivant : dans la barre d’outils Dessin puis vous dessinez un
rectangle ou un carré. Ensuite il suffit d’insérer une image comme nous l’avons vu
précédemment.

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Maintenant, pour déplacer l’image, il suffit de sélectionner la zone de texte qui fonctionne
exactement que la sélection d’une image et tout en tenant cliquer la souris, vous déplacez
la zone de texte à l’endroit où vous voulez l’emmener.

Modifier la taille d’une image

Pour modifier la taille d’une image, sélectionnez la et tirez sur les poignets pour lui
donner la forme désirée ou encore vous cliquez droit sur l’image et vous choisissez
l’option « Format de l’image ». La boîte de dialogue suivante s’ouvre alors :

Il suffit ensuite de sélectionner l’onglet « Taille » comme la photo


précédente. Dans la zone « Dimensionnement et rotation », grâce aux flèches qui montent
et qui descendent pour les zones hauteur et largeur, choisissez la hauteur et la largeur qui
vous convient. Puis, cliquez sur le bouton OK. Votre image s’est alors mis au dimension
que vous voulez.

Insérer un dessin

Pour insérer un dessin dans votre document Word, la barre d’outils Dessin doit être
affichée. Ensuite, vous pouvez cliquer sur les deux boutons suivants qui représentent un
rectangle ou une ellipse . Pour dessiner ces formes, vous cliquez à un endroit de la
feuille. Tout en maintenant cliquez, vous déplacez la souris sur l’écran et la forme se
dessine alors. Pour changer la forme de votre dessin, il suffit de sélectionner votre dessin.

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Les poignets de sélection apparaissent alors puis il faut cliquer sur le bouton « Dessin »
dans cette même barre d’outils. Ensuite, il suffit de cliquer sur « Changer la forme »,
sélectionner une des formes proposées puis, il suffit de cliquer sur le dessin que vous
voulez mettre.

Placer le dessin derrière le texte

Vous voulez par exemple encadrer le titre de votre document Word. En


dessinant un dessin sur votre texte, la forme va se mettre au-dessus de votre texte. Pour
faire apparaître le texte dans votre dessin, il suffit de sélectionner votre dessin puis de
cliquer droit sur le dessin puis de choisir Ordre et enfin Texte au-dessus.

Insérer un Word Art

Pour insérer un Word Art dans votre document Word, il suffit de suivre la marche
suivante
9 Dans la barre d’outils Dessin, cliquez sur Insérer un objet Word Art
9 Cliquez sur le type de dessin Word Art souhaité, puis sur OK.
9 Dans la boîte de dialogue Modifier le texte Word Art, tapez le texte que vous
souhaitez mettre en forme, sélectionnez éventuellement d'autres options, puis
cliquez sur OK.

9 Pour ajouter ou modifier des effets de texte, utilisez les boutons des barres
d'outils Word Art et Dessin. La barre d'outils Word Art s'affiche lorsque vous
cliquez sur le texte spécial Word Art.

Exemple :

Déplacer un Word Art

Pour déplacer un Word Art dans votre document Word, il suffit de sélectionner votre
Word Art. Les poignets de sélection apparaissent alors. Avec la souris, il suffit de se
placer sur le Word Art puis de cliquer et de tenir cliquer et de déplacer le Word Art sur
votre document.

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Ingénieur en Informatique 40 Dernière mis à jour: Juillet 2007
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IST Cours d’apprentissage bureautique : Microsoft Word et Excel

Changer les couleurs d’un Word Art

Pour changer les couleurs d’un Word Art, vous devez afficher la barre d’outils Word Art.
Pour cela, il suffit de choisir Barres d’outils puis Word Art dans le menu Affichage. La
barre d’outils suivante apparaît alors :

Maintenant, il suffit de sélectionner votre Word Art, puis de cliquer sur le bouton «
Format de l’objet Word Art » . Une boîte de dialogue apparaît. Dans la zone
« remplissage » choisissez la couleur que vous voulez mettre à votre Word Art. Bien
entendu, vous pouvez choisir des motifs et des textures ou choisir une couleur
personnalisée à votre Word Art.

Changer la forme d’un Word Art

Pour changer la forme d’un Word Art, il suffit de cliquer sur le bouton « Changer la
forme » dans la barre d’outils Word Art.

Ensuite, il suffit de cliquer sur la forme que vous voulez et votre Word Art prend alors la
forme choisit.

G. LE MODE PLAN

1. afficher le mode plan

Le mode plan affiche la structure du document. Il affiche les retraits et les symboles mais
ne modifie pas la présentation de votre document en mode normal. Le mode plan ne
s’imprime pas. Pour placer en mode plan il suffit de cliquer sur le bouton suivant

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Ingénieur en Informatique 41 Dernière mis à jour: Juillet 2007
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2. créer un niveau de plan

Créer un titre
En mode plan tapez les titres du document et de chaque sous document. Veillez à appuyer
sur ENTRÉE après avoir tapé chaque titre. Word met les titres en forme à l'aide du style
de titre prédéfini Titre 1.

Créer un sous titre


Pour pouvoir créer un sous titre après avoir créer un liste de titre, il suffit de sélectionner
le ou les titres qui doivent devenir des sous titres puis il faut cliquer sur les boutons
suivants pour abaisser ou hausser un niveau de titre. A ce moment là, Word
change le style de titre et passe en Titre 2.

Masquer ou visualiser la mise en forme

Pour afficher ou masquer la mise en forme, il suffit de cliquer sur le bouton suivant
dans la barre d’outil Mode Plan.

Afficher certains niveaux de Titre

Pour afficher certains niveaux de titre et en cacher d’autres, il suffit de cliquer sur les
boutons suivants :

En cliquant sur ces boutons vous afficherez soit les titres de niveaux 1, soit de niveaux 2
… Pour afficher les titres des différents niveaux, il faut cliquer sur le bouton suivant :
.

H. LES STYLES

1. Afficher la zone de style

La zone de style est située dans la barre d’outils Mise en forme. Si cette barre d’outils
n’est pas apparente, il suffit de choisir Barre d’outils puis Mise en forme dans le menu
Affichage.

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2. Appliquer un style

Par les barres d’outils

Dans la barre d’outils Mise en forme, il suffit de cliquer sur la liste déroulante Style
et choisir le style que l’on veut appliquer à notre paragraphe.

Par la commande Format style

Pour créer un style dans un de vos paragraphes, il suffit de choisir Style dans le menu
Format. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Ensuite dans la zone « Style », choisissez le style que vous voulez puis il suffit de cliquer
sur le bouton Appliquer.

3. Modifier ou créer un style

Les styles que vous utilisez pour le moment sont des styles prédéfinis par Word. La police
d’écriture, la taille, l’espacement entre les lignes … sont prédéfinis. Pour modifier ou
créer un style, il suffit de choisir Styles dans la barre de menu Format. La boîte de
dialogue vu dans la partie 13-2-2 apparaît alors. Pour créer un nouveau style il suffit de
cliquer sur le bouton Nouveau. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

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Ingénieur en Informatique 43 Dernière mis à jour: Juillet 2007
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Il suffit maintenant de donner un nom à votre style. Maintenant pour le personnaliser ou


pour le modifier, il suffit de cliquer sur le bouton Format. Une liste déroulante apparaît
alors :

En cliquant sur les différents boutons vous pourrez personnaliser le style que vous voulez
appliquer à vos paragraphes (police, taille, paragraphe, espacement …)

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I. LE PUBLIPOSTAGE (Lettre Type)

Le publipostage permet de réaliser des lettres types, des étiquettes … Par exemple, vous
voulez envoyer des invitations à tout vos ami(e)s pour votre anniversaire. Le contenu de
la lettre ne changera jamais. Ce qui changera c’est l’en-tête personnalisé pour vos ami(e) s
(nom, prénom, adresse…)

1. Préparer le document principal

Avant de commencer le publipostage, vous devez réaliser la lettre que vous enverrez à
tous vos amis par exemple. C’est la préparation du document principal.

2. Préparer la source des données

La source de données va être les éléments qui vont changer dans le document principal
(nom, prénom, adresse …). Généralement, on crée la source de données sous le logiciel
Excel mais vous pouvez la créer sous un autre logiciel de base de donnée comme Access
ou Dbase. L’image suivante vous montre la source de donnée créée sous Excel :

Titre Nom Prénom Adresse Code postal Ville


Monsieur Doumi Charles Rue de la paix 63000 Lambarene
Monsieur Ngolo Simon Bld triomphal 10000 Libreville
Madame Mbani Marthe Cité Ogooué 80000 Moanda

Après avoir crée votre base de donnée, il faut enregistrer celle-ci et fermer le logiciel qui
vous a servi à le réaliser.

3. Préparer le publipostage

Maintenant, pour réaliser le publipostage après avoir ouvert un nouveau document,


choisissez Lettres et Publipostage, Fusion et publipostage dans le menu Outils. Le
volet suivant apparaît dans la partie droite du document :

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Ingénieur en Informatique 45 Dernière mis à jour: Juillet 2007
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Choisissez, dans le volet, Document de base puisque que c’est la même lettre que nous
envoyons à nos amis. Puis, activez l’option utiliser un document existant. Word ouvre,
toujours dans le volet droit, une sorte de boîte de dialogue que voici :

Laissez la sélection sur (Autres fichiers) et cliquez sur Ouvrir pour repérer notre
document modèle (document principal) et l’ouvrir. Toujours dans le volet droit, cliquez
sur « suivant : Sélection des destinataires » pour obtenir l’option Parcourir. Cliquez
dessus afin d’aller chercher la base de donnée dans le dossier où nous l’avons enregistrée
et l’ouvrir. La boîte de dialogue « Fusion et Publipostage : Destinataires » apparaît,
regroupant les destinataires crées dans la Base de données. Vérifiez que tous y sont et
cliquez sur Ok pour valider et aller à l’étape suivante en cliquant sur « Ecriture de votre
lettre ». Les options suivantes s’affichent :

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Ingénieur en Informatique 46 Dernière mis à jour: Juillet 2007
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Prenez le soin de placer le curseur à l’endroit où vous voulez que les


informations apparaissent, ensuite cliquez sur l’option « Bloc d’adresse… » pour afficher
la boîte de dialogue « Insertion du bloc d’adresse ». Dans celle-ci, décochez l’option :
« Insérer le nom de la société ». Ensuite, cliquez sur le bouton « Faire correspondre les
champs » afin d’ordonner les champs selon la position de chacun dans le tableau de la
Base de donnée. Après avoir validé sur Ok pour fermer la boîte de dialogue « insertion
du bloc d’adresse », le Bloc d’adresse apparaît sur le document principal à l’endroit où le
curseur était actif. Allez à l’étape suivante (aperçu de vos lettres). Pour afficher la lettre
de chaque destinataire, cliquez sur les doubles flèches de la rubrique suivante :

Si tout semble correct, cliquez sur suivant pour mettre fin à la fusion. Enfin, deux options
s’offrent à vous : soit l’Impression des lettres ou la modification des lettres
individuelles. Pour notre cas, choisir « modifier les lettres individuelles ».

Remarque : Dans ce cas précis, les modifications apportées à une lettre n’affectent en
rien les autres lettres.

ONGANGA Sathurnin Powell


Ingénieur en Informatique 47 Dernière mis à jour: Juillet 2007
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MICROSOFT EXCEL (Tableur)

INTRODUCTION

L'objectif de ce cours est de permettre l'utilisation des fonctions de base du tableur.


L'ergonomie générale de la fenêtre d'EXCEL est celle des fenêtres WINDOWS standard
et la plupart des fonctions générales (en particulier celles de mise en forme des textes)
sont celles de WORD, c'est à dire de l'interface MicroSoft.
EXCEL est une application qui permet de réaliser automatiquement des calculs à partir de
données et de formules inscrites dans les cellules. Ces calculs sont effectués et actualisés
instantanément. Le principe de fonctionnement d'EXCEL est donc celui d'un programme :

. • La feuille de calcul (ensemble des cellules) est l'espace où se déroule une


. boucle permanente,
• Les cellules sont le lieu
o de saisie des données d'entrées,
o de saisie des formules de calcul,
o de sortie des résultats et de notation des commentaires.

Les cellules peuvent être mises en forme à la manière des textes de WORD et d'une
manière spécifique correspondant au traitement des nombres. Le tableur permet aussi de
réaliser des graphiques à partir des données et des résultats.

Lancement
Pour lancer EXCEL, cliquez sur le menu Démarrer, programmes, Microsoft Office et
enfin sur Microsoft Office Excel 2003.

I. Notion de base

Les Cellules

Les cellules sont l'unité de base d'Excel. Elles peuvent contenir des valeurs numériques,
du texte (étiquette/commentaire) et des formules de calcul. Pour sélectionner une cellule,
il suffit de cliquer sur elle ou de déplacer la sélection à l'aide des touches fléchées. La
saisie du contenu d'une cellule se fait dans une zone d'édition spéciale qui se trouve au
dessus de la fenêtre du document. Pour modifier le contenu d'une cellule, il faut
sélectionner la cellule et cliquer dans la zone d'édition.

ONGANGA Sathurnin Powell


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Pour que la saisie devienne active, il faut la valider en en cliquant sur le


bouton de validation ( ) ou en appuyant sur la touche Entrée du clavier, la sélection se
déplace alors sur la cellule située en dessous de la cellule validée ou bien encore en
appuyant sur la touche Tabulation, ainsi la sélection se déplace sur la cellule à droite de
la cellule validée.
Chaque cellule se caractérise par une référence de colonne et de ligne. Dans l'exemple ci-
dessus la cellule sélectionnée est la cellule B4. Il est également possible, en modifiant le
paramétrage des options d'EXCEL (menu Outils/Options), de référencer les cellules dans
un système ligne colonne "L1C1". La cellule sélectionnée serait alors la cellule L4C2. La
différence entre les deux systèmes est sensible pour ce qui est de l'adressage relatif et de
l'adressage absolu des cellules.

Edition d’une formule

Les calculs se font à l'aide de formules placées dans les cellules. Une formule doit
impérativement commencer immédiatement (sans espace) par le signe =. La cellule B6
contient la formule = B3+B4+B5. En validant la saisie de la formule, on déclenche
automatiquement le calcul. Le résultat du calcul s'affiche dans la cellule B6 et peut à
son tour servir de donnée pour un autre calcul.

ONGANGA Sathurnin Powell


Ingénieur en Informatique 49 Dernière mis à jour: Juillet 2007
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Il y a d'autres méthodes pour obtenir le même résultat. Le plus souvent, on a recours à une
fonction. Dans notre exemple, on pourrait utiliser les deux formules suivantes :
• = somme(B3;B4;B5). Le point-virgule est un séparateur d'arguments ou
d'énumération.
• = somme(B3:B5). Le double point est un séparateur permettant de délimiter une
plage de cellules : B3:B5 signifie "de la cellule B3 à la cellule B5", ce qui inclut
donc la cellule B4.On peut obtenir automatiquement cette fonction en cliquant sur
le bouton générant une fonction Somme :

Une fonction se compose d'un terme évoquant la plupart du temps


clairement la nature du résultat qu'elle engendre et d'un couple de parenthèses. Il ne doit
pas y avoir d'espace entre ce terme et la parenthèse ouvrante. Les éléments contenus dans
les parenthèses sont les arguments sur lesquels le calcul s'opère. Leur rôle varie d'une
fonction à l'autre. Le menu Insère/Fonction permet d'insérer les fonctions en même temps
que les descripteurs de fonctionnement de la fonction.

ONGANGA Sathurnin Powell


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Une sélection peut s'étendre à une série de cellules (ligne, colonne ou plage
comprenant plusieurs lignes/colonnes). Pour opérer la sélection d’une plage, on clique sur
la cellule de départ puis, en maintenant le bouton de la souris enfoncé, on glisse sur les
autres cellules.

On peut sélectionner une colonne ou une ligne entière en cliquant sur le bouton
correspondant.

Mise en forme

La plupart des mises en forme correspondent à ce que l'on peut obtenir dans
Word. Elles sont regroupées dans le menu Format/Cellule. EXCEL dispose en outre de
toute une série de mises en formes spécifiques aux nombres (avec une ou plusieurs
décimales, pourcentage, monétaire ...etc.), ainsi que de possibilités liées à la position
(verticale / horizontale) du texte dans les cellules (en particulier la possibilité de retour à
la ligne à l'intérieur de la cellule). On peut modifier la largeur et la hauteur des cellules en
agissant directement sur la séparation entre les colonnes ou les lignes dans la zone de
référence ou par le menu Format/Ligne/Hauteur ou Format/Colonne/Largeur.
EXCEL permet également toutes sortes de mises en forme de bordure, de couleur de texte
et de fond (menu Format/Cellule/Bordure ou Motif).

Document

Le document de base dans EXCEL est la feuille de calcul. Celle-ci fait partie d'un
Classeur. Il est ainsi facile de répartir les tâches effectuées sous EXCEL sur plusieurs
feuilles constituant un ensemble que l'on peut enregistrer et ouvrir en bloc.
Les procédures d'ouverture et de sauvegarde sont les mêmes que sous WORD.
Les documents ont une extension commençant par .xl_ (par exemple .xls pour une feuille
de calcul).
Recopier une formule : adressage relatif / adressage absolu

ONGANGA Sathurnin Powell


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Excel offre de grandes facilités pour recopier le contenu des cellules : soit par
Copier/Coller (boutons de barre d'outil ou menu Edition) soit en recopiant une cellule
(sélectionnée, voir ci-dessus) sur une ou plusieurs cellules (menu Edition/Recopier), dans
tous les sens (vers le haut, vers la droite, vers le bas et vers la gauche), ou en faisant
glisser la poignée de sélection sur les cellules voisines.

Lorsque EXCEL recopie une formule, les références de celle-ci sont réactualisées en
fonction de la cellule de destination.
En recopiant le groupe de cellules B3:B6 vers la droite, on recopie la valeur des cellules
B3, B4 et B5 sur C3, C4 et C5. Mais la formule contenue par B6 SOMME(B3:B5)
devient SOMME(C3:C5).

II. Références relatives/absolues

Référence relative

La référence B3:B5 de la formule qui se trouve dans la cellule B6 est une référence
relative. Cela signifie que lorsqu'elle est recopiée sur une autre cellule, la référence de la
formule est décalée du nombre de lignes et de colonnes qui sépare la cellule de
destination de la cellule d'origine.
Le décalage s'opérant sur la ligne 6, les référence de lignes restent les mêmes, seule la
référence de colonne augmente d'une colonne (B + 1 colonne = C) :

• B3 devient donc C3 ;
• B5 devient C5.

ONGANGA Sathurnin Powell


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Référence absolue

Supposons que nous voulions faire une table de multiplication.

On crée deux séries (de 1 à 5 sur la ligne 1 et de 1 à 12 sur la colonne A). Par exemple à
l'aide du menu Edition/Recopier/Série : La formule de la cellule B2 est alors =A2*B1.
Si l'on recopie cette formule vers la droite, les références de colonne s'incrémentent de 1 et
donnent des produits cumulés à cause du décalage du premier terme (qui devient
successivement B2, C2, D2).

Pour éviter cela, il faut figer la référence en introduisant le signe $ avant l'élément qui doit
resté inchangé. La formule de B2 devient alors =$A2*B1.
En E2 la formule recopiée vers la droite sera alors : =$A2*E1, ce qui est correct. Le même
phénomène se produit lorsque l'on recopie la formule de B2 vers le bas. C'est alors la
référence de ligne du terme B1 qu'il faut figer (B$1). La formule initiale devient alors
=$A2*B$1.

ONGANGA Sathurnin Powell


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Cette formule peut être recopiée sur l'ensemble du tableau. L'exemple ci-dessous montre
en outre comment il faut procéder si l'un des termes de la formule ne doit pas subir de
décalage du tout (la valeur constante 1,5 de la cellule B16).

III. Nommer une cellule

Au lieu d'utiliser une référence absolu du type $B$16, on peut nommer la cellule
correspondante, ce qui permet d’utiliser dans les formules le nom ainsi défini. Pour cela,
il faut :
• Sélectionner la cellule
• Activer le menu Insertion/Nom/Définir
• Choisir un nom ou utilisé le nom proposé
• Cliquer sur ajouter.

On peut alors remplacer la formule =$B13*C$2+$B$16 par =$B13*C$2+constante.

Les noms peuvent désigner non seulement une cellule isolée, mais aussi un groupe de
cellules.

ONGANGA Sathurnin Powell


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IV. Les Fonctions

Le menu Insère/Fonction ou le bouton permet de recopier une fonction dans une


cellule. Les fonctions apparaissent dans des listes qui les regroupent selon leur domaine
d'utilisation. Un certain nombre d'entre elles se comprennent d'elles mêmes, mais il est
toujours utile de bien prendre connaissance de leur fonctionnement (paramètres) dans la
description au bas de la fenêtre de dialogue et d'utiliser l'assistant pour actualiser les
paramètres.

En voici quelques-unes :

• ARRONDI(nombre;décimale)
• ENT(nombre)
• ET(élément_1;élément_2;...;élément_n)
• MAX(nombre_1;nombre_2;...;nombre_n)
• MIN(nombre_1;nombre_2;...;nombre_n)
• MOYENNE(nombre_1;nombre_2;...;nombre_n)
• PRODUIT(nombre_1;nombre_2;...;nombre_n)
• SI(condition;conséquence_vrai;conséquence_faux)
• SOMME(nombre_1;nombre_2;...;nombre_n)
• TRONQUE(nombre;niveau de troncature)

Dans une formule complexe, une fonction peut être utilisée comme l'argument d'une autre
fonction. Il faut alors veiller particulièrement à la correction du parenthèsage (voir plus
loin : formule conditionnelle).

ONGANGA Sathurnin Powell


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V. Utilisation du Classeur

Le classeur Excel réunit plusieurs feuilles de calcul. Le passage de l'une à l'autre se fait en
cliquant sur les ergots de bas de feuille ou en utilisant les boutons fléchés :

On peut renommer une feuille grâce au menu Format/Feuille/Renommer ou en cliquant 2


fois sur l'ergot.
On peut faire référence à une cellule d'une autre feuille. Son nom devient alors par
exemple Feuil1!B16 et s'utilise dans les mêmes conditions que les autres références.
Les cellules nommées sont utilisables dans l'ensemble du classeur.

VI. Graphiques

Grâce à son assistant graphique, EXCEL permet de réaliser toutes sortes de graphiques.
Le graphique est une représentation des données des cellules. Il peut se fonder sur une ou
plusieurs séries de données. Les formes graphiques de base sont les courbes, les
histogrammes, les représentations en secteurs.

Création

Il faut commencer par sélectionner la plage des cellules contenant les données qui vont
être représentées sous forme graphique. Si l'on a besoin de plages discontinues :

• Sélectionner la première plage,


• Appuyer sur la touche CTRL et sélectionner la suivant ;
• Et ainsi de suite :

ONGANGA Sathurnin Powell


Ingénieur en Informatique 56 Dernière mis à jour: Juillet 2007
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Attention : lorsque l'on veut représenter sous forme de graphique à secteur une série de
données qui constituent un tout, il ne faut pas inclure le total dans la sélection, car il
constituerait alors 50% de la valeur totale. Une fois les plages sélectionnées, on fait appel
à l'Assistant Graphique (menu Insertion/Graphique ou bouton

Le pointeur de la souris permet alors de tracer une zone qui deviendra celle du graphique.
Dès que l'on relâche le bouton de la souris, la fenêtre de dialogue de l'Assistant Graphique
apparaît. Elle permet de configurer le graphique :

• Affichage la plage des cellules qui ont été sélectionnées, ce qui permet
éventuellement de les modifier (à noter qu'il s'agit d'une référence absolue),
• Premier niveau de sélection du type de graphique : aires, barres, histogrammes,
Courbes, secteurs, ... combinaisons et variantes 3D,
• Deuxième niveau de sélection entre plusieurs variantes du même type de
graphique,
• Prévisualisation du graphique.

Graphique à secteurs

En agrandissant le graphique, on augmente sa lisibilité :

Chaque élément du graphique peut être édité. En cliquant une première fois
sur les secteurs, on sélectionne l'ensemble des secteurs. En cliquant à nouveau sur l'un des
secteurs, on le sélectionne isolément. On peut alors le déplacer, changer sa couleur, etc...

ONGANGA Sathurnin Powell


Ingénieur en Informatique 57 Dernière mis à jour: Juillet 2007
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Pour représenter plusieurs séries de données, il faut utiliser des courbes ou des
histogrammes.

Graphique histogramme 3D

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Ce graphique comporte 3 séries de données. On a sélectionné, en outre, la


colonne qui fournit la référence des configurations et la ligne qui contient les en-têtes de
rubrique ce qui permet d'ajouter les légendes : axe des x, valeur z et série y.

Problèmes de lisibilité

Lors de la prévisualisation, on peut déjà se rendre compte de l'importance que revêt le


choix des séries de données prises en compte et leur disposition dans le tableau pour la
lisibilité du graphique.

Si l'on inverse l'ordre des données, le graphique n'est plus lisible.


Par ailleurs, le choix des couleurs et la progression des données permettent de renforcer la
signification du graphique. Il est important que les couleurs correspondent aux trois séries
de données et non aux 7 configurations.

VII. Conditions

La fonction qui permet de réaliser une formule conditionnelle est si(). Pour pouvoir
comprendre son utilisation, il est nécessaire de voir comment EXCEL retourne des
valeurs booléennes (Vrai/Faux) pour certaines opérations.

ONGANGA Sathurnin Powell


Ingénieur en Informatique 59 Dernière mis à jour: Juillet 2007
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La formule de B3 calcule la somme de A1 et de A2. La cellule A3 contient une valeur


saisie.
La formule de la cellule A4 retourne la valeur correspondant à l'équation A3=B3. Si A3
est égale à B3, l'équation est exacte et EXCEL donne VRAI comme résultat de la formule
de la cellule A4. Sinon EXCEL retourne la valeur FAUX.

En dehors du signe =, les opérateurs utilisés classiquement dans ce cadre sont :


<, >, >=, <=, <> (différent de)
L'exemple suivant illustre l'utilisation de la fonction si() pour effectuer le calcul d'une
moyenne arrondie au demi-point le plus proche. Pour obtenir trois valeurs de référence (0,
0,5 et 1), il faut deux tests, donc deux fois la fonction si(), l'une étant enchâssée dans
l'autre :

ONGANGA Sathurnin Powell sathspowell@hotmail.com


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