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INVENTAIRES (V140-V5-V6.

1)

Guide thématique métier


Sommaire

Sommaire

SOMMAIRE ............................................................................................................................... 5
INTRODUCTION / OBJECTIFS ................................................................................................. 6
PERIMETRE DU DOCUMENT .................................................................................................. 7
LES PRE-REQUIS ...................................................................................................................... 8
MODE OPERATOIRE ................................................................................................................ 9
Préambule ....................................................................................................................................................................... 9
Liste des fonctions .......................................................................................................................................................... 9
Flux................................................................................................................................................................................. 9
Paramétrage stocks (Paramétrage/Stocks/Stocks) ........................................................................................................ 10
Comptage Inventaires (Stocks/Inventaires/Comptage Inventaires) .............................................................................. 10
Session d’inventaires (Stocks/Inventaires/sessions Inventaires) .................................................................................. 11
Inventaires (Stocks/Inventaires/Inventaires) ................................................................................................................ 14
Articles en inventaire (Stocks/Inventaires/Articles en Inventaires) .............................................................................. 17

© Sage 5
Introduction / Objectifs

Introduction / Objectifs

Introduction

Les fonctionnalités liées aux inventaires dans l’ERP SAGE X3 sont souvent utilisées de façons occasionnelles
(souvent une fois par an). Cet usage sporadique est lié à l’utilité même des inventaires (obligation des sociétés
d’effectuer un inventaire au moins une fois par an).
L’usage non régulier de ces fonctionnalités fait que le paramétrage et le fonctionnement sont souvent méconnus.

Rappel règles légales

Objectif

L’objectif de ce document est de rappeler le fonctionnement des inventaires dans l’ERP SAGE X3, les pré-requis à
mettre en œuvre, ses possibilités souvent ignorées et ses limites car on l’oubli souvent mais un inventaire se
prépare.
Ce document est donc à l’usage de l’éditeur SAGE ainsi que ses partenaires distributeurs de la solution SAGE ERP
X3.

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Périmètre du document

Périmètre du document

Le périmètre du livre blanc se définit par :

Les pré-requis conseillés avant la réalisation d’un inventaire.


Aux fonctions d’inventaires de l’ERP.
Les conseils et possibilités de l’ERP.
Les limites et erreurs à éviter.

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Les pré-requis

Les pré-requis

Points importants et Conseils avant réalisation d’un inventaire complet ou partiel des stocks d’un entrepôt.

Régulariser les mouvements en attente


Avant de débuter un inventaire, régulariser tous les mouvements en attente. Aucun mouvement ne doit exister au
moment d’un inventaire.
Plusieurs raisons à cela :
Un stock négatif ne peut pas exister réellement.
Une réception ou d’autres mouvements d’entrée de stock n’ont pas été enregistrés.
L’inventaire ne régularise pas les mouvements en attente.

Enregistrement des réceptions


Toutes les réceptions doivent être enregistrées dans la base X3 ou alors isolées physiquement dans un lieu hors
inventaire.
Cette précaution est importante car le stock risque d’être enregistré deux fois (par l’inventaire puis par la réception).
Idem si des retours de livraisons, suivi de fabrication non effectués informatiquement.
Exemple :
Stock informatique et réel = 10 uns
Réception physique de 5 uns (pas informatique), stock réel 15 uns
Inventaire : Quantité théorique 10 uns, Quantité comptée 15 uns
Stock informatique 15 uns
Réception informatique, 5 uns
Nouveau stock informatique 20 (15+5) KO

Dés-allouer les documents


Dans le domaine du possible, avoir le moins de documents alloués possibles (commande de vente, livraisons,
Ordre de fabrication, …).
Avant d’effectuer un inventaire, valider tous les Bons de livraisons, éviter d’allouer les commandes ou Ordre de
Fabrication.
 Ce pré-requis évite certains contrôles bloquants lors de la saisie des quantités

Exemple : Stock informatique 10 uns, commande (livraison ou OF) allouée de 10 uns.


Comptage : Quantité comptée 9 uns.
Saisie de la nouvelle quantité (9), message bloquant empêchant la saisie car 10 uns sont allouées.

Paramétrage des inventaires

L’écran des inventaires est paramétrable via la transaction de saisie et permet de regrouper/ afficher ou non les
lots, emplacements, … selon le mode de gestion des ses articles.
A noter qu’il est possible de charger les quantités comptées par défaut égales aux quantités théoriques.

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Mode opératoire

Mode opératoire

Préambule

Toutes les fonctions nommées et donc liées aux inventaires ne seront pas expliquées dans le détail, certaines
n’étant pas obligatoires et à usage « spécifiques » selon le mode d’inventaire du client et de ses articles.

Liste des fonctions

Paramétrage stocks (GESSTE)


Calcul comptage (CONSSCI)
Articles à Inventorier (CONSSII)
Session d’inventaire (GESSNX)
Inventaires (GESSNL)
Articles en inventaires (CONSSBII)

Flux

Fonction pré-requis (facultatif)

Calcul classe ABC

Fonctions (obligatoire) Consultations (facultatif)

Articles à
Session
inventaire
inventorier

Articles à
inventorier
Inventaire Articles en
inventaire

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Mode opératoire

Paramétrage stocks (Paramétrage/Stocks/Stocks)

La fonction dans les paramétrages de stock permet notamment le paramétrage des inventaires tournants
(onglet dédié).
Dans le cas des inventaires manuels, ce paramétrage n’est pas indispensable

Comptage Inventaires (Stocks/Inventaires/Comptage Inventaires)

La fonction « Comptages inventaires » n’est pas indispensable, seuls les clients qui utilisent le mode d’inventaire
tournants sont susceptibles de l’exploiter.
Cette fonction permet de connaitre le nombre d’articles à inventorier par classe et par mois en fonction des
paramètres de la fonction précédente (paramétrage stocks). Le calcul s’appuie sur la date de dernier inventaire +
Intervalle du paramétrage selon la classe de l’article pour connaitre la date de prochain inventaire et dans quel mois
il se situe.

Exemple : Article X, classe B, intervalle 90 jours.


Date de dernier inventaire 04/01/2010

Le comptage permet de visualiser qu’un article sera à inventorier au mois de Mars puis Juin, Septembre, ….

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Mode opératoire

Session d’inventaires (Stocks/Inventaires/sessions Inventaires)


La session d’inventaire est une fonction obligatoire pour effectuer les inventaires, elle permet la saisie des filtres,
bornes, données, … avant la génération de la/les listes d’inventaires.

A noter certaines différences entre les versions 140/V5 et la V6.

Onglet « paramètres »
Type d’inventaire
Ce choix donne la possibilité d’effectuer un inventaire par article ou emplacement, les zones, bornes, etc … se
grisent selon le choix effectué.
Exemple : Toutes les zones se grisent sauf les sélections liées aux zones emplacements.

Mode Inventaire
Selon le mode d’inventaire choisi sur les articles-sites, possibilité de sélectionner le type d’inventaire que l’on
souhaite, la sélection des articles à inventorier sera en fonction de ce choix.
Exemple : Si on choisit le mode d’inventaire tournant, les articles dont la date de dernier inventaire + délai
intervalle est inférieure à la date de l’inventaire seront don c à inventorier.

Tri inventaire
Le tri inventaire permet simplement de changer l’affichage de la liste d’inventaire par ordre alphabétique article
ou emplacement.

Traitement
Global
Cette case à cocher permet d’inventorier par article
Articles sans stock
Permet de faire apparaitre les articles avec un stock informatique nul

Listes Inventaires
Maximum lignes est le nombre maximum de lignes que l’on autorise par listes, un pourcentage peut
être appliqué pour permettre d’ajouter des lignes manuellement si besoin
Exemple : 2000, 1600, nombre de lignes = 1600 par liste et 400 lignes peuvent être ajoutées manuellement
sur une liste.
Le % limite permet d’augmenter ou réduire cet écart.
Le nombre de ligne est conditionné par le code activité INV.
Le nombre d’articles est le nombre maximum par liste, il est à 9999 par défaut (maximum) et peut être
modifié à la saisie.

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Mode opératoire

Exemple : Si le nombre maximum d’articles est de 2 par liste d’inventaire et qu’il y a 29 articles à inventorier
X3 génère 15 listes d’inventaire, ça représente 49 lignes de stock (plusieurs lots, emplacements par
article).

« Multi-listes » est une nouveauté V6 et permet d’avoir un même article dans plusieurs listes
d’inventaire dans le cas par exemple d’un inventaire par emplacement.
« Position emplacement » permet de générer une rupture dans les listes d’inventaire
Exemple : position 2.
On possède 6 emplacements A01, A02, A11, A12, A21, A22.
On aura à la génération des listes d’inventaires, 3 listes distinctes

Date d’inventaire
La date d’inventaire est la date du jour à la création de la session et listes d’inventaires.
Les dates d’imputation des mouvements/écarts de stocks constatés lors de la validation des listes seront à la
date de la session d’inventaire.

Attention, il est important de noter que la date d’inventaire n’est pas saisissable et donc non
modifiable sur les documents d’inventaires ainsi que sur les mouvements/écarts de stock qui sont
générés.
Il est recommandé de prendre en compte ce fonctionnement lors de vos inventaires.

Classe ABCD
Ce bloc permet d’afficher le nombre d’articles par classe dans les listes d’inventaire de la session.
Il est possible d’intervenir sur le nombre d’articles si l’inventaire est en mode « inventaire tournant ».

Onglet « Sélections »

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Mode opératoire

L’onglet « Sélections » permet de saisir ou borner les données que l’on souhaite inventorier.
Différents filtres sont possibles par catégories :
Un bloc « Articles » permet de borner sur les informations liées aux codes articles et les informations
rattachées (familles statistiques, …) ainsi que la possibilité de créer des formules sur toutes les zones
existantes dans les fiches articles et articles-sites.
Formule « cumuls-articles », nouveauté V6 permet de filtrer sur la table ITMMVT et donc sur les
niveaux de stock par exemple.

Un bloc « Stocks », nouveautés V6 permet de filtrer sur la table STOCK et afficher en listes
d’inventaire des informations sur les identifiants, statuts, numéros de série, …

Un bloc « Emplacements » permet de filtrer selon les types ou emplacements et depuis la Version 6
la possibilité de créer des formules sur la table des emplacements STOLOC.

Onglet « Listes »

Cet onglet permet de visualiser l’ensemble des listes d’inventaire générées, leur statut et possibilité d’accès par
tunnel vers celle-ci via la session d’inventaire.

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Mode opératoire

Inventaires (Stocks/Inventaires/Inventaires)
Préambule

Les listes d’inventaires servent de base pour l’impression, la saisie, l’ajout de quantité suite au comptage
physique.
Dans l’ordre :
Impression des listes
Comptage
Saisie des quantités comptées
Enregistrement
Validation
Clôture

Présentation

La fonction inventaire est la fonction qui permet l’impression, la saisie, la modification, l’ajout des quantités
comptées.

Impression

Dans la fonction des inventaires, il existe plusieurs choix d‘impression de liste : une liste détaillée et une liste
agrégée.
INVBOR : Bordereau d’inventaire
 Présentation de toutes les lignes de stock dans le détail à compter
INVBORA : Bordereau d’inventaire regroupé
 Possibilité de regrouper les lignes par articles selon les critères lot, emplacements, …

INVBORCOM : Bordereau d’inventaire compté


INVBORCOMA : Bordereau d’inventaire agrégé compté

INVBORECA : Bordereau d’inventaire écart


 Ecart en quantité et en pourcentage
INVBORECAA : Bordereau d’inventaire agrégé écart

INVBORVAL : Bordereau d’inventaire valorisé


INVBORVALA : Bordereau d’inventaire agrégé valorisé

Saisie des quantités

Une fois l’impression des listes d’inventaire faites et le comptage physique effectué, il reste la saisie
informatique des quantités comptées.

Pour faciliter et gagner du temps à la saisie, il est souhaitable d’optimiser l’écran des inventaires pour éviter de
scroller, tabuler et déplacer le tableau de droite à gauche ou d’ouvrir l’écran de saisie de détails.
 Ces informations sont des conseils, elles varient selon la gestion des articles, de la façon de
travailler du client, …

Exemple : Si un article est géré en lot, il est préférable de ne pas regrouper les lignes (sauf si les stocks sont
souvent corrects), évité d’ouvrir l’écran de détail et saisir les quantités plusieurs fois.

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Mode opératoire

Explication : Si un article a 3 lots différents en stocks


Si on regroupe par article, on a une ligne en inventaire avec une quantité théorique égale à la totalité des lots.
LOT1, qté 3
LOT2, qté 4
LOT4, qté 5

Si on visualise une ligne :


Article Quantité théorique Quantité comptée
ART A 12

Si la quantité comptée est de 12, on a saisi une fois pour les 3 lots
Si la quantité est différente de 12, X3 ouvre un deuxième écran de détail avec les 3 lots pour indiquer sur
quel(s) lot(s) la quantité est à modifier.
er
Si toutes les lignes sont apparentes dans le 1 écran, l’écran de détail ne s’ouvrira pas.
Article Lot Quantité théorique Quantité comptée
ART A LOT1 3
ART A LOT2 4
ART A LOT3 5

Ajout lignes/Article/quantités

STOCK NON TROUVE SUR UNE LISTE ET PRESENT SUR UNE AUTRE
Lors du comptage, il arrive que l’on trouve un article ou un lot (ou autres) qui n’est pas dans la liste d’inventaire.
Dans ce cas, il faut ajouter sur la liste d’inventaire.
Cas de figure :
Exemple : Si un inventaire se fait par emplacement, il se peut que l’on trouve un article non présent sur la liste
imprimée, on ajoute donc l’article, lot et quantités trouvées.
Lorsqu’on ajoute une ligne sur une liste d’inventaire, le stock théorique est sur une autre liste et dans ce cas le
stock n’est pas trouvé.

Liste A
Article Emplacement Lot Qtés théoriques Qtés comptées
Art A EMP01 Lot001 10 9
Art A EMP01 Lot002 10 10
Art B EMP01 Lot123 10 10
Art C EMP01 Lot345 10 10
Art D EMP01 LOT333 0 10 Ligne Ajoutée

Liste B
Article Emplacement Lot Qtés théoriques Qtés comptées
Art D EMP02 Lot333 10 0 Ligne à 0
Art E EMP02 Lot098 10 10
Art F EMP02 Lot156 10 10
Art G EMP02 Lot483 10 10

 Suite à cette manipulation, le stock final après inventaire sera correct (10) et sur le bon
emplacement.

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Mode opératoire

AJOUT DIRECT
Parfois, il arrive que l’on veuille saisir directement les lignes dans une liste d’inventaire mais attention l’ERP
SAGE ERP X3 ne fera pas d’écart entre la théorie et le comptage réel.
Si on saisit ou ajoute des lignes dans une liste d’inventaire, c’est comme une entrée en stock.
Pour avoir des écarts entre le stock théorique et le stock réel, il faut nécessairement que la ligne soit présente
dans la liste d’inventaire.
Attention au doublon et surstock.

STOCK NUL
Lorsque le stock trouvé est nul, il n’est pas possible d’enregistrer un inventaire avec une quantité à 0, il faut
dans ce cas mettre 0 dans la quantité comptée puis passer « stock nul » à « oui ».

Dépréciation

Dans les inventaires, on a la possibilité de saisir un taux ou un montant de dépréciation, ces zones sont
purement informatives et sont reprises dans les états.
En aucun cas, la valeur (PMP ou autre) est recalculée dans la base.

Pour déprécier réellement un stock, il faut passer par la fonction « Changement de valeur ».

Déblocage

Par défaut, lorsqu’une liste d’inventaire est créée, les articles présents dans cette liste sont bloqués. Un
message apparait à chaque tentative de mouvement de stock (livraison par exemple).
Sur les listes d’inventaires, on a la possibilité de débloquer les articles et permettre les mouvements d’entrées
et de sorties.

Eviter les sorties de stock pendant les inventaires


Une fois les listes d’inventaires générées, interdire les sorties de stock tout du moins avant le comptage physique
du stock.
Les sorties de stock (livraisons, …) sont possibles (déblocage) uniquement après le comptage physique.
X3 autorise de travailler entre le comptage physique et la saisie informatique.
 Toutes sorties effectuées avant le comptage donnera lieu à un stock erroné à la validation des
listes d’inventaires.

Exemple : (A NE JAMAIS FAIRE !!)


Stock théorique (informatique) 10 uns
Stock réel 9 uns
Etape 1 : Création liste d’inventaire (déblocage)
Etape 2 : Ventes (sortie) de 3 uns
Etape 3 : Comptage : 6 uns trouvées (normal 9-3)
Etape 4 : Saisie des 6 uns
Etape 5 : Validation inventaire, nouveau stock informatique = 3 (faux)

Exemple : (A faire en cas de nécessité)


Stock théorique
Stock réel 9 uns
Etape 1 : Création liste d’inventaire (déblocage)
Etape 2 : Comptage : 9 uns trouvées
Etape 3 : Ventes (sortie) de 3 uns
Etape 4 : Saisie des 9 uns
Etape 5 : Validation inventaire, nouveau stock informatique = 9 (bon)

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Mode opératoire

Enregistrement/validation/Clôture

Lorsqu’on enregistre, les lignes saisies prennent le statut« compté »


 La quantité reste modifiable par l’écran de détail (clic droit)

Lors de la validation, le statut passe à « valider »


 Les stocks dans la base de données sont mis à jour
 La modification des lignes n’est plus possible.
 Seul l’ajout de nouvelles lignes reste possible.

Lors de la clôture, la liste d’inventaire n’est plus modifiable.

Articles en inventaire (Stocks/Inventaires/Articles en Inventaires)

Consultation permettant de retrouver un ou plusieurs articles en cours d’inventaire et connaitre les informations
essentielles.

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Mode opératoire

FIN

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