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ADMINISTRACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

INTRODUCCIÓN

Administrar un departamento de Informática es una tarea que con el tiempo se ha


transformado en una de las actividades primordiales dentro de una organización.

Los administradores deben resolver diariamente problemas que hace 10 años no


se consideraban. De algún modo, el centro de procesamiento de datos era
considerado por muchos administradores como un tipo de fábrica de datos.

La administración de los costos expone un área de gran preocupación para el


administrador del departamento de informática, tratando siempre de evitar el
aumento de los gastos mientras se recibe una creciente demanda de más
servicios por parte de los usuarios. Para lograr un cierto control de los gastos
provenientes de la administración de este departamento, se requiere que el
administrador posea una gran habilidad y especialidad.

Este documento hace notar las actividades y funciones más importantes que
representan los mayores gastos en el departamento, presentando métodos para
controlar dichos gastos.

ITEMS DE MAYORES GASTOS

El ítem de mayores gastos asociados a un típico Dpto. de informática, son los


siguientes:

 Personal (Staff)  Empleados


 Personal Contratado

 Equipos  Gastos Capitales


 Gastos de arriendo y gastos no capitales

 Software  Compras
 Arriendos

 Mantención  
 Utilidades
 Equipos de
Comunicación
 Suministros

 
Aunque el desembolso para cualquier ítem y su porcentaje de gasto total
correspondiente, varía según el tipo de empresa y el grado de tecnologización, en
conjunto estos representan entre el 90 % y el 95 % de todos los desembolsos del
departamento.

Reducción de Costos de Personal

Para la mayoría de las organizaciones, el pago de sueldos del sobre tiempo,


directo o indirecto, excede significativamente el resto de los costos asociados a las
operaciones del departamento. Así, usando métodos para limitar dichos costos, el
administrador puede controlarlos significativamente.

Dos de los métodos mas efectivos que deberían considerar los administradores
son las operaciones de cierre o término y la reestructuración del departamento.

 Operación Light-Out

El termino "Light-Out" es usado para referirse a un Departamento de Informática


poco atendido. Una operación light-out implica una obvia reducción de los costos
mediante la disminución al máximo del personal necesario para que este funcione
pues la central de procesamiento de datos, a diferencia de otros procesos
productivos, opera con poco personal.

Se dispone de un software de automatización del mainframe de amplia selección


para comprar o arrendar. Tales productos incluyen aplicaciones para los horarios
de trabajo, administración de cintas especiales, manejo de disquetes y programas
de utilidad para consolas múltiples.

 Horarios de Trabajo

Un horario de trabajo es un programa de utilidad que permite al personal del


departamento de informática definir criterios para unir los trabajos según su
ejecución. Algunas uniones pueden ser asignadas según una prioridad importante
para realizar una ejecución casi inmediata: Colocación de otras uniones que
pueden obtenerse en una ejecución aplazada (por ejemplo, la realizada durante la
tarde). El software horario de trabajo, puede realizar una tarea previamente
ejecutada por uno o mas empleados del departamento de informática.

Software de Administración de Discos


Este software, mejora la habilidad del centro de procesamiento de datos al
momento de asignar un almacenamiento en línea para los programas ocupados y
realizados por los usuarios y recuperar los datos en cintas o cartuchos (Cartridge).

Soporte de una Consola Múltiple

Un programa de este tipo es necesario en grandes departamentos de informática,


con la característica de poseer personal que controle las operaciones de los
usuarios que utilicen los computadores y Softwares desarrollados desde fuera del
departamento.

A los administradores que poseen, un nivel apropiado de seguridad puede


permitírseles usar dichos terminales o tener acceso a aquel computador a través
de un micro-computador, habilitándolos a asignar las prioridades de los trabajos y
a realizar otras funciones.

Administración LAN

Además de su aplicabilidad a las operaciones de un departamento de informática


y específicamente al centro de procesamiento de datos, la filosofía light-out es
aplicable a la red local de la corporación (LAN).

Los programas de tres partes pueden automatizar muchas de las funciones LAN
claves, tales como el inicio de las operaciones de búsqueda y recuperación de
archivos de cada servidor en la red con tiempos preestablecidos.

Reestructuración

Los cuatro mayores gastos que están asociados de un departamento de


informática son:

 Cantidad de empleados y sus respectivos porcentajes de sueldos.


 Soporte de contratación.
 Sobretiempo.
 Operaciones por turno.

Cantidad de empleados y sus respectivos porcentajes de sueldos


Para la mayoría de las organizaciones, la cantidad de empleados que realizan
operaciones en el departamento, sus sueldos y beneficios representan uno de los
gastos de personal mas grandes.

Algunas organizaciones han originado las operaciones totales o parciales y esto


no significa reducir costos ni tampoco obtener un equipo de profesionales
experimentados en ubicaciones o puestos donde la contratación de personal para
el procesamiento de datos es difícil. Como una alternativa, la reestructuración, y
creación de nuevas opciones para la operación del departamento es un método
práctico al momento de controlar o reducir los costos. Una parte de estos
empleados son reemplazados por profesionales mas jóvenes, con sueldos
inferiores. Este método, reduce considerablemente los costos de personal más
directos. No obstante, el administrador debe considerar que muchos de aquellos
empleados preocupados por retirarse antes de cumplir la edad límite, representa
un pilar de conocimiento y experiencia importante de destacar: El administrador
puede no encontrar práctico perder este recurso. De este modo muchos
administradores pueden querer tener herramientas de productividad, apoyo de
compresores, sobretiempo y operaciones realizadas por turnos con el fin de
controlar los costos.

Herramientas de Productividad

Además de las herramientas de automatización mencionadas anteriormente para


lograr una operación Light-Out casi perfecta, existen varios programas de
automatización en placas que conectan el Mainframe con los servidores LAN.

Una herramienta de automatización reemplaza un proceso automatizando sus


operaciones. Como consecuencia del uso de dicha herramienta la productividad
de los empleados aumenta o a veces se necesitan dos perdonas para poder
realizar una actividad. En comparación, una herramienta de productividad le
permite a un trabajador realizar un trabajo mas eficientemente; el cual no está
diseñado para reemplazar un proceso repetitivo.

 Contratos

Para la mayoría de organizaciones, estos contratos proveen un nivel de


especialización que no existe dentro de los empleados.

Puesto que la mayoría de ellos están contratados con un salario anual que es
superior entre un 30 %y un 50% a los de otras organizaciones, eliminar o
minimizar el uso de estos recursos puede producir ahorros significativos. Una
forma de eliminar o reducir el uso de contratos para el, personal consiste en
identificar las especialidades que cada empleado posee y que no existen en otro
dentro de la organización. El administrador del departamento de informática puede
chequear los informes de los trabajadores para determinar si son capaces de
estudiar y aprender ciertas especialidades requeridas al momento de contratar el
personal. Si eso ocurre el administrador contempla a aquellos empleados que
posean mas cursos y especialidades y además asisten a seminarios públicos para
adquirir especialidades requeridas por ei contratante. Una vez que los empleados
obtienen niveles de especialización adecuados para el cargo, ellos pueden
trabajar con el contratante por un tiempo para obtener así el training de trabajo.

Sobretiempo

Para controlar el sobretiempo, el administrador del departamento debe ser capaz


de mantener una cantidad de actividades o carga de trabajo acorde con el
presupuesto. El sobretiempo comienza siempre como un mecanismo para
garantizar el término necesario de una actividad primordial como por ejemplo,
cuando el tiempo de trabajo se extiende para soportar la prueba del nuevo
software o de una función similar. Sin los controles apropiados, se hace más fácil
para los empleados solicitar y recibir permiso para realizar actividades en
sobretiempo y así no tener problema al momento de tomar sus vacaciones o estar
enfermo o inhabilitado para realizar su trabajo u otra razón que le impida hacerse
presente en su trabajo. Así como todo, el uso del sobretiempo se extiende
significativamente y puede transformarse en un presupuesto complicado. Debería
considerarse el sobretiempo como una alternativa de tiempo compensatorio en
caso de accidente o ausencia por algún motivo particular. Estas alternativas
pueden eliminar o reducir el uso del sobretiempo.

Operaciones por turno

Estas no requieren solo el uso de empleados adicionales, sino que también


involucran el pago de premios por medio de diferencias obtenidas en diferentes
turnos. El controlar las operaciones por turnos puede producir un costo de
personal significativo. Los posibles métodos de reducción de operaciones por
turno incluye:

 Obtención de una capacidad de procesamiento adicional para aumentar la


productividad.
 Dar prioridad a trabajos que requieren la intervención de operadores, para
ejecutar trabajos que no requieren la intervención de personas después del
tiempo que corresponde.
 Trabajos que no son realizados por turnos, ejecutarlos en días específicos y
en momentos específicos.

Costo de Hardware

Durante el ciclo de vida de un sistema computacional el costo de su


hardware representa generalmente, el segundo o tercer mayor gasto.
Controlar el costo de un equipo es un medio para que el administrador del
departamento de informática mantenga los gastos correspondientes dentro
del presupuesto.

Gastos Capitales y No Capitales

La mayoría de las organizaciones subdividen los gastos de los equipos en gastos


Capitales y No capitales. Los gastos capitales deben ser rebajados por un período
de tiempo prudente aún cuando haya sido pagada su obtención. Los gastos de los
equipos No capitales pueden ser arreglados o recuperados durante el primer año
a contar de la adquisición de éste.

Debido a que la mayoría de los gastos exceden este límite, este punto trata el tipo
de hardware que es capitalizado. Existen varios métodos prácticos para controlar
el costo de un equipo capitalizado. Estos métodos incluyen:

 Obtención, de periféricos compatibles para satisfacer los requisitos de


expansión periférica.
 El uso de arriendos para disminuir los gastos de un equipo adicional que es
nuevo.
 La compra de equipo usado para satisfacer algunos o todos los
requerimientos de una expansión periférico y procesamiento de una central
de datos.

Cambio de Plataforma.

El cambio de plataforma se refiere a la reestructuración de la tecnología de un


sistema Cliente / Servidor para reemplazar la placa convencional y el traspaso de
las aplicaciones a la nueva plataforma. Es un concepto racional al momento de
considerar económica el cambio de una plataforma.

Claro que las aplicaciones desarrolladas anteriormente deben por supuesto ser
extraídas de la plataforma antigua, lo que no es una tarea trivial. Las
organizaciones con aplicaciones mainframe extensas pueden requerir de 18
meses a dos ó más años para mover una serie de aplicaciones de la mainframe
según la tecnología Cliente/Servidor. El gasto adicional que produce el mover las
aplicaciones a una nueva plataforma incluye un período en el que muchos
programadores no son capaces de asegurar las aplicaciones existentes ya que su
primer objetivo y esfuerzo está enfocado a la conversión de programas. Los
esfuerzos por un cambio de plataforma más exitosa involucra una migración, de
aplicaciones en forma ordenada o el reemplazo de las aplicaciones de la
mainframe por aplicaciones del Cíente/Servidor.

Costos del Software(Programas)


El gasto del ítem asociado al programa se subdivide siempre en compra o arriendo
del producto. Por ejemplo, el departamento opera un sistema en el que los
equipos pueden estar disponibles solo para arriendo, mientras que los programas
de aplicación pueden estar solo disponibles para la compra.

Arriendo y Compra

El administrador de la central de datos debe estar consiente de que muchos de los


productos son comprados a un precio que con el tiempo varía según el contrato de
arrendamiento El costo de arriendo por 30 meses generalmente es igual al costo
de compra del producto. Excluyendo el interés potencial ganado de la diferencia
entre el gasto asociado a una compra inmediata y al arriendo del software, La
organización debería comprar un software que anticipe su uso durante mas de 30
meses. Si se compra tal producto la organización comenzará a aumentar sus
ahorros, por parte del software, después de usarlo por 30 días Los ahorros se
incrementan acumulativamente por cada mes que el producto es usado.

Procesadores Múltiples

Otra área que el administrador del departamento de informática puede controlar es


la de los costos del software y esta involucra los centros de procesamientos de
datos que poseen procesadores múltiples. Debido a que la mayoría de los
fabricantes de computadores reciben un porcentaje por cada uso de un producto,
según la cantidad y tipo de computador que opera el producto la reducción de la
instalación a uno o mas computadores puede producir ahorros.

Para las aplicaciones cliente/servidor, los posibles ahorros financieros que se


pueden obtener de un software LAN más que de copias de un producto, pueden
ser considerables. El administrador deberá examinar los distintos tipos de licencias
de software de PC existentes además del costo de licencias LAN versus
particulares.

Mantención

El administrador del departamento de informática puede controlar la mantención


de equipos a través del reemplazo de un equipo antiguo por uno más nuevo y con
productos más sofisticados

La mayoría de los Fabricantes de computadores garantizan la disponibilidad y


aprovechamiento de ciertas partes de un equipo por un tiempo estipulado como
por ejemplo por 2 años a contar de la introducción de dicho producto en el
mercado. Después de ese tiempo, las partes sueltas del equipo pueden o no estar
disponibles para el fabricante original del equipo. Si esa no ocurre, La
organización se ve en la obligación de pagar precios altísimos por dichas partes
de un equipo, todo para prolongar la vida de un equipo ya antiguo. Además los
costos mensuales de mantención dependen de la edad del equipo, los costos de
mantención de un equipo se elevan a medida que aumenta la edad del equipo. En
cierto modo, se hace mas económico comprar o arrendar un equipo nuevo que
pagar costos de mantención elevados que puedan exceder el arriendo mensual y
el costo de mantención de un equipo más nuevo.

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