Vous êtes sur la page 1sur 39

APPLICATION

À L’INGÉNIERIE
DE LA NORME
ISO 9001
(VERSION 2015)

SYNTEC
INGÉNIERIE
COMMISSION RSE & QUALITÉ
Nous avons décidé de rédiger cette nouvelle version du guide ISO9001 alors que nous étions
en train de mettre à jour notre système de management qualité pour répondre aux exigences de
la nouvelle version 2015. Il nous a semblé évident de partager notre retour d’expérience avec les
adhérents du Syntec Ingéniérie.

SOMMAIRE
Le groupe de travail ISO9001 : 2015 était constitué de professionnels des métiers de la qualité, de
la RSE et de la sécurité.

Ces participants, travaillent dans des entreprises du secteur de la construction ou de la technologie,


P.3 COMMISSION RSE & QUALITÉ de tailles différentes depuis celle de la TPE à celle d’entreprises internationales. Cette diversité nous
a ainsi permis de multiplier les retours d’expérience les exemples d’outils, de bonnes pratiques et de
P.4 INTRODUCTION questions potentielles d’auditeurs .

P.6 RÉFÉRENCES La version 2015 de la norme ISO9001 permet aux entreprises , si ce n’est déjà fait, de construire de
construire un système de management qualité intégré au fonctionnement de l’entreprise et orienté
P.7 DÉFINITIONS performance. Cette nouvelle version nous amène à réfléchir en terme de risques et d’opportunités
entreprise et de à mieux identifier et prendre en compte les attentes de l’ensemble des parties
P.8 CONTEXTE DE L’ORGANISME prenantes. Les responsables et directeurs qualité sont aujourd’hui souvent rattachés au comité de
direction ce qui facilite cette intégration. Aujourd’hui, plusieurs d’entre nous ont obtenu la certification
P.14 LEADERSHIP ISO9001 2015 et ont pu vérifier la pertinence et l’efficacité de cette version.

P.21 PLANIFICATION Nous espérons que ce guide vous aidera dans votre démarche et que vous prendrez autant de
plaisir que nous dans la mise en œuvre de cette version.
P.25 SUPPORT

P.35 RÉALISATION DES ACTIVITÉS Marie Pierre Fally


P.37
Présidente du groupe de travail
RÉALISATION DES ACTIVITÉS OPÉRATIONNELLES Application à l’ingénierie de la norme ISO 9001
P.47 ÉVALUATION DES PERFORMANCES
Véronique Le Treut
P.54
Présidente du Club RSE/Qualité
AMÉLIORATIONS

P.60 ANNEXE

COMMISSION RSE & QUALITÉ 3


« QUALITÉ OPÉRATIONNELLE MES NOTES
SUR PROJET / PRODUIT / SERVICE »

Le Responsable Qualité Opérationnel est dédié à la


qualité du produit et du service.

Le poste de responsable assurance qualité est


obligatoire pour certaines activités.

En fonction de la taille de l’entreprise, le responsable


qualité interviendra aux 2 niveaux.
Le Responsable qualité système est quant à
La version 2015 de l’ISO 9001 ne présente pas lui responsable du système de management
INTRODUCTION de grands bouleversements quant aux exigences qualité, environnemental, sécurité. Il intervient plus
généralement dans la mise en oeuvre des exigences
normatives applicables au développement des
produits et services (une majorité des exigences de la des normes de management, dans le suivi des
Ce document est un guide de lecture version 2008 est reprise et reformulée). indicateurs liés à ce système. Il peut gérer le système
qui vise à aider les sociétés d’ingénierie documentaire.
dans la compréhension des exigences de En revanche, elle introduit des notions et des concepts Il est le garant du programme d’audits et réalise les
l’ISO 9001 et des évolutions de la version majeurs relatifs à la prise en compte des Parties différant audits internes.
2015. Il propose des exemples et des bonnes prenantes, à la gestion des risques et de la stratégie Il est responsable de l’efficacité du système de
pratiques du secteur et des exemples de et concernant la valeur ajoutée des processus qui y management qualité et des processus.
concourent. En fonction des entreprises il est membre du Codir.
questions d’auditeurs.
De plus, les évolutions de cette norme et sa mise en
Les 2 fonctions peuvent être occupées par une même
œuvre, nous permettent de distinguer 2 orientations
Attention, pour comprendre de guide, il personne.
au sein de la fonction qualité : « Qualité stratégique /
est nécessaire d’avoir pris connaissance de performance » : Cette version supprime l’exigence
Cette nouvelle version renforce la satisfaction du
la norme dans sa version originale. de nomination du représentant de la direction. Elle
client en imposant le suivi et la démonstration de
positionne différemment la fonction du responsable
l’accroissement de la satisfaction.
du système de management qualité (ou intégré) dans
la société qui, associé à la direction, peut : De manière générale, avant de se faire certifier, il est
COMPOSITION DU GROUPE DE TRAVAIL   PPloter le système de management. conseillé de prévoir une période transitoire entre la
mise en place du système et la date de certification.
  Veiller au déploiement de la stratégie au sein des En effet, plusieurs exigences de la norme doivent
Frédéric Bregeron (SNC Lavalin)
processus. être mises en application pendant un certain laps de
Romain Brochu (IRIS conseil) temps avant d’être auditées.
  Vérifier l’atteinte de la performance en faisant
Marie‐Louise Charbonnel (IRH Environnement) ou PPlotant des audits d’adéquation.
Marie PPerre Fally (Médiane Système, groupe ICE) Par exemple :
  Etc.
Animateur du groupe de travail   La définition et la mise en application de la stratégie.
Nicolas Guibout (ALTEN) L’autorité du PPlote de processus est quant à elle
renforcée. L’activité du PPlote doit s’inscrire dans la   Confirmer la mise en œuvre de l’amélioration.
Vanessa Letellier (ARTELIA)
stratégie de l’entreprise.
Véronique Le Treut (INGEROP)   S’assurer que la gestion du changement favorise
A ce titre, le responsable qualité peut apporter un l’agilité de l’organisme et de son système.
Jean‐Claude Michel (GIRUS)
support au PPlote de processus. Le responsable
Solène Rigot (SYSTRA)   Il est possible, voire recommandé, de procéder à un
qualité peut se voir rattacher au comité de direction.
audit à blanc.
Gilles Fuhrmann (TPF ingénierie)

4 INTRODUCTION INTRODUCTION 5
RÉFÉRENCES MES NOTES
DÉFINITIONS MES NOTES

Pour les besoins du présent document, les termes


ABRÉVIATIONS et définitions donnés dans l’ISO 9000 : 2015
s’appliquent.

Termes et   Parties prenantes : Individu ou groupe ayant


Définition
abréviations un intérêt dans les décisions ou activités d’une
organisation (ISO 26000).
BIM Building Information Model

ID Informations Documentées   Définition partie prenante ISO 9000 v2015:


personne ou organisme qui peut soit influer sur
Instances Représentatives une décision ou une activité, soit être influencée ou
IRP
du Personnel s’estimer influencée par une décision ou une activité.
PP Parties prenantes  Extrait du guide GERMA (Syntec ingénierie) :
PQE Politique Qualité et Environnement Un risque (ISO 31000) est l’effet de l’incertitude
sur l’atteinte des objectifs, c’est-à-dire la possibilité
QSE Qualité Sécurité Environnement
qu’il y ait un écart négatif (menace) ou positif
SMQ Système de Management Qualité (opportunité) par rapport à une attente.
 Constitue donc un risque projet tout «événement »
Outil d’analyse stratégique,
dont l’apparition n’est pas certaine et dont l’effet
Strengths (forces),
est susceptible d’affecter les objectifs du projet,
SWOT Weaknesses (faiblesses),
Opportunities (opportunités), dans ses périodes d’étude, de construction, et
Threats (menaces) éventuellement d’exploitation ou de démantè-
lement (cas des PPP ou des concessions). Un
risque est souvent exprimé ou mesuré comme la
combinaison des conséquences d’un événement
RÉFÉRENCES (avec ses changements de circonstances) et de sa
vraisemblance (ou probabilité).
Guide ingénierie et RSE

ISO 9001 v2015

Guide GERMA

6 RÉFÉRENCES DÉFINITIONS 7
Exemple d’enjeux internes (§4.1) COMPRÉHENSION DES BESOINS ET
CONTEXTE DE L’ORGANISME Assurer la pérennité économique de l’entreprise ATTENTES DES PARTIES PRENANTES
Enjeux liés à la gouvernance : maintenir la confiance
COMPRÉHENSION DE L’ORGANISME DIFFICULTÉS de l’actionnaire, investir de manière responsable, BONNES PRATIQUES, OUTILS,
ET DE SON CONTEXTE respecter des règles d’éthique, etc. EXEMPLES
Faire accepter de nouveaux entrants aux
Attirer et conserver les talents
responsables de la stratégie
INTÉRÊT / SIGNIFICATION Exemples de parties prenantes (§4.2)
Partager les connaissances et les valoriser
POUR LES SOCIÉTÉS Formaliser ou partager des informations
stratégiques Dans le cadre de l’ISO 9001, les parties prenantes à
Développer une culture d’entreprise,
considérer sont celles ayant un effet réel ou potentiel
Les nouvelles exigences de la norme ont pour but Identifier des PP stratégiques et pertinentes Etc. sur les prestations, conformes aux exigences clients et
de renforcer ou d’enrichir les apports du SMQ à la alors que les PP pertinentes peuvent être très Les parties prenantes de l’Ingénierie
aux exigences légales et réglementaires.
stratégie de l’entreprise et s’assurer que cette stratégie contextuelles (liées à un projet).
prend en compte les besoins et attentes des parties Les parties prenantes sont les individus ou les groupes d’individus qui impactent ou pourraient être

Exemple d’enjeux externes (§4.1) Dans le cescadre d’unrevient


management
à identifier les attentesintégré (QSE),
impactés par les activités et prestations des sociétés d’ingénierie de manière directe et indirecte.

prenantes (PP). Collecter et consolider les attentes des PP Cartographier parties prenantes et l’influence de chacune. Ce

les termes PP (ISO 26000) et parties prenantes


travail d’inventaire permet d’établir les priorités politiques tout en ayant une vision d’ensemble des
interactions possibles.

Lister les risques pertinents Évolution réglementaire en lien avec nos métiers (ex: sont similaires. Il ISOest26000pertinent de s’appuyer sur delaleur
Les PP considérées sont celles : Le chapitre 5 de la norme traite particulièrement des parties prenantes,
loi de transition énergétique, plan de déplacement identification et du dialogue avec celles-ci.
méthodologie et les travaux conduits dans le cadre
  ayant un impact sur l’aptitude de l’organisme à fournir entreprise...) du
Méthodologie :
guide ingénierie et RSE - Syntec Ingénierie.
Le travail du Club RSE a consisté, dans un premier temps, à identifier l’ensemble des parties
en permanence un service conforme aux exigences des prenantes de l’activité ingénierie avec un souci d’exhaustivité en utilisant les questions suivantes pour

BONNES PRATIQUES, OUTILS,   Enjeux technologiques et d’innovation (Ex: faciliter la recherche.


clients et aux exigences légales et réglementaires. Ainsi, ont été identifiées les principales familles de PP,
développement BIM, smart cities, route solaire, Qui sont les acteurs, les personnes qui peuvent être affectés (positivement ou négativement) par les
EXEMPLES nouvelles méthodes d’amélioration de la qualité des ainsi qu’une liste de PP pertinentes pour une société
décisions ou activités de nos sociétés ? Qui peut nous aider à traiter des impacts spécifiques ? Qui
  qui présentent un risque significatif pour la pérennité est susceptible de s’inquiéter de nos décisions et activités ? Qui peut influencer sur notre capacité à

de l’organisme si leurs besoins et attentes ne sont pas logiciels...) d’ingénierie.


nous acquitter de nos responsabilités ? Qui serait désavantagé s’il était exclu du dialogue ? Envers
quels interlocuteurs nos sociétés ont-elles des obligations légales ? …
  Réaliser une analyse de matérialité (hiérarchisation
satisfaits. Dans un deuxième temps, le Club RSE a cherché à évaluer les influences respectives entre les
des enjeux) au regard de la stratégie d’entreprise, de Enjeux économiques (ex: baisse de l’investissement parties prenantes et la société d’ingénierie. Ce recensement a permis de les regrouper en six grandes
familles.

Les enjeux sont finalement ce que peut gagner ou perdre l’évolution du marché. public, écoute la concurrence, accompagnement le Les six familles des parties prenantes
l’entreprise, c’est‐à‐dire des méta‐ objectifs, comme celui client dans ses développements, dans ses projets...)
  Impliquer fortement les responsables stratégie/
d’«  Assurer la pérennité de l’entreprise  ». Ce sont des développement, les Risk Manager…   Enjeux à l’international : conflits, éPPdémies, Client! Collaborateurs!

entrants nécessaires à la construction de la stratégie. problématiques culturelles,


  Mettre en place un processus stratégique dans le
Etat! Direc,on!
but de recueillir les évolutions attendues sur chacun Développer un partenariat mutuellement bénéfique
des processus, pour établir la stratégie de groupe. avec les filiales
CONTEXTE
(somme des enjeux de l’entreprise   Utiliser une matrice SWOT comme outil d’analyse Etc.
et attentes pertinentes des PP)
stratégique. Fonc,onnement! Ingénierie! Mé,er!

RISQUES
Établir une cartographie de ses Parties prenantes.
  Faire une veille réglementaire et normative Extrait du guide ingénierie et RSE :
« Fonctionnement » : Prestataires de service au niveau support de l’activité de l’entreprise
« Métier » : Organismes participant au métier de l’ingénierie notamment autour des projets
Les principales familles de PP
STRATÉGIE/ POLITIQUE    Prendre en compte les relevés de décisions des IRP. 10#/#44#
!

Faire des études de marché, veille concurrentielle ou


test d’une offre de service.
Mener des revues de presse concernant les projets.
OBJECTIFS
  Analyser les enquêtes de satisfaction (clients,
Schéma présentant l’articulation des enjeux & risques collaborateurs).
Etc.

8 CONTEXTE DE L’ORGANISME CONTEXTE DE L’ORGANISME 9


Ci-dessous un extrait des principales parties prenantes par famille avec la Note Globale
MES NOTES DÉTERMINATION DU DOMAINE BONNES PRATIQUES, OUTILS,
proposée par le Club RSE :
D’APPLICATION DU SMQ EXEMPLES
! La famille « Client » NG / 5

Clients 5
  Globalement, il est recommandé de ne pas exclure
Bailleurs de fonds
Consommateurs (utilisateurs finaux de l'ouvrage)
5
4
INTÉRÊT / SIGNIFICATION d’exigence. Pour autant, si nécessaire s’appuyer
! La famille « Collaborateur » NG / 5 POUR LES SOCIÉTÉS sur l’analyse préalable des enjeux, attentes parties
Collaborateurs y compris stagiaires, alternants, apprentis, VIE 5

Intérimaires 4
prenantes, l’analyse des risques, l’offre de service de
! La famille « Direction » NG / 5
  L’exigence documentaire du domaine d’application l’entreprise ainsi que sur des décisions prises en revue
Actionnaires 5 existait déjà dans la version précédente. En de direction par exemple.
Direction Générale 5 revanche, le domaine d’application doit désormais
! La famille « Métier » NG / 5 être déterminé en tenant compte des enjeux et du   Par exemple, le domaine d’application des activités
Cotraitants 4 contexte de l’entreprise, des exigences des parties marginales en termes de chiffre d’affaire (faible enjeu
Sous-traitants « Métier » 4
prenantes et des services de l’entreprise. économique) peut être exclu.
INTÉRÊT / SIGNIFICATION
Riverains des projets (associations de quartier …) 4

Organismes de certification, qualification et/ou labellisation


POUR LES SOCIÉTÉS
4
  L’exigence a été renforcée pour éviter que certaines
! La famille « Etat » NG / 5

Organismes collecteurs (FAFIEC …) 4


entreprises ne certifient qu’une petite partie de
! La famille « Fonctionnement » NG / 5 leur activité (exemple accueil client) et non pas des
Banques 5 activités principales.
Assurances 4

Agences de notation 4
  Lorsque l’on exclut un établissement ou une activité
Fournisseurs de services généraux (mutuelle, prévoyance,
reprographes, …)
4
du domaine d’application, il est désormais nécessaire
La# même# démarche# d’identification,# de# cotation# et# d’analyse# des#
de justifier de manière formelle cette exclusion par
Extrait du guide ingénierie et RSE:
influences#réciproques#peut#être#appliquée#spécifiquement#pour#les# rapport aux enjeux de l’entreprise, des attentes clients
Parties prenantes pertinentes par famille
parties#prenantes#de#chaque#projet#d’ingénierie.#
ou de la nature des activités par exemple.
  Le paragraphe concernant l’exclusion éventuelle
d’exigences de la norme a été reformulé.
QUESTIONS POTENTIELLES
! DES AUDITEURS 12"/"44"

DIFFICULTÉ
  Quels sont vos enjeux internes et externes ?
  Quels sont les enjeux qui impactent le plus Il n’est pas toujours facile de justifier les exclusions
votre système de management ? du domaine d’application (entité réfractaire,
ressources limitées pour gérer le système de
  Comment ces enjeux sont-ils déterminés et mis à management…). Avec cette nouvelle version, il
jour ? est probable que l’auditeur demande de justifier
  
Quelles sont les parties prenantes pertinentes de manière plus précise les éventuelles exclusions
(internes et externes) que vous avez identifiées pour d’exigences.
vos activités et votre SMQ ?
  Les exigences pertinentes sont-elles identifiées  ?
Comment sont-elles revues ?

10 CONTEXTE DE L’ORGANISME CONTEXTE DE L’ORGANISME 11


QUESTIONS POTENTIELLES MES NOTES SMQ ET SES PROCESSUS QUESTIONS POTENTIELLES
DES AUDITEURS DES AUDITEURS
INTÉRÊT / SIGNIFICATION
  Quel est le domaine d’application du SMQ ? POUR LES SOCIÉTÉS   Quels sont les processus nécessaires au SMQ ?
Existe-t-il sous la forme d’une information
  Est-ce que des éléments d’entrée et de sortie sont
documentée ?   L’approche processus est renforcée. déterminés pour ces processus ?
  Est-ce que le domaine d’application documenté Le paragraphe est reformulé en intégrant des
éléments qui étaient auparavant implicites (ex:   
Est-ce que les séquences et interactions entre
précise à minima les produits et les services et les
données d’entrée et de sortie, indicateurs de processus sont déterminées ?
éventuelles exclusions ?
performance pour assurer le fonctionnement des   
Quels sont les critères, les méthodes de
  Est-ce que ces exclusions sont acceptables (sans processus…). surveillance, les mesures et les indicateurs de
impact sur la conformité des produits/services et La principale évolution consiste à intégrer les risques performance relatifs aux processus ? Comment
l’amélioration de la satisfaction clients) ? et opportunités au niveau des processus. contribuent-ils au fonctionnement efficace et à la
  Le domaine d’application est-il cohérent avec le maîtrise des processus ?
contexte de l’organisation, les PP et leurs exigences?
  Est-ce que l’analyse des risques et opportunités est
faite pour chaque processus?
DIFFICULTÉ
  Des informations documentées encadrent‐ elles les
Il est parfois difficile d’animer des démarches processus et confirment-elles leur mise en œuvre ?
transversales telles que les approches processus Dans une mesure suffisante?
(manque d’autorité et/ou de disponibilité des PPlotes).

MES NOTES

12 CONTEXTE DE L’ORGANISME CONTEXTE DE L’ORGANISME 13


LEADERSHIP QUESTIONS POTENTIELLES
DES AUDITEURS
MES NOTES

LEADERSHIP ET ENGAGEMENT BONNES PRATIQUES,


L’auditeur peut vérifier les éléments suivants :

OUTILS, EXEMPLES   Réunion d’ouverture : vérifier le discours de la


direction qui doit être cohérent et globalisé.
INTÉRÊT / SIGNIFICATION
POUR LES SOCIÉTÉS   Garantir une communication bidirectionnelle entre   
Analyser la cohérence de la stratégie, de sa
les processus et la direction pour obtenir une stratégie déclinaison et de sa mise à jour.
  Renforcement de l’intégration du SMQ dans le générale et cohérente.
  Vérifier l’intégration du SMQ dans le
fonctionnement de l’entreprise   Les revues de direction peuvent être organisées fonctionnement de l’entreprise.
  Garantir une cohérence entre la stratégie d’entreprise comme suit :
  Vérifier la cohérence générale des objectifs/
et la gestion des risques dans le SMQ : décliner les 1) Une revue annuelle qui permet notamment de actions/stratégie.
objectifs et la stratégie dans les processus concernés vérifier l’atteinte des résultats et de procéder à une
ainsi que les risques associés (point d). revue des risques de l’entreprise (suivi et identification   Vérifier l’adéquation des moyens avec la stratégie.
de nouveaux risques), de faire un bilan des moyens
  Faire un bilan des ressources, moyens et compétences
et ressources (point e), de procéder à un bilan des
nécessaires
priorités processus ainsi que la vérification des axes
  Soutenir le management de l’entreprise. stratégiques.
  S’assurer de la promotion de l’amélioration (cycle 2) Des revues de direction intermédiaires (comité
PDCA) à travers la stratégie de l’organisme. de direction par exemple) permettant de s’assurer
que les résultats sont en phases avec la stratégie et
objectifs et analyser les dérives s’il y en a.

DIFFICULTÉS   Définir le plan de communication qualité annuel


et les moyens tels qu’un intranet. Définir un plan de
S’assurer de l’implication de la direction dans formation/sensibilisation qualité intégré au plan de
l’adéquation du SMQ avec la stratégie et vice formation (Points f et h).
et versa.   Vérifier et garantir la cohérence des tableaux de
bord de PPlotage de l’entreprise, avec les tableaux
Comprendre les conséquences de la disparition de bords des processus.
de l’obligation de représentant de la direction.

Adéquation des besoins et des moyens


(disponibilité de la direction et des PPlotes).

14 LEADERSHIP LEADERSHIP 15
ORIENTATION CLIENT DIFFICULTÉS QUESTIONS POTENTIELLES MES NOTES
DES AUDITEURS
Adéquation de la prestation par rapport à la
INTÉRÊT / SIGNIFICATION demande client.   Lors de la réunion d’ouverture, l’auditeur analysera
POUR LES SOCIÉTÉS le discours de la direction notamment sa cohérence
Adéquation de la demande client en regard vis-à-vis de la stratégie et des moyens.
La prise en compte des risques et opportunités est entre autre de la réglementation (risque
intégrée au niveau de l’orientation client.   Analyse de la cohérence de la stratégie, de sa
déclinaison et de sa mise à jour.
L’aspect veille réglementaire/technologique est renforcé
  Vérification de l’intégration du SMQ dans le
puisqu’il ne s’agit plus seulement de « communiquer BONNES PRATIQUES,
fonctionnement de l’entreprise.
l’importance à satisfaire les exigences clients ainsi OUTILS, EXEMPLES
que les exigences légales », mais de « démontrer son   Vérification de la cohérence générale des objectifs/
leadership en s’assurant que les exigences clients et Dans le cadre d’un projet, il arrive parfois que le actions/stratégie.
légales sont déterminées, comprises et satisfaites en client nous demande de ne pas tenir compte de la
  Vérification de l’adéquation des moyens avec la
permanence ». réglementation, des règles de l’art ou des consignes
stratégie.
techniques de l’entreprise. Il appartient à la société
L’orientation client va désormais plus loin que le d’ingénierie de :
seul engagement à satisfaire le client mais intègre
aussi la prise en compte des exigences légales et   Analyser les risques et de statuer sur le go/no go.
réglementaires et des risques/opportunités.   Assurer son devoir de conseil en formalisant les
éventuelles dérogations / adaptations / interprétations
possibles.

MES NOTES

16 LEADERSHIP LEADERSHIP 17
POLITIQUE BONNES PRATIQUES, QUESTIONS POTENTIELLES MES NOTES
OUTILS, EXEMPLES DES AUDITEURS
INTÉRÊT / SIGNIFICATION
L’engagement doit être court et accessible :   La politique Qualité est-elle établie formellement
POUR LES SOCIÉTÉS et tenue à jour ?
  En interne : intranet, affichage, manuel qualité, etc.
  La politique qualité résulte de l’écoute client et des parties   La politique est-elle personnalisée, appropriée à
prenantes, du contexte, de la stratégie et de l’engagement   
En externe : le cas échéant (Manuel qualité, la finalité et au contexte de l’entreprise et soutient-
de la direction. documents commerciaux, site internet…) elle sa stratégie ?
  Elle doit être tenue à jour, connue et comprise par   Une bonne pratique consiste à sensibiliser chaque    Comment la politique Qualité est communiquée
les collaborateurs. Elle fixe les axes et orientations nouvel arrivant à la politique qualité pour qu’il à l’ensemble des collaborateurs ainsi qu’aux parties
stratégiques (production, technique, économique, social, comprenne sa propre contribution au système. prenantes le cas échéant ?
environnemental, communication, …) à partir desquels   La tenue à jour de la politique qualité peut se   
Est-elle comprise aux différents niveaux de
seront déclinés les objectifs qualité. matérialiser dans le CR de la revue de direction. l’entreprise ?
Guide syntec
Image page 15

DIFFICULTÉS

Etablir une politique qualité en lien avec la Maîtrise Clients Cyber Collaborateurs
stratégie de l’entreprise (document formel et Amélioration continue Satisfaction Maitrise de la confidentialité, de Satisfaction
Performance et innovation Fidélisation l’intégrité et de la disponibilité des Fidélisation
signé qui émane de la Direction) Maîtrise des impacts Confiance données sensibles Écoute, et respect des engagements
environnementaux Écoute, et respect des engagements Identification et traitement des Développement et maintien des
Guide syntec Maîtrise métiers Compréhension des besoins incidents et des menaces compétences
Accompagnement Intégration de la cybersécurité dans Entretien de la confiance
Etablir une politique qualité claire et précise.
Image page 15
nos prestations
Images des pages suivantes :

Maîtrise Clients Cyber Collaborateurs


Amélioration continue Satisfaction Maitrise de la confidentialité, de Satisfaction
Performance et innovation Fidélisation l’intégrité et de la disponibilité des Fidélisation
Maîtrise des impacts Confiance données sensibles Écoute, et respect des engagements
environnementaux Écoute, et respect des engagements Identification et traitement des Développement et maintien des
Maîtrise métiers Compréhension des besoins incidents et des menaces compétences
Accompagnement Intégration de la cybersécurité dans Entretien de la confiance
nos prestations
Images des pages suivantes :

Extrait de Politique Qualité et Environnement

18 LEADERSHIP LEADERSHIP 19
RÔLES, RESPONSABILITÉS ET
AUTORITÉS AU SEIN DE L’ORGANISME
QUESTIONS POTENTIELLES
DES AUDITEURS
PLANIFICATION
  Qui sont les PPlotes de processus (position dans ACTIONS À METTRE EN ŒUVRE FACE
INTÉRÊT / SIGNIFICATION l’entreprise, fonction, compétences, moyens…) DIFFICULTÉS
POUR LES SOCIÉTÉS AUX RISQUES ET OPPORTUNITÉS
  
Adéquation entre les responsabilités et les Harmoniser les méthodes d’analyse de risques
  L’éventuelle disparition du poste de représentant de compétences, les moyens et la disponibilité.
INTÉRÊT / SIGNIFICATION Maintenir la traçabilité et le suivi des actions
la direction doit être compensée par le renforcement du   Vérification de l’efficacité par le processus/PPlote POUR LES SOCIÉTÉS liées aux risques/opportunités sur les projets
Leadership, ce qui nécessite une plus grande implication concerné.
des top‐managers dans la promotion et le PPlotage de la Evaluer l’efficacité des actions
qualité et de tout le management intermédiaire.   Chaque entreprise est soumise à des risques mais aussi
  Les responsabilités, autorités, délégations et habilitations MES NOTES des opportunités. Si elle veut perdurer, il faut les maitriser et
donc mettre en place les actions nécessaires.
doivent être définies. La question « qui fait quoi » doit BONNES PRATIQUES, OUTILS,
avoir une réponse. Il existe donc deux étapes : Identifier les risques et EXEMPLES
opportunités et Déterminer les actions qui vont permettre
de les réduire (pour les risques) ou les développer (pour les   Dans un souci d’efficacité, veiller à se limiter aux
DIFFICULTÉS opportunités). risques significatifs.
Avec cette notion d’identification des risques et opportunités,   Identifier un référent pour l’analyse globale des
Repositionner les responsabilités qualité dans il est souhaitable de retenir trois niveaux d’analyse : risques/opportunités (cartographie globale des
l’entreprise au plus haut niveau (gestion des risques/opportunités). Dans les grandes entreprises,
risques, processus de gouvernance, etc.)   Niveau stratégique (Matrice SWOT par exemple)
on retrouve une direction de l’audit et des risques.
  Niveau processus (dans la description des processus)
Renforcer et répartir les responsabilités   Niveau projet/produit/service   Associer cette identification des risques opportunités
au PPlotage des processus : à chaque risque
  Compte tenu de la taille des projets, de leurs durées, des
opportunité, un processus concerné.
coûts d’investissement, des techniques particulières mises
en œuvre et de nos responsabilités, la prise en compte des   Utiliser des check-lists d’analyse des risques opportunités
BONNES PRATIQUES, risques est incontournable pour nos sociétés, avant même par projet au niveau de l’offre (Go / no Go).
OUTILS, EXEMPLES les exigences de normes de management Qualité.
  Utiliser une note de cadrage au démarrage et tout
au long du projet, plan de management de projet,
  Renforcer les compétences des PPlotes de processus. PAQ, etc. afin d’anticiper les risques.
  Intégrer les responsabilités liées aux processus dans   Définir des seuils financiers ou des typologies de
les fiches de fonctions des PPlotes. projets pour analyser les risques/opportunités (projets
  Méthode de gestion du changement. à l’étranger, projets avec de nouveaux partenaires).
  Choisir des actions qui soient raccrochées à un
objectif dont l’efficacité est facilement mesurable.

20 LEADERSHIP PLANIFICATION 21
QUESTIONS POTENTIELLES MES NOTES OBJECTIFS QUALITÉ ET PLANIFICATION BONNES PRATIQUES, OUTILS,
DES AUDITEURS DES ACTIONS POUR LES ATTEINDRE EXEMPLES
  
Comment ont été déterminés les risques et   Se référer à la méthode SMART pour définir les
opportunités ? INTÉRÊT / SIGNIFICATION objectifs.
POUR LES SOCIÉTÉS
  
Des risques et opportunités ayant un impact   Les actions liées doivent être formalisées dans un plan
sur l’atteinte des résultats voulus, les processus, la   La définition des objectifs qualité et les actions qui comportant les responsables et acteurs, les moyens
conformité produit et la satisfaction client sont-ils contribuent à les atteindre, permettent à l’entreprise nécessaires, les échéances, l’état d’avancement, etc.
déterminés ? de respecter le principe d’amélioration, tout en restant
  Des actions face à ces risques et opportunités sont- cohérent avec sa stratégie, ses enjeux, ses risques et
elles mises en œuvre ? opportunités. QUESTIONS POTENTIELLES
  Ces objectifs doivent être déclinés dans les différents DES AUDITEURS
processus, services ou agences pour que chacun
  Comment les objectifs sont-ils définis?
contribue efficacement à leur atteinte.
  Sont-ils déclinés aux différents processus ? Sont-ils
communiqués ?
DIFFICULTÉS   Pourquoi un objectif n’a-t-il pas été atteint ? Quelles
actions l’entreprise a-t-elle mis en place ?
Les objectifs qualité doivent être mesurables
dans la mesure du possible, ce qui n’est pas   Les actions sont-elles planifiées et suivies ?
toujours facile, ni pertinent selon les processus …
Disposer d’un tableau de bord consolidé des
objectifs/indicateurs/actions.
Comparer les objectifs d’une année à l’autre
lorsqu’on change la définition des indicateurs.

22 PLANIFICATION PLANIFICATION 23
PLANIFICATION DES MODIFICATIONS BONNES PRATIQUES, OUTILS,
EXEMPLES
SUPPORT
INTÉRÊT / SIGNIFICATION
POUR LES SOCIÉTÉS   Ex. de la planification : intégrer ces actions de RESSOURCES
modification dans le plan d’actions/d’amélioration BONNES PRATIQUES, OUTILS,
  L’intérêt est de gérer les changements et modifications de l’entreprise, en précisant les objectifs de l’action, EXEMPLES
de l’organisation ou du fonctionnement de l’entreprise, le PPlote de l’action, les moyens dont il dispose INTÉRÊT / SIGNIFICATION
de manière structurée. (ressources) et les éventuelles interfaces avec d’autres POUR LES SOCIÉTÉS Ressources
éléments du système.
  Il est possible de considérer que les changements   Plan de charges dans les directions opérationnelles
  La gestion des modifications relève des PPlotes   S’assurer que les bonnes ressources ont bien été identifiées
et modifications concernés sont ceux décidés et supports, pour déterminer les besoins nécessaires
désignés, la fonction qualité veille à la bonne mise et sont bien disponibles.
notamment en revue de direction, et qu’ils feront en ressources.
évoluer le système de management. Ceci en vue en œuvre.   Les ressources comprennent les ressources humaines,
  La revue de direction et les revues de processus
d’atteindre les objectifs de la société ou de maîtriser les infrastructures, les moyens matériels, les méthodes,
permettent de faire un bilan sur les ressources
les risques, ou de répondre à une opportunité. l’environnement de travail... nécessaires au fonctionnement
affectées d’une part et d’identifier celles nécessaires
QUESTIONS POTENTIELLES de l’entreprise.
au déploiement du plan d’actions issu de ces revues.
  
La disponibilité des ressources correspond aux
moyens déployés et à la disponibilité réelle des
DES AUDITEURS
acteurs de l’action Environnement de travail
  Quelles sont les principales évolutions en cours de
DIFFICULTÉ
  Exemple de modification : changement de la l’entreprise ?   Le document unique (cf. code du travail). permet
cartographie des processus suite à la création d’une   Quel est l’objectif de ces modifications ? Comment Priorisation entre activités liées aux projets et d’identifier et de maîtriser les principaux risques liés à
nouvelle activité, mise à jour majeure des documents sont‐elles planifiées ? Comment vous êtes‐vous activités transversales pour fournir les ressources l’environnement de travail.
d’un processus… assurés que l’objectif de ces modifications a été ad hoc.   Organiser des formations auprès des Managers sur
atteint ? la prévention des risques psychosociaux.

DIFFICULTÉS   Organiser des enquêtes sur les conditions de travail


et des moments d’échange avec les collaborateurs
Se concentrer sur les modifications qui augmen- sur ce sujet.
teraient les risques ou entraineraient la non
atteinte des objectifs de l’entreprise.
QUESTIONS POTENTIELLES
Structurer les actions telles que définies dans la
norme.
DES AUDITEURS

Avoir un suivi régulier de l’avancement des  Comment garantissez‐vous la disponibilité des


modifications. ressources ?
S’assurer que les modifications n’entraînent pas   Comment priorisez‐vous l’affectation de ressources ?
une dégradation du fonctionnement.
Mettre en cohérence les modifications des
différents des processus (interface entre les
processus souvent oubliée).
Connecter les actions de modification «terrain»
avec le système de management.

24 PLANIFICATION SUPPORT 25
INTÉRÊT / SIGNIFICATION DIFFICULTÉS BONNES PRATIQUES, OUTILS, MES NOTES
POUR LES SOCIÉTÉS EXEMPLES
7.1.5.1 La difficulté est d’adapter les moyens
Généralités : de surveillance et de mesure en fonction de la 7.1.5.1 Les ID appropriées pour démontrer
nature, et de la complexité, des risques et des l’adéquation des ressources pour la surveillance et la
  Les activités de surveillance et de mesure nécessaires
enjeux du projet. mesure peuvent être:
à la vérification de la conformité des services, au cours
de la prestation peuvent être le suivi du planning Pour les ressources humaines, la difficulté peut   Les CV des collaborateurs qui réalisent les activités
projet, des réunions périodiques de projet ou de être la disponibilité. de surveillance et de mesure
chantier, des visas de document, des visites inoPPnées
HSE et de la prestation de service.   La fréquence des revues de projet internes/externes
MES NOTES ou de chantier,
  Les ressources peuvent être des ressources humaines,
des équipements, des logiciels…. Ces ressources doivent   Les attestations de formations/qualifications spécifi-
être appropriées (c.à.d. des logiciels qualifiés, des ques à la mesure
ressources humaines compétentes), et maintenues
(c.à.d. des logiciels gérés en versions, des informations   Les preuves de qualifications des outils de type
à jour des modifications et des ressources humaines logiciels, matériels et instruments de mesure
disponibles avec des compétences maintenues). Des   Malgré la suppression de l’obligation d’enregistre-
informations documentées doivent être conservés ment pour les résultats d’étalonnage, il est fortement
pour prouver la maîtrise de cette exigence. recommandé de conserver ceux-ci, dans la mesure
où ils engagent la société d’un point de vue juridique
Ce paragraphe est en lien notamment avec le et peuvent être demandés par des clients.
§7.1.2 Ressources humaines, §7.1.3 Infrastructures,
§7.2 Compétences, 8.1 Planification et maîtrise
opérationnelles et 8.5.1 Maîtrise de la production.
QUESTIONS POTENTIELLES
DES AUDITEURS
Traçabilité de la mesure :
  Comment vous assurez-vous que les ressources
  Les exigences d’étalonnage des équipements ont
fournies sont appropriées pour vos activités de
été reformulées. Il faut étalonner s’il est nécessaire
surveillance et mesure de la conformité des
de tracer la mesure. Les entreprises doivent séparer
prestations. Comment sont-elles maintenues ?
les équipements concernés, par rapport à d’autres
équipements utilisés à titre informatif, de suivi   
Quelles sont les iD qui vous permettent de
informel, etc. démontrer l’adéquation de ces ressources?
  Il n’est plus obligatoire, mais recommandé de   Dans votre activité, la traçabilité de la mesure est-
procéder à l’étalonnage à l’aide d’étalons reliés elle une exigence ?
à des étalons de mesures internationaux.
  
Comment la traçabilité de la mesure est-elle
Note : La nécessité d’enregistrer les résultats d’étalon- organisée ?
nage a disparu dans cette version. La seule ID à
conserver est la référence utilisée pour l’étalonnage   Disposez-vous d’équipements de mesure et si oui
lorsque l’étalon international n’existe pas. comment sont-ils vérifiés/étalonnés ?

26 SUPPORT SUPPORT 27
COMPÉTENCES/SENSIBILISATIONS MES NOTES COMPÉTENCES BONNES PRATIQUES, OUTILS,
EXEMPLES
INTÉRÊT / SIGNIFICATION INTÉRÊT / SIGNIFICATION
POUR LES SOCIÉTÉS POUR LES SOCIÉTÉS   Identifier les compétences à intégrer dans un support
documenté de type fiche de poste qui servira de
  
Les exigences de ce paragraphe permettent   L’exigence de la norme n’a pas évolué et reste support pour la comparaison fonction/individu. Mais
de renforcer la maîtrise du savoir-faire par son générale dans le contexte actuel et dans nos métiers. dans les métiers de l’ingénierie, à moins de multiplier
identification et la vérification de son adéquation Dans des sociétés d’ingénierie, la compétence les fiches, il est courant de dissocier un aspect RH
avec les axes stratégiques de l’entreprise. technique est au cœur du métier même si les autres (savoir-être, rôle et responsabilités) d’une gestion des
types de compétences (celle du management) sont compétences techniques, formalisée avec des supports
importants. de type matrice, grille ou CV.
DIFFICULTÉS   Le déficit de compétences est normalement    
Établissement des programmes de formation,
comblé par les formations dispensées ou accordées associer la direction technique ou scientifique.
Les principales difficultés résident dans par l’entreprise et planifiées au moins annuellement.
l’alignement du savoir-faire et des nouveaux    Mettre en place des MOOC (Massive Open On
L’enveloppe dédiée à la formation est bien
besoins. line Courses) ou modules e-learning en période inter-
supérieure à la moyenne des enveloppes des autres
contrats.
secteurs d’activité du fait des besoins techniques et
règlementaires de nos métiers.    Organiser des réunions de partage d’expérience
BONNES PRATIQUES, OUTILS, (club technique et métier, journées métier, intervention
  Il est nécessaire de vérifier l’efficacité des
EXEMPLES actions pour acquérir les compétences (formation,
d’experts, les matinales..)
compagnonnage, tutorat…).    Diffuser les acquis de la formation : référent interne
  Pour garantir le maintien des connaissances, mettre ou métier qui formera ses collègues, diffuser des
en place des outils de management de la connaissance supports et informations par le biais d’intranet ou wiki
types réseaux sociaux d’entreprise comme les Wiki, DIFFICULTÉS
Connect, groupes de discussion sur intranet …

  Utiliser également des outils de veilles réglementaires Cela reste très théorique de penser définir
externes. l’ensemble des compétences nécessaires de
manière à la fois précise et globale. Ce besoin
  S’appuyer sur les services Ressources Humaines pour de compétences évolue et la difficulté réside
mettre en place la méthode gestion des connaissances. dans la pratique à la désignation des personnes
compétentes sur un projet (§ 8.5.1 e) de la norme).

Le plan de formation est assez théorique et


QUESTIONS POTENTIELLES réglementaire (en France), auquel il est dérogé
DES AUDITEURS très régulièrement pour les besoins des nouveaux
projets.
  Comment avez-vous identifié les connaissances/
référentiels nécessaires à votre entreprise ? Mise à jour régulière des grilles de compétences.

  Comment garantissez-vous leur maintien ? Réalisation de tous les entretiens annuels dans
les délais et régulièrement.
  Comment assurez-vous leur diffusion et leur bonne
compréhension ? Mise en pratique immédiate des compétences
acquises lors des formations.

28 SUPPORT SUPPORT 29
BONNES PRATIQUES, OUTILS, MES NOTES SENSIBILISATION BONNES PRATIQUES, OUTILS,
EXEMPLES EXEMPLES
INTÉRÊT / SIGNIFICATION
  
Ex. de preuves des compétences : diplômes POUR LES SOCIÉTÉS   La meilleure sensibilisation est celle qui provient de
de formation initiale ou continue, attestation de la direction et qui est relayée par le management
formation, CV, retours de satisfaction des clients   
Impliquer l’ensemble des collaborateurs, sous- intermédiaire. Les instances de gouvernance sont
sur item compétence, évaluation des compétences traitants, prestataires, intérimaires dans le SMQ. des lieux idéaux pour cela.
techniques par des experts.
  
Savoir communiquer par des messages ou
  
Faire le point en Entretiens Annuels sur les dispositifs simples sur l’objectif et le contenu du
compétences actuelles et potentielles. A coupler avec DIFFICULTÉS système de management.
des grilles de compétence. Faire un point sur l’utilité
des formations dispensées et celles souhaitées. Obtenir l’adhésion et l’implication des   Accueil personnalisé du nouvel arrivant en ciblant
managers dans le SMQ (implication en le message à la fonction du collaborateur.
  Mesurer l’efficacité lors des entretiens ou par tout cascade).
autre dispositif (retour à froid du salarié et de la   
Communiquer régulièrement sur l’atteinte des
personne compétente). Diffuser le bon niveau d’information sur les sujets objectifs et l’avancement des plans d’actions (faire des
Qualité. flash, news ayant un intitulé spécifique (par exemple :
  Faire une matrice des compétences identifiant la News Qualité, Point d’arrêt Qualité) et avec une
les écarts entre les compétences disponibles et les S’assurer de la bonne compréhension des sujets récurrence a minima mensuelle.
besoins avec un résumé des mobilités, formations, communiqués.
recrutements à faire/statuer.   Vérifier que la sensibilisation atteint son objectif
Raccrocher les sujets Qualité aux enjeux et par des sondages, des enquêtes, par les remontées
objectifs de l’organisation. internes et lors des audits.
QUESTIONS POTENTIELLES   
S’appuyer sur des relais QSE dans chaque
DES AUDITEURS direction, la sensibilisation sera plus raPPde, plus
personnalisée et vous aurez un retour plus efficace.
  Comment palliez-vous un besoin en compétences ?

  Comment procédez-vous pour comparer vos besoins QUESTIONS POTENTIELLES


en compétences et les compétences de vos salariés ?
DES AUDITEURS
  
Comment sont formalisées les compétences
acquises par les collaborateurs ?   Quelles dispositions sont retenues pour sensibiliser
vos collaborateurs et toute personne travaillant sous le
  Comment organisez-vous la formation ? le recrutement ? contrôle de l’organisme ?
  Comment évaluez-vous l’efficacité de la formation   
Comment-vous assurez-vous de la bonne
et autres actions d’acquisition de compétences ? compréhension de la politique qualité, des objectifs
qualité ?
  L’auditeur cherche à savoir si la sensibilisation a été
efficace mais bien souvent on ne le sait pas toute de
suite. Néanmoins, soyez en capacité de démontrer
les moyens déployés pour assurer les sensibilisations,
le taux de participation.

  Il convient d’être en capacité de démontrer les


moyens déployés.

30 SUPPORT SUPPORT 31
COMMUNICATION DIFFICULTÉS BONNES PRATIQUES, OUTILS, QUESTIONS POTENTIELLES
EXEMPLES DES AUDITEURS
INTÉRÊT / SIGNIFICATION La difficulté est d’évaluer, le bon niveau de
communication, pour qui, par qui, par quels   Diffuser la culture et les actualités qualité dans les   Quels sont les besoins pertinents en communication
POUR LES SOCIÉTÉS moyens et à quelle fréquence, de cibler les différentes instances de l’organisation (point à l’ordre interne/externe identifiés pour faciliter l’appropriation
messages (en général un seul message est du jour des CODIR, réunions de service...). de votre SMQ ou diffuser ses résultats ?
  
D’une manière générale, au-delà du SMQ,
adressé à tout le monde alors que tous ne
la communication est fondamentale pour gérer   A quels moments ? Avec qui ? Comment ? Par qui ?
contribuent pas à l’objet du message).   
Organiser des réunions périodiques sur le
correctement une entreprise et garantir la fluidité de
fonctionnement interne (revue de processus)
l’information. La communication permet de recevoir Trouver un juste équilibre entre le contact humain   
Comment et sur quoi communiquez-vous avec
du feedback et de favoriser l’intelligence collective. et l’utilisation des outils digitaux.   
Favoriser les remontées d’informations terrain. vos clients et autres Parties prenantes externes à
Par ex. lors des réunions de service, enquêtes l’entreprise ?
  
Une bonne communication autour du SMQ Le manque de temps est souvent évoqué comme collaborateurs, échanges au quotidien...
favorise sa compréhension et l’adhésion des un frein à une bonne communication.   Comment évaluez-vous la pertinence de la stratégie /
collaborateurs à la démarche.   Développer les réseaux sociaux d’entreprise pour des actions de communication ?
Les pratiques de communication et l’ouverture partager autour de sujets “métier”. Ces réseaux
  La communication interne permet entre autre de à la communication sont différentes d’une peuvent s’outiller d’un outil collaboratif digital.
partager les savoir’faire, de développer l’esprit génération à l’autre et également suivant les MES NOTES
d’équipe, la co’créativité et le contact humain. individus.   L’utilisation d’intranet paraît, mais n’est pas suffisante
pour développer une communication efficace. Les
  
La maîtrise de la communication externe est La communication reste un sujet délicat à gérer réunions d’information, les évènements et le contact
devenue également caPPtale (gestion de l’image, en particulier pour les organisations multi-sites humain au sens large sont indispensables.
internet, réseaux sociaux, crises médiatiques…) car les moyens demandent à être structurés.
  
Établir un plan de communication pour les
  Par rapport à la version 2008, l’exigence de Dans les structures internationales, la question principales thématiques précisant les canaux à
communication intègre désormais la communication des langues employées, les différences utiliser, les personnes concernées en interne/externe,
externe en plus de la communication interne et de culturelles sont également des sujets de la fréquence de diffusion…
la communication clients (parties prenantes). réflexion.
  Éditer des Bulletins d’information internes et externes.
  Par ailleurs, des précisions sont apportées quant
aux questions à se poser pour déterminer les besoins   Établir un rapport d’activités pour améliorer la
de communication. transparence vis-à-vis des PP externes.

  Évaluer l’efficacité du processus de communication


en utilisant divers moyens de type mesure de la
MES NOTES fréquentation des sites internet / intranet, et des
réseaux sociaux d’entreprise, nombre de “like” sur les
réseaux sociaux, enquêtes collaborateurs, enquête de
réputation (marketing), revues de presse.

32 SUPPORT SUPPORT 33
INFORMATIONS DOCUMENTÉES BONNES PRATIQUES, OUTILS,
EXEMPLES
RÉALISATION DES ACTIVITÉS
INTÉRÊT / SIGNIFICATION
  On pourra trouver dans cette étape de planification :
POUR LES SOCIÉTÉS   Le manuel qualité n’est plus exigé mais il reste utile PLANIFICATION ET MAÎTRISE   La gestion de l’approche commerciale.
pour décrire le domaine d’application du SMQ, le
contexte (enjeux internes et externes, attente des
OPÉRATIONNELLES   L’organisation mise en place pour atteindre les
  Les informations documentées exigées par la norme
parties prenantes) dans lequel évolue la société objectifs d’entreprise définis au § 5.
sont présentées en annexe.
d’ingénierie, les processus et leurs interactions. INTÉRÊT / SIGNIFICATION   La gestion du plan de charge.
  Structurer la gestion des informations documentées   La gestion des méthodes et outils.
POUR LES SOCIÉTÉS
pour :   Déterminer le bon niveau de documentation au   La gestion de la documentation réglementaire et
  Formaliser et communiquer les pratiques attendues regard de l’analyse des risques effectuée. technique.
  Ce chaPPtre décrit les processus de production,   La définition du système de contrôle.
par l’entreprise (document). depuis l’établissement de l’offre jusqu’au « service
  
Tenir à jour un registre de la documentation   Le reporting, les tableaux de bord.
  Prouver et tracer la réalisation de ce qui était après-vente ». Cela consiste en une démarche
du SMQ (titre, date, auteur, référence unique,   La maîtrise des risques de l’entreprise.
prévu (enregistrement). méthodique d’identification et de planification de
format, support, niveau de confidentialité, durée de
  Transmettre les connaissances et le savoir-faire au l’ensemble des processus à maîtriser.   Veiller à la cohérence entre les processus de
conservation, lieu de stockage, responsable de la
sein de la société d’ingénierie. production et les prestations de service et les autres
suppression, mode de suppression).
  Professionnaliser la gestion des documents   En partant de la stratégie, en s’appuyant sur la processus de l’entreprise. Les interfaces seront
en définissant les rôles et responsabilités, les   Définir le processus de création d’un document, politique qualité et les objectifs de l’entreprise la explicitées. Cela pourra être par exemple : la
caractéristiques des informations documentées. de gestion des modifications et de stockage des société d’ingénierie identifie des objectifs transversaux gestion des compétences critiques (interface entre
  S’assurer de la détermination et de la maîtrise de documents. de sa prestation (par exemple, réduction des reprises le management des ressources -§ 6- et le plan de
tout le cycle de vie du document. d’étude). développement de la société d’ingénierie).
  Mettre en place une charte graphique avec des
indications sur les entêtes et PPeds de page.   Avec cette version de la norme, on ne parle plus de   Il y a globalement peu d’évolutions par rapport à la
produits uniquement mais également de prestations v2008 hormis :
DIFFICULTÉS   Créer un circuit de validation des documents : de service, afin d’élargir le périmètre de l’exigence à   La prise en compte des risques/opportunités.
  Rédacteur (métier). l’ensemble des activités opérationnelles (incluant les   Le rappel de la maîtrise des activités externalisées
Savoir trouver le bon niveau de documentation   Vérificateur (responsable qualité pour vérification études, missions de maintenance, de garantie par (sous-traitance, achats…).
(précision) adapté à la fonction de celui qui en des exigences normatives). exemple) et mettre en avant la nécessité d’organiser   La maîtrise des modifications internes
fait la recherche pour son métier.   Approbateur (responsable process / métier /service) les activités qui permettent de satisfaire les exigences (organisation du projet) et externes (modifications
pour l’autorité de mise en application. relatives aux produits et services proposés au Client. du projet).
Faire adhérer les différents métiers à un système
commun.   Dans ce paragraphe, les exigences sont liées à la
planification ainsi qu’à la bonne mise en œuvre des
QUESTIONS POTENTIELLES processus.
DES AUDITEURS

  Qu’est-ce qui justifie que vous ayez documenté ou


pas tel ou tel point ?

  Comment est gérée votre documentation ?

34 SUPPORT RÉALISATION DES ACTIVITÉS 35


DIFFICULTÉS QUESTIONS POTENTIELLES
DES AUDITEURS
RÉALISATION DES ACTIVITÉS OPÉRATIONNELLES
Maîtrise des modifications / évolutions :
l’évaluation des impacts peut être difficile.   Une revue de contrat qui permet de vérifier
  L’auditeur peut s’attacher à vérifier des plannings, EXIGENCES RELATIVES AUX l’adéquation des exigences contenues dans la
Gestion des exigences (identification, bonne des plans de charge, des plans qualité, plans de
management de projet… en s’assurant que les risques PRODUITS ET SERVICES proposition et celle de la commande (ou contrat).
compréhension, adéquation du produit /service
à délivrer). sont pris en compte, que des critères de contrôle sont
définis, que les processus externalisés sont pris en INTÉRÊT / SIGNIFICATION   La détermination des exigences spécifiées et
Mobiliser les ressources. compte, que la gestion des modifications est définie non formulées (implicites) du Client, et la revue
POUR LES SOCIÉTÉS
et organisée. de ces exigences par une équipe compétente,
S’assurer de la maîtrise des processus chez une
pluridisciplinaire avant la soumission de l’offre au
tierce partie dans le cadre de sous-traitance par   La norme prévoit la mise en œuvre d’une client, permettent à la société d’ingénierie de :
exemple. MES NOTES communication avec le Client efficace et adaptée   Connaître le projet du Client dans toutes ses
aux besoins, pour toutes les étapes - amont et aval - dimensions techniques, coûts et délais.
du développement du produit/service pour s’assurer   S’assurer que les ressources nécessaires (humaines et
BONNES PRATIQUES, que :
OUTILS, EXEMPLES matérielles), y compris des outils de communication
  La transmission des informations, société adéquats, sont disponibles et adéquates.
d’ingénierie vers Client et Client vers société   Maîtriser les risques relatifs aux évolutions des
  Mettre en œuvre une méthode de gestion de exigences au cours de l’exécution du projet. Les
configuration/de versions (des produits / des d’ingénierie, est structuré :
  Les informations sont effectivement traitées. La écarts doivent être identifiés.
documents de projets). Ex: mise en place d’une GED,
utiliser des outils de gestion de configuration logiciel. réception, l’analyse et le suivi des demandes Client   Impose de définir une méthode avec le Client pour
(consultations, réclamations, observations faites lors gérer au mieux les imprévus et la gestion de crise.
  Utiliser les données caPPtalisées issues des des enquêtes de satisfaction, …) doivent être prévus
précédents projets/produits. par la société d’ingénierie.   La norme n’impose d’informations documentées
que si la situation l’exige, s’appuyer dans ce cas sur
  Systématiser des réunions de lancement avec le Nota : Le point d) propriété du Client est désormais l’analyse de risques (complexité de l’environnement
client et en interne. intégré à cette section. Le point e) du 8.2.1 relatif aux client, produit, PP).
situations d’urgence implique :
  Prévoir des périodes tampon dans les plannings
  la gestion des modes dégradés,
pour accommoder des variations.
  la gestion de crise,
  Formaliser des jalons dans le déroulement des   le processus de traitement d’un évènement
projets. imprévu,
  et la communication associée.
  Établir et mettre à jour régulièrement un Plan de
Développement.   (8.2.2 et 8.2.3) En matière de gestion des exigences,
la norme prévoit de :
  Mise en place d’un management « par projet ».   Identifier toutes les exigences normatives, légales
et techniques relatives aux produits et aux services.
  Organiser :
  Des revues des exigences relatives aux produits
et services.
  Les exigences de types légales, réglementaires,
normatives sont également à prendre en comtpe.
  La modification des exigences relatives aux
produits et services.
  En phase de réponse aux appels d’offre, des
revues d’offre.

36 RÉALISATION DES ACTIVITÉS RÉALISATION DES ACTIVITÉS OPÉRATIONNELLES 37


à-dire identifié, contrôlé et maîtrisé). Les actions
DIFFICULTÉS BONNES PRATIQUES, OUTILS, PLANIFICATION DE LA CONCEPTION associées doivent être formalisées.
EXEMPLES ET DU DÉVELOPPEMENT
Mettre en œuvre le bon niveau de communication
La maitrise de ce processus doit permettre d’améliorer
avec le client ainsi qu’une relation transparente.
  Utiliser des outils de communication cohérents avec INTÉRÊT / SIGNIFICATION la maitrise des couts des projets dans le temps.
Identifier et définir le bon niveau d’exigence : bien le Client (mail, internet, réseaux sociaux, évènements POUR LES SOCIÉTÉS
connaitre son client (compétences, attentes...). internes (salons, safety day, etc.).
Rester objectif sur les attendus et les capacités   Etablir une checklist des sujets à clarifier avec le   Les éléments d’entrée, à formaliser, du DIFFICULTÉS
de réponse de l’entreprise. client en amont du développement du produit/ processus de planification doivent être pris en
service. compte (ensemble des exigences identifiées, retour Assurer une traçabilité suffisante de la
Identifier les exigences implicites (normatives, planification et de son suivi.
d’expérience des autres développements, l’état
légales, techniques, etc.), vérifier leurs cohérences.   Obtenir la validation formelle de son client sur ces
de l’art, gestion des modes dégradés et crises), la Mettre en œuvre un processus adapté (suffisant)
Dans le cadre de sociétés internationales, exigences.
clarification des ambiguïtés éventuelles (justifier ces au besoin de son entreprise.
vérifier les exigences spécifiques applicables
  Organiser une réunion de lancement avec le Client. ambigüités). La planification comprend l’ensemble
aux produits et services. Définir le bon niveau de formalisation.
Définir un calendrier de rendez-vous périodiques. des étapes et des ressources pour mener à bien le
projet, la mission dans le temps défini :
  Extraire les informations importantes notamment Maitriser les impacts des modifications.
  Affectation des ressources et leurs responsabilités.
QUESTIONS POTENTIELLES les exigences. Les regrouper.   Vérification et approbation du planning. Les cotraitants n’ont pas le même niveau /
DES AUDITEURS   L’élargissement du projet aux parties prenantes expérience de la qualité.
  Dans l’intérêt des parties, les exigences spécifiées du
Client peuvent être synthétisées dans un document (notamment les co-traitants et sous-traitants :
  Vérifier que les informations documentées sont il est important de bien définir les interfaces
et communiquées aux parties concernées.
présentes lorsqu’elles sont requises. de co-activité).
  Identifier quelles sont les règles internationales   Etc.
  Disposez-vous d’une revue des exigences et
applicables aux produits et services.
comment l’assurez-vous ?   L’entreprise doit démontrer la maîtrise de sa
  Formaliser le suivi des exigences et des évolutions. conception par l’atteinte des objectifs définis au
  Comment définissez-vous la granularité des exigences ?
  Vérifier avec le client la liste des normes applicables. préalable dans l’offre, par exemple en réalisant des
  Comment garantissez-vous l’adéquation de vos revues (revues par les pairs, par des experts, check-lists
ressources et des exigences du contrat ?   Un bon niveau de compréhension et de gestion par exemple), des vérifications et validations
des exigences est bénéfique au bon déroulement des spécifiques (simulations par exemple).
  Disposez-vous d’un retour d’expérience de gestion
activités opérationnelles.
de crise ou de mode dégradé ?   Les éléments de sortie de ce processus doivent
  Comment assurez-vous le traitement et le suivi des permettre de :
réclamations Client ?   Vérifier la conformité aux exigences d’entrée
notamment par la formalisation des contrôles de
conformité (cf. chaPPtre mesure et contrôles 8.4 à
8.7).
INTÉRÊT / SIGNIFICATION   Fournir tous les éléments nécessaires à la maîtrise
POUR LES SOCIÉTÉS de la mise en œuvre, au déploiement et à l’utilisation
du produit livré dans son environnement final.
Ce paragraphe s’intéresse spécifiquement au métier
de l’ingénierie, il se décline en fonction des cycles, des Il est important que l’ensemble des modifications soit
processus de conception dans le cadre de nos projets. géré tout au long du processus afin de maitriser leurs
Il reprend globalement les mêmes thèmes que la impacts sur la conception et le développement (c’est-
précédente version de la norme. Il décrit les exigences
à mettre en œuvre pour maîtriser la fourniture de ses
produits et services.

38 RÉALISATION DES ACTIVITÉS OPÉRATIONNELLES RÉALISATION DES ACTIVITÉS OPÉRATIONNELLES 39


BONNES PRATIQUES, OUTILS, MES NOTES MAÎTRISE DES PROCESSUS, BONNES PRATIQUES, OUTILS,
EXEMPLES PRODUITS ET SERVICES FOURNIS EXEMPLES
PAR DES PRESTATAIRES EXTERNES
  Mettre à disposition des bases de données projets   Enregistrement des fournisseurs dans une base de
(réseaux sociaux d’entreprises, Wiki, etc.) données comportant l’historique des commandes
INTÉRÊT / SIGNIFICATION traitées et l’évaluation s’y rapportant.
  Les revues, la vérification et la validation de la POUR LES SOCIÉTÉS
conception et du développement ont des objectifs   Formaliser les exigences et attentes dans des cahiers
distincts. Elles doivent concourir à satisfaire les des charges.
  
Dans beaucoup de missions d’ingénierie, ce
exigences d’entrée. En fonction du contexte projet   Organiser des revues de lancement fournisseurs.
chaPPtre concerne à la fois la réalisation de la partie
(contraintes liées au secteur), les revues, la vérification Planifier des vérifications en cours de production
étude (ou conception) la partie mise en œuvre (ou
et la validation peuvent être réalisées séparément, (visites, réunions).
chantier). Ainsi en prestation de service, les notions
ou être combinées afin de s’adapter aux produits
de conception et de réalisation se superposent.
et services de l’organisme. Ces activités doivent être   Réaliser des audits fournisseurs.
documentées.   S’assurer que les achats de toute prestation ou
  Ouvrir des sites extranet aux fournisseurs, en phase
produit n’influencent pas négativement la qualité
  Utiliser des outils de gestion des modifications et étude, pour leur permettre de mieux préparer leur
de sa propre prestation. La portée de cette maîtrise
des évolutions (outil de gestion des anomalies et des offre et éventuellement de signaler des erreurs de
dépend de la nature du processus externalisé
évolutions) et de partage de l’information au sein des conception.
et des risques encourus sur la prestation de la société
projets.
d’ingénierie.
  Mettre en place des protocoles de répartition des
  Identifier les fournisseurs critiques.
tâches et des interfaces en cas de cotraitance.
Nota : les prestataires externes concernent les prestations
achetées par la société. Ils ne comprennent pas les
QUESTIONS POTENTIELLES
autres partenaires travaillants sur le projet tels que les
DES AUDITEURS cotraitants.

Comment garantissez-vous que les actions


entreprises ont permis de prévenir les impacts DIFFICULTÉS
négatifs sur le projet ?
Comment garantissez-vous que les modifications Assurer une traçabilité suffisante de la
sont maîtrisées ? planification et de son suivi.

La gestion des risques a-t-elle permis de maitriser Mettre en œuvre un processus adapté (suffisant)
des impacts négatifs ? au besoin de son entreprise.

Comment évaluez les résultats de la conception Définir le bon niveau de formalisation.


et développement à satisfaire aux exigences ? Maitriser les impacts des modifications.
Les cotraitants n’ont pas le même niveau /
expérience de la qualité.

40 RÉALISATION DES ACTIVITÉS OPÉRATIONNELLES RÉALISATION DES ACTIVITÉS OPÉRATIONNELLES 41


QUESTIONS POTENTIELLES MES NOTES PRODUCTION ET PRESTATION DIFFICULTÉS
DES AUDITEURS DE SERVICE
La fin de la phase de conception n’est pas la fin
  Vérification des documents d’évaluation des de la prestation, ces deux étapes peuvent être
INTÉRÊT / SIGNIFICATION confondues.
fournisseurs.
POUR LES SOCIÉTÉS
  Comment sont sélectionnés et évalués les Les dispositions de contrôles doivent être
fournisseurs ? adaptées aux évolutions des exigences des
  
Les exigences de ce paragraphe doivent être
PP, et le plus souvent, des clients. La même
  Comment sont suivis les dispositions contractuelles comprises et mises en œuvre de façon identique
attention doit être accordée à la libération du
des fournisseurs et le respect de l’application qualité à celles des paragraphes précédents (8.4 et 8.5).
produit/service quelle que soit l’importance de
de l’organisation ?   La notion « désignation de personnes compétentes » la mission. Ainsi, les procédures de contrôles
  Comment est contrôlée la qualité de la prestation du est précisée dans ce paragraphe et renvoie au sont adaptées à la granulométrie, aux types et
fournisseur dans l’exécution de telle ou telle prestation paragraphe 7 de la norme. La gestion des risques aux risques des missions car il peut être difficile
/ livrable ? liés à la prévention d’erreurs humaines est précisée. d’obtenir des informations documentée sur les
La gestion des versions et l’identification doivent « petites » missions (faibles honoraires).
  Comment sont gérées les non conformités des permettre de garantir la traçabilité du produit. Cette
fournisseurs ? exigence concerne également les produits fournis par
les clients et fournisseurs et concourant à la bonne
réalisation de la prestation finale. BONNE
  L’organisme doit garantir la préservation de ses
données et de ses produits. Il peut s’appuyer sur des
normes de préservations, des outils, des infrastructures
informatiques, des règles de stockage, etc.
  Les activités de livraison du produit ou de prestation
de service après livraison (GPA, garantie, SAV, etc.)
sont formalisées.
  L’intérêt de ce chaPPtre est d’amener la société à
PPloter sa prestation en anticipant au maximum les
situations à risque. L’élaboration et le suivi d’un plan
de contrôle permet de :
  Assurer que les contrôles ont été effectués et que
leurs résultats sont conformes.
  Apporter au client les preuves de ces conformités.
  Les exigences du client sont régulièrement
revues pour prendre en compte les modifications
éventuellement demandées (gestion par avenants).
Le respect des critères de réception ou d’acceptation
de la prestation permet d’éviter la libération de
produits/prestations non conformes.

42 RÉALISATION DES ACTIVITÉS OPÉRATIONNELLES RÉALISATION DES ACTIVITÉS OPÉRATIONNELLES 43


LIBÉRATION DES PRODUITS MES NOTES MAÎTRISE DES ÉLÉMENTS BONNES PRATIQUES,
ET SERVICES DE SORTIE NON CONFORMES OUTILS, EXEMPLES

BONNES PRATIQUES, INTÉRÊT / SIGNIFICATION  Une bonne gestion des non-conformités (accompa-
gnement du client pendant une durée définie) pourrait
OUTILS, EXEMPLES POUR LES SOCIÉTÉS
être inclue dans les contrats. Nous renvoyons à la
bonne pratique d’utilisation d’un logiciel ou d’outils
  La revue de conception permet de garantir la   Il est impératif de traiter toute non‐ conformité, ceci dématérialisés pour tracer la non-conformité ainsi que
bonne libération du produit dans les différentes afin de limiter les risques dans la relation commerciale les mesures apportées pour sa levée.
phases de conception, elle reprend les différents avec les clients.
points de contrôle décrits au chaPPtre 8.5.6. Le mode
de contrôle (autocontrôle ou contrôle par un tiers)   La notion de retrait n’existe en principe pas dans
et les personnes chargées de la validation résultent nos activités de prestations intellectuelles.
entre autre de l’analyse des risques de la mission.   Certains secteurs d’activité sont encadrés par une
  Un logiciel ou des outils dématérialisés contribuent réglementation incluant le suivi et la gestion de
à encadrer et fluidifier le déroulement des étapes produits non conformes (missions GPA – Garantie de
jusqu’à la libération du produit/Service. Les Parfait Achèvement traitant des levées de réserves
procédures et documents sont à adapter à par exemple). A contrario, ceux qui ne bénéficien pas
l’importance de la mission pour ne pas rigidifier de cet encadrement réglementaire doivent définir
le processus. En lien avec le chaPPtre 8.2.4, une les méthodes ou processus adéquats, garantissant le
écoute Client active doit être en place pour garantir traitement des produits / services non conformes.
l’efficacité de cette étape.
DIFFICULTÉS
QUESTIONS POTENTIELLES
Pour certaines activités, ne pas confondre
DES AUDITEURS
l’atteinte des seuils de réserve avec l’identification
d’un service non-conforme, dès lors que le degré
  Comment assurez-vous que les procédures de
d’imprécision de la mesure a clairement été acté
contrôle garantissent la conformité du produit/service
dans le contrat.
aux exigences spécifiées ?
Le traitement du produit / service non
  Les personnes qui ont autorité pour libérer le
conforme doit faire l’objet d’un enregistrement,
produit/service sont-elles identifiées ?
la méthodologie de traitement pouvant être
adaptée.

44 RÉALISATION DES ACTIVITÉS OPÉRATIONNELLES RÉALISATION DES ACTIVITÉS OPÉRATIONNELLES 45


QUESTIONS POTENTIELLES
DES AUDITEURS
MES NOTES
ÉVALUATION DES PERFORMANCES
  Avez-vous bien identifié les autorités validant les SURVEILLANCE, MESURE ANALYSE DIFFICULTÉS
actions de levée des non-conformités ?
ET ÉVALUATION, SATISFACTION
  Comment garantissez-vous la traçabilité des Sélectionner un panel de clients représentatif :
DU CLIENT
différentes actions concourant à la levée de la non- ne pas se limiter aux clients satisfaits, ni aux
conformité ? « petits clients », préférez les gros projets.
INTÉRÊT / SIGNIFICATION Les clients insatisfaits ont tendance à ne pas
POUR LES SOCIÉTÉS répondre à l’enquête. Proposer dans ce cas de
les rencontrer.
  Il existe de nombreuses sources d’informations
relatives aux clients : La multiplication des enquêtes peut indisposer
  Enquête auprès des clients, ou des utilisateurs les clients.
finaux. La rétention d’informations internes sur les clients
  Exigences du client et informations sur les contrats. non satisfaits (réclamations client).
  Réclamations clients. Sur les projets de taille importante, la récupération
  La mesure passive peut consister par exemple à des données de satisfaction peut être difficile.
recueillir et analyser les réclamations ou les courriers
relatifs aux contrats. La prise en compte de la différence de culture
entre les différents pays, les différentes activités.
  Les mesures actives sont les enquêtes, qui peuvent
être menées auprès du client, de l’exploitant, ou La rétention d’information sur les services non
de l’utilisateur final. La particularité des sociétés conformes.
d’ingénierie est d’être en contact très fréquent avec Fiabilité non démontrée des enquêtes client :
ses clients. Le risque est de croire que cette proximité la pertinence des enquêtes reste difficile à
permet de connaître le niveau de satisfaction client. démontrer.
L’expérience montre qu’une mesure de la satisfaction
de façon indépendante des projets est toujours L’évaluation de l’efficacité des actions vis-à-vis
nécessaire. des risques et opportunités peuvent constituer
des difficultés en fonction de la maturité de
  Vérifier l’adéquation de l’offre de l’entreprise au l’entreprise.
besoin client.
La qualité perçue par le client peut être
  Proposer des PPstes qui permettent de suivre la différente de la perception qu’il a de la société.
satisfaction en plus de l’enquête habituelle. Attention le paiement de la prestation ne
signifie pas forcément que le client est satisfait.

46 RÉALISATION DES ACTIVITÉS OPÉRATIONNELLES ÉVALUATION DES PERFORMANCES 47


BONNES PRATIQUES, QUESTIONS POTENTIELLES SURVEILLANCE, MESURE ANALYSE QUESTIONS POTENTIELLES
OUTILS, EXEMPLES DES AUDITEURS ET ÉVALUATION, ANALYSE ET DES AUDITEURS
ÉVALUATION
  Pour des missions longues, il est utile de mesurer   Comment recueillez-vous la satisfaction de vos    L’auditeur vérifiera que les indicateurs définis sont
la satisfaction du client en cours de mission (fin de clients ? pertinents et suffisants au regard du processus. Il
phase,….), ce qui peut être l’occasion de faire un point INTÉRÊT / SIGNIFICATION vérifiera la maîtrise et le suivi des plans d’actions.
particulier avec le client.   Comment vous assurez-vous de la régularité et de la POUR LES SOCIÉTÉS
pertinence des enquêtes de satisfaction clients (choix
  Ne pas se limiter à surveiller les réclamations des clients, choix interlocuteurs, analyse taux de retour). BONNES PRATIQUES,
  L’analyse et l’évaluation de la performance
clients. L’analyse statistique est-elle fiable ?
constitue notamment des données d’entrée à la revue OUTILS, EXEMPLES
  Réaliser des enquêtes automatiques auprès des   Que faites-vous des résultats ? comment formalisez- de processus, ainsi qu’à la revue de direction.
clients pour les petites et moyennes opérations. vous les actions, etc.
  La nécessité de progresser doit s’appuyer sur des   Ne pas mettre en cause les personnes mais le
Les enquêtes sont généralement gérées par les
résultats obtenus à partir de données recueillies et système.
services qualité mais elles peuvent être externalisées.
MES NOTES analysées de manière factuelle.
Demander au client qu’il pondère les thèmes abordés   Graduer les objectifs dans le temps.
en fonction de ses besoins.   
L’inclusion de la surveillance et mesure de
  Décliner les objectifs par processus et les relier aux
l’efficacité des actions mises en œuvre face aux
  Prévoir des entretiens de clôture pour les grosses indicateurs de mesure des processus.
risques et opportunités est un facteur de progrès
opérations et des entretiens en cours de projet pour
supplémentaire.   L’ordre du jour de la revue de processus doit
les opérations de longue durée.
comprendre les items du présent chaPPtre de la
  Permettre un véritable management par la qualité.
  Avoir un questionnaire stable pour permettre de norme : résultats des mesures des produits, processus,
suivre l’évolution dans le temps.   Mettre les processus sous contrôle. audits internes, satisfaction du client. Chaque PPlote
de processus doit avoir l’autorité pour prendre les
  Faire gérer les enquêtes (envoi et/ou réception) par   Mesurer les progrès (on ne peut améliorer que ce mesures de correction nécessaires.
un autre service pour garantir la neutralité. qu’on mesure).
  Ne pas définir un trop grand nombre d’indicateurs
  Comparer les réponses des clients avec les réponses
par processus. Se poser la question suivante : Que
que les chefs de projet feraient à leur place.
DIFFICULTÉS relève cet indicateur ? Et ainsi apporter une part de
  Utiliser les certificats de capacité, les pv de recettes. « qualitatif ».
Définir des indicateurs de mesure factuels
  Croiser les différentes données client pour évaluer le   Trouver des indicateurs simples et pertinents (liste
(quantifiables) dans certains processus.
niveau de satisfaction (CA, réclamation, fidélité, etc.) publiée par Syntec Ingénierie en annexe).
Motiver les PPlotes de processus à mesurer
  En fonction de la stratégie de l’entreprise, il peut   Mettre en place des outils de mesure statistiques
l’efficacité et la performance de leurs processus.
être intéressant de s’orienter sur les principaux clients. (s’assurer de la fiabilité de l’outil, de la méthode).
Évaluer la performance et l’efficacité du
  Utiliser des tableaux de suivi des actions. Ne pas
système de management de la qualité et de la
oublier l’objectif final lors de la planification des
planification (analyse peu factuelle).
actions.
  Utiliser le SWOT et des grilles de maturité pour
évaluer la performance du processus.

48 ÉVALUATION DES PERFORMANCES ÉVALUATION DES PERFORMANCES 49


AUDIT INTERNE BONNES PRATIQUES, QUESTIONS POTENTIELLES MES NOTES
OUTILS, EXEMPLES DES AUDITEURS
INTÉRÊT / SIGNIFICATION
  L’audit interne peut s’intéresser aux processus, à une    L’auditeur s’attend à voir une analyse à froid sur la
POUR LES SOCIÉTÉS manière dont sont réalisés les audits et si les audités
entité spécifique et aux projets mais également aux
sous-traitants. ont rendus une note de satisfaction.
  L’audit interne est une source de progrès. Il permet
de faire remonter les informations sans les déformer   Un audit est un examen méthodique documenté   Le programme d’audit est-il respecté ?
notamment à la direction concernée. mais n’est pas exhaustif. Il est de loin préférable de   Comment les audits précédents sont pris en compte
le faire réaliser en interne par des opérationnels qui pour élaborer le plan d’audits.
  
Les audits internes sont de toute première
connaissent le métier et sont à même d’évaluer la
importance pour assurer la progression permanente
bonne réalisation des prestations.   Comment est assurée la qualification des auditeurs.
de la qualité des prestations de l’entreprise pour ses
clients.   Efficacité et pertinence des audits.
  L’audit est un diffuseur de bonnes pratiques. C’est MES NOTES
un outil pédagogique.
  Il permet de détecter les points forts et les axes
d’amélioration.

DIFFICULTÉS

Le suivi et la résolution complète des écarts.


La compréhension de ce qu’est l’action corrective.
La tenue du programme d’audits annuel.
Le comportement et la perception de certains
audités.
Formation des auditeurs à la gestion des risques
et opportunités, l’identification des enjeux, etc.
Choix des auditeurs internes : exemples position
hiérarchique de l’auditeur, compétences techniques.

50 ÉVALUATION DES PERFORMANCES ÉVALUATION DES PERFORMANCES 51


  Les actions décidées à l’issue de la revue de direction
REVUE DE DIRECTION traduisent l’implication du dirigeant dans le PPlotage BONNES PRATIQUES, MES NOTES
de son système de management. OUTILS, EXEMPLES
INTÉRÊT / SIGNIFICATION   Un compte-rendu de la revue de direction doit être
conservé.    Il est fortement conseillé que le représentant qualité
POUR LES SOCIÉTÉS
soit présent si la fonction existe.

  La Direction doit vérifier régulièrement que son   Coupler la Revue de direction avec l’établissement
DIFFICULTÉS
système de management est efficace. du budget et la mise à jour de la stratégie.

  La fréquence n’est pas imposée par la norme, mais Le suivi et la résolution complète des écarts   Faire des revues de processus avant la revue de
un rythme annuel semble un minimum. direction permet de faire un bilan exhaustif et raPPde,
L’évaluation de la performance et l’efficacité du et d’acter les décisions.
  Cette revue a pour objet de vérifier que le SMQ SMQ est complexe et doit être dans la mesure du
est toujours approprié, adapté, efficace et en accord possible objective.   Une revue de direction peut aussi se préparer en
avec l’orientation stratégique prenant en compte amont avec la direction.
Difficultés pour réunir les participants, pour
l’ensemble des éléments d’entrée listés par la norme,
allouer les ressources.   Disposer de modèle type d’ordre du jour et de
et notamment :
rapport de revue de direction pour ne pas oublier
  En établissant le bilan des processus et en vérifiant Les éléments d’entrée sont souvent incomplets. d’éléments d’entrée et de sortie.
leur performance et leur maturité en utilisant des
grilles de suivi de maturité. Les décisions relatives à l’amélioration de   Participation des PPlotes en revue de direction
  En vérifiant la prise en compte des éventuels l’efficacité ne sont pas prises. Les actions qui pour présenter la synthèse de fonctionnement de leur
changements concernant les enjeux externes et doivent en découler ne sont pas mises en œuvre. processus.
internes et la prise en compte de leurs impacts
éventuels, les risques et opportunités.   Compte-rendu des revues de processus et des revues
  En examinant l’ensemble des dispositions prises et de direction publiés sur l’intranet.
leurs résultats par rapport aux objectifs, la politique
  Informer L’ensemble du personnel des résultats et
qualité, la satisfaction des clients, la réalisation des
des décisions du « top-management ».
contrats.
  En définissant éventuellement de nouvelles
orientations (stratégie, politique qualité, objectifs, QUESTIONS POTENTIELLES
planification). DES AUDITEURS
  Définir le plan d’actions associé.
  Les auditeurs vérifient la prise en compte de
  Définir des améliorations potentielles.
l’ensemble des éléments normatifs ainsi que la
  Identifier les besoins en ressources humaines et cohérence globale avec les processus et projets
matérielle. audités.

  Faire un bilan sur les exigences réglementaires et    Les analyses des entrants de la revue de direction
légales. a-t-elle permis de statuer sur a performance de votre
SMQ ?
  La revue de direction permet un point régulier
avec l’ensemble des acteurs de l’entreprise pour
répondre aux questions : où en est-on par rapport à
notre stratégie, nos objectifs et notre marché ? Que
faisons-nous pour nous améliorer et augmenter la
satisfaction des clients internes et externes ? Mettons-
nous en place les moyens nécessaires pour améliorer
notre système de management ? Cela permet de fixer
éventuellement une nouvelle stratégie, de nouveaux
objectifs, des actions d’amélioration pour l’avenir.

52 ÉVALUATION DES PERFORMANCES ÉVALUATION DES PERFORMANCES 53


AMÉLIORATIONS QUESTIONS POTENTIELLES
DES AUDITEURS
MES NOTES

GÉNÉRALITÉ   Quel est votre système de remontée d’information ?


BONNES PRATIQUES,
  Comment vous assurez-vous de la pertinence de
OUTILS, EXEMPLES
ces informations ?
INTÉRÊT / SIGNIFICATION
POUR LES SOCIÉTÉS   La mise en place d’outils intégrés et partagés pour   Comment traiter le contenu et les résultats du plan
faciliter tant les mises à jour (souci d’homogénéité des d’amélioration ? Constitue-t-il une donnée d’entrée
  Le principe d’amélioration constitue la base de méthodes utilisées pour suivre l’amélioration) que le réelle de la revue de direction ?
l’approche normative, en nourrissant le système d’une suivi régulier par les différents intervenants (souci de
variété d’actions de diverses portées qui se rejoignent simplification et d’appropriation par les PPlotes de
dans cet objectif commun. processus).

  L’organisme est placé dans une dynamique qui lui   Utiliser des systèmes de partage dématérialisés
impose de s’adapter et de revoir son système à une type SharePoint ou des Clouds par exemple pour
fréquence définie. fluidifier l’accessibilité aux données et en permettre
une gestion simplifiée.
  
Les démarches éthiques peuvent favoriser la
DIFFICULTÉS transparence dans les entreprises et appuyer le SMQ.
  
L’application des méthodes de gestion du
L’atteinte d’objectifs d’amélioration est difficile
changement permet de conduire l’amélioration.
dans un monde en perpétuelle réorganisation
(remises en question) et vis-à-vis de l’objectif
final, qui demeure la satisfaction Client.
La démultiplication des documents et autres
supports permettant le suivi du système et
sa traçabilité peut constituer un frein à cette
amélioration.

Etre dans une démarche d’amélioration requiert


de la transparence et de la confiance pour
favoriser les remontées des dysfonctionnements.

Démontrer l’efficacité du SMQ : difficulté


croissante avec la taille de l’entreprise.

54 AMÉLIORATIONS AMÉLIORATIONS 55
NON-CONFORMITÉ BONNES PRATIQUES, QUESTIONS POTENTIELLES MES NOTES
ET ACTION CORRECTIVE OUTILS, EXEMPLES DES AUDITEURS

  
Toute mesure quelle que soit sa portée doit   
Quels sont les outils de remontée (formulaire
INTÉRÊT / SIGNIFICATION bénéficier d’une communication adaptée (procédure dématérialisé, compte-rendu) ou de consignation
POUR LES SOCIÉTÉS de communication int/ext). (cahier de doléances) des dysfonctionnements ?

  Mettre en place un outil d’alerte via les réseaux   Comment analysez-vous les dysfonctionnements ?
  L’amélioration concourt à la l’adaptabilité et à
l’agilité de l’organisme. Les actions peuvent être de communication (sociaux, internes) pour capter   Comment sont suivies les actions ?
issues d’audits internes et externes, de réclamations raPPdement l’information.
  Comment mesurez-vous l’efficacité de ces actions ?
Client, de dysfonctionnements identifiés par des   
Intégrer dans les modules de formation des Disposez-vous d’indicateurs ?
parties prenantes ou encore, résultant de réunions collaborateurs et des partenaires, la notion de
type Revue de Direction ainsi que découlant des détection et d’alerte, en écho aux bonnes pratiques
orientations stratégiques de l’organisme. et procédures à suivre.
  Une action corrective peut engendrer la modification   
Faire le lien entre la non-conformité, l’action
de l’analyse des risques. corrective et l’analyse des risques (projet, produit ou
entreprise)

DIFFICULTÉS   Désigner un modérateur souvent le responsable


qualité.
La remontée efficace et raPPde des   Définir une méthode de regroupement des non-
informations constitue la principale difficulté conformités pour définir une action commune.
(médias et réseaux sociaux portant les plaintes
ou réclamations des parties prenantes). La   Utiliser des méthodes de types 8D, RCA, A3, etc.
qualité de l’analyse du dysfonctionnement qui permettent d’analyser une non-conformité,
identifié implique une méthode partagée ainsi d’identifier les causes, et définir des plans d’actions.
que des interlocuteurs impliqués.
Les priorisations des actions correctives. La
planification et le suivi de ces actions peuvent
présenter des difficultés.
La planification et la démonstration de l’efficacité.
La disponibilité des ressources.
Un trop grand nombre de non-conformités
qui mal analysées peuvent noyer le système
(redondance).

56 AMÉLIORATIONS AMÉLIORATIONS 57
AMÉLIORATION CONTINUE BONNES PRATIQUES, QUESTIONS POTENTIELLES MES NOTES
OUTILS, EXEMPLES DES AUDITEURS
INTÉRÊT / SIGNIFICATION   Comment est garantie et justifiée l’amélioration de
  Veilles (technologiques ou réglementaires), benchmark,
POUR LES SOCIÉTÉS sondages auprès de panels représentatifs via différents l’organisme ?
moyens et définition d’un processus spécifique (processus   Quels outils sont mis en œuvre pour concourir à la
L’adéquation, la pertinence et l’efficacité du système écoute, innovation, etc.) prise de décision ?
demeurent au cœur de ce chaPPtre. 
  Tableaux de bord de la Revue de Direction (si revus
  L’organisme doit s’assurer que les évolutions définies à une fréquence permettant la prise de décision
lui permettent d’être efficient car l’amélioration raPPde), etc.
favorise la pérennité. De ce fait, la stratégie est
étroitement liée à la notion d’amélioration, ce qui   Tableaux de bord de comité de direction.
renforce le leadership de la Direction sur le système.
  Il apparait important de se positionner dans une
MES NOTES
démarche d’écoute « active » et permanente de
l’ensemble des Parties prenantes (réseaux sociaux,
clients, fournisseurs, actionnaires, concurrence, etc.)
Cette écoute permet de définir un plan d’actions.
  Constituer et utiliser des groupes internes tels que
Comités techniques.
Note : les Parties prenantes peuvent être désignées
en utilisant l’analyse de matérialité placée en annexe.

DIFFICULTÉS

Détecter les opportunités d’amélioration aux


différents niveaux de l’organisme (macro‐ micro).
Un autre point bloquant peut résulter des
difficultés inhérentes à la mise en place d’une
stratégie (évaluation exhaustive des risques).
Accepter les remises en question voire parfois,
les réorganisations de l’organisme.
Cf. paragraphe 10.1 précédent.

58 AMÉLIORATIONS AMÉLIORATIONS 59
EXEMPLES DE CARTOGRAPHIES DES PROCESSUS
ANNEXES
Le nombre de processus varie d’une société et d’une organisation à l’autre (de 6 à 11 processus pour les
exemples ci-dessous).
GRILLE DE MATÉRIALITÉ
Le groupe RSE du Syntec a établi une méthode qui permet d’identifier les PP (ou Parties prenantes) et de
les mettre en lien avec le poids en interne et pour les PP. Cela permet d’identifier les PI fondamentales ou
stratégiques.

Actionnaires Marché Organismes

Objectifs généraux Attentes Exigences légales,

E
- Bilan/résultat stratégie normatives

Reporting/résultats,
Ecoute client Gouvernance

T
Besoins et exigences,
opportunité/risques Politique et
stratégie

H
Département R&D

MC3
Réponse

I aux Appels
d’Offres
Département

Q Consulting
Assurer le support des divisions

U
Fournir le service attendu
- Communiquer les besoins

Processus support

E Services et produits

Fournisseurs/
Attentes,
compétences

sous-traitants Candidats Collaborateurs Liste des


documents
V21
Médiane Système

60 ANNEXES ANNEXES 61
EXEMPLES DE CARTOGRAPHIES DES PROCESSUS CONSEILS RELATIFS AU DÉROULEMENT DE L’AUDIT

Un audit effectué par un binôme en facilite la La Réunion de clôture


réalisation, par exemple ce binôme peut être composé
d’une personne issue de l’équipe fonctionnelle et d’une   Doit présenter les constats et la conclusion d’audit.
autre plutôt orientée « opérationnelle » (méthode   Permet à l’auditeur de se mettre d’accord avec les
appréciée des audités et des auditeurs). L’une des audités sur ces constats.
deux personnes a un rôle de responsable d’audit. Le
binôme permet de maintenir une certaine objectivité. Le Rapport d’audit
Ce fonctionnement permet de former un auditeur.
  Doit être fidèle aux conclusions présentées en
Planification réunion de clôture.

  Planifier l‘audit interne à une phase clé d’un projet   Doit présenter les points forts, les axes d’amélioration
pour aider le chef de projet à s’assurer que tout est en constatés. Le rapport d’audit doit être transmis
ordre pour passer à la phase suivante. aux audités et à la direction concernée et doit être
transmis le plus raPPdement possible (si possible dans
Durée les 10 jours).

  La durée d’audit doit être suffisante pour   Doit être rédigé de manière à ce qu’il soit compris
s’approprier le sujet. La revue documentaire peut de l’audité (ex : éviter les abréviations).
aider à préparer l’audit.   Doit être transmis à la direction concernée.
Plan d’audit
  
Doit être transmis à l’avance aux personnes
auditées.
  Peut-être optimisé en fonction du choix de projets.
Dans l’idéal l’audit devrait se faire sans choix
préalable. L’auditeur peut demander une liste de
quelques projets significatifs.
  Doit tenir compte des interfaces entre les processus.
•L’auditeur doit s’adapter aux personnes auditées,
au contexte. Il ne doit pas juger la personne et doit
l’écouter.
  L’auditeur peut communiquer les modifications
apportées au système qualité pendant l’audit.
L’équipe d’audit doit être au courant de tous les
échanges concernant l’audit. L’équipe doit avoir
organisé la prise de notes.
  L’auditeur peut utiliser une checklist. L’idéal étant de
conduire l’audit en fonction des échanges.

62 ANNEXES ANNEXES 63
INFORMATIONS DOCUMENTÉES

Des exemples de documents sont indiqués dans les bonnes pratiques des pages précédentes.

64 ANNEXES ANNEXES 65
INDICATEURS PROCESSUS

RH / MANAGEMENT   Taux de jugements positifs sur la communication INDICATEUR COMMERCIAL MANAGEMENT DE PROJET / PROCESSUS
interne (restitution questionnaire)
  Taux de réalisation des entretiens professionnels   Taux de réussite des offres   Mesure de satisfaction globale du client
  Taux d’inadéquation des compétences avec le poste
  Suivi des formations   Evaluation permanente du carnet de commandes   
Suivi des actions correctives, des problèmes
  Taux d’évaluation négative (« peu utile » ou « non à venir (en mois) rencontrés
  
Evaluation des compétences par rapport aux réinvesti ») des formations lors de l’entretien annuel
besoins • Hygiène / santé / sécurité de l’entreprise   Taux de commande   Taux de réalisation des revues de processus
(HSE – taux de fréquence d’accidents, etc.)   Résultat de l’enquête annuelle de satisfaction des
collaborateurs   Nombre de contrats signés avec calcul efficacité   Taux de réalisation des audits internes
  Turnover (indicateur RH)
  Age moyen des collaborateurs   Nombre de clients ayant un contrat récurent   Management sur projets majeurs et par nature
  Taux d’entretien annuel réalisé (montants)
  Nombre de collaborateurs   % d’économie en transport par la prise de billet en
  Taux de formation réalisé direct sur les sites internet   Suivi des problèmes rencontrés
  Nombre d’offres pourvues / nombre d’annonces FINANCIER   Taux de réussite des offres   Mesure satisfaction globale client
établies   Ratios financiers par rapport au budget   Evaluation permanente du carnet à venir (indicateur   Suivi des actions correctives.
  Retour des entretiens d’évaluation (obj. 100 %)   Suivi des frais généraux (globalement, par entité, goxget)
  Suivi de la mesure de la satisfaction client
  Evaluation des compétences / aux besoins par projet)   Suivi du carnet de commandes en reste à produire
  Evolution des commandes clients
  Coût des ventes en mois
  
Suivi des formations (évaluation formations et
  Pourcentage du chiffre d’affaires généré par les
organismes)   Indicateurs de comptabilité opérationnelle   Suivi du ratio du coût de la sous‐traitance technique
nouvelles prestations de service
/ Chiffre d’affaire,
  Suivi habilitations réglementaires - résultats sécurité   Durée de traitement des factures   Taux de retards
  Formations internes métier, journées métier   Chiffre d’affaire des nouveaux clients
  Suivi du retour de paiement   Taux de non‐conformités des prestations réalisées
  % de personnes impliquées dans la démarche   Taux d’offres converties en commandes • Délais de
qualité (personnes ayant participées aux réunions   Respect des budgets passation des commandes   Délais de réponse aux demandes d’assistance
qualité, de management, audits internes ou de   % Résultat net   Taux de défaillance des fournisseurs   Taux de réalisation des tâches
certification)
  Ratios financiers par rapport au budget : CA, coûts   Taux de conformité des produits livrés (délai de   Taux des tâches réalisées dans les délais voulus
  % d’audits internes réalisés des ventes (salaires, dépenses, constructions, …) livraison, respect des cahiers des charges, quantité)
  % de réalisation des entretiens individuels   
Nombre d’audits internes réalisés sur nombre
  Suivi des frais généraux (globalement, par entité,   Relevé des retours pour malfaçon d’audits internes prévus
  Taux de maintien après période d’essai par projet)
  Situation des dépenses engagées   Nombre de fiches de satisfaction client retournées
  Taux de réalisation du plan de formation   Suivi du ratio du budget de fonctionnement / sur nombre d’affaires avec phase de production finie
Chiffre d’affaires (mesure mensuelle),   Taux d’offres converties en commandes
  
Taux d’absentéisme, accidents du travail, arrêt   Pourcentage de fiches satisfaction client assistance
  Pourcentage d’impayés et de factures non émises   Volume des offres sur le marché externe
maladie, indicateur RPS commerciale avec jugement « bon » ou « très bon »
sur chiffre d’affaires annuel   Taux des soumissions sur marché externe des 24 partout
  Taux d’efficacité des formations suivies
  Pourcentage de zones dont la marge brute est au derniers mois converties en commandes
  
Taux d’affaires archivées sur nombre d’affaires
  Taux de réalisation des entretiens annuels avant le moins égale à 95% de la marge brute à actualisation   
Fiches de références disponibles sur nombre fermées dans l’année
xx/xx/xx du budget du trimestre précédent. d’affaires ouvertes
  Satisfaction des usagers de la DTI (résultat de
  horaires réalisés   Fiabilité des prévisions : budget annuel, marge l’enquête annuelle)
  heures supplémentaires

66 ANNEXES ANNEXES 67
  Taux de fournisseurs qualifiés avec évaluation   Respect du délai d’intervention
« insuffisant » sur au moins 1 critère
LISTE DES PARTIES PRENANTES
  Bilan pannes
  Respect du temps de réponse de 48 h
  Taux de disponibilité des équipements
  Fiches d’anomalies environnementales (à distinguer
  Niveau de compétence et d’expertise perçu par nos
au sein des non conformités)
clients à travers les enquêtes
  Demandes des parties prenantes

TECHNIQUES / AUTRES :

  Nombre d’études conceptuelles innovantes (comment


évaluer l’innovation ?)
  Taux de panne pour l’informatique
  Délai de concrétisation des contrats, de mise en
œuvre des contrats
  Taux de fidélisation / taux de nouveaux clients
  Estimation du coût des propositions sur les dépenses
de la réalisation de la mission (nombre d’heures
prévues / heures réellement passées)
  Efficacité des relances produit
  Temps de traitement des avenants (interne ou client)
  Nombre d’heures dédiées aux nouvelles technologies
  Rapport de fin d’affaire : revue de clôture / retour
d’expérience
  Sous-traitance : Taux de retour des évaluations
sous-traitants
  Définition des projets en sortie d’étude
  Respect des dates d’intervention des lots techniques
et second œuvre.
  Délais d’attribution des droits d’accès
  Taux de disponibilité du Système d’Information
  Durée moyenne des incidents
  Respect du planning de maintenance préventive
  Respect du planning de l’entretien des locaux

68 ANNEXES ANNEXES 69
70 ANNEXES ANNEXES 71
MES NOTES

72 ANNEXES ANNEXES 73
74 75
SYNTEC
INGÉNIERIE

76

Vous aimerez peut-être aussi