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L’audit des Marchés Publics

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L’audit des Marchés Publics
AXE I : Rappel
Procédures d’exécution de la dépense publique :
Engagement- Liquidation
Ordonnancement- Paiement
AXE II
Processus de préparation des Appels d’offres et des
consultations

AXE III
Contrôle institutionnel des opérations rentrant dans
l’exécution des Marchés Publics

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L’audit des Marchés Publics
AXE I : Rappel

Procédures d’exécution de la dépense publique :


Engagement- Liquidation
Ordonnancement- Paiement

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❑ EXECUTION DU BUDGET : CONCEPT DE LA ‘DÉPENSE PUBLIQUE’
Aux termes du décret sur la Comptabilité Publique (1967) régissant la dépense
publique ( article 32), « toutes dépenses sont, à la diligence de l'ordonnateur,
engagées, liquidées et ordonnancées. »
De ce fait, le processus de la ‘ dépense publique’ se compose, sous l’angle de la
comptabilité budgétaire, de 4 phases dans un ordre séquentiel défini:
- l’engagement
- la liquidation;
- l’Ordonnancement;
- le paiement
1- L'engagement : est l'acte par lequel l'organisme public crée ou constate
une obligation de nature à entraîner une charge.
phase de la dépense qui donne naissance à la créance pour le
fournisseur/prestataire et à une dette pour l’organisme public client
Concrètement, Il se traduit par un document contractuel signé entre les 2 parties,
sous forme notamment de ( cf. infra détails):
- un marché;
- un contrat ou une convention;
- un bon de commande ;
- une décision ou un contrat de recrutement…..

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❑ EXECUTION DU BUDGET : CONCEPT DE LA ‘DÉPENSE PUBLIQUE’ ( Suite)

2La liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d'arrêter le


montant de la dépense.
phase de la dépense consistant à vérifier à un 1er niveau (sachant que le
2ème niveau est effectué par le contrôle finale du TM):
- la conformité des pièces justificatives;
- la fiabilité des calculs portant sur le montant engagé ( notamment prix
unitaires multipliés par les quantités comme dans l’exemple des bordereaux des prix
composant un marché ou un contrat).

3 - L'ordonnancement : est l'acte administratif donnant, conformément aux


résultats de la liquidation, l'ordre de payer la dette de l'organisme public ; cet acte
incombe à l'ordonnateur
Concrètement la phase d’ordonnancement donne lieu à l’établissement de
titres d’ordonnancement ou de mandatement désignés par ‘Ordres de paiement’ (
OP) qui doivent , pour leur conformité:
- être datés;
- porter, par ordonnateur, un numéro d'ordre d'une série unique et ininterrompue
par année budgétaire.
Ils doivent par ailleurs comporter un minimum d’indications qui seront précisées dans
les développements ultérieurs.

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❑ EXECUTION DU BUDGET : CONCEPT DE LA ‘DÉPENSE PUBLIQUE’ ( Suite)

4- Le paiement est l'acte par lequel l'organisme public se libère de sa dette.


Autant les 3 phases précédentes de la dépense sont du fait de
l’Ordonnateur (Direction de l’organisme ou délégataire), le paiement reste à
l’initiative du Comptable Public ( le TM).
Concrètement le paiement donne lieu à un titre de paiement, prenant
les formes courantes suivantes:
- virement bancaire ;
- chèque ;
- effets de commerce (billet à ordre, lettre de change…) ;
- accréditif ou remise documentaire lorsqu’il s’agit d’une opération
réalisée avec un fournisseur étranger ;
- espèce, le cas échéant, pour des montants de faible importance
(suivant décision portant création de la régie de dépenses).

Des indications plus détaillés sur ces titres de paiement seront évoquées
ultérieurement au niveau des diligences de contrôle par type de dépense et
de paiement

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❑ INTERVENANTS DANS LE PROCESSUS DE LA DE LA ‘DÉPENSE PUBLIQUE’

Au regard du décret précité, Les opérations financières publiques (dont dépenses


publiques) incombent aux ordonnateurs et aux comptables publics.
1- l’Ordonnateur : est ordonnateur public de dépenses ( et de recettes) , toute
personne ayant qualité au nom d'un Département ou d’un organisme public pour
engager, constater, liquider ou ordonner, soit le paiement d'une dette (
dépense), soit le recouvrement d'une créance ( recette)
Les ordonnateurs peuvent déléguer leur signature et, sous leur
responsabilité et leur contrôle, instituer des sous-ordonnateurs.
2- Le Comptable Public : est comptable public (pour rappel Trésorier Payeur pour
les EP), tout fonctionnaire ou agent ayant qualité pour exécuter au nom d'un
organisme public des opérations de recettes, de dépenses ou de maniement de
titres, soit au moyen de fonds et valeurs dont il a la garde, soit par virements
internes d'écritures, soit encore par l'entremise d'autres comptables publics .
Des régisseurs et des payeurs délégués peuvent être chargés, pour le
compte des comptables publics, d'opérations d'encaissement ou de paiement dans
les conditions fixées par instruction du ministre des finances.
Les fonctions d'ordonnateur et de comptable sont incompatibles, sauf
dispositions contraires.

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❑ Les fondamentaux des diligences de contrôle devant être
effectuées par le TPM :

Dans la phase de paiement, où intervient le TPM, et avant donc dénouement


finale de la dépense, le TPM met en œuvre toutes les diligences pour
s’assurer de la conformité de la dépense dans toute la procédure qui la
concerne, diligences résumées dans les principes suivants ( explicités dans
les développements ultérieurs au niveau de chaque type de dépense:
- Paiement au véritable créancier (vrai titulaire du marché par exple)
- paiement après service fait ( cf. documents certifiant ce fait);
- l'exactitude des calculs de liquidation ;
- l'existence de la certification ou du visa préalable d'engagement,
lorsque ledit visa ou ladite certification sont requis ;
- le caractère libératoire du règlement (Opposition- caution/Garantie);
- la qualité de l'ordonnateur ou de son délégué ( cf. question
d’habilitation du signataire de l’OP);
- la disponibilité des crédits et l’imputation budgétaire ;
- la production des pièces justificatives exigées par la réglementation
en vigueur ( cf. infra nomenclature des pièces / Cf. Arrêté MF).

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❑ LE DISPOSITIF GÉNÉRAL DU CONTRÔLE DE LA DÉPENSE PUBLIQUE a connu des
évolutions dans sa nature et son mode opératoire, à la lumière de plusieurs
réformes successives engagées par l’Etat dans le cadre de la politique de
rénovation de la gestion et du contrôle des finances publiques

➢ La dernière réforme, rejoignant, à certains niveaux, les principes et


préoccupations du Contrôle de gestion (puisque allant d’une simple préoccupation
de régularité vers une logique d’optimisation), comportait:

Comme objectifs de contribuer :

- à L’amélioration de la qualité des services rendus ;


- au renforcement de l’efficacité de l’Administration ;
- à La rationalisation et à l’efficience des dépenses publiques.

Comme Stratégies et Actions axées sur:

- La conduite d'actions visant à accroître les compétences de gestion chez


les ordonnateurs,

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Comme Stratégies et Actions axées sur ( suite):

-La mise en place d'un dispositif d'évaluation de la capacité de gestion


des ordonnateurs conditionnant l'accès aux niveaux de contrôle
modulé les plus responsabilisant pour les services ordonnateurs;

-Le renforcement au sein du MEF des contrôles a posteriori,


notamment celui de la régularité, "dans une logique d'audit" et celui
de la performance ;

-La généralisation, l’approfondissement de la réforme budgétaire ( cf.


nouvelle approche budgétaire) et la mise en place d'un dispositif de
responsabilisation des ordonnateurs sur la performance ( logique de
moyens à une logique de résultats). Ce volet de la réforme implique la
mise en place d'une comptabilité de type patrimonial ( Cf. IPSAS) afin
de maîtriser complètement l'information financière, et plus
généralement, la disponibilité d'outils de mesure et de suivi de la
performance.

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L’audit des Marchés Publics
AXE II

Processus de préparation des Appels d’offres et des


consultations

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APPORTS DU NOUVEAU DISPOSITIF / DECRET 2013 :
Avant de décrire le processus de préparation et de gestion
des appels d’offres et consultation dans le cadre de l’exécution du
Budget, il est d’une importance soulignée que de présenter les
apports du nouveau Décret ( 2013) sur les marchés publics.

Décret n° 2-12-349 du 20 mars 2013 relatif aux marchés


publics, publié au bulletin officiel dans ses versions en arabe et en
français n° 6140 du 4 avril 2013. Les principaux apports de ce
décret sont présentés suivant les axes ci-après :

A- Consécration de l'unicité de la réglementation des marchés


publics :

Eu égard à la nécessité d'harmonisation et de normalisation du


processus d'achat public pour l'ensemble des opérateurs
économiques candidats à la commande publique, il a été
nécessaire de préconiser l'adoption d'un décret unique pour les
marchés de l'Etat, des établissements publics et des collectivités
territoriales et de leurs groupements.

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➢ Le principe d'unicité de la réglementation des marchés
publics a été également, consolidé par l'intégration des
prestations architecturales dans le cadre du nouveau
dispositif devant régir les conditions et les règles de
passation des marchés publics. Néanmoins et tout en
préconisant l'unicité de la réglementation, la réforme
proposée prend largement en considération les spécificités
liées aux organismes et aux prestations sus indiqués.

➢ Dans le même ordre d'idées le portail des marchés de l'Etat


intitulé « www.marchespublics.gov.ma » a été consacré
comme portail national et fédérateur pour l'ensemble de la
commande publique

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B- Simplification et clarification des procédures

Les principales innovations en relation avec l'esprit de


simplification et de clarification des procédures des marchés
publics se rapportent aux points suivants:
simplification du dossier administratif des concurrents, à travers
l'introduction d'une disposition prévoyant que l'attestation fiscale,
l'attestation de la CNSS et le registre de commerce ne seront
demandés qu'au concurrent auquel il est envisagé d’attribuer le
marché (article 25 du décret);

suppression du mécanisme du tirage au sort pour la désignation


des représentants du maître d'ouvrage dans la commission d'appel
d'offres (article 35 du décret);

adaptation de la composition des commissions d’appel d’offres


selon le mode de passation des marchés et selon les spécificités
liées aux marchés de l'Etat, des Etablissements Publics et des
Collectivités Territoriales (article 35 du décret) ;

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fixation des modalités d'appréhension de l'offre la plus
avantageuse selon la nature des prestations concernées (l’offre
moins-disante pour les travaux, fournitures et services autres que
les études et non pour les travaux seulement) (article 40 du
décret) ;
clarification et simplification des modalités d'appréciation des
offres anormalement basses ou excessives et des prix
anormalement bas (article 41 du décret) ;
clarification des modalités d'examen et d'attribution des lots pour
les marchés allotis (article 9 du décret) ;
définition et précision des marchés de location et de location avec
option d'achat (article 4.13.c du décret);
allongement de la durée des marchés reconductibles à cinq ans
pour les marchés portant sur certaines prestations, notamment la
location de longue durée des véhicules et des licences d’utilisation
de logiciels informatiques (article 7 du décret / Annexe 3- § B).

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C- Amélioration du climat des affaires et renforcement de la
concurrence

Les principales innovations introduites en matière de


renforcement des procédures de recours à la concurrence,
d'égalité d'accès des concurrents à la commande publique et
d'équité dans le traitement des soumissionnaires peuvent être
résumées dans les points suivants :

introduction de la procédure des marchés de conception-


réalisation pour certaines prestations particulières portant
notamment sur des procédés spéciaux et des processus de
fabrication étroitement intégrés ou des travaux d'un type
spécifique (article 10 du décret) ;

institution du mécanisme d'appel à manifestation d'intérêt pour


les prestations particulières, complexes et qui nécessitent une
identification préalable des concurrents potentiels (article 15 du
décret).

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C- Amélioration du climat des affaires et renforcement de la
concurrence ( suite)

introduction de la possibilité du recours à la procédure négociée


pour un appel d'offres infructueux pour raison d'absence d'offres
présentées ou déposées lorsque ledit appel d'offres est lancé une
deuxième fois dans les mêmes conditions initiales et déclaré lui-
même infructueux (article 42 du décret) ;
limitation de la possibilité de désignation des personnes habilitées
à engager les dépenses par bons de commande à l'ordonnateur et
au sous-ordonnateur pour limiter le fractionnement des dépenses,
sauf pour l'administration de la défense nationale (article 88 du
décret) ;
justification par une note du maître d'ouvrage de l'impossibilité
ou de l'incompatibilité du jeu de la concurrence pour les bons de
commandes en cas de non production de trois devis
contradictoires (article 88 du décret);

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C- Amélioration du climat des affaires et renforcement de la
concurrence ( suite)
introduction de mesures en faveur de la petite et moyenne
entreprise dans la mesure où le décret relatif aux marchés publics
préconise que le maître d'ouvrage:

❖ peut décider l'allotissement du marché, lorsque cet allotissement est de


nature à permettre à la petite et moyenne entreprise d'accéder aux
commandes publiques (article 9 du décret);

❖ st tenu de réserver à la petite et moyenne entreprise, 20 % du montant


prévisionnel des marchés qu’il compte lancer, au titre de chaque année
budgétaire (article 156 du décret) ;

❖ peut prévoir dans le règlement de consultation, que le titulaire du


marché est tenu de choisir une PME nationale comme sous-traitant,
auquel sera confiée la réalisation d'une partie du marché, lorsque
l'attributaire dudit marché est une entreprise étrangère et qu'il décide de
sous traiter une partie du marché (article 158 du décret) ;

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D- Renforcement de la transparence et de l'éthique

La consolidation des mécanismes de transparence, d'intégrité


et de moralisation de la gestion des marchés publics a été
marquée par l'introduction des innovations suivantes :

consécration de l'interdiction d'existence de conflits d'intérêt dans


le domaine des marchés publics que ce soit au niveau des
membres qui constituent les commissions d'appel d'offres et les
jurys que des soumissionnaires qui doivent désormais, préciser
dans la déclaration sur l'honneur qu'ils ne sont pas dans une
situation de conflit d'intérêts (articles 26 et 168 du décret) ;

publication de l'estimation du marché établie par le maître


d'ouvrage dans l'avis d'appel à la concurrence (articles 20).

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D- Renforcement de la transparence et de l'éthique (suite):

obligation de l'établissement, en cas d'annulation d'un appel


d'offres, d'une décision par l'autorité compétente dûment signée,
relatant les motifs ayant présidé à son annulation, avec obligation
de publication de cette décision au portail des marchés publics et
sa communication aux membres de la commission de jugement
des offres (articles 45) ;

précision et enrichissement du contenu du rapport établi et signé


par le maître d'ouvrage à l'issue d'une procédure négociée (article
85);

précision du contenu et des modalités de la publication du


programme prévisionnel des marchés à lancer par le maître
d'ouvrage pour opérationnaliser davantage ledit mécanisme en
faveur d'une plus grande transparence dans la gestion de la
commande publique (article 14) ;

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D- Renforcement de la transparence et de l'éthique
(suite):

institution d'un délai de trois mois pour la préparation des


rapports d'achèvement de l'exécution des marchés et
précision des autorités destinataires desdits rapports
(article 164) ;

précision concernant le contenu du rapport d'audit des


marchés et les seuils des marchés pour l'Etat, les
établissements et entreprises publics et les collectivités
territoriales et leurs groupements qui sont soumis à cet
audit, ainsi que la publication de la synthèse de ce rapport
dans le portail des marchés de l'Etat (article 165).
-

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E- Consécration des TIC comme vecteur de modernisation de la
gestion de la commande publique:

Les innovations essentielles en matière de


modernisation du processus d'achat public ont porté sur :

- la soumission électronique dans le cadre d'un processus


dématérialisé de dépôt et de dépouillement des offres
permettant plus de transparence et une simplification des
conditions de soumission aux entreprises (articles 148 et
149 du décret)- Aspect qui va faire l’objet d’un
développement dédié en cours de Session;

- la dématérialisation de la commande publique notamment,


la mise en place d'une base de données des fournisseurs en
vue de dématérialiser les dossiers administratifs des
concurrents leur permettant de la sorte, de se concentrer
sur la préparation de leurs offres (article 150 du décret);

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E- Consécration des TIC comme vecteur de modernisation de
la gestion de la commande publique ( suite):

- l'ouverture de la réglementation régissant les marchés


publics sur la possibilité de recours à la procédure de choix
des offres au moyen d'enchères électroniques inversées
pour les marchés de fournitures courantes (article 151 du
décret) ;

- l'introduction de la possibilité de recours à la procédure


d'achats groupés sur la base d'une convention conclue
entre les maîtres d'ouvrages regroupés dans un collectif
d'achat, en vue d'une plus grande rationalisation des
dépenses publiques et l'incitation à la réalisation
d'économies de gestion (article 162 du décret).

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F- Amélioration des garanties des concurrents et des
mécanismes de recours

Le décret relatif aux marchés publics a introduit en matière


de recours et de réclamation les innovations ci-après :
introduction de la possibilité pour les concurrents qui estiment ne
pas pouvoir préparer leurs offres dans les délais de publicité
requis de demander le report de la date d'ouverture des plis après
appréciation du maître d'ouvrage (article 19.8 du décret) ;

systématisation de la révision des prix à tous les marchés de


travaux quels que soient leurs montants ou leurs délais
d'exécution et possibilité de cette révision pour les marchés
d'études dont le délai d'exécution est supérieur ou égale à 4 mois
(article 12.2 du décret).

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F- Amélioration des garanties des concurrents et des mécanismes de
recours(suite):

introduction d'un délai d'attente en matière d'approbation des marchés (15


jours) au cours duquel, l'autorité compétente ne peut pas approuver les
marchés, à l'effet de laisser la possibilité aux concurrents d'introduire leurs
recours administratifs éventuels, conformément aux standards
internationaux en vigueur en la matière (article 152 du décret);
institution d'un délai maximum de 30 jours selon le cas (5 jours pour le
Maitre d’ouvrage direct), pour le ministre concerné, pour le ministre de
l'intérieur et pour le président de l'organe délibérant de l'établissement
public pour répondre aux réclamations des concurrents (article 169 du
décret);
introduction de la possibilité pour les concurrents de saisir directement la
commission des marchés, sans recourir ni au maître d'ouvrage ni au
ministre concerné (article 170 du décret);
institution de l'obligation de tenue d'un registre de suivi des réclamations
par les autorités administratives auprès desquelles les réclamations sont
déposées (article 169 du décret).

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G- Prise en compte de la protection
de l'environnement

La protection de l'environnement, le développement durable


et l'efficacité énergétique sont désormais considérés comme des
principes majeurs en matière de passation des marchés publics et
des critères incontournables de la gestion performante des
commandes publiques (article 1er du décret).

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Synthèse des principaux points de vigilance à observer à titre de veille sur
les zones de risque dans l’application du nouveau Décret :

Utile pour les participants en leur qualité


- de gestionnaire des achats;
- ou d’auditeurs interne de la fonction achats
étant noté que ces points de vigilance concernent :
- les différents seuils énoncés tout au long du corps du texte du Décret en
termes de
*Montants plafonds
*tranches : maximum et minimum
*Pourcentage (%) : maximum et minimum
- les différentes dates et délais y énoncés , en termes de:
* Durée maximum et Durée minimum
*dates butoir ou échéances
- * intervalles de temps entre début et fin
Cf. matrice diffusée à cet effet et dans la même logique, au Groupe comme
un outil de veille sur ces points.

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L’audit des Marchés Publics
PROCESSUS OPERTATIONNEL DE
PREPARATION ET DE GESTION DES
CONSULATIONS

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Identification Rédaction descahiers
Programmation approbation
besoins des charges

Dossier de
consultation / DAO

Procédure de
passation

Choix desConcurrents
Admissibles

Ouverture des plis

Attributiondes
Engagement
marchés
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I-Phase de Préparation à l’Engagement
1. Phase d’identification et estimation des besoins

S’assurer que :
-Les besoins ont été déterminés conformément aux règles en
vigueur quant aux :
* Spécifications
* Consistance
* Estimation ( règles de calcul et de quantification
rigoureuses, cf. cas méthodologique pour l’illustration)
-Les besoins ont fait l’objet d’une demande formalisée;
-Les besoins ont fait l’objet d’une autorisation par le responsable
habilité;
-Les besoins sont conformes au budget et correspondent à des
crédits disponibles.

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2. Phase de programmation et planification
le lancement de la consultation devra s’effectuer selon une
programmation rigoureuse tenant compte :
-de la nécessité d’entamer l’opération dés l’approbation du
Budget ( voire même avant par anticipation);
-d’étaler l’opération sur toute l’année et éviter une concentration
en fin d’année;
- des besoins réels du moment (règles des stocks) et de la
capacité financière mobilisée à cet effet.

3- Phase Consultations
Veiller à ce que
- le mode de passation soit conforme aux règles en vigueur et
respecte :
* Les seuils définis
* Les conditions définies

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Pour un choix conforme du mode de passation

Appel d’Offres

Appel d’Offres Appel d’Offres avec Appel d’Offres


Ouvert présélection Restreint

-Complexité
-Nature
- Appel ouvert à la Sélection préalable pour
-importance
concurrence admissibilité
-Obligation de publicité avec
délai minimum de 21j
- Commission d’AO ≤ 2 MDH
- Séances publiques
- Obligation d’estimation Commission d’admission
- Attributaire désigné parla Délai 15j
Commission AO
-3 candidats
-Lettrescirculaire
--Délai de 15j

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Pour un choix conforme du mode de passation ( Suite)

Concours Procédure négociée

- Motif d’ordre technique


et esthétique Soit suite procédure normale de
- Impliquant innovation et publicité préalable et mise en
concurrence (forme recommandée)
créativité
-Cas appel d’offres ouverts ou concours
--justifiant une recherche débouchant sur cas ‘ infructueux;’;
particulière -Cas défaillance d’un prestataire
défaillant

-Etablissement d’unprojet Soit sans publicité préalable:


-Exécution d’unprojet - Urgence impérieuse
préalablement établi -Porteurs de brevet (
-Etablissement d’un projet et exclusivité)
son exécution - Prestations supplémentaires
-Programme duconcours - Marchés de définition
-Jurydu concours
concours

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-Le type de marché choisi répond aux règles prévues par la
réglementation (marché classique, marché-cadre, marché
reconductible, marché à tranches conditionnelles ou marché alloti).
- Le dossier d’appels d’offres soit conforme aux dispositions
réglementaires et doit comprendre :
*Copie de l'avis d'appel d'offres ou de la circulaire
*Un exemplaire CPS
*Les plans et les documents techniques, le cas échéant
* Le modèle de l'acte d'engagement
*Les modèles du bordereau des prix et du détail estimatif (si
marché à prix unitaires)
*Le modèle de la décomposition du montant global
*Le modèle du cadre du sous-détail des prix le cas échéant
*Le modèle de la déclaration sur l'honneur
*Le règlement de la consultation comprenant les éléments
prévus par le Décret
Remise aux membres de la CAO dans un délai de 8 j
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-En cas d’appel d’offres restreint que les fournisseurs consultés
sont tirés d’une liste autorisée (Cf. short list agréée et validée) et
permettant un appel adéquat à la concurrence ;

-Les règles de publicité ont été observées tant sur le plan :


*Du contenu des insertions ou de la lettre circulaire
* Des supports utilisés (journaux, Internet ou lettre)
* Des délais de publication ( 21j ou 40j) ou d’envoi (15j)

-Les conditions de remise des dossiers d’appel d’offres sont


conformes aux règles en vigueur notamment en matière de :
* Délai de mise à disposition des dossiers ( dés publication)
* Délivrance de l’attestation en cas de non disponibilité
* La gratuité du dossier ( sauf pour Doc.techniques)
* Tenue du registre d’inscription des candidats
* Modification dans le dossier d’A.O (publicité et délais)

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- Les règles en matière d’information des concurrents ont été
observés notamment en matière de :
* Délai de la demande d’information ( 7j avant ouv. Plis)
* Délai de réponse ( 7j après réception et au + 3 j avant ouv. )
* Communication à tous les concurrents

- Les conditions de dépôt et de retrait des plis ont été observées,


notamment en matière :
* D’enregistrement des plis
* De délivrance des récépissés
* De délais de remise ou retrait des plis
- Les conditions de dépôt des échantillons ont été respectées :
* Conditions d’exigibilité
* Délai de dépôt

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4- . Phase de fonctionnement –jugement Commission d’AO :
S’assurer que
-La composition de la commission d’appel d’offres chargée
d’ouvrir les plis est conforme aux règles en vigueur ( cf. nécessité
de disposer d’une décision de l’Ordonnateur ppal fixant la
présidence et les membres + question de suppléants dûment
désignés pour le président et les membres)

-Que les règles de tenue de la commission ont été observées en


matière :
* Envoi du dossier d’appel d’offre à la commission,
* Convocation dans les délais ( 7j)
* Réception des observations dans les délais
* Ouverture des plis en séance publique dans les délais
* Etablissement du PV dans les délais et dans la fidélité de
restitution de ses travaux et décisions

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5- Phase ouverture des plis: prendre dispositions pour :

-Respect des conditions d’information de la commission et de sa


convocation (remise du dossier d’AO, délais de convocation)
-Conformité du processus d’ouverture des plis (en public ou à huis
clos selon le cas)
-Existence des signatures des membres de la commission sur les
plis
-Conformité des dossiers administratifs et techniques demandés
par rapport aux règles en vigueur (notamment capacité des
concurrents)
-Opportunité de l’offre technique et des spécifications demandées
-Respect des règles en matière de d’admissibilité des concurrents
et adéquation des motifs d’élimination du fait des dossiers adm. et
techniques.

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Actes de la Commission d’Ouverture des plis (Processus détaillé):
Séance publique 1:
-le Président de la Commission ouvre la séance: veiller au
caractère solennel;
-invite les concurrents présents à remettre leurs plis séance
tenante;
-invite les concurrents à produire les pièces manquantes sous
enveloppe Précisant ces pièces;
-arrête définitivement la liste des plis reçus ( aucun dépôt ou
retrait n’étant accepté après);
-s’assure de la présence des membres de droit ( obligatoire) sinon
report de 48H;
-remet aux membres le support écrit de l’estimation du MO du
coût des prestations qui la paraphent et qui doit être conservé
avec le DAO;
-le président annonce à haute voix les journaux, les références de
publication au portail des marchés publics et le cas échéant les
autres supports de publication de l’avis d’AO ( sous réserves);

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-le Président ouvre les plis des concurrents et vérifie l’existence des
enveloppes;
-le Président ouvre ensuite l’enveloppe portant mention de ‘ Dossier
administratif’ et annonce ( et non vérifie à ce stade) à haute voix les pièces
contenues dans chaque dossier et dresse ( énumère) un état des pièces
fournies par chaque concurrent;
-cette formalité accomplie, la séance publique prend fin avec le retrait des
participants non membres ( public, concurrents).

Séance huis clos 1:


-La commission procède à huis clos à l’examen des pièces du Dossier
administratif, du dossier technique et du dossier additif si demandé et écarte :
* les concurrents qui ne satisfont pas aux conditions requises;
* les concurrents à défaut sur les pièces exigées;
* les concurrents présentant des cautions non conformes : copie
non originale, objet non conforme à celui de l’AO, montant inférieur au
montant requis, comportant des réserves ou restrictions….

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Séance huis clos 1 ( suite):
* les concurrents dont les capacités financières et techniques sont
jugées insuffisantes eu égard aux critères du Reg. Consultation
* les concurrents dont il a été constaté des discordances ou des erreurs
matérielles dans les pièces du Dossier administratif; pour ce dernier cas
cependant, la Commission peut admettre l’offre sous réserve des
rectifications à y apporter.

Séance publique 2:
-La séance publique est reprise;
-le Président donne lecture de la liste des candidats admissiblessans
donner les motifs d’écartement;
-Le président rend, contre décharge, aux concurrents écartés présents leurs
dossiers sans ouvrir les enveloppes contenant les offres techniques et
financières et les invite, le cas échéant, à récupérer les échantillons,
prototypes, prospectus, notices et documents techniques, à l'exception des
documents ayant été à l'origine de l'élimination de ces concurrents .

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Séance publique 2: ( Suite) :
-Lorsque ni l'offre technique ni l'offre variante, ni le dépôt
d'échantillons ( exigeant si c’est le cas une procédure dédiée) ne
sont exigés, la commission poursuit ses travaux et procède à
l'ouverture et à l'examen des offres financières des concurrents
admis ;
-les membres de la commission paraphent les enveloppes
contenant les offres financières des concurrents . Ces enveloppes
doivent rester fermées et mises en lieu sûr jusqu'à leur ouverture;
-le président fixe, en concertation avec les membres de la
commission, selon le cas, la date et l'heure ( à afficher) de :
* la séance d'examen des échantillons, prototypes,
prospectus, notices ou autres documents techniques, le cas
échéant, et/ou l'offre technique;
* la reprise de la séance publique qu'il communique aux
concurrents et au public présent.

42
Examen des échantillons :

La commission se réunit à huis clos pour examiner les échantillons,


prospectus, notices …des concurrents admis à l’issue des dossiers
(administratif & technique).

Examen et évaluation des offres techniques :


Il est procédé à l’examen des offres techniques des candidats
admis par la commission à huis clos.:
-Elle élimine les offres techniques non conformes;
-Elle arrête la liste des soumissionnaires retenus;
-Elle peut avant de se prononcer, consulter tout expert ou
constituer une sous-commission pour analyser les offres techniques;
-Elle peut demander par écrit à l’un ou plusieurs concurrents
des éclaircissements sur leur offre technique.

43
Ouverture des enveloppes financières :

La séance publique est reprise à l’issue de l’examen des


dossiers administratif et technique pour :

-le cas prévu au § 11 de l’article 36 du décret.


-A la date et à l’heure affichées par le Maître d’ouvrage pour
les cas prévus à l’alinéa C- § 12 du même article.

Le président donne lecture de la liste des soumissionnaires


admissibles et de celle des non ‘ recevables’.

Le président ouvre les offres financières des


soumissionnaires admissibles et donne lecture des actes
d’engagement.

Les membres de la commission paraphent les actes


d’engagement et le Bordereau des prix et détail estimatif…. ( selon
cas du prix).
La séance publique prend fin.

44
6- Phase d’évaluation des offres (à huis clos) :
➢ La commission peut, à cet effet,
- consulter tout expert ou technicien;
- charger une sous commission pour analyser les offres.
➢ La commission écarte les offres financières au cas où elles :
- ne sont pas conformes à l’objet du marché.
-ne sont pas signées ou signées par des personnes non
habilités;
- expriment des restrictions ou des réserves;

➢Elle vérifie le résultat des offres financières et rectifie les montants


des offres;
➢Elle Classe les offres en vue de proposer au MO de retenir l’offre la
‘plus avantageuse’, étant entendu que celle-ci est constituée, à
l’exception des marchés- études, par l’offre la ‘moins-disante’.
Dans le cas où les offres avantageuses sont tenues
équivalentes il es procédé au tirage au sort pour les départager.

45
Evaluation des offres de concurrents ( Suite) :
➢ La commission invite par lettre recommandée ou par fax ou par
tout autre moyen, le concurrent ayant présenté l’offre la plus
avantageuse à :
- Produire les pièces du dossier administratif- Cf. alinéa 2 § I-A et $ II
art 25;
- Confirmer les rectifications;
- Régulariser les discordances entre les diverses pièces;
- Justifier son offre lorsqu’elle est anormalement basse ou le /les prix
unitaires s’ils sont jugés bas ou excessifs;

➢ Elle lui fixe, à cet effet, un délai qui ne peut être inférieur à 7 J à
compter de la date de réception de la lettre d’invitation;
➢ Le président suspend la séance et fixe la date et l’heure pour
poursuivre les travaux;
➢ Les éléments de réponse doivent être produit dans un enveloppe
fermé, déposée ou envoyée par courrier recommandé au bureau
du MO.

46
Evaluation des offres de concurrents ( Suite) :

➢ La commission se réunit le jour et l’heure fixé;

➢ Après examen des pièces et de la réponse reçues, décide:

-soit de proposer au MO de retenir l’offre du concurrent concerné


s’il donne satisfaction;

-soit d’écarter ce concurrent et d’inviter dans les mêmes


conditions le concurrent dont l’offre est classée 2eme.

➢ S’il n’est pas retenu, la commission invite le concurrent suivant


jusqu’à l’aboutissement de la procédure ou la déclaration de
l’appel d’offre infructueux.

47
Points de vigilance dans cette Phase d’évaluation des
offres: s’assurer de la
-Qualité du processus d’évaluation des offres techniques et
conformité aux règles

-Conformité des motifs d’élimination aux critères de choix retenus

-Conformité du processus d’ouverture des plis financiers

-Conformité du processus de vérification arithmétique des offres

-Application des dispositions en matière d’offres excessives ou


anormalement basses

-Adéquation des méthodes de détermination de l’offre


économiquement la plus avantageuse (notamment dans le cas des
études, offres équivalentes)

48
Focus sur les requis en matière d’évaluation des offres
techniques :

Le Décret stipule que ‘ Le règlement de consultation


peut exiger des concurrents la présentation d'une offre
technique lorsque la nature particulière des prestations à
exécuter le justifie, compte tenu de leur complexité ou de
l'importance des moyens à utiliser pour leur réalisation.
L'offre technique peut, selon l'objet du marché, porter
notamment sur :
-la méthodologie en précisant les avantages techniques qu'elle
apporte et la méthode d'évaluation de leur impact financier,

-les moyens à mettre en œuvre pour l'exécution des prestations,


-le planning de réalisation,

49
Focus sur les requis en matière d’évaluation des offres techniques
: ( Suite)
-les performances liées à la protection de l'environnement,

-le développement des énergies propres,

-l'expérience spécifique et le profil du personnel par rapport à la nature des


prestations,

-les qualités fonctionnelles de la prestation,

-le chronogramme d'affectation des ressources, le caractère innovant de


l'offre,

-la qualité de l'assistance technique ainsi que sur les garanties offertes au
titre de la prestation.
Les attestations délivrées par les hommes de l'art au titre des prestations
équivalentes exécutées, telles que prévues dans le dossier technique ne peuvent
faire partie comme pièces de l'offre
technique (Cf. question de doublon non conforme).

50
Focus sur les requis en matière de critères d’évaluation des
Offres:
Le règlement de consultation doit prévoir 2 séries de critères dans
un ordre séquentiel :
- les critères de sélection des candidatures qui permettront,
dans une première séquence, d’évaluer les capacités techniques,
professionnelles et financières des concurrents;
- les critères d’attribution qui permettront, dans une
deuxième séquence, de choisir les offres et partant de désigner
l’attributaire du marché.

Le choix des critères et des méthodes de leur pondération:


i) par application des coefficients ( valeur dans l’absolu), ou
ii) par méthode des ratios ( valeur relative par rapport aux
concurrents)
seront examinés dans le cadre d’une application à traiter
séance tenante en Groupe aussi bien pour les prestations travaux,
fournitures que Services ( notamment études vu complexité).
51
7- Phase Résultats de l’AO:

-Conformité du procès-verbal aux dispositions réglementaires

-Conformité des mesures prises en matière d’information des


concurrents quant aux résultats de l’A.O (délais, lettres, affichage,
publication au portail)

-Conformité du traitement des réclamations des concurrents


(respect des délais, qualité des réponses, adéquation des mesures
prises)

-Si A.O. relancé, conformité des motifs invoqués pour le déclarer


infructueux

-Conformité du dossier du concurrent attributaire

52
7- Phase Résultats de l’AO:

-Conformité du procès-verbal aux dispositions réglementaires

-Conformité des mesures prises en matière d’information des


concurrents quant aux résultats de l’A.O (délais, lettres, affichage,
publication au portail)

-Conformité du traitement des réclamations des concurrents


(respect des délais, qualité des réponses, adéquation des mesures
prises)

-Si A.O. relancé, conformité des motifs invoqués pour le déclarer


infructueux

-Conformité du dossier du concurrent attributaire

53
8- Phase Passation du marché: s’assurer de la

-Conformité du marché au cahier des charges

- Caractère légal des dispositions prévues dans le marché

-Conformité des procédures d’approbation et de visa et


habilitation des personnes

-Respect des délais et formes de notification du marché à


l’attributaire

- Existence de l’exemplaire unique enregistré et timbré

54
9- Phase d’exécution technique :
Les points de vigilance devront permettre de vérifier :
- le respect du processus de lancement :
*délai ordre de service de commencement,
* planning,
* observations du titulaire sur les documents etc…;

- la remise du cautionnement définitif (vérifier le calcul et


le délai) et des assurances;
- la qualité de suivi de l’exécution des prestations :
*Ordres de service,
*respect du calendrier d’exécution des travaux,
* PV de chantier,
* qualité d’intervention de la maîtrise d’oeuvre.

55
- l’efficacité des mesures de contrôle de la qualité des
prestations:
*assistance à maîtrise d’ouvrage,
*laboratoires, bureaux de contrôle,
* obligation d’optimisation imposée aux BET,
* surveillance etc…

- le respect des délais d’exécution :


* conformité du calcul des délais,
* cohérence des motifs d’arrêts et de reprise,
* calcul des pénalités de retard

- la conformité de la sous-traitance aux règles (plafond de


50%, capacités)

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- Conformité des quantités livrées au marché:
* métrés,
* attachements,
* situations

-Opportunité des avenants et respects des règles y


afférentes
-Respect des dispositions en matière de réception:
* partielle,
* provisoire,
* définitive
et conformité des dossiers remis (ex. plans de recollement)

-Respect des obligations de garantie

57
L’audit des Marchés Publics
AXE III
Contrôle institutionnel des opérations rentrant dans
l’exécution des MP

58
Dans une préoccupation de s’inscrire en conformité avec les exigences du contrôle
externe, Contrôle financier du MF, il est recommandé de produire les documents
et pièces dans les conditions requises ci après pour assurer un dénouement positif
à tout le processus de la Commande publique jusqu' ‘à son paiement ( base de
l’arrêté en vigueur du MF fixant la nomenclature des pièces justificatives, sachant
qu’un nouvel arrêté 2015 est en cours).
1- Marchés par appels d'offres ouverts, restreints ou avec présélection
et concours : pièces requises selon les cas:
- marché visé par le MF, lorsque le visa est requis (cf.seuil)
- acte d'engagement paraphé par les membres de la Commission ou Jury
- le ou les PV de la commission d'appel d'offres, ouverts, restreints ou avec
présélection, dûment signé (s) par les membres de la commission ;
- ordres de services dûment signés par le maître d'ouvrage notifiant
l'approbation du marché et le commencement de l'exécution des prestations (
document de base donnant la traçabilité de la durée effective d’exécution (cf.
règles des pénalités);

- ordre de service d'arrêt et de reprise de l'exécution des prestations, le cas


échéant ( document devant être signé, daté et enregistré (traçabilité);

59
-déclaration de versement du cautionnement définitif ou l'attestation de la
caution personnelle et solidaire en tenant lieu, le cas échéant ;
-caution de la retenue de garantie, le cas échéant ( en cas de garantie après
mise en service, équipement et logiciel informatique par exple);
-attachement ;
-décompte provisoire signé par le maître d'ouvrage et par l'architecte et/ou
le BET le cas échéant ;
-décompte définitif accepté par le prestataire, signé par le maître d'ouvrage
et par l'architecte et/ou le BET si ces derniers sont chargés du suivi de
l'exécution des travaux ;
-procès-verbal de réception provisoire et /ou définitive, signé par le maître
d'ouvrage, suivant que le marché prévoit ou non un délai de garantie
(réception définitive pour ce dernier);
-le bordereau des prix et le détail estimatif joints à l'acte d'engagement
pour les marchés à prix unitaires (≠ marché à prix forfaitaire) ;
-CPS et règlement de consultation lorsque le visa du marché par le
Contrôleur d'Etat n'est pas requis.

60
1.2- Cas Paiement sur la base de plusieurs décomptes:
1.2.1- Premier paiement :
Idem que pour le cas du ‘ paiement unique’ en ajoutant comme pièce
requise dans ce cas:
-le décompte n° 1 signé par le maître d'ouvrage et par l'architecte et/ou le
BET si ces derniers sont chargés du suivi de l'exécution des travaux ou
facture le cas échéant ;

1.2.2- Paiements subséquents :


Idem que pour le cas du ‘ paiement unique’ en ajoutant comme pièce
requise dans ce cas:
-les décomptes provisoires (1,2,3….) signés par le maître d'ouvrage et par
l'architecte et/ou le BET si ces derniers sont chargés du suivi de l'exécution
des travaux ou facture le cas échéant ;

1.2.3- Dernier Paiement : pièces supplémentaires requises


-décompte provisoire n° ... et dernier signé par le maître d'ouvrage et par
l'architecte et/ou le BET le cas échéant ;
-décompte définitif accepté par le prestataire, signé par le maître d'ouvrage
et par l'architecte et/ ou le BET le cas échéant ;

61
1.3-Paiement de la retenue de garantie
-décompte définitif accepté par le prestataire, signé par le maître d'ouvrage
et par l'architecte et/ou le BET si ces derniers sont chargés du suivi de
l'exécution des travaux ou facture le cas échéant ;

-procès-verbal de réception définitive signé par le maître d'ouvrage.

1.4- Retenue des pénalités de retard :


-état attestant la retenue des pénalités de retard, appuyé d'une note de
calcul.

1.5 Constitution hors délai de la caution définitive :


-décision de confiscation du cautionnement provisoire ;

-un document justifiant l'encaissement du montant correspondant à la


caution provisoire (avis de versement, relevé bancaire).

62
2- Marchés négociés :

◊ ce sont des marchés passés par voie directe, donc par dérogation au
principe de la concurrence ( consacré pour rappel par la procédure de
consultation par appel d’offres comme développé ci-avant)

◊ La dérogation est cependant cadrée par la réglementation sur les


marchés publics pour des cas exceptionnels et bien définis ( urgence,
exclusivité…) pour éviter le recours abusif à une telle procédure (cf. supra
pour rappel ppe de gouvernance portant sur la commande publique)

◊ Pièces requises selon les cas de paiements uniques ou paiements


sur plusieurs décomptes: le même référentiel de contrôle est appliqué pour
ces cas que pour les marchés par voie de consultations évoqués ci-avant en
y ajoutant les pièces spécifiques suivantes à ce niveau pour plus d’assurance
et garanties pour de tels cas exceptionnels:
- le rapport de négociation signé par le maître d'ouvrage, le cas
échéant et lorsque le visa du marché par le MF n'est pas requis ;
- le dossier administratif du titulaire du marché négocié ;
- le certificat administratif du marché pour les cas prévus par la
réglementation en vigueur ;
- PV de la commission d'appel d'offres lorsque le marché négocié est
conclu suite à un appel d'offres déclaré infructueux.

63
3- Marchés passés dans le cadre d'accords ou de conventions
conclus avec des organismes internationaux ou des Etats étrangers
ou des organismes financiers

Pièces spécifiques et complémentaires s'ajoutant, lors du premier


paiement, aux pièces justificatives exigées au niveau des points 1 et 2 ci-
dessus:

- exemplaire de l'accord ou la convention de financement dûment signé par


les différentes parties notamment le Ministère chargé des Finances ;

- tout document exigé lors du paiement des prestations, par le marché ou


par la convention de financement.

Sachant que ces marchés financés font l’objet d’un audit ( contrôle
supplémentaire et à postériori) annuel par l’IGF.

64
4- Marchés financés par crédit documentaire (accréditifs
bancaires);
Le marché étant soumis lui-même au même référentiel que pour
les marchés précédents ( cf.supra) au-delà du critère de
financement, seules les pièces spécifiques et supplémentaires
suivantes sont requises à cet effet

Pièces requise pour l’ouverture du crédit documentaire :


- lettre d'ouverture de crédit : devant comporter notamment
les mentions suivantes : banque émettrice, montant du crédit
(coût et fret ou non ) type de crédit : révocable, irrévocable,
irrévocable et confirmé;
- engagement d'importation avec notamment les mentions
suivantes: l'identité de l'importateur (acheteur), l'identité de
l'expéditeur, le régime douanier le montant en devise
- facture du fournisseur pro-forma n°... et dernière portant
notamment les mentions suivantes: l'identité du fournisseur ; le
montant et l'objet du marché,- les conditions de livraison avec
indication du montant FOB, fret, assurance etc... ;
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5- Bons de commande
En plus des marchés, les bons de commande constituent une
procédure d’exécution des prestations (travaux, services et
fournitures) pour des montants ne dépassant toutefois un certain
seuil.
Les seuils des montants des prestations à exécuter par bons
de commande étant fixés dans le règlement des marchés de
l’établissement public .
Les pièces requises dans ce cadre avant paiement :

- le bon de commande signé par l'ordonnateur ;


- la retenue de garantie selon le cas ;
- les lettres de consultation adressées au moins à trois prestataires ou
note explicative de l’Ordonnateur si difficultés de recevoir les devis ;
- les devis contradictoires (au moins 3 devis) ou note de présentation
de l'ordonnateur justifiant le non recours à la concurrence en raison
de l'impossibilité de la concurrence ou de l'incompatibilité avec la
prestation ;
- la facture ;
- le bon de réception ou le PV de réception des prestations dûment
signé par l'ordonnateur ou son délégataire ( 2 signatures au moins
sont plus indiquées).
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6 – Prestations conventionnées: Médecins, avocats…..

Les contrôles avant paiement requièrent notamment


les pièces suivantes:

- note d'honoraires ;

- convention visée par le MF lorsque le visa est requis ;

- attestation de service fait, dûment signée par


l'ordonnateur ou son délégataire

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Merci de
votre
attention

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