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Comment rédiger un

mail professionnel ?
© Malek KOHLI KALLEL
2019-2020

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Un Mail Professionnel
Le mail est une façon de communiquer d’une extraordinaire simplicité,
rapidité et efficacité.
Il est devenu le moyen le plus couramment employé pour les échanges
professionnels en tous genres.
On oublie parfois qu’il doit respecter un certain nombre de règles
d’usage et de rédaction.
La règle la plus importante est toujours la même en termes d’écrits
de travail : c’est le « profil » du destinataire qui détermine les
choix rédactionnels.

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Un Mail Professionnel

Le mail professionnel exige une communication de qualité :


vocabulaire précis, texte concis, demande claire, orthographe
irréprochable.

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L’objet du mail: de 5 mots maximum
L’objet est le texte que lira en premier votre destinataire. Et pour cause, c’est la
seule ligne qui apparaît quand on ouvre sa messagerie !

L’objet est donc à soigner. Il doit être explicite, clair et bref, en lien avec le but
du courriel (informer, aviser, inviter, inciter le destinataire à agir). Il doit
permettre à votre destinataire de tout de suite comprendre de quoi il s’agit

Idéalement, l’objet du mail est :


• Une phrase nominale (c’est-à-dire sans verbe conjugué).
• Une phrase sans article (un/une, le/la, les).
• Une phrase sans mots de liaison.
• Une phrase de 5 mots (un ou deux mots sont insuffisants).

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Exemples

« demande d’informations »
« compte rendu du séminaire des cadres »
« candidature pour un stage »
« annulation de la formation sécurité du 23
mars »
« invitation aux Portes Ouvertes du 6 juin
2016 »
« demain : coupure informatique de 8h à
10h00 »
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À noter :
• Les mails sans objet sont souvent assimilés à
des messages indésirables.
• Un mail n’a qu’un seul objet.

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Comment commence-t-on un mail ?
Les premiers mots du courriel, ceux qui permettent
la prise de contact avec le destinataire.
La formule dépend :
• De sa relation avec la ou les personnes l’émetteur
connait-il le/les destinataire (s) ? Si oui, un peu ?
Beaucoup ? Pas du tout ?).
• De la situation de communication : celle-ci se
situe dans un contexte qui pourra aller de très
formel (administration, hiérarchie) à informel
(collègues proches).
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Exemples
Bonjour Mariem (lorsqu’on s’adresse à une collègue
de travail)
Bonjour Madame (lorsqu’on s’adresse à une cliente)
Madame la Directrice (lorsqu’on s’adresse à un
supérieur hiérarchique)
Madame/Monsieur (lorsqu’on s’adresse à quelqu’un
dont on ne connait ni le nom, ni le titre)
Évidemment avec un collègue ami, le style du mail
sera souvent proche de celui de l’expression orale
: « Salut, toi ! ».
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Après la formule d’appel, il y a la première phrase du mail
Celle-ci doit avoir un lien évident avec l’objet du mail

Si le mail est un premier contact avec votre destinataire


Vous voudrez bien me faire parvenir/ communiquer …
Vous trouverez ci-joint un CV et une lettre de motivation…
Je vous prie de bien vouloir …
Je souhaite recevoir des informations …
Je me permets de vous adresser un CV et une lettre de motivation….
Le mail s’inscrit dans une relation déjà existante avec votre
destinataire
Comme convenu lors de notre rencontre,
Pour faire suite à notre entretien, …
Lors de nos derniers échanges, …

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Le corps du mail : une pyramide inversée
Un plan en pyramide inversée consiste à commencer son texte par l’information
principale du message.
L’information principale est souvent une reprise de l’objet du courriel. Les autres
informations apparaîtront ensuite par
ordre décroissant d’importance. Pourquoi ? Parce que la première partie d’une
Phrase est mieux lue que ce qui suit. Ainsi dans une phrase de 40 mots, on retient
30 % de la première partie et quasiment rien de la seconde !
Pour ce qui concerne la rédaction, le principe à retenir est un paragraphe par idée
secondaire, avec maximum quatre
paragraphes pour un même mail. Un paragraphe compte 3 à 4 lignes.
Le mail doit être rédigé :Avec des phrases courtes, Avec des phrases reliées entre
elles par des mots de liaison, Avec des phrases rédigées dans un langage courant
et professionnel : éviter le jargon et la terminologie trop technique
sauf si vous êtes certain d’être « sur la même longueur d’onde » que votre
destinataire.
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À noter qu’aujourd’hui, de plus en plus de mails
sont lus sur des smartphones. Il est alors
certain que la brièveté des phrases donnera
plus de « confort de lecture » à votre
destinataire.

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Comment finit-on un mail ?

La formule de politesse est-elle nécessaire dans un mail ?


Eh oui ! Il est important, tout comme pour la lettre
professionnelle, d’inclure une brève formule de courtoisie à
la fin du mail. L’oublier pourrait être perçu comme un manque
avéré de politesse.

La formule est à adapter à la qualité de son destinataire et


au contexte de l’échange (plus ou moins formel). Ainsi, si
« Bonne fin de journée ! » veut finir le mail à un collègue, un
« Sincères salutations » ou « Au plaisir de vous revoir » seront
plus appropriés pour un mail destiné à un supérieur
hiérarchique ou à un client (plus d’exemples à la fin de ce
billet).

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Les formules cordiales de type « salut« , « bises« ,
« amitiés« , « à plus« , « à + « , « @ plus »
sont exclusivement à réserver aux personnes
que l’on connaît particulièrement bien.

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La signature

En général, en contexte professionnel, les logiciels de courrier électronique sont


paramétrés pour insérer automatiquement une signature personnalisée à la fin
des courriels.
(- Parametre - General – Signature)
Si ce n’est pas le cas, votre signature doit comprendre vos prénom et le nom, ainsi
qu’un numéro de téléphone.

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Et pour finir…
On ne le dira jamais assez :
Attention à l’orthographe et à la syntaxe de vos mails. Même si un mail est moins
formel qu’une lettre, il doit en respecter les règles.
Éviter les mails rédigés en majuscules : les majuscules correspondent à des propos
hurlés (et donc totalement inadaptés dans un contexte de travail).
Les points d’exclamation, d’interrogation et de suspension doivent être utilisés
selon les règles traditionnelles de la ponctuation. Les « !!!!! » ou « ??!!! »
communiquent vos émotions. D’ailleurs ils sont souvent remplacés par
des émoticônes qui sont tout aussi inadaptés en milieu de travail.
Éviter le soulignement : les termes soulignés sont à réserver aux hyperliens.
Oubliez le « CDLT » pour cordialement ou « SLT » pour salutations sauf avec des
personnes que vous connaissez vraiment (mais vraiment) très bien. Pour les
autres, cela pourra être perçu comme une marque d’impolitesse.
Et enfin (surtout ?), relire le message et vérifier le/les destinataire(s) avant de
cliquer sur envoyer . 16

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Exercice 1:
Compléter le paragraphe en utilisant les mots
suivants : services - messages -
messagerie électronique - réseau
Internet
La ……………………………….. (ou Email) est l’un des
……………..…… les plus importants du
…………………......……. .
Elle permet aux usagers d’Internet d’envoyer et
de recevoir des ………..…....…… électroniques

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Exercice 2:
Remplir le tableau avec les adresses suivantes :
moez@tunet.tn - selma@gmail.com -
mail.yahoo.com -webmaster@edunet.tn

Adresse Email: Adresse Web:

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HW1
• Rédigez un mail professionnel à votre
professeur Madame Malek Kohli pour avoir
une idée sur:

- La date de l’examen
- Les chapitres a réviser
- Le style de l’examen (étude de cas, QSM)

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HW2
Rédigez un mail pour ce poste (en pièces jointe CV et Lettre de motivation)
Référence : 11407 (Offre d'emploi), Date de publication sur la page officielle de la banque
Zitouna : 19/02/2020
Entreprise : BANQUE ZITOUNA
Adresse : Z.I LE KRAM AP.TEJ EL MOLK Région : TUNIS Code postal : 2015
Téléphone : 71164000
E-mail : NEDRA.KACEMI@BANQUEZITOUNA.COM
Activité de l'entreprise : BANQUE ET ASSURANCES
Domaine : Economie, Gestion, Finances
Poste proposé : - Guichetier : - 7 postes grand Tunis - 1 poste Tabarka - 1 poste Eljem - 1 poste
Baraket essahel - 1 poste Sfax
Il sera appelé à : - Meilleur acceuil à tous les visiteurs de la banque - Renseigner les clients du
banque et orinter vers le bon interlocuteur - Prenez en charge toutes les opérations de
guichet et participerau developpement du fonds de commerc ede l'agence en améliorant
notament le taux d'équipement des clients en produits de base
- Vous avez sens de communication , de lèacceuil et de l'écoute - Vous ètes méthodiques
rigoureux , rapide et vous avez une aptitude à gérer le stress
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