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PROCEDIMIENTOS
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Procedimiento No.1
Departamento : Abastecimiento
Área/Cargo Pasos
Abastecimiento
Asistente
1- Recibe de las distintas dependencias del
A.D.N. los formularios “Solicitud de
Material Gastable y Equipo”, firmados
por los Enc. de las áreas.
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Asistente 4- Verifica si hay disponibilidad en caja
chica.
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Procedimiento No.2
Departamento : Abastecimiento
Dpto. de Abastecimiento
Secretaria 1- Recibe del Departamento de Almacén y
Suministro” original y tres copias del
formulario “Solicitud de Material
Gastable” y entrega a la Secretaria.
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Dpto.de Abastecimiento 4- Envía “Solicitud de Cotizaciones” a los
suplidores, o gestiona por fax o e-mail y
da seguimiento
Encargado de
Abastecimiento 7- Revisa, selecciona y sella conjuntamente
con el Director Financiero, la cotización
de la casa suplidora ganadora, bajo las
condiciones especificadas en el
Reglamento de Compras y Licitaciones.
15 Recoge en el formulario de
“Libramiento” la firma de autorización
del Síndico.
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Procedimiento No 3
Departamento : Abastecimiento
Encargado de
Abastecimiento 1- Recibe de Almacén y Suministro, el
original y tres copias del formulario
“Solicitud de Material Gastable y
entrega a la Secretaria.
Encargado de
Abastecimiento 3- Verifica y procede a enviar “Solicitud
de Cotización” a los suplidores
concursantes.
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4- Recibe cotizaciones en sobres lacrados y
sellados de casas suplidoras.
Encargado de
Abastecimiento 7- Levanta acta y procede a preparar
“Orden de Compras”
Comisión de Compras
Y Licitaciones 8- Firma “Orden de Compra” y entrega al
Encargado de Abastecimiento.
Encargado de
Abastecimiento 11- Recibe el formulario, “Entrada de
Almacén” más factura original, y
procede a solicitar pago ante la
Dirección Financiera.
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Contabilidad 13- Elabora Libramiento y envía expediente
a Auditoría, para su revisión final
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Procedimiento No.4
Departamento : Abastecimiento
Área/Cargo Pasos
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Síndico 5- Convoca al Concejo especificando hora y
lugar.
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Financiero 13.1 Si no hay disponibilidad, retiene el
expediente hasta disponer de los fondos
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Procedimiento No.5
Departamento : Abastecimiento
Área/Cargo Pasos
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Encargado de Abastecimiento 3-Verifica y procede a enviar solicitud
de cotización a los suplidores
concursantes
Comisión de Compras y
Licitaciones 5-Hace convocatoria mediante avisos en
periódicos, de acuerdo a las
informaciones descritas en el
Reglamento de Compras, Licitaciones y
Suministro.
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Concejo 11- Revisa expediente, elabora
resolución y la envía al Encargado de
Abastecimiento vía Director
Administrativo.
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Financiero 18.1 no hay disponibilidad,
retiene el expediente hasta
disponer de los fondos.
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Procedimiento No.6
Título del procedimiento : Recepción de Materiales y/o Equipos
Departamento : Abastecimiento
Área/Cargo PASOS
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Enc. Almacén y Suministro 6- Envía factura, Orden de Compra, y
Recepción de Almacén al Encargado de
Abastecimiento para enviar a la Dirección
Financiera.
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Procedimiento No.7
Departamento : Abastecimiento
Dpto. de Almacén
Y Suministro
(Auxiliar de almacén) 1-Recibe de las distintas dependencias
del A.D.N. original y tres copias del
formulario “Solicitud Material
Gastable” al almacén.
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Auxiliar 4-Prepara “Salida de Almacén”en
original y dos copias, desglosa
expediente y archiva original y copia
sellada y firmada.
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Procedimiento No.8
Departamento : Abastecimiento
Políticas de Operaciones
• Cada vehículo deberá tener una ficha con su historial en la cual se indicará
la numeración de las gomas y baterías instaladas y de los repuestos,
lubricantes y
Combustibles consumidos.
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PROCEDIMIENTO
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RECOMENDACIONES
Para los procesos de Adquisición y Despacho de Combustibles y de
Repuestos, Gomas y Lubricantes.
9. Cada vehículo debe tener una ficha con su historial y en esa ficha se indique la
numeración de cada goma y bateria asignadas e historial de lubricantes y combustibles
consumidos.
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Procedimiento No.9
Título del Procedimiento : Adquisición Control y Despacho
de Repuestos y Lubricante
Departamento : Abastecimiento
Políticas de Operaciones
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PROCEDIMIENTO
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Procedimiento No 10
Dirección : Administrativa
Área/Cargo Pasos
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Director Administrativo 6- Revisa expediente y recoge firmas.
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Procedimiento No. 11
Dirección : Administrativa
Área/Cargo Pasos
4- Gestiona convocatoria a la
Comisión mediante nota interna,
especificando lugar y hora.
Comisión de Compras
y Licitaciones 5- Revisa expediente, aprueba o
desaprueba y entrega al Director
Administrativo.
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Encargado de Abastecimiento 6- Levanta acta y distribuye las
copias a los miembros de la
comisión.
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Procedimiento No.12
Dirección : Administrativa
Área/Cargo Pasos
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Concejo 5- Revisa expedientes, aprueba o
desaprueba, elabora resolución y
envía al Director Administrativo.
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Procedimiento No.13
Dirección : Administrativa
Área/Cargo Pasos
Comisión de Compras y
Licitaciones 5- Hace convocatoria mediante avisos en
periódicos de acuerdo a las
informaciones descritas en el
Reglamento de Compras y Licitaciones.
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Director Administrativo 6- Recibe propuesta de los solicitantes en
sobres lacrados y sellados y envía a
Tesorería para que efectúen el pago por
derecho a licitación.
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FORMULARIOS
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ANEXOS
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RECOMENDACIONES
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