Section 2 

: les outils d'analyse et d'évaluation du contrôle

interne
2.1 : l'entretien

Elle consiste en une conversation avec les responsables et leurs collaborateurs sur la base d'un
guide d'entretien. Il s'agit pour l'auditeur de connaître les étapes des procédures en
interrogeant les différents interlocuteurs sur les moindres détails concernant la réalisation de
leurs tâches respectives.

2.2 : L'analyse des circuits par diagrammes

Un diagramme est un mémorandum descriptif. Il permet de schématiser les cycles

d'opérations par des symboles suivants l'organisation administrative. Il affiche une suite
d'opérations faisant apparaître les différents documents, postes de travail, les décisions, les
responsabilités et les opérations.

C'est la rédaction schématisée de la procédure qui constitue une base pour les tests de
conformité. Les tests de conformité faut il le rappeler, servent à vérifier que les procédures
sont bien appliquées.

Bien que la présentation du diagramme puisse varier d'un auteur à un autre, l'on retiendra
deux modèles de présentation :

· Le diagramme vertical

· Le diagramme horizontal

Le diagramme vertical (exemple voir annexe 1): le circuit des documents est présenté
verticalement et les services, séparés par un trait horizontal, sont placés les uns en dessous des
autres.

Le circuit du document est fait selon l'ordre chronologique, c'est-à-dire, depuis sa création
jusqu'à son archivage ou sa destruction.

Le diagramme horizontal (exemple voir annexe 2): la présentation suit le même principe que
celui du diagramme vertical. Toutefois, la circulation des documents entre les services qui
sont juxtaposés les uns à côté des autres se fait horizontalement.

2.3 : Les questions et guides opératoires

Les questionnaires servent d'étalon à l'auditeur. Ils lui permettent, grâce à un grand nombre
d'interrogations précises, d'évaluer si les procédures de l'entreprise auditée remplissent les
objectifs fondamentaux du contrôle interne, en décelant ses forces et ses faiblesses.

Les questionnaires se présentent habituellement sous deux formes : l'une simplifiée qui ne
motive pas d'autres réponses que le oui ou le non, est appelée questionnaires fermés, et l'autre
plus complète, qui entraîne nécessairement des observations détaillées, est dénommé
questionnaires ouverts.
Les questionnaires sont établis à l'aide de guides opératoires afin qu'aucune question
essentielle ne soit omise. Les questionnaires doivent être adaptés à la taille et à l'activité de
l'entreprise. En se servant des guides opératoires comme questionnaire (ce qui est parfois le
cas), l'auditeur peut se surprendre en train de poser des questions inadaptées. La liste des
contrôles possibles établie par la compagnie nationale des commissaires aux comptes dans
l'encyclopédie des contrôles comptables, est établie par cycle et permet de réaliser une analyse
quasi exhaustive des procédures de contrôle interne.

2.4 : Les grilles d'analyse de contrôle interne

Les grilles d'analyses de contrôle interne servent à détecter les cumuls de fonction. Il s'agit des
tableaux à double entrée qui permettent de décomposer la procédure en différentes opérations
assumées par les agents ou les services de l'entreprise. Dans la démarche de l'auditeur, cette
étape revient à identifier les forces et les faiblesses du système examiné.

Cette évaluation peut se faire soit dans un rapport de synthèse, soit par un tableau d'évaluation
du système précisant l'impact des faiblesses sur les états financiers, les incidences sur la
révision ou les recommandations à faire pour améliorer le système.

2.5 : Le test de conformité ou de compréhension

Le test de conformité ou de compréhension des procédures et des points clés mis en place est
juste. Il consiste à:

· mettre en oeuvre des tests de cheminement permettant de dérouler une procédure complète à
partir de quelques opérations sélectionnées ;

· réaliser des tests spécifiques sur des procédures particulières paraissant peu claires ;

· opérer en présence des acteurs intéressés la restitution de la description, en vue de recueillir

leurs commentaires. Cette formule présente l'avantage de la simplicité et implique d'avantage
les audités aux travaux de l'auditeur. Elle permet de surcroît, de garantir à l'auditeur qu'il n'a
pas oublié un point important.

Après avoir évalué l'existence d'un dispositif de contrôle interne, l'auditeur testera si ce
dispositif est appliqué de manière permanente.

2.6 : Le tableau d'évaluation du système

Ce tableau qui résume l'ensemble des constats (forces et faiblesses) décelés à l'aide des
différents outils développés plus haut (les tests de conformité, mémorandums descriptifs, le
diagramme de circulation, les questions et guides opératoires, les grilles d'analyse) intègre les
analyses suivantes :

· Les forces du système de contrôle,

· Les faiblesses du système de contrôle,

· Les effets possibles de ces faiblesses,

· L'incidence des faiblesses sur les états financiers,

· L'incidence des faiblesses sur le programme d'audit des comptes,

· Les recommandations à faire à l'entreprise.

DEUXIEME PARTIE : CAS DU CYCLE DE REVENUS DE ONLINE Création

a) Procédures opérationnelles du cycle de revenus de Online Création

Réception et acceptation des bons de commande

La demande de prestations se fait par tous moyens à la disposition du client (fax ; téléphone,
visite, etc.). L'agent commercial établit un devis ou une pro forma, suivant le barème et le
type de prestation, qui est soumis à l'appréciation du client.

Ce dernier après approbation du devis ou pro forma, envoie le bon de commande accompagné
de l'acompte.

Traitement de la commande

A la suite de l'accord obtenu du client matérialisé par le bon de commande, la direction se

charge d'organiser les travaux. Elle établit une autorisation d'exécution des travaux en trois (3)
exemplaires, un transmis pour exécution , un transmis au secrétariat en attente de facturation ,
le troisième est conservé par la direction et classé dans le dossier du client.

Suivant le type de commande, les travaux sont affectés soit au Graphiste soit au Paoliste,
donnant naissance à des supports films ou Cd-rom qui sont envoyés à l'imprimeur.

Les travaux commandés à l'imprimeur se font par Bon de Commande ou Lettre de Commande
Online Création.

Les travaux d'imprimerie sont suivis par l'agent commercial qui rend compte de l'évolution à
la Direction, jusqu'à la livraison des commandes.

Livraison de la commande

Toute réalisation de prestation est validée par un bordereau de livraison. Celui-ci est déchargé
par le client pour attester la réception des travaux effectués par Online Création.

Facturation

Après l'autorisation et l'acceptation du client, les doubles des bordereaux sont adressés à la
Secrétaire pour facturation aux clients.

Ils sont établis en trois (3) volets dont la répartition est la suivante :

· le 1er volet est conservé par l'exécuteur des travaux,

· le 2ème volet avec un exemplaire de la facture est conservé à la Comptabilité Générale pour
enregistrement (secrétariat),

· le 3ème volet au dossier du client.

Les factures sont établies en trois (3) exemplaire par la Direction et ventilées comme suit :

· un (1) exemplaire au client,

· un (1) exemplaire à la comptabilité,

· un (1) exemplaire au dossier du client

Les documents servent à l'établissement des factures sont :

· les devis indiquant les conditions générales de prestations,

· les offres de travaux,

· les bordereaux de livraison

Les factures après leur établissement font l'objet d'un contrôle arithmétique et de conformité
de l'assistant comptable. Les factures contrôlées et approuvées doivent être transmises le plus
rapidement possible aux clients. Le courrier/ coursier est chargé de cette transmission.

La facture comporte les mentions suivantes conformément aux dispositions du code général
des impôts (CGI, art 223 et suivants) :

· numéro d'ordre chronologique et séquentiel,

· nom et raison sociale du client,

· adresse de facturation,

· numéro du compte contribuable,

· date de facturation,

· numéro du bon de commande (contrat, convention ou cahier des charges),

· numéro du bon de livraison ou attestation de réception de travaux,

· quantité et/ ou désignation des prestations fournies,

· prix unitaire des prestations et montant total de la commande,

· taux et montant de la remise commerciale,

· taux et montant de la remise exceptionnelle pour paiement au comptant,

· montant hors taxe de la facture,

· taux et montant de la TVA et de l'ASDI,

· montant net à payer (TTC) en chiffres et en lettres,

· visa de la direction ou de toute personne habilitée,

· mention du régime d'imposition de la société et du centre des impôts

Suivi des créances - Recouvrement

Le client de Online Création peut être une personne physique ou morale. Toute personne
physique ou morale effectuant des activités avec Online Création dispose d'un compte
commercial.

A cette occasion , il est ouvert une fiche signalétique du client permettant d'obtenir les
informations générales sur ce tiers et un dossier individuel regroupant un ensemble d'éléments
internes et externes (double des factures émises réglées,contrats ,attestation de réception de
travaux, services, etc. .) .

Deux modalités de règlement sont retenues par Online Création :

· 50% à la commande,

· Le solde à la livraison.

Les conditions de règlement constituent un engagement contractuel du client rappelé sur

toutes les factures émises. Le suivi du respect de ces modalités incombe à l'agent commercial.

Le suivi comptable des comptes clients entre dans le cadre des travaux comptables décrits au
paragraphe ci-dessous et dans la rubrique traitement comptable.

Les comptes clients se caractérisent par une codification à 6 chiffres.

Par ailleurs, les 3 premiers caractères indiquent la catégorie des clients qui sont les suivants :

· 411 : Clients ordinaires

· 416 : Clients douteux et litigieux

· 418 : Clients, produits à recevoir

La comptabilité à travers la trésorerie est chargée de suivre le règlement des créances clients.
Elle monte un dossier de contentieux après une procédure de relance. La procédure de relance
consiste en un nombre d'action qui sont :

· les courriers d'avertissements,

· les appels téléphoniques,

· les propositions d'échéanciers effectués par la trésorerie avec l'approbation de la Direction.

La procédure de relance s'étend sur une période de trois (3) mois, au terme de laquelle elle
monte le dossier de contentieux qu'elle transmet à la Direction. le dossier de contentieux
comprend :

· les factures client, objet du litige,

· les relances.

b) Procédures comptables du cycle de revenus de Online Création

Contrôle des factures de ventes

Le processus de comptabilisation est entièrement manuel. En conséquence, une attention

particulière est accordée aux contrôles arithmétiques des factures et aux vérifications de
concordance entre les factures et les prestations concernées.

Comptabilisation des factures de ventes

Le système de traitement utilisé est informatisé, la comptabilisation des ventes et le suivi des
créances de Online Création a recours aux supports suivants :

· un journal des ventes, reprenant de manières journalières et chronologiques les factures de

ventes et services dûment contrôlées et approuvées,

· une balance auxiliaire des clients mise à jour régulièrement en fonction des factures de
ventes émises et des règlements reçus des clients,

· des dossiers individuels de clients contenant les doubles des factures émises réglées ou en
instances de règlement.

Le système automatisé mis en place assure simultanément les traitements suivants :

· facturation (logiciel de gestion commerciale interfacé avec le logiciel comptable),

· enregistrement des factures,

· édition de la balance individuelle des clients

Comptabilisation des règlements des clients

Ce système automatisé élimine les duplications de taches (comptabilisation des factures et

report dans les comptes individuels de clients) qui caractérisent le système manuel.

Il assure la rapidité des traitements et limite les risques d'erreurs inhérents au traitement
manuel des opérations.

Les écritures sont passées en opérations selon le schéma suivant au journal :

411 Compte clients

706 Services vendues

443 Etat, TVA facturée

Suivi des comptes clients

Cette activité confiée au comptable est placée sous la supervision de la direction. C'est un
moyen de contrôle dont le but est de permettre la justification du solde du compte de tiers à un
moment donné. Ce contrôle est mensuel pour les soldes à plus de cinq (5) millions de FCFA
et trimestriel pour l'ensemble des comptes clients (y compris les comptes à soldes nul).

Evaluation du portefeuille - clients

En fin de période, plusieurs travaux sont réalisés en vue de la détermination de la correcte

évaluation des ventes et des créances clients. A titre principal, nous citons les travaux
suivants :

· Respect de la séparation des exercices ou des périodes comptables (la césure)

Suivant les règles comptables généralement admises, sont rattachées à une période comptable,
exclusivement les opérations passées au cours de ladite période. En conséquence, il y a lieu de
corriger le niveau des produits en intégrant les prestations réalisées non encore facturées et en
excluant les prestations comptabilisées mais non effectuées.

· Le lettrage ou l'analyse de soldes

Les analyses de solde doivent être disponibles dix (10) jours après la fin de la période
concernée. Les analyses donnent lieu au lettrage des différentes opérations dont le
dénouement correct a pu être constaté. Une opération est correctement dénouée si le
règlement de la créance est équivalent à la créance prise en comptabilité. Lorsque le lettrage
est correctement effectué, l'analyse du compte client correspond au grand-livre (tirage des
opérations non lettrées uniquement) du compte client concerné.

A ce document, il y a lieu de joindre une copie des factures concernées. Les fiches d'analyse
de compte sont visées par le comptable.

· La demande de confirmation directe de solde

C'est un moyen de contrôle qui vise à rapprocher les données comptables selon deux (2)
sources qui sont la comptabilité de Online Création et les livres du tiers concerné.

La mise en oeuvre de cette technique sera effectuée semestriellement, par la Comptabilité,

pour les comptes de soldes supérieurs à 5 millions de francs CFA.

La demande de confirmation directe de solde est un courrier demandant au tiers de confirmer

le solde des opérations passées avec lui dans ses livres. Cette lettre, signée par la Direction
doit être accompagnée d'un relevé de comptes et d'une enveloppe affranchie au tarif en
vigueur
· Le déclassement des créances ordinaires en créances douteuses ou litigieuses

A la fin de chaque mois, les créances de plus d'un (1) an d'âge à la date d'échéance de la
facture sont déclassées dans les comptes de créances douteuses. Il en est de même pour toutes
les créances faisant l'objet de contestation par les tiers.

Section 2 : Confirmation de la compréhension du système

2.1 : Test de conformité

Questions Réponses
Quels sont les contrôles clés liés au cycle des revenus de -le contrôle de la budgétisation des
Online Création ? ventes,

-le contrôle de l'agrément des

nouveaux clients,

-le contrôle de la mise à jour de la

situation des clients,

-le contrôle du suivi des clients,

-le contrôle du recouvrement des

créances,

-la comptabilisation des factures de

ventes.
Quels sont les documents relatifs au cycle de revenus de -le bon de commande,
Online Création ?
-L'autorisation d'exécution des
travaux,

-les bordereaux de livraison,

-les factures,

-le journal des ventes,

-une balance auxiliaire,

-les dossiers individuels des clients.

Quels sont les documents et supports de transmission -le bon de commande ou lettre de
utilisés par Online Création dans le cadre des travaux en commande Online Création,
externe ?
-les supports films ou CD-Rom.
Quels sont les documents entrant dans le processus -les devis indiquant les conditions
d'établissement d'une facture ? générales de prestations,
 -les offres de travaux,

-les bordereaux de livraison.

A quoi sont destinés chacun des (3) trois exemplaires - un exemplaire au client,
d'une facture établie ?
-un exemplaire à la comptabilité,

-un exemplaire au dossier du client

Qui signe la facture, le bon de commande et le bon de -la Direction
livraison ?

Section 3 : Evaluation préliminaire du contrôle interne

3.1: Questionnaires de contrôle interne

QCI OUI NON N/A

RISQUE LIÉ À L'ENVIRONNEMENT GÉNÉRAL DE CONTRÔLE X X X
INTERNE
X X X
La direction est-elle consciente de la nécessité d'un contrôle interne
performant? X X

Y a-t-il un manuel de procédures ? X

RISQUE LIÉ AU CYCLE VENTES/CLIENTS X

Existe-t-il des bons de commande clients ? X

Le budget des ventes est-il éclate par mois ou période et par centres d X
intérêts ?
X
Les factures numérotées sont-elles numérotées séquentiellement?
X
Les commandes non livrées font-elles l'objet d'un suivi ?
X
Les livraisons sont-elles rapide ment effectuées des après l acceptation de la
commande ? X

La facturation est-elle établie dans les meilleurs délais après l'expédition des X
marchandises ?
X
Y a-t-il un rapprochement entre les expéditions et la facturation ?
X
L'acceptation des nouveaux clients se fait-elle sur la base de leur solvabilité
et des renseignements recueillis auprès de tiers ayant traités avec eux?

Envoie t-on périodiquement des relevés de comptes aux clients ?

Y a-t-il un suivi régulier de la durée du crédit client global par un

responsable compétent et clairement défini ?

Y a-t-il un suivi régulier de la valeur des retards de règlement par un

responsable compétent et clairement défini ?

Y a-t-il un suivi régulier du montant des créances douteuses par un

responsable compétent et clairement défini ?
3.2.: Grille de séparation des fonctions

Nature
Servicce
Activités De la Direction Secrétariat Comptabilité Graphisme PAO
Commercial
Fonction
Gestion C X X X X X X
commerciale
C X X X X
Gestion
financière C X X X

Gestion Déc. X X X
production
C X X
Gestion
administrative C X X

Respect des C X
délais de
traitement Dét.
Suivi des Déc.
clients
Déc.
Suivi des
travaux C

Gestion caisse C

Examen de la Enr.
solvabilité des
clients Enr.

Facturation Enr.

Contrôle bon C
de livraison
Enr.
Contrôle
commande E

Tenue du C
journal des
ventes C
3.3 : Tableau d'évaluation provisoire du contrôle interne du cycle revenu

Points forts apparents Points faibles

- La valorisation de la mise en place - Un cumul des fonctions
d'un manuel de procédures
- Absence d'étude préalable de la situation des
- La mise a jour des dossiers des clients nouveaux clients avec des tiers ayant traité
auparavant avec eux
- Le respect des délais de livraison et de
facturation - Une non- affectation de numéro d'ordre
séquentiel aux factures,
- La livraison rapide des commandes
- Absence d'un suivi efficace du budget
- L'établissement de la facture dans de brefs
délais

- Le suivi régulier des créances par des

services compétents

- Le respect d'une politique de recouvrement

- Le contrôle de cohérence de la
liasse « Facture - Bordereau de Livraison -
Bon de commande »

- Un envoi périodique des relevés de

comptes aux clients

Section 4  Confirmation de l'application des points forts

4.1 : Test de permanence

Notre test a surtout porté sur la mise à jour des soldes des clients qui pour nous englobe la
plupart des procédures du cycle de revenus de Online Création, son application en
permanence pourrait forcément impliquer l'application des autres procédures de ce cycle.

Concernant les soldes à plus de cinq (5) millions de FCFA

APPLICATION
PERIODE OBSERVATIONS
oui non
Janvier û Mise à jour faite
Février û Mise à jour faite
Mars ü Mise non faite mais reportée au mois suivant
Avril û Mise à jour faite
Mai û Mise à jour faite
 Juin û Mise à jour faite
Juillet û Mise à jour faite
Août û Mise à jour faite
Septembre û Mise à jour faite
Octobre û Mise à jour faite
Novembre û Mise à jour faite

Décembre û Mise à jour faite

Concernant l'ensemble des comptes clients y compris ceux à soldes nuls

APPLICATION
PERIODE OBSERVATIONS
oui non
Mars û Mise à jour faite
Juin û Mise à jour faite
Septembre û Mise à jour faite

Décembre û Mise à jour faite

û Test satisfaisant

ü Test non satisfaisant

Section 5: Evaluation définitive du contrôle interne du

cycle de revenus
5.1: Points forts définitifs du système

Apparemment, le système mis en place au sein de Online Création laisse transparaître des
points forts, tels que:

· la valorisation de la mise en place d'un manuel de procédures,

· la mise a jour des dossiers des clients,

· le respect des délais de livraison et de facturation,

· la mise en place d une politique de recouvrement,

· la livraison rapide des commandes,

· l'établissement de la facture dans de brefs délais,

· le suivi régulier des créances par des services compétents,

· le respect d'une politique de recouvrement,

· le contrôle de cohérence de la liasse « Facture - Bordereau de Livraison - Bon de

commande »,

· un envoi périodique des relevés de comptes aux clients.

Cependant, comme tout système, il connaît des limites.

5.2: Points faibles définitifs du système

En effet, des analyses précédentes, on constate:

· un cumul des fonctions,

· absence d'étude préalable de la situation des nouveaux clients avec des tiers ayant traité
auparavant avec eux,

· absence de numéro d'ordre séquentiel aux factures,

· une absence de budgétisation des ventes.

5.3 : Tableau d'évaluation définitif du contrôle interne du cycle de revenu

Points forts Points forts non Points faibles

appliqués
- Le respect des délais de livraison et de Néant - Un cumul des fonctions
facturation
- Absence de procédure
- L'existence d'une politique de recouvrement d'acceptation des clients

- Le suivi régulier des créances par des - absence de numéro d'ordre

services compétents séquentiel aux factures

- Le contrôle de cohérence de la - absence de budgétisation

liasse « Facture - Bordereau de Livraison - des ventes
Bon de commande »

- Un envoi périodique des relevés de comptes

aux clients

Section 6 : Recommandations

6.1 : Absence de numéro d'ordre séquentiel affecté aux factures

Constat 

Les factures numérotées ne le sont pas séquentiellement.

Risques et incidences liées :

Omission de facturation difficilement détectable.

Suggestions :

Nous proposons que pour mieux vérifier les factures, un numéro d'ordre séquentiel soit
attribué à chaque facture, en plus du numéro de la facture.

6.2 : Un cumul des fonctions au niveau de la Direction, du Secrétariat, du Service

Commercial et de la Comptabilité

Constat

Chaque intervenant des services ci-dessus cités, cumule au moins deux fonctions distinctes
dans l'exécution de ses tâches.

Risques et incidences liées

Un risque de dissimulation d'erreurs involontaires ou d'irrégularités intentionnelles.

Suggestions

Nous préconisons une bonne séparation des fonctions qui évite de commettre des erreurs et de
pouvoir les masquer (prévention de fraude).

6.3 : Absence de procédures d'acceptation des clients

Constat

L'acceptation des clients n'est pas précédée par une étude de leur situation financière.

Risques et incidences liées

Insolvabilité du client.

Suggestions

Nous suggérons à la société de mettre en place une procédure d'acceptation des clients. Cette
procédure pourra comporter des renseignements recueillis auprès des tiers ayant traité
auparavant avec les nouveaux clients

6.4 : Absence d'un suivi efficace du budget

Constat

Nous avons noté que le budget des ventes n'est pas éclaté par période et par centre d'intérêt.

Risques et incidences liées

Cette situation pourrait conduire à un déséquilibre budgétaire au niveau du chiffre d'affaire de
la société. Par ailleurs, il ne sera pas facile de situer les responsabilités face à un déficit de
chiffre d'affaire par rapport aux prévisions.

Suggestions

Nous proposons l'éclatement du budget des ventes par période et par centre d'intérêt
accompagné d'un contrôle budgétaire efficace afin d'expliquer régulièrement les écarts
budgétaires. Cela pourrait avoir pour avantage d'anticiper les déficits de chiffre d'affaire par
rapport aux prévisions et permettre de prendre les mesures correctives nécessaires comme la
révision du budget général de la société.