1- COLLECTE DES INFORMATIONS : __________________________________________________ 7
2- CONTROLE DE COHERENCE DES INFORMATIONS : ____________________________________ 7
3- ENREGISTREMENT DES ECRITURES : _______________________________________________ 7
4- ANALYSE DES COMPTES : ________________________________________________________ 7
5- ETABLISSEMENT DES ETATS FINANCIERS : ___________________________________________ 8
IV- APPRECIATION GLOBALE DU PROCESSUS _________________________________ 8
1- NIVEAU DE MAITRISE DES FLUX ENTRANTS ET SORTANTS : _____________________________ 8
2- ARTICULATION COMPTABILITE GENERALE ET AUXILIAIRE : ______________________________ 9
3- QUALITE DES INTERFACES : ______________________________________________________ 9
4- QUALITE DE LA PISTE D’AUDIT ET DES DONNEES :_____________________________________ 9
5- PROTECTION DES DONNEES ET DES TRAITEMENTS : ___________________________________ 9
RAPPORT SUR LE PROCESSUS D’ELABORATION ET DE VERIFICARION DE L’INFORMATION COMPTABLE ET FINANCIERE
Exercice clos le 31 décembre 2016
Aux termes des dispositions de l’instruction N° 2016-I-16 du 27 juin 2016 relative aux documents prudentiels annuels à communiquer par les organismes assujettis au contrôle de l’ACPR relavant du régime dit « Solvabilité II » et de l’article R341-9 du code des assurances, le présent rapport est établi pour rendre compte du processus d’élaboration et de vérification de l’information comptable et financière.
I- PRINCIPES GENERAUX
L’information comptable et financière est traitée par le Service Comptable en tenant compte des modifications législatives intervenues au cours de l’exercice au niveau comptable, fiscal, réglementaire, etc. En effet, la veille permanente permet au service comptable d’anticiper les besoins nécessaires à l’établissement des comptes annuels et de la liasse fiscale.
Depuis le 1er janvier 2012, l’Institution est assujettie à l’impôt sur les sociétés. Cette imposition à l’IS et à la CET (contribution économique territoriale) a été progressive sur plusieurs années. L’institution est totalement imposable depuis 2015.
Les comptes annuels de l’exercice sont établis conformément aux normes, méthodes comptables généralement admis en France et aux dispositions de l’ordonnance N° 2015-378 du 2 avril 2015, du décret N° 2015-513 du 7 mai 2015 et de l’arrêté du 30 décembre 2015, en respectant les principes suivants : • prudence ; • exhaustivité ; • continuité d’exploitation ; • indépendance des exercices, etc.
Pour rendre compte de sa situation comptable, l’Institution a opté pour des arrêtés comptables réguliers : • au 30 juin ; • au 30 septembre ; • et annuel au 31 décembre.
Pour rendre compte de sa situation financière, l’Institution effectue des reportings remis aux administrateurs à chaque réunion des Instances.
Le processus d’élaboration et de traitement de l’information comptable et financière est
évoqué ci-après d’une manière synthétique.
5 II- PROCEDURE DE GESTION COURANTE
1- Enregistrement des flux :
Au cours de l’exercice, tous les flux sont transcrits dans le logiciel comptable (WHIPCOMPTA : applicatif développé sur ISeries) concernant : • les cotisations ; • les placements ; • les prestations ; • les immobilisations ; • les achats.
Pour assurer une transcription fidèle des opérations, le responsable du service comptable veille à : • l’enregistrement correct des cotisations ; • l’identification et le suivi des engagements de l’Institution ; • l’enregistrement correct des opérations de trésorerie ; • l’analyse fiscale des opérations, etc.
2- Réconciliation des comptes :
Le Service Comptable effectue régulièrement les tâches suivantes :
• rapprochement des cotisations encaissées et des bordereaux d’appel de cotisations ; • contrôle annuel du bordereau récapitulatif d’appel de cotisations (13ème bordereau) et des encaissements sur l’exercice comptable ; • gestion de la trésorerie quotidienne en valeur jour pour déterminer les sommes destinées aux placements ou au financement des dépenses ; • contrôle du paiement des prestations à chaque échéance ; • vérification mensuelle de la comptabilité auxiliaire et de son transfert en comptabilité générale ; • analyse régulière des autres comptes. Une réconciliation finale est effectuée à chaque arrêté comptable. III- PROCEDURE D’INVENTAIRE
Le Service Comptable, pour établir les comptes de chaque arrêté, procède de la manière suivante :
1- Collecte des informations :
1-1- Informations internes :
Avant chaque arrêté, le Service Comptable adresse une demande d’informations servant à l’établissement des comptes, aux différents services. Elles peuvent concerner à titre d’exemple : • les provisions techniques, engagements de retraite, etc ; • les engagements hors bilan ; • l’état des stocks, etc.
1-2- Informations externes :
Il s’agit principalement des données bancaires nécessaires à l’établissement des
comptes annuels et du rapport sur les placements financiers.
2- Contrôle de cohérence des informations :
Le Service Comptable effectue un contrôle de la qualité des informations transmises et de
leur cohérence par rapport à l’exercice précédent.
3- Enregistrement des écritures :
Le service comptable procède à l’enregistrement des écritures d’inventaire dans le logiciel
comptable. Il renseigne le dossier de révision et documente le dossier permanent.
4- Analyse des comptes :
A l’issu de l’enregistrement des écritures d’inventaire, le service comptable procède aux
travaux suivants : • analyse intégrale des comptes ; • rapprochement de la DADS et du livre de paie ; • circularisation des banques et des avocats pour les affaires en cours, à la demande des commissaires aux comptes.
7 5- Etablissement des états financiers :
Après justification de tous les comptes, vérification de la balance détaillée après inventaire et validation définitive des comptes par les commissaires aux comptes, le service comptable procède à la mise en forme des états financiers (bilan, compte de résultat et annexes).
En plus des comptes de l’exercice et de la liasse fiscale, l’information comptable et
financière est complétée par les rapports suivants : • Etats nationaux spécifiques (ENS) ; • Rapport régulier au contrôleur (RSR) ; • Rapport de gestion, etc.
D’une manière générale, les travaux de production de l’information comptable et financière
sont menés avec des normes internes de formalisation et de traçabilité comparables aux normes de travail d’un expert-comptable.
Les Commissaires aux comptes interviennent au moins deux fois dans l’année. Ils procèdent à une analyse des comptes de l’exercice clôturé et une appréciation du contrôle interne qui donnent lieu à l’établissement de rapports destinés à la Direction Générale et aux Administrateurs.
L’ensemble des états comptables et financiers est revu par le Directeur Général avant leur transmission au Conseil d’Administration.
Les comptes de l’exercice 2015 ont été certifiés par les Commissaires aux comptes. Les états comptables et financiers ont été approuvés par la Commission Paritaire du 26 avril 2016.
IV- APPRECIATION GLOBALE DU PROCESSUS
Les appréciations récoltées se focalisent sur des éléments importants du processus
d’élaboration de l’information comptable et financière.
1- Niveau de maîtrise des flux entrants et sortants :
Le niveau de maîtrise des flux internes et externes est raisonnable dans la mesure où des contrôles mensuels (comptabilité prévoyance etc.) et des contrôles au cours des cut-off sont mis en place. De plus, la liste d’erreurs éditée par le système comptable est analysée préalablement à l’établissement des comptes annuels ou d’autres états. Ce contrôle permet de s’assurer de la reprise de tous les comptes dans les états annuels (bilan et compte de résultat). 2- Articulation comptabilité générale et auxiliaire :
Des contrôles mensuels de la comptabilité prévoyance (auxiliaire) sont mis en place par le service comptable afin de détecter les anomalies et d’effectuer les corrections.
3- Qualité des interfaces :
Les comptes d’interface entre les systèmes de gestion et comptable, ont été préalablement validés par le Responsable du Service Comptable. Néanmoins, des contrôles mensuels de la comptabilité prévoyance et des paiements sont effectués avant déversement de ceux-ci.
En revanche, le logiciel de gestion des immobilisations n’est pas interfacé avec le système comptable. Une écriture manuelle en opérations diverses est enregistrée à chaque arrêté de comptes.
Par ailleurs, la liasse fiscale est gérée totalement dans un logiciel dédié par importation de la balance du logiciel comptable. Les comptes annuels seront également traités de la même manière dans l’avenir. Dans tous les cas, les documents établis par le service comptable font l’objet d’un contrôle systématique avant diffusion.
4- Qualité de la piste d’audit et des données :
Le dossier de contrôle et les justificatifs d’établissement des comptes annuels permettent
de tracer chaque opération issue d’une information interne ou externe.
Afin d’assurer une qualité optimale des données, le Directeur Général avait missionné, à la fin de l’exercice 2013, le cabinet Umanis pour mettre en place le dictionnaire des données au sein de l’Institution. De plus, l’audit de la qualité des données est l’une des priorités indiquée par la Direction Générale à l’auditeur interne depuis l’embauche de ce dernier.
5- Protection des données et des traitements :
La sécurité des données et des traitements fait l’objet d’une attention particulière. Le contrôle des habilitations d’accès aux systèmes comptable et de gestion est effectué au moins une fois par an. De son côté, le service informatique veille à garantir : • la sécurité et la restauration si nécessaire des données informatiques ; • la protection des services connectés contre les accès non autorisés ; • les contrôles nécessaires pour sauvegarder la confidentialité, l’intégrité et l'authenticité des données passant par des réseaux publics et pour protéger les systèmes connectés ; • la disponibilité des services et des systèmes connectés, etc.
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