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SOMMAIRE 2
INTRODUCTION 3
VI. ANNEXES
Le présent manuel des procédures est destiné à répondre aux exigences de bonne
administration exprimées par le Gouvernement de la République Démocratique du
Congo en matière de gestion de ressources.
Ainsi, pour répondre aux exigences de transparence dans la gestion et d’un meilleur
traitement des opérations administratives, comptables et financières, il a été élaboré
les présentes procédures de gestion.
Ce manuel est appelé à évoluer dans l’optique d’une constante amélioration tenant
particulièrement compte des changements et des exigences inhérentes à la structure
et au fonctionnement du Guichet Unique de Création d’Entreprise.
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Initialement créé par le Décret n°12/045 du 1er novembre 2012, le Guichet Unique de
Création d’Entreprise est actuellement régi par le Décret 14/014 du 8 mai 2014. Il
constitue l’une des manifestations palpables de l’engagement du Gouvernement de
la République Démocratique du Congo d’améliorer le climat des affaires et des
investissements, faisant suite à son adhésion, peu avant, au Traité du 17 octobre
1993 relatif à l’harmonisation du droit des affaires en Afrique tel que révisé à Québec
le 17 octobre 2008.
1.1. Missions
Et plus spécifiquement :
Recevoir les demandes de création d’entreprise et de modification des actes,
y compris celles introduites par voie électronique et les procès- verbaux des
entreprises ;
Procéder, dans les conditions de transparence, d’efficacité et de célérité, à
l’accomplissement de toutes les formalités de création d’entreprise, de
modification des actes des entreprises, d’installation de filiales,
représentations ou succursales, de radiation de l’immatriculation d’entreprises
et
Rassembler et délivrer tous les documents relatifs aux formalités ci-dessus.
i. La Direction Générale
ii. Les Services étatiques intervenants, dont certains sont installés et opèrent au
sein même du GUCE, et d’autres interviennent en dehors du GUCE mais
en réseau avec celui-ci.
DGA
SECRETARIAT SERVICES
TECHNIQUE INTERVENANTS
RI L’ECO DU ONNE
EIL & MATIQ MUNI COM
UE
POO AR HUISSIER
L CH
SAISI IVI
E ST
E
1.2.2. CADRES ET AGENTS (PERSONNEL)
1. Directeur Général
2.1. Principe
Les antennes fonctionnent comme les relais de la Direction Générale dans les
provinces.
Missions
Cadre organique
- un assistant
- un secrétaire,
- un informaticien,
- un chargé de la communication,
- un greffier,
- un notaire et
- un ordonnateur.
Directeur Provincial
Légende
Pour les personnes physiques, les éléments du dossier sont les suivants :
Demande écrite ;
Extrait du casier judiciaire ou déclaration sur l’honneur signée du demandeur
et attestant qu’il n’est frappé d’aucune des interdictions prévues à l’article 10
de l’Acte Uniforme portant sur le droit commercial général complétée dans les
75 jours à compter de l’immatriculation par un extrait de casier judiciaire ;
Attestation de résidence ;
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Pour les personnes morales, les éléments du dossier sont les suivants :
Demande écrite ;
Statuts de la société en 4 exemplaires + version électronique des statuts ;
Bulletin (Déclaration) de souscription au capital social ;
Preuve de libération du capital social ou extrait de compte (Attestation
bancaire) ;
Copie des pièces d’identité du Gérant et des associés ;
Spécimen de signature du Gérant.
Dépôt d’Actes
Création d’entreprises
Généralités
Cette activité consiste à remplir les formalités administratives de création
Prestation d’entreprises
Usagers Entrepreneurs
- Agent du guichet
- Agent de la DGRAD
- Office Notarial
- Greffe
Séquences - Agent de la Commune
- Agent de l’Economie Nationale
- Publication de l’annonce légale
- Archivage des dossiers
- Edition des statistiques
- Déroulement des régularisations (harmonisation)
Déroulement
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Déroulement GREFFE
DEROULEMENT REGULARISATION/HARMONISATION
Une commission sera mise en place pour l’ouverture des dossiers et la sélection des
candidats. Elle sera composée des membres suivants :
La sélection se fait en alignant le résultat au test avec le profil défini pour chaque
poste.
Lors de son engagement, le salarié signera son contrat. Le Code du travail congolais
prévoit une durée maximale et totale de contrat à durée déterminée (CDD) de 2 ans.
Passé ce délai, le contrat est réputé à durée indéterminée (CDI).
Tout agent nouvellement recruté est soumis à une période d’essai d’une durée de
deux (02) mois pour le personnel d’appui, d’exécution et de maîtrise et de trois (03)
mois pour le personnel d’encadrement et de conception.
3.2.8.a. Réunions
Du lundi à vendredi, les bureaux sont ouverts à 8h à 16h, avec une pause pour tout
le personnel de 12h à 13h00.
La ponctualité étant de rigueur, toute personne qui accuserait trois (3) retards au
cours d’un même mois se verra sanctionner par un blâme.
3.2.8.c. Congés
Les agents du GUCE bénéficient d’un congé de plein droit aux jours fériés légaux ou
déclarés chômés par les autorités compétentes. Les jours fériés sont ceux fixés par
Ordonnance n°79/154 du 23 juin 1979 portant fixation des jours fériés
Dans les faits, il est accordé au personnel un congé d’au minimum 22 jours
ouvrables par an.
Congés de circonstance
Le droit du travail congolais prévoit les dispositions suivantes pour les congés de
circonstance :
Des indemnités sont fixées pour chaque congé de circonstance (voir Règlement
Intérieur).
Congé maladie
Ponctualité/10
d'Initiative/10
Rendement/10
responsabilité
Qualifications
Etudes faites
Discipline/10
Appréciation
d'Equipe/10
Assiduité/10
Globale/100
Moralité/10
/10 de
dossiers/20
traitement
Sens de
Esprit
Esprit
Rapidité
ANIMATEURS RESUME JOB
des
CATEGORIES FONCTIONS SEXE
DESCRIPTION
Observations
I NOTARIAT
2. GREFFE D'IMMATRICULATION
3. DGRAD
CATEGORIES ANIMATEURS
4. SECRETARIAT TECHNIQUE
FONCTIONS SEXE
RESUME JOB
DESCRIPTION
Qualifications
Etudes faites
Ponctualité/10
Moralité/10
Sens de
Assiduité/10
responsabilité/1
0
Rapidité de
traitement
des dossiers/20
Discipline/10
Esprit
d'Equipe/10
Esprit
d'Initiative/10
Rendement/10
Appréciation
Globale/100
Observations
3.2.2. GESTION LOGISTIQUE DU GUICHET UNIQUE DE CREATION
D’ENTREPRISE
L’entretien des bureaux est assuré par un service de nettoyage. L’Huissier est
chargé des travaux d’entretien dans les bureaux.
L’entretien du système électrique ainsi que les autres équipements électriques est
effectué par un électricien, sous la coordination du chargé des Finances et de
l’Administration.
Description de la procédure
* Classement
Le double des clés des véhicules est conservé dans une boîte dans le coffre à tiroir
sous la responsabilité du responsable administratif et financier.
Carburant
Cette procédure permet aux responsables du Guichet Unique de s’assurer que les
consommations des structures d’exécution en carburant sont raisonnables et liées
aux besoins du guichet unique.
Tous les véhicules sont assurés. En cas cession ou d’acquisition d’un véhicule, une
correspondance sera adressée à la Compagnie d’assurance en question pour
signaler le changement intervenu.
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- la description de l'immobilisation ;
- la date d'acquisition ;
Inventaire physique
Un inventaire physique est effectué au moins une fois par année par une équipe
composée du Responsable Financier, et du personnel d’appui.
- le libellé.
La réception est le premier bureau qui assure la bonne image de l’Institution par son
organisation interne, car c’est le premier lieu à travers lequel les personnes
extérieures (les requérants et autres) entrent en contact direct avec le Guichet
Unique. Donc les personnes qui travaillent à ce poste doivent être dignes de
confiance et avoir une maitrise des rouages et fonctionnement de l’Institution. La
particularité de la réception du GUCE (traitement de dossiers) impose qu’on le
distingue du Service Courrier.
La réception est supervisée par l’Assistant du Directeur Général. Elle comprend les
réceptionnistes et les chargés de courriers qui assurent la gestion et le dispatching
des correspondances, l’accueil et l’orientation des visiteurs et participe à
l’organisation d’archivage des documents et courriers importants.
Pour raisons de sécurité, tout visiteur (requérants ou pas) doit présenter aux
agents commis à la sécurité/Surveillance au Guichet Unique, une pièce
d’identité reconnue au pays. Ce dernier l’enregistre, lui remet un badge
visiteur et l’oriente à la réception. ???
A. COURRIER « ARRIVEE » :
- réception du courrier ;
*Réception du courrier
Etape 1 : Le courrier envoyé par les tiers est réceptionné par la Secrétaire. Elle
appose un cachet «Arrivé le... » et « enregistré sous le numéro» sur le courrier.
Si un courrier est jugé urgent, il peut être présenté à tout moment au Directeur
Général.
*Distribution du courrier
Etape 1 : Les fax ou courriel envoyés par les tiers sont réceptionnés par la
Secrétaire ;
Etape 2 : La Secrétaire classe les fax ou courriel dans une chemise qu'elle remet au
Directeur.
Etape 4 : La Secrétaire effectue une copie du courrier avant de les transmettre aux
destinataires. Il classe les copies dans un classeur chrono.
B. COURRIER « Départ» :
La procédure concerne :
Etape 8 : Pour les plis acheminés par la Poste, l’agent courrier transmet à la
Secrétaire le récépissé.
Etape 1 : Les différents agents du guichet unique transmettent les courriers à faxer à
la Secrétaire.
Etape 3 : La Secrétaire envoie les fax signés par le Directeur Général à leurs
destinataires et en fait copie avec rapport d'émission.
Etape 4 : La Secrétaire classe les copies des fax dans un classeur chrono et renvoie
les originaux à leurs initiateurs pour classement.
4.1.1. La comptabilité
Ce qui va justifier les mesures d’encadrement préconisées dans les lignes qui
suivent, en vue d’une gestion efficace.
4.1.2. La trésorerie
Ce service gère les fonds du Guichet Unique. Il est tenu par le caissier assisté par
la comptabilité.
4.1.3. Le budget
4.1.4.a. La caisse
Il enregistre les dotations et les dépenses. Chaque opération donne lieu à la création
d’une écriture ou d’un ensemble d’écritures comprenant au moins sept colonnes.
Aucun paiement ne peut être effectué sans documents comptables en bonne et due
forme.
- Le numéro du bon ;
- Le montant en chiffres et lettres ;
- Le nom du bénéficiaire ;
- Le mode de payement ;
- Le motif de payement ;
- La case imputation ;
- La date.
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Il est utilisé pour tout paiement dont la justification est attendue (soins de santé,
achat carburant, …).
Le total de tous les bons émis est ventilé dans le protocole de caisse sous la
rubrique ‘’BONS A JUSTIFIER’’
Dans tous les cas, la justification ne doit pas être supérieure au montant retiré à la
caisse.
A chaque fin de journée, le caissier fait le rapport des Bons de Dépenses non
justifiés à son supérieur hiérarchique.
En attendant la clôture de cette action, il sera établi une note de débit à l’encontre de
l’agent concerné, et à la retenue de la totalité de la somme non justifiée sur son
salaire du mois courant.
En cas de récidive, il y aura ouverture d’une action disciplinaire qui entraînera des
sanctions.
- Le demandeur ;
- Le Secrétaire de Finances et de l’Administration pour visa ;
- Le Directeur Général pour approbation.
4.1.6. La banque
Le flux des transactions décrit pour le registre des recettes et des dépenses par
caisse est similaire à celui des transactions qui doivent être enregistrées par le livre
de banque.
Le livre de banque sera ouvert pour chaque compte bancaire du guichet unique. Il
est tenu à la comptabilité.
Toute écriture comptable dans le journal banque doit être soutenue par une pièce
comptable (BON DE DEPENSES) et des pièces justificatives en bonne et due forme
c’est-à-dire les extraits bancaires et avis de débit ou de crédit en cas de virements
ou paiements par chèques des clients par exemple.
Toute sortie de fonds d’un compte bancaire au profit de la caisse du guichet unique
ou d’une tierce personne se fera moyennant émission d’un chèque appuyé d’un Bon
de Dépenses dûment signé par l’autorité compétente et des pièces justificatives.
Le retrait d’un montant de la banque pour la caisse, doit apparaître au débit du livre
de caisse à la date du retrait : c’est-à-dire avant toute utilisation des fonds retirés.
L’opération doit être enregistrée au débit du livre-caisse.
Les frais bancaires sont comptabilisés par le Bon de Dépenses appuyés d’une note
de débit de la banque.
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Les entrées en compte sont constatées par les « AVIS DE CREDIT » justifiant les
versements ou virements en compte.
L’avis de crédit constitue un support comptable. Il n’est donc pas nécessaire d’établir
un bon de recette à cette fin.
Toutes les sorties et entrées en espèces ou par chèques doivent être enregistrées
dans le livre de caisse/Banque.
Les écritures dans le livre de caisse doivent être manuscrites très lisiblement et avec
soin.
Les erreurs d’écritures doivent être rectifiées sans que l’écriture de base ne soit
rendu illisible, c’est-à-dire sans falsification.
Chaque opération doit être inscrite après citation de la date et du numéro d’ordre.
Chaque opération enregistrée doit être clairement libellée afin de permettre son
imputation comptable.
Chaque page doit être clôturée, les totaux inscrits au début de la page suivante sont
précédés de la mention ‘’REPORT’’.
A la fin de chaque mois, le livre caisse doit être clôturée et doit donner le total des
entrées d’une part, et le total des sorties d’autre part ; ce qui permet de dégager le
solde.
Trois fournisseurs seront sélectionnés parmi lesquels sur la base de celui qui offre
les meilleures conditions. Après sélection, le Secrétaire Administratif prépare son
rapport et un état de besoin à soumettre au DG.
Le circuit de transmission de la banque est assez long. Aussi, pour éviter la rupture
de pouvoir de signature, que les délégués partants soient obligés de laisser des
chèques en blancs pour les remplaçants, il est nécessaire d’envoyer à la banque les
modifications de pouvoir de signature dès le début du briefing au siège.
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1. DG ET LE FINANCIER
2. DG ET LE DGA
3. DGA ET LE FINANCIER.
Les seuils applicables pour le Guichet Unique de Création d’Entreprise sont fixés
comme suit :
Dès leur réception, toutes les factures sont numérotées suivant l’ordre
chronologique. La série du numéro est annuelle, elle part du 01 janvier au 31
décembre de chaque année. Le numéro annuel sera suivi de l’indice du mois. Ex. :
2014/06/00 (numéro chronologique).
ANNEXES
I. DIRECTION GENERALE
1. DIRECTEUR GENERAL
1. NOTAIRE TITULAIRE
2. NOTAIRE ADJOINT
- Etablir des rapports sur les notes de perception des droits résultant des
opérations du Guichet Unique de création d’Entreprise et sur la
contribution dudit Guichet au Trésor public.
5. TECHNICIEN INFORMATICIEN
Assure la maintenance avec le concours de tout le personnel du Guichet
Unique de Création d’Entreprise, sous la supervision du Responsable du
service informatique.
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7. OPERATEUR DE SAISIE
8. ARCHIVISTE
- Procéder à la collecte et au classement des dossiers
- assurer la conservation des dossiers
- organiser et maintenir un système de classement des dossiers
- préparer des rapports statistiques
- exécuter toutes autres tâches lui confiées par le Directeur Général ou, le
cas échéant, par le Directeur Général Adjoint.
9. RECEPTIONNISTE
11. CHAUFFEUR
12. HUISSIER
Dénomination sociale
Reçu par
N° Compte Contribuable
N° Registre de Commerce
N° Caisse Maladie
SUIVI DU DOSSIER
OFFICE
NOTARIAL
GREFFE
Economie
Nationale
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Caisse Maladie
N.B. : LE PRESENT MANUEL DES PROCEDURES EST LOIN D’ETRE UN
DOCUMENT EXHAUSTIF, IL FERA TOUJOURS L’OBJET DE CHANGEMENT EN
FONCTION DES CIRCONSTANCES ET DES EXPERIENCES.