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DIPOMMS Diffusion : 28/03/2021

OCI - Participants
AC - Excusée

Modèle de cahier des charges techniques


Evaluation externe

Version : 0.3
Date : 29.11.2011

Historique du document

Version Date de Auteur Objet


modification
0.0 20.10.2011 AC Création du document
0.1 25.10.2011 AC Modification du document suite à la réunion du
groupe de travail du 24.10.2011
0.2 23.11.2011 AC Modification du document suite à la réunion du
groupe de travail du 23.11.2011
Les modifications apparaissent en bleu pour les
élements ajoutés et en rouge pour les éléments
supprimés
0.3 29.11.2011 AC Séparation du document en 2 parties : le cahier des
charge et Cahier des clauses particulières

NB : le texte apparaissant en italique dans le document ci-après correspond à des extraits du


décret relatif aux évaluations externes;
Evaluation externe/Modèle de cahier des charges 28/03/2021

1. - La présentation de l’établissement ou du service.................................................................3


2. L’articulation avec le projet de l’établissement ou service, l’évaluation interne et les
démarches formalisées visant à améliorer le service rendu........................................................3
3. - Les premiers éléments permettant de formuler des hypothèses et les premières questions
susceptibles d’être posées ;.........................................................................................................4
4. - Les modalités d'organisation de l'évaluation externe...........................................................4
5. - Les conditions d’accès à l’information et aux documents disponibles................................6
6. - Les modalités concrètes d’élaboration et de rendu du rapport.............................................6

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1 - La présentation de l’établissement ou du service


- présentation de l'établissement/service :
. date de création, les évolutions depuis sa création (augmentation du nombre de personnes
accueillies, nouveaux services offerts …),
. type activité/prestation,
. caractérisation des personnes accompagnées (nombre, profil PA-PH),
. localisation géographique.

. organisation :
. nombre agents, localisation/organigramme

- valeurs de l'établissement/service

- les axes du projet de l'établissement/service : mentionner les grands axes du projet d'établissement

2 L’articulation avec le projet de l’établissement ou service,


l’évaluation interne et les démarches formalisées visant à améliorer le
service rendu
Décret – section 2 :Les champs des évaluations interne et externe doivent être les mêmes, afin
d’assurer la complémentarité des analyses portées sur un même établissement ou service. Les
évaluations successives, internes et externes, doivent permettre d’apprécier les évolutions et les effets
des mesures prises pour l’amélioration continue du service rendu.

Recommandatio
Quatre points ns
peuvent être développés dans ce paragraphe :

. a) Le projet de service définissant des objectifs d'amélioration de l'accompagnement des


personnes
- Préciser les objectifs du projet deRéférentiels
Références service ayant pour objet direct d'améliorer l'accompagnement
des personnes. résultats
à
b) La mise en place d'un dispositif d'amélioration en continu de la qualité l’autorité
- Indiquer depuis combien d'années l'établissement/service a mis en place une démarcheayant
Evaluation
Procédures Tous les 5 ans
d'amélioration en continu des prestations,
interne délivrées
- Indiquer quelques actions significatives menées dans ce cadre et impactant directement les l’autorisa
personnes accompagnées, tion
- Préciser l'organisation mise en place pour faire vivre cette démarche qualité (existence d'un(ARS,
comité pilotage qualité, une direction de la qualité, un chargé de mission qualité, réalisation d'auditCG )
qualité, existence de référentiel qualité….),
Système
- Préciser les modalités de suivi de mise en œuvre des recommandations d'amélioration,
d’information
- Préciser les modalités de diffusion des recommandations de l'ANESM.
sur l’évaluation
des
c) La réalisation des évaluations internes régulières basées sur les items de l'évaluation externe.
établissements
- Date de mise en place de l'évaluation interne,

DIPOMMS/OCI Evaluation externe:


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Habilitationdes dans les 7 ans après Page 3
organismes autorisation
indépendants Rapports d’activité et au moins deux ans
périodiques avant
Evaluation externe/Modèle de cahier des charges 28/03/2021

- Nombre d'évaluations internes réalisées depuis ce jour;


- Préciser les modalités de réalisation des évaluations internes (réalisation en interne, recours à
consultant, existence d'un référentiel d'évaluation interne ….)
- Préciser quelques résultats significatifs atteints grâce à l'évaluation interne.
- Préciser les modalités de suivi de la mise en œuvre des recommandations des évaluations internes.
- Préciser le lien entre démarche d'amélioration continue et évaluation interne.

d) des évaluations externes régulières


- Préciser le nombre d'évaluations externe réalisées,
- Préciser le lien entre évaluation externe et évaluation interne.

3 Les premiers éléments permettant de formuler des hypothèses et les


premières questions susceptibles d’être posées
Décret – section 2 :Les domaines explorés sont déterminés par les orientations des politiques sociales et
médicosociales.

Les premières question posées sont les suivantes :

. 1) L'évaluateur portera une appréciation globale sur la qualité du projet de service, sur son
niveau de mise en œuvre et ses résultats/impacts sur la qualité de l'accompagnement des
personnes
. Il examinera les suites réservées aux résultats issus de l’évaluation interne;

. 2) Il examinera les conditions dans lesquelles est élaboré le projet personnalisé et la capacité de
celui-ci à prendre en compte les besoins et droits de l’usager,

. 3) Il examinera la prise en compte des recommandations de bonnes pratiques professionnelles dans les
modalités de réponse apportées aux usagers.

. 4) Il examinera l’inscription de l’établissement ou du service dans un territoire donné à partir


notamment de  :
« la prise en compte du réseau de proximité et de l’utilisation optimale des ressources du milieu ;
« sa contribution aux évolutions et à la modification de l’environnement.

4 Les modalités d'organisation de l'évaluation externe


Les modalités de concertation prévues lors des phases initiales de l’évaluation
Exemple :
. L’information sur la finalité et le déroulement de l’évaluation sera assurée préalablement à l’engagement de
celle-ci auprès des personnels et usagers :
. pour les usagers : lors d'un CVS. Cette présentation réalisée par …..
. pour les personnels : lors de réunion de service, direction par les chefs de services, les directeurs, le
directeur général …

Le cahier des charges sera consultable par les membres du CVS.

. une réunion de lancement aura lieu en présence du consultant qui présentera lors de cette occasion sa
méthodologie d'intervention.

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Les modalités de suivi de l’évaluation externe


Exemple : Le responsable de l’établissement ou du service veille au bon déroulement de l’évaluation et au
respect des termes du contrat. Un comité de suivi de l’évaluation sera mis en place par le responsable ; sa
création sera précisée dans le contrat passé avec l’organisme habilité, en mentionnant, sa composition. Ce
comité recueillera en tant que de besoin les avis des professionnels et des usagers et en fera part à l’évaluateur
au cours des différentes étapes de l’évaluation.

A préciser la composition de l'éventuel comité de suivi, la fréquence de ces réunions, les modalités de
diffusion des comptes-rendus de ces réunions aux usagers et au personnel...

Le contexte et les éventuelles contraintes liées à l’organisation ou aux particularités des activités
Exemple :
La réalisation de l'évaluation externe ne doit pas perturber le bon fonctionnement du
service/établissement et prendre en compte la disponibilité effective des personnels à rencontrer;

Le planning de réalisation de l'évaluation externe devra s'intégrer dans le planning des travaux
prévisionnels, des projets ou tout événement programmé de l'établissement/service.

La démarche devra respecter l'intimité des usagers, et le respect de la confidentialité des


informations reçues.

Constitution - modification de l'équipe d'évaluateur


Exemple :

A la signature du contrat, l’organisme habilité précisera les noms des consultants qui réaliseront la
mission.

Un responsable d'études, interlocuteur privilégié de l'organisme gestionnaire, est désigné par


l’organisme habilité. Si cette personne n'est plus en mesure de remplir sa mission, l’organisme habilité
doit en aviser immédiatement l'organisme gestionnaire par lettre recommandée et prendre toutes les
dispositions nécessaires pour que la bonne exécution des prestations ne s'en trouve pas compromise. A
ce titre, obligation lui est faite de désigner un remplaçant et d'en communiquer, par lettre
recommandée, le nom et les titres au pouvoir adjudicateur dans un délai de 15 jours.

Le remplaçant est considéré comme accepté si l'organisme gestionnaire ne le récuse pas dans un délai
de 15 jours à compter de la date de réception de la lettre recommandée présentant le nouveau
responsable d'études.

L’organisme habilité s'engage à soumettre à l'agrément préalable de l'organisme gestionnaire toute


modification ultérieure de l'équipe d'évaluateurs.

5 - Les conditions d’accès à l’information et aux documents disponibles


. Section 3 du décret

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L'établissement/service mettra à disposition de l'évaluateur les documents suivants (à préciser


effectivement les documents qui seront mis à disposition) :

« 1o Tout document public permettant d’identifier la personne physique ou la personne morale de droit
public ou de droit privé gestionnaire de l’établissement ou du service social ou médico-social ;
« 2o Une copie de l’autorisation ou de la déclaration avec un descriptif des activités, des publics accueillis,
un organigramme et un document relatif aux personnels : effectifs en poste, répartition par catégorie ;
« 3o Le projet d’établissement et autres documents de référence utilisés : charte, supports de démarche
qualité ;
« 4o Le livret d’accueil de l’établissement remis à chaque personne accueillie ;
« 5o Le règlement de fonctionnement ;
« 6o Les comptes rendus du Conseil de la Vie Sociale ou de toute autre forme de participation conformément
à l’article L. 311-6 ;
« 7o Les documents relatifs à l’hygiène et à la sécurité ;
« 8o Les résultats de l’évaluation interne et tout document utile à la compréhension de sa réalisation ;
« 9o Une note retraçant les choix opérés pour donner suite aux préconisations de l’évaluation interne.
. ….

La mise à disposition des documents


Ces différents documents :
. pourront être consultés sur site,
. ou seront transmis par courrier en n exemplaires dès la signature du contrat.
. ou seront transmis électroniquement dès la signature du contrat.

6 - Les modalités concrètes d’élaboration et de rendu du rapport


Le pré-rapport

L'organisme habilité réalisera un pré-rapport.

2.1. Un pré-rapport d’évaluation externe est communiqué à l’organisme gestionnaire et au responsable de


l’établissement ou du service ; ils s’assurent de la représentation des opinions de chacune des personnes
interrogées et, le cas échéant, formulent leurs observations.
« 2.2. Le pré-rapport est consultable par toutes les personnes de l’établissement ou du service ayant contribué
à l’évaluation externe.

Ce pré-rapport sera diffusé selon les modalités suivantes :


a) remise du pré-rapport,
b) ou présentation orale du pré-rapport,
c) ou présentation orale du pré-rapport avec diffusion préalable du pré-rapport quinze jours avant la
présentation orale

Le pré-rapport seront transmis :


. en n exemplaires papier à l'adresse suivante "adresse" ou sous format électronique au format pdf à l'adresse
"adresse mail"
. x jours avant sa présentation orale.

L'organisme gestionnaire fera part de ses remarques par écrit au consultant au plus tard 1 mois après la
présentation orale du pré-rapport, ou 1 mois après la remise du pré-rapport.

Le rapport final

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« 2.3. La version définitive rédigée par l’évaluateur est remise à la personne physique ou à la personne morale
de droit public ou de droit privé gestionnaire de l’établissement ou du service social ou médico-social
conformément aux dispositions prévues à l’article R. 312-200.

« Le rapport comportera les éléments suivants :

« 3.1. Des éléments de cadrage.


« Cette partie introductive présente de façon synthétique l’établissement ou service et le contexte.

« 3.2. Un descriptif de la procédure d’évaluation externe.


« La démarche, les sources d’information, les choix opérés et les difficultés rencontrées sont rappelés. En
annexe doivent figurer le contrat, la composition de l’équipe des intervenants et le calendrier de réalisation.

« 3.3. Des développements informatifs.


« Le diagnostic de situation réalisé doit éclairer sur le projet, les buts poursuivis et l’organisation mise en
place ; il apporte une synthèse des connaissances existantes et dégage des connaissances nouvelles.

« 3.4. Les résultats de l’analyse détaillée.


« La présentation doit distinguer les analyses consécutives aux informations collectées et celles utilisant les
méthodes d’interprétation des données.

« 3.5. La synthèse.
« Elle est menée au regard des objectifs énoncés au chapitre 2 et concourt à une meilleure connaissance du
service rendu au travers des activités et prestations. Dans tous les cas, devront figurer dans le rapport les
points suivants :
« 1o Les conditions d’élaboration et de mise en oeuvre du projet de l’établissement ou du service,
d’organisation de la qualité de la prise en charge ou de l’accompagnement des usagers et les modalités de
leur évaluation avec le concours des usagers ;
« 2o L’expression et la participation des usagers : fonctionnement du conseil de la vie sociale ou autre
forme de participation, appréciation sur la prise en compte des avis des usagers et l’effectivité ;
« 3o La politique de prévention et de gestion des risques de maltraitance institutionnelle ou individuelle ;
« 4o L’ouverture de l’établissement ou du service sur son environnement institutionnel, géographique,
socioculturel et économique.

« 3.6. Dans la perspective de l’amélioration continue de la qualité des activités et prestations délivrées par
l’établissement ou le service, l’évaluateur formule, outre les propositions et/ou préconisations ci-dessus
mentionnées, toute observation utile à l’aide à la décision du commanditaire concernant l’adaptation des
modalités d’accueil et d’accompagnement, au regard de l’évolution des besoins des usagers et en tenant
compte des ressources. »

Le rapport sera transmis :


. en n exemplaires papier à l'adresse suivante "adresse" ou sous format électronique au format pdf à l'adresse
"adresse mail"
. x jours après réception des éventuelles remarques de l'organisme gestionnaire.

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