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MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE REPUBLISUE DE COTE D’IVOIRE

--------------------- Union – Discipline – Travail


ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION --------------
---------------------
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE

SESSION DE JUILLET A DECEMBRE 2019


A l’issue de la formation, les participants
devront être capables :
• d’intégrer les principes de la vie et
de la pratique administratives;
• de saisir et dominer la complexité et
les spécificités de l’écrit administratif ;
• de rédiger de façon efficace des
correspondances et tous les documents
que produit l’Administration.
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1) PRÉSENTATION THÉORIQUE PAR MODULE ASSORTIE
D’ILLUSTRATIONS.

2) APPROFONDISSEMENT DES ACQUIS PAR QUESTIONS -


RÉPONSES ET ÉVALUATIONS.

3) APPLICATION PRATIQUE À TRAVERS DES EXERCICES.


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MODULE 2 :
TECHNIQUES DE REDACTION MODULE 1 :
DES DUCUMENTS PROFESSIONNELS
CONSIDERATIONS GENERALES

PLAN

MODULE 3 : MODULE 5 :
TRAITS SPEFICIQUES DIFFERENTS TYPES
DE DOCUMENTS PROFESSIONNELS
DU STYLE ADMINISTRATIF

MODULE 4 :
ETAPES PREPARATOIRES
DE LA REDACTION
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Dans ses rapports avec les administrés,
l’Administration manifeste ses prérogatives
de puissance publique par l’échange d’une
diversité de documents écrits.

Ses animateurs sont ainsi placés dans l’obligation


de maîtriser la pratique de l’écrit administratif en
lien avec les exigences du style administratif.

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LA REDACTION ADMINISTRATIVE est :
• le moyen d’expression et de communication
privilégié de l’Administration.
• une manière particulière pour l’Administration
d’écrire et d’exprimer sa pensée selon un style
qui lui est propre.

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LA REDACTION ADMINISTRATIVE est un art particulier
(presque réservé) qui s’entend précisément
comme l’ensemble des techniques de :
▪ conception,
▪ formulation
▪ présentation
des documents administratifs dans les formes
singulières et à travers un langage particulier
et soutenu.
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Les particularités de la rédaction administrative :
• une manifestation de l’autorité et de l’impartialité
de l’Administration dans la défense de l’intérêt
général et le règlement des conflits sociaux ;
• une corrélation entre différents types de
documents, expressions particulières
et circonstances ;
• une accessibilité des usagers à tous les
documents administratifs;

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• une simplicité du langage débarrassé de
toutes fioritures, peu sujet à interprétation
et donc peu susceptible de polémique.

Le style administratif est hérité des exigences de


noblesse et de finesse du langage de la préciosité
monarchique à laquelle l’Administration s’est
substituée au fil des ans.

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◼ Pour qu’un document atteigne son objectif, il
doit forcément tenir compte de son destinataire.

◼ Souvenez-vous que rapidité et efficacité sont


les exigences du lecteur, en situation
professionnelle.

◼ Mais, n’oubliez pas non plus que ce même lecteur,


très occupé, sera sensible à ce qui le touche. Veillez
donc à vous interroger à son sujet.
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◼ Demandez-vous quelles sont ses motivations,
ses contraintes ;
◼ prenez en compte son comportement ;
◼ analysez son environnement et le contexte dans
lequel vous lui écrivez. Vous parviendrez ainsi à
susciter son intérêt.
◼ Facilitez-lui la tâche et votre écrit produira
l’impact souhaité.
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◼ Le plan permet d’exprimer de manière cohérente
la pensée, de structurer les idées essentielles
selon un ordre logique.
◼ Dès lors qu’il a été défini, le travail de rédaction
devient plus facile.
◼ Il n’existe pas de canevas idéal susceptible
d’être appliqué en toutes circonstances.

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◼ La bonne démarche est celle qui sert le mieux
l’objectif fixé.
◼ Selon que le rédacteur souhaite
▪ informer,

▪ analyser,

▪ discuter,

▪ donner son avis,

il optera pour la structure la plus pertinente.


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Un certain nombre de plans sont à sa disposition.

Exemple :
◼ le plan chronologique (description des faits suivant
une évolution dans le temps),
◼ le plan thématique (traitement des différents aspects

d’un sujet)
◼ ou le plan journalistique (information essentielle
privilégiée en début de texte).
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Voici les principales étapes à suivre pour élaborer un
plan de rédaction :
1) Si vous avez de la difficulté à commencer, exprimez
d’abord vos idées oralement, comme si vous parliez
à votre correspondant.

2) Notez ces idées spontanément sur papier en prenant


soin de vous limiter à l’essentiel, le principe de
concision et de clarté, si important en correspondance
commerciale, nous oblige à éliminer tout ce qui est
superflu.
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Voici les principales étapes à suivre pour élaborer
un plan de rédaction :
3) Classez vos idées en suivant une progression
logique (chronologique ou thématique).

4) Regroupez toutes les idées qui s'apparentent;


vous aurez ainsi formé différentes catégories
d’idées.
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Voici les principales étapes à suivre pour élaborer
un plan de rédaction :
5) Intégrez ce schéma aux trois parties qui
caractérisent tout document écrit :
a) l’introduction, ou la présentation du sujet traité;
b) le développement, ou l’exposition des idées
principales et secondaires;
c) la conclusion, ou la synthèse des idées analysées
dans le développement.
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◼ Enchaînez vos idées grâce à des paragraphes clairs

◼ Un paragraphe est un bloc de texte composé


d’une ou de plusieurs phrases.

◼ Il contient une seule idée clé. N’hésitez pas


à découper votre écrit de manière à regrouper
plusieurs notions autour d’un même thème.

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◼ Enchaînez vos idées grâce à des paragraphes clairs

◼ Trop de rédacteurs enchaînent des phrases les


unes à la suite des autres sans construction aucune.

◼ Evitez cet écueil.

◼ Introduisez également des points de repère,


c’est-à-dire des mots de liaison et des de
transition.
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◼ Enchaînez vos idées grâce à des paragraphes clairs:

◼ Sautez une ligne après chaque paragraphe.

◼ Les différents sujets évoqués, ainsi mis en


valeur, frapperont davantage le lecteur
et l’aideront à suivre votre raisonnement.

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◼ La ponctuation permet de marquer des pauses
et de structurer le discours.

◼ Ses règles sont rigoureuses : chaque signe a une


fonction précise et peut changer considérablement
le sens de la phrase.

◼ N’hésitez- pas à couper votre texte et à mettre


des points.

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◼ Vérifiez la position des virgules : elles sont souvent
mal placées quand l’ordre de la phrase est bouleversé.
◼ Quand cela est possible, allégez une expression
lourde grâce à l’emploi d’un signe adéquat.

Exemple : utiliser les « deux points » pour exprimer la cause


ou la conséquence.

Dans tous les cas, conformez-vous strictement aux règles d’usage:


toute liberté vous dessert et nuit à la compréhension du texte.
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◼ Les phrases qui viennent à l’esprit de manière
spontanée sont souvent longues.

◼ La syntaxe est parfois empruntée au langage parlé,


plus redondant que le langage écrit.

◼ Contrairement au style littéraire, le style professionnel


se caractérise par des phrases courtes et sobres.

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Les fioritures, c'est-à-dire les ornements syntaxiques
et lexicaux, n'y ont pas leur place car elles peuvent
nuire à la compréhension du texte et, par conséquent,
à l'efficacité de la communication.
Exemple : Eviter
* d’abuser des pronoms relatifs « qui, que »
souvent inutiles,
* des constructions lourdes « lorsque »,
« étant donné que ».
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◼ La concision est l’une des qualités premières de
toute rédaction.

◼ Identifiez les lourdeurs lors de la relecture de votre


travail et allégez votre texte.

◼ Plutôt que des phrases kilométriques, ayez le réflexe


de couper vos phrases. Trois lignes
dactylographiées (26/28 mots) constituent la limite
à ne pas dépasser!
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1 • La dignité ;
2 • Le respect de la hiérarchie ;
3 • Le sens de la responsabilité ;
4 • L’objectivité ;
5 • La courtoisie ;
6 • La prudence ;

7 • La précision et l’exactitude ;

8 • La clarté, la concision et l’efficacité.

9 • L’homogénéité
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L’Administration doit inspirer le respect et refléter
la noblesse et la distinction de l’autorité souveraine
de l’Etat qu’elle représente.

Ce souci de dignité se traduit par :


▪ la politesse (c’est-à-dire le respect des règles
de bienséance)
▪ la courtoisie (politesse raffinée, distinguée),
▪ le respect des règles grammaticales,
▪ le choix des mots justes et convenables, sans vulgarité,
ni expressions triviales ou familières.
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La dignité se manifeste par :

▪ le respect de soit même ;


▪ la politesse et la courtoisie ;
▪ le respect des règles de la langue française ;
▪ le choix des mots justes et convenables.

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Ainsi, il conviendrait, par exemple, de ne pas écrire :

« Votre rapport est un tissu de mensonges »


ou « Votre demande est ridicule »

« Votre rapport me parait comporter de


nombreuses erreurs/des incorrections »
ou « Votre demande me parait infondée ».

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MINISTRE

DIRECTEURS

SOUS-DIRECTEURS

CHEFS DE SERVICE

AGENTS

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DIRECTEUR GENERAL

DIRECTEUR

SOUS-DIRECTEUR

CHEF DE SERVICE

AGENTS

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LA VOIE DE L’AUTORITE
HIERARCHIQUE

LA VOIE DE LA SUBORDINATION
HIERARCHIQUE

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Il s’exerce selon deux voies :
 La voie de l’autorité hiérarchique qui s’exerce de haut en bas.
 La voie de la subordination hiérarchique du bas vers le haut

A travers les écrits administratifs, le respect de la


hiérarchie se manifeste par :
▪ des tournures, formules et expressions ;
▪ des documents administratifs ;
▪ des mentions administratives (la mention sous-couvert
de)
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EXPRESSIONS A UTILISER EXPRESSIONS A UTILISER

PAR LE SUPERIEUR HIERARCHIQUE PAR LE COLLABORATEUR (SUBORDONNE)

1. Demander Solliciter

2. Informer, faire connaître Rendre compte, Porter à la connaissance

3. Attirer l’attention Appeler l’attention


4. Inviter, convoquer Solliciter à prendre part à
5. Vouloir bien Bien vouloir

6. Engager, décider, attacher du prix à Proposer, suggérer

7. Féliciter Admirer
8. Transmettre Faire tenir
9. Saurai gré Saurais gré
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2) Documents administratifs
▪ Lorsqu’un subordonné expédie un document à un
supérieur hiérarchique, il utilisera la lettre de transmission.

▪ Le supérieur hiérarchique utilisera soit :


✓ le « SOIT-TRANSMIS » pour envoyer des documents à un
subordonné et éventuellement la lettre de transmission.
✓ le « BORDEREAU D’ENVOI » pour envoyer des documents
à l’extérieur de son service, mais surtout la lettre de
transmission.

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3) la mention « sous couvert » (s/c).
En effet, au sein de l’Administration, de nombreux
documents sont transmis sous-couvert de (s/c de…).

Cette pratique répond à une double nécessité :


▪ de tenir informées toutes les autorités intéressées,
d’une part,
▪ et d’autre part, de permettre de formuler des avis
ou observations sur l’affaire dont il est question.

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3) la mention « sous couvert » (s/c).

EXEMPLE

Le Directeur

Monsieur le Chef de Service de la Formations et des Stages


Sous-couvert (S/C)de Monsieur le Sous-Directeur de la
Formation

ABIDJAN

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3) la mention « sous couvert » (s/c).

EXEMPLE

Le Directeur

À
Monsieur le Ministre de l’Emploi et des Affaires Sociales
Sous le couvert de Monsieur le Directeur Général de la
Caisse Générale de Retraite des Agents de l’Etat (CGRAE)

ABIDJAN
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3) la règle du « sous couvert » (s/c).

EXEMPLE

Le Ministre des Transports

Monsieur le Chef de Service de la Formations et des Stages


Sous-couvert (S/C)de la voie hiérarchique

ABIDJAN

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4) Les autres implications du respect de la
hiérarchie (la signature)

 De manière générale, il est contraire au


principe de la hiérarchie qu’un collaborateur
signe un courrier adressé à un correspondant
du même rang que son supérieur hiérarchique
et, à fortiori, d’un rang supérieur.

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4) Les autres implications du respect de la
hiérarchie (la signature)

 Inversement, un Ministre ou le Premier


Ministre n’est pas soumis à cette règle
lorsqu’il écrit directement à un Directeur
de cabinet ou à un Directeur Général qui ne
relève pas de son Département. Dans une
telle hypothèse, la mention « sous couvert »
sera utilisée.
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Ce souci de la responsabilité se manifeste de la
façon suivante :
 la signature : les documents administratifs
engagent vis-à-vis du public, la responsabilité
de l’autorité signataire. Le signataire endosse
la responsabilité de son contenu même s’il n’en
est pas l’auteur, le rédacteur.
 la prudence : la responsabilité implique la
prudence lorsque la décision à prendre dépend
d’une autre autorité que le signataire qui, dans
ce cas, s’exprimera au conditionnel.
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Ce souci de la responsabilité se manifeste de la
façon suivante :
 le style indirect : de même, lorsqu’il cite des faits
dont il n’est qu’indirectement informé, le
rédacteur utilisera le style indirect.

Interdits !
▪ l’emploi du pronom indéfini « ON » est interdit dans
les écrits administratifs car trop vague ; il en va de
même pour les formules du genre « il paraît que… ».
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Interdits !
▪ la citation des tiers qui fournissent au
signataire des informations. Cette exigence
permet à l’Administration de protéger ses
sources d’information et de préserver
celles-ci de représailles.

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Expressions
Formules à proscrire
recommandées

on dit que… il me revient que…

nous estimons que votre j’estime que votre


demande est fondée demande est fondée

j’ai appris par Mme KONE que il m’a été signalé / indiqué que
vous vous êtes rendu(e) vous vous serez rendu(e)
coupable de malversations 48
coupable de malversations
12/08/2019
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L’Administration se doit d’être impartiale, neutre,
objective, sans passion et sans état d’âme. Elle ne
doit pas exprimer de sentiments personnels.

Le rédacteur écrivant au nom de cette Administration


et en raison des fonctions qu’il y exerce devra
proscrire :

▪ les réactions et considérations subjectives,

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▪ les expressions présentant un caractère
trop personnel, émotionnel ou
sentimental (souhait, espoir, admiration,
joie, tristesse, impatience, bonne ou mauvaise
humeur).

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Formules à éviter Expressions indiquées

J’ai l’honneur de vous faire connaître


Je vous annonce…
que…

Je vous prie d’agréer… / Je vous prie


Dans l’espoir d’une suite favorable,
d’agréer, Monsieur, l’expression de ma
je vous prie d’agréer … considération distinguée.
Souhaitant recevoir rapidement votre Je vous saurais gré de me faire parvenir
réponse, je vous assure de mon votre réponse dans les meilleurs délais
indéfectible attachement. possibles.
Je suis vraiment désolé de ne pouvoir
répondre favorablement à votre J’ai le regret de ne pas pouvoir accéder à
demande. votre demande.
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12/08/2019
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L’Administration doit respect et politesse à tous les
citoyens qu’elle représente et auxquels elle s’adresse.
Les écrits administratifs éviteront en conséquence
 les expressions désobligeantes et injurieuses,
 les appréciations trop sévères.
La courtoisie s’applique également :
 entre des Services où elle se manifeste par le
respect de la hiérarchie.
 entre égaux où devra s’établir une cordialité
des attitudes. la courtoisie étant en grande
partie fondée sur la réciprocité. 52
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Expressions
Formules à proscrire
recommandées

Votre rapport ne contient que Votre rapport semble comporter un


des erreurs. certain nombre d’inexactitudes.

Vous éviterez désormais de Je vous invite à prendre toutes


dispositions utiles pour éviter de vous
vous rendre coupable de vol. rendre coupable d’indélicatesse.

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L’écrit administratif doit être imprégné de la prudence
(consubstantielle au sens de la responsabilité, à
l’objectivité et à la courtoisie) d’autant qu’il :

▪ engage la responsabilité de toute l’Administration


(toute faute, erreur ou négligence révélée par un
document administratif sera imputée par le public à
l’ensemble de l’Administration) ;

▪ garantie la continuité de l’action de l’Administration

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▪ peut porter un préjudice grave et injustifié
à un usager si le contenu est mal fondé.

Par conséquent, les affirmations, les appréciations


et les souhaits seront le plus souvent exprimés
au conditionnel.

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Formules à proscrire Expressions recommandées

D’après mes informations, la Il me semblerait que la situation se


situation s’est améliorée, mais elle soit améliorée, mais je pense, pour
n’est pas encore bien fameuse ma part, qu’elle reste encore fragile.

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 L’écrit administratif évitera les quiproquos et les
interprétations diverses pour être compris de la même
manière par tous les lecteurs.
 Il doit également pouvoir être identifié et classé de
façon identique par des utilisateurs différents.
 Toutes les mentions permettant d’identifier le document
et de retrouver ses antécédents (date, numéro
d’enregistrement, objet, références, identité des
signataires et du destinataire) sont obligatoires.
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Il faut éviter les sigles. S’ils sont utilisés, ce ne peut
être qu’après qu’ait été utilisée une première fois
l’appellation complète en toutes lettres et dans le même
document sauf dans le n° d’enregistrement et la référence.

Exemple :

▪ Ne pas écrire pour une première utilisation CGRAE


▪ Mais plutôt écrire Caisse Générale de Retraite des
Agents de l’Etat (CGRAE)
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Formules à éviter Expressions indiquées

Comme suite à votre lettre du 4 juillet


Suite à votre lettre du 4 courant…
2019…

En réponse à votre lettre n° 249/FP/D3 du 4


En réponse à votre lettre sus
juillet 2019 // - ou en réponse à votre lettre
référencée… citée en référence

Référence : dossier x… (nom de l’intéressé,


Référence : dossier de l’intéressé
grade, matricule..

L’EMSP organise un atelier de… L’Ecole Multinationale Supérieure des


Postes (EMSP) organise un atelier de…
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12/08/2019
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 L’écrit administratif évitera les digressions, les
phrases et les formules complexes et longues :
il sera clair, précis et exact.

 Il sera également concis pour être lu rapidement


et répondre au souci d’efficacité.

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Un texte est :

▪ Clair quand il est précis et exact


▪ Concis, c’est-à-dire qu’il va à l’essentiel
▪ Efficace lorsqu’il qu’il conduit vers la meilleure
solution du problème / fournit l’information appropriée.

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L’homogénéité en matière de rédaction administrative :
▪ implique que tous les rédacteurs des documents
administratifs quelque soit leur lieu d’affectation
et à quelque service qu’ils appartiennent, doivent
observer les règles définies ci-dessus
▪ a pour conséquence l’effacement du rédacteur
derrière l’Administration qu’il représente
▪ Exprime la prééminence et la permanence
de l’Administration
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Il convient de bien connaître le sujet ou le dossier à
propos duquel on rédige pour pouvoir être exact, précis
et constructif.
C’est pourquoi, le rédacteur devra explorer tous les
contours du dossier ou du sujet à traiter. De même,
la réponse à une correspondance appelle une lecture
minutieuse de celle-ci afin d’éviter d’aborder des aspects
sans intérêt.
La rédaction exige une ouverture d’esprit et un bon
niveau de culture.
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 Il ne faut retenir que les informations qui présentent
un intérêt pour le sujet à traiter.

 Même si le destinataire est le même, n’aborder qu’un


sujet, un seul objet par document ; cela facilite le
traitement et le classement.

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L’écrit administratif résulte d’un plan efficacement
élaboré qui ordonne les idées.

D’une façon générale, le plan se construit autour de :

1. une introduction, en une ou deux phrases,


qui situe le problème traité ou précise
l’objet de la correspondance ;

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2. Un développement organisé à travers des
paragraphes ou d’un bloc (suivant la nature
du document) pour chaque élément distinct du
sujet traité; il se construit en évoluant des idées
les moins importantes vers celles qui présentent
le plus d’intérêt.
3. Une conclusion brève et claire qui tire les
conséquences de l’argumentation qui la
précède. Il peut s’agir de la décision attendue
ou non, des suggestions ou des propositions,
des instructions… 68
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 Le ton sera fonction du sujet traité, de la qualité et de la
position hiérarchique du destinataire du document et … des
circonstances.

 La courtoisie de ton s’impose dans tout écrit administratif.


La politesse est davantage exigée pour les documents
adressés à un supérieur hiérarchique.

 A la fin de la rédaction, relire à plusieurs reprises son


texte pour déceler et corriger les éventuelles
fautes grammaticales et les redondances.
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69
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Ne pas abuser de la majuscule. La majuscule s’emploiera :
- au début des phrases,
- aux noms propres,
- aux noms des entités abstraites, religieuses, juridiques
ou administratives (Dieu, l’Eglise, la Nation, l’Etat, la République)
- aux noms des corps constitués (Assemblée Nationale, le
Conseil Economique et Social)
- aux personnages officiels (le Président de la République,
le Ministre de la Fonction Publique)
- au début des noms des établissements financiers, industriels
ou commerciaux (la Banque Africaine de Développement). 70
70
12/08/2019
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D’une manière générale, dans les titres de fonction ou de
service, seuls les substantifs prennent la majuscule et non
les adjectifs sauf dans les cas où, placés avant ou après le
substantif, ils forment avec lui un nom composé.

Exemple: le Grand Chancelier, le Délégué Général, le Directeur


Général, ...

Ne jamais employer la forme interrogative. Les interrogations


dans les documents administratifs sont formulées indirectement.
71
71
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Exemple :
« Je reste préoccupé par l’intérêt et l’impact d’une
telle mesure d’autant qu’il me revient que … »

« La question se pose de savoir comment appliquer


une telle mesure au regard des insuffisances de
formes relevées. »

Les documents que vous devez rédiger doivent être à la


fois clairs, concis et bien organisés.
72
72
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L’attention toute particulière que vous porterez à écrire
des phrases qui soient claires et concises participera
à la lisibilité de votre document.

Bien qu’on ne puisse pas parler de construction idéale


d’une phrase, il existe quelques principes à respecter.

73
73
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• La lettre entre services • Le bordereau d’envoi
• Le soit-transmis
• La lettre à forme
personnelle • La note administrative
• Le télégramme officiel

Les
Les lettres documents
de liaison

Les documents Les documents


• Le procès-verbal d’information d’instruction
• Le compte rendu
• Le rapport • La note de service
• L’avis • La circulaire
• Le communiqué • L’instruction
• La convocation • La mise en demeure
• L’attestation
• Le certificat
LA LETTRE
ENTRE SERVICES

LA LETTRE
A FORME PERSONNELLE

76
• Quelle est, de façon générale, l’importance d’une lettre
que l’on adresse au correspondant ?
• Sans nous déplacer, la lettre nous permet de transmettre
par écrit, nos pensées à des personnes qui se trouvent
loin de nous.
• Non seulement la lettre nous évite le déplacement physique
mais aussi, elle nous permet d’éviter les dépenses
qu’entraînerait ce déplacement.
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• La lettre permet de se mettre en rapport par écrit, avec
des services ou des personnes, des fournisseurs… qu’il n’a
jamais vus, qu’il ne connaît que par la correspondance échangée
et qu’il ne peut atteindre que par ce moyen de communication ;

• La lettre évite des déplacements et des pertes de temps ;

• La lettre est aussi une preuve écrite, « les paroles s’envolent


mais les écrits restent ». En cas de contestation, la lettre
permet de faire la part des choses et de situer les responsabilités.

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• C’est d’ailleurs pour cette dernière raison qu’il est conseillé
de préparer en deux exemplaires au moins,

• une lettre à adresser à un correspondant, permettant ainsi de


lui envoyer le primata et de garder le double à notre niveau.

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LA LETTRE A FORME
PERSONNELLE

LA LETTRE ENTRE
SERVICES

LA LETTRE
ADMINISTRATIVE
Il existe essentiellement deux formes de lettre :
• La lettre à forme administrative (lettre entre service) ;
• la lettre à forme personnelle. Les traits de cette lettre
se rapprochent de ceux de la lettre commerciale.

A travers ce chapitre, nous aborderons les différentes


parties d’une lettre puis la présentation schématique
de la lettre.
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LETTRE ENTRE SERVICES

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DEFINITION DE LA LETTRE
ENTRE SERVICES

DIFFERENTES MENTIONS DE
LA LETTRE ENTRE SERVICES

STYLE ADMINISTRATIF

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La lettre entre services peut se définir comme
une lettre :
▪ traitant d’un besoin (mission, activité, objet,…) administratif,
▪ échangée entre services administratifs ou à l’intérieur d’un
même service administratif,
▪ d’un même Etat.

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La lettre entre services comporte des mentions obligatoires qui lui
confèrent son caractère officiel. Ce sont :
Les initiales du rédacteur et de l’opérateur de saisie

Le timbre du service

L’appellation officielle et la devise de l’Etat


OBLIGATOIRES

Le lieu et la date d’expédition

Le Numéro d’enregistrement

La suscription ou la réclame

L’objet
86

La signature et le cachet
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LES INITIALES DU REDACTEUR ET DE L’OPERATEUR DE SAISIE

Ce sont les premières lettres écrites en majuscule du nom du rédacteur et de


celui de l’opérateur de saisie. Elles s’inscrivent en haut et à gauche, au dessus
du timbre. Elles permettent au signataire d’identifier le rédacteur et
l’opérateur de saisie.

----------------------------------------------------------------------
KF/CS
MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE
-------------------------
ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION
----------------------------------------------------------------------------
 La lettre qui porte ces initiales a été conçue par KOMOE Frédéric (KF) et saisie par
COULIBALY Sita (CS).
87
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LES INITIALES DU REDACTEUR ET DE L’OPERATEUR DE SAISIE

Attention !
▪ Les initiales ne seront pas inscrites si la lettre est rédigée
par l’autorité signataire elle-même.
▪ Les initiales seront inscrites une seule fois si le rédacteur
est le même que l’opérateur de saisie
▪ Les initiales ne doivent jamais être intégrées au N°
d’enregistrement.
Il est plutôt conseillé de ne retenir que les initiales des deux
premiers noms.
88
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LE TIMBRE DU SERVICE

▪ Le timbre du service est la mention d’identification du


service émetteur du document. Il doit indiquer avec
précision l’origine de la lettre en respectant la hiérarchie
des services.
▪ Le timbre s’inscrit sous les initiales du rédacteur et de
l’opérateur de saisie, en haut et à gauche de la page.
__________________________________________________________
PG/KM
MINISTERE DE L’AGRICULTURE
---------------
DIRECTION DE LA RECHERCHE AGRICOLE
-------------
SOUS-DIRECTIONDES SERVICES AGRONOMIQUES 89
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LE TIMBRE DU SERVICE

Attention !
 Les noms des différents services administratifs, du service
de tutelle à l’organisme émetteur du courrier, placés dans
l’ordre hiérarchique, s’écrivent en majuscules.

 L’usage de logos en lieu et place du timbre des services


administratifs de même que l’inscription des contacts
téléphoniques, des adresses électroniques et postales est
proscrite car non conformes aux principes de rédaction
des documents administratifs.
90
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LE TIMBRE DU SERVICE

 S’agissant des services qui correspondent à des découpages


territoriaux (villages, Directions régionales ou départementales,
Sous-Préfectures, Préfectures, Régions,…), le timbre se référera à ces
subdivisions.
________________________________________________________
HN/KA
REGION DE LA ME
---------------
DEPARTEMENT D’ALEPE
---------------
SOUS-PREFECTURE DE DANGUIRA
91
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L’APPELLATION OFFICIELLE ET LA DEVISE DE L’ETAT

▪ L’appellation officielle et la devise de l’Etat constituent une


mention essentielle de la lettre entre services dont elles
renforcent le caractère officiel.

▪ Cette mention est placée en haut et à droite de la page.


▪ L’appellation de l’Etat est inscrite en majuscule sur la
même ligne ; la devise, en minuscule est inscrite
directement sous l’appellation de l’Etat.
92
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L’APPELLATION OFFICIELLE ET LA DEVISE DE L’ETAT

Exemple :
REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
Union-Discipline-Travail
----------------------
Man, le

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LE LIEU ET LA DATE D’EXPEDITION

Cette mention est placée en haut, à droite de la première


page sous l’appellation officielle et la devise de l’Etat.

 Le lieu, en toutes lettres avec l’initiale en majuscule et le


reste en minuscule, indique le nom de la ville siège du
service émetteur du document.
 La date d’expédition comprend le jour du mois en chiffres,
le mois en toute lettre et l’année en quatre chiffres.
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L’APPELLATION OFFICIELLE ET LA DEVISE DE L’ETAT

Exemple :
REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
Union-Discipline-Travail
----------------------

Abidjan, le 05 juillet 2019

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LA SUSCRIPTION OU LA RECLAME

 C’est la formule d’envoi de la lettre par l’expéditeur


au destinataire ; cette mention est portée à droite de la page
sous la date.

 Elle comporte deux parties reliées par « à » ; la première indique


la qualité de l’expéditeur et la seconde, la qualité du destinataire.

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LA SUSCRIPTION OU LA RECLAME

Exemple :
Le Directeur,

Monsieur le Directeur Général de


l’Ecole Multinationale Supérieure
des Postes (EMSP)

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LA SUSCRIPTION OU LA RECLAME

▪ Il est possible de mentionner la qualité de l’expéditeur


sous le timbre en minuscules avec les initiales en
majuscule.

▪ Dans ce cas, la première partie de la suscription


sera annulée

98
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LA SUSCRIPTION OU LA RECLAME

Exemple :

PG/KM

MINISTERE DES TRANSPORTS REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE


--------------- Union-Discipline-Travail
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES -----------
---------------
Abidjan, le
SOUS-DIRECTION DE LA FORMATION
---------------
Le Directeur A

Monsieur le Directeur Général


de l’Ecole Multinationale
Supérieure des Postes

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LE NUMERO D’ENREGISTREMENT

▪ Il s’agit du numéro d’enregistrement chronologique du document


au registre du courrier « Départ » dans le service émetteur.

▪ Il comprend : le numéro d’ordre du registre du courrier « Départ »


suivi des initiales du service émetteur et éventuellement de celles
de la subdivision qui a produit effectivement le document.

▪ Ces éléments se succèdent par ordre hiérarchique et sont séparés


par des barres obliques.
▪ Le numéro d’enregistrement se place sous le timbre du service.

100
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LE NUMERO D’ENREGISTREMENT

PG/KM

MINISTERE DES TRANSPORTS REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE


--------------- Union-Discipline-Travail
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES -----------
---------------
Abidjan, le
SOUS-DIRECTION DE LA FORMATION
---------------
Le Directeur
A
N°________/MT/DRH/SDF
Monsieur le Directeur Général de
l’Ecole Multinationale Supérieure des
Postes (EMSP)

101
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LE NUMERO D’ENREGISTREMENT

Pour les services qui correspondent à des subdivisions territoriales :

HN/KA
REGION DU DENGUELE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
----------------------- Union – Discipline - Travail
DEPARTEMENT D’ODIENNE -------------------
-----------------------
SOUS-PREFECTURE DE TIEME

Tiémé, le 30 janvier 2010

N° 023/RD/DO/SPT

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LE NUMERO D’ENREGISTREMENT

HN/KA
REGION DU PORO REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
---------------- Union – Discipline - Travail
DEPARTEMENT DE KORHOGO ---------------------
----------------
SOUS-PREFECTURE DE NAPIE
Napié, le 30 janvier 2010

N° 023/RPO/DKGO/SPN/C
103
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LE NUMERO D’ENREGISTREMENT

Remarque
▪ Les numéros d’enregistrement du courrier ordinaire
ne sont pas les mêmes que ceux du courrier
confidentiel. Chaque courrier est classé et rangé dans
des registres et archives différents selon son statut.

▪ Le N° d’enregistrement d’un document confidentiel se


termine toujours par la lettre « C ».
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L’OBJET

C’est la mention la plus brève possible de l’objet traité


dans le document.

Son but est de permettre au destinataire d’avoir d’un coup


d’œil l’idée générale du contenu du courrier et de lui en
faciliter le développement, la ventilation et le traitement.

Il est porté sous le numéro d’enregistrement en partant de


la marge, au-dessus du corps de la lettre et après la suscription.

105
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L’OBJET

EXEMPLES :
1) Objet : Inscription sur la liste des candidats
au concours des Officiers de police.
2) Objet : Préparatifs de la visite d’Etat
du Président de la République.

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LA SIGNATURE ET LE CACHET

• La signature est le nom complet d’une personne, écrit de sa


main sous une forme qui lui est particulière.

• Elle sert à affirmer la sincérité d’un écrit, l’authenticité d’un


acte, à en assumer la responsabilité. C’est donc l’élément
fondamental, la condition de validité des actes et autres
documents administratifs.

• La signature peut être précédée de l’attache, c’est-à-dire de


l’indication de la qualité du signataire et éventuellement du
pouvoir l’autorisant à signer.
107
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LA SIGNATURE ET LE CACHET

EXEMPLES
1)
Le Directeur Général

AMANI IPOU FELICIEN


Préfet Hors Grade

2) ……………………………………….

Pour le Préfet et par délégation


Le Secrétaire général

KOUADIO Eugène
Secrétaire Général de Préfecture, Grade I, 3ème échelon 108
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LA SIGNATURE ET LE CACHET

• La signature se place au bas de la lettre sous la partie


droite de la page, quelques lignes en dessous du texte.
Elle est suivie du nom propre du signataire et
éventuellement de sa qualité administrative ou
son corps de rattachement.

• Peuvent également être mentionnées les distinctions


honorifiques dont le signataire a fait l’objet.
109
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LA SIGNATURE ET LE CACHET

• La signature par délégation est accordée à un


collaborateur à qui l’autorité concède une partie
de ses prérogatives pour signer des documents
dont la liste est clairement précisée par un arrêté.

La signature peut également intervenir soit par


ordre soit par intérim.

110
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LA SIGNATURE ET LE CACHET

• La signature par ordre porte sur des correspondances


courantes lorsque le titulaire est momentanément
empêché et en vertu d’instructions verbales de
celui-ci.

• La signature par intérim est utilisée, lorsqu’en


l’absence prolongée d’un responsable, une personne
a été désignée soit par arrêté soit par note de service
pour assurer l’expédition des affaires courantes.
111
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LA SIGNATURE ET LE CACHET

Lorsque l’autorité effectivement signataire est


désignée dans le timbre, il est inutile de mentionner
l’attache.

▪ Le cachet du service
Il est apposé à gauche, à côté de la signature.

112
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PL/DK
MINISTERE DE LA PROMOTION DE LA JEUNESSE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
ET DE L’EMPLOI DES JEUNES
Union-Discipline-Travail
----------------------
DIRECTION GENERALE DE LA PROMOTION ----------------------
DE LA JEUNESSE Abidjan, le

N°______/ MPJEJ/DGPJ
/-))
Monsieur le Directeur des Ressources
Humaines du Ministère de la Promotion
de la Jeunesse et de l’Emploi des Jeunes
/-)) B I D J A N

Objet :

LE
CO RPS
DU TEXTE
Le Directeur Général 113
KROU H. Irénée
Ingénieur des Hydrocarbures
LES MENTIONS OCCASIONNELLES

Pièce jointe Référence


Ampliations

114
MENTIONS FACULTATIVES
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LA REFERENCE

• Cette mention se justifie si l’on se réfère


effectivement à un document ou à un événement
antérieur dont elle facilitera la recherche.

• Il peut donc s’agir d’un texte législatif ou


réglementaire, d’un dossier, d’une correspondance
dont on indiquera de façon précise le numéro, d’une
visite ou d’une conversation…
115
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LA REFERENCE

Elle est portée immédiatement sous l’objet


et comporte, selon le cas :
• le N° d’enregistrement et la date de la correspondance ;
• la date de la communication téléphonique ou de la
conversation ;
• le numéro et la date du dossier cité ;
• le numéro et la date du texte législatif ou réglementaire
auquel l’on se réfère.
116
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LA REFERENCE

EXEMPLES
1) Référence : Communiqué radiodiffusé
du 6 janvier 2010.
2) Référence : Décret n° 99-134 du 20 juin 1999.
3) Réf : V/L N° 123/MJS/DGS/OISSU du 4 janvier 2010.

117
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LA PIECE JOINTE OU « PJ »
▪ Elle est inscrite soit sous la référence soit à gauche
en bas de la page. Elle attire l’attention du destinataire
sur les documents annexés transmis avec la lettre.

▪ C’est pourquoi, il est préférable de l’inscrire sous la


référence ou directement sous l’objet en l’absence
d’une référence pour être plus visible.

Dans ce cas, l’inscrire en toutes lettres. Elle comportera


soit uniquement le nombre de pièces, soit également
leur désignation succincte. 118
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LA PIECE JOINTE OU « PJ »
Objet : Inscription sur la liste des volontaires.
Pièces jointes : 1 curriculum vitae
1 attestation de formation de secouriste

Ou bien, à gauche en bas de la page si la lettre


ne comporte pas d’ampliation :
P.J. : - 1 curriculum vitae
- 1 attestation de formation de secouriste
P.J. : 2 119
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L’AMPLIATION
• Elle se porte au bas à gauche de la dernière page du
document (page comportant la signature).

• Elle indique les destinataires secondaires


(services ou personnes) qui reçoivent des copies
signées et conformes à l’original d’un document
administratif adressé à un destinataire principal,
et, ceci, lorsque ce document présente un intérêt
pour eux ou lorsqu’il est utile voire important pour
l’expéditeur de rendre compte à un supérieur
hiérarchique. 120
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L’AMPLIATION
• Cependant, dans certains documents qui ne comportent
pas de suscription (Note de service, Décision, Arrêté),
elle désigne les destinataires principaux.

• Elles peuvent se présenter soit sous la forme d’une


liste indiquant les fonctions des différents
ampliataires (exemple 1) soit sous la forme d’un tableau
utilisant éventuellement les signes des services et
portant l’indication du nombre d’exemplaire à repartir
(exemple 2).
121
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L’AMPLIATION
EXEMPLES
1)
Ampliations :
Directeur Général…………………………............. 2
Directeur des Ressources humaines ..4
2)
Ampliations :
- DG FP………………. 2
- DIR PENSIONS……..2
- ARCHIVES………...... 3 122
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L’AMPLIATION
Ampliations :
- DG FP…………… 1

- DIR PENSION …… 1

Remarque
• La désignation des destinataires (personnes
ou services) des ampliations se fait toujours
dans l’ordre hiérarchique ou protocolaire selon le cas.

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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
SOUS-COUVERT DE (S/C)
• Cette mention se place directement sous la suscription,
lorsque le document doit passer par l’étape
hiérarchique intermédiaire entre l’expéditeur et le
destinataire, que ce soit dans le sens ascendant ou dans
le sens descendant.
• On peut écrire « Sous couvert de » ou parfois sous la
forme abrégée « S/c » en sens descendant.
• On peut écrire « Sous le couvert de » en sens ascendant
• On peut écrire Sous couvert ou Sous le couvert de la
voie hiérarchique 124
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SOUS-COUVERT DE (S/C)
EXEMPLES :
1)
Le Sous-préfet de Zikisso,

A
MONSIEUR LE MINISTRE DE L’INTERIEUR
Sous le couvert de Monsieur le Préfet du Département de Lakota
________________________
2)
Le Ministre de l’Intérieur,
A
MONSIEUR LE SOUS-PREFET DE TIMBE
Sous couvert de Monsieur le Préfet du Département de Katiola

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SOUS-COUVERT DE (S/C)
Remarque
▪ a - Lorsque la voie hiérarchique est faite de plusieurs
étapes, il n’est pas nécessaire de répéter « Sous couvert de » ;
il est conseillé de remplacer cette mention par la formule
« Sous le couvert de la voie hiérarchique ».

▪ b – La forme abrégée « S/c » est déconseillée à cause


de son caractère peu courtois notamment pour un
courrier qui emprunte la voie ascendante.

126
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F A
INITIALES APPELLATION DE L’ETAT
RÉDACTEUR/DACTYLOGRAPHE DEVISE
B --------------------
TIMBRE E
DU SERVICE LIEU ET DATE
D
N° d’ENREGISTREMENT

C
RECLAME OU SUSCRIPTION
G
OBJET
H
REFERENCE (s’il ya lieu)
I
PIECES JOINTES (s’il ya lieu)

L
ATTACHE ET SIGNATURE
QUELQUES CAS PARTICULIERS DE LETTRES ENTRE SERVICES

La lettre d’accusé de réception

La lettre de transmission

La lettre de présentation

La lettre de rappel

La lettre-circulaire 128

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LA LETTRE D’ACCUSE DE RECEPTION
Par cette lettre, le destinataire d’un précédent courrier informe
l’expéditeur qu’il a reçu la correspondance qui lui a été adressée.

Toutefois, l’accusé de réception est obligatoire dans les cas ci-après :


▪ le supérieur hiérarchique le demande expressément ;
▪ l’instruction du dossier nécessite un délai. Par ce moyen, le
destinataire rassure l’expéditeur et sollicite sa patience ;
▪ une disposition légale et/ou réglementaire l’exige ;
▪ l’Administration reçoit une réclamation ;
▪ la lettre reçue est parvenue par erreur. Il convient de rassurer
l’expéditeur qu’elle sera transmise au destinataire.
129
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LA LETTRE D’ACCUSE DE RECEPTION
Ce type de correspondance débutera par l’une des
expressions suivantes :
▪ « En accusant réception de votre correspondance N°….. du … »;
▪ « J’ai l’honneur d’accuser réception de la correspondance citée
en référence par laquelle vous … »

Remarque
• L’objet d’une telle lettre n’est pas « Accusé de réception ».
• L’objet doit rappeler la matière du document dont on
accuse réception. 130
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LA LETTRE DE TRANSMISSION
▪ La lettre de transmission permet de transmettre un
document. Elle peut donner lieu à des commentaires ou à des
annotations explicatives.
▪ Elle s’utilise du subordonné au supérieur ou, par courtoisie,
entre autorité de même rang.
▪ Cependant, un supérieur peut adresser une lettre de
transmission à un subordonné. Dans ce cas, il devra utiliser
les expressions qui conviennent.
▪ La transmission peut être faite pour attribution, à titre de
compte rendu, à toutes fins utiles, etc.
131
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LA LETTRE DE TRANSMISSION
▪ L’objet d’une telle lettre n’est pas « Lettre de transmission ».
▪ L’objet doit être le document transmis.

EXEMPLE
« J’ai l’honneur de vous transmettre, ci-joint, à toutes fins
utiles, copie du décret N°96-574 du 31 juillet 1996 portant
règlement de service et de discipline générale dans les
Forces Armées Nationales. »

132
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LA LETTRE DE PRESENTATION

Connue également sous le nom de lettre


d’accompagnement, la lettre de présentation
a pour objet de faciliter la lecture et la
compréhension d’un document complexe et
volumineux transmis à une autorité supérieure.

133
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LA LETTRE DE RAPPEL
Elle vise à rappeler au destinataire, en général
un subordonné, qu’il n’a pas encore répondu à
une lettre qui lui a été préalablement adressée.
Elle n’intervient que lorsqu’un délai raisonnable
s’est écoulé.
Le ton d’une telle lettre sera courtois mais ferme.
La mention « R A P P E L » écrite en majuscule
sera inscrite sous le timbre.
134
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LA LETTRE - CIRCULAIRE
La lettre-circulaire se présente comme un
document ordinaire de correspondance
administrative. Son contenu est essentiellement
informatif et souvent sans référence hiérarchique ;
elle est de portée plus collective (elle s’adresse à
des destinataires multiples).
Attention : La lettre-circulaire est un
document d’instruction. 135
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LA LETTRE - CIRCULAIRE
Deux cas de lettre-circulaire sont traditionnellement
connus :
 la lettre-circulaire d’une autorité supérieure
à ses collaborateurs ;
 la lettre-circulaire d’une autorité pour l’invitation
à une réunion ou à une cérémonie. Dans ce cas, elle
s’adresse à la fois à des directeurs et chefs de
services publics, parapublics et privés, à des élus,
et à des responsables d’organisations privées.

136
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LA LETTRE - CIRCULAIRE

La lettre-circulaire comporte les mentions


habituelles de la lettre administrative.

Cependant, elle présente quelques particularités.

137
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LA LETTRE - CIRCULAIRE
Remarque
La lettre-circulaire revêt parfois la forme parfaite
d’une lettre administrative.

Ici, les mentions Lettre-circulaire ou Circulaire


sont absentes.

Mais les destinataires seront multiples et désignés


dans la suscription.
138
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REGION DU DENGUELE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
----------------- Union-Discipline-Travail
DEPARTEMENT D’ODIENNE --------------------
-----------------
SOUS-PREFECTURE D’ODIENNE Odienné, le 19 octobre 2010

N ° 38 /RD/DO/S-PO

Le Sous-Préfet,
à
MESSIEURS LES CHEFS DE
VILLAGE DE : DJIRILA, N’DOLA,
KIMBIRILA,, KADIOLA KOTOUBA ET
N’GBAHANLA
Objet : Visite de travail du Préfet du Département

Dans le cadre de la prise de contact avec les populations des villages de la


Sous-Préfecture d’Odienné, j’ai l’honneur de porter à votre connaissance que
le Préfet du Département d’Odienné effectuera une tournée dans vos localités
respectives le mardi 26 octobre 2010 selon le programme ci-après :
DJIRILA : 9H // N’DOLA : 10H 30 // KIMBIRILA (Déjeuner) : 12H
KADIOLA : 15H // KOTOUBA : 16H // N’GNAHANLA : 17H

Je vous sais d’avance gré des dispositions que vous voudrez bien prendre pour la
réussite de cette visite.
SEPY-YESSOH Narcisse
LETTRE A FORME PERSONNELLE

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Il peut arriver qu’une personne privée s’adresse à
l’Administration et vice versa. Ce type de lettre qui a des
caractéristiquesparticulières s’appelle lettre à forme
personnelle.
Plus simplement, la lettre à forme personnelle est celle
adressée :
1) par un service administratif à un correspondant
extérieur à l’Administration ;
141
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2) par une autorité administrative à un subordonné ou
celle adressée par un fonctionnaire à une autorité
supérieure pour un besoin personnel ;
3) par un service administratif relevant d’un autre pays ;
4) à des institutions ;
5) Entrent également dans cette catégorie, les lettres
à caractère protocolaire.
La lettre à forme personnelle présente à la fois les
aspects d’une correspondance officielle et ceux d’une
correspondance privée.
142
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1) Lettre adressée par un service administratif à un
correspondant extérieur à l’Administration

▪ Dans ce cas, la lettre comporte toutes les mentions d’une


lettre entre services.

▪ A ces mentions, s’ajoutent la formule d’appel et la formule


de courtoisie.

143
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2) Lettre adressée par un usager à un service administratif

Cette lettre à forme personnelle comporte les mentions


obligatoires suivantes :
▪ le nom et l’adresse de l’expéditeur,
▪ le lieu et la date,
▪ la suscription ou réclame,
▪ l’objet,
▪ la formule d’appel,
▪ la formule de courtoisie,
▪ la signature et le nom de l’expéditeur.
144
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3) Lettre adressée par un fonctionnaire à ses
supérieurs hiérarchiques

▪ Cette lettre comporte les mentions obligatoires d’une


lettre adressée par un usager à un service administratif.

▪ Cependant, en lieu et place du nom complet et adresse


de l’expéditeur, l’agent portera son nom complet, son
matricule, son emploi, son grade et sa fonction, son lieu
d’affectation et son adresse.
145
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4) Lettre adressée par un fonctionnaire à ses supérieurs
hiérarchiques.
▪ L’autorité destinataire sera désignée en suscription
sans reprendre le nom de l’agent expéditeur mais en
portant l’indication de la transmission hiérarchique.
▪ Le « sous couvert de» viendra s’ajouter à la suscription
lorsque le document doit suivre la voie hiérarchique
entre l’expéditeur et le destinataire (hiérarchie
ascendante ou descendante) ;
▪ La signature ne comporte que la signature manuscrite
et le nom de l’agent. 146
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
à un
correspondant
extérieur

un fonctionnaire à une
autorité supérieure
pour un besoin
personnel

, celle à caractère
protocolaire

à des institutions
147
• termes utilisés pour « appeler » le
correspondant.
LA FORMULE D’APPEL
• forme abrégée des termes ayant
servi à désigner le correspondant.

• Ce sont des formules par


LA FORMULE DE lesquelles se ferment les
COURTOISIE correspondances (lettre à
forme personnelle).

• Le traitement est la manière


dont on traite, dans le corps
LE TRAITEMENT d’une lettre ou d’un discours,
la personne à qui l’on
s’adresse.
▪ Ce sont les termes utilisés pour « appeler » le
correspondant. Elle est la forme abrégée des termes
ayant servi à désigner le correspondant.

▪ La formule d’appel s’utilise également au début d’un


discours, au moment de l’énumération, par ordre
hiérarchique ou protocolaire, des personnalités présentes
à la rencontre au cours de laquelle est lue une allocution.

149
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▪ De manière générale, la formule d'appel est :
Monsieur, Madame ou Mademoiselle (lorsque le
correspondant se présente sous son état civil et est
désigné comme tel dans la suscription).

▪ Mais pour les représentants de l'Administration, les


autorités politiques et les personnes privées, il est
d'usage de donner à ses correspondants leur titre quand
ils en ont.
150
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FONCTIONS
FORMULES D’APPEL
DIPLÔMATIQUES

un Ambassadeur Monsieur l’Ambassadeur

le Consul général Monsieur le Consul général

les Consuls Monsieur le Consul 151

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FONCTIONS POLITIQUES
FORMULES D’APPEL
ET ADMINISTRATIVES

Le Président de la République Monsieur le Président de la République

Le Président,
Monsieur le/Madame la Président (e)
Le Vice-président d’Institution

, Le Ministre,
Le Ministre délégué, Monsieur /Madame le Ministre
Le Secrétaire d’Etat

Le Ministre de la Justice Monsieur /Madame le Garde des Sceaux

Le Directeur, 152
Le titre exact précédé de « M/Mme le »
Le Chef de service et d’établissement
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FONCTIONS
FORMULES D’APPEL
MILITAIRES

les Officiers généraux Mon Général

les Colonels et Lieutenants Colonels Mon Colonel

,
les Commandants,
Capitaines de vaisseaux, de frégate
Mon Commandant

les Officiers subalternes Monsieur

153
les Officiers générauxde la Marine : Amiral
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REMARQUES
 le possessif est exclusivement employé par le rédacteur
et pour les destinataires du genre masculin ; les femmes
disent simplement « Général, Colonel, Commandant » ;
 le possessif n’est pas utilisé pour les appellations des
militaires féminins qui sont désignés seulement par
leur grade ;
 le grade dans la Marine n’est jamais précédé du possessif
« Mon ».
154
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FONCTIONS
FORMULES D’APPEL
RELIGIEUSES

Le Pape Très Saint Père

Le Nonce Monsieur le Nonce

Le Cardinal Monsieur le Cardinal,

L’Archevêque Monsieur l’Archevêque

155
L’Evêque Monseigneur /Monsieur l’Evêque
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FONCTIONS
FORMULES D’APPEL
RELIGIEUSES

Le Curé ou l’Abbé Monsieur le Curé/l’Abbé

Le Président du consistoire Monsieur le Président

Le Pasteur Monsieur le Pasteur

L’Imam Monsieur l’Imam

156
Le Grand Imam Monsieur le Grand Imam
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FONCTIONS
FORMULES D’APPEL
JUDICIAIRES

Le Président d’une juridiction Monsieur le Président

L’Avocat général Monsieur l’Avocat général

Le Procureur général Monsieur le Procureur général

Le Procureur Monsieur le Procureur

157
Le Substitut Monsieur le Substitut
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FONCTIONS
FORMULES D’APPEL
JUDICIAIRES

Le Juge Monsieur le Juge

Le Greffier Maître

L’avocat Maître

Le Commissaire de Justice Maître

158
Le Notaire Maître
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▪ Ce sont des formules par lesquelles se ferment
les correspondances (lettre à forme personnelle).

Exemple :
▪ «Je vous prie d’agréer, Maître, l’expression de ma
considération distinguée. »

▪ La formule de courtoisie doit correspondre à la formule


d’appel.

159
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FORMULES DE
FORMULES D’APPEL
COURTOISIE

Hommages / Respectueux
Madame hommages

Monsieur Salutations distinguées

Cher Monsieur/Cher Sentiments les meilleurs


Ami/Cher Camarade
160

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FORMULES DE
FORMULES D’APPEL
COURTOISIE
Monsieur le Député Considération
Monsieur le Préfet distinguée/Respectueux
Le Directeur Général sentiments/Sentiments
Le Directeur déférents et dévoués
,

Monsieur le Ministre Considération


distinguée/Haute
Monsieur l’Ambassadeur considération

Monsieur le Président de la République


Très haute considération
Les Présidents d’Institutions 161

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▪ Une femme qui écrit à un homme veillera à ne pas utiliser
une formule de courtoisie contenant le mot sentiment et,
vice versa.

Il convient de distinguer « l’expression » de « l’assurance » :


▪ « L’expression » est obligatoire lorsqu’on s’adresse à une
autorité d’un rang supérieur pour qui la considération,
le dévouement, le respect doivent être tenus pour acquis.
▪ « L’assurance » ne s’emploie qu’à l’égard des personnes
d’un rang égal ou inférieur au signataire de la lettre.
162
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▪ Le traitement est la manière dont on traite, dans le
corps d’une lettre ou d’un discours, la personne à qui
l’on s’adresse.

▪ D’une manière générale et en dehors des formules


de traitement ci-dessous, « tu » ou « vous » sont les
formules usuelles de traitement.

▪ La corrélation est obligatoire entre la formule d’appel


et le traitement.
163
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FORMULES DE
FORMULES D’APPEL
TRAITEMENT
Monsieur le Président de la République
Il m’est agréable d’exprimer à Votre Excellence la
Monsieur le Ministre
gratitude de la population qui vous reçoit ce jour.
Madame l’Ambassadeur

Monsieur l’Evêque Le don de Votre Eminence auxorphelins de notre


Monsieur le Cardinal Paroisse réjouit profondément les fidèles.

Votre Sainteté a bien voulu nous honorer de sa


Très Saint Père présence
,

Sire (un souverain) Votre Majesté…

Monseigneur (un Prince de sang royal) Votre Altesse Sérénissime

164
Madame (une princesse) Votre Altesse
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Remarque
• L’emploi simultané de « Son excellence » et « Monsieur »
ou « Excellence, Monsieur le… » est incorrect.

• Lorsque l’on s’adresse à un Diplomate au cours d’un


échange verbal, il est incorrect de dire « Excellence »,
le terme approprié est « Monsieur l’Ambassadeur ».
165
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TIMBRE
DU SERVICE APPELLATION DE L’ETAT
DEVISE

N° d’ENREGISTREMENT LIEU ET DATE

OBJET
RECLAME OU SUSCRIPTION
REFERENCE (s’il ya lieu)
PIECES JOINTES (s’il ya lieu)

FORMULE D’APPEL

FORMULE DE POLITESSE

ATTACHE
SIGNATURE
PRENOM ET NOM
Ils comprennent :
le bordereau d’envoi

le soit-transmis

la note administrative

le télégramme officiel 167

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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
▪ C’est un document d’ordre récapitulatif qui sert à transmettre
les pièces de ministère à ministère, de service à service.

▪ Il est également appelé « BORDEREAU DE TRANSMISSION », ou


encore « BORDEREAU RECAPITULATIF DES PIECES ADRESSEES A… »

▪ Le recours au bordereau est particulièrement utile lorsque


la transmission comprend plusieurs pièces et lorsque,
en raison du rang hiérarchique du destinataire, la forme
déférente de la lettre ne s’impose pas.
168
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Il s’emploie normalement :
▪ Lorsqu’une autorité hiérarchique transmet des documents
à une autre autorité de même rang à l’extérieur de son
unité administrative ;

▪ et lorsque les documents transmis n’appellent pas


de commentaire qui justifierait l’utilisation d’une lettre.

169

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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
▪ Dans le Bordereau de transmission, les mentions du timbre,
de l’appellation officielle et la devise de l’Etat, le lieu et la
date, le N° d’enregistrement sont identiques à celles de la
lettre administrative.
▪ Le titre « BORDEREAU D’ENVOI » ou « BORDEREAU DE
TRANSMISSION » ou encore « BORDEREAU RECAPITULATIF
DES PIECES ADRESSEES A… » écrit en majuscules, au milieu
de la ligne est suivie, en dessous, de la désignation de
l’autorité destinataire.
▪ La suscription ne comporte que l’identité du destinataire
précédée de la préposition « à ». 170
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PL/DK
MINISTERE DE LA PROMOTION DE LA JEUNESSE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
ET DE L’EMPLOI DES JEUNES
Union-Discipline-Travail
----------------------
DIRECTION GENERALE DE LA PROMOTION ----------------------
DE LA JEUNESSE Abidjan, le
N°______/ MPJEJ/DGPJ

BORDEREAU DE TRANSMISSION
A

Madame le Directeur de Cabinet


du Ministre des Transports
/-)) B I D J A N

171
PL/DK
MINISTERE DE LA PROMOTION DE LA JEUNESSE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
ET DE L’EMPLOI DES JEUNES
Union-Discipline-Travail
----------------------
CABINET ----------------------
Abidjan, le
N°______/MPJEJ/CAB
BORDEREAU RECAPITULATIF DES PIECES ADRESSEES
A Monsieur le Directeur de Cabinet du Ministère des Transports

DESIGNATION DES PIECES NOMBRE OBSERVATIONS
D’ORDRE

1 Dossier de Monsieur KOSSONOU Paul, Adjoint 1


administratif, Mle 213 434 K précédemment en poste à
Timbé ;
« Pour attribution »
Correspondance de Mme KILI Dagrouhonon Honorine,
2 Directeur du Centre de Perfectionnement des cadres, BP
V 133 ABIDJAN. 1

____
2

Le Directeur de172
Cabinet

KROU H. Irénée
Ingénieur des Hydrocarbures
Remarque

• Le bordereau ne comporte pas d’objet ;

• L’attache et la signature se placent dans la


colonne « Observations ».

173
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▪ Il permet de transmettre, à l’intérieur d’un même service, un
ou deux documents.

▪ Il ne s’utilise que par une autorité hiérarchique en direction


d’une autorité de même rang ou d’un subordonné.

▪ En d’autres termes, un collaborateur ne doit jamais faire de


soit transmis à un supérieur.

▪ Dans sa présentation, le Soit Transmis ne comporte pas


de cadre divisé en colonnes.
174
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▪ Le titre « SOIT TRANSMIS » écrit en majuscule est suivi
de l’identité du destinataire.

Le libellé du SOIT TRANSMIS comprend :


• le nombre de documents sur le nombre de pages (1/2 : un
document sur deux pages) ;
• l’identification du document suivi de l’objet ;
• l’observation (à quelle fin le document est destiné).

La signature se place en bas et à droite comme dans


le cas d’une lettre. 175
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PL/DK
MINISTERE DE LA PROMOTION DE LA JEUNESSE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
ET DE L’EMPLOI DES JEUNES
Union-Discipline-Travail
----------------------
DIRECTION GENERALE DE LA PROMOTION ----------------------
DE LA JEUNESSE Abidjan, le
N°______/ MPJEJ/DGPJ

SOIT - TRANSMIS
A
Madame le Directeur de Cabinet
du Ministre des Transports
/-)) B I D J A N

176
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
PL/DK
MINISTERE DE LA PROMOTION DE LA JEUNESSE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
ET DE L’EMPLOI DES JEUNES
Union-Discipline-Travail
----------------------
CABINET ----------------------
Abidjan, le

N°______/ MPJEJ/DGPJ
SOIT - TRANSMIS
A

Madame le Directeur de Cabinet du MINISTRE DE LA PROMOTION


DE LA JEUNESSE ET DE L’EMPLOI DES JEUNES
/-)) B I D J A N

1/5. copie de la convention PC/CIV n°454 portant partenariat de la République de Côte d’Ivoire
avec le Programme Mondial de lutte contre le SIDA.
1/2. Copie du programme de la 23ème Edition de la Journée nationale des personnes affectées
par le VIH/SIDA.
Observations
« Pour information »
Le Ministre
177
KROU H. Irénée
Ingénieur des Hydrocarbures
Plusieurs formules correspondant aux différentes fins
auxquelles les documents sont transmis sont utilisées
en observations. Il s’agit de :
▪ « Pour information » ou « A toutes fins utiles » : la pièce
est envoyée à titre indicatif car elle peut présenter
un intérêt pour le destinataire ;

▪ « Pour attribution » : la pièce est transmise à titre définitif;


elle relève de la compétence du destinataire qui en fera
l’usage qui lui semble convenable.
178
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
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▪ « Comme suite à votre demande » : la pièce est expédiée
sur demande du destinataire ;
▪ « En communication » : le destinataire devra renvoyer la
pièce à l’expéditeur après usage. Cette communication
est généralement faite « pour étude » ou « pour avis ».

▪ « Pour éléments de réponse » ou « Pour suite à donner » :


le supérieur transmet à un subordonné une pièce pour
étude et lui demande de lui proposer un projet de réponse ;
179
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▪ « Pour exécution » : transmission d’un dossier à un
subordonné avec l’ordre de faire l’essentiel pour
traiter l’affaire; un compte rendu sera fait après
accomplissement de cette tâche.

180
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La Note administrative ou NOTE désigne des documents
de communication interne. On en distingue deux types
selon leurs objets, à savoir :
• la note ordinaire ;
• la note verbale.

Dans le cadre de cette formation, seule la note ordinaire


fera l’objet de développement.
181
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La Note ordinaire est un document de correspondance
interne écrit à l’occasion du traitement des affaires
courantes du service.

Elle a pour buts de :


• transmettre des informations, des demandes ou envois
de renseignements, d’avis ou d’instructions, résultats de
recherche, d’enquêtes internes ou de synthèse d’un dossier
• garder trace écrite complète et mise en forme d’un
échange verbal antérieur.
182
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La Note s’emploie indifféremment entre collègues,
de supérieur à subordonné et vice versa avec
toutefois, une nuance de forme :

▪ le supérieur au subordonné enverra une


« Note à Monsieur …» ;

▪ le collaborateur à son supérieur enverra de préférence


une « Note à l’attention de Monsieur … ».

183
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MINISTERE DE LA PROMOTION DE LA JEUNESSE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
ET DE L’EMPLOI DES JEUNES
Union-Discipline-Travail
----------------------
DIRECTION GENERALE DE LA PROMOTION ----------------------
DE LA JEUNESSE Abidjan, le

N°______/ MPJEJ/DGPJ
NOTE

A l’attention de Madame le Directeur de Cabinet du Ministre


de la Promotion de la Jeunesse et de l’Emploi des Jeunes

/-)) B I D J A N

LE
CO RPS
DU TEXTE
Le Directeur Général 184
KROU H. Irénée
Ingénieur des Hydrocarbures
PL/DK
MINISTERE DE LA PROMOTION DE LA JEUNESSE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
ET DE L’EMPLOI DES JEUNES
Union-Discipline-Travail
----------------------
DIRECTION GENERALE DE LA PROMOTION ----------------------
DE LA JEUNESSE Abidjan, le

N°______/ MPJEJSC/DGPJ
NOTE
A Monsieur le Directeur des Ressources Humaines du
Ministère de la Promotion de la Jeunesse et de l’Emploi des
Jeunes

/-)) B I D J A N

LE
CO RPS
DU TEXTE
Le Directeur Général 185
KROU H. Irénée
Ingénieur des Hydrocarbures
La note peut être nominative (« Note à Monsieur KOUADIO
Kra »/ « Note à l’attention de Monsieur DAGO Djékpa »)

ou fonctionnelle (« Note à Monsieur le Directeur des


Ressources humaines » / « Note à l’attention de Monsieur
le Ministre »).

En fonction de son but et selon le destinataire, on


distingue plusieurs types de note :
186
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Les Notes selon le but
L’on dénombre quatre types qui sont :
▪ la note d’information, pour informer ou pour exposer
une question que l’on analyse avec proposition de
solution. Elle peut également être une demande
d’avis ou d’instruction ou une proposition;

▪ la note d’instruction, d’un supérieur à un collaborateur,


pour donner des directives nécessaires au règlement
d’une affaire;
187
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▪ la note de synthèse qui sert à présenter à un supérieur
et à sa demande, sous une forme condensée, une affaire
complexe ou un dossier. Elle fait appel à des qualités de
synthèse, de discernement et à des capacités d’analyse.

▪ la note de présentation : elle accompagne un projet


de texte dont elle donne au destinataire les précisions
et explications justificatives des mesures proposées et
des dispositions envisagées.
188
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Les Notes en fonction du destinataire. Dans ce cas, en
plus des Notes nominative et fonctionnelle, se rencontre
la Note collective adressée par un supérieur hiérarchique
à plusieurs destinataires (« Note à Mesdames et Messieurs
les Fonctionnaires élèves de l’Ecole Nationale
d’Administration»).

Remarque
• Dans le texte de la Note entre deux correspondants
en relation fonctionnelle ou hiérarchique, on utilisera
le style direct et personnel (emploi du « Je »).
189
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
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Remarque

• Pour les Notes d’étude ou de synthèse, les styles


indirect et impersonnel seront de rigueur ; on
retiendra les personnes et le style des documents
étudiés.

• Quel que soit le type de la Note, seul le terme « NOTE »


apparaît comme titre du document. Il est suivi de la
qualité ou du nom du destinataire.

190
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
C’est un document qui permet de transmettre en cas
d’urgence et par un réseau indépendant de
radiodiffusion une information. Seules les autorités
politiques, administratives et militaires sont habilitées
à expédier un télégramme officiel.

Le télégramme officiel ou T.O. comporte le numéro


d’enregistrement, le lieu et la date, la suscription
avec une particularité pour les services qui reçoivent
un nombre important de télégrammes.
191
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Ceux-ci utilisent une adresse télégraphique
composée de sigle (Présidence de la République :
PRESIREPUBLIQUE/ Ministère de l’Agriculture : MINAGRI/
Ministère de l’Intérieur : MININTER).

Pour la rédaction, le style télégraphique clair est utilisé.


Il s’agit de faire des phrases où sont éliminés les mots
qui ne sont pas indispensables à la compréhension
du texte.
192
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
EXEMPLE
Au lieu de : J’ai l’honneur de vous informer de la
visite officielle de Chef de l’Etat dans votre
circonscription administrative du lundi 1er au
mercredi 3 avril 2019.
on écrira :
HONNEUR VOUS INFORMER VISITE CHEF ETAT VOTRE
CIRCONCRIPTION LUNDI 1er AU MERCREDI 3 AVRIL 2019.

193
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DOCUMENTS D’INFORMATION DOCUMENTS D’INFORMATION
INTERNE EXTERNE

LE PROCES-VERBAL L’AVIS

LE COMPTE RENDU LE COMMUNIQUE

LE RAPPORT LA CONVOCATION

L’ATTESTATION

LE CERTIFICAT 194

DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),


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LE PROCES-VERBAL

LE COMPTE RENDU

LE RAPPORT

DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),


UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
• C’est un document écrit par un agent de l’Administration
ou mandaté par celle-ci en vue de relater ce qu’il a fait,
vu ou entendu dans l’exercice de ses fonctions.

• C’est un type particulier de compte rendu destiné à faire


foi jusqu’à l’administration de la preuve contraire.

• Le procès-verbal (PV) ne peut être établi que par des


agents légalement habilités ou désignés à cet effet
par une autorité judiciaire ou administrative.
196
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
• Dans le cadre de cette formation, nous nous
intéresserons exclusivement au PV de réunion
et au PV de passation de service plus usités dans
les services administratifs que le PV judiciaire
(PV de constatation, PV d’interpellation,...).

197
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▪ Le Procès-verbal de réunion
• Le procès verbal de réunion sanctionne les réunions à
l’issue desquelles d’importantes décisions sont prises.

• C’est principalement le cas des réunions que tiennent


les assemblées et les commissions institutionnalisées
(assemblées ou commissions locales, régionales,…) de
même que celles que tiennent de façon hebdomadaire
les cabinets ministériels.
198
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
• Le procès verbal de réunion peut également
intervenir dans le cadre d’une réunion
occasionnelle à laquelle le chef de service
accorde une importance particulière, en raison
de l’intérêt que présente les sujets abordés.

199
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Le procès verbal de réunion est un document
officiel et unique rédigé à l’issue d’une rencontre
de travail ; il fait foi entre les participants à la réunion.

C’est pourquoi, il doit être approuvé par eux au


début de la séance suivante et mentionné dans
le nouveau procès verbal.
200
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Le PV de réunion comporte les mentions qui
figurent sur les lettres administratives. La date
se retrouve dans le texte du procès verbal.

▪ Le Procès-verbal de réunion
▪ Seul le titre « PROCES VERBAL » est écrit en majuscules
▪ tandis que l’objet se présente en lettres minuscules.

201
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ET DE L’EMPLOI DES JEUNES
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PROCES - VERBAL
de la première session ordinaire
au titre de l’année 2009, du Conseil Municipal de Jacqueville »

LE
CO RPS
DU TEXTE

Le Secrétaire de Séance 202


Le Président de Séance

DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),


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Le texte se présente en trois parties ainsi qu’il suit :
Introduction

Elle fixe les informations « préalables » au compte rendu.


Ce sont : les jours, mois, année et heure à laquelle débute
la réunion;

Ces informations sont présentées de façon solennelle :


« L’an deux mil onze et le dimanche treize février, à neuf
heures trente cinq minutes … ».
203
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Introduction
▪ l’identité et la qualité du Président de séance,
du secrétaire de séance et celles des personnalités
présentes ;
▪ l’identité et la qualité des personnalités absentes
avec la distinction entre absents excusés et absents
non excusés ;
▪ l’ordre du jour détaillé avec en point 1 : lecture
et approbation du PV de la dernière réunion ;
204
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
▪ l’état du quorum identité = le nombre de membres
statutaires présents par rapport au quorum requis.
Le quorum se détermine par rapport à la présence
physique des membres statutaires ; c’est seulement
lorsque le quorum est atteint que la séance peut
se tenir et que l’assemblée peut valablement délibérer.
▪ le caractère de la réunion (caractère public ou à huis
clos de la séance).
205
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Développement
C’est le compte rendu, au passé composé de l’indicatif,
de toutes les interventions et des incidents enregistrés
au cours de la séance suivant les points inscrits à l’ordre
du jour.

La relation des propos exprimés doit être introduite par des


verbes qui indiquent soit un simple énoncé de la pensée du
locuteur, soit une prise de position, soit une mise en doute
ou la négation de l’avis d’un autre participant.
206
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Développement
Le développement rend compte :
• de la lecture et de l’approbation du procès verbal de la
séance précédente avec indications précises des
rectifications qui y ont été portées ;
• de toutes les interventions et des incidents survenus ;
• des suspensions éventuelles de séance, avec indication
de l’heure et du/des motif(s) des suspensions ;
• des décisions prises et des mentions de votes avec la
répartition des voix (pour ou contre) et des abstentions.
207
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Conclusion
• C’est la mention de la clôture de la séance avec
indication de l’heure. Ceci est rendu par la formule
suivante : « L’ordre du jour ayant été épuisé,
la séance a été levée, il était 17 heures. »
• Cette formule est suivie de la formule finale suivante :
« Fait à (le lieu de la réunion) les heure, jour, mois
et an ci-dessus. »
208
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Conclusion
A titre d’exemple, nous avons ceci :
• L’ordre du jour ayant été épuisé, la séance a été
levée, il était 17 heures.

• Fait à Daloa les heure, jour, mois et an ci-dessus.

209
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
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Le PV de réunion est signé du Président de séance
(en dessous, à droite du texte) et du secrétaire de
séance (en dessous, à gauche du texte).

Seule la signature du président de séance s’accompagne


du cachet du service.

Les personnalités ou agents ayant effectivement participé


à la réunion émargent en regard de leur nom et prénoms
sur une liste de présence annexée au PV. 210

DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),


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Le procès verbal de passation de service
▪ C’est le dernier document signé lors de la passation
de service.

▪ Il est la preuve formelle que le nouveau responsable a


reçu de son prédécesseur toutes les archives et l’ensemble
du matériel de bureau ou roulant disponibles dans le
service qu’il s’apprête à diriger et qu’ils les a acceptés
tels qu’ils lui ont été présentés.
211
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Le procès verbal de passation de service
▪ Il est établi par le responsable sortant.

▪ Il est signé de son auteur et du supérieur hiérarchique


qui a supervisé la passation de service.

212
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
▪ Le compte rendu (CR) est un document descriptif de faits ou
d’événements que le rédacteur a pu constater ou d’activités
qu’il a accomplies ou auxquelles il a pris part.

▪ Ces faits seront relatés de façon objective, sans les


interpréter, sans prendre position, sans faire de suggestions
ou tirer des conclusions personnelles. Le CR doit être le plus
précis, exact, détaillé et complet possible parce qu’il est
avant tout un document d’information.
213
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
On distingue le compte rendu d’activité, le
compte rendu de mission et le compte
rendu de réunion.

214
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Le compte rendu d’activité et le compte rendu
de mission :
▪ Ces deux comptes rendus comportent les mentions
d’identification de la lettre administrative en plus de
la mention « COMPTE RENDU ».
▪ Le compte rendu d’activité est le compte rendu détaillé
et chronologique de l’activité d’un agent ou d’un service
pendant une période donnée (CR mensuel, bimestriel,
trimestriel, annuel, …). 215
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Le compte rendu d’activité et le compte rendu
de mission :

▪ C’est un moyen pour le supérieur de s’informer


du fonctionnement des services sous sa direction
et pour le rédacteur de justifier ses activités.

216
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COMPTE RENDU
des activités pour la période
du 14 juillet au 10 août 2019

LE
CO RPS
DU TEXTE
Le Directeur Général 217
KROU H. Irénée
Ingénieur des Hydrocarbures
• Le compte rendu de mission est un compte rendu détaillé
et chronologique d’une mission spéciale confiée à un
agent (tournée d’information et de mobilisation,
mission d’inspection, stage, …).

Le texte du compte rendu d’activité et du compte


rendu de mission comprendra :
 une brève introduction qui précisera soit les circonstances
de production du CR, soit les motifs du CR, soit l’objet
de la mission.
218
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
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 un développement qui peut être chronologique,
analytique (dans ce cas, rassembler et classer les idées
selon leur proximité/complémentarité) ou synthétique
(ici organiser les idées par thème).
 Le texte peut être illustré de tableaux, de graphiques, ….
 Dans le cas d’une mission, il convient de mentionner
l’identité des personnes rencontrées et entendues.

 une conclusion sous forme de résumé des points développés.

219
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EXEMPLES
1) COMPTE RENDU D’ACTIVITE
pour la période du 1er au 17 juillet 2019
Ou
COMPTE RENDU
des activités de la Direction Départementale de l’Agriculture
de Bondoukou pour la période du 14 juillet au 10 août 2019

2)
COMPTE RENDU
de la mission d’information des populations de GOMON,
Département de Sikensi du 10 au 14 juin 2019
220
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Remarque

▪ Le lieu et la date peuvent figurer soit sous la


devise, soit sous le texte avant la signature ;
▪ La signature prend place au-dessus du nom
du rédacteur.

221
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
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Le compte rendu de réunion est un document établi par
un agent pour le compte de son supérieur hiérarchique
aux fins de rendre compte des interventions et décisions
enregistrées à l’issue d’une réunion.

En plus des mentions qui figurent sur la lettre entre services,


le titre « COMPTE RENDU », suivi de la date et de l’objet de la
réunion, désigne ce document.

222
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N°______/ MPJEJ/DGPJ
COMPTE RENDU
de la Réunion de direction du 15 juillet 2019
relative à la formulation de la stratégie de mise en
œuvre de la matrice d’actions 2019

LE
CO RPS
DU TEXTE
Le Directeur Général 223
KROU H. Irénée
Ingénieur des Hydrocarbures
L’introduction du compte rendu de réunion
mentionne les lieu, date, heure et ordre du jour
de la réunion.
Elle présente la liste des présents et des
absents (excusés et non excusés) et indique
l’identité du Président et, éventuellement celle
du secrétaire de séance.
224
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DE LA JEUNESSE Abidjan, le
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COMPTE RENDU
de la Réunion de direction du 16 juillet 2019 relative à la formulation de la
stratégie de mise en œuvre de la matrice d’actions 2019

Le mardi 16 février 2019 de 9 heures 30 minutes à 11 heures 25 minutes,


s’est tenue au foyer du village, la réunion d’information relative aux modalités
d’acquisition des terrains à l’issue des travaux de lotissement du quartier Cadres.

Cette rencontre était présidée par Monsieur BONI M’Boua, Président de la Mutuelle
des cadres de Iriéfla avec comme secrétaire de séance, mademoiselle MLANDJO
Bertille.

Etaient présents à cette réunion :


Mesdames : 225
Messieurs :

Etaient absents excusés :


Remarque
• Dans un compte rendu, le style indirect est de rigueur ;

• Les différentes interventions seront rapportées


au passé composé ;

• le rédacteur utilisera le verbe qui convient à


l’opinion exprimée.

226
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
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Remarque
• « L’ordre du jour ayant été épuisé, la séance a été
il levée, était 17 heures » : ainsi s’achève le compte
rendu suivi de « Fait à Adessé, le … » placé avant
la signature.

• Le compte rendu ne comporte qu’une seule signature :


celle du rédacteur.
227
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
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Quelques verbes permettant d’introduire
une intervention dans un compte rendu

• verbes indiquant un simple énoncé :


annonce que …/ déclare que …/ explique, précise, indique,
fait remarquer, relève, observe, fait remarquer, pense,
explique, signale, constate, reconnaît, rappelle, considère,
fait connaître … que ; etc.

228
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Quelques verbes permettant d’introduire
une intervention dans un compte rendu

• verbes indiquant la prise de position :


soutient, recommande, admet, montre, démontre, suggère,
juge, propose, rétorque, souhaite … que ;

• verbe indiquant une mise en doute ou une négation : s’étonne,


craint, ne pense pas, objecte, doute … que, s’interroge sur,
se demande si, s’oppose à, ….
229
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• Le rapport est un document administratif par lequel
le collaborateur rend compte à son supérieur
hiérarchique d’une question importante.

• Le rapporteur présente des éléments objectifs, qu’il


peut commenter et sur lesquels il porte des appréciations
et donne son point de vue.

• Il dégage des conclusions ou formule des propositions


(ou envisage des solutions).
230
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Les propositions et suggestions seront présentées au
conditionnel ou par l’usage d’expressions appropriées
(il me semble pertinent/opportun/indiqué de vous suggérer…)

Le rapport est donc une interprétation, parfois même une


véritable démonstration. Les conclusions ou les propositions
du rapporteur, ne doivent pas être imposées au supérieur
qui garde toute liberté pour leur donner la suite qu’il estime
opportune.
231
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
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Il existe une variété de rapports :
▪ le rapport d’étude,
▪ le rapport d’inspection,
▪ le rapport de mission,
▪ le rapport disciplinaire,
▪ le rapport de passation de service,
▪ le rapport périodique,
▪ le rapport technique,
▪ le rapport de présentation,
▪ la communication en conseil des ministres. 232
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Le rapport d’inspection
▪ Le rapport d’inspection est établi par un supérieur
hiérarchique ou par un agent d’un corps d’inspection
à l’issue d’une tournée de contrôle dans des services
ou auprès d’agents subordonnés.
▪ Il porte sur le fonctionnement général d’un service donné.
▪ Le rédacteur signalera les aspects positifs mais
développera davantage les aspects négatifs qu’il s’agira
de corriger pour le perfectionnement de la législation
ou du service. 233
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Le rapport d’inspection doit être rédigé non pas pour
pénaliser ou brimer les subordonnés, mais plutôt dans
un esprit constructif.

Il signalera les erreurs et indiquera les améliorations


possibles tout en mettant l’accent sur la nécessité de
formation et de perfectionnement des agents
subordonnés à qui le rapport va être adressé.

234
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Le rapport de mission
▪ Le rapport de mission porte sur une mission précise
dont la durée est limitée dans le temps.

▪ Le rédacteur relève les faits qu’il présentera de façon


ordonnée et logique, en ressortira les aspects positifs,
en développera davantage les aspects négatifs, en
soulignant les conséquences pour l’Unité
commanditaire de la mission et formulera des
suggestions.
235
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Le rapport périodique
▪ Il est mensuel, trimestriel ou annuel.

▪ Il a pour objet de faire périodiquement le bilan


de l’activité du service sur la période donnée.

▪ Il obéit en général à un schéma imposé qui fixe les


points qui doivent être obligatoirement abordés.

236
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Le rapport périodique
En l’espèce, il s’agira :
• d’exposer les activités menées sur la période
et en ressortir les résultats objectifs ;
• d’en faire un commentaire critique (relever les succès
et surtout insister sur les faiblesses et leur impact sur
la mise en œuvre des activités à venir);
• de proposer des mesures/ solutions correctives.
237
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Le rapport disciplinaire
▪ C’est le rapport que le supérieur adresse à une
autorité hiérarchique plus élevée pour signaler
le mauvais comportement d’un agent et demander
une sanction. Le rapport disciplinaire exposera
clairement et chronologiquement les faits reprochés
et suggèrera la sanction.

238
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Le rapport disciplinaire

▪ Ce rapport possède son contraire.


Il est en effet également possible d’envoyer à
l’autorité supérieure un rapport pour signaler le
caractère exemplaire de l’activité de l’un de ses
Subordonnés et le proposer pour une promotion.

239
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Le rapport de passation de service
• C’est la rapport rédigé et signé seulement par un
chef de service muté à un autre poste à l’attention
de son successeur.

• C’est une monographie qui sert à présenter le service,


la synthèse des activités réalisées, en cours de
réalisation ou à programmer, le point des problèmes
à résoudre ou en instance,…
240
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PL/DK
MINISTERE DE LA PROMOTION DE LA JEUNESSE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
ET DE L’EMPLOI DES JEUNES
Union-Discipline-Travail
----------------------
DIRECTION GENERALE DE LA PROMOTION ----------------------
DE LA JEUNESSE Abidjan, le

N°______/ MPJEJ/DGPJ
RAPPORT DE MISSION
effectuée par la Direction du contrôle des Services de police
dans la Région des Lacs du 27 janvier au 20 février 2019

LE
CO RPS
DU TEXTE
Le Directeur Général 241
KROU H. Irénée
Ingénieur des Hydrocarbures
PL/DK
MINISTERE DE LA PROMOTION DE LA JEUNESSE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
ET DE L’EMPLOI DES JEUNES
Union-Discipline-Travail
----------------------
DIRECTION GENERALE DE LA PROMOTION ----------------------
DE LA JEUNESSE Abidjan, le

N°______/ MPJEJ/DGPJ
RAPPORT
A l’attention de Monsieur le Ministre de la Santé
et de l’Hygiène publique

Objet : Compte rendu de la mission de terrain conduite


dans les Régions de la Marahoué et des Lacs du 27 avril au 28 mai 2019

LE
CO RPS
DU TEXTE
Le Directeur Général 242
KROU H. Irénée
Ingénieur des Hydrocarbures
Dans sa construction, le rapport se bâtit autour de trois
parties que sont : l’introduction, le développement et la
conclusion.

L’introduction
• Elle est brève et situe le rapport dans ces motifs
(ou précise les circonstances de sa rédaction) dans
ses objets, dans sa destination ou dans son but.
243
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L’introduction
Exemple :
En exécution des dispositions de l’arrêté n° 723 /MSI/CAB
du 22 juillet 2019 portant attributions, organisation
et fonctionnement de la Direction de Contrôle des Services
de police, notamment en ses articles 8 et 11, j’ai effectué
du 29 juillet au 09 août 2019 une mission de terrain dans
la Région des Lacs.
244
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L’introduction
Le présent rapport vise à vous en rendre compte et à
soumettre à votre discrétion, des mesures
disciplinaires à l’encontre de certains agents.

245
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Le développement

Il comprend trois sous parties :


• exposé des faits ou relation ordonnée des activités
réalisées sur la période ;
• commentaire critique autour des faits ou activités
exposés (es) ;

246
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Le développement
• propositions de mesures soumises au supérieur
hiérarchique (les solutions et mesures correctives
envisageables et les modalités de leur application
notamment)

247
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La Conclusion
Elle est très brève et fait un rappel sommaire des principaux
aspects du rapport et des solutions envisagées et sollicite
l’approbation et/ou les instructions du supérieur hiérarchique.
Lorsque le rapport présente des propositions qui appellent
une réponse nécessaire à la poursuite de l’activité, il est
possible d’exprimer l’attente d’instructions par la formule :

248
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La formule est :

• Si ces propositions recueillent votre agrément, je


vous serai très obligé de bien vouloir me faire
parvenir vos instructions le plus rapidement qu’il
vous sera possible’’;
ou bien

• ‘‘Si ces propositions recueillent votre agrément, je


vous serai reconnaissant de me retourner le
présent rapport revêtu de votre appréciation
pour valoir décision’’. 249
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LE COMMUNIQUE

LE CERTIFICAT

L’AVIS

L’ATTESTATION

LA
CONVOCATION
250

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L’avis est un document administratif d’information
externe destiné à l’affichage pour un public
relativement restreint : usagers et personnel de
service.

Il sert à présenter des informations essentiellement


temporaires notamment les réunions de travail, les
conférences, l’annonce de travaux.
251
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On trouve sur l’AVIS, le timbre du service,
l’appellation officielle et la devise de l’Etat, le
N° d’enregistrement et le titre « A V I S », toujours
en majuscule au milieu de la page.
On y trouve également, après le texte de l’avis, le lieu
et la date suivie de l’attache et de la signature de
l’autorité qui informe.
252
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Le titre peut se présenter de plusieurs manières :
• seul, sans désigner les destinataires et séparé de l’objet ;
dans ce cas, les destinataires seront désignés dans
l’introduction.
• le titre « A V I S » suivi de la mention des destinataires
et séparé de l’objet ;

253
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Le titre peut se présenter de plusieurs manières :

• l’objet est incorporé au titre. Les destinataires seront


connus dès la première phrase du texte (cas de l’avis
de vente aux enchères) et un peu plus loin (cas de
l’avis d’enquête de commodo et d’incommodo).

254
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1)
AVI S
Objet : Conférence périodique

2) --------------------------------------

AVI S A VIS AVI S


aux usagers à tout le personnel aux chargés de cours et
encadreurs des élèves du
cycle supérieur de l’Ecole
Nationale d’Administration
--------------------------------------
3)
AVIS DE VENTE AUX ENCHERES PUBLIQUES
Ou
255
AVIS D’ENQUETE DE COMMODO ET D’INCOMMODO
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PL/DK
MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
----------------------
Union-Discipline-Travail
ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION
----------------------
N°______/ MFP/ENA

AVIS
Relatif à la Conférence de rentrée
La conférence de rentrée officielle des élèves de la promotion 2010-2011 de l’Ecole Nationale
d’Administration aura lieu dans l’amphithéâtre Paul BRETEL, le mardi 2 avril 2010 à 9 H 30 minutes.

Placée sous la présidence effective du Ministre de la Fonction Publique et de l’Emploi, la conférence sera
dite par le Professeur ATTA Koffi Léopold, Directeur des personnels civils de l’Etat, et portera sur le thème :
« La problématique du renforcement des capacités des agents de l’Etat ».

Mesdames et Messieurs les chargés de cours et les encadreurs pédagogiques et administratifs sont
cordialement invités à y assister.
Abidjan, le 20 février 2010
Le Directeur Général 256
KROU H. Irénée
Administrateur Civil Général
Le communiqué est un document d’information externe
qu’adresse au public une autorité administrative pour
faire connaître une information, une décision ou des
dispositions d’intérêt général (ouverture d’enquête,
ouverture d’un concours, suspension de la fourniture
de l’électricité, … )

257
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Le communiqué est un document d’information externe

Il est aussi le document par lequel, en raison de leur


caractère d’intérêt général, les informations relatives
aux résultats d’une réunion administrative, d’une enquête
ou d’une étude sont communiquées au public.

258
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Le communiqué a une diffusion beaucoup plus large que l’Avis.

Il est destiné à être lu à la radio ou à la télévision ou publié


dans la presse avec pour objectif de toucher le plus grand
nombre possible de population, voire de l’ensemble de la
population.

259
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Remarque
 Le communiqué s’adresse à un public non administratif ;
il doit donc être parfaitement précis et compréhensible
pour tout le monde.

 L’insertion dans la presse et la diffusion par la radio et


la télévision n’étant pas gratuites, le communiqué
doit être aussi bref et concis que possible.

260
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
La présentation du communiqué dans sa diffusion varie
selon qu’il est directement diffusé par le service émetteur
ou qu’il l’est par la presse :
 s’il est directement publié par le service émetteur,
sa présentation comportera le timbre du service,
le N° d’enregistrement, le titre « COMMUNIQUE »
en majuscules, le texte du communiqué précédé
d’une formule qui en indique l’origine, le lieu et la date,
la signature de l’autorité responsable (Voir exemple
ci-dessous) et ; 261
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
La présentation du communiqué dans sa diffusion varie
selon qu’il est directement diffusé par le service émetteur
ou qu’il l’est par la presse :

 s’il l’est par la presse, seules les formules qui en


indiquent l’origine, le texte, la suscription (le destinataire
presse), les indications relatives au nombre de passage
seront transmis ; les autres mentions ne seront pas
reprises car elles ne concernent pas le public.
262
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PL/DK
REGION DES LAGUNES
---------------------- REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
DIRECTION REGIONALE DE L’AGRICULTURE
D’ABIDJAN-SUD
Union-Discipline-Travail
----------------------
N°______/ RL/DRAAS

COMMUNIQUE

Il est ouvert au titre de l’année scolaire 2018-2019 à l’intention des


diplômés des lycées professionnels agricoles un test de recrutement
d’encadreurs de centres départementauxd’animation agricole.

Les dossiers de candidature sont à retirer au plus tard le lundi 14 février


2019, à la Direction de la Promotion du Jeune agriculteur sise à
Abidjan-Plateau, Immeuble Sogefia, 3ème Etage.

Abidjan, le 05 février 2019


263
Le Directeur Régional

KROU H. Irénée
C’est un document par lequel un service administratif,
dans le cadre de ses activités demande
nominativement à un de ses administrés de se
présenter à un service indiqué et à une date donnée
« pour affaire le concernant » ou pour tout autre
motif expressément désigné.

264
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Mais généralement, on rédige une convocation
pour une réunion prévue à l’avance.

Cependant, dans le cas des réunions d’urgence


ou à une périodicité tombant à date fixe, la
convocation n’est pas nécessaire.

265
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Remarque
 Par courtoisie, la convocation devrait toujours
être envoyée une semaine à l’avance au moins
pour permettre aux personnes convoquées de
prendre toutes les dispositions utiles pour
prendre effectivement part à la réunion.

266
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Remarque

 Quelle que soit la réunion, la convocation qui


l’annonce doit en communiquer en même temps
l’ordre du jour, c’est-à-dire la liste des questions
qui y seront traitées.

267
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Remarque
• Si la rencontre porte sur l’examen de dossiers, il
conviendrait de communiquer aux participants en même
temps que l’ordre du jour, le CR ou PV de la réunion
précédente et copie desdits dossiers.

• La convocation ordinaire portera le timbre du service,


la date, le N° d’enregistrement, le titre « CONVOCATION »
au milieu de la ligne et en majuscule. En dessous
figurera la formule de convocation.
268
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Remarque

• Si la rencontre porte sur l’examen de dossiers,


il conviendrait de communiquer aux participants en
même temps que l’ordre du jour, le CR ou PV de la réunion
précédente et copie desdits dossiers.

• La convocation ordinaire portera le timbre du service,


la date, le N° d’enregistrement, le titre « CONVOCATION »
au milieu de la ligne et en majuscule.
En dessous figurera la formule de convocation. 269
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PL/DK
MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
----------------------
Union-Discipline-Travail
ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION
----------------------
N°______/ MEF/ENA Abidjan, le

CONVOCATION

Une réunion d’information à laquelle je vous serais obligé de vouloir


bien assister aura lieu sous ma présidence le mardi 16 février 2010
à 15 Heures 30 minutes dans la salle de conférence de la Direction
Générale.
ORDRE DU JOUR :
1. Lecture et adoption du compte rendu de la réunion du 2 février 2010 ;
2. Examen du dossier relatif aux travauxd’extension de l’Ecole Nationale
d’Administration ;
Le Directeur Général270
3. Divers

KROU H. Irénée
Cette formule est plutôt destinée à des subordonnés.

Lorsqu’on s’adresse à des personnes de même


niveau hiérarchique, ou à des personnalités
extérieures, à des autorités, à des personnalités
de haut rang ou à des personnes sur lesquelles
on n’exerce aucune autorité hiérarchique, il est
plus courtois de présenter la convocation sous
forme de lettre.
271
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
PL/DK
MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
----------------------
Union-Discipline-Travail
ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION
----------------------
----------------------
Le Directeur Général Abidjan, le

/-))
N°______/ MEF/ENA Monsieur BATE KOFFI BOUAFFO,
Directeur Général de la Société BATIM PLUS
/-)) B I D J A N
Objet : Réunion préparatoire des travaux d’extension de l’ENA
Monsieur le Directeur Général,
J’ai l’honneur de porter à votre connaissance qu’une réunion à laquelle je vous serais très obligé de bien
vouloir assister, se tiendra le mercredi 17 février 2010 à 15 heures précises dans la salle de conférences de
la Direction Générale de l’Ecole Nationale d’Administration (ENA), sise à Abidjan, dans la Commune de
Cocody, au quartier les Deux-Plateaux, sur le boulevard des Martyrs .
Au cours de cette réunion, seront examinées et finalisées les modalités pratiques du démarrage des
travaux d’extension de l’Ecole Nationale d’Administration.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur Général, l’expression de ma considération distinguée.
Le Directeur Général272

KROU H. Irénée
De ces deux substantifs ressortent respectivement
les verbes attester et certifier :

• Attester implique l’idée « de constatation neutre et


objective des faits connus en faveur du bénéficiaire » ;

• Certifier renvoie à l’idée « d’une prise de position plus


active, plus péremptoire de celui qui engage sa
responsabilité dans sonaffirmation ».
273
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
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Ainsi, dans un souci de rigueur formelle, et nonobstant
leur usage selon une approche apparemment
synonymique :

• le certificat désignera les documents liés aux


événements de la vie civile des individus (c’est-à-dire
les documents constatant une situation familiale,
sociale, universitaire, …).

274
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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
• Il sera établi par les officiers d’état civil, les
autorités et services judiciaires ou para-judiciaires,
les autorités scolaires ou universitaires, ... et soumis
à une certaine solennité de formulation.
• l’attestation sera utilisée, sans exigence de solennité,
pour les documents liés à l’activité administrative
courante (c’est-à-dire attestation de présence au
poste, de prise ou de reprise de service, d’emploi,
de congé, d’admission, de stage, …).
(Cf. REDACTION ADMINISTRATIVE Afrique, J. Gandouin/ J-M Roussignol, Ed. Armand Colin, page 126)
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Ces deux documents portent les mentions habituelles
d’identification. Seulement, la date est inscrite à la fin
du texte avant l’attache, la signature et les nom et
prénoms de l’autorité administrative.
Ils sont délivrés soit pour un usage précis et
restrictivement désigné soit pour un usage général
« pour servir et valoir ce que de droit ».

276
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
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L’attestation et le certificat sont destinés à faire foi
mais n’ont pas une force juridique particulière.

Ils ne valent que dans « la mesure où l’on n’a pas de


raisons de contester sa véracité, et jusqu’à preuve
du contraire ».

277
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
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Remarque

 Le certificat est un document généralement préétabli.


Ce sont des formulaires qu’il suffit de remplir à
l’occasion de l’événement de la vie civile que l’autorité
administrative veut certifier.
 L’attestation est un document qui se rédige chaque fois
que les circonstances l’exigent.
278
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PL/DK
MINISTERE DE L’INTERIEUR
ET DE LA SECURITE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
---------------------- Union-Discipline-Travail
CABINET
----------------------
N°______/ MIS/CAB Abidjan, le

ATTESTATION DE PRISE DE SERVICE

Le Ministre de l’Intérieur et de la Sécurité, soussigné, atteste que Monsieur KOFFI Koua


Basile Richard, matricule 231 432 G, Préfet de département, nommé Directeur adjoint
de cabinet par arrêté N°23/MI/CAB du 23 février 2010, a pris service le 25 février 2010.

En foi de quoi, la présente attestation est établie pour servir et valoir ce que de droit.

Pour le Ministre et par délégation


Le Directeur de Cabinet
279
TRA BI Jean
Préfet Hors Grade
• LES NOTIFICATIONS,
DOCUMENTS
• LES INJONCTIONS,
D’INSTRUCTION DE • LES MISES EN DEMEURE,
PORTEE INDIVIDUELLE • LES ORDRES

• LES DIRECTIVES,
DOCUMENTS
• LES NOTES DE SERVICE,
D’INSTRUCTION DE • LES CIRCULAIRES
PORTEE COLLECTIVE • LES INSTRUCTIONS PERMANENTES
280

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UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Les documents d’instruction (ou encore documents
d’injonction) sont des documents hiérarchiques qui
servent de supports aux ordres, aux décisions, aux
prescriptions, aux recommandations et aux explications
qu’une autorité adresse à ses subordonnés.

Les prescriptions arrêtées par l’autorité peuvent être


verbales lorsqu’elles sont courantes ; elles sont
généralement écrites quand elles présentent une
certaine importance.
281
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
• Selon leur nature et leur portée, ces prescriptions peuvent
être individuelles. C’est le cas des notifications, des injonctions,
des mises en demeure, de l’ordre et de la décision.

• Elles peuvent être de portée collective : ce sont les instructions.


Elles regroupent les directives, les notes de service, les
circulaires et les instructions permanentes.

282
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
Ce sont des documents d’injonction destinés à des
personnes étrangères à l’Administration (les administrés,
les contribuables, les co-contractants
de l’Administration, …).

▪ Par la notification (simple lettre recommandée ou formulaire


préétabli), l’Administration, représentée par un agent
assermenté, porte de façon formelle et officielle une décision
à la connaissance de la personne concernée, conformément
aux prescriptions réglementaires.
283
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
La notification par lettre est assortie d’un accusé de
réception.

▪ Les injonctions et mises en demeure sont « des ordres ou


des sommations à des personnes étrangères à
l’Administration aux fins de les contraindre à exécuter ou à
respecter une décision administrative prise à leur encontre.

284
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
▪ C’est le cas notamment en matière fiscale, en matière de
gestion des questions foncières ou d’occupation illégale
de l’espace public. Injonctions et mises en demeure
font généralement l’objet de formulaires imprimés ; elles
se présentent aussi sous forme de lettre envoyée sous
pli recommandé.

285
DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION (ENA),
UNITE PEDAGOGIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE, FORMATION DES AUDITEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
• L’ordre est l’injonction faite à un agent d’exécuter une
décision. On distingue plusieurs types dont les ordres
de paiement et les ordres de mission.

• Nous nous intéresserons essentiellement ici à l’ordre


de mission, plus courant dans les services administratifs.

286
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• La Note de service et la Circulaire sont les documents
d’instruction les plus utilisés. Ce sont des documents
hiérarchiques destinés aux subordonnés.

• Ces documents ont soit un caractère impératif, soit un


caractère explicatif et servent à marquer l’autorité.

• Dans le cadre de cette initiation, seules la Note de service


et la Circulaire feront l’objet d’apprentissage.

287
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• C’est un document interne par lequel un supérieur
hiérarchique donne à ses subordonnés , soit des
informations, soit des instructions (permanentes ou
temporaires) sur un problème donné lié aux activités
du service ou à son fonctionnement.

288
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• La Note de service est un document exclusivement destiné
au personnel d’un service donné.
• N’étant ni un avis, ni un communiqué, la Note de service
ne s’affiche pas.

Elle comporte l’essentiel des mentions de la lettre


administrative et avec la même disposition :
▪ le timbre du service ;
▪ l’appellation officielle et la devise de l’Etat ;
▪ le lieu et la date de l’enregistrement ;
▪ le N° d’enregistrement qui peut également être incorporé
au titre. 289
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• le titre : NOTE DE SERVICE en lettres d’imprimerie au milieu
de la page, soit seul, soit avec le N° d’enregistrement ;
• l’objet placé entre le titre et le texte ;
• la suscription, indispensable lorsque la Note de service
n’a pas une portée collective et qu’elle s’adresse à une
partie du personnel. Dans ce cas, elle est inscrite en dessous
du titre avant l’objet ;

290
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PL/DK
MINISTERE DE L’INTERIEUR REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
ET DE LA SECURITE Union-Discipline-Travail
---------------------- ----------------------
DIRECTION GENERALE DES CULTES Abidjan, le
N°__23____/ MIS/DGC NOTE DE SERVICE
/-))
Mesdames et Messieurs :
▪ Les Directeurs centraux ;
▪ Les Chefs de Service.
Objet : Gestion des taxes de pèlerinage
Il me revient que dans le traitement des dossiers des pèlerins, certains de vos collaborateurs
se seraient rendus coupables d’indélicatesses dans la perception des taxes.
En vue de mettre fin à cette situation qui porte gravement atteinte au crédit de notre
Administration, il est mis en place, pour compter du vendredi 18 février 2011, à la Sous-direction
du Budget et des Finances, une caisse unique où seront perçues toutes les taxes requises.
J’attache du prix au respect de cette disposition pour l’exécution de laquelle je vous invite à
informer largement les usagers et à tenir fermement la main à vos collaborateurs.

291
Le Directeur Général

KROU H. Irénée
Remarque
 le corps du texte d’une Note de service respectera les règles
de la rédaction administrative ;

 le style exprimera très nettement l’autorité du signataire


et sera plus impersonnel pour marquer la permanence
des instructions données.

292
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• C’est un document hiérarchique à destination collective
adressée par une autorité supérieure (Chef d’Etat ou Premier
Ministre, Ministre, Préfet et Sous-préfet, à l’exclusion des
Directeurs généraux et centraux et de tout autre Chef de
service) aux autorités ou services subordonnés, déconcentrés
ou décentralisés.

293
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• La Circulaire vise à clarifier le sens des dispositions d’un texte
réglementaire donné, à en rappeler les buts et à en préciser
les modalités d’application ; elle peut aussi viser la
redéfinition des modalités pratiques de l’action administrative
face à des situations concrètes nouvelles.

294
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Emise par des autorités administratives, la Circulaire
prend la qualification de l’autorité dont elle émane.

On parlera ainsi de circulaire :


▪ présidentielle,
▪ ministérielle,
▪ Préfectorale,
▪ sous-préfectorale.

295
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Dans sa présentation formelle, elle est proche des actes
réglementaires. Elle comporte les mentions habituelles :
▪ le timbre du service ;
▪ l’appellation officielle et devise de l’Etat ;
▪ la suscription qui comportera la mention de l’autorité
expéditrice et celle des destinataires
▪ l’objet : il peut être présenté de façon distincte (comme dans
le cas de la lettre) ou être intégré au titre.
▪ la signature : elle obéit aux règles habituelles.
296
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Remarques
 la circulaire peut comporter une référence ; il s’agira
singulièrement de références de textes réglementaires ou de
documents antérieurs du service émetteur ;

 la date intégrée au titre est reprise en fin de texte ;

 la circulaire emploie le style direct (je, vous) avec un ton plus


personnel.

 La circulaire interministérielle est cependant rédigée en style


indirect.
297
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PL/DK
MINISTERE DE L’INTERIEUR REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
ET DE LA SECURITE Union-Discipline-Travail
---------------------- ----------------------
DIRECTION GENERALE DES CULTES Abidjan, le

N°__23____/ MIS/DGC CIRCULAIRE


/-))
Mesdames et Messieurs :
▪ Les Préfets;
Objet : rédaction et à la présentation ▪ Sous-Préfets.
du rapport mensuel d’activités

Le Ministre 298

BALLO Adama
Elle est rédigée dans un style indirect plus impératif, plus concis
et plus autoritaire dans le ton, mais en même temps plus
impersonnel et objectif dans la forme.

Elle comporte les mentions habituelles mais le titre se présente


systématiquement ainsi qu’il suit :
* INSTRUCTION + N° d’enregistrement + Date d’émission + Objet]

* Le corps du texte s’articule autour des trois parties


traditionnelles de la rédaction (introduction, développement
et conclusion).
299
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INSTRUCTION N° 27/MFPE/CAB du 2 avril 2010
relative à l’application des dispositions du décret n°93-608 du 2 juillet
1993 portant classification des grades et emplois dans l’Administration
de l’Etat et dans les établissements publics nationaux.

300
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I – OUVRAGES TECHNIQUES

▪ Le Style administratif, ROBERT Cathérine, Edition Albin


Michel, Paris, 1994.
▪ Rédaction administrative, Lénissongui COULIBALY, Edition
Presse Université nationale de Côte d’Ivoire, Abidjan,
1995
▪ Rédaction administrative Afrique, Jacques
GANDOUIN/Jean-Marie ROSSIGNOL, Edition Armand Colin,
Paris, 2014

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II – FASCICULES ET SUPPORTS DE COURS

▪ « Eléments de rédaction administrative », fascicule


produit par le Centre de préparation administrative de
l’Ecole Nationale d’Administration, Abidjan, 1976.
▪ « Les fondamentaux du langage et de la rédaction
administrative », support de cours proposé par Narcisse
SEPY-YESSOH aux cours préparatoires aux concours
professionnels d’intégration exceptionnelle à la Fonction
publique, 1996 et 1997.

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Je vous remercie
pour votre aimable attention

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Exercices d’application

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Exercice 1 :
A l’occasion d’un échange verbal, le Directeur des Ressources humaines
vous demande de lui communiquer dans les meilleurs délais possibles
les dossiers suivants :
 dossier de madame SILUE Kagnon Agnès, matricule 198 675-J ;
 liste des agents admis à faire valoir leur droit à la retraite en 2011 ;
 dossiers des agents contractuels en service au 31 janvier 2011.

En qualité de Sous-directeur de l’Administration et du Personnel,


proposez le document par lequel lesdites pièces seront
communiquées au Directeur des Ressources humaines.
Vous l’enregistrerez sous le n° 67.

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Exercice 2 :
Le lundi 14/02/2011, Monsieur KRAGBA Daligou, fonctionnaire à Anyama,
BP 123 Anyama, adresse à la Direction du Contentieux du ministère de la
Construction et de l’Urbanisme une correspondance par laquelle il dénonce
« un retrait abusif » par la Commission d’attribution et de retrait des lots
urbains, de l’ilot 15 du quartier Résidentiel d’Anyama à lui attribué par
décision n°231/RL/DA/SPA/CARTU du 22 juillet 2007.
La correspondance du sieur KRAGBA est imputée au Sous-directeur des
Enquêtes par le Directeur du Contentieux avec les annotations ci-après :
• accuser réception de la correspondance ;
• informer l’usager qu’une enquête est diligentée depuis une semaine
par nos services compétents ;
• assurer l’usager qu’une réponse à sa requête lui sera adressée dans
les meilleurs délais possibles.

Proposez à cette fin, sous la dactylographie de Mademoiselle PENAN Sabine,


une correspondance, enregistrée sous le n° 47 à la signature de Monsieur
KOSSONOU Koffi Ba, le Directeur du Contentieux.

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Exercice 3 :

Par correspondance sans numéro en date du 27 février 2011, Monsieur OGA


Nangui Célestin, Député de la circonscription de SONGON, dans le département
d’Abidjan, région des Lagunes, appelle l’attention du Préfet de Région sur
l’exploitation ’’frauduleuse’’ par la Société Sable et Carrières International (2SCI)
des carrières de sable dans les villages de Songon-Kassemblé et de
Songon-Dagbé, dans la sous-préfecture de Songon.

Instruite par le Préfet de région à l’effet de traiter l’affaire, Madame KABLAN


Ahoussi Marcelle, Sous-Préfet de Songon, après avoir diligenté une enquête,
adresse ses remerciements au Député pour sa collaboration et porte à sa
connaissance les informations suivantes :

▪ la société 2SCI est titulaire d’une licence d’exploitation délivrée sous le


n° 564/MME/DGM du 5 mars 2007 par le ministère des Mines et de
l’Energie et exerce conséquemment en toute légalité ;

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▪ en marge de ses activités d’exploitation, 2SCI a financé la construction
de trois (3) classes à Songon-Kassemblé et d’un foyer de jeunes à
Songon-Dagbé ;

▪ 2SCI s’est également engagée à reprofiler 17 km de pistes villageoises.

Vous êtes invité à proposer à la signature de l’autorité :

1. le document adressé à Monsieur OGA Nangui Célestin,


enregistré sous le n°45 et dactylographié par Mademoiselle
KOFFI Affoué Suzane ;

2. le document enregistré sous le n°46, dactylographié par


KONE Bintou et adressé à Monsieur le Préfet de région à titre
de compte rendu.

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Exercice 4 :

En date du 17 janvier 2011, Monsieur MONSAN Kouaho Alain,


Attaché administratif, matricule 234 455-C, Chef du service du domaine
de la préfecture de Tanda, a adressé à monsieur le Ministre de l’Intérieur
une correspondance par laquelle il sollicite sa mutation à la préfecture
d’Agboville. Au soutien de sa requête, il argue une santé devenue précaire
et une présence de treize années dans la même ville.

Le 3 février 2011, sous le bordereau n°132/MI/DGAT/DRH, la


correspondance de monsieur MONSAN est transmise à Monsieur
KONE Kélétigui, Préfet hors grade, Préfet du département de Tanda,
pour avis et suite à donner. Le 11 février 2011, en réponse au document
dont les références sont ci-dessus citées, monsieur le Préfet confirme
les motifs allégués par son collaborateur et marque son accord pour
sa mutation.

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Madame KOUADIO Amenan Bertille, Préfet hors grade, Directeur de
Cabinet adjoint du Ministre de l’Intérieur, signe, le 20 juillet 2019,
par délégation, une correspondance à l’attention de Monsieur MONSAN,
par laquelle celui-ci est informé de sa mutation à la préfecture d’Adzopé
et invité à prendre les dispositions idoines pour être à son nouveau poste
dans un délai maximum de quatorze jours pour compter de la date de
réception.

Vous êtes invité à :


1. Rédiger la correspondance adressée par Monsieur MONSAN
Kouaho Alain au Ministre de l’Intérieur ;

2. Proposer à la signature de monsieur le Préfet du département


de Tanda la réponse dactylographiée par Mademoiselle BRITO
Edwige (n°98/RZ/DT/PT) au document du ministère de l’Intérieur ;

3. Proposer à la signature de madame le Directeur de


Cabinet Adjoint, sous le n°32, la lettre adressée à Monsieur Monsan.

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Exercice 5 :

Le 16 février 2011, Monsieur GOUE Meleu, Directeur Général du Trésor


et de la Comptabilité publique, vous invite à transmettre, pour traitement,
à la Trésorerie générale d’Abidjan-sud (TGAS) les documents,
ci-après, parvenus par erreur à ses services :

▪ trois (3)dossiers administratifs de Messieurs Koffi Privat, Lamoussa


Crespin et Gueu Martial, agents à la TGAS ;
▪ cinq (5) réclamations d’opérateurs économiques relatives au paiement
des factures après services faits.
▪ Vous êtes invité à proposer à la signature du Directeur Général
le document approprié qui sera enregistré sous le n°176.

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Exercice 6 :

Le 27 février 2011, Madame Agnès AKRE, Directeur de l’Ecole de


Gestion administrative et de la Diplomatie (EGAD) de l’Ecole nationale
d’Administration (ENA) vous invite à soumettre à sa signature un
document adressé à monsieur le Directeur Général de l’ENA à l’effet
de porter à sa connaissance les faits ci-après, aux fins d’instructions :
▪ depuis le 25/2/2011, en raison de l’insécurité généralisée,
le Gouvernement a décrété, sur une période d’un mois, un
couvre-feu nocturne allant de 18 heures à 6 heures ;
▪ de nombreux retards les matins et des absences les après-midi ont
été enregistrés depuis le 26/2/2011 ;
▪ les cours sont perturbés, surtout ceux de l’après-midi ;
▪ le Conseil des encadreurs suggère une réorganisation des
horaires et des programmes de cours pour tenir compte du
couvre-feu (9 heures à 15 heures avec une pause de quarante
cinq minutes entre 12 heures et 13 heures).
Rédigez ledit document dactylographié par Kanté Elodie et enregistré sous
le n°54.
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Exercice 7 :

En considération des informations contenues dans l’exercice 6,


Monsieur BADOU Kouassi, Directeur Général de l’ENA, vous invite
à informer les agents, les usagers et les prestataires en lien avec
l’Ecole des mesures suivantes :

 les services de l’ENA sont ouverts du lundi au vendredi de


8 heures 30 minutes à 15 heures 30 minutes ;
 ces dispositions temporaires concernent la période du
couvre-feu instauré par le Gouvernement.

Proposez à sa signature le(s) projet(s) qui sera/seront enregistré(s)


sous le N°76et suivant et dactylographié par Madame DJELIKA Anasthasie.

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Exercice 8 :

Au cours de la réunion de direction du lundi 28 février 2011, Monsieur


DEGNY Pierre, Secrétaire Général de l’Ecole nationale d’Administration,
intervenant à propos de la conduite des élèves, a dénoncé les nombreux
retards et les absences sans autorisation préalable et sans justificatifs.

Pour y mettre fin, il demande à Mademoiselle Ahikpa Marie-France,


son assistante, de soumettre à sa signature un document administratif
à l’intention des élèves avec les instructions ci-après :

1 - le début des cours étant fixé à 8H 00, le contrôle de présence


se fera au drapeau, le lundi, et dans les classes les autres
jours ouvrables de 7H 45 min. à 7H 55 min. ;

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2 - les cours sont programmés tous les jours de 8H 00 à
12H 00 et de 13H 30 min. à 16H 30 min. (à l’exception du
mercredi avec des pauses de 15 min. à 10H 00 le matin
et à 15H 00 l’après-midi ;

3 - en dehors des heures de pause, les élèves ne sont pas


autorisés à circuler dans les allées de l’Ecole ;

4 - aucune absence ne sera désormais tolérée si elle ne fait


l’objet d’une autorisation préalable ou, au cas échéant,
d’un document justificatif dûment validé par l’encadreur
administratif de cycle ;

5 - le non respect de ces dispositions exposera le(s) contrevenant(s)


à des sanctions disciplinaires allant jusqu’à l’exclusion.

Proposez, en lieu et place de Mademoiselle AHIPKA, le document rédigé


qui sera enregistré sous le n°11 et dactylographié par Madame
BOHUI Marguerite.

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Exercice 9 :

Quels sont les points communs et de différences entre le


compte-rendu et le procès-verbal?

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Exercice 10 :

Par lettre sans numéro en date du 25 avril 2016, Messieurs


COULIBALY KONAN DAGO, matricule 091233-D, grade A4, et YAPI
AHOUE BERNARD, matricule 112475-W, grade A4, tous deux
Médecins Vétérinaires portent à la bienveillante attention de Monsieur
le Ministre du Développement Rural leur souhait de voir rapporter les
lettres numéros 320 et 321/MDR/DRH/SDCAS/SGC du 30 mars 2016
les mettant à la disposition du Ministère de la Fonction Publique et
de la Modernisation de l’Administration.

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Exercice 10 :

En effet, ils allèguent au soutien de leur requête, les faits suivants :


▪ les décisions de Monsieur le Ministre du Développement
Rural découlent du mauvais comportement du Directeur Général
de la Cohésion Rurale à leur égard ;
▪ celui-ci les a démis de leurs fonctions sans demande d’explication
préalable respectivement par décision N°124/MDR/DGCR le 08
septembre 2015 et N°130/MDR/DGCR le 17 septembre 2015 ;
▪ malgré l’obéissance dont ils ont fait preuve à l’égard d’une telle
mesure, le Directeur Général les a menacés de les mettre à la
disposition du Ministère chargé de la Fonction Publique le 28
décembre 2015 ;
▪ ils ne comprennent pas la réaction de leur hiérarchie parce qu’il
n’y a pas eu de véritable problème ;
▪ en plus de leur diplôme de médecin vétérinaire, ils ont suivi
une formation d’ingénieur en développement rural.

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Exercice 10 :

C’est pourquoi, une fois de plus ils demandent la clémence du Ministre


du Développement Rural afin qu’ils soient maintenus dans leurs
différentes activités au Ministère du Développement Rural en raison
du fait qu’ils ont eu la compétence requise.

En votre qualité d’agent à la Direction des Ressources Humaines du


Ministère du Développement Rural, vous êtes invité à proposer à la
signature de Monsieur le Ministre du Développement Rural le document
de réponse adressé à Messieurs COULIBALY Konan Dago et YAPI
Ahoué Bernard, enregistré sous le n°345 et dactylographié par
Mademoiselle KOFFI Affoué Suzane.

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Exercice 11 :
Vous êtes agent en service à la Préfecture de TAABO.
Monsieur ASSAMOI Florentin, Préfet du Département de TAABO,
vous invite à informer les agents, les usagers et les prestataires en
lien avec la Préfecture de TAABO des mesures suivantes :
▪ les services de la Préfecture sont ouverts du lundi au vendredi
▪ de 7 heures 30 minutes à 16 heures 30 minutes avec une pause
de 12 heures 30 minutes à 13 heures 30 minutes ;
▪ ces dispositions sont relatives aux termes du décret n°2012-04
du 11 janvier 2012, portant institution du système de journée
continue dans les Administrations Publiques, les Etablissements
Publics Nationaux et les Collectivités Locales.

Après avoir rappelé brièvement, la raison d’être du style administratif


et les documents administratifs destinés à être affichés, il vous est
demandé de proposer à sa signature le(s) projet(s) qui sera/seront
enregistré(s) sous le n°70 et suivant et dactylographié (s) par
Mademoiselle YOUWEHI Romaine Mharry-Hélyora.

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Exercice 12 :
Au cours d’une réunion tenue le lundi 27 mai 2019 avec son
personnel, Monsieur KOMENAN Kouassi Edmond, Sous-Préfet
de NANGOKRO dans le département de Daoukro, intervenant à
propos de la conduite de ses collaborateurs, a dénoncé les nombreux
retards et les absences sans autorisation préalable et sans justificatifs.

Pour y mettre fin, il demande à Mademoiselle BAHONON


Amanda-Laureine, son assistante, de soumettre à sa signature un
document administratif à l’intention des collaborateurs avec les
instructions ci-après :
• Rappel de la conduite exemplaire des agents sur une longue période ;
• constat du relâchement dans la ponctualité de certains agents en ce
qui concerne les heures d’ouverture des bureaux ;
• Félicitations adressées aux agents pour les efforts déjà consentis
au bon fonctionnement des services de la Sous-préfecture ;
• inviter les collaborateurs qui n’en auraient pas encore compris
la nécessité, à veiller au respect scrupuleux de la ponctualité,
de l’assiduité et des procédures d’autorisations d’absence ;

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Exercice 12 :

• Les bureaux sont ouverts de 7 heures 30 minutes à 16 heures


30 minutes avec une pause d’une heure de 12 heures 30 minutes
à 13 heures 30 minutes ;
• aucune absence ne sera désormais tolérée si elle ne fait l’objet
d’une autorisation préalable ou, au cas échéant, en cas de maladie,
d’un document justificatif dûment signé par le médecin traitant de
l’agent;
• le non-respect de ces dispositions exposera le(s) contrevenant(s)
à des sanctions disciplinaires.

Après avoir rappelé brièvement la distinction entre une Note de service,


une note simple et un rapport, proposez, en lieu et place de
Mademoiselle BAHONON, le document rédigé qui sera enregistré
sous le n°12 et dactylographié par Madame PLOTO Michelle.

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