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Livre blanc

Version 1.44 janvier 2011

www.formulary-france.com

La maîtrise du flux documentaire


Valorisation et gestion des documents avec les logiciels de la suite FORMULARY

GED / GEIDE - RAD / LAD - Output-Management / Editique

© Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY)
- 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 €
- SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com P1
SOMMAIRE

INTRODUCTION ................................................................................................................................................4
1 Couverture fonctionnelle de la suite FORMULARY ...................................................................................5
2 Editique, Output-Management (documents sortants) ...............................................................................7
2.1 Scénariser la personnalisation et le routage des documents ..........................................................7
2.2 Mise en forme et paramétrage des états/documents ........................................................................8
2.3 Diffusion des éditions par fax et par e-mail......................................................................................10
2.4 Archivage et indexation multicritère des éditions ...........................................................................10
2.5 Publication sur l’espace privé d’un site web....................................................................................10
3 Gestion Électronique de Documents.........................................................................................................11
3.1 De la GED à la GEIDE : évolution du concept et des fonctionnalités ............................................11
3.2 Différences entre sauvegarde informatique et archivage documentaire ......................................11
3.3 Avantages de la Gestion Electronique de Documents....................................................................11
3.4 Les principales fonctionnalités d’une GED/GEIDE..........................................................................12
Acquisition (capture, numérisation) ........................................................................................................12
Indexation (indexation multicritère, classification)..................................................................................12
Stockage et restitution ............................................................................................................................12
Diffusion et consultation .........................................................................................................................12
Workflow documentaire ..........................................................................................................................12
3.5 Les différents types de GED/GEIDE ..................................................................................................13
La GED/GEIDE documentaliste .............................................................................................................13
La GED/GEIDE technique/qualité ..........................................................................................................13
La GED COLD........................................................................................................................................13
La GED/GEIDE métier ...........................................................................................................................13
3.6 FORMVISUALL et les modules associés : une GED/GEIDE éclectique.........................................13
3.7 La notion d’évolutivité dans le choix d’une GED/GEIDE.................................................................14
3.8 Une information centralisée et disponible qui facilite l’organisation ............................................14
3.9 Un chaînon indispensable du Système d’Information ....................................................................14
3.10 Archivage probant (archivage légal) ...............................................................................................14
3.10.1 Le cadre législatif ........................................................................................................................14
3.10.2 La norme NF Z 42-013 un référentiel de conformité...................................................................15
3.10.3 Se procurer la NF Z 42-013.........................................................................................................15
3.10.4 Les formats PDF/A en résumé ....................................................................................................15
3.11 FORMVISUALL une GED/GEIDE adaptée à toutes les entreprises ..............................................16
3.12 Structurer l’information présente sur les documents ...................................................................16
3.13 Gestion des documents sortants ....................................................................................................16
3.14 Gestion des documents entrants ....................................................................................................16
3.15 Une gestion électronique de documents ergonomique et intuitive.............................................16
3.16 Indexation et recherches multicritères ...........................................................................................17
3.17 Connecteurs GED pour ERP ............................................................................................................17
3.18 Client léger (client-web pour Intranet ou publication Internet).....................................................17
3.18.1 Client léger (client web pour Intranet et serveurs Internet) .........................................................17
3.18.2 Avantages du client-web pour la GED/GEIDE ............................................................................18
3.19 Configurations mixtes Windows + AS/400 (iSeries, Power) ...............................................................18
3.20 Une base de données GED/GEIDE sous DB2-400 avec FORMARCHIVES ..................................18
3.20.1 Le gage de fiabilité de la GED lié à la plate-forme iSeries..........................................................18
3.20.2 L’interaction facilitée pour les ERP et autres applicatifs iSeries .................................................18
3.21 Sécurisation des documents et confidentialité..............................................................................18
4 Indexation automatique des documents...................................................................................................21
4.1 L’indexation des documents pour la GED/GEIDE............................................................................21
4.1.1 Output-Management en indexation des documents sortants/envoyés .........................................21
4.1.2 Input-Management et indexation des documents entrants/reçus .................................................21
4.2 L'indexation automatique pour ERPs/PGIs et autres applicatifs. .................................................21
4.3 Lecture automatique des codes-barres sur les documents ..........................................................21
4.4 Etiquettes avec codes-barres collées sur les documents reçus....................................................21
4.5 Reconnaissance et lecture Automatique de Documents (RAD/LAD) ............................................21
4.5.1 FORMLADg un logiciel dont le paramétrage est visuel et convivial .............................................22

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4.6 Retour sur investissement de la solution RAD/LAD........................................................................22
4.7 Indexation automatique des documents bureautiques...................................................................22

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INTRODUCTION

La relation aux clients et la relation aux fournisseurs sont inscrites au cœur des stratégies de développement des
entreprises. Une grande quantité de données est exploitée au travers des applicatifs du type ERP/PGI ; il s’agit de
données structurées. Mais le document non-structuré demeure le support de l’information par excellence quand la
plupart des échanges s’effectue avec des imprimés, des fax, des e-mails ou des fichiers PDF. Toute l’activité des
entreprises s’exerce au travers des documents qu’il s’agisse des bons de commande envoyés, des bons de commande
reçus, des factures envoyées, des factures reçues, des bons de livraison ou des courriers et des e-mails. Les
entreprises qui gèrent des flux documentaires dans des volumes importants sont souvent confrontées à la nécessité de
valoriser, de structurer et de gérer l’information véhiculée sur ces documents.

Gestion des documents sortants


Les documents sortants comme les factures ou les bons de livraison sont généralement produits à partir des données
structurées des ERPs/PGIs. Le dispositif à mettre en œuvre ciblera une mise en forme personnalisée des documents et
un choix automatique des media de diffusion en fonctions des données présentes dans chaque page de l’édition
initiale. Les logiciels d’Editique sont destinés à la composition automatique de documents esthétiques et
personnalisés en fonction des données présentes dans les documents édités à partir des ERP/PGI et des autres
applicatifs de gestion. En complément, ces logiciels permettent de gérer automatiquement l’impression ou le routage
des documents sur le canal de diffusion le mieux approprié : telle ou telle imprimante laser, une imprimante
thermique pour étiquettes, le courriel, la télécopie ou l’espace client sur le site web de l’entreprise. Des solutions
logicielles complémentaires aux applicatifs de gestion sont indispensables pour véhiculer une image valorisante de
l’entreprise sur les imprimés, les fax ou les documents PDF et pour gérer, de manière productive et ciblée, la diffusion
de volumes documentaires importants.

Archivage des documents sortants


L’archivage de ces documents sortants nécessite généralement des outils complémentaires qui viennent se greffer sur
le système d’information existant pour permettre de lier les archives avec les index de la base de donnée existante. Ce
qui reste vrai dans une option minimaliste visant, uniquement, à conserver une archive électronique. Et enfin, quand il
s’agit de suivre l’état de l’art dans le domaine de l’archivage électronique, avec l’objectif d’être en mesure de répondre
aux exigences de la législation, il devient impératif d’analyser les procédures et les technologies qui permettront de
garantir une valeur probante aux documents conservés.

Dématérialisation et indexation des documents entrants


La dématérialisation des documents reçus en provenance des fournisseurs ou des clients représente également un axe
de progrès pour les entreprises qui souhaitent fiabiliser leurs procédures et réaliser des gains de productivité. Le
dispositif devra permettre de capturer les données afin de structurer l’information présente dans les documents pour
alimenter les applicatifs de gestion et pour classer la copie électronique (par une indexation multicritère ou par un
nommage automatique).

Gestion électronique de l’ensemble des flux au travers de la GED/GEIDE et du workflow


Les logiciels de Gestion Electronique de Documents et d’informations (GED/GEIDE) peuvent intervenir au cœur du
dispositif destiné à gérer l’ensemble des documents brassés par une entreprise ou une organisation en offrant la
possibilité de rapprocher ces documents (recherche multicritère) et en aménageant des liens d’accès aux documents
pour les ERPs/PGIs. Ces logiciels offrent ainsi une réponse adaptée à divers besoins d’organisation et de partage de
l’information. Une GED/GEIDE intégrant un workllow documentaire facilitera et fiabilisera les procédures de traitement
des documents. Des automates d’indexation pour les documents sortants et des logiciels de Reconnaissance et Lecture
des documents entrants (LAD/RAD/OCR) pourront alimenter cette gestion électronique de documents avec des
informations structurées. FORMULARY-SUITE est une suite logicielle idéale pour les entreprises qui souhaitent avancer
progressivement tout en préparant la possibilité, à terme, de gérer l’ensemble des documents liés à leurs activités. Les
objectifs peuvent être de simplifier et sécuriser l’accès à l’information, de valoriser le savoir-faire ou d’améliorer la
communication et la collaboration. Les logiciels de FORMULARY-SUITE offrent des moyens efficaces pour capturer
l’information présente sur les documents entrants/reçus au travers de la reconnaissance et de la lecture automatique
RAD/LAD ou en facilitant les processus manuels de numérisation, vidéo-codage et indexation. Les solutions de Gestion
Electronique de Documents (GED/GEIDE) de la suite FORMULARY s’intègrent aux Systèmes d’Information des
entreprises qu’ils soient constitués de logiciels du marché ou issus de développements internes. Les logiciels de la
suite FORMULARY offrent également des moyens pour mettre en valeur les documents produits par les ERP/PGI :
moteur de composition, mise en forme dynamique, enrichissement graphique, gestion automatique de l’impression,
gestion de la diffusion des documents au format électronique (fax/e-mails), archivage et indexation multicritère.

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1 Couverture fonctionnelle de la suite FORMULARY

La suite FORMULARY est un catalogue de solutions logicielles dédiées à la valorisation et des documents et flux
numériques. L'offre couvre les domaines de l'Output-Management, de l’Editique, de la Gestion Électronique de
Documents (GED-GEIDE), du workflow de la Reconnaissance et Lecture Automatique de documents (RAD/LAD).
Les solutions transversales proposées complètent les applications métiers et les ERP pour une meilleure gestion des
documents à différents niveaux : composition, personnalisation, production, diffusion multicanal et dématérialisation.

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2 Editique, Output-Management (documents sortants)

Les documents sortants tels que factures, extraits de comptes (organismes bancaires), bons de commande, bons de
livraison, lettre de voiture (transporteurs) et autres documents envoyés sont des supports importants dans la relation
aux clients. Une mise en page qualitative véhicule une image positive de l’entreprise et renforce la perception de
professionnalisme. La possibilité de personnaliser automatiquement ces documents, qui est toujours un avantage
stratégique, devient une nécessité quand il s’agit d’adresser les documents sous l’entête de différentes filiales, avec
des conditions de vente différentiées ou avec des encarts promotionnels incluant des messages ciblés (transpromo).

Les logiciels qualifiés par les termes Editique, Output-Management, Moteur de Composition apportent une plus
value au niveau de l’automatisation de la mise en forme, de l’enrichissement, de la personnalisation et du routage. Ils
s’appuient sur les éditions natives des ERP et des différents applicatifs qui sont la source des documents
transactionnels. Ces éditions peuvent se présenter sous forme de spools, de fichiers plats ou de flux PDF. Ils
supportent généralement la gestion d’impression laser recto/verso, l’impression thermique (étiquettes avec code-
barres) et la diffusion automatique des documents aux formats électroniques (e-mail, fax, archives PDF). La mise en
forme est paramétrable à la fois en fonction du contenu de l’édition initiale (c’est à dire en fonction des données
présentes dans chaque page d’un spool ou d’un flux PDF) et du canal de diffusion (impression, e-mail, fax, archivage)
avec tout le bénéfice d’une édition « dynamique » dans laquelle les polices, les couleurs, la disposition et les fonds de
page sont sélectionnés en fonction des données de l’édition initiale. Une fois les paramétrages établis, une seule
édition (par exemple un spool de factures) permet de produire les différentes mises en page et de diffuser chaque
document sur le média approprié. Il suffit de lancer l'édition depuis les applicatifs et chaque document sort sur le
support électronique adéquat ou l'imprimante appropriée en fonction des paramétrages établis. Le logiciel adaptera, à
la volée, la mise en page et le contenu de chaque document.

Pour être bénéfiques, ces logiciels doivent faciliter l’intégration de tout ce qui peut être nécessaire à l’amélioration du
document : intégration d’images, de codes-barres, de fonds de page, de traits, de cadres, appels dynamiques de
polices, déplacement ou suppression de textes. Et pour être complets, ces logiciels doivent permettre de paramétrer
différents automatismes de mise en forme et différents automatismes de routage des documents en fonction des
données présentes dans chaque page de l’éditions initiale. Les données présentes dans la page d’origine pourront
déterminer à la fois la mise en forme du document final et son canal de diffusion : gestion d'impression recto/verso
(sur telle ou telle imprimante et tel ou tel bac de papier), diffusion électronique (envoi par fax, envoi au format PDF
par e-mail). Le canal de diffusion peut être ciblé pour chaque client en fonction des préférences de ce dernier. Le choix
des supports s’opérera automatiquement en fonction des paramétrages : imprimés, e-mails, fax/télécopies ou archives
électroniques consultables via un accès sécurisé sur le portail de l'entreprise.

2.1 Scénariser la personnalisation et le routage des documents


L'un des objectifs sera d'éditer à la volée (avec des volumétries généralement importantes) des documents
personnalisés ou ciblés dont la composition pourra être scénarisée en vue d’une gestion interactive du rapport entre
les données et la présentation. La disposition des zones de textes et des images est en effet très dépendante des
données elles-mêmes puisqu'il faut gérer l'espace en fonction de la taille des caractères et de la quantité de texte. Le
contenant doit donc s'adapter au contenu. Le contenu est, lui-même, remis en forme par l'application de polices et de
couleurs sélectionnées en fonction des données lues dans le fichier source. Des images peuvent également être
intégrées aux documents de façon interactive. Ainsi, par exemple, un logo pourra être choisi différemment en fonction
du nom de la filiale d'un groupe. L’interactivité avec les données intervient également quand certaines entreprises ont
convenu de conditions de ventes différentiées en fonction de la nationalité leurs clients ou d'accords particuliers. Il est
alors utile de pouvoir imprimer automatiquement les factures, les bons de commande et les bons de livraison avec les
textes appropriés au verso. Et cela en lançant une seule édition depuis l’application métier ; ce qui suppose, bien
entendu de pouvoir appeler automatiquement les textes appropriés en fonction des données discriminantes présentes
dans l’édition initiale.

Les ERP intègrent généralement des éditeurs d'états destinés à mettre en page des documents (factures, bons de
commande, bons de livraison...). Mais ces outils ne couvrent que partiellement les besoins de personnalisation et de
routage des documents. Pourtant l'ajout de conditions de vente précises, de logos, d'entêtes ou de pieds de page
différentiés (suivant les agences ou les filiales) sont de besoins concrets ressentis par de nombreuses entreprises. Une
autre lacune caractéristique de ces éditeurs d'états réside dans l'absence de fonctions de routage conditionnel. Avec
les logiciels d'Output-Management de la suite FORMULARY, il devient possible de paramétrer le choix du canal de
diffusion et le modèle de mise en forme en fonction des données associées à chaque document. Pour certaines
entreprises, les documents à envoyer sont issus de différents applicatifs ce qui crée également des besoins pour gérer
et harmoniser les flux documentaires aux niveaux de la mise en page, du routage, de l'impression ou de l'archivage.

Si vous envisagez de faire évoluer votre ERP ou d'en changer, vous apprécierez de savoir que les logiciels de la suite
FORMULARY permettent d'automatiser la gestion, la diffusion et la personnalisation de vos documents en fonction de
conditions basées sur les informations disponibles dans les éditions d'origine (spools, fichiers aux formats textes ou
PDF...). L'archivage et l'indexation multicritère des documents envoyés fait également partie des possibilités offertes.

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Ce qui permet, par exemple, d'alimenter une gestion électronique de documents. Vos documents pourront donc être
imprimés sur une imprimante précise ou acheminés par e-mail et par fax ou encore mis à disposition sur un serveur
web. Le support de diffusion et le modèle de mise en page seront choisis automatiquement pour chaque document
envoyé en fonction des conditions voulues. Chaque destinataire pourra donc recevoir des documents personnalisés par
le canal le mieux approprié.

Quelle que soit la plate-forme (Windows™, Unix, Linux ou AS/400) et quel que soit l'ERP, aucune modification de vos
programmes n'est nécessaire. Le logiciel s’adapte à la plupart des applicatifs comme aux programmes développés en
interne car il intercepte les spools, les fichiers d'édition ou les flux PDF pour (re)mettre en forme les documents finaux
et gérer leur diffusion. Une fois vos paramétrages établis, vous ne vous souciez plus de vos flux de documents
sortants : vous lancez simplement l'édition depuis votre ERP et vos documents sont produits individuellement sur le
support électronique adéquat ou l'imprimante la plus appropriée. Tout peut être paramétré en fonction des
informations présentes dans l'édition initiale de votre ERP qu'il s'agisse d'un spool, d'un fichier d'édition ou d'un flux
PDF.

2.2 Mise en forme et paramétrage des états/documents


Le paramétrage devra être rendu le plus simple possible pour assurer une autonomie aux entreprises qui changent
fréquemment la mise en forme de leurs documents sortants. La mise en page et le paramétrage doivent donc pouvoir
se faire avec un logiciel convivial et visuel doté d’une interface que l’on puisse qualifier de WYSIWIG (acronyme de
What You See Is What You Get - littéralement : « vous voyez ce que vous obtenez »).

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© Design WYSIWYG* et paramétrage de l'édition dynamique (impressions, e-mails, télécopies).

(logiciel sous Windows™)

FORMULX est un logiciel de mise en page au même titre qu'un logiciel de paramétrage des règles d'édition dynamique.
Il facilite le ‘maquettage’ des éditions de l'informatique de gestion (ERP/PGI, gestion commerciale, etc.).

Les règles paramétrées avec FORMULX déterminent à la fois la mise en forme et le canal de sortie de chaque document
(telle ou telle imprimante). Ces règles s'appliquent en fonction des données brutes issues des applicatifs (spools ou
fichiers d'impression).

Les paramétrages élaborés avec FORMULX sont exploités par les logiciels d'impression dynamique que sont
FORMPRINTER (spools Windows™, Unix et Linux) et FORMULARY (environnement AS/400, iSeries, i5, Power) pour
générer, à la volée, les documents adaptés.

FORMNET et FORMFAX utilisent également les mises en page créées avec FORMULX pour envoyer les documents par
courriel et par télécopie.

FORMULX ne nécessite aucune modification de Fonds de page multiples (99 par page)
vos applicatifs. Les fonds de page se superposent comme des
La mise en forme des documents ne nécessite calques transparents au sein desquels on disposera,
aucune modification des programmes car FORMULX par exemple, les textes et les logos qui peuvent
s’adapte à la plupart des ERP, des progiciels de changer pour ne pas avoir à retoucher l'ensemble du
gestion comme aux programmes spécifiques document. Les fonds de pages peuvent être
développés en interne. conditionnés pour composer chaque document en
fonction des données.
Facilité d'utilisation
FORMULX fonctionne sous Windows™ avec une Codes à barres
interface conviviale dans laquelle vous voyez Conversion de valeurs alphanumériques en codes à
directement le résultat. C'est donc un logiciel barres (avec possibilité de faire apparaître les valeurs
WYSIWYG (What You See Is What You Get). Aucune pour la 'lecture humaine').
connaissance de la programmation n'est nécessaire.
Sa simplicité rend les utilisateurs autonomes. Cadres et traits
Dessin de cadres, de boîtes ou de traits :
Masquage de textes - mise en couleur des traits et du fond des boîtes ;
Pour cacher une partie des données d’origine qui ne - choix de l'épaisseur des traits ;
doivent plus apparaître selon certaines conditions. - position dans la page en relatif ou en absolu.

Déplacement de textes Recto/Verso


Pour modifier l’emplacement d’une partie des Paramétrage de la gestion d'impression recto/verso.
données selon certaines conditions. Choix conditionnels de contenus.

Copie de textes Sélection des imprimantes et des bacs


Pour dupliquer une partie des données à un autre Pour automatiser le pilotage des impressions,
endroit dans la page selon certaines conditions. déterminer l'imprimante appelée et le bac de papier en
fonction des données.
Enrichissement graphique
* WYSIWYG : « What You See Is What You Get » se traduit en Français par « ce
Importations conditionnelles d’éléments graphiques que vous voyez est ce que vous obtenez ».
(logos et autres graphismes). Mise en couleur des
polices de caractères selon certaines conditions.

Appels de polices de caractères


Pour déterminer les choix de polices, de tailles de
caractères et de couleurs en fonction des données
selon certaines conditions.

Ajouts conditionnels de textes


Conditions générales de vente ;
Adresses des succursales ;
Mention “DUPLICATA” en travers sur les copies.

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2.3 Diffusion des éditions par fax et par e-mail
Les documents sortants produits par les ERP/PGI et les différents applicatifs en place dans l’entreprise peuvent faire
l’objet d’une diffusion par télécopie ou par e-mail. D’autant plus que l’usage d’Internet a habitué les entreprises et
leurs clients à exiger des documents disponibles rapidement. Diffuser ces documents par e-mail nécessite des
solutions qui garantissent une lecture multiplateforme dans le respect de la mise en page. Le format PDF permet de
conserver la richesse de la présentation et, si besoin, de sortir une copie imprimée fidèle à l’original.

2.4 Archivage et indexation multicritère des éditions


Les logiciels d’Output-Management facilitent également l’archivage de documents sortants : les données interceptées
dans l'édition initiale permettront de classer la copie électronique des documents envoyés par une indexation
multicritère ou un nommage automatique. En effet, de même qu’ils interceptent les données discriminantes pour la
personnalisation ou le mode de routage, ces solution peuvent également (avec des modules complémentaires)
capturer les index de classement sur les documents. Ces logiciels pourront donc intervenir en tant que source
d’alimentation pour un logiciel de gestion électronique de documents (GED/GEIDE) auquel ils fourniront les données
d’indexation (indexation multicritère) et les archives PDF. Pour les entreprises qui ne sont pas encore équipées de
GED/GEIDE, un nommage de la copie PDF des documents envoyés pourra être envisagé.

2.5 Publication sur l’espace privé d’un site web


FORMVISUALL-FOR-WEB est une solution destinée à la consultation sécurisée des documents sur les extranet, portails
ou sites Internet des entreprises. La base documentaire peut être alimentée de façon manuelle ou automatique avec
les documents en provenance des applications de gestion tels que les ERP ou les applicatifs spécifiques. Cette solution
est particulièrement adaptée pour la publication des documents transactionnels tels que factures, bons de commande,
avoirs, bons de livraison, lettres de voitures, etc. La consultation par les clients ou les partenaires de l'entreprise
s'effectue avec un navigateur/browser comme Internet Explorer ou Firefox. Le visiteur accède uniquement aux
documents qui le concernent avec son login ou son code client et son mot de passe.

La base de données recense les emplacements de chaque document, les autorisations de consultation et les critères
d'indexation associés. L'interaction s'effectue en grosse partie en "local" pour limiter les aller-retour client/serveur
avec un affichage immédiat des sélections de l'utilisateur (technologie JavaScript, principe AJAX).

Cette solution fonctionne sur le serveur web Apache2 en PHP5 avec une base de données centralisée (DB2 sous
iSeries, AS/400, Power et MySQL5 sous Windows™™ ou Linux). La mise à jour distante est prévue par le biais de
logiciels adaptés à la diversité de systèmes d'information. Ainsi différents ERP et divers applicatifs peuvent servir de
sources d'alimentation dans l'objectif d'une publication des documents vers les clients et partenaires sur le web.

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3 Gestion Électronique de Documents

3.1 De la GED à la GEIDE : évolution du concept et des fonctionnalités


En 1994 certains acteurs du marché de la GED ont décidé de faire évoluer l’acronyme GED vers celui de GEIDE
(Gestion Electronique d’Informations et de Documents Existants) afin d’étendre le concept en introduisant la notion
plus large de gestion d’informations. Le béotien qui cherche à s’informer sur le sujet peut être dérouté par la
multiplication des définitions qui apparaissent pour l’acronyme «GEIDE». On peut lire tout aussi bien «gestion
électronique de l'information et des documents existants», ou «gestion électronique de l'information documentaire des
entreprises» ou encore «gestion électronique d'informations et de documents existants». Certains détournent même la
terminologie pour lui faire épouser le concept très en vogue de « Gouvernance » ce qui donne : « Gouvernance
Electronique des Idées et des Décisions en Entreprise». Mais au-delà des « idées » et des « décisions », ce sont bien
les schémas organisationnels qui sont améliorés ou fiabilisés par l’introduction d’une GEIDE. Ainsi un workflow
documentaire intégré à une GEIDE permet de créer des procédures de traitement des documents et de les superviser.

Pour que tous les documents puissent être retrouvés dans la GEIDE, certains éditeurs proposent des modules ou
connecteurs permettant de capturer les éditions des applicatifs de gestion tels que ERP/PGI, GPAO, comptabilité,
gestion commerciale, RH. Dans ce cas la copie électronique de chaque document édité est conservée avec les
différents index qui permettent de la classer (indexation multicritère). Pour que tous les documents entrants puissent
être interceptés par la GEIDE/GEIDE, certains éditeurs proposent des logiciels de RAD/LAD destinés à automatiser la
reconnaissance et la lecture des documents entrants/reçus à des fins d’indexation multicritère, ou de saisie assistée.
On trouve, sur le marché, différentes familles de GED/GEIDE qui correspondent à des utilisations précises. Afin
d'éclairer le lecteur, nous allons donc préciser la notion d'archivage documentaire, puis recenser les différentes
fonctionnalités et les principales familles de GED/GEIDE.

3.2 Différences entre sauvegarde informatique et archivage documentaire


Une enquête menée par ADDPI en 2005 auprès d’une centaine de responsables informatiques a révélé une confusion,
encore assez répandue à l’époque, entre la notion de sauvegarde et celle d’archivage. A la question « avez vous une
solution d’archivage ? », certains d’entre eux répondirent « oui je fais des sauvegardes sur disque ». Il peut donc être
utile de rappeler la définition. Si la sauvegarde se limite bien à la conservation des fichiers informatiques dans l'état ou
ils figurent à un moment donné sur les disques durs, l'archivage, par contre, consiste à pérenniser les documents dans
l'état où ils ont été édités ou capturés. Il s’agit en quelque sorte de conserver un cliché du document qui soit fidèle à
ce qu’il a été à un instant précis et cela indépendamment des éventuelles rééditions ultérieures.

3.3 Avantages de la Gestion Electronique de Documents


Au-delà de la simple conservation de la copie des documents sous forme d’archives électronique, les solutions de
GED/GEIDE sont conçues pour permettre le partage d’informations en facilitant la recherche et la consultation des
documents sur un réseau d’entreprise ou un intranet. Il s’agit de mutualiser les documents et de permettre une
consultation rapide en accélérant les temps de recherche. Une grande partie de l’utilisation des dossiers en carton,
souvent constitués de plusieurs documents d’origines différentes, peut se résumer dans son équivalent logiciel à une
simple recherche à partir d’un PC; le dossier étant visible sur écran de manière instantanée. Les logiciels GED/GEIDE
répondent ainsi aux besoins de conservation, de partage et de recherche en facilitant le rapprochement des
documents connexes générés ou reçus par les organisations. Et, par la magie de l’informatique, la recherche de
documents devient quasi immédiate avec tout le bénéfice d’une réactivité sans faille. Pouvoir réunir, à la demande un
dossier complet en rapport avec une problématique particulière (suivi de commande, SAV, litige, relance etc.) est un
avantage stratégique.

Un logiciel de gestion électronique de documents doit permettra de faciliter les tâches courantes au travers de
fonctionnalités que l’on souhaitera ergonomiques :
- Collecter des documents par des moyens simples (moteur de recherche, sélection interactive des résultats) ;
- Offrir une visibilité d’ensemble sur les documents collectés ;
- Respecter les règles de confidentialité ;
- Mémoriser les requêtes associées aux recherches routinières ;
- Faciliter et accélérer l’indexation manuelle par un système de vidéo-codage qui offre une bonne visibilité ;
- Permettre de transmettre des notes et des informations en rapport avec les documents ;
- Suivre les actions et les décisions liées à un type de documents avec un workflow intégré ;
- Alerter les utilisateurs quand un nouveau document doit être pris en compte (indexation/classement manuel,
décision dans le workflow, etc.) ;
- ...

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3.4 Les principales fonctionnalités d’une GED/GEIDE

Les différents logiciels de GED/GEIDE du marché fournissent plus ou moins de possibilités. Avant de chercher à cerner
les caractéristiques de chacun d’entre eux, il peut être utile de passer en revue quelques notions fonctionnelles de
base.

Acquisition (capture, numérisation)


L’acquisition désigne l’interception et éventuellement la conversion des documents en provenance de différentes
sources extérieures à la GED/GEIDE :

• Acquisition des télécopies et des mails envoyés et reçus ;


• Numérisation de documents papier (avec un scanner) ;
• Capture des éditions des logiciels de gestion (spools, fichiers plats, documents PDF).

Tous les logiciels de GED/GEIDE ne couvrent pas l’acquisition de sources d’informations aussi diversifiées.

Indexation (indexation multicritère, classification)


L’indexation multicritère consiste à classer les document en renseignant différentes rubriques de classement
généralement qualifiées de « critères ». Exemple : une facture reçue pourra être classée à la fois avec plusieurs
données telles que la date, le code ou le nom du fournisseur etc. Un seul et même document peut donc être classé
dans plusieurs rubriques avec plusieurs mots clés, dates ou valeurs numériques. C’est le principe du classement
« multicritère ». Cela facilitera les recherches et les rapprochements de différents documents. Sur la base d’un
montant et du nom d’un client, on peut, dés lors, rassembler les copies électroniques du chèque de paiement, de la
facture et du bon de commande.

Plusieurs méthodes d’indexation sont possibles :


• Manuelle par l’utilisateur qui renseigne des champs de saisie ou des menus déroulants ;
• Automatique par lecture automatique d’étiquettes avec codes-barres collées sur les documents ;
• Automatique par reconnaissance du contenu numérique (ex : l’entête des e-mails) ;
• Par Reconnaissance et Lecture Automatique de Documents numérisés (RAD/LAD) ;
• Par capture des données d’un spool (la file d’impression des factures par exemple).

La reconnaissance se base généralement sur la mise en page du document et permet de déterminer un modèle/type
de document pour orienter la lecture et recueillir les données utiles présentes à des endroits précis. La lecture s’appuie
sur les technologies OCR qui convertissent les textes et les éléments graphiques comme les logos en données
alphanumériques.

*OCR (Optical Character Recognition) : technique permettant de convertir l’image textes en un fichier texte.

Stockage et restitution
Les solutions de GED/GEIDE proposent un stockage des documents sur des supports plus ou moins nombreux :
CD/DVD, clé USB, disque dur local, serveur central, etc. Dans ce domaine le PDF s’est imposé comme standard
technique en autorisant la lecture et l’impression des documents dans le respect de leur mise en page d’origine. Le
PDF/A, quant à lui, est un PDF d’archivage défini par la norme ISO 19005-1 qui précise comment assurer la
conservation du document électronique, indépendamment des systèmes utilisés pour le créer, le stocker et l’afficher.

Diffusion et consultation
Les documents deviennent accessibles sur le réseau informatique ou l’Intranet de l’entreprise. Ils peuvent être
retrouvés et rassemblés rapidement avec un moteur de recherche. Ce moteur effectue des requêtes avec les mots
clés, les dates, les montants et autres valeurs avec lesquelles les documents ont été indexés. Les documents collectés
sont consultables immédiatement sur l'écran de chaque utilisateur autorisé. La consultation est généralement ouverte
à un ensemble d’utilisateurs du réseau ou de l’Intranet de l’entreprise. L’accès peut être entièrement sécurisé par un
système d’accréditations qui détermine qui a le droit de consulter tel ou tel document. Les autorisations de
consultation peuvent être établies en fonction des critères de classement avec une gestion précise de la confidentialité.

Workflow documentaire
Le worflow documentaire intégré dans une GED/GEIDE permet de tracer l’ensemble des actions et décisions liées au
traitement d’un type de document. En fonction des procédures mises en œuvre dans l’entreprise et, grâce au workflow
documentaire, les utilisateurs autorisés peuvent prendre connaissance des décisions et des actions déjà engagées par
leurs collaborateurs : accord de paiement d’une facture, réponse faite à un courrier de réclamation, etc.

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3.5 Les différents types de GED/GEIDE

La GED/GEIDE documentaliste
Utilisée comme une bibliothèque électronique pour l’archivage des revues, magazines, pages web et autres
publications dont la conservation peut être utile à l’entreprise.

La GED/GEIDE technique/qualité
Destiné à la gestion des documents produits par les services techniques (plans d’architectes, documents de bureaux
d’études, etc.) et aux documents conservés par les service qualité (certificats de fournisseurs, notices, documents
relatifs aux normes…). Elle intègre généralement un workflow qui recense les différents passages de relais accomplis
dans le cadre de travaux collectifs et les différentes étapes (ou versions) d’un même document (versionning).

La GED COLD
COLD signifie littéralement ‘Computer Output to Laser Disk’ et désigne l'archivage des spools (files
d’impression/édition en provenance des systèmes centraux, applicatifs de gestion divers ou des ERP). La GED-COLD
intercepte les queues d’impression qui véhiculent les documents transactionnels (factures, bons de commandes, bons
de livraison, fiches de paie …). La GED COLD est, à l’origine, orientée CD/DVD avec des fonctions d'indexation
automatique. Pour simplifier, on pourrait dire ‘Spool to CD-ROM’ ou ‘Spool to DVD’.

La GED/GEIDE métier
La GED/GEIDE métier est destinée au classement des documents transactionnels liés à la relation aux clients et
fournisseurs comme les bons de commande, les bons de livraison, les factures, les courriers, etc. Il est souhaitable de
pouvoir corréler ce type de GED/GEIDE aux applicatifs de gestion comme les ERP/PGI. Elle s’appuie donc
généralement sur une indexation multicritère qui permet de classer les documents plusieurs valeurs
alphanumériques : noms client/fournisseur ou code client/fournisseur, date du document, typologie du document,
montants, dates, etc. Ces données d’indexation permettront de rapprocher des documents et de créer des liens avec
les applicatifs de gestion.

3.6 FORMVISUALL et les modules associés : une GED/GEIDE éclectique


FORMVISUALL permet de couvrir les fonctions des différents types de GED/GEIDE énumérées précédemment. Il peut
remplir les fonctions d’une GED-COLD. En effet, grâces aux modules complémentaires destinés à capturer et indexer
les spools, FORMVISUALL permettra de réaliser des gravures de CD/DVD sur lesquels les archives, les index de
classement et le moteur de recherche seront présents. Les fonctionnalités de FORMVISUALL correspondent également
aux usages des GED/GEIDE techniques/qualité notamment grâce à son workflow et à une conception orientée
nativement sur le versionning : une copie de chaque version d’un document est conservée au format PDF. Sachant
que le document source lié à cette copie PDF peut être réouvert avec l’application source pour créer d’autres versions
du document. Ce qui permet de conserver un cliché PDF du de toutes les étapes ayant abouties au document final.

FORMVISUALL sera également apprécié par les entreprises qui recherchent une GED/GEIDE métier pour gérer la copie
des documents produits par les ERPs/PGIs et la copie des documents reçus. Le connecteur est fourni pour permettre
aux entreprises d’appeler les archives depuis les applicatifs existants (ERP, PGI, application métier…). Dans ce type
d’application, le workflow pourra être mis à profit pour créer des procédures de traitement des factures fournisseurs et
de relance de clients.

Les modules complémentaires de FORMVISUALL tels que FORMARCHIVES, FORMINDEXEUR, FORMRECO permettent
d’automatiser l’indexation multicritère de différentes sources de documents :
• images de documents numérisés ;
• images de fax ;
• éditions bureautiques du type Word™ ou Excel™ ;
• télécopies ou e-mails (entrants et sortants) ;
• spools des ERPs/PGIs et autre applicatifs en provenance de différentes plate-formes (Unix, Windows™, Linux,
AS400/iSeries/Power…).

Cadres d’utilisation de FORMVISUALL

- Gestion des documents qualité/technique (certificats de fournisseurs, plans, fichier DAO, documents techniques) ;
- Archivage légal (documents à conserver pour servir de preuve en cas de contrôle – suivant cahier des charges -) ;
- Gestion des documents entrants (imprimés, fax, e-mail…) ;
- Gestion du courrier et suivi de son traitement ;
- Dématérialisation et gestion des factures fournisseurs ;

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- DRH ;
- GED métier ;
- Archivage et indexation des factures clients, bons de commandes et autres documents envoyés/sortants ;
- …

3.7 La notion d’évolutivité dans le choix d’une GED/GEIDE


La mise en place d’une GED/GEIDE garantit un retour sur investissement rapide lié aux économies réalisées en temps
de recherche et en erreurs évitées dans le classement. C’est aussi le meilleur plan anti-sinistre moderne pour se
prémunir des risques de destruction de documents. Ces considérations, dans leur évidence, peuvent inciter les
entreprises à se doter trop rapidement de la première solution portée à leur connaissance. Un peu de réflexion évitera
pourtant de passer à côté d’autres avantages qui se révéleront stratégiques à plus long terme compte tenu des
évolutions de l’entreprise et des axes d ‘amélioration qui peuvent être anticipés. Au-delà des possibilités
fonctionnelles offertes au départ, il est ainsi utile de savoir si l’éditeur sera capable d’implémenter, à l’avenir, les
moyens pour alimenter la GED/GEIDE avec l’ensemble des flux documentaires. Cette précaution est prise en compte
dans la logique commerciale de FORMULARY-SUITE qui est un catalogue de solutions modulaires permettent de se
doter d’outils complémentaires au fur et à mesure que les besoins apparaissent (moyennant l’acquisition de licences
supplémentaires et la commande de prestations complémentaires).

3.8 Une information centralisée et disponible qui facilite l’organisation


L’avantage de base des logiciels de GED/GEIDE est de réunir l’ensemble des documents dans un format électronique,
consultable en réseau tout en facilitant le classement (indexation multicritère) et la recherche. Ils améliorent
l’organisation et la rendent plus rapide et plus efficace par un meilleur partage de l’information. Avec, à la clé, la
maîtrise de tout le flux d’information lié à la relation aux clients et aux fournisseurs.

Devoir faire passer les documents entrants par le scanner est une contrainte largement compensée les progrès
immédiatement perceptibles et les bénéfices appréciés :
• diminution des temps de recherche et de reclassement;
• disparition du stress de la recherche;
• mise en relation immédiate de tous les documents liés à une problématique;
• accès rapide à l’information (si un client appelle, son dossier complet est disponible instantanément);
• possibilité de produire une copie à l’identique ;
• meilleure communication avec les collègues (workflow documentaire, annotations…) ;
• suivi des décisions et des traitements ;
• facilitation des procédures d’organisation grâce au workflow documentaire.

3.9 Un chaînon indispensable du Système d’Information


La gestion électronique de documents constitue un chaînon indispensable dans le système d’information dans ses
composantes administratives, commerciales, logistiques, techniques et comptables. Elle offre la possibilité de
rassembler instantanément tous les documents liés à une transaction (achat, vente, …). Une GED/GEIDE interfacée au
Système d’Information existant est un moyen efficace pour corréler toute l’information non structurée véhiculée sur
les documents avec les index présents dans la base de données du SI. Dans de nombreux cas de figure, il est possible
d’envisager que les écrans de l’ERP ou de l’applicatif spécifique affichent les documents PDF associés à une
transaction en appelant directement la GED/GEIDE.

3.10 Archivage probant (archivage légal)


L’éditeur ADDPI, en tant que membre de l'APROGED, porte un intérêt tout particulier aux demandes qui se situent
dans le cadre de ce qu'il est courant de désigner par "archivage légal" c'est à dire la conservation des documents
en tant que preuves. Les entreprises, qui restent maîtres d’œuvre en la matière, établissent des cahiers des charges
avec ou sans le recours d’organismes spécialisés. En France, ces cahiers des charges sont généralement établis dans
le respect du cadre normatif de la NF Z42-013 qui vise à donner une force probante aux systèmes d’archivage
électroniques. Les logiciels de la suite FORMULARY peuvent être adaptés pour les entreprises dans le cadre qu'elles
définiront pour se situer en respect de la NF Z 42-013 et des autres normes pertinentes.

3.10.1 Le cadre législatif

"(...) L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve
que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de
nature à en garantir l'intégrité. (...)" ( Article 1316-1 CODE CIVIL -inséré par Loi nº 2000-230 du 13 mars 2000 art.
1).

L’objectif sera de répondre aux exigences de la législation française exprimées en termes de « copie fidèle et durable »
d’une part et « d’identification et d’intégrité » d’autre part. Mais la loi ne désigne aucun logiciel ni aucun cadre

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fonctionnel précis susceptible de produire des archives numériques ayant une valeur probante. En effet, le législateur
ne s'est pas engagé dans le domaine technique et ce n'est pas son rôle. Il faut, dès lors, se référer à un état de l'art
défini par diverses normes, et notamment la NF Z42-013.

3.10.2 La norme NF Z 42-013 un référentiel de conformité


La NF Z 42-013 est publiée par l'AFNOR, organisme officiel français de normalisation qui est membre de l'organisation
internationale de normalisation ISO auprès de laquelle cet organisme représente la France. La NF Z 42-013 porte sur
les « spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la
conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes ». La norme énumère « les mesures techniques
et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents
électroniques».
Cette norme offre un référentiel de conformité sur lequel les éditeurs/intégrateurs de logiciels et les entreprises
utilisatrices peuvent s’appuyer pour mettre en œuvre un système de GED/GEIDE probatoire.

La première version de la Z42-013 date de juillet 1999 et plusieurs modernisations sont intervenues depuis. La
première version limitait l’usage aux WORM* optiques (CDs/DVDs non réinscriptibles). La dernière révision de la NF
Z42-013 est entrée en vigueur par publication au Journal Officiel en février 2009. Cette mise à jour intègre désormais
les « WORM logiques » et simplifie la mise en œuvre de la norme pour les entreprises. Cette nouvelle version de la NF
Z42-013 admet également les supports réinscriptibles à condition d’utiliser la cryptologie voire la signature
électronique.

*WORM : Write Once Read Many désigne les supports de stockage non réinscriptibles. Ces supports permettent l'écriture de données
mais ne permettent pas l'effacement. Il est donc possible d'écrire une fois (Write Once) et de lire autant de fois que souhaité (Read
Many) sans effacer la donnée écrite.

3.10.3 Se procurer la NF Z 42-013


La norme Z 42-013 est disponible pour tous à un prix abordable sur le site web de l’AFNOR. Etant donné que nous ne
sommes pas autorisés à reproduire ce document, nous encourageons donc nos lecteurs à se le procurer en préalable à
toute étude sérieuse.

3.10.4 Les formats PDF/A en résumé


La NF Z 42-013 est en partie axée sur la capacité technique à reconstituer toute l’information nécessaire aux usages
auxquels le document d’origine était destiné. Les formats PDF/A sont des PDF d’archivage définis par la norme ISO
19005-1. Ces formats sont surtout destinés à encapsuler, dans le fichier, tous les éléments utiles à la lecture du
document (polices, images, espaces colorimétriques) et à garantir que le document pourra être restitué à l'identique
dans les années à venir sans aucune dépendance vis à vis de lecteurs propriétaires ou d'objets externes.

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3.11 FORMVISUALL une GED/GEIDE adaptée à toutes les entreprises
FORMVISUALL le logiciel de GED/GEIDE proposé au catalogue de la suite FORMULARY est éclectique au niveau des
fonctionnalités et offre une ergonomie sans pareil. Son principal point fort réside dans les astuces de conception qui
permettent une utilisation intuitive tout en tirant partie du workflow documentaire intégré. Une interface conviviale de
vidéo-codage et d’indexation, un moteur de recherche simple et complet, des listes de collectes interactives, une
mémorisation des recherches courantes… Ces caractéristiques fonctionnelles ont été pensées pour l’utilisateur afin de
lui offrir le meilleur confort de travail possible et une bonne visibilité d’ensemble. En fonction des besoins de
l’entreprise, la richesse des fonctionnalités pourra être exploitée pour rendre le travail efficace : alertes
personnalisées, sécurisation, annotations sous forme de post-it électroniques, exportations pour gravure, workflow…

FORMVISUALL facilite l’indexation et la recherche des documents en fonction des données de l’entreprise : les critères
de classement sont paramétrables. Chaque utilisateur retrouve les documents utiles que ce soit directement dans la
GED/GEIDE ou au travers de l’ER pour lequel un connecteur est mis à disposition (sous forme d’une base de données
ouverte et de la méthode d’interrogation). Les différents modules logiciels ont été conçus pour permettre de s’adapter
au système d’information en place avec la possibilité d’établir des passerelles entre les différents environnements et
de capturer les données véhiculées sur les documents entrants/reçus, les documents sortants/envoyés et les
documents internes.

L’expérience de la société ADDPI dans le domaine du mapping des éditions (c’est-à-dire la cartographie des données
des spools, fichiers plats, documents PDF et autres fichiers d’édition) constitue un savoir-faire utile pour exploiter les
données présentes sur les documents produits par les applicatifs de gestion. Pour une alimentation automatique de la
GED/GEIDE avec les documents entrant/reçus, il est possible d’utiliser les solutions de LAD/RAD de FORMULARY-
SUITE. La Reconnaissance et la Lecture Automatique de Documents s’inscrivent au catalogue de la suite logicielle
FORMULARY au travers de différentes solutions qui offrent de vastes possibilités allant de la lecture questionnaires
(QCM, coupons-réponse) à la saisie assistée de factures en passant par l’indexation automatique de documents via la
lecture de codes à barres ou via la reconnaissance de la mise en forme. Ainsi, par exemple, les documents en
provenance d’un scanner peuvent être indexés et dispatchés automatiquement au personnes concernées en fonction
des données qui y figurent.

3.12 Structurer l’information présente sur les documents


Les données déjà contenues dans la base de données d’un ERP sont structurées. Mais il y a nécessité de structurer les
données volatiles véhiculées sur les documents reçus qu’ils soient au format papier ou au formats électroniques (e-
mail). Le document reste au cœur de nombreux processus et demeure le support de l’information par excellence.
Toute l’activité des entreprises s’exerce au travers de différents documents que ce soient des bons de commande
envoyés, des bons de commande reçus, des factures envoyées, des factures reçues, des bons de livraison ou de
simples courriers. Les entreprises qui gèrent des flux documentaires dans des volumes importants sont souvent
confrontées à la nécessité de structurer l’information véhiculée sur les documents entrants/reçus pour les corréler à la
base de données du Système d’Information. Elles peuvent également avoir besoin de mettre en forme les documents
sortants pour leur donner une esthétique valorisante, pour les personnaliser ou pour y intégrer les codes-barres.

3.13 Gestion des documents sortants


Grâce aux différents modules disponibles, FORMVISUALL s’adapte aux différentes plate-formes (AS/400, Windows™,
Unix, Linux) et s’interface facilement aux ERP, progiciels et applicatifs métier qui peuvent l’alimenter avec les éditions
(documents sortants).

3.14 Gestion des documents entrants


Les logiciels de LAD/RAD de la suite FORMULARY permettent d’automatiser l’alimentation de FORMVISUALL avec les
documents entrants/reçus. Cela au travers de différentes solutions qui offrent de vastes possibilités allant de la lecture
questionnaires (QCM) à la saisie assistée de factures en passant par l’indexation automatique de documents via la
lecture de codes-barres ou par reconnaissance de la mise en forme. Les documents en provenance d’un scanner, d’un
fax, de la messagerie (…) peuvent être indexés et dispatchés automatiquement aux personnes concernées en fonction
des données qui y figurent.

3.15 Une gestion électronique de documents ergonomique et intuitive


FORMVISUALL est éclectique en termes de fonctionnalités et offre une ergonomie sans pareil. Un de ses points forts
découle des astuces de conception qui permettent une utilisation intuitive tout en tirant partie du workflow
documentaire intégré. Une interface conviviale de vidéo-codage et d’indexation, un moteur de recherche simple et
complet, des listes de collectes interactives, une mémorisation des recherches courantes… Toutes les caractéristiques
fonctionnelles ont été pensées pour l’utilisateur afin de lui offrir le meilleur confort de travail possible avec une bonne
visibilité d’ensemble. En fonction des besoins de l’entreprise, la richesse des fonctionnalités pourra être exploitée pour
rendre le travail efficace : alertes personnalisées, sécurisation, post-it électroniques, exportations pour gravure,
workflow… FORMVISUALL facilite l’indexation et la recherche des documents en fonction des données de l’entreprise
avec des critères de classement paramétrables. De la sorte, chaque utilisateur retrouve et rassemble les documents

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utiles au quotidien.

3.16 Indexation et recherches multicritères


FORMVISUALL est une GED/GEIDE connectable aux ERP et aux systèmes d’information existants ; elle s’appuie donc
sur une indexation multicritère des documents. Les index peuvent être des dates, des valeurs numériques, des valeurs
alphanumériques (textes). Ces index renseignent des rubriques de classement généralement désignées par le terme
« critères ». L'indexation permet de trouver les documents avec des recherches multicritères (requêtes/recherches
croisées). Néanmoins, pour satisfaire une large diversité d’utilisateurs, des vues arborescentes peuvent être
déployées.

La recherche est facilitée par un ingénieux système d'onglets qui aménage l'espace pour une sélection progressive et
intuitive des critères de recherche sur une seule interface. Les listes de collecte permettent de regrouper, de
réordonner et d'affiner la sélection des documents trouvés. Les requêtes, qui peuvent être riches (recherches
croisées), sont composées de façon intuitive sans connaissance technique particulière. Ces requêtes peuvent être
mémorisées pour faciliter les routines de travail.

3.17 Connecteurs GED pour ERP


FORMVISUALL est une GED/GEIDE qui peut être liée aux ERP et aux systèmes d’information de toutes natures car elle
s’appuie sur l'indexation multicritère des documents. Des index communs à FORMVISUALL et à l'ERP (code client, code
fournisseur, code commande, code achat...) peuvent donc servir à regrouper les documents en rapport avec une
transaction et à les afficher au format PDF depuis les écrans d'un applicatif. Le connecteur est fourni au travers d’une
base de données ouverte aux requêtes des logiciels tiers. Sur certaines plate-formes spécifiques comme l’AS/400* , la
société ADDPI est en mesure de créer les points d’accès au documents pour les écrans de certains applicatifs.

*AS/400 : est aussi nommé "OS400", "iSeries", "System i", "I5", ou "Power".

3.18 Client léger (client-web pour Intranet ou publication Internet)


FORMVISUALL-for-web est une solution client-web qui répond aux besoins émergents :
- Déploiement de la GED/GEIDE pour la consultation en « client léger » (Internet Explorer ou Firefox);
- Consultation sécurisée des documents comptables et commerciaux (via Internet ou un Intranet) ;
- Consultation des factures et autres documents par les clients sur Internet.

Les avantages procurés par le client-web de la GED/GEIDE sont nombreux :


- Fini les déploiements sur les PC utilisateurs ;
- Une seule version du logiciel à mettre à jour (celle du serveur web) ;
- Les utilisateurs sont "clients légers" ;
- Les utilisateurs sont "nomades" et retrouvent le même environnement sur n'importe quel PC.
-…

FORMVISUALL-for-web : publication des documents de la relation client sur les sites web

FORMVISUALL-for-web est une solution particulièrement adaptée à la publication des documents transactionnels tels
que factures, bons de commande, avoirs, bons de livraison, lettres de voitures, etc. La consultation par les clients ou
les partenaires de l'entreprise s'effectue avec un navigateur/browser comme Internet Explorer ou Firefox.

Le visiteur accède uniquement aux documents qui le concernent avec son login ou son code client et son mot de
passe. La base de données recense les emplacements de chaque document, les autorisations de consultation et les
critères d'indexation associés. L'interaction s'effectue en grosse partie en "local" pour limiter les aller-retour
client/serveur avec un affichage immédiat des sélections de l'utilisateur (technologie JavaScript, principe AJAX). Cette
solution fonctionne sur le serveur web Apache2 en PHP5 avec une base de données centralisée (DB2 sous iSeries,
AS400, Power ou MySQL5 sous Windows™™ ou Linux). La mise à jour distante est prévue par le biais de logiciels
adaptés à la diversité de systèmes d'information. Ainsi différents ERP et divers applicatifs peuvent servir de source
d'alimentation dans le but de publier des documents vers les clients et partenaires sur le web.

3.18.1 Client léger (client web pour Intranet et serveurs Internet)


La version FORMVISUALL-for-Web est destinée à la publication d'archives sur les Intranets ou sur Internet au travers
d'une consultation par un navigateur. Cette solution fonctionne sur le serveur web Apache2 en PHP5 avec une base de
données centralisée (DB2 sous iSeries/AS400/Power Systems ou MySQL5 sous Windows™ et Linux). La base de
données recense les emplacements de chaque document, les autorisations de consultation et les critères d'indexation
associés. Elle peut être alimentée de façon manuelle ou automatique avec des sources documentaires très diverses y
compris les documents en provenance des applications de gestion existantes (ERP et autres applicatifs). La base de

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données peut être mise à jour à distance tout comme la copie PDF des documents. Un système d’accréditations gère
précisément les droits d’accès des utilisateurs.

Les points forts de l'ergonomie de recherche et de consultation de FORMVISUALL (dans sa version installée pour PC)
ont été transposés sous Internet Explorer (à partir de la version 5.5) et Firefox (à partir de la version 3).

L'interaction avec l’utilisateur s'effectue en grosse partie en local (technologie JavaScript) pour limiter les délais
client/serveur. La recherche est facilitée par un système d'onglets qui aménage l'espace pour une sélection
progressive et conviviale des critères de recherche tout en maintenant une visibilité d’ensemble. Les listes de collecte
permettent de regrouper, de réordonner et d'affiner la sélection des documents trouvés par le moteur de recherche.
Les requêtes de recherche qui peuvent être riches (recherches croisées) sont composées de façon intuitive sans
connaissance technique particulière.

3.18.2 Avantages du client-web pour la GED/GEIDE


Les avantages de la GED/GEIDE en mode client-web sont nombreux :
- Fini les déploiements sur les postes nombreux ;
- Une seule version du logiciel à mettre à jour (celle du serveur web) ;
- Les utilisateurs sont "clients-légers" (rein à installer sur leur poste hormis le viewer d’Adobe™ ;
- Les utilisateurs sont "nomades" et retrouvent le même environnement sur n'importe quel PC.

3.19 Configurations mixtes Windows + AS/400 (iSeries, Power)


Avec le duo FORMVISUALL + FORMARCHIVES, la base de données de votre GED/GEIDE peut être sur DB2-400 ce qui
présente de nombreux avantages. Les spools archivés en PDF sont accessibles, au même titre que les autres
documents, depuis les postes du réseau (sécurisation par profils utilisateurs avec login et mot de passe). Les
utilisateurs du réseau peuvent lancer des recherches croisées pour rapprocher les documents édités depuis l'AS400
avec d'autres types de documents (documents bureautiques, documents numérisés, etc). Les archives PDF peuvent
être stockées sur les serveurs Windows™, Unix et Linux dont les espaces disques sont moins coûteux que ceux des
AS/400. Les documents sont conservés au format PDF avec les fonds de page qui ont été utilisés au moment de
l’édition. De telle sorte que, si les fonds de page ont été modifiés par la suite, on conserve un cliché du document pour
ressortir une copie à l’identique (conforme à l’orignal) à tout moment. La consultation est possible sur les écrans
5250 ou sur les PCs du réseau. Des liens vers tous les documents peuvent être crées facilement depuis les écrans de
transaction des applicatifs 400 (ERP ou autres) car la base de données au format DB2 ainsi que le moteur de
recherche sont présents sur l'AS/400 lui-même.

3.20 Une base de données GED/GEIDE sous DB2-400 avec FORMARCHIVES


FORMARCHIVES permet d’avoir la base de données de gestion électronique des documents (GED/GEIDE) sous DB2-
400. Ce qui présente également des avantages en termes de fiabilité, de maintenance et d’interactivité avec les
applications de l’entreprise quand celles-ci sont installées sur la célèbre plate-forme d’IBM. Des liens vers tous les
documents peuvent être crées facilement depuis les écrans de transaction des applicatifs 400 (ERP ou autres) car la
base de données au format DB2 ainsi que le moteur de recherche sont présents sur l'AS/400 lui-même.

3.20.1 Le gage de fiabilité de la GED lié à la plate-forme iSeries


Les entreprises utilisatrices de l’AS400/iSeries/System i/Power sont très sensibles à l’argument de la fiabilité qui reste
indiscutablement un des points forts de leur plate-forme favorite. La perspective d’avoir la base de données de gestion
des documents sur l’AS400 rassurera leur responsable informatique.

3.20.2 L’interaction facilitée pour les ERP et autres applicatifs iSeries


Des liens vers les documents peuvent être crées facilement depuis les écrans de transaction d’un ERP
iSeries/AS400 ou depuis n’importe quel applicatif (comptabilité/finance, GPAO, gestion commerciale etc.). En effet le
moteur de recherche est présent sur la plate-forme iSeries et permet de pointer sur les documents à partir de
recherches multicritères.

La gestion électronique de documents sera généralement déployée parallèlement sur les PC (postes sous Windows™)
ou en mode client-léger (client-web via Internet Explorer™ ou Firefox) pour étendre l’usage à tous les utilisateurs et
leur permettre de bénéficier de l’ergonomie propre aux logiciels FORMVISUALL ou FORMVISUALL-FOR-WEB.

3.21 Sécurisation des documents et confidentialité


La mise à disposition des documents implique généralement la création de règles destinées à protéger la
confidentialité sur les documents. Un système d’accréditation est conçu pour définir les droits de chaque utilisateur du
réseau de l’entreprise en fonction de différents critères.

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- 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 €
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© gestion électronique de documents avec workflow intégré (GED/GEIDE)

(logiciel sous Windows™)

Couverture fonctionnelle

• Numérisation, vidéo-codage et indexation assistés


La numérisation (avec les scanners) est bien encadrée pour éviter les erreurs et permettre de reprendre un travail
interrompu. Pour ce faire, la conservation des documents, en préalable à leur indexation, a lieu dans un répertoire propre à
l’utilisateur. Les documents scannés peuvent être visualisés à chaque étape pour faciliter l'assemblage des pages, le vidéo-
codage et l'indexation. Après validation de l'utilisateur, les documents sont automatiquement convertis au format PDF et
enregistrés au bon endroit sur le serveur de l'entreprise évitant ainsi les erreurs de manipulation dont pourrait résulter une
perte de documents. Avec certains modules complémentaires, il est possible d'automatiser la reconnaissance, l'archivage et
l'indexation des fax, des e-mails et des documents numérisés.

• Visualisation et corrections avant archivage


Les images de scan peuvent être visualisées (zoom possible) et sélectionnées pour pivoter les pages qui ont été numérisées
à l'envers et pour assembler les pages appartenant au même document.

• Assemblage des pages


Les pages destinées à être regroupées dans un seul document PDF peuvent être indexées individuellement si nécessaire. Des
modules complémentaires permettent d'automatiser l'assemblage des pages d'un document par la reconnaissance et la
lecture automatique d'éléments de séparation (éléments de rupture identifiables, pages de garde, codes-barres, etc.)

• Vidéo-codage
L'ergonomie de vidéo-codage facilite et fiabilise l'indexation manuelle avec l’affichage du document durant l'indexation.
La saisie des index est réalisée avec des menus de sélection qui font apparaître les index déjà enregistrés tout en permettant
la saisie d'une nouvelle valeur.

• Classement multicritères
Dans le paramétrage d’un type de document, vous déterminez des critères/catégories de classement qui se matérialiseront
sous la forme de nouveaux champs de saisie sur l’interface d’indexation et de nouveaux onglets sur le moteur de recherche.
Au moment du classement d’un document, vous renseignez les champs de saisie qui correspondent aux critères de
classement avec les index (mots clés, dates ou valeurs). Ces champs de saisie se déploient à la façon d’un menu déroulant
pour permettre d’accéder directement à un index de classement déjà saisi auparavant. FORMVISUALL est paramétrable en
fonction de plusieurs méthodes d’indexation différentes.

• Droits de consultation paramétrables (confidentialité).


Un système d’accréditations gère précisément les droits d’accès de chacun de vos collaborateurs. Basée sur le dossier
d’appartenance, cette sécurisation garantit un travail collaboratif efficace dans le respect de la confidentialité. FORMVISUALL
permet également de créer des clauses SQL pour interdire l’accès d’un utilisateur à des documents précis. Ces clauses
peuvent être établies en fonction des tous les critères d’indexation croisés (y compris les intervalles de dates). Avec
FORMVISUALL l’information circule bien car tous les collaborateurs ont accès aux documents qui les concernent.

• Simplicité et visibilité dans la recherche de documents.


Le moteur est une interface simple pour interroger des bases documentaires de façon visuelle (accessible à tout public sans
connaissance technique particulière). La recherche est facilitée par un système d'onglets qui aménage l'espace pour une
composition visuelle, progressive et intuitive des requêtes de recherches multicritères : les sélections et exclusions de mots
clés, de valeur ou d'intervalles de dates sont composées sur un seul écran grâce à un ingénieux système d'onglets qui offre
un accès direct à chaque critère de classement .

Chaque onglet correspond à un critère et ouvre une interface conçue pour :


- naviguer dans la liste des index du critère et mettre les sélections dans un panier ;
- créer des conditions sur ce critère (égal à, contenant, différent de, inférieur à, supérieur à, entre x et y).

Les recherches peuvent donc être composées en toute simplicité avec des conditions précises établies pour différents critères
(recherche croisées/multicritères)

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• Visibilité grâce aux listes de collecte interactives
FORMVISUALL apporte une bonne visibilité sur l'ensemble des documents trouvés en affichant une liste de collecte interactive
pour chaque recherche. Cette liste offre la possibilité d'affiner la recherche en sélectionnant des lignes de résultats à la souris.
Les principales colonnes de cette liste correspondent aux critères de classement et contiennent les index. Cette liste peut être
ordonnée par colonne ce qui permet de regrouper les lignes en fonction d’un index pour une meilleure lisibilité. Chaque ligne
correspond à un document et il est possible de faire une sélection ligne par ligne et sur des ensembles de lignes.

• Copie des archives et des index sur CD/DVD nomades.


Les dossiers constitués à partir d’une recherche peuvent être gravés sur des CD/DVD qui embarquent les archives PDF, les
index de classement et le «reader» PDF. La recherche et la consultation sur les CD et DVD est possible sur n'importe quel
portable ou PC. Les CD/DVD peuvent être protégés par un mot de passe.

• Envoi des documents par e-mail.


La copie PDF des documents collectés dans une recherche peut être envoyée par e-mail directement depuis l’interface de
FORMVISUALL.

• Annotation des documents type « post-it »


Une annotation sous forme de post-it électronique permet de passer des messages au moment où les documents sont
visualisés dans FORMVISUALL (sans modifier les documents eux-mêmes).

• Workflow de validation (suivi du traitement d'un document)


Un système de sémaphores (rouge, vert ou neutre) permet de connaître instantanément les actions, les décisions et les
événements intervenus ou en attente concernant un document (en fonction des schémas d'organisation mis en place).
Le passage du rouge au vert nécessite la validation d’un utilisateur ou du groupe d’utilisateur concerné (sécurisation avec
identifiant et mot de passe). Plusieurs demandes de validation peuvent être paramétrées dans un dossier. Ce workflow de
validation apporte une responsabilisation de la personne ou du groupe concerné par les décisions à prendre ou les actions à
réaliser. En fonction des procédures établies, ces personnes pourront donner un feu vert visible par leurs collègues et ajouter
un commentaire afin de rendre leur action ou leur décision plus explicite.

• Notifications par e-mail


Les responsables sont avertis de la présence d'un document qui les concerne et nécessite leur approbation dans le workflow
(action à réaliser ou décision à prendre à une étape donnée du schéma d'organisation).

• Association de fichiers joints et versionning


Des fichiers peuvent être joints aux documents PDF archivés. Ce qui peut être utile pour lier les fichiers sources ayant servi à
créer les documents PDF archivés (Word™, Excel™, AutoCAD™ …). Dans le cas d’un document technique, par exemple, il est
généralement utile de stocker le fichier source associé à une copie PDF pour permettre de le modifier et de produire une
nouvelle version du document. Cette nouvelle version sera archivée en PDF avec une nouvelle date, un nouvel index pour
renseigner la catégorie de classement «version » et, en fichier joint, le fichier source modifié et renommé. L’archivage de
cette nouvelle version d’un document pourra enclencher de nouveau le workflow qui alertera d’autres utilisateurs pour qu’ils
prennent en considération les changements apportés au document et réalisent les actions nécessaires.

• Possibilité de compléter un document PDF


Les documents PDF archivés peuvent être complétés a posteriori par l’ajout de pages issues de documents numérisés avec un
scanner, de fichiers enregistrés au format PDF (Word™, Excel™, AutoCAD™ …) ou d’e-mails enregistrés au format PDF.

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4 Indexation automatique des documents

4.1 L’indexation des documents pour la GED/GEIDE


L'indexation sert à renseigner des « critères » (rubriques de classement) avec des « index ». Les index, qui peuvent
être des dates, des valeurs numériques ou des valeurs alphanumériques peuvent être recueillis dans les documents.

4.1.1 Output-Management en indexation des documents sortants/envoyés


Pour rappel l’Output-Management est un processus de composition et de diffusion multicanal des documents édités à
partir d’un ERP ou d’un applicatif quelconque. C’est à dire une mise en forme, une personnalisation, un
enrichissement et un routage des documents paramétrés de manière conditionnelle en fonction des données présentes
dans l’édition initiale. Le fait de pouvoir intercepter les données importantes dans les pages peut également être mis à
profit pour y capturer les index de classement de ces documents.

4.1.2 Input-Management et indexation des documents entrants/reçus


L'Input-Management (gestion automatique des documents reçus/entrants) consiste à archiver automatiquement la
copie électronique des documents reçus en les indexant dans une base de données. Quand le document reçu est un
imprimé, les informations peuvent être capturées, après numérisation, par des procédés de Reconnaissance
Automatique de Documents et de Lecture Automatique de Documents (RAD/LAD) qui s'appuient sur les technologies
OCR (Optical Character Recognition : reconnaissance optique de caractères). Quand les documents sont reçus par des
logiciels ou serveurs de télécopie/fax qui convertissent vers des formats d’image, des procédés similaires peuvent être
mis en œuvre. Cette automatisation a pour but de renseigner très rapidement le système d'information et en
particulier les logiciels de gestion (ERP/PGI, applicatifs métier, GED/GEIDE…) sur la présence de documents reçus et
d'enclencher les traitements appropriés (validations humaines, saisies, actions à entreprendre) avec un workflow.
Grâce aux index, les documents reçus peuvent être appelés ou regroupés par des recherches croisées pour être
visualisés au format PDF depuis les écrans d’un ERP ou d’une application maison. FORMVISUALL présente l’avantage
d’intégrer un workflow documentaire et un système d’alertes par e-mail.

4.2 L'indexation automatique pour ERPs/PGIs et autres applicatifs.


Les progiciels FORMARCHIVES (sous AS400/iSeries/System i/Power) ou FORMINDEXEUR (sous Windows™) sont
destinés à l’indexation multicritère des documents édités depuis les ERP/PGI et autres applicatifs de gestion. La copie
de chaque document peut être indexée avec plusieurs index de classement. Les index de classement sont des valeurs
alphanumériques capturées dans les pages au moment de l’édition. Dés lors qu'elles sont indexées, les archives
peuvent être mises à disposition sur le réseau local de l'entreprise, son intranet ou sur Internet grâce aux logiciels de
GED/GEIDE de la suite FORMULARY.

4.3 Lecture automatique des codes-barres sur les documents


Les images des documents numérisés sont enregistrées dans un répertoire. FORMRECO scrute ce répertoire à
intervalles réguliers afin de recueillir la valeur alphanumérique des codes-barres présents sur les documents.
FORMRECO produit un fichier texte qui contient ligne par ligne, la valeur du code à barres et le chemin vers l'archive
de ce document sur le réseau.

4.4 Etiquettes avec codes-barres collées sur les documents reçus


Lorsque des étiquettes adhésives comportant un code-barres sont collées sur les documents, leur position varie
sensiblement d’un document à l’autre. Le logiciel FORMRECO est en mesure de lire les codes-barres pivotés ou placés
en travers à n’importe quel emplacement... Les documents peuvent être scannés à partir des différents sites et
envoyés vers un répertoire commun situé sur un serveur unique. Le logiciel FORMRECO scrutera à intervalles réguliers
le répertoire dans lequel les images de vos documents seront déposées.

4.5 Reconnaissance et lecture Automatique de Documents (RAD/LAD)


Le logiciel FormLADg est capable de reconnaître un document à partir de sa mise en page et/ou d’éléments distinctifs
tels que logos, codes-barres, textes ou fond de page. Après reconnaissance du document (RAD), ce logiciel adapte la
lecture automatique (LAD) pour recueillir les informations à extraire : N° de facture, nom du fournisseur ou du
destinataire, montant HT, montant TTC, etc. Des scripts de vérification peuvent être créés. Par exemple pour vérifier
la présence d’une valeur dans un champ obligatoire.

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4.5.1 FORMLADg un logiciel dont le paramétrage est visuel et convivial
Pour l’apprentissage de la reconnaissance d’un nouveau document (type de mise en page/mise en forme/présentation)
une intervention humaine est nécessaire. FORMLADg est conçu pour satisfaire une exigence d’autonomie au niveau du
paramétrage. Il possède une interface conviviale, visuelle et intuitive destinée à émanciper les utilisateurs avec un
minimum de formation. Les personnes formées sont donc autonomes pour paramétrer la lecture automatique de
nouveaux documents.

FORMLADg produira un fichier au format CSV avec les résultats de la lecture automatique et l’emplacement de la copie
PDF du document. Ces résultats sont destinés à être validés (corrections possibles) au travers d’une interface de
vidéo-codage qui fait apparaître les données extraites et le document original.

Si la mise en forme d'un document vient à changer, il n’est plus reconnu.


Les documents non reconnus sont stockés dans une "armoire électronique d'attente".

Ce qui offre 2 possibilités :


- une saisie manuelle immédiate au travers de l’interface de vidéo-codage ;
- une lecture automatique différée en attente d’un nouveau paramétrage.

Le fichier CSV peut être exploité directement sous Excel™ ou faire l'objet d'une importation manuelle dans votre
applicatif. Le fichier CSV peut également être déposé dans un répertoire destiné à être scruté en permanence par un
automate d'importation (la création de l’automate d’importation n’est pas prévu dans cette offre).

4.6 Retour sur investissement de la solution RAD/LAD


Le logiciel FORMLADg est particulièrement adapté aux problématiques de dématérialisation de factures et garantit un
retour sur investissement rapide lié l’accélération des saisies. Les gains de productivité réalisés grâce à cette solution
de Reconnaissance et Lecture Automatique de Documents (RAD/LAD) sont proportionnels aux volumes de documents
à traiter. Dans le cas d’une entreprise qui traite des volumes documentaires importants, une solution RAD/LAD
interviendra en assistance de saisie pour accélérer les traitements humains. Ce type de solution est généralement
utilisé pour le traitement des factures de fournisseurs ou d’autres documents transactionnels émanent des partenaires
de l’entreprise. Elle permet de traiter des documents structurés dont la mise en forme est relativement stable avec des
éléments de mise en page récurrents (logo, entête, fond de page, zones de texte, etc.).

4.7 Indexation automatique des documents bureautiques


Les travaux bureautiques sous WORD™ ou EXCEL™ s'inscrivent généralement dans une mise en page type qui sert de
modèle. La structure du document (pied de page, entête) va permettre de trouver les index de classement. Au
moment de l'enregistrement, le document bureautique pourra être archivé et classé en tâche de fond. Les e-mails
envoyés pourront également être archives et indexés dans FORMVISUALL.

Note importante:
La présente étude ayant pour but de donner des notions générales sur les possibilités couvertes par différentes
catégories de logiciels, elle ne peut, en aucun cas, se substituer aux descriptifs des produits (tels qu’ils figurent dans
les propositions commerciales de la société ADDPI) et ne peut nullement permettre d’en déduire ou d’en étendre la
couverture fonctionnelle. En fonction des besoins précis énoncés par l’entreprise cliente au moment de la commande
d’un logiciel, la prestation d’installation et de paramétrage sera étudiée pour permettre de mettre en œuvre les
fonctionnalités et caractéristiques choisies. Les fonctionnalités ou caractéristiques décrites dans le présent document
à propos d’un logiciel ou d’une famille de logiciels ne sont donc pas nécessairement réunies ni paramétrées dans le
produit livré/installé quand ce n’est pas précisé sur le bon de commande.

Pour plus de précisions sur les logiciels de la suite FORMULARY,


visitez www.formulary-france.com

Demandez la brochure des logiciels ou une démonstration personnalisée


en nous appelant au +33 (0)320 684 800

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