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Redacción Comercial Lic. Hilda S.

Antón Romero
UnIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

TEMA N° 12 REDACCIÓN DE CORRESPONDENCIAS

1. REDACCIÓN DE CARTAS

Al escribir, mucha gente intenta


impresionar para ello, utiliza
frases largas y complicadas. De
hecho, estas oraciones no
impresionan en absoluto, sino todo lo contrario. Tus
lectores no están para ponerte nota, intentan decidir si la idea o el producto que les
propones les interesa. Desean que la lectura sea fácil y directa, para así poder
concentrarse en el contenido, en vez del estilo.

En esto reside el secreto de una buena redacción: conseguir una propuesta sencilla
y fácil de leer. Tus lectores buscan que el mensaje sea claro y sencillo. No les
impresionarás con una redacción "brillante". No olvides que si utilizas frases cortas
y sencillas, te estarán profundamente agradecidos.

Por regla general, si no empleas una palabra en tu lenguaje diario, no la uses


en la propuesta. Si no acostumbras a decir: "Permítame que llame su atención
sobre el punto antes citado..." no lo escribas. Simplemente inicia con un: "Como ya
he mencionado antes..."

Por lo tanto la primera regla de una buena redacción es escribir de forma sencilla:

-Párrafos cortos

-Frases cortas

-Palabras cortas

2. TIPOS DE CARTAS

A Modo de recordar lo visto en el capitulo anterior

2.1. La carta comercial

- Es una conversación por escrito.

- Es como una tarjeta de presentación.

- Es la más importante de todos los documentos escritos.

- Contribuye a la buena marcha de los negocios.

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- Sirve para fortalecer de las relaciones administrativas y profesionales.

La carta comercial no sólo constituye el medio más eficaz y el más usado, sino
que también una prolongación de la empresa o agencia, cuyo nombre y
prestigio llega hasta los lugares más remotos.

- La correspondencia comercial tiene su propia personalidad: "su modo de


decir".

- El carácter predominante de esa personalidad es el mismo que caracteriza al


comercio, es decir, el sentido de lo útil. Ha de cuidarse su estilo para conseguir
una perfecta comunicación.

- El objetivo básico de una carta comercial es conseguir una reacción positiva en


el destinatario para hacerlo reaccionar favorable o desfavorablemente hacia quien
la escribió. Por tal motivo, en su redacción deben observarse las características
que exponemos a continuación:

2.2. Carta Poder:

Cuando una persona faculta a otra para realizar acciones específicas. Se extiende
ante un Notario Público.

2.3. Carta Notarial:

Cuando se hace ante un Notario Público para comunicar una decisión específica.

3. LA CARTA TRADICIONAL Y LA CARTA MODERNA

3..1 Tradicional

Los saludos -en las cartas comerciales- eran largos y ceremoniosos, al igual que
las despedidas. Los textos eran largos y con vocablos usados y pasados de
moda. Parecían formatos pre-establecidos.

Ejemplos:

Sean mis primeras líneas portadoras de un cordial saludo, deseándole éxito en


sus delicadas funciones. La presente es para saludarlo y desearle éxito en sus
delicadas funciones... Muy señor nuestro y amigo... Llegó a mi poder... Con la
mayor brevedad posible nos envía... Esperando su respuesta... Con las muestras
más sinceras de consideración y respeto, me despido de usted, atentamente...
Me suscribo de usted con consideración y respeto...

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3.2. Moderna

Hoy en día ya se han omitido los saludos en las cartas, al igual que los largos
saludos, debido a que hoy la gente no tiene tiempo para leer tanto. Por ende, la
correspondencia es sucinta, se va al grano sin circunloquios ni largas despedidas.

4. TODA CARTA DEBE POSEER

. Claridad, concisión, sencillez y


coherencia

Una carta es clara cuando es de fácil


comprensión; es decir, cuando el mensaje penetra sin
llega a la mente del destinatario.

4.1. La claridad puede lograrse:

o Expresándote mediante frases cortas.


o Estar pendiente, a medida que escribes, del comienzo de la frase para
continuarla con la correspondiente concordancia, especialmente con el
uso de los tiempos verbales.
o Evitar vocablos ambiguos.
o No abusar del pronombre.
o Desterrar los gerundios.
o Evitar el exceso de adjetivos.
o Pensar despacio para escribir deprisa.
o Evitar las expresiones incompletas, el uso de palabras superfluas e
innecesarias.
o Evitar el empleo de circunloquios o rodeos de palabras.
o Desterrar los vocablos "gastados, manoseados".

4.2. Concisión

Cada frase que se escriba debe contener ideas claras y precisas. Si se quiere que el
destinatario lea con agrado la carta, no deben usarse dos o tres palabras cuando
éstas puedan ser remplazadas por una. La oración puede ser más larga o más
corta; pero, siempre concisa.

Concisa no quiere decir que sea breve. Concisión es la expresión de los conceptos
con la menor cantidad de palabras posibles y con la mayor exactitud.

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Si quieres lograr concisión:

ƒ Revisa lo que escribes.


ƒ Elimina las expresiones inútiles.
ƒ Evita la repetición de ideas.
ƒ No anuncies lo que vas a decir: Dilo.
ƒ No te pierdas en detalles, anda directamente al asunto.
ƒ Evita el lenguaje telegráfico, el laconismo, la excesiva literatura, la
vaguedad y las aclaraciones inútiles.

4.3. Sencillez y naturalidad

La redacción moderna, en general, se caracteriza por la llaneza o ausencia de


afectación. Esto implica un acercamiento lógico a la naturalidad propia de la
conversación, aunque con las limitaciones inherentes al lenguaje escrito.

4.4. Coherencia

En una carta comercial, la coherencia es la forma delicada de expresar una idea en


determinado momento. Una carta debe contener los elementos de información
necesarios para no dar ocasión a conjeturas y dificultades. Tan esencial es la
exactitud en la correspondencia comercial, que muchas ventas, convenios y
operaciones distintas se malogran por la imprecisión, vaguedad y confusión de lo
expuesto en cartas y documentos.

5. DIEZ REGLAS PARA CONTESTAR BIEN UNA CARTA:

1) Desde un principio hágase a la idea de que su


carta debe inspirar confianza y buena
disposición hacia la compañía en la que
usted trabaja.

2) Recuerde que la gente se hará una


imagen de usted según como sea su
redacción.

3) El buen vendedor sabe dirigirse al cliente en su mismo idioma.

4) Para expresarse en el mismo idioma del corresponsal no hay que


contestar cartas; hay que dirigirse a personas de carne y hueso.

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5) Para dirigirse a personas de carne y hueso en forma que le


entiendan y que aprecien, debe usted hacer labor de detective.

6) Acostúmbrese a estudiar todos los indicios que le ayuden a


descubrir la personalidad de quien le escribe.

7) Asocie la personalidad del corresponsal con la de algún amigo suyo que


tenga características parecidas.

8) Diríjase entonces al amigo.

9) Si la carta que vaya a contestar era fría y seca, más razón para escarbar
en busca de pistas que le revelen la personalidad del
corresponsal o por lo menos lo que más le interesa.

10) Cuando éste demuestre que no conoce las actividades de la


compañía en que usted trabaja, tómese la molestia de explicárselas
con claridad y amablemente, sin emplear términos técnicos.

6. El CORREO ELECTRONICO

El correo electrónico o e email es solo una forma


diferente y mas rápida de escribir cartas, aun asi te
ofrecemos aquí algunos tips y avances.

Una de las grandes ventajas del correo electrónico es la facilidad


para enviar un mensaje a varias personas simultáneamente. Sin embargo,
esta ventaja no está exenta de riegos. No hay que caer en la tentación de
enviar mensajes a una persona simplemente porque resulte fácil hacerlo.
Debemos considerar primero si todas las personas de nuestra lista de correo
necesitan de verdad la información contenida en el mensaje. De este modo,
lograremos evitar saturar el buzón de correo de los demás con mensajes
irrelevantes, y evitaremos saturar nuestro propio buzón con las respuestas
que no necesitaban recibir esa información.

No hay que dar por hecho que los destinatarios han leído nuestro mensaje,
sobre todo si lo hemos enviado a varias personas. Al igual que nosotros nos
saltamos algunos mensajes, debemos pensar que los demás hacen lo mismo.
Si adoptamos la costumbre de enviar los mensajes únicamente a aquellas
personas a quienes les interesa de verdad, los receptores de nuestros
mensajes terminarán por darse cuenta de que nuestros mensajes merecen la
pena ser leídos en cuanto se reciban.

La lista de correo, o lista de distribución, es la lista de las personas a


quienes se envía el mensaje.

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Siempre hay que recordar que si nosotros no sabemos lo que queremos de


los destinatarios del mensaje, es poco probable que ellos lo sepan, con lo
cual nuestro mensaje les supondrá una pérdida de tiempo. Por tanto, es
importante que seamos concretos acerca de lo que esperamos que cada
destinatario haga con la información que le enviamos.

Asimismo, no debemos dar por hecho que los receptores harán lo que
nosotros pretendemos que hagan. Si les pedimos alguna actuación, debemos
solicitar la confirmación de que han leído el mensaje y de que están de
acuerdo con hacer lo que se les pide.

Hay que tener mucho cuidado al enviar gráficos por


correo electrónico. Algunos programas de correo
electrónico transforman los caracteres de los
gráficos, modificando considerablemente su
aspecto.

Al escribir un mensaje de correo electrónico nos haremos las mismas


preguntas que nos hacemos ante cualquier otro tipo de comunicación:

-¿Cuál es el motivo del mensaje?

-¿Quiénes son los destinatarios del mensaje?

-¿Qué queremos obtener de ellos?

-¿Por qué deben estar de acuerdo con nosotros?

No hay que olvidar que el correo electrónico, si bien consigue


la inmediatez de la comunicación oral, también presenta la
permanencia de la comunicación por escrito.

El motivo del mensaje.- Dada la facilidad de envío del


correo electrónico, resulta fácil caer en la trampa de
enviar mensajes sin pararse a pensar si son importantes
o no, o a quién no. Esto lleva a pérdidas de tiempo,
tanto a nosotros como al receptor del mensaje, en el caso de que el mensaje
no hubiera debido enviarse en absoluto.

Por otro lado, una frase de título resulta mucho más importante en un correo
electrónico que en cualquier otro tipo de comunicación. El título le permitirá
al receptor reconocer el tema del mensaje y decidir si abre ese mensaje de
inmediato o bien si abre cualquier otro de su buzón de correo.

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PARA RESPODER UN CORREO ELECTRÓNICO

Existen varias pautas a seguir para responder a un


correo electrónico que ahorrarán tiempo y evitarán
la saturación del buzón de correo, tanto del
nuestro como del de los destinatarios del mensaje.


Sólo hay que responder cuando se necesite
una respuesta. Por ejemplo, si nos han
enviado una información que vamos a
necesitar para un documento en el que
estamos trabajando, no será necesario
responder al mensaje. El hecho de que esa
información aparezca en nuestro documento ya indica que lo hemos
recibido y que hemos hecho uso de la información que contenía.

• Para responder a un correo electrónico del que somos uno de los muchos
receptores, no debemos enviar una respuesta a todos los nombres de la
lista de correo. En muchos casos, sólo unos cuantos necesitarán conocer
la respuesta. Al enviar el mensaje sólo a las personas a las que les pueda
interesar, conseguiremos evitar saturar el buzón de correo de los demás.

• Tras varias idas y venidas del mensaje, el título ya no hará referencia a la


información contenida en el mismo. En ese caso, debemos cambiar el
título por otro más adecuado.

• La mayoría de los programas de correo electrónico adjuntan el mensaje


original a la respuesta. Sin embargo, podemos, y debemos, eliminar las
partes del mensaje original que no sean relevantes para nuestra respuesta.
Con ello acortaremos el mensaje.

• Aunque no tenemos que incluir todo el mensaje original, sí deben


aparecer todas las frases que sean relevantes para la respuesta de modo
que los destinatarios tengan claro siempre a qué estamos contestando
exactamente. No podemos dar por hecho que todos los destinatarios se
acuerdan del mensaje original.

• Para las respuestas breves, debemos usar el título para enunciarlas,


aunque luego las incluyamos en el mensaje, ya que muchas personas
abren los mensajes sin leer su título.

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7. MODELOS DE CARTAS

CARTA PODER

Dra. Maria Luisa Montesdeoca


Notario de Tacna

CARTA PODER

Por la presente, yo María Eugenia Salas Caballero con DNI . N° 83769470,


domiciliada en el Jr. Cortez N° 578, distrito de Cuidad Nueva, otorgo PODER a
mi hermano Ernesto Salas Caballero, con DNI. N° 83740821 para que en mi
nombre y representación realice las funciones de administración de la empresa
de productos cosméticos "PROCOSME" la cual es de mi propiedad, incluso
para presidir las juntas de accionistas, tomar decisiones sobre el rumbo de la
empresa, decidir sobre contrataciones, despidos y toda función propia de mi
gerencia.

Otorgo este poder legalizando mi firma ante Notario Público de esta cuidad

Tacna, 3 de enero del 2006

MARTA EUGENIA SALAS CABALLERO

CERTIFICO: La autenticidad de la firma de Doña María Eugenia

Salas Caballero con L.E.N°83769470, quien ha suscrito el presente


documento.

Tacna 3 de enero del 2006

(Legalización del Notario)

Firma y Sello

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CARTA ENTRE AMIGOS, CORRESPONDENCIA INFORMAL

La presente es una carta entre el escritor argentino Julio Cortázar y su


colega Peruano Julio Castro Urioste

Saígnon, 24 de agosto de 1976


Querido julio:

Tu carta no contenía un domicilio, y a la luz de las noticias recientes no me


sentí muy seguro de que si te escribía al periódico recibirías mi mensaje. Pero el buen
azar se cruzó en el camino baja la forma de Raúl Déustua que vino a pasar unos días en
la región y que tenía tu domicilio; si sigue siendo el mismo, confío pues que recibirás
esta respuesta.

Comprendo muy bien el análisis que haces, y desde luego confío en que la
alternativa eleccionaria sea la preferida cuando llegue el momento. Dentro del horrible
panorama del Cono Sur (te imaginás lo que son para mí las noticias de la Argentina,
sumándose a las de Chile y el resto), la situación peruana se me da más flexible, virtual
y potencial. Que tengo dudas y temores, bien podés imaginarlo; pero siento que aún
queda ahí un espacio operativo, y comprendo que alguien como vos busque las maneras
de ampliarlo y vigorizarlo.

El problema con respecto al Tribunal Russell es que, de hecho, no existe más.


Al término de su tercera sesión en Roma, concluido su análisis sobre América Latina, el
Tribunal dio sus conclusiones y sentencia, y se disolvió. Queda, como continuación,
una Fundación que llevará el nombre de Lelio Basso, y que será un centro de
documentación con sede en Suiza; desde luego su campo de acción irá mucho más lejos
que el de un centro teórico, pero sin tener ya la calidad y el peso de un tribunal. Por eso
tu idea no puede funcionar en el plano de la encuesta, fiscalización y testimonio sobre lo
que ocurre actualmente en el Perú.

No sé cuáles son tus planes inmediatos, y si en ellos se incluye un viaje


europeo; si así fuera, ya sabés que siempre me gustará verte, y que hablar largo con vos
me sería muy útil para comprender mejor lo que ha pasado en estos años. No veo por
mi parte un viaje hacia tus tierras; en enero vuelvo a Cuba, donde estuve hace tres
meses (en El Sol de México saldrán dos textos que resumen esa experiencia) y luego
regresaré a Francia. La Argentina está cerrada para mí, y por primera vez en mi vida me
siento exiliado y me duele. Antes vivía aquí porque me daba la gana, pero ahora, si los
franceses se obstinan en negarme la doble nacionalidad y los gorilas de allá no me
renuevan el pasaporte, andá a saber en qué circuito me tocará ingresar. No tiene otra
importancia que la personal, claro, pero hace diez años hubiera sido totalmente
impensable.

Quedo a tu disposición por cualquier otra cosa, Mandame unas líneas cuando
quieras, y aquí te va un abrazo fuerte de

Julio CORTAZAR

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B. P. 33
22 PARIS CEDEX 01

8. AHORA REPASEMOS Y APLIQUEMOS LO APRENDIDO

8.1. Has podido apreciar dos modelos de cartas


establece ahora un cuadro de diferencias y
semejanzas entre ambas.

8.2. ¿Qué carta te pareció mas interesante y cual mas útil? explica porque

8.3. Redacta ahora una carta de tipo comercial, que pueda ser útil para tu
trabajo, y otra para un amigo u otra persona que consideres especial para
ti?

8.4. Si no tienes la costumbre de mandar cartas este será un buen


momento para empezar, recuerda que puedes usar también el correo
electrónico.

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AUTOEVALUACIÓN Nº 12

1. ¿Cómo se redacta una carta?

2. ¿Cuáles son las pautas para redactar una carta?

1. ¿Para qué sirve la claridad?

2. ¿Cuáles son las pautas para redactar un correo electrónico?

3. ¿Cómo se logra la claridad en un texto?

4. ¿Qué partes presenta una carta comercial?

5. ¿Qué reglas considera usted las mas importantes para contestar una

carta?

6. ¿ En que se diferencian una carta moderna de una carta tradicional?

7. ¿ En que se diferencian una carta de un correo electrónico?

8. ¿ Para que sirve una carta notarial?

9. ¿ Porque crees que son importantes las cartas?

10. ¿ En el futuro se emplearan mas cartas o correos electrónicos?

fundamenta tu respuesta

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