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III – LES ACTIVITES CONTROLABLES

I CONTROLES GENERAUX

- DISPOSITIFS INTERNES

a) Mise en œuvre des recommandations de la dernière mission de contrôle (mise en œuvre des
recommandations et respect du planning des corrections)

b) Gestion de l’agence ou de l’unité (durée de séjour du responsable , situation économique de la


région, capacités relationnelles, connaissance et exploitation des nouveaux projets locaux, maîtrise
de la gestion du personnel, relation et information du personnel, réalisation des objectifs fixés par
la direction générale)

c) Manuel de procédures, et instructions de la direction (existence et mise à disposition des


procédures et des instructions de la direction générale auprès des agents, connaissance des
procédures par les agents et les supérieurs hiérarchiques, adéquation procédures et pratiques).

d) Organigramme (respect de l’organigramme type, séparation des pouvoirs, mise en place des auto
contrôles)

e) Notes de service, pv de réunions( prise de connaissance des notes internes de service et des
procès verbaux de réunions)

f) Procès verbaux des réunions du Conseil d’administration, de l’Assemblée Générale, (prise de


connaissance des décisions des instances dirigeantes et des études techniques pour les contrôles
au niveau siège)

g) Directives des différents comités techniques (comité de crédit, comité de gestion, comité des
directeurs, comité du contentieux, comité de déclassement et de tout autre comité technique-
ALCO-Comité de suivi de projets-Comité de dépenses-Comité de discipline-Comité de santé et de
sécurité;, rapports périodiques des directions centrales ou locales).

- DISPOSITIFS REGLEMENTAIRES

a) Lois et décrets (documents relatifs à la réglementation bancaires)

b) Directives BCEAO (connaissance et mise en application)

c) Directives Commission Bancaire (connaissance et mise en application)


II ADMINISTRATION

- GESTION DU PERSONNEL

a) Ressources humaines(modalités de recrutement, de formation, de gestion des promotions et de


gestion des départs, suivi réalisation du budget)

b) Administration du personnel( dossiers du personnel, les contrats de travail, registre du


personnel, les salaires et avantages divers, budget des frais de personnel, charges fiscales et
sociales, les congés et absences, engagements du personnel, législation et relations sociales,
vivres et pharmacies, suivi et réalisation du budget)

- ECONOMAT ET FRAIS GENERAUX

a) Engagement des commandes (procédure formalisée, expression et bien fondé des besoins,
rapprochement avec le budget, modalités des appels d’offres, rapprochement entre devis /
facture pro forma et bon de commande, contrôle effectif entre bons de livraison, bon de
commande et produits livrés)

b) Réception et traitement des factures fournisseurs (conformité de la facture, autorisation de


paiement, traitement des factures au comptant ou à terme, contrôle des comptes fournisseurs à
régler, récupération et reversement de la TVA, fonctionnement de la «caisse menues
dépenses»)

c) Gestion des stocks de l’économat (conditions sécuritaires et administratives de conservation,


modalités d’identification de chaque imprimé, fiches de stock, inventaire et réévaluation des
stocks, fréquence des auto contrôles, provision pour dépréciation pour le stock obsolète)

d) suivi des frais généraux(entretien et réparation, carburant, télécoms, honoraires, contrats de


fourniture et de prestation de services, personnel et services extérieurs, publicité, conformité
avec le budget)

- IMMOBILISATIONS

a) commandes, comptabilisation, amortissements, cessions et mises aux rebuts, rapprochement


inventaire physique et comptabilité

b) véhicules(contrôle et suivi des utilisations, entretien et réparation, gestion des dotations en


carburant, assurance, contrôle technique, conservation des clés)

c) immeubles(traitement des immeubles obtenus par dation ou par adjudication, assurance,


immeubles d’exploitation et hors exploitation, immeubles donnés en location, modalités de
réévaluation des immeubles)

d) matériel et mobilier (entretien, fiches d’inventaire, assurance, matériel et mobilier de maison)

e) Entretien et travaux (procédure de suivi et de contrôle des contrats de fournitures de services,


visites périodiques des travaux en cours et rapports de visite de chantier

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- GESTION DU COURRIER, DES TELECOMMUNICATIONS ET DES ARCHIVES

a) Réception du courrier (circuit courrier arrivée, tenue des registres, traitement du courrier
recommandé, distribution du courrier aux services)

b) Expédition du courrier (circuit du courrier départ, tenue des registres, traitement des plis non
retirés, récupération des frais d’expédition, traitement du courrier express et tenue des
bordereau d’envoi)

c) Gestion des archives (accès aux locaux, système d’archivage, délais de conservation des
documents, procédure de communication et de destruction des documents)

d) Swift / télex (gestion des BKE, des clés télex, séparation des tâches, périodicité de modification
des mots de passe, rapprochement entre message Swift / télex et pièces comptables, contrôle
feuille de fonds télex, archivage des messages)

e) Lignes de télécommunication (liste des abonnements, liste des lignes réellement utilisées,
facturation, modalité de règlement, listing des appels si possible)

- GARDIENNAGE ET SECURITE DES LOCAUX

a) Gardiennage (rotation périodique, contrôles inopinés, coordonnées des responsables, contrôle


des mouvements des véhicules étrangers)

b) Sécurité et accès aux locaux (manuel de sécurité, protection des ouvertures, détecteurs
d’incendie, surveillance des espaces sensibles, accès aux locaux pendant les heures de
travail/en dehors des heures de travail, contrôle de la circulation des clients, présence des
extincteurs)

c) Gestion des clés (registre des clés, répartition des clés, dépôt chez les confrères, chez le
contrôleur général ou chez le trésorier payeur local)

- LES CONTRATS D’ASSURANCE

a) Patrimoine (véhicules, matériel et mobilier, immeubles propriétés de la banque)

b) Informatique (risques d’indélicatesse, risques de pertes pécuniaires, destruction du matériel)

c) Responsabilité(responsabilités civile et professionnelle)

d) Assurances spécifiques(globale de banque)

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III INFORMATIQUE

- ORGANISATION GENERALE DE L’INFORMATIQUE

a) Méthodes de gestion(plan informatique, relations entre département informatique et


départements utilisateurs, guide sécurité informatique, budget informatique)

b) Organisation et personnel du département(adéquation du personnel, définition des fonctions,


procédure d’embauche, personnel extérieur)

c) Risques informatiques(périodicité audit des risques informatiques, police assurance )

- SECURITE PHYSIQUE

a) Environnement et accès(localisation de la salle informatique, contrôle des entrées et des sorties,


sécurité des accès)

b) Incendie et dégâts des eaux(protection contre la propagation du feu, système de détection du


feu, protection anti-foudre, extincteurs adaptés, consignes incendies)

c) Alimentation électrique(protection des câbles, système de régulation électrique, générateur de


secours

d) Matériel informatique(procédure d’achat du matériel, matériel de réserve, documentations, fiche


d’inventaire physique et situation comptable, contrat et suivi de la maintenance, registre des
incidents techniques)

- SECURITE ET QUALITE DES LOGICIELS

a) Acquisition (liste des logiciels en exploitation, procédure et critères d’acquisition des logiciels)

b) Développement (étude de faisabilité, planning de réalisation, chef de projet)

c) Maintenance(formulaire de demande de maintenance, cohérence entre source et module


exécutable, piste d’audit, résultat de la maintenance)

- FIABILITE ET CONFIDENTIALITE DES INFORMATIONS

a) Contrôle d’accès et de confidentialité(identifications des informations jugées confidentielles,


gestion des mots de passe et des profils, piste d’audit)

b) Contrôle des entrées de données(listes des données saisies, contrôle des données saisies)

c) Contrôle des traitements et fichiers(statistiques enregistrements crées, mis à jour ou supprimés,


protection des fichiers, contrôle des données en partance ou en provenance des agences)

d) Contrôle des résultats(liste des états disponibles et par centre utilisateur, procédure de

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traitement des messages d’erreurs, contrôle des états avant distribution aux utilisateurs)

- SECURITE DE L’EXPLOITATION

a) Sauvegarde des données et des programmes(procédure de sauvegarde des données et des


programmes, conservation des sauvegardes, liste des supports de sauvegarde, gestion des
supports périmés)

b) Gestion de l’exploitation(consignes de production et de mise à disposition des documents


utilisateurs, incidents de traitements, analyse des performances du système)

c) Plan de secours

- MICROINFORMATIQUE

Réseaux de PC (gestion des accès, détection des virus, protection des fichiers, surveillance des
disquettes provenant de l’extérieur)

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IV COMPTABILITE

- REGLES ET PROCEDURES DE COMPTABILISATION

a) Règles, procédures et schémas comptables(manuel des procédures comptables, schémas


comptables des opérations, règles d’évaluation de réévaluation, principes d’amortissement,
limites des ratios internes et externes)

b) plan comptable(description du contenu de chaque compte, règles de contrôle de la cohérence


des comptes)

c) règles de réévaluation(périodicité de réévaluation des comptes en devises, cours utilisés,


justification des pertes et profits)

d) ouverture, modification, clôture des comptes internes

e) contrôle des écritures comptables(séparation des tâches, procédure d’enregistrement, de


contrôle et de conservation des écritures comptables)

- EXHAUSTIVITE ET EXACTITUDE DES ECRITURES COMPTABLES

a) Enregistrement automatique des écritures(listing des écritures automatiques, vérification du


listing)

b) contrôles journaliers et mensuels(journal des écritures de la journée, rapprochement total des


mouvements du jour au total des pièces, balance journalière approuvée et signée, détection des
soldes anormaux, contrôles mensuels)

c) classement et archivages des pièces comptables

- JUSTIFICATION DES COMPTES

a) comptes de correspondants NOSTRI(contrôle des extraits de comptes dès leur réception,


périodicité d’établissement des états de rapprochement, contrôle des dates de valeur en liaison
avec les services opérationnels, suivi et régularisation des divergences, comptabilisation,
justification et contrôles des intérêts débiteurs et créditeurs)

b) comptes de suspens et de transit(identification des comptes de suspens, périodicité de


justification, formulaire de justification, comptes de liaison inter agences)

c) comptes d’immobilisations(registre des immobilisations, inventaire physique des immobilisations,


rapprochement inventaire/comptabilité, conformité des taux d’amortissement aux dispositions
légales)

d) comptes de prorata et de provisions (rapprochement entre charges à payer/produits à recevoir et


les encours correspondants, rattachement des charges et des produits)

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e) comptes de la clientèle(contrôle des intérêts débiteurs et créditeurs, contrôle des comptes non
arrêtés, conditions d’arrêté des comptes du personnel et des comptes de client, calcul des taux
moyens et des encours moyens, liste des comptes débiteurs sans mouvements, liste des
comptes dormants)

f) comptes de pertes et profits(justification de l’évolution de chaque compte, autorisation de débit


sur les comptes de produits )

g) comptes de hors bilan(équilibre comptable des comptes)

- GESTION DE LA TRESORERIE

a) ouvertures de comptes chez les correspondants(autorisation et procédure d’ouverture, conditions


de fonctionnement)

b) rapatriement et nivellement position(suivi journalier des positions, procédure de nivellement et de


rapatriement)

c) placements(autorisation des placements interbancaires, marché monétaire, acquisition divers


produits, conditions des placements)

d) suivi et comptabilisation des intérêts(intérêts débiteurs, intérêts créditeurs, intérêts sur


placements et emprunts)

- REPORTING INTERNE

a) Tableaux de bord

b) Balance résumée des comptes

c) Etat des rapprochements

d) Rapports périodiques des directeurs

- REPORTING EXTERNE

a) états périodiques BCEAO (liste des états, périodicité d’envoi, contenu des états)

b) Etats périodiques Commission Bancaire (liste des états, périodicité d’envoi, contenu des états)

c) Etats périodiques Banque de référence (éventuellement)

- CONTROLE DE GESTION

a) mesure des performances (états trimestriels des charges et des produits, respect du budget,
explication des écarts et notification des écarts significatifs aux services et unités concernés)

b) tableaux de bord(journaliers, mensuels trimestriels, annuels….)

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V LES OPERATIONS

OPERATIONS LOCALES

- CAISSES ET TRANSFERTS DE FONDS

a) Gestion des caisses et des coffres(disposition et équipement des caisses, coffres et salles
fortes, répartition des clés des coffres, contrôle des existants et arrêté des caisses primaires et
de la caisse principale, gestion de l’encaisse)

b) Les transferts de fonds(contrôle d’expédition / réception, normes imposée par la compagnie


d’assurance, application des procédures sécuritaires de convoyage des fonds, envoi / réception
de fond du CPR, réception des TC)

- AUTORISATION ET EXECUTION DES ORDRES DE LA CLIENTELE

a) Authentification des ordres reçus (contrôles des signatures, de la conformité de l’opération, des
mentions obligatoires, du respect de la législation)

b) Oppositions (autorisation contrôle et suivi des oppositions, perception des frais de gestion, levée
des oppositions)

- TRAITEMENT DES OPERATIONS

a) Les opérations de caisse (versements, paiements, échange de monnaie retrait / versement


BCEAO, ravitaillement / versements des caisses primaires).

b) Les remises chèques (vérification de l’authenticité et de la conformité des remises chèques sur
place / déplacés, chèques de banque et chèques certifiés, application des dates de valeurs et
des tarifs conditions)

c) Les transferts inter agences (transferts reçus et envoyés, authentification des ordres, application
des dates de valeurs et des tarifs conditions par la banque et l’agence émetteur)

d) Les domiciliations et ordres permanents (authentification des ordres, suivi de l’exécution,


perception des commissions et frais)

e) La compensation (aller et retour, vérification des valeurs, comptabilisation, apurement des


comptes)

f) Les dépôts à terme(conditions d’ouverture, de renouvellement, conditions de taux et de


comptabilisation)

- ACCUEIL ET SERVICE A LA CLIENTELE

a) Accueil (accès aux guichets, renseignements, disponibilité des agents)

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b) Comptes clients (conditions d’ouverture, de clôture, envoi des extraits de compte, des échelles
d’intérêts et des avis)

c) Confection de chéquiers (enregistrement et saisies des demandes, conformité des chéquiers


reçus aux demandes, personnalisation des chéquiers, classement et distribution)

d) Gestion des dossiers juridiques(mise à jour des signatures et des adresses, des pouvoirs et des
procurations, mise à jour classement des dossiers)

e) Les réclamations (toutes les réclamations écrites, verbales ou téléphoniques doivent être
dirigées sur le contrôle général avant traitement par les services)

OPERATIONS EXTERIEURES

- OPERATIONS DE CHANGE ET TRANSFERTS ETRANGERS

a) Caisse change et caisse réserve (solde comptable/existants, sécurité des caisses,


documentation sur les devises étrangères, cours appliqués, bordereaux de négociation,
décomptes des fais et commission, fréquence de permutation des caissiers, respect des
plafonds de négociations et de la législation des changes)

b) Les chèques de voyage (respect des plafonds de négociation et des procédures, délais de
couverture des émetteurs , décompte des commissions, modalités sécuritaires d’envoi à
l’encaissement, suivi de l’encaissement, délais de couverture des correspondants et dates de
valeur et cours appliqués aux clients, suivi des envois en recouvrement non couverts,
commande, réception, enregistrement et comptabilisation du stock, inventaire du stock,
conditions de conservation, respect des conditions de l’émetteur et de la réglementation des
changes à la vente)

c) Transferts étrangers émis, transferts étrangers reçus (authentifications des ordres et des
messages, confrontation message et écriture comptable, détermination du chemin de paiement,
conservation des chéquiers et des bons servants aux règlements, avis de tirage, récupérations
des frais décomptés par le correspondant, dates de valeurs appliquées par notre banque et le
correspondant, couverture effective ou débit effectif de notre compte, décompte des frais, délais
d’exécution des ordres par notre banque et le correspondant)

- ESCOMPTE ET ENCAISSEMENT D’EFFETS ETRANGERS

a) Escompte d’effets étrangers(signature du bordereau de remise par le client, conformité des


documents en cas d’escompte et après accord du crédit, prise de marge de garantie, procédure
de contrôle des décomptes d’agios et de commissions, récupération des agios courus entre la
date d’échéance et la date de réception effective des fonds et réajustement du cours appliqué,
conservation et recouvrement des effets, procédure d’envoi des effets et traitement des incidents
de paiement)

b) Les encaissement d’effets simples et de chèques sur l’étranger(enregistrement et affectation


d’un numéro de dossier, mesures sécuritaires de conservation et d’envoi en recouvrement,
mentions des conditions de règlement sur le bordereau, modalités de comptabilisation en
compte de client, autorisation des chèques traités selon la procédure SBF par le crédit,
décomptes et perception des frais et commission)

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c) Les encaissements documentaires, remises export et import (réception et contrôle des
conditions de la remise, contrôle de la régularité matérielle, procédure d’enregistrement et de
comptabilisation, suivi de l’échéancier, procédure d’envoi en recouvrement, suivi des accusés de
réception, des relances et des couvertures, dates de valeurs, contrôle des décomptes des frais
et des commissions, contrôle comptable

d) Les encaissements documentaires, remises import (date de réception des documents,


vérification de la régularisation légale et administrative des documents, délais d’envoi de l’avis et
date de décharge du client, contrôle comptable de l’enregistrement des remises, conditions de
conservation des remises, suivi de la réponse du tiré et des avis au correspondant, vérification
des pouvoirs pour les remises contre acceptation, autorisation du crédit pour les désaccords sur
les remises contre paiement, contrôles comptables soldes des comptes d’encaissement =
existants = échéancier, paiement et couverture des remises, délais de couverture, décompte et
perception des frais et commissions)

- CREDITS DOCUMENTAIRES

a) Crédit documentaire import (vérification des signatures et des pouvoirs, autorisation du comité
de crédit, application des conditions fixées par le comité de crédit, ouverture d’un dossier et
affectation d’un numéro, envoi d’un accusé de réception au donneur d’ordre, comptabilisation du
crédoc et des marges de garantie, réactions des agents en cas d’impayé, notification et
confirmation, modification et prorogation, réception et vérification des documents, levée des
réserves, traitement des connaissements endossés en blanc, délais de paiement sur le compte
du client, signature et acceptation d’un effet, couverture du correspondant, avis du règlement à
la trésorerie, apurement du dossier de domiciliation

b) Crédit documentaire export ( authentification des messages et des signatures du correspondant,


vérification des conditions d’ouvertures, accord du comité de crédit sur les crédocs avec
demande de confirmation, comptabilisation et contrôle des comptes de position et les encours,
vérification de la régularité des documents reçus, information du client sur les irrégularités,
modalités de paiement en cas de crédoc D/P ou de crédoc D/A, couverture du client et suivi du
rapatriement, décompte des frais et commissions)

- AVANCES SUR MARCHANDISES ET SUR DOCUMENTS

a) Avances sur marchandises importées et sur documents (autorisation du comité de crédit,


présence d’un contrat dans le dossier, informations régulières sur le cours de la marchandise,
présence de la banque à chaque manipulation des marchandises, assurance des marchandises,
contrôle régulier par un organisme habilité, individualisation comptable des avances avec
souscription d’effets, décompte des frais et commissions)

b) Avances sur documents (autorisation du comité de crédit, signature d’un contrat ou d’une lettre
d’engagement, endos des documents à l’ordre de la banque, comptabilisation des avances et
arrêté des comptes au taux défini par le comité de crédit, remise des documents au transitaire à
l’arrivée du navire

c) Avances sur produits (autorisation du comité de crédit, existence d’un contrat, existence de lettre
de tiers détention ou de warrants à l’ordre de la banque, respect du cycle de commercialisation

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dans la fixation du délais de remboursement, comptabilisation des avances et contrôle des
encours produits et des positions comptables, arrêté des comptes d’avance, stockage des
marchandises chez un entrepositaire indépendant)

d) Emission de lettres de garanties en l’absence de documents (autorisation du comité de crédit,


confirmation du correspondant, enregistrement et comptabilisation des lettres de garanties,
habilitation des agents signataires, délais de la lettre de garantie, comptabilisation et perception
des commissions et frais, retour de l’acte original à la fin du contrat)

e) Les cautions douanières (autorisation du comité de crédit, lettre du client en cas d’appel de la
caution, pouvoirs des signataires de la caution, perception des commissions, suivi de
l’apurement des cautions anciennes, relances des clients)

- GESTION DE LA POSITION DE CHANGE

a) Reconstitution des avoirs (monnaies étrangères détenues, avoirs en devises auprès des
correspondants, créances liquides diverses, achats à terme, agios à recevoir)

b) Reconstitution des engagements (provisions en devises, découvert en devises auprès des


correspondants, Credoc à vue à régler, transferts à effectuer, ventes à terme, agios à payer)

c) Respect de la séparation des fonctions (passation des ordres, enregistrement des ordres et
comptabilisation)

d) Rapprochement entre positions manuelles tenues par le «front office» et positions comptables
tenues par le «back office»

e) Modalités et périodicités de la détermination du résultat de change(rapprochement des comptes


de position de change et des comptes de contre valeur position de change)

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VI LES CREDITS

- ANALYSE ET MAITRISE DES RISQUES DE CREDIT

a) politique générale et environnement (politique de crédit définie par les autorités de tutelle,
politique de crédit définie par la direction générale, suivi des indicateurs économiques)

b) estimation des risques (procédures et normes d’évaluation des crédits, classification des risques,
existence des compétences techniques)

c) préventions des risques et garanties (vérification et évaluation de la consistance des garanties,


procédure définissant les modalités d’établissement, d’enregistrement, de contrôle et de suivi
des différents types de garanties; capacité d’emprunt des sociétés)

- AUTORISATION ET ENREGISTREMENT DES LIGNES DE CREDITS ET GARANTIES

a) traitement et contrôle des demandes de crédit (enregistrement des demandes, vérification des
documents présentés, décision d’étude ou de rejet de la demande, détermination de la qualité du
demandeur, association du contentieux pour les dossiers d’un certains montant, délégations et
limite des pouvoirs, matérialisation de la décision du comité, lettre de notification définissant les
conditions des dossiers accordés et acceptation des clients

b) procédures de délégation, autorisation des propositions de crédit (existence des délégations de


pouvoirs et des modalités de fonctionnement, pouvoir de signature des lettres de notification,
reprise des conditions du comité de crédit dans la lettre de notification, mise en place après
réalisation de toutes les conditions)

c) enregistrement et prise d’effet des crédits (accord sur lettre de notification du crédit, garanties
enregistrées et détenues, autorisation des exceptions, vérification des saisies du montant, de
l’échéance, des taux et commissions, listing des crédits mis en place sur une période,
comptabilisation des crédits et des garanties dans les comptes de hors bilan, responsabilité de la
direction des risques dans l’exactitude des données saisies et validées)

d) organisation et sécurité des dossiers(existence et contenu des dossiers crédit, classement des
documents, dates de réception des lettres du client et dates de réaction de la banque, vérifier
que tous les documents transitent par le service courrier, conservation des originaux des
garanties et des B/O signés par le client, registre d’inventaire du coffre contenant les documents
de valeur)

- SUIVI DES CREDITS ET DES UTILISATIONS

a) utilisation des crédits(notification et suivi par les différents services des plafonds autorisés, suivi
et autorisation des tirages par les gestionnaires, les utilisations sont-elles comptabilisées le jour
même, périodicité de révision du dossier client

b) autorisation et suivi des dépassements des limites de crédit(procédures d’autorisation et de suivi


des dépassements sur plafonds autorisés, des retraits avant mise en place, des exceptions aux
conditions; information des membres du comité sur les dépassements et les incidents de crédits,
traitement des dépassement, édition et exploitation des engagements par gestionnaire, gestion

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)
des découverts occasionnels)

c) suivi opérationnel(existence d’échéanciers sur les dates de révision des dossiers, les dates
d’échéance des primes d’assurance, les dates de renouvellement des lignes, les dates de
remboursement…, utilisation de comptes de suspens, rapprochement entre soldes comptables
des crédits et des garanties et les encours correspondants

d) suivi des clients et revue semestrielle des risques (fréquence de suivi des crédits à problème et
des gros crédits, procédure de réévaluation de la classe des risques, mise à disposition des
gestionnaires de rapport périodique sur l’évolution du volume d’affaires et de l’encours moyen de
leurs clients)

e) identification et gestion des créances à problème(suivi des impayés, critères de détermination


des créances douteuses et de constitution des provisions, conformité des provisions avec les
directives de la BCEAO, modalités de calcul et de comptabilisation des intérêts sur crédits
douteux, procédure de déclassement des dossiers, comptabilisation des rentrées sur créances
amorties, procédure de récupération des créances compromises, recouvrement,
comptabilisation et suivi des dossiers contentieux, enregistrement et suivi des dossiers transmis
aux avocats, procédure de détermination du portefeuille contentieux)

- RECONNAISSANCE DES PRODUITS ET DES CHARGES

a) procédure de fixation des intérêts et commissions (service autorisé à saisir les intérêts et
commissions, autorité pouvant modifier ces conditions, fixation et modification du taux de base
par rapport aux conditions du marché, fixation des taux de faveur)

b) calcul et comptabilisation des intérêts et commissions (vérification du calcul des intérêts sur tous
les crédits, justification des crédits non arrêtés en intérêts et commissions, calcul du taux moyen
et des marges moyennes par types de crédit,)

- DIVERS

a) Gestion des saisies arrêts, des avis à tiers détenteur et des oppositions(authentification,
autorisation, information du client, comptabilisation, décomptes des frais et commissions)

b) Gestion des comptes de clients décédés (notification du décès, production des documents de
liquidation, authenticité des documents, décomptes et perception des frais et commissions)
c) Rapports du comité du contentieux

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)
PROGRAMME DE CONTROLE

Le présent programme de contrôle est donné à titre indicatif; il doit être adapté par les chefs de missions, en
fonction des réponses négatives apportées au questionnaire de contrôle et surtout par rapport aux faiblesses
constatées lors des contrôles.

Suivant donc les circonstances il devra être approfondi ou allégé.

DISPOSITIONS COMMUNES A TOUT CONTROLE

Consulter les précédents rapports de contrôle pour:

— évaluer l'impact des faiblesses relevées dans les contrôles;

— s’assurer que les recommandations sont suivies;

— s'assurer que certains secteurs d’activité n’échappent pas au contrôle.

Relever les opportunités d'amélioration de la productivité et de la rentabilité.

Proposer les actions correctives pour remédier aux faiblesses relevées ou pour améliorer la sécurité, la
productivité, la qualité des traitements, et la rentabilité de l'établissement.

Convenir du calendrier de réalisation des actions correctives.

Prévoir la date du prochain contrôle portant sur l'application des actions correctives décidées.

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)
ADMINISTRATION

Obtenir les états de gestion du personnel.

Obtenir des explications sur les principaux écarts du budget.

Evaluer la pertinence des informations et l'efficacité du système de contrôle budgétaire.

GESTION DU PERSONNEL

Recrutement

Sur une sélection d'embauches récentes, procéder aux contrôles suivants:

— conformité des embauches avec le budget,

— autorisation préalable matérialisée d'une personne habilitée,

— existence de besoins exprimés par les services et description des postes à pourvoir,

— appréciation des moyens utilisés pour les embauches (testes, embauches directes, recours aux cabinets
extérieurs…)

— existence d'un contrat de travail,

— conformité des conditions d'embauche à l'autorisation préalable


(Salaire, classification)

— existence dans le dossier des pièces justificatives des références et des diplômes, de la notification des
conditions de travail et de rémunération

— revue du dossier à la fin de la période d'essai ou de stage et autorisation de l'embauche définitive.

Formation

Se faire communiquer le plan de formation et prendre connaissance des objectifs,


des moyens de la formation, ainsi que des réalisations.

Evaluer la cohérence des actions de formation par rapport aux objectifs stratégiques
de la banque.

Evaluer l'efficacité du service formation et les moyens dont il dispose.

Par sondage, examiner les actions de formation menées tant en externe qu’en interne et s'assurer de :

— l’existence d’une autorisation préalable,

— du décompte du coût de la formation (coûts directs et indirects).

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)
Départs

Sur une sélection de départs incluant des démissions, des licenciements et des départs à la retraite, procéder
aux contrôles suivants:

— respect des dispositions légales et conventionnelles dans les licenciements ou les départs à la retraite,

— existence d'une lettre de démission en cas de départ volontaire

— décompte des indemnités et des retenues,

— existence d'un solde de tous comptes.

Salaires

Sur une sélection de salaires payés sur une période déterminée, effectuer
les contrôles suivants:

— conformité du salaire brut à celui, dûment autorisé, figurant dans le dossier.

S'assurer que les augmentations et promotions ont été autorisées;

— existence d’une autorisation préalable des primes individuelles et


des heures supplémentaires;

— décompte des charges sociales;

— paiement effectif du salarié;

— présence du salarié dans la Banque.

Procéder au rapprochement global entre le total des salaires dus et les salaires payés.

Charges fiscales et sociales

S'assurer du respect de la législation sociale et fiscale.

Vérifier par sondage les déclarations sociales et fiscales de la période:


(base, taux, paiement dans les délais aux organismes).

Vérifier l'exactitude de la comptabilisation.

Prêts et comptes du personnel

Sur une sélection de prêts et avances au personnel, s'assurer:

— que les prêts et avances ont été dûment autorisés par une personne habilitée,

— que les conditions appliquées sont conformes aux textes,

— que l’encours du prêt est conforme au plan d'amortissement.

Examiner les soldes débiteurs du personnel, pour s'assurer:

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)
— que le découvert est autorisé et respect les conditions fixés par les textes en vigueur,

— que tous les comptes débiteurs sont suivis par un responsable,

— que des actions adéquates sont prises en cas de découverts chroniques et non autorisés.

LES FRAIS GENERAUX

Les dépenses

Examiner les budgets, les réalisations et l'analyse des écarts.

S'assurer de l'efficacité du service et de sa capacité à maîtriser les frais généraux.

S’assurer de l’existence et de la mise en application d’une procédure d’engagement des dépenses.

Sur une sélection d'achats de biens ou services, procéder aux contrôles suivants:

— existence d'une commande dûment autorisée.

— existence d'une facture.

— existence d'un contrôle entre commande, livraison et facturation.

— la bonne comptabilisation de l’opération.

— le règlement à bonne date du fournisseur.

Evaluer l'efficacité du suivi des honoraires.

Examiner par sondage les frais de missions, de déplacement de réception, d’entretien et de réparation de
véhicule…etc.

Economat

Examiner le stock économat (rangement, suivi du stock, protection des fournitures, valorisation)

Détecter les produits ayant une rotation lente ou nulle et les produits vétustes; s'enquérir des actions entreprises
pour y remédier.

Evaluer l'impact sur la valorisation du stock.

Evaluer l'efficacité du système de classement de la documentation, des abonnements, de la circulation des


documents.

Les archives

S’assurer de l existence d’une note ou d'une procédure fixant les délais de conservation des archives.

S'assurer du classement rationnel des archives et de leur accessibilité (par visite et sondages).

17
)
Examiner la police d'assurance, et apprécier le montant assuré eu égard aux risques consécutifs à un incendie
ou un vol.

S'assurer que le nombre de destructeurs de documents détenu est suffisant, et qu'ils sont effectivement utilisés.

Examiner les circuits de mise au rebut des documents, pour s'assurer qu'ils sont autorisés et interdisent toute
interception indésirable.

Justification des comptes gérés par l’administration

Examiner les états justificatifs des comptes.

S'assurer qu'ils ont été vérifiés et visés par un responsable.

Vérifier les additions et s'assurer de l'apurement des suspens.

18
)
CREDIT
Dossiers crédit

Sélectionner un échantillon (en pourcentage) assez représentatif d'une variété


de crédits ou de clients et procéder aux contrôles suivants:

Examiner le dossier crédit pour s'assurer:

— que le crédit a été autorisé en conformité avec le système de délégation et les procédures en vigueur,

— que la date de validité n'est pas expirée,

— que les documents stipulés par le contrat ou les procédures internes figurent dans le dossier,

— qu'il est correctement structuré, documenté et clair (fiche récapitulative, dossier juridique, dossier d'analyse
financière).

Comparer le dossier client avec l’état des engagements et s'assurer:

— que l'ensemble des concours sont autorisés suivant les procédures et subdélégations en vigueur,

— qu'ils ne sont pas en dépassement

— que les concours sont correctement comptabilisés dans les comptes appropriés.

— Porter une attention particulière à la comptabilisation des engagements par signature.

S'assurer que les conditions de montant, de taux et de dates de valeur lors


de l'autorisation sont effectivement appliquées et ont été notifiées au client.

S’assurer que les billets à ordre représentatifs du crédit sont signés du client et sont timbrés.

Se procurer le dernier état division des risques et l'état ratio de solvabilité

Examiner l'évolution des créances bénéficiant d’un accord de classement BCEAO.

Obtenir un état des dépassements non autorisés, et demander des explications sur les raisons.

S'informer des actions entreprises pour les régulariser.

Portefeuille

Sélectionner un échantillon représentatif de remises à l'escompte,


et procéder aux contrôles suivants:

— existence d'un visa d'une personne habilitée de la direction du crédit autorisant l'escompte de l'effet;

— existence d'une ligne d'escompte attribuée suivant les procédures et subdélégations en vigueur,

19
)
— non dépassement du plafond autorisé après la prise en compte de la remise;

— application des conditions autorisées par l'organe compétent ou les conditions générales (taux d'intérêt, dates
de valeur, commissions).

Sur un échantillon, refaire le décompte des agios pour s'assurer de l'application


effective des conditions définies, et de l'exactitude des calculs informatiques;

Vérifier la bonne comptabilisation de l'effet dans la bonne catégorie de crédit,


dans le bon compte client, dans les comptes de produits (ou de régularisation)

S’assurer à l’échéance de la réception à bonne date des fonds.

S'assurer au jour du contrôle, que l'inventaire du portefeuille (ou soldes des encours portefeuille) est égal aux
comptes généraux de la comptabilité.

Vérifier par sondage la comptabilisation des produits prorata temporis.

Sélectionner un échantillon représentatif d'effets à partir du listing des effets, et procéder aux contrôles suivants:

— comparaison des caractéristiques de l'effet avec le listing: (date d'escompte, échéance, montant)

— classification correcte de l’effet dans la catégorie de crédit appropriée

— régularité de l'effet (signature, durée)

— informations servant de base au calcul des intérêts:

 date de l'escompte,
 échéance
 taux,

Les engagements par signature

Sur un échantillon d'engagements par signature, procéder aux contrôles suivants:

— existence de l’autorisation d'un organe habilité,

— existence d'une demande du client et de l’acte constatant l’engagement,

— la bonne comptabilisation de l’opération,

— la perception des commissions contractuelles,

— la prise effective des garanties stipulées dans l'autorisation de crédit.

Les créances impayées

Demander un état des créances impayées.

S'assurer qu'elles ne dépassent pas les délais réglementaires


(trois ou six mois).

En cas de dépassement des délais réglementaires, demander le reclassement

20
)
en créances douteuses, non seulement des créances impayées, mais également de
tous les concours consentis au client.

Evaluer les risques de perte et, le cas échéant, demander la constitution d'une provision adéquate

Evaluer l’efficacité des actions du pré-contentieux

Les créances douteuses

Obtenir un état des créances douteuses et des provisions faisant apparaître les
mouvements de l'exercice, et les rapprocher de la comptabilité.

S'assurer que l'ensemble des concours afférents aux clients douteux sont classés dans cette catégorie.

Evaluer l’efficacité des actions de recouvrement des créances douteuses

Vérifier l’état des dossiers chez les avocats

Évaluation des provisions

Anciens dossiers: examiner les nouveaux éléments intervenus depuis le dernier exercice.

Evaluer l'adéquation de la provision par rapport à la situation actuelle du risque

Nouveaux dossiers: examiner le dossier.

Evaluer l'adéquation des provisions par rapport à la situation actuelle du risque

Exploiter les réponses reçues des avocats, faisant suite à la demande de confirmation directe.

Proposer éventuellement un ajustement des provisions.

Evaluer l'efficacité de la fonction contentieuse.

Justification des comptes

Se procurer la liste des comptes des services (crédit, secrétariat des engagements, contentieux).

S'assurer de l'existence de justificatifs des comptes, et les contrôler par sondage.

Examiner les mouvements des comptes de charges et de produits.

Procéder par sondage à leur justification. Porter une attention particulière aux mouvements qui paraissent
anormaux (les extournes, les débits des comptes de produits, les mouvements importants).

S'assurer que les suspens:

— sont récents,

— ne présentent pas un caractère contentieux ou douteux.

Proposer les reclassements nécessaires, le cas échéant.

21
)
OPERATIONS LOCALES ET EXTERIEURES

S'assurer de l'application de la politique définie par la direction générale en matière


de collecte des ressources.

Examiner les documents du contrôle de gestion.

S'assurer que la politique générale est traduite en terme d'objectifs quantitatifs et qualitatifs

Examiner les écarts entre les budgets et les réalisations et se faire expliquer les principaux écarts de volume et
de taux.

Apprécier la qualité des actions entreprises pour améliorer la rentabilité des opérations rendues à la clientèle.

Ouverture des comptes clientèles

S'assurer sur un échantillon de quelques journées:

— que les ouvertures/ modifications/clôtures/réouvertures ont toutes été autorisées


par un responsable habilité.

Procéder par sondage à l'examen des dossiers clients et s'assurer de l'existence:

— de fiches d'ouverture de compte,

— des renseignements pris auprès des fichiers BCEAO,

— de la justification de l'identité, du domicile, et des pouvoirs


du client,

— pour les sociétés, I'existence des documents (extrait registre de commerce, procès verbaux des C A et des A
G portant désignation des dirigeants) et liste à jour des personnes habilitées à faire fonctionner le compte,

— de la codification correcte du compte permettant d'obtenir les informations nécessaires à l’établissement des
états périodiques BCEAO

— de l'autorisation d'ouverture de compte par une personne habilitée

Les comptes à risques

Se faire communiquer la liste des comptes n'ayant pas été mouvementés depuis plus d'un an et s'assurer que la
procédure prévue est appliquée.

Procéder par sondage à l'examen des derniers mouvements.

Examiner par sondage les comptes du personnel et s'assurer que les soldes et les mouvements sont surveillés.

22
)
Les caisses

Apprécier le système de protection de la caisse (blindage, porte d'accès, alarme ...).

Observer durant le contrôle les mouvements et habitudes pour s'assurer:

— que le caissier referme toujours à clé la porte de la caisse dès son entrée ou sa sortie,

— que seules des personnes habilitées ont accès à la caisse,

— que les cours des devises sont affichés (pour les caisses changes).

Effectuer un comptage surprise de la caisse (en général, c'est le premier travail lors du contrôle d'une agence ou
d'un service de caisse).

Comparer le montant de l'encaisse avec le solde de l’état de caisse ainsi que


le solde du début de journée avec le solde comptable du compte caisse de
la veille (ils doivent être égaux)

Sélectionner un échantillon d’opérations de paiements et effectuer les contrôles suivants sur les chèques:

— existence des mentions légales

— existence d'un visa autorisé sur les paiements égaux ou supérieurs à XXXX CFA;

— existence d’un visa authentifiant la signature du client et conformité du montant en chiffres et en lettres;

— Vérification de la chaîne des endos

— enregistrement du paiement sur le listing de caisse

— comptabilisation correcte de l'opération, notamment du débit du compte du client qui a effectué le retrait.

Sélectionner un échantillon d’opérations de versement et effectuer les contrôles suivants:

— contrôler le reçu de versement et la signature du client.

— comptabilisation correcte de l'opération et notamment du crédit au compte du client qui a effectué le


versement;

Se faire communiquer les écarts de caisse constatés durant une période significative (période de 12 mois) et
s'assurer:

— de l'application de la procédure prévue dans ce cas;

— que les écarts ne présentent pas un caractère anormal ou répétitif.

Contrôler sur une période significative que l'encaisse maximum fixée n'est pas dépassée.

Apprécier le montant de cette encaisse autorisée par rapport à I'activité de la caisse.


S'assurer que la police d'assurance couvre bien le montant de I'encaisse autorisée et, a contrario, que le montant
assuré n'est pas excessivement supérieur à l'encours autorisé.

23
)
Opérations de change et réévaluation

Sélectionner un échantillon représentatif d'opérations de change


et procéder aux contrôles suivants:

— conformité de la transaction avec la réglementation des changes;

— application d'un cours de change conforme à ceux en vigueur le jour de l'opération, par comparaison avec la
feuille de cours;

— la bonne comptabilisation de l'opération en devises et en francs CFA.

Se faire communiquer les résultats des derniers mois et apprécier ceux-ci en fonction du volume des
transactions et des marges moyennes.

Contrôler la réévaluation des comptes en devises d'une période et s'assurer de la bonne comptabilisation du
résultat.

Examiner le système des réévaluations périodiques et du calcul du résultat de change.

Vérifier la conformité du système par rapport aux méthodes d'évaluation et de comptabilisation.

S'assurer que le résultat de change est analysé et justifié régulièrement.

Chèques de voyage

S'assurer qu'il existe un système d'inventaire des chèques de voyage;

Contrôler par sondage la conformité du stock par rapport à l'inventaire.

Sur un échantillon de chèques de voyage achetés, effectuer les


contrôles suivants:

— application du cours de change du jour,

— bonne comptabilisation de l'opération,

— envoi rapide à l’encaissement des chèques auprès de l'émetteur,

— bonne perception des commissions tant auprès du client que de l'émetteur.

Sur un échantillon de chèques de voyage vendus, effectuer les contrôles suivants:

— bonne application du cours de change du jour,

— bonne comptabilisation de l'opération,

— sortie des chèques de l'inventaire,

— avis de l'opération à l'émetteur et règlement,

— perception de la commission tant auprès du client que de I'émetteur.

24
)
Demander et contrôler la justification des comptes de chèques de voyage à l'encaissement.

Les comptes clientèles

Sur un échantillon de comptes à terme, procéder aux contrôles suivants pour s'assurer
du respect des procédures:

— existence d'un document contractuel signé par le client (convention ou lettre de


compte à terme),

— conformité des conditions appliquées par rapport aux conditions générales,

— existence d'une autorisation formelle pour des conditions dérogatoires,

— exactitude du calcul des intérêts,

— comptabilisation correcte, et notamment de la date de comptabilisation par rapport à la date de départ du


contrat, pour déceler d'éventuelles dates rétroactives.

Examiner quelques cas de remboursement anticipés ou d’avances sur ressources à terme et s'assurer de
l'application des clauses contractuelles prévues dans ce cas.

Demander la confirmation directe des soldes des comptes ordinaires, et des autres comptes de dépôt si
nécessaire.

Apprécier la structure et l'évolution des dépôts:

— ressources clientèles/emplois clientèles,

— ressources rémunérées/ressources non rémunérées,

— dépôts à vue/dépôts à terme,

— dépôts unitaires moyens, et poids des plus importants dépôts,

— échéance moyenne.

Vérifier que les intérêts à payer ou perçus d'avance sont correctement calculés
et comptabilisés.

S'assurer que les prélèvements à la source sont correctement calculés et comptabilisés.

Pour les comptes à régime spécial s'assurer:

— qu'ils sont conformes à la réglementation,

— que les intérêts annuels ont été correctement calculés et comptabilisés au 31 décembre,

Se faire présenter un justificatif des comptes autres sommes dues à la clientèle.

S'assurer de leur ancienneté.


Procéder par sondage à la justification des montants et à leur apurement sur les
périodes suivantes.

Proposer éventuellement un reclassement dans un autre compte.

25
)
Chambre de compensation

Sur la compensation du jour, s'assurer que les valeurs présentées à la compensation


le sont dans les délais normaux.

S'assurer que les valeurs reçues sont effectivement contrôlées quant à leur régularité.

Examiner par sondage que le contrôle des signatures est réalisé pour tous les effets reçus.

S'enquérir des rejets éventuels qui n'auraient pas été acceptés, car hors délai;
examiner les raisons et recommander les actions correctives nécessaires.

Vérifier que le compte chambre de compensation et les autres comptes de liaison


sont justifiés et apurés chaque jour.

Bons et chèques BCEAO

Sélectionner un échantillon de bons et chèques BCEAO émis, et s'assurer:

— de l'existence d’un ordre du client

— de la vérification de la conformité de l’ordre

— de I'autorisation du virement par le gestionnaire du compte en cas de solde débiteur

— de I’existence des signatures habilitées a émettre sur la BCEAO

Sélectionner un échantillon de bons et chèques BCEAO reçus et s'assurer:

— que ces virements ont été correctement débités aux comptes clients.

Examiner la justification des comptes utilisés pour les virements.

Les valeurs en recouvrement auprès des correspondants

Sur une sélection de valeurs envoyées en recouvrement auprès des correspondants, s'assurer que:

— les délais d'encaissement ne sont pas trop longs,

— les conditions appliquées par les correspondants sont conformes aux accords,

— ces opérations ne génèrent pas de pertes ou de manques à gagner.

Contrôler par sondage la classification correcte des valeurs envoyées à l'encaissement


dans les comptes appropriés.

Examiner les justifications des comptes d'encaissement et s'assurer que


n'y figurent pas de montants anciens ou des impayés.
Suivre par sondage l'encaissement effectif sur la période suivante.

26
)
Cartes de paiement et de crédit

Procéder par sondage au contrôle de l'émission des cartes, pour s'assurer du respect
de la procédure:

— autorisation préalable;

— envoi direct des codes confidentiels et avis de mise à disposition.

Examiner les stocks de cartes en instance de remise, pour s'assurer


du respect de la procédure:

— sécurité quant à la conservation des cartes;

— suivi du stock;

— existence d'un reçu du client pour les cartes remises.

Examiner les litiges en cours pour détecter les éventuelles faiblesses.

Les transferts

Sur une sélection de transferts émis, effectuer les contrôles suivants:

— existence d’un ordre authentifié du client

— existence d'une autorisation préalable d’un responsable des opérations,

— existence d’un accord et d’un chemin de paiement définit par la Trésorerie

— conformité de l’opération avec la réglementation des changes,

— exécution correcte du transfert,

— vérification du décompte des frais et commissions,

—.bonne comptabilisation de l’opération

Sur une sélection de transferts reçus, effectuer les contrôles suivants:

— authentification préalable de la banque émettrice,

— vérification de la couverture auprès du correspondant gestionnaire du compte

— vérification de la date de valeur appliquée par le correspondant

— le prompt reversement au bénéficiaire,

— le décompte des frais et commissions,

— la comptabilisation.

27
)
Les encaissements documentaires

Sur une sélection de remises documentaires import et export, effectuer les contrôles suivants:

— la transmission rapide des documents au correspondant ou au client pour encaissement,

— la réception des fonds,

— le prompt reversement au bénéficiaire,

— le décompte des frais et commissions,

— la comptabilisation.

S'assurer que les relances et le suivi des dossiers sont effectués avec diligence.

Les crédits documentaires

Sur une sélection de crédits documentaires import, effectuer les


contrôles suivants:

— I'existence d'une autorisation préalable,

— I'autorisation des éventuelles modifications,

— la prise effective des garanties stipulées,

— I'ouverture du crédit documentaire,

— le contrôle des documents par deux personnes au moins, formalisé par des visas,

— la réalisation du crédit,

— la perception des commissions et frais,

— la comptabilisation dans les comptes du bilan et du hors bilan.

Sur une sélection de crédit documentaire export, effectuer les contrôles suivants:

— I ‘authentification préalable de l'ouverture des crédits,

— I'autorisation préalable par une personne habilitée, des confirmations


ajoutées par l'établissement,

— la prise effective des garanties éventuelles,

— la notification du crédit.,

— la vérification des documents par deux personnes au moins, formalisée par des visas,

— la réalisation du crédit,
— le suivi des réserves éventuelles,

28
)
— le règlement et son remboursement,

— la perception des commissions et frais,

— la comptabilisation dans les comptes du bilan et du hors bilan.

Pour les avances, appliquer les mêmes procédures de contrôle que celles prévues pour les crédits.

Examiner la justification des comptes dont le service a la responsabilité.

Télex et Swift

Observer durant les contrôles, I’ application correcte des principes de contrôle interne:

— accès aux locaux;

— vérification des signatures autorisées;

— transmission rapide des messages;

— vérification des télex expédiés;

— lecture de la bande télex et Swift par une personne habilitée qui authentifie
le début et la fin de la bande,

— dispositif mis en place pour interdire l'usage frauduleux du télex et du Swift;

Par sondage sur une période donnée, vérifier les messages de transferts reçus pour s’assurer :

— de l’authenticité du message et de l’identification du correspondant

— de la couverture effective du transfert par le correspondant

— de la bonne application de la date de valeur

— du crédit en compte de client

Par sondage sur une période donnée, vérifier les messages de transferts envoyés et s’assurer :

— de l’existence d’un ordre écrit du client

— de la vérification de l’authenticité et de la conformité de l’ordre du client

— de la conformité de l’opération avec la législation des changes

— de la prompte exécution de l’ordre par le correspondant

— de l’application correcte de la date de valeur

— de la conformité des frais et commissions perçus par le correspondant

Justificatifs des comptes

29
)
Se faire présenter les états de justification des comptes d’opérations, et s'assurer:

— qu’ils sont complets par rapport à la liste en possession du service,

— qu'ils sont à jour,

— qu'ils sont visés par le responsable de service,

— que les suspens sont raisonnables et récents.

INFORMATIQUE

30
)
S'assurer de la sécurité des locaux.

S’assurer que le registre des incidents est régulièrement tenu à jour

S'assurer que les fichiers font l'objet d'une sauvegarde quotidienne.

S'assurer de l'existence d'un accord de back -up et de son efficacité.

S'assurer que la fonction analyse et programmation est séparée


de la fonction exploitation.

Evaluer la sécurité attachée aux modifications du programme.

Evaluer l'efficacité des procédures attachées aux nouvelles applications.

S'assurer que l'accès à l'ordinateur est limité.

S'assurer de l'existence d'un manuel de procédures et de son application effective.

Evaluer l'efficacité du système informatique et son adéquation par rapport aux besoins exprimés par les
utilisateurs.

31
)
COMPTABILITE

Prêts et emprunts interbancaires

Demander la confirmation directe des principaux encours.

Sur un échantillon représentatif, contrôler les termes du contrat:

— montant,

— date de départ de l'opération,

— date d'échéance,

— taux,

— mode de paiement des intérêts

Contrôler que le montant des intérêts courus est comptabilisé dans les comptes
de rattachés et de résultat.

Etre attentif aux intérêts payés d'avance.

S'assurer que les prêts sont intégrés dans la ligne de la contrepartie, et que celle -ci
n'est pas dépassée.

Apprécier les taux par rapport aux conditions du marché qui prévalaient à l'époque:

Nos comptes auprès des correspondants (COMPTES NOSTRI)

Confirmation directe des principaux correspondants.

Contrôler les états de rapprochement:

— solde comptable, solde du relevé du correspondant

— exactitude des totaux

S'assurer que les suspens sont justifiés et ne sont pas anciens ou anormaux, ou l'indice d'une insuffisance de
contrôle,

Justifier l'apurement sur le mois suivant des suspens importants,

Evaluer l'incidence des suspens sur le bilan et le compte de résultat.

S'assurer par sondage que les intérêts débiteurs ou créditeurs:

— sont justifiés par une échelle d'intérêts;

— que les conditions appliquées quant aux taux, aux dates de valeur,
sont conformes aux accords passés avec le correspondant;

32
)
S’assurer que les échelles et les conditions sont:
— contrôlées par un responsable de la trésorerie, et approuvées par une personne habilitée;

— que les intérêts sont pris en compte dans les résultats.

S'assurer que les soldes laissés chez les correspondants ne sont pas excessifs.

Se faire communiquer les comptes n'ayant pas ou ayant peu mouvementé depuis plus d'un an:

— examiner les raisons,

— s'assurer que les précautions nécessaires sont prises pour éviter un usage frauduleux de ces comptes,

— discuter avec les responsables de l'opportunité de les clôturer.

Les comptes de correspondants en nos livres (COMPTES LORI)

Procéder par sondage à une demande de confirmation directe.

S’assurer que les comptes débiteurs ont fait l’objet d’une autorisation et qu’ils
ne nécessitent pas un reclassement en créances douteuses

S assurer que tous les comptes lori ont fait I’objet d un arrêté de compte et que :

— les conditions sont autorisées,

— les intérêts sont comptabilisés dans les résultats de l'exercice.

Comptes de valeurs non imputées et autres sommes dues

S'assurer que les comptes sont justifiés.

S'assurer que les valeurs non imputées sont récentes et ne présentent pas de caractère douteux ou contentieux

Pour les chèques à payer (chèques de banque et chèques certifiés)

— s’assurer que le solde est justifié par les chèques émis et non encore présentés

—vérifier l'apurement.

Les arrêtés de comptes

Sur les arrêtés de comptes d'un trimestre, effectuer les contrôles


suivants:

— application des taux d'intérêt et commissions corrects,

— s'assurer que les modifications d'agios: entre l'arrêté provisoire et l'arrêté définitif,
postérieurs à l'arrêté définitif, ont été autorisées.

— refaire les calculs de quelques arrêtés à partir de l'échelle d'intérêts

33
)
Les immobilisations

Obtenir le tableau des immobilisations faisant apparaître: le détail des immobilisations, leur date d'acquisition, les
amortissements de l'exercice, le cumul et le mouvement de I'exercice.

Comparer avec la comptabilité.

Sur un échantillon comprenant les principales acquisitions, vérifier :

— I'autorisation préalable par un organe habilité,

— le justificatif de l'immobilisation,

— la comptabilisation correcte,

— I'amortissement pratiqué de la période,

— I'existence de l'immobilisation.

Sur un échantillon comprenant les principales cessions ou mises au rebut, vérifier:

— I'autorisation préalable par l'organe habilité,

— la comptabilisation correcte de la plus ou moins-value,

Examiner les taux d'amortissement utilisés et s'assurer qu'ils sont raisonnables et


constants d'un exercice sur l'autre.

Contrôler par sondage les calculs.

Contrôler la concordance entre les amortissements de l'exercice et les comptes


de dotation, de l'exercice aux comptes d'amortissement.

34
)
QUESTIONNAIRE DE CONTRÖLE

Le Questionnaire ci-après est généralement utilisé par les auditeurs internes ainsi que par et les
auditeurs extérieurs. Il est donné à titre indicatif et décliné selon l’objectif du contrôle.

I - ADMINISTRATION

Objectifs d'audit

A. Gestion du personnel

A.1 Ressources humaines


Recrutement
Formation
Notations et avancements
Départs (démissions, licenciements, retraites)

A.2. Administration du personnel


Contrats de travail
Registre du personnel
Dossiers du personnel
Salaires
Primes et avantages en nature
Budget
Charges fiscales et sociales
Gestion
Législation, relations sociales

B. Gestion des achats et des stocks

B.1. Suivi des commandes


Engagement de la commande
Livraison

B.2. Traitement des factures fournisseurs

B.3. Gestion des stocks

C. Matériel et bâtiments

Véhicules
Immobilier
Mobilier et matériel
Entretien et travaux

D. Gestion du courrier, des documents et des télécommunications

Réception du courrier
Expédition du courrier

Gestion des archives


Téléphone, télex, Swift

35
)
E. Divers

E.1 Gardiennage et sécurité


Gardiennage
Accès aux locaux
Clés
Sécurités

E.2. Les assurances


Patrimoine
Informatiques
Responsabilité
Assurances spécifiques à l'activité

A.1. Ressources humaines

36
)
Questions Réponses et commentaires

Recrutement

Les recrutements nouveaux sont-ils prévus dans le budget?

Qui autorise les recrutements?

Sont-ils liés à un plan de développement?

Est-il procédé à une étude sur la charge de travail d'un poste avant
de pourvoir à sa création?

Est-il procédé à une étude sur l'opportunité de maintenir un poste


avant de pourvoir à son remplacement?

Les besoins exprimés par le service demandeur sont-ils suffisamment


précis pour cibler la recherche?

Avant de procéder à des recrutements externes, des recherches sont-


elles faites à l'intérieur de la Banque?

Les responsables du recrutement ont-ils des connaissances


spécifiques dans ce domaine?

Les moyens utilisés


(annonces, organismes spécialisés...) sont - ils exploités
rationnellement?

Connaît-on en final leur coût moyen?

Existe-t-il une procédure de présélection


(interviews, tests, questionnaires)?

Est-il tenu un fichier des candidats examinés?

La vérification des "curriculum vitae" par la prise de renseignements


extérieurs est elle effective (recommandations, diplômes, expérience
dans d'autres établissements..) ?

37
)
A.1. Ressources humaines (suite)

Questions Réponses et commentaires

Existe-t-il un échéancier des périodes d'essai?

Une évaluation détaillée est-elle établie pendant et après chaque


période d'essai?

Les services demandeurs sont-ils associés au choix final?

Sont-ils en général satisfaits par le recrutement?

Les dossiers sont-ils systématiquement revus par une instance avant


le changement de statut de l'intéressé?

Formation

Un budget formation est-il prévu pour chaque exercice?

A-t-il été utilisé l'année précédente?

Existe-t-il un plan de formation formalisé?

Ce plan est-il cohérent avec les objectifs stratégiques définis par la


Banque?

Comment sont recensés les besoins des services en matière de


formation?

Une formation particulière est-elle dispensée aux nouveaux


collaborateurs?

Les services demandeurs sont-ils satisfaits par les formations reçues?

Existe-t-il un inventaire des formations suivies (type, bénéficiaire,


coût)?

Y a-t-il une évaluation de la qualité et des résultats de la formation?

38
)
A.1 Ressources humaines (suite)

Questions Réponses et commentaires

Les formations reçues sont-elles enregistrées et classées dans le


dossier du personnel?

Les responsables hiérarchiques de la Banque sont-ils sensibilisés à la


formation des agents dont ils ont la charge?

Les actions de formation sont-elles dispensées par des collaborateurs


de la Banque ou confiées à des intervenants extérieurs?

Quels sont les critères de choix de ces intervenants?


Sont-ils mis en concurrence?

La polyvalence et la mobilité sont-elles utilisées rationnellement dans


le but d'améliorer la qualification du personnel?

Quelles sont les tendances actuelles de cette mobilité / polyvalence?

Promotion

Le département du personnel possède-t-il les descriptifs de fonctions


de chaque agent?

Quels sont les critères de détermination de l’importance d’une


fonction?

Ces descriptifs et importance des fonctions sont-ils pris en


considération lors du changement de situation du personnel?

Un plan de carrière est-il établi?

Une évaluation annuelle de chaque employé est-elle prévue?

Cette évaluation inclut-elle un entretien avec l'intéressé?

Les différentes sanctions sont – elles notifiées à l’employées? Sont –


elles classées dans le dossier individuel?

L’employé peut-il à cette occasion exprimer ses besoins


(carrière, formation)?

Les augmentations de salaires et les promotions sont-elles autorisées


par une personne habilitée?

39
)
A.1. Ressources humaines (suite)

Questions Réponses et recommandations

40
)
Départs

Les formalités légales de départ sont-elles respectées


(préavis)?

Une lettre de démission est-elle systématiquement


réclamée auprès des agents démissionnaires ?

L'effectif contient-il des agents dont le contrat de travail est


momentanément suspendu? Pour quels motifs.

Certains de ces agents perçoivent-ils encore des appointements?


Pour quels motifs.

Dans le cas d'un licenciement, la procédure légale est-elle respectée?


La procédure interne est–elle respectée

Le dossier du personnel présent ou licencié est-ils dûment documenté


(copie des avertissements, blâmes, mises à pied et différents rapports
des supérieurs hiérarchiques et du contrôle général...)?

Un état prévisionnel des proches départs en retraite


est-il tenu (pension)?

Sur quelles bases sont constituées les provisions pour les indemnités
liées à ces départs ?

Cette provision est-elle suffisante pour couvrir les prochains départs ?

41
)
A.2. Administration du personnel

Questions Réponses et recommandations

Dossiers du personnel

Les dossiers du personnel sont-ils :


- correctement documentés ?
- actualisés ?
-conservés dans des conditions de confidentialité et de sécurité
satisfaisantes ?

Ces dossiers contiennent-ils une fiche de carrière permettant de


reconstituer le parcours d'un agent depuis son recrutement?

Les dossiers du personnel


(incluant ceux du personnel ayant quitté l'établissement) sont-ils
archivés dans des conditions de sécurité et de conservation
satisfaisantes ?

Contrats de travail

Les contrats de travail établis sont-ils suffisamment précis et


conformes à la législation du travail ?

Les collaborateurs accueillis temporairement


(stagiaires, personnel détaché, personnel temporaire…) font-ils l'objet
d'un contrat particulier?

Ces contrats sont-il suffisamment précis et conformes à la législation


du travail en vigueur.

Les autorisations de travail du personnel expatrié sont-ils à jour?

Registre du personnel

Le registre légal des effectifs est-il tenu à jour?


Une statistique des mouvements de personnel est-elle disponible?

Permet-elle d'apprécier les variations de l'effectif sur plusieurs années


et par catégorie hiérarchique?

42
)
A.2. Administration du personnel (suite)

Questions Réponses et commentaires

Salaires

Selon quelles règles les salaires sont-ils fixés?

Les éléments constitutifs du salaire figurent-ils clairement dans le


dossier du salarié?

Sont-ils vérifiés régulièrement par rapport aux fiches de paie ou au


fichier informatique servant de base au calcul de la paie?

Un rapprochement est-il effectué entre l'effectif de la Banque et le


total des collaborateurs figurant sur le listing des salaires?

Les procédures en vigueur permettent-elles au service du personnel


d'être au courant des absences ( maladies, congés...) et de les
répercuter?

La procédure de suivi des absences exceptionnelles est-elle fiable


(maladie, maternité, allaitement, décès familiaux...) ?

Permet-elle de reconstituer à la demande les absences d'un agent


sur une période déterminée ?

Existe -t- il un contrôle journalier des présences et des heures


effectivement prestées par agent?

Quel est son degré de fiabilité ?

43
)
A.2. Administration du personnel (suite)

Questions Réponses et recommandations

Le livre de paie est-il tenu à jour?

Une procédure spéciale est-elle prévue pour superviser l'arrêté de


compte des agents qui quittent la Banque :
- fiabilité du décompte final des appointements,
- liquidation des droits au congé,
- remboursement des éventuels engagements en cours?

Existe-t-il un texte de la Direction Générale définissant clairement les


critères d'octroi et les barèmes des diverses primes et avantages en
nature ainsi que leur régime fiscal ?

Un rapprochement est-il effectué entre les fonctions occupées par les


agents et les diverses primes perçues ?

Les heures supplémentaires sont-elles autorisées par une personne


habilitée ?

Un récapitulatif des heures supplémentaires payées est-il soumis


mensuellement à la Direction Générale?

budget

Existe-t-il un budget des frais de personnel?

La Direction Générale est-elle informée des éventuels dérapages


budgétaires de ce poste?

44
)
A.2. Administration du personnel (suite)

Questions Réponses et commentaires

Charges fiscales et sociales

Des auto-contrôles sont-ils prévus sur les déclarations fiscales et


sociales :
- contrôle global de cohérence,
- sondages sur les fiches de paie,

Ces auto–contrôle sont ils fiables ?

Y a-t-il une justification régulière des comptes enregistrant les


sommes à payer ou à recevoir des organismes tiers (Sécurité
Sociale, Taxes, Assurances, Impôts, Cotisations diverses) ?

La Banque est-elle à jour dans le paiement de ces charges?

Des provisions sont-elles régulièrement constituées dans l'attente des


appels de fonds ou des échéances de paiement de ces organismes?

Sont-elles cohérentes avec les cotisations réclamées ?

Une procédure de contrôle est-elle prévue sur les décomptes


d'impôts réglés pour le compte des agents
expatriés?

45
)
A.2. Administration du personnel (suite)

Questions Réponses et commentaires

congés

Un tableau permettant le suivi des congés du personnel est-il en place


dans chaque Direction ?

Des agents ont-ils un retard important dans la prise de leurs congés ?

Existe-t-il des justificatifs pour les retards de congé?

La répartition des périodes de congés est-elles une règle et prend-elle


les nécessités de service et la présence en continu d’un effectif
minimum ?

prêts et comptes du personnel

Les prêts et avances au personnel sont-ils régulièrement accordés par


une autorité compétente ?

Des dérogations de taux par rapport aux conditions préférentielles


accordées au personnel sont-elles relevées?

Une limite précise a-t-elle été définie en matière de solde débiteur ?

Cette contrainte est-elle respectée ?

Les mouvements enregistrés sur ces comptes sont-ils périodiquement


soumis à un examen ?

Les comptes du personnel sont-ils affectés d'une clé de protection


particulière pour en préserver la confidentialité ?

46
)
A.2. Administration du personnel (suite)

Questions Réponses et commentaires

Législation / relations sociales

Existe-t-il un statut du personnel, un règlement intérieur ?

Aborde-t-il en particulier :
la confidentialité,
l'incompatibilité avec d'autres fonctions extérieures,
la banque parallèle,
et le blanchiment.

Le service du personnel est-il au fait de la législation sociale ?

Par quels moyens ?

Un exemplaire du code du travail, du code de la sécurité sociale est-il


détenu par le service du personnel ?

Est-il périodiquement actualisé ?

Existe-t-il une convention collective, un recueil des lois sociales?

Les élections des représentants du personnel sont-elles


régulièrement organisées ?

Des litiges sont-ils pendants devant l'inspection du travail?

Des provisions ont-elles été constituées en couverture de ces


risques?

47
)
B.1. Suivi des commandes

Questions Réponses et commentaires

Engagement de la commande

Existe-t-il une procédure formalisée d'engagement des dépenses ?

Les besoins des différents services de la Banque sont-ils centralisés


avant tout engagement des dépenses ?

Le bien fondé des demandes est-il examiné? Par qui ?

Un rapprochement avec le budget est-il systématiquement opéré ?

Les fournisseurs sont-ils sélectionnés en fonction du rapport qualité /


prix ?

Les commandes importantes ou répétitives font-elles l'objet d'un


appel d'offres ?

Quelle autorité décide du choix du fournisseur ?

Préalablement à toute commande détient-on un devis ou une facture


pro forma mentionnant les prix, les délais d'exécution et les modalités
de règlement ?

Un bon de commande est-il systématiquement établi pour tous les


achats?

Provient-il d'un carnet dont les souches sont numérotées ?

48
)
B.1. Suivi des commandes (suite)

Questions Réponses et commentaires

Des limites de compétences sont-elles clairement définies pour les


signataires des bons de commande ?

Les engagements particuliers


( commande de billets d'avion, réservations d'hôtel, abonnements à
des revues, règlement de cotisation... ) sont-ils assimilés à des bons
de commande et assujettis aux mêmes astreintes ?

Dans la négative quelle est la procédure particulière prévue?

Livraison

Un rapprochement est-il systématiquement fait entre le devis ou la


facture pro forma et le bon de commande?

Un contrôle effectif est-il opéré ( pointage du bon de livraison ...) ?

49
)
B.2. Traitement des factures fournisseurs

Questions Réponses et commentaires

Comment est matérialisé le contrôle qui atteste de la conformité de la


facture présentée en paiement?

Un bon à payer du contrôle de gestion est-il de règle?

Une norme pour les délais de règlement est-elle définie?

Tous les règlements sont-ils regroupés sur des jours fixés dans le
mois (les 10-20 et 30 de chaque mois par exemple)?

En cas de règlement comptant un rabais est-il obtenu du fournisseur?

Existe-t-il des comptes fournisseurs ?

Ces comptes sont-ils régulièrement justifiés ?

Les factures sont-elles comptabilisées dans des comptes


"fournisseurs à régler" dès leur réception ?

Un échéancier des règlements est-il créé ?

Qui établit les pièces comptables, qui les vérifie, qui les autorise?

Existe-t-il d'anciens suspens dans le compte "chèques à payer" (cas


des factures réglées par émission de chèques) ?

La TVA est-elle correctement récupérée ?

Les factures sont-elles annulées pour éviter un double emploi ?

Comment sont archivés après paiement les justificatifs des


dépenses ?

Une "caisse menues dépenses" est-elle prévue pour régler les


dépenses courantes?

Comment est-elle intégrée dans la comptabilité?

Est-elle ajustée et contrôlée régulièrement?

Qui en a la responsabilité et autorise les règlements?

50
)
B.3. Gestion des stocks

Questions Réponses et commentaires

Les conditions de conservation physique du stock de l'économat sont-


elles satisfaisantes?

Chaque imprimé de l'économat ou fourniture détenu est-il référencé?

Qui vérifie les fiches de stock et selon quelle périodicité?

Un minimum de stock de sécurité par article est-il défini ?

Le stock par article est-il en adéquation avec les besoins des


services?

Un inventaire physique détaillé est-il établi ?

Selon quelle fréquence ?

Son résultat valorisé est il rapproché de la position tenue par la


comptabilité générale ?

L'inventaire entraîne-t-il une réévaluation ?

Sur la base de quels cours ?

Le stock contient-il des imprimés devenus inutilisables?

La constitution d'une provision pour dépréciation est-elle à


envisager ?

Comment est appréciée la valeur comptable des consommations


mensuelles de fournitures (prorata) ?

51
)
C.1. Véhicules

Questions Réponses et commentaires

L'inventaire du parc de véhicule est-il à jour?

Le parc est-il maintenu en bon état ?

Des véhicules sont-ils immobilisés ?

Pour quelles raisons ?

Des utilisations précises sont-elles dévolues à chaque véhicule ?

Est-il tenu un registre des utilisations ?

Qui contrôle le bien fondé des demandes d'entretien et de


réparation ?

Est-il tenu une fiche de suivi par véhicule sur laquelle seront inscrites
toutes les dépenses de réparation et d'entretien ?

Est-elle à jour ?

L'entretien et les réparations des véhicules mis à la disposition des


agences de province est-il contrôlé à distance ?

Les clés des véhicules de service sont-elles récupérées chaque soir ?

A cette occasion le responsable du parc contrôle t-il l'état apparent du


véhicule rendu en fin de journée ?

Un double des clés de tous les véhicules est-il détenu par le


responsable du service?

Une moyenne de la consommation est-elle calculée pour chaque


véhicule ?

52
)
C.1. Véhicules (suite)

Questions Réponses et commentaires

Qui délivre les bons d'essence?

Un rapprochement entre les demandes et le kilométrage parcouru


est-il opéré ?

Tous les véhicules sont-ils en règle vis à vis de la législation


(immatriculation, assurance, visite
technique..) ?

L'original de ces documents est-il tenu à disposition dans le


véhicule ?

Existe-t-il une procédure formalisée d'appel d'offres pour la cession


des véhicules mis au rebut ?

Dans la négative comment s'effectuent les cessions ?

L'inventaire et les comptes d'immobilisation de la comptabilité sont-ils


mis à jour à cette occasion ?

53
)
C.2. Immobilier

Questions Réponses et commentaires

Existe-t-il un inventaire des biens immobiliers de la Banque?

Est-il tenu à jour et en accord avec la comptabilité ?

Les actes de propriété sont-ils tous détenus ?

Sont-ils archivés dans des conditions de sécurité satisfaisantes ?

Les immeubles obtenus en dations et par adjudication sont-ils inclus


dans cet inventaire?

Les cessions sont-elles effectives et les titres de propriété mutés au


nom de la Banque ?

Existe-t-il des rapports d’expertise récents pour l’évaluation des biens


immobiliers ?

Les loyers payés sont-ils comparés aux conditions du marché?

Les loyers à recevoir sont-ils régulièrement perçus et adaptés aux


conditions du marché ?

Les immeubles donnés en location sont-ils entretenus et les frais


d’entretien comparés aux loyers ?

La Banque possède-t-elle des immeubles inoccupés ou sous


employés ?

54
)
C.3. Mobilier et matériel

Questions Réponses et commentaires

Mobilier et matériel
Existe-t-il un inventaire détaillé de l'ensemble du mobilier et du
matériel ?

Est-il en accord avec la comptabilité ?

Tout le mobilier et le matériel répertorié


est-il identifiable ?

Chaque élément du mobilier et du matériel est-il marqué par un


numéro d’identification ?

Un contrôle physique de conformité est-il périodiquement effectué ?

Le mobilier et le matériel propriété de la banque qui est détenu dans


les maisons où sont logés certains agents est-il inventorié à chaque
mutation ?

Qui autorise les mises au rebut de mobilier ou de matériel?

Existe-t-il une procédure formalisée de cession des biens mis au


rebut ?

La mise à jour de l'inventaire et des comptes d'immobilisations de la


comptabilité est-elle faite à cette occasion ?

55
)
C.4. Entretien et travaux

Questions Réponses et commentaires

Entretien et travaux

Existe-t-il des contrats de fourniture services?

Sont-ils régulièrement remis en concurrence et renégociés ?

Un suivi de leur exécution est-il assuré


(qualité et fréquence des interventions) ?

Sont-ils renouvelés et réglés à bonne date ?

Une visite périodique des travaux en cours est-elle opérée pour


contrôler leur état général ?

La référence au budget est-elle un préalable à tout démarrage de


travaux?

Existe t-il une procédure formalisée d'appel d'offre?

Une procédure spéciale régit-elle le paiement des acomptes ?


Autres conditions de règlement (cf. / B2)

56
)
D.1. Réception du courrier

Questions Réponses et commentaires

La réception du courrier est-elle centralisée?

Une reconnaissance physique de la réception


(cachet manuel ou empreinte d'un horodateur), est-elle prévue ?

Qui ouvre les plis ?

L'ouverture des plis recommandés est-elle réalisée en présence de


deux agents?

Comment s'effectue la répartition du courrier?

Le circuit du courrier prévoit-il un passage par la Direction Générale


avant distribution dans les Départements ?

Les réclamations sont-elles toutes transmises au contrôle?

Existe-t-il un registre de transmission pour les plis recommandés


reçus, les réclamations, le courrier express?

Les références des envois express sont-elles notées dans le


registre ?

La conception du registre (jour et heure de réception / expéditeur /


destinataire ...) est-elle satisfaisante ?

Le destinataire appose-t-il bien une décharge sur le registre ?

Existe-t-il des bordereaux d’accompagnement avec suite numérique


détaillant le contenu des transmissions du courrier entre les
différentes agences d’exploitation ?

57
)
D.2. Expédition du courrier

Questions Réponses et commentaires ?

Toutes les correspondances adressées sont-elles contresignées (ou


visées) par un cadre de la Banque?

Un registre de transmission est-il prévu dans chaque service pour


suivre les plis adressés au service courrier ?

Sa tenue est-elle satisfaisante ?

Les expédition importantes


(relevés de comptes...) sont-elles réparties dans le mois?

Du retard est-il constaté dans l'expédition du courrier ?

Quelles en sont les raisons et les mesures prises pour le résorber ?

Un registre de décharge est-il prévu pour les plis adressés par porteur
?

Sa tenue est-elle satisfaisante (décharge des bénéficiaires) ?

Existe-t-il une procédure de suivi du courrier tenu à disposition ?

Cette procédure prévoit-elle d'adresser au contrôle les plis non retirés


après un délai défini ?

Quelle est la procédure pour la récupération des frais


d'affranchissement ?

Est-elle fiable et auto-controlée ?

58
)
D.2. Expédition du courrier (suite)

Questions Réponses et commentaires

Le service possède-t-il une "caisse timbre" ?

Est-elle ajustée avec la position de la comptabilité ?

Le service possède-t-il une machine à affranchir ?

Les relevés de consommation sont-ils fiables et adressés à bonne


date à l'administration postale ?

La procédure de remise et de prise en charge des plis confiés aux


transporteurs spéciaux : DHL, CHRONOPOST, SMTB...) est-elle
fiable ?

Le contenu du pli est-il suffisamment explicite sur le bordereau


d'envoi ?

Existe-t-il une procédure de suivi des frais payés à ces


intermédiaires ?

Existe-t-il un suivi des accusés de réception des envois


recommandés ?

Ces accusés sont–ils systématiquement réclamés auprès du


transporteurs et sont–ils remis au service émetteur?

59
)
D. 3. Gestion des archives

Questions Réponses et commentaires

L'accès aux archives est-il réglementé ?

Qui en détient les clés ?

Existe-t-il un plan des archives ?

Si les archives sont conservées dans un local extérieur à la Banque


s'assure-t-on qu'il est bien concerné par la police d'assurance
"risques généraux"?

Un gardiennage particulier de ce local est-il en place(24h / 24)?

Les locaux des archives offrent-ils toutes les conditions requises pour
une bonne conservation (aération, humidité, poussière ...) ?

Les sécurités élémentaires


(extincteur, arrivée d'eau à proximité, bac de sable ...) sont-elles
respectées ?

Le système d'archivage est-il rationnel? Les documents sont–ils


accessibles ?

Existe-t-il une note ou une procédure détaillant de façons précises les


délais de conservation des archives ?

Les documents sensibles


( pièces comptables, double des relevés de compte, bandes télex )
font-ils l'objet d'une gestion particulière ?

Le local est-il équipé d'un photocopieur pour limiter la circulation des


documents originaux ?

Si (exceptionnellement) des originaux sont communiqués la


procédure prévoit-elle au minimum :
- l'approbation du contrôle général,
- la photocopie du document sorti,
- une décharge du destinataire

60
)
D. 3. Gestion des archives (suite)

Questions Réponses et commentaires

La méthode de destruction des documents, passé leur délai de


conservation, est-elle satisfaisante
(incinérateur, broyeur) ?

Un procès verbal de destruction est-il systématiquement établi ?

Est-il transmis au contrôle général pour validation?

Le circuit de transmission des documents mis au rebut permet-il


d'interdire une interception indésirable?

61
)
E.1. Gardiennage et sécurité des locaux

Questions Réponses et commentaires


Gardiennage

Une procédure de contrôle de la prise de fonction effective et de la


relève des éléments de surveillance (policiers, gardiens privés) est-elle
en place ?

Un rapprochement est-il opéré entre le registre et les factures


présentées par les autorités dont dépendent ces éléments ?

L'identité des gardiens mis à disposition par des sociétés de service


est-elle contrôlée?

Les gardiens sont-ils identifiables (badges, uniformes).?

Une rotation périodique des gardiens et policiers est-elle de règle ?

Les gardiens sont-ils géographiquement répartis aux endroits


stratégiques ?

Des contrôles inopinés sont-ils diligentés pour s'assurer de la fiabilité


de ces factions
(notamment la nuit)?

Les gardiens de nuit ont-ils un moyen de communication à leur


disposition (téléphone, talkie...) ?

Ont-ils les coordonnées téléphoniques des membres de la Direction


Générale et du responsable sécurité de la Banque?

Les principaux cadres connaissent-ils les numéros personnels des


membres de la Direction générale ?

Des contrôles sont-ils régulièrement effectués sur les éléments de


sécurité (alarmes, caméra)?

62
)
E.1. Gardiennage et sécurité des locaux (suite)

Questions Réponses et commentaires?


Accès aux locaux

L'entrée réservée au personnel est-elle surveillée pendant les heures


d'ouverture à la clientèle ?

Le personnel de la banque est-il facilement identifiable (port de badges)


?

La circulation de la clientèle dans la Banque est-elle réglementée


(badges visiteurs, accompagnateurs) ?

Des dispositions contraignantes sont-elles en place pour que les


personnes étrangères ne puissent accéder qu'aux services
commerciaux ?

L'accès aux locaux de travail hors les horaires normaux est-il limité à
quelques personnes dûment identifiées et/ou munies d'autorisations ?

Un registre des entrées et sorties du personnel autorisé est-il tenu dans


le cadre de cette procédure ?

Clés

Existe-t-il un "registre des clés" qui permette d'identifier les détenteurs


des clés d'accès aux différents locaux de la Banque.?

La répartition des clés est-elle satisfaisante ?

Toutes les clés utilisées ont-elles un double ?

Qui les détient ?

Dans quelles conditions sécuritaires sont-elles détenues ?

63
)
E.1. Gardiennage et sécurité des locaux (suite)

Questions Réponses et commentaires

Sécurité

Existe-t-il un manuel de sécurité détaillant notamment la conduite à


tenir en cas d'agression ou d'évacuation rapide des locaux ?

La banque est-elle équipée de moyens particuliers de sécurité (alarme,


vidéo) ?
Sont-ils opérationnels ?

La répartition des caméras et des moniteurs de contrôle est-elle


judicieuse ?

L'organisation de la conservation (condition et durée de stockage) des


bandes vidéo est-elle satisfaisante ?

Le bon fonctionnement des systèmes d'alarme sonore est-il


régulièrement testé ?

Les secteurs manipulant des valeurs sont-ils suffisamment isolés du


public ?

Les ouvertures (portes et fenêtres) du rez-de-chaussée de la banque


sont-elles équipées de protections suffisantes ?

Un contrôle est il en place pour s'assurer de la fermeture de toutes ces


ouvertures en fin de journée ?

64
)
E.1. Gardiennage et sécurité des locaux (suite

Questions Réponses et commentaires

Les portes d'accès des locaux sensibles


(comptabilité, informatique) sont-elles sécurisées?

Des "responsables sécurité incendie" sont-ils désignés ?

Dans l'affirmative ont-ils reçus une formation particulière ?

Des exercices d'évacuations sont-ils effectués périodiquement par le


personnel ?

L'Etablissement est-il équipé de détecteurs d'incendies ?

Des moyens de combattre le feu sont-ils en place


(extincteur, sable, réserve d'eau ..) ?

Sont-ils opérationnels ?

Sont-ils facilement accessibles ?

65
)
E.2. Assurances

Questions Réponses et commentaires

Si la Banque est couverte par une police d'assurance "tous risques" il


conviendra de s'assurer que tous les risques détaillés dans ce
chapitre sont bien couverts par cette police.

La gestion des assurances est-elle centralisée?

Le libellé des contrats est-il systématiquement examiné par le service


juridique de la banque ?

Les garanties, plafonds et franchises sont-ils régulièrement adaptés à


l’inflation et au développement de l’activité ?

Patrimoine

Véhicules

Tous les véhicules de la banque sont-ils assurés


(inclus ceux temporairement immobilisés) ?

L'assurance est-elle ponctuellement mise à jour lors des


changements survenus dans le parc (immobilisation prolongée du
véhicule)?

Un rapprochement est-il opéré entre la quittance d'assurance


présentée au paiement et le parc ?

La garantie couvre-t-elle bien les dommages corporels, matériels et


immatériels causés à des tiers et les dommages occasionnés à des
véhicules ?

Le contrat global est-il régulièrement renégocié


(inclus la franchise) ?

La couverture du risque est-elle rapprochée de la valeur du bien


assuré (assurance tous risques sur des véhicules de faible valeur
vénale) ?

66
)
E.2. Assurances (suite)

Questions Réponses et commentaires

Immeubles

Tous les immeubles propriété de la banque :


-siège social,
-locaux techniques annexes
(archives),
-bureaux et agences de province,
-résidences du personnel de Direction,
-immeubles issus de dations ou d’adjudication,
sont-ils assurés ?

Au minimum ce contrat couvre-t-il les risques d'incendie, de dégâts des


eaux et de catastrophes naturelles ?

Informatiques

Existe-t-il une police couvrant les risques informatiques ?

Cette police couvre-t-elle :


- les indélicatesses commises par le personnel salarié et les tiers ?

- les pertes pécuniaires directes subies par la banque pour des valeurs
lui appartenant ou détenues par elles ?

- les pertes pécuniaires indirectes résultant :


· de la perte d'intérêts financiers ?
· du coût de reconstitution des données ?
· des frais supplémentaires dus à l’indisponibilité du système
informatique ?

- le coût de remplacement des matériels détruits ?

- les cas d'exclusions sont-ils justifiés ?

67
)
E.2. Assurances (suite)

Questions Réponses et commentaires

Responsabilité

Existe-t-il une assurance "responsabilité civile d'exploitation" ?

Couvre-t-elle :
- la responsabilité civile à l'égard du personnel (accidents du travail) ?

- la responsabilité à l'égard des tiers (la banque est civilement


responsable de ses employés) ?

- la responsabilité professionnelle de la Banque ou de l'un de ses


dirigeants dans l'exercice de ses fonctions ?

Assurances spécifiques à l'activité

La globale de banque couvre-t-elle :


- les vols commis par des tiers ?

- les vols ou détournements commis par des collaborateurs?

- l'effraction des coffres


(clients et banque) ?,

- les transports de fonds ?,

- les valeurs envoyées à l'encaissement :


envois entre siège et agences? Envois entre siège et l'étranger ?,

- les envois de valeurs par poste, DHL...?

Les plafonds et franchises fixés pour la globale elle même et ses


différentes composantes sont ils adaptés ?

Sont-ils respectés ?

Y a-t-il des litiges en cours avec les assureurs ?

68
)
OBJECTIFS D'AUDIT

A. Organisation générale de l'informatique.

A.1 Méthodes de gestion


A.2 Organisation et personnel du département informatique
A.3 Gestion des risques informatiques

B. Sécurité physique

B.1 Sécurité de l'environnement et des accès


B.2 Sécurité incendie et dégâts des eaux
B.3 Sécurité de l'alimentation électrique
B.4 Gestion du matériel informatique

C. Sécurité et qualité des logiciels

C.1 Acquisition des logiciels


C.2 Développement des logiciels
C.3 Maintenance des logiciels

D. Fiabilité et confidentialité des informations

D.1 Contrôle d'accès et confidentialité


D.2 Contrôle des entrées de données
D.3 Contrôle des traitements et fichiers
D.4 Contrôle des résultats

E. Sécurité de l'exploitation

E.1 Sauvegarde des données et programmes


E.2 Gestion de l'exploitation
E.3 Plan de secours

F. Microinformatique et Télécommunications

F.1 Swift / Télex


F.2 Réseaux de PC
F.3 Lignes de télécommunication

A.1 Méthodes de gestion


Questions Réponses et Commentaires
• Y-a-t-il un Plan Informatique couvrant au moins les 3 prochaines

69
)
années qui identifie les besoins en services et équipements ainsi
que l'évolution de la charge de travail?

• Les responsables de départements participent-ils à l'élaboration


de ce plan ?

• Ce plan informatique est-il revu au moins annuellement ?

• Y a-t-il des instructions de la Direction définissant les relations


entre l'Informatique et les départements utilisateurs ?

• Y-a-il un guide de conduite écrit en matière de sécurité


informatique ?

• Ce guide comprend-il les principes généraux gouvernant la


confidentialité et l'intégrité des données ainsi que la disponibilité
des services informatiques ?

• Existe-t-il une fonction clairement désignée de "Responsable


sécurité informatique" chargé notamment de la gestion des
logiciels de sécurité ?

• Est-il réellement indépendant vis-à-vis du département


informatique ?

• Existe-t-il un budget informatique ?

• Quel pourcentage des frais généraux représente-t-


il ?

A.2 Organisation et personnel du département informatique

Questions Réponses et Commentaires

• Le nombre d'agents du département informatique est-il adéquat


par rapport à la taille de l'entreprise et permet-il une séparation
des tâches à tout le moins entre les fonctions d'encodage,
d'exploitation et de développement ?

• Est-ce un membre de la Direction qui a la responsabilité directe


du département informatique ?

• Les compétences techniques du personnel sont-elles adéquates


par rapport à la complexité du système informatique ?

• Existe-t-il une dépendance excessive vis-à-vis d'un informaticien


"clé" ?

• Les références des nouveaux engagés sont-elles vérifiées par


écrit avec les employeurs précédents ?
70
)
• Les rémunérations du personnel sont-elles conformes aux
standards du marché ?

• Y a-t-il du personnel informatique externe (personnel


temporaire) ?

• Y a-t-il une description de fonction pour chaque agent


informaticien ?

A.3 Gestion des risques informatiques


Questions Réponses et Commentaires

• Y a-t-il un audit de la sécurité et des risques informatiques réalisé


au moins tous les 2 ans par des spécialistes externes ?

• L'Audit interne est-il tenu informé de tout nouveau développement


ou maintenance du système informatique ?

• Combien de jours par an l'auditeur interne consacre-t-il aux


activités de l'Informatique ?

• Le coût de remplacement de toutes les ressources informatiques


(équipements, logiciels, données, documentation) est-il
complètement assuré contre tout dommage et destruction ?

• Y a-t-il une police d'assurance couvrant les risques de fraude


informatique ?

• Couvre-t-elle également les messages frauduleux reçus par des


réseaux de données ?

71
)
B.1 Sécurité de l'environnement et des accès

Questions Réponses et Commentaires

• Toutes les ressources informatiques vitales (salle ordinateur,


bandothèque, groupes de conditionnements et électrogène)
sont-elles situées à l'écart de dangers potentiels (matières
inflammables, zone inondable, voies de communication) ?

• L'accès à l'immeuble abritant les ressources informatiques est-il


limité au seul personnel autorisé ?

• Un contrôle d'identité est-il effectué à chaque accès via un


contrôle de mot de passe ou un système équivalent ?

• Conserve-t-on une trace de toutes les entrées et sorties ?

• Les fenêtres et autres points d'entrées potentiels sont-ils sécurisés


par des verrous et un système d'alarme relié au poste de
police ?

• Quel est le délai d'intervention de la police en cas d'alarme ?

• Le bâtiment est-il doté d'un système général de surveillance (télé


surveillance ou gardiens) ?

• Ce système est-il régulièrement testé et inspecté par du personnel


expérimenté ?

72
)
B.1 Sécurité de l'environnement et des accès (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Y a-t-il un horaire d'accès au bâtiment et à la salle ordinateur ?

• Y a-t-il une procédure d'exception pour la nuit et le week-end,


connue des gardiens ?

B.2 Sécurité incendie et dégâts des eaux

Questions Réponses et Commentaires

• La caserne de pompiers est-elle suffisamment proche ?

• Y-a-t-il des points d'eau à proximité des bâtiments ?

• Y a-t-il des mesures de protection contre la propagation du feu


(cloisons, portes) ?

• Y a-t-il une protection anti foudre (paratonnerre) ?

• Y a-t-il dans la zone informatique un système de détection


d'incendie (fumée et chaleur) ? connecté à la caserne de
pompiers ou à un centre de surveillance permanente ? régu-
lièrement testé et entretenu ? synchronisé avec le système
d'extinction ?

• Y a-t-il dans la zone informatique un système d'extinction (halon,


sprinklers, extincteurs) régulièrement entretenu ?

• Les extincteurs sont-ils d'un type agréé qui n'endommage pas les
équipements et les supports magnétiques?

• Les détecteurs et extincteurs sont-ils situés aux endroits


appropriés près des ressources "clé" ?

73
)
B.2 Sécurité incendie et dégâts des eaux (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Un expert en protection incendie a-t-il été consulté ?

• Le centre informatique a-t-il ses propres consignes incendie ?


Sont-elles affichées et visibles ?

• Y a-t-il un système automatique de régulation de la température ?


régulièrement entretenu ? avec un système de back-up ?

• Les faux planchers et faux plafonds du C.I. sont-ils nettoyés


annuellement ?

• Les formulaires informatiques sont-ils stockés en dehors de la


salle ordinateur ?

• Les poubelles du C.I. sont-elles résistantes au feu ?

• Le centre informatique est-il protégé contre les dégâts des eaux


(pompes, murs étanches, plancher incliné) ?

• Y a-t-il un système automatique de régulation de l'humidité ?

74
)
B.3 Sécurité de l'alimentation électrique

Questions Réponses et Commentaires

• Y a-t-il un plan de l'installation électrique du centre


informatique ?

• L'alimentation électrique du centre est-elle indépendante de


l'alimentation générale ? Avec son propre tableau de contrôle et
un câblage indépendant ?

• L'accès à la station électrique est-il protégé ?

• Les câbles entre l'ordinateur et les différents périphériques sont-


ils protégés (câbles blindés, faux plancher) ?

• Y a-t-il un système de régulation de l'alimentation électrique


(onduleur, système no break) ?

• L'installation électrique est elle vérifiée par un expert


indépendant ?

• Y a-t-il une alimentation électrique de secours (générateur,


batterie) ? régulièrement testée et entretenue ?

• Le centre informatique est-il protégé contre les interférences


magnétique et l'électricité statique (tapis isolant, mise à la terre
du plancher) ?

75
)
B.4 Gestion du matériel informatique

Questions Réponses et Commentaires

• Y a-t-il une procédure de réquisition et d'achat pour le matériel


informatique ?

• Comprend-elle une étude comparative des différents aspects


techniques et financiers basée sur des critères de sélection ?

• Les équipements sont-ils testés complètement dès réception ?

• Y a-t-il du matériel de réserve de tout équipement essentiel pour


lequel le délai de réparation ou de remplacement ne peut être
garanti dans une limite acceptable ?

• Y a-t-il une documentation à jour de l'architecture des différents


systèmes (CPU, unités de mémoires à disques, bandes ou
cassettes, canaux, unités de contrôles, terminaux, modems,
réseaux locaux, ...) ?

• Y a-t-il un schéma du cablage de ces différents équipements ?

• Y a-t-il un inventaire permanent comprenant pour chaque


équipement :
- le nom du fournisseur
- les références techniques
- le numéro de série
- la valeur et date d'achat
- l'échéance de la garantie
- le coût annuel pour le matériel loué ou leasé
- le type et le coût de la maintenance (sur site, sur appel,
préventive, ...)
- le montant assuré ?

76
)
B.4 Gestion du matériel informatique (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Y a-t-il un contrat de maintenance pour tout équipement critique


avec un délai d'intervention maximum ?

• Les incidents techniques sont-ils enregistrés dans un livre de


bord ? Comprend-t-il la nature de la réparation effectuée et le
temps y consacré ?

• Calcule-t-on un taux de maintenance pour les principaux


équipements ?

• Y a-t-il du personnel du service informatique capable d'effectuer


des réparations élémentaires ?

• Existe-t-il un stock de pièces de rechange essentielles et


d'équipements de remplacements (écran) ?

77
)
C.1 Acquisition de logiciels

Questions Réponses et Commentaires

• La banque achète-t-elle ou loue-t-elle des logiciels externes pour


ses applications opérationnelles ?

• Y a-t-il une liste tenue à jour de ces logiciels acquis/loués avec :


- le nom du fournisseur
- les prix et date d'acquisition
- le coût annuel de maintenance ou de location
- la période de garantie ?

• Y a-t-il une procédure écrite pour l'acquisition de logiciels ?

• Quels sont les principaux critères de sélection ? Prennent-ils en


compte :

- la facilité d'utilisation
- la facilité d'intégration avec les autres logiciels
- la disponibilité du code source
- la qualité et l'exhaustivité de la documentation
- la facilité de maintenance
- la conformité des contrôles de sécurité et d'intégrité
- le langage utilisé
- le nombre d'utilisateurs de la même version
- la disponibilité d'un support technique continu
- la facilité de reprise des anciens fichiers ?

• Existe-t-il une procédure de réception et d'acceptation portant sur


les fonctionnalités et les performances ?

78
)
C.2 Développement des logiciels

Questions Réponses et Commentaires

• Y a-t-il un responsable des développements informatiques ?


Quelle est sa qualification ?

• Les applications à développer sont-elles prévues dans le plan


informatique ?

• Une étude de faisabilité est-elle entreprise avant toute décision de


nouveau développement ? Comprend-elle :

- une description des spécifications fonctionnelles

- une estimation du volume et des performances de traitement

- une estimation des coûts de développement et de traitement

- une analyse coût/bénéfice des approches alternatives

- les contraintes du projet

- une analyse des risques ?

• Y a-t-il un chef de projet désigné avec des responsabilités


clairement définies pour chaque projet ?

• Les responsabilités et disponibilités en temps des différents


intervenants (informaticiens et utilisateurs) sont-elles clairement
définies et acceptées ?

79
)
C.2 Développement des logiciels (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Le planning couvre-t-il toutes les phases y compris les tests, la


conversion ou le chargement des données, la formation et la
documentation ?

• Les responsables des services concernés assistent-ils


régulièrement aux réunions de suivi de projet ?

• Y-a-t-il des standards écrits couvrant les phases de conception, de


programmation, de test et de documentation des applications,
notamment :

- une méthodologie du cycle de développement


- une méthodologie d'analyse
- des conventions standardisées de nom pour les fichiers,
programmes, librairies, ...
- une structure standard de programme
- une nomenclature standardisée de routines et fonctions
communes
- une structure standard pour la documentation des programmes,
le guide utilisateurs et les procédures d'exploitation ?

• La mise en production de tout nouveau programme est-elle


soumise à l'accord du service responsable s'appuyant sur des
tests de conformité ?

80
)
C.3 Maintenance des logiciels

Questions Réponses et Commentaires

• Y-a-t-il un formulaire spécifique de demande de maintenance ?

• Qui approuve ces demandes et qui détermine les priorités ?

• Y-a-t-il un inventaire à jour de ces demandes avec leur priorité et


charge de travail estimée ?

• Y-a-t-il des librairies distinctes pour les programmes en test et en


production ?

• Qui autorise le transfert d'un programme en librairie de


production ?

• Conserve-t-on la version antérieure d'un programme modifié ?

• Y-a-t-il des procédures en place pour s'assurer de la cohérence


entre la source et le module exécutable de tous les programmes
(version identique) ?

81
)
C.3 Maintenance des logiciels (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Y-a-t-il un système de contrôle d'accès aux librairies de


programmes sources et de modules exécutables ?

• Y-a-t-il une piste d'audit pour retracer les changements apportés


aux programmes ?

• Les programmes sont-ils suffisamment documentés et


commentés pour permettre une maintenance efficace ?

82
)
D.1 Contrôle d'accès et confidentialité

Questions Réponses et Commentaires

• Toutes les informations confidentielles traitées sur ordinateur ont-


elles été identifiées et classifiées vis à vis des risques potentiels
d'indiscrétion ou de fraude ?

• Chaque utilisateur des systèmes informatiques a-t-il un identifiant


unique ?

• L'accès aux systèmes informatiques exige-t-il un mot de passe ?

• Ces mots de passe sont-ils protégés par un logiciel de contrôle


d'accès avec des mesures de sécurité telles que :

- date limite de validité


- nombre limite d'essais
- non affiché à l'écran
- longueur minimale
- encryptage
- restriction d'horaire et de terminaux ?

• L'accès aux programmes et données opérationnels est-il limité


selon le profil des utilisateurs (par ex. via des menus
personnalisés ou par fonction) ?

83
)
D.1 Contrôle d'accès et confidentialité (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Qui est responsable de la gestion des mots de passe et des profils


?

• Est-il indépendant des fonctions informatiques et comptables ?

• Y a-t-il une piste d'audit, régulièrement contrôlée, de toutes les


tentatives d'accès, créations et modifications de profils et de
mots de passe ?

• Les mots de passes initiaux des systèmes informatiques sont-ils


immédiatement changés ?

• Les mots de passes sont-ils invalidés après l'intervention de


personnel extérieur ?

84
)
D.2 Contrôles des entrées de données

Questions Réponses et Commentaires

• Les documents de saisie sont-ils conçus de façon à minimiser


les erreurs et omissions ?

Avec par exemple :

- formulaires pré numérotés


- zones pré imprimées (n compte)
- zone de référence structurée
- zone obligatoire soulignée
- cases de contrôle et de signature ...

• Les documents de saisie sont-ils vérifiés et signés par une


personne autorisée avant encodage ?

• Y a-t-il des procédures d'autorisation particulières pour les mon-


tants importants et les transactions sensibles ?

• Ces procédures sont-elles contrôlées par l'ordinateur (par ex :


double intervention, double encodage) ?

• Les documents d'entrées sont-ils marqués après saisie pour


éviter les doubles encodages ?

• Quelles sont les procédures de contrôle mises en place pour


s'assurer que des transactions ne sont pas perdues, dupliciées,
indûment ajoutées ou modifiées ?

85
)
D.2 Contrôles des entrées de données (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• L'ordinateur fournit-il une liste de toutes les données entrées et


celle-ci est-elle contrôlée par rapport aux documents originaux ?

• Les données sont-elles automatiquement validées par


programme avec les contrôles appropriés de cohérence et de
vraisemblance tels que :

- contrôles formels (codes, check digit)


- contrôle d'intégrité référentielle de la base de donnée
- contrôles d'intervalles de valeur et de séquence
- vraisemblance des dates et montants ?

• Existe-t-il pour chaque programme de saisie une documentation


sur ces contrôles ?

86
)
D.3 Contrôles des traitements et des fichiers

Questions Réponses et Commentaires

• Y a-t-il des contrôles pour s'assurer que toutes les transactions y


compris celles générés automatiquement sont correctement
traitées ?

• Y a-t-il des statistiques générés automatiquement sur le nombre


d'enregistrements créés, mis à jour ou supprimés ?

• Ces statistiques sont-elles réconciliées avec le nombre de


transactions entrées et le nombre d'enregistrements dans les
fichiers avant et après traitement ?

• Les fichiers sont-ils protégés contre toute modification provenant


de programmes non autorisés ?

• Une piste d'audit permet-elle de retracer les modifications


apportées à un enregistrement ?

• Les date, heure, utilisateur et programme du dernier


changement peuvent-ils être retrouvés ?

• Y a-t-il des contrôles de vraisemblance (ratios, limites de valeur)


sur les intérêts et autres calculs automatiques ?

D.3 Contrôles des traitements et des fichiers (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Les programmes contrôlent-ils la continuité et l'intégrité des fi-


chiers de données transmis vers les agences ou en provenance
de celles-ci ?

• Qui est responsable de la maintenance des tables de


paramètres (cours, taux, limites, valeurs par défaut ...) utilisés
par les programmes d'application ?

• Les valeurs de ces paramètres sont-elles revues régulièrement ?

87
)
D.4 Contrôles des sorties et résultats

Questions Réponses et Commentaires

• Les utilisateurs possèdent-ils une check-list de tous les états de


sortie qu'ils sont sensés recevoir ?

• Chaque état de sortie est-il clairement identifié, paginé, marqué


du nom de son destinataire et clôturé par une marque de fin de
liste ?

• Y a-t-il une procédure en place pour s'assurer que tous les


messages d'erreurs sont traités sans délai (fichier de
transactions en suspens, fichier de messages d'erreurs, liste
d'erreur paginée en continu) ?

• Les états de sortie sont-ils contrôlés suffisamment pour détecter


les erreurs graves avant leur distribution ?

• Une date limite de conservation et les conditions de stockage de


chaque état de sortie sont-elles fixées en tenant compte :

- des besoins opérationnels


- des besoins de l'audit
- du niveau de confidentialité
- des impératifs légaux
- des besoins de back-up en cas d'arrêt du système ?

• Les utilisateurs sont-ils au courant des contrôles à effectuer sur


les états de sortie pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité ?

88
)
E.1. Sauvegarde des données et des programmes

Questions Réponses et Commentaires

• Existe-t-il une procédure écrite de sauvegarde des données et


des programmes ?

• Cette procédure comprend-elle :

- la liste des fichiers et programmes à sauvegarder ?


- la périodicité de sauvegarde ?
- l'identification des supports magnétiques ?
- le lieu et la durée de stockage des sauvegardes ?

• Cette procédure est-elle remise systématiquement à jour après


chaque création ou modification d'application ?

• Des mesures spéciales sont-elles prévues pour les logiciels ?

- sauvegarde systématique, avant installation, des nou-


veaux logiciels
- sauvegarde systématique avant et après modification
des logiciels
- sauvegarde journalière des logiciels en développement

• Existe-il plusieurs générations (données/versions de


programmes différentes) d'une même sauvegarde ?

• Existe-il plusieurs versions (mêmes données/versions de


programmes) d'une même sauvegarde ?

• Les sauvegardes garantissent-elles la ré exécution des


traitements informatiques en cas de problème ?

• Utilise-t-on une protection logique des supports de sauvegarde


pour éviter une perte de confidentialité suite à un vol de support
?

89
)
E.1. Sauvegarde des données et des programmes (suite)
Questions Réponses et Commentaires

• Toute sauvegarde est-elle convoyée sans délai dans les locaux


de stockage ?

• Les lieux de stockage sont-ils protégés (contre le feu, l'eau, les


accès non autorisés) et suffisamment éloigné du C.I. pour ne
pas être exposés aux mêmes risques ?

• Existe-t-il une copie complète des sauvegardes ? est-elle


conservée dans un local externe à la Banque ? Sous quelle
responsabilité ?

• Réalise-t-on de manière impromptue un inventaire des supports


de sauvegarde ?

• Procède-t-on à des tests périodiques de l'intégrité des


sauvegardes ? en restaurant les fichiers ? les librairies ? le
système ?

• Toutes les procédures de reprises (automatiques et/ou


manuelles) et instructions de restauration sont-elles consignées
dans un document écrit ?

• Possède-t-on une sauvegarde de la documentation des études


et de la documentation d'exploitation dans des locaux externes
et protégés ?

• Les supports périmés sont-ils entièrement démagnétisés ou


détruits de manière à rendre inaccessible les fichiers et
programmes qu'ils contiennent ?

• L'ensemble de ces mesures est-il d'application pour tous les


systèmes informatisés : système central, bureautique,
télécommunication ...

• En cas d'évènements tels que grèves, émeutes existe-t-il des


consignes pour mettre en sécurité les informations
stratégiques ?

90
)
E.2. Gestion de l'exploitation

Questions Réponses et Commentaires

• L'exploitation dispose-elle de consignes/procédures claires et


complètes afin de :
- mettre à disposition des utilisateurs les ressources
informatiques dont ils ont besoin
- réaliser les traitements planifiés ou ponctuels
- contrôler les résultats et les fournir aux utilisateurs

• Cette documentation est-elle élaborée, structurée, mise à jour


de manière permanente et conservée dans un lieu protégé ?

• L'exploitation repose-t-elle sur des procédures cataloguées dont


l'accès est limité et contrôlé ?

• Y-a-t-il vérification impromptue par un responsable de


l'exploitation de l'état des JCL et commentaires dans les
procédures cataloguées ?

• Existe-t-il une cellule responsable du contrôle de l'exécution des


traitements et de la qualité des travaux en sortie avant leur
distribution aux utilisateurs ?

• Les rapports d'activité des travaux exécutés sont-ils


systématiquement contrôlés et archivés ?

• Existe-t-il une analyse et un archivage quotidien du journal de


console (incidents, conformité des travaux exécutés par rapport
aux travaux planifiés) ?

• Existe-t-il une procédure écrite particulière pour la distribution de


documents classés confidentiels ?

• Y-a-t-il une cellule de préparation et de planification des travaux


?

91
)
E.2. Gestion de l'exploitation (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Y-a-t-il planification systématique de tous les travaux quel que


soit le type de travail ? journalière ? hebdomadaire ?
mensuelle et/ou annuelle ?

• L'exploitation peut-elle faire face rapidement aux incidents qui


peuvent survenir, en limitant au maximum les perturbations ou
délais ? (existence d'un plan SOS, de procédures à suivre en
cas d'abence, de procédures de restauration,...)

• L'exploitation a-t-elle prévu des procédures de communication


efficace entre les différents shift de manière à assurer un suivi
efficace des travaux en cours ou des incidents rencontrés

• L'exploitation a-t-elle le contrôle sur toute modification apportée


aux programmes de production ?

• La mise en exploitation de nouvelles applications ou la


maintenance repose-t-elle sur une procédure avec mise à
disposition d'une documentation complète et un délai raisonna-
ble pour leur intégration ?

• Effectue-t-on périodiquement des mesures et des analyses des


performances du système ?

• Existe-t-il un registre où sont notés les incidents matériels, les


incidents d'exploitation, les interventions de maintenance et de
réparation, les retards dans la mise à disposition des travaux
journaliers

92
)
E.3. Plan de secours

Questions Réponses et Commentaires

• L'entreprise dispose-t-elle d'un Plan de Secours informatique en


cas de sinistre ?

• Le Plan est-il élaboré en collaboration avec tous les utilisateurs ?

• Existe-il une description écrite de ce Plan ?

• A-t-on effectué un relevé des applications mentionnant la durée


pendant laquelle il est tolérable de s'en passer (en fonction des
pertes ou préjudices qui surviendraient suite à un sinistre)

• A-t-on établi un relevé et une évaluation des risques potentiels


(internes et externes)

• Le Plan prévoit-il différents scénarios (en fonction de la gravité


du sinistre) ?

• Le Plan contient-il une description détaillée du rôle et des


responsabilités des différents intervenants (comité de crise,
Système, Télécommunication, Exploitation, Logistique, utilisa-
teurs,...) ?

• Les coordonnées (adresse/n de téléphones) des intervenants


et de leurs remplaçants sont-elles disponibles ?

• Le Plan reprend-il un inventaire de toutes les ressources néces-


saires (matériel de secours informatique et télécommunications,
sauvegarde des fichiers et programmes, documentation de
secours, informations opérationnelles, personnel,...) ?

• Le Plan contient-il les procédures détaillées qui devront être


suivies par les différents intervenants ?

93
)
E.3. Plan de secours (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Est-ce qu'une copie de ce Plan est conservée dans un endroit


sécurisé à l'extérieur de l'entité ?

• Ce Plan est-il testé entièrement chaque année ou chaque fois


qu'interviennent des changements importants dans les
équipement ou méthodes d'exploitation ?

• Ces tests sont-ils réalisés sans avis préalable ?

• Ces tests sont-ils conduits de manière à identifier les problèmes


rencontrés ?

• Un rapport est-il établi après chaque test ?

• Des actions correctives sont-elles prises systématiquement en


cas de problèmes ?

94
)
F.1. Swift / Télex
Questions Réponses et Commentaires

• Utilisez-vous le Swift ?

• Quel est le nombre et la situation des points d'utilisation des clés


télégraphiques/Swift internes (entre siège et agences) ?

• Quel est le nombre et la situation des points d'utilisation des clés


télégraphiques/Swift externes (avec les correspondants
externes) ?

• Dans chacun de ces sites, y-a-t-il une séparation des tâches


entre opérateur télex/Swift, responsable des clés et services
opérationnels bancaires ?
citer les dépendances hiérarchiques

• Quelles sont les conditions de conservation des clés ? (heures


de services et de fermeture)

• Les clés télégraphiques contiennent-elles toutes un élément


variable à chaque message et intègrent-elles toutes les données
critiques du message ?

• Y a-t-il une double vérification des clés (pour les messages


entrants et sortants) ?

• Comment la vérification de la clé est-elle attestée sur les


messages entrants ?

• Pour le Swift, quelles sont les conditions de détention des cartes


(USOF user security officer, USER Swift operator, UKMO user
key management officer) ?

95
)
F.1. Swift / Télex (suite)
Questions Réponses et Commentaires

• Qui détient le Master password de Swift ?

• Selon quelle périodicité, les mots de passe des users Swift sont-
ils changés ?

• la saisie des messages se fait-elle selon le principe de la double


intervention et du cross control ?

• Décrivez le circuit de circulation des télex/Swift émis et reçus.

• Comment s'opère le contrôle de flux sur les messages ent-


rants/sortants permettant de détecter les éventuelles pertes ou
ajouts de messages ?

• N'y-a-t-il qu'un seul original pour un message ? Si une copie est


demandée, porte-t-elle la mention "Duplicata" ?

• Y-a-t-il un rapprochement entre les télex/Swift et les pièces


comptables
(identité des montants, des correspondants) ?

• Y-a-t-il un contrôle de la continuité des feuilles de fonds ?


Par qui s'effectue ce contrôle ?

• Comment est organisé l'archivage des messages ? Quelles


sont les conditions de conservation et d'accès ?

• Y-a-t-il une procédure particulière pour les messages impliquant


de gros montants ? Si oui quelle est la limite ?

• Qui effectue la vérification des factures Swift/Télex ?

96
)
F.2. Réseau de PC
Questions Réponses et Commentaires

• Par qui est assurée la gestion de la sécurité du réseau ?

• Les droits d'accès sont-ils personnalisés pour chacun des utilisa-


teurs ?

• Existe-t-il un journal des logon et des utilisations ?


Qui est responsable de son examen ?

• Y-a-t-il une protection contre les boot à partir de disquettes pour


les lecteurs de disques locaux

• Existe-il la possibilité d'empêcher les interruptions durant le


processus de boot ?

• Les données sont-elles protégées au niveau des répertoires ?

• Utilise-t-on un économiseur d'écran protégé par mot de passe


avec time-out ?

• le système permet-il à l'administrateur de spécifier un ou plu-


sieurs programmes qui doivent être exécutés comme une partie
du logon, de l'exécution de programmes et/ou de la séquence de
logoff

• Y-a-t-il une protection des fichiers .exe et .com de manière à être


seulement exécutables ?

• disposez-vous d'un logiciel de détection de virus ?

• Ce logiciel démarre-t-il automatiquement lors du lancement de


chaque PC ?

97
)
F.2. Réseau de PC (suite)
Questions Réponses et Commentaires

• Ce démarrage est-il assuré à partir du réseau ou bien ce logiciel


doit-il être installé en local ?

• A la réception d'un nouveau release du logiciel antivirus, est-il


installé immédiatement ?

• Ce logiciel procède-t-il à la vérification des applications critiques


durant le processus de boot

• Ce logiciel valide-t-il les fichiers critiques invoqués avant le


démarrage du détecteur de virus

• Existe-t-il une procédure pour les utilisateurs pour demander un


nettoyage des disques et un reboot du système ? Expliquez.

• Existe-t-il une procédure de vérification systématique de toutes


les disquettes provenant de l'extérieur ? Expliquez.

• Existe-t-il des possibilités de back-up des données des


utilisateurs sur le serveur ?
Les utilisateurs en sont-ils informés ?

• Y-a-t-il des procédures en matière de restauration des


données ? des programmes ?

• Y-a-t-il une vérification du contenu des disques durs des PC afin


de s'assurer qu'ils contiennent uniquement des logiciels
autorisés ? Par qui est-elle réalisée ?

• Par qui est réalisée la gestion des licences des logiciels ?

98
)
F.3. Lignes de télécommunication
Questions Réponses et Commentaires

• Quel est le nombre de lignes téléphoniques utilisées ?


- pour la voix
- pour les données

• Pour les données, s'agit-il de lignes louées et/ou commutées ?

• Pour quelles applications sont-elles utilisées ?


Décrivez.

• Ces applications sont-elles isolées du système central ?

• Comment est assuré le contrôle de l'identification des


correspondants accédant au système ?

• Une technique de chiffrement (compression, permutation,...) des


données est-elle utilisée ?

• Pour les lignes louées, existe-t-il une possibilité de back-up via


le réseau commuté ?

• Existe-t-il un contrôle du trafic sur les lignes téléphoniques ?

• Qui vérifie les factures de la société de télécommunication ?

• Disposez-vous de téléphones cellulaires pour les cas


d'urgence ?

• Acceptez-vous des instructions par téléphones/fax ? si oui,


comment contrôlez-vous l'identité des correspondants ?

OBJECTIFS D'AUDIT

99
)
A. Conformité par rapport aux règles et procédures de
Comptabilisation.

A.1 Règles, procédures et schémas comptables


A.2 Application des règles d'évaluation
A.3 Ouverture / modification de comptes
A.4 Plan comptable
A.5 Organisation et contrôle général du processus comptable

B. Exhaustivité, exactitude et ponctualité des enregistrements comptables.

B.1 Enregistrement automatique des écritures


B.2 Contrôles journaliers et mensuels
B.3 Classement et archivage des pièces comptables

C. Justification des comptes.

C.1 Comptes de correspondants Nostri


C.2 Comptes de suspens et de transit
C.3 Comptes d'immobilisations
C.4 Comptes de prorata et de provision
C.5 Comptes de la clientèle
C.6 Comptes de pertes et profits
C.7 Comptes hors-bilan

D. Reporting interne et externe.

D.1 Reporting interne


D.2 Reporting externe

100
)
A.1 Règles, procédures et schémas comptables

Questions Réponses et Commentaires

Existe t-il un manuel des procédures comptables ?

Comprend-il les schémas comptables


de toutes les opérations traitées
dans La banque ?

Comprend-il les règles d'évaluation,


de réévaluation, d'amortissements ?

Comprend-il les limites


et ratios fixés par les autorités
de tutelle et par la direction générale ?

Ce manuel est-il tenu à jour


et diffusé en temps utile dans
les divers départements ?

Y a-t-il un contrôle régulier


du respect de ces procédures comptables et de leur validité ?

101
)
A.2 Application des règles d'évaluation

Questions Réponses et Commentaires

A quelle fréquence est opérée la réévaluation des comptes en


devises ?

Utilisez-vous des cours distincts pour les positions à terme ?

Qui contrôle l'exactitude des cours de réévaluation ?

Les pertes et profits de réévaluation sont-ils régulièrement


justifiés ?

Quelle méthode de réévaluation utilisez-vous pour les


investissements en titres de participation ?

• Quels sont les pertes/profits de réévaluation moyen,


minimum et maximum au cours des 12 derniers mois ?

102
)
A.3 Ouverture / modification de comptes

Questions Réponses et Commentaires

Qui autorise l'ouverture ?


- d'un compte interne
- d'un compte de la clientèle

Les transactions sur les comptes récemment ouverts font-elles


l'objet d'une surveillance particulière ?

Exigez-vous pour l'ouverture d'un compte :


- une recommandation signée
- un dépôt minimum ?

Quels documents d'identification exigez-vous :


- pour un particulier
- pour une société ?

Appliquez-vous dès l'ouverture un


taux d'intérêts débiteurs par défaut ?

Appliquez-vous des mesures particulières dans le cadre de la


prévention du blanchiment des capitaux ?

Y a-t-il une trace systématique de toute modification apportée


aux caractéristiques d'un compte ?
Qui vérifie ces modifications ?

A.4 Plan comptable

103
)
Questions Réponses et Commentaires

Les comptes sont-ils utilisés


en conformité avec le plan comptable BCEAO ?

Existe-t-il une liste de tous les comptes y compris ceux à solde


nul ?

Y a-t-il un responsable désigné pour chaque compte ou


groupe de compte ?

Comment et quand est-il informé


des mouvements sur ses comptes ?

Y a-t-il pour chaque compte :


- un code de reporting pour la
Banque Centrale
- un code de reporting interne ?

Existe t-il une description précise écrite du contenu de tous les


comptes ?

Existe t-il des règles de contrôle de cohérence pour les


comptes : sens du solde, solde minimum ou maximum,
limites de variation, comptes miroirs, contreparties
autorisées ou interdites, etc.?

A.5 Organisation et contrôle général du processus comptable

Questions Réponses et Commentaires

104
)
Existe t-il un recueil des signatures autorisées sur les pièces
comptables en fonction de la nature des comptes et de
l'importance des montants ?

Y a-t-il une séparation effective entre la saisie et le contrôle


des écritures émises par le département Comptabilité ?

La procédure d'enregistrement, de contrôle et de conservation


des écritures comptables est-elle décrite ?

Qui contrôle cette procédure ?

105
)
B.1 Enregistrement automatique des écritures

Questions Réponses et Commentaires

Toutes les écritures sont-elles automatisés ?

Existe t-il un listing justificatif détaillé de ces écritures ?

Ces listings sont-ils exploités et signés ? Par qui ?

Vérifiez-vous par sondage l'exactitude des calculs


automatiques d'intérêts, de prorata et commissions ?

Les comptes alimentés par les traitements automatiques


peuvent-ils également enregistrer des écritures
manuelles ?

Qui supervise ces écritures manuelles

106
)
B.2 Contrôles journaliers et mensuels
Questions Réponses et Commentaires

Y a-t-il un journal retraçant toutes les écritures enregistrées ?

Ce journal est-il vérifié par rapports aux pièces comptables ?

Est-il possible d'identifier sur le ticket comptable qui a réalisé


ce contrôle ?

Le total des mouvements du jour est-il rapproché du total des


pièces après chaque comptabilisation ?

Y a-t-il une balance journalière approuvée et signée attestant :


- de l'égalité débit/crédit
- de la conformité avec les
soldes "veille"
- de la conformité avec le total
des journaux ?

Les comptes à soldes anormaux sont-ils signalés


immédiatement ?

Vous assurez-vous régulièrement qu'il n'y a pas de


discordance entre les soldes des comptes globaux et la
somme de leurs composants ?

Y a-t-il un contrôle mensuel entre la différence des soldes fin


de mois et le total des mouvements ?

Quand plusieurs balances sont établies (journées


supplémentaires), la balance définitive est-elle clairement
marquée ?

B.3 Classement et archivage des pièces comptables

107
)
Questions Réponses et Commentaires

Les pièces comptables sont-elles classées de manière


ordonnée avec le journal retraçant leur comptabilisation ?

Y a-t-il un contrôle pour s'assurer que toutes les pièces


comptables sont classées dans la bonne journée
comptable ?

Y a-t-il une procédure de contrôle d'accès au classement des


pièces comptables ?

Quelle est la durée légale de conservation des pièces


comptables ?

108
)
C.1 Comptes de correspondants Nostri

A quelles fréquences recevez-vous les extraits de comptes


des correspondants ?

Les extraits de comptes sont-ils contrôlés dès leur réception


avec vos propres écritures ?

Les réconciliations des comptes Nostri sont-elles effectuées


par un agent qui ne peut pas passer d'écriture dans les
Nostri ?

Quelle est la fréquence et le délai d'établissement des états de


rapprochement ?

L'agent en charge des rapprochements :


- signe-t-il et date t-il les
états
- informe-t-il la Direction à
propos des divergences
- contrôle-t-il les dates de valeur
- demande-t-il des explications aux correspondants sur les
divergences ?

Y a-t-il un suivi régulier jusqu'au règlement des divergences ?

Garde-t-on une trace des mesures prises pour régler les


différences ?

Y a-t-il un contrôle sur les soldes minimum et maximum ?

Les intérêts débiteurs et créditeurs sont-ils contrôlés ?

Des approuvés des comptes sont-ils périodiquement envoyés


aux correspondants

C.2 Comptes de suspens et de transit

109
)
Questions Réponses et Commentaires

• Les divers comptes de suspens sont-ils clairement


identifiés ?

• A quelle fréquence sont-ils justifiés ?

• Y a-t-il un formulaire de justification de solde avec, pour


chaque entrée :
- la date de comptabilisation
- un libellé précis ?

• Quel responsable approuve ces relevés ?

• Les comptes inter-agences sont-ils régulièrement réconciliés


et soumis à la Direction ?

• Même question pour


- les chèques envoyés à
l'encaissement
- les chèques à payer
- les chèques escomptés
- les chèques certifiés
- les dispositions à payer

110
)
C.3 Comptes des immobilisations

Questions Réponses et Commentaires

Y a-t-il un registre d'inventaire permanent des


immobilisations ?

Les postes de ce registre font-ils référence à une facture ?

Effectuez-vous périodiquement un inventaire physique ?

Comparez-vous cet inventaire avec le registre et le contenu


des comptes ?

Disposez-vous d'une évaluation indépendante pour les terrains


et bâtiments ?

Existe-t-il un budget d'acquisition de biens immobilisés ?

Quelle autorisation est requise pour une acquisition :


- dans le budget
- hors budget ?

Les taux d'amortissements sont-ils conformes aux dispositions


légales ?

111
)
C.4 Comptes de prorata et de provision

Questions Réponses et Commentaires

Les règles de calcul de prorata d'intérêts/commissions sont-


elles identiques aux règles de calcul des
intérêts/commissions ?

La ventilation des comptes de prorata est-elle semblable à la


ventilation des comptes d'intérêts/commissions
correspondants ?

Y a-t-il un rapprochement entre les comptes de prorata et les


encours correspondants ?

Les charges périodiques sont-elles reconnues et imputées aux


périodes de temps auxquelles elles se rapportent ?

Quels types de dépenses font l'objet de provisions ?

Les comptes de provisions sont-ils rapprochés avec les


comptes de P & P correspondants ?

Y a-t-il une révision régulière de la situation fiscale de la


Banque, de ses obligations et provisions pour les taxes
différées ?

112
)
C.5 Comptes de la clientèle

Questions Réponses et Commentaires

Qui contrôle les comptes débiteurs : - sans ligne de crédit


- avec ligne de crédit ?

Tout débit dépassant un montant donné est-il soumis à la


Direction ?

Y a-t-il un contrôle des taux d'intérêts créditeurs ou débiteurs


non-standards ?

Qui autorise les dérogations de taux sur les comptes débiteurs


?

Existe-t-il un contrôle particulier sur les comptes sans


mouvement ?

Y a-t-il un contrôle particulier :


- sur les comptes bloqués
- sur les comptes avec opposition ou avec instruction
spéciale ?

Les comptes du personnel sont-ils classés dans une section


distincte ?

Qui supervise ce type de compte ?

Les conditions sont-elles revues lorsqu'un agent quitte la


banque ?

Les extraits de comptes sont-ils envoyés régulièrement aux


clients ?

• Les taux moyens d'intérêts sont-ils calculés pour les


différentes catégories de compte ?

C.5 Comptes de la clientèle

113
)
Questions Réponses et Commentaires

Y a-t-il un haut niveau de concentration des dépôts ?

Y a-t-il une séparation nette entre les agents de la


Comptabilité client et les agents chargés de l'envoi des
extraits de compte ?

Les commissions sur chiffres d'affaire sont-elles rapprochées


avec le volume des transactions ?

Les comptes en devises des clients font-ils l'objet d'une


couverture appropriée chez le correspondant ?

114
)
C.6 Comptes de Pertes et Profits

Questions Réponses et Commentaires

Y a-t-il un budget pour chaque compte de P & P ?

Les montants réalisés sont-ils comparés mensuellement :


- aux budgets
- à la moyenne des mois précédents ?

Les évolutions de ces comptes sont-elles justifiées


mensuellement ?

Y a t-il une distinction ente les comptes enregistrant les


commissions et ceux enregistrant les récupérations de frais
?

Y a-t-il des comptes de charges spécialement contrôlés pour :


- les pertes sur réalisation d'équipements
- les erreurs de caisse
- les erreurs opérationnelles
- les concessions commerciales ?

Les pertes et profits de change sont-elles justifiées par le


département concerné ?

Y a-t-il un calcul mensuel de la marge d'intérêt ?

Les comptes de commissions de change et de crédocs sont-ils


contrôlés et justifiés par les départements concernés ?

Une autorisation particulière elle requise pour débiter un


compte de produit ?

Y a-t-il un calcul régulier du coût moyen par catégorie de


personnel et par entité ?

115
)
C.7 Comptes hors-bilan

Questions Réponses et Commentaires

Contrôlez-vous que les garanties données ou reçues sont


effectivement comptabilisées en comptes d'ordre ?

Y a-t-il un contrôle régulier de leur évaluation et de leur


échéance par rapport aux registres du Département
Crédit ?

Contrôlez-vous l'équilibre comptable des comptes hors bilan


dans chacune des devises ?

Contrôlez-vous que les titres déposés auprès d'une SGI sont


enregistrés dans vos comptes de hors bilan ?

Contrôlez-vous le solde de ces comptes avec les extraits


envoyés par les dépositaires ?

Les comptes d'engagement pour crédits documentaires et


garanties données sont-ils réconciliés avec les encours et
rapprochés des éventuelles provisions correspondantes ?

Y a-t-il des comptes séparés pour les crédocs provisionnés ou


non ?

116
)
D.1 Reporting interne

Questions Réponses et Commentaires

Les situations suivantes sont-elles examinées par la


Direction ?
A quelle fréquence ?
Sur la base de listings originaux ou de rapports de
synthèse ?

- balance résumée des comptes

- comptes de P & P

- la liste des dépassements sur lignes de crédits et débiteurs


occasionnels

- la position de change/réévaluation

- les écarts sur budgets

- la position de trésorerie en monnaie locale

- la situation des comptes suspens

- la situation des ratios prudentiels

- une analyse des actifs/passifs par échéance

- les balances de réconciliation

- les taux d'intérêts moyens créditeurs et débiteurs

- la liste des échéances de crédit dépassées, des intérêts


non couverts et le niveau des provisions constituées
pour les créances douteuses ?

117
)
D.1 Reporting interne (suite)

Questions Réponses et Commentaires

En cas de consolidation de plusieurs sièges/succursales, la


Comptabilité Centrale dispose-t-elle des comptes détaillés
de toutes les entités ?

Les divers rapports internes sont-ils clairement datés et signés


?

Les chiffres principaux de ces rapports sont-ils facilement


réconciliables avec les données comptables ?

Quelle est la fourchette de variation du résultat mensuel au


cours de la dernière année ?

Les différences ont-elles été justifiées ?

D.2 Reporting externe

Questions Réponses et Commentaires

Existe-t-il un dossier à jour de la réglementation en matière de


reporting à la Banque Centrale ?

Les rapports périodiques à la Banque Centrale sont-ils établis


et envoyés dans les délais ?

Les divers ratios et limites imposés par la Banque Centrale


ont-ils été respectés au cours des 12 derniers mois ?

Des amendes ont-elles été imposées pour non-respect de la


réglementation bancaire ?

Existe-t-il un dossier justificatif du rapport annuel attestant de


la réconciliation des chiffres de celui-ci avec les documents
de bases (balances, relevés, attestation)

OBJECTIFS D'AUDIT
118
)
A. Opérations de change et transferts étrangers.

A.1 Caisses monnaies étrangères et bureaux de


change
A.2 Chèques de voyages
A.3 Transferts étrangers émis / reçus.

B. Escompte et encaissement sur / de l'étranger.

B.1 Escomptes d'effets étrangers


B.2 Encaissements d'effets simples et de chèques
sur l'étranger
B.3 Encaissements documentaires

C. Crédit documentaire.

C.1 Le crédit documentaire import


C.2 Le crédit documentaire export

D. Avances et engagements sur documents.

D.1 Avances sur marchandises importées et sur


documents
D.2 Avances sur produits
D.3 Emissions de lettres de garantie en l'absence
de documents
D.4 Cautions douanières

E. Les licences.

F. Gestion de la position de change.

A.1 Caisse change

119
)
Questions

Sécurité

La caisse change respecte t-elle les règles de sécurité


afférentes à toutes caisses:

 caisse isolée, non accessible de l'extérieur ?

 coffrets individuels pour le transport des existants ?

 encaisse isolée dans un coffre le soir ?

 régulation des accès du secteur caisse ?

 détecteur de faux billets ?

Qui contrôle les existants et supervise l'arrêté journalier de la


caisse change ?

Les caissiers sont-ils régulièrement informés :

 des nouvelles coupures de devises étrangères mises en


circulation ?
 des contrefaçons les plus couramment utilisées?

Existe-t-il des plafonds de négociations ?

Qui fixe ses plafonds ?

L'approvisionnement et les reversements en monnaie locale


répondent-ils aux mêmes règles de sécurité que les caisses
ordinaires ?

A.1 Caisse change (suite)

Questions

Les achats et les ventes sont-ils effectués sur des bordereaux

120
)
numérotés ?

Le stock de ces bordereaux est-il consigné sur un registre ?


Régulièrement inventorié ?

Les bordereaux sont-ils utilisés dans l'ordre numérique logique


?

Le stock de billets détenu est-il décomposé sur un registre qui


mentionne :

 le cours appliqué,
 le montant négocié,
 le solde en devise,
 la contre valeur en monnaie locale.

Dans le cadre des autocontrôles un responsable du


département procède-t-il régulièrement :

 au rapprochement des positions comptables avec les


existants ?

 a posteriori à une vérification des cours appliqués et des


décomptes ?

 à un contrôle détaillé des existants ?

 à la réévaluation de l'encaisse devise ?

Quelle est la fréquence de ces contrôles ?

Le titulaire de la caisse change permute-t-il régulièrement ?

A.1 Caisse change (suite)

Questions

Négociations

L'identité et la signature des clients sont-elles relevées sur les


121
)
bordereaux?

Qui détermine le cours appliqué aux transactions de la journée


?

Comment s'effectue la diffusion des cours ?

Comment les agences sont-elles informées des mises à jour


des cours ?

Les décomptes, à la vente comme à l'achat, sont-ils toujours


vérifiés avant paiement ?

Comment se matérialise ce contrôle ?

A.2 Les chèques de voyages

Questions

2.1. Achat

Existe-t-il un plafond de négociation?

La photocopie du document d'identité du présentateur est-elle


systématique ?

Les chèques sont-ils toujours contresignés en présence du


guichetier ?

Exige t-on la présentation du bordereau d’achat ?


Une photocopie est-elle conservée dans le dossier

Outre la concordance des deux signatures sur le chèque, une


comparaison est-elle faite avec celle figurant sur la pièce
d'identité présentée ?

Une liste des oppositions est-elle


détenue ? Est-elle tenue à jour ?
Est-elle consultée ?

Les agences, sont-elles tenues informées des oppositions ?

Qui détermine le cours à appliquer ?

Avant paiement un contrôle est-il opéré sur le cours, la


commission perçue et le décompte final ?

Suivant quelle périodicité les formules achetées sont elles


adressées en recouvrement auprès de l'organisme émetteur?

122
)
Les chèques envoyés en recouvrement sont-ils, au préalable,
revêtus du cachet de la Banque, endossés et photocopiés ?

Quelle est la procédure


d'envoi ?

Quelles sont les pertes enregistrées ces deux dernières années

Quelle en est la cause ?

Existe t-il d'anciens suspens non couverts dans les comptes de


recouvrement ?

Ces suspens sont-ils instruits ?

A.2 Les chèques de voyages (suite)

Questions

2.2. Vente

Approvisionnement

Le stock de chèques de voyage est-il en dépôt libre ou réglé

123
)
par anticipation lors de la commande chez l'organisme
émetteur ?

Existent-il des dépôts de garanties pour la couverture de ces


approvisionnements ?

Qui suit et comptabilise ces dépôts de garanties ?

Sur le plan comptable, comment est enregistré


l’approvisionnement?

Bénéficie-t-il d'une assurance spéciale ?

Le stock, à réception, est-il contrôlé conjointement par deux


agents ?

Conservation

Le stock général est-il conservé dans un coffre ignifugé ?

Qui en a la responsabilité ?

Qui en détient les clés ?

Le stock "tampon" est-il conservé dans des conditions de


sécurité satisfaisantes ?

Un livre de stock est-il tenu ?


Est-il immédiatement mis à jour lors des sorties ?

Les positions du livre sont-elles rapprochées des positions


comptables ?

Par qui, et selon quelle fréquence ?

A.2 Les chèques de voyages (suite)

Questions

Emission

Les contraintes de la réglementation des changes sont-elles


respectées ?

124
)
Les chèques sont-ils datés à l'émission ?

Les chèques sont-ils signés par le client dès leur retrait en


présence du guichetier ?

La vente s'effectue-t-elle sur un bordereau numéroté ?

La numération logique est-elle respectée tant pour les chèques


que pour les bordereaux d'émission ?

Un double contrôle est-il opéré sur les cours, commissions et


décomptes avant délivrance ?

Suivant quelle périodicité l'organisme émetteur est-il couvert


du total des devises vendues augmenté de sa commission ?

Qui vérifie le respect des instructions de l’organisme


émetteur ?

A.3 Transferts étrangers émis / Transferts reçus


(rapatriements)

Questions

Comment la trésorerie est-elle avisée des mouvements de


fonds du service des
transferts (émis ou reçus) ?

Transferts émis.

La tenue du registre des transferts appelle-t-elle des

125
)
remarques ?

Qui authentifie l'ordre ?

Une griffe ou un visa authentifiant l'ordre est-il apposé ?

Qui vérifie la conformité de l'opération avec la législation des


changes et les mesures anti-blanchiment?

Qui donne l'accord pour le débit en compte (frais inclus) ?

Qui détermine le "chemin de paiement" vers le Banquier


exécutant ?

Qui effectue le rapprochement entre le bordereau de télex ou


de Swift et l'écriture comptable ?

Si le transfert s'effectue par émission d'un chèque de banque :

 qui détient le chéquier ?

 qui détient le stock de chéquiers vierges ?

 sont-ils conservés dans des conditions de sécurité


satisfaisantes ?

 qui vérifie la conformité du chèque?

 qui signe le chèque ?

126
)
A.3 Transferts étrangers émis/Transferts reçus
(rapatriements)(suite)

Questions

Une machine à gaufrer est-elle utilisée ?

Le talon du chéquier utilisé est-il normalement rempli et


paraphé ?

Les chèques annulés sont-ils identifiables ?

Le correspondant est-il avisé du tirage ?

La procédure de couverture chez le correspondant est-elle


immédiate ?

Un autocontrôle des commissions et taxes perçues est-il de


règle ?

Comment sont récupérés les frais décomptés par le


correspondant ?

Comment est archivé l'ordre original après exécution ?

Existe-t-il des ordres permanents?


Comment sont-ils gérés ?

Une commission spéciale est-elle instaurée pour les ordres


permanents ?

Se préoccupe t-on de l'apurement des éventuels dossiers de


domiciliation ?

Rapatriements.

Le test de l'avis annonçant l'arrivée des fonds(Swift/télex) est-il


identifié ?

Ce test est-il "caché" avant de transmettre le télex au service


chargé de l’exécution ?

127
)
A.3 Transferts étrangers émis/Transferts reçus
(rapatriements)(suite)

Questions

L’exécution de l’ordre se fait-elle sur la simple réception de cet


avis ou attend-on de constater le crédit en compte ou de
recevoir un avis?

La tenue du registre des rapatriements appelle-t-elle des


remarques ?

L'avis de crédit reprend t-il en détail toutes les références


permettant une identification facile de l'opération par le client ?

La commission de change est-elle normalement perçue ?

La Banque Centrale est-elle avisée de ce rapatriement ?

Qui s'occupe de la cession des devises ?

B.1. Escompte d'effets étrangers

Questions

1.Escompte

Le bordereau de remise est-il signé par le client ?

Précise-t-il si le remettant demande l'escompte ?

Dans les cas d'escompte documentaires, la conformité des


documents, support de l'émission des billets, est-elle acquise ?

Qui la contrôle ?

L'accès à la procédure d'escompte des effets simples (non


documentaires) est-il limité aux effets avalisés par des
confrères extérieurs ?
128
)
Les bordereaux d'escompte sont-ils transmis pour avis, dans
tous les cas, à la Direction du crédit (même si le client
bénéficie d'une ligne formalisée) ?

Les pouvoirs des "décideurs" (qui est autorisé à signer et dans


quelles limites) sont-ils connus du service portefeuille
étranger ?

La position encours est-elle jointe au bordereau lors de sa


transmission ?

B.1. Escompte d'effets étrangers (suite)

Questions
Est-il appliqué une marge de garantie?

Existe-t-il une procédure de suivi du "risque tiré" ?

Les agios sont-ils décomptés à réception du paiement ?

Sont-ils étalés sur toute la durée de l'escompte ?

Existe-t-il une procédure de contrôle des décomptes d'agios et


de commissions ?

Pour l'escompte d'effets simples les agios sont-ils perçus en


deux fois ?
Dans l'affirmative un décompte complémentaire d'agios, pour
la partie courue entre la date d'échéance et celle de la
réception du paiement, est-il bien effectué ?

129
)
Quelle est la valeur appliquée aux écritures d'agios ?

Le cours appliqué à la devise le jour de l'escompte est-il


réajusté en fonction du cours du jour de réception des fonds ?

B.1. Escompte d'effets étrangers (suite)

Questions

2.Conservation et recouvrement

Les effets sont-ils bien comptabilisés dans les comptes


d'existants du portefeuille étranger ?

Sont-ils conservés dans des conditions satisfaisantes de


sécurité?

Un rapprochement périodique est-il effectué entre les effets


détenus et les comptes d'existants du portefeuille étranger ?

Les effets sont-ils adressés suffisamment tôt au


recouvrement ?

Des suspens anciens sont-ils relevés dans les comptes de

130
)
recouvrement ?

Quelle est la procédure d’envoi en recouvrement ?

Les frais perçus par le correspondant sont-ils bien répercutés


en totalité ?

La valeur appliquée par le correspondant sur le compte nostro


est-elle rapprochée de la valeur appliquée au client ?

3.Incidents de paiements

Comment sont comptabilisés les impayés ?

Des agios et commissions supplémentaires sont-ils décomptés


en cas de prorogation ?

B.2. Encaissement d'effets simples et de chèques sur


l'étranger

Questions

Une procédure d'enregistrement avec affectation d'un numéro


de dossier est-elle de règle ?

Les procédures de conservation et de recouvrement des effets


sont-elles satisfaisantes
(Cf./B1 Escompte d'effets étrangers)?

Le bordereau d'envoi précise-t-il les conditions de règlement ?

Les valeurs sont-elles photocopiées avant l'envoi ?

Quelle est la procédure d'envoi ?

La comptabilisation en compte client s'effectue t-elle après


réception de l'avis de couverture du correspondant ?

131
)
Les chèques crédités selon la procédure "sauf bonne fin" font-
ils bien l'objet d'une autorisation de la Direction du crédit?

Les frais et commissions sont-ils bien perçus ?

B.3. Encaissement documentaire

Questions

1.Remise export

1.1. Réception des remises

Les remises sont-elles systématiquement accompagnées d'un


bordereau du client ?

Une date de réception est-elle portée sur le bordereau par le


service ?

Ces bordereaux énumèrent-ils tous les documents remis par le


cédant ?

Précise t-il clairement les conditions de délivrance des


documents ?

Des instructions précises sont-elles données en cas de non


paiement ?
132
)
L'imputation des frais est-elle mentionnée (à la charge du
tiré ?, du tireur ?, intérêts de retard ?)

1.2.Contrôle des remises

Le cédant est-il immédiatement informé des éventuels


documents manquants ?

Quelle est la position adoptée dans ce cas :

 la remise est conservée dans l'attente des documents


manquants ?
 la remise est retournée ?
 la remise est néanmoins expédiée pour encaissement ?

Un contrôle strict des effets et documents est-il effectué


(régularité matérielle, endos, timbres...) ?

B.3. Encaissement documentaire (suite)


Questions
1.3 Enregistrement
Un numéro d'ordre est-il attribué ?

Un registre est-il tenu ?

Un dossier particulier est-il ouvert par remise ?

Les remises sont-elles comptabilisées dès réception dans des


compte de" valeurs à l'encaissement" ?

Ces comptes sont-ils ouverts par devises ?

Existe-t-il un échéancier des remises documentaires ?

1.4.Envoi
Un accusé de réception des remises est-il adressé au client ?

Un double de ce document est-il conservé dans le dossier ?

Quelle est la procédure d'envoi des remises ?

Un double du bordereau d'envoi est-il conservé dans le


dossier ?
133
)
Le bordereau d'envoi mentionne t-il toutes les indications
relatives à l'identification et au traitement de la remise :
 identification du correspondant,
 numéro de la remise,
 références de la Banque et du service expéditeur,
 caractéristiques des documents,
 montant,
 demande d'accusé de réception ,
 modalités de couverture,
 instructions en cas d'impayé
 imputation des frais

B.3. Encaissement documentaire (suite)

Questions

Quel est le délai d'envoi des remises par rapport à leurs dates
de réception ?

Ce délai excède-t-il 3 jours ?


Dans l'affirmative pourquoi ?

Les remises en attente de règlement


sont-elles conservées dans des conditions de sécurité
satisfaisantes ?

1.5 Suivi
Le suivi du retour des accusés de réception, des documents
de la part des correspondants, est-il formalisé ?
Comment ?

Les signatures des accusés de réception sont-elles vérifiées ?

Dans quel délai le correspondant est-il relancé en cas de non


retour de l'accusé de réception ?

Les dates de valeur des couvertures sont-elles correctement


appliquées ?

134
)
Un autocontrôle des frais et commissions perçus est-il en
place ?

Quelle est sa fiabilité ?

1.6 Contrôle comptable


Un rapprochement est-il opéré entre :
 le solde des comptes d’encaissement,
 l'échéancier,
 les dossiers documentaires,

Par qui et selon quelle périodicité ?

Toutes les remises sont-elles


comptabilisées ?
Des remises réglées figurent-elles encore en existants ?

Pour quelles raisons ?

B.3. Encaissement documentaire (suite)

Questions

2.Remise import

2.1 Réception
La date est-elle portée sur les documents à réception ?

Un rapprochement est-il immédiatement effectué entre le


bordereau d'accompagnement et les documents joints ?

Le cédant ou la Banque remettante sont-ils immédiatement


avisés des documents manquants ?

Dans ce cas :
 les documents sont-ils conservés dans l'attente des
instructions?
 les documents sont-ils délivrés au client?

Dans ce dernier cas, le client décharge-t-il la Banque, par écrit,


de toute responsabilité ?

La régularité légale et administrative des documents est-elle


vérifiée (réglementation des changes, endos, timbre...)?

Un dossier particulier est-il ouvert par remise ?

135
)
2.2 Enregistrement
Toutes les remises sont-elles comptabilisées dans les comptes
de valeurs à l'encaissement ?

Les comptes de valeurs à l'encaissement sont-ils ouverts par


devises ?

Si les traites sont avalisées:


 comment s'effectue l'enregistrement des avals ?
 quelle est la procédure d'approbation de ces engagements ?

B.3. Encaissement documentaire (suite)

Questions

Le service tient-il un échéancier des remises documentaires ?

Le service dispose-t-il d'un recueil des signatures autorisées


des correspondants ?

Un accusé de réception est-il systématiquement adressé au


remettant ?

Un double de l'accusé est-il conservé dans le dossier ?

Un avis est-il immédiatement adressé au tiré ?

Un double de cet avis est-il conservé dans le dossier ?

Les remises en attente sont-elles conservées dans des


conditions de sécurité satisfaisantes ?

2.3 Suivi

En cas de non réponse du tiré, à l'avis adressé, des relances


sont elles effectuées ?
Suivant quelle périodicité ?

Le correspondant est-il tenu au courant de ces démarches ?

Pour une remise contre acceptation, qui vérifie que le client ou


son représentant qui donne l'acceptation est bien habilité
136
)
(signature déposée) ?

Pour une remise contre paiement, le gestionnaire est il sollicité


pour accord de provision ?

Le débit en compte est-il immédiat ?


Dans la négative la provision est-elle bloquée ?

B.3. Encaissement documentaire (suite)

Questions

Des remises échues sont- elles détenues ?


Pour quelles raisons ?

Des instructions ont-elles été demandées au correspondant ?

2.4.Contrôles comptables.

Un rapprochement est-il opéré entre :


 le solde des comptes "encaissements"
 les existants,
 l'échéancier,
Par qui et selon quelle périodicité?

Toutes les remises sont-elles comptabilisées (y compris celles


non accompagnées d'effets)?

Des remises réglées figurent-elles encore en existants?

La comptabilisation des remises à recouvrer sur les confrères


(via la compensation)avec frais à la charge du tiré se fait-elle
bien tous frais inclus (frais de la banque cédante + nos frais) ?

2.5. Paiement et couverture.

Les présentations sont-elles effectuées à l'échéance ?

Les éventuelles autorisations de transfert sont-elles acquises ?

137
)
Les formalités de domiciliations sont-elles accomplies ?
Les apurements suivis ?

B.3. Encaissement documentaire (suite)

Questions

Quel est le délai de couverture du correspondant ?


Ce délai excède-t-il 2 jours ? Raisons?

Les impayés sont-ils comptabilisés dans des comptes


spéciaux ?

L'éventuelle procédure de protêt n'est-elle intentée qu'après


avis du correspondant ?
Qui en règle les frais ?

Un auto-contrôle est-il en place pour la vérification de la


perception des frais et commissions ? Qui l'assure ?
Les frais sont-ils récupérés au fur et à mesure du déroulement
de la procédure ou reportés à la fin de l'opération ?

Quelles sont les dates de valeur appliquées au principal de


l'effet et aux frais ?

Si les documents sont retournés des frais de retour sont-ils


facturés ? Qui les supporte ?

138
)
C.1. Le crédit documentaire import

Questions

Le département des crédits documentaires est-il tenu informé


de toutes décisions de crédit concernant son domaine et des
conditions spécifiques attachées aux utilisations ?

1.Ouverture.
Toutes les ouvertures de crédoc transitent-elles pour accord
par la Direction du Crédit (même si le client bénéficie d'une
ligne autorisée) ?

Chaque demande d'ouverture est-elle accompagnée de l'état


des crédocs en cours du client concerné ?

Comment est matérialisé l'accord d'ouverture donné par cette


Direction?

Le dossier client contient-il une copie de l'autorisation de crédit


(formelle ou ponctuelle) et des conditions à appliquer ?

Les signatures des demandes d'ouvertures sont-elles


systématiquement vérifiées ?
Comment se matérialise cette vérification ?

Les demandes d'ouvertures sont-elles contrôlées en regard


des réglementations douanières et fiscales ?

Les conditions générales ont-elles été correctement remplies


et signées par le client (surtout si le client utilise un document
propre à sa société en lieu et place de celui de la Banque) ?

Notamment les paragraphes :


 "autorisation de débiter son compte des frais et
commissions de la Banque ainsi que des frais du
correspondant"

139
)
C.1. Le crédit documentaire import (suite)

Questions

 "documents sont affectés au titre de gage et de


nantissement à la bonne fin des avances résultant du
paiement".

 "le crédit est soumis aux règles et usances relatives aux


crédits documentaires (brochure de la CCI)"

La demande d'ouverture du crédit stipule-t-elle bien que le


risque de change est à la charge du donneur d'ordre ?

Un dossier particulier est-il ouvert pour chaque crédoc ?

La tenue des dossiers appelle-t-elle des remarques ?

Chaque dossier est-il numéroté selon la suite logique du


registre d'ouverture ?

Qui signe les liasses d'ouvertures (deux signatures) ?


Les ouvertures par télex sont-elles contrôlées puis
authentifiées ?

Un accusé de réception est-il systématiquement adressé au


donneur d'ordre ?

Si l'autorisation d’ouverture le prescrivait, un déposit a-t-il été


constitué ?
Un accord particulier est-il sollicité si ce déposit est constitué
par prélèvement sur un compte déjà débiteur ?

S'assure-t-on que la marchandise objet du crédoc est


assurée ?

Contrôle t-on la validité de cette assurance :


ouvre-t-elle la valeur des marchandises?

140
)
C.1. Le crédit documentaire import (suite)

Questions

 les dates des avenants d’assurance correspondent t-elles


aux dates d'expédition des marchandises ?

 couvrent t-elles les risques spécifiés dans le crédit ?

Si la banque est bénéficiaire de la délégation d'assurance, la


police a-t-elle été endossée à son ordre ?

2.Comptabilisation.

Tous les crédocs sont-ils enregistrés?


Les crédocs révocables sont-ils enregistrés pour mémoire ?

Les fiches d'encours sont-elles à jour ?

Un rapprochement entre les soldes des comptes de position,


les encours des fiches de risques et les dossiers est-il
effectué ?
Selon quelle fréquence ?
Un rapprochement est-il opéré avec la position des encours
confirmés tenue chez le correspondant ?

Pour quel montants sont enregistrés les crédits libellés


"environ " ?

Comment est organisé le suivi comptable des déposits


constitués chez le correspondant?

Si le crédoc est réalisable par acceptation d'une traite le


compte d'engagement est-il soldé et l'écriture reprise dans un
compte d'engagement par acceptation?

Quel est le traitement comptable des crédocs impayés ?

141
)
C.1. Le crédit documentaire import (suite)

Questions

3. Notification/Confirmation.

Une procédure est-t-elle en place pour suivre le retour de l'avis


de notification (et éventuellement de confirmation) du
correspondant ?

Le client est-il tenu au courant de cette évolution de son


dossier ?

A ce stade la phase ouverture étant bouclée, quelles sont les


commissions et frais décomptés ?

Un auto-contrôle est-il en place pour vérifier le bien fondé de


ces perceptions ?

Les décomptes et les valeurs appliqués à ces frais sont-ils


exacts ?

4. Modification/Prorogation.

Les modifications et/ou prorogations sont elles soumises à un


accord de la Direction ?

Les éventuelles modifications et/ou prorogations sont-elles


portées immédiatement à la connaissance du correspondant ?

Les commissions y afférents sont-elles répercutées ?

5.Utilisation.

Réception des documents.


Les tests télex sont-ils bien annulés sur la copie remise au
service ?

Les documents annoncés par le correspondant sont-ils tous


présent ?

142
)
C.1. Le crédit documentaire import (suite)

Questions

Les documents reçus correspondent-ils bien à ceux indiqués


lors de l'ouverture ?

Une triple vérification :

 des documents par rapport aux termes du Credoc,

 des documents entre eux,

 des documents par rapport aux règles et usances,

 est-elle effectuée ?

Une vérification de l'identité du bénéficiaire est-elle


systématique lors du retrait des documents ?

Levée des réserves.


Vérifier si le service à été interrogé par la Banque du
bénéficiaire pour lever des réserves, si l'accord a bien été
donné par écrit (ou par télex authentifié) par le client

A réception de documents dont les irrégularités ont été


signalées par la Banque du bénéficiaire :

 si les documents ont été payés sous réserve ou contre


garantie par la banque du bénéficiaire, vérifier que les
documents ne sont délivrés au client que contre
engagement écrit de ce dernier de lever les réserves ou de
restituer la garantie.

si les documents ont été adressés sur une base


d'encaissement, vérifier que la Banque ne les a délivré que
contre l'autorisation écrite de règlement du client.

143
)
C.1. Le crédit documentaire import (suite)

Questions

Connaissements en blanc.

Les connaissements endossés en blanc par le cédant sont-ils


immédiatement complétés par le service par apposition de la
griffe d'endos à l'ordre de la banque ?

6.Paiement.

Si aucune réserve n'a été formulée le client est-il débité dès


réception des documents ?

L'éventuel compte de déposit est-il soldé ?

ou

Un effet est-il accepté et entré dans l'échéancier ?

Les effets sont-ils conservés dans des conditions de sécurité


satisfaisantes (coffre ignifugé) ?

Les commissions sont-elles perçues ?

7.Couverture.

Le service trésorerie a t-il été avisé au préalable du


débouclage du crédoc ?

L'accord de la réglementation des changes est-il détenu ?

Sous quel délai est émis le télex de couverture au


correspondant ?

L'apurement du dossier de domiciliation est-il suivi ?

144
)
C.2. Le crédit documentaire export

Questions

1. Ouverture.

Toutes les ouvertures reçues sont-elles contrôlées pour :

 authentification des signatures (courrier)

 " du télex reçu

Comment sont matérialisés ces contrôles ?

Toutes les ouvertures font-elles références aux règles et


usances ?

Tous les crédocs sont-ils enregistrés sur le livre d'ordre ?

Sont-ils numérotés, un dossier particulier est-il ouvert par


crédocs ?

Le test est-il "caché" sur la copie remise au service ou au


client ?

Qui signe les notifications ?


Une copie de l'ordre reçu est-elle jointe à l'avis de notification
destiné au client ?

Un accusé de réception est-il adressé à la banque émettrice ?

Les demandes de confirmation sont-elles subordonnées à


un accord de la Direction du crédit ?
Comment est matérialisé cet accord ?

Si la demande de confirmation émane d'une Banque peu


connue ou avec laquelle les relations sont inhabituelles, un
minimum de renseignements sont-ils collectés sur la fiabilité
de ce partenaire ?

145
)
C.2. Le crédit documentaire export (suite)

Questions

L'attention du client est-elle attirée sur les clauses qui


paraissent excessive ou anormales (ex: documents à émettre
sur instructions du donneur d'ordre ou à réception des
marchandises) ?

2.Comptabilisation.

Toutes les confirmations données sont-elles comptabilisées ?

Les crédocs non confirmés sont-ils comptabilisés pour


mémoire ?

Un compte est-il ouvert par nature de crédit et par monnaie,


pour chaque correspondant ayant émis un crédoc domicilié sur
les caisses de la Banque?

Un rapprochement entre les soldes des comptes de position et


les encours est-il effectué ?
Selon quelle fréquence ?

Les fiches de risques sont-elles à jour ?

3.Utilisation.

Les dossiers en cours sont-ils conservés dans des conditions


de sécurité satisfaisantes ?

Les modalités de remboursement sur la Banque émettrice,


sont-elles clairement précisées ?

La Banque détient-elle l'autorisation de débiter la Banque


émettrice ?

Les documents remis par le client sont-ils conformes à la liste


fournie par le correspondant ?

C.2. Le crédit documentaire export (suite)

146
)
Questions

La régularité des documents, et notamment la chaîne des


endos, est-elle examinée ?

Les irrégularités sont-elles immédiatement signalées au


client ?

Quelle est la procédure sécuritaire d'envoi des documents ?

La liasse d'envoi des documents donne t-elle des instructions


précises en cas de refus des documents par la Banque
émettrice ?

Le bordereau d'envoi précise-t-il clairement les modalités de


couverture?

Qui signe le bordereau d'envoi ?

4.Paiement.

Qui donne l'autorisation de paiement pour les Credoc


confirmés ?

Quelle est la valeur appliquée a cette écriture ?

A quel moment crédite-t-on le compte du client:


 D/P après réception de l'avis du correspondant?
 D/A engagement soldé après retour de la traite acceptée?

La Banque détient-elle un engagement écrit du client de


reverser immédiatement les fonds en cas de refus des
documents par la Banque émettrice ?

Les comptes de "confirmation" sont-ils soldés et la remise


enregistrée dans les comptes "d'encaissement" ?

C.2. Le crédit documentaire export (suite)

Questions

147
)
Existe t-il un auto-contrôle des frais et commissions perçus ?
Quelle est sa fiabilité ?

Qui suit l'apurement de l'éventuel dossier de domiciliation ?


Les éventuelles autres obligations réglementaires sont-elles
satisfaites (déclaration au commerce extérieur .)?

5. Couverture.

La trésorerie est-elle avisée à réception du télex de


couverture, authentifié, du correspondant ?

Les devises sont-elles immédiatement


cédées ?

Une procédure de perception d'agios est-elle prévue si le


règlement du correspondant intervient avec un décalage
important par rapport à l'échéance du crédit ?

Une procédure de suivi des rapatriements est-elle prévue


(dans le cas ou cette prescription est obligatoire)?

6. Clôture

Tous les frais ont-ils été bien perçus sans délai


chronologiquement au déroulement du crédoc (ouverture,
notification, paiement etc...)?

Le compte de provision est-il bien soldé ?

D.1. Avances sur marchandises importées et sur


documents

148
)
Questions

1. Avances sur marchandises importées.

Qui autorise l'opération ?

Certaines avances excèdent-elles 45 jours ?

Un contrat est-il signé avec le client?

Ces contrats sont-ils enregistrés ? Timbrés ?

La Banque a t-elle régulièrement connaissance des encours


des marchandises concernées ?

La Banque a t-elle régulièrement connaissance du cours des


marchandises concernées ?

Si une marge de garantie est constituée, vérifie t-on que cette


dernière reste constante pendant la durée de l'opération ?

Chaque manipulation de marchandise est-elle effectuée en


présence d'un agent de la Banque ?

Chaque entrée ou sortie de marchandises fait-elle préala-


blement l'objet d'une autorisation écrite de la banque ?

Toutes les marchandises sont-elles assurées contre l'incendie


et les dégâts des eaux ?

Des contrôles de marchandises sont-ils régulièrement


effectués par la Banque ou par un organisme habilité ?

La Banque perçoit-elle un droit de magasinage ?

D.1. Avances sur marchandises importées et sur


documents (suite)

Questions

149
)
Qui règle le loyer de l'entrepôt, le gardiennage et la prime
d'assurance ?

Les avances sont-elles individualisées dans des comptes


spéciaux ouverts par clients ?

Sont-elles matérialisées par des effets?

Les comptes sont ils arrêtés aux conditions définies ?


Le décompte du bordereau d'escompte est-il conforme ?

2. Avances sur documents.

Font-elles l'objet d'un accord de la direction du crédit ?

Le client a t-il signé un contrat ou une lettre d'engagement ?

Les documents sont-ils bien à l'ordre de la Banque ou


endossés à l'ordre de la banque ?

Les documents sont-ils conservés dans des conditions de


sécurité satisfaisantes ?

Les avances sur documents sont-elles toutes comptabilisées


dans la série des crédits court terme?

Dans des comptes individualisés par client ?

Ces comptes sont-ils arrêtés ?

Les documents sont-ils remis au transitaire juste avant l'arrivée


du navire concerné?

D.2. Avances sur produits

Questions

Les lignes sont-elles autorisées par la Direction du crédit ?

Qui gère les utilisations et les encours ?

L'utilisation est-elle systématiquement subordonnée à la


production des lettres de "tiers détention " ou à des warrants à
l'ordre de la Banque?

150
)
Des fiches "produits" sont-elles tenues ?

Sur la base de quel "cours produit" est faite l'avance ?

Le montant de l'avance est-il fixé en fonction des quantités


achetées et d'un prix de vente fixé par contrat ?

Une durée maximum est-elle fixée en fonction de la durée du


cycle de commercialisation des produits ?

Les avances sont-elles comptabilisées par client, par type de


produit et par
campagne ?

Des rapprochements sont-ils opérés entre les encours des


fiches produits et les positions comptables des clients ?

Selon quelles fréquences ?

D.2. Avances sur produits (suite)

Questions

Les paiements reçus sont-ils affecté à une avance déter-


minée ?

151
)
Existe-t-il d'anciens suspens non dénoués ?

Explications?

Les comptes d'avances sont-ils bien arrêtés au taux convenu


lors de la mise en place ?

Les marchandises sont-elles stockées chez un entrepositaire


indépendant ?

D.3. Emission des lettres de garantie en l'absence de


documents

Questions

Sont-elles autorisées par la Direction du Crédit ?

Avant l'émission d'une lettre le correspondant est-il interrogé ?

Sont-elles numérotées ?

Sont-elles suivies sur un registre ?

Sont-elles comptabilisées ?

Dans quelle série de compte ?

Sont-elles signées par des personnes habilitées ?

Précisent-elles une validité ?

Conserve-t-on au dossier un double de la garantie émise ?

Les transitaires détiennent-ils un recueil des signatures


autorisées de la Banque ?

Les commissions sont-elles perçues trimestriellement et


d'avance ?

La garantie ne prend-t-elle fin qu'avec le retour de l'acte


original ?

D.4. Les cautions douanières

152
)
Questions

La direction du crédit a-t-elle marqué un accord pour ce type


d'engagement ?

Le plafond d'encours fixé dans cet accord est-il respecté ?

Possède-t-on l'accord du client autorisant la banque à débiter


son compte (principal + frais) si la caution est appelée ?

Un double de la caution délivrée est-il joint au dossier ?

Les signatures figurant sur l'acte sont-elles dûment habilitées à


engager la banque ?

Les commission sont-elles perçues trimestriellement et


d'avance ?

Pour les actes importants un réescompte mensuel est-il


opéré ?

Le taux appliqué à ce calcul correspond-t-il à celui fixé lors de


la mise en place de la ligne ?

D'anciennes cautions sont-elles encore en suspens ?

Les commissions sont-elles encore perçues sur ces anciens


suspens ?

Des relances sont-elles effectuées pour obtenir les mainlevées


?

Les éventuels engagements en devises sont-ils réévalués ?

E. Les licences

Questions

Le client a-t-il bien la capacité d'effectuer son opération


commerciale (agrément) ?

Les licences sont-elles numérotées à partir d'un registre ?

153
)
Qualité de tenue de ce registre ?

Les documents nécessaires à la délivrance des licences


sont-ils produits ?

Soit en règle générale :

à l'export :
 un contrat de vente ou une facture

à l'import :
 une facture pro forma et une déclaration provisoire d'assu-
rance.

pour les opérations non commerciales :


 un justificatif de la demande
 un titre de transport
 un visa de sortie

Une copie de ces documents est elle conservée ?

La validation est-elle bien dans les limites de la délégation


accordée par la Banque Centrale ou par l'autorité concernée ?

Un accord est-il sollicité pour toute dérogation à la délégation


accordée ?

E. Les licences (suite)

Questions

Tous les termes portés sur la licence correspondent-ils bien à


ceux portés sur les justificatifs produits ?
(monnaie d'échange, termes de paiement, conditions de
transport... ).

Une copie de la licence validée est-elle adressée à l'autorité

154
)
concernée ?

Les licences sont elles bien revêtues du cachet et de la


signature du client et de la Banque ?

Les frais pour la banque sont-ils perçus ?

Des frais sont-ils récupérés pour l'organisme de tutelle ?

Comment sont reversés ces frais ?

Si l'opération s'effectue par appel de fonds existe-il une


procédure de contrôle de la somme réclamée ?

Certaines licences comportent-elles une date d'échéance ?


Les licences échues sont-elles toutes apurées?

Qui se charge de l'émargement lors du payement à l'import ou


de la réception des fonds à l'export ?

Toutes les anciennes licences sont-elles apurées ?

En fin de cycle le dossier licence contient t-il toutes les pièces


permettant de reconstituer l'opération ? (copie de la facture +
une copie de l'avis de mouvements de fonds )?

F. Gestion de la position de change

Questions

Tous les composantes des "avoirs" sont elles bien recensées :

 monnaies étrangères détenues,


 dépôt chez la banque centrale en devises,
 avoirs détenus chez les correspondants,
 créances liquides diverses,
 achats à terme,
 agios.

155
)
Toutes les composantes des engagements sont-elles bien
recensées?

 provisions en devises,
 découvert chez les correspondants,
 crédits documentaires à vue à régler,
 transferts à effectuer,
 ventes à terme,
 agios.

Est-il tenu compte d'une position à terme "implicite" résultant


des éventuels contrats (location, maintenance, assurances...)
établis en devises ?

La séparation des fonctions est-elle bien respectée entre la


passation, l'enregistrement et la comptabilisation des ordres ?

Comment s'assure-t-on que tous les ordres ont bien été


enregistrés ?

Existe-t-il une double position :


 tenue manuellement par le "front office"
 comptable par le "back office"

F. Gestion de la position de change (suite)

Questions

Ces deux positions sont-elles rapprochées :

- quotidiennement?
- inopinément en cours de journée ?
La position extérieure en devises est elle justifiée ?

Des devises sont-elles conservées en suspens à des fins


spéculatives ?

Des limites sont-elles fixées à ces positions:


- par devises ?

156
)
- en durée de conservation ?
- en montant ?

La Direction Générale est-elle tenue informée journellement du


détail de ces positions en risque ?

Les résultats de change sont-ils détaillés par jour et par


opérations ou appréciés mensuellement lors d'une unique
réévaluation ?

Sont-ils vérifiés ?

Quel est le degré de fiabilité de cette procédure de vérifi-


cation ?

Tous les comptes de position de change ont-ils bien pour


contrepartie un compte de "contre-valeur de position de
change" ?

Si les résultats de change sont comptabilisés au jour le jour les


comptes sont-ils équilibrés par devise ?

OBJECTIFS D'AUDIT

A. Analyse et maîtrise des risques de crédit.

A.1 Politique générale et environnement


A.2 Estimation des risques
A.3 Prévention des risques et garanties

B. Autorisation et enregistrement des lignes de crédits et garanties.

B.1 Traitement et contrôle des demandes de crédit


B.2 Autorisation des propositions de crédit
B.3 Enregistrement et prise d'effets des crédits
B.4 Organisation et sécurité des dossiers
157
)
C. Suivi des crédits et des utilisations.

C.1 Utilisation des crédits


C.2 Autorisation et suivi des dépassements des limites de crédit
C.3 Suivi opérationnel
C.4 Suivi des risques
C.5 Gestion des créances à problèmes

D. Reconnaissance des produits et des charges.

D.1 Fixation des intérêts et commissions


D.2 Calcul et comptabilisation des intérêts, commissions et prorata

E. Reporting interne et externe.

E.1 Reporting interne


E.2 Reporting externe

158
)
A.1 Politique générale et environnement

Questions Réponses et Commentaires

• Avez-vous défini une politique de crédit précisant notamment

- la clientèle ciblée
- les marchés choisis
- les types de crédits (CT, MT,...) à privilégier
- la politique en matière des engagements en devises
- le risque maximum souhaité
- les marges souhaitées.

• Quelles sont les dispositions réglementaires locales en


matière de politique de crédit ?

• Ont-elles été respectées au cours des deux dernières


années ?

• Y a-t-il un suivi des indicateurs économiques "clés" des


secteurs "cibles" tels que

- tendances des cours du marché


- niveau de rentabilité
- position concurrentielle
- taux de faillite

A.2 Estimation des risques

Questions Réponses et Commentaires

• Existe-t-il des lignes de conduite (écrites) pour évaluer les


demandes de crédit sur la base de critères tels que

- type de direction
- fonds propres
- information minimale sur la situation des comptes
- taux d'endettement
- ratio de liquidité
- cash flow disponible pour couvrir la dette
- position du demandeur vis à vis des autres banques
- type de transaction financée
- nature des garanties
- rotation des stocks
- respect des ratios BCEAO

159
)
• Citez les autres critères pertinents que vous utilisez dans
l'analyse du risque ?

• Attribuez-vous une cotation à chaque demande de crédit en


utilisant une échelle de classification des risques ?

• Prenez-vous également en considérations les éléments


suivants :

- le niveau de concentration de risque sur un même débiteur


(ou groupe)
- le risque "pays"
- l'impact sur le coefficient de fonds propres
- les risques de transfert résultant de la réglementation des
changes

A.2 Estimation des risques (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Recourez-vous régulièrement à des sources d'informations


externes tels que

- autres banques
- presse économique
- centrale des risques

• Dans le cas de financement de projets ou d'activités


spécifiques, avez-vous les compétences techniques pour
en évaluer la faisabilité et la rentabilité ?

• Les résultats de l'analyse de risques sont-ils consignés sur le


document de présentation au Comité ?

• Ce document fait-il apparaître clairement les sources,


modalités et plan de remboursements ?

160
)
A.3 Prévention des risques et garanties

Questions Réponses et Commentaires

• D'une façon générale, vous assurez-vous que les garanties


reçues ont une valeur réelle et négociable, sont détenues
légalement dans leur totalité, proprement assurées et que
la Banque ne contractera pas d'engagement lié à ces
garanties ?

• Avez-vous des instructions écrites définissant les modalités


d'établissement, d'enregistrement, de contrôle et de suivi
des différents types de garanties ?

• Vous assurez-vous de la compétence légale des débiteurs et


garants pour signer valablement les actes ? Vérifiez-vous
les signatures ?

• Pour les sociétés vérifiez-vous dans les statuts leur capacité


d'emprunter et de donner des garanties et exigez-vous une
copie de la résolution du Conseil d’Administration?

• En cas de cession de police d'assurance contrôlez-vous

- la réputation de l'assureur
- que les produits sont transférables dans votre monnaie
- qu'il n'y a pas de clause d'exclusion pouvant annihiler la
garantie.
- le montant assuré et l'échéance

161
)
A.3 Prévention des risques et garanties (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Exigez-vous une évaluation par un expert indépendant des


biens et marchandises apportés en garantie ?

• Quand les biens hypothéqués sont loués vérifiez-vous que


les contrats de location ne contiennent pas de clauses qui
pourraient affaiblir la garantie ?

• Pour les garanties enregistrées légalement, consultez-vous


préalablement les registres de la conservation foncière,
pour vous assurez qu'il n'existe pas d'autre privilège ?

• Quand vous recourez à des juristes externes pour recevoir


les documents constituant la garantie définissez-vous avec
précision les termes et conditions de leur mandat ?

• Avez-vous une définition précise des garanties


considérées comme "réelles" ?

• Quand des biens, titres ou marchandises sont considérés


comme garanties "réelles", appliquez-vous un coefficient
de sécurité à la valeur estimée ?

162
)
B.1 Traitement et contrôle des demandes de crédit

Questions Réponses et Commentaires

• Toutes les demandes de crédit sont-elles enregistrées dès


leur réception ?
Si oui : sur quel support ?

• Des formulaires standards sont-ils utilisés pour les


demandes de crédit ?

• Pour les sociétés, exigez-vous des comptes certifiés pour


chaque demande ?

• Qui est responsable pour la première prise en considération


ou le refus de la demande ?

• Les gestionnaires de crédits établissent-ils la présentation de


chaque demande de crédit à l'aide d'un formulaire
standardisé ?

• Existe-t-il des instructions écrites spécifiant les critères pour


la détermination de la qualité du demandeur ? (voir aussi
A.2)

• Les projets de propositions de crédits sont-ils examinés par


le département du contentieux et du conseil juridique ?

• Existe-t-il des check-list ou modèles (par type de crédit)


spécifiant les conditions et modalités d'utilisation et de
règlement ?

B.2 Autorisation des propositions de crédit

Questions Réponses et Commentaires

• Existe-t-il des instructions écrites définissant les limites et


délégations de pouvoir pour l'autorisation des crédits
(personnes, comité de crédit, Conseil d’Administration) ?

• Les procédures effectives sont-elles conformes à ces


instructions ?

• Ces procédures sont-elles d'application pour tout type de


crédit (y compris crédits aux) ?

163
)
• Une lettre de notification est-elle toujours envoyée au client ?

• Qui signe cette lettre ?

• Toutes les conditions figurant sur le formulaire de


présentation au comité sont-elles reprises dans la lettre de
notification ?

• Qui effectue ce contrôle ?

• Une copie de la lettre de notification est-elle placée dans un


échéancier dans l'attente de l'acceptation du client ou de la
signature du billet à ordre?
B.3 Enregistrement et prise d'effets des crédits

Questions Réponses et Commentaires

• Avant la mise en place d'un crédit :

- Contrôlez-vous qu'une copie de la lettre de notification a


été signée par des représentants dûment mandatés ?

- Contrôlez-vous que tous actes et documents de garanties


ont été correctement établis, enregistrés et
retournés ?

• Qui peut autoriser les éventuelles exceptions à ces


conditions préalables ?

• Enregistrez-vous dans un fichier informatique

- les limites de crédits avec leur dates d'effet et


d'échéance ?

- les taux d'intérêts et de commission ?

• Les données introduites sont-elles vérifiées par une autre


personne autorisée ?

• Existe-t-il une liste récapitulative de toutes les lignes


introduites pendant une période déterminée ?

• Comptabilisez-vous les lignes de crédits accordées dans des


comptes d'engagement hors bilan ?

164
)
B.3 Enregistrement et prise d'effets des crédits (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Comptabilisez-vous les garanties reçues dans des


comptes de hors bilan ?

• Existe-t-il des comptes d’engagements clients distincts


pour chaque débiteur et pour chaque type de crédit ?

• Y a-t-il des rubriques spécifiques du plan comptable pour


chaque type de crédit ?

• Les gestionnaires de crédit sont-ils considérés comme


responsables de l'exactitude des données enregistrées
dans les fichiers informatiques ?

• Y a-t-il des procédures en place pour assurer et contrôler la


communication vers les services concernés:

- des conditions d'utilisations (par exemple : sur crédocs) ?

- des ordres de blocage de dépôts affectés en garanties ?

- des besoins en trésorerie résultant des tirages ?

B.4 Organisation et sécurité des dossiers

Questions Réponses et Commentaires

• Un dossier "crédit" est-il établi pour chaque client ?

• Comporte-t-il des sous sections distinctes pour les


documents suivants:

- formulaire de présentation, approbation du comité et lettre


de notification

- copie de l'enregistrement informatique des données du


crédit

- copie des garanties

- derniers rapports annuels

165
)
- correspondance avec le client et rapports de visite

- tickets comptables

- autorisations de dépassement.

• La date de réception figure-t-elle sur tous les documents ?

• Y a-t-il dans chaque dossier une page de garde résumant :

- les limites de crédits accordés


- les garanties détenues
- les échéances principales (crédit, garantie, renouvelle-
ment, remboursement, ...)

B.4 Organisation et sécurité des dossiers (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Les originaux des garanties et du billet à ordre signé par le


client sont-ils conservés dans un coffre ?

• Qui est responsable de la conservation de ces documents ?

• Y a-t-il un registre d'inventaire de ce coffre ?

• Les informations des dossiers Crédits sont-elles


régulièrement confrontées aux données comptables et
informatiques ?

166
)
C.1 Utilisation des crédits

Questions Réponses et Commentaires

• Quel service est responsable de l'approbation des paiements


dans les limites du plafond autorisé pour :

- les crédits de caisse


- les prêts et avances à terme fixe
- les crédits aux confrères
- les escomptes
- les crédits par signature

• Comment ces départements peuvent-ils s'assurer que les


paiements sont conformes aux conditions du crédit ?

• Existe-t-il des instructions écrites concernant cette procédure


d'approbation ?

• Comment les gestionnaires de crédits sont-ils tenus informés


des tirages sur crédit ?

• Les utilisations sont-elles comptabilisées sans retard ?

• Comment et à quelle fréquence est mesuré le risque global


d'un client?

C.2 Autorisation et suivi des dépassements des limites de crédit

Questions Réponses et Commentaires

• Existe-t-il des instructions écrites définissant les limites et


délégations de pouvoir pour :

- l'autorisation des dépassements de limites de crédit

- l'autorisation d'un retrait avant l'octroi du crédit

- l'autorisation d'une exception aux conditions d'utilisation


(par ex : destination des fonds, tiré non agréé, ...)

• Quelles informations sont communiquées au responsable


pouvant autoriser le dépassement ?

167
)
• Garde-t-on une trace de l'autorisation dans le dossier
crédit ?

• Les membres du comité de crédit sont-ils tenus


régulièrement informés de l'ensemble des dépassements
et incidents sur crédits ?

• Y a-t-il une liste périodique reprenant :

- les nouveaux dépassements


- la durée des dépassements
- les retards de remboursement.

C.2 Autorisation et suivi des dépassements des limites de crédit


(suite)
Questions Réponses et Commentaires

• Quelles est la fréquence de cette liste ?

• Couvre-t-elle tous les types de crédit ?

• Comment et par qui sont gérés les découverts occasionnels


(sans ligne de crédit) ?

• Quelle est la procédure à suivre quand les remboursements


ne sont pas reçus à l'échéance ?

• Réclamez-vous dans ce cas des intérêts de retard ?

C.3 Suivi opérationnel

Questions Réponses et Commentaires

• Existe-t-il un échéancier permettant de contrôler

- les dates de remboursements des prêts ?

- les dates de paiement d'intérêts et commissions ?

- les dates de révision des dossiers ?

- les dates d'échéance des garanties ?

168
)
- les dates de réception des comptes annuels ?

- les dates d'échéance des primes d'assurances ?

- les dates de renouvellement automatique

- l'exécution des décisions des comités.

• Cet échéancier est-il commun à l'ensemble des


gestionnaires de crédits ?

• Qui contrôle le suivi ponctuel de cet échéancier ?

• Existe-t-il des schémas comptables écrits pour les


différentes opérations sur crédits ?

C.3 Suivi opérationnel (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Exigez-vous une double signature pour ces opérations ?

• Des comptes de suspens sont-ils utilisés dans la


comptabilisation des crédits ?

• Existe-t-il des ventilations détaillées de ces comptes ?

• Y a-t-il une réconciliation régulière des soldes comptables


des crédits et des garanties, avec les encours
correspondants ?

• Les clients reçoivent-ils régulièrement des extraits de


situation de leurs crédits ?

169
)
C.4 Suivi des risques

Questions Réponses et Commentaires

• Tous les crédits sont-ils revus au moins une fois l'an ?

• Les grands risques et crédits à problème sont-ils revus plus


fréquemment ?

• Les renouvellements et modifications de crédits suivent-ils


les mêmes procédures d'analyse et d'autorisation que les
nouveaux crédits ?

• A quelle fréquence et/ou suite à quels événements


réévaluez-vous la classe de risque d'un débiteur ?

• Comment est assuré le suivi de la mise en œuvre des


décisions des Comités de Crédit, en cas de
renouvellement conditionnel ?

• Les gestionnaires de crédits reçoivent-ils un rapport


périodique montrant l'évolution du volumes d'affaires et de
l'encours moyen de leurs clients ?

• Existe-t-il un système de signaux d'alarmes afin de détecter


une évolution négative d'un crédit ?

• Les garanties sont-elles régulièrement réévaluées


C.5 Gestion des créances à problèmes

Questions Réponses et Commentaires

• quelles sont les instructions concernant les critères de


détermination des créances douteuses et les provisions à
constituer ?

• Ces instructions sont-elles compatibles avec les dispositions


réglementaires de la Banque Centrale ?

• Les provisions constituées sont-elles conformes à ces


instructions ?

• Existe-t-il une ventilation détaillée des provisions sur


créances douteuses ?

• Qui peut autoriser les réductions de valeur sur créances ?

170
)
• Ces réductions de valeur sont-elles opérées par le débit des
provisions?

• Les intérêts relatifs aux crédits douteux sont-ils


systématiquement réservés ?

C.5 Gestion des créances à problèmes (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Quelle procédure comptable est appliquée lors de la


réception de paiements pour les créances amorties ?

• Comment est organisé le suivi des actions entreprises pour


la récupération des créances douteuses ?

D.1 Fixation des intérêts et commissions

Questions Réponses et Commentaires

• Qui est responsable de l'introduction dans le système


comptable des conditions sur crédits (intérêts et
commissions) ?

• Les conditions d'intérêts et commissions sont-elles reprises


sur le formulaire de présentation au Comité ?

• Qui est autorisé à modifier les conditions dans le


système informatique ?

• Les taux d'intérêts font-ils référence à des taux de bases


ou du marché en fonction de la nature et de la durée des
crédits ?

• Qui est responsable du suivi et de la modification des taux


de base par rapport aux conditions du marché ?

• Existe-t-il un tarif officiel pour les taux et marges


d'intérêts ?

• Les marges de faveur sont-elles dûment contrôlées et


approuvées ?

171
)
D.1 Fixation des intérêts et commissions (suite)

Questions Réponses et Commentaires

• Appliquez-vous des commissions d'engagement pour les


crédits non complètement utilisés ?

• Existe-t-il une liste faisant apparaître toutes les conditions


d'intérêts ou de commission hors tarif ?

D.2 Calcul et comptabilisation des intérêts, commissions et prorata

Questions Réponses et Commentaires

• Existe-t-il un contrôle pour s'assurer que les intérêts sont


calculés sur tous les crédits ?

• Comment sont traitées les éventuelles exceptions ?

• L'exactitude des calculs est-elle contrôlée ?

• Existe-t-il un contrôle pour s'assurer que les commissions


sur cautions et crédits par signature sont appliquées ?

• Des comptes de résultats distincts sont-ils utilisés pour les


différents types de crédit et de commissions ?

• Calculez-vous régulièrement les taux moyens et les


marges moyennes pour les différents types de crédits ?

• Calculez-vous chaque mois des prorata sur tous les


intérêts et commissions courus et non encore échus ?

D.2 Calcul et comptabilisation des intérêts, commissions et prorata


(suite)
Questions Réponses et Commentaires

172
)
• Inversement, répartissez-vous les intérêts et commissions
perçues d'avance sur la période ?

• Ces prorata sont-ils comptabilisés dans les comptes de


résultats ?

• Rapprochez-vous régulièrement les soldes des


comptes de prorata avec les encours de crédit
correspondants ?

E.1 Reporting interne

Questions Réponses et Commentaires

• La Direction de la banque reçoit-elle des rapports sur :

- les nouvelles demandes de crédit


- les nouveaux crédits accordés
- les modifications, renouvellements et expirations de crédits
- les dépassements et retards de remboursement
- les classes de crédit
- les provisions sur créances douteuses et intérêts réservés
- les répartitions du risque et taux de concentration par pays,
secteur économique, groupe de client, administrateur,
durée
- les principaux débiteurs.

• Pour tous ces rapports :

- quelle en est la périodicité


- qui en établit les chiffres
- quelles sources sont utilisées
- ces chiffres sont-ils réconciliés avec les données
comptables
- sont-ils signés par la Direction du département ?

• Un budget annuel est-il établi pour les revenus d'intérêts et


de commission ?

• Les réalisations sont-elles régulièrement comparées aux


budgets ?

• Le coefficient de solvabilité est-il régulièrement calculé et


soumis à la Direction ?
173
)
E.2 Reporting externe

Questions Réponses et Commentaires

• Quels types de rapports sont envoyés à la Banque


Centrale pour ce qui concerne l'activité Crédit ?

• Qui est responsable de la préparation de ces rapports ?

• Les chiffres de ces rapports sont-ils réconciliés avec les


données comptables ?

• Quels sont les ratios et limites imposées par la Banque


Centrale en matière de crédit ?

174
)
ANNEXES

175
)
PLANNING DES INTERVENTIONS
EXPLOITATION
CTEURS
AUDITES JANV. FEV. MARS AVRIL MAI JUIN JUIL. AOUT SEPT. OCT. NOV. DEC. OBS
TIO

CAISSES :
-Agence Centrale
-Agence X
-Agence Y

CHANGE

OUVERTURE &
COMPTES STE

TRANSFERTS

RAPATRIEMENT
S

PTF
ENCAISSEMENT

PORTEFEUILLE
ESCOMPTE

CREDOC
EXPORT

CREDOC
IMPORT

ENCAISSEMENT
DOCUMENT.

PLANNING DES INTERVENTIONS EXPLOITATION

176
)
SECTEURS JANV. FEV. MARS AVRIL MAI JUIN JUIL. AOUT SEPT OCT. NOV DEC OBSER
AUDITES . . . TION

DOMICILIATIONS

TRESORERIE

RECLAMATIONS

COMPENSATION

AGENCE
CENTRALE

AGENCE X
AGENCE Y

177
)
PLANNING DES INTERVENTIONS RESSOURCES /EMPLOI

SECTEURS JANV. FEV MARS AVRIL MAI JUIN JUIL. AOUT SEPT OCT NOV DEC. OBSE
AUDITES . . . . TIO

DOSSIERS
D’ENGAGEMENTS

GARANTIES
PERSONNELLES

GARANTIES
REELLES
0
CONDITIONS
PARTICULIERES

AUTORISATIONS

SECRETARIAT
DES
ENGAGEMENTS

PRECONTENTIEUX
/ CONTENTIEUX

DAT / BONS DE
CAISSE

STRUCTURE
DES
RESSOURCES

COUT DES
RESSOURCES

178
)
PLANNING DES INTERVENTIONS ADMINISTRATION / MOYENS GENERAUX

SECTEURS JANV. FEV. MARS AVRIL MAI JUIN JUIL. AOUT SEPT. OCT NOV DEC OBSERVA
AUDITES . . . TIONS

PERSONNEL

IMMOBILISAT
IONS

FRAIS
GENERAUX
(Achats)

CONTRATS
ENTRETIEN
-ASSURANCE
S

COURRIER-
TELEX-FAX-
STANDARD

PARC AUTOS

INFORMATIQ
UE (GIE AT)

REACTIONS
SOCIALES

179
)
PLANNING DES INTERVENTIONS
DIVERS

SECTEURS JANV. FEV MARS AVRIL MAI JUIN JUIL. AOUT SEPT OCT NOV. DEC OBSERVAT
AUDITES . . . . IONS

RESPECT
CONDITON
S / TARIF

CLES ET
COMBINAIS
ONS

SECURITE
BANQUE

ACCUEIL
CLIENTELE

RECUEILS
DE
SIGNATUR
ES

COFFRES
CLIENTS

FORMULES
PRENUMER
OTEES

INFORMATI
ONS
INTERNES

180
)
PLANNING DES INTERVENTIONS COMPTABILITE

SECTEUR JANV. FEV. MARS AVRIL MAI JUIN JUIL. AOUT SEPT. OCT. NOV. DEC. OBSERVA
S TIONS
AUDITES

CONTROL
E
GESTION

COMPTAB
ILITE

RATIOS
PRUDENTI
ELS

ARCHIVES

181
)
DECLARATIONS FISCALES ET SOCIALES

Déclaration Périodicité
M T S A V
Formalités fiscales

Impôts sur les Traitements et Salaires (TPS) X


Taxe sur la Prestation de Service (TPS) X
Règlement timbre/ versement espèce X
Impôt sur le revenu des valeurs mobilières (IRVM) X
Taxe sur les encours de crédit X
Déclaration foncière X
1er acompte patente X
Impôt sur le revenu des Créances X
Vignette automobile X
Déclaration de Patente X
1er versement BIC, IMF X
Déclaration des salaires (Etat des salaires - imprimé CDIR 301) X

Déclaration des résultats X


Déclaration des commissions, courtages et honoraires X

2è versement Patente X
2è versement BIC, IMF X
3è versement BIC X
3è versement IMF X
Impôt sur le Revenu des Valeurs Mobilières (IRVM)
Dividende X
Enregistrement
Droit au bail X
impôts fonciers X

Formalités sociales

Déclaration CNPS X
Déclaration individuelle de salaire (DISA) X

182
)
DECLARATION A LA BANQUE CENTRALE

Etats périodiques Périodicité


Q H M T S A

SITUATION
DEC 2000 X X X

ETATS ANNEXES A LA SITUATION

DEC 2005
DEC 2010 (1)
DEC 2011 X
DEC 2012 X
DEC 2013 X
DEC 2014 X
DEC 2015 X
DEC 2016 X
DEC 2017 X
DEC 2018 X
DEC 2019 X
DEC 2020 X
DEC 2021 X
DEC 2022 X
DEC 2023 X
DEC 2024 X
DEC 2025 X
DEC 2026 X
DEC 2027 X
DEC 2028 X
DEC 2029 X
DEC 2030 X
DEC 2031 X
DEC 2032 X
DEC 2033 X
DEC 2034 X
DEC 2035 X
DEC 2036 X
DEC 2037 X
DEC 2038 X
DEC 2039 X
DEC 2040 X

COMPTE DE RESULTAT SEMESTRIEL

183
)
Etats périodiques Périodicité
Q H M T S A

DEC 2080 X

Analyse de cohérence EPA/EPIC X


Situation de trésorerie X
Compensation X
Déclaration des crédits à l'économie X
Déclaration de la position extérieure X
Déclaration à la centrale des risques X
Déclaration des conditions de banque X
Déclaration des emprunts et placements X
Déclaration des engagements par signature X X

Rapport contrôle interne à la commission bancaire X


Résultat de la révision semestrielle du portefeuille X

Déclaration des versements de plus de 5 millions X


Déclaration des ventes de devises de plus de 2 millions X

Déclaration Balance des paiements (1)


Déclaration des domiciliations X

(1) = Périodicité décadaire

Q: Quotidien
H: Hebdomadaire
M: Mensuel
T : Trimestriel
S: Semestriel
A: Annuel

184
)
AUTRES DECLARATIONS

Etats périodique Périodicité


Q H M T S A

FINEX (Ministère des finances)

Déclaration de vente de Traveller's chèque X


Déclaration de vente de devises X
Déclaration sur les émissions moneygram X
Déclaration des domiciliations X

CENTIF (*)

Déclaration des opérations suspectes X

(*) : Cellule Nationale de Traitement des Informations Financières

Q: Quotidien
M: Mensuel
T : Trimestriel
S: Semestriel
A: Annuel

185
)

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