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Guide méthodologique pour la diffusion des TIC dans les PME GM/3.2 page 1/7
Guide méthodologique de la diffusion des TIC dans les PME
Cahier n° 3 : Trois problématiques à maîtriser pour mieux diffuser les TIC dans
les PME
Fiche 3.2 : L'intégration du système d'information : enjeux, méthodes et outils
Réf : GM/3.2 Version 1.0
Le 31 mars 2004
CAHIER N°3 : TROIS PROBLEMATIQUES A MAÎTRISER POUR MIEUX DIFFUSER
LES TIC DANS LES PME
Fiche 3.2 :
L’intégration du système d’information : enjeux, méthodes et outils
CONTEXTE ET ENJEUX
L’essentiel des investissements informatiques concerne aujourd’hui des projets
d’intégration !
L’intégration est aujourd’hui une problématique forte pour un grand nombre de PME
engagée depuis plusieurs années dans une démarche d’informatisation et de mise en
place d’organisation par processus (voir encadré ci-contre).
Ce concept, relativement complexe à appréhender pour le non spécialiste des
systèmes d’information, doit donc être maîtrisé par les conseillers d’entreprise, du
moins dans ses principes et sa dimension fonctionnelle (les aspects techniques devant
rester affaire de spécialistes ou de passionnés…).
Objectifs de cette fiche méthodologique
Cette fiche méthodologique s’attache donc à répondre de manière explicite et
synthétique à trois questions essentielles :
1. Que recouvre exactement la notion d’intégration du système d’information et quels
en sont les enjeux ?
2. Quelles sont les solutions qui s’offrent à la PME souhaitant s’engager dans une
démarche d’intégration ?
3. Quels sont les principes méthodologiques et les principaux risques sur lesquels le
conseiller d’entreprise doit alerter l’entreprise pour garantir la réussite d’un tel projet ?
L’approche proposée ici du concept d’intégration ne doit pas pour autant faire oublier
que pour nombre de PME, l’enjeu premier reste celui du développement plus global de
leur approche du système d’information, entendu comme la mise en place d’un
système structuré et organisé de collecte, traitement et de transmission de
l’information.
AUX ORIGINES DE L’INTEGRATION … INFORMATISATION ET PROCESSUS
Schématiquement, l’émergence du concept d’intégration est due à deux phénomènes :
• L’informatisation des entreprises qui s’est généralement faîte métier par métier,
divers systèmes informatiques étant mis en place progressivement dans les différentes
fonctions de l’entreprise (comptabilité, production, vente…).
• Le développement des organisations par processus, consacré notamment par
l’évolution des normes qualité (ISO 9000 version 2000) qui imposent aujourd’hui aux
entreprises de structurer leur activité autour de leurs processus clés et de se donner
les moyens de les piloter, en mettant en place les indicateurs pertinents.
D’où la question : comment faire communiquer dans le cadre d’une organisation par
processus des outils et systèmes informatiques aux origines diverses et variées ?
L’intégration se veut la réponse à cette question.
AUJOURD’HUI Administration Production Ventes Achats
SI entreprise Organisation par processus clé et système d’information intégré
HIER Ventes Achats Production Administration
SI 1 SI 2 SI 3 SI 4
Organisation fonctionnelle et informatisation par métier
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CAHIER N°3 : TROIS PROBLEMATIQUES A MAÎTRISER POUR MIEUX DIFFUSER
LES TIC DANS LES PME
Fiche 3.2 : L’intégration du système d’information : enjeux, méthodes et outils
TIC
INTEGRER SON SYSTEME D’INFORMATION : POURQUOI ?
(Source : www.productique.org )
On peut distinguer plusieurs niveaux d’objectifs que doit viser l’entreprise à travers un
projet d’intégration de son système d’information :
Etre plus flexible et plus réactif pour mieux satisfaire les attentes de ses clients
Dans un contexte de marché où la flexibilité et la réactivité sont devenues des facteurs
clés de la compétitivité, la mise en cohérence des différentes activités de l’entreprise
constitue un impératif. D’où la nécessité pour l’entreprise d’intégrer les différents
systèmes qui supportent la transmission et le traitement des données nécessaires à la
réalisation d’un processus de production. La commande d’un client pourra ainsi
transiter de manière fluide et fiable entre les différents services impliqués dans son
traitement.
Gérer plus efficacement son entreprise en pilotant plus aisément son activité
La mise en place d’un système d’information intégré permettra aux dirigeants de
disposer plus facilement de l’ensemble des données nécessaires au suivi de l’activité
de l’entreprise (données financières, suivi commerciale et carnet de commande…).
Des tableaux de bord de l’activité pourront ainsi être édités de manière automatisée,
sans avoir recours aux saisies multiples, sources d’erreur et de gaspillage en temps.
La traçabilité des activités pourra également permettre à l’entreprise d’identifier les
difficultés rencontrées dans ses processus clés et ainsi d’améliorer et de suivre
l’évolution de sa performance.
Mettre en place un système d’information plus robuste, plus évolutif et plus
sécurisé
Du point de vue du système d’information, les principaux bénéfices de l’intégration sont
:
• Des gains de robustesse et de sécurité: la centralisation des flux facilite le suivi, la
mise en place de processus de sauvegarde automatisés, les éventuels reprises de
données…
• Des gains d’adaptabilité: UN système intégré offre des capacités d’évolution plus
importante, une modification sur une des applications n’impactant pas
automatiquement l’ensemble du système et ses utilisateurs.
LE MONDE DES ERP
Les progiciels de gestion intégrés (PGI) ou ERP en Anglais (Enterprise Resource
Planning) sont classiquement définis comme des applications informatiques
paramétrables, modulaires et intégrées qui visent à fédérer et à optimiser les
processus de gestion de l’entreprise en proposant un référentiel de données unique
et en s’appuyant sur des règles de gestion standard, propre à chacun des domaines
spécifiques de l’entreprise (ressources humaines, finances, logistique…).
Un ERP est un progiciel (« une solution sur étagère »), soit un ensemble de
programmes conçus par un éditeur pour correspondre aux besoins génériques de
plusieurs entreprises et commercialisés avec des prestations annexes.
L’offre en matière d’ERP, aujourd’hui pléthorique, peut être segmentée comme suit
(liste non exhaustive).
Il convient de ne pas confondre un projet d’intégration avec un projet ERP. Un
ERP est par définition une application intégrée dans le sens où les différents modules
qui le composent ne sont pas conçus de manière indépendante. Ils peuvent échanger
des informations selon des schémas prévus.
Ex : une commande passée par un client est enregistrée dans le module gestion des
commandes, communiquée au module gestion des stocks, transmise au module
gestion de la production, envoyée au module de gestion de la qualité, et ainsi de
suite…
La mise en place d’un ERP est donc une des options que peut choisir
l’entreprise pour réaliser l’intégration de son système d’information.
Le monde des ERP devient de plus en plus accessible aux PME. Mais il convient de
bien analyser la situation avant de se lancer dans un projet ERP, l’implantation d’un tel
système exigeant très souvent une refonte de l’organisation et des processus de
l’entreprise. La clé du succès réside dans l’équilibre subtil à trouver entre adaptation de
la solution à l’organisation et l’adaptation de l’organisation à la solution…
Solutions spécialisées (par métier) ERP généralistes verticalisés (par
secteur/filière) ERP généralistes
Lourd
Léger
SAP R3
Oracle
People soft
Baan
JDEdwards
Intentia
IFS
IBS
JBA
Mapics
…
R3 Retail
Oracle
Automotive
Movex Fashion
S21 Style
Movex Paper
....
Implantation
de l’éditeur
Profil de projets
Local
Global
Prizem
Protean
Symix
Minos
Cegid
Adonix &
Prodstar
… Profil de solutions
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CAHIER N°3 : TROIS PROBLEMATIQUES A MAÎTRISER POUR MIEUX DIFFUSER
LES TIC DANS LES PME
Fiche 3.2 : L’intégration du système d’information : enjeux, méthodes et outils
TIC
QUELLE SOLUTION D’INTEGRATION PRIVILEGIER POUR LA PME ? (source :
www.productique.org )
La PME informatisée, souhaitant intégrer son système d’information pour mieux gérer
les flux d’information inhérents à ces processus clés, et maîtriser les données lui
permettant de piloter son activité de manière globale ou spécifique sur certaines
fonctions, se voit aujourd’hui confronter à deux options possibles :
o La mise en place d’un ERP intégrant de manière globale le système d’information
de l’entreprise ;
o L’intégration des applications existantes dans l’entreprise.
Analyse comparée des solutions d’intégration
Faire un choix entre ces deux solutions d’intégration n’est pas aisé. Bien souvent,
l’entreprise possède de multiples logiciels hétérogènes (Excel, gestion de la qualité,
GPAO, gestion de la maintenance, etc.) qu’elle tient à conserver parce qu’ils répondent
parfaitement aux savoir-faire de l'entreprise (gestion des devis et de la facturation,
SAV, gestion commerciale…). Toutefois interfacer l’ensemble de ces progiciels pour
intégrer son système d’information représenterait un coût important.
Dans ce cadre, l’émergence de l’EAI (Entreprise Application Integration) comme
alternative « au tout intégré » ou « au tout interfacé sur-mesure » apparaît comme une
solution particulièrement intéressante d'étudier pour les PME. Mais il ne saurait y avoir
de solution générique au regard de la diversité des situations d’entreprise.
Le niveau de maturité informatique de l’entreprise, l’analyse de l’existant, les
ressources financières et humaines dont dispose l’entreprise sont autant de critères à
prendre en compte pour aborder un projet d’intégration et conduire une analyse qui
permettra de déterminer l’approche la plus pertinente au regard de ses besoins.
L’« EAI », UNE OPPORTUNITE POUR LES PME ? (source principale : www.awt.be)
Principe de l’« EAI »
L’intégration par EAI consiste à relier et à synchroniser les applications hétérogènes
mises en place au sein des fonctions de l’entreprise. Schématiquement, l’EAI est une
plate-forme qui fonctionne comme une « multiprise applicative » (le serveur
d’intégration) sur laquelle viennent se connecter les différentes applications de
l’entreprise (bases de données, progiciels, GPAO…) comme le montre le schéma ci-
dessous.
Avant, des applications « spaghetti »… après un « serveur d’intégration »
Avantages de l’EAI pour les PME
Cette approche peut être particulièrement intéressante pour les PME car contrairement
à une approche par progiciel unique qui implique une refonte intégrale de son système
d’information, elle permet :
• De conserver les applications existantes, tout en favorisant pour autant la mise en
place d’une organisation par processus ;
• De mettre en place une architecture flexible et adaptée pour intégrer relativement
facilement les évolutions futures de son système d’information, ce qui face aux
évolutions technologiques rapides peut constituer un avantage certain.
- Augmente les coûts d’interfaçage tant lors de l’implantation que pour la maintenance
- Engendre la nécessité de gérer la cohérence des données de traitement
- Est un compromis besoin/offre, fonction par fonction
- Permet de répartir les risques de dépendance vis-à-vis des fournisseurs
Intégration de progiciels
- Impose son organisation
- Amène un risque de surdimensionnement
- Crée une dépendance forte vis-à-vis du fournisseur
- Engendre la cohérence des données de traitement
- Minimise l’investissement nécessaire à l’interfaçage
Progiciel intégré
Points faibles Points forts
Application 1
Application 8
Application 2
Application 4
Application 6
Application 3
Application 5 Application 7
Application 1
Application 8
Application 2
Application 4
Application 6
Application 3
Application 5 Application 7
Application 1
Application 8
Application 2
Application 4
Application 6
Application 3
Application 5 Application 7
Serveur d’intégration
Achats
Transports Ventes Base de données
Ressources humaines
Facturation
Service X
Serveur d’intégration
Fournisseurs Clients
ASP &
Outsourcing
Plate-forme d’intermédiation
Plate-forme d’intermédiation
Fournisseurs
Portail
Clients
Administration Consommateur
Marketing
Achats
Transports Ventes Base de données
Ressources humaines
Facturation
Service X
Serveur d’intégration
Fournisseurs Clients
ASP &
Outsourcing
Plate-forme d’intermédiation
Plate-forme d’intermédiation
Fournisseurs
Portail
Clients
Administration Consommateur
Marketing
Demain, un
SI flexible et évolutif…
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CAHIER N°3 : TROIS PROBLEMATIQUES A MAÎTRISER POUR MIEUX DIFFUSER
LES TIC DANS LES PME
Fiche 3.2 : L’intégration du système d’information : enjeux, méthodes et outils
TIC
AIDER LA PME A CONDUIRE SA REFLEXION SUR L’INTEGRATION
DE SON SYSTEME D’INFORMATION
Conduire une réflexion sur la maîtrise de son système d’information doit se faire en
gardant à l’esprit les attentes de ses clients ! A ce titre, l’analyse de l’opportunité de
tout projet d’intégration doit se faire par une mise en perspective des exigences du
marché de l’entreprise en termes de qualité, coût et délais. La décision d’engager un
tel projet ne doit pas directement résulter de la rencontre avec un fournisseur de
solution.
Démarche générale d’un projet d’intégration du SI
Afin d’assurer la démarche d’un projet d’intégration est la suivante :
Analyse de l’existant : Identifier précisément le processus par lequel transite la
demande client et les usages TIC associés (« épine dorsale logistique » dans le cas
d’une entreprise de production). Depuis la connaissance initiale du besoin jusqu’à sa
satisfaction complète en passant par le commercial (devis, prise de commande), les
études de conception éventuelles, les méthodes (dossiers de fabrication), la fabrication
(ordonnancement, suivi qualité...), les expéditions…
Diagnostic : Repérer les dysfonctionnements attentes, pertes d’information,
erreurs de ressaisies, encombrements, et envisager les marges de manœuvre
possibles en termes d’optimisation du processus (usages des TIC, réorganisation,
ressources humaines…).
Construire le plan d’action visant à réduire une à une ces difficultés, en mettant
en évidence les apports potentiels de l’informatique et des TIC ainsi que les outils de
mesure concrète des résultats du plan d’action pour assurer le suivi du retour sur
investissement de la démarche (évaluation en continu).
Face à la complexité inhérente à la conduite de ce type de projet et en cas de déficit
de compétence interne à l’entreprise, le recours à un consultant spécialisé en
organisation et système d’information, notamment pour l’analyse de l’existant et la
rédaction du cahier d’expression des besoins, constituera un investissement rentable à
terme.
LE SCHEMA DIRECTEUR D’INTEGRATION : POUR UNE APPROCHE
PRAGMATIQUE DE L’INTEGRATION (sources : www.productique.org et programme
e-Atout)
Un des principaux risques en matière de projet d’intégration est la perte de contrôle
des objectifs qui se traduit inéluctablement à terme par un surcoût significatif ou par un
retour sur investissement décevant du projet. La définition d’un « schéma directeur
d’intégration » peut permettre à l’entreprise d’éviter ce travers.
Principe général du schéma directeur d’intégration
Une telle approche, schématisée ci-dessus, repose sur les trois principes de base
suivants :
• Prendre le recul nécessaire pour définir une cible claire à l’horizon de 2 à 3 ans en
termes d’organisation et d’utilisation de l’informatique et des TIC et d’objectifs
d’amélioration et ce dans une perspective relativement large.
• En cohérence avec la cible finale, définir les deux ou trois premiers micro-projets
à conduire en priorité. Ils doivent faire l’objet d’un chiffrage précis en termes
d’investissement et d’exploitation ainsi qu’en termes de retour sur investissement
(gains ou économies potentiels et mesurables). Un calendrier précisera également les
délais de mise en œuvre.
• Au fur et à mesure de la mise en œuvre technique des micro-projets, veiller à
conduire en parallèle (et non consécutivement) les évolutions organisationnelles
qui s’imposent pour utiliser au mieux les nouveaux outils mis en place. Une nouvelle
solution technologique peut bouleverser les habitudes de travail de vos salariés et il
convient de les y préparer et de les associer à la démarche.
SYSTEME CIBLE à 2/3 ans (organisation et usages TIC)
Stratégie de l’entreprise
Evolution des TIC Etat actuel de l’organisation et du SI
- Plan d’action projets court terme
- Ressources et moyens
- Résultats attendus
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TIC
LE SYSTEME D’INFORMATION DE L’ENTREPRISE : UNE REALITE EXTREMENT
DIVERSE
Les TIC au cœur du système d’information des PME : quelques usages
significatifs (extrait de Robert Reix, Systèmes d’information et management des
organisations, éd. Vuibert, 2002)
1. Tous les cadres de l’entreprise Lambda disposent d’un micro-ordinateur équipé du
logiciel MS-Office (traitement de texte, tableau, gestionnaire de données) et d’un
logiciel de messagerie électronique ; ils peuvent ainsi créer des documents, manipuler
des tableaux, effectuer des calculs, exploiter des fichiers et communiquer avec leurs
correspondants par courrier électronique.
2. La société Air Alpha vient de mettre en place un système de vidéo-conférence entre
ses établissements répartis dans le monde entier. Ce système est utilisé pour les
réunions et la formation à distance. Depuis plusieurs années, Air Alpha impose à ses
fournisseurs et à ses sous-traitants l’utilisation de l’EDI (échange de données
informatisé) pour toutes les transactions (commande, livraison, etc.).
3. Le directeur de l’entreprise de bâtiment et travaux publics SATEP dispose d’un
système d’information lui permettant de suivre, à la demande, l’état et les conditions
d’avancement des principaux chantiers ; il peut, à l’aide de quelques requêtes simples,
visualiser le planning et les écarts de délais, le budget les écarts de coûts, etc. et
obtenir, par questions successives, plus d’informations détaillées sur le déroulement
effectif de chaque chantier.
4. Dans la société Technix (fabrication d’automates industriels), le directeur de l’usine
dispose d’un logiciel de simulation de charge qui lui permet d’évaluer à l’avance les
conséquences du management en fabrication d’une commande (délais, goulets
d’étranglements dans les ateliers, insuffisances ou excès de capacité, etc.). Il utilise
régulièrement ce logiciel pour décider des délais de livraison à garantir aux clients,
pour passer des ordres aux sous-traitants, etc.
5. Le cabinet d’architecture ARTEC utilise des micro-ordinateurs, des tables traçantes
et un logiciel de conception assistée par ordinateur pour établir les plans demandés
par les clients.
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TIC
L’INTEGRATION, UNE OPPORTUNITE FORTE POUR LA PME : LA
DZMONSTRATION PAR L’EXEMPLE
Extrait du témoignage de l’entreprise EFJM
– www.efjm.com –(source : DRIRE Ile de France, « Vers l’e-PME », octobre 2002)
Cette PME (17 personnes, CA d’environ 2 millions d’euros) qui conçoit et fabrique des
produits d’étanchéité en caoutchouc utilise les TIC pour maîtriser son système
d’information et améliorer sa productivité et la qualité de ses produits et services.
« La société est informatisée depuis la fin des années 70.
Comment concevez-vous votre informatique et qu’en attendez-vous ?
Nous sommes passés par plusieurs étapes dans l’informatisation de la société. Mais, à
chaque fois, le système mis en place a pour objectif de soutenir le projet d’entreprise et
sa déclinaison au niveau de l’organisation et du management. Pour résumer, les
objectifs sont l’amélioration de la technologie, des délais et de la qualité, et les moyens
sont les hommes, l’information et les responsabilités.
La ligne directrice de notre système d’information est le temps réel : c’est-à-dire la
prise en compte de l’accélération des flux pour pouvoir anticiper et réagir. Cela
implique que chacun puisse disposer des informations dont il a besoin pour réaliser
ses objectifs.
L’une des conséquences, prouvée et en cours d’amélioration, est une nette
augmentation de la valeur ajoutée globale de l’entreprise.
Quelles sont les principales caractéristiques du système d’information de votre
entreprise ?
La société est informatisée depuis la fin des années 70. En 95-96, nous avions mis en
place un progiciel de gestion qui, en pratique, s’est révélé peu satisfaisant car c’était
une boîte noire qui ne permettait pas de disposer, en retour, d’informations suffisantes
ou de créer des indicateurs, sauf à réaliser des développements informatiques
importants.
Nous avons donc décidé en 97 d’arrêter ce progiciel et de reconstruire le système
d’information à partir d’un progiciel de gestion commerciale et de bases de données
type ACCESS, avec une interface utilisateur au travers d’Excel ou Word.
Le maître mot du système est : « éviter les ressaisies ». Toutes les informations sont
saisies à la source au clavier ou à la douchette (codes barres) et passent par les bases
de données.
Aujourd’hui, le système d’information est partout présent dans l’entreprise : nous
savons en permanence où en sont les fabrications (suivi des OF), les commandes, les
livraisons (prévues, réalisées) et 100% des personnes, y compris à la fabrication, sont
familières avec le clavier et utilisatrices du système pour ce qui les concerne. Ce
système a fortement contribué aux gains de productivité que nous avons réalisés
puisque le délai moyen entre la commande et la livraison est passé de 70 jours à 30
jours ; ce qui correspond globalement aux attentes de nos clients. Mais les éléments
déterminants pour ce résultat relèvent essentiellement de l’évolution de l’organisation
des responsabilités et d’un ensemble de mesures liées au management de l’entreprise
(ex : système de rémunération, gestion des stocks…).
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