UNIVERSIDAD GALILEO – CENTRAL

CURSO: PROYECTOS EMPRESARIALES 1

TUTOR: LICDA. CRISTINA CASTILLO
HORARIO: MIERCOLES 18.00 HORAS

ESTUDIO ADMINISTRATIVO:
“CREACION DE UN HOBBY CENTER”

MARIA ANITA CORDOVA CAJAS

CARNET # IDE 0112451
 FECHA: 23 DE FEBRERO DE 2011
INTRODUCCION

TÍTULO

“Estudio de viabilidad para la creación de un Hobby Center

especializado en la venta de juegos de rol y artículos relacionados,
para la ciudad de Bogotá, como alternativa de entretenimiento
dentro del hogar”.

SÍNTESIS DEL PROYECTO

En nuestros tiempos las necesidades de dispersión y entretenimiento

se están apartando cada vez más de las necesidades de socialización en
especial dentro de la población joven; avances tecnológicos como la
televisión, los videojuegos y el Internet están llevando a que el
entretenimiento dentro de los hogares se presente cada vez más a nivel
individual. En Bogotá en particular, este problema se ha visto
agravado debido a la baja difusión y promoción de actividades que
contengan un alto grado de interacción con otros individuos dentro de
los hogares.

Por lo anterior, mediante el desarrollo de este proyecto se

pretende llevar a cabo la metodología de investigación necesaria para
la determinar la viabilidad de la creación de un Hobby Center
especializado en la venta de juegos de rol y artículos relacionados, como
alternativa de entretenimiento dentro del hogar para la población
joven de la ciudad de Bogotá.

Las herramientas metodológicas a utilizar (las cuales se encuentran

enmarcadas dentro del Plan de Negocios), facilitarán el entendimiento
del negocio, el monitoreo de su progreso y la búsqueda de
responsabilidades en el mismo, por medio del examen de la
factibilidad técnica, económica, financiera, administrativa y legal
para la creación de este tipo de establecimiento; así mismo se
determinarán las herramientas que nos ayuden a medir la aceptación y
relevancia que puede llegar a tener este tipo de servicio como
alternativa de entretenimiento para los jóvenes bogotanos.

El desarrollo de la investigación tiene como alcance la población

joven de la ciudad de Bogotá entre 13 y 24 años y de estratos 3 a 6,
debido a las características de este tipo de juegos; y se enmarca dentro
de un análisis para los primeros cuatro años de funcionamiento del
establecimiento, debido a los ciclos político-económicos que presenta
nuestro país.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Descripción del problema a examinar

Problema general

El ser humano ha experimentado desde sus orígenes una serie de

necesidades básicas y de tipo social que le han permitido
desarrollarse acorde con el entorno en el cual se desenvuelve;
dichas necesidades implican una serie de actividades como lo son las
de dispersión y recreación.

En los tiempos en que vivimos estas necesidades de dispersión y

entretenimiento se están apartando cada vez más de aquellas que
fomentan la socialización, en especial dentro de la población joven.
Avances tecnológicos como la televisión, los videojuegos y el Internet
están llevando desafortunadamente a una “des-socialización del
individuo” dentro del marco del entretenimiento en los hogares.

Es evidente ver cómo han empezado a perder influencia juegos

tradicionales de mesa como monopolio, sabelotodo, escalera, e inclusive
el mismo parqués, que se llevan a cabo dentro del ambiente del hogar
junto a un grupo numeroso de amigos (usualmente de cuatro a seis),
debido causas como el surgimiento de nuevas formas y alternativas de
entretenimiento como lo son los juegos de video, el Internet y la
televisión. Hoy en día es común ver a los niños y jóvenes gastar gran
parte de su tiempo a los días sentados solos frente a un “Play Station”,
conectados a la red mediante un ordenador, o en el mejor de los casos
viendo la televisión.

Problema específico

En Bogotá el problema de “des-socialización del individuo” de ve

agravado debido a la baja difusión y promoción de actividades que
fomenten un alto grado de interacción con otros individuos dentro de los
hogares, llevando esto consigo a la disminución de las alternativas de
entretenimiento casero distintas a las propuestas por los medios
electrónicos.

Hipótesis
 Mediante la creación de un “Hobby Center” especializado en la venta
de Juegos de Rol se amplían las alternativas de entretenimiento
grupal dentro del hogar y se fomenta el desarrollo de dichas
actividades a nivel social para la ciudad de Bogotá.

OBJETIVOS

General

Desarrollar un estudio integro de los requisitos y factores necesarios

para la creación de una empresa comercializadora dentro de la ciudad
de Bogotá dedicada a la venta de juegos de rol y artículos de
entretenimiento relacionados (Hobby Center).

Específicos

• Determinar la participación actual que tienen dentro del mercado

del entretenimiento para el hogar los Juegos de Rol, frente a otras
alternativas de entretenimiento como lo pueden ser la televisión, los
juegos electrónicos y de consola, entre otros, en la ciudad de Bogotá.
• Evaluar la viabilidad económica, legal y organizacional, de un
Hobby Center especializado en la venta de juegos de rol dentro de la
ciudad de Bogotá, utilizando las herramientas propias de un Plan de
Negocios.
• Identificar las posibles capacidades competitivas que puede llegar
a tener un Hobby Center especializado en la venta de juegos de rol
dentro de la ciudad de Bogotá, mediante el análisis del Marketing mix
de las diversas tiendas a nivel local que ofrecen productos del mismo
tipo.

METODOLOGÍA

Para lograr determinar si mediante la creación de un “Hobby Center”

especializado en la venta de Juegos de Rol se amplían las alternativas
de entretenimiento grupal al nivel del hogar y se fomenta el
desarrollo de dichas actividades a nivel social para la ciudad de Bogotá,
se mirará si realmente es factible la creación de este establecimiento
para la ciudad de Bogotá, y si realmente estos productos representan
una alternativa para el mercado del entretenimiento dentro de los
hogares para esta ciudad. Para llevar a cabo esto se utilizará como
herramienta un Plan de Negocios.

El Plan de Negocios o Business Plan es un documento ordenado donde

se compila toda la información referente al desarrollo de un proyecto ya
sea para un negocio nuevo o para uno ya existente. El mismo sirve como
herramienta para evaluar la idea de negocio y puesta en marcha del
mismo. La realización de este documento es de gran importancia
ya que constituye una guía integra para quienes se encuentran en
frente de la firma, y por su parte compone una herramienta fundamental
para reducir la incertidumbre percibida por socios e inversionistas de la
misma.

Existen muchos modelos y teorías acerca de los pasos y

contenidos de un Plan de Negocios; sin embargo para el desarrollo de
nuestra investigación utilizaremos los sugeridos por el Mincomex en su
página www.mincomex.gov.co, y haciendo especial énfasis en los
puntos de investigación de mercados y análisis financiero, ya que estos
dos aspectos son de crucial importancia para el desarrollo de todo nuevo
negocio.

CAPITULO 5. ESTUDIO ADMINISTRATIVO Y JURÍDICO -

LEGAL

Objetivos

1. Determinar aspectos propios de la cultura organizacional

(misión, visión, principios, valores, políticas, estrategias, razón) y objeto
social que regirán y darán lineamiento a las funciones del Hobby
Center especializado en la venta de juegos de rol, a la luz de los
objetivos planteados por sus fundadores.
2. Definir la naturaleza jurídica de la empresa, estructura de
capital, y demás requisitos necesarios par la constitución de la
sociedad y el establecimiento de comercio, bajo el cual se llevarán
acabo las actividades del Hobby Center especializado en juegos de rol;
todo lo anterior dentro de lo establecido en las reglamentaciones
pronunciadas por la Cámara de Comercio de Bogotá.
3. Definir la estructura organizacional que sustente las
funciones y responsabilidades asignados al personal administrativo y
operativo dentro de la organización de acuerdo a las necesidades
operacionales que demande el correcto funcionamiento del Hobby
Center especializado en Juegos de Rol.
4. Determinar los derechos y obligaciones de tipo jurídico-
legal derivadas del funcionamiento del Hobby Center especializado en
juegos de rol, tomando como referencia la legislación Nacional,
Territorial y Local que compete al funcionamiento de este
establecimiento dentro de la cuidad de Bogotá.
5. Identificar de los costos administrativos, tipos de
vinculación del personal (contratos), así como prestaciones, para
fiscales y otros que se derivan del funcionamiento del Hobby Center
especializado en juegos de rol, dentro de los límites establecidos por el
Código Laboral Colombiano.

Metodología

Para cumplir con estos objetivos se trabajará en dos partes; en primer

lugar se recurrirá a las instituciones de Orden Nacional, Territorial y
Local como Cámara de Comercio, Ministerio de Comercio Exterior,
Alcaldía Mayor de Bogotá, y demás, las cuales puedan brindar
información sobre los requisitos necesarios, leyes y normas que rigen el
montaje y desarrollo de funciones del un establecimiento dedicado a la
comercialización de productos y prestación de servicios relacionados con
los Juegos de Rol.

A la luz de esta investigación se procederá a determinar las funciones

y obligaciones tanto de la empresa en general como de las personas
vinculadas a la misma, así como las características propias que más
convengan a la sociedad y al establecimiento de comercio.

Por último se recurrirá a modelos, y conceptos necesarios para la

elaboración del estructura organizacional y el manual de funciones, así
como la definición de la misión, visión, políticas y demás elementos
de acuerdo a los objetivos del Hobby Center.

5.1 MODELO ADMINISTRATIVO

5.1.1 Cultura Organizacional

5.1.1.1 Misión

Proporcionar la mejor y más innovadora opción de

entretenimiento dentro del hogar, mediante la venta de artículos y la
apertura de espacios de interacción social que permitan el desarrollo de
actividades constructivas para el fomento de la lectura, la expresión
verbal y corporal, y la imaginación.

5.1.1.2 Visión

Ser reconocidos como líderes en el mercado del entretenimiento,

como una opción innovadora y constructiva de aprendizaje lúdico.
Brindar bienestar a la comunidad mediante un equipo comprometido a
satisfacer las necesidades de distracción y crecimiento personal, por
medio de un excelente servicio y una gama de productos de calidad y
reconocimiento mundial.
 5.1.1.3 Objetivos del negocio y acciones para alcanzarlos

• Brindar una opción diferente y constructiva de entretenimiento a

nivel grupal. Se logrará mediante la realización de actividades y talleres
que fomenten del desarrollo de habilidades de expresión en el individuo.
• Lograr la permanencia de gente joven y creativa dentro del
establecimiento que desarrolle y exprese sus ideas mediante
actividades de entretenimiento. Se logrará mediante la instalación de
ambientes confortables y acogedores; y el establecimiento de horarios
adecuados.
• Mediante el desarrollo de estudios periódicos y la
implementación de tecnologías, lograr mantener una amplia variedad de
productos y precios que se acomoden a las necesidades e intereses de
los diferentes tipos de clientes.

5.1.2 Recursos Humanos

Para la correcta prestación del servicio en un corto – mediano plazo,

se considera apropiado el siguiente personal laborando en el área
administrativa y operacional:

5.1.2.1 Organigrama

Hobby Center

DIRECTIVOS

ADMINISTRACIÓN

Coordinador de mercado Auxiliar Contable Secretaria

Profesores e instructores

Vendedores

5.1.2.2 Manual de funciones

De acuerdo a la estructura establecida anteriormente, se propone el

siguiente manual de funciones:

ÁREA ADMINISTRATIVA

Identificación del cargo: Administrador

 Finalidad del cargo: Responsable del correcto funcionamiento del
establecimiento
Funciones:
• Responder por los ingresos y egresos del establecimiento
• Dirigir el personal a su cargo
• Responder por la facturación
• Supervisar la ejecución de las labores propias del local
• Representar la empresa
• Responder por bienes y equipos de la empresa
• Atender al público
• Coordinar actividades de operación, logística y mantenimiento
• Mantener informado al (los) gerente(s) sobre la situación del
negocio
• Las demás que sean asignadas por su jefe inmediato

Identificación del cargo: Secretaria

Finalidad del cargo: Facilitar la comunicación entre los miembros
del establecimiento par el normar cumplimiento de las labores, así
mismo servir de puente de comunicación entre los clientes y la empresa
atendiendo sus solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
Funciones:
• Atender a los clientes
• Recibir el recaudo por concepto de ventas, afiliaciones, etc.
• Manejar la caja menor
• Realizar el cuadre de cuentas de facturación
• Realizar y diligenciar todos los documentos correspondientes al
establecimiento. Mecanografiar cartas, oficios, documentos, informes
y memorandos. Recibir la correspondencia y distribuirla al encargado o
lugar respectivo.
• Tramitar peticiones, quejas y reclamos formulados por
los clientes del establecimiento.
• Mantener actualizada la base de datos de clientes con información
completa sobre frecuencia de consumo, estrato, etc.
• Actualizar listados de facturación
• Efectuar pedidos de papelería
• Reemplazar al administrador en sus ausencias temporales o
vacaciones
• Las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato

Identificación del cargo: Auxiliar contable

Finalidad del cargo: Mantener información actualizada sobre el
estado financiero y presupuestal de la empresa que facilite la gestión
gerencial.
Funciones:
• Llevar la contabilidad general de la empresa
• Manejar los presupuestos de ingresos, egresos, y de inversiones
 • Revisar los registros contables y presupuestales
• Clarificar y organizar toda la información financiera y contable que
se maneja en la empresa
• Codificar libros y documentos, y realizar registros en el
computador
• Expedir certificaciones y constancias
• Elaborar balance general y estados financieros anuales
• Proyectar acuerdo mensual de gastos
• Realizar comprobantes de contabilidad
• Codificar cuentas de cobro, datos de almacén, facturación y
recaudos
• Revisar cuentas bancarias contra libros de tesorería
• Elaborar balance mensual
• Elaborar planillas de pago a los operarios
• Las demás que le asigne el jefe inmediato

Identificación del cargo: Coordinador de mercadeo

Finalidad del cargo: Trazar estrategias, fijar políticas, tomar
decisiones de mercadeo, y coordinar la estrategia de servicio. Velar por
el adecuado desempeño de la empresa y sus bienes. Servir de apoyo al
administrador.
Funciones:
• Velar por el servicio al cliente en el establecimiento, para que
este se lleve de manera eficiente y oportuna.
• Programar el trabajo fijando metas periódicas
• Realizar control de inventarios
• Desarrollar estrategia publicitarias, y planes para la atracción de
nuevos clientes
• Desarrollar planes para la incursión a nuevos mercados y
segmentos
• Realizar contactos y negocios con proveedores
• Elaborar pedidos de libros, y materiales
• Elaborar informe mensual del movimiento de almacén
• Colaborar en el cuadre de facturación
• Coordinar la estrategia de servicio
• Las demás que le asigne el jefe inmediato.

ÁREA OPERATIVA

Identificación del cargo: Profesores e instructores

Finalidad del cargo: Dirigir y brindar apoyo a las actividades y
talleres planeados en el local-
Funciones:
• Programar y llevar a cabo talleres y charlas con los clientes y
miembros del local.
• Realizar campeonatos y concursos para fomentar la utilización de
los juegos de rol
• Buscar patrocinios para el desarrollo de las anteriores actividades
• Llevar inventarios de materiales usados en sus actividades
• Mostrar estadísticas de asistencia.
• Responder por el buen uso de las instalaciones y el
comportamiento de los participantes en las actividades
• Informar sobre irregularidades, peligros o acciones riesgosas o
dañinas llevadas a cabo dentro del establecimiento
• Las demás que le asigne el jefe inmediato

Identificación del cargo: Vendedores

Finalidad del cargo: Brindar apoyo para la correcta limpieza y
prestación de los servicios en el establecimiento.
Funciones:
• Atender a los clientes, guiarlos a través del establecimiento, y
ofrecer y promocionar los productos.
• Atender a las mesas de juego y talleres.
• Mantener la limpieza en todo el lugar
• Las demás que le asigne el jefe inmediato

El personal mencionado anteriormente y sus funciones variarán

durante los diversos años mientras el negocio crece y toma la fuerza
necesaria para funcionar como un gran almacén y club de
entretenimiento así:

CARGO
Administrador

Sus funciones las desarrollarán los creadores del proyecto

Se contratará una persona tiempo completo para
la realización de sus funciones

Auxiliar contable
Se contratará semanalmente para la realización de sus
funciones
Se contratará a una persona fija medio tiempo que se encargue
diariamente de llevar las cuentas pertinentes
Se contratará a una persona fija tiempo completo que
se encargue diariamente de llevar las cuentas
pertinentes
Se contratará a una persona fija tiempo completo que
se encargue diariamente de llevar las cuentas pertinentes

Secretaria Sus funciones las desarrollarán los creadores del

proyecto
Se contratará a una persona fija tiempo completo que lleve a
cabo sus funciones.

Coordinador de mercado

Profesores auxiliares

Auxiliar de servicio

Sus funciones las desarrollarán los creadores del proyecto

Jugadores experimentados que se contratarán por horas de trabajo
Sus funciones las desarrollarán
los creadores del proyecto

Se contratará a una persona fija tiempo completo encargado de

llevar a cabo la totalidad de sus funciones.

Se contratarán personas por horas con mayor experiencia y

disponibilidad de tiempo.
Sus funciones las realizaran el personal dentro de el
establecimiento.

Se contratará a una persona fija tiempo completo encargado de

llevar a cabo la totalidad de sus funciones. Se encargará de todos los
puntos de venta.
Se contratarán medio tiempo profesores encargados de realizar
los talleres y torneos de los diversos juegos
Se contratará a personal tiempo completo que
esté pendiente del aseo y demás funciones pertinentes
Se contratará a una persona fija tiempo completo encargado de
llevar a cabo la totalidad de sus funciones. Se encargará de todos los
puntos de venta.
Se contratarán tiempo completo profesores encargados de
realizar los talleres y torneos de los diversos juegos
Se contratará a personal tiempo completo que
esté pendiente del aseo y demás funciones pertinentes

5.1.2.3 Jornada laboral

La jornada laboral de la mayoría de los trabajadores será de 8 horas

diarias. Los locales estarán abiertos de lunes a sábado de 9 a.m. a 7
p.m. y los domingos de 10 a.m. a 4 p.m. La siguiente tabla muestra la
jornada para cada uno de los cargos identificados:

Tiempo de trabajo
 Tiempo de descanso (almuerzo)

ÁREA ADMINISTRATIVA

ADMINISTRADOR COORDINADOR SECRETARIA AUXILIAR CONTABLE

6 – 8 8-10 10-1212-2 2-4 4-6 6-8

45

ÁREA OPERACIONAL

PROFESORES

VENDEDORES

• La jornada para el administrador y el coordinador de mercadeo es

de ocho horas diarias. El auxiliar contable labora medio tiempo (de lunes
a viernes)
• El personal de ventas tendrá una jornada de ocho horas (nueve de
la mañana a seis de la tarde) con un descanso entre turnos de una hora
(uno de 12-1 y otro de 1-2 p.m.).
• Los profesores e instructores se les pagarán por horas, y su
horario de trabajo irá de
2 a 6 de la tarde.

5.1.2.4 Estrategias de reclutamiento

Para la incorporación de personal administrativo se utilizarán los

métodos formales reclutamiento utilizados en las áreas de Recursos
Humanos: solicitud de personal, la recepción de hojas de vida,
selección y entrevista.

El perfil de las personas encargadas de la parte de ventas y de

eventos deberá presentar unos requisitos especiales. Como uno de
los objetivos de la empresa es trabajar con personal joven y
conocedor del tema, se hace necesario hacer un llamado especial a
personas que cuenten tanto con el carisma para manejar tratar personas
de varias edades, como de habilidades expresivas y comunicativas para
saber ambientar los eventos.

Ya que este tipo de personas no son fáciles de encontrar dentro

del mercado laboral se deben adoptar estrategias especiales de
reclutamiento para poder contar con el personal idóneo para estos
cargos. Dentro de estas estrategias encontramos.
 Reclutamiento dentro de Clubes de Juego: El encargado del
reclutamiento de personal deberá asistir a los diversos clubes de rol
existentes dentro de la ciudad de Bogotá, e identificar a aquellos
directores de juego que puedan servir como prospectos para trabajar
dentro del establecimiento. Una vez contactada la persona, se
hace el ofrecimiento de participar como manejador de juego y se pasa
por un procedimiento de evaluación para confirmar sus habilidades.

Reclutamiento dentro de Eventos: La realización de eventos, y

torneos constituyen una valiosa oportunidades para identificar
aquellos clientes jugadores, que por sus habilidades y
conocimientos de los juegos, pueden servir como aspirantes para la
dirección de talleres y partidas de rol en el hobby Center. Aquellos que
presenten los mayores puntajes y/o el mejor desempeño en los
torneos y actividades serán contactados para ofrecerles un cargo
dentro del área de ventas y eventos.

Medios masivos: Aunque las dos estrategias anteriores pueden

resultar efectivas, no son de tipo masivo y podríamos estar
desaprovechando personal de gran utilidad por la falta de contacto con
el mismo. Por esta razón, es necesario hacer convocatorias masivas
dentro de la ciudad de Bogotá para atraer a aquellas personas con
talento a nuestro establecimiento.

El formato sugerido para esta convocatoria debe hacer

entender a la persona interesada, en qué se requiere que participe y al
mismo tiempo dar a entender el
46

ambiente del establecimiento. Un modelo de convocatoria sugerido

es presentado en el Anexo No. 9.

5.1.2.5 Contratación y salarios

• Con el administrador y el coordinador de mercadeo se pactarán

contratos laborales a termino fijo de 1 año.
• Los profesores e instructores serán contratados por servicios
profesionales, por aquellos jugadores dentro del local que se
destaquen por sus habilidades y conocimientos sobre los temas.
• Los demás empleados se buscarán por intermedio de una
empresa de misión temporal.

Lo que se busca con esta política de contratación es reducir al

máximo los costos laborales. A continuación se presenta una tabla de
salarios:
 ÁREA ADMINISTRATIVA

ADMINISTRADOR $1’200.000 / $800.000 (si es de punto)

COORDINADOR DE MERCADO $1’000.000

SECRETARIA $600.000

AUXILIAR CONTABLE $500.000

ÁREA OPERACIONAL

PROFESORES $10.000/hora o 20% taller (dependiendo)

VENDEDORES $350.000

Nota. Los costos de administrativos de personal (sueldos,

prestaciones, comisiones, etc.) se explican con mayor detalle en el
estudio financiero del presente proyecto.

5.1.2.6 Capacitación

Todos los empleados recibirán capacitación sobre los conceptos,

historia y desarrollo de los juegos de rol, estrategia y wargames. Así
mismo recibirán instrucciones periódicas que permitan reforzar la
atención y servicio al cliente.

5.1.3 Gastos de personal

El personal administrativo que se contratará en el primer año estará

conformado únicamente por el auxiliar contable medio tiempo. Dicho
trabajador recibirá su respectivo sueldo estimado de 500.000 sujeto
a las diferentes condiciones prestacionales que derivan el salario total
así:

PRESUPUESTO DE GASTOS DE PERSONAL ADMINISTRATIVO AÑO 1

Carga

Carga

TOTAL
NOMBRE DEL CARGO SUELDO TOTAL ANUAL

Prestacional.

Prestacional.
SUELDOS
Mas carga
MENSUAL mensual anual
laboral

Auxiliar Contable 500.000 6.000.000 265.000 3.180.000

9.180.000
T O T A L E S 500.000 6.000.000 265.000 3.180.000
9.122.298
47

PRESUPUESTO DE COSTOS LABORALES DETALLADOS*

NOMBRE DEL CARGO MENSUAL ANUAL A Ñ O S

2 3 4 5
SUELDOS SEGÚN
NOMINA 500.000 6.000.000 6.420.000 6.933.600
7.557.624 8.313.386
1. PRESTACIONES
SOCIALES 149.567 1.794.798 1.920.434 2.074.069
2.260.735 2.486.179

1.1 CESANTÍAS 41.650 499.800 534.786 577.569

629.550 692.505

1.2 PRIMA DE SERVICIOS 41.650 499.800 534.786

577.569 629.550 692.505

1.3 VACACIONES 20.850 250.200 267.714 289.131

315.153 346.668
1.4 INTERESES A LAS
CESANTÍAS 417 4.998 5.348 5.776 6.296 6.296

1.5 PARAFISCALES 45.000 540.000 577.800 624.024

680.186 748.205

2. SEGURIDAD SOCIAL 90.625 1.087.500 1.163.625

1.256.715 1.369.819 1.506.801

2.1 Salud 40.000 480.000 513.600 554.688

604.610 665.071

2.2 Pensión 50.625 607.500 650.025 702.027

765.209 841.730
 3. OTROS 20.000 240.000 256.800 277.344
302.305 332.535

T O T A L E S 760.192 9.122.298 9.760.859

10.541.728 11.490.483 12.638.902

Al segundo año se contratará al administrador del punto de

venta, la secretaria, y el coordinador de mercadeo. A partir de
entonces y cada año se irá contratando un administrador de punto
en cada local abierto dentro de la ciudad.

Las proyecciones de estos costos durante los 5 años siguientes son

tratadas con más detalle en el Anexo No. 11.

Por su parte, el personal operacional, encargado de las ventas y caja

estará conformado el primer año por tres empleados, los cuales
manejarán las cargas prestacionales determinadas por ley bajo su
sueldo estimado en $350.000 mensuales así:

PRESUPUESTO DE GASTOS DE PERSONAL - VENTAS

AÑO 1

NOMBRE DEL CARGO SUELDO

TOTAL
ANUAL

Carga
Prestac.

Carga
prestac. TOTAL SUELDOS
MAS CARGA
MENSUAL mensual anual
LAB.

Vendedores y encargado de caja 350.000 4.200.000 185.500

2.226.000 6.426.000

Vendedores y encargado de caja 350.000 4.200.000 185.500

2.226.000 6.426.000

Vendedores y encargado de caja 350.000 4.200.000 185.500

2.226.000 6.426.000
T O T A L E S 1.050.000 12.600.000 556.500 6.678.000
19.272.330
48

PRESUPUESTO DE GASTOS DETALLADOS DE PERSONAL DE VENTAS

A Ñ O S

1 2 3 4 5

SUELDOS SEGÚN NOMINA 12.600.000 13.482.000 48.037.714

66.820.460 87.997.406

1. PRESTACIONES SOCIALES 3.884.580 4.156.501 14.810.027

20.600.748 27.129.600

1.1 CESANTÍAS 1.049.580 1.123.051 4.001.542 5.566.144

7.330.184

1.2 PRIMA DE SERVICIOS 1.049.580 1.123.051 4.001.542

5.566.144 7.330.184

1.3 VACACIONES 525.420 562.199 2.003.173 2.786.413

3.669.492

1.4 INTERESES A LAS CESANTÍAS 126.000 134.820

480.377 668.205 879.974

1.5 PARAFISCALES 1.134.000 1.213.380 4.323.394 6.013.841

7.919.767

2. SEGURIDAD SOCIAL 2.283.750 2.443.613 8.706.836

12.111.208 15.949.530

2.1 Salud 1.008.000 1.078.560 3.843.017 5.345.637

7.039.793

2.2 Pensión 1.275.750 1.365.053 4.863.819 6.765.572

8.909.737

3. OTROS 504.000 539.280 1.921.509 2.672.818

3.519.896

T O T A L E S 19.272.330 20.621.393 73.476.086 102.205.235

134.596.433
 Al tercer año, con la apertura de local de 250 mts2 se requerirá
contratar 7 empleados adicionales para cumplir las operaciones de
ventas y caja. A partir de este año y con la apertura de los 2 locales
restantes se realizará la vinculación de 3 vendedores en cada uno de los
puntos.

5.2 ASPECTOS INSTITUCIONALES, LEGALES Y JURÍDICOS

5.2.1 Políticas sectoriales de gobierno

5.2.1.1 Apoyo a las MIPYMES

El Gobierno de Andrés Pastrana Arango en búsqueda de

promover la reactivación económica y la generación de empleo diseñó,
gestionó y aprobó la Ley 590 de julio 10 de
2000 “Promoción del Desarrollo de la Micro, Pequeña y Mediana
Empresa Colombiana”.

Esta ley tiene como objetivo entre otros, promover el desarrollo

integral de las micro, pequeñas y medianas empresas en
consideración con sus aptitudes para la generación de empleo,
desarrollo regional, la integración entre sectores económicos y el
aprovechamiento productivo de pequeños capitales teniendo en
cuenta la capacidad empresarial de los colombianos.

Adicionalmente, el Ministerio de Desarrollo Económico, en

concordancia con las políticas económicas para el desarrollo de las
PYMES, promovida en el plan de gobierno del actual presidente Dr.
Álvaro Uribe Vélez, ha ampliado los beneficios y comodidades para
acceder a las diversas líneas de crédito promovidas por el Instituto de
Fomento Industrial (IFI), y creado el Fondo Nacional de Garantías con el
fin de servir como respaldo, con solidez y confianza, a los empresarios
que pretenden acceder a créditos mediante intermediarios financieros.
49

5.2.1.2 Controles e intervención estatal

Actualmente no se han encontrado impedimentos para el desarrollo

de las actividades de comercio y servicio de esta clase de
establecimientos (Hobby Center) por parte de entidades
gubernamentales como el Ministerio de Educación y la Superintendencia
de Industria y Comercio.

5.2.2 Constitución y formalización

La constitución y formalización de la empresa debe seguir cuatro

pasos fundamentales:

1) Gestiones comerciales y tributarias (de orden Nacional y

Distrital). Se realizan ante la Cámara de Comercio y Notarías.

Implica: reunir los socios para constituir la sociedad (personas

jurídicas), verificar en la Cámara de Comercio de Bogotá que no exista
un nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercio,
elaborar una minuta de constitución y presentarla en la notaría, obtener
escritura pública autenticada en la notaría (la inscripción causa un
impuesto de registro del 0.7% sobre el valor del capital), matricular e
inscribir la sociedad en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio
(diligenciamiento del formulario del registro mercantil), solicitar
formulario adicional de registro para fines tributarios (NIT-RUT-RIT),
obtener el Certificado de Existencia y Representación Legal o el
certificado de Matricula Mercantil, registrar los libros de contabilidad
den la Cámara de Comercio de Bogotá (diario, mayor, inventarios y
balances, y actas) y finalmente renovar anualmente (antes del 31 de
marzo de cada año) las matriculas mercantiles del establecimiento de
comercio.

2) Gestiones de Funcionamiento. Licencias especiales.

El proceso de legalizar el negocio comienza con solicitar un Concepto

de Uso del Suelo por medio de una Curaduría Urbana, quien expedirá
un certificado donde expresa la conveniencia y legalidad de
establecer este tipo de negocio en la zona escogida. El costo de este
trámite tiene un valor aproximado de $90.000 y varía dependiendo de la
zona.

Cuando la Curaduría Urbana da un concepto afirmativo con el cual se

aprueba el montaje del negocio, se procede a realizar la inscripción del
Impuesto de Industria, Comercio, Avisos y Tableros ante la Secretaría de
Hacienda de la Alcaldía Mayor de Santafé de Bogotá. Este tramite de
inscripción no tiene ningún costo.

Posteriormente debe solicitarse un concepto sanitario en la

Dirección Local de Salud pertinente. Este trámite es requisito para
todo tipo de establecimiento y no tiene costo alguno.

Ante la Cámara de Comercio de Bogotá se realiza el Registro

Mercantil y la búsqueda de nombre para verificar que el nombre del
negocio no se encuentre ya inscrito ante esta entidad (en el caso de
no haberlo hecho en los trámites comerciales). El formulario de
inscripción y de búsqueda del nombre tiene un costo de $2.000 cada
uno, sin embargo el proceso de inscripción no tiene costo al alguno.
 Debe realizarse un pago ante la Sociedad de Autores y Compositores
de Colombia y la Asociación Colombiana de Interpretes y Productores
Fonográficos SAYCO - ACINPRO, que tiene un valor aproximado de
$650.000 anuales.
50

Y por último (si es el caso), una vez se hayan realizado todos los
trámites antes descritos se debe adelantar la solicitud de la Resolución
de aprobación por parte de la Secretaría Distrital de Educación.

3) Gestiones de Seguridad Laboral. ARP, EPS, Pensiones y

Cesantías, y Programas de Seguridad industrial.

Implica realizar la inscripción ante la Administración de Riesgos

Profesionales (privada o ISS), afiliar a los trabajadores al Sistema de
Seguridad Social y de Pensiones ante las entidades promotoras de Salud
(EPS) y Fondo de Pensiones, afiliar a los trabajadores a los Fondos de
Cesantías, inscribirse a una Caja de Compensación Familiar (pagar ICBF,
SENA y Caja de Compensación Familiar), y finalmente inscribirse a un
programa de seguridad industrial (elaborar reglamento de trabajo, de
higiene y realizar inscripción a programa de salud ocupacional).

5.2.3 Definición de la naturaleza jurídica

La empresa aquí planteada será una Sociedad Comercial de

Responsabilidad Limitada, en este caso “EXCALIBUR Hobby Center
Ltda.”. Esta decisión se ha tomado teniendo en cuenta el número de
integrantes que la conforman y las intenciones que se tienen en cuanto
a la responsabilidad en el monto de los aportes. Las características
principales de este tipo de sociedad son las siguientes:

• La responsabilidad de los socios está limitada al monto de los

respectivos aportes.
• El capital debe pagarse totalmente cuando se constituya la
sociedad .
• El capital se divide en cuotas de igual valor, cada una de las cuales
tiene derecho a un voto.
• Se constituye mínimo por dos personas y máximo por 25.
• Los impuestos sobre renta y patrimonio se gravan sobre cada
socio de acuerdo con su participación en la compañía.
• La sociedad paga un porcentaje sobre las utilidades.

5.2.4 Minuta y Acta de Constitución

Se han establecido las siguientes pautas y especificaciones generales

para tener en cuanta a la hora de realizar la minuta y acta de
constitución para la conformación de “Excalibur Hobby Center”:

Acto: Constitución de una Sociedad de Responsabilidad Limitada.

Razón social: Excalibur Hobby Center Ltda..
Capital: Quince Millones de Pesos M/Cte. ($ 15.000.000),
representado en quince mil
(15.000) cuotas de Mil Pesos M/Cte. ($1.000) cada una, aportados en
cantidades iguales de
Cinco Millones de Pesos M/Cte. ($5.000.000) por cada uno de los
socios.
Domicilio: Bogotá D.C. – Cundinamarca – Colombia Representante
Legal: Rodrigo Hernando Vega Ramírez Objeto social:: (consultar Anexo
No. 10)
Duración: cuarenta (40) años a partir del día y fecha de la firma en
que la empresa se constituye.

El Anexo No. 10 muestra en detalle el modelo tanto de la

minuta como del acta de constitución en donde se consolidan todos
los datos mencionados.
51

7.1.3 Conclusiones del Estudio Administrativo y Legal

Se concluye que en lo correspondiente al estudio administrativo y

legal el proyecto es viable, debido a los siguientes factores:

No se identificaron barreras de tipo gubernamentales o legal tanto a

nivel nacional como local que prohíban la venta de los juegos de
juegos de rol, estrategia y simulación, o la prestación de los servicios
que se ofrecerán en el establecimiento planteado en este proyecto,
razón por la cual en lo referente a los términos, la empresa es viable
siempre y cuando cumpla con los requisitos de constitución, y pago de
impuestos derivados de las actividades realizadas.

La estructura organizacional planteada para el manejo de la compañía

no es complicada, y las funciones de cada uno de los cargos se
encuentran perfectamente delimitadas tanto en los periodos iniciales
como en los procesos de expansión; así mismo la visión, misión y
objetivos de la compañía son claros, con lo cual se espera que el manejo
de la empresa y el desarrollo de su clima organizacional, sea estable y
no se presenten problemas en lo referente a las funciones y desempeño
del personal dentro de los diversos establecimientos.
 El hecho de que la naturaleza jurídica, estructura de capital inicial de
la compañía, y demás estatutos de la sociedad estén claramente
definidos dentro del acta de constitución y se encuentren registrados
ante la Cámara de Comercio de Bogotá, reduce los riesgos de
disolución de la compañía por concepto de discusiones o diferencias
en lo referente a representación legal, estructura de capital o
repartición de utilidades por parte de los socios, lo cual representa una
estabilidad tanto para estos últimos, como para las demás personas que
se ven beneficiadas tanto directa como indirectamente de la sociedad.

Los costos generados por vinculación de personal, derivados del pago

de salarios y carga prestacional, son lo suficientemente moderados en
relación con los ingresos y utilidades de
63

la compañía, haciendo que los mismos sean sostenibles en el

trascursos de los cinco primeros años de funcionamiento de la
sociedad; de igual forma al estar los mismos acogidos y en regla
respecto a lo estipulado por el Código Laboral Colombiano se logra
reducir el riesgo en lo referente a sanciones o multas generadas por el
no pago de las obligaciones como empleadores frente a los futuros
trabajadores de la compañía.

CONCLUSIONES GENERALES

Se ha visto mediante el desarrollo del presente trabajo, cómo la

identificación de los juegos de rol, estrategia y simulación como
practicas de esparcimiento ejercidas dentro de otros países, han
impulsado una idea de negocio de suma importancia y gran viabilidad
en nuestro medio, que permite mitigar mediante la venta y difusión de
esta clase de artículos, la necesidad identificada en el mercado
bogotano en torno a la creación de nuevas alternativas de
entretenimiento a nivel grupal dentro del hogar.

Para el desarrollo de la idea de negocio se ha requerido por

consiguiente del manejo de diversas herramientas metodologías
aprendidas durante la carrera de Administración de Empresas, las cuales
hoy por hoy han dado origen a un documento integro para el buen
control de gestión y desarrollo de la empresa.

Dentro de los estudios se logró observar particularmente cómo a

pesar de existir en la actualidad (dentro de la ciudad de Bogotá)
establecimientos dedicados a la venta de los productos y la prestación
de los servicios dirigidos a los juegos de rol, la baja difusión y
promoción de estas actividades por parte de los mismos, ha llevado a
que la participación actual dentro del mercado del entretenimiento para
el hogar de estos juegos frente a otras alternativas como la televisión,
los juegos electrónicos y de consola, entre otros, sea relativamente
baja; dicha situación, que ha influido en el desconocimiento por parte
de la población en general en cuanto a las temáticas y formas de
desarrollo de este tipo de juegos, ha conllevado a su vez a la generación
de opiniones en contra en donde se tilda a estas actividades como
ociosas y/o dañinas para las personas que las practican. Por su parte el
hecho de que las tiendas actuales dedicadas a la venta de juegos de rol
en la capital no hayan proyectado ante sus distribuidores (y mismos
productores) el potencial de mercado que se tiene actualmente, explica
el bajo interés de los anteriores en para la realización de inversiones
dirigidas a captar potenciales clientes, repercutiendo esto
finalmente en el deterioro de los canales de distribución de los
productos para nuestro país.

Del análisis de los establecimientos comerciales existentes para

la ciudad de Bogotá dedicados a la venta y distribución de juegos de
rol, estrategia y simulación, así como del análisis de las necesidades y
requerimientos de los consumidores actuales, se llegó a la conclusión
de que actualmente el segmento de mercado que practica este tipo de
juegos se encuentra particularmente insatisfecho en cuanto a variables
como el precio, variedad, y servicio; razón por la cual “Excalibur Hobby
Center” como nuevo centro de entretenimiento especializado en la
venta de juegos de rol para la ciudad de Bogotá debe apropiar estos
elementos como punto de partida para la diferenciación respecto a
la competencia, generando capacidades competitivas que permitan
ofrecer productos a precios accesibles y actualizados en cada una de las
diversas líneas de juego, así como un excelente servicio que admita
alcanzar el propósito de ganar el reconocimiento como líder dentro del
mercado y asegurar la subsistencia.

Finalmente llega a concluirse a través de todo el análisis general del

proyecto y de cada uno de sus estudios, cómo la creación de un Hobby
Center especializado en la venta de juegos de rol, estrategia y
simulación, llega a ampliar las alternativas de entretenimiento grupal
dentro del hogar para la ciudad de Bogotá; limitándose sin embargo, y
por las propias características exclusivas del producto, sólo a aquella
población que se encuentra ubicada dentro de los estratos 3 a 6
(identificados como nuestro target de mercado y quienes representan
aproximadamente un 20% de la población joven en Bogotá) debido a
sus capacidades económicas para la adquisición de los mismos.
66
 RECOMENDACIONES

Uno de los factores que afectan el entorno financiero para el primer

año de funcionamiento del proyecto, es el hecho de que los
proveedores internacionales imponen un periodo de prueba de 6 meses
para empezar a vender a crédito sus productos, lo cual es un factor que
repercute de manera importante en el flujo de la compañía; por esta
razón se recomienda la necesidad de entablar negociaciones con los
mismos, en donde se expongan los diversos apartes del presente
estudio y se muestre así el atractivo y potencial que tienen estos juegos
dentro del mercado bogotano; de esta forma se facilitará la
obtención de términos comerciales que favorezcan el desempeño de
“Excalibur” en su fase inicial.

Debido a que los locales donde funcionarán las diversas tiendas

planteadas dentro del proyecto serán tomadas en arriendo, se deben
generar mecanismos que reduzcan el riesgo que conlleva el hecho de
que en un momento determinado se tenga que cerrar el mismo por
concepto de petición del espacio por parte de los propietarios; por esta
razón se recomienda que dentro de los contratos de arrendamiento
celebrados se estipulen tiempos de arriendo y renovación de contratos
superiores a tres años; y que de igual forma se contemple la posibilidad
de la adquisición de los mismos a largo plazo.

Se debe hacer un especial énfasis y seguimiento a los proyectos de

ley que se encuentran en tramite; como lo son la reforma laboral y la
tributaria, debido a que el proyecto fue evaluado en su aparte
administrativo y legal bajo las normas vigentes a diciembre del 2002, y
es recomendable hacer posteriores ajustes y correcciones en
concordancia con las nuevas leyes y normas que sean expedidas
durante el transcurso del la vida del proyecto de manera que se
prevengan al máximo toda clase de sanciones o multas innecesarias.

Basta recordar finalmente que el fundamento del presente proyecto

se basa en una idea innovadora con un gran potencial de desarrollo
en el mercado del entretenimiento a nivel local dentro de la ciudad de
Bogotá, y que por lo mismo, es necesario desarrollar una adecuada
introducción en el mercado mediante la cual se pueda en primer lugar
sobrepasar con éxito las barreras de entrada que pueda llegar a imponer
la competencia, y en segundo término evitar que la idea logre ser
imitada rápidamente por grandes capitalistas en el país. Por lo anterior,
se sugiere realizar ajustes a la presentación del proyecto para su
futura exposición ante grandes compañías patrocinadoras, para que de
este modo vean en la idea de negocio la oportunidad de llegar a sus
consumidores objetivo mediante la venta de sus productos o desarrollo
de sus servicios, y que por su parte beneficien al proyecto de manera
económica para cubrir sus costos y llegar así de forma rápida y
directa a la totalidad del target de mercado identificado.

La continuidad del proyecto irá atada a una serie de acciones a corto

plazo las cuales tendrán que ir enfocadas a la realización efectiva del
negocio dentro de un lapso de tiempo estimado de 6 a 12 meses, en el
cual a parte de la realización de exposiciones del proyecto a entidades
evaluadoras para la revisión de los estudios, concursos de
proyectos41 y entidades de financiamiento, se vayan adelantado los
procedimientos de constitución jurídica de la empresa, solicitud de
permisos a las autoridades, negociación de terrenos, construcción
de obras civiles, y la negociación, compra, instalación y montaje de
equipos que permitan finalmente la inauguración y puesta en marcha la
empresa.

41 Como lo constituye “Ventures”, el más importante concurso a nivel

nacional de proyectos innovadores, el cual es patrocinado por la Casa
Editorial El Tiempo, Revista Dinero, Y Microsoft Colombia.
www.ventures.com.co

BIBLIOGRAFIA

http://www.buenastareas.com/ensayos/Estudio-De-Viabilidad-Para-La-
Creaci%C3%B3n/1036632.html
www.buenastareas.com