Gestion des Interventions Gestion de Maintenance Gestion des Alertes Gestion Pneumatique Gestion des Piéces de Rechange Gestion des Stocks Gestion de Carburant Gestion Administrative Gestion d’Exploitation Gestion de facturation Gestion d’Immobilisation Tableau de Bord Entrez Dans le Monde de FirstPARC SIMSOFT a pu développer grâce à son équipe d’ingénieurs une GMAO FIRST PARC conçu pour assurer de façon concrète et précise l’ensemble des tâches de gestion de parc automobile, il permet d’enregistrer, de gérer et de consulter efficacement et rapidement toute information relative à votre parc automobile. Pourquoi une GMAO ? Une GMAO est l’outil indispensable à tout service de maintenance chargé d’entretenir son patrimoine constitué d’actifs de toute nature (bâtiments, outils de production, parc de maté- riels roulants, infrastructures etc ..). La GMAO permet au service maintenance de : - Accroître l’efficacité de la maintenance curative - Développer et organiser la maintenance préventive - Optimiser les achats, les stocks et les budgets - sauveguarder les interventions pour des analyses techniques et financières - Mettre en place des procédures(normes ISO, audits, etc.) Une GMAO permet d’augmenter la fiabilité et la disponibilité des actifs pour gagner en effica- cité, productivité et compétitivité. En conclusion. La GMAO doit être considérée comme une véritable outil d’aide à la décision qui permettra l’optimisation des ressources humaines, matérielles et financières.
Pourquoi FIRST PARC?
FIRST PARC gère l’entretien, les réparations, la consommation du carburant, les vidanges, les accidents, les missions, suivi des mécaniciens et des chauffeurs, suivi de l’évolution du véhicule au kilomètre... Grâce à son tableau de bord bien détaillé, FIRST PARC vous permet de déterminer votre PRK (Prix de revient d’un kilomètre).
FIRST PARC est l’ALTERNATIVE entre une solution de GMAO complexe, coûteuse qui prend beaucoup de temps pour pouvoir la mettre en place et une solution avec des fonctionna-
FIRST PARC s’adapte aux besoins particuliers de chaque client quel que soit son activitée.
FIRST PARC a été conçu par des responsables de maintenance et d’exploitation pour couvrir les besoins concrets d’une petite, moyenne ou grande structure dans tous les secteurs d’activité (industrie, services et sous-traitance, transport, collectivités Gestion des Achats
♦ Gestion des Achats :
La gestion d’achat dans l’entreprise est par définition l’ensemble des processus employés par les sociétés pour acquérir, stocker et distri- buer les pièces de rechanges nécessaires au fonctionnement du Parc roulant.
La gestion d’achat dans l’entreprise regroupe tout un ensemble d’acti-
vités comme l’achat, gestion des contrats, les négociations, la distribu- tion et le stockage, l’inventaire, l’évaluation des fournisseurs. le cycle d’achat des articles est déterminé par : * La création d’affaire. * La demande de devis à vos fournisseurs. * La réception et création de l’ensemble des devis. * Des commandes faciles et rapides suite à une comparaison automatique ou manuelle des devis. * la réception et facturation des pièces de rechange. * Le suivi efficace. * L’analyse et évaluation.
FIRST PARC vous assure l’adaptation de vos achats à votre consommation réelle, la suggestion de réapprovisionnement et le calcul automatique du volume d’achat. Gestion des Interventions
♦ Gestion des interventions :
Il est important d’enregistrer sur le logiciel toutes les opérations systématiques (appelées « travaux » sur la GMAO) recensées pour les véhicules. Le paramétrage des travaux est essentiel pour la reconduite des échéances et le message d’alerte des taches à effec- tuer. Lors de la connexion à la GMAO par le chef d’atelier, une fenêtre apparaît directe- ment (nommée « planning des réparations ») où l’on peut voir l’ensemble des opérations à effec- tuer dans les 15 jours qui suivent. Ce rappel permet de préparer un ordre de travail pour chaque mécanicien où l’on met la date prévue des travaux. Une fois l’OT préparé, les échéances travaux se reconduisent automatiquement. Dans ce cas, il faut faire comprendre qu’il faut préparer des OT avant la date des opérations. Gestion de Maintenance
.♦ Gestion de Maintenance : La maintenance est l’ensemble de toutes les actions techniques, administratives et de management durant le cycle de vie d'un bien, destinées à le maintenir ou à le rétablir dans un état dans lequel il peut accomplir la fonction requise en ce qui nous concerne, cela consiste à assurer la maintenance des véhicules.
Il existe deux typologies complémentaires de maintenance (interne et externe) qui représentent
le pivot de notre GMAO FIRST PARC et qui sont basées sur le parcours des véhicules: Une maintenance curative : On l’applique sur un matériel roulant présentant une défaillance comme un défaut de turbo (perte de puissance du véhicule ou une fuite de gasoil). La GMAO FIRST PARC permet de préparer des straté- gies de maintenance corrective (interventions qui n'étaient pas planifiées, en cas de panne par exemple.). ● Pour chaque intervention, il est possible de définir l'ensemble des pièces qui ont été utilisées, ainsi que les heures de travail des intervenants et de gérer le reste à faire des anciens. ● Possibilité de saisir un plan ou un résultat d’intervention dans un bloc-notes qui sera attaché à l’ordre de réparation.
Une maintenance préventive :
Avec FIRST PARC, il est facile de voir à tout moment si un véhicule ou un équipement doit être révisé grâce à l’index de véhicule saisi dans l’ordre de réparation ou dans l’ordre de ravitaillement. Des alertes de maintenance préventive automatisées et codifiées par couleur s'afficheront automatique- ment lors du démarrage du programme. FIRST PARC fournit une vaste gamme de révision de maintenance préventive est paramétrée. Ce pendant, vous pouvez facilement personnaliser la liste ou créer vos propres programmes de mainte- nance selon les exigences de suivi de votre parc. Vous pouvez effectuer le suivi de votre maintenance préventive par date, heures, ou kilomètres. Ainsi, le rôle de la maintenance d’un parc roulant est de réparer, dépanner, réviser et contrôler les équipements des matériels roulants tout en respectant les normes de sécurité, de qualité, de confort ,la politique de l’entreprise et dans le souci d’optimisation des coûts. Gestion des Alertes
♦ Gestion des Alertes :
Un calendrier d'entretien et de rappels automatiques FIRST PARC permet le suivi des alertes par véhicule: Soyez avertis lorsque vos assu- rances, permis de véhicules, inspection technique, etc... sont sur le point d'expirer et aussi bien il gère le paramétrage des alertes: Modifier les états des alertes, inscrire la date, marquage des entretiens complétés. First parc présente les alertes suivantes : * Alertes administratives : assurances, vignettes, taxes, réformes, autorisations de circulation, carnets métrologiques, extincteurs, certificats de jaugeage... * Alertes des visites techniques (contrôles réglementaires et techniques). * Alertes des maintenances (paramétrage de la fréquence pour chaque modèle, changements de pièces , plaquettes, bougies, courroies). * Alertes du plafond kilométrique et pneumatique des véhicules. * Alertes en temps réel de dépassement de la marge de consommation carburant tolérée. * Alertes d’épuisement du stock des citernes. * Gestion des alarmes: mise en valeur des véhicules qui ont un taux de pannes dépassant les normes tolérés (sur une période donnée, en indiquant le nombre d'interventions correctives accep- tées sur cette période). Notre solution permet le suivi des différentes étapes (déclaration, expertise, contre-expertise, règle- ment, etc.) du dossier du sinistre... Gestion Pneumatique
♦ Gestion Pneumatique : Vous voulez une bonne gestion des pneumatiques pour votre flotte automobile !vous êtes donc a la recherche de GMAO first parc …
Il permet non seulement de garantir la sécurité des utilisateurs mais
également d’envisager une baisse importante des budgets liés au parc automobile dans les entreprises. les principales fonctionaalités de ce logiciel permettent : * Une gestion globale des achats des pneus: Création d’une fiche par roue (Fabriquant, Réfé- rence, dimension, Date d’achat, distance prévu, etc.…) * Ue affectation des pneus par véhicule: Suivi des affectations des roues par véhicules. * Un mouvement des pneus : comportant un historique des mouvements de roue effectué par véhicule et des motifs de réparation et de changement des pneus, la gestion des pneus par numéro de série, la vérification du profondeur de sculpture , le contrôle de pression des pneus.
Le suivi du Parc permet :
• La détection des dommages sur vos pneumatiques. • Le diagnostic du véhicule : "bon au roulage" ou "avec travaux". • La préconisation des bonnes prestations au bon moment. • De connaître les interventions à venir. • Et enfin, de bénéficier d'une traçabilité dans la gestion de votre poste pneumatiques. Gestion des piéces de Rechange
♦ Gestion des Piéces de Rechange :
Notre outil de maintenance FIRST PARC permet la gestion du magasin, où vous devrez définir l'ensemble des articles qui peuvent être utilisés lors des interventions de maintenance correctives ou préventives. * Les articles sont mémorisés par famille (sous forme d'arborescence). * Avec FIRST PARC, vous avez la possibilité de gérer un stock minimum et un stock d'alerte. * Chaque article peut être référencé chez plusieurs fournisseurs. * Le stock est automatiquement mis à jour lors de l'utilisation (en préventif ou correctif), ainsi que sur réception d'une commande.. * Un écran permet de visualiser la consommation prévue (en fonction de la périodicité des inter- ventions). * Les différents rapports de FIRST PARC permettent de faire un bilan sur l'utilisation des articles : entre 2 dates, sur une machine, une partie de l’atelier. Gestion des Stocks
♦ Gestion des Stocks :
la gestion des stocks consiste à planifier et à mettre en œuvre une méthode pour maximiser la rentabilité et avoir la quantité nécessaire au bon moment avec le cout le moin cher. Alors ce module assure le suivi de tous les mouvements des articles entrée / sortie, réforme et sortie des comptes:
a. Gestion de nomenclatures : la possibilité de codification alphanumérique avec une arborescence
b. Le référencement des articles : le référencement des articles peut être opéré en parallèle selon plusieurs clés d’accès : référence interne, référence(s) fournisseur(s).
c. Localisation d’article : L’adresse d’article est définie par son emplacement dans les dépôts de stockage (rayonnage, niveau). Gestion de Carburant
♦ Gestion de Carburant : GMAO FIRST PARC assure la minimisation de la consommation de gasoil à travers le suivi des demandes de ravitaillements, des bons de carburant et des cartes magnétiques des véhicules. En parlant carburant,FIRST PARC vous permet de: Sécuriser et gérer sur P.C. la consommation des véhicules d’une flotte. Calculer les consommations par chauffeur, par véhicule ou par groupes de véhicules. Suivre les pompes de gasoil (détailles de consommation). Filtrer les prises par conducteur,par véhicule, par groupe, par date ... Importer et saisir les ravitaillements extérieurs (GESPARC).
FIRST PARC vous permet de comparer la consommation réelle du carburant des véhicules avec la consommation moyenne théorique estimé par constructeur. Une fois cette moyenne est dépas- sée, le système alerte l’utilisateur. Gestion Administrative
♦ Gestion Administrative : la gestion administrative sert à établir et à assurer le suivi de la validité des documents de bord obligatoirs (taxes, vignettes assurance et visite technique), et des sinistres (déclaration, expertise, réparation) Les principales fonctionalités du suivi administratif sont: a. La gestion de la fiche véhicule : Cette fiche comprend toutes les informations concernant la véhi- cule (n° chassie, immatriculation, poids, type, marque, copie de la carte grise scannée, etc.). b. La gestion des documents de circulation : Elle couvre la gestion des vignettes automobiles et des taxes de circulation, la gestion des assurances ainsi que la gestion des visites techniques. Elle permet également le suivi de la validité des documents de bord obligatoirs. c. Alertes : Elle permet d’afficher les alertes relatives aux délais de validité des documents de circula- tion. Ces alertes peuvent être affichées sur les écrans des utilisateurs de l’application, et également envoyés par email. d. La gestion des sinistres : La gestion des sinistres est étroitement liée à tout programme d'assu- rances et mérite d’occuper le devant de la scène. Pour tout type d’ entreprise, la qualité de la gestion de ses sinistres détermine le degré de pertinence de ses couvertures d’assurance. Gestion d’Exploitation
♦ Gestion d’exploitations :
Appelée aussi gestion des missions qui gère les ordres d’exploitation qui permet de déterminer le lieu de déplacement des véhicules en mission, leurs dates et heures de sortie et de retour, l’identification du chauffeur et du convoyeur, les instructions de la route ainsi que le matériel à utiliser. Le suivi du cycle d’exploitation assure: a. La gestion des fiches d’ordre de mission : Elle permet aux structures d’établir et d’éditer les ordres de mission directement et d’une manière centralisée. b. Le Suivi des ordres de mission : Elle permet le suivi des véhicules en cours de missions ainsi que les véhicules retournés après mission. c. La réservation des véhicules: Elle permet de réserver les véhicules libres pour des prochaines missions.
Les objectifs de ce module sont :
* Une gestion centralisée et informatisée des missions d’exploitation, réparation ou transport. * Une meilleure visibilité des missions effectuées. * Une chronologie claire et hiérarchisée entre le calendrier trimestriel, la demande de mission. la demande d’intervention et le rapport de mission. * La remontée d’informations relatives au contenu des réunions à travers un rapport de mis- sion de plusieurs volets. Gestion d’Immobilisation
♦ Gestion d’Immobilisation : Le logiciel de gestion des immobilisations calcule les amortissements comptables, fiscaux, dérogatoires, paramétrables, IAS / IFRS et génère les écritures de dotations. Pouvant fonctionner seul ou connecté en temps réel l’immobilisation dans le logiciel de first parc offre un suivi phy- sique des actifs immobilisés, permet de connaître les dotations par loca- lisation, compte, service .
L’identification par code barres ou puces RFID des immobilisations assure la mise à jour de la comptabilité par rapport aux mises au rebut et aux changements qui affectent les centres de coûts (déménagements, changement de service ou d’utili- First parc est le garant d’une valorisation au plus juste des actifs de l’entreprise permettant de: - Calculer les dotations (IFRS-US GAAP) - Contrôler les subventions - Simuler les investissements - Automatiser les transferts en comptabilité - Optimiser le résultat d’exploitation
* La connaissance exhaustive des infrastructures (le parc de l’entreprise) (immobilisées ou non) à
un instant t. * La maîtrise du cycle de vie de chaque infrastructure, de son acquisition à sa mise au rebut. * L'estimation des coûts cachés liés à l'utilisation de ces infrastructures.
LES AVANTAGES de la gestion d immobilisation :
* Disposer d'une information centralisée et normalisée * Éviter la redondance de nombreuses actions * Maîtriser et automatiser vos processus internes * Mieux définir et tenir vos délais et vos coûts * Améliorer la productivité de vos ressources * Réduire le coût de l'assistance aux utilisateurs * Mettre en ligne les services offerts par la DSI avec les attentes de l'entreprise. Dans la gestion de parc il est indispensable de stocker le numéro d'immobilisation. Deux méthodes peuvent être utilisées : * Rechercher toutes les factures d'achat (avec le bon de livraison correspondant) et pointer chaque numéro de série en lui affectant son prix d'achat et en lui appliquant l'amortissement. * Pointer chaque numéro de série et affecter une valeur moyenne à chaque équipement. Gestion de Facturation
♦ Gestion de Facturation :
La gestion de Facturation vous aides à établir vos devis et à
transformer vos missions exécutées en facture…
Ordonnancement Client conventionné Gestion d’exploitation des missions Facture Client Client Devis Client BC Client non conventionné La gestion de facturation vous permet de: - Optimiser vos devis. - Élaborer un devis automatiquement. - Calculer le nombre de kilométrage à parcourir et imprimer l’itinéraire sur Google maps lors de la saisie de l’adresse de départ et d’arrivée de la mission à exécuter. - Facturer les missions - Gérer simplement l’intégrité de votre processus de facturation et ordonnancer votre exploita- tion une fois les missions sont validées dans le module d’exploitation, ce module vous permet de les facturer.
Atouts :
- Structuration complète du cycle des ventes
- Prise en compte de toutes les spécificités des entreprises - Souplesse de facturation (client conventionné ou non conventionné) Tableau de bord
♦ Tableau de bord : Le tableau de bord de FIRST PARC assure le suivi de l'évolution des résultats, des écarts par rapport à des valeurs de référence (objectifs fixés, normes internes ou externes, références statistiques) Le tableau de bord affiche plusieurs renseignements tel que: - Les Statistiques par véhicule, par période, par société. - Le Rapport des dépenses détaillées (Maintenance et carburant). - Le suivi des rendements énergétiques. - Le pilotage avec un tableau de bord personnalisé. - L’exportation en PDF, XLS, HTML. - Le bilan sur les interventions: par véhicule, entre 2 dates, sur une catégorie... - La visualisation de l'état de votre parc. - La consultation et l’exportation de l'historique de votre gestion de parc. - L’analyse de votre flotte. - La détermination du cout de chaque véhicule ou centre de coût. - Le suivi des consommations de carburants et des sinistres sur les dernières périodes. - La distinction des modes de carburation et de financement... Nos Références 5 Av. Léopold Senghor - Espace Ayechi - Sousse 4000 Tunisie Tél : +216 73 21 36 88 Fax : +216 73 21 36 89 Email : marketing@simsoft.com.tn
