Enterprise Resources Planning

2020 - 2021
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Description du cours
Ce cours présente les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) et leur impact
sur les organisations.

Il présente également les différents modules d'un ERP ainsi que l'intégration
entre eux.

De plus, il vise à expliquer comment adapter un ERP aux besoins d'une entreprise.

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Enterprise Resources Planning
Chapitre I : Introduction sur les systèmes de gestion
d’entreprises

2020 - 2021
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Plan
1. Logiciel de gestion d’entreprise ERP
2. Champ d’application d’un ERP
3. Les avantages/inconvénients d’un ERP
4. Comment procéder pour l’installation d’un ERP ?
5. ERP en mode SaaS

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1. Logiciel de gestion
d’entreprise ERP

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1.1. Définition

Un ERP (Entreprise Ressource Planning) aussi appelé en français PGI

(Progiciel de Gestion Intégré) est un logiciel qui permet de gérer les flux
et procédures provenant des services opérationnels d’une entreprise
(comptabilité, ventes, achats, logistique, paie, ressources humaines…).

C'est donc un outil informatisé qui permet le pilotage de l’entreprise.

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1.2. Particularité

Sa particularité est d’embarquer, en un même logiciel et une seule base

de données, les fonctionnalités nécessaires à la gestion de l’ensemble de
l’activité d’une entreprise.

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Toutes ces informations sont donc stockées au même endroit et peuvent
être facilement partagées par les différents utilisateurs.

Cette mutualisation des données apporte un gain de temps considérable

aux entreprises et permet de standardiser les processus pour plus de clarté
tout en bénéficiant d’information utile pour maîtriser ses coûts.

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1.3. Système traditionnel vs. ERP

Organisation traditionnelle Organisation avec ERP

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2. Champ
d’application d’un
ERP

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Chaque solution possède des capacités différentes. Cependant tous les
logiciels offrent un certain nombre de fonctionnalités que nous jugeons
obligatoires pour la gestion optimale de l’entreprise et que nous allons
vous présenter dans une liste non-exhaustive.

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En fonction des différentes solutions proposées sur le marché, vous
retrouverez les modules suivants :

2.1. Comptabilité
2.2. Factures et devis
2.3. Gestion de projet et de tâches
2.4. Gestion du temps
2.5. Gestion de la relation client
2.6. Gestion des stocks
2.7. Gestion RH
2.8. Rapports d’affaires

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2.1. Comptabilité
La fonction comptabilité d’un système de gestion permet de gérer les
revenus, et les dépenses d’une entreprise. De plus, suivre sa trésorerie est
également très pratique pour gérer ses liquidités.

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2.2. Factures et devis
Un système de gestion en ligne qui inclut des fonctionnalités de facturation,
permet, depuis votre ordinateur ou votre mobile, d’envoyer un devis ou une
facture personnalisée à un client ou prospect.

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2.3. Gestion de projet et de tâches
Le système de gestion de projet permet de suivre l’avancement des projets
grâce à des tableaux de bord, de le diviser en tâches, d’attribuer à ces dernières
un ordre de priorité et une échéance et même d’y associer des documents.

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2.4. Gestion du temps
Un système de gestion peut aider à en gagner. Il permet de comptabiliser le
temps passé par les collaborateurs dans une entreprise sur chaque projet afin
de facturer au client.

Il est également possible d’analyser les heures passées sur chacun des projets,
afin de réorganiser l’horaire et gagner en efficacité.

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2.5. Gestion de la relation client
Un outil de CRM ( Customer Relationship Management ) est intégré
directement dans un système de gestion.

Le CRM permet de rassembler toutes les informations relatives aux contacts

professionnels au même endroit.

Certains logiciels CRM permettent même de garder contact avec les clients,
discuter et de collaborer avec eux.

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2.6. Gestion des stocks
Cette fonctionnalité est pratique pour les entreprises qui vendent des produits.

Elle permet de gérer l’inventaire de produits et ajustez facilement les noms, les
quantités et le prix des articles.

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2.7. Gestion RH
Un système de gestion permet de traiter l’ensemble des documents et des
éléments concernant les services et les individus (bulletin de paie, fiche
individuelle, contrats, avantages, etc….)

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2.8. Rapports d’affaires
Grâce à des analyses détaillées de comptabilité, des projets et de l’organisation
de temps, un ERP permet de pointer les point forts ainsi que les points à
améliorer pour réajuster, si besoin, la stratégie commerciale d’une entreprise.

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3. Les avantages /
inconvénients d’un
ERP

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3.1. Les avantages d’un ERP
De nombreux avantages découlent des caractéristiques d'un ERP.

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3.1.1. Gain de temps
Le premier avantage d’un logiciel de gestion est qu’il permet à l’entreprise de
gagner du temps.

En effet, faire la gestion d’entreprise (comptabilité, envoi de factures, suivi des

dépenses, gestion des données clients, etc.) est bien plus facile et rapide, si
tous ces outils sont rassemblés au même endroit.

De plus, l’entreprise économisera du temps, les employés n’auront plus à

rentrer les mêmes données dans plusieurs logiciels. Ceci peut non seulement
être très énergivore, mais aussi très chronophage.

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3.1.2. Sécurité des données
Utiliser un système de gestion en ligne permet à l’entreprise de stocker ses
données dans un endroit sécuritaire et percevoir des paiements en toute
quiétude.

Certains systèmes de gestion permettent aussi d’ajouter des documents

professionnels dans un espace en ligne.

Les utilisateurs auront donc accès, grâce à ces logiciels, à des fonctionnalités
qui permettent de conserver leurs documents à l’abri, dans un espace
sécurisé accessible à tout moment.

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3.1.3. Travail d’équipe
Lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même projet, il peut être
compliqué de s’organiser et de se coordonner afin de mener à bien le projet
dans les temps.

Les systèmes de gestion sont alors d’une grande aide. En effet, les ERP sont
des logiciels très complets qui répondent à la majorité des besoins liés à la
gestion d’une entreprise, dont la gestion de projet.

Ces logiciels permettent notamment d’attribuer des tâches à chacun, de

suivre l’avancée des projets et partager avec ses collègues des documents
relatifs aux projets.

Le tout afin de faciliter le travail d’équipe.

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3.1.4. Vue d’ensemble sur l’entreprise
Un autre avantage des logiciels de gestion intégrée est qu’il couvre une grande
partie des champs d’activités de l’entreprise et permet donc d’avoir une vue
d’ensemble stratégique sur l’entreprise.

Il est donc très facile et très rapide de voir, en un coup d’oeil, si l’entreprise est
en bonne santé.

De plus, certains ERP proposent même des analyses plus poussées. Vous
pourrez ainsi avoir accès à des analyses de vos ventes et de votre trésorerie.
Ces analyses d’affaires peuvent vous aider à prendre des décisions
commerciales et vous permettre d’orienter votre entreprise dans la bonne
direction.
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3.2. Les inconvénients d’un ERP
Une solution qui regroupe toutes les activités d'une entreprise en un seul point va aussi comporter des inconvénients.

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3.2.1. Coût élevé

Une telle solution va impliquer de nombreux coûts, que ce soit en termes

d'investissement préalable ou encore de temps de formation requis pour le
mettre en place.

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Parmi ses coûts on trouve:

● Les frais d'infrastructures, ou tous matériel et immatériels pour supporter

la mise en place de l'ERP;
● Le prix des licences, généralement lié au nombre d'utilisateurs, aux
modules utilisés ou encore certaines mesures d'utilisation;
● Les coûts d'implantation, puisqu'elle nécessite généralement
l'intervention d'une firme spécialisée;
● Les coûts de maintenance, généralement en lien avec la licence ou les
modules choisis...

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3.2.2. Temps de d’apprentissage
L'apprentissage par les collaborateurs d'un nouvel outil avec de nouvelles
méthodes et l’adaptation aux changements/mises à jours sur ses outils
demande du temps, de la patience et un engagement fort de l'ensemble de
l'organisation.

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3.2.3. Assistance & Entretien
Une telle solution demande beaucoup plus d'effort en mise à jour et en
entretien. Car si un ERP va prendre en charge tous les aspects d’activité d’une
entreprise, il peut exister des déséquilibres entre les différents modules,
notamment sur les fonctionnalités ou la facilité d'usage.

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4. Comment
procéder pour
l’installation d’un
ERP ?
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Pour équiper une entreprise d’une solution ERP, la première étape est de
bien définir ses besoins.

● Combien d’utilisateurs l’entreprise souhaite équiper ?

● Quelle est la problématique de l’entreprise? (Pourquoi l’entreprise
souhaite mettre en place une solution ERP ?)

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● Quelles sont les contraintes liées au métier de l’entreprise (besoins
spécifiques en logistique ou en traçabilité de vos produits)
● Qui sont les clients de l’entreprise?
● De quelles fonctionnalités l’entreprise aura besoin ? (gestion
commerciale, comptabilité, GPAO, RH, gestion des stocks, etc.)
● Quel est le budget alloué au projet ?

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Cette étape est essentielle car elle permet de formaliser les attentes de
l’entreprise et de donner tous les éléments au prestataire pour qu’il
puisse y répondre.

Il est ensuite important de se renseigner sur les références clients des

éditeurs de solutions de gestion.

C’est une façon de voir si le fournisseur ERP en question a déjà traité une
demande similaire pour un client appartenant au même secteur
d’activité.

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5. ERP en mode SaaS

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De nos jours, les entreprises utilisent de plus en plus de
solutions ERP externalisées.

Ce type de solution s'oppose aux solutions "on

premise", ou sur site, qui consistent à acquérir une
licence pour ensuite installer le logiciel en interne, sur
des serveurs de l'entreprise.

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5.1. Qu'est-ce qu'un ERP en mode SaaS ?
Le terme SaaS vient de l'anglais Software as a Service (logiciel en tant que
service) et sa principale caractéristique est qu'il ne nécessite aucune
installation, ni infrastructure, puisque le logiciel est stocké sur un cloud et est
accessible via tout appareil connecté à internet.

Le logiciel en tant que service est basé sur l'utilisation, ce qui signifie que
l'entreprise paie en fonction de l'utilisation et du nombre d'utilisateurs du
logiciel.

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5.2. Pourquoi externaliser son ERP ?
● DÉPLOIEMENT RAPIDE

En effet, tout se fait à distance: il vous suffit de se connecter à Internet. Les

consultants sont présents également pour vous accompagner, et ce, à tout
moment puisqu’ils n’ont pas besoin d’être sur place pour répondre à vos
questions ou résoudre un problème de fonctionnement.

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 ● COÛTS D’INSTALLATION RÉDUITS

Les coûts d’installation sont donc réduits, tout comme les coûts de
maintenance. Plus de disponibilité du côté des consultants signifie moins
d’interruptions bloquantes dans le système.

Qui dit moins d’interventions dit moins de coûts…

Enfin, le système par abonnement permet aux entreprises de payer en

fonction du nombre de collaborateurs et de l’utilisation qu’elles font de leur
ERP.

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 ● ÉVOLUTIVITÉ

Les mises à jours, rapides et fréquentes, sont automatiquement appliquées.

Plutôt que de payer pour utiliser une certaine version du logiciel, qui restera
figée dans le temps, les entreprises peuvent donc bénéficier des mises à jour
et des dernières fonctionnalités, sans frais supplémentaires de dernière
minute, le coût étant compris dans leur abonnement.

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Questions?

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