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Formation 

: Gestion des achats et évaluation des fournisseurs

Plan

1. Comprendre l'importance du Service Achat dans la gestion des


achats de l'entreprise

2. Définir un processus de gestion des achats efficace

1. Identifier les différents types d'achats en entreprise et créer


une politique d'achat

2. Mettre en place des stratégies d'achats 

3. Adopter un logiciel de gestion des achats

"Lorsque les activités de votre entreprise se développent,


adopter une politique globale d'achat devient nécessaire." -
Rodolphe Ardant

Introduction

En plus d'une bonne gestion des dépenses, une bonne gestion des


achats est un levier de croissance indispensable pour accroître vos
marges, sans augmenter vos prix.
1. Comprendre l’importance du Service Achat
dans la gestion des achats en entreprise

il permet à l’entreprise de se procurer l’ensemble des biens ou


services nécessaires au bon déroulement de son activité. 

Des matières premières aux petites fournitures de bureau,


la fonction Achats couvre un large éventail de missions.

L’ouverture des marchés, l’accroissement de la concurrence et la


crise financière ont conduit les managers à reconsidérer la place de
la fonction Achats dans l’amélioration des performances des
entreprises.

Son efficacité repose sur une politique et des processus d’achat


performants. Cela permet ainsi aux salariés de limiter le temps
attribué à cette tâche pour se concentrer sur des missions à plus
forte valeur ajoutée.

Bien connaître et comprendre le rôle du service achat est un vrai


atout pour l'entreprise.

D'une part, la Direction Achats va directement cibler les produits


les plus utiles à la production de biens ou services. D'autre part,
elle centralise l'achat des fournitures opérationnelles, nécessaire
au bon fonctionnement de l'entreprise. 

Vous serez bien plus efficace et économiserez plus d'argent en


établissant une politique d'achats décentralisée, c'est-à-dire gérée
de manière autonome par chaque équipe.

Cependant, les achats de petites fournitures


administratives communes à tous les services de l’entreprise
peuvent être centralisés. En mutualisant les coûts, vous réaliserez
des économies d’échelles pour toute l'entreprise.

2. Définir un processus de gestion des achats


efficace 

Mettre en place des processus d’achat efficaces nécessite au


préalable qu’ils soient définis, testés puis simplifiés au maximum,
afin qu’ils ne deviennent pas chronophages pour les salariés.

Pour faciliter l'achat et identifier clairement les besoins en


interne, il est important que la politique d'achats soit connue de
tous. L'utilisation d'un cahier des charges peut également
grandement faciliter la tâche.

Avant de partir de 0 dans la création de votre processus d'achats,


n'hésitez pas à partir de ce qui a déjà été mis en place, des
différentes données à disposition. Cela vous permettre d'établir un
comparatif complet des solutions à votre disposition.

Une fois ces différentes solutions identifiées, entrez en contact avec


elle en lançant un appel d'offre. Ce dernier doit contenir : 

 Un cahier des charges à remplir.

 Les termes et conditions de votre client acheteur.

 Les conditions régissant l’organisation de l’appel d’offres.

 Un questionnaire destiné à en savoir plus sur l’entreprise.

Une fois que les prestataires auront répondu à l'appel d'offre, vous
serez en mesure de choisir celui ou ceux qui vous apporte(nt) à la
fois :

 Un produit de qualité.

 Le meilleur coût total.

 Des délais de fabrication et de livraison conformes en


fonction des besoins de vos clients.

 La pérennité et sécurité financière de votre entreprise.

Une fois votre choix effectué, vous entrez en phase de négociation


directe sur l’ensemble des clauses administratives et techniques qui
régiront l’affaire. Une fois le contrat signé, la relation commerciale
est scellée jusqu’à sa rupture.
3. Identifier les différents types d'achats en
entreprise et créer une politique d’achat 

Adopter une politique globale d'achat intervient généralement


lorsque les activités de l’entreprise se développent, et lorsque les
achats se complexifient.

Pour vous préparer :

 Soyez le plus informé possible sur les réalités du marché et


ses mutations.

 Assurez-vous du cadre légal encadrant les échanges et ses


perspectives d’évolutions.

 Identifiez clairement les processus d’achat à votre disposition.

Vous serez alors en pleine possession de toutes les informations


nécessaires pour établir un plan d’action global, concret et
opérationnel. Pour cela il faudra :

 Définir un planning d’actions à mener avec des objectifs


dans le temps.

 Répartir les responsabilités au sein de la hiérarchie pour une


mise en œuvre optimale.
 Informer vos fournisseurs de votre nouvelle politique de
gestion des achats afin de véhiculer une image dynamique et
responsable de votre entreprise.

 Evaluer régulièrement votre plan afin de toujours l'améliorer.

La dernière étape réside dans la mise en pratique de votre plan


d’action. Il ne vous reste plus qu'à :

 Intégrer votre nouvelle politique d’achat dans les conditions


générales de vos contrats.

 Expliquer votre démarche à vos fournisseurs.

 Déployer concrètement vos nouvelles dispositions dans le


tableau de bord de votre entreprise.

4. Mettre en place des stratégies d'achats

Différentes stratégies d'achats peuvent être appliquées en fonction


des catégories d’achats et du degré de maturité de votre entreprise.
Pour trouver celle qui conviendra le mieux, vous pouvez suivre la
méthode du cabinet spécialisé Buy Made Easy :

 Collectez des données brutes sur le marché.

 Ciblez les meilleurs interlocuteurs, sélectionnez les meilleurs


fournisseurs.
 Cartographiez et comparez les options retenues.

 Segmentez les comptes fournisseurs pour une information


claire et transparente.

Vous pourrez ainsi analyser chacune des dépenses et les classer en


fonction de la famille d’achats pour estimer la répartition de votre
budget.

La bonne gestion de vos stratégies nécessite de s’appuyer sur


des outils d’analyses scientifiques adaptés. Les experts retiennent
généralement :

 Le diagramme de Pareto, qui considère que 20% des causes


sont responsables de 80% des occurrences dans une
entreprise. Concrètement, cela se traduit par l'organisation des
priorités dans vos achats en distinguant plusieurs catégories,
en les listant selon les économies que leur optimisation peut
apporter.

 La matrice stratégique de Kraljic permet de cartographier le


portefeuille d’achats de l’entreprise. Elle met en parallèle
l’importance de chaque famille d’achats et la complexité du
marché fournisseur. On distingue les achats simples tels que
les fournitures de bureau, les achats lourds, les achats critiques
et les achats stratégiques. Les bons process
d’approvisionnement permettent à l’entreprise de se
différencier de ses concurrents.

 Les achats lourds, critiques et stratégiques nécessitent une


attention particulière. Il est indispensable de sécuriser leur
approvisionnement, d’assurer la bonne circulation de
l’information, de rechercher constamment à améliorer les
processus les encadrant, et de se tenir informé des évolutions
de l’offre concurrente sur le marché.
 Vous l'aurez compris, il n’existe pas une stratégie unique
applicable à l’ensemble des achats. Mais bien
plusieurs méthodes et stratégies à utiliser en fonction des
catégories d’achats. La matrice de Krajlik permet de déduire
la stratégie adaptée parmi trois possibilités : agressive,
équilibrée ou défensive. Vous pourrez donc préférer soit une
stratégie centralisée, soit décentralisée, soit au cas par cas.

5. Adopter un logiciel de gestion des achats

Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions SaaS et IT qui


automatisent les tâches à faible valeur ajoutée. Le gain en
productivité est immense !

Plus de 82% des acheteurs (source : enquête décision achats 2015)


ont recours à Excel pour concevoir leurs tableaux de suivi des
commandes et planifier leurs besoins. Ce format convient aux très
petites entreprises dont les achats sont simples à gérer.
Malheureusement cela devient un véritable handicap lorsque vos
activités se développent.

Le logiciel de gestion des achats confère de nombreux avantages :

 Réduction du temps consacré à l'identification des bons


fournisseurs.

 Réduction du temps consacré à la création des appels


d’offres.

 Réduction du temps des démarches administratives et


commerciales.

 Réduction du temps consacré au suivi des commandes.

Aujourd'hui, 32% des entreprises déclarent utiliser un logiciel de


gestion des achats. Un chiffre en nette hausse depuis plusieurs
années.

Toutes les entreprises ayant opté pour ces solution constatent


de nombreux avantages :

 Les salariés peuvent se concentrer sur autre chose (missions,


conseils ou encore amélioration des politiques d’achats)
 On observe une augmentation des marges, sans
augmentation des prix.

 Et donc une augmentation directe des profits.

En quelques clics, vous pourrez suivre : la liste de tous vos produits,


leurs destinataire, le stock actuel, l'état de l'approvisionnement, les
performances des acheteurs, etc. Il vous permettra aussi de localiser
les éléments qui peuvent être améliorés dans votre politique
d’achat.

Certaines solutions proposent même de recueillir automatiquement


des informations sur votre fournisseur, ou de lancer des appels
d’offres en ligne. De plus, les outils d’e-procurement permettent
dorénavant à vos clients de commander directement en ligne les
produits qu’ils désirent.

Choisir son logiciel de gestion des achats n’est pas une mission
simple, et plusieurs paramètres doivent être pris en compte :

 La facilité de transition avec vos anciens outils de gestion, et


la cohabitation de votre nouveau logiciel avec vos autres outils
de travail.

 L'alignement avec les fonctionnalités et les besoins de votre


entreprise.
 La qualité des informations transmises par le logiciel pour
faciliter l’évaluation de vos politiques d’achats.

Aujourd'hui plusieurs solutions SaaS, comme Spendesk, proposent


un outil de gestion des achats en entreprise simple. Profitez d'un
suivi en temps réel, d'une réconciliation et d'une catégorisation
automatique des dépenses par client, par projet ou selon leur nature
ainsi qu’une intégration comptable de tous les ordres passés.

La définition du processus achat :

Voici la définition, partagée dans beaucoup de publications, du processus achat : il s’agit de


l’ensemble des opérations qui permettent à une entreprise de disposer des biens et services
nécessaires à son activité .

Pourquoi, me direz-vous, dans ce cas ne pas l’appeler processus d’approvisionnement ? Et


vous avez raison !

La définition que je vous ai reprise a le mérite d’être claire et d’aller directement au but.
Toutefois, elle ne mentionne pas toute la plus-value apportée par la fonction « achat ».
Certains ont d’ailleurs choisi d’appeler ce processus "achat approvisionnement".

Les statistiques indiquent très régulièrement qu’en moyenne, les achats, dans une entreprise
représentent plus de 50% du chiffre d’affaire. J’en rencontre beaucoup pour lesquelles ce
chiffre est de l’ordre de 80%.

D’où la prise de conscience de leurs dirigeants qui invariablement expriment leur volonté de
réduire leurs dépenses afin de dégager de la trésorerie, d’améliorer leurs résultats et
finalement d’être plus compétitifs.

La première solution consiste à acheter moins, en réduisant ou en optimisant les stocks par
exemple.

Une fois mise en œuvre, il devient impératif de travailler sur les dépenses et de répondre à la
question : « comment réduire les coûts ? »
Les méthodes pour réduire les coûts

Il existe plusieurs façons de réduire les coûts :

 Vous pouvez renforcer la pression sur les prix en accentuant la mise en concurrence
via des actions de sourcing et en durcissant la négociation lors des appels d’offre.
Cette méthode du "cost killer" a fait ses preuves. Elle est a aussi montré ses limites et
devient plus difficile à appliquer sur certains segments d’achat actuellement du fait
d’un contexte économique plus favorable aux fournisseurs.
 Vous pouvez réaliser une cartographie des achats (cf article sur la cartographie des
achats). Selon la catégorisation des achats et l’analyse du panel fournisseur concerné,
les actions à mener seront identifiées et priorisées. Il peut s’agir, par exemple, de
standardiser ses achats en réduisant le nombre de références utilisées ou d’utiliser
l’effet de volume en réduisant le nombre de fournisseurs pour une typologie de
produits.
 Vous pouvez auditer le processus achat afin d’identifier les pistes d’amélioration de
celui-ci. Cette dernière démarche est loin d'être simple quand on est le nez dans le
guidon, happé par son quotidien . Cela demande du temps et de l’énergie. Et pourtant
cet audit est tellement révélateur des gains de productivité potentiels.

Description du processus achat

Dans les structures importantes, il implique non seulement les acheteurs, mais aussi les
prescripteurs, opérationnels, comptables, contrôleur de gestion, contrôleur qualité… Il s’agit
d’un processus transverse . Il est présent dans toutes les organisations, quel que soit le type
d’achat.

Le processus achat est constitué de plusieurs étapes 5 ou 6 selon les publications sur le sujet,
en voici une description en 6 étapes:

 L’expression du besoin

Elle se doit d’être soignée, travaillée de manière efficace et précise afin de constituer une base
solide permettant un achat efficace. Elle comprendra une analyse de l’adéquation entre le
besoin et le panel fournisseur et sera complétée le cas échéant par un sourcing.

 L’acte d’achat

Selon le contexte juridique dans lequel évolue l’acheteur il est plus ou moins codifié.
Toutefois, la règle admise par tous, permettant d’obtenir les meilleurs prix est, bien sûr, la
mise en concurrence. La stratégie d'achat retenue sera déterminante sur le résultat.

 L’analyse des offres

Elle permet une sélection efficace des fournisseurs aptes à fournir ou réaliser le produit faisant
l’objet de l’appel d’offre au meilleur prix. La grille d’analyse des offres se devra d’être simple
et efficace tout en restant impartiale.
 La négociation

Cette étape n’est pas forcément présente dans les procédures d’appels d’offre de marchés
publics. Ce qui nécessite pour les acheteurs concernés d’encore plus travailler et anticiper les
étapes précédentes.

 La contractualisation

Il s’agit d’aboutir à la signature de la commande, du contrat ou du devis. Il s'agit de la


concrétisation de l'achat.

 Le suivi du contrat dans sa réalisation

La formalisation d’un retour d’expérience factuel viendra enrichir l’expression du besoin d’un
futur achat. L’écoute du fournisseur est un plus car elle permet la prise en compte de ses
remarques ou suggestions d’amélioration, voire d’innovation.

Gérer les processus d’achat est une tâche incontournable pour


optimiser la rentabilité de votre entreprise, mais aussi pour
gagner en productivité. Mais avant toute chose, qu'est-ce qu'un
processus d'achat ?

Un processus d'achat, c'est l’ensemble des opérations qui


permettent à l’entreprise de disposer de biens et de
services nécessaires à son activité. Pour cela elle doit se fournir à
l'extérieur.

Les processus d’achat doivent être construits avec méthode et


rigueur, sans être pour autant trop chronophage pour les équipes,
au risque de devenir onéreux et lourds à gérer. Réputées pénibles,
ces contraintes entravent l'autonomie et la rapidité de la gestion des
achats pour les entreprises. Nous avons identifié pour vous les
différentes étapes d'un bon processus d'achat.

Établir un processus d'achat en 6 étapes

1. Identifier le besoin

Tous les collaborateurs n’ont pas toujours la même vision


des enjeux liés à l'achat, c'est pourquoi, la première étape du
processus d'achat est d'identifier le besoin.

Pour cela, la rédaction d’un cahier des charges détaillé reste la


solution la plus adaptée, bien que fastidieuse au premier abord.

Vous souhaitez analyser votre gestion des dépenses et moyens


de paiement ? Nous avons le livre-blanc qu'il vous faut juste ici !

2. Rechercher les meilleurs fournisseurs

Une fois le besoin de l’entreprise identifié, la seconde étape du


processus d'achat est de réaliser un sourcing pour sélectionner les
meilleurs fournisseurs. Cela permet de faciliter et rendre plus rapide
les achats. Elle doit alors :

 Collecter les informations nécessaires pour chacun des


fournisseurs

 Réaliser un inventaire détaillé permettant de comparer les


fournisseurs 

 Contrôler les homologations pour s’assurer que les


fournisseurs sélectionnés répondent aux besoins de
l’entreprise

3. Lancer un appel d’offre

Une fois la sélection établie, il est temps d’entrer directement


en relation avec vos fournisseurs potentiels. Déléguez une
équipe qui va s'assurer de la bonne compréhension des besoins et
thématiques. Certaines entreprises incluent leur principal client
acheteur dans le lancement de l’appel d’offres. Puis envoyez par
mail ou voie postale un dossier aux fournisseurs. Il doit contenir :

 L’ensemble des règles et dates régissant l’appel d’offres 

 Le cahier des charges à remplir 

 Les termes et conditions en fonction des besoins de vos


clients acheteurs 
 Un questionnaire visant à obtenir des informations
complémentaires sur l’entreprise

D’éventuelles annexes peuvent être ajoutées selon le type de


produit ou de secteur d’activité.

4. Analyser et sélectionner son partenaire

Le choix du partenaire le plus adapté doit être réalisé sur la base


de l’analyse de plusieurs critères :

 La qualité du produit livré 

 Le coût total proposé 

 La conformité du délai de fabrication et de livraison en


fonction des besoins

 La pérennité et la sécurité financière de l’entreprise

5. Négocier le meilleur contrat

Il convient d’établir une stratégie claire en interne pour mener les


meilleures négociations possibles. Ne vous lancez pas dans cette
étape sans préparation au préalable. Il faut identifier l’ensemble des
clauses administratives et techniques à négocier et les objectifs à
atteindre en fonction de vos priorités. Préparez des arguments
solides pour obtenir l’accord de votre futur partenaire. Créez les
conditions les plus propices à la réussite de votre relation
d’affaires.

6. Conclure et signer le contrat

La dernière étape du processus d'achat consiste à rédiger


un contrat commercial ou un bon de commande entre le
fournisseur et votre entreprise. Ce document doit reprendre tous les
termes des accords convenus lors des étapes précédentes, sans
exception, afin qu’aucune faille ne soit relevée par la suite et puisse
entraver votre relation d’affaires.

Il est important de ne pas omettre les conditions de rupture du


contrat, du service après-vente ni de préciser la juridiction
compétente en cas de litige. Sa signature peut avoir lieu après
acception du contenu par les deux parties. La relation
commerciale est ainsi scellée jusqu’à rupture du contrat.
Suivant les spécificités de l’entreprise, le niveau de détail des étapes modélisées dans la
représentation ci-avant est plus ou moins développé. Dans tous les cas, au minimum l’aspect
opérationnel est en général toujours bien structuré et détaillé et constitue la base de la crédibilité
de l’organisation Achat vis-à-vis :

 d’une part de ses clients internes : l’organisation Achat démontre ainsi son professionnalisme et sa
rigueur à ses clients internes qui peuvent d’ailleurs dans certains cas se voir déléguer certains types
d’Achat qu’ils traitent eux-mêmes selon ce processus structuré ;
 et d’autre part de ses fournisseurs : les fournisseurs comprennent ainsi qu’ils peuvent développer
une relation de confiance avec l’organisation Achat de l’entreprise et seront donc plus facilement
enclins à collaborer pour, par exemple, proposer des solutions innovantes à la fois commerciales et
techniques.
A noter enfin, que la formalisation du processus Achat est pour l’entreprise une étape essentielle
pour adopter une démarche qualité Achat, que l’on vise une certification ou non.

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