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Microsoft Access 2007

Chapitre 1. Généralités
I. Terminologie
II. Système de gestion de base de données relationnelles
III. Présentation de la fenêtre Access
IV. Base de données

Chapitre 2. Composants d’Access


I. Tables

II. Formulaires
III. Requêtes
IV. États
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Chapitre 1. Généralités
I . Terminologie

• Une base de données est un ensemble structuré d’informations


recouvrant un domaine de gestion. La structuration se fait grâce
à une série d’objets, gérés par le logiciel Access, dont le plus
important est l’objet Table.
• Les données du domaine sont stockées dans cet ensemble de
tables qui ont des relations entre elles.

Access est un SGBDR (Système de gestion de base de données


relationnelles).

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II.Système de gestion de base de données
relationnelles
Un SGBDR est ensemble coordonné de logiciels permettant de:

•Décrire, de manipuler et de traiter les ensembles de données formant la


base.

•Assurer une sécurité des données dans un environnement avec de


nombreux utilisateurs.

•Assurer le suivi et l’évolution des données.

• Assurer une interface entre les programmes d’application des


utilisateurs et la base de données.
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A- Qu’est-ce qu’une base des données Access ?
Une Base de Données est un ensemble de données ou d'informations organisées en

vue de faciliter la recherche, la modification et l'extraction de données spécifiques».

En fait une Base des Données Access comme son nom l’indique, n’est autre qu’un

ensemble des données enregistrées dans un fichier Access. C’est en quelque sorte une banque

d’informations où sont stockées et sont classées des informations.

B- Structure d’une base des données Access


Une base des données Access est composée généralement d’une ou des Tables, des

Requêtes des Formulaires, des Macros, des Etats et des Modules. Elle peut être

schématisée comme ceci :

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III. Présentation de la fenêtre Access
Barre de titre

Barre de menus

Barre(s) d’outils

Espace de travail
( fenêtre de la base de données courante)

Barre d’état

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IV. Base de données

Le fichier crée par le logiciel Access est dit base de données

dont l’extension est accdb

Une base de données est un ensemble d’objets apparentés

(tables, formulaires, requêtes, états).

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objet Description

Tables Stockage des données


Définition des relations

Formulaires Présentation des données à l’utilisateur


Requêtes Extraction des données

États Analogues aux formulaires, mais destinés à être


imprimés.
Consultation seulement

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Comment créer une base des données Access ?

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10- Si vous ouvrez le répertoire que vous avez choisi lors de
la création de la base,
vous y trouverez cette base des données.

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Remarque :
Les Tables, les Requêtes, les Formulaires, les Macros, l’Etat et les Modules
sont les principaux objets d’une base des données Access.
Donc si vous entendez le mot objet dans les cours Access ne vous inquiétez pas
pace qu’il veut seulement dire une Table ou Requêtes ou etc. Parce qu’une Table
est un objet, une requête est un objet, les formulaires les macros l’Etat et les
modules sont tous des objets.

Ce qu’il faut retenir :


Une base des données Access est composés de Table, Requête, formulaire,
Macro, Etat, Module.
L’extension d’une base des Données Microsoft Access 2007 est : accdb
S’assurez toujours que le nom de votre base des données ne comporte pas
d’espace ni des signes de ponctuations.

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Application :

Créer une nouvelle base de données Access, sur le

bureau sous le nom Clientèle.

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Chapitre II : les Tables
Qu’est-ce qu’une table ?
Une table est le lieu de stockage des informations. C’est dans les tables que nous allons
stocker et enregistrer nos données. Dans Microsoft Access toutes les données sont enregistrées
dans des tables. Pour mieux comprendre la suite de ce cours nous allons prendre un exemple de
base des données :
Comment créer une table ?
1-Double Cliquez sur la base des données que nous avons créées récemment pour
l’ouvrir si ce n’est déjà ouvert ; le mien s’appelle MaBase
2-Cliquez sur l’onglet Créer

3-Puis Cliquez sur le bouton Création de Table

4-Vous avez l’interface de


création de table ouverte devant
vous.
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Constituant Description
Champ Colonne du tableau dont le nom est unique (une catégorie
d’informations).
Enregistrement Ligne du tableau (collection de tous les champs pour une
entité de table).
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Ce n’est pas encore fini. Ayez seulement un tout petit peu de patience
et vous saurez tout après.
Vous savez ? Chaque table doit avoir une clé primaire pour pouvoi
différencier les enregistrements. C’est-à-dire que chaque ligne
d’enregistrement doit avoir un identifiant qui lui différencie des autres
enregistrements.

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Dans mon exemple je vais choisir le champ No comme clé primaire. Comment faire ?
a) Mettez votre curseur dans la case No
c) Puis remarquez que le champ que
nous avons définit comme
clé primaire aura une petite clé à coté de
lui.
Ça nous indique que c’est ce champ qui
jouera la clé primaire
de cette table

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8-Puis cliquez sur le bouton fermer de la table.

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9- Puis cliquez sur Oui de la boite de dialogue d’enregistrement .

10- Puis vous aurez une boite d’entrer vous demandant le nom de votre table.
Remplacez le nom de la table par défaut Table1 par le nom de votre table.
Le mien je vais l’appeler ListeEmployer.
Puis Cliquez sur ok pour enregistrer cette table.

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11- Puis vous arriverez à une nouvelle fenêtre ci-contre. La
table vient d’être crée, il se trouve au coté gauche de cette
fenêtre.
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Comment saisir les données dans la table ?
1- Double cliquez sur la table Liste 2- Saisissez les données de la première
Employer pour l’ouvrir. ligne.

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Une fois que vous avez pu saisir toutes les
données, vous aurez ceci :

Remarque :
Vous pouvez créer autant de tables que vous
voulez dans une base des données Access.

S’assurez toujours que le nom de votre table ne


contient pas d’espace ni des signes de
ponctuation.
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Tableau 1: Principaux types de données des champs

Texte Caractères alphanumériques (maximum 255


caractères)
Mémo Caractères alphanumériques (maximum 65535
caractères)
Numérique Octet(0 à 255) ; Entier(-32768 à +32767);
Entier long(-2 milliards à + 2milliards) ;
Réel simple(-3,4 10E38 à +3,4 10E38) ;
Réel double(-1,8 10E308 à +1,8 10E308)

Date / Heure Pourra contenir une date ou une heure

Monétaire Pourra contenir une valeur monétaire

Liaison OLE Ce champ pourra contenir n'importe quel type de


données liées dans une autre application OLE (
Dessin, son, animation…).

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Application 1
1. Dans la base de données que vous avez crée, utilisez le mode

Création pour créer une Table (Nommée cette table Commandes) avec
les champs suivants et avec les types de données appropriés.

N°Commande (Numéro Auto)

Date Commande (Date/Heure)

N°Client (Numérique)

Article (Texte) taille 25

Quantité (numérique)

Importé (Oui/Non)
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2. Ajouter les enregistrements suivants dans la table de façon à
l’obtenir comme suit:

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Modification de la structure d’une table
Pour apporter des modifications ouvrir la table en mode création en cliquant sur
le bouton affichage de la fenêtre d’application

a. Ajout d’un champ


1. Dans la colonne « Nom du champ », cliquer juste au-dessous du
dernier champ de la table
2. Taper le nom du champ

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b. Insertion d’un champ
1. Sélectionner la ligne au dessus de laquelle vous désirez insérer votre nouveau champ.
2. Activez la commande « insérer des lignes» du menu
« création ».

c. Suppression d’un champ

1. Sélectionner le champ à supprimer


2. Cliquer sur « Supprimer les lignes »
du menu « création »
3. Cliquer enfin sur « ok » de la boite de
dialogue qui apparait pour valider l
a suppression

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d. Renommer une table
1. Sélectionner la table que vous voulez renommer
2. Faites un clic droit avec la souris
3. Cliquer sur « renommer » dans la boite de dialogue

4. Saisir le nouveau nom et taper


sur la touche entrée

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f. Supprimer une table
1. Sélectionner la table à supprimer
2. Cliquer sur supprimer du menu « accueil »

Ou alors faites un clic droit


avec la souris sur la table à
supprimer puis sélectionner
« supprimer » de la boite de
dialogue puis valider en
cliquant sur « oui »

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Les relations entre tables
Les relations sont les liens qui existent entre le champ d'une table( Table
Source) et le champ d'une autre table ( Table Destination).
Chaque table de la base de données doit inclure un champ d'identification
unique appelé la clé primaire.

1.4.1. Créer la clé primaire

Pour créer une clé primaire, dans le mode création :


1. Sélectionner le champ devant être clé primaire
2. Cliquer sur l’icône clé de la barre d’outils

Ce champ doit avoir les propriétés suivantes :


Null interdit : Oui
Index de type : Oui-Sans doublons (unique)
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1.4.2. Types de relation
Relation un à un:
Un enregistrement de la table A est relié qu'à un seul enregistrement de
la table B, et inversement.

Relation un à plusieurs:
un enregistrement de la table A peut être relié à plusieurs enregistrements
de la table B, mais un enregistrement de la table B ne peut être relié qu'à
un seul enregistrement de la table A.

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1.4.3. Création des relations entre Tables

1. Dans le menu « outil de base de données », choisir la commande

Outils, Relation

2. Dans la boite de dialogue qui s’affiche,


double-cliquez sur la 1ère table à lier puis
sur la 2ème table et fermer la boite.
Ou alors
Cliquez tour à tour sur « ajouter » sur chaque

Table puis fermer


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3. Dans la nouvelle boite de dialogue affichant
les champs des 2 tables, Faites glisser
(en maintenant la souris) le champ
Ne comportant pas la clé primaire sur le champ
homologue de l’autre table.

4. Dans la boite de dialogue qui apparaît,


cochez la case "Appliquer l'intégrité
Référentielle » ; Cocher aussitoutes les
deux autres cases et cliquer sur Créer

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1.4.4. Supprimer une relation

Pour supprimer une relation existante entre 2 tables:

1. Sélectionner la relation entre les 2 tables

et appuyer sur la touche Suppr.

2. Dans la boite de dialogue qui s’affiche,

confirmer la suppression de la relation

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Application

1. Définir la clé primaire des 2 tables Commandes et clients

2. Établir une relation entre les 2 tables

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Chapitre III: Formulaires

* Un formulaire c’est une interface utilisateur. C'est-à-dire une interface graphique

permettant d’afficher des données provenant d’une table ou aussi permet d’ajouter

des données dans une table. A partir d’un formulaire on peut remplir une table.

* Un formulaire permet de présenter l’information sous forme de fiche, plutôt que


sous forme de feuille de données.

* La création d'un formulaire nécessite une table ou une requête pour être la source
de celui-ci.

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1 . Créer un formulaire

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1.1. Mode Assistant Formulaire
Dans la zone de liste contenant la liste des tables et requêtes, sélectionnez la table
ListeEmployer

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ACCESS EN UN CLIC 41
42
ACCESS EN UN CLIC
ACCESS EN UN CLIC 43
ACCESS EN UN CLIC 44
ACCESS EN UN CLIC 45
1. Le formulaire se présente comme suit : 2. Nous allons créer le boutons « ok »

Placer le curseur ici et faire un clic droit

Faire un clic sur « bouton de


contrôle de formulaire »

3. Sélectionner « mode Placer le curseur ici, puis en maintenant le bouton


gauche de la souris enfoncé, créer le champ
création » d’insertion du formulaire et relâcher la souris
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Cliquer sur
« texte », et
écrire « Ok » ici
et faire un clic
sur suivant

Cliquer sur opérations sur enregistrement et ensuite


sur ajouter un nouvelle enregistrement
Puis cliquer sur suivant

Saisir « OK »
ici puis faire un
clic sur
« Terminer »

ACCESS EN UN CLIC 47
Créons ensuite le bouton « FERMER »
en procédant de la même manière que le bouton OK

Cliquer sur opérations sur Cliquer sur texte ici, écrire Fermer
formulaire et ensuite sur Fermer un et faire un clic sur suivant
Formulaire puis cliquer sur suivant

Faire un clic ici pour enregistrer

Faire un clic ici pour


fermer le formulaire

Saisir « FERMER » ici puis faire


un clic sur « Terminer »
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Faire ensuite un double clic sur le formulaire pour le visualiser.
Il se présente comme suit:

NB : nous pouvons
procéder à la saisie des
données à partir de
notre formulaire, en
validant à chaque fois
sur la touche OK. Puis
fermer en cliquant sur
FERMER

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Application

1. Dans la base de données « Ateliers »

créer un formulaire pour la table Produits en utilisant le mode assistant

formulaire et qui affiche les champs: RefProduit, Nom Produit,

Unités Commandées et prix Unitaire.

2. Enregistrer le formulaire sous le nom F-Produits

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d. 7. Sous formulaire

Un sous formulaire est un formulaire inséré dans un autre formulaire.

Une combinaison Formulaire/ Sous Formulaire est appelée Formulaire

hiérarchique.

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Chapitre IV. Requêtes

Une requête est un élément de la base de données qui permet


d’extraire des enregistrements d’une table qui répondent à des
conditions spécifiques.

Les requêtes permettent de manipuler les données qui se trouvent dans


les tables.
C'est-à-dire que dans Access les tables ne serve que seulement pour
stocker les informations. Et que si on veut faire des tries ou des filtres
ou des calcules basées sur les donnés du table, on utilise la requête.

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1. Types de requêtes
Types de requêtes Description

Requête sélection Récupère des données et les affiches sous forme d’une
feuille de données
Requête action Effectue des modifications sur un nombre d’enregistrement

Requête SQL Basée sur le langage SQL permet d’effectuer le même travail
que toutes les autres requêtes

Requête Affiche les informations répondant à un critère donné


Paramétrée

Requête analyse Affiche des valeurs synthétisées (somme, moyenne et


croisée comptes) issues d’une table ou d’une requêtes, les regroupe
selon un ensemble de faits dont la liste apparaît dans l’en-
tête des lignes de la feuille de données et selon un autre
ensemble de faits dont la liste apparaît dans l’en-tête des
colonnes de la de la feuille de données
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Comment créer une requête simple ?

Admettons que nous voulons avoir la liste des personnels dont l’âge est inferieur à 29 ans, nous

allons créer une requête que nous allons appeler ListePersInf29 (qui est une abréviation que

j’ai inventé pour designer « une liste des personnelles dont l’âge est inferieur à 29 ans »).

Voila comment faire :

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8-Puis après une boite de capture Enregistrer sous vous demandant le nom de votre requête s’affiche. Remplacez le nom Requete1 qui est un nom de requêtes
par défaut et saisissez le nom de votre requête.
Le mien s’appelle ListePersInf29.

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Petite remarque :
Remarquez que dans le coté gauche de notre base des données,
le nom de table et les noms de requête sont différencier par
l’icône qui les précèdent.
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Remarque :
- Vous pouvez créer plusieurs requêtes dans une base des données.
- S‘assurez toujours que le nom de votre requêtes ne contient pas d’espace ni de signe de ponctuation
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Chapitre V. État
A) Qu’est-ce qu’un Etat ?

L’Etat est la page d’impression des données Access. Dans Access lorsqu’on veut imprimer quelque chose
on utilise l’objet Etat.
Admettons que nous voulons imprimer la liste de tous les employer. Nous devons d’abords créer un Etat
correspondant à cette liste.

B) Comment créer un Etat ?

La création d’un état ressemble à la création d’un formulaire.

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Une boite assistant création d’Etat apparait.
Sélectionnez les champs que vous voulez afficher dans votre Etat. Moi je vais
Afficher tous les champs de ma table ListeEmployer. Donc je clique sur le bouton de la boite d’assistant.
Puis cliquez sur Terminer

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Voila notre Etat vient d’être créer.
Pour pouvoir l’imprimer, clique droit sur l’Etat pour faire apparaitre le
menu contextuelle, puis cliquez sur Imprimer.
Et pour le fermer sans fermer la base des données, clique droit sur l’Etat
puis cliquez sur Fermer.
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Apres avoirs fermer l’Etat et que vous voulez le ré ouvrir, il suffit de double cliquer sur
cet Etat tous comme ouvrir une table, les requêtes ou formulaire.
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