L’informatisation dans les entreprises fait partie des habitudes quotidiennes car chacun a pris conscience du gain de temps qu’elle représentait mais aussi de l’impact sur la productivité et donc sur la rentabilité et la performance de l’entreprise.
Pour réussir l’informatisation, l’enjeu est de taille car choisir de bons matériels et logiciels puis assurer une veille technologique régulière demande d’avoir une réflexion stratégique en amont qui ne laisse aucun détail de côté.
Les TIC sont un outil indispensables pour le bon développement d'une entreprise, à l'efficacité des processus, à une bonne diffusion de l'information tant en interne qu'en externe. Les TIC sont pourtant souvent la bête noire des dirigeants de PME. Et vous, êtes-vous plutôt technophile ou technophobe ?
Voici les phases de base à suivre pour informatiser son entreprise.
Phase 1 : Définir les besoins de l’entreprise.
La typologie des entreprises nous montre qu’il y a de très petites, petites, moyennes ou grandes et très grandes entreprises. Dans toute entreprise, il y a une masse d’information importante qu’il faut gérer, qui n’est pas nécessaire au même moment et qui intéresse rarement les mêmes personnes. Pour drainer efficacement cette masse d’informations vers les postes concernés, il est important de définir les besoins spécifiques de chaque service, les volumes d’informations à traiter et les nombres de salariés disponibles pour faire fonctionner le système informatique de l’entreprise.
Phase 2 : investir dans le matériel
Informatiser sa société revient à y installer du matériel performant et redondant aux besoins des travailleurs. Il faut donc faire installer du matériel de qualité. L’ordinateur de bureau est indispensable, mais l’ordinateur portable ou la tablette permet plus de mobilité. Il faut également mettre les ordinateurs en réseau pour faciliter les échanges des données et installer une bonne connexion internet. À défaut d’installer un système de stockage de données en interne, l’entreprise peut stocker ses serveurs dans un établissement tiers. Dans ce cas, les informations sont sécurisées et accessibles n’importe où et l’investissement est moins coûteux.
Etape 3 : Louer ou acheter les logiciels
La location permet de faire des économies, mais si l’entreprise exerce une activité qui nécessite un usage régulier des logiciels, par exemple l’expertise comptable, il est recommandé d’en acheter. Dans ce cas, il faut acheter des logiciels régulièrement actualisés, car ils prennent en compte les données récentes. Les magasins et sites spécialisés proposent aussi des logiciels standards testés et certifiés qui répondent aux besoins des entreprises. Il suffit de définir le domaine pour obtenir le logiciel souhaité à un tarif raisonnable. Depuis l’avènement des tablettes fonctionnant sous Android, de nombreuses applications facilitant la gestion des données informatiques sont disponibles en téléchargement libre et payant. Phase 4 : Former les salariés à l’usage des logiciels Les concepteurs de logiciels proposent généralement des formations de base aux employés pour leur permettre de manipuler efficacement les logiciels. Il est également possible de participer aux séminaires de formation payants pour maîtriser parfaitement l’usage de ces logiciels. De même, certains ouvrages permettent d’apprendre à utiliser les logiciels les plus populaires. Grâce à internet, il est désormais possible de se former à l’utilisation de plusieurs logiciels gratuitement ou à des tarifs très abordables par le biais des tutoriels et du e-learning.
Phase 5 : entretenir le matériel
Le matériel informatique de l’entreprise doit être entretenu et réparé par des spécialistes. L’entreprise peut embaucher des techniciens en maintenance informatique à l’interne ou opter pour l’infogérance. La seconde option est plus avantageuse, car elle est moins coûteuse. Elle consiste à signer un contrat de maintenance avec une entreprise tierce. Cette dernière programme des contrôles périodiques (mensuels ou trimestriels) pour s’assurer du bon fonctionnement du matériel informatique de l’entreprise. En cas de panne, il suffit de faire appel aux techniciens pour qu’il se déplace pour réparer le matériel concerné. Dans certains cas, les techniciens externes donnent les directives à suivre par téléphone pour régler temporairement ou définitivement une panne.
La mise en place de tout réseau informatique.
La mise en place de tout réseau informatique passe obligatoirement par :
l'installation d'un serveur, centre névralgique de votre structure, cet ordinateur va centraliser l'ensemble de vos données tout en les protégeant.
d'autres fonctionnalités peuvent être ajoutées, telles que la mise en place de logiciels métier, qui seront partagés entre tous les utilisateurs de votre entreprise, ou la création d'une messagerie collaborative.
votre serveur doit donc être capable de supporter un grand nombre de connexions en même temps.
Il doit aussi être fiable pour éviter les pannes. Lorsque vous le choisissez, vous devrez garder en tête deux points capitaux :
o le nombre de collaborateurs qui y ont accès et les fonctionnalités que vous comptez utiliser.
o Pour vous guider dans cet achat, n'hésitez pas à faire appel un prestataire spécialisé, qui pourra aussi vous aider à paramétrer le matériel, ainsi qu'en assurer la maintenance.
Le prix d'un serveur est généralement bien plus élevé que celui d'un ordinateur classique. La raison principale ? Sa robustesse. Les composants utilisés sont d'une qualité supérieure, rendant votre machine plus sûre. De plus, les processeurs, mémoires et disques durs utilisés sont bien plus puissants.
Pour une entreprise de moins de dix collaborateurs, il faut compter environ (2 500 x 655,957 FCFA) tout compris (logiciel antivirus, système d'exploitation, etc.). A noter, la présence d'un onduleur est indispensable. En effet, cet équipement permet à vos ordinateurs de fonctionner pendant une courte durée après une coupure de courant. Au-delà de 10 salariés, il vous faudra débourser au minimum (4 000x655,957 FCFA), voire beaucoup plus selon les fonctionnalités choisies. Sachez néanmoins que la durée de vie d'un serveur est supérieure à celle d'un ordinateur.
S'il est généralement conseillé de renouveler son parc informatique tous les trois ans, la durée de vie d'un serveur est de l'ordre de quatre à cinq ans.
Dernier point important : choisissez un serveur évolutif si vous êtes en phase de création d'entreprise. Si votre structure croît rapidement, votre serveur devra suivre.
Une entreprise informatisée signifie Informatiser sa gestion
Fluidifier sa gestion, mieux encadrer les activités administratives de l'entreprise, standardiser ses méthodes de travail, contrôler les différents circuits de validation...
Tout comme les grands comptes, les petites et moyennes entreprises peuvent tirer le meilleur parti des progiciels de gestion intégrés (PGI, ou ERP en anglais) Car ceux-ci ne sont plus l'apanage des grandes organisations. Forts d'une demande croissante des PME, les plus grands éditeurs (SAP Sage, Cegid...) ont adapté leur offre aux besoins des petites structures.
De leur côté, des éditeurs tels que Microsoft ou Divalto se focalisent sur le marché des PME et PMI, avec des solutions dites «packagées», dont chaque module correspond à un domaine d'administration, de la comptabilité à la paie en passant par les achats, les ressources humaines, les stocks ou les approvisionnements.
Autre caractéristique des solutions packagées : elles sont verticales, c'est-à-dire adaptées à vos spécificités métier, évolutives et personnalisables en fonction de votre organisation.
Pour réussir la conduite d'un projet de gestion informatisée, il convient toutefois d'observer certaines règles. Le choix de l'éditeur est important. Il repose sur sa capacité à coller aux spécificités de votre secteur d'activité. Il en va de même pour le choix de l'intégrateur, qui assurera la mise en œuvre, le pilotage et le paramétrage du logiciel.
La définition du périmètre des fonctions que vous souhaitez intégrer au logiciel doit être convenue en amont du déploiement.
Une migration adaptée au périmètre et au contexte de chaque entreprise pouvant aller du «Big Bang» (migration effectuée en une seule fois) au lotissement par fonction (migration réalisée par étapes).
Le nombre d'intervenants doit être limité, notamment en cas de développements spécifiques, afin
d'éviter les empilements technologiques incohérents.
La formation de vos utilisateurs est également un point crucial pour la réussite de votre projet. La plupart des éditeurs disposent d'un réseau de partenaires spécialisés en conduite du changement, qui pourront répondre à cette exigence. Les besoins incontournables lors de l’informatisation d’une entreprise
A- Les investissements informatiques, aussi bien en matériels qu'en logiciels, représentent :
Un schéma directeur à long et moyen terme. Ils constituent un élément-clé pour le développement d’une entreprise. Un budget annuel. Ils sont un support important aux activités actuelles de PME. Un centre de coûts. Les projets sont développés en fonction des demandes des collaborateurs de l’entreprise. B- La gestion de la relation client c'est :
Une opportunité pour optimiser la manière de conquérir et de fidéliser mes clients.
Un ensemble d'outils pour accompagner le marketing, la vente et les services. Un outil pour supporter le commerce.
C- Analyse de la performance des commerciaux tout au long de l'année :
les objectifs clairement formalisés individuellement, alignés par rapport à ceux de l'entreprise. un objectif annuel mesurable grâce à mon système d'information. évaluation de manière générale, en fonction des résultats de l'entreprise. D- Amélioration de la sécurité du système informatique :
Mettre en place une gestion claire des rôles et des accès au système d'information de tous les collaborateurs. installer une solution performante pour éviter tout risque de virus et de piratage. antivirus efficaces installés sur les postes de travail, ces logiciels doivent être suffisants.
E – Importance de l’Internet comme :
Mettre un moyen indispensable pour développer le «business» avec les clients.
Une vitrine pour l'entreprise grâce à la création d'un site web. Un nouveau média offrant des services innovants.
G- Mes applications financières sont constituées :
Mise en place d’un progiciel complet pour la planification, la gestion opérationnelle et le
reporting. Mise en place d'un progiciel ayant des fonctions basiques, tel qu'un logiciel de gestion des paies. Mise en place d’un tableur, cela suffit amplement pour réaliser ma comptabilité et gérer mes stocks.
H Les informations importantes concernant l'entreprise...
Informations sont partagées entre tous les collaborateurs, grâce à un intranet et un logiciel accessible à tous. Information répertoriées sur un site internet et actualisées régulièrement. Information sont disponibles mais uniquement accessibles sur demande.
I Lors d'une campagne de marketing direct, l'informatique est :
Un moyen incontournable pour mieux mesurer l'efficacité des actions.
Un moyen pour mettre en place des actions marketing dédiées (appels entrants, site web, etc.). Un mal nécessaire pour créer et sauvegarder des fichiers clients. K Lorsqu’on a besoin d’organiser une réunion avec les collaborateurs :
Le logiciel de messagerie et de calendrier partagé pour vérifier leur disponibilité et les inviter. J'en profite également pour réserver la salle de réunion. Envoie un e-mail en leur demandant simplement d'être présents. Passe un simple coup de téléphone. L Dans une entreprise, les échanges de documents sont organisés grâce :
un outil de partage des documents.
notre réseau, où les documents sont partagés (Wiki, Internet...). l'envoi d'e-mails.
L- Consultation de l’agenda et de mes comptes rendus en dehors du bureau :
accès à toutes mes données, actualisées en temps réels, depuis mon smartphone. un ordinateur portable et je peux me connecter de temps en temps et ainsi accéder à l'information.
M- Dans une entreprise, le système de téléphonie est basé sur :
La technologie de voix sur IP : On limite ainsi mes coûts de communications et on utilise un
système de téléphonie performant. Une technologie standard (PABX) : chaque collaborateur est équipé d'un téléphone, il y a une paie pour abonnement et pour chaque communication. Un simple téléphone et numéros de l’entreprise ; un standardiste se charge de répondre aux appels.
N- Pour faire connaître ma société:
Mettre en place une véritable politique marketing pour attirer les clients et prospects sur le site web (référencement, actions promotionnelles...). référencer au minimum le site sur Internet et de mener une opération pour le faire connaître. Indiquer l'adresse mail et de faire appel aux médias traditionnels.
O-Pour communiquer avec mes revendeurs et/ou mes grands comptes :
Créer un extranet sur lequel, à l'aide d'un identifiant et d'un mot de passe, ils accèdent à des informations personnalisées. Investir dans une cellule téléphonique qui leur permet, par exemple, de faire le point sur les commandes en cours.
