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Secrétariat, Comptabilité, Gestion

Agent Administratif (AA)


Unité 3, Etape 3
Livret n° 1
Rédiger un écrit professionnel interne

LIVRET DE SEANCE

Accueil  

Apprentissage

Période en
entreprise

Evaluation

CODE BARRE
Unité 3 : Assurer les travaux administratifs courants à l’aide des
outils bureautiques

Etape 1 : Présenter la situation d'apprentissage de l'unité

Etape 2 : Saisir, présenter et mettre à jour tout type de données.

Etape 3 : Rédiger sur consignes des écrits courants

Liste des séances de l'étape :


Séance 1 : Rédiger des écrits professionnels internes
Séance 2 : Rédiger des écrits professionnels externes

Etape 4 : Rechercher, restituer des informations

Etape 5 : Organiser et classer des informations pour le partage et l’information

Etape 6 : Evaluer l’activité « Assurer les travaux administratifs courants à l’aide


des outils bureautiques
SOMMAIRE

I Présentation .......................................................................................... 4
II Cheminement et ressources pédagogiques ....................................... 5
II.1 Phase 1 : Définir et repérer les différents écrits professionnels.........................6
A. Repérer l’utilité de l’écrit par rapport à l’oral ...................................................6
B. Identifier les différents écrits professionnels ...................................................6
C. Repérer les écrits internes..............................................................................6

II.2 Phase 2 : Acquérir les règles de rédaction professionnelle ...............................6


A. Repérer et appliquer les règles et le style de rédaction professionnelle .........6
B. Définir le message essentiel et les différentes parties du plan (chronologie) .7

II.3 Phase 3 : Rédiger un écrit professionnel interne ...............................................8


A. Distinguer les différents types de notes internes ............................................8
B. Recenser les mentions et les caractéristiques communes .............................8
C. S’entraîner à rédiger des notes internes.........................................................8

II.4 Phase 4 : Evaluation de la séance ....................................................................9

III Ressources complémentaires ............................................................. 9

Rédiger un écrit professionnel interne


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I PRÉSENTATION
1. Utilité professionnelle

« La parole s’envole, les écrits restent »… Connaissez-vous ce dicton ? Il illustre bien


le rôle officiel que jouent les courriers.

L’écrit est un des moyens couramment utilisé pour communiquer dans l’entreprise :
c’est le courrier interne. Il sert, par exemple, à informer d’une nouvelle organisation,
transmettre des consignes pour effectuer une mission, officialiser une promotion, etc.
Une trace écrite, signée, reste encore irremplaçable dans les relations
professionnelles.

Rédiger n’est pas une démarche très facile. En effet, la rédaction répond à des
normes très précises : présentation, choix des mots, ton utilisé… Mais il existe des
outils pour vous faciliter le travail : modèles de lettres et bibles de paragraphes.
Cependant, si vous êtes à l’aise en rédaction, vous ferez appel à votre propre
créativité.

2. Activités/tâches que vous serez capable de réaliser en fin de séance

A la fin de cette séance, vous serez capable de :

 rédiger et présenter des écrits internes à partir de consignes,

à l’aide d’un logiciel de traitement de texte et en appliquant les normes et les


procédures de l’entreprise.

3. Contexte d'apprentissage

Au cours de cette séance, vous serez amené(e) :


 à prendre connaissance de documents,
 à réaliser des travaux d'application que vous transmettrez à votre formateur
pour vérification.

Vous travaillerez de façon individuelle ou en groupe, avec le suivi personnalisé de


votre formateur.

4. Evaluation

A l‘issue de la séance, vous effectuerez une évaluation que vous transmettrez à


votre formateur pour correction.

5. Durée indicative de la séance

xx heures

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II CHEMINEMENT ET RESSOURCES PÉDAGOGIQUES

Objectif : Rédiger un écrit professionnel interne

Pour atteindre l’objectif, cette séance est organisée en quatre phases que nous
vous conseillons de réaliser dans l’ordre dans lequel elles vous sont proposées :

Objectif de la Durée
Phase Avec quoi1 Avec qui
phase indicative
Définir et repérer
1 les différents écrits Individuellement
professionnels ou en groupe

Des fiches d’information (FI)


Acquérir les règles Des exercices (TP)
2 de rédaction Éventuellement, des corrigés (Les indications
professionnelle indicatifs (CI) vous seront
données au fil
de votre
Rédiger des écrits cheminement)
3 professionnels
internes
Evaluation de la
4 EVALUATION Individuellement
séance

Au fur et à mesure de votre avancement, vous accéderez aux contenus théoriques et


pratiques en cliquant sur les liens qui vous permettront d’ouvrir les fichiers correspondants.

C’est à vous !

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II.1 PHASE 1 : DÉFINIR ET REPÉRER LES DIFFÉRENTS ÉCRITS
PROFESSIONNELS

A. Repérer l’utilité de l’écrit par rapport à l’oral

La communication orale est naturelle, instantanée et quotidienne en entrepri-


se, mais souvent, elle n’est pas suffisante. L’écrit permet de garder une trace,
une preuve de l’échange. Dans un premier temps, nous vous proposons un
peu de théorie : lisez attentivement la fiche d’information sur le Rôle de l'écrit.
Si vous avez des interrogations sur le contenu de cette fiche, échangez dans
un premier temps avec les autres stagiaires, et questionnez votre formateur si
besoin.

B. Identifier les différents écrits professionnels

Entrons rapidement dans la pratique ! Afin d’identifier les différents écrits pro-
fessionnels, faites appel à votre expérience en entreprise et complétez le
questionnaire sur les écrits. N’hésitez pas à échanger avec vos collègues si
vous êtes à court d’idées ! Enrichissez-le ensuite à l’aide du Corrigé ques-
tionnaire.

C. Repérer les écrits internes

Parmi tous les écrits que vous avez repérés, certains sont destinés à des cor-
respondants extérieurs à l’entreprise, d’autres ne circulent qu’à l’intérieur de
l’entreprise. Nous vous proposons de réaliser l’exercice suivant afin de distin-
guer un écrit interne d’un écrit externe : écrit interne ou externe ? Une fois
terminé, contrôlez votre travail à l’aide du corrigé proposé.

Au cours de cette séance, vous allez vous entraîner à rédiger des écrits pro-
fessionnels internes. Les écrits externes, qu’ils soient administratifs ou
commerciaux, seront abordés dans les livrets suivants.
Cependant, les règles de rédaction qui suivent concernent tous les types de
courriers professionnels, internes et externes.

II.2 PHASE 2 : ACQUÉRIR LES RÈGLES DE RÉDACTION


PROFESSIONNELLE

A. Repérer et appliquer les règles et le style de rédaction profes-


sionnelle

« Bien écrire » de façon littéraire n’est pas « bien écrire » de façon


professionnelle : le premier est une forme d’expression artistique et le second
est une manière de transmettre un message efficacement.

En effet, il existe un style de rédaction réservé à la correspondance


professionnelle.

A présent, nous vous proposons de lire attentivement la fiche d’information


qui résume en quoi consiste le style professionnel et les différentes
techniques sur lesquelles il s’appuie : le style professionnel.

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N’hésitez pas à l’imprimer et à la consulter régulièrement pour effectuer les
exercices pratiques à venir.

Le style professionnel repose, entre autre, sur l’utilisation de « phrases


courtes ». Faites appel à votre bon sens et effectuez l’exercice utiliser des
phrases courtes. Contrôlez ensuite votre travail à l’aide du corrigé.

Le ton employé ? Découvrez les éléments qui permettent de nuancer le ton,


en lisant attentivement la fiche d’information suivante : choisir le ton juste.
Entraînez-vous ensuite en effectuant l’exercice un ton nuancé. Une fois
terminé, contrôlez votre travail à l’aide du corrigé.

Trouver le bon terme ! il est important d’utiliser des termes modérés, adaptés
à la situation, pour éviter de choquer le destinataire, ou tout simplement pour
se faire comprendre. Alors, entraînez-vous dès maintenant avec l’exercice
choisir le bon terme, que vous complèterez ensuite en consultant le corrigé.

Les pronoms relatifs alourdissent souvent les phrases et parfois, en


modifient le sens s’ils ne sont pas placés au bon endroit. Nous vous
proposons un exercice pour vous entraîner à les éviter : éviter les pronoms
relatifs. Contrôlez votre travail avec le corrigé.

En résumé, lisez la fiche d’information synthétique qui suit et vous saurez


comment remplacer efficacement les pronoms relatifs : Comment éviter les
pronoms relatifs.

Les mots de liaison ? Ils ont pour rôle de souligner les articulations logiques
du texte, de lier les idées entre elles. Bien maîtriser l’utilisation de 4 ou 5 mots
de liaison est souvent plus efficace que de les employer « au petit bonheur la
chance » ! Dans un premier temps, faîtes appel à votre logique pour effectuer
l’exercice utiliser les mots de liaison et complétez votre travail à l’aide du
corrigé mots de liaison.
En résumé, lisez attentivement la fiche d’information qui suit. N’hésitez pas à
poser des questions à votre formateur si besoin, à échanger avec vos
collègues pour éclaircir tel ou tel terme… FI - les mots de liaison

Les abréviations. Un certain nombre de mots sont communément abrégés en


rédaction professionnelle et, avec la pratique, vous les reconnaîtrez
aisément. Imprimez la fiche suivante qui reprend les abréviations les plus
couramment utilisées. Gardez-la sous le coude pour la consulter quand
nécessaire : les abréviations usuelles.

B. Définir le message essentiel et les différentes parties du plan


(chronologie)

Les écrits professionnels ont un objectif bien déterminé : transmettre un


message précis, un ordre, une information. Ce message essentiel est repris
dans l’objet, qui est toujours clairement précisé au début du courrier.
Entraînez-vous à déterminer les objets en faisant l’exercice suivant :
déterminer l'objet. Une fois terminé, corrigez votre travail à l’aide du corrigé.

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Par ailleurs, les écrits professionnels sont structurés, ils répondent à un plan
précis que vous allez repérer en effectuant l’exercice suivant : repérer le
plan. Vérifiez et complétez votre travail à l’aide du corrigé.

Nous vous proposons ci-après le plan le plus couramment utilisé pour


construire un écrit professionnel structuré et efficace : plan d'un courrier.

Vous connaissez maintenant les règles de rédaction professionnelle.


Avant de passer à la pratique, nous vous proposons une fiche synthétique qui
reprend l’ensemble de ces règles et que vous pourrez consulter en cas de
besoin : pour une rédaction efficace.

II.3 PHASE 3 : RÉDIGER UN ÉCRIT PROFESSIONNEL INTERNE

A. Distinguer les différents types de notes internes

Faites appel à votre expérience professionnelle et à votre bon sens pour ef-
fectuer l’exercice repérer type de note, destinataire et objet. Contrôlez votre
travail à l’aide du corrigé proposé.

B. Recenser les mentions et les caractéristiques communes

Pour le découvrir, réalisez l’exercice caractéristiques communes que vous


comparerez ensuite à l’aide du corrigé indicatif.

Prenez ensuite connaissance de la fiche d’information traitant des différentes


notes internes : les notes internes. Echangez vos remarques ou interroga-
tions avec les autres stagiaires, questionnez votre formateur si vous avez be-
soin d’un éclaircissement.

Pour vérifier vos acquis sur les notes, nous vous proposons de refaire
l’exercice repérer type de note, destinataire et objet et de le contrôler. Alors ?

C. S’entraîner à rédiger des notes internes

Place à la pratique !

Réalisez les exercices proposés ci-dessous, les uns après les autres, en les
transmettant au fur et à mesure à votre formateur pour correction.
Contrôlez votre travail avant de le donner à la correction ! Pour vous aider,
imprimez la grille d’auto-contrôle ci-après : auto-contrôle. Elle reprend tous
les critères et les mentions à ne pas oublier lors de la rédaction d’une note !

note PRIMEVERE
note LEDRU
note SA REPRO
note SICALA
note ZITREC
note AZUR
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note LE BATIMENT
note BIDULE
note LERGANDE
note PIQUE DECO

II.4 PHASE 4 : EVALUATION DE LA SÉANCE

Maintenant, vous pouvez réaliser l’évaluation finale. Pour ce faire, imprimez le


document qui suit :

EVALUATION

Rédigez les trois notes qui vous sont demandées et transmettez le travail termi-
né à votre formateur pour correction.

III RESSOURCES COMPLÉMENTAIRES

Si le résultat de votre évaluation n’est pas satisfaisant ou si vous estimez avoir


besoin de vous entraîner davantage, vous pouvez effectuer les exercices sui-
vants :

note CROUSTILLE
note PRIMEVER
note AIR LIBRE
note S.E.P.U.

Vous êtes maintenant opérationnel(le) pour prendre en charge la rédaction des


notes internes lorsque vous serez en entreprise.

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Etablissement référent
CRP La Rose (Marseille)

Equipe de conception
Catherine DORIER

Remerciements :
Groupe d’étude AAE

Reproduction interdite
Article L 122-4 du code de la propriété intellectuelle.
«toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le
consentement de l’auteur ou de ses ayants droits ou ayants cause est illicite. Il en
est de même pour la traduction, l’adaptation ou la reproduction par un art ou un
procédé quelconques.»

Date de mise à jour 04/12/2007


afpa  Date de dépôt légal mois année

afpa / Direction de l’Ingénierie13 place du Générale de Gaulle / 93108 Montreuil Cedex


association nationale pour la formation professionnelle des adultes
Ministère des Affaires sociales du Travail et de la Solidarité

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