Metodologia

Padrão
-
Eventos de
Grande Porte

1
Índice

O Documento

O Guia

Quem pode organizar um evento da FEJEPAR?

Escolha da Data

Critérios da FEJEPAR

O Orçamento

A Diretoria de Eventos

Coordenadoria Geral

Coordenadores

A Programação Científica

Jurídico Financeiro

Marketing

Infra-Estrutura

Processos do Projeto

Documentos Padrão

Descrição de cargos

Autoria

Apêndice
 O Documento

Este documento tem como finalidade padronizar a organização dos

eventos realizados pela FEJEPAR visando atingir o objetivo estratégico
“Excelência na organização de eventos” da diretoria de eventos da federação.

Para ajudar as EJs organizadoras, devemos padronizar os processos

que são comuns à todos os projetos que tem como objetivo a organização de
eventos, portanto tentaremos descriminar e ordenar os processos comuns.

Deve-se ficar claro que não será padronizado a maneira que o projeto
será organizado e sim os processos em comum e os documentos
obrigatórios, comuns a todos os eventos, ou seja, não será engessado o
“como fazer” e sim padronizado o “o que fazer”.

Essa versão para eventos de grande porte se direciona para os eventos:

Paraná Júnior, ESEJ e ENEJ.

Para confeccionar o documento usei meu próprio conhecimento

baseado em experiências de participação e organização de eventos e usei
como referência para quase todo conteúdo o Pink Book, da Rainbow
Collection da JADE, Confederação Européia de Empresas Juniores.

Índice
 O Guia

Quem pode organizar um evento da FEJEPAR?

Qualquer EJ federada pode organizar o edital para um evento de

grande porte na FEJEPAR, recomendamos que mais de uma EJ se una para a
organização, para facilitar para todas e as onerar menos, (que teriam que
oferecer menos membros para a organização) mas nada impede que uma
única EJ organize.

EJs não federadas também podem organizar o evento, mas devem estar
em conjunto com pelo menos uma EJ federada, possuírem CNPJ ativo e
passarem por aprovação do conselho, como descrito no regulamento de
eventos da FEJEPAR.

Índice

Escolha da Data

Quando for escolher a data considere os seguintes fatores chave:

 Eventos de outras federações ou grandes acontecimentos na

região ou no mundo que podem afetar o projeto. Ex: Copa do
Mundo, Expoingá, Encontro Nacional de Administração,
Encrontro Sul de Empresas Juniores;
 Evite período de provas;
 Existe o tempo suficiente para toda a organização e realização
do evento.
Índice

Critérios da FEJEPAR

Objetivos da FEJEPAR que devem ser considerados ao organizar o

evento:

 Espalhar o conceito de empresa júnior;

 Criar um ambiente para as EJs e empresários juniores
desenvolverem-se e se relacionarem;
  Informar as EJs sobre nossos projetos, atividades e outros
assuntos importantes;
 Capacitar os empresários juniores e consequentemente as EJs;
 Obter algum lucro, apesar de não ser nosso foco, é uma renda
anual da FEJEPAR que precisa ser mantida.
Índice

O Orçamento

Todo o financeiro do projeto deve ser advindo dos congressistas de

patrocínios ou de empréstimos concedidos pela federação ou pelas EJs
organizadoras. Esses empréstimos devem ser devolvidos, antes da divisão de
lucros ou prejuízos.

Índice

A Diretoria de Eventos

Todos os templates e exemplos padrão dos eventos passados podem

ser encontrados com o diretor de eventos atual ou com as equipes
organizadoras passadas.

A descrição das funções do diretor de eventos e do coordenador geral

estão no regulamento dos eventos realizados pela FEJEPAR, documento que
deve estar contido como anexo na metodologia padrão.

Índice

Coordenadoria Geral

Todo evento deverá ter um coordenador geral, essa pessoa deve ser
responsável por tudo. O coordenador geral é subordinado direto do diretor
de eventos e é o único da equipe organizadora que pertence ao organograma
da FEJEPAR. Ele deve ter todas as informações, se comunicar com todos da
equipe, mas NÃO deve FAZER tudo. O correto é que o coordenador geral se
assegure que tudo está sendo feito e fazer isso delegando tarefas e sabendo
cobrar metas, qualidade e prazos que foram pré estabelecidos, junto com
toda a equipe, para que não vire uma ditadura.

Lembrando que o gerente deve primeiro ser um líder, portanto é a

prioridade do coordenador geral a motivação de todos os membros de as
equipe.

Ser gerente não é fácil, mas é um grande desafio e oferece infinitas

oportunidades e muita experiência, e você certamente vai aprender muito
sobre como gerenciar, dirigir e liderar pessoas, sobre organização em geral,
sobre as empresas juniores etc.

Gestão de Pessoas:

É importante sempre lembrar que um evento não pode ser realizado

por apenas uma pessoa (até dá, mas a pessoa não vai ter vida própria),
portanto é vital para o projeto que as pessoas que trabalharem, tenham
todos os mesmos objetivos e tenham paixão por aquilo que estão fazendo, e
criar essa paixão e focar os membros é uma tarefa do gerente do projeto. Se
vira.

Eventos do porte do Paraná Júnior precisam de 10 a 15 pessoas para a

organização (15 no máximo!) sendo que 5 ou 6 coordenadores serão as
pessoas que realmente farão o projeto andar, e as outras serão assessores
que cuidarão do operacional. Contando com os staffs a equipe total não deve
passar de 30 pessoas, um número próximo à isso já é muito difícil de ser
gerenciado, mais do que isso, não adicionará quase nada ao evento e dará
mais trabalho para você.

À aproximadamente um mês antes do evento, é crucial realizar

atividades que façam com que toda a equipe esteja alinhada e bem
informada, portanto recomendo treinamento dos staffs e reuniões
informativas.

Gerenciamento de Riscos

Existe um documento, de preenchimento obrigatório, na parte de

planejamento do evento, mas o gerenciamento dos riscos é algo tão
importante que merece seu próprio setor. Seguem alguns riscos que os
coordenadores devem tomar mais cuidado:

 Risco financeiro:
o Patrocinadores cancelarem seus contratos (caso haja
contrato) ou você não encontrar patrocinadores
suficientes.
o Ponto de equilíbrio: é a quantidade mínima de
participantes, que cobrem os custos do evento, se o
número for inferior você terá prejuízo.
o Você não conseguir cumprir os prazos para pagar suas
contas (especialmente antes do evento).
o Equipamentos danificados ou roubados (projetor de vídeo,
automóveis), ou você perder as chaves de um auditório da
universidade.
o Perder dinheiro do evento por mal cuidado.
o Seu orçamento não é realista, portanto, inútil.
 Risco legal:
o Você publicar informações (logotipos da empresa, por
exemplo) sem permissão.
o Você não cumpriu os contratos (com os patrocinadores,
com os congressistas...).
 Risco de pessoal:
o A pessoa responsável ou até mesmo você comete um erro
ou fica doente. Certifique-se que mais de uma pessoa
pode lidar com cada departamento, tem as informações
necessárias, etc.
o Não encontrar pessoas suficientes para ajudar você ou as
pessoas não aparecem.
 Risco de manchar a imagem da federação das EJs e a sua:
o O evento está mal organizado.
o O seu time não é profissional ou é hostil.
o A mídia te apresenta de forma errada.
 Repare que esses riscos são todos evitáveis ou pelo menos
controláveis, portanto prepare-se para os imprevistos, pois quanto mais
preparo menores são as consequências. Mas não importa o que faça haverão
imprevistos (acredite) portanto seja prevenido.

Articuladores
Eventos como o ESEJ e ENEJ precisa de articuladores, o Paraná Júnior
nunca precisou, mas caso o número de congressistas esperados aumente
significativamente, também será preciso.

Articuladores são pessoas responsáveis por divulgar o evento e vender

inscrições em uma determinada região. Preferencialmente, são delegados
apenas um por estado e eles tem uma cota de inscrições que precisam ser
vendidas para atingirem um benefício, que sempre é desconto na própria
inscrição e um número acima da meta, a isenção do pagamento.

Eles são escolhidos pelos representantes das federações e devem

trabalhar por vontade própria, caso contrário não funcionará. Podem ser
alocados em todos os estados ou cidades onde se têm um grande interesse
de se obter inscritos.

Índice

Coordenadores

Coordenadores são as pessoas que tem o mesmo poder decisório que

o coordenador geral, só que ao nível da sua coordenadoria. Além do poder
decisório do tático do projeto em conjunto com todos os coordenadores.

São pessoas chaves para o sucesso do projeto, pois são eles que
trabalharão em suas respectivas áreas e tomarão as decisões do dia a dia. O
coordenador geral precisa ter plena confiança em seu trabalho e é
importantíssimo que os coordenadores tenham opiniões diferentes (desde
que sejam profissionais) é a partir da discussão que se chega à melhor
alternativa.

Índice
A Programação Científica

A Agenda

Essa é a agenda que normalmente é seguida nos eventos, novidades

são sempre bem vindas.

 Abertura e Encerramento: Apesar de um momento

massante para os congressistas é o momento mais importante
para todos os stakeholders externos, que serão convidados para
a participação e terão a oportunidade de ver a excelência do
trabalho da organização, EJs e federação e podermos demonstrar
realmente quai são as vantagens de patrocinar ou apoiar o
evento, para que essa parceria possivelmente ocorra novamente
no ano seguinte;
 Palestras ;
 Workshops : Também chamado de “mesa redonda”, é uma
discussão aberta sobre um tema pré determinado. É conhecido
ainda como “estudo de caso”, onde um problema é apresentado
para que as pessoas cheguem à uma ou mais possíveis soluções.

Workshops europeus são encontros entre empresas seniores e

membros da JADE. As empresas organizam estudos de caso ou discuções.
Mantém o mesmo padrão (20 pessoas + ou -) e a empresas normalmente
pagam por essa oportunidade, que dura aproximadamente 3 horas.

 Apresentação de Cases : São apresentações de boas práticas,

insucessos, modelos de gestão, projetos internos e externos de
EJs. Para a apresentação de cases, é preciso que o edital seja
criado, e que todos os cases recebidos sejam avaliados
(chequem o edital padrão da Brasil Júnior e editais de eventos
passados). O recebimento, avaliação, resultado e chamada
demoram um certo tempo por isso o edital deve estar pronto
para envio no mínimo 4 meses antes do evento.
 Painéis : Os cases que não tiverem a nota suficiente para serem
aprovados, mas também são bons podem ser apresentados em
 forma de painéis. Painéis ocorrem em algum tempo livre da
programação, onde os apresentadores ficam próximos aos
banners de seus cases para tirar dúvidas de pessoas
interessadas.
 Case Empresarial : Apresentação de um case por uma
empresa, normalmente alguma patrocinadora. Esse case sempre
será quase que totalmente divulgação.
 Mini-cursos : Basicamente tem a intenção de ensinar muito em
pouco tempo. Duração aproximada: 1 hora e 30 minutos.
 Festas : Item que tem uma importância muito grande,
indiretamente, sobre o feedback do congressista, portanto
encontre lugares com estilos de musicas diferentes, no caso de
mais de uma festa, para agradar os diversos tipos de gosto.
Festas também são o grande motivo para atrasos na
programação, portanto controle a hora em que irá acabar e
começar, para que não haja muitas divergências com o
programado.
 Atividades práticas e parte divertida : Não se contente
com o padrão, os stakeholders do evento querem ser
surpreendidos, e não irão gostar que 4 dias de evento forem
exclusivamente de palestras. Pense na possibilidade (e
viabilidade) de alguma atividade que faça com que eles apliquem
na prática o que aprenderam e/ou que seja surpreendente.

O Kit Congressista

O kit congressista é uma pasta ou uma bolsa que contém uma série de
itens, seguem alguns possíveis:

 Bloco de notas
 Caneta
 Ingresso para as Festas
 Folders e divulgação dos patrocinadores
 Divulgação das EJs organizadoras, ou da federação
  Manual do Congressista: Esse item é muito importante e
deve conter todas as informações que o congressista precisa
para passar todos os dias do evento. Consulte manuais de outros
eventos para referências.

Manual pré evento

Esse manual tem o mesmo caráter do para o congressista, mas deve

ser enviado uma semana antes do evento ou um pouco antes, para informar
detalhes como, o tempo (frio, quente, chuva...), trajes (social, esporte fino...),
transporte (aeroporto-hotel, taxis...), busque referências com outros
eventos.

O Mestre de Cerimônias

O Mestre de cerimônias será a alma do seu evento, toda a comunicação

será feita através dele, portanto escolha-o com cuidado. Ele deve ser uma
pessoa espontânea, extrovertida, pró-ativa e que fale corretamente,
preferencialmente alguém da organização, que esteja informado sobre o
evento e possa tirar possíveis dúvidas dos congressistas.

É responsabilidade de programação científica o cerimonial do evento,

para tanto, não hesite em buscar algum exemplo com eventos passados,
empresas especializadas ou na internet, existem vários pequenos detalhes
que precisam ser pensados e sem um preparo adequado acabam sendo
esquecidos.

Feedbacks

Todo evento precisa de um feedback ao final, para quantificar quais

foram os pontos positivos e negativos do evento e de sua organização,
sempre prezando pela melhoria contínua do projeto durante os anos.
Recomendo que recolham o feedback antes da entrega dos certificados aos
congressistas, à partir do momento da entrega você não conseguirá mais
recolhe-los.

Busque referências e templates com os outros eventos.

 Sobre a correção dos feedbacks, utilize análise estatística amostral,
para não precisar executar o operacional de corrigir 2.000 notas. Garanta
porém que todos os comentários escritos foram verificados, eles são de
extrema valia.

Índice

Jurídico Financeiro

A Taxa de Participação

A equipe deve decidir se o evento será “all-inclusive” ou se serão

cobrados itens separadamente. Os eventos da FEJEPAR normalmente são
divididos apenas entre com hospedagem e sem hospedagem, sempre
havendo um desconto para as federadas (o que acaba se tornando um
acréscimo para as não-federadas).

Coisas que não são necessárias podem ser removidas do orçamento,

como as bebidas nas refeições e nas festas, e até o coffee break (caso as
refeições sejam oferecidas), mas itens como o transporte hotel – evento, não
podem ser removidos.

Existem diversas possibilidades para a forma de receber o pagamento

à distância, seguem algumas:

 Depósito na conta: é a mais direta e simples para o congressista,

pode ser à vista ou parcelado. O parcelado gera infinitos
problemas operacionais de conferência e cobrança para a equipe
de financeiro.
 Sites de inscrição como o http://www.casadoseventos.com.br/.
Cheque com outras pessoas se o site é confiável. (esse acredito
que seja).
 Sites de pagamentos online como o PagSeguro.UOL.com.br.
Eficiente porem caro.
 Geração e envio de boletos: procurem se informar melhor, mas
até onde eu sei, não recomendo.
  Pagamento apenas no dia: utilize essa opção caso queira tomar
um prejuízo enorme.

Contratos

Jamais deixe de assinar contratos para patrocínios e/ou apoios de

grande valor, e não deixe esses como contratos de gaveta, oficializem-os em
um fórum para que realmente tenha valor.

Recomendo também que o faça com parcerias menores e com

palestrantes, mas apenas para tornar a transição menos informal, não é
preciso gastar dinheiro com isso.

Para templates, busque o diretor de eventos, mas caso precise de um

novo, seguem alguns pontos para se atentar:

 Pessoa responsável na organização e na companhia

 Tipo de suporte da empresa (dinheiro, oficina, equipamentos,
etc.)
 O que a organização oferece ou recebe
 Prazos para a "entrega"

Investimento

Índice

Marketing

Patrocínios

Em minhas buscas por patrocínio aprendi que reuniões presenciais

valem 100 telefonemas e 1 telefonema vale 100 emails. Um documento
sozinho (por mais bem feito que esteja) não vende o evento nem pra sua
mãe.

Nas buscas por patrocínio saiba claramente o que você vai pedir para a
empresa (isso demanda extensivas reuniões para determinar o quanto vale o
seu evento e o quanto o mercado pode pagar) e o que você vai oferecer em
contrapartida. Não existe um padrão do que oferecer para a empresa, por
isso faça antes uma ótima pesquisa, para imaginar o que o dono da empresa
pode ver de vantagem no seu evento e como e quanto ele vai ganhar com
isso. A partir dessa análise você pode jogar o valor um pouco abaixo, do que
ele potencialmente pode ganhar, somente assim você fecha o negócio.

Por que eles deveriam patrocinar o projeto? O que lhes oferecer?

 Estandes para a empresa

 Publicação na imprensa, no site, camisetas...
 Workshops e mesas redondas
 Informações sobre a empresa no kit congressista
 Contatos com os acadêmicos
 Reconhecimento de doação

Tenha ideias concretas: O que você quer deles (além do dinheiro)?

 Know-how (por exemplo, confecção do site ou logotipo)

 Infra estrutura (universidade, local para a festa)
 Workshops e mesas redondas
 Canetas, folders, pastas, brindes, material gráfico
 Alimentos e bebidas (refeições, festas, lanches, etc)
 Camisetas para a equipe organizadora e/ou congressistas
 Transporte (Aluguel de carros/Ônibus)
 Diversão (Convites para festas, Parques...)
 comunicação (telefone/internet/publicação na TV/walktalkies...)
 Decoração (Banners, Faixas, ou decoração das festas)
 Diversos (Pulseiras para a entrada no evento e nas festas)

Comece com editais institucionais, parceiros da FEJEPAR e da BJ, mas

nunca se esqueça da região e em empresas que podem reduzir o orçamento
do evento, seguem alguns exemplos de apoios em potencial:

 Conventions & Visitors Bureau: Sempre são grandes parceiros

institucionais, nunca deixe de procurá-los
o www.maringacvb.com.br/
o www.londrinaconvention.com.br/
 o www.curitibacvb.com.br/
 Fundação Araucária: www.fundacaoaraucaria.org.br/
 Sebrae
 Banco do Brasil: www.bb.com.br
 Caixa: www.caixa.gov.br/acaixa/cultura.asp
 SESI
 SENAI
 FIEP
 Mercados regionais
 Entre muitos outros...

Essa é uma leitura muito interessante, caso o projeto conseguir se

enquadrar nessa lei, os patrocínios virão até você.

pt.wikipedia.org/wiki/Lei_Rouanet

www.sinprorp.org.br/Codigo_de_etica/007.htm

TI – Tecnologia da Informação

O Site é o grande problema para a maioria das equipes organizadoras,

normalmente ninguém da equipe tem o conhecimento ou a disponibilidade
necessários para criar e manter um site bom e que suporte picos de visitas,
como as inscrições.

Por ser um item não tão caro, é recomendável que se contrate uma
empresa especializada, para criar o domínio e o site, e os manter até quando
for conveniente. Mas lembre-se que como tudo que é terceirizado, não está
diretamente em seu controle, portanto mantenha-se frequentemente em
contato para que os prazos sejam mantidos.

Media e Comunicação

A comunicação é também um item chave do evento, pois é esse item é

a premissa para que o evento atinja suas metas de inscritos.

Devido à distância, deve-se utilizar bastante as ferramentas de

divulgação virtual que possuímos, como as listas de email da Brasil Júnior, do
conselho da FEJEPAR e os núcleos das universidades, enviando boletins
informativos ou releases. O site é uma ferramenta essencial e deve sempre
estar atualizado para que seja interessante de ser visitado, além de ser uma
boa ferramenta para vender patrocínios.

Utilize de todas as formas possíveis as redes sociais, elas tem se

provado realmente eficazes, mas caso não sejam interessantes ou pouco
informativas, serão um ponto negativo para o evento portanto deixe pelo
menos uma pessoa cuidado das redes sociais e talvez outra de site e
relacionamento externo.

Índice

Infra-Estrutura

Transporte

Caso seja necessário o transporte dos congressistas (quase sempre é

preciso pelo menos uma vez) você deve considerar contratar um serviço de
transporte de automóveis, busque encontrar empresas regularizadas e que
fornecerão contrato. Não subestime as distâncias e o tempo que leva um
translado, verifique as distâncias com antecedência e adicione isso na
programação científica.

No caso de você preferir o transporte público, negocie com a empresa

de ônibus local um preço especial e organize uma logística somente para o
evento. Recomenda-se que pelo menos uma pessoa da equipe organizadora
para acompanhar os participantes (para apressá-los e para evitar perdas).

Para a chegada dos participantes (de avião ou ônibus), informe-os

antecipadamente, se existe um ônibus especial ou alguém da sua equipe, à
postos para levá-los, e como reconhecê-los. Certifique-se de seus
condutores e responsáveis sabem os caminhos, têm walktalkies ou celulares
e os números de telefone são sabidos por todos.

Permaneça flexível. Nunca você vai conseguir executar o cronograma

exatamente como o planejado.
QG – Quartel General

Durante o evento, é muito aconselhável ter um ponto central onde a

equipe organizadora pode ficar, trabalhar e ser encontrada pelos
congressistas. Esta local pode ser alguma sala ou uma EJ. Certifique-se que
esta sala tem linha de telefone e conexão à Internet. O número do QG pode
ser o número de emergência diurna (colocá-lo em algum local bem visível
como no manual ou na parte de trás os crachás).

Este também será o local central para a comunicação da equipe, é o

ideal para colocar todas as informações úteis para toda a equipe ou recados
para uma pessoa em especial. Tenha uma impressoar disponível para
executar todas as impressões de urgência não previstas.

Listas relevantes:

 Equipe Organizadora (com números de telefone móvel)

 Workshop e mesas-redondas
 Chegada e partida
 Horários importantes
 Lista de Equipamentos (No QG)
Equipamentos

Será preciso emprestar diversos equipamentos para as apresentações e

palestras, tente conseguir de graça emprestando dos departamentos, das EJs
ou dos empresários juniores, mas saiba que eles serão de sua
responsabilidade, portanto adicione alguma margem de segurança contra
sinistros no orçamento.

Jamais se esqueça das chaves! Busque todas as chaves que irá precisar
pelo menos um dia antes.

Alguns equipamentos e itens importantes que você pode precisar:

 Notebooks
 Extensões
 Projetores
 Fita adesiva
 Papel higienico
 Tesoura
 Pano de chão
 Grampeador
 Barbante
 Sabonete
 Detergente
 Rodinho
 Fósforo
 Cabo usb
 Toalhas de mesa
  Capa de chuva
 Suportes para Banners
 Equipamentos de Audio
Acomodação

É quase impossível saber ao certo quantas pessoas virão para o evento.

O número real depende da atratividade do local, da quantidade de EJs na
FEJEPAR, como foi a sua comunicação, etc. Utilize dados históricos e nas
limitações da realidade atual para delimitar quantos congressistas serão
esperados.

Para qualquer acomodação, você precisa certificar-se o seguinte:

 Reserva o mais breve possível. A data do evento não pode ser

confirmada sem ter a acomodação reservada.
 Quantos dias serão de hospedagem? Quando os congressistas
chegam e quando vão?
 Organize uma chamada para acordar os congressistas!
Certifique-se que a maioria se levantou. Apesar de que você
sempre vai perder algumas pessoas na parte da manhã.
 Considere a logística, as regras e a infra-estrutura na escolha do
hotel.

Se você reservar um hotel certifique-se de que somente pagará a

quantidade de diárias utilizadas (com um limite mínimo). Isto te deixará
flexível para uma possível queda no número de participantes.

Confira diversos hotéis e tente descobrir qual é a sua estratégia de

negócios. Alguns hotéis dão descontos enormes, por diversas razões (por
exemplo, hotel de negócios nos finais de semana). Pode ser que um hotel
com mais estrelas é mais barato que um hotel com menos. Além disso, as
redes de hotel mais caras adoram dar descontos para uma maior taxa de
ocupação.

Você também pode tentar negociar da forma que você tenha que jantar
no hotel em uma noite. Diga-lhes que os Consultores Júnior são bons
consumidores, no bar do hotel. Bebidas gerar o maior lucro dessa indústria.
Alimentação

É impossível agradar a todos com cada refeição, mas tente oferecer

alimentos que a maioria gosta. Se as pessoas estão felizes com a comida,
eles não se queixam de outros pequenos inconvenientes que possam
acontecer.

Um bom motivo para escolher uma refeição, um determinado

restaurante ou serviço de Buffet é porque você ou sua equipe gostam de sua
comida. É um método muito simples, mas eficiente. Informe-se quem
oferece o que e a que preço. Você pode usar esta informação não só para o
seu orçamento, mas também para negociar.

Índice
 Processos do Projeto

Edital

O edital é o chamado pré-projeto. Durante essa fase, deve-se

constituir a equipe de coordenadores e essa equipe deve desenvolver um
escopo preliminar do projeto, atendendo as especificidades de cada edital,
para demonstrar ao requerente do edital quais são os riscos (vantagens e
gastos) e se o grupo (pessoas, EJs ou federações) tem a capacidade e os
recursos (financeiros, humanos e físicos) necessários para organizar o
projeto, ou caso não possuam, se tem em mente algum plano concreto de
como conseguir esses recursos.

Devido às diversidades dos editais, não é possível padronizar seus

itens, mas todos devem possuir determinadas informações que são muito
importantes para os requerentes:

 Histórico e informações pertinentes do grupo organizador;

 Data Estimada para realizar o evento (baseada no histórico);

 Número de Congressistas. (máximo, mínimo e previsto, baseado

no histórico);

o Caso forem aumentar ou diminuir esse valor, expliquem o

motivo e como farão isso.

 Infra Estrutura (devem ser apresentados pelo menos 2 locais

possíveis para a realização do evento);

o No mínimo 2 possibilidades para cada item: Alimentação,

dormitórios, programação científica, logística de
transporte, festas...

o Caso não haja uma segunda possibilidade que abrigue o

evento, aprofundem-se na única.
  Orçamento detalhado aproximado (com base nos itens
requeridos na proposta);

o Potenciais patrocinadores.

 Valor da inscrição (máximo e mínimo);

o Possíveis variações conforme número de inscritos.

o Ponto de equilíbrio do projeto.

o Pacotes diferenciados e custos extras.

 Marketing (Como será o marketing do evento, quais atividades

estão planejadas?).

 Principal inovação;

 Ações de responsabilidade Socioambiental;

 Contato da comissão organizadora.

Obs: Junto com esses itens, não foi mencionado nada sobre a programação
científica, pois juntamente com a federação, a diretoria de eventos e/ou
desenvolvimento é que a equipe organizadora deve pensar sobre a
programação científica.

Um exemplo de edital segue em anexo.

Índice

Abertura

Esta fase é logo após a aprovação do edital, é nesse momento que a

comissão organizadora toma a responsabilidade financeira e jurídica do
projeto e pode dar início às atividades.

Documentos Padrão:

 Termo de Abertura: Documento que oficializa o início do projeto,

contêm algumas informações que não devem ser modificadas,
 para que se identifique os erros do planejado com o executado,
para a gestão do conhecimento.

 Regulamento: A comissão organizadora deve estar ciente do

regulamento em vigor na FEJEPAR e segui-lo restritamente.

 Índice

Planejamento

É o momento que a equipe percebe a realidade do projeto, lista as

atividades e as prioridades, define metas e delega responsabilidades.

Documentos Padrão:

 Estrutura Analítica do Projeto: ferramenta de decomposição do

trabalho em partes palpáveis (pacotes de trabalho), orientada às
entregas que precisam ser feitas para atingir as expectativas.
 Orçamento Detalhado;
 Cronograma;
 FMEA: Failure Mode and Effect Analysis. Ferramenta que lista os
riscos, os qualifica devido à prioridade e faz o plano de ação
para os riscos, delegando responsáveis.

Documentos Opcionais:

 Diagrama de Sequenciamento das Atividades: Fluxograma que

simplifica a EAP e a deixa em ordem cronológica. Necessário
apenas quando o Cronograma não provêm dados suficientes,
como o caminho crítico.
 Plano de Metas: Listagem dos macros do projeto e atividades
necessárias para tais marcos e fixação de uma data de entrega.
 Plano de Gerenciamento das Comunicações: À partir da listagem
dos principais stakeholders, cria-se um documento que oficializa
a frequência e o modo que será feita a comunicação do projeto.
Necessário quando existem muitos stakeholders determinantes,
ou quando a equipe trabalha em diversas cidades.
 Obs: A fase de planejamento não se encerra ao início da execução, é
preciso um acompanhamento contínuo e quando for preciso, que
algumas correções sejam feitas.

Índice

Execução

Seguinte ao Planejamento, é preciso por a mão na massa! Essa fase é a

mais longa e é a que mais se diferencia por cada projeto, seguem alguns
documentos auxíliares.

Documentos Padrão:

 Relatório de Andamento: deverá ser feito mensalmente, e à partir

de 3 meses antes do evento, será quinzenal.
 Fluxo de Caixa: Planilha que anota os gastos e recebimentos
diários, pode ser utilizado junto com o orçamento detalhado
para fazer uma comparação Planejado x Real.
 Plano de execução: Deve ser feito algumas semanas antes do
evento. É o projeto visto de minuto à minuto, utilizando-se o
FMEA, pode-se ter uma visão clara de o que pode dar errado e
quais são os pontos de melhoria, delegando responsáveis para
cada possível risco.
Índice

Encerramento

Após o final do evento, a comissão organizadora tem o prazo de um

mês para entregar todos os documentos padrão, que ainda não foram
entregues para o diretor de eventos, e confeccionar o relatório final.

Documentos Padrão:

 Relatório Final: relatório que auxiliará a gestão de conhecimento

para a equipe do ano seguinte, deve conter informações sobre
 dificuldades, conquistas e contatos de cada coordenadoria e
algumas sugestões para o projeto de um modo geral.
 Relatório Financeiro: Devido à importância da prestação de
contas, esse relatório deve listar todos os gastos e receitas
juntamente com o fluxo de caixa e a diferença entre o real e o
planejado, finalizando com a distribuição do lucro/prejuízo para
as partes que têm direito.

Índice
 Documentos Padrão

Listagem dos documentos requeridos, os exemplos seguem em anexo:

Edital

o Edital Paraná Júnior 2011;

o Proposta Paraná Júnior 2010: Resposta ao edital de 2010.

Termo de Abertura;

o Termo de abertura dos eventos: Template padrão para o

preenchimento;
o Termo de Abertura - Paraná Júnior 2010: Documento
preenchido;
o Regulamento: Arquivo que segue em anexo ao termo de
abertura;

Índice

Planejamento

 Estrutura Analítica do Projeto;

o II CIMEC: EAP visual, créditos INOVATECH;

 Orçamento Detalhado;
o Orçamento Geral Paraná Júnior 2010;
 Cronograma;

o Project Paraná Júnior 2010: EAP do projeto;

 FMEA;
o FMEA Paraná Júnior;
o FMEA FEJESP: FMEA feito pela FEJESP, em um dos eventos;
 Diagrama de Sequenciamento;
o Diagrama de Sequenciamento Paraná Junior 2010 (Visio);

Índice
Execução

 Relatório de Andamento;
o 3º Relatório de andamento.rar;
 Fluxo de Caixa;
o Orçamento x real: Planilha de controle do PRJR 2010;
o Controle Financeiro - PARANÁ JÚNIOR 2010
 Plano de execução;
o Plano de execução – PARANÁ JÚNIOR 2010 (ainda não foi
feito);

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Encerramento

 Relatório Final
o Relatório final – PARANÁ JÚNIOR 2010 (ainda não foi feito);
 Relatório Financeiro
o Relatório financeiro – PARANÁ JÚNIOR 2010 (ainda não foi
feito);
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 Descrição de cargos

Os eventos de um modo geral seguem um mesmo padrão de

organização, portanto segue descrito abaixo,uma possível sugestão de
disposição da comissão organizadora:

Coordenadoria Geral:

funções:

 Tomar todas as decisões táticas referentes ao projeto;

 Atuar como elo central entre a equipe organizadora e o diretor
de eventos;
 Marcar e preparar as reuniões com a equipe;
 Manter o clima organizacional de trabalho;
 Alinhamento e articulação entre as coordenadorias;
 Planejar o projeto estratégicamente;
 Cobrar os prazos e metas;
 Garantir que o planejamento está sendo seguido, e/ou adequar
o planejamento quando necessário;
 Elaborar relatórios, de andamento e final;
 Trabalhar taticamente em cada uma das coordenadorias.

Coordenadoria de Infra Estrutura:

Trabalha e se responsabiliza por tudo que for referente à:

 Hospedagem e/ou dormitórios;

 Alimentação;
 Transporte e Logística;
 Equipamentos;
 Locais para realizar a Programação científica;
 Layout e decoração de interiores;
 Staffs;
 Passeios turísticos;
 Festas.
Coordenadoria Jurídico-Financeira:

Trabalha e se responsabiliza por tudo que for referente à:

 Planejamento e controle financeiro

 Contratos;
 Questões jurídicas;
 Inscrições;

Coordenadoria de Programação Científica:

Trabalha e se responsabiliza por tudo que for referente à:

 Tema do evento;
 Grade da programação;
 Palestras;
 Cases;
 Workshops;
 Mini-cursos;
 Atividades extras durante o evento.

Coordenadoria de Marketing

Trabalha e se responsabiliza por tudo que for referente à:

 Pesquisas. De satisfação, de interesse...;

 Marca e identidade visual;
 Materiais promocionais;
 Divulgação e publicidade;
 Kit palestrante;
 Site e sites de relacionamento;
 Assessoria de Imprensa;
 Plano de negócios;
 Prospecção e negociação de parcerias, patrocínios e apoios.

Obs: A coordenadoria de Marketing pode ficar sobrecarregada em diversos

momentos, devido às altas demandas sobre a prospecção de parcerias e a
comunicação do evento. Nesses casos em que essas funções em específico
precisam de uma atenção especial, recomenda-se que marketing se divida
em duas coordenadorias, de comunicação e de parcerias.

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Autoria

Versão 1.0:
Henrique dos Santos Conte – Diretor de Eventos 2010

(44) 8403-3811 - conte3@gmail.com

 Apêndice

Fases de um projeto:

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