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Fiche de poste

Pôle d’activité pôle ressources humaines


Date de 19/03/2007 Date de mise à 11/04/2013 Version n° 3
création jour

Assistante de Direction à la Direction des


Intitulé du poste
services de soins (DSSI)
Fiche métier associée Secrétaire de direction / Assistante de direction

Description du poste
- Organiser, gérer le secrétariat et assister le Directeur Coordonnateur général des soins
- Assurer le secrétariat du Cadre supérieur de santé chargé des Ressources Humaines.
- Interface des directions fonctionnelles et administratives ainsi que de l'encadrement
paramédical.

Positionnement hiérarchique
Directeur / coordonnateur général des soins
Cadre supérieur de santé chargé des ressources humaines à la Direction des soins

Relations fonctionnelles
Directions fonctionnelles et services du Groupe Hospitalier du Havre
Cadres de Pôles - Cadres supérieurs de santé et cadres de santé
Personnel médical et para médical
Interlocuteurs externes

Format du poste
Journées - Quarts - Nuits - Alternance planifiée Jour/Nuit
Quotité 100% Situation géographique Hôpital J MONOD
Conditions et sujétions particulières d’exercice
Horaires : 8h30 - 17h

Compétences requises
Connaissances * Maitriser les outils bureautiques et les nouvelles technologies de
communication et d'information
* Organiser, transmettre, classer des données, des informations, des
documents
* Connaître l'organisation hospitalière et l'activité interne au GHH
Qualités individuelles * Rapidité de compréhension et d'exécution - Capacité à anticiper
* Développer des aptitudes à être autonome et à s'organiser dans son
domaine d'activité ainsi qu'à travailler avec les autres directions
fonctionnelles et les professionnels paramédicaux
*Méthode - Rigueur - Discrétion professionnelle
Expérience * Expérience antérieure en secrétariat de direction

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V2 octobre 2011
Principales activités

1 - Organisation permanente de la vie professionnelle du directeur des soins :

* Gestion de l'agenda :
- Plannification de rendez vous en fonction des priorités du Directeur
- Organisation des réunions thématiques et institutionnelles : CSIRMT (Commission de Soins
Infirmiers, de Rééducation et Médico Techniques) [trimestrielle], Directeur des soins et
encadrement paramédical [mensuelle] - Etablissement des ordres du jour et rédaction des
comptes-rendus
* Rappel des informations importantes et transmission des messages, point journalier
* Préparation journalière des dossiers nécessaires aux réunions et interventions

2 - Accueil téléphonique et physique : Recevoir, filtrer et transmettre les messages

* Interlocuteur privilégié des cadres de pôle et de l'encadrement de proximité

3 - Suivi des projets et activités de la direction :

* Intégration des priorités du service dans les activités quotidiennes


* Suivi et renseignements de tableaux de bord : Plan blanc / Organigramme DSSI / Mobilité
des Cadres / Recrutement IDE / Données pour convergence / Tableau de garde et
astreintes…
* Renseignement quotidien de SERVAHN pour l'ARS(disponibilité des lits ) et actualisation
permanente sur l'outil SERVAHN
* Organisation du classement et de l'archivage

4 - Secrétariat gestion des ressources humaines de la DSSI :

* Organisation des entretiens et enregistrement des dossiers de candidatures :


- Recrutement des infirmiers diplômés d'état, Aide soignants, auxiliaire puricultrice
- Mobilité des cadres paramédicaux
* Gestion et diffusion des avis de vacances de postes
* Enregistrement des heures supplémentaires dans Chronos
* Gestion des formations Plan Blanc/Sécurité Incendie, audits prélèvements de
laboratoires

5 - Mise en place et suivi de groupes de travail

6 - Mission spécifique :
* Gestion de la CSIRMT (ordre du jour, comptes-rendus)
* Elections des membres de la CSIRMT tous les 4 ans (élections en juin 2015)

visas
Rédaction Directeur Coordonnateur des soins - Assistante de direction

Validation DRH

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