GUIDE UTILISATEUR PoZePa

COURRIERS ARRIVES : RECEPTION, TRAITEMENT ET SUPERVISION

JUILLET 2020
2016

Droit de Copie Réservé

 Sommaire

A- Connexion
B- Description du menu ACCEUIL (Menu principal)
C- Enregistrer nouveau courrier (Bouton ‘’NOUVEAU COURRIER’’)
D- Affecter un courrier (Bouton ‘’Affecter un courrier’’)
E- Attacher le courrier à son enregistrement
F- Numériser les pièces jointes
G- Traiter un courrier
H- Suivre mes courriers
I- Mes affectations
J- Mes traitements

Droit de Copie Réservé

 A- Connexion
Pour se connecter au logiciel, il faut :

 Double cliquer sur l’icône PoZePa sur le bureau ou Ouvrir un navigateur, et

taper l’adresse ‘’ http://172.16.100.22/PoZePa/ ‘’
 La fenêtre suivante s’ouvre.

 Taper le nom d’utilisateur. Il est obtenu en écrivant :

« Première lettre du prénom » « nom de famille »@soneb.bj comme indique
l’écran précèdent dtoli@soneb.bj pour Diane TOLI.
 Taper le mot de passe.
 NB : A la première ouverture, taper le mot de passe soneb par défaut là ou est
mentionné ‘’ancien mot de passe’’.
 Cliquer sur Connexion.

Le logiciel vous impose de changer le mot de passe par défaut par celui personnel à
partir de l’interface suivante :

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  Taper votre nouveau mot de passer.
 Après avoir cliqué sur le bouton Modifier, on obtient le menu principal
suivant :

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 B- Description du menu ACCEUIL (Menu principal)

Il existe 03 profils ou groupe utilisateur à savoir : Réception, traitement et

Superviseur.
L’écran d’accueil comporte plusieurs menus qui dépendent du profil qui s’est
connecté.
En effet, dans le menu Accueil se trouve plusieurs boutons tels que : Nouveau
Courrier, affecter un courrier, traiter un courrier, etc…

C- Enregistrer nouveau courrier (Bouton ‘’NOUVEAU COURRIER’’)

Pour enregistrer un courrier, il faut :

 Cliquer sur le bouton ‘’NOUVEAU COURRIER’’, une nouvelle fenêtre s’ouvre :

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Taper au niveau de ‘’Rechercher la référence du courrier’’ : le visa du courrier et
cliquer sur la loupe pour rechercher le courrier. S’il n’existe pas, la page suivant
s’affichera pour permettre de l’enregistrer :

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Après avoir enregistrer, cliquer sur le bouton SAUVEGARDER.

Le bouton ‘’Imprimer étiquette’’ se trouvant sur l’image ci-dessus, nous renvoi a

l’impression de l’étiquette ci-dessous.

Mais pour ajouter une pièce jointe, il faut cliquer sur le bouton ‘’PIECES JOINTES’’,
ajouter la(les) pièce(s) jointe(s) avant de cliquer sur le bouton ‘’Imprimer étiquette’’.

La référence A2020000029 est la référence unique du courrier enregistré donné

automatiquement par le logiciel. Il signifie :

A : Courrier Arrivé

2020 : L’année ou le courrier a été enregistré. Ici c’est l’année 2020.

000029 : Le numéro du courrier. Ici c’est le numéro 29.

Autrement dit c’est le 29ème courrier arrivé de l’année 2020.

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Comment ajouter une pièce jointe
Lorsqu’on enregistre un courrier, pour ajouter des pièces jointes, il faut

 cliquer sur le bouton ‘’PIECES JOINTES’’ qui se trouve sur le schéma ci-dessus ;

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  Cliquer sur Ajouter une pièce ;

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  Insérer dans le tableau les informations concernant la pièce jointe
 Cliquer sur ‘’Enregistrer.
NB:
Lorsqu’il y a plusieurs pièces jointes, à chaque ajout de pièce cliquer sur le bouton
Ajouter une pièce de l’image précédente avant d’enregistrer.

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 D- Affecter un courrier (Bouton ‘’Affecter un courrier’’)
Pour affecter un courrier, il faut revenir sur le menu principal en cliquant sur le menu
Accueil dans le coin en haut à gauche et ensuite cliquer sur le bouton AFFECTER UN
COURRIER.

Un courrier peut être affecté à une structure, à une personne, à deux structures ou à
deux personnes.

Pour affecter un courrier, il faut :

1. Sélectionner le courrier à affecter (Avec la possibilité de rechercher le courrier

suivant plusieurs critères).

2. Sélectionner la destination du courrier (Dans une structure ou à une personne).

Dans le cadre de l'affectation dans une structure, s'assurer que le compte du

secrétariat du service destinataire a été enregistré dans le système.

3. Sélectionner le(s) utilisateur(s) destinataires et ou les utilisateurs destinataires

secondaires.

4. Remplir les autres champs de saisies surtout ceux obligatoire (*) et valider le
formulaire.

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 E- Attacher le courrier à son enregistrement
Pour attacher le fichier numérique du courrier à celui enregistré, Après avoir
enregistré le courrier arrivé, on revient à la page Accueil et on procède comme suit :

-Cliquer sur la référence du courrier comme l’indique le schéma ci-dessous ;

Une fenêtre apparait permettant de choisir sur l’ordinateur le fichier correspondant

au courrier ;

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Choisir le fichier ;

- Cliquer sur valider ;

Au retour sur la page d’accueil, on constate que le bouton de la référence est passé
au vert qui signifie qu’un fichier a été attaché au courrier comme l’indique la figure ci-
dessous.

F- Numériser les pièces jointes

 Courriers arrivées

Pour numériser les pièces jointes du courrier enregistré, Après avoir enregistré le
courrier arrivé, on revient à la page Accueil et on procède comme suit :

- Cliquer sur le menu ‘’Centre de numérisation’’ ;

- Choisir ‘’Courriers arrivées’’ ;

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On obtient la page ci-dessous :

- Cliquer sur ‘’Sélectionnez un courrier, retrouvez ces pièces jointes et attachez-

les au courrier’’ ;
- Choisir le courrier ;

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 - Cliquer sur le rond vert situé sous ACTION pour joindre le fichier a la pièce
jointe enregistrée ;
- La page suivante s’affiche ;

- Cliquer sur choisir le document ;

- Cliquer sur Valider.

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 G- Traiter un courrier
Pour traiter un courrier, il faut revenir sur le menu principal en cliquant sur le menu
Accueil dans le coin en haut à gauche et ensuite cliquer sur le bouton TRAITER UN
COURRIER.

Processus de traitement :

1. Sélectionner le courrier à affecter (Avec la possibilité de rechercher le courrier

suivant le numéro du courrier et le signataire)

2. Pour proposer la réponse en courrier départ, cochez la case ‘'PROPOSER COURRIER

DEPART'’ et sélectionnez le modèle convenable

3. Remplir les informations obligatoires et valider le formulaire.

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 H- Suivre mes courriers

I- Mes affectations
Cliquer sur le bouton ‘’Mes affectations’’ de la page d’accueil pour avoir la liste de
toutes les affectations reçu au nom d’une personne.

J- Mes traitements
Cliquer sur le bouton ‘’Mes traitements’’ de la page d’accueil pour avoir la liste de
toutes les traitements au nom d’une personne.

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