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Rapport d’Audit

Cotrel

Rapport d’audit
COTREL

Mission sous la direction de Piloté par Avec la participation de


M. Noamen Ben Maïz
M. Jamel abouda Mme Haïfa meddeb Chérif
M. Tarek Belghith

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Sommaire

I. PREAMBULE ............................................................................................................................................................... 4
I.1. CADRE GENERAL DE LA MISSION ........................................................................................................................................... 4
I.2. CARTOGRAPHIE DES APPLICATIONS EXISTANTES ....................................................................................................................... 5
II. REMARQUES D’ORDRE GENERAL ............................................................................................................................... 7
III. MODULES ENCOURS D’EXPLOITATION ..................................................................................................................... 8
III.1. MODULE ACHAT ............................................................................................................................................................. 8
III.1.1. Gestion des tarifs achat ...................................................................................................................................... 8
III.1.2. Gestion des demandes d’achat ........................................................................................................................... 9
III.1.3. Gestion des apples d’offre .................................................................................................................................. 9
III.1.4. Gestion des commandes achat ........................................................................................................................... 9
III.1.5. Gestion des réceptions et des retours fournisseur ............................................................................................ 10
III.1.6. Contrôle facture ................................................................................................................................................ 10
III.1.7. Autre besoin non couvert en standard.............................................................................................................. 10
a- Gestion des dossiers de transit ...........................................................................................................................................10
b- Bordereaux de transmission des factures...........................................................................................................................11
III.2. STOCK ........................................................................................................................................................................ 11
III.2.1. Fiche article et règles de gestion de stock ........................................................................................................ 11
III.2.2. Gestion des emplacements ............................................................................................................................... 11
III.2.3. Inventaire .......................................................................................................................................................... 12
III.2.4. La qualité .......................................................................................................................................................... 12
a- Demande d'analyse ............................................................................................................................................................12
b- La fiche qualité....................................................................................................................................................................12
III.2.5. Autres besoins non standards ........................................................................................................................... 13
a- Gestion des non conformités..............................................................................................................................................13
b- Evaluation des fournisseurs ................................................................................................................................................13
III.2.6. Remarque générale .......................................................................................................................................... 14
III.3. PRODUCTION ............................................................................................................................................................... 14
III.3.1. Données de base ............................................................................................................................................... 14
a- Codification des articles ......................................................................................................................................................14
b- Validation de la création des données de base ..................................................................................................................14
c- Unités de gestion des articles MP .......................................................................................................................................15
III.3.2. Planification de la production et lancement des OF ......................................................................................... 15
a- Le PIC ..................................................................................................................................................................................15
b- Le CBN.................................................................................................................................................................................15
c- Lancement de fabrication ...................................................................................................................................................16
d- La sous-traitance.................................................................................................................................................................16
III.3.3. Suivis des réalisations sur OF ............................................................................................................................ 17
a- Déclaration de la production ..............................................................................................................................................17
b- Le suivi opératoire ..............................................................................................................................................................17
c- Le suivi des consommations sur OF ....................................................................................................................................18
III.3.4. La valorisation de stock et des en-cours de production .................................................................................... 18
III.4. COMPTABILITE GENERALE ............................................................................................................................................... 19
III.4.1. Généralités ........................................................................................................................................................ 19
III.4.2. Niveau d’intégration automatique des pièces comptables .............................................................................. 19
III.5. LA COMPTABILITE TIERS ................................................................................................................................................. 21
III.5.1. Factures tiers clients et fournisseurs ................................................................................................................. 22
III.5.2. Saisie de règlement........................................................................................................................................... 22
a- La caisse ..............................................................................................................................................................................22
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b- Gestion de la retenue à la source .......................................................................................................................................22
c- Gestion des lettres de credit...............................................................................................................................................23
III.6. IMMOBILISATION .......................................................................................................................................................... 23
IV. FONCTIONS NON EXPLOITEES .................................................................................................................................25
IV.1. CONTROLE DE GESTION .................................................................................................................................................. 25
IV.2. COMPTABILITE ANALYTIQUE ............................................................................................................................................ 26
IV.3. COMPTABILITE BUDGETAIRE ........................................................................................................................................... 27

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I. Préambule

I.1. Cadre général de la mission

Dans le cadre du projet d’amélioration du système d’information de la société COTREL, une mission
d’audit du système d'information a été planifiée afin de relever les différentes voies d’amélioration.

Cette mission s’est étalée sur 8 jours pendant lesquels des entretiens ont été organisés aussi bien
avec les responsables métiers et les utilisateurs finaux que l’équipe informatique.

Les modules faisant partie de cette mission d’audit sont les suivants :

 Achat

 Stock

 Compta générale

 Comptabilité des tiers

 Immobilisations

 GPAO

 Contrôle de gestion

 Comptabilité analytique

 Comptabilité budgétaire

Les modules vente et CRM sortent du périmètre de l’audit.

Les modules traités seront classés comme suit :

- Modules encours d’exploitation

- Modules non encore exploités

Pour les modules encours d’exploitation, seront présentés les aspects suivants :

- Liste des fonctions utilisées et celles qui ne sont pas encore encours d’utilisation

- Analyse des écarts par rapport aux bonnes pratiques d’utilisation du logiciel

- Liste les voies d’amélioration que ce soit à travers des fonctions standards ou par
proposition de développements spécifiques.

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N.B. Dans certains cas, un document descriptif du fonctionnement spécifique proposé sera
ser
rattaché à ce rapport d’audit, dans d’autres cas il faudra faire une étude pllus détaillée du besoin
afin de pouvoir rédiger un docu
ument de spécifications techniques.

Le volet éditions Crystal Report et statistiques sort du périmètre de cet audit.

cou d’exploitation, un briefing sur le module en question sera


Pour les modules non encore en cours
présenté.

I.2. Cartographie des applications existantes

Ci-dessous
dessous la cartographie des applications mises en œuvre.

HR Access
(GRH)
Easy
Planning GED
(Ordo)

Sage
ERP X3
GOAO
Ms Project
Gestion
(gestion de
d'Outillege
projet)
Techno GM
GMAO

On remarque que :

 Aucune interface prévue avec le logiciel de gestion d’outillage, alors que, l’amortissement et
le suivi de l’usure des outillages dépend des quantités produites qui figurent bien sur les
déclarations de production sur OF.

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 Aucune interface avec le logiciel de gestion documentaire, alors que les documents
électroniques sont rattachés dans la majorité des cas à des documents saisis au niveau de
l’ERP (factures, règlements, schémas techniques articles fabriqués,…).

 De même, il faut voir de près la possibilité de s’interfacer avec le logiciel de gestion de projet
afin de pouvoir analyser les coûts induits par les nouveaux projets notamment l’aspect
analytique et ses répercussions sur le coût de revient des produits COTREL.

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II. Remarques d’ordre général

 Sur les différents modules objet de l’audit, on estime que le module GPAO est le module le
plus exploité dans ses fonctionnalités standards, avec un effort considérable fourni que ce
soit de la part de l’équipe de projet que des opérateurs de saisie pour veiller à la fiabilité de
l’information.

 Certains utilisateurs optent pour un suivi en extra système (sur Excel) même sur des points
qui sont parfaitement gérés sur X3 (Exemple : le suivi de l’état d’avancement des OF).

 Utilisation aberrante de l’outil Ms Excel par tous les utilisateurs, ceci est dû principalement
à:

- Des informations qui ne sont pas gérées sur le système comme les données du PIC et autre,
pour cela pas mal d’améliorations seront proposées afin de remédier à cette situation.
- Non confiance de certains utilisateurs sur la fiabilité des informations de l’ERP.

 Certains modules ne sont pas bien maitrisés dans la totalité de leurs fonctionnalités comme
la Comptabilité générale, la comptabilité tiers, l’immobilisation, l’achat et le stock pour cela
des sessions de formation sur ces modules sont proposées

 Les droits d’accès utilisateurs ne sont pas bien paramétrés, pour cela on recommande
l’utilisation de la fiche validation des droits d’accès ci jointe (PROFIL.xls) qui sera effectuée
sur la base des données de la fiche fonction des utilisateurs.

 La migration vers la nouvelle version V6 pourrait être utile afin de profiter de pas mal
d’améliorations comme la gestion de la sous-traitance, la valorisation de stock et le contrôle
de gestion, le contrôle qualité, la gestion des immobilisations, la comptabilité générale et
tiers...

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III. Modules encours d’exploitation

III.1. Module Achat

III.1.1. Gestion des tarifs achat

Mauvaise utilisation de la fonction gestion des tarifs achat

En standard, la mise en place de la gestion des tarifs se fait en deux étapes :

 Paramétrage tarif : permettant de spécifier les critères sur lesquels se base les tarifs achat
Exemple :

Critère 1 Critère 2 Plages de quantité …

Code Article Code Fournisseur Oui

 Saisie tarif : saisie des valeurs des tarifs achat selon les critères déjà définis dans le
paramétrage tarif.

Exemple :

Code Article Code Fournisseur Qté début Qté fin

BRR0750705800 G022 (STE GALVART) 0 1000

BRR0750705800 G022 (STE GALVART) 1001 3000

Au niveau du dossier COTREL, le paramétrage tarifs présente les insuffisances suivantes :

 Plusieurs paramétrages tarifs sont paramétrés au nom des différents fournisseurs de


l’article, ce paramétrage est basé uniquement sur l’article comme suit :

Critère 1 Plages de quantité

Code Article Oui

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 Le critère fournisseur n’est pas présent sur le paramétrage tarif d’où le risque d’erreur, en
effet, aucune liaison automatique n’existe entre le paramétrage tarif et le fournisseur utilisé
sur le document encours de saisie (exemple : commande).

 Les plages de quantité sont activés sur la plus part des paramétrages tarif, alors qu’on n’en a
pas vraiment besoin (qté déb = 0, qté fin = 99999999).

III.1.2. Gestion des demandes d’achat

Uniquement les demandes d’achat pour les articles production sont gérées au niveau du système.

Pas de gestion des circuits de signatures sur DA.

La saisie des demandes d’achat des articles hors production est encours d’étude par l’équipe
COTREL, toutefois, ils prévoient un seul article générique pour la saisie de toutes les demandes hors
production. Cela est un choix non recommandé, en effet, cette pratique nous amène à une saisie
manuelle du compte comptable lors de la saisie du contrôle facture, ce choix est à réviser.

Nécessité de rajouter un champ au niveau de l'entête DA pour renseigner le service demandeur.

Nous recommandons la saisie centralisée des DA par un utilisateur au niveau de chaque service
demandeur.

III.1.3. Gestion des apples d’offre

La fonction standard Appel d'offre est non exploitée.

Cette fonction permet de consulter un fournisseur ou une sélection de fournisseurs (ou prospects)
sur les conditions pratiquées en termes de prix, de quantité, de délais de livraison ... ou toute autre
information (texte) pour un ou plusieurs articles (Référencés ou non).

Les réponses des fournisseurs à un appel d’offre peuvent être enregistrées afin de :

*Pouvoir faire un comparatif des réponses des différents fournisseurs,

*Utiliser ces réponses pour créer automatiquement des tarifs,

*Utiliser ces réponses lors de la passation de commande.

III.1.4. Gestion des commandes achat

La transformation des demandes d’achat en bons de commande se fait par le bouton Commande de
la DA vue que le fournisseur est renseigné sur la DA.

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Avec cette méthode on n’a pas la possibilité de regrouper plusieurs DA sur une même commande,
ni de commander partiellement une DA.

On recommande d’avoir recours à la saisie des commandes via la fonction standard de gestion des
commandes ou la fonction standard plan de l’acheteur*.

Pas de gestion des circuits de signature sur la commande d’achat.


*Plan de l’acheteur : fonction standard permettant de préparer une série de commandes à différents fournisseurs, en
prenant en compte les besoins émis par les différents services sous forme de demandes d'achat ou les suggestions
générées par les fonctions de calcul de besoin net ou de calcul de réapprovisionnement.

Le fonctionnement par EDI pourrait avoir un avantage remarquable sur le mode de fonctionnement
des achats dans le cas de COTREL.

III.1.5. Gestion des réceptions et des retours fournisseur

Des retards de saisie sont constatés sur les réceptions fournisseur venant du fait que lors de la
réception de la marchandise, les quantités entrées en stock sont renseignées manuellement sur un
registre. Celui-ci est transmis par la suite au service achat pour prise en charge au niveau de l’ERP.
Cette pratique, comme elle induit des retards de saisie, elle ne permet pas d’éditer des étiquettes à
partir du système pour la gestion des lots, de la traçabilité, des numéros de coulé, etc.

Nous recommandons de faire une étude de faisabilité pour la saisie des réceptions par code à barre
afin d’alléger ce processus.

III.1.6. Contrôle facture


Cette fonction est utilisée uniquement pour les articles de production.

Quelques cours de conversion renseignés sur des fiches contrôle facture de 2012, sont considérés
comme étrange (exemple : sur plusieurs factures le cours de conversion de l’EUR est égal à 2).

La création de la facture achat se fait par le service achat, la validation se fait par le service
comptabilité, et c’est conforme aux bonnes pratiques.

III.1.7. Autre besoin non couvert en standard


a- Gestion des dossiers de transit

Le dossier de transit est gérer actuellement hors X3. En fait, X3 ne propose pas en standard une
fonction pour la gestion des dossiers de transit.

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Un dossier transit peut être de type : Import ou Export. Il est constitué de l'ensemble des
documents nécessaire pour l’importation ou l'export d'un produit.

Une liaison entre le dossier Transit et les documents achat ou vente est nécessaire selon le type du
dossier.

A partir d'un dossier Transit nous devons avoir une idée sur la situation d'une marchandise par
rapport à une date de référence.

Voir document ci-joint SPEC_Transit.pdf.

b- Bordereaux de transmission des factures

La facture fournisseur passe pour être validée par plusieurs intervenants, un besoin de localiser les
factures par rapports aux services de la société a été éprouvé par les utilisateurs.

On propose pour se faire de développer deux fonctions spécifiques :

- Saisie de factures préliminaire effectuée généralement par le bureau d’ordre ou la première


personne ayant prise en charge la facture du fournisseur indiquant les information générales
sur la facture : fournisseur, devise, montant HT et TTC,…

- Saisie d’un bordereau de transmission indiquant le service et la personne d’origine et ceux


de réception du document fournisseur (la facture) ainsi que la liste des factures transmises

III.2. Stock

III.2.1. Fiche article et règles de gestion de stock


La gestion des lots est déjà active sur quelque article sauf que l'information saisis au niveau du lot
ne correspond pas aux attentes du service qualité (pas d’information sur le numéro de coulé).

Une étude détaillant le besoin en traçabilité stock est nécessaire pour identifier les informations
pertinentes à intégrer au niveau des lignes de stock.

Actuellement, la gestion des péremptions n’est pas active, la gestion de péremption sur les articles
Peinture et Huile sera intéressante, ainsi que l'application de la règle de gestion du stock FEFO (First
Expired First Out) sur l'ensemble de ces articles.

III.2.2. Gestion des emplacements

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La gestion des emplacements est déjà active sur les articles gérer en stock, sauf qu'un seul
emplacement par type d'emplacement est paramétré.

Pas d'identification du stock en admission temporaire.

L'intégration de la liste des adresses de stockage, ainsi que l'affectation par article sera intéressante,
ainsi nous pouvant identifier le stock en admission temporaire par un type d'emplacement dédié.

III.2.3. Inventaire
La prise en charge de l’inventaire sur X3 se fait par saisie des entrées et des sorties diverses des
écarts d'inventaire. Pas d’utilisation de la fonction standard de l’inventaire qui permet outre la
régularisation du stock, d’éditer les listes de comptage, d’identifier et d’historier les écarts entre
stock théorique et stock compté.

En plus de la fonction standard, SRA peut proposer un spécifique déjà proposé pour certain clients
permettant :

- la génération des fiches étiquettes d’inventaire à éditer en 2 ou 3 souches selon le nombre


de comptage prévu

- saisir les différents comptages et faire un comparatif

- remédier aux difficultés induites par la fonction standard de X3 en termes de saisie du


comptage.

III.2.4. La qualité
a- Demande d'analyse

Le paramétrage actuel permet la génération des demandes d'analyse suite à la réception d'un
article acheté dans un statut Q* (Contrôle modifiable).

Un manque de formation, sur le standard de X3, a été remarqué (Module qualité et les modules en
interaction avec lui: Achat, Vente et stock)

Un projet de contrôle qualité avancé est encours d’étude.

b- La fiche qualité

Des fiches qualité sont déjà paramétrées et leur affectation par article n'est pas généralisée sur tous
les articles.

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Les questions réponses des fiches qualité paramétrées ne touche que l'aspect conformité (Accepté,
Accepté avec dérogation, Non conforme réparable et Non conforme rejeté).

Pas de blocage selon la réponse de la fiche.

Que les articles achetés sont concernés par le contrôle qualité au niveau X3.

III.2.5. Autres besoins non standards


a- Gestion des non conformités

La gestion des non conformités est une des exigences des référentiels ISO. Outre cet aspect
réglementaire, on notera qu’elle se révèle bénéfique pour les entreprises qui la mettent en place :
dans un processus manufacturier courant, par exemple, les anomalies résolues au niveau de la
conception ou du prototype sont beaucoup moins onéreuses que des modifications de chaînes de
fabrication, ou pire, de rappel des biens une fois distribués ou vendus.

Traiter une non-conformité suppose la mise en œuvre de plan d’actions, qui font également partie
des exigences ISO.

Les événements constatés en interne ou en externe, affectant ou susceptibles d’affecter le produit


et la satisfaction des clients doivent faire l’objet d’actions correctives ou préventives enregistrées
dans le SMQ.

Parmi les événements conduisant à des actions correctives ou préventives, on inclut :

- Les constats d’audit interne ou externe.


- Les non-conformités comprises comme événement aboutissant à la non satisfaction d’une
exigence spécifiée.
- Le pilotage des processus, mettant en relief la dérive d’indicateur, la nécessité d’action
d’amélioration, une décision de pilotage.
- Les réclamations client
SAGE ERP X3 ne gère pas la gestion des non-conformités en standard

Nous proposant de développer une nouvelle fonction nommée Non-conformité qui permet :

- La déclaration et la résolution de non conformités externe (fournisseurs, clients) et interne


- La gestion de plans d’action qualité préventifs et correctifs (Définition, Réalisation et Suivi)
Voir document ci-joint SPEC Non_conformité.pdf

b- Evaluation des fournisseurs

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En standard, le système propose quatre champs afin d’y saisir manuellement les différentes notes
affectées à un fournisseur, notre proposition consiste à automatiser le calcul de ces champs
standard à partir de l’historique des réalisations avec un fournisseur donné. Les formules de calcul
de ces notes seront paramétrables selon besoin COTREL.

III.2.6. Remarque générale


On remarque une non maitrise du module stock et contrôle qualité, même sur ses principaux
aspects tels que la notion de ligne de stock, par les utilisateurs qui ont une relation avec ce module
(exemple : intervenants du service achat, vente, qualité,…).

III.3. Production

III.3.1. Données de base

Nécessité de revue des familles statistiques articles.

On constate la présence de doublons sur les articles MP, une action de nettoyage est
recommandée.

Plusieurs alternatives de production sont actives en même temps > pratique non recommandée, il
faut plutôt opter à faire des modifications sur les OF en cas de dérogations par rapport aux données
standards de la nomenclature et de la gamme ou bien à utiliser les utilitaires standard de
remplacement et mise à jour automatique des données techniques des articles fabriqués.

a- Codification des articles

Une logique de codification des articles et de leur désignation est instaurée et documentée,
toutefois, aucun contrôle automatique du respect de cette logique n’est instauré, d’où le risque
d’erreur. Ainsi on propose notre spécifique de codification automatique des articles et de leur
désignation qui a fait preuve de ses apports chez pas mal de nos clients. Voir document de
spécifications technique et fonctionnel ci-joint SPEC_code_article.pdf

b- Validation de la création des données de base

On recommande aussi, la mise en place d’une procédure de validation de la création des articles et
de tout autre élément des données de base.

Un paramétrage workflow pourrait être mis en place afin de :


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- Mettre en place un circuit de signature des données de base en cas de création et/ou de
modification

- Notifier par envoi de mail automatique les différents acteurs concernés par ce circuit de
validation.

c- Unités de gestion des articles MP

L’unité de gestion des articles MP Aciers est uniquement la barre, cette pratique présente les limites
suivantes :

- les fournisseurs facturent à un prix unitaire de la tonne d’où la nécessité de faire un calcul
manuel en extra ERP pour déduire le prix de la barre lors de la saisie de la facture
fournisseur.

- L’évaluation du stock de la MP acier en poids est faite uniquement sur des états Crystal
Reports ou sur Excel par utilisation d’un coefficient de conversion moyen saisi sur la fiche
article, alors qu’une information plus précise sur le poids exact de la marchandise
réceptionnée était disponible sur les documents du fournisseur mais n’a pas été saisie sur
l’ERP.

 On propose de gérer le stock MP acier en deux unités : la tonne et la barre.

En standard, cette gestion n’est pas facile à mettre en place en cas de variation du coefficient de
conversion. Ainsi, on propose un développement spécifique qui permet de saisir la réception ou
toute autre entrée en stock dans les deux unités, c’est le coefficient de conversion qui est
calculée automatiquement par le système.

Voir document de spécifications techniques et fonctionnel ci-joint SPEC_conversion d'unité.pdf

III.3.2. Planification de la production et lancement des OF

a- Le PIC

Le programme industriel et commercial est élaboré sur Excel, pas d’historique géré sur le système.

Actuellement un développement spécifique est encours de mise en place afin de le gérer au niveau
de l’ERP.

b- Le CBN

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Le calcul de besoin net est actuellement lancé à deux occasions :

- En début de mois, lors de l’élaboration du PIC

- De façon hebdomadaire pour aider le planificateur à lancer les OFs de la semaine, toutefois,
les résultats CBN ne sont pas encore exploités de façon directe, le lancement de fabrication
se fait manuellement à travers la fonction standard le lancement multi-niveaux. De même,
les ordres d’achat sont traités manuellement sans prise en considération du résultat CBN.

A ce jour, les utilisateurs ne sont pas sûrs de la fiabilité des suggestions sorties du CBN, en
effets pas mal de pré-requis du calcul de besoin doivent être remplis tel que :

+ le suivi et la mise à jour des dates de livraison prévues des commandes d’achat, pour cela
on propose de développer en spécifique un écran ergonomique pour suivi du planning de
réception de façon plus simple.

+ faire la saisie à temps des mouvements de stock des matières premières que ce soit en
réception ou en consommation pour avoir une information sur le stock disponible fiable.

+ Mettre en production le l’application Easy planning afin de mieux maitriser les dates de
lancement des OF.

c- Lancement de fabrication

Le lancement d’ordre de fabrication se fait via la fonction standard de lancement multi-niveaux.

En vue d’une optimisation du taux de chute, un programme de coupe est élaboré manuellement sur
Excel permettant de spécifier les quantités et les articles à sortir du stock et le mode opératoire de
coupe qui en découle.

Un développement spécifique peut être proposé pour automatiser l’édition automatique de ce


programme de coupe surtout que toutes les données nécessaires sont disponibles au niveau de
l’ERP. Une séance d’étude est indispensable afin de pouvoir rédiger un document de spécifications
techniques du spécifique proposé.

Pas d’édition d’étiquette à partir du système

d- La sous-traitance

Le flux sous-traitance n’est pas géré sur l’ERP malgré que ce processus est parfaitement géré en
standard par le système. Surtout qu’il fait la jonction entre le processus fabrication et

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consommation de matière et le processus réception de prestation de service fournisseur et l’aspect
contrôle facture.

III.3.3. Suivis des réalisations sur OF


a- Déclaration de la production

La déclaration de fabrication se fait une fois par poste sur les articles PF,

Les OF des articles semi fini, à savoir les lames, ne font pas l’objet de suivi de fabrication et sont
géré avec stock négatif autorisé. Cette pratique est un risque d’erreur majeur qui sera de même
bloquant pour le démarrage du module contrôle de gestion pour le calcul du coût réel multi-niveaux
de l’article PF.

En vue du volume important des déclarations, un suivi sur chaine de production, par introduction de
la technologie des terminaux mobiles peut être envisagé afin d’alléger et de fiabiliser au maximum
la saisie sur ERP.

b- Le suivi opératoire

Le suivi opératoire est saisi de façon journalière en fin de chaque poste, toutefois cette saisie est
faite sans indication des noms des opérateurs ayant intervenu sur les opérations en question.

Le suivi des opérateurs est fait en extra ERP, sur Excel, afin de pouvoir calculer les primes de
rendement.

Ceci est un double emploi, du coup on doit prévoir un écran ergonomique pour la saisie des temps
opératoire par opérateur à partir duquel sera généré un suivi selon le fonctionnement standard de
X3.

Afin de répondre au besoin de suivi des temps des arrêts machines classés par origine, l’équipe de
projet opte pour la création de postes opératoires machines par cause d’arrêt, un suivi sur
opération non prévue sera effectué sur un OF sur lequel un arrêt de production a été constaté.

On confirme que cette approche peut répondre au besoin de COTREL en cas d’arrêt machine
encours de production, sinon pour les arrêts planifiés non affectés sur des OF, un suivi de temps
opératoire sans OF pourrait être envisagé sur le poste arrêt machine.

On recommande de passer rapidement à la mise en exploitation de cette solution pour pouvoir


éditer les états de suivi du TRS directement à partir de l’ERP et non pas sur Excel.

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c- Le suivi des consommations sur OF

Le suivi des matières aciers et des accessoires ne se fait pas à temps, en effet à partir des sorties de
stock qui sont enregistrées sur un registre, on intervient manuellement pour replacer ces sorties par
rapports aux OF objets de la production de la semaine et rectifier les bons de sortie matière pour
passer par la suite au suivi matière sur OF.

Ce processus est assez long et fastidieux qui devrai être amélioré par la mise en place sur ERP du
plan de coupe.

Certains consommables de la production comme l’huile de trompe, sont des articles dont la
consommation sur chaque OF n’est pas bien maitrisée venant du fait que la quantité versée au
niveau du bac à huile peut servir plusieurs OF à la fois, la consommation selon le standard de lien de
nomenclature peut fausser le stock. Ainsi, on propose de rajouter en spécifique sur l’écran de plan
de suivi MP un calcul automatique des quantités consommées selon sorties de stock mais réparties
automatiquement sur les OF au prorata des quantités produites.

III.3.4. La valorisation de stock et des en-cours de production


Seule la valorisation des stocks MP est gérée sur X3 selon calcul automatique du PMP. Ce calcul est
basé sur des hypothèses qui peuvent être améliorées. En effet :

- Pas de saisie du cours d’achat sur les factures, ni de régularisation de stock à cet effet.

- La prise en considération des frais d’approche se fait via des coefficients d’approche sur
réception

- Pas de prise en charge des factures complémentaires sur les factures d’achat cela ne permet
ni de régulariser la valeur du mouvement de réception, ni de vérifier et d’ajuster les
coefficients d’approche utilisés lors des réceptions.

- Le prix nul est autorisé sur les mouvements d’entrée en stock >> non recommandé, cela
peut fausser les PMP.

Outre les MP, toute autre aspect de valorisation est géré sur Excel :

- Les coûts standards de fabrication

- La valeur des encours de fabrication

- L’état valorisé des stocks

- …

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La mise en place du module contrôle de gestion aura un apport considérable sur le calcul des coûts
prévisionnels et réels de fabrication.

III.4. Comptabilité générale

III.4.1. Généralités
- la longueur des comptes comptables n’est pas fixe, elle varie entre 3 et 9 caractères.

- Le plan comptable est détaillé par direction et/ou par produit.

Ce niveau de détail doit être géré au niveau de la comptabilité analytique (un axe pour les
directions et un autre pour les produits) et non pas la comptabilité générale.

- La classe 8 du plan comptable est utilisée pour les opérations hors bilan pour des fins de
suivi budgétaire. Ancienne logique, utilisée en absence de module contrôle budgétaire en
bonne et due forme.

- Les fonctions standards schémas de compte et gestion des abonnements ne sont pas
exploitées.

III.4.2. Niveau d’intégration automatique des pièces comptables


En standard, l’ERP permet l’intégration automatique des pièces comptables à partir des différents
modules telle que décrite dans le schéma ci-dessous.

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Les statistiques ci-dessous


dessous sont effectuées sur la base des données de 2012 du dossier réel
ré COTREL.

Répartition des pièces comptables par


module origine

11% 17% Achats


18% Comptabilité
Tiers
54% Ventes

- Sur ce graphique on remarque que plus de 50% des pièces comptables ont été saisies
manuellement et directement sur le module comptabilité générale, soit un total de plus de
7200 pièces pour l’année 2012.

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Type de pièce en saisie directe


0%
4% 0%
9%
DEC
ENC
31%
FAF
HBI
ODG
56% ODP
0%
RAN

- sur ce graphique on remarque que 56% des pièces saisies directement sur le module
comptabilité générale sont de type FAF : facture d’achat.

Nous recommandons de minimiser la saisie des pièces comptables directes, ceci peut se faire en
intégrant les achats hors production dans le flux achat et générer les pièces de charge
automatiquement par validation des fiches contrôle facture ou des factures tiers fournisseur.

- Tableaux de bord comptables : fonction non exploité, les états financiers sont effectués via
des états Crystal Reports.

- La fonction standard Ecart de conversion : non utilisé, les écarts de conversion sont saisis
manuellement.

- La fonction standard Génération CCA / PCA (charges et produits constatés d’avance : non
utilisée.

- OD de paie (issue de HR Access) interfacée mais manuellement avec sage X3. Fait appel à
une restructuration manuelle du fichier issu de HR Access puis import sur X3.

- Type de pièce : certains types de pièce permettent la numérotation manuelle des pièces
comptables.

III.5. La Comptabilité Tiers

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III.5.1. Factures tiers clients et fournisseurs


- La fonction standard, Factures tiers fournisseurs est non utilisée, il serait intéressant
d’utiliser cette fonction pour les factures d’achat qui ne sont pas liées au service
approvisionnement.

- Factures tiers clients : non utilisés, il serait intéressant d’utiliser cette fonction pour les
factures de vente hors exploitation.

III.5.2. Saisie de règlement


- Pas de paramétrage du cours croisé EUR/USD.

- La fonction de « rapprochement comptable » n’est pas utilisée.

a- La caisse

La caisse est actuellement gérée sur Excel. Une pièce comptable est saisie directement en
comptabilité en fin de mois.

Pas de suivi de la caisse sur l’ERP en terme de :

- Opérations d’alimentation

- Opérations provisoires en attente de pièces justificatives

- Soldes d’ouvertures et de clôture journaliers.

 Ceci est un risque sur la gestion des fonds de la caisse.

On propose la mise en place d’un module de suivi de la caisse sur le système. Une mission
d’étude est indispensable afin de pouvoir rédiger un document de spécifications techniques
et fonctionnelles.

b- Gestion de la retenue à la source

En standard, la retenue à la source peut être paramétrée comme étant une destination comptable
qu’on utilise lors de la saisie d’un règlement, permettant ainsi le lettrage automatique et la
génération de la pièce comptable selon le schéma comptable correspondant.

Pour le cas de COTREL, la retenue à la source n’est pas paramétrée en tant que destination. Elle est
saisie directement sur le module comptabilité générale.

L’impression du certificat retenue à la source se fait via Word.

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On vous propose d’intégrer le module spécifique de gestion de la retenue à la source développé par
nos soins qui permet de :

- Créer une fiche retenue à la source avec un identifiant unique (numéro séquentiel affecté
automatiquement par le système)

- Calculer automatiquement les montants des retenues et le net à payer sur chaque
règlement

- Editer la fiche retenue à la source

- Assurer la génération de la pièce comptable selon schéma comptable correspondant avec


lettrage automatique.

Voir document de spécifications fonctionnelles ci-joint SPEC retenue à la source.pdf

c- Gestion des lettres de credit

La lettre de crédit est un mode de paiement très souvent utilisé dans le cas de COTREL.

En standard, le système ne présente pas une fonction pour la gestion des lettres de crédit.

On vous propose d’intégrer le module spécifique de gestion des lettres de crédit développé par nos
soins qui permet de :

- Créer les fiches lettres de crédit

- Rattacher cette fiche aux commandes d’achat correspondantes

- Suivre les règlements effectués sur une lettre de crédit

- Suivre les actions de financement et calcul des frais bancaire qui en découlent.
Voir document de spécifications techniques et fonctionnelles Spec lettre de crédit.pdf

III.6. Immobilisation
- Le module immobilisation est utilisé uniquement pour la saisie des nouvelles fiches
immobilisations

- La prise en charge de la pièce de dotation se fait par saisie directe en comptabilité sur la
base d’un état Crystal reports permettant le calcul des montants de dotations aux
amortissements

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- En standard, le système bloque la clôture de l’exercice, pour cela on procède à l’export de la
liste des fiches immobilisation, puis à une remise à zéro des tables du système. On refait
l’import des fiches immobilisation une fois que l’exercice est clôturé > mauvaise pratique.

Il faut prévoir une formation sur le module immobilisation afin de mieux maitriser les différentes
fonctionnalités du module à savoir :

 La gestion des catégories d’immobilisation (exemple : logiciels, constructions, …) avec


précision du :
- mode d’amortissement (Linéaire, dégressif, etc.),
- la durée ou le taux d’amortissement
- les comptes utilisés dans les pièces de dotation aux amortissements, de cession, etc.
- type d’immobilisation : corporelle ou incorporelle
- le prorata de calcul : la journée, la semaine, la quinzaine, le moi, etc.

 La gestion des fiches immobilisation avec précision des informations suivante :


- Code et intitulé de fiche immobilisation
- Le rattachement à d’autre fiche immobilisation
- Les numéros de factures achat ou factures complémentaires (frais supplémentaires)
- La valeur d’origine
- Les dates de mise en service et de début d’amortissement
- Les montants d’amortissements antérieurs par exercice
- Etc.

 La génération automatique des fiches immobilisation à partir de factures achat


 La gestion des dotations comptables (Réelles ou simulées)
 L’éclatement, cession, mise au rebut, réévaluation d’immobilisations
 Les révisions d’amortissement

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IV. Fonctions non exploitées

IV.1. Contrôle de gestion

Le contrôle de gestion est un module destiné à aider les responsables de service à piloter leurs
activités. Il permet le contrôle, la mesure et l'analyse de l'activité. Ceci à travers :

 Le calcul des coûts prévisionnels : coût standard, coût actualisé, coût simulé.

 Le calcul des coûts de fabrication : coût prévisionnel OF théorique, de lancement et de


production, Coût de revient industriel, prix de revient de fabrication.

 Le calcul des coûts de sous-traitance : coût prévisionnel sous-traitance, prix revient sous-
traitance.

 L’analyse des performances via des écrans conviviaux : Comparaison des coûts,
consultation de l’historique des coûts prévisionnels (standard, standard actualisé, budget,
simulé) et de l’historique du prix de revient de fabrication des articles (voir figure ci-
dessous).

 La valorisation de l’en-cours : correspond à la valeur des produits en cours de réalisation


pour lesquels de la matière a été consommée, des temps ont été saisis, des entrées en stock
ont été effectuées.

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IV.2. Comptabilité analytique

La comptabilité analytique sert à présenter une image économique de l'activité de l'entreprise, à


des fins de gestion. Elle se concentre sur le compte de résultat en identifiant et valorisant les
différents centres de profit de l’entreprise.

Sur sage X3, il est possible de :

 Créer un ou plusieurs axes analytiques

 Créer des comptes analytiques

 Générer automatiquement des pièces analytiques et/ou des pièces comptables et


analytiques à la fois.

 paramétrer des clés de répartition à priori

 paramétrer des clés de répartition à postériori

 générer un calcul de coût industriel analytique à partir du module production selon les
réalisations saisies sur les Ordres de fabrication.

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 générer des pièces comptables générale et/ou analytiques suite à chaque mouvement de
stock (méthode de l’inventaire permanent)

 Consulter les résultats analytiques par section, par comptes analytique, sur croisement
d’axes analytiques, par pyramides de section et/ou de comptes analytiques.

IV.3. Comptabilité Budgétaire

 Permettant la saisie de un ou plusieurs budgets pour un même exercice


 Faire le contrôle budgétaire lors de la saisie des demandes d’achat et des bons de
commande, ce contrôle peut être :
- Bloquant : interdisant la saisie de la DA ou du BC
- Non bloquant : un message informatif est généré par le système
- Exigeant un circuit de signature supplémentaire (exemple : en cas de dépassement de
budget la signature de la direction générale est exigée pour approuver une demande
d’achat)
 Génération automatique des pièces de pré-engagement et d’engagement. Le pré-
engagement est généré suite à la création ou la signature d’une demande d’achat,
l’engagement est généré suite à la création ou la signature d’une commande. La notion
d’engagement est utilisée pour anticiper la consommation du budget avant réception de la
facture réelle.
 Possibilité d’éditer des états comparatifs du réel par rapport au budgétisé
 Possibilité de générer automatiquement un calcul de budget à partir du réalisé/ budgété des
exercices précédents.

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