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UNIDAD I
¿Qué es la computadora?
HARDWARE: (EJECUTOR)
SOFTWARE: (Pensante)
Son los programas que dan las órdenes al Hardware para que se ejecuten las
tareas, representa la parte inteligente del trabajo.
Monitor
Teclado.
MONITOR
EL TECLADO
ENTER
CAPS LOCK:
NUM LOCK:
WINDOWS XP
Características de Windows XP
• Es un sistema operativo
ARCHIVO:
BARRAS DE HERRAMIENTAS:
Están constituidas por iconos que se ejecutan por medio de hacer clic con el
ratón. Generalmente se encuentran dentro de aplicaciones de Windows.
BOTÓN
CARPETA
CUADRO DE DIALOGO
Es una pantalla especial que se presenta al activar algunas opciones con el fin de
comunicar al usuario con el programa.
GRÁFICOS
HACER CLIC
ICONO
Es una imagen ejecutable que se activo haciendo clic o doble clic con el ratón. Su
función es ejecutar algún programa.
MOUSE/RATÓN:
MENU CONTEXTUAL:
VENTANA:
Windows XP, trabaja por medio de ventanas de aplicación, cada una de las cuales
acceda a un programa de software instalado en su PC.
PRESENTACIÓN DE WINDOWS XP
ESCRITORIO DE WINDOWS
Es el área más grande que usted puede visualizar dentro de la pantalla. Esta
puede ser personalizada a su gusto o a sus necesidades.
LA BARRA DE TAREAS:
MI PC
PAPELERA DE RECICLAJE:
Barra de títulos
Menú de opciones
Botón de minimizar ventana
Botón de maximizar ventana
Botón de Cerrar ventana
Caja de desplazamiento
Flecha de desplazamiento
Borde de la ventana.
BARRA DE TITULOS:
Presenta el nombre del programa y el nombre del archivo que usted este usando.
MENU DE OPCIONES:
CAJA DE DESPLAZAMIENTO:
FLECHA DE DESPLAZAMIENTO:
BORDE DE LA VENTANA:
Toda ventana esta limitada por un borde, la cual permite cambiar de tamaño a la
misma. Para lograr el cambio de tamaño de la ventana, no debe estar maximizada,
ya que no es posible, pero si no lo esta, debe ubicar el cursor en el borde hasta
que este forma una flecha de dos puntas, luego debe presionar el botón del ratón
y dar movimiento al mismo hasta lograr el tamaño deseado.
ICONOS
Hay iconos que se ejecutan con solo dar un clic y otros que se ejecutan don doble
clic.
UNIDAD II
MENU DE INICIO:
Para finalizar la sesión con Windows, no basta con apagar su computador, ya que
usted debe seguir ciertos pasos. Las alternativas para apagar el equipo son las
siguientes:
Apagar el computador,
Reiniciar el computador,
Suspender el computador y
Cerrar todos los programas e iniciar como un usuario distinto.
APAGAR EL COMPUTADOR:
REINICIAR EL EQUIPO
SUSPENDER EL SISTEMA
EJECUTAR
AYUDA
Despliega las opciones necesarias para obtener las respuestas a las preguntas
que usted pueda tener al respecto de algún tema.
REALIZAR BUSQUEDAS
BUSCAR
RECONFIGURANDO SU PEC
CONFIGURACION.
Realiza cambios para que su computador trabaje con las herramientas que usted
desee. Para ejemplificar podemos mencionar que usted puede agregar o quitar
software o hardware, configurar impresoras, el Mouse, fuentes de letra y mucho
más.
Se utiliza generalmente para instalar nuevo software. Esto significa que desde
aca usted instalara en su computador los programas que desee.
BUSQUEDA RAPIDA
CONFIGURACION REGIONAL
CONTRASEÑAS
TECLADO
FECHA Y HORA
MOUSE
PANTALLA.
FONDO
PROTECTOR DE PANTALLA
APARIENCIA
Permite cambiar los colores y hacer que mejore la apariencia de su pantalla. Para
cambiar los colores de sus ventanas, Windows ofrece una lista de formatos
donde usted puede seleccionar el que mas le agrade.
IMPRESORAS
Permite configurar la impresora que sea seleccionada por el usuario, así como
también podemos eliminar las colas de impresión.
DOCUMENTOS
Se encuentra dentro del menú que presenta el botón llamado inicio. Su función es
crear un listado de documentos, el cual será visualizado a fin de poder abrir
algún documento utilizado recientemente.
Al hacer clic en el botón llamado inicio y activar la opción Todos los programas,
despliega el menú llamado programas. Este contiene un listado del software que
has sido instalado en su PC, con el fin de que usted pueda acceder a los
programas fácilmente.
LABORATORIO
LABORATORIO III
INSTRUCCIONES:
Realice lo que se le pide a continuación. Recuerde que si tiene alguna duda, puede
consultar.
LABORATORIO IV
INSTRUCCIONES:
Modifique la fecha y la hora del sistema. Para ello realice el siguiente proceso.
UNIDAD III
ACCESORIOS DE WINDOWS:
Los accesorios de Windows, son programas auxciliares que están incluidos dentro
de este ambiente, los cuales permiten realizar algunos procedimientos de
importancia y gran utilidad. Entre los accesorios para Windows xp, definiremos
los siguientes:
WORD PAD
PAINT
WORD PAD
UTILIZANDO EL MENU:
ABRIENDO UN DOCUMENTO
UTILIZANDO EL MENU
o Clic en archivo
o Clic en abrir
GUARDANDO UN DOCUMENTO
UTILIZANDO EL MENU
o Clic en archivo
o Clic en guardar.
Luego se muestra un cuadro de dialogo donde usted podrá ponerle el nombre que
desea a su documento creado.
IMPRIMIENDO UN DOCUMENTO
Momento de ejecutar este icono debe esta lista la impresora, ya que esta
herramienta proporciona el método de impresión rápida.
UTILIZANDO EL MENU
o Clic en imprimir
VISTA PRELIMINAR
UTILIZANDO EL MENU
o Clic en archivo
CORTAR
Permite cortar un objeto o texto que haya sido seleccionado o marcado como
bloque.
UTILIZANDO EL MENU
o Clic en edición
o Clic en cortar
COPIAR
Permite copiar un texto u objeto previamente marcado hacia otra parte del
documento o en otra aplicación.
UTILIZANDO EL MENU
o Clic en edición
o Clic en copiar.
PEGAR
UTILIZANDO EL MENU
o Clic en inicio
o Clic en pegar.
DESHACER
UTILIZANDO EL MENU
o Clic en Deshacer.
UTILIZANDO EL MENU
o Clic en insertar
FUENTE
TAMAÑO DE FUENTE
CURSIVA
SUBRAYADO
ALINEAR A LA IZQUIERDA
Justifica el texto hacia el margen izquierdo. Por defecto este formato siempre
esta activado.
ALINEAR AL CENTRO
ALINEANDO A LA DERECHA:
CREANDO VIÑETAS
VIÑETAS
LABORATORIO V
INSTRUCCIONES:
Tamaño: 22
Color: Azul
Estilo: Negrita
Alineación: Al centro.
o Marque el texto.
El Internet Explorer
14. Guarde el archivo con el nombre de Archivo con el nombre que usted mas
desee.
LABORATORIO VI
INSTRUCCIONES:
Cambie a color verde las palabras que finalicen con la letra o (no importa que
tengan otro efecto aplicado)
Direcciones en Internet
PAINT
Es una accesorio de Windows XP, que permite diseñar gráficos. Posee una barra
de herramientas, la cual contiene una serie de iconos.
o Clic en accesorios
o Clic en Saint.
BARRA DE HERRAMIENTAS
Se utiliza para seleccionar un área en forma irregular. Para activarla dar clic
sobre el icono.
SELECCIÓN
BORRADOR
Permite rellenar con color un área o un objeto. Para ello debe realizar el
siguiente procedimiento.
SELECCIONAR COLOR
AMPLIACION
LAPIZ
PINCEL
AEROGRAFO
TEXTO
Modulo de Microinformática
• Crear documentos
crear de forma rápida un nuevo documento de texto, que se abrirá en una nueva
pantalla.
• Guardar documentos
Cada vez que creemos o abramos un documento Word lo abrirá en una nueva
pantalla así que para cambiar de documento solamente tendremos que pincha en
la barra de Windows sobre el documento que queramos ver o bien en Archivo
pulsar sobre el documento que queramos en la lista de últimos documentos con los
que hayamos trabajado.
• Cerrar documentos
ENTORNO DE TRABAJO
Estilo
Tamaño de fuente
Dibujar tabla
Menú Dibujo
Inserta una línea con una flecha en el lugar donde hacer clic o
arrastrar en la ventana activa. Para mantener la línea sujeta para
dibujar un ángulo de 15 grados desde su punto de inicio, mantenga
presionada la tecla MAYÚS mientras arrastra.
Rectángulo
Ratón, teclado,
HERRAMIENTAS DE ESCRITURA:
AYUDA DE WORD:
Pasos:
• En el menú
, hacer clic en
• En el cuadro buscar, escribir el texto.
• Hacer clic en buscar
Word solo buscará palabras completas que coincidan completamente con el texto.
REEMPLAZAR TEXTO:
Pasos:
• Ortografía y Gramática
Omitir-salta un fallo.
Omitir todas-salta todos los fallos.
Cambiar-reemplazar el fallo (1 fallo).
Cambiar todas-reemplazar todos los fallos.
SINÓNIMOS
2.
y luego
del menú
, o mayús. + F7.
1. Seleccionar la palabra.
Buscar
Significados
Reemplazar
AUTOCORRECCIÓN
PLANTILLAS
Creación de plantillas:
FORMATO DE CARACTERES:
Subrayar el texto.
Letra capital:
Seleccionar el texto.
En el menú
, haz clic en
y a continuación en la ficha “fuente”.
Aplicar color:
Aplicar animación:
Elige la orden
del menú
Haz clic en
• Bordes y sombreado
2. Menú-formato-bordes y sombreado.
Especial: Haga clic en Primera línea para aplicar la sangría sólo en la primera línea
de un párrafo. Haga clic en Francesa para aplicar la sangría a todo el párrafo
excepto la primera línea. Haga clic en (ninguna) para quitar el formato de sangría
especial.
SELECCIONAR TEXTO:
Mediante el ratón.- Doble clic sobre una palabra para seleccionarla. Para cancelar
la selección hacer clic en cualquier parte del texto.
Para seleccionar un párrafo situar el puntero sobre cualquier palabra del párrafo
y hacer triple clic.
del menú
.
F8 + F8 .- Palabra
F8 + F8 + F8 .- Frase
F8 + F8 + F8 + F8 .- Párrafo
SOBRESCRIBIR TEXTO
BORRAR TEXTO:
Mover texto:
Seleccionar el texto a mover.
Seleccionar el comando
o el botón correspondiente
Situar el cursor en el sitio de destino de la información.
Seleccionar el comando
o el botón correspondiente
Copiar texto:
Seleccionar el texto a copiar.
Seleccionar el comando
o el botón correspondiente
Situar el cursor en el sitio de destino de la información.
Seleccionar el comando o el botón correspondiente
TABULACIONES
IMPRESIÓN:
IMPRESIÓN EN WORD
Vista preliminar:
Imprimir:
Opciones de impresión:
COLUMNAS
Formato de columnas:
TABLAS
Puedes crear una tabla vacía y rellenar las celdas o puedes convertir párrafos de
texto en una tabla.
También puedes crear una tabla a partir de un origen de datos existente, como
una base de datos o una hoja de cálculo.
Pulsa las flechas de dirección arriba y abajo para desplazarte a la fila anterior o
posterior.
Puedes usar las teclas “Inicio” y “Fin” para desplazarte al inicio o al final de las
celdas. Análogamente, con la combinación de las teclas “Alt” + “Inicio” o “Fin”
puedes desplazarte al inicio o al final de la fila.
Lleva el puntero del ratón ante una fila y el puntero se convertirá en una
flecha orientada hacia arriba y a la derecha.
Pulsa el botón izquierdo del ratón para seleccionar toda la fila.
Ancho de columna:
Alto de fila:
Insertar columnas:
Insertar filas:
Dividir celdas:
Formato en tablas:
IMÁGENES:
WORD ART
IMÁGENES PREDISEÑADAS
• Insertar imagen.
• Control de imagen
• Contraste.
• Brillo.
• Recortar imagen.
• Líneas para bordes.
• Control del flujo del texto alrededor.
• Acceso al cuadro de diálogo “Formato”
• Definir la imagen con color transparente.
• Restablecer la imagen.
Posición de la imagen:
Selecciona la imagen.
En el menú “Formato”, haz click en “Imagen” y activa la ficha “Posición”.
Selecciona las opciones para los marcadores horizontal y vertical en los
cuadrados “desde” y, a continuación, especifica las distancias desde las
casillas horizontal y vertical.
Excel
En esta lección, aprenderá cómo tiene que trabajar con las hojas y con los libros
de trabajo; aprenderá también a abrir, guardar y cerrar un libro y a introducir y
editar datos de una hoja de cálculo. También aprenderá a trabajar de forma más
eficaz si utiliza las prestaciones de AutoCompletar y AutoCorrección que le
ayudarán a realizar parte de su trabajo y a introducir fórmulas sencillas.
Inicio de la lección
aparecen en pantalla.
Partes de la Ventana:
Una vez seleccionado el Libro de trabajo que desea abrir, haga doble click
sobre él.
De forma adicional, puede seleccionar varias hojas a la vez, incluso si son hojas
no adyacentes, e introducir los mismos datos en todas las hojas activas al mismo
tiempo. Esto resulta particularmente útil si necesita configurar varias hojas que
sean idénticas en algunos aspectos (como por ejemplo, agregar rótulos comunes
en un informe mensual).
Si desea saber algo más sobre el desplazamiento a través de las hojas, puede
conseguir ayuda del Ayudante de Office.
Ayudante de Office
denomina celda. Las celdas se identifican por sus posiciones en las filas y las
columnas. A esta combinación de una letra de columna y un número de fila se le
llama referencia de celda. Con la intersección de la primera columna y la primera
fila se obtiene la celda Al.
Cuando se selecciona una celda con el ratón, dicha celda se activa. En ella se
puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene. La celda activa
tiene un borde ancho que la rodea. Siempre podrá saber la referencia de la celda
en que está, mirando el cuadro de nombres que se encuentra en la parte izquierda
de la barra de fórmulas, y los encabezados de la fila y columna correspondientes
se ponen en negrita y se destacan. También puede cambiar la celda activa
pulsando la tecla INTRO, la tecla TAB o las teclas de flecha.
Introducción de datos
Cuando desarrolle por primera vez una hoja de cálculo, comience por introducir
sus datos. Al poco tiempo su hoja comenzará a llenarse con la información y tal
vez no pueda ver todos los datos en su pantalla. Cuando revise una hoja de cálculo
de gran tamaño, puede hacer que sus tareas de edición resulten más fáciles si
controla lo que puede ver en la pantalla.
Por ejemplo, la lista de clientes es demasiado larga para verse en una ventana,
de forma que cuando introduce datos al final de la lista, no puede ver los
encabezados de columna que aparecen en la parte superior de la lista. Puede
inmovilizar la primera fila (la fila con los encabezados de columna) de forma que
se muestre en la pantalla sin tener en cuenta el lugar de la lista en el que está
trabajando.
Otra forma de hacer que sus tareas de edición resulten más fáciles y de
acelerar la entrada de datos es utilizando AutoCompletar para introducir
entradas repetidas de una columna. Por ejemplo, en la lista de clientes, los
Puestos de contacto se repiten para muchos clientes. AutoCompletar puede
ahorrarle tiempo introduciendo en su lugar estos títulos repetidos.
Si quiere inmovilizar una fila de forma que los rótulos de columna permanezcan
visibles mientras introduce nuevos datos al final de la lista, seleccione la fila, y
en el menú Ventana, pulse Inmovilizar paneles.
Introducir texto
Introducir números
Realización de cambios
Puede modificar o editar datos de una hoja de cálculo, suprimiendo los datos, o
cambiando unos cuantos caracteres de una entrada, sobreescribiendo una
entrada existente. En los ejercicios siguientes, modificará datos, luego
practicará la característica de deshacer y rehacer borrar y escritura.
Suprimir datos
Pulse la celda B3, introduzca 200, y luego pulse INTRO. Su nueva entrada
sustituye a la entrada anterior. Pulse dos veces la celda B2, los datos contenidos
en la celda B2 están preparados para ser editados.
Ahora ya sabe cómo desplazar y copiar celdas de un libro, pero suponga que
desea reorganizar su libro desplazando o copiando una hoja entera. Esto es
incluso más sencillo que desplazar y copiar celdas. En los ejercicios siguientes,
reorganice su libro desplazando una hoja y luego copiándola.
Desplazar una hoja de cálculo hasta una nueva posición del mismo libro de trabajo
Puede ejecutar cálculos con sus datos utilizando operadores aritméticos (como +,
- y *) y con Unciones, que también son fórmulas ya definidas. Microsoft Excel
viene con cientos de funciones que puede utilizar en fórmulas y que le ahorrarán
tiempo. Por ejemplo, existen funciones que calculan el pago periódico de un
préstamo (la función PAGO), la desviación estándar de una muestra (la función
En Microsoft Excel, todas las fórmulas comienzan con un signo igual (=). Trás
este signo, se introduce la fórmula y luego se pulsa INTRO. Una vez introducida
la fórmula, la celda mostrará los resultados de los cálculos. Puede editar
fácilmente la fórmula para modificar cualquier parte de ésta.
Si queremos introducir una fórmula para sumar dos números, nos colocamos en la
Hoja2, seleccione la celda E4,Introduzca =52+200, y luego pulse INTRO, la
fórmula es introducida en la celda, y aparece el resultado de la suma.
Pulse dos veces la celda E5, la celda E5 se dispone para ser editada. Las
referencias de celda de la fórmula y las celdas a las que hacen referencia tienen
el color distinto para ayudarle a ver cuáles son las celdas a las que la fórmula
hace referencia.
Seleccione el signo más (+) arrastrando el punto de inserción sobre él, introduzca
un asterisco (*), y luego pulse INTRO, la fórmula multiplica las dos celdas y
visualiza el resultado de la multiplicación, pulse dos veces la celda E5, y luego
pulse dos veces la referencia a la celda C5 de la fórmula.
Para encontrar las plantillas suministradas con Microsoft Excel, pulse Nuevo
desde el menú Archivo.
Para crear una plantilla, puede utilizar cualquier libro que contenga formatos y
datos que vaya a utilizar repetidamente, tal como una hoja de planificación, una
lista de tareas semanal, el formulario de un inventario, el formulario de un
pedido, o una hoja de valoración de impuestos; a continuación guarde simplemente
su libro como una plantilla, tal como posteriormente tendrá que hacerlo.
Microsoft Excel se inicia con un nuevo libro, aún no guardado, y preparado para
ser utilizado. Sin embargo, si ya está trabajando con Microsoft Excel, tal vez
necesite abrir un nuevo libro para utilizarlo en esta lección. Pulse el botón Nuevo
de la barra de herramientas Estándar. Aparece un nuevo libro. La barra de titulo
visualizará un nombre de libro, como Librol o Libro2.
Para guardar su libro con un nombre que describa su contenido, pulse el botón
Guardar de la barra de herramientas Estándar, aparece el cuadro de diálogo
Guardar como.
Agregar una palabra clave para facilitar posteriormente la búsqueda del archivo
Si un libro de trabajo contiene varias hojas de cálculo, los nombres de hoja (en
las etiquetas de hoja) son importantes para la identificación. Incluso si sólo hay
una hoja en el libro, el nombre de hoja es importante porque puede utilizarse en
fórmulas, y también proporciona el encabezado por omisión de las páginas
impresas.
Puede darle a sus hojas nombres que tengan más sentido que el de «Hojal»,
para ello pulse dos voces la etiqueta Hojal, se destaca el nombre de la hoja,
introduzca el nombre con el que quiere conocer la Hoja luego pulse INTRO.
Por omisión, los nuevos libros contienen tres hojas de cálculo. Si no necesita
las hojas de sobra, puede simplificar su libro suprimiéndolas (en el caso de que
posteriormente las necesitara, siempre tendrá la posibilidad de agregarlas).
Si necesita insertar una hoja de cálculo, utilice el botón derecho del ratón
para pulsar una etiqueta de hoja, pulse Insertar del menú contextual y luego
pulse dos veces el icono de Hoja de cálculo.
Por omisión, Microsoft Excel alinea las entradas de texto en la parte izquierda
de la celda. Sin embargo, puede modificar dicha alineación. Puede cambiar la
alineación de rótulos para crear una mejor configuración de página. Para ello elija
las celdas que desea alinear y pulse en la barra de Herramientas Formato, la
alineación para las celdas seleccionadas (izquierda, centrada o derecha). También
Ajuste los anchos de columna y los anchos de fila para utilizar mejor el espacio
de la página. Si situamos el puntero del ratón en la línea de separación de
columna, donde están situadas las letras, nos aparece una flecha de doble ,
arrastre el borde derecho del encabezado de la columna hasta conseguir el ancho
de columna deseado.
Utilice el botón derecho del ratón para pulsar en una columna, y aparece un
menú contextual:
Si desea suprimir una columna o fila, utilice el botón derecho del ratón para
pulsar el encabezado de la fila o columna, y luego, desde el menú contextual,
pulse Eliminar. Si desea insertar una columna o fila, utilice el botón derecho del
ratón para pulsar la columna que se encuentra a la derecha de donde desea
insertar la nueva columna, o la fila debajo de la cual desea insertar la nueva fila y
luego, desde el menú contextual, pulse Insertar.
imagen.
Los «controles» de los lados y esquinas de la imagen indican que el dibujo está
seleccionado, y que puede desplazarlo o cambiarle el tamaño.
Utilice el botón derecho del ratón para pulsar el gráfico, y luego, desde el
menú contextual, pulse Formato de imagen. En este menú podremos cambiar las
propiedades de la imagen.
Incluir datos para comprobar las fórmulas mientras las escribe, es muy útil, para
confirmar que las formulas están echas correctamente.
C
CELDA VALOR
A1 50
A2 25 =A1*B1
A3 10
A4 15
B1 2
B2 3
B3 5
B4 4
Una vez introducidos estos valores, nos colocamos en la celda C1, para
multiplicar. Una vez introducida la fórmula, pulsamos Intro.
En este ejercicio, introduzca una fórmula que sume el precio total de los
artículos pedidos. Utilice Autosuma para introducir la fórmula rápidamente.
• Seleccione la celda C5
• En la barra de Herramientas Estándar, pulse el botón Autosuma Σ .
• Autosuma inserta una fórmula que utiliza la función SUMA, visualiza
un Autosuma borde de desplazamiento alrededor del rango que
Microsoft Excel espera sumar e inserta en su fórmula la referencia
de rango. En este caso, el rango que Autosuma ha seleccionado (desde
C1 hasta C4) es correcto.
• Pulse Intro.
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e
indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se
desea utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar datos de
distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula o bien, utilizar el valor de
una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de
otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las
referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las
referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.
A B
5 100
6 200 =A5
7
=A6, que hace referencia a la celda que está una celda por encima y a la izquierda
de la celda B7.
A
B
5 100
6 200 =A5
7 =A6
Si no desea que cambien las referencias cuando se copie una fórmula en una celda
diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la fórmula multiplica la
celda A5 por la celda C1 (=A5*C1) y puede copiarse la fórmula en otra celda,
cambiarán ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda
C1 colocando un signo de dólar ($) delante de las partes de la referencia que no
cambia. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue
signos de dólar a la fórmula como se indica a continuación:
=A5*$C$1
Hay otra forma de conseguir que aparezcan los símbolos $ sin necesidad de
escribirlos cada vez. Podemos conseguir los símbolos $, primero escribimos la
celda y después pulsamos la tecla F4, automáticamente aparecerán los símbolos
$, delante de la fila y delante de la columna.
Referencia Relativas
Si pulsa repetidas veces sobre la tecla F4, verá como aparecen símbolos delante
de la letra y el número, sólo delante de la letra y sólo delante del número.
Todas las fórmulas que ha escrito hasta ahora son correctas y operativas, pero
cuando las lee, no está muy claro qué valores se están calculando. Podrá
identificar más claramente las celdas concretas y los rangos si les proporciona
nombres, y luego al introducir fórmulas podrá utilizar esos nombres en lugar de
las referencias de celda. Por ejemplo, la fórmula =Precio*Cant es rápidamente
comprensible, mientras que =A16*I16 ya no está tan claro.
Para poner nombre a las celdas debemos introducir unos rótulos, que identifiquen
esos valores.
• Pulse Aceptar.
Las celdas se denominan ahora con los rótulos que hayamos establecido.
Funciones
Las funciones
son
herramientas de cálculo que Microsoft Excel pone a nuestra disposición para ser
usadas en hojas de cálculo. Pueden usarse para tomar decisiones sobre los
valores que se ponen en una celda, pueden devolver valores o llevar a cabo
acciones y pueden realizar también gran variedad de cálculos distintos.
=NOMBRE_FUNCION(argumento1;argumento2;....)
Como ya hemos dicho, los argumentos son los valores que facilitamos a las
funciones para que éstas nos devuelvan un resultado o lleven a cabo algún tipo de
acción. El número de argumentos que una función puede llevar depende del tipo
que está sea. Algunas tienen un número fijo mientras que otras, como por
ejemplo la función SUMA puede llevar hasta 30 argumentos. Los limites para los
argumentos son los siguientes:
Números: SUMA(43;300;2)
Rangos: SUMA(A1:A209
Texto: MAYUSCULAS(“jesús”)
Nombres: PRODUCTO(Cantidad;Dólar_peseta)
Valores lógicos: SI(A1>50;89;A2)
Valores de Error: ERROR TYPE(#NAME)
Referencias: MAX(A1:B10)
Matrices: SUMAPRODUCTO(A1:A10;B1:B10)
Vacío(ningún argumento): PI()
Otras funciones: SUMA(MAX(A1:A20);B1:B20)
Vaya rellenando todos los argumento bien escribiendo un valor, bien haciendo
click en la celda correspondiente de la hoja. Para pasar de uno a otro argumento
basta apretar la tecla TAB (tabulador), o bien dar un click en la casilla siguiente.
En la parte superior derecha del este cuadro de diálogo aparece una casilla
llamada Valor (o en la parte inferior una casilla que pone Resultado). Si se fija, en
el momento que todos los argumentos obligatorios han sido facilitados a la
función, en esta casilla aparece el valor que la función toma para estos
argumentos. De esta manera puede ver el valor que la función le va a devolver
antes de escribirlo en la hoja. Una vez que haya comprobado esto pulse el botón
Aceptar y volverá a su hoja de cálculo.
Puede encontrar una completa descripción de todas las funciones que trae esta
versión en la ayuda del programa. Para ello escriba la palabra Función seguida del
nombre de la función de la que desea saber más o bien busque esta función en la
lista de la ayuda.
Formateado de celdas
El primer paso, es seleccionar las celdas, a las que daremos el mismo formato.
Puede cambiar el Formato desde la barra de herramientas Formato, o desde el
menú Formato Celdas.
En el menú Formato, pulse Estilo. Pulse la flecha hacia abajo del recuadro
Nombre del estilo, seleccione Rótulo y luego pulse Aceptar.
Combinar y centrar
Aplicar Bordes
Los rangos que contienen información sobre el pedido son seleccionados. Puede
seleccionar cada rango individualmente y colocar un borde alrededor de él, pero
también puede ahorrar tiempo si selecciona, utilizando la tecla CONTROL, todos
los rangos individuales a los que desea colocar bordes alrededor, como si éstos
fueran no adyacentes, y colocar a todos a la vez bordes alrededor.
Color de relleno
Antes de imprimir, analice una vista preliminar para estar seguro de que todo
se ajusta en una página. En este ejercicio cambiará los márgenes de página de
forma que podamos adaptar la hoja a una sola página.
Formateado de números
Utilice el botón derecho del ratón para pulsar cualquiera de las celdas
seleccionadas, y luego, desde el menú contextual, pulse Formato de celdas.
• Formato Celdas
• En la lista Categoría, pulse Personalizada.
• En el recuadro Tipo, seleccione la entrada, luego introduzca 0 “Kg.”
• Asegúrese de que introduce un cero, y no la letra 0.
• Pulse Aceptar.
Por omisión, Microsoft Excel no crea encabezados ni pies, pero puede crear y
personalizar fácilmente el encabezado y/o el pie de página, si así lo desea.
Lección 5 - Plantillas
Para crear una plantilla, primero desarrollará la estructura que quiere dar a su
plantilla (una factura, un inventario, un informe de ventas....), introduciendo
rótulos en la hoja y organizándolos para obtener la estructura deseada. A
continuación, agregará fórmulas a la plantilla de forma que los cálculos sean
automáticos y, por último, le aplicará un formato para darle una presentación
profesional.
• Pulse Aceptar.
Edición de la plantilla
Abrir la plantilla.
Cuando filtre una lista, definirá las condiciones conocidas como los criterios
compartidos por el subconjunto de registros que desea localizar. También puede
filtrar su lista utilizando varios criterios.
Para poder ejecutar una búsqueda lo más precisa posible, necesita abrir una
lista o crear una.
Tablas dinámicas; las tablas dinámicas son tablas interactivas que resumen
rápidamente grandes cantidades de datos. Las tablas dinámicas reemplazan a las
tablas sinópticas de Microsoft Excel, versión 4.0. Puede convertir fácilmente una
tabla sinóptica en tabla dinámica.
Opciones de Búsqueda
Pulse Aceptar.
Por ejemplo, podríamos saber, los productos con precios superiores a 1000
Pts, pero inferiores a 3000 Ptas.
Después de haber filtrado los registros que necesita, tal vez quiera
manipularlos más adelante. Por ejemplo, podría tener varios campos en una lista
que necesitaran resumirse o promediarse, y tal vez necesitara realizar los
mismos cálculos sobre varios y diferentes subconjuntos de registros filtrados, o
podría querer promediar el precio y el coste para productos de diferentes
países. Existen funciones especiales, como por ejemplo SUBTOTALES, que son
muy útiles cuando se intenta calcular rápidamente datos filtrados.
Para una fácil referencia, los argumentos de la función SUBTO-TALES son los
siguientes: 1=PROMEDIO, 2=CONTAR, 3=CONTA-RA, 4=MAX, 5=MIN,
6=PRODUCTO, 7=DESVEST, 8=DESVESTP, 9=SUMA, 10=VAR y 11=VARP. Para
saber algo más de estas funciones, puede pedir ayuda al Ayudante de Office.
Puede utilizar la función SUMAR.SI para calcular una suma de valores para
registros específicos. La función SUMAR.SI suma celdas que reúnen las
condiciones que se especifican, sin tener que filtrar la lista primero.
Calcular la cantidad
Filtro Avanzado
Excel utiliza las etiquetas de los nombres de los campos, como claves para
poder realizar una clasificación.
Ordenar listas
Puede ordenar por tres criterios, aunque en muchos casos no será necesario el
uso de todos, el primer criterio es el que marca la ordenación.
Alguna vez, puede tener una lista de datos más compleja que necesite ordenar
con más de tres claves. Por ejemplo, podría tener una lista extensa con el
personal de la compañía que necesita ordenar por sección, luego por
departamento dentro de cada sección, luego por empleo dentro de cada
departamento, y luego por apellido dentro de cada empleo. El cuadro de diálogo
Ordenar hace que sea fácil hasta tres claves, pero para ordenar sobre cuatro
claves, necesitará ejecutar dos veces la orden Ordenar.
El truco para ordenar sobre cuatro claves es el orden en el que se realicen las
ordenaciones. La clave principal de ordenación (que en este ejemplo de lista del
personal sería la sección) deberá ejecutarse en el segundo proceso de
ordenación; ordenará primero las claves secundarias (por departamento, luego
por empleo, luego por apellidos), y luego ordenará por segunda vez sólo por
sección.
Cuando desee resumir una lista que tenga varias columnas (o campos) de
entradas de texto, como por ejemplo el inventario de la empresa, la
subtotalización es mejor que la consolidación. La subtotalización incluirá todos
los campos de texto y puede crear subtotales para grupos dentro de cada campo
de texto; por ejemplo, puede crear subtotales para cada categoría y para cada
país de origen. Además, el resumen subtotalizado contendrá todos los datos
detallados y le permitirá mostrar cualquier nivel de detalle que elija.
Ahora que su lista ha sido ordenada en grupos, puede subtotalizar esos grupos
para que el equipo de gestión pueda encontrar rápidamente la información
resumen que éste necesita. Puede utilizar la orden Subtotales para agregar
subtotales a los grupos que se elijan, sin necesidad de tener que insertar
manualmente filas para los subtotales o introducir fórmulas. La orden Subtotales
también agrega un esquema a su hoja para que pueda decidir fácilmente cuántos
detalles desea mostrar en su informe de inventario.
Los Subtotales son agregados en el campo Valor de su hoja, y los títulos son
agregados en el campo País de origen. Su hoja deberá ser similar a la siguiente
ilustración.
niveles
esquema y de resumen.
Seleccione las filas o columnas que desea combinar dentro del grupo de
detalles de un esquema. No incluya subtotales en el grupo o estarán ocultos
cuando oculte el grupo de detalles.
Para eliminar el esquema, seleccione todas las filas o columnas del grupo y,
desde el menú Datos, seleccione Agrupar y esquema, y luego pulse Desagrupar.
Para importar un archivo de texto, sólo tiene que abrirlo. Al abrir un archivo de
texto en Microsoft Excel, automáticamente se inicia el Asistente para importar
texto, compuesto de tres pasos los cuales nos guiarán a través del proceso de
selección de un delimitados y dar formato a las columnas de datos. Un
delimitados es un carácter, como un espacio, una tabulación, o una coma que
separa campos de datos de una base de datos.
Por ejemplo, para crear una base de datos de nombres y direcciones delimitados
por una tabulación, tendría que separar cada campo por un carácter de
tabulación. Los caracteres de tabulación dividen o separan cada campo de un
registro (como por ejemplo, el nombre o apellido) dentro de su propia columna de
la base de datos.
El primer paso para crear un informe resumen es organizar los registros del
libro, y luego desde el menú Datos, pulse Asistente para tablas dinámicas,
asegúrese que el botón de opción Lista o base de datos de Microsoft Excel está
seleccionado, y luego pulse Siguiente.
Cuando este seleccionada la lista, observe que los valores de la misma están
entre los símbolos $ indicando que son referencias Absolutas.
Una vez elegido el lugar donde deseamos situarla, aparece el resultado, el cual
variará en función de la distribución. También aparecerá la Barra de
Herramientas de Tabla dinámica (si no aparece, la podemos activar en el menú
Ver, Barras de Herramientas.
Si es incapaz de agrupar fechas en una tabla dinámica, lo más probable es que las
fechas no tengan el formato adecuado y Microsoft Excel no las reconoce como
fechas. Para corregir este problema, cambie el formato del campo Fecha de los
Para hacer la Tabla dinámica más atractiva, es el momento de darle formato para
hacerlo más atractivo.
Es posible aplicar un formato que muestre que los números representan dólares.
Utilice el botón derecho del ratón para pulsar cualquier celda que contenga un
número dentro de la parte de datos de la tabla, en el menú contextual, pulse
Campo, Número. En lista de Categoría, pulse Moneda, y en las posiciones
decimales, cambie el valor a 0.
Mediante el botón derecho del ratón pulse en cualquier celda dentro de la Tabla
dinámica. En el menú contextual, pulse Asistente, y arrastre el botón de campo
deseado hasta el recuadro. En la columna Fecha utilice el botón derecho para
pulsar cualquier celda del mes. En el menú contextual, seleccione Agrupar y
esquema y luego pulse Agrupar.
Crear campos de Página es muy útil, para poder mostrar información de los
empleados, de forma que la Tabla dinámica pueda mostrar en un momento los
datos de un empleado.
Utilice el botón derecho del ratón para pulsar cualquier celda de la Tabla
dinámica.
En el menú contextual, pulse Asistente y arrastre el botón Empleado desde el
recuadro Columna hasta el recuadro Página, y luego pulse Terminar.
Para ello solo debe agregar el campo deseado y modificar la función de Suma a
Promedio. Podemos cambiar la función, pulsando en el botón derecho, dentro de la
tabla dinámica.
Para eliminar datos sólo debe arrastrar el botón que desee eliminar lejos de la
Tabla dinámica hasta que el puntero del ratón sea como el icono Eliminar, y luego
suelte el botón del ratón. Los datos serán eliminados de la Tabla dinámica.
También podemos realizar búsquedas, por medio del botón criterios, si hacemos
click en criterios nos aparece un formulario vacío, para que en los campos
deseados introduzca el dato o datos a buscar, con el botón buscar siguiente o
anterior, (dependiendo del lugar donde estemos situados), iremos visualizando
uno por uno los registros con esos criterios.
Crear un gráfico
Para crear un gráfico debe seleccionar la hoja, y dentro de ella, seleccione los
datos sobre los que quiere hacer un gráfico. Puede seleccionar los datos de una
Tabla dinámica, una vez seleccionadas las celdas y utilice el botón asistente para
gráficos.
Siga los 4 pasos del asistente. Marque las Columnas que aparece seleccionado
dentro de la lista Tipo de gráfico, y luego desde la ficha Títulos, pulse en el
EJEMPLO
2500
2000 TRIGO
1500 CENTENO
1000 AVENA
500 CEBADA
0
MAIZ
VENTAS
Sitúe el puntero del ratón sobre un área vacía del fondo del gráfico, y luego,
cuando el cuadro de sugerencia del gráfico muestre Área del gráfico, pulse el
gráfico, entonces el gráfico quedará seleccionado, arrastre los controles de la
esquina del gráfico forma que éste sea más amplio y fácil de ver. Después señale
el área gris detrás de los marcadores de datos (el área de trazado), y cuando el
cuadro de sugerencia del gráfico muestre Area de trazado, pulse dos veces y
aparecerá el cuadro de diálogo Formato del área de trazado, pulse el botón de
opción Ninguna, y luego pulse Aceptar.
Imprimir el gráfico
Para ello utilice el botón derecho del ratón para pulsar el área de gráfico. En el
menú contextual, pulse Ubicación, en una hoja nueva, y luego pulse Aceptar.
Pronóstico de tendencias
Seleccione la celda sobre las que quiere hacer él pronostico y luego pulse el
botón Asistente para gráficos.
Hará una vista preliminar de su hoja de cálculo e imprimirá una copia de ésta,
si la vista preliminar es satisfactoria.
Aparece la ventana Vista preliminar, permitiéndole ver cómo será la hoja, una
vez que la imprima. Por omisión, las líneas de división de la hoja de cálculo no se
imprimen. Si quisiera imprimir las líneas de división de la hoja de cálculo, pulse
configurar página del menú Archivo y luego seleccione la casilla de verificación.
Líneas de división de la ficha Hoja.
Puede utilizar el botón Imprimir para imprimir rápidamente una única copia de
la hoja activa, utilizando los parámetros de imprimir establecidos por omisión, la
impresora debe estar activa.
Antes de imprimir una hoja de cálculo, debe realizar una vista preliminar de
manera que pueda determinar la forma óptima para disponer las páginas
impresas. Existen dos métodos diferentes de previsualización: Vista preliminar y
Vista previa de salto de página. La orden Vista preliminar le muestra lo que
aparece en la página impresa, página por página. La orden Vista previa de salto de
página le muestra cómo se ha dividido la hoja de cálculo en páginas, y le permite
alterar fácilmente la disposición de la página.
Asegúrese de que una hoja de cálculo está activa, y luego, desde la barra de
herramientas Estándar, pulse el botón Vista preliminar. En la barra de botones,
pulse Saltos de página.
Vista previa de salto de página le muestra cómo queda dividida en páginas toda
la hoja de cálculo. Las líneas punteadas muestran dónde se producen los saltos de
página, y los números de página muestran el orden en el que se imprimirá la hoja.
Si desea cambiar el salto de pagina señale la línea vertical del salto de página,
y luego, cuando el puntero del ratón se convierta en una flecha con dos puntas,
arrastre la línea hacia la izquierda desplazándose una columna. El salto de página
vertical se restablece de forma que sólo se impriman tres columnas sobre las
siete primeras páginas. La línea del salto de página se convierte en una línea
sólida después de desplazarla para indicar que ahora es un salto de página manual
en lugar de un salto de página automático.
Al ajustar los títulos podemos hacer de forma que sin importar dónde se
produzcan los saltos de páginas, los rótulos de columna se impriman en cada
página.
Tal vez tenga que desplazar el cuadro de diálogo para poder pulsar en la fila 1.
Es posible ajustar el ancho de una sola página y que no tengan una longitud
mayor de cinco páginas.
Impresión de gráficos
Algunas veces es necesario imprimir un gráfico sin su hoja, observará que las
proporciones del gráfico cambian para que el gráfico impreso no esté a escala (no
tengan el mismo alto y ancho relativos) con el gráfico creado en la hoja. Si esto
supone un problema, fácilmente puede poner de nuevo a escala el gráfico impreso
para que conserve las mismas proporciones relativas que el gráfico incrustado.
A veces una Tabla dinámica extensa podrá estar tapada por su gráfico
incrustado y necesitamos imprimir los datos pero no el gráfico.
En la hoja Tabla dinámica, pulse con el ratón una zona vacía, y en el menú
contextual, pulse Formato de área de gráfico, propiedades. De esta manera
borrando la casilla de verificación Imprimir objeto, y luego pulse aceptar.
Cuando imprime un gráfico en una sola página, por omisión, el gráfico se escala
(se cambian sus proporciones) para que ocupe toda la página. Aunque podemos
poner de nuevo el gráfico a escala para imprimirlo con sus proporciones
originales.
Otra opción es imprimir con un solo paso todas las hojas de un libro. Asegúrese
de seleccionar la celda de una hoja (no un gráfico), y luego desde el menú
Archivo, pulse Imprimir; debajo de Imprimir, pulse el botón de opción Todo el
libro, y luego pulse Aceptar.
Comandos de Impresión
Usted no desea que las celdas sombreadas aparezcan impresas en las copias
que envía por correo o por fax a los clientes, puede hacerlo.
EXCEL............................................................................................................................................56
Inicio de la lección...................................................................................................57
Partes de la Ventana:..............................................................................................58
Cómo desplazarse a través de un libro de trabajo................................................60
Introducción y edición de datos..............................................................................65
Realización de cambios...........................................................................................68
Reorganización de una hoja desplazando y copiando celdas...............................70
Reorganización de un libro mediante el desplazamiento y la copia de hojas de
cálculo...........................................................................................................................72
Introducción de fórmulas sencillas........................................................................73
Formateado de celdas..............................................................................................93
Formateado de números.........................................................................................97
Creación de Encabezados y Pies de página personalizados.................................99
LECCIÓN 5 - PLANTILLAS...............................................................................................................102
1. Introducción
Al final de este manual se incluyen unos consejos que considero útiles y que
pueden servir de orientación a la hora de hacer una presentación.
- Archivo
- Edición
- Ver
- Insertar
- Formato
- Herramientas
- Presentación
- Ventana
- ? (Dudas, ayuda)
• Archivo:
• Nuevo: Crea una nueva presentación a partir de una
presentación en blanco o de una plantilla.
• Abrir: Abre o busca un archivo.
• Cerrar: Cierra el archivo activo sin salir de la aplicación. Si el
archivo contiene cambios no guardados, se le preguntará si
desea guardar los cambios antes de cerrarlo. Para cerrar todos
los archivos abiertos, mantenga presionada la tecla MAYÚS y
haga clic en Cerrar todo del menú Archivo.
• Guardar: Guarda el documento activo con el nombre de
archivo, ubicación y formato actuales.
• Guardar como ...: Guarda el archivo activo con un nombre de
archivo, ubicación o formato de archivo distintos. En Microsoft
Access, Microsoft Excel y Word también puede utilizar este
• Edición:
• Objeto ð
• Ver:
• Insertar:
• Nueva diapositiva ...: Le pide que haga clic en un diseño
de diapositiva y, a continuación, inserta una nueva
diapositiva en la diapositiva activa.
• Duplicar diapositiva: Inserta una copia de la diapositiva
actual después de esta diapositiva. Equivale a presionar
la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+D.
• Número de diapositiva: Agrega el número de diapositiva
a una diapositiva individual. Si desea agregar el número
de diapositiva a todas las diapositivas, utilice el comando
Encabezado y pie de página (menú Ver).
• Fecha y hora ...: Agrega la fecha y hora a una página o
diapositiva determinada utilizando el formato elegido. Si
• Formato:
• Fuente ...: Cambia el formato de fuente y el espacio
entre caracteres del texto seleccionado.
• Viñeta ...: Agrega o quita viñetas a los párrafos
seleccionados.
• Alineación ð
• Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números u
objetos entre líneas seleccionados a la izquierda con el
borde derecho discontinuo.
• Centrar: Centra el texto, números u objetos entre
líneas seleccionados.
• Herramientas:
• Presentación:
• Ver presentación: Ejecuta la presentación comenzando
por la diapositiva actual si está en la vista Diapositiva, o
por la diapositiva seleccionada si se encuentra en la vista
Clasificador de diapositivas.
• Ensayar intervalos: Ejecuta una presentación con
diapositivas en modo de ensayo, en el que puede definir o
cambiar los intervalos de la presentación con
diapositivas electrónica.
• Grabar narración ...: Agrega una narración de voz a la
presentación con diapositivas. En la esquina inferior
derecha de cada diapositiva que tenga una narración
aparece un icono de sonido. Para grabar una narración, su
equipo necesita una tarjeta de sonido y un micrófono.
• Configurar presentación ...: Configura las opciones
para ejecutar una presentación con diapositivas,
incluyendo el tipo de presentación, las diapositivas que
incluirá, si incluirá sonido y efectos de animación, el
color de la pluma de anotación y cómo desea avanzar las
diapositivas.
• Ver en dos pantallas ...: Ejecuta el Asistente para el
director de escena, que configura una presentación para
ejecutar en dos PC al mismo tiempo. Para ejecutar una
presentación en más de dos PC, utilice el comando
Presentación remota (menú Herramientas).
• Botones de acción: Inserta un botón de acción
(Personalizado, Inicio, Ayuda, Información, Hacia atrás o
Anterior, Hacia delante o Siguiente, Comienzo, Final,
Volver, Documento, Sonido y Película) donde haga clic o
Cuadro de texto
Color de relleno
Color de línea
Color de fuente
Girar libremente
3. Inicio de la Presentación
Una vez solicitada una nueva presentación, aparece un diálogo que contiene
varoas solapas.
La solapa General permite seleccionar una presentación en blanco, sin ningún
tipo de dibujo o color de fondo.
La solapa Diseño de presentaciones permite seleccionar una plantilla de
diapositivas que se aplicarán a todas las diapositivas de la presentación. En
estos dos casos, una vez seleccionada la plantilla aparece un diálogo que
solicita el diseño de la diapositiva que se quiere crear (por defecto será una
diapositiva de título como primera diapositiva), tal y como se ve a
continuación:
Como diseño del patrón nos referimos al conjunto de elementos del patrón
reservados a texto en viñetas, título, fecha y hora, número de diapositiva y
pie de página.
Para cambiar estos elementos, pulsamos con el botón derecho del ratón
sobre el fondo de la diapositiva (zona de la diapositiva sin imágenes ni
autoformas) para mostrar el menú contextual de la figura 13. También se
puede acceder a estos comandos a través del menú Formato.
Una vez que están los elementos del patrón en la diapositiva, los situamos en
la posición que queremos y con el tipo y tamaño de fuente que más nos
guste.
5. Insertar Texto
Podemos insertar dos tipos de imágenes, desde archivo (.BMP, .GIF, .JPG,
etc.), o una imagen prediseñada de la Galería de imágenes.
Para insertar una imagen de un archivo, podemos seguir dos caminos, el
primero es a través del comando Desde archivo ... del submenú Imagen
del menú Insertar, y el segundo (más rápido) a través del botón de insertar
imágenes de la barra de Herramientas Imagen.
Una vez que se ha insertado una imagen se puede cambiar su tamaño, líneas
del borde, posición, etc., pulsando sobre la imagen con el botón derecho del
ratón para sacar el menú contextual de la figura 21.
7. Menú Dibujo
Cuando queremos que un objeto (sobretodo las flechas de bloque de las auto
formas), no esté horizontal o vertical y que tenga cierta inclinación,
empleamos los comandos del submenú Girar o voltear, figura 26.
8. Animaciones
Los objetos que se encuentran en las diapositivas, texto, imágenes,
autoformas, etc., se pueden animar para hacer más vistosa la presentación y
que la explicación quede más clara y amena.