Vous êtes sur la page 1sur 418

Les fondamentaux d'Oracle

Payables version 12
Manuel du stagiaire - Volume I

m y
d e
c a
e A
c l
r a
D49300FR10
O ly
Edition 1.0
&
l O n
Décembre 2007
a
n se
r
D51818

n t e U
e I
c l
r a
O
Copyright © 2007, Oracle. Tous droits réservés.

Avertissement

Cette documentation contient des informations qui sont la propriété d'Oracle Corporation et sont protégées par les lois relatives aux
droits d'auteur et à la propriété intellectuelle. Vous ne pouvez copier et imprimer ce document qu'à des fins d'utilisation personnelle
lors de la participation à une formation dispensée par Oracle. Le document ne peut être modifié ou altéré en aucune manière. A
l'exception des cas où l'utilisation faite du document s'inscrit dans le respect des lois relatives aux droits d'auteur, vous ne pouvez
pas utiliser, partager, télécharger, copier, imprimer, afficher, exécuter, reproduire, publier, breveter, diffuser, transmettre ou
distribuer ce document, en partie ou en totalité, sans l'autorisation expresse d'Oracle.

Les informations fournies dans ce document sont susceptibles de modification sans préavis. Par ailleurs, Oracle Corporation ne
garantit pas qu'elles soient exemptes d'erreurs et vous invite, le cas échéant, à lui en faire part par écrit à l'adresse suivante :
Oracle University, 500 Oracle Parkway, Redwood Shores, California 94065 USA.

Restrictions applicables au gouvernement américain :


Restricted Rights Notice

If this documentation is delivered to the United States Government or anyone using the documentation on behalf of the United
States Government, the following notice is applicable:

U.S. GOVERNMENT RIGHTS


The U.S. Government’s rights to use, modify, reproduce, release, perform, display, or disclose these training materials are restricted
by the terms of the applicable Oracle license agreement and/or the applicable U.S. Government contract.

Marques

Oracle est une marque déposée d'Oracle Corporation et/ou de ses filiales. Tout autre nom de produit ou de société peut être une
marque de son propriétaire.

Auteurs

Christine Monk, Carol-Ann Lapeyrouse

Révisions et contributions techniques

Mary Kalway, Peggy Larson, Ivan Pena, Stacey Gomes, Jyoti Pandey, Shelley Feng, Sharon
Tennier, Ruth Kukla, Lata Sudnar, Barbara Snyder, Bruce Isner, Barbara Nicholls, Christine
Rudd, Brian Aitken, Melanie Heisler, Hilary McClure, Pamela Rietz, Melanie Featherstone,
Brent Bosin, Aalok Shah, Wallace Gardipe

Ce document a été publié à l'aide de : oracletutor


Table des matières

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement........................................................................ 1-1


Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement........................................................................... 1-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 1-4
Présentation de l'intégration des applications ............................................................................................... 1-5
Flux de l'approvisionnement au règlement ................................................................................................... 1-7
Processus Oracle de l'approvisionnement au règlement ............................................................................... 1-8
Appels d'offres et propositions ..................................................................................................................... 1-10
Demandes d'approvisionnement ................................................................................................................... 1-12
Fournisseurs .................................................................................................................................................. 1-14
Commandes d'achat ...................................................................................................................................... 1-16
Réception ...................................................................................................................................................... 1-18
Facturation .................................................................................................................................................... 1-20
Règlement ..................................................................................................................................................... 1-21
Synthèse ........................................................................................................................................................ 1-22
Présentation d'Oracle Payables ..................................................................................................................... 2-1
Présentation d'Oracle Payables ..................................................................................................................... 2-3
Flux de l'approvisionnement au règlement ................................................................................................... 2-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 2-5
Présentation des processus Oracle Payables ................................................................................................. 2-6
Saisir des fournisseurs .................................................................................................................................. 2-7
Saisir des factures ......................................................................................................................................... 2-8
Présentation du processus de règlement........................................................................................................ 2-9
Présentation de l'intégration d'Oracle Payables ............................................................................................ 2-10
Présentation de l'intégration d'Oracle Payables (suite) ................................................................................. 2-12
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Purchasing................................................................................. 2-14
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Receivables et Oracle Loans ..................................................... 2-15
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Cash Management..................................................................... 2-16
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle e-Commerce Gateway ............................................................... 2-17
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle iSupplier Portal ......................................................................... 2-18
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Payments ................................................................................... 2-19
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Assets ........................................................................................ 2-20
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Projects...................................................................................... 2-22
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Human Resources...................................................................... 2-23
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Subledger Accounting et Oracle General Ledger ..................... 2-24
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Alert .......................................................................................... 2-25
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle iExpense .................................................................................... 2-26
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle E-Business Tax ......................................................................... 2-27
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Workflow .................................................................................. 2-29
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Property Manager...................................................................... 2-31
Contrôle d'accès multiorganisation ............................................................................................................... 2-32
Interfaces coopératives.................................................................................................................................. 2-34
Interface coopérative des factures d'Oracle Payables ................................................................................... 2-35
Interface coopérative des notes de frais d'Oracle Payables........................................................................... 2-36
Interface coopérative des cartes d'achat d'Oracle Payables........................................................................... 2-37
Interface coopérative des cartes de crédit d'Oracle Payables........................................................................ 2-38
Interface coopérative de rapprochement d'Oracle Payables.......................................................................... 2-39
Interface coopérative des fournisseurs d'Oracle Payables ............................................................................ 2-40
Synthèse ........................................................................................................................................................ 2-41
Fournisseurs .................................................................................................................................................... 3-1
Fournisseurs .................................................................................................................................................. 3-3
Flux de l'approvisionnement au règlement ................................................................................................... 3-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 3-5
Utilisation des informations sur le fournisseur par les applications Oracle .................................................. 3-6
Présentation des fournisseurs........................................................................................................................ 3-8
Contrôle des fournisseurs.............................................................................................................................. 3-9
Flux des valeurs par défaut ........................................................................................................................... 3-11

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 12 Table des matières


i
Page Fournisseurs ......................................................................................................................................... 3-12
Rechercher des fournisseurs ......................................................................................................................... 3-13
Mise à jour express des fournisseurs ............................................................................................................ 3-14
Saisir des informations de base sur le fournisseur ........................................................................................ 3-15
Fournisseurs : Organisation .......................................................................................................................... 3-17
Fournisseurs : Détails de taxe ....................................................................................................................... 3-18
Fournisseurs : Carnet d'adresses et répertoire des contacts........................................................................... 3-19
Fournisseurs : Classification professionnelle................................................................................................ 3-21
Fournisseurs : Produits et services................................................................................................................ 3-22
Fournisseurs : Coordonnées bancaires.......................................................................................................... 3-23
Fournisseurs : Etudes .................................................................................................................................... 3-24
Fournisseurs : Comptabilité .......................................................................................................................... 3-25
Fournisseurs : Taxe et reporting ................................................................................................................... 3-27
Fournisseurs : Achats.................................................................................................................................... 3-29
Fournisseurs : Réception............................................................................................................................... 3-31
Fournisseurs : Détails de règlement .............................................................................................................. 3-33
Fournisseurs : Gestion des factures............................................................................................................... 3-34
Paramètres du site fournisseur ...................................................................................................................... 3-37
Comparaison entre la saisie au niveau fournisseur et la saisie au niveau site............................................... 3-38
Passer en revue des fournisseurs................................................................................................................... 3-39
Tenir à jour les informations sur les fournisseurs et les sites fournisseur..................................................... 3-40
Modifier des fournisseurs : Mettre à jour les valeurs par défaut d'un fournisseur et d'un site fournisseur... 3-41
Modifier des fournisseurs : Mettre à jour les blocages de factures fournisseur............................................ 3-42
Modifier des fournisseurs : Ajouter un nouveau site fournisseur ................................................................. 3-43
Modifier des fournisseurs : Mettre à jour le statut fiscal d'un fournisseur.................................................... 3-44
Approuver des demandes fournisseur........................................................................................................... 3-45
Eviter la saisie de doublons........................................................................................................................... 3-47
Fusionner des fournisseurs............................................................................................................................ 3-48
Exemple de données : Fusion des fournisseurs............................................................................................. 3-50
Fusionner des fournisseurs............................................................................................................................ 3-51
Etats .............................................................................................................................................................. 3-52
Options Financials ........................................................................................................................................ 3-56
Configuration du système Payables .............................................................................................................. 3-59
Codes express ............................................................................................................................................... 3-61
Options de profil ........................................................................................................................................... 3-63
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre : Responsabilité de la saisie/mise à jour
des fournisseurs............................................................................................................................................. 3-64
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre : Conventions de dénomination de
fournisseur .................................................................................................................................................... 3-65
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre : Exemples de convention de dénomination
de fournisseur................................................................................................................................................ 3-67
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre : Options de numérotation des
fournisseurs................................................................................................................................................... 3-69
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre : Interface coopérative fournisseur .............. 3-71
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre : Configuration de la télécopie ou de
l'email............................................................................................................................................................ 3-72
Synthèse ........................................................................................................................................................ 3-74
Factures............................................................................................................................................................ 4-1
Factures......................................................................................................................................................... 4-3
Flux de l'approvisionnement au règlement ................................................................................................... 4-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 4-5
Présentation des factures............................................................................................................................... 4-6
Flux des valeurs par défaut ........................................................................................................................... 4-7
Types de facture............................................................................................................................................ 4-8
Présentation de la saisie de factures.............................................................................................................. 4-10
Créer des factures automatiquement ............................................................................................................. 4-11
Factures d'ajustement et factures d'ajustement de prix de commande .......................................................... 4-12
Importation de facture................................................................................................................................... 4-13
Affecter une date GL par défaut ................................................................................................................... 4-15
Présentation de la saisie de factures par lots ................................................................................................. 4-16
Créer des panneaux de contrôle de lot .......................................................................................................... 4-17

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 12 Table des matières


ii
Structure des factures.................................................................................................................................... 4-18
Pupitre des factures ....................................................................................................................................... 4-20
Saisir des factures de base dans le pupitre des factures ................................................................................ 4-22
Saisir des informations d'en-tête de facture .................................................................................................. 4-23
Saisir des informations de ligne de facture - Types de ligne ........................................................................ 4-25
Saisir des informations de ligne de facture - Autres attributs ....................................................................... 4-27
Saisir les ventilations .................................................................................................................................... 4-29
Ventilations comptables................................................................................................................................ 4-31
Saisir des types de ventilation....................................................................................................................... 4-33
Saisir des ventilations de frais de transport................................................................................................... 4-34
Ventilations de taxes ..................................................................................................................................... 4-36
Répartir les ventilations de frais de transport et de frais divers .................................................................... 4-37
Créer des ventilations par répartition dans le pupitre des factures................................................................ 4-38
Restrictions relatives à la répartition............................................................................................................. 4-40
Echéanciers de règlement ............................................................................................................................. 4-41
Saisir des factures rapprochées de commandes et de réceptions .................................................................. 4-43
Options de niveau d'approbation des rapprochements.................................................................................. 4-45
Rapprochement avec une commande............................................................................................................ 4-47
Rapprochement avec des livraisons de commande ....................................................................................... 4-48
Rapprochement avec des imputations de commande.................................................................................... 4-49
Rapprochement avec des réceptions et des lignes de réception .................................................................... 4-50
Rapprochement avec des commandes ou des réceptions dans le pupitre des factures.................................. 4-52
Corrections.................................................................................................................................................... 4-54
Exemple de modification de prix .................................................................................................................. 4-56
Rapprochement définitif ............................................................................................................................... 4-57
Types de flux de comptabilisation ................................................................................................................ 4-59
Rapprochement avec des imputations d'immobilisations.............................................................................. 4-60
Rapprochement avec des imputations de charges......................................................................................... 4-61
Rapprochement avec des imputations de destination Stock.......................................................................... 4-62
Définir les tolérances de rapprochement des commandes (facultatif) .......................................................... 4-63
Définir des tolérances d'écart sur TVA (facultatif) ....................................................................................... 4-64
Factures express............................................................................................................................................ 4-65
Processus de saisie des factures express ....................................................................................................... 4-66
Lots de factures express ................................................................................................................................ 4-68
Saisir des enregistrements de facture rapprochés d'une commande dans la fenêtre Factures express .......... 4-69
Rechercher des enregistrements de facture dans la fenêtre Factures express ............................................... 4-70
Modifier des enregistrements de facture dans la fenêtre Factures express ................................................... 4-71
Ajouter des enregistrements de facture à un lot de factures express existant ............................................... 4-72
Créer des factures à partir des enregistrements issus des factures express (importation) ............................. 4-73
Saisir des factures répétitives........................................................................................................................ 4-74
Factures en libre-service ............................................................................................................................... 4-76
Demandes de règlement ................................................................................................................................ 4-78
Traitement Validation de factures................................................................................................................. 4-80
Niveaux de validation des factures ............................................................................................................... 4-82
Approbation .................................................................................................................................................. 4-84
Niveaux d'approbation des factures .............................................................................................................. 4-85
Workflow d'approbation de facture .............................................................................................................. 4-87
Configuration du système ............................................................................................................................. 4-89
Programme Workflow d'approbation de facture........................................................................................... 4-91
Paramètres du programme Workflow d'approbation de facture ................................................................... 4-92
Historique d'approbation des factures........................................................................................................... 4-93
Blocages et déblocages ................................................................................................................................. 4-95
Bloquer des sites fournisseur ........................................................................................................................ 4-97
Bloquer des factures...................................................................................................................................... 4-99
Bloquer des échéanciers de règlement .......................................................................................................... 4-100
Lever les blocages de site fournisseur .......................................................................................................... 4-101
Débloquer des factures.................................................................................................................................. 4-102
Débloquer des échéanciers de règlement ...................................................................................................... 4-104
Etats .............................................................................................................................................................. 4-105
Options de configuration .............................................................................................................................. 4-112
Options de configuration du système Payables............................................................................................. 4-113

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 12 Table des matières


iii
Options Payables........................................................................................................................................... 4-115
Options Payables (suite) ............................................................................................................................... 4-116
Options d'achat.............................................................................................................................................. 4-123
Options de profil ........................................................................................................................................... 4-124
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre ...................................................................... 4-126
Synthèse ........................................................................................................................................................ 4-129
Règlements....................................................................................................................................................... 5-1
Règlements.................................................................................................................................................... 5-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 5-4
Flux de l'approvisionnement au règlement ................................................................................................... 5-6
Présentation du règlement des factures......................................................................................................... 5-7
Nouvelle terminologie relative aux règlements dans la version 12 .............................................................. 5-8
Utiliser le pupitre des factures ...................................................................................................................... 5-10
Utiliser le pupitre des règlements.................................................................................................................. 5-11
Utiliser le gestionnaire des règlements ......................................................................................................... 5-12
Modes de règlement prédéfinis ..................................................................................................................... 5-13
Modèle de compte bancaire .......................................................................................................................... 5-15
Saisir des informations sur les banques et les agences bancaires ................................................................. 5-16
Saisir des informations sur le compte bancaire............................................................................................. 5-18
Définir des titres de paiement ....................................................................................................................... 5-24
Présentation du règlement manuel ................................................................................................................ 5-26
Créer des règlements manuels....................................................................................................................... 5-27
Créer des paiements express ......................................................................................................................... 5-30
Traiter des oppositions sur règlement pour des règlements uniques dans le pupitre des règlements ........... 5-33
Annuler des règlements uniques dans le pupitre des règlements .................................................................. 5-35
Présentation du traitement des règlements multiples .................................................................................... 5-38
Présentation du gestionnaire des règlements ................................................................................................ 5-39
Créer des modèles de demande de traitement des règlements ...................................................................... 5-40
Définir des informations d'en-tête pour les modèles de demande de traitement des règlements .................. 5-41
Définir les critères de sélection des règlements pour les modèles de demande de traitement des
règlements ..................................................................................................................................................... 5-42
Définir des attributs de règlement pour les modèles de demande de traitement des règlements .................. 5-45
Automatiser le processus des modèles de demande de traitement des règlements ....................................... 5-47
Définir les critères d'échec de la validation pour le modèle de demande de traitement des règlements ....... 5-49
Lancer l'état des besoins prévisionnels de trésorerie .................................................................................... 5-50
Soumettre un règlement unique accéléré ...................................................................................................... 5-52
Soumettre une demande de traitement des règlements standard................................................................... 5-54
Planifier une demande de traitement des règlements .................................................................................... 5-56
Vérifier et modifier les factures sélectionnées .............................................................................................. 5-58
Consulter l'état relatif à la sélection de l'échéancier de paiement ................................................................. 5-60
Vérifier les règlements proposés................................................................................................................... 5-61
Créer des règlements..................................................................................................................................... 5-63
Présentation de la création d'instructions de règlement ................................................................................ 5-64
Créer et transmettre des instructions de règlement électronique................................................................... 5-66
Créer et imprimer des instructions de règlement imprimées......................................................................... 5-68
Imprimer des règlements............................................................................................................................... 5-70
Réimprimer des titres de paiement................................................................................................................ 5-72
Enregistrer le statut d'impression des titres de paiement prénumérotés........................................................ 5-74
Marquer les règlements comme étant terminés............................................................................................. 5-77
Enregistrer des demandes d'opposition sur règlement dans le gestionnaire des règlements......................... 5-79
Annuler des règlements dans le gestionnaire des règlements ....................................................................... 5-81
Rechercher et consulter des règlements ........................................................................................................ 5-83
Mettre à jour des règlements via la fenêtre Règlements ............................................................................... 5-85
Traiter les remboursements........................................................................................................................... 5-87
Saisir des remboursements............................................................................................................................ 5-88
Enregistrer des remboursements de facture en cas d'existence d'un solde créditeur..................................... 5-89
Remboursements d'acompte.......................................................................................................................... 5-91
Annuler des remboursements........................................................................................................................ 5-92
Annuler des demandes de traitement des règlements dans le gestionnaire des règlements .......................... 5-93
Présentation des effets à payer ...................................................................................................................... 5-94
Configurer des effets à payer ........................................................................................................................ 5-95

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 12 Table des matières


iv
Présentation des acomptes ............................................................................................................................ 5-97
Saisir des acomptes ....................................................................................................................................... 5-98
Appliquer et lever des blocages sur des acomptes ........................................................................................ 5-99
Rapprocher des acomptes de factures et de notes de frais ............................................................................ 5-100
Annuler des acomptes ................................................................................................................................... 5-101
Rapprocher des règlements avec Cash Management .................................................................................... 5-102
Restrictions relatives au rapprochement ....................................................................................................... 5-103
Etats .............................................................................................................................................................. 5-104
Etats (suite) ................................................................................................................................................... 5-106
Principales options de configuration du système Payables........................................................................... 5-110
Principales options de configuration de Payables......................................................................................... 5-112
Conditions de règlement ............................................................................................................................... 5-113
Codes express principaux ............................................................................................................................. 5-117
Configurer des modèles de formatage XML Publisher................................................................................. 5-118
Configurer des formats de règlement............................................................................................................ 5-119
Configurer les paramètres de transmission ................................................................................................... 5-121
Configurer des systèmes de traitement des règlements................................................................................. 5-122
Configurer des modes de règlement par décaissement de fonds................................................................... 5-123
Configurer des règles d'affectation de valeurs par défaut pour le mode de règlement ................................. 5-124
Configurer des profils de traitement des règlements..................................................................................... 5-126
Configurer les options système pour le décaissement................................................................................... 5-127
Autres éléments à prendre en compte pour l'implémentation ....................................................................... 5-128
Gérer les besoins de trésorerie ...................................................................................................................... 5-129
Contrôles internes pour le traitement des règlements ................................................................................... 5-131
Synthèse ........................................................................................................................................................ 5-133
Notes de frais et cartes de crédit .................................................................................................................... 6-1
Notes de frais et cartes de crédit ................................................................................................................... 6-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 6-4
Notes de frais ................................................................................................................................................ 6-5
Présentation d'Internet Expenses................................................................................................................... 6-6
Processus de gestion des notes de frais......................................................................................................... 6-9
Saisir des notes de frais................................................................................................................................. 6-11
Saisir des notes de frais liées à un projet ...................................................................................................... 6-13
Programme Exportation de note de frais....................................................................................................... 6-14
Modèles de note de frais ............................................................................................................................... 6-15
Modèles de note de frais pour Internet Expenses ......................................................................................... 6-16
Taxes sur les notes de frais ........................................................................................................................... 6-17
Saisir des notes de frais en devise étrangère ................................................................................................. 6-18
Bloquer des notes de frais ............................................................................................................................. 6-19
Rapprocher des avances de notes de frais..................................................................................................... 6-20
Modifier et vérifier les notes de frais existantes ........................................................................................... 6-21
Régler des notes de frais ............................................................................................................................... 6-22
Cartes d'achat ................................................................................................................................................ 6-23
Processus de carte d'achat ............................................................................................................................. 6-24
Configurer des cartes d'achat et des cartes de crédit ..................................................................................... 6-26
Fenêtre Jeux de codes ................................................................................................................................... 6-27
Fenêtre Programmes de carte........................................................................................................................ 6-28
Fenêtre Jeux de comptes GL......................................................................................................................... 6-29
Fenêtre Profils............................................................................................................................................... 6-30
Fenêtre Cartes de crédit ................................................................................................................................ 6-31
Synthèse ........................................................................................................................................................ 6-32
Clôture de période .......................................................................................................................................... 7-1
Clôture de période......................................................................................................................................... 7-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 7-4
Processus clés ............................................................................................................................................... 7-5
Présentation de la clôture de période ............................................................................................................ 7-7
Préparer la clôture de période ....................................................................................................................... 7-8
Exécuter la validation/Consulter et résoudre les blocages ............................................................................ 7-10
Générer des clés comptables auxiliaires ....................................................................................................... 7-12
Programme Créer une comptabilisation........................................................................................................ 7-14

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 12 Table des matières


v
Transfert et consultation ............................................................................................................................... 7-16
Programme Centraliser des pièces dans GL.................................................................................................. 7-18
Imputer des pièces dans GL.......................................................................................................................... 7-19
Rapprocher Payables et General Ledger....................................................................................................... 7-20
Fermer la période AP .................................................................................................................................... 7-21
Fermer la période de commande ................................................................................................................... 7-22
Comptes clés ................................................................................................................................................. 7-25
Comptabilisation des provisions - Provisions permanentes (sur réception) ................................................. 7-27
Comptabilisation des provisions - Provisions périodiques (fin de période) ................................................. 7-29
Comptabilisation des acquisitions d'immobilisations en haut volume - Provisions périodiques
(fin de période).............................................................................................................................................. 7-31
Comptabilisation des règlements avec trésorerie en attente (Apurement des règlements) ........................... 7-33
Comptabilisation des règlements sans trésorerie en attente (Apurement des règlements)............................ 7-34
Etats .............................................................................................................................................................. 7-35
Options Financials ........................................................................................................................................ 7-40
Options Payables........................................................................................................................................... 7-42
Options Payables : Devise ............................................................................................................................ 7-44
Options d'achat.............................................................................................................................................. 7-46
Autres éléments à prendre en compte pour l'implémentation ....................................................................... 7-47
Synthèse ........................................................................................................................................................ 7-49
Déclaration des honoraires............................................................................................................................. 8-1
Déclaration des honoraires............................................................................................................................ 8-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 8-4
Saisir des factures de fournisseurs soumis à la déclaration des honoraires .................................................. 8-5
Obligations de déclaration pour les fournisseurs soumis à la déclaration des honoraires ............................ 8-6
Région Fédéral.............................................................................................................................................. 8-8
Région Code DAS2 ...................................................................................................................................... 8-9
Région Etat ................................................................................................................................................... 8-10
Région Nom du déclarant ............................................................................................................................. 8-11
Région Site de déclaration ............................................................................................................................ 8-12
Mettre à jour les informations sur les honoraires.......................................................................................... 8-13
Enregistrer un remboursement d'un fournisseur d'honoraires occasionnel ................................................... 8-14
Déclaration des honoraires............................................................................................................................ 8-15
Synthèse des honoraires................................................................................................................................ 8-16
Présentation de la déclaration des honoraires ............................................................................................... 8-17
Etats de synthèse des honoraires................................................................................................................... 8-18
Etat des anomalies sur les factures d'honoraires ........................................................................................... 8-20
Liste des règlements d'honoraires ................................................................................................................. 8-22
Etat des honoraires sur support magnétique ................................................................................................. 8-23
Etat des informations périmées sur les fournisseurs d'honoraires................................................................. 8-25
Lettre de demande du numéro Siret .............................................................................................................. 8-26
Ventilation de la TVA lors du traitement de validation des factures ............................................................ 8-27
Vérification des montants de TVA lors du traitement de validation des factures......................................... 8-28
Options Payables : Déclaration de la TVA ................................................................................................... 8-29
Synthèse ........................................................................................................................................................ 8-31
Taxes sur les mouvements dans Payables ..................................................................................................... 9-1
Taxes sur les mouvements dans Payables..................................................................................................... 9-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 9-4
Présentation des taxes sur les mouvements dans Payables ........................................................................... 9-5
Présentation du calcul des taxes sur les factures........................................................................................... 9-6
Consulter les montants de taxe sur les factures............................................................................................. 9-8
Utiliser des taxes sur les mouvements dans Payables ................................................................................... 9-10
Saisir des lignes de taxe manuelles ............................................................................................................... 9-11
Saisir des lignes Taxe seulement .................................................................................................................. 9-13
Mettre à jour des lignes de taxe .................................................................................................................... 9-14
Exclure la taxe des escomptes....................................................................................................................... 9-17
Taxes déclaratives......................................................................................................................................... 9-19
Taxes avec possibilité de récupération différée ............................................................................................ 9-21
Eléments à prendre en compte pour les taxes sur les acomptes .................................................................... 9-24
Ecarts sur taxe............................................................................................................................................... 9-26

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 12 Table des matières


vi
Tolérances d'écart sur taxe et blocages pour écart sur taxe........................................................................... 9-27
Synthèse des lignes de taxe et détails de taxe ............................................................................................... 9-28
Imputations et répartitions de taxes .............................................................................................................. 9-30
Vérification des montants de taxe lors du traitement Validation de factures................................................ 9-32
Configurer des taxes dans E-Business Tax ................................................................................................... 9-33
Exemple de taxe standard aux Etats-Unis..................................................................................................... 9-35
Exemple de TVA au Royaume-Uni .............................................................................................................. 9-37
Taxes de contrepartie .................................................................................................................................... 9-39
Configurer des taxes pour les fournisseurs ................................................................................................... 9-40
Fournisseurs soumis à la déclaration des honoraires .................................................................................... 9-42
Options Financials ........................................................................................................................................ 9-43
Options Payables : Règlement ...................................................................................................................... 9-44
Synthèse ........................................................................................................................................................ 9-45
Retenue de TVA .............................................................................................................................................. 10-1
Retenue de TVA ........................................................................................................................................... 10-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 10-4
Présentation de la retenue de la TVA............................................................................................................ 10-5
Configurer la retenue de la TVA (facultatif) ................................................................................................ 10-7
Options Payables pour la retenue de la TVA Utiliser la retenue de la TVA................................................. 10-8
Définir des codes TVA pour les retenues de TVA ....................................................................................... 10-10
Groupes de retenue de TVA ......................................................................................................................... 10-11
Certificats et exceptions de retenue de la TVA............................................................................................. 10-13
Retenues de TVA pour les fournisseurs........................................................................................................ 10-14
Détails de taxe pour les fournisseurs et les sites fournisseur ........................................................................ 10-15
Retenir la TVA à partir des factures répétitives............................................................................................ 10-16
Retenir la TVA lors du rapprochement des acomptes .................................................................................. 10-17
Créer des factures de retenue de la TVA ...................................................................................................... 10-18
Prévisions de retenue de la TVA .................................................................................................................. 10-19
Voir le cumul des montants retenus pour la période..................................................................................... 10-20
Etats liés à la retenue de la TVA................................................................................................................... 10-21
Etat de la TVA retenue à la source, par facture ............................................................................................ 10-22
Etat de la TVA retenue à la source, par règlement ....................................................................................... 10-23
Etat de la TVA retenue à la source, par administration fiscale ..................................................................... 10-24
Etat de la TVA retenue à la source, par fournisseur ..................................................................................... 10-25
Liste des certificats de retenue de la TVA .................................................................................................... 10-26
Lettre de retenue de la TVA.......................................................................................................................... 10-27
Etat de la TVA retenue à la source ............................................................................................................... 10-28
Synthèse ........................................................................................................................................................ 10-29
Avances et contrat de financement progressif.............................................................................................. 11-1
Avances et contrat de financement progressif .............................................................................................. 11-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 11-4
Avances et contrat de financement progressif .............................................................................................. 11-5
Avances et contrat de financement ............................................................................................................... 11-7
Règlements progressifs ................................................................................................................................. 11-8
Saisir des avances et des factures de contrat de financement ....................................................................... 11-10
Tolérances et blocages sur des avances et contrats de financement ............................................................. 11-11
Confirmation de travaux ............................................................................................................................... 11-13
Contrôle du disponible et engagement pour les avances et le contrat de financement ................................. 11-14
Taxes relatives aux factures de contrat de service complexe........................................................................ 11-15
Montant de retenue pour les contrats de service complexes ......................................................................... 11-17
Lignes de retenue pour les contrats de service complexes............................................................................ 11-19
Déblocage de la retenue pour les contrats de service complexes.................................................................. 11-21
Récupérer des avances et des règlements d'un contrat de financement ........................................................ 11-23
Montants de récupération.............................................................................................................................. 11-25
Synthèse ........................................................................................................................................................ 11-28

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 12 Table des matières


vii
Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 12 Table des matières


viii
Préface
Profil
Avant de commencer

• Connaissance approfondie des pratiques comptables

• Connaissance de l'utilisation des processus de comptabilité fournisseurs

Prérequis

• Concepts essentiels pour implémenter la eBusiness Suite

Organisation du cours

Il s'agit d'un cours en salle comprenant un exposé théorique et des exercices pratiques.
Les démonstrations en ligne et les sessions d'exercices écrits permettent de renforcer les concepts
et les techniques présentés.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 12 Table des matières


ix
Documentation
Documentation Oracle
Titre Référence
Oracle Payables User’s Guide B25454-02
Oracle Payables Implementation Guide B25453-02
Oracle Payables Reference Guide B25455-02
Oracle E-Business Tax User Guide B25959-01
Oracle Subledger Accounting Implementation Guide B13984-02
Oracle Payments Implementation Guide B28872-02
Oracle Payments User Guide B28871-02
Oracle Internet Expenses Implementation and Administration Guide B31551-03
Oracle iSupplier Portal Implementation Guide B31600-02
Oracle iSupplier Portal User's Guide B31601-01

Autre documentation

• System release bulletins (bulletins techniques)

• Guides d'installation et guides de l'utilisateur

• Fichiers readme

• Articles du groupe IOUG (International Oracle User's Group)

• Oracle Magazine

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 12 Table des matières


x
Conventions typographiques
Conventions typographiques concernant le texte
Convention Elément Exemple
Gras italique Terme du glossaire Cet algorithme insère la nouvelle clé.
(s'il y a un
glossaire)
Majuscules et Déclencheurs Attribuez un déclencheur When-Validate-Item au bloc ORD.
minuscules
Courier new, Résultat de code, Résultat de code : debug.set ('I", 300);
respect noms de répertoire, Répertoire : bin (DOS), $FMHOME (UNIX)
majuscules/ noms de fichier, Nom de fichier : Localisez le fichier init.ora.
minuscules mots de passe, Mot de passe : Utilisez tiger comme mot de passe.
(minuscules noms de chemin, Nom de chemin : Ouvrez c:\my_docs\projects
par défaut) URL, URL: Allez à l'adresse suivante :
entrée utilisateur, http://www.oracle.com
noms d'utilisateur Entrée utilisateur : Saisissez 300
Nom d'utilisateur : Connectez-vous en tant que scott
Initiale en Boutons, cases à Cliquez sur le bouton Exécutable.
majuscule cocher, fenêtres, Sélectionnez la case à cocher Impossible de supprimer la fiche.
pour le libellés de Ouvrez la fenêtre Programme directeur
premier graphique (sauf s'il Adresse client (mais Oracle Payables)
terme d'une s'agit de noms
expression propres)
Italiques Locutions et mots N'enregistrez pas les modifications dans la base de données.
mis en évidence, Pour en savoir plus, voir Oracle7 Server SQL Language
titres de manuel et Reference Manual.
de cours, Entrez user_id@us.oracle.com, où user_id correspond
variables au nom de l'utilisateur.
Guillemets Eléments d'interface Sélectionnez "Inclure un composant modulaire réutilisable",
dont les noms longs puis cliquez sur Terminer.
ne comportent des
majuscules qu'au Ce sujet est traité dans la section II, chapitre 3, "Gérer les
début ; objets".
titres de cours et de
chapitre cités en
référence
Majuscules Noms de colonne Utilisez la commande SELECT pour visualiser les informations
SQL, commandes, stockées dans la colonne LAST_NAME
fonctions, schémas, de la table EMP.
noms de table
Flèche Chemins d'accès Sélectionnez Fichier > Sauvegarder.
aux menus
Crochets Noms de touche Appuyez sur [Entrée].
Virgules Séquences de Appuyez sur les touches suivantes l'une après l'autre :
touches [Alt], [F], [D].
Signes plus Combinaisons de Appuyez simultanément sur les touches suivantes :
touches [Ctrl]+[Alt]+[Suppr].

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 12 Table des matières


xi
Conventions typographiques concernant le code
Convention Elément Exemple
Majuscules Déclencheurs When-Validate-Item
et Oracle Forms
minuscules
Minuscules Noms de colonne, SELECT last_name
noms de table FROM s_emp;

Mots de passe DROP USER scott


IDENTIFIED BY tiger;
Objets PL/SQL OG_ACTIVATE_LAYER
(OG_GET_LAYER (‘prod_pie_layer’))
Minuscules Variables CREATE ROLE role
italiques
Majuscules Commandes et SELECT userid
fonctions SQL FROM emp;

Conventions typographiques concernant les chemins de navigation


Ce cours utilise des chemins de navigation simplifiés, comme dans l'exemple suivant, pour vous
orienter dans Oracle Applications.

(N) Facture (Invoice) > Saisie (Entry) > Synthèse des lots de factures (Invoice Batches
Summary) > (M) Interrogation (Query) > Rechercher (Find) (B) Approuver (Approve)

Ce chemin simplifié correspond à la procédure suivante :

1. (N) Dans la fenêtre du Navigateur, sélectionnez Facture (Invoice) > Saisie (Entry) >
Synthèse des lots de factures (Invoice Batches Summary).

2. (M) Dans le menu, sélectionnez Interrogation (Query) > Rechercher (Find).

3. (B) Cliquez sur le bouton Approuver (Approve).

Notations :

(N) = Navigateur

(M) = Menu

(O) = Onglet

(B) = Bouton

(I) = Icône

(H) = Hyperlien

(S) = Sous-onglet

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 12 Table des matières


xii
Conventions typographiques concernant les chemins d'aide
Ce cours utilise une convention de type "chemin de navigation" pour indiquer les actions à
effectuer afin de rechercher des informations pertinentes dans l'aide d'Oracle Applications.

Par exemple, le chemin de navigation d'aide suivant,

(Aide) General Ledger > Pièces (Journals) > Saisir des pièces (Enter Journals)

représente la séquence d'actions qui suit :

1. Dans le cadre de navigation de la fenêtre de l'aide, développez l'entrée General Ledger.

2. Sous General Ledger, développez Pièces (Journals).

3. Sous Pièces (Journals), sélectionnez Saisir des pièces (Enter Journals).

4. Consultez la rubrique Saisir des pièces (Enter Journals) qui apparaît dans le cadre de
document de la fenêtre d'aide.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 12 Table des matières


xiii
Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 12 Table des matières


xiv
Présentation du flux de
l'approvisionnement au
règlement
Chapitre 1

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 1
Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 2
Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 3
Objectifs

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 4
Présentation de l'intégration des applications

Présentation de l'intégration des applications


Oracle Inventory
Order Management, Purchasing et d'autres applications Oracle peuvent utiliser les articles
définis dans Inventory. Si l'article est désigné en tant qu'article planifié, la demande peut être
générée sous la forme de demandes d'approvisionnement envoyées à Purchasing où des
acheteurs créent des commandes d'achat ou des appels de commande ouverte pour
réapprovisionner le stock.
Oracle Order Management
Les commandes d'achat des clients peuvent être enregistrées dans Order Management. Les
marchandises sont livrées aux clients conformément à la commande client. Une fois les
marchandises livrées, les factures client sont envoyées à Receivables et les niveaux du stock
sont mis à jour. Tous les clients configurés dans Order Management sont partagés avec
Receivables et inversement.
Oracle Receivables
Receivables gère les informations concernant les factures transmises par Order Management et
d'autres origines. Les factures sont ensuite envoyées aux clients qui réagissent par des
règlements. Vous pouvez utiliser Receivables pour enregistrer des encaissements sur des
comptes client. Les comptes clients, le produit et les encaissements sont créés dans Subledger
Accounting puis centralisés dans General Ledger.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 5
Oracle Purchasing
Purchasing saisit les informations comptables sur les demandes d'approvisionnement et les
commandes d'achat. Les commandes d'achat sont envoyées aux fournisseurs qui réagissent en
livrant des marchandises ou des services et en envoyant des factures traitées par Payables. Tout
au long de la période comptable, les provisions pour les biens devant être provisionnés à
réception sont envoyées à General Ledger. A la fin de la période comptable, les provisions
pour les biens et services paramétrés comme devant être provisionnés en fin de période peuvent
être transférées vers Subledger Accounting puis centralisées dans General Ledger. Tous les
fournisseurs configurés dans Purchasing sont partagés avec Payables et inversement.
Oracle Payables
Les factures fournisseur sont entrées dans Payables et, le cas échéant, rapprochées des
commandes d'achat enregistrées dans Purchasing. Au cours du processus de rapprochement, la
ventilation des factures est copiée à partir de la commande d'achat (dans le cas d'une dépense)
ou du compte fournisseur approprié (dans le cas d'un article stocké). Les charges et les
règlements Payables sont créés dans Subledger Accounting puis centralisés dans General
Ledger.
Les factures correspondant aux achats d'immobilisations peuvent être transférées vers Assets.
Oracle Assets
Les immobilisations transférées depuis Payables et d'autres origines sont gérées dans Assets.
Elles sont acquises, traitées, amorties et finalement cédées. A la fin de chaque période
d'immobilisation, les informations comptables sont créées dans Subledger Accounting puis
centralisées dans General Ledger.
Oracle Subledger Accounting
Subledger Accounting est un moteur comptable basé sur des règles qui centralise la
comptabilité pour les produits Oracle E-Business Suite. Il fournit notamment un outil
comptable et un référentiel pour les applications tierces. Outre un nouveau mode de prise en
charge des livres comptables, il offre également des fonctions permettant de répondre
simultanément à plusieurs exigences comptables dans une seule instance. Différentes
régulations comptables peuvent être menées à bien en gérant différents jeux de règles et en les
appliquant à différents jeux de mouvements, ou en comptabilisant le même mouvement via
plusieurs méthodes. Par ailleurs, en préservant la correspondance entre les mouvements et les
données comptables associées, cette application offre des fonctionnalités de rapprochement et
d'audit performantes.
Les pièces comptables issues d'applications auxiliaires telles que Payables et Receivables sont
créées dans Subledger Accounting puis centralisées dans General Ledger.
Oracle General Ledger
General Ledger reçoit des informations comptables de bon nombre d'applications Oracle. Une
fois ces informations importées, General Ledger peut imputer les pièces comptables et mettre à
jour les soldes comptables. Lors de l'implémentation d'Oracle Applications, l'une des premières
étapes à accomplir avant de configurer les autres applications consiste à créer un livre se
composant d'un calendrier comptable, d'une devise comptable et d'un plan de comptes.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 6
Flux de l'approvisionnement au règlement

Flux de l'approvisionnement au règlement


Sélection d'origines
• Appel d'offres
• Sélection du fournisseur
• Négociations et attributions de contrat
• Gestion du contenu des catalogues
Commande
• Génération des demandes d'approvisionnement et des commandes d'achat
• Gestion et exécution des commandes d'achat
• Règlement
Edition d'états et analyse
• Performances des fournisseurs
• Analyse de produit
• Conformité interne
• Fonctions performantes de collecte d'informations décisionnelles
• Aide à la décision
• Fonctionnalité des processus

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 7
Processus Oracle de l'approvisionnement au règlement

Processus Oracle de l'approvisionnement au règlement


Demande
Le processus d'approvisionnement génère et gère les demandes d'achat de marchandises. La
demande d'achat d'articles peut être un événement occasionnel ou se reproduire à intervalles
prévisibles ou aléatoires.
Sélectionner l'origine
Le processus de sélection d'origines couvre les activités de recherche, qualification et sélection
de fournisseurs pour les marchandises et services demandés.
Commander
Le processus de commande d'approvisionnement comprend l'émission d'une commande d'achat
par l'organisation d'achat et l'exécution de la commande par l'organisation fournisseur.
Réception
Le processus de réception atteste qu'une commande d'achat a été dûment exécutée. Pour les
commandes de marchandises physiques, il comprend généralement la réception et le contrôle
des marchandises ainsi que leur mise à disposition en stock ou à tout autre lieu désigné. Pour
les commandes de services, il s'agit pour le demandeur ou l'approbateur de notifier que le
service a été exécuté comme convenu.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 8
Facture
Le processus de facturation inclut la saisie des factures fournisseur et employé.
Payer
Le processus de règlement comprend toutes les activités qui aboutissent au paiement des
marchandises ou services commandés.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 9
Appels d'offres et propositions

Appels d'offres et propositions


Purchasing fournit des fonctions d'appel d'offres (A.O.) et de proposition qui permettent de
traiter les besoins de sélection d'origines. Vous pouvez créer un appel d'offres à partir de
demandes d'approvisionnement, rapprocher de ces appels d'offres les propositions des
fournisseurs et copier automatiquement les informations des propositions dans les commandes
d'achat. Pour contrôler vos appels d'offres et évaluer les réponses des fournisseurs, vous
disposez d'autre part de fonctions de reporting complètes.
Une proposition peut être :
• saisie manuellement,
• copiée à partir d'un appel d'offres,
• importée via l'interface coopérative des documents d'achat,
• importée à l'aide d'Oracle e-Commerce Gateway.
Grâce à Oracle Purchasing, vous pouvez :
• Identifier les demandes d'approvisionnement qui nécessitent des propositions et créer
automatiquement un appel d'offres.
• Créer un appel d'offres avec ou sans demandes d'approvisionnement approuvées pour
anticiper sur vos futurs besoins d'approvisionnement.
• Enregistrer les propositions des fournisseurs à partir d'un catalogue, d'une conversation
téléphonique ou d'une réponse à votre appel d'offres. Vous pouvez également recevoir
des propositions sous forme électronique.
Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 10
• Examiner, analyser et approuver les propositions auxquelles vous souhaitez pouvoir faire
référence dans des commandes d'achat et des demandes d'approvisionnement. Vous
pouvez également évaluer vos fournisseurs à partir des informations des propositions.
• Recevoir une notification automatique lorsqu'une proposition ou un appel d'offres
approche de sa date d'expiration.
• Examiner les informations des propositions en ligne lorsque vous créez des commandes
d'achat ou des demandes d'approvisionnement et copier les informations qui vous
intéressent vers une commande d'achat ou une demande d'approvisionnement.
• Sélectionner automatiquement l'origine des articles pour lesquels vous avez négocié des
accords de prix. Si vous avez créé des règles d'origine et des listes de fournisseurs
approuvés pour les articles, les informations fournisseur peuvent être entrées
automatiquement dans la fenêtre Demandes d'approvisionnement (Requisitions) lorsque
vous créez des demandes d'approvisionnement. Vous pouvez également insérer des
informations fournisseur pour les articles commandés dans des appels de commande
ouverte.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 11
Demandes d'approvisionnement

Demandes d'approvisionnement
Les demandes d'approvisionnement représentent un besoin de marchandises ou de services.
Que vous vouliez fournir des demandes d'approvisionnement en ligne à tout le personnel de
votre organisation ou limiter le nombre d'utilisateurs ayant accès au système, Purchasing est
assez souple pour répondre à vos besoins propres. Avec des demandes d'approvisionnement en
ligne, vous pouvez centraliser votre service achat, approvisionner les demandes avec les
meilleurs fournisseurs et vous assurer d'obtenir l'approbation de votre direction avant de créer
des commandes d'achat à partir des demandes d'approvisionnement.
Les demandes d'approvisionnement en marchandises et en services :
• sont générées par des applications comme Inventory, WIP (Work in Process),
MRP (Material Requirements Planning) et Order Management,
• peuvent être saisies manuellement via les fenêtres fournies par Purchasing,
• peuvent être créées à l'aide d'iProcurement,
• peuvent être importées à partir de systèmes externes.
Grâce à Oracle Purchasing, vous pouvez :
• Créer, modifier et consulter les informations sur les demandes d'approvisionnement en
ligne. Vous saisissez des informations sur les fournisseurs suggérés, des instructions de
livraison, plusieurs imputations comptables ainsi que des notes destinées aux acheteurs,
aux approbateurs ou aux réceptionnaires.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 12
• Consulter le statut actuel de vos demandes d'approvisionnement et l'historique des actions
associées. Vous savez ainsi en permanence qui sont les approbateurs des demandes
d'approvisionnement et si celles-ci ont atteint le stade de l'approbation, de la commande,
de la réception ou de la livraison.
• Acheminer les demandes d'approvisionnement en fonction de la structure d'approbation.
Vous définissez des limites d'approbation par montant, par compte d'imputation,
par catégorie d'articles et par lieu.
• Examiner et approuver les demandes d'approvisionnement qui nécessitent votre
approbation. Vous pouvez consulter l'ensemble des détails d'une demande
d'approvisionnement et vérifier l'historique des actions avant d'approuver cette demande.
• Imprimer des demandes d'approvisionnement afin de permettre leur examen et leur
approbation hors ligne, que le statut de ces demandes soit Approuvée (Approved),
Annulée (Cancelled), Rejetée (Rejected), En cours (In Process), Pré-approuvée
(Pre-Approved) ou Renvoyée (Returned). Vous assurez le suivi du statut des demandes
d'approvisionnement tout au long du processus d'approbation.
• Satisfaire automatiquement les demandes d'approvisionnement à partir de commandes
ouvertes ou de propositions que vous avez reçues de fournisseurs.
• Créer rapidement et facilement des demandes d'approvisionnement pour les articles
achetés fréquemment.
• Fournir des documents joints en tant que notes dans les en-têtes et les lignes des
demandes d'approvisionnement.
• Affecter des lignes de demande d'approvisionnement à des acheteurs et vérifier les
acheteurs affectés aux lignes des demandes d'approvisionnement.
• Transmettre à un autre approbateur toutes les demandes d'approvisionnement en attente
d'approbation. Dans les limites de vos règles de sécurité et de vos contraintes
d'approbation, vous pouvez également réacheminer les demandes d'approvisionnement
vers un autre approbateur si vous le souhaitez.
• Approvisionner des marchandises à partir de votre propre stock à l'aide de demandes
internes.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 13
Fournisseurs

Fournisseurs
Avant d'effectuer la plupart des activités proposées par Purchasing et Payables, vous devez
définir un fournisseur.
• Vous précisez éventuellement un fournisseur recommandé dans une demande
d'approvisionnement.
• Il faut un fournisseur pour émettre un appel d'offres.
• Ce même fournisseur est utilisé pour créer la proposition.
• Vous devez mentionner un fournisseur dans une commande d'achat.
• Vous recevez des marchandises ou des services vendus par des fournisseurs.
• Vous retournez des marchandises à leur fournisseur.
• Vous devez payer le fournisseur pour les marchandises ou services achetés.
Configurez des fournisseurs pour enregistrer des informations sur les personnes et les sociétés
auxquelles vous achetez des marchandises et des services. Vous pouvez également configurer
les employés auxquels vous remboursez des notes de frais. Un site fournisseur peut être un site
de règlement, un site d'achat, un site d'appel d'offres uniquement ou un site de carte d'achat. Par
exemple, pour un même fournisseur, vous pouvez acheter sur plusieurs sites et envoyer vos
règlements à différents sites. La plupart des informations sur un fournisseur sont proposées par
défaut pour tous les sites de ce fournisseur pour simplifier la saisie. Vous pouvez toutefois
remplacer les valeurs par défaut et entrer des informations uniques pour chaque site.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 14
Notez que la définition de base des fournisseurs est à présent gérée via l'architecture TCA
(Trading Community Architecture). Il s'agit d'un moteur centralisé pour la gestion des
informations sur les partenaires commerciaux dans les applications E-Business Suite.
L'architecture TCA fournit une seule définition commune qui permet d'identifier les clients, les
fournisseurs et les organisations qui vous fournissent des biens ou des services et qui sont, à
leur tour, clients de vos propres produits ou services. Le référentiel TCA renferme les éléments
clés qui définissent une organisation (identité, sites commerciaux et contacts clés). Les
différents produits Oracle utilisent ainsi une définition commune pour chaque partenaire
commercial.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 15
Commandes d'achat

Commandes d'achat
Purchasing prend en charge quatre types de commande d'achat :
Commande standard : Utilisez ce type de commande pour les achats ponctuels d'articles
divers. Vous créez ce type de commande lorsque vous connaissez les détails des biens ou
services dont vous avez besoin, les coûts estimés, les quantités, les dates de livraison et les
ventilations comptables. Si vous utilisez la comptabilité d'engagements, la commande d'achat
peut être engagée étant donné que les informations requises sont connues.
Commande ouverte : Utilisez ce type de commande lorsque vous connaissez le détail des
biens ou des services que vous prévoyez d'acheter à un fournisseur spécifique au cours d'une
période donnée mais que vous n'avez pas connaissance du détail des dates de livraison. Vous
pouvez utiliser des commandes ouvertes pour indiquer les prix négociés des articles avant de
les acheter réellement. Il est possible de créer des commandes ouvertes pour une seule
organisation ou de les partager entre différentes unités opérationnelles d'une organisation
(accords globaux). Vous pouvez engager des fonds pour une commande ouverte.
Commande sur contrat : Utilisez ce type de commande avec vos fournisseurs pour vous
mettre d'accord sur les conditions générales sans, toutefois, indiquer les biens et les services
que vous allez acheter. Vous pouvez ensuite émettre des commandes standard référençant vos
contrats et engager ces commandes d'achat si vous utilisez la comptabilité d'engagements.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 16
Commande planifiée : Il s'agit d'un accord à long terme définissant un engagement à acheter
des articles ou des services auprès d'une seule origine. Vous devez indiquer une ébauche de
calendrier de livraison ainsi que tous les détails des biens ou des services que vous souhaitez
acheter, notamment le compte d'imputation, les quantités et le coût estimé.
Une fois créées, les commandes d'achat peuvent être soumises pour approbation. Le processus
d'approbation vérifie que l'émetteur de la commande dispose de l'habilitation appropriée pour
approuver cette commande. Lorsque le document est approuvé, il peut être envoyé au
fournisseur via plusieurs méthodes : document imprimé, EDI, télécopie, email, iSupplier Portal
et XML. L'envoi de la commande ou de l'appel de commande au fournisseur autorise celui-ci à
livrer les marchandises dans les délais et sur les sites convenus.
Les documents d'achat peuvent être créés :
• par les acheteurs via la fenêtre Créer automatiquement (AutoCreate),
• par importation via l'interface coopérative des documents d'achat (Purchasing Documents
Open Interface),
• automatiquement par le programme Créer des appels de commande (Create Releases)
(appels de commande ouverte),
• automatiquement par Oracle Workflow (appels de commande ouverte ou commandes
d'achat standard).
Grâce à Oracle Purchasing, vous pouvez :
• passer en revue tous les achats que vous envisagez d'effectuer auprès des fournisseurs,
afin de négocier de meilleures remises,
• créer des commandes d'achat en saisissant simplement les détails relatifs au fournisseur et
aux articles,
• créer des commandes d'achat standard et des appels de commande ouverte à partir de
demandes d'approvisionnement en ligne ou sur papier,
• créer des informations comptables précises et détaillées, afin d'imputer les achats aux
sections appropriées,
• consulter le statut et l'historique des commandes d'achat à tout moment,
• enregistrer les accusés de réception des commandes d'achat de la part des fournisseurs,
savoir en permanence si les fournisseurs ont reçu et accepté les conditions générales des
commandes d'achat,
• copier des commandes d'achat.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 17
Réception

Réception
Oracle Purchasing vous permet de traiter les réceptions en provenance de vos fournisseurs et
d'autres entrepôts ou organisations logistiques, des livraisons en transit et des réceptions dues
aux retours client. Vous pouvez rechercher les réceptions attendues sur la base d'une
commande d'achat ou d'un retour client enregistrés dans Order Management, puis les traiter
jusqu'à leur destination finale (stock, charges ou atelier). Oracle Purchasing vous permet
d'assurer le suivi des articles que vous commandez au cours des étapes de réception, de
contrôle, de transfert et de mise à disposition. Vous pouvez utiliser ces fonctionnalités pour
vérifier la quantité, la qualité et la mise à disposition des articles reçus.
Grâce à Oracle Purchasing, vous pouvez :
• Contrôler l'acheminement des marchandises aux niveaux de l'organisation, du
fournisseur, de l'article ou de la commande, afin de leur appliquer le processus de
réception approprié. Par exemple, vous pouvez exiger le contrôle de certains articles et
une réception directe du quai au stock pour d'autres.
• Définir les tolérances de réception aux niveaux de l'organisation, du fournisseur, de
l'article et de la commande, de telle sorte que le niveau inférieur remplace les niveaux
supérieurs. Vous pouvez définir des tolérances relatives à la quantité réceptionnée, à la
ponctualité de la livraison et au lieu de réception. Vous pouvez affecter des tolérances
moins strictes aux articles de faible valeur. Vous pouvez définir des options de contrôle
afin que les mouvements ne respectant pas les tolérances soient ignorés, génèrent un
avertissement à l'utilisateur ou soient rejetés.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 18
• Utiliser la réception aveugle pour augmenter la précision du processus. Avec cette option,
la quantité attendue pour chaque livraison n'est pas visible et les tolérances du contrôle de
quantité sont ignorées.
• Utiliser la réception express ou en cascade pour traiter plus rapidement certains types de
réception.
• Utiliser des préavis d'expédition pour gagner du temps dans le traitement des réceptions.
• Enregistrer la réception des articles non commandés en fonction de l'article, du
fournisseur ou des règles de l'organisation. Par exemple, si votre organisation n'autorise
pas la réception des articles non commandés, vous ne serez pas en mesure d'entrer une
réception si elle ne correspond pas à la livraison d'une commande d'achat.
• Enregistrer la réception d'articles de substitution prédéfinis.
• Enregistrer la réception de services et de main-d'oeuvre.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 19
Facturation

Facturation
La réception de marchandises ou d'un service de votre fournisseur s'accompagne d'une facture.
Oracle Payables permet d'enregistrer les factures de différentes manières.
Avec Oracle Payables, vous pouvez :
• importer/saisir les factures manuellement, une par une ou par lots ;
• utiliser la fenêtre Factures express (Quick Invoices) pour effectuer rapidement l'entrée de
gros volumes de factures standard et d'avoirs peu complexes qui ne nécessitent pas une
validation en ligne approfondie ;
• automatiser la création des factures périodiques à l'aide de la fonctionnalité Facture
répétitive (Recurring Invoice) ;
• utiliser Oracle iExpenses pour entrer les notes de frais des employés à l'aide d'un
navigateur Web ;
• enregistrer les factures de carte de crédit ou de carte d'achat à partir du relevé des
opérations envoyé par l'émetteur de la carte sous la forme d'un fichier plat ;
• importer des factures EDI traitées à l'aide d'Oracle e-Commerce Gateway ;
• importer des factures de location transférées depuis Property Manager ;
• importer des factures au format XML ;
• rapprocher les factures des commandes d'achat ou des réceptions correspondantes pour
vérifier que vous payez uniquement ce que vous devez.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 20
Règlement

Règlement
Une fois que les factures sont validées, elles peuvent être réglées. Oracle Payables fournit les
informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions de règlement efficaces, assurer
le suivi des règlements dus aux fournisseurs et aux employés, et mettre à jour vos
enregistrements comptables pour connaître à tout moment votre position de trésorerie. Payables
s'intègre à Oracle Payments, le moteur de traitement des règlements E-Business Suite, pour
gérer toutes les formes de règlement : chèques, règlements manuels, transmissions bancaires,
règlements EDI, traites bancaires et virements. Payables est également intégré à Oracle Cash
Management pour vous permettre de rapprocher automatiquement ou manuellement les
règlements des relevés bancaires.
Grâce à Payables, vous pouvez :
• garantir qu'une facture ne sera jamais réglée deux fois,
• régler uniquement les factures dues et imposer automatiquement la remise maximum
applicable,
• sélectionner les factures à régler selon différents critères,
• enregistrer des oppositions sur règlement,
• enregistrer les règlements annulés,
• consulter les informations sur le statut de chaque règlement en ligne,
• traiter les règlements validés.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 21
Synthèse

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 22
Présentation d'Oracle
Payables
Chapitre 2

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 1
Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 2
Présentation d'Oracle Payables

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 3
Flux de l'approvisionnement au règlement

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 4
Objectifs

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 5
Présentation des processus Oracle Payables

Présentation des processus Oracle Payables


Vous pouvez utiliser Oracle Payables pour cinq fonctions principales :
• Saisie de fournisseurs
• Importation/saisie de factures
• Validation de factures
• Règlement de factures
• Comptabilisation des factures et des règlements
Pour saisir et régler des factures, indiquez d'abord les fournisseurs et les sites fournisseur.
Oracle Payables peut traiter différents types de facture : factures standard, avoirs, notes de
débit et notes de frais. Une fois saisies et validées, les factures peuvent être réglées.
Une fois les factures validées ou réglées, des pièces de comptabilité auxiliaire sont générées
dans Subledger Accounting puis centralisées dans General Ledger.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 6
Saisir des fournisseurs

Saisir des fournisseurs


Grâce à Oracle Payables, vous pouvez :
• saisir des fournisseurs, leurs adresses, ainsi que des informations telles que les conditions
de règlement, le mode de règlement et le compte bancaire des fournisseurs,
• saisir les sites fournisseur et les données qui leur sont associées (ces données sont
insérées par défaut dans les factures saisies pour le site concerné),
• vérifier en ligne les informations sur les fournisseurs, par exemple, le solde,
• fusionner les fournisseurs indiqués en double.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 7
Saisir des factures

Saisir des factures


Vous pouvez saisir des factures à l'aide des méthodes suivantes :
• Saisie manuelle : Saisissez manuellement les factures dans les fenêtres Factures express
(Quick Invoices) et Factures (Invoices).
• Importation : Le programme d'importation de l'interface coopérative d'Oracle Payables
importe les factures à partir de la table de l'interface coopérative d'Oracle Payables. Le
chargement de cette table est effectué par un grand nombre d'origines incluant les factures
envoyées par les fournisseurs aux formats EDI ou XML et les applications Oracle qui
chargent les factures dans la table de l'interface coopérative (par exemple, Oracle
Property Manager et Oracle Assets).
• Génération automatique : Oracle Payables génère automatiquement les types de facture
suivants : factures de retenue de TVA pour payer l'administration fiscale, factures
d'intérêt et factures de règlement à réception.
• Factures répétitives : Vous pouvez configurer Oracle Payables de sorte que les factures
planifiées (par exemple, un loyer) soient générées régulièrement.
• Rapprochement : Vous pouvez rapprocher la plupart des factures avec des commandes
ou des réceptions. Vous pouvez regrouper dans des lots de factures les factures saisies ou
importées manuellement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 8
Présentation du processus de règlement

Présentation du processus de règlement


Une fois que les factures sont validées, elles peuvent être réglées. Oracle Payables fournit les
informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions de règlement efficaces, assurer
le suivi des règlements dus aux fournisseurs et aux employés et mettre à jour vos
enregistrements comptables pour connaître à tout moment votre position de trésorerie. Oracle
Payables gère toutes les formes de règlement : chèques, règlements manuels, transmissions
bancaires, règlements EDI, traites bancaires et virements. Payables s'intègre à Oracle Payments
pour définir des modes de règlement et à Oracle Cash Management pour prendre en charge le
rapprochement automatique ou manuel des règlements avec les relevés bancaires.
Avec Oracle Payables, vous pouvez :
• garantir qu'une facture ne sera jamais réglée deux fois,
• régler uniquement les factures dues et imposer automatiquement la remise maximum
applicable,
• sélectionner les factures à régler selon différents critères,
• enregistrer les oppositions sur règlement,
• enregistrer les règlements annulés,
• consulter en ligne les informations sur le statut de chaque règlement,
• traiter les règlements validés.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 9
Présentation de l'intégration d'Oracle Payables

Présentation de l'intégration d'Oracle Payables


Purchasing/iProcurement
• Comptabilisation après rapprochement avec les commandes d'achat
• Fournisseurs
• Cartes d'achat
• Commandes d'achat
Receivables
• Demandes de règlement
• Compensation AR/AP
Loans
• Demandes de règlement
Cash Management
• Banques
• Codes bancaires
• Apurement des règlements
• Prévisions de trésorerie

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 10
e-Commerce Gateway
• Intégration 810 (facture)
• Emission 820 (règlement)
• Intégration 857 (préavis d'expédition et de facturation)
• Emission 824 (notification d'erreur)
iSupplier Portal
• Visualisation des factures
• Consultation des règlements
• Soumission des factures
• Mise à jour des informations sur les fournisseurs
Payments
• Modes de règlement
Assets
• Ventilation des factures pour les achats d'immobilisations
Projects
• Projet, tâche, type de dépense, organisation des dépenses
• Ventilation des factures
• Ajustement des ventilations de factures

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 11
Présentation de l'intégration d'Oracle Payables (suite)

Présentation de l'intégration d'Oracle Payables (suite)


Human Resources
• Employés (limites d'approbation iExpense)
• Employés (fournisseurs)
• Lieux
Subledger Accounting
• Comptabilité auxiliaire pour les factures, les règlements et les rapprochements
General Ledger
• Livres
• Taux de change
• Clé comptable flexible
• Devise
Alert
• Alertes Oracle Payables standard
iExpense
• Notes de frais

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 12
E-Business Tax
• Règles fiscales
• Taxation des mouvements
Inventory
• Unités de mesure
• Informations sur les articles
Property Manager
• Fournisseurs
• Factures (règlements de location)
Workflow
• Validation et approbation des factures importées et des factures saisies dans iSupplier
Portal
• Cartes d'achat
• Cartes de crédit
• Notes de frais

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 13
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Purchasing

Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Purchasing


Rapprocher et mettre à jour la quantité facturée (1)
Saisissez une facture et rapprochez-la d'une commande d'achat pour mettre à jour la quantité
facturée par rapport à la commande d'achat.
Copier les données comptables (2)
Pendant le processus de rapprochement, les données comptables enregistrées avec l'imputation
de commande sont copiées dans la facture.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 14
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Receivables et Oracle
Loans

Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Receivables et Oracle Loans


Compensation AR/AP (1)
La fonction de compensation entre Payables et Receivables permet d'effectuer une
compensation automatique des mouvements Payables et Receivables au sein d'une entreprise.
Vous pouvez prédéfinir un accord de compensation qui incorpore des règles de gestion de la
compensation et des critères de mouvement pour exécuter votre processus de compensation
personnalisé. Le processus de compensation crée automatiquement les règlements Payables et
les encaissements Receivables requis pour rapprocher un nombre sélectionné de mouvements
Payables et Receivables.
Demandes de règlement (2)
Vous pouvez soumettre des demandes de règlement depuis Oracle Receivables et Oracle
Loans. Ces demandes sont considérées comme des factures de demande de règlement. Vous
pouvez ensuite utiliser les fonctions Payables standard telles que le workflow d'approbation des
factures pour traiter les demandes de règlement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 15
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Cash Management

Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Cash Management


Données de trésorerie (1)
Les sorties (règlements) et les entrées (remboursements) de trésorerie permettent de créer des
prévisions de trésorerie.
Rapprocher les règlements (2)
Utilisez Oracle Cash Management pour apurer manuellement des règlements ou pour importer
des relevés bancaires et apurer automatiquement les règlements.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 16
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle e-Commerce Gateway

Intégration d'Oracle Payables avec Oracle e-Commerce Gateway


Oracle Payables s'intègre à Oracle e-Commerce Gateway pour l'échange de plusieurs
mouvements EDI. Oracle e-Commerce Gateway peut extraire des règlements, charger des
factures, charger des préavis de facturation à partir d'un préavis d'expédition et de facturation
(ASBN) et créer des notifications d'erreur pour informer les partenaires commerciaux
d'événements tels que des factures en double.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 17
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle iSupplier Portal

Intégration d'Oracle Payables avec iSupplier Portal


Soumettre des factures rapprochées de commandes et des factures non
rapprochées (1)
Les fournisseurs qui disposent d'un compte iSupplier Portal peuvent soumettre pour
approbation des factures rapprochées de commandes et des factures non rapprochées. Payables
prend en compte les factures soumises via iSupplier Portal, appelées "demandes de facture".
Ces demandes de facture doivent être approuvées via le workflow d'approbation des factures.
Elles deviennent alors des factures standard dans Payables.
Statut de la facture (2)
Lorsqu'un fournisseur soumet une facture via iSupplier Portal, il peut voir le statut actuel de la
facture. Par ailleurs, iSupplier Portal permet aux fournisseurs de mettre à jour leurs
coordonnées (adresse et contact).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 18
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Payments

Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Payments


Modes de règlement
Oracle Payments permet de configurer les modes de règlement utilisés pour payer les
fournisseurs standard ainsi que les fournisseurs de type employé.
Vous avez également la possibilité d'utiliser les titres de paiement et la fonction d'exécution de
paie fournis par Oracle Payments.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 19
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Assets

Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Assets


Créer des acquisitions en haut volume (1)
Lancez le programme Création d'acquisitions en haut volume (Mass Additions Create) lorsque
les ventilations de factures ont été transférées de Subledger Accounting vers General Ledger
(bien que l'imputation des pièces ne soit pas nécessaire). Pour être transférées vers Oracle
Assets, les ventilations de factures doivent préalablement :
• être transférées vers General Ledger,
• avoir un compte de lettrage associé à une catégorie d'immobilisations,
• avoir l'indicateur Actif (Track as Asset) sélectionné,
• avoir une date GL identique ou antérieure à la date que vous indiquez lors de l'exécution
du traitement pour le transfert vers la table FA_Mass_Additions.
Préparer les acquisitions en haut volume (2)
Préparez les ventilations de factures transférées pour en faire des immobilisations. Vous
pouvez notamment fusionner et fractionner les ventilations. Par exemple, l'achat de
10 ordinateurs, 10 contrats de garantie et 10 licences d'utilisation de logiciel peut être imputé
sur 3 factures distinctes. Vous avez la possibilité de fusionner les ordinateurs avec les garanties
et les licences pour ensuite les fractionner en 10 immobilisations différentes ayant des numéros
uniques (chaque immobilisation représentant un dixième du coût des garanties, un dixième du
coût des ordinateurs et un dixième du coût des licences).
Ce programme est exécuté dans Oracle Assets.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 20
Imputer les acquisitions en haut volume (3)
Utilisez le programme Imputer les acquisitions en haut volume dans Oracle Assets (Post Mass
Additions to Oracle Assets) pour créer des immobilisations à partir des lignes d'acquisition en
haut volume ayant le statut IMPUTER (POST) dans la file d'attente, à l'aide des données
saisies dans la fenêtre Acquisitions en haut volume (Mass Additions). Ce programme est
exécuté dans Oracle Assets.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 21
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Projects

Intégration d'Oracle Payables à Oracle Projects


Ventilation des factures (1)
Utilisez le traitement PRC : Transférer les coûts fournisseur (PRC: Interface Supplier Costs)
pour déplacer de Subledger Accounting vers Projects les ventilations de factures liées à des
projets. Pour ce faire, les ventilations de factures doivent avoir été centralisées dans General
Ledger. Toutefois, il n'est pas nécessaire que les pièces comptables aient été imputées. Ce
traitement est exécuté à partir d'une responsabilité Oracle Projects.
Ajustements et notes de frais (2)
Si vous effectuez des ajustements pour les dépenses associées aux notes de frais dans Oracle
Projects, vous ne les transférez pas vers Oracle Payables mais vers Oracle Subledger
Accounting. Vous avez toujours la possibilité de saisir des notes de frais liées à des projets
dans Oracle Internet Expenses et Oracle Payables. Par ailleurs, vous pouvez importer des notes
de frais valorisées et comptabilisées dans Oracle Projects via la fonction d'importation de
mouvements.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 22
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Human Resources

Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Human Resources


Pour saisir une note de frais via iExpenses ou la fenêtre Notes de frais AP (Payables Expense
Report), vous utilisez les employés prédéfinis et partagés avec Human Resources. Pour créer
une facture à partir d'une note de frais, vous devez configurer un fournisseur et le relier à un
employé. Vous pouvez configurer le fournisseur manuellement ou laisser Payables le faire
automatiquement pendant l'importation des notes de frais. Quand Payables crée un fournisseur
à partir d'un employé, il utilise le lieu de résidence ou le lieu de travail pour créer l'adresse
associée au site de règlement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 23
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Subledger Accounting
et Oracle General Ledger

Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Subledger Accounting et Oracle


General Ledger
Générer les clés comptables (1)
Créez des pièces comptables auxiliaires en ligne ou manuellement à l'aide du programme de
traitements simultanés Créer une comptabilisation (Create Accounting).
Centraliser dans General Ledger (2)
Transférez ces pièces de Subledger Accounting vers General Ledger. Le traitement de
centralisation dans General Ledger met à jour les soldes comptables. Une fois que les pièces
sont centralisées, vous pouvez procéder à l'analyse des comptes et des livres auxiliaires, et à
l'exécution des états financiers.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 24
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Alert

Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Alert


Plusieurs produits Oracle Applications, notamment Payables, utilisent Alert pour signaler les
exceptions en ligne. Vous pouvez intégrer Alert à votre système de messagerie électronique.
Payables fournit plusieurs alertes précodées que vous pouvez utiliser avec ou sans
personnalisation.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 25
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle iExpense

Intégration d'Oracle Payables avec Oracle iExpense


Les employés peuvent créer et soumettre des notes de frais en utilisant la méthode standard
(navigateur Web) ou le mode déconnecté (feuille de calcul Excel). Les responsables consultent
les notes de frais en ligne et peuvent les approuver ou les rejeter. Ils sont tenus par des limites
de dépenses prédéfinies.
Si son plafond de dépenses est suffisant, le responsable peut approuver la note de frais. Dans le
cas contraire, une notification est envoyée pour transmettre la note de frais via la hiérarchie
employé/superviseur (les hiérarchies de postes ne sont pas disponibles) jusqu'à ce qu'elle soit
approuvée ou rejetée.
Une fois que la note de frais est approuvée, elle est transmise au service Comptabilité
fournisseurs pour vérification des reçus si certaines dépenses exigent des reçus originaux. Une
fois approuvée par la direction et (éventuellement) par le service Comptabilité fournisseurs, la
note de frais est convertie en facture standard par le traitement Importation de factures Oracle
AP (Payables Invoice Import).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 26
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle E-Business Tax

Intégration d'Oracle Payables avec Oracle E-Business Tax


Oracle Payables s'intègre avec Oracle E-Business Tax, le générateur de taxes d'Oracle
Applications, afin de fournir des services de calcul des taxes pour les factures. De par cette
intégration, E-Business Tax fournit un référentiel centralisé permettant de répondre à vos
besoins en matière de taxe sur facture. E-Business Tax ne fournit pas de fonctionnalités de
calcul pour les retenues de TVA ou la déclaration des honoraires (1099). Ces fonctionnalités
s'appliquent uniquement aux catégories de factures Payables suivantes :
• Factures standard : Standard, Divers (Mixed), Ajustement de prix de commande
(PO Price Adjustment), Avoirs (Credit Memos) et Notes de débit (Debit Memos)
• Factures d'acompte
• Notes de frais
Chacune de ces catégories est mise en correspondance avec une classe d'événement dans
E-Business Tax.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 27
E-Business Tax utilise vos configurations de taxes ainsi que les informations des niveaux
En-tête et Ligne de facture (critères de taxe) afin de déterminer, pour chaque facture, les taxes
applicables, les statuts de taxe, les taux de taxe, la base imposable, les calculs, l'arrondi et la
tolérance. Les critères de taxe qu'E-Business Tax utilise pour calculer les taxes peuvent différer
selon la catégorie de facture et les parties impliquées. Par exemple, pour une facture standard
aux Etats-Unis, l'ID lieu et le site d'approvisionnement indiqués sur la facture permettent de
déterminer les taxes standard applicables à l'état et au comté correspondant.
Pour plus d'informations, reportez-vous au module sur les taxes ou au manuel E-Business Tax
User Guide.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 28
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Workflow

Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Workflow


Workflow des cartes de crédit
Le workflow de notification aux responsables des opérations par carte de crédit est un
workflow prédéfini que vous pouvez lancer pour informer les responsables des opérations
effectuées par leurs subordonnés directs. Il détermine si le responsable d'un employé doit être
informé des opérations par carte de crédit effectuées par cet employé et doit approuver ces
opérations.
Workflow d'approbation des notes de frais
Dans le workflow de gestion des notes de frais, le processus d'approbation (des dépenses) par
le responsable utilise les autorisations de signature que vous définissez pour déterminer quel
est le responsable habilité à approuver les notes de frais.
Workflow d'importation par l'interface coopérative
Ajoutez des procédures personnalisées à ce workflow pour valider les factures entrées dans la
fenêtre Factures express (Quick Invoices). Exécutez le processus qui lance le workflow avant
d'exécuter le programme d'importation de l'interface coopérative d'Oracle Payables (Payables
Open Interface Import).
Workflow de vérification par l'employé des opérations par carte d'achat
S'il est activé, ce workflow envoie des notifications aux employés à propos des opérations
effectuées avec leur carte d'achat. Selon la configuration des cartes d'achat, l'employé peut être
tenu de vérifier ses dépenses.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 29
Workflow d'approbation par le responsable des opérations par carte d'achat
S'il est activé, ce workflow envoie des notifications aux responsables pour qu'ils approuvent les
opérations effectuées par les employés avec leur carte d'achat.
Workflow d'approbation de facture
Le workflow d'approbation de facture automatise le processus d'approbation des factures.
Selon les règles que vous définissez, il détermine si une facture ou une ligne de facture requiert
une approbation et indique le nom des approbateurs et l'ordre dans lequel ces derniers doivent
approuver le règlement de la facture. Ensuite, le workflow demande de manière séquentielle à
chaque approbateur de la liste d'approuver les factures en ligne. Par exemple, vous pouvez
définir une règle stipulant que les factures d'un montant supérieur à 100 000 $ nécessitent
l'approbation du directeur financier puis du président directeur général.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 30
Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Property Manager

Intégration d'Oracle Payables avec Oracle Property Manager


Tous les règlements de location que vous approuvez peuvent être exportés vers Payables en
tant que factures standard.
Factures de location (1)
Exécutez un traitement dans Property Manager pour créer des factures de location dans
l'interface coopérative des factures d'Oracle Payables.
Programme d'importation de l'interface coopérative de Payables (2)
Exécutez le programme d'importation de l'interface coopérative d'Oracle Payables pour valider
et créer des factures pouvant être réglées.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 31
Contrôle d'accès multiorganisation

Contrôle d'accès multiorganisation


Oracle Payables tire parti de la fonction de contrôle d'accès multiorganisation (MOAC)
d'Oracle Applications. Cette fonction vous permet de définir plusieurs organisations et leurs
relations dans une seule installation d'Oracle Applications. Ces organisations peuvent être des
livres, des entités professionnelles, des entités juridiques, des unités opérationnelles ou des
organisations logistiques.
Implémenter le contrôle d'accès multiorganisation
• Si vous implémentez la fonction MOAC, vous pouvez saisir des factures pour plusieurs
unités opérationnelles sans changer de responsabilité. Pour saisir une facture pour une
unité opérationnelle donnée, entrez une valeur dans le champ Unité opérationnelle
(Operating Unit) de la fenêtre Factures (Invoices) (élément du pupitre des factures).
Chaque facture doit être associée à une seule unité opérationnelle, mais vous pouvez
saisir plusieurs factures pour différentes unités opérationnelles sans changer de
responsabilité.
• En outre, vous pouvez régler des factures pour plusieurs unités opérationnelles dans une
seule exécution de paie.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 32
Configurer le contrôle d'accès multiorganisation
Pour configurer la fonction MOAC, définissez les options de profil suivantes :
• MO: Profil sécurité (MO Security Profile) : Cette option contrôle la liste des unités
opérationnelles auxquelles une responsabilité ou un utilisateur peut accéder. Ainsi, vous
affectez le profil de sécurité que vous venez de créer pour cette option de profil. Si vous
définissez cette option au niveau responsabilité, les utilisateurs se connectant avec la
responsabilité indiquée accèdent uniquement aux unités opérationnelles disponibles dans
le profil de sécurité. Si vous définissez cette option au niveau utilisateur, les utilisateurs
indiqués accèdent uniquement à ces unités opérationnelles, quelle que soit la
responsabilité utilisée pour se connecter à l'application.
• MO: Unité opérationnelle par défaut (MO: Default Operating Unit) : Cette option
vous permet d'indiquer l'unité opérationnelle qui sera utilisée par défaut lorsque vous
ouvrirez les différentes pages des applications auxiliaires (Payables, Receivables, etc.).
Etant donné que les utilisateurs peuvent accéder à plusieurs unités opérationnelles, vous
avez la possibilité d'en configurer une par défaut afin d'éviter aux utilisateurs d'avoir
continuellement à en choisir une. Les préférences utilisateur vous permettent également
d'indiquer une unité opérationnelle par défaut au niveau utilisateur. Cette option de profil
est facultative.
• MO: Unité opérationnelle (MO: Operating Unit) : Cette option fournit une
compatibilité amont et prend en charge les produits qui n'utilisent pas la fonction MOAC.
Si vous définissez un profil de sécurité pour l'option de profil MO: Profil sécurité
(MO: Security Profile), les produits qui utilisent la fonction MOAC ignorent cette option.
Pour plus d'informations sur la configuration de plusieurs organisations, voir : Oracle
Applications Multiple Organizations Implémentation Guide.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 33
Interfaces coopératives

Interfaces coopératives
Utilisez les interfaces coopératives suivantes pour importer des données dans Payables à partir
d'autres applications ou de solutions tierces :
• Interface coopérative des factures d'Oracle Payables
• Interface coopérative des notes de frais d'Oracle Payables
• Interface coopérative des cartes d'achat d'Oracle Payables
• Interface coopérative des cartes de crédit d'Oracle Payables
• Interface coopérative de rapprochement d'Oracle Payables
• Interface coopérative des fournisseurs d'Oracle Payables

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 34
Interface coopérative des factures d'Oracle Payables

Interface coopérative des factures d'Oracle Payables


L'interface coopérative des factures d'Oracle Payables permet de charger des factures à partir
de toutes sortes d'origines : factures générées par le traitement Auto-facturation : Paiement à
réception (Pay On Receipt AutoInvoice), factures EDI générées par Oracle e-Commerce
Gateway, factures provenant d'opérations par cartes de crédit et cartes d'achat ou factures
issues de systèmes externes. Vous pouvez l'utiliser pour charger des factures standard et des
avoirs. Une fois les factures chargées, exécutez le programme d'importation de l'interface
coopérative d'Oracle Payables pour les valider et les charger dans Payables.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 35
Interface coopérative des notes de frais d'Oracle Payables

Interface coopérative des notes de frais d'Oracle Payables


Le personnel en charge de la comptabilité fournisseurs saisit des factures papier à l'aide des
formulaires de note de frais ou les employés soumettent leurs propres notes de frais à l'aide
d'iExpenses. Exécutez le programme d'importation de factures dans Oracle Payables pour
valider les données des notes de frais et créer des notes de frais dans Payables.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 36
Interface coopérative des cartes d'achat d'Oracle Payables

Interface coopérative des cartes d'achat d'Oracle Payables


Vous pouvez rationaliser le flux de l'approvisionnement au règlement en implémentant un
programme de cartes d'achat. Les employés achètent directement les articles aux fournisseurs à
l'aide d'une carte de crédit, puis l'émetteur de la carte envoie les fichiers d'opérations
correspondants à l'entreprise. Ces fichiers d'opérations par carte de crédit peuvent être importés
directement dans Payables, ce qui réduit le coût des opérations et élimine les factures de faible
montant.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 37
Interface coopérative des cartes de crédit d'Oracle Payables

Interface coopérative des cartes de crédit d'Oracle Payables


Utilisez des scripts SQL*Loader pour charger les opérations effectuées à l'aide de cartes de
crédit de société dans l'interface coopérative si vous utilisez un programme de cartes de crédit.
Les cartes de crédit de société sont semblables aux cartes d'achat, mais elles sont généralement
utilisées pour régler des frais de déplacement. Une fois validées, les opérations sont incluses
dans des notes de frais entrées à l'aide des applications Web en libre-service.
Des fichiers de contrôle SQL*Loader prédéfinis sont livrés avec Oracle Applications :
• American Express
• Diner's Club
• GE Capitol MasterCard
• US Bank Visa

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 38
Interface coopérative de rapprochement d'Oracle Payables

Interface coopérative de rapprochement d'Oracle Payables


Utilisez SQL*Loader pour charger les informations requises dans les tables de l'interface des
achats. Vous devez créer un fichier de contrôle SQL*Loader pour mettre en forme les
informations à charger. Le fichier que vous écrivez peut varier considérablement en fonction de
la nature et du format du fichier plat utilisé. Vous rapprochez les factures des livraisons
mentionnées dans les commandes d'achat au moment de la saisie des factures.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 39
Interface coopérative des fournisseurs d'Oracle Payables

Interface coopérative des fournisseurs d'Oracle Payables


Cette interface vous permet de charger des données fournisseur à partir de systèmes externes.
Vous pouvez charger des fournisseurs, des sites et des contacts fournisseur. Une fois les
données fournisseur chargées, exécutez le programme d'importation de l'interface coopérative
d'Oracle Payables pour les valider et les charger dans Payables.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 40
Synthèse

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 41
Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 42
Fournisseurs
Chapitre 3

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 1
Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 2
Fournisseurs

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 3
Flux de l'approvisionnement au règlement

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 4
Objectifs

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 5
Utilisation des informations sur le fournisseur par les applications
Oracle

Utilisation des informations sur le fournisseur par les applications Oracle


Les fournisseurs peuvent être configurés à partir de différentes applications. En revanche, les
données sont stockées dans un seul référentiel appelé architecture TCA (Trading Community
Architecture). L'architecture TCA fournit une seule définition commune qui permet d'identifier
les clients, les fournisseurs et les organisations qui vous fournissent des biens ou des services et
qui sont, à leur tour, clients de vos propres produits ou services. Le référentiel TCA renferme
les éléments clés qui définissent une organisation (identité, sites commerciaux et contacts clés).
Les différents produits Oracle utilisent ainsi une définition commune pour chaque partenaire
commercial.
Les applications qui partagent les informations sur les fournisseurs sont les suivantes :
Purchasing
Purchasing utilise les valeurs par défaut relatives aux fournisseurs, par exemple les conditions
de transport et les informations sur l'expédition dans les demandes d'approvisionnement, les
commandes d'achat, les appels d'offres, etc.
Payables
Payables utilise les valeurs par défaut relatives aux fournisseurs, par exemple le mode de
règlement et les coordonnées bancaires, lors de la saisie des factures et lors du traitement des
règlements.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 6
Assets
Assets tient à jour le nom et le numéro affectés au fournisseur pour chaque enregistrement
d'immobilisation.
Property Manager
Property Manager exporte les factures de location des fournisseurs vers Payables en vue de leur
règlement.
Contrôle d'accès multiorganisation (MOAC)
Si vous utilisez la fonction de support multiorganisation, vous ne pouvez pas saisir les
informations suivantes au niveau fournisseur, mais uniquement au niveau site fournisseur :
• Compte fournisseur
• Compte des acomptes
• Ventilation comptable
• Code TVA de la facture
• Compte des billets à ordre
Architecture TCA (Trading Community Architecture)
Toutes les informations relatives aux fournisseurs sont définies dans l'architecture TCA
(Trading Community Architecture).
iSupplier Portal
iSupplier Portal vous permet d'accorder un accès aux fournisseurs pour qu'ils vérifient les
détails relatifs aux commandes, aux réceptions et aux règlements. Les fournisseurs peuvent
saisir des factures planifiées (avec commande d'achat) ou non planifiées (sans commande
d'achat) et mettre à jour leurs informations.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 7
Présentation des fournisseurs

Présentation des fournisseurs


Définissez des fournisseurs dans la page Fournisseurs (Suppliers) afin d'enregistrer les
informations sur les sociétés et sur les personnes auxquelles vous achetez des biens et des
services. Vous pouvez également saisir les employés auxquels vous remboursez des notes de
frais.
Lorsque vous saisissez des informations sur un fournisseur ayant des activités réparties sur
plusieurs sites, vous n'entrez qu'une seule fois les informations communes relatives à ce
fournisseur (informations de mise à jour express). En revanche, vous devez saisir le site
fournisseur correspondant à chaque lieu (adresse du fournisseur). Par exemple, pour un même
fournisseur, vous pouvez effectuer vos achats à différentes adresses et envoyer vos règlements
à différentes adresses. Les fournisseurs peuvent avoir plusieurs adresses, et chaque adresse peut
être utilisée par une unité opérationnelle via un enregistrement de site fournisseur.
La plupart des informations sur les fournisseurs correspondent par défaut aux sites fournisseur.
Vous pouvez toutefois remplacer les valeurs par défaut, si nécessaire. Après avoir défini des
fournisseurs, vous pouvez les utiliser lors de l'importation/la saisie des factures et lors de la
création des documents d'achat.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 8
Contrôle des fournisseurs

Contrôle des fournisseurs


Vous pouvez contrôler les informations sur les fournisseurs par l'intermédiaire des éléments
suivants :
Sécurité
Utilisez la sécurité des fonctions pour activer ou désactiver l'accès à certaines pages relatives
aux fournisseurs. Par exemple, vous pouvez limiter l'accès aux coordonnées bancaires des
fournisseurs. Vous avez la possibilité d'accorder aux utilisateurs un accès total ou en lecture
seule aux pages relatives aux fournisseurs. Vous pouvez également limiter ces utilisateurs à
une consultation des fournisseurs standard ou des fournisseurs de type employé.
Numérotation
Attribuez la valeur Automatique (Automatic) à l'option de configuration système de Payables
Saisie du numéro de fournisseur (Supplier Number Entry). Vous contrôlez ainsi la
numérotation des fournisseurs en autorisant le système à affecter automatiquement des
numéros de fournisseur. Vous pouvez également saisir les numéros de fournisseur
manuellement. Si vous utilisez la numérotation manuelle, nous vous recommandons
d'employer une convention de numérotation.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 9
Saisie de fournisseurs en double
Si certains fournisseurs figurent en double (par exemple, Orion Corp. et Orion Inc.), utilisez la
fonction de fusion des fournisseurs pour regrouper les enregistrements dans un seul
enregistrement fournisseur. Lorsque vous fusionnez des fournisseurs, vous pouvez mettre à
jour les commandes d'achat et les factures associées afin qu'elles référencent le fournisseur
fusionné. Il est recommandé d'utiliser une convention de dénomination pour empêcher toute
saisie accidentelle d'entrées en double.
Options de configuration
Utilisez Options Financials (Financials Options), Options Payables (Payables Options),
Configuration du système Payables (Payables System Setup) et Options d'achat (Purchasing
Options) pour contrôler les valeurs par défaut des fournisseurs. La définition de ces options
accélère la saisie des fournisseurs, des commandes et des factures. Lorsque vous saisissez un
nouveau site fournisseur, le système affecte des valeurs par défaut aux champs correspondants.
Lorsque vous saisissez une commande ou une facture, le système affecte des valeurs par défaut
aux champs correspondants en fonction du fournisseur et du site fournisseur sélectionnés. Vous
pouvez modifier la plupart des valeurs par défaut lors de la saisie du fournisseur, de la
commande ou de la facture. Notez que si vous modifiez les informations sur un fournisseur, le
système ne met pas à jour les sites fournisseur existants. En revanche, les informations mises à
jour sont utilisées pour tous les nouveaux sites.
Valeurs par défaut pour les taxes
Pour chaque fournisseur, vous pouvez indiquer les informations par défaut suivantes
concernant les taxes :
• Valeurs par défaut pour la déclaration des honoraires
- ID fiscale
- Autoriser la retenue de TVA
- Déclarer au niveau fédéral ou de l'état
• Valeurs par défaut pour les taxes sur les mouvements
- Pays de déclaration fiscale par défaut et numéro d'enregistrement par défaut
- Niveau d'arrondi et règle d'arrondi
- Définir les valeurs de facture comme TTC
- Taxes
- Classifications fiscales
Pour chaque site fournisseur, vous pouvez également autoriser ou non la mise à jour de la taxe
sur les mouvements. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez modifier les montants de
taxation calculés pour les mouvements du site fournisseur.
Par ailleurs, pour chaque fournisseur, vous pouvez activer l'option Autoriser la retenue de TVA
(Allow Withholding Tax) au niveau du fournisseur ou du site fournisseur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 10
Flux des valeurs par défaut

Flux des valeurs par défaut


• Les valeurs par défaut définies aux niveaux supérieurs sont répercutées aux niveaux
inférieurs où vous pouvez les remplacer.
• Elles réduisent l'effort de saisie en fournissant automatiquement certaines informations en
fonction des règles et stratégies de l'entreprise. Si les valeurs par défaut facultatives sont
fréquemment modifiées (en particulier celles qui sont situées aux niveaux supérieurs), il
est préférable de ne pas les indiquer.
• Les factures rapprochées des commandes d'achat reçoivent les valeurs par défaut de la
commande définie lors du rapprochement.
Remarque : Les modifications apportées aux valeurs par défaut s'appliquent uniquement aux
nouveaux enregistrements ; les anciens enregistrements restent inchangés. Si, par exemple, les
conditions de règlement sont redéfinies de Net 45 à Net 30, la valeur par défaut Net 30 est
affectée aux nouveaux fournisseurs. Les conditions de règlement des fournisseurs existants
conservent la valeur Net 45.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 11
Page Fournisseurs

Page Fournisseurs
Vous pouvez créer et mettre à jour des informations sur les fournisseurs et gérer les profils
fournisseur à partir d'une page Fournisseurs (Suppliers) commune.
La page Fournisseurs (Suppliers) contient une zone centrale dans laquelle vous pouvez
rechercher des fournisseurs et effectuer des mises à jour express des informations clés sur les
fournisseurs. Vous pouvez également consulter une liste des tâches qui répertorie les demandes
en attente que les fournisseurs ont soumises via Oracle iSupplier Portal.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 12
Rechercher des fournisseurs

Rechercher des fournisseurs


Utilisez la région Rechercher (Search) de la page Fournisseurs (Suppliers) pour saisir différents
critères de recherche, parmi lesquels :
• Nom du fournisseur (Supplier Name)
• Numéro de fournisseur (Supplier Number)
• Type de fournisseur (Supplier Type)
• Numéro d'identification fiscale (Tax Registration Number)
• Numéro DUNS (DUNS Number)
La page Fournisseurs (Suppliers) vous permet de consulter, mettre à jour ou créer des
fournisseurs.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 13
Mise à jour express des fournisseurs

Mise à jour express des fournisseurs


La page Fournisseurs : Mise à jour express (Suppliers : Quick Update) est la page par défaut
que le système affiche lorsque vous accédez pour la première fois aux détails d'un profil
fournisseur. Elle fournit un accès aux principaux indicateurs de blocage pour le fournisseur.
Elle présente également les principaux attributs de configuration des achats et des règlements
au niveau site.
Ces attributs figurent également dans les pages Conditions et contrôle (Terms and Control) qui
sont plus détaillées. La page Mise à jour express (Quick Update) est conçue spécifiquement
pour la gestion périodique des informations de profil des fournisseurs. Vous pouvez
personnaliser les champs apparaissant sur cette page afin que les différents types d'utilisateur
puissent accéder, dans les régions Sites fournisseur (Supplier Sites), à des jeux d'attributs
appropriés concernant les achats et les règlements.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 14
Saisir des informations de base sur le fournisseur

Saisir des informations de base sur le fournisseur


Type de fournisseur
Vous pouvez créer des fournisseurs standard ou des fournisseurs de type employé. Utilisez le
type standard pour les sociétés et les personnes auxquelles vous achetez des biens et des
services. Utilisez le type employé pour les employés auxquels vous remboursez des notes de
frais.
Nom
Les fournisseurs doivent indiquer leur nom commercial officiel pour la saisie. Les noms
doivent être uniques mais ils peuvent être mis à jour si nécessaire.
Numéro
Vous pouvez saisir manuellement les numéros de fournisseur dans la page Fournisseurs :
Organisation (Suppliers : Organization) ou les faire générer automatiquement par le système
lorsque vous sauvegardez l'enregistrement.
ID fiscale
Si le fournisseur est une société par actions ou une société en nom collectif, utilisez le numéro
SIRET. Si le fournisseur est un individu, utilisez le numéro de sécurité sociale. Saisissez
éventuellement le numéro d'identification intracommunautaire dans le champ du même nom, si
vous saisissez un fournisseur soumis à TVA.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 15
Désactivé le
Indiquez une date dans le champ Désactivé le (Inactive On) de la page Fournisseurs :
Organisation (Suppliers : Organization) pour empêcher la saisie de factures et de commandes
d'achat pour des fournisseurs spécifiques au-delà d'une date déterminée.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 16
Fournisseurs : Organisation

Fournisseurs : Organisation
Saisissez les informations suivantes dans la page Fournisseurs : Organisation
(Suppliers : Organization).
Nom et numéro de la société mère
Vous pouvez enregistrer la relation existant entre une franchise ou une filiale et sa société mère
en enregistrant une valeur dans le champ Nom de la société mère (Parent Supplier Name).
Utilisez la liste des relations fournisseurs/filiales pour éditer un état des relations définies.
Numéro du client
Numéro utilisé par le fournisseur pour identifier la société ou l'organisation. Il figure sur les
documents d'achat.
Informations complémentaires
Vous pouvez , par ailleurs, saisir des informations complémentaires sur l'organisation,
notamment l'année de création, la structure juridique, la masse salariale ainsi que des données
fiscales et financières. Vous pouvez également joindre des documents contenant des
informations pertinentes sur les fournisseurs, par exemple une documentation sur les biens et
les services qu'ils proposent.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 17
Fournisseurs : Détails de taxe

Fournisseurs : Détails de taxe


Utilisez la page Fournisseurs : Détails de taxe (Suppliers : Tax Details) pour saisir des détails
sur les taxes et préciser l'applicabilité de la retenue. Les options que vous sélectionnez pour un
fournisseur donné sont appliquées par défaut à tous les nouveaux sites de ce fournisseur ainsi
qu'aux factures que vous saisissez pour ces sites.
Si vous n'autorisez pas la retenue de la TVA pour un fournisseur, vous ne pouvez l'autoriser
pour aucun des sites de ce fournisseur. Si vous désactivez la retenue de la TVA au niveau d'un
site fournisseur, vous ne pouvez pas l'autoriser pour les factures saisies pour ce site.
Vous pouvez également saisir des identifications fiscales (par exemple, le numéro
d'identification intracommunautaire d'un fournisseur). Entrez un numéro d'identification
intracommunautaire pour un fournisseur si vous devez payer ou déclarer la TVA.
Pour plus d'informations sur les détails de taxation, voir : E-Business Tax User Guide.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 18
Fournisseurs : Carnet d'adresses et répertoire des contacts

Fournisseurs : Carnet d'adresses et répertoire des contacts


Pour chaque fournisseur, vous pouvez créer un nombre illimité de sites comportant des
adresses et des contacts différents. Vous pouvez effectuer des achats auprès de plusieurs sites
différents tout en envoyant les règlements à un seul site.
Indiquez comment les sites fournisseur peuvent être utilisés en définissant l'objet de l'adresse
fournisseur :
• Règlement (Pay) : Vous pouvez importer/saisir des factures et exécuter des règlements
pour le site.
• Achats (Purchasing) : Vous pouvez créer des commandes d'achat pour le site.
• A.O. seulement (RFQ Only) : Vous pouvez créer des appels d'offres dans Purchasing
pour le site. Vous ne pouvez pas créer de commandes d'achat pour un site d'appel d'offres
uniquement.
Désignez une adresse en tant que site d'appel d'offres uniquement au début des négociations
avec un fournisseur. Si vous décidez de traiter avec le fournisseur, désignez l'adresse
fournisseur en tant que site d'achats en désactivant la case A.O. seulement (RFQ Only), puis en
sélectionnant l'option Achat (Purchasing).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 19
Remarque : Etant donné que les fournisseurs sont stockés dans l'architecture TCA (Trading
Community Architecture), les détails d'adresse d'un fournisseur peuvent être utilisés par
d'autres produits Oracle. Observez la plus grande prudence lorsque vous supprimez des
adresses fournisseur. Si une adresse est désactivée, le système ne l'associe plus à aucun contact
et toute affectation de compte bancaire à cette adresse est désactivée.
Pour chaque site fournisseur, vous pouvez saisir des informations sur les contacts (nom,
adresse, téléphone) propres au site. Les informations sur les contacts servent uniquement de
référence.
Si vous avez implémenté les outils de gestion des profils fournisseur d'iSupplier Portal, les
fournisseurs peuvent saisir en ligne des informations de carnet d'adresse, créer plusieurs
adresses, modifier les détails d'adresses existantes et indiquer comment chaque adresse est
utilisée.
Les fournisseurs peuvent également désactiver les adresses qui sont obsolètes.
Les administrateurs d'acheteurs doivent approuver les modifications pour que les détails
principaux soient mis à jour.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 20
Fournisseurs : Classification professionnelle

Fournisseurs : Classification professionnelle


Vous pouvez affecter les classifications professionnelles applicables à chaque fournisseur pour
les classer par catégories et éditer des états relatifs à des sous-ensembles de fournisseurs. Par
exemple, vous pouvez être amené à respecter des obligations légales qui différencient les types
de fournisseur et selon lesquelles un fournisseur spécifique doit être certifié.
Le système est fourni avec un jeu de classifications professionnelles. Vous ne pouvez pas
supprimer ou mettre à jour les classifications Détenu par minorité (USA) (Minority Owned),
Utilisation de l'affacturage (Woman Owned) et Société anonyme (Small Business). Cependant,
vous avez la possibilité d'ajouter, de supprimer ou de mettre à jour d'autres valeurs, si
nécessaire.
Définissez la liste des classifications professionnelles
(POS_BUSINESS_CLASSIFICATIONS) via la fenêtre Codes express (Lookups).
Vous pouvez également, via iSupplier Portal, autoriser les fournisseurs à accéder à la liste et à
demander eux-mêmes les classifications. Une fois qu'un fournisseur a soumis ses détails de
classification, l'administrateur des acheteurs en est averti puis approuve ou rejette la demande.
Pour plus d'informations, voir : Oracle iSupplier Portal Implementation Guide.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 21
Fournisseurs : Produits et services

Fournisseurs : Produits et services


La page Produits et services (Products and Services) vous permet de classer les types de bien et
de service que chaque fournisseur peut fournir. En règle générale, ce classement est une tâche
que vous demandez au fournisseur d'effectuer via iSupplier Portal. Les organisations d'achat
peuvent utiliser les détails de catégorie communiqués par les fournisseurs afin de permettre la
génération de listes d'invitation pour les appels d'offres et l'édition d'états. Pour plus
d'informations sur la configuration des hiérarchies de produits et de services, voir Oracle
iSupplier Portal Implementation Guide.
Le système identifie par le statut En attente (Pending) les dernières catégories demandées. Ces
catégories doivent être vérifiées par un administrateur des achats. Le fournisseur ne peut pas
voir le statut et ne reçoit aucune notification. Les administrateurs d'acheteurs peuvent
également ajouter de nouvelles catégories de produits et de services au nom d'un fournisseur.
Si les catégories de produits et de services ont été configurées dans une hiérarchie, les
utilisateurs peuvent sélectionner une catégorie parent ou des catégories enfant. Si une catégorie
parent est sélectionnée, le système sélectionne automatiquement toutes les catégories enfant
associées à ce produit ou ce service. Une fois qu'un fournisseur sélectionne une ou plusieurs
catégories de produits et de services, les administrateurs d'acheteurs sont avisés afin de pouvoir
en vérifier les détails.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 22
Fournisseurs : Coordonnées bancaires

Fournisseurs : Coordonnées bancaires


Utilisez la page Fournisseurs : Coordonnées bancaires (Suppliers : Banking Details) pour
définir les comptes bancaires utilisés pour effectuer des règlements aux fournisseurs.
Vous pouvez sélectionner le nom et le numéro du compte bancaire dans la liste de valeurs
comprenant tous les comptes bancaires des fournisseurs actifs. Vous pouvez également créer
un compte bancaire.
Pour chacun des fournisseurs et des sites fournisseur disposant de comptes bancaires, vous
devez désigner un compte bancaire principal. Le compte bancaire principal est utilisé par
défaut par Payables lors des règlements électroniques du fournisseur. Vous pouvez modifier la
valeur par défaut si nécessaire.
Par l'intermédiaire d'iSupplier Portal, les fournisseurs peuvent accéder à leurs informations
bancaires et, s'ils disposent du privilège de sécurité approprié, modifier les détails.
L'administrateur des acheteurs peut approuver le compte ou lui affecter le statut Vérifier
(Verify). Vous pouvez utiliser ce statut Vérifier (Verify) lorsque vous procédez à la validation
des informations bancaires ou effectuez d'autres activités de vérification du compte auprès de
votre banque.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 23
Fournisseurs : Etudes

Fournisseurs : Etudes
Dans le cadre de la définition du profil fournisseur, vous pouvez créer des questionnaires
personnalisés qui peuvent être utilisés pour collecter les commentaires issus des études des
fournisseurs. Pour plus d'informations, voir : Oracle iSupplier Portal Implementation Guide.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 24
Fournisseurs : Comptabilité

Fournisseurs : Comptabilité
Utilisez la page Fournisseurs : Comptabilité (Suppliers : Accounting) pour définir les
informations comptables par défaut pour vos fournisseurs et sites fournisseur.
Compte fournisseur (Liability)
Compte fournisseur et description pour les factures d'un site fournisseur. Si vous utilisez la
fonction Support multiorganisations (Multiple Organization Support), vous pouvez indiquer
dans ce champ une valeur uniquement au niveau du site fournisseur.
Acompte (Prepayment)
La valeur fournisseur par défaut pour ce champ est l'option Financials correspondant au compte
des acomptes. Si vous utilisez la fonction Support multiorganisations (Multiple Organization
Support), vous pouvez indiquer dans ce champ une valeur uniquement au niveau du site
fournisseur.
Effets à payer (Bills Payable)
Si vous utilisez des effets à payer (billets à ordre), saisissez le compte à utiliser. La valeur de
l'option Financials est affectée par défaut aux nouveaux fournisseurs et la valeur fournisseur
aux nouveaux sites fournisseur. Vous pouvez remplacer ces valeurs par défaut. Lorsque
Payables crée un billet à ordre, il utilise le compte des billets à ordre provenant du site
fournisseur ou du titre de paiement, selon l'option que vous sélectionnez dans la région
Comptabilisation des règlements (Payment Accounting) de la fenêtre Options Payables
(Payables Options).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 25
Si vous mobilisez la dette pour les billets à ordre au moment de l'émission du règlement,
utilisez un compte d'immobilisations. Si vous mobilisez la dette au moment du rapprochement,
utilisez un compte fournisseur.
Si vous utilisez la fonction Support multiorganisations (Multiple Organization Support), vous
pouvez indiquer une valeur pour le champ uniquement au niveau du site fournisseur.
Ventilation comptable (Distribution Set)
Il s'agit de la ventilation comptable par défaut pour toutes les factures saisies pour le site
fournisseur. Les ventilations comptables permettent d'accélérer la saisie des lignes de
ventilation de facture.
• Les ventilations comptables complètes créent automatiquement des lignes de ventilation
comportant des numéros de compte et des montants en devise.
• Les modèles de ventilation comptable créent automatiquement des lignes de ventilation
comportant uniquement des numéros de compte. Vous devez indiquer les montants en
devise.
Définissez des ventilations comptables supplémentaires pour la liste de valeurs de la fenêtre
Ventilation comptable (Distribution Set). Si vous utilisez la fonction Support
multiorganisations (Multiple Organization Support), vous pouvez indiquer dans ce champ une
valeur uniquement au niveau du site fournisseur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 26
Fournisseurs : Taxe et reporting

Fournisseurs : Taxe et reporting


Utilisez la page Fournisseurs : Taxe et reporting (Suppliers : Tax and reporting) pour définir le
profil fiscal d'un fournisseur et de son site.
Le profil fiscal du fournisseur active les valeurs par défaut relatives aux taxes pour le
fournisseur et le site fournisseur et fournit des informations sur la déclaration fiscale.
Autoriser l'applicabilité de la taxe (Allow Tax Applicability)
Activez cette option si vous souhaitez calculer automatiquement les taxes pour ce fournisseur
ou ce site fournisseur.
Définir pour impôt déclaratif/auto-liquidation (Set for Self Assessment/Reverse Charge)
Activez cette option si vous souhaitez déclarer les taxes pour ce fournisseur ou ce site
fournisseur.
Une taxe déclarative est une taxe calculée et réglée pour un mouvement donné. Elle s'applique
lorsque la taxe n'a pas été prélevée par le fournisseur mais est considérée comme due (et doit
par conséquent être payée par l'acheteur). Dans ce cas, l'acheteur est responsable du calcul et
du règlement de la taxe. La taxe déclarative est également appelée auto-liquidation ou taxe
directe dans certains régimes fiscaux.
Autoriser la TVA intracommunautaire (Allow Offset Taxes)
Activez cette option si vous souhaitez autoriser le calcul de la TVA intracommunautaire pour
ce fournisseur ou ce site.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 27
Classification de taxe (Tax Classification)
Si applicable, saisissez le code de la classification de taxe par défaut pour ce fournisseur ou ce
site.
Site de déclaration des honoraires (Income Tax Reporting Site)
Activez cette option pour définir le site d'un fournisseur en tant que site de déclaration.
L'adresse de ce site de déclaration est imprimée sur l'état de synthèse des honoraires (1099) et
incluse dans l'état des honoraires sur support magnétique. Oracle Payables impose un site de
déclaration par fournisseur d'honoraires pour les besoins de la déclaration des honoraires.
Vous ne pouvez définir qu'un site fournisseur en tant que site de déclaration des honoraires
pour un fournisseur donné. Pour la déclaration des honoraires, Payables exige un site de
déclaration des honoraires par fournisseur d'honoraires.
Pour plus d'informations sur les détails de taxation, à l'exception des états de synthèse
honoraires ou des retenues de TVA, voir : Oracle E-Business Tax User Guide.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 28
Fournisseurs : Achats

Fournisseurs : Achats
Toutes les nouvelles commandes (All New Orders)
Toutes les valeurs d'achat fournisseur sont définies par défaut pour les nouveaux sites
fournisseur que vous saisissez. Les valeurs de site fournisseur sont définies par défaut sur
toutes les nouvelles commandes et demandes d'achat. Vous pouvez remplacer ces valeurs par
défaut au cours de la saisie d'un site fournisseur ou d'un document d'achat.
Lieu de livraison (Ship-To Location) /Lieu de facturation (Bill-To Location)
Les fournisseurs envoient généralement les factures ainsi que les marchandises et les services
vers les lieux de livraison et de facturation. Les lieux de livraison et de facturation ne sont pas
toujours identiques.
Mode de livraison (Ship Via)
Cette option vous permet d'indiquer au fournisseur le transporteur souhaité pour une livraison
donnée.
Paiement à réception (Pay On Receipt)
La fonction de paiement à réception vous permet de créer des factures en fonction des
informations relatives aux réceptions et aux commandes contenues dans le système. Il s'agit
d'une fonction généralement utilisée pour les fournisseurs qui envoient des préavis d'expédition
ou des préavis d'expédition et de facturation.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 29
Autre site de règlement (Alternate Pay Site)
Site de règlement à utiliser en tant que site fournisseur lorsque le système crée des factures en
auto-facturation pour ce fournisseur. Cette liste de valeurs se limite aux sites de règlement
actifs du fournisseur.
Niveau de synthèse de la facture (Invoice Summary Level)
Niveau auquel vous souhaitez consolider les factures pour le site fournisseur considéré lorsque
vous lancez le programme Autofacturation: Paiement à réception (Pay on Receipt
AutoInvoice).
FOB
Le code Incoterm Franco à bord (FOB) indique le point où le fournisseur vous transmet la
responsabilité des marchandises et services ainsi que du coût lié aux dommages ou aux pertes.
Conditions de transport (Freight Terms)
Les conditions de transport indiquent qui doit payer les frais de transport des marchandises
commandées, à savoir vous ou le transporteur.
Créer note de débit à partir d'un mouvement RTS (Create Debit Memo from RTS
Transaction) *
Si vous activez cette option, vous pouvez autoriser Oracle Workflow à créer automatiquement
une note de débit lors du traitement d'un retour au fournisseur.
* Il s'agit de la seule option d'achat que vous pouvez définir à la fois au niveau du fournisseur
et du site fournisseur.
Motif de blocage des achats (Purchase Order Hold Reason)
Si un fournisseur est placé en situation de blocage de commande d'achat et si la case Activer
blocage fournisseur (Enforce Vendor Hold) est cochée dans la fenêtre Options d'achat
(Purchasing Options), le système vous autorise à créer une commande d'achat destinée au
fournisseur ; toutefois, vous ne pouvez pas l'approuver tant que vous n'avez pas annulé le
blocage. Si vous utilisez l'option décrite ci-dessus, décrivez de manière précise le motif du
blocage dans le champ Motif (Reason).
Pays d'origine (Country of Origin)
Pays dans lequel le produit a été fabriqué.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 30
Fournisseurs : Réception

Fournisseurs : Réception
Imposer le lieu de livraison (Enforce Ship-To Location)
Les valeurs possibles de l'option Imposer le lieu de livraison (Enforce Ship-To Location) sont
les suivantes : Aucun (None), Avertissement (Warning) et Rejeter (Reject).
• La valeur Rejeter (Reject) empêche la saisie de la réception dans le système.
• La valeur Avertissement (Warning) entraîne l'affichage d'un message indiquant la nature
du problème. Toutefois, cela n'empêche pas la poursuite de la saisie des informations de
réception.
• La valeur Aucun (None) autorise la saisie de la réception et aucun message
d'avertissement indiquant la nature du problème ne s'affiche.
Acheminement à réception (Receipt Routing)
L'option Acheminement à réception (Receipt Routing) indique le lieu utilisé par défaut lors de
la réception initiale, et généralement le nombre d'étapes nécessaires pour que l'article atteigne
sa destination finale. Vous trouverez ci-après les options disponibles.
• Livraison directe (Direct Delivery) : 1 étape, envoi vers la destination finale.
• Réception standard (Standard Receipt) : 2 étapes, réception puis envoi vers la
destination finale.
• Contrôle obligatoire (Inspection Required) : 3 étapes, réception, contrôle puis envoi
vers la destination finale.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 31
Nombre de critères de rapprochement (Match Approval Level)
L'option Nombre de critères de rapprochement (Match Approval Level) indique le type
d'information à comparer dans le but de déterminer si une facture peut être validée ou non. Les
options disponibles sont les suivantes :
• Sur deux critères (2-Way) : Les quantités indiquées sur la commande d'achat et sur la
facture doivent correspondre entre elles, sans dépassement de l'écart de tolérance, pour
permettre le règlement de la facture. La tolérance de fermeture pour réception doit être
définie à 0 % pour permettre au système de fermer automatiquement les lignes totalement
reçues.
• Sur trois critères (3-Way) : Les quantités indiquées sur la commande d'achat, la
réception et la facture doivent correspondre entre elles, sans dépassement de l'écart de
tolérance, pour permettre le règlement de la facture.
• Sur quatre critères (4-Way) : La quantité indiquée sur la commande d'achat et la
réception, la quantité acceptée et la quantité mentionnée sur la facture doivent
correspondre entre elles, sans dépassement de l'écart de tolérance, pour permettre le
règlement de la facture.
Tolérance sur quantité reçue (Quantity Received Tolerance)
Pourcentage maximum de tolérance sur une réception excédentaire.
Ecart sur quantité reçue (Quantity Received Exception)
Action à entreprendre en cas de dépassement de la tolérance sur quantité reçue.
Jours d'avance autorisés pour réception (Days Early Receipt Allowed) / Jours de retard
autorisés pour réception (Days Late Receipt Allowed)
Délai pendant lequel la livraison est autorisée.
Ecart sur date de réception (Receipt Date Exception)
Action à entreprendre lorsque la livraison a lieu hors du délai autorisé.
Autoriser la réception d'articles de substitution (Allow Substitute Receipts)
Si l'option Autoriser la réception d'articles de substitution (Allow Substitute Receipts) est
activée, les réceptionnaires pourront recevoir des articles de substitution préalablement définis,
en remplacement des articles commandés.
Autoriser la réception d'articles non commandés (Allow Unordered Receipts)
L'option Autoriser la réception d'articles non commandés (Allow Unordered Receipts) permet
aux réceptionnaires d'accuser réception d'articles non commandés. Si l'option est activée, vous
devrez rechercher ultérieurement les réceptions d'articles non commandés et les rapprocher de
la commande d'achat appropriée. Si vous autorisez les réceptions d'articles non commandés,
vous pouvez toujours enregistrer le traitement d'une réception physique et rendre ainsi le
mouvement complètement visible.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 32
Fournisseurs : Détails de règlement

Fournisseurs : Détails de règlement


Utilisez la page Fournisseurs : Détails de règlement (Suppliers : Payment Details) pour
indiquer les détails de règlement généraux et les attributs de règlement pour le fournisseur et
les sites fournisseur.
Mode de règlement (Payment Method)
Le mode de règlement représente la forme de règlement utilisée pour chaque facture
fournisseur. Les options possibles sont les suivantes : chèque, virement électronique,
transmission ou chèque externalisé. Les règlements par transmission bancaire sont effectués
manuellement pour mettre en évidence les transmissions bancaires externes entre votre banque
et celle de votre fournisseur.
Payer chaque document séparément (Pay Each Document Alone)
Si vous activez cette option, un règlement distinct est créé pour chaque facture. A défaut, un
règlement unique peut être effectué pour plusieurs factures.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 33
Fournisseurs : Gestion des factures

Fournisseurs : Gestion des factures


Utilisez la page Fournisseurs : Gestion des factures (Suppliers : Invoice Management) pour
définir les valeurs par défaut et les contrôles pour les factures fournisseur. Dans cette page,
vous indiquez également les détails de règlement relatifs à ces factures. Les valeurs par défaut
sont issues de celles que vous saisissez dans la fenêtre Configuration du système Payables
(Payables System Setup), à l'exception de la valeur de l'option Créer une facture d'intérêts
(Create Interest Invoice). Cette dernière provient de l'option Autoriser les factures d'intérêts
(Allow Interest Invoices) dans la fenêtre Options Payables (Payables Options).
Montant limite par facture (Invoice Amount Limit)
Si vous saisissez une facture dépassant un montant limite prédéfini pour un site fournisseur,
Payables bloque automatiquement la facture lors du traitement Validation de facture (Invoice
Validation).
Option de rapprochement de la facture (Invoice Match Option)
Cette option indique si vous souhaitez rapprocher les factures du fournisseur par rapport aux
commandes d'achat ou aux réceptions.
Bloquer le règlement - Toutes les factures (Hold from Payment - All Invoices)
Si vous cochez la case Toutes les factures (All Invoices) pour empêcher la sélection des
factures saisies pour le site fournisseur lors du traitement des règlements.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 34
Bloquer le règlement - Factures non validées (Hold from Payment - Unvalidated Invoices)
Si vous cochez la case Factures non validées (Unvalidated Invoices), Payables applique
automatiquement un blocage fournisseur à toutes les factures lors de leur saisie.
Bloquer le règlement - Factures non rapprochées (Hold from Payment - Unmatched
Invoices)
Si vous cochez la case Factures non rapprochées (Unmatched Invoices), Payables applique
automatiquement un blocage pour rapprochement exigé à toutes les factures non rapprochées.
Motif du blocage du règlement (Payment Hold Reason)
Motif pour lequel vous appliquez un blocage de règlement à une facture.
Priorité de règlement (Payment Priority)
Numéro, de 1 à 99, qui représente la priorité de règlement : 1 correspond à la priorité la plus
élevée, 99 à la priorité la plus basse. Le système utilise la valeur du site fournisseur pour
affecter automatiquement une priorité de règlement à un échéancier de paiement lors de la
saisie des factures.
Echéance (Terms)
Le système utilise les conditions de règlement pour calculer automatiquement les dates
d'échéance, les dates d'escompte et les montants d'escompte de chaque facture, afin d'établir
l'échéancier de paiement. Des conditions supplémentaires peuvent être ajoutées à la liste de
valeurs via la fenêtre Conditions de règlement (Payment Terms).
Base de calcul de la date d'échéance (Terms Date Basis)
Il s'agit d'une date que vous sélectionnez et qui est utilisée par Payables en tant que base du
calcul de l'échéancier de paiement. Voici les options disponibles, classées de la date la plus
ancienne à la plus récente.
• Réception des marchandises (Goods Received)
• Facture (Invoice) (date de la facture)
• Réception de la facture (Invoice Received)
• Système (System) (date système)
Critère sélection date de règlement (Pay Date Basis)
Cette option indique si le système doit créer un règlement à la fin de la période d'escompte ou à
la date d'échéance.
Classe de règlements (Pay Group)
La valeur par défaut de champ correspond à l'option Payables que vous définissez pour la
classe de règlements. Vous pouvez remplacer cette valeur par défaut au cours de la saisie d'un
site fournisseur ou d'une facture.
Escompte systématique (Always Take Discount)
Cochez la case Escompte systématique (Always Take Discount) pour indiquer à Payables de
régler systématiquement le montant escompté, que le règlement soit effectué ou non dans la
période d'escompte.
Exclure le transport de l'escompte (Exclude Freight from Discount)
Si vous cochez la case Exclure le transport de l'escompte (Exclude Freight from Discount), le
système exclut les frais de transport du calcul des escomptes.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 35
Créer une facture d'intérêts (Create Interest Invoice)
Si vous cochez la case Créer une facture d'intérêts (Create Interest Invoice), le système crée
automatiquement des factures d'intérêts. Si cette option est activée, Payables calcule les intérêts
des factures échues du fournisseur et crée les factures d'intérêts correspondantes lorsque vous
réglez ces factures échues. Payables ne calcule les intérêts que pour les factures échues depuis
moins de 365 jours. Lorsque cette option est activée pour un fournisseur donné, elle s'applique
automatiquement à tous les sites de ce fournisseur. Elle est automatiquement activée dans cette
fenêtre Payables si vous l'avez activée dans la fenêtre Options Payables (Payables Options). En
revanche, si elle n'est pas activée dans la fenêtre Options Payables (Payables Options), vous ne
pouvez pas l'activer ici.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 36
Paramètres du site fournisseur

Paramètres du site fournisseur


Rappelez-vous le flux des valeurs par défaut dans la hiérarchie. Les saisies effectuées au
niveau fournisseur sont affectées par défaut au niveau du site fournisseur. Les informations
par défaut peuvent être soit acceptées, soit remplacées par des valeurs spécifiques du site.
Dans l'exemple présenté sur la diapositive ci-dessus, notez que Tokyo et New York disposent
de conditions de règlement Net 30 et d'un critère de sélection de la date de règlement dont la
valeur est Attendu (Due). En revanche, Paris dispose de conditions de règlement 2/10, Net 30
et d'un critère de sélection de la date de règlement dont la valeur est Escompte (Discount).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 37
Comparaison entre la saisie au niveau fournisseur et la saisie au
niveau site

Comparaison entre la saisie au niveau fournisseur et la saisie au niveau site


Les informations des pages Organisation (Organization), Répertoire des contacts (Contact
Directory), Classification professionnelle (Business Classification), Produits et services
(Products and Services), Etudes (Surveys), Réception (Receiving) et Détails de règlement
(Payment Details) ne sont saisies qu'au niveau fournisseur.
En revanche, les informations de la page Carnet d'adresses (Address Book) ne sont saisies
qu'au niveau site fournisseur.
Si la fonction Support multiorganisations (Multiple Organization Support) est activée, la page
Comptabilité (Accounting) n'est également renseignée qu'au niveau site.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 38
Passer en revue des fournisseurs

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 39
Tenir à jour les informations sur les fournisseurs et les sites
fournisseur

Tenir à jour les informations sur les fournisseurs et les sites fournisseur
Les valeurs modifiées s'appliquent par défaut uniquement aux documents créés
postérieurement. Par exemple, une modification apportée aux conditions de règlement d'un
fournisseur ne s'appliquera par défaut qu'aux nouveaux sites fournisseur que vous créerez.
Si vous souhaitez que les modifications s'appliquent à des sites existants, vous devez les
effectuer directement pour le(s) site(s) concerné(s). Si vous souhaitez que les modifications
s'appliquent à la fois aux sites existants et aux nouveaux sites, effectuez les modifications au
niveau du fournisseur et des sites fournisseur existants.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 40
Modifier des fournisseurs : Mettre à jour les valeurs par défaut
d'un fournisseur et d'un site fournisseur

Modifier des fournisseurs : Mettre à jour les valeurs par défaut d'un fournisseur et
d'un site fournisseur
Par exemple, si vous modifiez la classe de règlements d'un site fournisseur, la nouvelle classe
de règlements est appliquée par défaut aux nouvelles factures que vous saisissez ; la
modification n'est pas répercutée dans les factures existantes. Par ailleurs, si vous modifiez une
valeur appliquée par défaut aux sites fournisseur, la modification n'est répercutée que sur les
nouveaux sites fournisseur que vous créez, et non sur les sites fournisseur existants. Par
conséquent, la modification n'affecte pas les documents que vous créez ultérieurement pour des
sites fournisseur existants. Pour qu'une modification soit répercutée dans les documents que
vous saisissez ou créez pour un site fournisseur existant, assurez-vous de l'effectuer au niveau
du site fournisseur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 41
Modifier des fournisseurs : Mettre à jour les blocages de factures
fournisseur

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 42
Modifier des fournisseurs : Ajouter un nouveau site fournisseur

Modifier des fournisseurs : Ajouter un nouveau site fournisseur


Saisissez les informations relatives au site fournisseur dans n'importe laquelle des pages
Fournisseurs (Suppliers). Si des informations fournisseur sont appliquées par défaut aux
nouveaux sites fournisseur que vous saisissez, vous pouvez modifier ces valeurs par défaut.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 43
Modifier des fournisseurs : Mettre à jour le statut fiscal d'un
fournisseur

Modifier des fournisseurs : Mettre à jour le statut fiscal d'un fournisseur


Utilisez la page Fournisseurs : Détails de taxe (Suppliers : Tax Details) pour modifier l'ID
fiscale ou le numéro d'identification intracommunautaire par défaut d'un fournisseur. Vous
pouvez également utiliser cette page pour mettre à jour les informations fiscales des sites
fournisseur.
Utilisez la page Fournisseurs : Taxe et reporting (Suppliers : Tax and Reporting) pour définir le
profil fiscal du fournisseur et des sites fournisseur.
Remarque : Si vous mettez à jour un fournisseur existant avec le statut Déclaration des
honoraires (1099 reportable) après avoir saisi des factures et effectué des règlements pour le
fournisseur, vous avez la possibilité d'utiliser l'utilitaire de mise à jour des codes DAS2 pour
effectuer des mises à jour en masse sur les factures existantes.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 44
Approuver des demandes fournisseur

Approuver des demandes fournisseur


Si vous avez implémenté Oracle iSupplier Portal, les fournisseurs disposant de comptes
iSupplier Portal peuvent demander une mise à jour des informations suivantes les concernant :
• Adresse
• Noms des contacts principaux
• Classifications professionnelles
• Coordonnées bancaires
• Valeurs par défaut pour les achats et le règlement
• Détails de taxe
• Informations relatives aux catégories de biens et de services qu'ils fournissent à leurs
acheteurs
Vous pouvez afficher les demandes de mise à jour en attente dans la région Liste des tâches
(To Do List) de la page Fournisseurs (Suppliers). Seul l'approbateur désigné suivant peut
mettre à jour et approuver ou rejeter la demande. Les administrateurs généraux, qui ont accès
aux pages, peuvent consulter les détails mais pas sauvegarder les modifications.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 45
Les demandes sont regroupées par type :
Demandes de nouveaux fournisseurs : Chaque nouveau fournisseur invité à utiliser iSupplier
Portal crée une demande de nouveau fournisseur. Les fournisseurs qui n'ont pas répondu à
l'invitation sont répertoriés avec le statut Détails à communiquer par le fournisseur (Supplier to
Provide Details). En tant qu'administrateur, vous pouvez saisir les détails au nom du
fournisseur si vous avez besoin de les approuver. Les fournisseurs potentiels qui ont répondu à
l'invitation et enregistré leurs détails sont répertoriés avec le statut Approbation en attente
(Pending Approval). Leurs détails peuvent être consultés et approuvés par les administrateurs
identifiés dans la hiérarchie du flux d'approbation.
Enregistrements des fournisseurs potentiels : Demandes émanant des enregistrements
fournisseur récemment activés. Les fournisseurs peuvent sauvegarder les demandes en cours
qui apparaissent en tant que demandes provisoires. Celles qui ont été soumises s'affichent avec
le statut Approbation en attente (Pending Approval).
Demandes d'adresse, de contact, de classification professionnelle ou de produits et de
services : Demandes soumises par un fournisseur.
Demandes de compte bancaire : Mises à jour de demandes de compte bancaire soumises par
un fournisseur.
Les numéros en regard des demandes indiquent le nombre de demandes de nouveau compte et
le nombre de demandes d'affectation.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 46
Eviter la saisie de doublons

Eviter la saisie de doublon


Avant de configurer de nouveaux fournisseurs ou de nouveaux sites, vérifiez que le fournisseur
ou le site fournisseur n'existe pas déjà. Les fournisseurs susceptibles de figurer en double sont
identifiables en procédant comme suit :
• Exécutez une recherche ou une interrogation basée sur le nom du fournisseur.
• Lancez et consultez l'état des fournisseurs.
• Soumettez et consultez la liste des fournisseurs saisis en double pour obtenir une liste de
fournisseurs dont les noms sont similaires, jusqu'à un nombre défini de caractères.
• Lancez l'état des informations périmées sur les fournisseurs d'honoraires pour obtenir une
liste des fournisseurs ayant la même ID fiscale.
Implémentez une convention de dénomination pour éviter les saisies en double. En évitant de
saisir les fournisseurs en double, vous aidez la société à :
• empêcher les créations de facture et les règlements en double,
• éditer des états précis relatifs aux fournisseurs,
• améliorer les performances du système.
Lorsqu'il existe des saisies en double, utilisez la fonction de fusion des fournisseurs pour
corriger et pour consolider les enregistrements.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 47
Fusionner des fournisseurs

Fusionner des fournisseurs


Utilisez le programme de fusion des fournisseurs pour tenir à jour les enregistrements
fournisseur. Il permet de fusionner les fournisseurs figurant en double afin d'obtenir un seul
fournisseur consolidé. Il fusionne également les mouvements d'un même fournisseur sur deux
sites différents. Vous avez la possibilité de fusionner tous les mouvements d'un fournisseur
vers un nouveau fournisseur ou de fusionner uniquement les factures non réglées. Cette option
est utile dans le cas d'une acquisition. Le cas échéant, vous pouvez laisser l'intégralité de
l'historique des mouvements avec le fournisseur d'origine et ne fusionner que les factures non
réglées adressées au nouveau fournisseur qui souhaite à présent recevoir les règlements.
Remarque : La fusion des fournisseurs est une action irréversible. Il est impossible d'annuler
la fusion une fois qu'elle est terminée. Avant de lancer le programme de fusion, assurez-vous
que l'action que vous souhaitez exécuter est l'étape finale.
Une fois le processus de fusion terminé, les noms de site résultants associés à chaque
fournisseur doivent être uniques. Par exemple, la copie d'un site nommé "TX-DALLAS" vers
un fournisseur possédant déjà un site du même nom pose problème, car elle entraîne des noms
de site en double pour un même fournisseur à la fin de la fusion. Lorsque ce cas de figure se
présente, renommer un des sites afin de terminer la fusion.
En outre, vous devez décider des conséquences de la fusion sur les commandes d'achat et sur
les factures existantes.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 48
• Dans le cas des commandes d'achat, vous pouvez indiquer si vous souhaitez mettre à jour
les nouveaux noms de fournisseur/de site pour la totalité des commandes ou pour aucune
d'entre elles.
• Dans le cas des factures, vous pouvez indiquer si vous souhaitez mettre à jour les
nouveaux noms de fournisseur/de site pour la totalité des factures, pour les factures non
réglées ou pour aucune facture.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 49
Exemple de données : Fusion des fournisseurs

Exemple de données : Fusion des fournisseurs


Dans cet exemple, Oracle Corp. est fusionné avec Oracle Corporation. Oracle Corp possède
deux sites fournisseur : CA-REDWOOD, qui sera fusionné dans le site existant
CA-REDWOOD d'Oracle Corporation et FL-ORLANDO, qui sera copié en tant que nouveau
site vers Oracle Corporation. Si Oracle Corporation possédait deux sites à Orlando, il faudrait
modifier le nom de l'un des sites avant d'exécuter le processus de fusion. Par exemple, vous
pouvez décider d'ajouter "-2" au site FL-ORLANDO d'Oracle Corp pour indiquer qu'il s'agit du
second site à Orlando. Pour obtenir les meilleurs résultats d'audit possibles, transférez à la fois
les factures payées et non payées vers un nouveau site fournisseur. Ainsi, vous pourrez
identifier facilement les règlements en double. De même, transférez les commandes d'achat
vers un nouveau site fournisseur de telle sorte que toutes les informations relatives aux factures
et aux commandes fassent référence au même fournisseur.
Remarque : Le processus de fusion de fournisseurs est irréversible.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 50
Fusionner des fournisseurs

Fusionner des fournisseurs


L'état de fusion des fournisseurs répertorie les factures n'ayant pas pu être fusionnées car cela
aurait généré des numéros de facture en double pour un même fournisseur. Vous devez
rechercher les factures concernées et les modifier de manière appropriée. Pensez à joindre les
deux états à chaque enregistrement fournisseur pour référence ultérieure. Vous pouvez
également créer un document joint pour les deux enregistrements fournisseur, afin de détailler
la recherche et de préciser le mode d'exécution de la fusion sur le système.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 51
Etats

Etats
Etat des fournisseurs (Suppliers Report)
Consultez les informations sur le fournisseur, sur le site fournisseur et sur le contact du site
fournisseur.
Liste des fournisseurs saisis en double (Supplier Audit Report)
Consultez les noms de fournisseur similaires afin d'identifier les fournisseurs qui risquent
d'exister en double.
Historique des règlements à un fournisseur (Supplier Payment History)
Consultez l'historique des règlements, y compris les règlements annulés, pour un fournisseur
ou pour un groupe de fournisseurs.
Historique des factures payées aux fournisseurs (Supplier Paid Invoice History)
Consultez l'historique des factures, y compris les informations sur les escomptes et sur les
règlements partiels, pour un fournisseur ou pour un groupe de fournisseurs.
Etiquettes d'adresses fournisseurs (Supplier Mailing Labels)
Créez des étiquettes de correspondance pour les sites fournisseur.
Etat de mise à jour des en-têtes de commande (Purchase Order Header Updates Report)
Consultez les commandes d'achat mises à jour par le programme de fusion des fournisseurs.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 52
Etat de fusion des fournisseurs (Supplier Merge Report)
Consultez les fournisseurs, les sites et les factures mis à jour par le programme de fusion des
fournisseurs.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 53
Etats

Etats
Etat de la compensation client/fournisseur (Supplier Customer Netting Report)
Dans Payables et Receivables, consultez le solde net de tous les fournisseurs ou de tous les
clients ayant le même numéro SIRET ou le même code TVA.
Lettre de solde du fournisseur (Supplier Open Balance Letter)
Créez une lettre de solde du fournisseur. L'état désigné ci-dessus peut être utilisé à des fins
d'audit ou pour informer périodiquement les fournisseurs sur leur solde.
Note au fournisseur sur facture incomplète (Invalid PO Supplier Notice)
Cet état vous permet d'informer un fournisseur que vous avez bloqué une facture parce qu'il n'a
pas fourni de numéro de commande d'achat à rapprocher, ou parce que vous n'avez pas pu
utiliser le numéro de commande d'achat indiqué. Payables crée une notification pour chaque
fournisseur avec les factures auxquelles vous avez appliqué manuellement un blocage pour
numéro de commande d'achat incorrect.
Balance des fournisseurs (Accounts Payable Trial Balance Report)
Utilisez cet état pour vérifier que tous les comptes fournisseur dans Payables correspondent à
ceux du livre auxiliaire. Cet état permet également de passer en revue tous les soldes
fournisseur négatifs.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 54
Balance âgée fournisseurs (Invoice Aging Report)
Cet état permet d'obtenir la liste des factures non réglées. Il fournit des informations sur les
règlements de factures dus au cours des quatre périodes que vous indiquez dans la fenêtre
Périodes de balance âgée (Aging Periods).
Etat Réévaluation des mouvements non soldés (Open Items Revaluation Report)
Cet état permet de réévaluer les soldes des mouvements non soldés. Tous les mouvements non
soldés figurant dans cet état représentent les factures (y compris les acomptes, les avoirs et les
notes de débit) non réglées à la date de fin de la période de réévaluation que vous définissez.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 55
Options Financials

Options Financials
(N) Configurer (Setup) > Options > Options Financials (Financials Options)
Utilisez Options Financials (Financials Options) pour définir les valeurs par défaut relatives
aux fournisseurs dans toutes les applications Oracle Financials, y compris Payables. Vous
pouvez définir des valeurs par défaut spécifiques à un fournisseur/site fournisseur dans la page
Fournisseurs (Suppliers).
Site A.O. seul (RFQ Only Site)
Indique que vous pouvez créer des appels d'offres dans Purchasing pour le site concerné.
Toutefois, vous ne pouvez pas créer de commandes d'achat via un site d'appel d'offres
uniquement.
Lieu de livraison (Ship-To Location) et Lieu de facturation (Bill-To Location)
Il s'agit des adresses où les fournisseurs livrent généralement les marchandises ou les services,
ou envoient les factures. Les lieux de livraison et de facturation ne sont pas toujours identiques.
Organisation logistique (Inventory Organization)
Organisation logistique Purchasing.
Mode de livraison (Ship Via)
Indique le transporteur préféré de la société.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 56
Incoterm (FOB -Free On Board)
Indique le point où le fournisseur vous transmet la responsabilité en matière de coût lié aux
dommages ou aux pertes des marchandises.
Conditions de transport (Freight Terms)
Indique celui qui doit payer les frais de transport des marchandises commandées, vous ou le
fournisseur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 57
Options Financials

Options Financials
(N) Configurer (Setup) > Options > Options Financials (Financials Options)
Adresse de remboursement des frais (Expense Reimbursement Address)
Indique si les chèques de remboursement des frais à l'employé doivent être envoyés au
domicile ou à l'adresse professionnelle de l'employé. Il s'agit d'une valeur utilisée lorsque
l'option Créer automatiquement l'employé comme fournisseur (Automatically Create Employee
as Supplier) est activée, ce qui entraîne la création automatique d'un enregistrement de
fournisseur basé sur l'enregistrement d'employé dans Human Resources. Le fournisseur dispose
alors d'un site nommé domicile ou bureau avec l'adresse correspondante.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 58
Configuration du système Payables

Configuration du système Payables


(N) Configurer (Setup) > Options > Configuration du système Payables (Payables System
Setup)
Utilisez les options de configuration du système Payables pour définir les valeurs fournisseur
par défaut générales pour Payables. Vous pouvez définir des valeurs par défaut spécifiques à
un fournisseur/site fournisseur dans la page Fournisseurs (Suppliers).
Numéro de fournisseur : Saisie (Supplier Number: Entry) : Sélectionnez une option pour
saisir les numéros de fournisseur manuellement ou laisser Payables générer des numéros
séquentiels automatiquement. Vous pouvez changer de méthode de saisie des numéros à tout
moment. Les options sont les suivantes : Automatique (Automatic), le système affecte
automatiquement un numéro séquentiel unique à chaque fournisseur lorsque vous saisissez un
nouveau fournisseur ; Manuel (Manual), c'est vous qui saisissez le numéro de fournisseur
lorsque vous saisissez un fournisseur.
Important : Faites attention si vous passez d'une saisie manuelle à une saisie automatique.
Chaque numéro de fournisseur doit être unique.
Numéro de fournisseur : Type (Supplier Number: Type) : Sélectionnez le type de numéro
que vous souhaitez que Payables utilise pour la saisie des numéros de fournisseur. Les options
sont Alphanumérique (Alphanumeric) et Numérique (Numeric). Après avoir commencé à saisir
des fournisseurs, vous pouvez passer d'un type numérique à un type alphanumérique à tout
moment. Toutefois, vous ne pouvez passer du type alphanumérique au type numérique que si
tous les numéros de fournisseur actuels sont numériques.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 59
Numéro automatique suivant (Next Automatic Number) : Entrez la valeur de départ que le
système doit utiliser pour générer des numéros de fournisseur séquentiels uniques. Ce champ
n'est disponible que si vous sélectionnez Automatique (Automatic) pour la saisie du numéro de
fournisseur. Une fois que vous avez saisi un numéro et sauvegardé vos modifications, le
système affiche le numéro qu'il affectera au nouveau fournisseur suivant que vous saisirez.
Option de rapprochement de la facture (Invoice Match Option) : Sélectionnez Commande
(Purchase Order) ou Réception (Receipt) pour indiquer comment vous souhaitez rapprocher la
plupart des factures. L'affectation de valeur par défaut s'effectue dans l'ordre suivant, mais vous
pouvez la modifier à n'importe quel niveau : Configuration du système Payables (Payables
System Setup) > fournisseur > site fournisseur > livraison de commande. La valeur indiquée au
niveau livraison de commande détermine le type de document d'achat que vous pouvez
rapprocher d'une facture.
Bloquer les factures non rapprochées (Hold Unmatched Invoices) : Si vous activez cette
option pour un site fournisseur, Payables applique le blocage Rapprochement exigé (Matching
Required) aux factures dont les ventilations d'articles ne sont rapprochées d'aucune commande
ou réception. Ce blocage intervient pendant l'exécution du traitement Validation de factures
(Invoice Validation). La facture ne peut pas être réglée tant que vous n'avez pas levé le
blocage. Pour lever ce blocage, rapprochez la facture d'une commande ou d'une réception, puis
relancez le traitement Validation de factures (Invoice Validation). Vous pouvez lever le
blocage manuellement dans l'onglet Blocages (Holds) du pupitre des factures (Invoice
Workbench) ou via Workflow. Payables n'applique aucun blocage si la somme des ventilations
de factures par combinaison de codes comptables est égale à zéro. Payables n'applique pas ce
blocage aux factures d'acompte ou d'intérêts.
Devise de facturation (Invoice Currency)
Il s'agit de la devise généralement utilisée pour la saisie des factures.
Classe de règlements (Pay Group)
Il s'agit de l'une des méthodes utilisées par Payables pour indiquer les factures qui doivent être
sélectionnées lors du traitement de lots de règlements.
Base calcul date échéance (Terms Date Basis)
Date utilisée par Payables en tant que base du calcul de l'échéancier de paiement. Les options
valides sont les suivantes :
• Réception des marchandises (Goods Received)
• Facture (Invoice) (date de la facture)
• Réception de la facture (Invoice Received)
• Système (System) (date système)
Critère date de règlement (Pay Date Basis)
Détermine si le règlement est effectué au fournisseur à la fin de la période d'escompte ou à la
date d'échéance.
Le programme d'importation de notes de frais (Expense Report Import) crée un enregistrement
fournisseur uniquement s'il n'existe pas encore.
Conditions de règlement (Payment Terms)
Valeurs par défaut des conditions de règlement fournisseur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 60
Codes express

Codes express
(N) Configurer (Setup) > Payables > Codes express (Lookup Codes)
Type de fournisseur (Vendor Type)
Purchasing fournit les codes Employé (Employee), Fournisseur (Supplier) et Entreprises du
secteur public (Public Sector Companies). Ces derniers permettent de classer les fournisseurs à
des fins de reporting. Vous devez saisir la valeur appropriée dans le champ Type de la région
Classement (Classification) dans la fenêtre Fournisseurs (Suppliers).
Le type de fournisseur Administration fiscale (Tax Authority) indique les fournisseurs
auxquels vous réglez les retenues de TVA.
Minorité ethnique (USA) (Minority Group)
Purchasing ne fournit pas de codes Minorité ethnique (USA) (Minority Group), mais vous
pouvez les définir. Ils permettent de classer les fournisseurs à des fins de reporting.
Classe de règlements (Pay Group)
Il est possible d'affecter des classes de règlements aux factures Payables. Dès lors, les lots de
règlements Payables peuvent être limités aux factures affectées à une classe de règlements
particulière. Le système ne fournit pas de codes express Classe de règlements (Pay Group),
mais vous pouvez les définir dans la même fenêtre.
Conditions de transport (Freight Terms)
Conditions de transport par défaut du fournisseur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 61
Mode de livraison (Ship Via)
Codes du mode de livraison par défaut. Purchasing ne fournit pas de codes Réponse/réception
via, mais vous pouvez les définir.
FOB
Purchasing ne fournit pas de codes Incoterm, mais vous pouvez les définir. Le code est
imprimé sur les commandes d'achat.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 62
Options de profil

Options de profil
Responsabilité Administrateur système (System Administrator)
(N) Profils (Profiles) > Système (System)
PO: Adresse email secondaire (PO: Secondary E-mail Address)
Il s'agit d'une option de profil qui vous permet d'envoyer une copie de la commande email à
votre société. Si vous souhaitez renvoyer l'email, vous devez vous connecter au compte email
secondaire pour procéder au renvoi.
PO: Chemin de fichier entrant (PO: In File Path)
Saisissez le chemin absolu du répertoire contenant le fichier des conditions générales
génériques.
PO: Nom du fichier des conditions générales (PO: Terms and Conditions File Name)
Saisissez le nom du fichier des conditions générales génériques à imprimer sur les documents
d'achat.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 63
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre :
Responsabilité de la saisie/mise à jour des fournisseurs

Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre : Responsabilité de


la saisie/mise à jour des fournisseurs
Vous devez déterminer l'affectation de la responsabilité liée à la saisie et à la mise à jour des
fournisseurs. Les services Comptabilité fournisseurs ou Achat sont des choix possibles. Alors
que de nombreuses personnes de l'organisation utilisent des enregistrements déjà établis relatifs
aux fournisseurs, seules quelques personnes appartenant à la section désignée ajoutent ou
mettent à jour les enregistrements des fournisseurs. Le personnel requis pour assurer ces
fonctions dépend du volume des commandes et du travail de gestion. Pour affecter la
responsabilité de manière appropriée, vous devez réfléchir aux meilleures pratiques et règles en
matière de suivi interne, et établir une répartition adéquate des tâches. Consultez
éventuellement vos auditeurs internes ou externes avant de prendre une décision définitive.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 64
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre :
Conventions de dénomination de fournisseur

Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre : Conventions de


dénomination de fournisseur
Les conventions de dénomination de fournisseur, au même titre que les conventions de
dénomination de site fournisseur, sont très importantes pour garantir l'efficacité des opérations
d'achat et de comptabilité fournisseurs.
Vous trouverez ci-après des exemples d'administration inefficace et de surcoûts dus à une liste
de fournisseurs mal gérée :
• Vous émettez plus de commandes d'achat ou d'appels de commande que nécessaire.
Si la tarification n'est pas établie sur une base cumulative, vous risquez de perdre des
remises pour achats en volume auxquelles vous avez droit.
• Vous émettez plus de règlements que nécessaire ; par conséquent, vous devez fournir un
effort de rapprochement plus important.
• Vous pouvez consulter des achats en volume effectués auprès de fournisseurs, et qui
dépassent un montant défini, afin d'identifier des opportunités de négociation de prix.
Si un fournisseur est saisi par erreur à deux reprises, le dépassement du montant d'achats
en volume risque de passer inaperçu. En revanche, il sera identifié si le fournisseur est
correctement saisi, c'est-à-dire une seule fois.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 65
• Une liste de fournisseurs mal gérée peut faire perdre à l'organisation des remises pour
achats en volume. Elle peut également générer des coûts d'administration lorsqu'elle est
plus volumineuse que nécessaire.
N'oubliez pas d'inclure toutes les parties concernées dans le développement des conventions de
dénomination de fournisseur : services des achats, de la comptabilité, des immobilisations ou
autres. Si vous effectuez l'implémentation selon une approche en plusieurs phases (par
exemple, les immobilisations sont programmées pour la phase 2 de l'implémentation), vous
devez tout de même consulter toutes les parties. Ainsi, vous avez la garantie que les objectifs
de l'organisation sont privilégiés par rapport aux objectifs individuels. Vous avez également la
certitude que les objectifs d'implémentation du système, à court terme et à long terme, sont pris
en considération. Adoptez des conventions de dénomination, documentez-les puis obtenez les
validations nécessaires de la part des approbateurs autorisés.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 66
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre :
Exemples de convention de dénomination de fournisseur

Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre : Exemples de


convention de dénomination de fournisseur
Vous avez tout intérêt à utiliser l'orthographe exacte des noms de fournisseur qui se confondent
facilement. Les fournisseurs en double existent souvent dans le cas de sociétés telles qu'IBM
ou AT&T, car il est possible de saisir le nom de la société avec ou sans espaces, avec ou sans
signes de ponctuation. Pour garantir une gestion précise des fournisseurs importants, vous
pouvez documenter l'orthographe des dix fournisseurs les plus importants.
Vous améliorerez l'efficacité des recherches d'enregistrements relatifs aux fournisseurs en
procédant comme suit :
• Utilisez de manière cohérente les lettres majuscules et/ou minuscules.
• Utilisez des abréviations approuvées, même si vous disposez de suffisamment de place
pour écrire les mots complets. Par exemple, utilisez "SA" pour Société anonyme ou
"SARL" pour Société à responsabilité limitée.
• Utilisez des règles de ponctuation standard. Vous pouvez supprimer les signes de
ponctuation en raison du nombre limité de caractères disponibles pour indiquer le nom du
fournisseur et le nom du site fournisseur.
Toute structure envisagée pour le nom de site doit être courte car la place allouée n'est que de
15 caractères. Voici un exemple de structure pour le nom de site :
SS-CCCCCCCC-##

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 67
Utilisez un numéro séquentiel pour différencier les divers sites existant dans une même ville.
• Utilisez un nom ou une abréviation de huit caractères pour la ville.
• Utilisez deux chiffres pour l'abréviation du code postal.
Pour des informations sur les formats d'adresse standard utilisés aux Etats-Unis (rues, villes,
Etats et codes postaux), consultez le site Web du service postal américain (US Postal Service).
En paramétrant directement le système avec un format d'adresse correct, vous pourriez ainsi
réaliser des économies.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 68
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre :
Options de numérotation des fournisseurs

Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre : Options de


numérotation des fournisseurs
Vous pouvez affecter automatiquement ou manuellement des numéros aux fournisseurs.
• Les numéros affectés automatiquement n'utilisent que des valeurs numériques.
• Les numéros affectés manuellement utilisent des valeurs numériques ou
alphanumériques.
Si vous décidez d'utiliser la numérotation manuelle, tâchez de ne pas avoir à recourir à un
travail hors ligne, manuel et exécuté sur papier, pour assurer le suivi des numéros des
fournisseurs. Si vous souhaitez donner une forme logique au numéro de fournisseur, veillez à
ne pas ajouter des informations déjà présentes sur le système. Aucun mécanisme de vérification
automatique n'est prévu pour garantir la synchronisation de ces informations. Par exemple, une
société peut faire précéder les numéros des fournisseurs d'une désignation de groupe. Numéros
des fournisseurs de type employé précédés de EE, numéros des fournisseurs de type
administration précédés de AD, etc. Dans la mesure où il existe déjà un champ dans l'onglet
Classement (Classification) pour conserver les informations sur le type du fournisseur, vous
risquez d'introduire des conflits au niveau des valeurs. Par ailleurs, il n'y aurait pas de
possibilité de reporting sur la partie du numéro de fournisseur ainsi créée.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 69
Lorsque vous utilisez la numérotation automatique, vous pouvez définir le numéro suivant
affecté automatiquement. Par exemple, vous ne voulez pas affecter le numéro "1" au premier
fournisseur mais plutôt le numéro 1 000. Certaines implémentations définissent une
numérotation manuelle pour charger le fichier des fournisseurs en cours et pour mettre à jour
les numéros de l'ancien système. A l'issue de l'opération, le numéro automatique suivant est
augmenté (peut-être à 10 000, si 8 000 fournisseurs ont été convertis par exemple) ; il devient
alors facile de distinguer les fournisseurs du système en cours de ceux créés dans Oracle. Si
vous passez de la numérotation manuelle à la numérotation automatique, vérifiez que le
numéro automatique suivant à affecter est redéfini avec une valeur supérieure au plus grand
numéro affecté manuellement. Par exemple, si le plus grand numéro manuel est 11 215, le
numéro automatique suivant doit être supérieur ou égal à 11 216, voire à 12 000.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 70
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre :
Interface coopérative fournisseur

Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre : Interface


coopérative fournisseur
Méthodologie de conversion des fournisseurs
Lorsque vous importez des informations sur les fournisseurs, vous devez prendre en
considération les conventions de dénomination adoptées pour les sites et pour les fournisseurs
(voir précédemment), afin de nettoyer les enregistrements relatifs aux fournisseurs avant
l'importation. Ainsi, vous aurez la certitude que seules des données correctes sont saisies dans
le nouveau système. Vous devez également consulter les états standard relatifs aux fournisseurs
pour déterminer s'il est nécessaire d'ajuster les enregistrements fournisseur afin d'éviter les
doublons.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 71
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre :
Configuration de la télécopie ou de l'email

Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre : Configuration de


la télécopie ou de l'email
Vous avez la possibilité de communiquer les documents d'achat approuvés aux fournisseurs,
sous forme de document imprimé, de télécopie ou d'email.
• Document imprimé : La production de documents d'achat imprimés s'effectue via
l'exécution de l'état Imprimer une commande (Printed Purchase Order) ou de l'état
Imprimer commande modifiée (Printed Change Orders), au format portrait ou paysage.
• Télécopies : Si vous avez installé CommercePath ou tout logiciel de télécopie compatible
avec le langage FCL (CommercePath Fax Command Language), Purchasing peut
envoyer automatiquement des télécopies de l'état Imprimer une commande
(Portrait)/(Paysage) (Printed Purchase Order Report (Portrait)/(Landscape)) et de l'état
Imprimer commande modifiée (Portrait)/(Paysage) (Printed Change Orders Report
(Portrait)/(Landscape)).
• Email : Si vous envisagez de retransmettre des documents aux fournisseurs par email,
l'adresse email correcte doit être indiquée pour le site fournisseur. Vous pouvez
également envoyer une copie du document par email à votre société, en saisissant
l'adresse email appropriée dans l'option de profil PO: Adresse email secondaire
(PO: Secondary E-mail). Vous devrez utiliser la même adresse email pour renvoyer
l'email.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 72
Vous pouvez ajouter des conditions générales génériques à la commande email en les plaçant
dans un fichier texte. Pour identifier l'emplacement du répertoire et le nom du fichier,
définissez les options de profil PO: Chemin de fichier entrant (PO: In File Path) et PO: Nom du
fichier des conditions générales (PO: Terms and Conditions File Name).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 73
Synthèse

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 74
Factures
Chapitre 4

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 1
Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 2
Factures

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 3
Flux de l'approvisionnement au règlement

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 4
Objectifs

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 5
Présentation des factures

Présentation des factures


Remarque : Payables s'insère dans le flux de l'approvisionnement au règlement. La saisie des
fournisseurs devrait être un point acquis à ce stade.
Une facture est une liste détaillée des marchandises expédiées ou des services rendus, qui
comptabilise tous les coûts. Oracle Payables vous permet de saisir tous les attributs des
documents de facture réels que vous recevez de vos fournisseurs. Vous pouvez importer des
factures à partir d'origines externes (autres applications Oracle ou applications tierces) via
l'interface coopérative d'Oracle Payables ou les saisir dans Payables via les fenêtres Pupitre des
factures (Invoice Workbench) ou Factures express (Quick Invoices).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 6
Flux des valeurs par défaut

Flux des valeurs par défaut


• Les valeurs par défaut définies aux niveaux supérieurs sont répercutées aux niveaux
inférieurs où vous pouvez les remplacer.
• Elles réduisent l'effort de saisie en fournissant automatiquement certaines informations en
fonction des règles et stratégies de l'entreprise. Si les valeurs par défaut facultatives sont
fréquemment modifiées (en particulier celles qui sont situées aux niveaux supérieurs), il
est préférable de ne pas les indiquer.
• Les factures rapprochées des commandes d'achat reçoivent les valeurs par défaut de la
commande définie lors du rapprochement.
Remarque : Les modifications apportées aux valeurs par défaut s'appliquent uniquement aux
nouveaux enregistrements ; les anciens enregistrements restent inchangés. Si, par exemple, les
conditions de règlement sont redéfinies de Net 45 à Net 30, la valeur par défaut Net 30 est
affectée aux nouveaux fournisseurs. Les conditions de règlement des fournisseurs existants
conservent la valeur Net 45.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 7
Types de facture

Types de facture
Standard
Facture provenant d'un fournisseur et représentant le montant des marchandises ou des services
achetés. Une facture standard est rapprochée d'une commande d'achat ou elle n'est pas
rapprochée.
Avoir (Credit Memo)
Note émise par un fournisseur et représentant un avoir sur des marchandises ou des services.
Note de débit (Debit Memo)
Facture que vous saisissez pour enregistrer un crédit vis-à-vis d'un fournisseur qui omet de
vous envoyer un avoir.
Divers (Mixed)
Facture que vous saisissez en vue d'un rapprochement avec des commandes d'achat et des
factures. Vous pouvez entrer un montant positif ou négatif pour ce type de facture.
Acompte (Prepayment)
Facture que vous saisissez pour régler des frais par anticipation à un fournisseur ou à un
employé.
Note de frais (Expense Report)
Facture qui représente un montant dû à un employé pour couvrir des dépenses professionnelles.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 8
Retenue de TVA (Withholding Tax)
Facture que vous saisissez pour reverser des taxes aux services fiscaux concernés.
Intérêt (Interest)
Si vous autorisez les factures d'intérêts, Payables calcule automatiquement l'intérêt dû pour les
factures échues et crée des factures d'intérêts pour les fournisseurs sélectionnés.
Déblocage de la retenue (Retainage Release)
Factures créées pour les travaux complexes et le financement de contrats évolués.
Factures de transport (Transportation Invoices)
Factures de règlement des frais de transport.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 9
Présentation de la saisie de factures

Présentation de la saisie de factures


Vous pouvez saisir manuellement des factures fournisseur dans le Pupitre des factures (Invoice
Workbench) ou dans la fenêtre Factures express (Quick Invoices). Lors de la saisie de ces
factures, vous pouvez effectuer un rapprochement avec des commandes d'achat.
Pupitre des factures
(Fenêtre Lots de factures (Invoice Batches), fenêtre Factures (Invoices), fenêtre Ventilations
(Distributions) et fenêtres associées). Le Pupitre des factures (Invoice Workbench) permet de
saisir une facture directement dans le système Payables. Vous l'utilisez à la place de la fenêtre
Factures express (Quick Invoices) lorsque vous saisissez des factures complexes ou des
factures nécessitant une validation en ligne et l'affectation de valeurs par défaut. Par ailleurs, il
est également utile lorsque vous saisissez une facture qui nécessite une action immédiate, par
exemple, un règlement.
Fenêtre Factures express
La fenêtre Factures express (Quick Invoices) permet de saisir rapidement et en haut volume des
factures qui ne nécessitent pas une validation approfondie ni des valeurs par défaut. Après
avoir saisi des factures dans cette fenêtre, importez-les dans Payables. La validation et
l'affectation de valeurs par défaut s'effectuent au cours de l'importation.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 10
Créer des factures automatiquement

Créer des factures automatiquement


Factures répétitives
Vous pouvez configurer votre système de telle sorte qu'il crée des factures périodiques (par
exemple, des factures de location).
Factures RTS
Si vous utilisez la fonction Retour au fournisseur (Return to Supplier) d'Oracle Purchasing, le
système crée des notes de débit directement dans le système Payables.
Factures d'ajustement rétroactif de prix
Si les utilisateurs d'Oracle Purchasing utilisent la fonction de tarification rétroactive des
commandes d'achat, le système crée automatiquement des factures d'ajustement et des factures
d'ajustement de prix de commande.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 11
Factures d'ajustement et factures d'ajustement de prix de
commande

Factures d'ajustement et factures d'ajustement de prix de commande


Il existe deux types de facture d'ajustement :
Facture d'ajustement de prix de commande
Cette facture est utilisée pour rétablir l'écart entre le montant de la facture initiale et le nouveau
prix de la commande. Les factures d'ajustement de prix de commande peuvent être rapprochées
de commandes et de factures.
Facture d'ajustement
Cette facture contrepasse les corrections de prix dans Payables ainsi que les factures
d'ajustement de prix de commande. Par conséquent, le document d'ajustement de prix de
commande ne peut être créé que pour un écart entre le montant de la facture initiale et le
nouveau prix de la commande.
Ces factures d'ajustement peuvent avoir un montant positif, négatif ou égal à zéro. Lorsque la
facture initiale et les documents d'ajustement associés sont réglés, cela revient à dire que la
facture initiale a toujours été libellée avec le nouveau prix. Le montant approprié est payé au
fournisseur et la comptabilité est ajustée en conséquence.
Vous ne pouvez pas saisir manuellement ces types de facture, ni les ajuster ou les annuler.
Vous pouvez les consulter, les éditer, les valider, les comptabiliser et les régler.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 12
Importation de facture

Importation de facture
Notes de frais Oracle Internet Expenses
Notes de frais saisies par les employés via un navigateur Web.
Notes de frais Payables
Notes de frais saisies par le service Comptabilité fournisseurs dans la fenêtre Notes de frais AP
(Payables Expense reports).
Factures de carte de crédit
Factures relatives aux dépenses par carte de crédit effectuées par les employés. La société
émettrice de la carte de crédit vous envoie ces factures sous la forme d'un fichier plat.
Factures EDI
Factures électroniques transférées depuis Oracle e-Commerce Gateway.
Factures XML
Factures électroniques transférées depuis Oracle e-Commerce Gateway. Voir : XML Invoices
(Factures XML), Oracle Payables Implementation Guide.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 13
Factures provenant de systèmes externes
Factures (par exemple, celles provenant de systèmes propriétaires) chargées via SQL*Loader.
Factures Oracle Property Manager
Factures de location transférées depuis Oracle Property Manager.
Règlements de crédit-bail Oracle Assets
Règlements de crédit-bail transférés depuis Oracle Assets.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 14
Affecter une date GL par défaut

Affecter une date GL par défaut


Payables détermine la période comptable à laquelle appartient une facture ou un règlement en
comparant la date GL de la facture ou du règlement aux fourchettes de dates que vous avez
définies pour vos périodes comptables dans votre calendrier comptable. La date GL de facture
par défaut dépend de l'option Base de la date GL (GL Date Basis) de Payables. Elle est
automatiquement attribuée par défaut aux nouvelles ventilations ajoutées à la facture. Si vous
indiquez une date GL dans le lot de factures, elle s'applique par défaut aux factures que vous
ajoutez au lot. Vous pouvez modifier la date GL pour des lignes de facture distinctes. La date
GL est enregistrée dans l'en-tête de facture. Par conséquent, si vous devez ajouter d'autres
lignes de facture, les dates GL de ces lignes seront identiques à celle indiquée dans l'en-tête de
facture.
L'option Base de la date GL (GL Date Basis) détermine la date utilisée en tant que date GL.
Pour chaque facture, la date GL par défaut est définie en fonction de l'une des options
suivantes :
• Date de facture
• Date système
• Réception/facture
• Réception/système
(Payables utilise la date de règlement en tant que date GL pour vos règlements.)

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 15
Présentation de la saisie de factures par lots

Présentation de la saisie de factures par lots


Utilisez des lots de factures pour gérer de manière proactive la saisie manuelle des factures.
Avec une gestion par lots, vous pouvez :
• importer/saisir éventuellement au niveau du lot des valeurs par défaut qui remplacent les
valeurs par défaut du système ou du site fournisseur pour toutes les factures d'un lot,
• assurer le suivi des variations entre les nombres et montants de contrôle résultant de la
saisie des factures,
• trouver facilement un lot en ligne et voir le nom de la personne qui a créé le lot et sa date
de création.
Pour importer/saisir des factures par lots, vous devez au préalable activer l'option de profil
AP: Utiliser les contrôles de lots de factures (AP: Use Invoice Batch Controls). Lorsque
cette option est activée, toutes les nouvelles factures doivent être saisies dans un lot.
Vous pouvez également utiliser des noms de lot pour regrouper les factures importées.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 16
Créer des panneaux de contrôle de lot

Créer des panneaux de contrôle de lot


Avant de saisir manuellement un lot de factures, vous pouvez préparer un panneau de contrôle.
Sur la ligne du nombre de contrôle des factures, indiquez combien de factures doivent
normalement être entrées. Sur la ligne du total de contrôle, indiquez le montant total représenté
par ce nombre de factures.
Remarque : La préparation d'un panneau de contrôle de lot est facultative et a lieu en dehors
de Payables.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 17
Structure des factures

Structure des factures


En-tête de facture
L'en-tête de facture définit les informations communes relatives à la facture : numéro et date de
facture, informations sur le fournisseur, informations sur le règlement et conditions de
règlement. Les informations définies au niveau de l'en-tête de facture sont appliquées par
défaut au niveau ligne. Si besoin, vous pouvez les modifier pour des lignes distinctes.
Lignes de facture
Les lignes de facture définissent les détails des biens et services ainsi que la taxe, le transport et
les frais divers facturés par le fournisseur. Plusieurs lignes de facture peuvent être associées à
chaque en-tête de facture. L'onglet Lignes (Lines) du pupitre des factures permet de saisir tous
les détails relatifs à la ligne de facture nécessaire à la comptabilisation et concernant
l'intégration croisée à d'autres applications Oracle E-Business Suite, par exemple Assets,
Grants Accounting, Inventory, Projects, Purchasing, Property Manager et Receivables.
Pour chaque facture, vous pouvez saisir des lignes manuellement ou les générer
automatiquement en rapprochant la facture d'une livraison de commande, d'une échéance de
règlement ou d'une réception.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 18
Echéancier de paiement
Il s'agit des détails concernant le règlement de la facture : date d'échéance, montant et priorité.
L'échéancier de règlement est créé sur la base des conditions de règlement au moment de
l'enregistrement de l'en-tête de la facture. Un en-tête de facture peut comprendre un ou
plusieurs échéanciers de règlement.
Remarque : Les échéanciers de règlement ne sont pas directement liés aux ventilations et
inversement.
Ventilations
Les détails de la ventilation incluent des informations comptables telles que la date GL, les
comptes d'imputation et les projets concernés. Une ligne de facture peut comprendre une ou
plusieurs ventilations.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 19
Pupitre des factures

Pupitre des factures


Le Pupitre des factures (Invoice Workbench) est constitué de plusieurs fenêtres qui permettent
de saisir des factures complexes ou nécessitant une validation en ligne et l'affectation de
valeurs par défaut. Il est également utile lorsque vous saisissez une facture qui nécessite une
action immédiate, par exemple, un règlement.
La fenêtre principale du Pupitre des factures (Invoice Workbench) est la fenêtre Factures
(Invoices). Cette fenêtre se décompose en plusieurs régions :
• Informations d'en-tête de facture
• Général (General)
• Lignes (Lines)
• Blocages (Holds)
• Voir les règlements (View Payments)
• Echéanciers de règlement (Scheduled Payments)
• Voir les rapprochements d'acomptes (View Prepayment Applications)
Ces régions sont décrites en détail dans cette présentation.
La fenêtre Factures (Invoices) vous permet également d'accéder aux autres fonctions relatives
aux factures ainsi qu'aux fenêtres composant le Pupitre des factures (Invoice Workbench).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 20
• Actions : Ouvre la fenêtre Actions sur facture (Invoice Actions) pour les factures
sélectionnées. Vous pouvez utiliser cette fonction pour exécuter d'autres actions telles que
la validation, l'approbation, l'annulation ou l'impression.
• Calculer TVA (Calculate Tax) : Génère automatiquement les lignes de taxe de la
facture en fonction de la configuration d'E-Business Tax.
• Détails de taxe (Tax Details) : Ouvre la fenêtre Synthèse des lignes de taxe (Tax Lines
Summary), qui affiche les lignes de taxe sur la facture.
• Corrections : Ouvre la fenêtre Corrections, qui permet de saisir une modification du
prix, de la quantité ou de la quantité.
• Rappro. rapide (Quick Match) : Rapproche automatiquement la facture sélectionnée
des lignes de commande ouvertes et non facturées pour le fournisseur indiqué.
• Rapprocher (Match) : Permet de lancer un rapprochement en fonction de la facture que
vous sélectionnez. Sélectionnez la facture à rapprocher dans la liste déroulante, puis
cliquez sur le bouton Rapprocher (Match). Si vous saisissez une facture avec un montant
positif, Payables applique par défaut la valeur Commande (Purchase Order) ou Réception
(Receipt), selon l'option de rapprochement de facture du site fournisseur.
- Commande (Purchase Order) : Permet de rapprocher une facture sélectionnée
d'une commande.
- Réception (Receipt) : Permet de rapprocher une facture sélectionnée d'une
réception de commande.
- Avoir (Credit Memo) : Permet de rapprocher un avoir/une note de débit
sélectionné(e) d'une facture.
• Toutes imputations (All Distributions) : Ouvre la fenêtre Ventilations (Distributions)
permettant de voir toutes les ventilations d'une facture sélectionnée.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 21
Saisir des factures de base dans le pupitre des factures

Saisir des factures de base dans le pupitre des factures


Les factures de base sont des factures qui ne sont rapprochées d'aucune commande, d'aucune
réception ou d'aucun avoir.
Pour saisir ce type de facture dans le pupitre des factures, saisissez des données pour chacun
des éléments de la structure des factures de base :
• En-tête de facture
• Lignes de facture
• Ventilations
• Echéanciers de règlement

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 22
Saisir des informations d'en-tête de facture

Saisir des informations d'en-tête de facture


(N) Factures (Invoices) > Saisie (Entry) > Lots de factures (Invoice Batches) (B) Factures
(Invoices) ou (N) Factures (Invoices) > Saisie (Entry) > Factures (Invoices)
Type
Détermine les caractéristiques de la facture. Parmi les types de facture figurent la facture
standard, l'avoir, la note de débit, etc.
Partenaire commercial (Trading Partner)/Numéro du fournisseur (Supplier Num)
Entrez le numéro du partenaire commercial ou du fournisseur.
Site fournisseur (Supplier Site)
Indiquez le site fournisseur auquel vous enverrez le règlement de la facture. Payables utilisera
l'adresse de ce site pour le règlement.
Date de facture (Invoice Date)
Entrez la date de la facture. Le format de ce champ est contrôlé par l'option de profil
ICX: Masque du format de date (ICX: Date Format Mask).
Selon la configuration des options dans Payables, il se peut que la date de facture que vous
entrez soit utilisée en tant que date d'échéance ou date GL par défaut. Si l'option Base de la
date GL (GL Date Basis) a pour valeur Facture (Date), vous devez entrer une date de facture
comprise dans une période ouverte ou future. Si vous entrez une date comprise dans une
période future, Payables affiche un message d'avertissement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 23
Lorsque vous lancez le traitement Validation de facture (Invoice Validation), Payables
applique à la facture un blocage de Période future (Future Period). Ce blocage empêche le
règlement de la facture et la création des pièces comptables correspondantes.
Numéro de facture (Invoice Num)
Entrez le numéro de la facture envoyée par le fournisseur ou acceptez le numéro par défaut
proposé par Payables (la date du jour) en passant au champ suivant. Payables ne permet pas
d'entrer deux numéros de facture identiques pour le même fournisseur.
Montant de la facture (Invoice Amount)
Entrez le montant total de la facture comprenant la TVA, le transport et les frais divers.
Description
Si vous le souhaitez, fournissez une description de la facture. Ce texte apparaîtra sur l'avis de
paiement et éventuellement dans le Grand Livre.
Conditions de règlement (Payment Terms)
Payables utilise les conditions de règlement pour calculer automatiquement les dates
d'échéance, les dates d'escompte et les montants d'escompte correspondant à chaque facture
saisie. Les conditions de règlement sont déterminées par défaut par le site fournisseur. Si vous
devez les modifier et que les nouvelles conditions ne figurent pas dans la liste de valeurs, vous
pouvez définir des conditions supplémentaires dans la fenêtre Conditions de règlement
(Payment Terms).
Mode de règlement (Payment Method)
Mode de règlement que vous utilisez le plus fréquemment pour les factures. Le mode de
règlement par défaut est déterminé par le site fournisseur. Si vous êtes souvent amené à
modifier le mode de règlement, envisagez de changer sa valeur par défaut au niveau du site
fournisseur.
• Chèque (Check) : Vous pouvez utiliser un règlement manuel, un règlement express ou un
lot de règlements.
• Interne (Clearing) : Permet d'enregistrer les règlements de factures à des fournisseurs
internes.
• Virement électronique (Electronic) : Vous générez un fichier de règlements électroniques
que vous remettez à votre banque, laquelle crée les paiements. Utilisez le mode Virement
électronique (Electronic) si la facture est réglée par virement ou par EDI.
• Transmission bancaire (Wire) : Permet d'enregistrer manuellement un transfert de fonds
entre votre banque et la banque du fournisseur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 24
Saisir des informations de ligne de facture - Types de ligne

Saisir des informations de ligne de facture - Types de ligne


(N) Factures (Invoices) > Saisie (Entry) > Factures (Invoices) (O) Lignes (Lines)
L'onglet Lignes (Lines) de la fenêtre Factures (Invoices) vous permet de saisir les détails
relatifs à une facture. Vous pouvez saisir quatre types de ligne possibles : Article (Item),
Transport (Freight), Divers (Miscellaneous) et Taxe (Tax). Les autres types de ligne, par
exemple les lignes de retenue, sont générés automatiquement par le système.
Lignes de type Article (Item)
Les lignes d'article permettent de saisir les détails des biens et services facturés.
Lignes de type Transport (Freight) et Divers (Miscellaneaous)
Les lignes de transport permettent de saisir les détails des frais de transport. Ces frais peuvent
être alloués à des lignes d'article si besoin.
Les lignes Divers permettent de saisir les détails des autres frais figurant sur les factures, par
exemple l'installation ou le service. Tout comme les lignes de transport, elles peuvent être
allouées à des lignes d'article.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 25
Lignes de type Taxe (Tax)
Payables s'intègre à Oracle E-Business Tax pour déterminer et calculer automatiquement les
lignes de taxe applicables aux factures. E-Business Tax utilise votre configuration des taxes
ainsi que les champs de l'en-tête et des lignes de facture, appelés critères de taxe, pour
déterminer les taxes applicables à la facture, pour calculer la taxe en utilisant les taux
appropriés et pour déterminer si la taxe est récupérable ou non. En règle générale,
E-Business Tax crée les lignes et imputations de taxe pour la facture et répartit la taxe.
Toutefois, si la configuration des taxes le permet, vous pouvez mettre à jour les lignes de taxe
ou les saisir manuellement.
Montant (Amount)
Montant de la ligne de facture.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 26
Saisir des informations de ligne de facture - Autres attributs

Saisir des informations de ligne de facture - Autres attributs


Outre la définition du montant et du type de ligne de facture, l'onglet Lignes (Lines) du Pupitre
des factures (Invoice Workbench) vous permet de saisir toutes les informations nécessaires à la
génération de pièces comptables et à l'intégration avec d'autres applications Oracle telles
qu'Oracle Assets, Grants Accounting, Inventory, Projects, Purchasing, Property Manager ou
Receivables. Pour une description complète des champs figurant dans cet onglet, voir : Oracle
Payables User's Guide. La section suivante décrit les principaux champs que vous pouvez
définir pour chaque ligne de facture.
Date GL (GL Date)
Par défaut, ce champ est renseigné avec la date GL de l'en-tête de facture. Vous pouvez
remplacer la valeur par défaut et indiquer une date GL comprise dans une période ouverte ou
future. Payables utilise la date GL pour déterminer la période comptable concernée par la
dépense.
Si vous modifiez la date GL dans la fenêtre Factures (Invoices), Payables ne modifie pas la
date GL des ventilations existantes. Si vous voulez mettre à jour la date GL d'une facture,
modifiez la date GL de chaque ventilation dans la fenêtre Ventilations (Distributions).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 27
Compte (Account)
Compte à imputer lorsque vous créez une pièce comptable pour la ligne concernée ; en général,
il s'agit d'un compte de charges, d'immobilisations ou de provisions. Si vous effectuez un
rapprochement avec une commande ou que vous entrez des informations liées à un projet, ce
compte est créé automatiquement. Si vous effectuez un rapprochement avec une commande qui
mentionne une destination de type Charges, le processus de rapprochement copie le compte
d'imputation des commandes sur la ligne de la facture. Si vous effectuez un rapprochement
avec une livraison de commande qui mentionne une destination de type Stock, ce compte sera
le compte de provisions créé au moment de la saisie de la commande.
Actif (Track as Asset)
Si vous indiquez un compte d'immobilisations, Payables coche automatiquement la case Actif
(Track as Asset) et vous ne pouvez pas la désactiver. Si vous indiquez un compte de charges et
que vous souhaitez transférer la ventilation vers Assets, cochez la case Actif (Track as Asset).
Il convient de souligner que l'activation de cette case à cocher ne signifie pas que la ligne de
ventilation sera transférée vers Fixed Assets.
Description
Description de la ligne. Cette description n'apparaît pas sur le titre de paiement ni sur l'avis de
paiement. Dans le cas d'articles saisis manuellement, la valeur par défaut est la description de
la facture. Pour les lignes créées par rapprochement avec une commande, la valeur par défaut
est la description de la ligne de commande.
Statut (Status)
Statut de validation de la ligne.
Comptabilisé (Accounted)
Payables affiche Oui (Yes) ou Non (No) pour indiquer si les pièces comptables correspondant à
la ventilation ont été créées.
Projet (Project)/Tâche (Task)/Dépense (Expenditure)
Si Projects est installé, associez une facture à un projet pour imputer les dépenses d'une facture
à un projet, une tâche et une organisation spécifiques. Le système utilise les informations de
projet que vous entrez pour créer une combinaison de compte dans la ventilation de la facture.
Si vous entrez des informations de projet, vous devez saisir une valeur dans le champ Tâche
(Task) excepté si vous avez effectué un rapprochement avec une commande pour laquelle les
informations de projet ont un ID tâche ayant pour valeur NULL. Une commande ne peut être
définie avec un ID tâche NULL que si sa destination est le stock ou l'atelier. Dans ce cas, les
informations de projet sont utilisées par Project Manufacturing.
Si vous utilisez Projects, vous devez modifier les workflows du générateur de comptes de
Payables et Purchasing. Si vous ne modifiez pas ces workflows, vous ne pourrez pas
sauvegarder une commande ou une facture dont la ventilation est liée à un projet. Le workflow
crée la combinaison de compte d'imputation en fonction des informations de projet fournies
dans la ligne de ventilation de la facture.
Pour plus d'informations sur les lignes de facture, voir Oracle Payables User's Guide.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 28
Saisir les ventilations

Saisir les ventilations


Il est possible de créer les ventilations des factures de plusieurs manières. La saisie manuelle
n'est qu'une possibilité.
Saisie manuelle
Cliquez sur le bouton Ventilations (Distributions) pour ajouter manuellement les ventilations à
la facture.
Ventilation comptable
Indiquez une ventilation comptable pour la facture. Une ventilation comptable est un modèle
pour les ventilations de factures. Lorsque vous en indiquez une pour une facture, Payables
l'utilise pour créer automatiquement les ventilations de factures.
Rapprochement
Permet de rapprocher la facture d'une commande ou d'une réception et de créer des ventilations
de factures.
Validation de facture
Si vous utilisez la retenue automatique ou le calcul automatique des taxes, le traitement de
validation peut créer automatiquement les ventilations de factures nécessaires.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 29
Répartition
Utilisez la fenêtre Allouer (Allocate) pour créer des ventilations de frais de transport et de frais
divers. Il est possible d'ajouter des ventilations de frais de transport isolées en précisant les
montants ventilés.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 30
Ventilations comptables

Ventilations comptables
Vous pouvez affecter une ventilation comptable par défaut à un site fournisseur afin que
Payables l'utilise pour chaque facture que vous saisissez pour ce site. Si vous n'affectez pas de
ventilation comptable par défaut à un site fournisseur, vous avez toujours la possibilité de
l'affecter à une facture au moment de la saisie de cette dernière.
Par exemple, vous pouvez créer pour un fournisseur publicitaire, une ventilation comptable qui
répartit entre quatre services publicité les dépenses publicitaires figurant sur une facture.
Ventilations comptables complètes
Utilisez des ventilations comptables complètes avec des montants en pourcentage définis ou
utilisez des modèles de ventilation comptable pour créer des ventilations sans montant de
ventilation défini. Par exemple, une ventilation comptable complète pour une facture de
location affecte 70 % du montant de la facture au compte de frais du site de vente et 30 % au
compte de charges du site d'administration.
Modèles de ventilation comptable
Pour la même facture, un modèle de ventilation comptable crée une ventilation pour le compte
de charges du site de vente et une ventilation pour le compte de frais du site d'administration en
laissant les montants à zéro. Vous pouvez ensuite entrer les montants au cours de la saisie de la
facture en fonction de variables telles que l'effectif de chaque groupe pour le mois concerné.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 31
Si vous activez et utilisez un champ utilisateur flexible avec les lignes de ventilation
comptable, les données de ce champ utilisateur flexible sont copiées dans les ventilations de
facture créées par la ventilation comptable.
Importer des factures avec ventilations comptables
Si vous importez des factures, entrez une ventilation comptable avant d'importer
l'enregistrement de facture.
Vous ne pouvez fournir des informations comptables qu'à partir d'une seule des origines
suivantes : ventilation comptable, commande, champ Compte (Account), affectation d'une
ligne autre qu'une ligne d'article, informations issues de Projects. L'importation rejette
l'enregistrement de la facture si vous utilisez un modèle de ventilation comptable et la fonction
de répartition pour la même ligne.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 32
Saisir des types de ventilation

Types de ventilation des factures


Type
Sélectionnez un type de ventilation. Chaque ventilation de factures ne peut avoir qu'un seul
type. Si vous utilisez la valorisation périodique et devez inclure le coût du transport et des frais
divers associés à une réception, vous devez utiliser la fenêtre Allouer (Allocate) pour affecter
ces ventilations à une ligne de ventilation créée par le processus de rapprochement.
Outre les types Article (Item), Transport (Freight), Divers (Miscellaneous) et Taxe (Tax)
décrits précédemment, vous pouvez également utiliser les types de ventilation suivants :
Retenue (Withholding)
Identifie le montant des taxes retenues sur une facture.
Acompte (Prepayment)
Identifie le montant réglé à titre d'acompte sur une facture.
Montant (Amount)
Montant de la ventilation.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 33
Saisir des ventilations de frais de transport

Saisir des ventilations de frais de transport


Activer l'option Créer automatiquement des ventilations de frais de transport
(Automatically Create Freight Distribution)
Si vous cochez la case Créer des ventilations de frais de transport (Create Freight Distribution)
dans la fenêtre Factures (Invoices), Payables crée automatiquement une ventilation unique avec
le montant des frais de transport et le compte de transport que vous indiquez pour une facture.
Si vous voulez qu'un compte de frais de transport soit proposé par défaut et que la case Créer
des ventilations de frais de transport (Create Freight Distribution) soit automatiquement cochée
dans la fenêtre Factures (Invoices) pendant la saisie de factures, définissez les options Payables
suivantes :
• Activez l'option Créer automatiquement des ventilations de frais de transport
(Automatically Create Freight Distribution).
• Entrez un compte de frais de transport par défaut. Par défaut, Payables utilise ce compte
de transport pour les factures. Vous pouvez indiquer un autre compte au moment de la
saisie d'une facture.
Si vous avez l'habitude de répartir les frais de transport sur les ventilations de facture ou de
saisir manuellement les ventilations de frais de transport, n'activez pas l'option Créer
automatiquement des ventilations de frais de transport (Automatically Create Freight
Distribution).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 34
Répartir les frais de transport
La fenêtre Ventilations frais (Charge Allocations) vous permet de créer automatiquement des
ventilations de frais de transport ou de frais divers. Dans cette fenêtre, indiquez les
informations suivantes :
• Montant et type de frais (transport ou divers).
• Ventilations dans lesquelles les frais seront répartis.
• Montant des frais associé à chaque ventilation. Vous pouvez indiquer un montant exact
pour chaque ventilation ou un prorata de répartition entre les ventilations sélectionnées en
cochant la case Prorata (Prorate).
Entrer manuellement les frais de transport
Ouvrez la fenêtre Ventilations (Distributions), choisissez le type de ventilation Transport
(Freight) et indiquez le montant et le compte d'imputation.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 35
Ventilations de taxes

Ventilations de taxes
Les ventilations de taxes sont créées automatiquement lorsque vous cliquez sur le bouton
Calculer TVA (Calculate Tax) ou lorsque vous validez la facture.
Les ventilations de retenue de taxe sont créées automatiquement lors de la validation de la
facture.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 36
Répartir les ventilations de frais de transport et de frais divers

Répartir les ventilations de frais de transport et de frais divers


Vous pouvez utiliser la fenêtre Ventilation frais (Charge Allocations) pour :
• créer et répartir des ventilations de frais de transport ou de frais divers sur plusieurs
ventilations d'articles,
• répartir une ventilation existante de frais de transport ou de frais divers sur une ou
plusieurs ventilations afin d'enregistrer les coûts pour la valorisation périodique,
• consulter et mettre à jour les répartitions de frais existantes.
Vous pouvez :
• répartir des ventilations de frais de transport et de frais divers uniquement sur des lignes
d'article.
Vous ne pouvez pas :
• répartir une ventilation quelconque sur elle-même,
• répartir une ventilation d'articles sur une ventilation d'un autre type,
• répartir des frais de transport ou des frais divers sur des lignes de taxe,
• répartir partiellement un montant de frais ; vous ne pouvez sauvegarder la répartition que
si la totalité du montant est répartie.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 37
Créer des ventilations par répartition dans le pupitre des factures

Créer des ventilations par répartition dans le pupitre des factures


Les ventilations de frais que vous créez sont des ventilations de frais de transport et de frais
divers réparties. La répartition associe des frais au coût d'un article dans le cadre d'une
réception. Ces informations de répartition permettent d'enregistrer le coût total d'un article reçu
si vous utilisez une des options de valorisation périodique disponibles dans Oracle Cost
Management.
Dans la fenêtre Ventilations frais (Charge Allocations), indiquez les informations suivantes :
• Montant et type de frais (transport ou divers)
• Ventilations sur lesquelles les frais seront répartis
• Montant des frais associé à chaque ventilation. Vous pouvez soit indiquer un montant
exact à répartir sur chaque ventilation, soit répartir au prorata le montant des frais entre
toutes les ventilations sélectionnées.
Pour chaque ventilation sélectionnée, Payables crée une ventilation de frais et enregistre la
répartition. La nouvelle ventilation utilise le même compte GL que la ventilation sur laquelle
vous répartissez les frais. Une fois que Payables a créé la ventilation, vous pouvez mettre à jour
le compte à tout moment avant la comptabilisation de la facture.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 38
Par exemple, sur une facture de 110 $, vous souhaitez répartir 10 $ de frais divers sur deux
ventilations d'articles. Saisissez la facture de 110 $ et entrez deux ventilations d'articles, une de
75 $ et une de 25 $. Répartissez au prorata les frais divers de 10 $ entre les deux ventilations
d'articles. Payables crée deux ventilations de frais divers, une de 7,50 $ et une de 2,50 $. Les
ventilations de frais divers utilisent le même compte que les ventilations d'articles.
Remarque : Si vous effectuez un rapprochement avec une livraison ou une réception de
commande, vous avez la possibilité de procéder à la répartition directement dans la fenêtre de
rapprochement, sans accéder à la fenêtre Ventilations (Distributions). Si vous effectuez le
rapprochement avec une imputation de commande, répartissez les frais de transport et les frais
divers dans la fenêtre Allouer (Allocate).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 39
Restrictions relatives à la répartition

Restrictions relatives à la répartition


Factures annulées
Vous ne pouvez pas modifier les ventilations si la facture est annulée.
Factures réglées
Si la facture est partiellement ou complètement réglée et que l'option Autoriser les ajustements
sur les factures payées (Allow Adjustments to Paid Invoices) de Payables n'est pas activée,
vous ne pouvez pas créer de nouveaux frais dans la fenêtre Répartitions (Allocations).
Acomptes rapprochés
Si une facture d'acompte a été partiellement ou totalement rapprochée, vous ne pouvez pas
créer de nouveaux frais dans la fenêtre Répartitions (Allocations).
Articles rapprochés de plusieurs imputations de commande
Les ventilations d'articles multiples rapprochées chacune d'une imputation de commande
différente ne peuvent pas recevoir de répartitions à partir d'une seule ventilation de taxe non
récupérable.
Répartitions comptabilisées
Vous ne pouvez pas ajuster une répartition après avoir comptabilisé les frais.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 40
Echéanciers de règlement

Echéanciers de règlement
Chaque facture peut avoir un ou plusieurs échéanciers de règlement qui sont créés d'après les
conditions de règlement au moment où l'en-tête de la facture est sauvegardé. Utilisez l'onglet
Echéanciers de règlement (Scheduled Payments) pour vérifier ou ajuster les dates et les
montants pour la totalité de l'échéancier de règlement correspondant à une facture, y compris
les escomptes. Vous pouvez également planifier et créer des règlements partiels et bloquer un
ou plusieurs règlements dans l'échéancier de règlement.
Bloq. (Hold)
Cochez cette case si vous voulez bloquer un règlement sur la ligne de l'échéancier de
règlement. Si un échéancier de règlement fait l'objet d'un blocage, Payables ne crée pas de
règlement tant que vous n'avez pas désactivé la case à cocher.
Date d'échéance (Due Date)
Pendant la saisie des factures, Payables planifie automatiquement le règlement de chaque
facture en fonction des conditions de règlement et de la date d'échéance que vous indiquez pour
la facture. Payables utilise la définition des conditions de règlement pour calculer la date
d'échéance, la date d'escompte et le montant d'escompte de chaque échéancier de règlement.
Par exemple, si les conditions de règlement indiquent Net 30, Payables définit la date
d'échéance 30 jours après la base d'échéance. Vous pouvez associer des conditions de
règlement par défaut à un site fournisseur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 41
Montant brut (Gross Amount)
Montant total dû au titre de l'échéancier de règlement, exprimé dans la devise de la facture.
Payables soustrait du montant brut le montant d'escompte, la retenue de taxe automatique et les
acomptes pour calculer le montant du règlement.
Priorité (Priority)
La priorité du règlement est exprimée par un nombre compris entre 1 (priorité maximale) et 99
(priorité minimale). La valeur de ce champ est renseignée par défaut d'après la définition du
site fournisseur. Vous pouvez entrer une fourchette de priorités de règlement comme critère de
sélection des factures d'un lot de règlements.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 42
Saisir des factures rapprochées de commandes et de réceptions

Saisir des factures rapprochées de commandes et de réceptions


Vous pouvez rapprocher des factures de commandes afin de vous assurer que vous ne payez
que les marchandises que vous avez achetées. Vous pouvez également effectuer un
rapprochement avec des réceptions de commande afin de vous assurer que vous ne payez que
les marchandises que vous avez réceptionnées.
Rapprochement des livraisons de commande
En fonction de la quantité facturée, Payables répartit le montant à rapprocher au prorata entre
toutes les imputations de commande non facturées en totalité qui correspondent aux livraisons
de commande.
Rapprochement des réceptions
Voici des raisons de choisir le rapprochement entre les factures et les réceptions :
• Payer uniquement les marchandises reçues.
• L'écart de change qui résulte du rapprochement est en principe plus faible puisque le délai
entre la réception et la facture est vraisemblablement plus court que le délai entre la
commande d'achat et la facture.
• Le rapprochement d'une facture de frais de transport ou de frais divers avec un bon de
réception est obligatoire pour garantir l'exactitude des données de valorisation si vous
utilisez la valorisation périodique.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 43
Pour payer uniquement ce que vous réceptionnez, vous pouvez également utiliser l'option
Rapprocher de la commande (Match to Purchase Order). Ainsi, en cas d'absence de réception,
la facture est automatiquement bloquée.
Rapprochement des imputations de commande
Si la facture représente une partie d'une livraison, vous avez la possibilité d'effectuer un
rapprochement au niveau des imputations pour être sûr d'imputer le compte correct. Si vous
choisissez de ne pas effectuer un rapprochement des imputations, Payables répartit le montant à
rapprocher au prorata entre les imputations correspondant à la livraison considérée.
Modification de prix
Vous avez la possibilité d'enregistrer une modification de prix pour une livraison de commande
si vous recevez une facture du fournisseur qui représente un ajustement du prix unitaire
mentionné dans une facture précédemment rapprochée de la même livraison de commande.
Les modifications de prix ajustent le prix unitaire sans modifier la quantité facturée dans la
commande.
Voici des raisons d'utiliser la modification de prix :
• Un fournisseur vous envoie une facture pour prendre en compte la modification d'un prix
unitaire mentionné dans une facture antérieure que vous avez déjà rapprochée d'une
commande. Si vous vous contentez d'entrer une facture pour une augmentation de prix
unitaire ou une note de débit ou un avoir pour une réduction de prix unitaire sans
effectuer de modification de prix, les écarts sur prix facturé ne seront pas exacts.
• Vous pouvez saisir et rapprocher une facture pour enregistrer une augmentation de prix ;
vous pouvez saisir et rapprocher un avoir ou une note de débit pour enregistrer une baisse
de prix.
• Utilisez une modification de prix pour ajuster le prix unitaire facturé de livraisons,
d'imputations ou de réceptions de commande rapprochées sans modifier la quantité
facturée.
Remarque : Les modifications de prix sont très différentes de la modification du prix unitaire
dans le cadre d'un rapprochement entre une facture et une commande. Lorsque vous entrez une
facture et la rapprochez d'une commande, vous pouvez remplacer le prix unitaire par défaut
issu de la commande pour qu'il soit identique au prix unitaire indiqué sur la facture. Vous ne
pouvez appliquer des modifications de prix qu'après ce rapprochement initial.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 44
Options de niveau d'approbation des rapprochements

Options de niveau d'approbation des rapprochements


Par défaut, le niveau d'approbation d'un rapprochement est défini par les lignes de commande
lors de la saisie de la commande. Vous pouvez remplacer cette option par défaut dans la
livraison de commande. S'il s'avère que vous remplacez souvent cette valeur, modifiez l'option
par défaut au niveau du site fournisseur.
Si un article est indiqué sur la commande, le niveau d'approbation du rapprochement est défini
par défaut en fonction de l'article et remplace le site fournisseur. Si le niveau d'approbation du
rapprochement pour l'article est Réception obligatoire (Receipt Required), un rapprochement
sur trois critères est effectué. Si le niveau d'approbation du rapprochement pour l'article est
Contrôle obligatoire (Inspection Required), un rapprochement sur quatre critères est effectué.
Lorsque les quantités et les prix dépassent les tolérances que vous avez définies, le traitement
de validation par Payables bloque la facture pour écart de rapprochement. Vous pouvez
configurer les blocages pour écart de rapprochement de telle sorte que le remplacement manuel
ne soit pas possible dans la fenêtre Codes de blocage et de déblocage des factures (Invoice
Holds and Release Names).
Rapprochement sur deux critères (rapprochement entre facture et commande)
• Quantité facturée et quantité commandée (ligne de livraison de la commande)
• Prix unitaire facturé et prix unitaire sur la ligne de commande

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 45
Rapprochement sur trois critères (rapprochement entre facture, commande et réception)
• Rapprochement sur deux critères PLUS
• Quantité facturée et quantité reçue
• Article = Réception obligatoire (Receipt Required)
Rapprochement sur quatre critères (rapprochement entre facture, commande, réception
et contrôle)
• Rapprochement sur trois critères PLUS
• Quantité facturée et quantité acceptée
Remarque : Quantité acceptée = (quantité reçue - quantité rejetée)
• Article = Contrôle obligatoire (Inspection Required)

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 46
Rapprochement avec une commande

Rapprochement avec une commande


Rapprochez les articles facturés des commandes, des imputations ou des réceptions de
commandes pour vérifier que vous payez uniquement les marchandises et services que vous
avez commandés. Si un fournisseur vous facture un article en plus des tolérances de montant et
de quantité que vous avez définies dans la fenêtre Tolérances sur les factures (Invoice
Tolerances), le traitement de validation par Payables bloque la facture. Un blocage empêche le
règlement.
Vous pouvez rapprocher une facture unique de plusieurs livraisons et imputations de
commandes, à condition que toutes les commandes concernent le même fournisseur ; vous
pouvez également rapprocher plusieurs factures d'une livraison ou imputation de commande
unique.
Lorsque vous rapprochez une facture d'une commande ou d'une réception, Payables crée des
lignes et des ventilations de facture à partir des informations comptables d'imputation de la
commande. Vous ne pouvez pas supprimer les lignes ou les ventilations de facture créées par
rapprochement. Si vous rapprochez une facture d'une commande inappropriée, vous devez soit
contrepasser les ventilations qui en résultent et recommencer avec la commande correcte, soit
annuler la facture.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 47
Rapprochement avec des livraisons de commande

Rapprochement avec des livraisons de commande


En fonction de la quantité facturée, Payables répartit le montant à rapprocher au prorata entre
toutes les imputations de commande non facturées en totalité qui correspondent aux livraisons
de commande. Lorsque la facture est rapprochée de la livraison, les 6 articles sont facturés au
service 110.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 48
Rapprochement avec des imputations de commande

Rapprochement avec des imputations de commande


Si la facture représente une partie d'une livraison, vous avez la possibilité d'effectuer un
rapprochement au niveau des imputations pour être sûr d'imputer le compte correct. Si vous
choisissez de ne pas effectuer un rapprochement au niveau des imputations, Payables répartit le
montant à rapprocher au prorata entre les imputations correspondant à la livraison. Dans
l'exemple de la diapositive ci-dessus, 10 articles sont commandés dans la section Livraison
d'une commande. Sur ces 10 articles, 7 doivent être livrés au service 110 et 3 au service 120.
Si les 10 articles sont livrés, effectuez le rapprochement par rapport à la livraison. La facture va
inclure deux ventilations pour répartir 70 % du coût dans le service 110 et 30 % du coût dans le
service 120.
Si seulement 6 articles sont livrés et que la totalité est remise au service 110, vous devez
utiliser un rapprochement des imputations pour vérifier que le coût des 6 articles est réparti
dans le service 110. Avec un rapprochement par rapport à la livraison, vous auriez 70 % du
coût réparti dans le service 110 et 30 % dans le service 120.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 49
Rapprochement avec des réceptions et des lignes de réception

Rapprochement avec des réceptions et des lignes de réception


Lorsque l'option de rapprochement des factures a la valeur Réception (Receipt) pour une
livraison de commande, vous pouvez effectuer le rapprochement uniquement si une réception a
été traitée. L'option de rapprochement de facture se définit par défaut de la manière suivante :
Options Financials (Financials Options) -> Fournisseur (Supplier) -> Site fournisseur (Supplier
Site) -> Livraison de commande (Purchase Order Shipment)
La valeur mentionnée dans la livraison de commande détermine la destination du
rapprochement. Deux valeurs sont possibles : Commande (Purchase Order) et Réception
(Receipt).
• Commande (Purchase Order) : Permet de rapprocher les factures de commandes.
• Réception (Receipt) : Permet de rapprocher les factures de réceptions de commande.
N'oubliez pas que pour effectuer un rapprochement avec une commande quand le niveau
d'approbation de rapprochement est Réception, il faut que la réception soit traitée au
préalable. Les informations mises à jour sur la commande lorsque vous utilisez l'option
de rapprochement Réception sont les mêmes qu'avec l'option Commande.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 50
Voici des raisons de choisir le rapprochement avec des réceptions :
• Payer uniquement les marchandises reçues.
• L'écart de change est en principe plus faible puisque le délai entre la réception et la
facture est plus court que le délai entre la commande d'achat et la facture.
• Lorsque vous répartissez des frais de transport ou des frais divers sur une ligne de
ventilation de facture rapprochée d'une réception, le coût d'acquisition des marchandises
est reflété de manière plus exacte si vous utilisez la valorisation périodique.
Si vous procédez à un rapprochement avec une ligne de réception, vous pouvez sélectionner la
ligne par rapport à laquelle vous voulez effectuer ce rapprochement lors du rapprochement
avec la réception.
Pour payer uniquement ce que vous réceptionnez, vous pouvez également utiliser l'option
Rapprocher de la commande (Match to Purchase Order). Ainsi, en cas d'absence de réception,
la facture est automatiquement bloquée.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 51
Rapprochement avec des commandes ou des réceptions dans le
pupitre des factures

Rapprochement avec des commandes ou des réceptions dans le pupitre des


factures
Si vous saisissez des factures dans le Pupitre des factures (Invoice Workbench), vous pouvez
utiliser les méthodes suivantes pour rapprocher une facture d'une commande ou d'une
réception.
Utilisez la fenêtre Rapprocher des commandes (Match to Purchase Orders) ou Rapprocher des
réceptions (Match to Receipts). Le moyen le plus simple de rapprocher une facture de
livraisons ou d'imputations de commande consiste à utiliser la fenêtre Rapprocher des
commandes (Match to Purchase Orders). Payables crée automatiquement les lignes et les
ventilations de facture en fonction des ventilations et des livraisons rapprochées.
Entrez le numéro de commande dans l'en-tête de facture. Si vous effectuez le rapprochement
avec une commande dans l'en-tête de facture, Payables génère automatiquement les lignes et
ventilations pour la facture en fonction de la commande sélectionnée.
Entrez le numéro de commande dans l'onglet relatif aux lignes de facture. Vous pouvez
rapprocher une ligne de facture d'une livraison ou d'une imputation de commande. Payables
crée automatiquement les ventilations en fonction des livraisons et des imputations
rapprochées.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 52
• Livraison de commande : Entrez le numéro de ligne de commande et le numéro de
livraison de commande. Si vous utilisez plusieurs livraisons pour effectuer le
rapprochement avec une ligne de commande, vous devez indiquer un numéro. Si vous ne
connaissez pas le numéro de livraison, vous pouvez le sélectionner dans une liste de
valeurs. Cette liste de valeurs est définie par défaut en fonction du numéro de commande
indiqué.
- Remarque : Si vous n'utilisez qu'une seule ligne et une seule livraison pour effectuer
le rapprochement avec une commande, seul le numéro de commande doit être
indiqué. Par ailleurs, si vous saisissez des informations sur une ligne de commande
et que cette ligne ne comporte qu'une livraison, vous n'êtes pas obligé de saisir des
informations sur la livraison.
• Imputation de commande : Pour effectuer un rapprochement avec une imputation de
commande, entrez le numéro de ligne de commande, le numéro de livraison de
commande et le numéro d'imputation de commande. Pour que le champ Compte GL (GL
Account) soit renseigné avec un compte GL de remplacement, vous devez indiquer
l'imputation de commande.
• Ligne de réception : Entrez un numéro de commande et un numéro de réception pour
effectuer le rapprochement avec une ligne de réception.
Utilisez la fonction de rapprochement rapide pour rapprocher les factures de toutes les
livraisons de commande ouvertes et non facturées. Le rapprochement rapide permet de
rapprocher les livraisons sur une base FIFO. Cette méthode se révèle pratique si vous avez :
• des factures contenant une livraison par ligne,
• plusieurs livraisons réceptionnées dans un ordre chronologique.
Si vous réceptionnez plusieurs livraisons dans un ordre chronologique, utilisez la fenêtre
Rapprocher des commandes (Match to Purchase Orders) ou l'onglet Lignes (Lines) du
Pupitre des factures (Invoice Workbench). Payables crée automatiquement les lignes et les
ventilations de facture en fonction des ventilations et des livraisons rapprochées.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 53
Corrections

Corrections
Vous pouvez saisir des modifications de prix, de quantité ou de montant sur les factures.
Pour ce faire, commencez par créer une facture.
Si vous enregistrez une augmentation de prix, saisissez une facture standard ou mixte. Payables
définit alors automatiquement par défaut le fournisseur, le numéro de fournisseur et la devise à
partir de la commande dans la fenêtre Factures (Invoices).
Si vous enregistrez une baisse de prix, saisissez une facture de type Avoir (Credit Memo) ou
Note de débit (Debit Memo).
Ensuite, rapprochez cette facture de la facture ou de la commande à modifier. La fenêtre
Corrections affiche les lignes de livraison de commande disponibles en fonction du type et de
la demande de modification que vous effectuez. Le type de modification que vous pouvez
effectuer dépend du type de ligne de commande que vous modifiez :
• Marchandises : Vous pouvez modifier le prix ou la quantité.
• Services : Vous pouvez modifier les montants de tous les services à l'exception des
services de taux.
• Services de taux : Vous ne pouvez modifier que la quantité pour les services de taux.
Si la ligne de commande est un jalon, vous ne pouvez pas saisir de modifications. Dans ce cas,
vous devez contrepasser entièrement la facture.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 54
Ensuite, enregistrez la modification. Elle doit correspondre à la différence entre le prix, la
quantité ou le montant de départ et le nouveau prix, la nouvelle quantité ou le nouveau
montant. Par exemple, si le prix unitaire initial était de 100,00 $ et que le fournisseur baisse ce
prix de 10,00 $, entrez -10,00 dans ce champ. Si le type de facture est Avoir (Credit Memo) ou
Note de débit (Debit Memo), la valeur dans le champ Prix unitaire (Unit Price) doit être
négative.
• Pour enregistrer une modification de prix, saisissez-la dans le champ Prix unitaire
(Unit Price).
• Pour enregistrer une modification de quantité, saisissez-la dans le champ Quantité
correction (Correction Qty).
• Pour enregistrer une correction de montant, saisissez-la dans le champ Correction
montant (Correction Amount).
Ajustez le prix unitaire facturé d'une livraison de commande rapprochée précédemment en
rapprochant de cette livraison une modification de prix. Pour enregistrer une augmentation de
prix pour une livraison de commande, entrez le prix unitaire correspondant au montant
incrémentiel de la modification de prix, puis entrez la quantité facturée ou le montant de
rapprochement pour chaque livraison pour laquelle vous souhaitez effectuer le rapprochement.
Si vous saisissez une valeur dans le champ Quantité facturée (Quantity Invoiced) pour une
modification de prix, cette quantité est utilisée pour calculer le montant de rapprochement
(Quantité facturée x Prix unitaire = Montant de rapprochement). Payables n'enregistre pas cette
quantité dans le champ Quantité facturée (Invoiced Quantity) pour la ventilation de l'avoir/la
note de débit car une modification de prix n'implique aucun mouvement de marchandises mais
seulement un ajustement du prix des marchandises facturées précédemment.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 55
Exemple de modification de prix

Exemple de modification de prix


Par exemple, vous avez la possibilité d'enregistrer une modification de prix pour une livraison
de commande si vous recevez une facture du fournisseur qui représente un ajustement du prix
unitaire mentionné dans une facture précédemment rapprochée de la même livraison de
commande. Les modifications de prix ajustent le prix unitaire sans modifier la quantité facturée
dans la commande.
Dans cet exemple, la facture d'origine comptait 2 $ de trop par unité. Etant donné que les
tolérances étaient respectées, la facture a été rapprochée et réglée. Après avoir découvert l'écart
sur prix facturé, l'acheteur a contacté le fournisseur qui a accepté d'émettre un avoir pour
compenser le montant facturé en trop. L'avoir pourrait être entré dans le système sans utiliser la
fonctionnalité de correction de prix, mais cela ne rendrait pas compte de l'écart sur prix facturé.
La fonctionnalité de modification de prix corrige l'écart sur prix facturé sans augmenter la
quantité facturée par rapport à la livraison de commande.
Remarque : L'écart sur prix facturé est calculé comme suit : (prix unitaire facturé - prix
unitaire de la ligne de commande) x quantité facturée.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 56
Rapprochement définitif

Rapprochement définitif
Si vous sélectionnez l'option Rapprochement définitif (Final Match) et que vous effectuez un
rapprochement avec une commande, le statut de fermeture de la commande entière est modifié
et la valeur Fermée définitivement (Finally Closed) est affectée lorsque vous validez la facture.
Si vous effectuez le rapprochement avec une livraison de commande, le statut de fermeture de
la livraison est modifié et la valeur Fermée définitivement (Finally Closed) est affectée lorsque
vous validez la facture.
Dans Purchasing, vous pouvez fermer définitivement une commande aux niveaux suivants :
en-tête, appel de commande, ligne ou livraison. Lorsque vous fermez définitivement une
commande à un niveau donné, cela se répercute sur tous les sous-niveaux. Aucune autre action
ne peut être exécutée sur un niveau de commande qui est fermé définitivement.
Si l'option de profil AP: Afficher les commandes fermées définitivement (AP: Show Finally
Closed POs) a la valeur Non (No), Payables n'affiche pas les commandes qui sont fermées
définitivement lors de la saisie de la facture. Si elle a la valeur Oui (Yes), Payables affiche ces
commandes mais vous ne pouvez pas les utiliser pour effectuer un rapprochement. Si une
facture est rapprochée d'une livraison de commande et que cette dernière est fermée
définitivement avant la validation de la facture, Payables applique à cette facture un blocage
Commande fermée définitivement (Finally Closed PO). Vous ne pouvez pas lever ce blocage
manuellement. Vous devez contrepasser le rapprochement dans la fenêtre Ventilations
(Distributions) et revalider la facture pour lever ce blocage. Ensuite, vous pouvez rapprocher la
facture d'une autre commande ou saisir les ventilations manuellement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 57
Si vous rapprochez définitivement une facture d'une commande et que la facture comporte une
exception entraînant son blocage, Payables lui applique également un blocage Fermeture
définitive impossible (Can't Try PO Close). Pour lever ce blocage, vous devez lever les autres
blocages sur la facture et la revalider.
Si vous utilisez la fonction de provision automatique pour réception dans Purchasing et que
vous rapprochez définitivement une facture d'une livraison de commande qui n'est pas
entièrement livrée (quantité livrée différente de la quantité reçue), Payables applique à cette
facture un blocage Impossible solder commande (Can't Close PO). Si vous levez manuellement
ce blocage, Payables désactive la case à cocher Rapprochement définitif (Final Match) pour
toute ventilation sur cette facture qui est rapprochée de la livraison.
Si vous utilisez la comptabilité d'engagement et que vous marquez une ventilation de facture
comme étant un rapprochement définitif d'une commande, le système crée des pièces de
contrepassation pour tous les engagements en attente sur cette commande.
Remarque : Vous ne pouvez pas rapprocher définitivement une commande lorsque vous
effectuez le rapprochement avec des réceptions. Par ailleurs, vous ne pouvez pas rapprocher
définitivement un acompte.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 58
Types de flux de comptabilisation

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 59
Rapprochement avec des imputations d'immobilisations

Rapprochement avec des imputations d'immobilisations


Le compte d'imputation indiqué sur la commande pour un article qui sera capitalisé et amorti
est un compte de bilan et servira de compte de lettrage associé à une catégorie d'immobilisation
(comme ORDINATEUR-PC) dans Assets. Une fois le rapprochement effectué, le compte de
lettrage d'immobilisation devient l'imputation de la facture. Lorsque l'immobilisation est
préparée et imputée dans Assets, le compte de lettrage est effacé et le coût de l'immobilisation
est imputé au compte d'immobilisations associé à la catégorie de l'immobilisation. Payables
centralise le compte de lettrage de l'immobilisation dans le Grand Livre et Assets transfère la
pièce de rapprochement du compte de lettrage et la pièce de coût de l'immobilisation.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 60
Rapprochement avec des imputations de charges

Rapprochement avec des imputations de charges


Le compte de charges mentionné sur la commande pour un article qui sera comptabilisé en
charges (fournitures de bureau par exemple) est un compte de résultats. Après rapprochement,
le compte de charges est transféré vers la ventilation de la facture si vous calculez les
provisions en fin de période. Lorsque les données comptables sont centralisées dans le Grand
Livre, le montant imputé au compte de charges peut être reporté sur le compte de résultats.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 61
Rapprochement avec des imputations de destination Stock

Rapprochement avec des imputations de destination Stock


Le compte d'imputation indiqué sur la commande pour un article qui sera capitalisé en tant
qu'article stocké est un compte de bilan et servira de compte de lettrage de matières associé à
une organisation logistique dans Inventory. Une fois le rapprochement effectué, la facture est
imputée au compte des factures à recevoir. Le traitement de la réception crédite le compte des
factures à recevoir (compte des réceptions non facturées). Lors des étapes d'enregistrement de
la facture et de rapprochement, la réception est facturée et le solde du compte de factures à
recevoir doit être apuré. Au moment de la réception, Purchasing transfère la provision sur le
compte des factures à recevoir (crédit) ; après rapprochement, Payables transfère la pièce de
rapprochement sur ce compte dans le cadre du traitement de la centralisation dans GL.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 62
Définir les tolérances de rapprochement des commandes
(facultatif)

Définir les tolérances de rapprochement des commandes (facultatif)


(N) Configurer (Setup) > Facture (Invoice) > Tolérances (Tolerances)
Utilisez la fenêtre Tolérances sur les factures (Invoice Tolerances) pour définir les tolérances
de rapprochement que vous voulez autoriser pour les écarts entre les factures, les commandes
et les réceptions. Vous pouvez définir ces tolérances en termes de pourcentage ou de montant.
Si vous saisissez une tolérance en pourcentage égale à zéro et que vous cochez la case associée
à cette tolérance, Payables n'autorise aucun écart. Si vous souhaitez définir une tolérance basse,
vous pouvez saisir un très faible pourcentage. Si vous n'entrez aucune valeur, Payables autorise
tout écart, quelle que soit son importance.
Si vous saisissez une tolérance basée sur un montant, entrez tous les montants dans la devise
comptable.
Si une facture dépasse ces tolérances, elle est bloquée au cours du traitement Validation de
facture (Invoice Validation).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 63
Définir des tolérances d'écart sur TVA (facultatif)

Définir des tolérances d'écart sur TVA (facultatif)


(N) Configurer (Setup) > Options > Options Payables (Payables Options) > Facture (Invoice) >
Tolérance de TVA (Tax Tolerance)
Utilisez Options d'Oracle Payables concernant les taxes sur les factures (Invoice Tax Payables
Options) pour définir les tolérances d'écart sur TVA pour la saisie des valeurs de remplacement
de taxe dans les mouvements de classe d'événement Payables appartenant à un responsable de
la configuration. Ces tolérances permettent de déterminer si E-Business Tax applique un
blocage pour écart sur TVA à une facture suite à la modification des lignes de taxes calculées.
Une tolérance d'écart sur TVA représente l'écart acceptable entre le montant de TVA calculé
sur une facture et montant de TVA de remplacement saisi par l'utilisateur. Si l'écart entre ces
deux montants dépasse les tolérances que vous avez définies, E-Business Tax bloque la facture.
Pour définir des tolérances d'écart sur TVA, vous devez d'abord définir l'option Autoriser le
remplacement des lignes de taxes calculées (Allow Override for Calculated Tax Lines). Le fait
de définir cette option vous permet de modifier automatiquement les lignes de taxes calculées
sur les mouvements. Les tolérances d'écart de TVA permettent de définir les limites de
modification par l'utilisateur.
Si une facture dépasse ces tolérances, E-Business Tax la bloque au cours du traitement
Validation de facture (Invoice Validation).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 64
Factures express

Factures express
La fenêtre Factures express (Quick Invoices) vous permet de saisir les enregistrements de
facture courants. Elle permet de saisir rapidement et en grand nombre des factures standard et
des avoirs qui ne requièrent pas une validation en ligne ou une affectation de valeurs par défaut
en ligne importante au cours de leur saisie. Vous pouvez utiliser cette fenêtre pour rapprocher
des commandes ou pour rapprocher des acomptes de la facture que vous saisissez.
Les informations que vous saisissez dans cette fenêtre sont stockées dans les tables de
l'interface coopérative d'Oracle Payables. Etant donné que le système effectue une validation
restreinte et une affectation de valeurs de facture par défaut limitée pendant la saisie des
factures, vous pouvez saisir des factures plus rapidement dans la fenêtre Factures express
(Quick Invoices) que dans le Pupitre des factures (Invoice Workbench).
Vous pouvez utiliser la fenêtre Factures express (Quick Invoices) si vous souhaitez utiliser le
workflow de l'interface coopérative. Vous avez la possibilité de personnaliser ce workflow afin
de traiter les enregistrements de facture avant de les importer. Par exemple, vous pouvez
effectuer une validation personnalisée des informations sur les centres de coûts avant de lancer
l'importation.
Remarque : Pour accélérer la saisie des enregistrements de facture, personnalisez les dossiers
Factures express (Quick Invoice). Vous pouvez redimensionner, renommer, déplacer ou
masquer les champs à votre convenance.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 65
Processus de saisie des factures express

Processus de saisie des factures express


Une fois que vous avez saisi des enregistrements de facture dans la fenêtre Factures express
(Quick Invoices), vous pouvez lancer un programme de workflow personnalisé afin
d'automatiser les processus de gestion des factures. Par exemple, vous pouvez personnaliser le
programme de workflow de sorte qu'il valide le centre de coûts sur toutes les factures avant
leur importation.
Les enregistrements de facture que vous saisissez dans la fenêtre Factures express (Quick
Invoices) sont stockés dans les tables d'interface suivantes : AP_INVOICES_INTERFACE et
AP_INVOICE_LINES_INTERFACE.
Ces tables contiennent des informations sur l'en-tête et les lignes de facture.
Vous pouvez utiliser la fenêtre Créer des factures (Create Invoices) ou lancer le Programme
d'importation de l'interface coopérative d'Oracle Payables (Payables Open Interface Import
Program) à partir de la fenêtre Lancer le traitement (Submit Request).
Payables valide les enregistrements de facture lors de l'importation et crée des factures avec
ventilations et échéanciers de règlement.
Une fois l'importation effectuée, Payables fournit un état qui répertorie les enregistrements de
facture qui ont été importés avec succès ainsi que ceux qui n'ont pas pu l'être car certaines
informations étaient erronées ou manquantes. Vous pouvez rechercher les enregistrements de
facture rejetés dans la fenêtre Factures express (Quick Invoices), les corriger et relancer leur
importation.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 66
Lorsque vous importez des enregistrements de facture avec succès, Payables crée des factures
standard que vous pouvez consulter, modifier et valider dans le Pupitre des factures (Invoice
Workbench).
Après avoir créé des factures en fonction des données figurant dans les enregistrements de
facture, vous pouvez purger ces enregistrements des tables de l'interface coopérative.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 67
Lots de factures express

Lots de factures express


Le nom du lot de factures express permet de rechercher le groupe d'enregistrements de facture
dans la fenêtre Factures express (Quick Invoices) et d'identifier un groupe d'enregistrements
que vous souhaitez importer.
Notez que si vous utilisez le contrôle des lots de factures et que vous souhaitez tenir à jour le
regroupement des factures après l'importation, vous pouvez, lorsque vous lancez l'importation
du lot de factures express, affecter un nom de lot au groupe de factures qu'Oracle Payables
crée.
Vous pouvez ensuite utiliser ce nom pour rechercher le même groupe de factures dans le
Pupitre des factures (Invoice Workbench).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 68
Saisir des enregistrements de facture rapprochés d'une
commande dans la fenêtre Factures express

Saisir des enregistrements de facture rapprochés d'une commande dans la


fenêtre Factures express
Vous pouvez effectuer le rapprochement avec une réception de commande et une commande à
différents niveaux : en-tête de commande, ligne de commande, livraison de commande,
imputation de commande.
Lorsque vous effectuez le rapprochement avec une commande, ouvrez également la fenêtre
Voir commande (View PO) afin d'accéder facilement aux informations sur la commande.
Remarque : Pendant l'importation, le système ne vérifie pas les tolérances de quantité ou de
prix unitaire. Si la facture dépasse les tolérances que vous avez définies dans la fenêtre
Tolérances sur les factures (Invoice Tolerances), Payables bloque cette facture au moment du
traitement Validation de facture (Invoice Validation).
Effectuer un rapprochement avec des réceptions dans la fenêtre Factures express (Quick
Invoices)
Vous pouvez effectuer un rapprochement avec une réception associée à une livraison de
commande. Indiquez le numéro de commande et la réception avec laquelle vous souhaitez
effectuer le rapprochement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 69
Rechercher des enregistrements de facture dans la fenêtre
Factures express

Rechercher des enregistrements de facture dans la fenêtre Factures express


Si vous avez importé avec succès l'enregistrement de facture, il est conseillé de le consulter
dans le Pupitre des factures (Invoice Workbench), qui vous permet de voir les nouvelles
ventilations, l'échéancier de règlement et les valeurs par défaut qui ont été affectées au cours de
l'importation.
Pour rechercher des enregistrements de facture qui figurent dans le même lot de factures
express, vous pouvez utiliser la fenêtre Identification de factures express (Quick Invoices
Identification). Pour rechercher des enregistrements sans tenir compte du lot de factures
express, effectuez une recherche directement dans la fenêtre Factures express (Quick Invoices).
Par exemple, pour voir tous les enregistrements de facture qui ont été rejetés dans tous les lots,
vous pouvez rechercher toutes les factures ayant pour statut Rejeté (Rejected).
Si vous avez saisi des factures dans l'interface coopérative d'Oracle Payables à partir d'autres
origines (par exemple, e-Commerce Gateway ou la société émettrice de votre carte de crédit) et
que vous souhaitez les consulter ou les modifier, n'utilisez pas la fenêtre Factures express
(Quick Invoices), mais plutôt la fenêtre Factures importées (Open Interface Invoices).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 70
Modifier des enregistrements de facture dans la fenêtre Factures
express

Modifier des enregistrements de facture dans la fenêtre Factures express


Si vous avez importé avec succès un enregistrement de facture et que vous souhaitez le
modifier, vous devez utiliser le Pupitre des Factures (Invoice Workbench).
Lorsque vous remédiez à des problèmes liés à des enregistrements de facture rejetés au cours
de l'importation, vous pouvez rechercher le motif de rejet en consultant l'état Importation de
l'interface coopérative d'Oracle Payables (Payables Open Interface Import Report), ou vous
pouvez rechercher l'enregistrement dans la fenêtre Factures express (Quick Invoices) et cliquer
sur le bouton Rejets (Rejections) afin de voir le motif de rejet dans la fenêtre Rejets
(Rejections).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 71
Ajouter des enregistrements de facture à un lot de factures
express existant

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 72
Créer des factures à partir des enregistrements issus des factures
express (importation)

Créer des factures à partir des enregistrements issus des factures express
(importation)
Vous pouvez également valider et régler les factures après l'importation.
Si vous importez des enregistrements de facture à l'aide du Programme d'interface coopérative
d'Oracle AP (Payables Open Interface program), vous pouvez éventuellement indiquer
uniquement l'origine, sans préciser le nom du lot de factures express (paramètre Groupe
(Group)).
Pour plus d'informations sur la fenêtre Factures express (Quick Invoices), y compris les régions
En-tête (Header), Lignes (Lines) et Affichage uniquement (Display Only), reportez-vous au
manuel Oracle Payables User Guide Release 11i.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 73
Saisir des factures répétitives

Saisir des factures répétitives


Modèle de facture répétitive
Un modèle de facture répétitive vous permet d'effectuer les opérations suivantes :
• Indiquer les intervalles de création des factures
• Créer jusqu'à deux factures spéciales d'un montant différent du montant répétitif
• Définir des factures répétitives devant être augmentées ou réduites d'un pourcentage fixe
d'une période à une autre
Lorsque Payables crée des factures répétitives, la date de facture correspond à la date de début
de la période à laquelle la facture répétitive est créée. La date d'échéance dépend du paramètre
Base de calcul de la date échéance (Terms Date Basis) défini sur le site fournisseur, mais elle
est calculée différemment des factures standard :
• Si le paramètre Base de calcul de la date échéance (Terms Date Basis) a pour valeur Date
système (System Date), la date d'échéance correspond à la date de création de la facture
répétitive.
• S'il est défini avec une autre valeur, la date d'échéance correspond à la date de facture, qui
est le premier jour de la période à laquelle la facture répétitive est créée.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 74
Calendrier spécial
La fenêtre Calendrier spécial (Special Calendar) permet de définir des périodes que Payables
utilise pour la retenue de TVA automatique, les factures répétitives, les conditions de
règlement et l'état Indicateurs de suivi d'activité (Key Indicators Report). Par exemple, si vous
contrôlez la productivité du personnel une fois par semaine, utilisez cette fenêtre pour définir
des périodes hebdomadaires pour le type de calendrier Indicateurs clés (Key Indicators).
La case à cocher (en affichage seulement) Lancer état (Report Run) indique qu'un état
Indicateurs de suivi d'activité (Key Indicators Report) a été lancé pour cette période. Cette case
à cocher ne s'applique pas aux types de calendrier Conditions de règlement (Payment Terms),
Retenue de TVA (Withholding Tax) ou Factures répétitives (Recurring Invoices).
Remarque : Les périodes que vous définissez dans la fenêtre Calendrier spécial (Special
Calendar) sont totalement indépendantes de celles que vous définissez dans la fenêtre
Calendrier comptable (Accounting Calendar) pour les périodes comptables AP.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 75
Factures en libre-service

Factures en libre-service
Les fournisseurs qui se sont vus accorder un compte utilisateur pour le produit iSupplier Portal
peuvent saisir des factures à l'aide de ce produit.
Payables s'intègre à Oracle iSupplier Portal pour permettre aux fournisseurs de créer, soumettre
et consulter des factures en libre-service. Les fournisseurs disposant d'un compte iSupplier
Portal peuvent créer des factures pour :
• les commandes en cours, approuvées, standard ou ouvertes qui ne sont pas entièrement
facturées,
• des articles issus de plusieurs commandes,
• des articles pour lesquels il n'existe aucune commande.
Les fournisseurs peuvent également utiliser iSupplier Portal pour saisir des avoirs par rapport à
une commande entièrement facturée. Selon la configuration qu'ils utilisent, ils peuvent se servir
d'iSupplier Portal pour consulter les factures en libre-service, y compris les informations de
retenue et de déduction relatives aux factures de financement de contrat. Par ailleurs, iSupplier
Portal permet aux fournisseurs de demander des avances. Ils ne peuvent demander des avances
que si celles-ci ont été pré-approuvées sur la commande. Par ailleurs, même si vous
n'implémentez pas Oracle iSupplier Portal, vous pouvez autoriser les utilisateurs internes à
saisir des factures en libre-service via la page Actions sur facture (Invoice Actions).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 76
Si un fournisseur soumet une facture qui est rapprochée d'une commande, cette facture est
saisie directement dans Payables. Elle est considérée comme une dette et peut être mise à jour
et validée dans Payables.
Si un fournisseur soumet une demande de facture qui est rapprochée d'une réception, vous
pourrez uniquement saisir une facture pour les livraisons qui ont été réceptionnées. Par
exemple, si vous avez commandé 50 articles mais que vous n'en avez reçu que 35, vous ne
pourrez créer une facture que pour ces 35 articles réceptionnés.
Lorsque vous saisissez des factures en libre-service qui ne sont rapprochées d'aucune
commande, suivez la même procédure que celle utilisée pour saisir une facture rapprochée
d'une commande, mais indiquez en plus un demandeur. Le demandeur est le responsable de
l'approbation de la facture dans Payables. Lorsque vous soumettez la facture, elle est saisie
dans Payables en tant que demande de facture standard. Payables lance automatiquement le
workflow d'approbation de facture, même si vous attribuez la valeur Non (No) à l'option
Payables Validation requise avant approbation (Require Validation Before Approval).
Dans ce workflow, le demandeur et les autres approbateurs ont la possibilité d'accéder aux
comptes et aux montants d'imputation. Ils peuvent approuver ou rejeter la facture ou demander
au fournisseur d'entrer en négociation. Les factures en libre-service qui ne sont rapprochées
d'aucune commande ne sont pas considérées comme une dette et ne peuvent pas être mises à
jour dans Payables tant qu'elles n'ont pas été approuvées. Une fois que la facture est approuvée,
le type de facture passe de Demande de facture standard (Standard Invoice Request) à Facture
standard (Standard Invoice). Vous pouvez mettre à jour cette facture dans Payables.
Pour accorder aux utilisateurs internes un accès à la page Actions sur facture (Invoice Actions)
afin qu'ils y saisissent des factures en libre-service, accordez-leur la responsabilité Demandes
Payables (Payables Requests). Vous n'avez pas besoin d'implémenter iSupplier Portal pour leur
accorder cette responsabilité. Ceux qui disposent de cette responsabilité peuvent uniquement
créer des factures dans la page Actions sur facture (Invoice Actions). En outre, les utilisateurs
internes n'ont accès qu'aux fournisseurs faisant partie de l'organisation à laquelle ils
appartiennent. Par exemple, si l'utilisateur appartient à l'organisation Amérique du Nord, il
n'aura accès qu'aux fournisseurs affectés à cette organisation, pas aux fournisseurs affectés à
d'autres organisations (par exemple, Europe ou Afrique).
Eléments à prendre en compte pour les factures en libre-service
• Les fournisseurs ne peuvent pas accéder aux livraisons annulées dans le but de les
facturer.
• Si une livraison compte plusieurs ventilations et qu'elle est partiellement facturée, le
système répartit au prorata la quantité facturée entre les ventilations. Vous pouvez ajuster
ces ventilations dans Payables une fois la facture soumise.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 77
Demandes de règlement

Demandes de règlement
Vous pouvez utiliser Payables pour payer une partie bénéficiaire qui n'est pas définie en tant
que partenaire commercial dans votre base de fournisseurs. Les produits E-Business Suite tels
qu'Oracle Receivables et Oracle Loans permettent de transmettre des demandes de
décaissement à l'application Payables. Cette application vous permet ensuite d'effectuer les
règlements appropriés et de gérer le traitement des règlements à l'aide des fonctions de gestion
disponibles. Lorsqu'une demande de décaissement est soumise à Payables, elle est enregistrée
en tant que demande de règlement.
Vous pouvez utiliser les demandes de règlement pour effectuer les opérations suivantes :
• Approuver les demandes de règlement via le workflow d'approbation de facture
• Comptabiliser les demandes de règlement en intégrant Payables à Oracle Subledger
Accounting
• Calculer et gérer les taxes en intégrant Payables à Oracle E-Business Tax
• Effectuer des règlements et éditer des états sur les demandes de règlement
Vous pouvez soumettre une demande de règlement à partir d'une autre application, par
exemple, à partir de Receivables pour payer à un client un avoir en compte ou depuis Loans
pour décaisser des fonds dans le cadre d'un prêt. Payables vérifie alors le compte et la taxe, et
approuve la demande de règlement. Vous pouvez assurer un suivi de la progression de la
demande de règlement dans l'application d'origine. Une fois la demande de règlement
approuvée, vous pouvez l'éditer et l'auditer dans Payables.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 78
Vous pouvez uniquement soumettre une demande de règlement à partir des autres applications.
Vous ne pouvez pas saisir de demande de règlement pour un bénéficiaire directement dans
Payables.
La procédure de demande de règlement est la suivante :
1. Soumettez une demande de décaissement de fonds à partir d'une autre application, par
exemple Receivables ou Loans. Notez que vous ne pouvez pas soumettre de demande de
règlement dans Payables.
2. Payables crée automatiquement une demande de règlement, en temps réel.
3. Une fois la demande de règlement créée, vous pouvez la rechercher en procédant de la
même manière que pour une facture. Dans le champ Type, saisissez Demande de
règlement (Payment Request), puis entrez le nom du bénéficiaire dans le champ
Partenaire commercial (Trading Partner). Etant donné que le bénéficiaire n'est pas un
fournisseur, ne saisissez pas de numéro de fournisseur.
4. Si la demande de règlement nécessite une approbation, utilisez le workflow d'approbation
de facture pour approuver les demandes de règlement.
5. Payables applique des blocages à cette demande s'il existe des exceptions.
6. Une fois les blocages levés et la demande de règlement approuvée, celle-ci peut faire
l'objet d'un règlement unique ou être intégrée à un lot de règlements. Une fois que la
demande de règlement a fait l'objet d'un règlement, les auditeurs peuvent consulter la
demande de décaissement de fonds dans l'application d'origine et la demande de
règlement dans Payables.
Une fois que vous avez saisi une demande de règlement, vous ne pouvez ni la supprimer ni
mettre à jour les champs correspondants. Si nécessaire, vous pouvez l'annuler ou annuler le
règlement, en procédant de la même manière que pour une facture. Payables signale à
l'application d'origine qu'une réponse doit être apportée à ces actions.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 79
Traitement Validation de factures

Traitement Validation de factures (Invoice Validation)


Pour pouvoir régler ou comptabiliser une facture (y compris les acomptes), vous devez la
lancer le traitement Validation de factures (Invoice Validation). Pour ce faire, vous disposez de
trois méthodes :
• Système : Lancez le programme Validation de factures (Invoice Validation) à partir de la
fenêtre Lancer le traitement (Submit Request).
• Lot : Cliquez sur le bouton Valider (Validate) de la fenêtre Lots de factures (Invoice
Batches).
• En ligne : Cliquez sur le bouton Valider (Validate) de la fenêtre Actions sur facture
(Invoice Actions).
Le programme Validation de facture (Invoice Validations) valide les informations de
rapprochement, de taxe, de statut de période, de taux de change et de ventilation pour les
factures que vous saisissez et bloque automatiquement les factures qui présentent des écarts. Il
vérifie le site fournisseur afin de déterminer le modèle de tolérance sur factures à utiliser. Si
aucun modèle n'est indiqué, la vérification des tolérances n'est pas effectuée. Si un modèle est
indiqué, le programme Validation de factures (Invoice Validation) effectue une vérification par
rapport au modèle de tolérance sur factures spécifique stocké dans la fenêtre Tolérances sur les
factures (Invoice Tolerances) afin de déterminer si la facture est comprise dans les tolérances
définies, et bloque automatiquement les factures qui présentent des écarts supérieurs.
Si une facture fait l'objet d'un blocage, vous pouvez lever ce blocage en corrigeant l'écart puis
en relançant le programme Validation de factures (Invoice Validation). Vous pouvez corriger
Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 80
les écarts en mettant à jour la facture ou la commande, ou encore en modifiant les tolérances
d'écarts sur factures. Payables lève automatiquement le blocage lorsque l'écart n'est plus un
problème. Vous pouvez lever manuellement certains blocages de factures sans avoir résolu leur
cause. Pour ce faire, utilisez la fenêtre Blocages de factures (Invoice Holds).
Vous pouvez identifier toutes les factures qui n'ont pas encore été vérifiées par le traitement
Validation de factures (Invoice Validation) en lançant le programme Registre des factures
(Invoice Register) pour les factures non validées uniquement. Les fenêtres Aperçu de la facture
(Invoice Overview) et Factures (Invoices) permettent de vérifier le statut de validation d'une
facture en ligne.
Payables s'intègre à Oracle Alert pour avertir le service Comptabilité fournisseurs ou Achats
concerné lorsque vous ou Payables bloquez une facture. Oracle Alert fournit également un
système intégré d'alertes, de messages et de diffusion de messages permettant d'attirer
l'attention sur les informations périmables ou critiques et de rationaliser le traitement de
validation. La gestion par exceptions dans Oracle Alert est effectuée par voie électronique ou
via des états papier.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 81
Niveaux de validation des factures

Niveaux de validation des factures


Validation au niveau système
Lancez le traitement Validation de factures (Invoice Validation) manuellement ou
programmez-le dans la fenêtre Lancer le traitement (Submit Request) pour qu'il s'exécute
périodiquement. Exécutez ce traitement juste avant de traiter les règlements pour mettre à jour
le statut de toutes les factures. Payables utilisera le paramètre Option pour sélectionner les
factures non validées. Entrez Tous (All) pour être sûr de lever tous les blocages existants sur
les factures et d'appliquer les nouveaux blocages. Sinon, le traitement de validation examine
uniquement les ventilations de factures qu'il n'a pas déjà examinées. Vous pouvez
éventuellement préciser d'autres critères pour lancer le traitement Validation de factures
(Invoice Validation) pour des groupes particuliers de factures.
Validation au niveau lot
Lancez le programme Validation de factures (Invoice Validation) pour un ou plusieurs lots de
factures à partir de la fenêtre Lots de factures (Invoice Batches). Ce mode de validation n'est
autorisé que si l'option Payables "Autoriser la validation en ligne" (Allow Online Validation)
est activée.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 82
Validation au niveau facture (en ligne)
Si l'option Payables qui permet d'effectuer la validation en ligne est activée, vous pouvez lancer
la validation en ligne d'une ou plusieurs factures particulières qui doivent être validées et
réglées immédiatement. Vous pouvez également valider les factures liées aux avoirs et aux
notes de débit en sélectionnant Valider les factures liées (Validate Related Invoices) dans la
fenêtre Actions après avoir saisi un avoir ou une note de débit.
Ce mode de validation n'est autorisé que si l'option Payables "Autoriser la validation en ligne"
(Allow Online Validation) est activée.
Validation et approbation
L'ordre d'exécution du traitement Validation de factures (Invoice Validation) et du programme
Workflow d'approbation de facture (Approval Workflow) dépend de l'option Payables
"Séquence de processus d'approbation" (Approval Processing Sequence). Par exemple, il se
peut que vous souhaitiez procéder à la validation avant l'approbation pour créer des ventilations
et des lignes de taxe pour vos factures.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 83
Approbation

Approbation
Il se peut que vous souhaitiez activer l'option Payables "Validation requise avant approbation"
(Require Validation Before Approval) si les approbateurs doivent vérifier les détails de taxe
avant d'approuver une facture.
Critères de sélection des factures
Pour pouvoir être traitée, une facture doit répondre à tous les critères suivants :
1. Si l'option "Validation requise avant approbation" (Require Validation Before Approval)
est activée ou si la facture a été soumise par un fournisseur via iSupplier Portal, la facture
doit être validée.
2. Le champ Approbation (Approval) de la fenêtre Factures (Invoices) doit être défini avec
l'une des valeurs suivantes :
- Obligatoire (Required) si vous lancez le workflow à partir de la fenêtre Lancer le
traitement (Submit Request).
- N'importe quelle valeur autre que Lancée (Initiated) ou Approuvée manuellement
(Manually Approved) si vous lancez le workflow à partir de la fenêtre Actions sur
facture (Invoice Actions).
3. Le montant de la facture doit être égal au total de la ventilation.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 84
Niveaux d'approbation des factures

Niveaux d'approbation des factures


Le traitement Workflow d'approbation de facture (Invoice Approval Workflow) utilise Oracle
Approvals Management et Oracle Workflow pour vous permettre de définir des règles de
gestion afin de déterminer qui approuve les factures et comment elles sont acheminées pour
approbation vers les différents approbateurs. En fonction du demandeur (à l'origine de l'achat
de l'article), le premier approbateur dans la hiérarchie d'approbation peut être identifié à l'aide
des règles de gestion définies dans Oracle Approvals Management. Pour plus d'informations
sur la définition de règles dans AME, voir Oracle Approvals Management User Guide.
Approuver des factures au niveau ligne
L'approbation de niveau ligne consiste à approuver une ligne ou un jeu de lignes spécifiques
dans une facture plutôt que d'approuver l'intégralité du document. Les approbateurs ont accès
aux pages Détails de la notification (Notification Details) et Détails de la ligne interactive
(Interactive Line Details) pour vérifier les détails de la facture. Les pages affichent uniquement
le niveau d'information approprié que l'approbateur doit consulter. Cela signifie que les
approbateurs ne voient que les informations qu'ils peuvent approuver ou rejeter. Par ailleurs,
aucune connexion ou aucun privilège supplémentaire n'est requis pour que l'approbateur puisse
approuver la facture. La connexion en libre-service qu'un approbateur utilise pour consulter les
notifications est suffisante pour vérifier les informations sur la facture.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 85
Le système ne lance pas l'approbation de niveau document tant que toutes les lignes n'ont pas
été approuvées. Si un approbateur rejette une ligne, les approbations de niveau ligne restantes
poursuivent leur progression dans le processus d'approbation. Ainsi, le processus d'approbation
de niveau ligne peut se poursuivre en même temps que la résolution de la ligne rejetée. En
revanche, le système ne poursuit pas les approbations de niveau document tant que toutes les
lignes n'ont pas été approuvées.
Remarque : Le workflow d'approbation de facture est obligatoire pour les factures en libre-
service qui ne rapprochées d'aucune commande. Ces factures sont saisies dans Oracle iSupplier
Portal ou via la responsabilité Demandes Payables (Payables Requests).
Approuver des factures au niveau document (facture)
Vérifiez la facture et approuvez-la, au besoin. Si l'approbation de niveau ligne est activée,
vérifiez les informations des lignes de facture avant d'approuver ou de rejeter la facture dans
son intégralité.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 86
Workflow d'approbation de facture

Workflow d'approbation de facture


Ensuite, le workflow demande de manière séquentielle à chaque approbateur de la liste
d'approuver les factures en ligne. Par exemple, vous pouvez définir une règle stipulant que les
factures d'un montant supérieur à 100 000 $ nécessitent l'approbation du directeur financier
puis du président directeur général.
Si vous utilisez le workflow d'approbation de facture, chaque facture nécessitant une
approbation doit être approuvée préalablement à son règlement. Pour indiquer qu'une facture
requiert une approbation, Payables affecte la valeur Obligatoire (Required) au champ Statut
d'approbation (Approval Status) de la fenêtre Factures (Invoices).
Lorsque vous utilisez cette fonction, toutes les factures nécessitent une approbation, avec les
exceptions suivantes. Payables affecte le statut Non obligatoire (Not Required) au statut
d'approbation des factures suivantes :
• Notes de frais importées via le programme Importation de notes de frais (Expense Report
Export) (étant donné que ces notes de frais ont déjà suivi un processus d'approbation).
• Factures répétitives si l'option Workflow d'approbation requis (Approval Workflow
Required) n'était pas activée pour le modèle de facture répétitive (en effet, ces factures
sont souvent approuvées à l'avance).
• Factures qui existaient avant que vous ayez activé la fonction.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 87
• Factures ayant suivi le traitement Workflow d'approbation de facture (Invoice Approval
Workflow) qui a déterminé que, d'après les règles configurées dans Oracle Approvals
Management, aucune personne ne doit les approuver.
Vous pouvez lancer le workflow d'approbation de facture pour une facture à partir de la fenêtre
Actions sur facture (Invoice Actions) ou de la fenêtre Lancer le traitement (Submit Request).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 88
Configuration du système

Configuration du système
Notification par les approbateurs
Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter la facture.
• Si un approbateur approuve la facture, cette dernière est transmise à la personne suivante
de la liste d'approbateurs jusqu'à ce que toutes les personnes concernées l'aient
approuvée.
• Si un approbateur rejette la facture, le workflow s'interrompt.
• Si un approbateur ne répond pas dans le temps imparti, Oracle Workflow demande au
responsable de cette personne d'approuver la facture.
Si un approbateur rejette une facture, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes dans
la fenêtre Actions sur facture (Invoice Actions) :
• Utilisez l'option Forcer l'approbation (Force Approval) pour approuver manuellement la
facture.
• Utilisez l'option Lancer l'approbation (Initiate Approval) pour soumettre de nouveau la
facture dans le workflow d'approbation de facture après avoir corrigé les erreurs ayant
entraîné son rejet par l'approbateur.
• Utilisez l'option Annuler une facture (Cancel Invoice) pour annuler la facture.
Suggestion : Il est recommandé de programmer l'état Statut d'approbation des factures (Invoice
Approval Status) de sorte qu'il s'exécute la nuit afin de pouvoir surveiller de près les factures
rejetées.
Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 89
Pour vérifier le statut d'approbation d'une facture pour laquelle le workflow d'approbation de
facture a été lancé, accédez à :
• la fenêtre Historique d'approbation des factures (Invoice Approval History)
• l'état Statut d'approbation des factures (Invoice Approval Status)

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 90
Programme Workflow d'approbation de facture

Programme Workflow d'approbation de facture (Invoice Approval Workflow)


Lorsque vous lancez ce programme, il met à jour le statut d'approbation de la facture en lui
affectant la valeur Lancée (Initiated). La facture est ensuite placée dans la file d'attente
WF_DEFERRED.
Lors de la prochaine exécution du module d'écoute d'agent de workflow, le système lancera le
workflow d'approbation de facture (Invoice Approval Workflow) pour cette facture.
Prérequis :
• Définissez toutes les règles d'approbation de facture dans Oracle Approvals Management
(OAM).
• Configurez le workflow d'approbation de facture (Invoice Approval Workflow) et
personnalisez-le éventuellement.
• Activez l'option Utiliser workflow approbation facture (Use Invoice Approval
Workflow).
• Chaque facture répond à tous les critères de sélection.
• Dans la fenêtre Lancer le traitement (Submit Request), l'administrateur système doit
programmer une exécution régulière du module d'écoute d'agent de workflow.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 91
Paramètres du programme Workflow d'approbation de facture

Paramètres du programme Workflow d'approbation de facture


Vous ne sélectionnez des paramètres que si vous lancez le traitement depuis la fenêtre Lancer
le traitement (Submit Requests). Si vous le lancez depuis la fenêtre Actions sur facture (Invoice
Actions), il n'existe aucun paramètre.
Partenaire commercial : Pour traiter les factures d'un fournisseur spécifique, indiquez le
partenaire commercial (nom du fournisseur). Si vous ne saisissez aucun nom de fournisseur,
le programme traite les factures admissibles de tous les fournisseurs.
Numéro de facture : Pour ne traiter qu'une seule facture, entrez son numéro. Si vous ne
saisissez aucun numéro de facture, le programme traite toutes les factures admissibles.
Date de facture - Du/Au : Si vous souhaitez que le workflow d'approbation de facture
(Invoice Approval Workflow) ne traite que les factures dont les dates sont comprises dans une
fourchette spécifique, entrez la fourchette de dates.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 92
Historique d'approbation des factures

Historique d'approbation des factures


(N) Factures (Invoices) > Rechercher (Inquiry) (M) Etats (Reports) > Voir l'historique
d'approbation des factures (View Invoice Approval History)
Cette fenêtre affiche tous les approbateurs d'une facture dans l'ordre dans lequel le workflow
leur demande leur approbation. Vous pouvez voir qui a vérifié la facture, savoir si l'approbateur
l'a approuvée ou rejetée, connaître la date de réponse, déterminer le montant de la facture
lorsque l'approbateur l'a vérifiée, et prendre connaissance des éventuels commentaires que
l'approbateur a saisis. Vous pouvez également connaître le nom de l'approbateur en attente et
des approbateurs planifiés. Si l'approbation d'une facture est forcée, vous pouvez voir le nom
utilisateur de la personne qui a approuvé cette facture.
Référence de la fenêtre Historique d'approbation des factures (Invoice Approval History)
• Date de l'action (Action Date) : Date à laquelle l'action d'approbation s'est produite. Par
exemple, il peut s'agir de la date à laquelle un approbateur a rejeté la facture.
• Action : Cette fenêtre affiche l'action associée à chaque approbateur.
- Approuvée (Approved) : La facture a été approuvée par l'approbateur concerné.
- Rejetée (Rejected) : La facture a été rejetée par l'approbateur concerné.
- En attente (Pending) : La facture est dans la file d'attente de l'approbateur
concerné.
- Future : La facture ne figure pas encore dans la file d'attente d'approbation de
l'approbateur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 93
- Approuvée manuellement (Manually Approved) : Une personne chargée des
comptes fournisseur a approuvé manuellement la facture via la fonction Forcer
l'approbation (Force Approval).
• Approbateur (Approver) : Nom de l'approbateur désigné pour exécuter une action en
réponse à une notification de demande d'approbation ou d'escalade. La configuration des
approbateurs s'effectue dans Oracle Approvals Management (OAM). Si l'approbation
d'une facture a été forcée, ce champ affiche le nom utilisateur de la personne chargée des
comptes fournisseur qui a forcé l'approbation de cette facture.
• Montant approuvé (Amount Approved) : Total de la facture au moment de
l'approbation ou du rejet. Ce champ fait office de piste d'audit car le montant de la facture
peut changer entre chaque approbateur.
• Commentaires (Comments) : Etant donné qu'une facture passe par le traitement
Workflow d'approbation de facture (Invoice Approval Workflow), l'approbateur peut
saisir des commentaires sur la facture approuvée ou rejetée. Si l'approbation de la facture
est forcée, ce champ est vide.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 94
Blocages et déblocages

Blocages et déblocages
Un blocage peut être imposé par le système, mais certains blocages peuvent être définis
manuellement. Un blocage empêche le règlement et parfois la comptabilisation d'une facture.
Payables bloque les factures qui sont rejetées par le traitement Validation de factures (Invoice
Validation).
Il faut débloquer les factures pour permettre leur règlement et la création des pièces comptables
correspondantes.
Si vous débloquez une facture manuellement, il n'est pas nécessaire de relancer le traitement
Validation de factures (Invoice Validation) pour pouvoir la régler ou créer les pièces
comptables associées. Ce traitement ne peut pas appliquer à une facture le type de blocage que
vous avez levé manuellement. Vous devez lever manuellement tous les blocages que vous avez
appliqués manuellement.
Payables s'intègre à Oracle Workflow pour proposer une résolution des blocages pouvant être
levés par l'utilisateur via un workflow. Le workflow de résolution des blocages est lancé lors
du traitement Validation de factures (Invoice Validation).
Payables fournit des blocages génériques mais vous pouvez définir des blocages plus adaptés à
vos besoins. Vous pouvez également empêcher le règlement de factures fournisseur en
appliquant un blocage au fournisseur plutôt qu'à chaque facture.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 95
Blocages système
Tout blocage qui n'est pas défini par l'utilisateur est un blocage système. Par exemple, le
blocage pour écart de ventilation est un blocage système. Il est appliqué par le traitement
Validation de factures (Invoice Validation) si les ventilations de la facture ne sont pas égales au
montant de la facture. Pour lever ce blocage système, vous devez corriger le problème qui en
est la cause et relancer le traitement Validation de factures (Invoice Validation). Certains
blocages système (notamment les blocages pour écart de rapprochement) peuvent être levés
manuellement.
Au cours du traitement Validation de factures (Invoice Validation), Payables lève
automatiquement les blocages système (tout blocage que vous n'avez pas défini) des factures
lorsque la cause du blocage a été corrigée. Par exemple, si vous réglez un écart de ventilation
sur une facture et relancez le traitement Validation de factures (Invoice Validation), Payables
lève automatiquement le blocage pour écart de ventilation. Payables applique certains blocages
que vous ne pouvez pas lever. Vous pouvez afficher les factures concernées dans la fenêtre
Blocages de factures (Invoice Holds), mais vous ne pouvez pas les débloquer manuellement.
Pour débloquer une facture, vous devez corriger l'écart qui a causé le blocage par le traitement
Validation de factures (Invoice Validation), puis lancer à nouveau ce traitement. Vous pouvez
corriger les écarts en mettant à jour la facture ou la commande ou encore en modifiant les
tolérances d'écarts sur factures.
Blocages manuels
Vous pouvez empêcher le règlement et éventuellement la comptabilisation d'une facture en lui
appliquant manuellement un ou plusieurs blocages. Payables fournit des blocages génériques
mais vous pouvez définir des blocages plus adaptés à vos besoins. Les blocages que vous
appliquez manuellement aux factures ne sont pas levés automatiquement par Payables. Vous
devez les lever manuellement.
Blocage fournisseur
Dans la page Fournisseurs : Gestion des factures (Suppliers: Invoice Management), vous
pouvez activer les options Bloquer le règlement - Toutes les factures (Hold from Payment - All
Invoices), Montant limite par facture (Invoice Amount Limit), Bloquer le règlement - Factures
non validées (Hold from Payment - Unvalidated Invoices) et Bloquer le
règlement - Factures non rapprochées (Hold from Payment - Unmatched Invoices) pour les
sites fournisseur. Vous avez également la possibilité de préciser une limite de montant facturé
pour un site fournisseur particulier.
Vous pouvez également définir des blocages au niveau fournisseur, mais Payables les utilisera
uniquement pour fournir des valeurs par défaut pour les nouveaux sites fournisseur que vous
entrez.
Important : Le champ Blocages (Holds) de la fenêtre Factures (Invoices) affiche uniquement
les blocages de facture et ne contient pas ceux que vous appliquez dans l'onglet Echéanciers de
règlement (Scheduled Payments) ou dans la fenêtre Fournisseurs : Gestion des factures
(Suppliers: Invoice Management). Par exemple, si l'option Bloquer le règlement - Toutes les
factures (Hold from Payment - All Invoices) est activée dans la page Fournisseurs : Gestion des
factures (Suppliers: Invoice Management) et qu'il n'existe aucun blocage de facture, le champ
Blocages (Holds) de la région Synthèse (Summary) a pour valeur zéro. Toutefois, vous pouvez
vérifier tous les blocages des factures en lançant l'état des factures bloquées.
APPIQUER DES RESTRICTIONS DE BLOCAGE
Vous ne pouvez pas bloquer une facture que vous avez sélectionnée pour règlement dans le
cadre d'une exécution de paie.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 96
Bloquer des sites fournisseur

Bloquer des sites fournisseur


(N) Fournisseurs (Suppliers) > Saisie (Entry)
Dans la page Fournisseurs : Gestion des factures (Suppliers: Invoice Management), vous
pouvez activer les options Bloquer le règlement - Toutes les factures (Hold from Payment - All
Invoices), Bloquer le règlement - Factures non validées (Hold from Payment - Unvalidated
Invoices) et Bloquer le règlement - Factures non rapprochées (Hold from Payment -
Unmatched Invoices). Vous avez également la possibilité de préciser une limite de montant
facturé pour un site fournisseur particulier. Les contrôles s'appliquent au niveau du site. Si vous
modifiez les options au niveau du fournisseur, vos modifications ne s'appliqueront qu'aux
nouveaux sites fournisseur créés par la suite. Payables affiche un message d'avertissement
pendant la saisie de factures si un site fournisseur est bloqué.
Bloquer le règlement - Toutes les factures (Hold from Payment - All Invoices)
Il s'agit du blocage de site fournisseur le plus restrictif. En cochant la case Bloquer le règlement
- Toutes les factures (Hold from Payment - All Invoices) dans la région de contrôle de la
fenêtre des sites fournisseur, vous empêchez le site fournisseur d'être sélectionné pour un lot de
règlements ou un règlement express. Pour régler les factures associées à ce site fournisseur,
vous devez désactiver la case à cocher Bloquer le règlement - Toutes les factures (Hold from
Payment - All Invoices) au niveau du site fournisseur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 97
Bloquer le règlement - Factures non validées (Hold from Payment - Unvalidated Invoices)
Si vous sélectionnez cette option pour un site, Payables applique automatiquement un blocage
fournisseur à toutes les nouvelles factures saisies pour le site considéré. Ce blocage intervient
pendant l'exécution du traitement Validation de factures (Invoice Validation). Il ne vous
empêche pas de régler les factures précédemment saisies et validées pour ce site fournisseur.
Vous pouvez lever ce blocage manuellement dans l'onglet Blocages de la fenêtre Factures
(Invoices). Désactivez cette option lorsque vous ne voulez plus bloquer les factures non
validées concernant un site fournisseur particulier.
Bloquer le règlement - Factures non rapprochées (Hold from Payment - Unmatched
Invoices)
Lorsque cette option est activée pour un site, Payables applique un blocage Rapprochement
exigé (Matching Required) à la facture pendant le traitement Validation de factures (Invoice
Validation) si vous ne rapprochez pas cette facture d'une commande ou d'une réception de
commande. La facture ne peut pas être réglée tant que vous n'avez pas levé le blocage. Vous
pouvez lever ce blocage soit en rapprochant la facture d'une commande ou d'une réception, soit
manuellement dans l'onglet Blocages (Holds) de la fenêtre Factures (Invoices).
Montant limite par facture (Invoice Amount Limit)
Si vous saisissez pour un site fournisseur une facture qui dépasse le montant limite par facture,
Payables applique un blocage de montant à cette facture au cours du traitement Validation de
factures (Invoice Validation). La facture ne peut pas être réglée tant que vous n'avez pas levé le
blocage. Pour ce faire, vous pouvez ajuster le montant de la facture ou lever le blocage
manuellement dans l'onglet Blocages (Holds) de la fenêtre Factures (Invoices).
Remarque : Si l'option Bloquer le règlement - Toutes les factures (Hold from Payment - All
Invoices) est activée au niveau du site fournisseur, le champ Blocage (Hold) de la fenêtre
Factures (Invoices) n'est pas modifié car ce blocage concerne le fournisseur et non la facture.
Toutefois, vous pouvez vérifier tous les blocages des factures en lançant l'état des factures
bloquées.
Remarque : Le fait de sélectionner l'option Bloquer le règlement - Toutes les factures (Hold
from Payment - All Invoices) au niveau fournisseur n'empêche pas d'effectuer des règlements à
un site de règlement fournisseur. Cela modifie simplement la valeur par défaut pour les
nouveaux sites fournisseur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 98
Bloquer des factures

Bloquer des factures


(N) Configurer (Setup) > Facture (Invoice) > Codes de blocage et de déblocage (Hold and
Release Names)
Vous pouvez appliquer manuellement un ou plusieurs motifs de blocage à une facture à l'aide
de l'onglet Blocages (Holds) de la fenêtre Factures (Invoices). Utilisez les motifs de blocage
par défaut ou définissez les vôtres.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 99
Bloquer des échéanciers de règlement

Bloquer des échéanciers de règlement


Vous pouvez bloquer le règlement d'une partie d'une facture en bloquant un ou plusieurs
échéanciers de règlement dans la fenêtre Echéanciers de règlement (Scheduled Payments). Par
exemple, pour régler 90 % d'une facture immédiatement et 10 % à une date ultérieure, entrez la
facture et créez un échéancier de règlement fractionné pour les règlements respectifs de 90 %
et 10 % du montant facturé. Cochez la case Bloq. (Hold) pour l'échéancier de règlement
représentant 10 % du montant facturé.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 100
Lever les blocages de site fournisseur

Lever les blocages de site fournisseur


Pour lever des blocages de règlement au niveau du site fournisseur, désactivez la case à cocher
Bloquer le règlement - Toutes les factures (Hold from Payment - All Invoices) sur la page
Fournisseurs : Gestion des factures (Suppliers: Invoice Management). Les blocages qui
résultent des options fournisseur suivantes doivent être levés dans l'onglet Blocages (Holds) de
la fenêtre Factures (Invoices) :
• Option de blocage des factures non validées (blocage au niveau du site fournisseur)
• Option de blocage des factures non rapprochées (blocage de type Rapprochement exigé
(Matching Required))
• Montant limite par facture (blocage de type Montant (Amount))

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 101
Débloquer des factures

Débloquer des factures


Levez les blocages de factures pour pouvoir les régler et créer les pièces comptables associées.
Vous pouvez afficher les blocages concernant une facture dans la fenêtre Aperçu de la facture
(Invoice Overview) ou dans l'onglet Blocages (Holds) de la fenêtre Factures (Invoices). Vous
pouvez voir le nombre de blocages concernant une facture dans la fenêtre Factures (Invoices).
Identifiez les factures bloquées à l'aide de l'état des factures bloquées et de l'état détaillé des
blocages pour écarts de rapprochement.
• Pour débloquer plusieurs factures, cliquez sur le bouton Lever les blocages (Release
Holds) dans la fenêtre Actions sur facture (Invoice Actions) et sélectionnez le code du
type de blocage à lever. Sélectionnez un code de déblocage. Vous avez le choix entre tous
les blocages de factures définis avec le type Motif déblocage express (Hold Quick
Release Reason).
• Vous levez manuellement tous les blocages de factures appliqués manuellement et
certains blocages de factures appliqués par le système.
• Après avoir levé tous les blocages d'une facture, il n'est pas forcément nécessaire de
relancer le traitement Validation de factures (Invoice Validation) pour pouvoir régler
cette facture ou créer les pièces comptables associées.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 102
Payables applique certains blocages que vous ne pouvez pas lever.
• Vous pouvez les afficher dans la fenêtre Blocages de factures (Invoice Holds) mais vous
ne pouvez pas les lever manuellement.
• Pour débloquer ces factures, vous devez corriger l'écart qui a causé le blocage par le
traitement Validation de factures (Invoice Validation), puis relancer ce traitement.
• Vous pouvez corriger les écarts en mettant à jour la facture ou la commande ou encore en
modifiant les tolérances d'écarts sur factures.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 103
Débloquer des échéanciers de règlement

Débloquer des échéanciers de règlement


Pour lever un blocage d'échéancier de règlement dans l'onglet Echéanciers de règlement
(Scheduled Payments) de la fenêtre Factures (Invoices), désactivez la case à cocher Bloq.
(Hold).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 104
Etats

Etats
Contrôle des lots par numéro de lot (Batch Control Report by Batch Name)
Dresse la liste des lots de factures par nom de lot et date de lot. Les lots peuvent également être
triés par auteur.
Contrôle des lots par utilisateur (Batch Control Report by Entered By)
Dresse la liste des lots de factures par auteur. Les lots peuvent également être triés par nom de
lot.
Etat du rapprochement des avoirs (Credit Memo Matching Report)
Cet état dresse la liste des avoirs et des notes de débit qui correspondent aux paramètres de
fournisseur et de date que vous précisez. Il indique également pour chaque avoir le montant
total des lignes de ventilation dans la devise de saisie et dans la devise comptable.
Balance âgée fournisseurs (Invoice Aging Report)
Cet état permet d'obtenir la liste des factures non réglées. Il fournit des informations sur les
règlements de factures dus au cours des quatre périodes que vous indiquez dans la fenêtre
Périodes de balance âgée (Aging Periods). Cet état ne comprend pas les factures annulées.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 105
Liste d'audit factures par numéro pièce justificative (Invoice Audit Listing by Voucher
Number)
Cet état vous permet d'examiner les factures avec les numéros d'ordre des pièces justificatives
associées. Si l'option de profil Numérotation des pièces (Sequential Numbering) est activée, un
numéro séquentiel unique peut être attribué aux factures (par Payables ou par l'utilisateur) au
moment de leur saisie.
Liste détaillée des factures (Invoice Audit Listing)
Cet état permet de vérifier s'il existe des factures en double. Vous avez intérêt à auditer
périodiquement les factures pour assurer le suivi des règlements. Vous pouvez trier cette liste
de six manières différentes. Vous pouvez également utiliser cet état pour obtenir une liste de
vos factures par type de facture.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 106
Etats

Etats
Liste des factures saisies en double (Invoice Audit Report)
Cet état permet de détecter les factures en double. Il dresse la liste des factures qui semblent
être des doublons d'après plusieurs critères. L'un des critères que vous précisez est le nombre
de caractères du numéro de facture qui sont communs à deux ou plusieurs factures. L'état
dresse la liste des factures qui répondent à ce critère et présentent d'autre part le même
montant, la même date de facture et le même fournisseur. Vous pouvez limiter la recherche en
vérifiant s'il existe des factures en double au cours d'une période particulière que vous
indiquez. Payables trie cet état selon l'ordre alphabétique des noms de fournisseur et regroupe
les doubles potentiels sur des lignes consécutives.
Etat historique des factures (Invoice History Report)
Cet état est nécessaire pour justifier le solde d'une fourchette donnée de factures. Il vous permet
de passer rapidement en revue une liste détaillée de toutes les activités en rapport avec une
facture donnée, y compris les règlements, les écarts de change, les avoirs/notes de débit et les
escomptes. Le solde des factures est ensuite additionné pour chaque site fournisseur, pour
chaque fournisseur et pour l'ensemble de l'état.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 107
Etat des factures bloquées (Invoice on Hold Report)
Cet état fournit des informations détaillées sur les factures bloquées. Vous pouvez lancer le
traitement Validation de factures (Invoice Validation) avant d'exécuter cet état pour obtenir les
informations les plus récentes. Pour plus de détails sur les factures bloquées pour écarts de
rapprochement, exécutez l'état détaillé des blocages pour écarts de rapprochement (Matching
Hold Detail Report).
Registre des factures (Invoice Register)
L'état Registre des factures (Invoice Register) fournit des informations détaillées sur les
factures. Il permet également de voir les comptes de contrepartie fournisseur créés par Payables
pour chaque ventilation lorsque vous validez une facture. Cet état est organisé par devise de
facturation et, si vous utilisez le contrôle par lots, par nom de lot, puis par nom de fournisseur
et numéro de facture.
Etat de détail du rapprochement (Matching Detail Report)
Cet état fournit des informations détaillées sur le rapprochement d'une facture, d'une
commande ou d'une réception. Il est particulièrement utile pour essayer de déterminer la cause
d'un blocage de facture.
Détail des blocages pour écarts de rapprochement (Matching Hold Detail Report)
Cet état fournit des informations détaillées sur les comptes fournisseur et les achats en rapport
avec les factures bloquées pour écarts de rapprochement ou dont le blocage pour écarts de
rapprochement a été levé. Vous pouvez l'imprimer avant de lancer un lot de règlements pour
déterminer si vous devez débloquer manuellement certaines factures.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 108
Etats

Etats
Etat des factures répétitives (Matching Hold Detail Report)
Cet état vous permet d'examiner les modèles de facture répétitive que vous avez définis au
cours d'une période donnée. Vous pouvez l'utiliser pour déterminer le montant que vous avez
autorisé pour un modèle de facture répétitive, le montant déjà appelé et le prochain montant
planifié.
Note à acheteur sur blocages après rapprochement (Matching Hold Agent Notice)
Cet état vous permet d'imprimer un avis pour informer un acheteur de blocages dus à un écart
entre sa commande et la facture correspondante. Lorsque vous exécutez cet état, Payables
imprime un avis adressé à tous les acheteurs qui ont émis une commande présentant un écart
par rapport à la facture correspondante.
Avis de factures imprimées (Print Invoice Notice)
Générez un avis de facture standard pour informer les fournisseurs des factures que vous avez
saisies. Pour les avoirs et les notes de débit, l'avis indique au fournisseur les crédits ou débits
que vous allez appliquer aux factures à venir. Vous pouvez générer cet état à partir de la fenêtre
Factures (Invoices) ou de la fenêtre Lancer le traitement (Submit Requests). Pour modifier le
texte type, utilisez Oracle Reports.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 109
Historique des factures payées aux fournisseurs (Supplier Paid Invoice History)
Exécutez cet état par fournisseur ou par type de fournisseur pour passer en revue l'historique
des règlements, les escomptes pris et la fréquence des règlements partiels.
Blocages pour écart, par acheteur
Cet état affiche les blocages pour écart appliqués sur les factures en les regroupant d'après les
acheteurs mentionnés dans les commandes.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 110
Etats

Etats
Note au demandeur sur blocage réception (Receiving Hold Requestor Notice)
Cet état permet d'imprimer un avis pour informer un demandeur qu'une facture est bloquée
parce qu'il n'a pas accusé réception des articles facturés.
Liste des ventilations comptables (Distribution Set Listing)
Cet état dresse la liste de toutes les ventilations comptables que vous avez définies. Les
ventilations comptables simplifient et accélèrent la saisie des factures en générant
automatiquement les ventilations des factures auxquelles sont associées des ventilations
comptables.
Indicateurs de suivi d'activité (Key Indicators Report)
Exécutez cet état pour voir le nombre actuel de fournisseurs, de factures, de règlements et de
blocages pour écarts de rapprochement enregistrés dans votre système Payables. Pour l'utiliser,
vous devez définir un calendrier spécial dans la fenêtre Calendrier spécial (Special Calendar)
de Payables.
• Indicateurs de gestion : suivi quotidien (Key Indicators Current Activity Report) -
Compare l'activité Payables pendant la période indiquée et la période précédente.
• Indicateurs du suivi d'activité en fin de période (Key Indicators State-of-the-System
Report) - Cliché de Payables à la fin de la période des indicateurs de gestion pour laquelle
vous exécutez l'état.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 111
Options de configuration

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 112
Options de configuration du système Payables

Options de configuration du système Payables


(N) Configurer (Setup) > Options > Configuration du système Payables (Payables System
Setup)
Utilisez les options suivantes pour définir des valeurs par défaut de facturation et de règlement
liées à des fournisseurs.
Option de rapprochement de la facture (Invoice Match Option) : Sélectionnez Commande
(Purchase Order) ou Réception (Receipt) pour indiquer comment vous souhaitez rapprocher la
plupart des factures. L'affectation de valeur par défaut s'effectue dans l'ordre suivant, mais vous
pouvez la modifier à n'importe quel niveau : Configuration du système Payables >
fournisseur > site fournisseur > livraison de commande. La valeur indiquée au niveau livraison
de commande détermine le type de document d'achat que vous pouvez rapprocher d'une
facture.
Bloquer le règlement - Factures non rapprochées (Hold from Payment - Unmatched
Invoices) : Si vous activez cette option pour un site fournisseur, Payables applique le blocage
Rapprochement exigé (Matching Required) aux factures dont les ventilations d'articles ne sont
rapprochées d'aucune commande ou réception. Ce blocage intervient pendant l'exécution du
traitement Validation de factures (Invoice Validation). La facture ne peut pas être réglée tant
que vous n'avez pas levé le blocage. Pour lever ce blocage, rapprochez la facture d'une
commande ou d'une réception, puis relancez le traitement Validation de factures (Invoice
Validation). Vous pouvez lever le blocage manuellement dans l'onglet Blocages (Holds) du
pupitre des factures (Invoice Workbench) ou via Workflow. Payables n'applique aucun blocage

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 113
si la somme des ventilations de factures par combinaison de codes comptables est égale à zéro.
Payables n'applique pas ce blocage aux factures d'acompte ou d'intérêts.
Devise de facturation (Invoice Currency) : Sélectionnez la devise à utiliser par défaut pour
les nouveaux fournisseurs que vous saisissez.
Classe de règlements (Pay Group) : Sélectionnez la classe de règlements à utiliser par défaut
pour les nouveaux fournisseurs que vous saisissez.
Base de calcul de la date échéance (Terms Date Basis) : Sélectionnez la date que Payables
utilise en tant que date de début des conditions de règlement lorsqu'il calcule les dates
d'échéance et d'escompte pour l'échéancier de règlement des factures. Cette s'applique par
défaut aux nouveaux fournisseurs que vous saisissez. Les options sont suivantes :
• Système (System) : Date actuelle du système Payables.
• Réception des marchandises (Goods Received) : Date à laquelle vous recevez les marchandises
correspondant aux factures que vous rapprochez de commandes.
• Facture (Invoice) : Date de la facture.
• Réception de la facture (Invoice Received) : Date à laquelle vous recevez une facture.
Critère sélection date de règlement (Pay Date Basis) : Sélectionnez la date que Payables
utilise pour sélectionner des factures en vue de leur règlement. Les options sont suivantes :
• Escompte (Discount) : Payables utilise la date d'escompte de l'échéancier de règlement.
• Attendu (Due) : Payables utilise la date d'échéance de l'échéancier de règlement, quels que
soient les escomptes disponibles.
Echéance (Terms) : Sélectionnez la date que Payables utilise pour programmer des règlements
correspondant à une facture. Cette valeur s'applique par défaut aux nouveaux fournisseurs que
vous saisissez.
Escompte systématique (Always Take Discount) : Cochez cette case pour que Payables
applique systématiquement un escompte disponible pour un fournisseur, quelle que soit la date
à laquelle vous réglez la facture. Votre choix s'applique par défaut aux nouveaux fournisseurs
que vous saisissez.
Créer une facture d'intérêts (Create Interest Invoice) : Cochez cette case pour que Payables
calcule les intérêts des factures échues du fournisseur et crée les factures d'intérêts
correspondantes lorsque vous réglez ces factures échues. Votre choix s'applique par défaut aux
nouveaux fournisseurs que vous saisissez.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 114
Options Payables

Options Payables
(N) Configurer (Setup) > Options > Options Payables (Payables Options)
Autoriser l'approbation forcée (Allow Force Approval) : Activez cette option si vous
utilisez le programme Workflow d'approbation de facture (Invoice Approval Workflow) et
souhaitez permettre aux personnes chargées des comptes fournisseur de supplanter le workflow
et d'approuver manuellement les factures via l'option Forcer l'approbation (Force Approval) de
la fenêtre Actions sur facture (Invoice Actions). Vous pouvez forcer l'approbation d'une facture
si le workflow d'approbation de facture (Invoice Approval Workflow) ne s'exécute pas pour
celle-ci ou si vous êtes habilité à la régler sans utiliser le workflow.
Validation requise avant approbation (Require Validation Before Approval) : Si vous
activez cette option, le workflow d'approbation de facture (Invoice Approval Workflow) ne
sélectionne aucune facture à traiter tant que leur statut n'a pas pour valeur Validée (Validated).
Vous avez la possibilité d'activer cette option si vous souhaitez que le traitement Validation de
factures (Invoice Validation) crée des imputations de TVA pour une facture avant que les
approbateurs la vérifie.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 115
Options Payables (suite)

Options Payables (suite)


(N) Configurer (Setup) > Options > Options Payables (Payables Options) : (O) Facture
(Invoice)
Utiliser workflow approbation facture (Use Invoice Approval Workflow) : Activez cette
option pour utiliser la fonction Workflow d'approbation de facture (Invoice Approval
Workflow) afin d'automatiser le processus d'approbation des factures. Le workflow détermine
si une facture nécessite que des personnes approuvent son règlement et, le cas échéant,
l'achemine automatiquement vers les approbateurs désignés qui l'approuvent ou la rejettent.
Lorsque vous activez cette option, pratiquement toutes les factures doivent être traitées par le
workflow d'approbation de facture.
Autoriser la validation en ligne (Allow Online Validation) : Activez cette option si vous
souhaitez que les utilisateurs sélectionnent le traitement Validation de factures (Invoice
Validation) dans la fenêtre Actions sur facture (Invoice Actions) ou cliquent sur le bouton
Valider (Validate) dans la fenêtre Lots de factures (Invoice Batches).
Délai acceptations règlements (Receipt Acceptance Days) : Si vous créez des factures
d'intérêts pour les règlements en retard, entrez le délai d'acceptation des règlements en jours. Si
vous activez l'option Recalculer l'échéancier de paiement (Recalculate Scheduled Payment), le
traitement Validation de factures (Invoice Validation) recalcule la date d'échéance de la facture
en fonction de cette valeur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 116
Options Payables (suite)

Options Payables (suite)


(N) Configurer (Setup) > Options > Options Payables (Payables Options) : (O) Facture
(Invoice)
Confirmer la date comme numéro de facture (Confirm Date as Invoice Number) :
Si vous activez cette option et que, pendant la saisie des factures, vous acceptez la date de
facture en tant que valeur par défaut pour le numéro de facture, Payables affiche une fenêtre en
incrustation contenant le texte suivant : Utiliser la date de facture comme numéro de facture ?
(Use the Invoice Date as the Invoice Number?).
Autoriser les ajustements sur les factures payées (Allow Adjustments to Paid Invoices) :
Activez cette option pour permettre aux utilisateurs de mettre à jour les ventilations d'une
facture réglée. Lorsque cette option est activée, vous pouvez également contrepasser un
rapprochement avec un document d'achat, puis effectuer un rapprochement avec un autre
document d'achat qui n'est pas définitivement rapproché. Activez cette option si vous utilisez
Projects. Les ventilations de factures réglées sont souvent reclassifiées d'un projet à un autre
ou, à l'intérieur d'un même projet, d'une tâche à une autre.
Recalculer l'échéancier de paiement (Recalculate Scheduled Payment) : Payables calcule
l'échéancier de règlement sur la base d'une date de début et de conditions de règlement. Par
exemple, si la date de début est 01-JAN-02 et les conditions de règlement Net 30, la facture est
à payer complètement le 30-JAN-02. Lorsque la facture est saisie, Payables calcule
automatiquement l'échéancier de règlement d'après les conditions de règlement de la facture, en
prenant comme date de départ la date d'échéance.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 117
Si vous activez l'option Recalculer l'échéancier de paiement (Recalculate Scheduled Payment),
Payables recalcule l'échéancier des factures pendant l'exécution du traitement Validation de
factures (Invoice Validation). Pendant cette opération, la date de début la plus récente et les
conditions de règlement les plus favorables sont retenues pour optimiser la trésorerie. Payables
détermine les meilleures conditions de règlement en comparant les rangs affectés aux
différentes conditions dans la fenêtre Conditions de règlement (Payment Terms).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 118
Options Payables (suite)

Options Payables (suite)


(N) Configurer (Setup) > Options > Options Payables (Payables Options) : (O) Facture
(Invoice)
Autoriser la supplantation du type de pièce (Allow Document Category Override) :
Activez cette option si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de remplacer le type de pièce
par défaut attribué à une facture par Payables.
Compte de transport (Freight Account) : Par défaut, Payables utilise ce compte de transport
pour les factures. Vous pouvez indiquer un autre compte au moment de la saisie d'une facture.
Base de la date GL (GL Date Basis) : Date que vous demandez à Payables d'utiliser en tant
que date comptable par défaut lors de la saisie des factures.
• Date de facture (Invoice Date)
• Date système (System Date)
• Date de réception des marchandises (Goods Received Date)
Acompte - Délai mobilisation (Prepayment - Settlement Days) : Nombre de jours que
Payables doit ajouter à la date système pour calculer la date de rapprochement par défaut d'un
acompte. Payables vous empêche d'appliquer l'acompte à une facture avant la date de
rapprochement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 119
Acompte - Cond. règlement (Prepayment - Payment Terms) : Conditions de règlement par
défaut que vous souhaitez appliquer à tous les acomptes. Par exemple, vous avez la possibilité
d'appliquer le règlement immédiat à toutes les factures de type acompte. Notez que cette valeur
n'existe pas au niveau du fournisseur ou du site fournisseur ; elle s'applique par défaut à toutes
les factures d'acompte.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 120
Options Payables (suite)

Options Payables (suite)


(N) Configurer (Setup) > Options > Options Payables (Payables Options) : (O) Rapprochement
(Matching)
Autoriser le rapprochement définitif (Allow Final Matching) : Activez cette option pour
autoriser le rapprochement définitif des factures rapprochées de commandes d'achat. Vous
pouvez indiquer un rapprochement définitif lorsque vous rapprochez une facture d'une
commande au moment de la saisie de la facture ou lorsque vous modifiez une ventilation de
facture rapprochée. Le rapprochement définitif n'est pas possible lorsque vous rapprochez des
factures de réceptions. Si vous effectuez un rapprochement définitif avec une commande
d'achat, les factures suivantes rapprochées de cette commande seront bloquées pendant le
traitement Validation de factures (Invoice Validation). Vous ne pouvez pas lever manuellement
un blocage pour rapprochement définitif.
Autoriser le rapprochement au niveau des ventilations (Allow Distribution Level
Matching) : Activez cette option si vous souhaitez autoriser le rapprochement avec des
imputations de commande. Vous pourrez ainsi rapprocher une facture d'une ou plusieurs
imputations de commande. Si vous n'activez pas cette option, Payables vous permet de
rapprocher une facture d'une livraison de commande uniquement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 121
Autoriser la supplantation du compte de rapprochement (Allow Matching Account
Override) : Activez cette option si vous souhaitez autoriser la modification du compte de
ventilation de facture créé à partir du rapprochement avec une commande. Vous pouvez
remplacer le compte d'une ventilation de facture rapprochée dans la fenêtre Ventilations
(Distributions) du Pupitre des factures (Invoice Workbench) ou dans toute facture importée.
Vous ne pouvez pas remplacer le compte d'une ventilation de facture rapprochée si vous
utilisez une comptabilité d'engagements ou la provision permanente des réceptions. Vous ne
pouvez pas non plus modifier le compte si la commande est liée à des projets et que la
destination des articles de l'imputation de commande est de type Stock (Inventory). Si vous
effectuez un rapprochement avec un article que vous réceptionnez en stock, le compte de
provision est utilisé pour la ventilation de facture. La réception débite le compte de provisions
et la ventilation de facture le crédite. Si vous changez ce compte, le rapprochement risque
d'être plus difficile.
Remarque : Utilisez cette option avec prudence.
Transférer les informations des champs utilisateur des commandes (Transfer PO
Descriptive Flexfield Information) : Activez cette option si vous souhaitez que Payables
transfère automatiquement les informations des champs utilisateur flexibles depuis l'imputation
de commande vers la ventilation de facture lorsque vous rapprochez une facture d'une
commande. Si vous activez cette option, vous devez définir des structures de champ utilisateur
flexible identiques pour les panneaux d'imputation de commande et de ventilation de facture.
(N) Configurer (Setup) > Options > Options Payables (Payables Options) : (O) Intérêt
(Interest)
Utilisez cette région pour activer le calcul automatique des intérêts et définir des valeurs par
défaut (comme les comptes de frais et les comptes fournisseur) pour les factures d'intérêts
créées automatiquement par Payables lorsque vous réglez des factures en retard.
Autoriser les factures d'intérêts (Allow Interest Invoices) : Activez cette option si vous
souhaitez autoriser Oracle Payables à calculer l'intérêt dû pour les factures échues et à créer des
factures d'intérêts pour les fournisseurs sélectionnés. Payables crée automatiquement des
factures d'intérêts lorsque vous réglez des factures échues dans un lot de règlements ou par
paiement express. Si vous utilisez le règlement manuel pour une facture échue, Payables vous
avertit que des intérêts sont dus et que vous devez régler la facture dans un lot de règlements ou
par paiement express.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 122
Options d'achat

Options d'achat
Responsabilité Achats (Purchasing)
(N) Configurer (Setup) > Organisations (Organizations) > Options d'achat (Purchasing
Options)
Nombre de critères de rapprochement (Match Approval Level) :
• Sur deux critères (facture et commande d'achat) - quantité facturée et quantité
commandée sur la ligne de livraison, prix unitaire facturé et prix de la ligne de commande
• Sur trois critères (facture, commande d'achat et réception) - critères précédents PLUS
rapprochement entre quantité facturée et quantité reçue
• Sur quatre critères (facture, commande d'achat, réception et contrôle) - critères
précédents PLUS rapprochement entre quantité facturée et quantité acceptée
Remarque : Quantité acceptée = (quantité reçue - quantité rejetée)

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 123
Options de profil

Options de profil
Responsabilité Administrateur système (System Administrator)
(N) Profil (Profile) > Système (System)
PO: ERS - Délai de création de la facture (PO: ERS Aging Period) : La valeur de cette
option de profil indique le nombre de jours entre la date de réception et la date de création
automatique de la facture de paiement à réception. Par exemple, la valeur 2 signifie que la
fonction de paiement à réception crée des factures pour les réceptions datant d'au moins
2 jours. Les corrections ou retours effectués par rapport à une réception pendant cette période
de deux jours sont pris en compte dans la facture de paiement à réception.
PO: Préfixe de la facture ERS (PO: ERS Invoice Number Prefix) : "ERS" (evaluated
receipt settlement) est le préfixe qui apparaît devant toutes les factures que vous créez
automatiquement à l'aide de la fonctionnalité de paiement à réception (qui automatise la
création de factures bien que son nom évoque leur règlement). Cette option de profil vous
permet de le modifier. Par exemple, vous pouvez le raccourcir pour laisser davantage d'espace
aux numéros des bordereaux d'expédition ou des bons de réception.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 124
AP: Utiliser les contrôles de lots de factures (AP: Use Invoice Batch Controls) :
Activez cette option pour permettre l'utilisation de la fenêtre Lots de factures (Invoice Batches)
dans laquelle vous pouvez indiquer des options par défaut pour accélérer et contrôler la saisie
de factures dans le Pupitre des factures (Invoice Workbench). Le fait d'activer cette option vous
permet également d'indiquer un nom de lot de factures dans un groupe d'enregistrements de
factures lorsque vous lancez le programme d'importation de l'interface coopérative d'Oracle
Payables (Payables Open Interface Import). Lorsque cette option est activée, vous ne pouvez
pas saisir des factures directement dans la fenêtre Factures (Invoices).
AP: Email du destinataire des notifications (AP: Notification Recipient E-mail) :
Cette option de profil permet d'indiquer l'adresse email complète de la personne destinataire
des notifications du programme Notification de demande de traitement simultané lors du
lancement de tous les traitements du jeu de traitements.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 125
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 126
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre

Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre


Conversion des factures
• Déterminez s'il est nécessaire de convertir des factures. Fixez si possible une date limite
après laquelle les factures seront saisies dans Payables. Si la conversion s'impose,
convertissez uniquement les factures non réglées. Dans certains secteurs d'activité, il est
courant de réserver une partie de la facture pour un règlement ultérieur. Si des factures de
ce type sont associées à un projet à long terme, il peut être difficile de décider de leur
mode de prise en charge. Ne convertissez les factures partiellement ou complètement
réglées que si cela est absolument nécessaire.
• Si vous décidez de convertir les factures, allez-vous choisir une conversion automatisée,
une saisie manuelle ou les deux méthodes ?
• Utilisez l'interface coopérative de factures d'Oracle Payables (Payables Invoice Open
Interface) pour convertir les factures non réglées et les avoirs, si nécessaire. La
conversion de factures partiellement ou complètement réglées est une opération coûteuse
dans la mesure où il n'existe aucune interface coopérative pour prendre en charge ces
types de conversion de données.
• Quelles mesures seront utilisées pour déterminer si la conversion s'est déroulée
correctement ? Quels états seront nécessaires pour valider la conversion des données ?

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 127
Correspondance des données
• Comment vos données seront-elles mises en correspondance ?
• Quelles données des systèmes propriétaires vont déterminer les valeurs dans les tables
Oracle Payables ?
• Comment les champs supplémentaires seront-ils déduits et chargés ?
• De nouveaux champs utilisateur flexibles devront-ils être configurés ?
Nettoyage des données
• Les propositions expirées seront-elles converties ?
Rapprochement d'états
• Les états Oracle standard répondent-ils à vos besoins ?
• Qui sera chargé du rapprochement des états ?
Formation et transition
• Comment sera organisée la formation de l'utilisateur final ? Qui assurera la formation ?
Quel type de formation conviendra le mieux : cours en salle (ILT), cours individuel,
formation en ligne avec accès à un formateur (ILO), formation en ligne, Tutor ?

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 128
Synthèse

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 129
Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 130
Règlements
Chapitre 5

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 1
Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 2
Règlements

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 3
Objectifs

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 4
Objectifs

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 5
Flux de l'approvisionnement au règlement

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 6
Présentation du règlement des factures

Présentation du règlement des factures


Payables propose diverses fonctionnalités permettant un traitement des règlements contrôlé et
rapide.
Grâce à Payables, vous pouvez :
• effectuer des règlements à partir des comptes bancaires de décaissement via les méthodes
suivantes : chèques imprimés, transmission ou règlements électroniques tels que le
virement, l'échange de données informatisé (EDI) et les règlements XML ;
• créer des règlements uniques manuellement ou automatiquement ;
• créer des règlements multiples automatiquement ;
• régler uniquement les factures arrivées à échéance et profiter de l'escompte maximal
disponible ;
• sélectionner les factures à régler selon différents critères et créer automatiquement des
règlements ;
• éviter tout règlement de factures en double ;
• consulter des informations en ligne pour connaître le statut des règlements.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 7
Nouvelle terminologie relative aux règlements dans la version 12

Nouvelle terminologie relative aux règlements dans la version 12


Voici les nouveaux concepts clés de Payables dans la version 12 :
Document à payer : Il s'agit d'un document que la société de déploiement (payeur) doit payer.
Par exemple, il peut représenter une facture Payables ou un échéancier de paiement.
Exécution de paie / Demande de traitement des règlements : Une exécution de paie est un
vaste concept qui décrit le processus de sélection et de traitement d'un groupe de factures en
vue du règlement. Cela correspond approximativement au concept de lot de règlements dans la
version 11i. Le terme "exécution de paie" est souvent utilisé à la place de l'expression
"demande de traitement des règlements". Techniquement, une demande de traitement des
règlements est une demande créée par un produit d'origine pour des services de règlement
Oracle Payments. Issue du produit d'origine lors du processus de sélection de factures, la
demande de traitement des règlements contient un ou plusieurs documents à payer. Lors du
traitement des règlements, les documents à payer dans la demande de traitement des règlements
sont créés sous la forme de règlements.
Bénéficiaire : Personne ou organisation pour laquelle un règlement est effectué. Par exemple,
il peut s'agir du fournisseur, de l'employé ou du client pour lequel le règlement est effectué.
Instruction de règlement : Une instruction de règlement est un ensemble de règlements
formaté accompagné d'informations de règlement consolidées. Selon la configuration, il est
possible de convertir une instruction de règlement en fichier à imprimer sur des chèques ou en
fichier de règlements transmis à un système de traitement des règlements en vue d'opérations
de traitement et de décaissement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 8
Profil de traitement des règlements : Un profil de traitement des règlements est un attribut de
règlement affecté à des documents à payer. Il précise le traitement des documents à payer, des
règlements et des instructions de règlement. Les profils de traitement des règlements incluent
des spécifications pour le formatage et la transmission des instructions de règlement.
Ils contiennent les informations suivantes :
• informations sur le formatage des instructions de règlement,
• information sur la transmission,
• regroupement des règlements,
• limites de règlement,
• détails sur le tri des règlements.
Modèle de demande de traitement des règlements : Plan d'action qui simplifie et accélère
les exécutions de paie en présélectionnant les données de règlement pertinentes (informations
d'en-tête générales, critères de sélection des règlements, attributs de règlement et instructions
de traitement, par exemple) ainsi que le mode de gestion des échecs de validation.
Format de règlement : Ensemble de règles qui déterminent comment une instruction de
règlement ou un lot de règlements est converti(e) en fichier de règlements, lisible par un
système de traitement des règlements. L'enregistrement et la gestion des formats de règlement
sont effectués dans Oracle XML Publisher.
Mode de règlement : Attribut de règlement mentionné sur un document à payer. Le mode de
règlement indique le support par l'intermédiaire duquel la société de déploiement (payeur
principal) effectue un règlement pour le compte d'un fournisseur (bénéficiaire tiers). Parmi les
exemples de mode de règlement figurent les chèques imprimés en interne par le payeur, les
chèques externalisés vers la banque en vue de leur impression et les transmissions.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 9
Utiliser le pupitre des factures

Utiliser le pupitre des factures


Payables saisit automatiquement la plupart des informations de règlement.
Prérequis
• Chaque facture que vous souhaitez régler doit être validée, non annulée et non bloquée.
• Si vous utilisez le workflow d'approbation des factures, le statut d'approbation de la
facture sélectionnée pour règlement doit être Appouvée (Approved). Ce statut
d'approbation est déterminé à partir du statut d'approbation du document tenu à jour dans
l'en-tête de facture et du statut d'approbation des lignes de facture.
• Si vous sélectionnez plusieurs factures, elles doivent avoir le même fournisseur et la
même devise.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 10
Utiliser le pupitre des règlements

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 11
Utiliser le gestionnaire des règlements

Utiliser le gestionnaire des règlements


Le gestionnaire des règlements vous permet d'effectuer une exécution de paie de bout en bout.
L'exécution de paie est le processus de sélection et de traitement d'un groupe de factures en vue
du règlement.
Remarque : Une exécution de paie correspond approximativement au concept de lot de
règlements dans la version 11i.
Le gestionnaire des règlements vous permet d'effectuer les opérations de règlement suivantes :
• Créer des modèles de demande de traitement des règlements en définissant des critères de
sélection des factures.
• Utiliser des modèles pour sélectionner automatiquement les factures à régler qui
répondent aux critères de règlement.
• Planifier des exécutions de paie.
• Modifier la sélection des factures et les montants de règlement.
• Soumettre automatiquement des factures pour traitement et règlement en planifiant des
demandes de traitement des règlements.
• Lancer des instructions de règlement.
• Voir le statut des règlements.
• Annuler ou enregistrer des oppositions sur règlement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 12
Modes de règlement prédéfinis

Modes de règlement prédéfinis


Les modes de règlement indiqués dans la diapositive sont prédéfinis. Toutefois, les sociétés de
déploiement peuvent créer leurs propres modes de règlement.
Chèque : Chèque papier imprimé et utilisé aux fins suivantes :
• Règlement dans un groupe de règlements multiples
• Paiement express
• Règlement manuel
Chèque externalisé : Ce mode de règlement permet de transmettre les informations de
règlement à une partie externe, par exemple votre banque, qui imprimera les chèques en votre
nom.
Virement électronique : Utilisez ce mode de règlement pour créer des instructions afin que
votre banque effectue un règlement sur un compte bancaire fournisseur. En règle générale,
cette communication s'effectue sous la forme d'un fichier électronique qui ordonne à votre
banque de décaissement de payer vos fournisseurs ; ce fichier a un format spécifique requis par
votre banque. Lorsque vous utilisez ce mode de règlement, des vérifications sont effectuées
pour s'assurer que vous avez enregistré des informations sur le compte bancaire du fournisseur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 13
Transmission : La transmission vous permet d'enregistrer manuellement un règlement lorsque
vous avez utilisé un processus externe à Oracle Payables pour demander à votre banque de
décaissement de payer un fournisseur.
Payables ne requiert aucune information sur le compte bancaire fournisseur lorsque vous
utilisez ce mode de règlement. Lorsque vous définissez des titres de paiement pour ces
règlements, Oracle vous recommande d'utiliser le type de décaissement Manuel (Recorded) car
vous enregistrez simplement un règlement en dehors du système.
Remarque : Il est conseillé d'enregistrer le mouvement avec un règlement manuel.
Le système vous permet d'utiliser n'importe quel type de décaissement. Par exemple, certains
fournisseurs qui enregistrent régulièrement des règlements par transmission pour plusieurs
fournisseurs utilisent des titres de paiement définis avec le type de décaissement Automatique
(Computer Generated), créent une exécution de paie électronique, puis suppriment le fichier
électronique résultant.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 14
Modèle de compte bancaire

Modèle de compte bancaire


Payables tire parti de l'architecture TCA (Trading Community Architecture) et d'Oracle Cash
Management pour configurer les comptes bancaires que vous utilisez pour vos activités
(comptes bancaires internes). Des banques et des agences bancaires sont créées en tant que
parties dans l'architecture TCA (Trading Community Architecture) via l'interface utilisateur
d'Oracle Cash Management. Les comptes bancaires sont définis dans Oracle Cash
Management. Chaque banque peut avoir plusieurs agences, et chaque agence peut disposer de
plusieurs comptes.
Lorsque vous activez un compte bancaire pour une utilisation avec Payables, vous pouvez
l'associer à plusieurs titres de paiement.
Lorsque vous configurez des fournisseurs dans Oracle iSupplier, vous pouvez également
configurer des comptes bancaires fournisseur (comptes bancaires externes).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 15
Saisir des informations sur les banques et les agences bancaires

Saisir des informations sur les banques et les agences bancaires


Responsabilité Cash Management, Vision Operations (USA)
(N) Configurer (Setup) > Banques (Banks)
Saisir des banques
Vous pouvez créer une banque ou ajouter des coordonnées bancaires à une partie existante
définie dans l'architecture TCA (Trading Community Architecture).
Pour chaque banque, définissez le pays dans lequel la banque opère, le nom de la banque, son
ou ses adresses et les contacts. Vous pouvez éventuellement définir des informations bancaires
supplémentaires : Autre nom de banque (Alternative Bank Name), Nom abrégé de la banque
(Short Bank Name), Code Banque (Bank Number), Description, ID fiscale (Taxpayer ID),
Numéro d'identification intracommunautaire (Tax Registration Number), Courrier électronique
XML (XML Messages Email), Désactivé le (Inactive Date) et Valeur contextuelle (Context
Value).
Saisir des agences bancaires
(N) Configurer (Setup) > Banques (Banks) : (O) Agences (Branches)
Chaque banque peut avoir plusieurs agences bancaires. Lorsque vous créez une agence
bancaire, vous pouvez indiquer une nouvelle agence ou ajouter des détails d'agence à une partie
existante définie dans l'architecture TCA (Trading Community Architecture).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 16
Pour chaque agence bancaire, définissez le pays dans lequel la banque opère, la banque à
laquelle l'agence appartient, le nom de l'agence, le type d'agence, son ou ses adresses et les
contacts.
Outre la définition du type d'agence, vous pouvez définir d'autres détails : Autre nom d'agence
(Alternate Branch Name), Numéro d'identification de la banque (Routing Transit Number),
BIC, Code bancaire (Bank Code), Lieu EDI (EDI Location), Numéro émetteur (EFT Number),
Description, Identifiant RFC (RFC Identifier), Désactivé le (Inactive Date) et Valeur
contextuelle (Context Value).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 17
Saisir des informations sur le compte bancaire

Saisir des informations sur le compte bancaire


Responsabilité Cash Management, Vision Operations (USA)
(N) Configurer (Setup) : Banques (Banks) > Comptes bancaires (Bank Accounts) > Créer
(Create) > page Créer un compte bancaire (Create Bank Account) > page Créer un compte
bancaire : Responsable et utilisation du compte (Create Bank Account: Account Owner and
Use) > page Créer un compte bancaire : Informations sur le compte (Create Bank Account:
Account Information)
Responsable du compte bancaire (Bank Account Owner) : Le responsable du compte
bancaire est l'entité juridique qui détient le compte.
Utilisation du compte (Account Use) : L'utilisation du compte fait référence aux applications
qui vont utiliser ce compte bancaire interne : Payables, Payroll, Receivables et/ou Treasury.
Si l'option Treasury est activée, vous devez associer cette agence bancaire à la contrepartie
correspondante dans Treasury.
Informations sur le compte (Account Information) : Vous saisissez le nom du compte, son
numéro, sa devise et sa description. Vous devez faire en sorte que le nom du compte
corresponde au nom des enregistrements de la banque et indiquer dans le champ de description
le mode d'utilisation du compte, par exemple, compte de décaissement principal. Le champ
Type compte (Account Type) est un champ de format libre qui permet de préciser, par
exemple, s'il s'agit d'un compte épargne, courant, d'entreprise ou de division.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 18
Eventuellement, définissez ou sélectionnez les paramètres suivants : Autre intitulé du compte
(Alternate Account Name), Intitulé abrégé du compte (Short Account Name), Chiffre de
contrôle (Check Digit), Plusieurs devises autorisées (Multiple Currencies Allowed), Numéro
du compte bancaire international (International Bank Account Number), Type de compte
(Account Type), Suffixe du compte (Account Suffix), Numéro émetteur (EFT Number),
Référence de compte secondaire (Secondary Account Reference), Titulaire du compte
(Account Holder), Autre titulaire du compte (Alternate Account Holder), Description, Date de
début (Start Date) et Date de fin (End Date).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 19
Saisir des informations sur le compte bancaire

Saisir des informations sur le compte bancaire


Responsabilité Cash Management, Vision Operations (USA)
(N) Configurer (Setup) : Banques (Banks) > Comptes bancaires (Bank Accounts) > Créer
(Create) > page Créer un compte bancaire (Create Bank Account) > page Créer un compte
bancaire : Responsable et utilisation du compte (Create Bank Account: Account Owner and
Use) > page Créer un compte bancaire : Informations sur le compte (Create Bank Account:
Account Information) > page Créer un compte bancaire : Contrôles du compte (Create Bank
Account: Account Controls)
Région Contrôles généraux (General Controls)
Saisissez le numéro de compte de trésorerie qui doit être débité pour les règlements effectués
à partir de ce compte bancaire. Vous pouvez également saisir des comptes pour l'apurement des
règlements, les frais bancaires, les frais de change et le code lieu d'agence. Ces informations
seront utilisées lorsque vous effectuerez un rapprochement avec Oracle Cash Management.
Si vous définissez ces codes dans la région Contrôles généraux (General Controls), les comptes
que vous indiquez seront utilisés en tant que comptes par défaut pour toutes les applications qui
font appel à ce compte. Vous pouvez également indiquer si le compte bancaire que vous créez
est un compte de compensation. Notez que vous pouvez définir ultérieurement des comptes
spécifiques à Payables.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 20
Région Contrôles Payables (Payables Controls)
Règlements en plusieurs devises (Multiple Currency Payments) : Activez cette option si
vous avez activé l'option Payables Utiliser plusieurs devises (Use Multiple Currencies) et que
vous souhaitez utiliser ce compte bancaire pour régler des factures saisies dans plusieurs
devises.
Compte centralisé (Pooled Account) : Activez cette option si vous utilisez l'équilibrage
automatique et que vous souhaitez associer plusieurs sociétés à ce compte bancaire. Lorsque
vous activez l'option Equilibrage automatique (Automatic Offsets), Payables crée autant de
contreparties fournisseur qu'il y a de valeurs de segment d'équilibrage. Si vous réglez une
facture depuis un compte bancaire centralisé, Payables crée une entrée de comptabilité de
trésorerie correspondante pour chaque contrepartie fournisseur lorsqu'il comptabilise le
règlement de la facture.
• En outre, Payables crée le compte de trésorerie en fonction du compte de trésorerie défini
pour le compte bancaire et les segments de compte des lignes de passif.
• Si vous n'utilisez pas de compte centralisé, Payables crée une pièce comptable unique
pour le compte de trésorerie défini pour le compte bancaire sans modifier de segments de
compte lorsqu'il comptabilise le règlement.
Règlement minimum (Minimum Payment)/Règlement maximum (Maximum Payment) :
Cette option indique les montants de règlement minimum et maximum que vous autorisez dans
le cadre d'une exécution de paie. Lorsque vous lancez une exécution de paie à partir du compte
bancaire, Payables utilise par défaut la valeur de règlement maximum de celui-ci. Vous pouvez
remplacer cette valeur par défaut.
Autoriser les règlements nuls (Allow Zero Payments) : Cochez cette case pour autoriser les
règlements nuls à partir de ce compte bancaire.
Dépense maximum (Maximum Outlay) : Dépense en devise la plus élevée admise pour une
exécution de paie sur ce compte bancaire. Si la dépense totale d'une exécution de paie dépasse
la dépense maximale correspondante, Payables affiche un avertissement ; vous pouvez,
toutefois, poursuivre. La valeur de dépense maximale par défaut pour un compte bancaire
provient de la fenêtre Options Payables (Payables Options). Lorsque vous lancez une exécution
de paie à partir du compte bancaire, Payables utilise par défaut la valeur de dépense maximum
de celui-ci. Vous pouvez remplacer cette valeur par défaut.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 21
Saisir des informations sur le compte bancaire

Saisir des informations sur le compte bancaire


Responsabilité Cash Management, Vision Operations (USA)
Utilisation du compte : Sélectionnez les types de fonction que ce compte bancaire interne va
utiliser pour : Payables, Payroll, Receivables et/ou Treasury. Les banques internes
correspondent aux comptes bancaires pour lesquels vous êtes le titulaire du compte.
Receivables utilise des comptes bancaires internes pour recevoir les règlements des clients.
Payables utilise des comptes bancaires internes pour décaisser des fonds aux fournisseurs.
Organisation : Entrez ou sélectionnez l'organisation qui peut accéder au compte.
Comptes : Pour chaque combinaison Type de pièce Payables - Mode de règlement, vous
pouvez mettre à jour les comptes suivants, qui sont définis par défaut à partir du compte
bancaire : apurement des règlements, frais bancaires, erreurs de banque, gains de change
réalisés, comptes des moins-values et billets à ordre.
Définir des titres de paiement et des modes de règlement : Vous devez créer au moins un
titre de paiement pour pouvoir utiliser un compte bancaire afin de créer des règlements de
facture. Lorsque vous définissez des titres de paiement, vous ne pouvez sélectionner que des
modes de règlement qui utilisent la même devise que celle du compte bancaire. Si le compte
bancaire est un compte à plusieurs devises, vous pouvez choisir des modes de règlement en une
ou plusieurs devises étrangères.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 22
Contact
Vous pouvez saisir le préfixe, le nom, la fonction et le numéro de téléphone de la personne que
vous pouvez contacter au sujet de ce compte bancaire.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 23
Définir des titres de paiement

Définir des titres de paiement


Pour définir des titres de paiement :
1. Recherchez le compte bancaire.
2. Cliquez sur le bouton Gérer les titres de paiement (Manage Payment Documents).
3. Cliquez sur Créer (Create).
4. Dans le champ Nom (Name), entrez le nom des titres de paiement.
5. Dans la liste déroulante du champ Type titre de paiement pour impression (Paper Stock
Type), sélectionnez soit Titres de paiement sans numéro préimprimé (Blank Stock) pour
les titres de paiement non numérotés, soit Titres de paiement avec numéro préimprimé
(Prenumbered Stock).
6. Si les titres de paiement sont munis d'un talon d'avis de paiement, cochez la case Talon de
paiement joint (Attached Remittance Stub).
7. Indiquez également le nombre de lignes par talon dans le champ Nombre de lignes par
talon de paiement (Number of Lines per Remittance Stub).
8. Dans le champ Nombre de titres de cadrage (Number of Setup Documents), indiquez le
nombre de chèques que vous souhaitez autoriser pour tester la configuration des titres de
paiement.
9. Dans la liste déroulante du champ Format, sélectionnez un format de règlement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 24
10. Dans la liste déroulante du champ Catégories de titres de paiement (Payment Document
Categories), sélectionnez le type de titre de paiement.
11. Si les titres de paiement sont prénumérotés, entrez les numéros de départ et de fin dans
les champs de la région Numéros des documents (Document Numbers).
12. Si votre organisation utilise un carnet de chèques de société, saisissez les informations
appropriées dans la région Carnets de chèques (Checkbooks).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 25
Présentation du règlement manuel

Présentation du règlement manuel


Lorsque vous créez un règlement en dehors de Payables (un chèque tapé ou une transmission
bancaire, par exemple), vous pouvez enregistrer ce règlement dans Payables et mettre à jour la
ou les factures que vous avez réglées.
Avec un règlement manuel, vous pouvez remplacer certains contrôles de règlement de
Payables. Vous pouvez enregistrer un règlement manuel unique pour plusieurs factures payées
séparément. Vous pouvez enregistrer le règlement pour des factures associées à tout mode de
règlement à l'exception du règlement Electronique (Electronic). Vous pouvez également régler
une facture pour laquelle l'option de blocage des règlements est activée.
Les prérequis pour le traitement de règlements manuels dans Payables sont les suivants :
• Créer le règlement en dehors de Payables.
• Chaque facture réglée doit être validée, non annulée, sans blocage et associée à la même
devise que le règlement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 26
Créer des règlements manuels

Créer des règlements manuels


Lorsque vous créez un règlement en dehors de Payables (un chèque tapé ou une transmission
bancaire, par exemple), vous pouvez enregistrer ce règlement dans Payables et mettre à jour les
factures que vous avez réglées. Vous pouvez également utiliser cette méthode pour payer des
factures avec le mode de règlement Rapprochement (Clearing).
Remarque : En règle générale, un règlement manuel est utilisé pour enregistrer une
transmission bancaire. Toutefois, vous pouvez également utiliser des exécutions de paie et des
paiements express.
Enregistrer un règlement manuel
Responsabilité Oracle Payables
(N) Règlements (Payments) > Saisie (Entry) > Règlements (Payments)
1. Dans la fenêtre Règlements (Payments), sélectionnez Manuel (Manual) dans le champ
Type.
2. Saisissez un partenaire commercial. Le numéro de fournisseur s'affiche
automatiquement. S'il existe plusieurs sites fournisseur, sélectionnez le site approprié
dans la liste.
3. Saisissez la date de règlement. Elle doit se trouver dans une période ouverte ou future.
Vous ne pouvez antidater un règlement automatique que si l'option Autoriser l'antidate
(Allow Pre-Date) est activée dans la région Règlement unique (Single Payment) de

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 27
l'onglet Règlement (Payment) se trouvant dans la fenêtre Options Payables (Payables
Options).
4. Saisissez le compte bancaire à partir duquel vous souhaitez effectuer le règlement.
5. Sélectionnez un mode de règlement.
6. Si l'option Imprimé (Printed) est activée en tant que profil de traitement des règlements,
sélectionnez le type Titre de paiement (Payment Document).
7. Sélectionnez un profil de traitement des règlements.
8. Si vous avez activé l'option Autoriser la supplantation du compte de règlement (Allow
Remit-To Account Override) dans l'onglet Facture (Invoice) de la fenêtre Options
Payables (Payables Options), vous pouvez sélectionner un autre compte de règlement
(Remit-To Account) actif. La liste de valeurs comprend les comptes bancaires affectés
au fournisseur et associés à la même devise de règlement.
9. Si le mode de règlement Effets à payer (Bills Payable) est sélectionné, saisissez une
date d'exigibilité.
10. Sélectionnez un type de taux.
11. Saisissez d'autres informations ou ajustez-les si nécessaire :
• Si vous avez créé le règlement pour une adresse différente de celle du site fournisseur
et que l'option Autoriser changement adresse (Allow Address Change) est activée dans
la région Règlement unique (Single Payment) de l'onglet Règlement (Payment) se
trouvant dans la fenêtre Options Payables (Payables Options), modifiez l'adresse. Par
exemple, vous pouvez être amené à envoyer un remboursement de frais à un
consultant travaillant sur un site externe.
• Saisissez ou modifiez des informations sur les pièces justificatives si vous enregistrez
des numéros de pièces justificatives soit manuellement, soit en utilisant Numérotation
des pièces (Sequential Numbering).
• Si la devise de règlement est différente de la devise comptable, saisissez des
informations sur le taux de change.
12. Cliquez sur Saisir/ajuster factures (Enter/Adjust Invoices) pour accéder à la fenêtre
Sélectionner les factures (Select Invoices). Sélectionnez les factures que vous avez
réglées. La somme des factures doit être égale au montant de règlement saisi. Vous
pouvez éventuellement cliquer sur le bouton Aperçu de la facture (Invoice Overview)
pour consulter des informations détaillées sur une facture.
13. Sauvegardez votre travail. Payables enregistre votre règlement et met à jour les factures
en indiquant qu'elles sont payées. Si vous avez sélectionné la mauvaise facture, vous
pouvez la sélectionner, puis cliquer sur le bouton Annuler le règlement (Reverse
Payment). Une annulation qui dissocie la facture du règlement manuel sera alors créée.
Vous pouvez à présent sélectionner la bonne facture.
Lancer des règlements manuels à partir du Pupitre des factures (Invoice Workbench)
Dans le Pupitre des factures (Invoice Workbench), vous pouvez lancer le règlement manuel
d'une ou de plusieurs factures, ou d'un ou de plusieurs échéanciers de paiement. Pour cela,
sélectionnez les factures à régler manuellement, cliquez sur le bouton Actions et sélectionnez
l'option Tout payer (Pay In Full) pour accéder à la fenêtre Règlements (Payments). Ensuite,
sélectionnez Manuel (Manual) en tant que type de règlement (Payment Type). Payables entre
automatiquement la plupart des informations de règlement (par exemple, le montant du
règlement et le nom du site/fournisseur). Vous sautez ainsi l'étape de sélection de facture que
vous exécuteriez si vous deviez lancer le règlement manuel à partir du Pupitre des règlements
(Payment Workbench), qui se trouve dans la fenêtre Règlements (Payments).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 28
Modifiez les contrôles de règlement
Avec un règlement manuel, vous pouvez remplacer certains contrôles de règlement. Vous
pouvez :
• enregistrer un règlement unique pour plusieurs factures payées séparément,
• enregistrer le règlement de factures associées à tout mode de règlement à l'exception du
règlement Electronique (Electronic),
• régler une facture d'un fournisseur pour laquelle l'option de blocage des règlements est
activée.
Règlements par billets à ordre
Pour les règlements manuels par billet à ordre, si l'option Utiliser compte des billets à ordre
(Use Future Dated Payment Account) a pour valeur Site fournisseur (Supplier Site), vous
pouvez sélectionner les factures pour règlement uniquement si le compte des billets à ordre du
site fournisseur est identique à celui du site fournisseur dans l'en-tête du règlement.
Retenue de TVA
Si vous pratiquez la retenue de la TVA au moment du règlement, Payables n'effectue pas cette
opération automatiquement lorsque vous effectuez un règlement manuel.
Prérequis
• Créez le règlement en dehors de Payables.
• Chaque facture que vous souhaitez régler doit être validée, non annulée et non bloquée.
• Si vous utilisez le workflow d'approbation des factures, chaque facture nécessitant une
approbation doit être approuvée préalablement à son règlement.
• Chaque facture doit être libellée dans la même devise que celle du règlement ou utiliser
une devise à taux fixe associée.
• Le compte bancaire doit comporter au moins un titre de paiement.
• Le mode de règlement n'est pas électronique.
• Pour les règlements manuels par billet à ordre, si l'option Utiliser compte des billets à
ordre (Use Future Dated Payment Account) a pour valeur Site fournisseur (Supplier Site),
vous pouvez sélectionner les factures pour règlement uniquement si le compte des billets
à ordre du site fournisseur est identique à celui du site fournisseur dans
l'en-tête du règlement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 29
Créer des paiements express

Créer des paiements express


Vous pouvez créer et imprimer un règlement automatique afin de payer une ou plusieurs
factures à un fournisseur. Vous pouvez également créer un chèque, le sauvegarder et l'imprimer
ultérieurement.
Lorsque vous créez un paiement express, vous pouvez sélectionner une facture sans tenir
compte de ses conditions de règlement et sa date d'échéance. Vous pouvez ainsi créer un
paiement express pour une facture qui n'est pas encore arrivée à échéance.
Prérequis
• Les factures doivent être validées, non annulées et sans blocage.
• Si vous créez un virement, vous devez affecter des banques fournisseur à votre
fournisseur.
Créer un paiement express
Responsabilité Oracle Payables
(N) Règlements (Payments) > Saisie (Entry) > Règlements (Payments)
1. Dans la fenêtre Règlements (Payments), si vous avez accès à plusieurs unités
opérationnelles, sélectionnez l'unité opérationnelle appropriée. En revanche, l'unité
opérationnelle par défaut est saisie automatiquement.
2. Saisissez un partenaire commercial. Le numéro de fournisseur s'affiche automatiquement.
S'il existe plusieurs sites fournisseur, sélectionnez le site approprié dans la liste.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 30
3. Saisissez la date du titre de paiement. Elle doit se trouver dans une période ouverte ou
future. Vous ne pouvez antidater un règlement automatique que si l'option Autoriser
l'antidate (Allow Pre-Date) est activée dans la région Règlement unique (Single Payment)
de l'onglet Règlement (Payment) se trouvant dans la fenêtre Options Payables (Payables
Options).
4. Saisissez le compte bancaire à partir duquel vous souhaitez effectuer le règlement.
5. Sélectionnez un mode de règlement (Payment Method).
6. Si l'option Imprimé (Printed) est activée en tant que profil de traitement des règlements,
sélectionnez le type Titre de paiement (Payment Document).
7. Sélectionnez un profil de traitement des règlements.
8. Si vous avez activé l'option Autoriser la supplantation du compte de règlement (Allow
Remit-To Account Override) dans l'onglet Facture (Invoice) de la fenêtre Options
Payables (Payables Options), vous pouvez sélectionner un autre compte de règlement
(Remit-To Account) actif. La liste de valeurs comprend les comptes bancaires affectés au
fournisseur et associés à la même devise de règlement.
Important : Le système permet de s'assurer que des paiements express ne peuvent pas être
créés pour un règlement vers des comptes bancaires non mouvementés.
9. Si le mode de règlement Effets à payer (Bills Payable) est sélectionné, saisissez une date
d'exigibilité.
10. Sélectionnez un type de taux.
11. Cliquez sur le bouton Saisir/ajuster factures (Enter/Adjust Invoices) pour accéder à la
fenêtre Sélectionner les factures (Select Invoices). Sélectionnez les factures à régler.
12. Vous pouvez éventuellement cliquer sur le bouton Aperçu de la facture (Invoice
Overview) pour consulter de plus amples informations sur une facture.
13. Sauvegardez votre travail. Si des factures sont soumises à une retenue de TVA, un
message s'affiche. Vous pouvez poursuivre, modifier la sélection ou annuler le traitement.
Le cas échéant, des frais bancaires japonais sont calculés.
Formater et éventuellement imprimer le chèque
• Pour formater et imprimer, vérifiez que le titre de paiement est inséré dans votre
imprimante, sélectionnez Imprimer (Print), modifiez le nom de l'imprimante au besoin et
cliquez sur OK.
• Pour formater uniquement et imprimer le chèque ultérieurement, sélectionnez Formater
(Format), puis cliquez sur OK. Lorsque vous êtes prêt à imprimer, lancez l'impression à
partir de la fenêtre Lancer le traitement (Submit Request). Vous ne pouvez utiliser
l'option Imprimer (Print Now) de la fenêtre Actions que lorsque vous imprimez
immédiatement après le formatage.
Restrictions liées au paiement express
• NOMBRE DE FACTURES. Vous ne pouvez régler que le nombre de factures que vous
avez défini sur l'avis de paiement du titre de paiement.
• MÊME SITE FOURNISSEUR. Vous ne pouvez sélectionner que les factures dont le site
fournisseur est identique à celui du règlement saisi. Vous pouvez toutefois modifier
l'adresse postale de règlement si l'option Autoriser le changement d'adresse (Allow
Address Change) est activée dans la région Règlement unique (Single Payment) de
l'onglet Règlement (Payment) se trouvant dans la fenêtre Options Payables (Payables
Options).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 31
• FACTURES A REGLER SEPAREMENT. Le système ajuste la liste de valeurs pour
s'assurer que vous ne payez pas une facture à régler séparément lorsque vous réglez
plusieurs factures. Si vous avez sélectionné une facture pour règlement et que vous en
sélectionnez plusieurs autres par la suite, Payables n'inclut pas dans cette liste de valeurs
les factures à régler séparément. Si vous sélectionnez pour règlement une facture à régler
séparément, vous ne pouvez pas sélectionner plusieurs factures.
• REGLEMENT EN DEVISE ETRANGERE. Vous devez effectuer le règlement dans la
devise mentionnée sur la facture. Vous ne pouvez saisir et régler une facture en devise
étrangère que si l'option Utiliser plusieurs devises (Use Multiple Currencies) est activée
dans l'onglet Devise (Currency) de la fenêtre Options Payables (Payables Options) et que
vous avez défini un compte bancaire multidevises ou en devise étrangère.
• IMPOSSIBLE D'ARRETER DES PAIEMENTS EXPRESS FORMATES. Vous ne
pouvez pas arrêter un paiement express avant son formatage.
Lancer des paiements express à partir du pupitre des factures
Dans le Pupitre des factures (Invoice Workbench), vous pouvez lancer le paiement express
d'une ou de plusieurs factures, ou bien d'un ou de plusieurs échéanciers de paiement. Pour cela,
vous sélectionnez les factures à régler en cliquant sur le bouton Actions et en sélectionnant
l'option Payer intégralement (Pay in Full) afin d'accéder à la fenêtre Règlements (Payments).
La valeur par défaut du type de règlement doit être Express (Quick). Payables entre
automatiquement la plupart des informations de règlement (par exemple, le montant du
règlement et le nom du site/fournisseur). Vous sautez ainsi l'étape de sélection de facture que
vous exécuteriez si vous deviez lancer le règlement à partir du Pupitre des règlements
(Payment Workbench), qui se trouve dans la fenêtre Règlements (Payments).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 32
Traiter des oppositions sur règlement pour des règlements
uniques dans le pupitre des règlements

Traiter des oppositions sur règlement pour des règlements uniques dans le
pupitre des règlements
(N) Règlements (Payments) > Saisie (Entry) > Règlements (Payments) > fenêtre Règlements
(Payments)
Une fois que vous avez appelé votre banque pour lancer une opposition sur un titre de
paiement, vous pouvez enregistrer un statut Opposition. Vous pouvez soit annuler le règlement
pour annuler les enregistrements de comptabilisation et de règlement (en supposant que la
banque ait confirmé que le règlement n'a pas été apuré), soit lever l'opposition pour réinitialiser
le statut du règlement avec la valeur Négociable (Negotiable), en supposant que la banque vous
ait averti que le règlement a été apuré ou que le fournisseur vous ait indiqué qu'il a localisé le
titre de paiement.
Vous pouvez consulter toutes les oppositions dans l'état des règlements frappés d'opposition.
Vous pouvez rechercher tous les règlements dont le statut est Opposition lancée (Stop Initiated)
en sélectionnant ce statut dans la fenêtre Rechercher des règlements (Find Payments) et en
cliquant sur le bouton Rechercher (Find).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 33
Faire opposition à un règlement
• Contactez la banque et demandez l'opposition.
• Recherchez le règlement en ligne. Dans la fenêtre Règlements (Payments), sélectionnez
le règlement, puis cliquez sur le bouton Actions.
• Dans la fenêtre Actions sur règlement (Payment Actions), sélectionnez Lancer
l'opposition (Initiate Stop).
• Cliquez sur OK pour mette à jour le statut du règlement en lui affectant la valeur
Opposition lancée (Stop Initiated).
Lever une opposition sur un règlement
• Recherchez le règlement en ligne. Dans la fenêtre Règlements (Payments), sélectionnez
le règlement, puis cliquez sur le bouton Actions.
• Dans la fenêtre Actions sur règlement (Payment Actions), sélectionnez Lever l'opposition
(Release Stop).
• Cliquez sur OK pour lever l'opposition et réinitialiser le statut du règlement en lui
affectant la valeur Négociable (Negotiable).
Restrictions liées aux oppositions
• ACOMPTES. Vous ne pouvez pas lancer d'opposition sur un titre de paiement permettant
de régler un acompte rapproché d'une facture. Vous devez d'abord annuler le
rapprochement des acomptes avant de lancer l'opposition.
• PAIEMENTS EXPRESS. Vous ne pouvez pas lancer d'opposition sur un paiement
express formaté.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 34
Annuler des règlements uniques dans le pupitre des règlements

Annuler des règlements uniques dans le pupitre des règlements


(N) Règlements (Payments) > Saisie (Entry) > Règlements (Payments) > fenêtre Règlements
(Payments)
Lorsque vous annulez un règlement, Payables annule automatiquement la comptabilité associée
à ce règlement. Le statut des factures réglées est réinitialisé avec la valeur Impayé (Unpaid) ou
Annulé (Cancelled) selon l'action sur facture sélectionnée lors de l'annulation du règlement.
Payables annule également tous les gains et les pertes de change réalisés sur les factures en
devise étrangère enregistrées comme étant payées par ce règlement.
Lorsque vous annulez un règlement, vous pouvez sélectionner l'action que Payables doit
exécuter sur les factures payées par ce règlement annulé. Vous pouvez :
• bloquer les factures,
• annuler les factures,
• n'effectuer aucune action sur les factures, les laissant ainsi disponibles pour un règlement.
Remarque : Comme vous ne pouvez pas annuler l'annulation d'un règlement, vous devez avoir
le règlement à annuler en votre possession, ou une preuve qu'il n'a pas été apuré par la banque
ou détruit avant que vous l'enregistriez comme étant annulé. Vous pouvez également souhaiter
consulter les factures payées par le règlement avant d'annuler ce dernier pour vous assurer que
vous annulez le règlement approprié. Vous pouvez vérifier ces factures dans le pupitre des
factures.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 35
Prérequis
• Appelez votre banque pour lancer une opposition si le règlement a été envoyé à un
employé ou à un fournisseur.
• Attendez d'avoir reçu une confirmation de l'opposition avant d'annuler le règlement
(facultatif mais recommandé).
Annuler un règlement
Recherchez le règlement en ligne. A partir de la fenêtre Règlements (Payments), sélectionnez
le règlement, puis cliquez sur le bouton Actions. Dans la fenêtre Actions sur règlement
(Payment Actions), sélectionnez Annuler (Void). Vérifiez et modifiez éventuellement la date
d'annulation et la date GL devant être utilisées par Payables pour les ventilations comptables.
• Si vous souhaitez modifier le statut des factures associées en lui affectant la valeur
Impayé (Unpaid), sélectionnez Aucun (None) dans la zone Action sur facture (Invoice
Action). Ces factures seront disponibles pour règlement sur un nouveau règlement.
• Si vous souhaitez appliquer un blocage aux factures associées, sélectionnez Bloquer
(Hold) dans la zone Action sur facture (Invoice Action), puis choisissez un code blocage
dans la fenêtre Blocage (Hold). Payables annule le règlement, réinitialise le statut des
factures associées en lui affectant la valeur Impayé (Unpaid) et applique le blocage
sélectionné à ces factures.
• Si vous souhaitez annuler toutes les factures associées et réinitialiser leur montant à zéro,
sélectionnez Annuler (Cancel) dans la zone Action sur facture (Invoice Action). Payables
annule le règlement ainsi que les factures associées.
Annuler et réémettre des paiements express
Vous pouvez :
• annuler un paiement express et réémettre automatiquement le règlement des factures
correspondantes,
• annuler le règlement d'origine et réémettre un nouveau paiement express.
Prérequis
Activez l'option Allow Void and Reissue (Allow Void and Reissue) dans la région Règlement
unique (Single Payment) de l'onglet Règlement (Payment) se trouvant dans la fenêtre Options
Payables (Payables Options). Pour annuler et réémettre un paiement express :
• Chargez et alignez correctement votre titre de paiement dans l'imprimante.
• Recherchez le paiement express en ligne. A partir de la fenêtre Règlements (Payments),
sélectionnez le règlement, puis cliquez sur le bouton Actions.
• Dans la fenêtre Actions sur règlement (Payment Actions), sélectionnez Réémettre
(Reissue). Saisissez la date de règlement et confirmez le nouveau numéro de règlement.
Payables sélectionne automatiquement Annuler (Void). Vérifiez et mettez éventuellement
à jour les dates d'annulation. Payables annule le paiement express sélectionné et crée un
titre de paiement express pour régler les factures.
Restrictions
FACTURES PAYEES PAR UN AUTRE REGLEMENT. Lorsque vous annulez un règlement,
vous ne pouvez pas annuler une facture associée si celle-ci a été réglée partiellement par un
deuxième règlement. Dans ce cas, lorsque vous choisissez d'annuler la facture, le système
applique un blocage de type "Annulation de facture" (Invoice Cancel) à cette facture pour
référence. Vous pouvez lever le blocage manuellement dans la fenêtre Blocages de facture
(Invoice Holds).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 36
ANNULER DES FACTURES ASSOCIEES. Si vous tentez d'annuler une facture partiellement
réglée par un deuxième règlement à l'aide de l'action sur facture Annuler (Cancel), Payables
applique à cette facture un blocage "Annulation de facture" (Invoice Hold) plutôt que de
l'annuler. Ce blocage peut être levé manuellement.
REGLEMENTS APURES. Vous ne pouvez pas annuler un règlement déjà apuré par la banque.
ACOMPTES. Vous ne pouvez pas annuler le règlement sur un titre de paiement permettant de
régler un acompte rapproché d'une facture. Vous devez d'abord annuler le rapprochement des
acomptes avant d'annuler le règlement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 37
Présentation du traitement des règlements multiples

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 38
Présentation du gestionnaire des règlements

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 39
Créer des modèles de demande de traitement des règlements

Créer des modèles de demande de traitement des règlements


(N) Gestionnaire des règlements (Payments Manager) > (O) Modèles (Templates) >
(B) Créer (Create)
Avantages de l'utilisation d'un modèle de demande de traitement des règlements
Grâce aux modèles de demande de traitement des règlements, vous pouvez :
• réduire la saisie des données en évitant de retaper les valeurs fréquemment utilisées, ce
qui simplifie et accélère les exécutions de paie,
• extraire les besoins de trésorerie pour les factures qui seront sélectionnées pour règlement
en exécutant l'état de planification des besoins prévisionnels de trésorerie,
• planifier les demandes de traitement des règlements afin qu'elles s'exécutent de manière
répétitive,
• soumettre des demandes de traitement des règlements spécifiques en indiquant un modèle
utilisé en tant que paramètre et contenant toutes les informations requises pour soumettre
ces demandes,
• utiliser un modèle en tant que point de départ pour lancer des exécutions de paie.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 40
Définir des informations d'en-tête pour les modèles de demande
de traitement des règlements

Définir des informations d'en-tête pour les modèles de demande de traitement


des règlements
Emplacement des informations d'en-tête
Les informations d'en-tête se trouvent au-dessus des cinq sous-onglets dans la page Créer un
modèle de demande de traitement des règlements (Create Payment Process Request Template).
Types de modèle
Les modèles peuvent être classés par type afin de vous permettre de trouver rapidement celui
qui répond à vos besoins. Les types de modèle sont particulièrement utiles dans les grandes
entreprises car les modèles ne sont pas identifiés par unité organisationnelle.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 41
Définir les critères de sélection des règlements pour les modèles
de demande de traitement des règlements

Définir les critères de sélection des règlements pour les modèles de demande de
traitement des règlements
(N) Gestionnaire des règlements (Payments Manager) > (O) Modèles (Templates) > Modèles
de demande de traitement des règlements (Payment Process Request Templates) > (B) Créer
(Create) > Créer un modèle de demande de traitement des règlements (Create Payment Process
Request Template) > sous-onglet Critères de sélection de l'échéancier de paiement (Scheduled
Payment Selection Criteria)
Le sous-onglet Critères de sélection de l'échéancier de paiement (Scheduled Payment Selection
Criteria) inclut les paramètres suivants que vous pouvez utiliser pour limiter la sélection des
factures pour une exécution de paie :
• Type de fournisseur (type de bénéficiaire, par exemple Société (Company),
Sous-traitant (Contractor) ou Secteur public (Government))
• Bénéficiaire (fournisseur)
• Mode de règlement (par exemple, Chèque (Check), Virement (EFT), Transmission
bancaire (Wire) et Effets à payer (Bills Payable))

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 42
Nombre de jours depuis le début du règlement (Number of Pay From Days) : La valeur de
ce champ détermine la date de début du règlement sur une demande de traitement des
règlements. Elle représente le nombre de jours ajoutés à la date d'exécution de paie utilisée en
tant que date de début pour laquelle les factures seront sélectionnées. Par exemple, si la date
d'exécution de paie est la date du jour, par exemple le 1er mai, et que vous saisissez la valeur 3
dans le champ Nombre de jours depuis le début du règlement (Number of Pay From Days),
Payables sélectionnera des factures à régler en commençant avec une date de règlement au
4 mai ou postérieure à cette date. En d'autres termes, 1er mai + valeur 3 saisie dans le champ
Nombre de jours depuis le début du règlement (Number of Pay From Days) = 4 mai en tant que
date de début. La valeur que vous saisissez dans le champ Nombre de jours depuis le début du
règlement (Number of Pay From Days) est convertie en date que le système utilise en tant que
date de début de la fourchette de dates de règlement pour laquelle des factures seront
sélectionnées.
Jours supplémentaires pour sélection règlements (Additional Pay Through Days) : Cette
valeur obligatoire détermine la date de sélection pour règlement (Pay Through Date) sur une
demande de traitement des règlements. Elle représente le nombre supplémentaire de jours
pendant lequel Payables sélectionnera des factures pour règlement. Par exemple, si vous
saisissez la valeur 4, Payables sélectionnera des factures pour règlement à partir de la date de
début, qui est déterminée par le champ Nombre de jours depuis le début du règlement, avec des
dates de règlement allant de la date de début du règlement jusqu'au quatrième jour suivant cette
date. La valeur que vous saisissez dans le champ Jours supplémentaire pour sélection
règlements (Additional Pay Through Days) est convertie en date que le système utilise en tant
que date de fin de la fourchette de dates de règlement pour laquelle des factures seront
sélectionnées.
Priorité du règlement - De/A (Payment Priority High/Low) : Si elles sont définies, ces
valeurs représentent les priorités de règlement haute et basse pour la sélection des factures.
La fourchette par défaut s'étend de 1 à 99, 1 étant la priorité de règlement la plus élevée et 99 la
plus basse.
Inclure uniquement dû (Include Only Due) : Cochez cette case si vous souhaitez modifier
les sites fournisseur dont le critère de sélection de la date de règlement a pour valeur Escompte
(Discount) et ne payer que les factures dont les dates d'échéance sont identiques ou antérieures
à la valeur du champ Nombre de jours depuis le début du règlement (Number of Pay From
Days).
Type de taux de change du document (Document Exchange Rate Type) : Les options sont
Utilisateur (User) et Non utilisateur (Not User).
Inclure les montants nuls (Include Zero Amount) : Cochez cette case si vous souhaitez
permettre à Payables de sélectionner des factures à montant nul pour un règlement.
Classes de règlements (Pay Groups) : Vous pouvez éventuellement n'effectuer des
règlements que pour des classes spécifiques dans le cadre de cette exécution de paie, par
exemple les fournisseurs d'articles fabriqués ou de fournitures de bureau, ou encore la
compagnie d'électricité. Vous pouvez également procéder au règlement pour toutes les classes
de règlements.
Définir tous les paramètres ou des paramètres de règlement spécifiques pour les classes de
règlements, les entités juridiques, les devises de règlement et les unités opérationnelles.
Le sous-onglet Critères de sélection de l'échéancier de paiement (Scheduled Payment Selection
Criteria) vous permet de définir facilement plusieurs classes de règlements, devises de
règlement, entités juridiques et unités opérationnelles à partir desquelles le modèle
sélectionnera les factures de l'échéancier de paiement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 43
Par exemple, si vous sélectionnez le bouton radio Tout (All) pour les unités opérationnelles
dans le sous-onglet Critères de sélection de l'échéancier de paiement (Scheduled Payment
Selection Criteria), le processus de sélection sélectionne l'échéancier de paiement pour toutes
les unités opérationnelles pour lesquelles vous utilisez le modèle pour soumettre une demande.
Si vous sélectionnez le bouton radio Indiquer (Specify) dans le sous-onglet Critères de
sélection de l'échéancier de paiement (Scheduled Payment Selection Criteria), vous pouvez
indiquer les unités opérationnelles et le processus de sélection ne sélectionne que l'échéancier
de paiement associé à ces unités opérationnelles.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 44
Définir des attributs de règlement pour les modèles de demande
de traitement des règlements

Définir des attributs de règlement pour les modèles de demande de traitement


des règlements
(N) Gestionnaire des règlements (Payments Manager) > (O) Modèles (Templates) > Modèles
de demande de traitement des règlements (Payment Process Request Templates) > (B) Créer
(Create) > Créer un modèle de demande de traitement des règlements (Create Payment Process
Request Template) > sous-onglet Attributs de règlement (Payment Attributes)
Compte bancaire de décaissement (Disbursement Bank Account) : Sélectionnez le compte
bancaire dont vous souhaitez utiliser les fonds pour régler les factures sélectionnées.
Remarque : Si vous souhaitez indiquer comment les documents à payer d'une exécution de
paie seront réglés, indiquez un compte bancaire de décaissement et un profil de traitement des
règlements uniques. Si vous n'indiquez aucun compte bancaire ou profil de traitement des
règlements ou que vous indiquez par erreur un compte bancaire ou un profil de traitement des
règlements inapproprié pour un document à payer, le processus de règlement s'interrompt et
vous demande de fournir les valeurs correctes dans la page Terminer les affectations de
document : demande de traitement des règlements <nom> (Complete Document Assignments:
Payment Process Request <name>). Un tel cas se présente notamment si les critères de
sélection de l'utilisateur entraînent la sélection d'une facture dont le mode de règlement n'est
pas affecté au profil de traitement des règlements indiqué.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 45
Si vous laissez ce champ vide, il sera renseigné lorsque vous sélectionnerez un profil de
traitement des règlements. Pour une exécution de paie, vous n'avez pas besoin d'indiquer un
compte bancaire unique ou un profil de traitement des règlements unique. Vous pouvez gérer
un groupe volumineux de documents à payer sélectionnés dans une exécution de paie en
effectuant le règlement à partir de plusieurs comptes bancaires et à l'aide de différents profils
de traitement des règlements. Un tel cas se présente si vous avez affecté à des organisation
spécifiques les comptes bancaires et les profils de traitement des règlements appropriés.
Titre de paiement (Payment Document) : Saisissez le nom du titre de paiement que vous
souhaitez utiliser pour imprimer les chèques.
Remarque : Ce champ s'applique uniquement aux règlements imprimés (chèques, par
exemple).
Profil de traitement des règlements (Payment Process Profile) : Sélectionnez le profil de
traitement des règlements que vous souhaitez utiliser pour ce modèle.
Remarque : Laissez ce champ vide si vous utilisez ce modèle pour sélectionner des documents
à payer imprimés et électroniques dans une exécution de paie. Un profil de traitement des
règlements contient des informations qui indiquent comment Payables doit traiter les
documents à payer tels que les factures. Sa sélection est déterminée par le mode de règlement
affecté au document à payer, qu'il soit imprimé ou électronique. Le mode de règlement est
affecté au profil de traitement des règlements. Les profils de traitement des règlements incluent
également des spécifications pour le formatage et la transmission des règlements.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 46
Automatiser le processus des modèles de demande de traitement
des règlements

Automatiser le processus des modèles de demande de traitement des règlements


(N) Gestionnaire des règlements (Payments Manager) > (O) Modèles (Templates) > Modèles
de demande de traitement des règlements (Payment Process Request Templates) > (B) Créer
(Create) > Créer un modèle de demande de traitement des règlements (Create Payment Process
Request Template) : (S) Automatisation des processus (Process Automation)
Augmenter les crédits (Maximize Credits) : Si vous cochez cette case et que, lors de la
sélection des factures, il existe un crédit pour un bénéficiaire (fournisseur) après le calcul des
intérêts et des retenues sur règlement, le système regroupe dans un seul règlement, et sur la
base de règles de regroupement, tous les règlements planifiés pour le site fournisseur concerné.
Si la somme est négative, le système diminue le montant créditeur pour qu'il soit nul.
Remarque : N'utilisez pas cette fonctionnalité si vous souhaitez regrouper les règlements par
date d'échéance. Si l'entreprise utilise les frais bancaires japonais ou la fonction de retenue
étendue pour calculer les retenues sur règlements, Oracle recommande d'éviter d'utiliser cette
fonction car elle pourrait donner lieu à un montant négatif et au rejet de l'échéancier de
paiement. Par ailleurs, si votre compte bancaire interdit les règlements nuls, Oracle vous
recommande de ne pas utiliser cette fonctionnalité. Si votre administration fiscale autorise les
règlements nuls, vous pouvez personnaliser le format de règlement afin d'inclure les règlements
de montant nul ou d'indiquer ce type de règlement pour le lettrage des crédits.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 47
Arrêter le processus pour vérification après sélection de l'échéancier de paiement (Stop
Process for Review After Scheduled Payment Selection) : Si vous cochez cette case,
l'exécution de paie s'interrompt une fois que les factures sont sélectionnées et que le statut de la
demande de traitement des règlements est mis à jour avec la valeur Vérification des factures en
attente (Invoices Pending Review).
Calculer la retenue sur règlement et les intérêts lors de la sélection de l'échéancier de
paiement (Calculate Payment Withholding and Interest During Scheduled Payment
Selection) : Si vous cochez cette case, les calculs suivants sont effectués :
Pour chaque échéancier de paiement soumis à des intérêts, le système calcule les intérêts dus.
Pour les factures soumises à une retenue, le système calcule la retenue de TVA si la facture
appartient à une unité opérationnelle pour laquelle la TVA est retenue au moment du
règlement.
Arrêter le processus pour vérification après création des règlements proposés (Stop
Process for Review After Creation of Proposed Payments) : Si vous cochez cette case, le
programme Créer des règlements (Build Payments) s'exécute pour regrouper les factures dans
des règlements et l'exécution de paie s'interrompt une fois que ces règlements ont été créés afin
de permettre à l'administrateur de les vérifier.
Créer des instructions de règlement (Create Payment Instructions) : Si vous sélectionnez
l'option Commencer lorsque la demande de traitement des règlements est terminée (Initiate
When Payment Process Request is Complete), le système lance la création automatique des
instructions de règlement immédiatement après la fin de la demande de traitement des
règlements.
Si vous sélectionnez l'option Attendre le lancement standard de traitements (Wait for Standard
Request Submission), l'exécution de paie s'interrompt après la fin de la demande de traitement
des règlements afin que le programme Créer des instructions de règlement (Create Payment
Instructions), planifié ou exécuté manuellement, puisse regrouper les règlements à partir de
cette demande et des autres demandes figurant dans les mêmes instructions de règlement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 48
Définir les critères d'échec de la validation pour le modèle de
demande de traitement des règlements

Définir les critères d'échec de la validation pour le modèle de demande de


traitement des règlements
(N) Gestionnaire des règlements (Payments Manager) > (O) Modèles (Templates) > Modèles
de demande de traitement des règlements (Payment Process Request Templates) > (B) Créer
(Create) > Créer un modèle de demande de traitement des règlements (Create Payment Process
Request Template) > sous-onglet Résultats l'échec de la validation (Validation Failure Results)

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 49
Lancer l'état des besoins prévisionnels de trésorerie

Lancer l'état des besoins prévisionnels de trésorerie


Pour exécuter l'état des besoins prévisionnels de trésorerie, procédez comme suit :
1. Dans la page Modèles de demande de traitement des règlements (Payment Process
Request Templates), recherchez le modèle de demande de traitement des règlements que
vous souhaitez utiliser pour l'exécution de paie.
2. Pour la ligne de modèle qui vous intéresse, cliquez sur l'icône Exécuter l'état des besoins
prévisionnels de trésorerie (Run Cash Requirements Report) afin d'accéder à la procédure
du traitement simultané (sept pages) correspondant à l'état des besoins prévisionnels de
trésorerie.
Utiliser l'état des besoins prévisionnels de trésorerie
Vous pouvez lancer cet état pour une seule devise ou pour toutes les devises. L'état est trié par
devise et répertorie les totaux cumulés des factures dans la devise de facturation. Il indique,
dans la devise comptable, la somme de toutes les factures pour chaque devise ainsi que la
somme de toutes les factures figurant dans l'état. Il vous avertit si certains taux de change font
défaut pour des factures libellées en devise.
Cet état répertorie les factures impayées ou partiellement réglées qui correspondent aux
paramètres que vous saisissez. Il n'inclut pas :
• les factures annulées,
• les factures entièrement réglées.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 50
Si vous lancez l'état des besoins prévisionnels de trésorerie en attribuant la valeur Non (No) au
paramètre Option de synthèse (Summary Option), il répertorie toutes les factures non réglées
ou réglées partiellement pour une devise, par date de règlement et nom de fournisseur, en
commençant par les factures dont l'échéance ou la date d'escompte est la plus récente. Payables
calcule un sous-total du montant dû pour chaque fournisseur puis pour chaque date de
règlement.
Si vous lancez l'état des besoins prévisionnels de trésorerie en attribuant la valeur Oui (Yes) au
paramètre Option de synthèse (Summary Option), il répertorie les besoins de trésorerie par
fournisseur pour chaque devise et chaque date de règlement, sans afficher les factures.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 51
Soumettre un règlement unique accéléré

Soumettre un règlement unique accéléré


La fonctionnalité de règlement unique accéléré est indépendante de la demande de traitement
des règlements standard. Les règlements uniques accélérés incluent les règlements manuels, les
paiements express et les remboursements. Ils sont soumis à partir du Pupitre des règlements
(Payments Workbench) et ne s'interrompent pas pour des vérifications. Le traitement de ces
règlements aboutit ou échoue simplement.
Par ailleurs, si vous utilisez la fonctionnalité de demande de traitement des règlements standard
et que vous n'avez qu'une facture à régler, elle exécute le traitement normal des règlements, en
s'interrompant éventuellement si cela est préconisé ou en combinant d'autres règlements dans
une instruction de règlement.
Soumettre un règlement unique accéléré, un règlement manuel ou un remboursement
Prérequis
Avant de soumettre un règlement unique accéléré, un règlement manuel ou un remboursement,
vous devez :
• saisir une facture associée dans le pupitre des factures,
• valider cette facture dans le pupitre des factures.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 52
Soumettre un règlement unique accéléré
1. Accédez à la fenêtre Règlements (Payments) dans le Pupitre des règlements (Payment
Workbench) : Règlements (Payments) > Saisie (Entry) > Règlements (Payments).
2. Dans le champ Type de la fenêtre Règlements (Payments), sélectionnez Express (Quick),
Manuel (Manual) ou Remboursement (Refund).
3. Dans la liste déroulante du champ Partenaire commercial (Trading Partner), sélectionnez
un fournisseur.
4. Dans la liste déroulante du champ Site fournisseur (Supplier Site), sélectionnez un site
fournisseur.
5. Dans le champ Date du règlement (Payment Date), sélectionnez une date de règlement
dans la liste de valeurs sous forme de calendrier.
6. Dans la liste déroulante du champ Compte bancaire (Bank Account), sélectionnez un
compte bancaire de décaissement.
7. Dans la liste de valeurs du champ Mode de règlement (Payment Method), sélectionnez le
mode de règlement.
8. Si le mode de règlement est Chèque (Check), sélectionnez un titre de paiement dans le
champ Titre de paiement (Payment Document).
9. Dans la liste de valeurs du champ Profil de traitement des règlements (Payment Process
Profile), sélectionnez le profil de traitement des règlements.
10. Si le mode de règlement est Electronique (Electronic), sélectionnez un intitulé et un
numéro de compte de règlement.
Remarque : Les données de la région inférieure de la page Règlements (Payments) sont
définies par défaut.
11. Cliquez sur l'icône Sauvegarder (Save) dans la barre d'outils.
Sélectionner une facture à régler ou un remboursement à effectuer
Pour sélectionner la facture à régler ou le remboursement à effectuer, procédez comme suit :
1. Dans la fenêtre Règlements (Payments), cliquez sur le bouton Saisir/ajuster factures
(Enter/Adjust Invoices).
La fenêtre Sélectionner les factures (Select Invoices) affiche toutes les factures qui sont
validées et prêtes à être réglées.
Remarque : Si vous ne voyez pas votre facture dans la liste de valeurs Numéro de facture
(Invoice Number), revenez au Pupitre des factures (Invoice Workbench) afin de vous assurer
qu'elle est validée.
2. Cochez la case sur la gauche du champ Numéro de facture (Invoice Number) approprié.
3. Sauvegardez votre travail.
4. Revenez à la fenêtre Règlements (Payments). La facture que vous avez sélectionnée dans
la fenêtre Sélectionner les factures (Select Invoices) apparaît à présent dans la région
inférieure de la fenêtre Règlements (Payments).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 53
Soumettre une demande de traitement des règlements standard

Soumettre une demande de traitement des règlements standard


Une demande de traitement des règlements standard contient généralement plusieurs
documents à payer. Ces documents sont traités par lots ; ils sont d'abord transformés en
règlements, lesquels sont regroupés dans des instructions de règlement en vue d'un
décaissement final, par chèque ou par transmission électronique.
La configuration des règlements permet aux exécutions de paie de déterminer automatiquement
le compte bancaire et le profil de traitement des règlements pour chaque facture lors du
traitement, en fonction du mode de règlement, de l'unité opérationnelle et de la devise.
Soumettre une demande de traitement des règlements standard
1. Dans le gestionnaire des règlements (Payments Manager), sélectionnez l'onglet
Demandes de traitement des règlements (Payment Process Requests).
2. Cliquez sur le bouton Lancer une demande unique (Submit Single Request).
3. Dans la région d'en-tête, sélectionnez un modèle de demande à utiliser pour cette
demande de traitement des règlements dans la liste de valeurs du champ Utiliser un
modèle (Use Template). Les données issues du modèle sont appliquées par défaut à la
demande de traitement des règlements.
4. Naviguez dans les sous-onglets, en commençant par le sous-onglet Critères de sélection
de l'échéancier de paiement (Scheduled Payment Selection Criteria).
5. Dans le sous-onglet Taux utilisateur (User Rates), indiquez, si nécessaire, les taux de
change utilisateur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 54
6. Dans le sous-onglet Traitement (Processing), la demande de traitement des règlements
standard s'interrompt à un des stades suivants s'il a été sélectionné dans le sous-onglet
Automatisation des processus (Process Automation) lors de la création du modèle de
demande de traitement des règlements :
- Après la sélection des factures : Vous pouvez donc vérifier les factures
sélectionnées.
- Après la création des règlements : Vous pouvez donc vérifier les règlements.
- Après la création des règlements : Vous pouvez donc créer des instructions de
règlement.
7. Cliquez sur le bouton Lancer (Submit).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 55
Planifier une demande de traitement des règlements

Planifier une demande de traitement des règlements


Lorsque vous cliquez sur le bouton Planifier les demandes répétitives (Schedule Repeating
Request) dans la page Demandes de traitement des règlements (Payment Process Requests)
figurant sous l'onglet du même nom, vous avez la possibilité d'exécuter un programme de
traitements simultanés permettant de planifier une demande de traitement des règlements qui
sélectionne des factures via un modèle spécifique. Cette demande s'exécute dès que possible, à
une date et une heure précises, périodiquement ou une seule fois.
1. Dans le module Gestionnaire des règlements (Payments Manager), sélectionnez l'onglet
Demandes de traitement des règlements (Payment Process Requests).
2. Cliquez sur le bouton Planifier les demandes répétitives (Schedule Repeating Request).
3. Sélectionnez un modèle de demande de traitement des règlements à utiliser. Ce modèle
définit par défaut les données sur la demande de traitement des règlements.
4. Vérifiez la date de sélection pour règlement définie par défaut et modifiez-la, le cas
échéant. Payables sélectionne les factures avec une date d'escompte ou d'échéance
antérieure à cette date. Vous pouvez être amené à repousser cette date ; par exemple, en
raison de jours fériés qui risquent de retarder la prochaine exécution de paie planifiée
normalement.
5. Indiquez un planning, une récurrence et les destinataires des notifications de l'exécution
de paie. Ces notifications indiquent si la demande s'est exécutée normalement, s'est
terminée par un avertissement ou ne s'est pas exécutée et a généré une erreur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 56
6. Déterminez si l'impression est nécessaire et le nombre d'exemplaires requis.
7. Vérifiez vos saisies.
8. Si toutes les saisies sont correctes, cliquez sur le bouton Lancer (Submit). Un numéro de
traitement est attribué à la demande de traitement des règlements planifiée. Notez ce
numéro afin de voir si la demande s'est exécutée.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 57
Vérifier et modifier les factures sélectionnées

Vérifier et modifier les factures sélectionnées


Pour rechercher la demande de traitement des règlements dans la page Demandes de traitement
des règlements (Payment Process Requests) :
1. Sélectionnez le nom de la demande dans la liste de valeurs du champ Demande traitement
règlements (Payment Process Request).
2. Dans la liste de valeurs du champ Statut (Status), sélectionnez Vérification des factures
en attente (Invoices Pending Review).
3. Cliquez sur le bouton Accéder (Go). Le système affiche les demandes de traitement des
règlements ayant le statut Vérification des factures en attente (Invoices Pending Review).
Pour voir le statut de la demande de traitement des règlements :
1. Dans l'onglet Accueil (Home) de la région Demandes de traitements simultanés
(Concurrent Requests), cliquez sur le lien Contrôler les demandes de traitement (Monitor
Requests). La page Traitements (Requests) s'affiche.
2. Cliquez sur l'icône Détails (Details) correspondant au numéro de traitement qui vous
intéresse afin de voir si ce traitement s'est terminé avec le statut Normal.
Pour vérifier les factures sélectionnées, procédez comme suit :
• Dans la région Demandes de traitement des règlements d'aujourd'hui (Today's Payment
Process Requests) se trouvant dans le Tableau de bord des règlements (Payments
Dashboard), cliquez sur le bouton Rafraîchir le statut (Refresh Status).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 58
• Dans la page Demandes de traitement des règlements (Payment Process Requests),
cliquez sur l'icône Lancer l'action (Start Action). Vous accédez à la page Demande de
traitement des règlements : Echéanciers de paiement sélectionnés (Payment Process
Request: Selected Scheduled Payments).
Pour voir les factures qui n'ont pas été sélectionnées par la demande de traitement des
règlements, cliquez sur le bouton Voir les non sélectionnés (View Unselected). Le système
affiche la page Demande de traitement des règlements : Echéanciers de paiement non
sélectionnés (Payment Process Request: Unselected Scheduled Payments). Les factures ne sont
incluses dans aucune demande de traitement des règlements lorsqu'elles ne sont pas approuvées
ou validées. Vous pouvez tenter de faire approuver et valider les factures non sélectionnées
afin de pouvoir les ajouter à la demande de traitement des règlements.
Ajouter des factures à une demande de traitement des règlements
Pour ajouter des factures à une demande de traitement des règlements dans la page Demande
de traitement des règlements : Echéanciers de paiement sélectionnés (Payment Process
Request: Selected Scheduled Payments), procédez comme suit :
1. Cliquez sur le bouton Ajouter des échéanciers de paiement (Add Scheduled Payments).
La page Rechercher et sélectionner : Ajouter des échéanciers de paiement (Search and
Select: Add Scheduled Payments) s'affiche.
2. Choisissez les critères de recherche des documents à payer dans la liste de valeurs, puis
cliquez sur le bouton Accéder (Go).
3. Sélectionnez le règlement à ajouter et cliquez sur le bouton Sélectionner (Select).
L'échéancier de paiement ajouté apparaît dans la région Echéanciers de paiement
sélectionnés (Selected Scheduled Payments).
Supprimer des factures d'une demande de traitement des règlements
Pour supprimer des factures d'une demande de traitement des règlements dans la page
Demande de traitement des règlements : Echéanciers de paiement sélectionnés (Payment
Process Request: Selected Scheduled Payments), procédez comme suit :
1. Sélectionnez l'échéancier de paiement applicable.
2. Cliquez sur le bouton Supprimer de la demande (Remove from Request).
3. Cliquez sur le bouton Lancer (Submit).
Recalculer les intérêts, la retenue sur règlement ou les taux de change
Le gestionnaire des règlements (Payments Manager) ne calcule pas automatiquement les
montants de retenue sur les règlements ou les montants des intérêts. Ces calculs sont effectués
lorsque vous cliquez sur le bouton Lancer (Submit) dans la page Demande de traitement des
règlements : Echéanciers de paiement sélectionnés (Payment Process Request: Selected
Scheduled Payments).
Si vous modifiez les montants de règlement après la sélection des factures, les valeurs figurant
dans les champs Intérêts dus (Interest Due) et Montants totaux à payer (Total Amount Payable)
de la page Demande de traitement des règlements : Echéanciers de paiement sélectionnés
(Payment Process Request: Selected Scheduled Payments) resteront identiques à celles du
dernier calcul. Si vous souhaitez connaître les intérêts dus recalculés, le montant retenu ou les
taux de change, vous devez cliquer sur le bouton Calculer (Calculate).
Vérifier les modifications
Lorsque vous apportez des modifications, vous pouvez les vérifier dans l'état relatif à la
sélection de l'échéancier de paiement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 59
Consulter l'état relatif à la sélection de l'échéancier de paiement

Consulter l'état relatif à la sélection de l'échéancier de paiement


Vous pouvez consulter les informations suivantes dans l'état relatif à la sélection de
l'échéancier de paiement :
• Crédits manqués, afin d'envisager leur ajout à l'exécution de paie ou la suppression des
factures associées dans l'exécution de paie.
• Acomptes disponibles, pour prendre en compte la suppression de factures applicables
dans l'exécution de paie.
• Factures non sélectionnées, pour déterminer si le modèle de demande de traitement des
règlements sélectionne les factures appropriées ; si certaines factures n'ont pas été
sélectionnées, cet état permet de déterminer s'il convient de les ajouter à l'exécution de
paie.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 60
Vérifier les règlements proposés

Vérifier les règlements proposés


(N) Règlements (Payments) > Saisie (Entry) > Gestionnaire des règlements (Payments
Manager) > (O) Demandes de traitement des règlements (Payment Process Requests)
Pour vérifier les règlements proposés :
1. Dans la liste de valeurs du champ Statut (Status), sélectionnez Vérification des
règlements proposés en attente (Pending Proposed Payment Review).
2. Cliquez sur le bouton Accéder (Go). La page Vérifier les règlements proposés : demande
de traitement des règlements <nom> (Review Proposed Payments: Payment Process
Request <name>) s'affiche.
Si vous avez configuré l'exécution de paie pour qu'elle s'interrompe après la création des
règlements proposés, la demande de traitement des règlements se termine avec le statut
Vérification des règlements proposés en attente (Pending Proposed Payment Review).
Cette page indique également le nombre de documents rejetés pendant la création des
règlements. Si vous cliquez sur l'icône Lancer l'action (Start Action), vous accédez à la page
Vérifier les règlements proposés : demande de traitement des règlements <nom> (Review
Proposed Payments: Payment Process Request <name>).
Après avoir vérifié les règlements proposés, vous pouvez lancer le traitement de création des
règlements en sélectionnant Lancer le traitement des règlements (Run Payment Process) dans
la liste déroulante Actions.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 61
Si vous cliquez sur le lien de la demande de traitement des règlements dans la page Demande
de traitement des règlements (Payment Process Request), vous pouvez accéder aux détails de
règlement dans la page Demande de traitement des règlements : <nom> (Payment Process
Request: <name>). Vous pouvez voir le nombre de règlements, de documents, ainsi que le
montant total des règlements par devise. Les règlements individuels sont également répertoriés,
ainsi que l'organisation et les autres informations de règlement. Si vous sélectionnez le bouton
radio d'un règlement spécifique, vous pouvez voir les factures programmées incluses dans ce
règlement.
Pour voir les détails des documents ou règlements programmés qui ont été rejetés ou supprimés
de l'exécution de paie, cliquez sur le bouton Eléments rejetés et supprimés (Rejected and
Removed Items) dans la page Demande de traitement des règlements <nom> (Payment Process
Request <name>) afin d'accéder à la page Eléments rejetés et supprimés : <nom> (Rejected
and Removed Items: <name>). Cette page répertorie les documents à payer ou règlements
rejetés. Si vous cliquez sur le lien Numéro de référence (Reference Number), vous pouvez voir
les détails du document ou du règlement ainsi que le motif du rejet.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 62
Créer des règlements

Créer des règlements


Les documents à payer sont regroupés dans le même règlement uniquement s'ils ont le même :
• profil de traitement des règlements,
• mode de règlement,
• format de règlement.
Le fait de définir des règles de regroupement dans le profil de traitement des règlements vous
permet de mieux contrôler les factures à regrouper.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 63
Présentation de la création d'instructions de règlement

Présentation de la création d'instructions de règlement


(N) Règlements (Payments) > Saisie (Entry) > (B) Instructions de règlement (Payment
Instructions)
Une instruction de règlement est créée en exécutant le programme Créer des instructions de
règlement (Create Payment Instructions). Les instructions de règlement sont créées
automatiquement par le système. Toutefois, vous pouvez choisir de lancer le traitement
manuellement. En effet, cela dépend de l'option que vous avez sélectionnée dans la liste
déroulante Créer des instructions de règlement (Create Payment Instructions) se trouvant dans
le sous-onglet Automatisation des processus (Process Automation) lors de la création d'un
modèle de demande de traitement des règlements. Vous avez le choix entre les deux options
suivantes : Commencer lorsque la demande de traitement des règlements est terminée (Initiate
When Payment Process Request is Complete) (automatique) ou Attendre le lancement standard
de traitements (Wait for Standard Request Submission) (manuel).
Dans la page Instructions de règlement (Payment Instructions), sélectionnez un statut
d'instruction de règlement dans le champ Statut (Status), puis cliquez sur le bouton Accéder
(Go). Les résultats s'affichent dans la région Rechercher (Search).
Pour exécuter une action sur une instruction de règlement spécifique, cliquez sur l'icône Action
(Take Action) correspondant à la ligne applicable. Vous accédez ainsi automatiquement à la
page appropriée vous permettant d'exécuter cette action.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 64
Programme Créer des instructions de règlement
Une fois que les factures programmées sont regroupées dans des règlements, le programme
Créer des instructions de règlement (Create Payment Instructions) extrait ces règlements et,
selon les définitions du profil de traitement des règlements et du compte bancaire de chaque
règlement, les formate dans des instructions de règlement.
Par exemple, à partir d'une demande de traitement des règlements, le système peut créer :
• une instruction de règlement visant à imprimer un jeu de chèques internes,
• une seconde instruction de règlement qui est transmise sous forme électronique à la
banque pour traitement.
Règles de regroupement
Selon la configuration des règles de regroupement, les règlements figurant dans différentes
demandes de traitement peuvent être regroupés dans une seule instruction de règlement. Les
règles de regroupement sont définies dans la région Regroupement de règlements (Payment
Grouping) de la page Créer un profil de traitement des règlements (Create Payment Process
Profile).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 65
Créer et transmettre des instructions de règlement électronique

Créer et transmettre des instructions de règlement électronique


Selon la configuration du profil de traitement des règlements, les instructions de règlement
électronique sont transmises automatiquement à un système de traitement des règlements ou
leur transmission est différée. Si les instructions de règlement électronique ne sont pas
transmises automatiquement, vous devez lancer la transmission manuellement via la page
Transmettre l'instruction de règlement (Transmit Payment Instruction).
Créer manuellement des instructions de règlement électronique
Pour créer manuellement des instructions de règlement électronique, procédez comme suit :
1. Dans le Gestionnaire des règlements (Payments Manager), sélectionnez l'onglet Accueil
(Home) et cliquez sur le lien Créer des instructions de règlement électronique (Create
Electronic Payment Instructions) dans la région Raccourcis (Shortcuts). La page Agenda
des traitements : Nom (Schedule Request: Name) s'affiche. Il s'agit de la première des
sept pages du programme de traitements simultanés. A mesure que vous naviguez dans
ces pages, vous définissez des critères pour les règlements électroniques. Les critères de
sélection peuvent inclure :
- le profil de traitement des règlements,
- la devise de règlement,
- le compte bancaire interne à partir duquel les fonds sont tirés,
- l'origine des règlements sélectionnés (produit d'origine, demande de traitement des
règlements, entité juridique, organisation ou type d'organisation, par exemple).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 66
2. Lorsque vous cliquez sur le bouton Soumettre (Submit) une fois la page finale vérifiée, la
demande de création d'une instruction de règlement électronique est soumise et identifiée
par un numéro de traitement. Vous pouvez surveiller le statut de cette demande en
cliquant sur le lien Contrôler les demandes (Monitor Requests) figurant dans l'onglet
Accueil (Home) du Tableau de bord des règlements (Payments Dashboard).
Fichier de règlements
Chaque instruction de règlement qui est transmise sous forme électronique à un système de
traitement des règlements ou une institution financière est associée à un fichier de règlements.
Ce fichier de règlements contient des données qui indiquent à la banque ou au système de
traitement des règlements comment effectuer le règlement. Les informations suivantes sont
généralement incluses dans les fichiers de règlements transmis sous forme électronique :
• Nombre de règlements à effectuer
• Montant de chaque règlement
• Informations sur le compte bancaire du payeur principal et des bénéficiaires tiers
• Noms des bénéficiaires
Transmettre manuellement une instruction de règlement électronique
Pour transmettre manuellement une instruction de règlement électronique, procédez comme
suit :
1. Dans le gestionnaire des règlements, sélectionnez l'onglet Instructions de règlement
(Payment Instructions).
2. Dans le champ Statut (Status) de la région Rechercher (Search), sélectionnez Formatée -
Prête pour transmission (Formatted - Ready for Transmission) et cliquez sur le bouton
Accéder (Go).
3. Pour l'instruction de règlement applicable, cliquez sur l'icône Action (Take Action). La
page Transmettre l'instruction de règlement : <numéro> (Transmit Payment Instruction:
<number>) s'affiche.
4. Dans la liste déroulante Actions, sélectionnez Transmettre (Transmit), puis cliquez sur le
bouton Accéder (Go).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 67
Créer et imprimer des instructions de règlement imprimées

Créer et imprimer des instructions de règlement imprimées


La configuration du profil de traitement des règlements vous permet de choisir si les
instructions de règlement imprimées doivent être imprimées automatiquement sur les chèques
une fois leur formatage effectué par le système.
Si les instructions de règlement ne sont pas imprimées automatiquement sur les chèques, vous
devez les soumettre manuellement pour impression via la page Imprimer des titres de
paiement : instruction de règlement <numéro> (Print Payment Documents: Payment
Instruction <Number>).
Créer manuellement des instructions de règlement imprimées
Pour créer manuellement des instructions de règlement imprimées :
1. Dans le gestionnaire des règlements, sélectionnez l'onglet Accueil (Home) et cliquez sur
le lien Créer des instructions de règlement imprimées (Create Printed Payment
Instructions) dans la région Raccourcis (Shortcuts). La page Agenda des traitements :
Nom (Schedule Request: Name) s'affiche. Il s'agit de la première des sept pages du
programme de traitements simultanés. A mesure que vous naviguez dans ces pages, vous
définissez des critères d'impression. Les critères de sélection peuvent inclure :
- le profil de traitement des règlements,
- la devise de règlement,
- le compte bancaire interne à partir duquel les fonds sont tirés,
- le titre de paiement sur lequel l'impression doit être effectuée,

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 68
- l'origine des règlements sélectionnés, par exemple le produit d'origine, la demande
de traitement des règlements, l'entité juridique, l'organisation ou le type
d'organisation.
2. Lorsque vous cliquez sur le bouton Soumettre (Submit) une fois la page finale vérifiée, la
demande de création de l'instruction de règlement imprimée est soumise et identifiée par
un numéro de traitement. Vous pouvez surveiller le statut de cette demande en cliquant
sur le lien Contrôler les demandes (Monitor Requests) figurant dans l'onglet Accueil
(Home) du Tableau de bord des règlements (Payments Dashboard).
Imprimer manuellement une instruction de règlement imprimée
Pour imprimer manuellement une instruction de règlement imprimée :
1. Dans le gestionnaire des règlements, sélectionnez l'onglet Instructions de règlement
(Payment Instructions).
2. Dans le champ Statut (Status) de la région Rechercher (Search), sélectionnez Formatée -
Prête pour impression (Formatted - Ready for Printing) et cliquez sur le bouton Accéder
(Go).
3. Pour l'instruction de règlement applicable, cliquez sur l'icône Action (Take Action). La
page Imprimer des titres de paiement : instruction de règlement <numéro> (Print
Payment Documents: Payment Instruction <number>) s'affiche.
4. Pour imprimer des chèques, cliquez sur n'importe lequel des boutons activés : Imprimer
(Print) ou Formater et imprimer (Format and Print).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 69
Imprimer des règlements

Imprimer des règlements


Responsabilité Administrateur des règlements Payments (Oracle Payments Payment
Administrator)
(N) Oracle Payments - Configuration (Oracle Payments Setup) > Profils de traitement des
règlements (Payment Process Profiles)
Configurer des règlements imprimés dans le profil de traitement des règlements
1. Dans la liste déroulante Type de traitement (Processing Type), sélectionnez Imprimé
(Printed).
2. Sélectionnez le titre de paiement que vous souhaitez que l'imprimante utilise pour
imprimer des règlements en sélectionnant une option dans la liste de valeurs Titre de
paiement par défaut (Default Payment Document).
3. Si vous souhaitez envoyer les instructions de règlement imprimées vers un fichier plutôt
que vers une imprimante, sélectionnez le bouton radio Envoyer dans fichier (Send to
File).
4. Par ailleurs, si vous souhaitez envoyer les instructions de règlement imprimées vers une
imprimante afin d'imprimer les règlements sur les chèques, sélectionnez le bouton radio
Envoyer à l'imprimante (Send to Printer).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 70
5. Si vous souhaitez que l'imprimante imprime automatiquement les règlements sur des
chèques après que le système ait formaté les instructions de règlement imprimées, cochez
la case Imprimer automatiquement après formatage (Automatically Print after
Formatting).
6. Dans la liste de valeurs Imprimante par défaut (Default Printer), sélectionnez une
imprimante par défaut.
Rechercher des instructions de règlement imprimées
Dans la région Rechercher (Search) de la page Instructions de règlement (Payment
Instructions) se trouvant sous l'onglet du même nom, vous pouvez rechercher des instructions
de règlement imprimées soumises précédemment.
Si vous avez indiqué Non (No) dans le champ Imprimer maintenant (Print Now) lorsque vous
avez créé l'instruction de règlement imprimée via la procédure (sept pages) du programme de
traitements simultanés, le statut de l'instruction de règlement imprimée aura pour valeur
Formatée - Prête pour impression (Formatted - Ready for Printing). Dans le champ Statut
(Status) de la région Rechercher (Search) figurant dans la page Instructions de règlement
(Payment Instructions), sélectionnez Formatée - Prête pour impression (Formatted - Ready for
Printing) dans la liste de valeurs et cliquez sur le bouton Accéder (Go).
Imprimer des règlements
Pour accéder à la page Imprimer des titres de paiement : instruction de règlement <nom>
(Print Payment Documents: Payment Instruction <name>), cliquez sur l'icône Action (Take
Action) de l'instruction de règlement imprimée applicable.
1. Dans la liste déroulante du champ Imprimante (Printer), sélectionnez l'imprimante
appropriée.
2. Pour imprimer sur des chèques les instructions de règlement imprimées, cliquez sur le
bouton Imprimer (Print).
Remarque : Si vous n'avez pas coché la case Imprimer automatiquement après formatage
(Automatically Print after Formatting) dans la page Créer un profil de traitement des
règlements (Create Payment Process Profile) pendant la configuration, le bouton Formater et
imprimer (Format and Print) s'affiche à la place du bouton Imprimer (Print). Vous devez alors
cliquer sur ce bouton.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 71
Réimprimer des titres de paiement

Réimprimer des titres de paiement


Responsabilité : Administrateur des règlements Payments (Oracle Payments Payment
Administrator)
(N) Traitement des décaissements de fonds - Accueil (Funds Disbursement Process
Home) > Traitement des décaissements de fonds - Page d'accueil (Funds Disbursement Process
Home Page)
Prérequis :
• Imprimez les instructions de règlement imprimées.
• Vérifiez si les chèques ont été imprimés correctement.
Avertissement : Vous pouvez réimprimer l'intégralité des instructions de règlement
uniquement si l'exécution de l'impression initiale n'a pas démarré. Ne réimprimez pas
l'intégralité de l'instruction de règlement si la tentative d'impression initiale a permis
d'imprimer avec succès un ou plusieurs chèques.
En effet, si vous réimprimez l'intégralité de l'instruction de règlement après l'impression d'un
ou de plusieurs titres de paiement, la numérotation figurant sur les titres de paiement
prénumérotés risque d'être erronée. Si l'impression a démarré mais que vous avez besoin de
réimprimer chaque titre de paiement figurant dans l'instruction de règlement, choisissez de
réimprimer une fourchette de titres de paiement et indiquez le premier et le dernier titre de
l'instruction pour définir la fourchette.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 72
Réimprimer des titres de paiement
La page Réimprimer les titres de paiement (Reprint Payment Documents) vous permet de :
• sélectionner les titres de paiement à réimprimer,
• fournir des informations sur le démarrage de la réimpression, notamment le
remplacement de l'imprimante par défaut,
• vérifier la sélection des titres de paiement à réimprimer.
Pour réimprimer des titres de paiement :
1. Dans la page Traitement des décaissements de fonds - Accueil (Funds Disbursement
Process Home), cliquez sur l'icône Action (Take Action) correspondant aux instructions
de règlement imprimées appropriées ayant le statut Soumise pour impression (Submitted
for Printing).
2. Cliquez sur le bouton Réimprimer (Reprint).
3. Dans la liste déroulante Action, sélectionnez l'option de réimpression appropriée :
- Réimprimer des titres de paiement individuels (Reprint Individual Payment
Documents)
- Réimprimer des fourchettes de titres de paiement (Reprint Ranges of Payment
Documents)
- Réimprimer une instruction de règlement complète (Reprint Complete Payment
Instruction)
Remarque : Les titres de paiement qui sont sélectionnés pour réimpression sont
automatiquement signalés par le statut Endommagé (Spoiled). Etant donné qu'il est impossible
de réutiliser des numéros pour les titres de paiement prénumérotés, la réimpression sur des
titres de paiement prénumérotés exige que vous fournissiez le numéro du premier titre pour les
réimpressions. Le système peut alors renuméroter correctement les règlements.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 73
Enregistrer le statut d'impression des titres de paiement
prénumérotés

Enregistrer le statut d'impression des titres de paiement prénumérotés


(N) Règlements (Payments) > Saisie (Entry) > Gestionnaire des règlements (Payments
Manager) > (B) Instructions de règlement (Payment Instructions)
Etant donné que l'impression réelle des titres de paiement est effectuée en dehors d'Oracle
Applications et peut potentiellement générer de nombreux échecs, Payables n'a pas
connaissance du résultat de l'impression ou de la réimpression des titres de paiement. Par
conséquent, vous devez fournir ces informations via la page Enregistrer le statut d'impression
(Record Print Status). Cette page vous permet de mettre à jour les statuts d'impression en
marquant les titres de paiement comme suit :
• Imprimé (Printed)
• Endommagé (Spoiled)
• Ignoré (Skipped)
Remarque : Seuls les titres de paiement prénumérotés peuvent être marqués avec le statut
Ignoré (Skipped).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 74
Enregistrer le statut d'impression des titres de paiement prénumérotés
Pour enregistrer le statut d'impression des titres de paiement prénumérotés, procédez comme
suit :
1. Dans le champ Statut (Status) de la région Rechercher (Search) figurant dans la page
Instructions de règlement (Payment Instructions), sélectionnez Soumis pour impression
(Submitted for Printing) dans la liste de valeurs et cliquez sur le bouton Accéder (Go).
2. Cliquez sur l'icône Action (Take Action) correspondant à l'instruction de règlement
imprimée applicable afin d'accéder à la page contenant des détails sur cette instruction.
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer le statut d'impression (Record Print Status) pour
accéder à la page Enregistrer le statut d'impression : instruction de règlement <name>
(Record Print Status: Payment Instruction <nom>).
Remarque : Par défaut, tous les titres de paiement s'affichent initialement avec le statut
Imprimé (Printed).
4. Dans la région Enregistrer les titres de paiement endommagés (Record Spoiled Payment
Documents), saisissez les documents endommagés et cliquez sur le bouton Mettre à jour
le statut d'impression (Update Print Status).
5. Dans la région Enregistrer les titres de paiement ignorés (Record Skipped Payment
Documents), saisissez les documents ignorés et cliquez sur le bouton Mettre à jour le
statut d'impression (Update Print Status).
6. La page Enregistrer le statut d'impression (Record Print Status) vous permet
éventuellement de déterminer si vous souhaitez lancer le programme Règlements validés
(Positive Pay) immédiatement après avoir terminé l'enregistrement du statut d'impression,
si la configuration applicable le permet. Ce programme crée un fichier de règlements
validés, le formate et le transmet sous forme électronique à votre banque. Il empêche
toute fraude sur les chèques car il informe la banque des titres de paiement émis et du
montant de ces titres.
Important : Ne confirmez pas tous les statuts d'impression tant que vous n'êtes pas certain que
tous les documents ayant le statut Imprimé (Printed) ont été imprimés avec succès. Lorsque
vous cliquez sur le bouton Appliquer (Apply), les règlements sont signalés comme étant
terminés et les titres de paiement sont enregistrés avec le statut Imprimé (Printed). Si vous
effectuez cette opération et que vous constatez par la suite des erreurs d'impression, vous devez
annuler le règlement et sélectionner les documents à payer dans un nouveau traitement des
règlements.
Chaque document aura l'un des cinq statuts suivants :
• Cadrage (Setup) : Payments affiche automatiquement les règlements de cadrage utilisés
pour effectuer l'alignement sur votre imprimante.
• Imprimé (Printed) : Les documents sont imprimés correctement.
• Ignoré (Skipped) : L'imprimante a ignoré ces documents et rien n'est imprimé dessus.
Vous pouvez réutiliser ces documents pour des règlements uniques.
• Endommagé (Spoiled) : L'imprimante a mal fonctionné (un bourrage a eu lieu ou
l'imprimante a oublié un chèque) et elle a abîmé ces documents ; vous ne pouvez pas les
réutiliser. Des documents peuvent également être endommagés si un mauvais titre de
paiement a été utilisé. Payments annule automatiquement ces documents lorsque vous les
enregistrez comme étant endommagés.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 75
• Hors cadrage (Overflow) : Vous pouvez avoir une situation de règlement hors cadre
lorsque le nombre de factures payées avec un chèque donné dépasse la capacité de l'avis
de paiement du chèque. Tous les documents s'affichent dans le tableau des règlements et
doivent être signalés de manière appropriée.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 76
Marquer les règlements comme étant terminés

Marquer les règlements comme étant terminés


Marquer automatiquement les règlements électroniques comme étant terminés
Pour les règlements électroniques, déterminer le stade auquel un règlement est considéré
comme terminé est complexe et dépend des méthodes de gestion du payeur principal ainsi que
du type de notification (accusé de réception et rapprochement) que le système de traitement des
règlements du payeur prend en charge. Un règlement électronique peut être considéré comme
terminé à tout moment après le formatage.
Marquer manuellement les règlements électroniques comme étant terminés
1. A l'aide de la responsabilité Administrateur des règlements Payments (Oracle Payments
Payment Administrator), accédez à la page Traitement des décaissements de fonds -
Accueil (Funds Disbursement Process Home).
2. Dans la région Traitements des règlements (Payment Processes), sélectionnez la vue
Instructions de règlement électronique non marquées comme terminées (Electronic
Payment Instructions Not Marked Complete) dans la liste déroulante.
3. Cliquez sur le bouton Accéder (Go).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 77
4. Cliquez sur l'icône Marquer les règlements terminés (Mark Payments Complete) pour les
instructions de règlement électroniques ayant l'un des statuts suivants :
- Formatée (Formatted)
- Formatée - Prête pour transmission (Formatted - Ready for Transmission)
- Transmise (Transmitted)
- Echec de la transmission (Transmission Failed)
Remarque : Cette vue affiche uniquement les instructions de règlement pour lesquelles les
profils de traitement des règlements ont la case Autoriser le paramétrage manuel de la fin du
règlement (Allow Manual Setting of Payment Completion) cochée.
Marquer les règlements comme étant terminés
Une fois que les règlements figurant dans une instruction ont été marqués comme étant
terminés en cliquant sur le bouton Appliquer (Apply) dans la page Marquer les règlements
terminés (Mark Payments Complete), le produit d'origine en est avisé. Dans le même temps, il
devient impossible de terminer l'instruction de règlement correspondante. Si certains
règlements posent problème, ils doivent être annulés. Par conséquent, l'action Terminer le
traitement des règlements (Terminate Payment Process) ne figure sur aucune des pages qui
s'affichent dans le contexte d'une instruction dont les règlements ont été marqués comme étant
terminés.
Remarque : Vous devez marquer tous les règlements d'une instruction comme étant terminés.
Le marquage partiel des règlements d'une instruction n'est pas pris en charge.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 78
Enregistrer des demandes d'opposition sur règlement dans le
gestionnaire des règlements

Enregistrer des demandes d'opposition sur règlement dans le gestionnaire des


règlements
Si un règlement sur papier ou un règlement électronique a été émis par votre société et que
vous déterminez qu'une opposition doit être appliquée à ce règlement, contactez la banque et
effectuez une demande d'opposition sur règlement. Ensuite, enregistrez la demande
d'opposition sur règlement dans la page Enregistrer une demande d'opposition sur règlement :
règlement <numéro> (Record Stop Payment Request: Payment <number>).
Remarque : La communication avec les systèmes de traitement des règlements concernant des
oppositions sur règlement n'est pas prise en charge.
Enregistrer une demande d'opposition sur règlement
1. Dans le gestionnaire des règlements, sélectionnez l'onglet Règlements (Payments).
2. Dans la région Recherche simple (Simple Search) de la page Règlements (Payments),
recherchez le règlement pour lequel vous souhaitez enregistrer une demande d'opposition.
3. Cliquez sur l'icône Actions d'opposition (Stop Actions) dans la ligne de règlement
applicable.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 79
4. Saisissez les données sur la demande d'opposition dans les champs suivants :
- Date
- Motif (Reason)
- Référence (Reference) - il s'agit de l'identifiant fourni par la banque pour la
demande d'opposition.
5. Cliquez sur Appliquer (Apply). Lorsque la banque vous contacte au sujet du statut de ce
règlement, accédez à la page Traiter une demande d'opposition sur règlement : règlement
<numéro> (Resolve Stop Payment Request: Payment <Number>) et effectuez l'une des
opérations suivantes :
- Vérifiez que le règlement n'a pas été effectué afin de confirmer que la demande
d'opposition a abouti.
The system automatically voids the payment if it has been
marked complete
The system removes the payment from its payment instruction
if it has not been marked complete
- Levez l'opposition si le règlement a été effectué afin d'enregistrer l'annulation de la
demande d'opposition. Le règlement se poursuit normalement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 80
Annuler des règlements dans le gestionnaire des règlements

Annuler des règlements dans le gestionnaire des règlements


Remarque : Etant donné que vous ne pouvez pas contrepasser un règlement annulé, il est
préférable, avant d'enregistrer un règlement comme annulé, de disposer d'un des éléments
suivants :
• le document papier à annuler,
• la preuve indiquant que le document papier n'a pas été apuré par la banque ou a été
détruit.
Remarque : Si le règlement que vous souhaitez annuler contient plusieurs factures, vous
pouvez vérifier les factures réglées par le biais de ce règlement. Vous vous assurez ainsi que
vous annulez le règlement approprié.
Annuler des règlements
Si le règlement n'est jamais parti de votre société, annulez-le plutôt que de demander à la
banque une opposition puis d'enregistrer la demande d'opposition.
Remarque : Nous vous recommandons de modifier de manière appropriée le règlement que
vous êtes sur le point d'annuler.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 81
Pour annuler un règlement, procédez comme suit :
1. Dans le gestionnaire des règlements, sélectionnez l'onglet Règlements (Payments).
2. Dans la région Recherche simple (Simple Search) de la page Règlements (Payments),
recherchez le document papier ou le règlement à annuler en saisissant la valeur
appropriée dans le champ Numéro de document papier (Paper Document Number) ou
Numéro de référence de règlement (Payment Reference Number), puis cliquez sur le
bouton Accéder (Go). Les résultats de la recherche s'affichent.
3. Cliquez sur l'icône Annuler (Void) pour la ligne applicable de la page Règlements.
La page Annuler le règlement (Void Payment) s'affiche.
4. Dans le champ Date, sélectionnez une date d'annulation pour le règlement.
5. Dans le champ Motif (Reason), entrez la cause du règlement annulé.
6. Cliquez sur Appliquer (Apply).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 82
Rechercher et consulter des règlements

Rechercher et consulter des règlements


(N) Règlements (Payments) > Rechercher (Inquiry) > Aperçu du règlement (Payment
Overview)
Rechercher un règlement
1. Saisissez les critères directement dans les champs de la fenêtre Rechercher des
règlements (Find Payments). Vous pouvez saisir des critères complexes en saisissant les
informations dans plusieurs champs.
2. Cliquez sur Rechercher (Find) dans la fenêtre Aperçu du règlement (Payment Overview),
où Payables affiche tous les règlements répondant à vos critères. Si la recherche aboutit à
plusieurs règlements, Payables trie et affiche les règlements recherchés dans l'ordre des
numéros de règlement. Pour voir le règlement recherché suivant, cliquez sur Suivant
[Next Screen].
Consulter des règlements via la fenêtre Règlements
Utilisez la fenêtre Règlements (Payments) pour :
• saisir des critères de recherche complexes et consulter plusieurs règlements ;
• consulter des informations de niveau supérieur concernant un règlement spécifique
(et vérifier rapidement les factures payées avec ce règlement, par exemple) ;
• déterminer si un règlement spécifique a été apuré par votre banque.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 83
Consulter des règlements dans le gestionnaire des règlements
Le gestionnaire des règlements vous fournit des détails complets sur les règlements,
notamment les factures réglées dans le cadre de chaque règlement, les informations de
rapprochement et les informations bancaires.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 84
Mettre à jour des règlements via la fenêtre Règlements

Mettre à jour des règlements via la fenêtre Règlements


Ajuster les factures sélectionnées pour un règlement manuel
Vous pouvez à tout moment modifier les factures que vous sélectionnez pour un règlement
manuel. Par exemple, il se peut que vous ayez sélectionné par inadvertance la mauvaise facture
lorsque vous avez initialement enregistré le règlement manuel.
Prérequis
Si le règlement a été apuré, commencez par annuler l'apurement. Vous ne pouvez pas ajuster
les factures relatives à un règlement apuré.
Ajuster les factures sélectionnées pour un règlement manuel
1. Pour rechercher un règlement, utilisez la fenêtre Aperçu du règlement (Payments
Overview) ou ouvrez la fenêtre Règlements (Payments) en mode saisie et recherchez le
règlement.
2. Dans la fenêtre Règlements (Payments), sélectionnez le règlement et cliquez sur le
bouton Saisir/ajuster factures (Enter/Adjust Invoices) pour accéder à la fenêtre
Sélectionner les factures (Select Invoices).
3. Sélectionnez les factures que vous aviez associées au règlement par erreur, puis cliquez
sur le bouton Annuler le règlement (Reverse Payment). Payables crée une ligne négative
pour chaque facture que vous avez sélectionnée.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 85
4. Saisissez dans une nouvelle ligne chaque facture à régler via un règlement manuel.
La somme des montants de règlement de facture doit être égale au montant saisi pour le
règlement manuel. Si vous souhaitez obtenir des informations détaillées sur une facture,
sélectionnez-la et cliquez sur Aperçu de la facture (Invoice Overview).
5. Pour rétablir le statut des factures annulées sur Impayé (Unpaid) et affecter le statut Payé
(Paid) aux factures sélectionnées pour le règlement manuel, sauvegardez votre travail.
Mettre à jour les adresses de règlement manuel
Vous pouvez être amené à mettre à jour une adresse pour un règlement manuel si vous aviez
initialement enregistré une adresse erronée.
Prérequis
Activez l'option Autoriser changement adresse (Allow Address Change) dans la région
Règlement unique (Single Payment) de l'onglet Règlement (Payment) se trouvant dans la
fenêtre Options Payables (Payables Options).
Pour mettre à jour l'adresse sur un règlement manuel :
1. Recherchez le règlement en ligne.
2. Ajustez l'adresse dans la fenêtre Règlements (Payments).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 86
Traiter les remboursements

Traiter les remboursements


Le fait de régler ces titres par un remboursement les enregistre comme étant réglés et vous
donne un historique complet des mouvements fournisseur.
Exemple
Supposons que vous souhaitiez mettre un terme aux relations commerciales avec un
fournisseur. Vous avez un solde créditeur global de 100 $ avec ce fournisseur. Il vous envoie
un remboursement de 100 $ correspondant à ce solde créditeur, qui se compose d'un avoir de
250 $ et d'une facture impayée de 150 $. Vous entrez un remboursement de 100 $ (dans le cas
présent, un règlement négatif de 100 $), que vous rapprochez de la facture et de l'avoir.
Une fois le remboursement rapproché, la facture et l'avoir sont enregistrés comme étant réglés
et il ne vous reste aucun titre non soldé pour ce fournisseur.
Impact de l'enregistrement d'un remboursement
Lorsque vous enregistrez un remboursement, Payables débite votre compte de trésorerie ou
votre compte d'apurement des règlements et crédite votre compte de frais ou votre compte
fournisseur (selon que vous utilisiez une comptabilité de trésorerie ou une comptabilité
standard). Vous pouvez prendre un escompte sur les titres de paiement que vous réglez par un
remboursement.
Remarque : Si vous pratiquez la retenue de la TVA au moment du règlement, Payables
n'effectue pas cette opération automatiquement lorsque vous réglez par un remboursement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 87
Saisir des remboursements

Saisir des remboursements


La somme des documents que vous sélectionnez doit :
• être égale au montant du remboursement,
• être libellée dans la même devise que la devise de remboursement.
Vous pouvez identifier les soldes fournisseur négatifs en lançant l'état Balance des fournisseurs
(Accounts Payable Trial Balance Report) et en affectant la valeur Oui (Yes) au paramètre
Soldes négatifs uniquement (Soldes négatifs uniquement).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 88
Enregistrer des remboursements de facture en cas d'existence
d'un solde créditeur

Enregistrer des remboursements de facture en cas d'existence d'un solde


créditeur
Prérequis
• Configurez le compte bancaire pour lequel vous allez effectuer le remboursement. Il peut
s'agir du même compte bancaire que celui que vous utilisez pour effectuer les règlements.
• Configurez le compte de trésorerie approprié.
• Le cas échéant, configurez un compte d'apurement des règlements.
Enregistrer un remboursement en cas d'existence d'un solde créditeur
1. Dans la fenêtre Règlements (Payments), saisissez une valeur négative dans le champ
Montant règlement (Payment Amount). Les champs Partenaire commercial (Trading
Partner), Compte bancaire (Bank Account), Date du règlement (Payment Date), Mode de
règlement (Payment Method) et Numéro du document (Document Number) sont
obligatoires.
2. Saisissez les autres informations nécessaires.
3. Cliquez sur le bouton Saisir/ajuster factures (Enter/Adjust Invoices). La fenêtre
Sélectionner les factures (Select Invoices) s'affiche.
4. Recherchez les factures fournisseur non réglées ou partiellement réglées dont la devise de
règlement est identique à la devise de remboursement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 89
5. Sélectionnez une combinaison de factures de montant positif et négatif.
6. Pour chaque facture, saisissez le montant que vous souhaiter régler avec le
remboursement.
7. Pour voir des informations supplémentaire sur une facture, cliquez sur le bouton Aperçu
de la facture (Invoice Overview).
8. Sauvegardez votre travail. Payables enregistre le remboursement et met à jour le statut de
chaque facture sélectionnée avec la valeur Payé (Paid).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 90
Remboursements d'acompte

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 91
Annuler des remboursements

Annuler des remboursements


Remarque : Cette fonctionnalité ne s'intègre pas à Oracle Receivables ni à d'autres systèmes
de gestion des comptes clients.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 92
Annuler des demandes de traitement des règlements dans le
gestionnaire des règlements

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 93
Présentation des effets à payer

Présentation des effets à payer


Les autres termes couramment utilisés pour ce type de règlement sont :
• Billets à payer
• Billets à ordre

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 94
Configurer des effets à payer

Configurer des effets à payer


Les configurations suivantes doivent être exécutées pour utiliser les effets à payer dans
Payables.
Configuration du mode de règlement par décaissement de fonds
Responsabilité Administrateur des règlements Payments (Oracle Payments Payment
Administrator)
(N) Oracle Payments - Configuration (Oracle Payments Setup) > Configuration du
décaissement de fonds (Funds Disbursement Setup) > Cliquez sur l'icône Accéder à la tâche
(Go To Task) correspondant à Modes de règlement (Payment Methods) > page Modes de
règlement (Payment Methods)
1. Cliquez sur le bouton Créer (Create). La page Créer un mode de règlement : Général
(Create Payment Method: General) s'affiche.
2. Dans la région Effets à payer (Bills Payable), cochez la case Utiliser le mode de
règlement pour émettre des effets à payer (Use Payment Method to Issue Bills Payable).
Lorsque vous cochez cette case, le mode de règlement est utilisé uniquement pour créer
des effets à payer.
3. Dans le champ Remplacement de la date d'exigibilité (Maturity Date Override), indiquez
le nombre de jours à ajouter à la date de règlement pour déterminer la date d'exigibilité.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 95
Remarque : Les règlements créés via le mode de règlement par effets à payer ont une date
d'exigibilité basée sur la date d'escompte disponible la plus récente ou la date d'échéance lors
de leur création. Vous pouvez éventuellement modifier ce calcul en indiquant un nombre de
jours dans le champ Remplacement de la date d'exigibilité (Maturity Date Override). La date
d'exigibilité est ensuite calculée en ajoutant ce nombre de jours à la date de règlement.
Configuration du profil de traitement des règlements
Responsabilité Administrateur des règlements Payments (Oracle Payments Payment
Administrator)
(N) Oracle Payments - Configuration (Oracle Payments Setup) > Configuration du
décaissement de fonds (Funds Disbursement Setup) > Cliquez sur l'icône Accéder à la tâche
(Go To Task) correspondant à Profil de traitement des règlements (Payment Process
Profile) > page Profils de traitement des règlements (Payment Process Profiles)
Pour vous assurer qu'une instruction de règlement ne contient que des effets à payer :
1. Cliquez sur le bouton Créer (Create). La page Créer un profil de traitement des
règlements (Create Payment Process Profile) s'affiche.
2. Dans la région Regroupement de règlements (Payment Grouping), cochez la case Effets à
payer (Bills Payable) afin que seuls les effets à payer soient regroupés dans une
instruction de règlement unique.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 96
Présentation des acomptes

Présentation des acomptes


Un fournisseur est susceptible d'envoyer une facture faisant référence à un acompte. S'il réduit
le montant de la facture du montant de l'acompte et de la TVA associée, vous pouvez utiliser la
fonction Acompte sur facture (Prepayment on Invoice) pour saisir la facture.
Vous pouvez ensuite saisir deux types d'acompte : temporaire et permanent.
Acomptes temporaires
Les acomptes temporaires peuvent être rapprochés des factures ou des notes de frais que vous
recevez. Par exemple, vous utilisez un acompte temporaire pour verser à un hôtel un acompte
de restauration. Lorsque vous recevez la facture de l'hôtel, rapprochez l'acompte de la facture
afin de réduire le montant que vous réglez.
Acomptes permanents
Les acomptes permanents ne peuvent pas être rapprochés des factures. Par exemple, un
acompte permanent permet de verser un acompte de location pour lequel vous n'attendez
aucune facture.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 97
Saisir des acomptes

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 98
Appliquer et lever des blocages sur des acomptes

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 99
Rapprocher des acomptes de factures et de notes de frais

Rapprocher des acomptes de factures et de notes de frais


Le règlement d'un acompte s'effectue de la même manière que pour n'importe quelle autre
facture. Toutefois, vous ne pouvez pas régler un acompte partiellement ; vous devez le régler
intégralement. Vous devez effectuer cette opération avant de pouvoir rapprocher l'acompte
d'une facture.
Si vous avez saisi l'acompte en tant qu'acompte permanent et que vous souhaitez le rapprocher,
vous pouvez le rechercher dans la fenêtre Factures (Invoices) et modifier le type d'acompte en
lui affectant la valeur Temporaire (Temporary).
Si vous utilisez l'équilibrage automatique, le paramétrage de l'option Empêcher rapprochement
acomptes des segments équilibrage (Prevent Prepayment Application Across Balancing
Segments) de Payables détermine si vous pouvez rapprocher un acompte d'une facture ou d'une
note de frais présentant un segment d'équilibrage différent.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 100
Annuler des acomptes

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 101
Rapprocher des règlements avec Cash Management

Rapprocher des règlements avec Cash Management


Si vous activez l'option Compte de règlements : Lors du rapprochement du règlement (Account
for Payment: When Payment Clears) dans l'onglet Option comptable (Accounting Option) de la
fenêtre Options Payables (Payables Options), les événements comptables suivants génèrent des
pièces comptables de rapprochement lorsque vous lancez le traitement Créer une
comptabilisation (Create Accounting) :
• Délai pour le rapprochement bancaire des règlements entre l'heure d'émission et l'heure
de rapprochement
• Ecarts entre le montant du règlement initial et le montant rapproché en raison des
fluctuations du taux de change, des frais bancaires ou des erreurs de banque
• Règlements rapprochés
• Règlements non rapprochés
Important : Vous pouvez rapprocher des règlements en devise étrangère pour lesquels aucun
taux de change n'a été défini. Toutefois, Oracle Subledger Accounting ne créera aucune pièce
comptable de rapprochement. Si vous saisissez le taux de change dans la table des taux
journaliers GL et lancez le programme Auto-convertir (AutoRate), des pièces comptables de
rapprochement sont créées pour les règlements qui ont été rapprochés sans taux de change.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 102
Restrictions relatives au rapprochement

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 103
Etats

Etats
Liste des comptes bancaires (Bank Account Listing)
Cet état permet de consulter des informations pour chacun des comptes bancaires internes
utilisés. Payables fournit des informations détaillées sur chaque banque, agence bancaire,
compte bancaire et titre de paiement que vous avez défini.
Etat des besoins prévisionnels de trésorerie (Cash Requirement Report)
Cet état permet de prévoir vos besoins immédiats de trésorerie pour les règlements de facture.
Vous pouvez le lancer avant chaque exécution de paie pour déterminer vos besoins en termes
de trésorerie pour ce lot. Vous pouvez également lancer cet état pour les deux ou trois
prochaines exécutions de paie afin de prévoir vos besoins de trésorerie futurs et améliorer la
gestion de votre trésorerie.
Etat des escomptes disponibles (Discounts Available Report)
Cet état permet d'identifier les règlements pour lesquels vous pouvez bénéficier d'escomptes
avantageux. Si vous réalisez que vous perdez des escomptes, vous pouvez modifier les valeurs
par défaut de votre système et du fournisseur, ainsi que les critères de sélection de l'exécution
de paie pour faire en sorte de profiter de tous les escomptes valides.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 104
Etat des escomptes pris et perdus (Discounts Taken and Lost Report)
Cet état permet d'identifier les règlements pour lesquels vous auriez pu bénéficier d'un
escompte dont vous n'avez pas profité. Si vous réalisez que vous perdez des escomptes, vous
pouvez modifier les valeurs par défaut de votre système et du fournisseur, ainsi que les critères
de sélection de l'exécution de paie pour faire en sorte de profiter de tous les escomptes valides.
Registre des règlements effectués (Final Payment Register)
Cet état permet de répertorier chacun des règlements inclus dans une exécution de paie. Il liste
également les règlements de cadrage, les règlements hors cadrage, ainsi que les titres de
paiement annulés ultérieurement, dans l'ordre croissant par numéro de règlement.
Audit des règlements par numéro de pièce justificative (Payment Audit by Voucher
Number Report)
Cet état permet de consulter les règlements classés par les numéros de pièce justificative qui
leur sont affectés. Si vous activez l'option de profil Numérotation des pièces (Sequential
Numbering), Payables ou vous-même pouvez affecter un numéro unique et séquentiel à chaque
règlement créé. Vous pouvez également utiliser cet état pour consulter les numéros de pièce
justificative affectés et disponibles pour le code journal indiqué, ainsi que les numéros
séquentiels qui ont été supprimés.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 105
Etats (suite)

Etats (suite)
Etat des anomalies de règlement (Payment Exceptions Report)
Cet état permet de vérifier les écarts de paiement dans Payables. Il fournit une liste à jour des
règlements en exception à tout moment. Les écarts de paiement sont les règlements que votre
banque n'a pas encore apurés, apurés pour un montant différent du montant du règlement,
apurés avant la date de règlement, ou apurés alors que le règlement est annulé dans Payables.
Etat des écarts de règlement (Payment Gain & Loss Report)
Pour chaque règlement qui comporte à la fois un gain et une perte, Payables répertorie chaque
écart de taux de change inclus dans le règlement. Utilisez cet état si vous devez connaître avec
précision le gain ou la perte pour une facture d'un règlement et savoir comment le total du gain
et de la perte est ventilé sur les factures du règlement.
Registre des règlements (Payment Register)
Le registre des règlements permet de consulter les règlements créés pour chaque compte
bancaire utilisé pendant une période précisée. Cet état répertorie chaque règlement, ainsi que le
montant total et le montant apuré de tous les règlements.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 106
Fichier de règlements validés (Positive Pay File)
Un fichier de règlements validés est une mesure de sécurité. Il s'agit d'un document que la
société de déploiement transfère vers son système de traitement des règlements ou vers la
banque pour l'informer des règlements effectués par chèque. Lorsque vous imprimez des
chèques, vous pouvez transmettre sous forme électronique à la banque ou au système de
traitement des règlements une liste de règlements qui indique les chèques que vous avez
imprimés. Par conséquent, la banque ou le système de traitement des règlements a
connaissance des chèques à payer. Cette liste permet d'éviter le paiement de chèques
frauduleux par le système de traitement des règlements ou la banque. En effet, ces chèques ne
sont pas répertoriés dans le fichier de règlements validés.
Pour générer et transmettre le fichier de règlements validés lorsque les chèques sont imprimés,
cochez la case Transmettre le fichier automatiquement (Automatically Transmit File) de la
région Règlements validés (Positive Pay) dans le sous-onglet Edition d'états (Reporting) de la
page Mettre à jour le profil de traitement des règlements (Update Payment Process Profile).
Etat Statut de la demande de traitement des règlements (Payment Process Request Status
Report)
L'état Statut de la demande de traitement des règlements (Payment Process Request Status
Report) permet de consulter les règlements qui seront créés par Payables une fois que vous les
aurez formatés pour les factures d'une exécution de paie.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 107
Etats (suite)

Etats (suite)
Avis de paiement séparé (Separate Remittance Advice)
Un avis de paiement séparé est un document qui répertorie les factures réglées via un
règlement spécifique. Vous pouvez indiquer le format de ce document ainsi que le mode de
transmission.
Pour indiquer le moment où l'avis de paiement séparé est généré et les paiements concernés,
sélectionnez une option dans la liste déroulante Condition de la région Avis de paiement séparé
(Separate Remittance Advice) du sous-onglet Edition d'états (Reporting) de la page Mettre à
jour le profil de traitement des règlements (Update Payment Process Profile).
• Option Nombre de documents (Number of Documents) : indique le nombre de documents
à inclure dans une instruction de règlement pour que le système génère un avis de
paiement séparé pour ces règlements inclus.
• Option Longueur des détails de règlement (Payment Detail Length) : indique la longueur
minimum des détails de règlements requise pour générer un avis de paiement séparé pour
un règlement.
Règlements frappés d'opposition (Stop Payments Report)
Cet état permet de consulter toutes les oppositions en cours. Payables ne répertorie pas les
oppositions qui ont été lancées, mais celles qui ont été levées ou annulées ultérieurement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 108
Historique des règlements à un fournisseur (Supplier Payment History)
Cet état permet de consulter l'historique des règlements pour un fournisseur ou un groupe de
fournisseurs de même type.
Etat de propriété non réclamée (Unclaimed Property Report)
Cet état identifie les règlements non apurés ; il s'avère précieux lorsque vous devez identifier
une propriété non réclamée qui doit être escomptée à une administration fiscale désignée.
Registre des règlements annulés (Void Payment Register)
Cet état permet d'obtenir une liste des règlements annulés. Il fournit des informations sur les
règlements et les fournisseurs pour chacun des règlements annulés.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 109
Principales options de configuration du système Payables

Principales options de configuration du système Payables


Responsabilité Oracle Payables
(N) Configurer (Setup) > Options > Configuration du système Payables (Payables System
Setup)
Classe de règlements (Pay Group) : Une classe de règlements est une classification des
règlements que Payables utilise pour indiquer les factures à sélectionner lors d'une exécution de
paie.
Base calcul date échéance (Terms Date Basis) : Date que vous avez sélectionnée comme
devant être utilisée par Payables comme base de calcul de l'échéancier de paiement. Voici les
options disponibles, classées de la date la plus ancienne à la plus récente.
• Date de réception des marchandises (Goods Received date)
• Date de la facture (Invoice Date)
• Date de réception de la facture (Invoice Received date)
• Date système (System Date)
Critère date de règlement (Pay Date Basis) : Cette option indique au système si le règlement
est effectué normalement au fournisseur lors de la période d'escompte ou simplement en
fonction de la date d'échéance.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 110
Conditions de règlement (Payment Terms) : Les conditions de règlement permettent de
calculer automatiquement les dates d'échéance, les dates d'escompte et les montants d'escompte
correspondant à chaque facture pour planifier des règlements. Des conditions supplémentaires
peuvent être ajoutées à la liste de valeurs via la fenêtre Conditions de règlement (Payment
Terms).
Escompte systématique (Always Take Discount) : Si vous cochez cette case, Payables paie
toujours le montant avec escompte à un fournisseur, que ce règlement soit effectué ou non dans
la période d'escompte.
Créer des factures d'intérêts (Create Interest Invoices) : Si vous cochez cette case, Payables
calcule les intérêts des factures échues du fournisseur et crée les factures d'intérêts
correspondantes lorsque vous réglez ces factures échues. Payables ne calcule les intérêts que
pour les factures échues depuis moins de 365 jours. Si vous cochez cette case, elle s'applique
automatiquement à tous les sites d'un fournisseur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 111
Principales options de configuration de Payables

Principales options de configuration de Payables


Responsabilité Oracle Payables
(N) Configurer (Setup) > Options > Options Payables (Payables Options)
Autoriser l'antidate (Allow Pre-Date) : Si vous cochez cette case, Payables vous permet de
créer des règlements avec une date de règlement antérieure à la date système. Cette fonction est
possible pour tout règlement, sauf pour les règlements manuels.
Autoriser annulation/réémission (Allow Void and Reissue) : Si vous cochez cette case, vous
pouvez réémettre un paiement express. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de réémettre un
chèque pour un paiement express si celui-ci a été endommagé lors de l'impression. Lorsque
vous réémettez un chèque, Payables annule l'ancien chèque et crée un chèque de
remplacement. Ces chèques sont identiques sauf que le nouveau chèque a un nouveau numéro,
une nouvelle date de règlement et un nouveau taux de change de règlement si vous utilisez
plusieurs devises.
Autoriser changement adresse (Allow Address Change) : Si vous cochez cette case, vous
envoyez un règlement à une adresse autre que celle du site fournisseur qui a établi la facture.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 112
Conditions de règlement

Conditions de règlement
Responsabilité Oracle Payables
(N) Configurer (Setup) > Factures (Invoices) > Conditions de règlement (Payment Terms)
Utiliser des conditions de règlement
Dans la fenêtre Conditions de règlement (Payment Terms), vous pouvez créer un nombre
illimité de conditions de règlement. Les conditions de règlement comprennent une ou plusieurs
lignes de conditions, chacune d'entre elle créant un échéancier de paiement. Chacune des lignes
de conditions de règlement et chacune des lignes correspondantes de l'échéancier de paiement
comporte une date d'échéance ou une date d'escompte basée sur l'un des éléments suivants :
• Un jour du mois particulier, tel que le 15 du mois.
• Une date spécifique, par exemple le 15 août 2007.
• Le nombre de jours ajoutés à la date d'échéance, par exemple 14 jours après la date
d'échéance.
• Un calendrier spécial qui définit une date d'échéance pour la période qui inclut la date
d'échéance de la facture. Seules les dates d'échéance peuvent être basées sur un calendrier
spécial. Les dates d'escompte ne peuvent pas être basées sur un calendrier spécial.
Chaque ligne de conditions de règlement définit également le montant dû ou le montant
d'escompte sur un échéancier de paiement. Lorsque vous définissez les conditions de
règlement, vous indiquez les montants des règlements en pourcentage ou en montants fixes.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 113
Une fois que vous avez défini ces conditions, vous pouvez sélectionner les conditions de
règlement par défaut que Payables affecte automatiquement aux fournisseurs et aux sites
fournisseur que vous saisissez. Les conditions de règlement pour un site fournisseur prennent
par défaut les valeurs des factures saisies pour ce site.
Définir des conditions de règlement
Nom (Name) : Saisissez un nom de condition de règlement unique et une description. Utilisez
des noms qui permettent d'identifier facilement l'usage des conditions de règlement. Par
exemple, utilisez 1/10 Net 30 pour faire référence à une condition de règlement qui indique que
vous obtenez un escompte de 1 % si vous payez sous 10 jours et que la facture arrive à
échéance dans 30 jours. Ce nom apparaît dans une liste de valeurs avec sa description lorsque
vous sélectionnez une condition de règlement.
Description : Description de la condition de règlement.
Jour pivot (Cut-off Day) : Pour les conditions de règlement de type Jour du mois (Day of
Month) uniquement, jour du mois après lequel les dates d'échéance et d'escompte de
l'échéancier de paiement font partie d'un mois ultérieur. Le mois exact dépend de la valeur
entrée dans le champ Nombre de mois (Month Ahead). Payables compare la date des
conditions de règlement de la facture avec le jour pivot. Si vous laissez ce champ vide,
Payables utilise toujours le mois comptable en cours pour déterminer les dates d'échéance et
d'escompte.
Par exemple, supposons que le champ Jour pivot (Cut-off Day) a pour valeur 11, le champ
Nombre de mois a pour valeur 0 (zéro) et la date d'échéance indiquée dans le champ Jour du
mois (Day Of Month) est 15 ; si vous saisissez une facture dont la date des conditions de
règlement est le 12 janvier, Payables fixe la date d'échéance au 15 février.
Remarque : Si vous utilisez les conditions Dates d'échéance (Due Days) ou Date fixe (Fixed
Date), ne saisissez pas de jour pivot.
Rang (Rank) : Si vous activez Recalculer l'échéancier de paiement (Recalculate Scheduled
Payment), saisissez une valeur unique pour classer vos conditions de règlement de facture.
1 est le rang le plus élevé. Payables utilise des rangs pour choisir les conditions de règlement
les plus favorables à partir de la facture et de la commande. Lors de la validation de factures,
Payables recalcule l'échéancier de paiement en utilisant les conditions de règlement les plus
favorables uniquement si l'option Recalculer l'échéancier de paiement (Recalculate Scheduled
Payment) est activée.
Dates de validité [Du/Au] (Effective Dates Region [From To]) : Si vous souhaitez que cette
condition de règlement devienne valide à partir d'une certaine date, saisissez cette date dans le
champ Dates de validité - Du (Effective Dates From). Si vous souhaitez que cette condition de
règlement devienne non valide à partir d'une certaine date, saisissez cette date dans le champ
Dates de validité - Au (Effective Dates To).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 114
Sous-onglet Echéance (Due) :
Saisissez l'une des valeurs suivantes pour déterminer la partie d'une facture due sur l'échéancier
de paiement :
• % Dû (% Due) - Partie d'une facture due. Le total de vos lignes d'échéancier de paiement
doit être égal à 100 %. Vous ne pouvez pas combiner des pourcentages et des montants
dus pour un jeu de conditions de règlement.
• Montant (Amount) - Pour les conditions de règlement de type Montant uniquement,
saisissez le montant dû. En règle générale, les conditions de règlement de type Montant
comportent plusieurs lignes de conditions de règlement, car vous devez indiquer zéro
comme montant sur la dernière de ces lignes. Payables utilise la ligne de conditions de
règlement avec un zéro pour déterminer le montant dû restant sur le dernier échéancier de
paiement.
Saisissez l'une des valeurs suivantes pour déterminer la date d'échéance sur la ligne
d'échéancier de paiement :
• Calendrier (Calendar) - Si vous saisissez une valeur dans le champ Calendrier (Calendar),
Payables détermine les dates d'échéance des échéanciers de paiement avec un calendrier
spécial. Un calendrier spécial est divisé en périodes, une date d'échéance étant affectée à
chacune d'entre elles. En affectant des dates d'échéance à un calendrier de conditions de
règlement, vous pouvez éviter les week-ends, les jours fériés, etc. Vous pouvez définir
des calendriers spéciaux pour des conditions de règlement dans la fenêtre Calendrier
spécial (Special Calendar).
• Date fixe (Fixed Date) - Mois, jour et année spécifiques pour lesquels des conditions de
règlement arrivent à échéance.
• Jours (Days) - Payables ajoute ce nombre de jours à la date des conditions de règlement
de la facture pour déterminer la date d'échéance et la date d'escompte de votre ligne
d'échéancier de paiement. Remarque : Vous ne pouvez pas saisir de valeurs dans les
champs Jour du mois (Day of Month) et Nombre de mois (Months Ahead) pour une ligne
de conditions de règlement si vous indiquez une valeur dans ce champ.
• Jour du mois/Nombre de mois (Day of Month/Months Ahead)
- Jour du mois (Day of Month) - Payables utilise la valeur que vous saisissez pour
calculer une date d'échéance ou d'escompte pour un échéancier de paiement. Par
exemple, saisissez 15 pour que Payables programme le règlement le 15ème jour du
mois. Saisissez 31 pour que Payables programme le règlement le dernier jour du
mois, y compris pour les mois de moins de 31 jours.
- Nombre de mois (Months Ahead) - Concerne uniquement les conditions de
règlement de type Jour du mois (Day of Month). Payables conjugue la valeur saisie
ici à la valeur de jour pivot pour calculer la date d'échéance ou d'escompte d'une
ligne d'échéancier de paiement. Si vous saisissez 0 dans ce champ et que la date
d'échéance d'une facture est identique ou postérieure à la date pivot, Payables utilise
la valeur du champ Jour du mois (Day of Month) pour le mois suivant en tant que
date d'échéance d'une ligne de règlement de facture. Si vous saisissez 1 dans ce
champ, Payables utilise comme date d'échéance le mois après le mois suivant.
Remarque : Vous ne pouvez pas entrer de valeur dans ce champ si vous saisissez
une valeur dans le champ Dates d'échéance (Due Days).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 115
Sous-onglets Premier escompte (First Discount), Deuxième escompte (Second Discount) et
Troisième escompte (Third Discount)
Si vous utilisez des conditions d'escompte, définissez des lignes de conditions de règlement
dans les onglets Premier escompte (First Discount), Deuxième escompte (Second Discount) et
Troisième escompte (Third Discount). Définissez vos escomptes de sorte que la date du
premier escompte soit antérieure à celle du deuxième escompte, etc. Vous ne pouvez réaliser
qu'un seul escompte sur une ligne de conditions de règlement.
Saisissez l'une des valeurs suivantes pour déterminer la partie de la facture sur laquelle
appliquer un escompte sur l'échéancier de paiement : % dû (% Due) ou Montant (Amount).
Dans la région % escompte (% Discount), saisissez le pourcentage d'escompte. Payables utilise
le pourcentage saisi ici pour calculer le montant d'escompte disponible pour un échéancier de
paiement. Payables multiplie ce pourcentage par le montant dû sur la ligne d'échéancier de
paiement pour déterminer le montant d'escompte disponible sur la ligne d'échéancier de
paiement.
Remarque : Dans les sous-onglets Deuxième escompte (Second Discount) et Troisième
escompte (Third Discount), vous pouvez saisir des pourcentages de deuxième et de troisième
escompte pour les escomptes disponibles si vous manquez la date de premier escompte. Ne
saisissez pas de valeur dans ces champs si aucun escompte n'est disponible.
Saisissez l'une des valeurs suivantes pour déterminer la date d'échéance sur la ligne
d'échéancier de paiement : Jours (Days), Jour du mois (Day of Month), ou Nombre de mois
(Month Ahead).

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 116
Codes express principaux

Codes express principaux


Les codes express sont des valeurs que vous ajoutez à la liste de valeurs d'un champ. Les types
de code express MOTIF DE NON PAIEMENT (DONT PAY REASON) et CLASSE DE
REGLEMENTS (PAY GROUP) sont liés aux règlements.
Motif de non paiement (Dont Pay Reason) : Utilisé lorsque vous supprimez d'une exécution
de paie toutes les factures d'un site fournisseur.
Classe de règlements (Pay Group) : Regroupe les factures dans des exécutions de paie.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 117
Configurer des modèles de formatage XML Publisher

Configurer des modèles de formatage XML Publisher


Responsabilité Administrateur des règlements Payments (Oracle Payments Payment
Administrator)
(N) Oracle Payments - Configuration (Oracle Payments Setup) > Cliquez sur l'icône Accéder à
la tâche (Go to Task) correspondant à Modèles de format XML Publisher (XML Publisher
Format Templates) > page Modèles (Templates) > (B) Créer un modèle (Create Template) >
page Créer un modèle (Create Template)
Vous pouvez créer des modèles de formatage ou modifier des modèles existants à l'aide de
Microsoft Word.
Oracle XML Publisher vous permet de créer des modèles de formatage aux formats de sortie
suivants :
• PDF
• eText
La fonctionnalité eText d'Oracle XML Publisher permet de créer des formats de règlement
délimités ou à position fixe.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 118
Configurer des formats de règlement

Configurer des formats de règlement


Responsabilité Administrateur des règlements Payments (Oracle Payments Payment
Administrator)
(N) Oracle Payments - Configuration (Oracle Payments Setup) > Cliquez sur l'icône Accéder à
la tâche (Go to Task) correspondant à Formats > page Créer un format (Create Format)
Organisations nécessitant des formats de règlement spécifiques
Les institutions financières, les systèmes de traitement des règlements et les pays ont des
exigences de formatage et de validation spécifiques pour les mouvements de décaissement de
fonds, les titres de paiement et l'édition d'états sur les règlements.
Formats de règlement
Vous pouvez créer des formats de règlement via des modèles de formatage Oracle XML
Publisher afin de formater des instructions de règlement électronique en fonction des exigences
de formatage des institutions financières ou des titres de paiement. Chaque format de règlement
correspond à un modèle de formatage Oracle XML Publisher.
Prérequis
Avant de pouvoir configurer des formats de règlement, vous devez configurer :
• des modèles Oracle XML Publisher.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 119
Configurer des formats de règlement
Les formats de règlement sont associés à des modèles de formatage Oracle XML Publisher
spécifiques. Vous pouvez également leur affecter des jeux de validation afin de valider les
mouvements qui utilisent ces formats. Un même système de traitement des règlements peut
utiliser plusieurs formats.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 120
Configurer les paramètres de transmission

Configurer les paramètres de transmission


Responsabilité Administrateur des règlements Payments (Oracle Payments Payment
Administrator)
(N) Oracle Payments - Configuration (Oracle Payments Setup) > Cliquez sur l'icône Accéder à
la tâche (Go to Task) correspondant à Configurations de transmission (Transmission
Configurations) > (B) Créer une configuration (Create Configuration) > page Créer une
configuration de transmission (Create Transmission Configuration)
Des valeurs de paramètre doivent être définies pour chaque protocole de transmission.
Les valeurs définies incluent la configuration de la transmission pour ces protocoles.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 121
Configurer des systèmes de traitement des règlements

Configurer des systèmes de traitement des règlements


Responsabilité Administrateur des règlements Payments (Oracle Payments Payment
Administrator)
(N) Oracle Payments - Configuration (Oracle Payments Setup) > Cliquez sur l'icône Accéder à
la tâche (Go to Task) correspondant à Systèmes de traitement des règlements (Payment
Systems) > page Systèmes de traitement des règlements (Payment Systems) > (B) Créer >
page Créer un système de traitement des règlements (Create Payment System)
La configuration de systèmes de traitement des règlements vise à définir :
• les organisations externes qui traitent les mouvements de décaissement de fonds,
• les relations entre la société de déploiement et ses systèmes de traitement des règlements.
Prérequis
Avant de pouvoir configurer des systèmes de traitement des règlements, vous devez
configurer :
• des formats,
• des configurations de transmission.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 122
Configurer des modes de règlement par décaissement de fonds

Configurer des modes de règlement par décaissement de fonds


Responsabilité Administrateur des règlements Payments (Oracle Payments Payment
Administrator)
(N) Oracle Payments - Configuration (Oracle Payments Setup) > Cliquez sur l'icône Accéder à
la tâche (Go To Task) correspondant à Modes de règlement (Payment Methods) sous
Configuration du décaissement de fonds (Funds Disbursement Setup) > page Créer un mode de
règlement : Général (Create Payment Method: General)
La création de modes de règlement par décaissement de fonds vise à :
• définir les modes de règlement à utiliser pour effectuer des règlements,
• définir des règles pour affecter par défaut des modes de règlement à des documents à
payer,
• affecter des validations à exécuter sur les documents à payer, les règlements et les
instructions de règlement.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 123
Configurer des règles d'affectation de valeurs par défaut pour le
mode de règlement

Configurer des règles d'affectation de valeur par défaut pour le mode de


règlement
Responsabilité Administrateur des règlements Payments (Oracle Payments Payment
Administrator)
(N) Oracle Payments - Configuration (Oracle Payments Setup) > Cliquez sur l'icône Accéder à
la tâche (Go to Task) correspondant à Règles d'affectation de valeur par défaut pour le mode de
règlement (Payment Method Defaulting Rules) > page Règles d'affectation de valeur par défaut
pour le mode de règlement (Payment Method Defaulting Rules) > (B) Créer > page Créer une
règle d'affectation de valeur par défaut (Create Defaulting Rule)
La configuration de règles d'affectation de valeurs par défaut pour les modes de règlement vise
à créer et tenir à jour les règles d'affectation permettant d'appliquer par défaut des modes de
règlement à des documents à payer.
Cas dans lequel un mode de règlement s'applique par défaut à une facture
Un mode de règlement s'applique par défaut à une facture lorsque les valeurs indiquées sur
cette facture, notamment l'entité juridique, l'organisation et le type de règlement, correspondent
aux valeurs définies dans les conditions des règles d'affectation de valeurs par défaut pour le
mode de règlement applicable. Le système applique les règles d'affectation de valeurs par
défaut selon la priorité indiquée par l'utilisateur.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 124
Exemple
Si la première règle coïncide, le système s'arrête et applique par défaut à la facture le mode de
règlement correspondant à cette règle. Par ailleurs, supposons que vous indiquiez que le mode
de règlement utilisé pour tous les documents traités par Oracle Payables est d'abord le chèque,
puis le virement (EFT). Dans ce cas, si les conditions correspondant au mode de règlement
Chèque (Check) coïncident avec celles indiquées sur la facture, ce mode de règlement
s'applique par défaut à la facture. Dans le cas contraire, le système détermine si les conditions
correspondant au mode de règlement Virement (EFT) sont remplies. Si oui, ce mode de
règlement s'applique par défaut à la facture.
En règle générale, le produit d'origine permet à l'utilisateur de remplacer manuellement le
système de traitement des règlements par défaut.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 125
Configurer des profils de traitement des règlements

Configurer des profils de traitement des règlements


Responsabilité Administrateur des règlements Payments (Oracle Payments Payment
Administrator)
(N) Oracle Payments - Configuration (Oracle Payments Setup) > Cliquez sur l'icône Accéder à
la tâche (Go to Task) correspondant à Profils de traitement des règlements (Payment Process
Profiles) > page Systèmes de traitement des règlements (Payment Systems) > (B) Créer > page
Créer un profil de traitement des règlements (Create Payment Process Profile)
Avant de pouvoir configurer des profils de traitement des règlements, vous devez configurer
les éléments suivants :
• modes de règlement par décaissement de fonds,
• formats,
• systèmes de traitement des règlements et configurations de transmission, le cas échéant.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 126
Configurer les options système pour le décaissement

Configurer les options système pour le décaissement


Responsabilité Administrateur des règlements Payments (Oracle Payments Payment
Administrator)
(N) Oracle Payments - Configuration (Oracle Payments Setup) > Cliquez sur l'icône Accéder à
la tâche (Go to Task) correspondant à Options système de décaissement (Disbursement System
Options) > page Options système de décaissement (Disbursement System Options)
La configuration des options système pour le décaissement vise à définir comment le
traitement des règlements s'exécute aux niveaux Entreprise et Organisation.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 127
Autres éléments à prendre en compte pour l'implémentation

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 128
Gérer les besoins de trésorerie

Gérer les besoins de trésorerie


Pour diverses raisons, votre organisation peut parfois ne pas disposer de la trésorerie nécessaire
pour régler les factures sélectionnées. Il existe plusieurs options permettant de gérer vos
besoins de trésorerie pour que ceux-ci correspondent au mieux à la trésorerie dont vous
disposez. Ces options sont décrites ci-après.
Lancer l'état des besoins prévisionnels de trésorerie
Cet état permet de prévoir vos besoins immédiats de trésorerie pour les règlements de facture.
Vous pouvez lancer cet état :
• avant chaque exécution de paie pour déterminer les besoins de trésorerie du lot,
• pour les deux ou trois exécutions de paie suivantes pour prévoir les besoins de trésorerie
et améliorer la gestion de la trésorerie.
Affiner la sélection de factures dans une exécution de paie
Même si vous pouvez consulter individuellement des factures et des règlements sélectionnés
pour une exécution de paie particulière, des incidents de flux de trésorerie plus importants
peuvent être traités de manière plus efficace en modifiant les critères de sélection de factures
de l'exécution de paie.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 129
Les options sont suivantes :
• Jours supplémentaires pour sélection règlements (Additional Pay Through Days) :
La date définie par défaut est créée en référençant le paramètre Jours supplémentaires
pour sélection règlements (Additional Pay Through Days) dans l'onglet Critères de
sélection de l'échéancier de paiement (Scheduled Payment Selection Criteria) se trouvant
dans la page Créer un modèle de demande de traitement des règlements (Create Payment
Process Request Template). Ces critères de sélection sont généralement définis pour
coïncider avec la fréquence des exécutions de paie. Par exemple, si vous traitez des
exécutions de paie deux fois par mois, vous indiquez probablement 15 dans le champ
Jours supplémentaires pour sélection règlements (Additional Pay Through Days). En cas
de faibles disponibilités de trésorerie, vous pouvez remplacer cette valeur et indiquer 7
pour ne régler que les factures dues sur les 7 jours suivants plutôt que sur les 15 jours
suivants.
• Priorités de règlement - De/A (Payment Priorities High/Low) : Vous ne pouvez
normalement pas utiliser ce critère lors de la sélection de factures. Toutefois, si vous avez
affecté des priorités appropriées à vos fournisseurs, vous pouvez réduire le nombre de
factures sélectionnées pour règlement en établissant des critères de sélection pour vos
fournisseurs à priorité élevée afin d'empêcher toute livraison différée de marchandises ou
de services essentiels pour vos opérations.
• Inclure uniquement dû (Include Only Due) : Payables sélectionne les factures dont les
dates d'échéance sont comprises dans la fourchette de valeurs indiquée dans les champs
Nombre de jours depuis le début du règlement (Number of Pay From Days) et Jours
supplémentaires pour sélection règlements (Additional Pay Through Days). Il peut s'agir
de factures réglées durant une période d'escompte ou simplement à échéance. Vous
pouvez choisir de supplanter le critère de sélection de la date de règlement sur des
enregistrements fournisseur pour une exécution de paie particulière en activant l'option
Inclure uniquement dû (Include Only Due). Le système supprimera alors de l'exécution
de paie les factures réglées dans une période d'escompte, renonçant ainsi à l'escompte
disponible.
• Limites de règlement (Payment Limits) : Vous pouvez également restreindre vos besoins
de trésorerie en abaissant le montant total défini pour une exécution de paie totale
(Dépense maximum (Maximum Outlay)) ou pour un règlement particulier de l'exécution
(Règlement maximum (Maximum Payment)) quel que soit le nombre et le montant des
factures constituant le règlement.
Vous devez comprendre l'impact que ces critères de sélection modifiés auront sur votre
organisation. Si vous choisissez de régler uniquement les factures arrivant à échéance la
semaine suivante, réfléchissez à quel moment et comment reprendre un échéancier normal.
Consultez également l'état des escomptes disponibles pour prendre la mesure des coûts
engendrés par le renoncement à ces escomptes et le règlement du montant total à la date
d'échéance.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 130
Contrôles internes pour le traitement des règlements

Contrôles internes pour le traitement des règlements


Il est essentiel d'établir des contrôles internes appropriés pour s'assurer qu'aucun incident,
intentionnel ou non, ne vienne entacher le traitement des règlements. Le risque de
détournement de fonds dans le cadre du traitement des règlements est plus important que dans
n'importe quelle autre activité de votre organisation. Si vous ne pouvez pas éliminer
complètement les risques de ce genre d'incidents, vous pouvez en réduire la probabilité. Voici
quelques moyens de diminuer ces risques.
Séparation appropriée des tâches
Lorsque vous déterminez les niveaux de personnel requis pour exécuter les différentes
fonctions impliquées dans le flux de l'approvisionnement au règlement, vous devez veiller à ce
qu'aucune personne seule (ou un nombre trop restreint d'employés) ne soit impliquée dans
l'ensemble du processus. Un contrôle interne médiocre consisterait à affecter à une seule
personne la responsabilité de saisir les fournisseurs, d'approuver les commandes et de saisir les
factures et à un seul autre employé, celle de traiter les règlements, de signer les chèques,
d'envoyer les règlements et de rapprocher vos comptes bancaires. Une fois que les tâches ont
été correctement structurées, vous devez mettre en oeuvre cette structure en établissant des
responsabilités multiples dotées des fonctions correspondant aux rôles fonction inclus dans la
conception.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 131
Références du personnel de traitement des règlements
En raison du caractère sensible du traitement des règlements, vous pouvez souhaiter lier
contractuellement les membres du personnel correspondant et exiger des contrôles de casier
judiciaire. Vous pouvez également leur demander de signer des clauses d'engagement moral et
de confidentialité.
Sécurité physique
L'accès physique à vos titres de paiement, préimprimés ou non, doit être soigneusement
contrôlé. Par ailleurs, le personnel ayant accès aux titres de paiement peut ne pas disposer d'un
accès illimité mais devoir d'abord consulter l'état Statut de la demande de traitement des
règlements (Payment Process Request Status Report) avec le responsable fournisseur. L'accès
physique n'implique pas seulement les titres de paiement mais également les fichiers
électroniques qui sont à disposition des membres du personnel technique et opérationnel. Vous
devez étudier la mise en oeuvre d'audits externes et/ou internes du personnel avant de finaliser
les contrôles internes du traitement des règlements.

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 132
Synthèse

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 133
Synthèse

Copyright © Oracle Corporation, 2007. Tous droits réservés.

Règlements
Chapitre 5 - Page 134

Vous aimerez peut-être aussi