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Les fondamentaux d’Oracle

Payables version 11i


Manuel du stagiaire – Volume 1

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D16810FR32
Edition 3.2
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Septembre 2005
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Auteur

Doug Myers

Révisions et contributions techniques

Christine Rudd, Jong Sung Ahn, Suet Ching Siew, Ruth Kukla, Paul Scott, Peggy Larson,
Christina Ravaglia, Corinne Gimonnet, Serge Gagnon, David Millin et Pamela Rietz

Ce document a été publié à l'aide de : oracletutor


Table des matières

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement ................................................................................. 1-1


Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement.................................................................................... 1-2
Objectifs................................................................................................................................................................. 1-3
Présentation de l'intégration des applications......................................................................................................... 1-4
Flux de l'approvisionnement au règlement ............................................................................................................ 1-6
Processus Oracle de l'approvisionnement au règlement......................................................................................... 1-7
Appels d'offres et propositions............................................................................................................................... 1-8
Demandes d'approvisionnement .......................................................................................................................... 1-10
Fournisseurs ......................................................................................................................................................... 1-12
Commandes d'achat ............................................................................................................................................. 1-13
Réception ............................................................................................................................................................. 1-15
Facturation ........................................................................................................................................................... 1-17
Règlement ............................................................................................................................................................ 1-18
Synthèse ............................................................................................................................................................... 1-19
Présentation d'Oracle Payables .............................................................................................................................. 2-1
Présentation d'Oracle Payables .............................................................................................................................. 2-2
Flux de l'approvisionnement au règlement ............................................................................................................ 2-3
Objectifs................................................................................................................................................................. 2-4
Présentation des processus Oracle Payables .......................................................................................................... 2-5
Saisie de fournisseurs............................................................................................................................................. 2-6
Exercice - Créer un utilisateur............................................................................................................................ 2-7
Solution - Créer un utilisateur ............................................................................................................................ 2-8
Saisie de factures.................................................................................................................................................. 2-10
Présentation du processus de règlement............................................................................................................... 2-11
Présentation de l'intégration d'Oracle Payables.................................................................................................... 2-12
Présentation de l'intégration d'Oracle Payables (suite) ........................................................................................ 2-14
Intégration d'Oracle Payables à Oracle General Ledger ...................................................................................... 2-16
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Assets..................................................................................................... 2-17
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Purchasing.............................................................................................. 2-19
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Cash Management.................................................................................. 2-20
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Projects .................................................................................................. 2-21
Intégration d'Oracle Payables à Oracle e-Commerce Gateway............................................................................ 2-22
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Human Resources .................................................................................. 2-23
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Alert ....................................................................................................... 2-24
Intégration d'Oracle Payables à Oracle iExpense................................................................................................. 2-25
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Workflow ............................................................................................... 2-26
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Property Manager .................................................................................. 2-28
Interface coopérative des factures d'Oracle Payables........................................................................................... 2-29
Interface coopérative des notes de frais d'Oracle Payables .................................................................................. 2-30
Interface coopérative des cartes d'achat d'Oracle Payables.................................................................................. 2-31
Interface coopérative des cartes de crédit d'Oracle Payables ............................................................................... 2-32
Interface coopérative de rapprochement d'Oracle Payables................................................................................. 2-33
Synthèse ............................................................................................................................................................... 2-34
Fournisseurs ............................................................................................................................................................. 3-1
Fournisseurs ........................................................................................................................................................... 3-2
Flux de l'approvisionnement au règlement ............................................................................................................ 3-3
Objectifs................................................................................................................................................................. 3-4
Utilisation des informations sur le fournisseur par les applications Oracle ........................................................... 3-5
Présentation des fournisseurs ................................................................................................................................. 3-6
Flux des valeurs par défaut .................................................................................................................................... 3-7
Structure des enregistrements relatifs aux fournisseurs ......................................................................................... 3-8
Saisir les informations d'en-tête de base sur le fournisseur.................................................................................. 3-10
Informations sur le fournisseur - Région Informations générales ........................................................................ 3-11
Informations sur le fournisseur - Région Classement .......................................................................................... 3-12
Informations sur le fournisseur - Région Comptable ........................................................................................... 3-13

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Table des matières
i
Informations sur le fournisseur - Région Contrôle............................................................................................... 3-14
Informations sur le fournisseur - Région Règlement ........................................................................................... 3-16
Informations sur le fournisseur - Région Comptes bancaires .............................................................................. 3-18
Informations sur le fournisseur - Région EDI ...................................................................................................... 3-19
Informations sur le fournisseur - Région TVA de la facture................................................................................ 3-20
Informations sur le fournisseur - Région Retenue de la TVA.............................................................................. 3-21
Informations sur le fournisseur - Région Déclaration de la TVA ........................................................................ 3-22
Informations sur le fournisseur - Région Achat ................................................................................................... 3-23
Informations sur le fournisseur - Région Réception ............................................................................................ 3-25
Paramètres du site fournisseur ............................................................................................................................. 3-27
Comparaison entre la saisie au niveau fournisseur et la saisie au niveau site ...................................................... 3-28
Saisir les informations de base sur le site fournisseur.......................................................................................... 3-29
Informations sur le site fournisseur - Région Informations générales.................................................................. 3-30
Informations sur le site fournisseur - Région Contacts ........................................................................................ 3-32
Informations sur le site fournisseur - Région Comptable..................................................................................... 3-33
Informations sur le site fournisseur - Région EDI ............................................................................................... 3-34
Informations sur le site fournisseur - Région Déclaration de la TVA.................................................................. 3-35
Informations sur le site fournisseur - Région Achat............................................................................................. 3-36
Exercice - Créer un fournisseur avec deux sites............................................................................................... 3-37
Solution - Créer un fournisseur avec deux sites ............................................................................................... 3-38
Exercice - Créer un autre fournisseur............................................................................................................... 3-43
Solution - Créer un autre fournisseur ............................................................................................................... 3-44
Exercice - Créer un fournisseur d'honoraires (facultatif) ................................................................................. 3-47
Solution - Créer un fournisseur d'honoraires.................................................................................................... 3-48
Exercice - Consulter et modifier les informations sur les fournisseurs ............................................................ 3-50
Solution - Consulter et modifier les informations sur les fournisseurs ............................................................ 3-51
Exercice - Lancer l'état des fournisseurs .......................................................................................................... 3-53
Solution - Lancer l'état des fournisseurs .......................................................................................................... 3-54
Exercice - Supprimer le blocage de règlement appliqué au fournisseur d'honoraires ...................................... 3-56
Solution - Supprimer le blocage de règlement appliqué au fournisseur d'honoraires ...................................... 3-57
Tenir à jour les informations sur le fournisseur et sur le site fournisseur ............................................................ 3-59
Rechercher des fournisseurs................................................................................................................................. 3-60
Passer en revue des fournisseurs .......................................................................................................................... 3-61
Modifier des fournisseurs : mettre à jour les valeurs par défaut d'un fournisseur et d'un site fournisseur ........... 3-62
Modifier des fournisseurs : mettre à jour les blocages de factures fournisseur.................................................... 3-63
Modifier des fournisseurs : ajouter un nouveau site fournisseur.......................................................................... 3-64
Modifier des fournisseurs : mettre à jour le statut fiscal d'un fournisseur............................................................ 3-65
Eviter les fournisseurs en double ......................................................................................................................... 3-66
Fusionner les fournisseurs.................................................................................................................................... 3-67
Exemple de données - Fusion des fournisseurs.................................................................................................... 3-69
Fusionner les fournisseurs.................................................................................................................................... 3-70
Etats ..................................................................................................................................................................... 3-71
Options d'Oracle Financials ................................................................................................................................. 3-75
Options d'Oracle Payables ................................................................................................................................... 3-80
Codes express....................................................................................................................................................... 3-83
Options de profil .................................................................................................................................................. 3-85
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre - Responsabilité de la saisie/mise à jour
des fournisseurs.................................................................................................................................................... 3-86
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre - Conventions de dénomination
de fournisseur....................................................................................................................................................... 3-87
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre - Exemples de convention de
dénomination de fournisseur................................................................................................................................ 3-89
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre - Options de numérotation
des fournisseurs.................................................................................................................................................... 3-91
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre - Méthodologie de conversion
des fournisseurs.................................................................................................................................................... 3-93
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre - Configuration de la télécopie
ou de l'email ......................................................................................................................................................... 3-95
Synthèse ............................................................................................................................................................... 3-97

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Table des matières
ii
Factures..................................................................................................................................................................... 4-1
Factures.................................................................................................................................................................. 4-2
Flux de l'approvisionnement au règlement ............................................................................................................ 4-3
Objectifs................................................................................................................................................................. 4-4
Traitements d'Oracle Payables ............................................................................................................................... 4-5
Flux des valeurs par défaut .................................................................................................................................... 4-6
Types de facture..................................................................................................................................................... 4-7
Présentation de la saisie de factures ....................................................................................................................... 4-9
Création automatique de factures......................................................................................................................... 4-10
Factures d'ajustement et factures d'ajustement de prix de commande ................................................................. 4-11
Importation de facture.......................................................................................................................................... 4-12
Affecter une date GL par défaut........................................................................................................................... 4-14
Présentation de la saisie de factures par lots ........................................................................................................ 4-15
Créer des panneaux de contrôle de lot ................................................................................................................. 4-16
Structure des factures ........................................................................................................................................... 4-17
En-tête de facture ................................................................................................................................................. 4-18
Types de ventilation des factures ......................................................................................................................... 4-20
Ventilations des factures ...................................................................................................................................... 4-21
Méthodes de saisie des ventilations ..................................................................................................................... 4-24
Exercice - Créer des panneaux de type dossier pour les fenêtres En-tête de la facture
et Ventilation des factures................................................................................................................................ 4-25
Solution - Créer des panneaux de type dossier pour les fenêtres En-tête de la facture
et Ventilation des factures................................................................................................................................ 4-26
Exercice - Saisir une facture et la ventiler dans deux services......................................................................... 4-29
Solution - Saisir une facture et la ventiler dans deux services ......................................................................... 4-30
Exercice - Saisir une facture pour une immobilisation .................................................................................... 4-32
Solution - Saisir une facture pour une immobilisation..................................................................................... 4-33
Créer des ventilations comptables........................................................................................................................ 4-34
Saisir des factures en utilisant des ventilations comptables ................................................................................. 4-35
Exercice - Créer une ventilation comptable ..................................................................................................... 4-36
Solution - Créer une ventilation comptable...................................................................................................... 4-37
Exercice - Saisir une facture en utilisant une ventilation comptable................................................................ 4-40
Solution - Saisir une facture en utilisant une ventilation comptable ................................................................ 4-41
Entrer les ventilations des frais de transport d'une facture................................................................................... 4-42
Exercice - Créer une ventilation des frais de transport..................................................................................... 4-44
Solution - Créer une ventilation des frais de transport ..................................................................................... 4-46
Allouer les frais de transport, les taxes et les frais divers .................................................................................... 4-48
Créer des ventilations par répartition dans le pupitre des factures ....................................................................... 4-49
Créer des ventilations de taxes en effectuant la répartition sur des ventilations de factures ................................ 4-51
Exercice - Créer un code TVA......................................................................................................................... 4-52
Solution - Créer un code TVA ......................................................................................................................... 4-53
Restrictions de ventilation.................................................................................................................................... 4-56
Exercice - Répartir la TVA sur les lignes de ventilation.................................................................................. 4-57
Solution - Répartir la TVA sur les lignes de ventilation .................................................................................. 4-59
Exercice - Répartir la TVA et les frais de transport ......................................................................................... 4-61
Solution - Répartir la TVA et les frais de transport ......................................................................................... 4-63
Exercice - Répartir la TVA et les frais de transport ......................................................................................... 4-65
Solution - Répartir la TVA et les frais de transport ......................................................................................... 4-67
Echéancier de paiement ....................................................................................................................................... 4-69
Exercice - Créer un échéancier de paiement .................................................................................................... 4-71
Solution - Créer un échéancier de paiement..................................................................................................... 4-73
Options de niveau d'approbation des rapprochements ......................................................................................... 4-75
Exercice - Créer une commande d'achat standard............................................................................................ 4-76
Solution - Créer une commande d'achat standard ............................................................................................ 4-78
Exercice - Effectuer un rapprochement avec une commande d'achat .............................................................. 4-82
Solution - Effectuer un rapprochement avec une commande d'achat............................................................... 4-83
Types de rapprochement de commande d'achat................................................................................................... 4-85
Rapprochement des livraisons de commande ...................................................................................................... 4-87

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Table des matières
iii
Rapprochement des imputations de commande ................................................................................................... 4-88
Exercice - Rapprocher des imputations de commande..................................................................................... 4-89
Solution - Rapprocher des imputations de commande ..................................................................................... 4-91
Rapprochement des réceptions............................................................................................................................. 4-93
Correction de prix ................................................................................................................................................ 4-94
Factures de type Valeur par défaut de la commande et Rapprochement express................................................. 4-95
Exercice - Utiliser le rapprochement express................................................................................................... 4-97
Solution - Utiliser le rapprochement express ................................................................................................... 4-98
Exercice - Saisir un avoir ............................................................................................................................... 4-100
Solution - Saisir un avoir ............................................................................................................................... 4-102
Exercice - Saisir un avoir et le rapprocher d'une facture................................................................................ 4-104
Solution - Saisir un avoir et le rapprocher d'une facture ................................................................................ 4-106
Exercice - Effectuer une correction de prix.................................................................................................... 4-108
Solution - Effectuer une correction de prix .................................................................................................... 4-110
Saisir des factures répétitives ............................................................................................................................. 4-112
Exercice - Créer un calendrier spécial............................................................................................................ 4-114
Solution - Créer un calendrier spécial ............................................................................................................ 4-115
Exercice - Créer des factures répétitives ........................................................................................................ 4-117
Solution - Créer des factures répétitives ........................................................................................................ 4-119
Rapprochement avec une commande d'achat..................................................................................................... 4-123
Exercice - Annuler une facture ...................................................................................................................... 4-124
Solution - Annuler une facture....................................................................................................................... 4-125
Exercice - Contrepasser des ventilations de factures ..................................................................................... 4-126
Solution - Contrepasser des ventilations de factures...................................................................................... 4-127
Workflow d'approbation de facture.................................................................................................................... 4-129
Exercice - Approuver des factures en ligne.................................................................................................... 4-131
Solution - Approuver des factures en ligne .................................................................................................... 4-132
Exercice - Approuver un lot de factures......................................................................................................... 4-134
Solution - Approuver un lot de factures ......................................................................................................... 4-135
Approbation et validation................................................................................................................................... 4-136
Configuration du système .................................................................................................................................. 4-137
Exercice - Lancer des approbations par le système........................................................................................ 4-139
Solution - Lancer des approbations par le système ........................................................................................ 4-140
Programme Workflow d'approbation de facture ................................................................................................ 4-141
Paramètres du programme Workflow d'approbation de facture......................................................................... 4-142
Historique d'approbation des factures ................................................................................................................ 4-143
Etats ................................................................................................................................................................... 4-145
Exercice - Lancer des états traitant des blocages ........................................................................................... 4-149
Solution - Lancer des états traitant des blocages............................................................................................ 4-150
Types de flux de comptabilisation ..................................................................................................................... 4-155
Rapprochement avec des imputations d'immobilisations................................................................................... 4-156
Rapprochement avec des imputations de destination Charges........................................................................... 4-157
Rapprochement avec des imputations de destination Stock............................................................................... 4-158
Définir le rapprochement des commandes et les tolérances d'écart sur TVA .................................................... 4-159
Blocages et déblocages ...................................................................................................................................... 4-160
Bloquer des sites fournisseur ............................................................................................................................. 4-162
Exercice - Calculer un solde fournisseur........................................................................................................ 4-164
Solution - Calculer un solde fournisseur ........................................................................................................ 4-165
Bloquer des factures........................................................................................................................................... 4-166
Exercice - Bloquer une facture....................................................................................................................... 4-167
Solution - Bloquer une facture ....................................................................................................................... 4-168
Bloquer des échéanciers de paiement................................................................................................................. 4-169
Débloquer des sites fournisseur ......................................................................................................................... 4-170
Débloquer des factures....................................................................................................................................... 4-171
Exercice - Lever des blocages........................................................................................................................ 4-173
Solution - Lever des blocages ........................................................................................................................ 4-174
Débloquer des échéanciers de paiement............................................................................................................. 4-176
Présentation du processus Validation de facture................................................................................................ 4-177
Niveaux de validation des factures .................................................................................................................... 4-178
Options d'Oracle Financials ............................................................................................................................... 4-179

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Table des matières
iv
Options d'Oracle Purchasing.............................................................................................................................. 4-180
Options d'Oracle Payables ................................................................................................................................. 4-181
Options de profil ................................................................................................................................................ 4-189
Autres considérations liées à l'implémentation .................................................................................................. 4-191
Synthèse ............................................................................................................................................................. 4-194
Factures express ....................................................................................................................................................... 5-1
Factures express ..................................................................................................................................................... 5-2
Objectifs................................................................................................................................................................. 5-3
Factures express ..................................................................................................................................................... 5-4
Présentation de la fenêtre Factures express............................................................................................................ 5-5
Fenêtre Passerelle des factures............................................................................................................................... 5-6
Exercice - Saisir des factures express ................................................................................................................ 5-7
Solution - Saisir des factures express............................................................................................................... 5-10
Saisir des enregistrements de facture dans la fenêtre Factures express................................................................ 5-13
Saisir des enregistrements de facture rapprochés d'une commande d'achat dans la fenêtre Factures express ..... 5-14
Exercice - Saisir une commande d'achat en vue du rapprochement................................................................. 5-15
Solution - Saisir une commande d'achat en vue du rapprochement ................................................................. 5-16
Exercice - Effectuer un rapprochement avec une commande d'achat dans la fenêtre Factures express........... 5-18
Solution - Effectuer un rapprochement avec une commande d'achat dans la fenêtre Factures express ........... 5-20
Saisir des corrections de prix dans la fenêtre Factures express............................................................................ 5-23
Rechercher des enregistrements de facture dans la fenêtre Factures express....................................................... 5-24
Modifier des enregistrements de facture dans la fenêtre Factures express........................................................... 5-25
Ajouter des enregistrements de facture à un lot de factures express existant....................................................... 5-26
Créer des factures à partir des enregistrements de facture issus des factures express (importation).................... 5-27
Synthèse ............................................................................................................................................................... 5-28
Règlements................................................................................................................................................................ 6-1
Règlements............................................................................................................................................................. 6-2
Flux de l'approvisionnement au règlement ............................................................................................................ 6-3
Objectifs................................................................................................................................................................. 6-4
Présentation du règlement des factures .................................................................................................................. 6-5
Utiliser le pupitre des règlements........................................................................................................................... 6-6
Modes de règlement ............................................................................................................................................... 6-7
Types de décaissement........................................................................................................................................... 6-9
Définir des banques et des comptes bancaires ..................................................................................................... 6-10
Saisir des informations bancaires de base ............................................................................................................ 6-11
Définir des comptes bancaires internes................................................................................................................ 6-12
Définir des titres de paiement .............................................................................................................................. 6-14
Exercice - Configurer une banque.................................................................................................................... 6-16
Solution - Configurer une banque .................................................................................................................... 6-18
Présentation du règlement manuel ....................................................................................................................... 6-23
Créer des règlements manuels.............................................................................................................................. 6-24
Exercice - Créer un règlement manuel............................................................................................................. 6-26
Solution - Créer un règlement manuel ............................................................................................................. 6-27
Créer des paiements express ................................................................................................................................ 6-28
Exercice - Créer un paiement express .............................................................................................................. 6-31
Solution - Créer un paiement express .............................................................................................................. 6-33
Traiter les remboursements .................................................................................................................................. 6-35
Remboursements d'acompte................................................................................................................................. 6-36
Saisir des remboursements................................................................................................................................... 6-37
Exercice - Lancer l'état des besoins prévisionnels de trésorerie....................................................................... 6-38
Solution - Lancer l'état des besoins prévisionnels de trésorerie ....................................................................... 6-39
Sélectionner les factures....................................................................................................................................... 6-40
Créer des règlements............................................................................................................................................ 6-42
Exercice - Sélectionner les factures à régler .................................................................................................... 6-43
Solution - Sélectionner les factures à régler..................................................................................................... 6-44
Modifier des lots de règlements ........................................................................................................................... 6-46
Exercice - Modifier un lot de règlements......................................................................................................... 6-47
Solution - Modifier un lot de règlements ......................................................................................................... 6-48
Formater des règlements ...................................................................................................................................... 6-50

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Table des matières
v
Imprimer des règlements...................................................................................................................................... 6-52
Exercice - Formater et imprimer votre lot de règlements................................................................................. 6-53
Solution - Formater et imprimer votre lot de règlements ................................................................................. 6-54
Confirmer des lots de règlements......................................................................................................................... 6-56
Exercice - Confirmer votre lot de règlements .................................................................................................. 6-58
Solution - Confirmer votre lot de règlements................................................................................................... 6-59
Etats ..................................................................................................................................................................... 6-61
Exercice - Lancer des règlements validés ........................................................................................................ 6-65
Solution - Lancer des règlements validés......................................................................................................... 6-66
Enregistrer des remboursements de facture en cas d'existence d'un solde créditeur ............................................ 6-68
Exercice - Saisir une note de débit et enregistrer un remboursement............................................................... 6-69
Solution - Saisir une note de débit et enregistrer un remboursement ............................................................... 6-71
Traiter des oppositions ......................................................................................................................................... 6-73
Exercice - Lancer une opposition à un règlement ............................................................................................ 6-75
Solution - Lancer une opposition à un règlement............................................................................................. 6-76
Annuler des règlements........................................................................................................................................ 6-78
Exercice - Annuler et réémettre un règlement.................................................................................................. 6-80
Solution - Annuler et réémettre un règlement .................................................................................................. 6-82
Acomptes ............................................................................................................................................................. 6-84
Saisir des acomptes .............................................................................................................................................. 6-85
Exercice - Créer un acompte ............................................................................................................................ 6-86
Solution - Créer un acompte ............................................................................................................................ 6-88
Appliquer et lever des blocages sur des acomptes ............................................................................................... 6-90
Exercice - Rapprocher un acompte .................................................................................................................. 6-91
Solution - Rapprocher un acompte................................................................................................................... 6-93
Rapprocher des acomptes de factures et de notes de frais.................................................................................... 6-95
Exercice - Créer une avance employé .............................................................................................................. 6-96
Solution - Créer une avance employé .............................................................................................................. 6-98
Exercice - Rapprocher une avance ................................................................................................................. 6-100
Solution - Rapprocher une avance ................................................................................................................. 6-102
Annuler des acomptes ........................................................................................................................................ 6-104
Annuler des remboursements............................................................................................................................. 6-105
Présentation des lots de règlements.................................................................................................................... 6-106
Lancer un nouveau lot de règlements................................................................................................................. 6-108
Options d'Oracle Financials ............................................................................................................................... 6-110
Options d'Oracle Payables ................................................................................................................................. 6-112
Conditions de règlement .................................................................................................................................... 6-115
Exercice - Configurer des conditions de règlement ....................................................................................... 6-119
Solution - Configurer des conditions de règlement........................................................................................ 6-121
Formats de règlement......................................................................................................................................... 6-124
Codes express..................................................................................................................................................... 6-127
Gérer les besoins de trésorerie ........................................................................................................................... 6-128
Contrôles internes pour le traitement des règlements ........................................................................................ 6-130
Partenaires d'intégration..................................................................................................................................... 6-132
Synthèse ............................................................................................................................................................. 6-133
Notes de frais et cartes de crédit ............................................................................................................................. 7-1
Notes de frais et cartes de crédit ............................................................................................................................ 7-2
Objectifs................................................................................................................................................................. 7-3
Présentation d'Oracle Internet Expenses ................................................................................................................ 7-4
Processus de gestion des notes de frais .................................................................................................................. 7-7
Notes de frais ......................................................................................................................................................... 7-9
Modèles de note de frais ...................................................................................................................................... 7-10
Modèles de note de frais pour Oracle Internet Expenses ..................................................................................... 7-11
Exercice - Créer un modèle de note de frais .................................................................................................... 7-12
Solution - Créer un modèle de note de frais..................................................................................................... 7-13
Modèles de note de frais liée à un projet.............................................................................................................. 7-16
Saisir des notes de frais........................................................................................................................................ 7-17
Exercice - Saisir une note de frais.................................................................................................................... 7-19
Solution - Saisir une note de frais .................................................................................................................... 7-20
Enregistrer les détails de TVA ............................................................................................................................. 7-23

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Table des matières
vi
Saisir des taxes sur les notes de frais ................................................................................................................... 7-24
Saisir des notes de frais en devise étrangère ........................................................................................................ 7-25
Bloquer des notes de frais .................................................................................................................................... 7-26
Rapprocher des avances de notes de frais ............................................................................................................ 7-27
Modifier et vérifier les notes de frais existantes .................................................................................................. 7-28
Régler des notes de frais ...................................................................................................................................... 7-29
Programme Importation de notes de frais ............................................................................................................ 7-30
Purger les notes de frais ....................................................................................................................................... 7-31
Etats automatiques ............................................................................................................................................... 7-32
Etat d'importation de notes de frais...................................................................................................................... 7-33
Etat des exceptions............................................................................................................................................... 7-34
Etat des acomptes rapprochés .............................................................................................................................. 7-35
Cartes d'achat ....................................................................................................................................................... 7-36
Configurer des programmes de carte de crédit..................................................................................................... 7-38
Fenêtre Jeux de codes .......................................................................................................................................... 7-39
Fenêtre Programmes de carte ............................................................................................................................... 7-40
Fenêtre Jeux de comptes GL................................................................................................................................ 7-41
Fenêtre Profils...................................................................................................................................................... 7-42
Fenêtre Cartes de crédit........................................................................................................................................ 7-43
Synthèse ............................................................................................................................................................... 7-44
Clôture de période.................................................................................................................................................... 8-1
Clôture de période.................................................................................................................................................. 8-2
Objectifs................................................................................................................................................................. 8-3
Processus clés......................................................................................................................................................... 8-4
Présentation de la clôture de période ..................................................................................................................... 8-6
Préparer la clôture de période ................................................................................................................................ 8-7
Exécuter la validation / Consulter et résoudre les blocages ................................................................................... 8-9
Créer la comptabilisation ..................................................................................................................................... 8-10
Exercice - Créer une comptabilisation en ligne................................................................................................ 8-12
Solution - Créer une comptabilisation en ligne ................................................................................................ 8-13
Transférer et consulter ......................................................................................................................................... 8-14
Fermer la période AP ........................................................................................................................................... 8-16
Imputer des pièces dans GL ................................................................................................................................. 8-18
Rapprocher Oracle Payables d'Oracle General Ledger ........................................................................................ 8-20
Clôture de la période de commande..................................................................................................................... 8-21
Exercice - Créer une comptabilisation par lot .................................................................................................. 8-22
Solution - Créer une comptabilisation par lot .................................................................................................. 8-23
Exercice - Lancer le programme Traitement comptable d'Oracle Payables..................................................... 8-27
Solution - Lancer le programme Traitement comptable d'Oracle Payables ..................................................... 8-28
Comptes clés ........................................................................................................................................................ 8-31
Comptabilisation permanente des provisions (sur réception) .............................................................................. 8-33
Comptabilisation des provisions périodiques des provisions (fin de période) ..................................................... 8-35
Comptabilisation des provisions périodiques des acquisitions en haut volume (fin de période) ......................... 8-37
Comptabilisation des règlements avec encaissements en attente (Apurement des règlements)........................... 8-39
Comptabilisation des règlements sans encaissements en attente (Apurement des règlements) ........................... 8-40
Etats ..................................................................................................................................................................... 8-41
Etats (suite) .......................................................................................................................................................... 8-43
Options d'Oracle Financials ................................................................................................................................. 8-46
Options d'achat..................................................................................................................................................... 8-48
Options d'Oracle Payables ................................................................................................................................... 8-49
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre ............................................................................. 8-52
Synthèse ............................................................................................................................................................... 8-54
Annexe 1 : Taxes sur la facture............................................................................................................................... 9-1
Annexe 1 : Taxes sur la facture.............................................................................................................................. 9-2
Objectifs................................................................................................................................................................. 9-3
Configurer les informations fiscales des fournisseurs : TVA et taxe standard....................................................... 9-4
Saisir des fournisseurs intracommunautaires et enregistrer la TVA ...................................................................... 9-5
Obligations de déclaration pour les fournisseurs soumis à la déclaration des honoraires...................................... 9-6
Validation de l'ID fiscale et du numéro d'identification intracommunautaire........................................................ 9-8

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Table des matières
vii
Informations sur le fournisseur - Région TVA de la facture.................................................................................. 9-9
Code TVA facture indiqué dans la région TVA de la facture des fenêtres Fournisseurs
et Sites fournisseur............................................................................................................................................... 9-10
Utiliser la TVA intracommunautaire ................................................................................................................... 9-11
Niveau de calcul................................................................................................................................................... 9-12
Remplacement du niveau de calcul...................................................................................................................... 9-13
Règle d'arrondi..................................................................................................................................................... 9-14
Montants d'imputation TTC ................................................................................................................................. 9-16
Région Déclaration de la TVA de la fenêtre Fournisseurs................................................................................... 9-17
Région Fédéral ..................................................................................................................................................... 9-18
Région Code DAS2.............................................................................................................................................. 9-19
Région Nom du déclarant .................................................................................................................................... 9-20
Région Site de déclaration ................................................................................................................................... 9-21
Région Département ............................................................................................................................................ 9-22
Région Date de vérification ................................................................................................................................. 9-23
Région Nom de contrôle ...................................................................................................................................... 9-24
Région Type d'organisation ................................................................................................................................. 9-25
Case à cocher Site de déclaration des honoraires dans la région Déclaration de la TVA
de la fenêtre Sites fournisseur .............................................................................................................................. 9-26
Validation de l'ID fiscale...................................................................................................................................... 9-27
Validation du numéro d'identification intracommunautaire................................................................................. 9-29
Saisir des taxes sur les factures ............................................................................................................................ 9-31
Types de taxe ....................................................................................................................................................... 9-32
Codes TVA .......................................................................................................................................................... 9-33
Groupes de TVA .................................................................................................................................................. 9-34
Configurer les options Payables et Financials de contrôle de la TVA ................................................................. 9-35
Allocation de la TVA lors du processus Validation de facture ............................................................................ 9-37
Vérification des montants de TVA lors du processus Validation de facture........................................................ 9-38
Exemple de validation de facture......................................................................................................................... 9-39
Méthodes de contrôle de la TVA ......................................................................................................................... 9-41
Contrôle de la TVA à partir de l'article et de la destination : méthode Article .................................................... 9-42
Contrôle de la TVA à partir du compte naturel : méthode Comptabilisation....................................................... 9-43
Déduire la TVA à partir d'un compte naturel (méthode Comptabilisation) ......................................................... 9-44
Affecter des valeurs de TVA par défaut dans Oracle Payables............................................................................ 9-45
Valeurs par défaut du code TVA ......................................................................................................................... 9-46
Saisir la TVA lorsque vous n'utilisez pas la fonction Calcul automatique de la TVA......................................... 9-49
Saisir des lignes de TVA manuellement dans la fenêtre Factures express........................................................... 9-50
Utiliser la fonction Calcul automatique de la TVA pour saisir la TVA dans le Pupitre des factures................... 9-51
Exercice - Calcul automatique de la TVA (niveau En-tête)............................................................................. 9-52
Solution - Calcul automatique de la TVA (niveau En-tête) ............................................................................. 9-53
Exercice - Calcul automatique de la TVA (niveau Ligne) ............................................................................... 9-54
Solution - Calcul automatique de la TVA (niveau Ligne) ............................................................................... 9-56
Calcul automatique de la TVA au niveau En-tête de la facture ........................................................................... 9-58
Utiliser la fonction Calcul automatique de la TVA pour saisir la TVA dans la fenêtre Factures express............ 9-59
TVA intracommunautaire .................................................................................................................................... 9-60
Exercice - Configurer la TVA intracommunautaire......................................................................................... 9-62
Solution - Configurer la TVA intracommunautaire ......................................................................................... 9-64
TVA de l'Union européenne ................................................................................................................................ 9-67
Saisir des taxes directes........................................................................................................................................ 9-68
Restrictions relatives à la TVA de la facture........................................................................................................ 9-70
TVA récupérable.................................................................................................................................................. 9-71
Exercice - Configurer la TVA récupérable ...................................................................................................... 9-73
Solution - Configurer la TVA récupérable....................................................................................................... 9-74
Synthèse de la TVA ............................................................................................................................................. 9-75
Saisir des factures de fournisseurs soumis à la déclaration des honoraires.......................................................... 9-76
Mettre à jour les informations sur les honoraires ................................................................................................. 9-77
Enregistrer un remboursement d'un fournisseur d'honoraires occasionnel .......................................................... 9-78
Panneaux et états de déclaration des honoraires .................................................................................................. 9-79
Etat de synthèse des honoraires (1096) ................................................................................................................ 9-80
Présentation de la déclaration des honoraires ...................................................................................................... 9-81

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Table des matières
viii
Etats de synthèse des honoraires (1099) .............................................................................................................. 9-82
Etat des anomalies sur les factures d'honoraires .................................................................................................. 9-84
Liste de synthèse de tous les règlements d'honoraires ......................................................................................... 9-86
Etat des honoraires sur support magnétique......................................................................................................... 9-87
Etat des informations périmées sur les fournisseurs d'honoraires ........................................................................ 9-89
Lettre de demande du numéro Siret ..................................................................................................................... 9-90
Synthèse ............................................................................................................................................................... 9-91
Annexe 2 : Retenue de la TVA .............................................................................................................................. 10-1
Annexe 2 : Retenue de la TVA ............................................................................................................................ 10-2
Objectifs............................................................................................................................................................... 10-3
Présentation de la retenue de la TVA................................................................................................................... 10-4
Configurer la retenue de la TVA (facultatif)........................................................................................................ 10-6
Exercice - Vérifier la configuration de la retenue automatique de la TVA...................................................... 10-7
Solution - Vérifier la configuration de la retenue automatique de la TVA ...................................................... 10-8
Options Oracle Payables pour la retenue de la TVA Utiliser la retenue de la TVA .......................................... 10-10
Définir des codes TVA pour les retenues de TVA............................................................................................. 10-12
Groupes de retenue de TVA............................................................................................................................... 10-13
Certificats et exceptions de retenue de la TVA.................................................................................................. 10-15
Retenues de TVA pour les fournisseurs............................................................................................................. 10-16
Région Retenue de la TVA des fenêtres Fournisseurs et Sites fournisseur........................................................ 10-17
Retenir la TVA à partir des factures répétitives ................................................................................................. 10-18
Retenir la TVA lors du rapprochement des acomptes........................................................................................ 10-19
Créer des factures de retenue de la TVA............................................................................................................ 10-20
Exercice - Créer des factures de retenue de la TVA ...................................................................................... 10-21
Solution - Créer des factures de retenue de la TVA....................................................................................... 10-23
Retenue de la TVA prévue................................................................................................................................. 10-26
Voir les montants retenus cumulés de la période ............................................................................................... 10-27
Etats liés à la retenue de la TVA........................................................................................................................ 10-28
Etat de la retenue de la TVA par facture............................................................................................................ 10-29
Etat de la retenue de la TVA par règlement ....................................................................................................... 10-30
Etat de la retenue de la TVA par administration fiscale..................................................................................... 10-31
Etat de la retenue de la TVA par fournisseur ..................................................................................................... 10-32
Liste des certificats de retenue de la TVA ......................................................................................................... 10-33
Lettre de retenue de la TVA............................................................................................................................... 10-34
Etat de la TVA retenue à la source..................................................................................................................... 10-35
Synthèse ............................................................................................................................................................. 10-36

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Table des matières
ix
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Table des matières
x
Préface
Profil
Avant de commencer

Avant de commencer ce cours, vous devez disposer des connaissances suivantes :

• Expérience en matière de la comptabilité fournisseur et des achats.

• Maîtrise de la navigation dans Oracle Applications.

Prérequis

• Navigation dans Oracle Applications version 11i

• Concepts essentiels pour implémenter la eBusiness Suite version 11i

Organisation du cours

Les fondamentaux d'Oracle Payables version 11i – Edition 3.2 est un cours en salle comprenant
un exposé théorique et des exercices pratiques Les démonstrations en ligne et les sessions
d'exercices écrits permettent de renforcer les concepts et les techniques présentés.

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Préface
xi
Documentation
Documentation Oracle
Titre Référence
Oracle Payables User’s Guide A81180–06

Autre documentation

• System release bulletins (bulletins techniques)

• Guides d'installation et guides de l'utilisateur

• Fichiers read-me

• Articles du groupe IOUG (International Oracle User's Group)

• Magasine Oracle

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Préface
xii
Conventions typographiques
Conventions typographiques concernant le texte
Convention Elément Exemple
Gras italique Terme du glossaire Cet algorithme insère la nouvelle clé.
(s'il y a un glossaire)
Majuscules et Déclencheurs Attribuez un déclencheur When-Validate-Item au bloc
minuscules ORD.
Courier new, Résultat de code, Résultat de code: debug.set (‘I’’, 300);
respect noms de répertoire, Répertoire : bin (DOS), $FMHOME (UNIX)
majuscules noms de fichier, Nom de fichier : Localisez le fichier init.ora.
/minuscules mots de passe, Mot de passe : Utilisez tiger comme mot de passe.
(minuscules noms de chemin, Nom de chemin : Ouvrez c:\my_docs\projects
par défaut) URL, URL : Allez à l'adresse suivante :
entrée utilisateur, http://www.oracle.com
noms d'utilisateur Entrée utilisateur : Entrez 300
Nom utilisateur : Connectez-vous en tant que scott
Initiale en Boutons, cases à Cliquez sur le bouton Exécutable
majuscule pour cocher, fenêtres, Sélectionnez la case à cocher Impossible de supprimer la
le premier libellés de graphique fiche
terme d'une (sauf s'il s'agit de Ouvrez la fenêtre Programme directeur
expression noms propres) Adresse client (mais Oracle Payables)
Italiques Locutions et mots mis N'enregistrez pas les modifications dans la base de données.
en évidence, Pour en savoir plus, voir Oracle7 Server SQL Language
titles of books and Reference Manual.
courses, Entrez user_id@us.oracle.com,
variables où user_id correspond au nom de l'utilisateur.
Guillemets Eléments d'interface Sélectionnez "Inclure un composant modulaire réutilisable",
dont les noms longs puis cliquez sur Terminer.
ne comportent des
majuscules qu'au Ce sujet est traité dans la section II, chapitre 3, "Gérer les
début : titres de cours objets."
et de chapitre cités en
référence
Majuscules Noms de colonne Utilisez la commande SELECT pour visualiser les
SQL, commandes, informations stockées dans la colonne LAST_NAME de la
fonctions, schémas, table EMP.
noms de table
Flèche Chemins d'accès aux Sélectionnez Fichier > Sauvegarder.
menus
Crochets Noms de touche Appuyez sur [Entrée].
Virgules Séquences de touches Appuyez sur les touches suivantes l'une après l'autre :
[Alt], [F], [D
Signes plus Combinaisons de Appuyez simultanément sur les touches suivantes :
touches [Ctrl]+[Alt]+[Suppr]

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Préface
xiii
Conventions typographiques concernant le code
Convention Elément Exemple
Majuscules et Déclencheurs Oracle When-Validate-Item
minuscules Forms
Minuscules Noms de colonne, SELECT last_name
noms de table FROM s_emp;

Mots de passe DROP USER scott


IDENTIFIED BY tiger;
Objets PL/SQL OG_ACTIVATE_LAYER
(OG_GET_LAYER (‘prod_pie_layer’))

Minuscules Variables CREATE ROLE role


italiques
Majuscules Commandes et SELECT userid
fonctions SQL FROM emp;

Conventions typographiques concernant les chemins de navigation


Ce cours utilise des chemins de navigation simplifiés, comme dans l'exemple suivant, pour vous
orienter dans Oracle Applications.

(N) Facture > Saisie > Synthèse des lots de factures > (M) Interrogation > Rechercher (B) Approuver

Ce chemin simplifié correspond à la procédure suivante :

1. (N) Dans la fenêtre du Navigateur, sélectionnez Facture, puis Saisie, puis Synthèse des lots
de facture.

2. (M) Dans le menu, sélectionnez Interrogation, puis Rechercher.

3. (B) Cliquez sur le bouton Approuver.

Notations :

(N) = Navigateur

(M) = Menu

(O) = Onglet

(B) = Bouton

(I) = Icône

(H) = Hyperlien

(S) = Sous-onglet

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Préface
xiv
Conventions typographiques concernant les chemins d'aide d'Oracle
Applications
Ce cours utilise une convention de type "chemin de navigation" pour indiquer les actions à
effectuer afin de rechercher des informations pertinentes dans l'aide d'Oracle Applications

Par exemple, le chemin de navigation d'aide suivant :

(Aide) General Ledger > Pièces > Saisir des pièces

représente la séquence d'actions qui suit :

1. Dans le cadre de navigation de la fenêtre de l'aide, développez l'entrée General Ledger.

2. Sous General Ledger, développez Pièces.

3. Sous Pièces, sélectionnez Saisir des pièces.

4. Consultez la rubrique Saisir des pièces qui apparaît dans le cadre de document de la fenêtre
d'aide.

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Préface
xv
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Préface
xvi
Présentation du flux
de l'approvisionnement
au règlement
Chapitre 1

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Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 1
Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement

Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 2
Objectifs

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Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 3
Présentation de l'intégration des applications

Présentation de l'intégration des applications


Oracle Inventory
Order Management, Purchasing et d'autres applications Oracle peuvent utiliser les articles
définis dans Inventory. Si l'article est désigné en tant qu'article planifié, la demande peut être
générée sous la forme de demandes d'approvisionnement envoyées à Oracle Purchasing où des
acheteurs créent des commandes d'achat standard ou des appels de commande ouverte pour
réapprovisionner le stock.
Oracle Order Management
Les commandes d'achat des clients peuvent être enregistrées dans Order Management.
Les marchandises sont livrées aux clients conformément à la commande client. Une fois les
marchandises livrées, les factures client sont envoyées à Oracle Receivables et les niveaux du
stock sont mis à jour. Tous les clients configurés dans Order Management sont partagés avec
Order Receivables et inversement.
Oracle Receivables
Oracle Receivables gère les informations concernant les factures transmises par Order
Management et d'autres origines. Les factures sont ensuite envoyées aux clients qui réagissent
par des règlements. Vous pouvez utiliser Oracle Receivables pour enregistrer des
encaissements sur des comptes client. Les créances client, les produits et les encaissements
sont centralisés dans General Ledger.

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Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 4
Oracle Purchasing
Purchasing capture les informations comptables des demandes d'approvisionnement et des
commandes d'achat. Les commandes d'achat sont envoyées aux fournisseurs qui réagissent en
livrant des marchandises ou des services et en envoyant des factures traitées par Oracle
Payables. Tout au long de la période comptable, les provisions pour les biens paramétrés
comme devant être provisionnés à réception sont envoyées à General Ledger. A la fin de la
période comptable, les provisions pour les biens et services paramétrés comme devant être
provisionnés en fin de période peuvent être envoyées à General Ledger. Tous les fournisseurs
configurés dans Oracle Purchasing sont partagés par Oracle Payables et inversement.
Oracle Payables
Les factures fournisseur sont entrées dans Oracle Payables et, le cas échéant, rapprochées des
commandes d'achat enregistrées dans Oracle Purchasing. Au cours du processus de
rapprochement, la ventilation des factures est copiée à partir de la commande d'achat (dans le
cas d'une dépense) ou du compte de passif approprié (dans le cas d'un article stocké). Les
comptes fournisseur, les dépenses et les règlements sont centralisés dans General Ledger.
Les factures correspondant aux achats d'immobilisations peuvent être transférées vers Oracle
Assets.
Oracle Assets
Les immobilisations transférées depuis Oracle Payables et d'autres origines sont gérées dans
Oracle Assets. Elles sont acquises, traitées, amorties et finalement cédées. A la fin de chaque
période d'immobilisation, les informations comptables sont centralisées directement dans
General Ledger.
Oracle General Ledger
General Ledger reçoit des informations comptables de bon nombre d'applications Oracle.
Une fois ces informations importées, General Ledger peut imputer les pièces comptables et
mettre à jour les soldes comptables. Lors de l'implémentation d'Oracle Application, l'une des
premières étapes à accomplir avant de configurer les autres applications consiste à créer une
entité comptable constituée d'un calendrier comptable, d'une devise comptable et d'un plan de
comptes.

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Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 5
Flux de l'approvisionnement au règlement

Flux de l'approvisionnement au règlement


Sélection d'origines
• Appel d'offres
• Sélection du fournisseur
• Négociations du contrat et allocations
• Gestion du contenu des catalogues
Commande
• Génération des demandes d'approvisionnement et des commandes d'achat
• Gestion et exécution des commandes d'achat
• Règlement
Edition d'états et analyse
• Performances des fournisseurs
• Analyse de produit
• Conformité interne
• Fonctions performantes de collecte d'informations décisionnelles
• Aide à la décision
• Fonctionnalité des processus

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Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 6
Processus Oracle de l'approvisionnement au règlement

Processus Oracle de l'approvisionnement au règlement


Demander
Le processus d'approvisionnement génère et gère les demandes d'achat de marchandises.
La demande d'achat d'articles peut être un événement occasionnel ou se reproduire à intervalles
prévisibles ou aléatoires.
Sélectionner l'origine
Le processus de sélection d'origines couvre les activités de recherche, qualification et sélection
de fournisseurs pour les marchandises et services demandés.
Commander
Le processus de commande d'approvisionnement comprend l'émission d'une commande d'achat
par l'organisation acheteur et l'exécution de la commande par l'organisation fournisseur.
Recevoir
Le processus de réception atteste qu'une commande d'achat a été dûment exécutée. Pour les
commandes de marchandises physiques, il comprend généralement la réception et le contrôle
des marchandises ainsi que leur mise à disposition en stock ou à tout autre lieu désigné. Pour
les commandes de services, il s'agit pour le demandeur ou l'approbateur de notifier que le
service a été exécuté comme convenu.
Payer
Le processus de règlement comprend toutes les activités qui aboutissent au paiement des
marchandises ou services commandés.
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Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 7
Appels d'offres et propositions

Appels d'offres et propositions


Oracle Purchasing fournit des fonctionnalités d'appel d'offres (A.O.) et de proposition qui
permettent de rechercher des origines d'approvisionnement (fournisseurs). Vous pouvez créer
des A.O. à partir de demandes d'approvisionnement (D.A.), rapprocher de ces A.O. les
propositions des fournisseurs et copier automatiquement les informations des propositions dans
les commandes d'achat. Pour contrôler vos appels d'offres et évaluer les réponses des
fournisseurs, vous disposez d'autre part de fonctions de reporting complètes.
Une proposition peut être :
• saisie manuellement
• copiée à partir d'un appel d'offres
• importée via l'interface coopérative des documents d'achat
• importée à l'aide d'Oracle e-Commerce Gateway
Grâce à Oracle Purchasing, vous pouvez :
• Identifier les demandes d'approvisionnement qui nécessitent des propositions et créer
automatiquement un appel d'offres.
• Créer un appel d'offres avec ou sans demandes d'approvisionnement approuvées pour
anticiper sur vos futurs besoins d'approvisionnement.
• Enregistrer les propositions des fournisseurs à partir d'un catalogue, d'une conversation
téléphonique ou d'une réponse à votre appel d'offres. Vous pouvez également recevoir
des propositions électroniques.
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Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 8
• Examiner, analyser et approuver les propositions auxquelles vous souhaitez pouvoir faire
référence dans des commandes d'achat et des demandes d'approvisionnement. Vous
devriez parvenir à évaluer vos fournisseurs à partir des informations des propositions.
• Recevoir une notification automatique lorsqu'une proposition ou un appel d'offres
approche de sa date d'expiration.
• Examiner les informations des propositions en ligne lorsque vous créez des commandes
d'achat ou des demandes d'approvisionnement et copier les informations qui vous
intéressent des unes aux autres.
• Sélectionner automatiquement l'origine des articles pour lesquels vous avez négocié des
accords de prix. Si vous avez créé des règles d'origine et des listes de fournisseurs
approuvés pour les articles, les informations fournisseur peuvent être entrées
automatiquement dans la fenêtre Demandes d'approvisionnement lorsque vous créez des
demandes d'approvisionnement. Vous pouvez également insérer des informations
fournisseur pour les articles commandés dans des appels de commande ouverte.

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Chapitre 1 - Page 9
Demandes d'approvisionnement

Demandes d'approvisionnement
Les demandes d'approvisionnement représentent un besoin de marchandises ou de services.
Que vous vouliez fournir des demandes d'approvisionnement en ligne à tout le personnel de
votre organisation ou limiter le nombre d'utilisateurs ayant accès au système, Oracle
Purchasing est assez souple pour répondre à vos besoins propres. Avec des demandes
d'approvisionnement en ligne, vous pouvez centraliser votre service Achat, approvisionner les
demandes avec les meilleurs fournisseurs et être sûr d'obtenir l'approbation de votre direction
avant de créer des commandes d'achat à partir des demandes d'approvisionnement.
Les demandes d'approvisionnement en marchandises et en services :
• sont générées par des applications comme Inventory, WIP (Work in Process), MRP
(Material Requirements Planning) et Order Management,
• peuvent être saisies manuellement via les fenêtres fournies par Oracle Purchasing,
• peuvent être créées à l'aide d'Oracle iProcurement,
• peuvent être importées à partir de systèmes externes.

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Chapitre 1 - Page 10
Grâce à Oracle Purchasing, vous pouvez :
• Créer, modifier et consulter les informations sur les demandes d'approvisionnement en
ligne, saisir des informations sur les fournisseurs suggérés, des instructions de livraison,
plusieurs imputations comptables, et des notes aux acheteurs, aux approbateurs et aux
réceptionnaires.
• Consulter le statut actuel de vos demandes d'approvisionnement et l'historique des actions
associées, connaître en permanence les approbateurs des demandes d'approvisionnement
et savoir si celles-ci ont atteint le stade de l'approbation, de la commande, de la réception
ou de la livraison.
• Acheminer les demandes d'approvisionnement en fonction de la structure d'approbation,
définir des limites d'approbation par montant, par compte d'imputation, par catégorie
d'articles et par lieu.
• Examiner et approuver les demandes d'approvisionnement qui nécessitent votre
approbation, afficher l'ensemble des détails d'une demande d'approvisionnement et
vérifier l'historique des actions avant d'approuver la demande.
• Imprimer des demandes d'approvisionnement (avec le statut Approuvée, Annulée,
Rejetée, En cours, Pré-approuvée ou Renvoyée) pour permettre leur examen et leur
approbation hors ligne, suivre en permanence le statut des demandes
d'approvisionnement tout au long du processus d'approbation.
• Satisfaire automatiquement les demandes d'approvisionnement à partir de commandes
ouvertes ou de propositions que vous avez reçues de fournisseurs.
• Créer rapidement et facilement des demandes d'approvisionnement pour les articles
courants.
• Fournir des documents joints en tant que notes dans les en-têtes et les lignes des
demandes d'approvisionnement.
• Affecter des lignes de demande d'approvisionnement à des acheteurs et vérifier les
acheteurs affectés aux lignes des demandes d'approvisionnement.
• Transmettre toutes les demandes d'approvisionnement qui attendent l'approbation d'une
personne à un autre approbateur, dans les limites de vos règles de sécurité et de vos
contraintes d'approbation, réacheminer les demandes d'approvisionnement vers un autre
approbateur si vous le souhaitez.
• Approvisionner des marchandises à partir de votre propre stock à l'aide de demandes
internes.

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Chapitre 1 - Page 11
Fournisseurs

Fournisseurs
Avant d'effectuer la plupart des activités proposées par Oracle Purchasing et Oracle Payables,
vous devez définir un fournisseur.
• Vous précisez éventuellement un fournisseur recommandé dans une demande
d'approvisionnement.
• Il faut un fournisseur pour émettre un appel d'offres.
• Ce même fournisseur est utilisé pour créer la proposition.
• Vous devez mentionner un fournisseur dans une commande d'achat.
• Vous recevez des marchandises ou des services vendus par des fournisseurs.
• Vous retournez des marchandises à leur fournisseur.
• Vous devez payer le fournisseur pour les marchandises ou services achetés.
Configurez des fournisseurs pour enregistrer des informations sur les personnes et les sociétés
auxquelles vous achetez des marchandises et des services. Vous pouvez également configurer
les employés auxquels vous remboursez des notes de frais. Un site fournisseur peut être un site
de règlement, un site d'achat, un site d'appel d'offres uniquement ou un site de carte d'achat.
Par exemple, pour un même fournisseur, vous pouvez acheter sur plusieurs sites et envoyer vos
règlements à différents sites. La plupart des informations sur un fournisseur sont proposées par
défaut pour tous les sites de ce fournisseur pour simplifier la saisie. Vous pouvez toutefois
remplacer les valeurs par défaut et entrer des informations uniques pour chaque site.

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Chapitre 1 - Page 12
Commandes d'achat

Commandes d'achat
Oracle Purchasing prend en charge quatre types de commande d'achat : commande standard,
commande ouverte, contrat et commande planifiée. Vous disposez de plusieurs méthodes pour
créer des commandes d'achat. Vous pouvez créer des commandes manuellement ou rechercher
des demandes d'approvisionnement approuvées et les ajouter aux commandes d'achat. Il est
possible d'importer des commandes d'achat standard avec le statut Incomplète ou Approuvée
via l'interface coopérative des documents d'achat. Le workflow de création de documents
d'achat automatise la création des documents d'achat. Vous pouvez l'utiliser pour créer un appel
de commande ouverte ou une commande d'achat standard après approbation d'une demande
d'approvisionnement.
Une fois créées, les commandes d'achat peuvent être soumises pour approbation. Le processus
d'approbation vérifie que l'émetteur de la commande dispose de l'habilitation appropriée pour
approuver cette commande. Lorsque le document est approuvé, il peut être envoyé au
fournisseur selon plusieurs méthodes : document imprimé, EDI, télécopie, email, iSupplier
Portal et XML. L'envoi de la commande ou de l'appel de commande au fournisseur autorise
celui-ci à livrer les marchandises dans les délais et sur les sites convenus.

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Chapitre 1 - Page 13
Les documents d'achat peuvent être créés :
• par les acheteurs via la fenêtre Auto-créer,
• par importation via l'interface coopérative des documents d'achat,
• automatiquement par le programme Créer des appels de commande (appels de commande
ouverte),
• automatiquement par Oracle Workflow (appels de commande ouverte ou commandes
d'achat standard).
Grâce à Oracle Purchasing, vous pouvez :
• passer en revue tous les achats que vous envisagez d'effectuer auprès des fournisseurs,
afin de négocier de meilleures remises,
• créer des commandes d'achat en saisissant simplement les détails relatifs au fournisseur et
aux articles,
• créer des commandes d'achat standard et des appels de commande ouverte à partir de
demandes d'approvisionnement en ligne ou sur papier,
• créer des informations comptables précises et détaillées, afin d'imputer les achats aux
sections appropriées,
• consulter le statut et l'historique des commandes d'achat à tout moment,
• enregistrer les accusés de réception des commandes d'achat de la part des fournisseurs,
savoir en permanence si les fournisseurs ont reçu et accepté les conditions générales des
commandes d'achat,
• copier des commandes d'achat.

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Chapitre 1 - Page 14
Réception

Réception
Oracle Purchasing vous permet de traiter les réceptions en provenance de vos fournisseurs et
d'autres entrepôts ou organisations logistiques, des livraisons en transit et des réceptions dues
aux retours client. Vous pouvez rechercher les réceptions attendues sur la base d'une
commande d'achat ou d'un retour client enregistrés dans Order Management, puis les traiter
jusqu'à leur destination finale (stock, poste de dépenses ou atelier). Oracle Purchasing vous
permet d'assurer le suivi des articles que vous commandez au cours des étapes de réception, de
contrôle, de transfert et de mise à disposition. Vous pouvez utiliser ces fonctionnalités pour
vérifier la quantité, la qualité et la mise à disposition des articles reçus.

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Chapitre 1 - Page 15
Grâce à Oracle Purchasing, vous pouvez :
• contrôler l'acheminement des marchandises aux niveaux de l'organisation, du fournisseur,
de l'article ou de la commande, afin de leur appliquer le processus de réception approprié,
exiger le contrôle de certains articles et une réception directe du quai au stock pour
d'autres ;
• définir les tolérances de réception aux niveaux de l'organisation, du fournisseur, de
l'article et de la commande, de telle sorte que le niveau inférieur remplace les niveaux
supérieurs, définir des tolérances relatives à la quantité réceptionnée, à la ponctualité de
la livraison et au lieu de réception, affecter des tolérances moins strictes aux articles de
faible valeur, définir des options de contrôle afin que les mouvements ne respectant pas
les tolérances soient ignorés, génèrent un avertissement à l'utilisateur ou soient rejetés ;
• utiliser la réception aveugle pour augmenter la précision du processus ; avec cette option,
la quantité attendue pour chaque livraison n'est pas visible et les tolérances du contrôle de
quantité sont ignorées ;
• utiliser la réception express ou en cascade pour traiter plus rapidement certains types de
réception ;
• utiliser des préavis d'expédition pour gagner du temps dans le traitement des réceptions ;
• enregistrer la réception des articles non commandés en fonction de l'article, du
fournisseur ou des règles de l'organisation ; par exemple, si votre organisation n'autorise
pas la réception des articles non commandés, vous ne serez pas en mesure d'entrer une
réception si elle ne correspond pas à la livraison d'une commande d'achat ;
• enregistrer la réception d'articles de substitution prédéfinis ;
• enregistrer la réception de services et de main-d'oeuvre.

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Chapitre 1 - Page 16
Facturation

Facturation
La réception de marchandises ou d'un service de votre fournisseur s'accompagne d'une facture.
Oracle Payables permet d'enregistrer les factures de différentes manières.
Avec Oracle Payables, vous pouvez :
• importer/saisir les factures manuellement, une par une ou par lots ;
• utiliser la passerelle des factures pour effectuer rapidement l'entrée de gros volumes de
factures standard et d'avoirs peu complexes qui ne nécessitent pas une validation en ligne
approfondie ;
• automatiser la création des factures périodiques à l'aide de la fonctionnalité Factures
répétitives ;
• utiliser Oracle iExpenses pour entrer les notes de frais des employés à l'aide d'un
navigateur Web ;
• enregistrer les factures de carte de crédit ou de carte d'achat à partir du relevé des
opérations envoyé par l'émetteur de la carte sous la forme d'un fichier plat ;
• enregistrer les notes de frais liées à un projet ;
• importer des factures EDI traitées à l'aide d'Oracle e-Commerce Gateway ;
• importer des factures de location transférées depuis Oracle Property Manager ;
• rapprocher les factures des commandes d'achat correspondantes pour vérifier que vous
payez uniquement ce que vous devez.

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Chapitre 1 - Page 17
Règlement

Règlement
Une fois que les factures sont validées, elles peuvent être réglées. Oracle Payables fournit les
informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions de règlement efficaces, assurer
le suivi des règlements dus aux fournisseurs et aux employés et mettre à jour vos
enregistrements comptables pour connaître à tout moment votre position de trésorerie. Oracle
Payables gère toutes les formes de règlement : chèques, règlements manuels, transmissions
bancaires, règlements EDI, traites bancaires et virements. Oracle Payables est intégré à Oracle
Cash Management pour vous permettre de rapprocher automatiquement ou manuellement le
règlement de vos relevés bancaires.
Grâce à Oracle Payables, vous pouvez :
• garantir qu'une facture ne sera jamais réglée deux fois,
• régler uniquement les factures dues et imposer automatiquement la remise maximum
applicable,
• sélectionner les factures à régler selon différents critères,
• enregistrer les oppositions au règlement,
• enregistrer les règlements annulés,
• consulter en ligne le statut de chaque règlement,
• traiter les règlements validés.

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Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement


Chapitre 1 - Page 18
Synthèse

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Chapitre 1 - Page 19
Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

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Chapitre 1 - Page 20
Présentation d'Oracle
Payables
Chapitre 2

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Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 1
Présentation d'Oracle Payables

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Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 2
Flux de l'approvisionnement au règlement

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Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 3
Objectifs

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Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 4
Présentation des processus Oracle Payables

Présentation
Vous pouvez utiliser Oracle Payables pour cinq fonctions principales :
• Saisie de fournisseurs
• Importation/saisie de factures
• Validation de factures
• Règlement de factures
• Comptabilisation des factures et des règlements
Pour saisir et régler les factures, il faut d'abord indiquer les fournisseurs et les sites fournisseur
dans Oracle Payables. Oracle Payables peut traiter différents types de facture : factures
standard, avoirs, notes de débit, notes de frais. Une fois saisies et validées, les factures peuvent
être réglées. Le traitement comptable d'Oracle Payables permet de créer les pièces qui seront
finalement centralisées dans General Ledger.

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Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 5
Saisie de fournisseurs

Saisie et gestion des fournisseurs


Grâce à Oracle Payables, vous pouvez :
• saisir des fournisseurs, leurs adresses, ainsi que des informations telles que les conditions
de règlement, le mode de règlement et le compte bancaire des fournisseurs,
• saisir les sites fournisseur et les données qui leur sont associées (ces données sont
insérées par défaut dans les factures saisies pour le site concerné),
• vérifier en ligne les informations sur les fournisseurs, par exemple, le solde,
• fusionner les fournisseurs en double.

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Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 6
Exercice - Créer un utilisateur
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez créer un utilisateur.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer cet exercice, vous devez avoir accès à une base de données
Oracle Application Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
1. Connectez-vous :
− Nom utilisateur = OPERATIONS
− Mot de passe = welcome
− Responsabilité = Administrateur système

2. Saisissez le nom utilisateur XXUSER.

3. Saisissez les responsabilités de cet utilisateur.

4. Connectez-vous en tant que nouvel utilisateur.

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Chapitre 2 - Page 7
Solution - Créer un utilisateur
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez créer un utilisateur.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer cet exercice, vous devez avoir accès à une base de données
Oracle Application Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Connexion
− Nom utilisateur = OPERATIONS
− Mot de passe = welcome
− Responsabilité = Administrateur système

Ajouter un utilisateur

1. Accédez au panneau Définir des utilisateurs.

• (N) Sécurité > Utilisateur > Définir


− Nom utilisateur = XXUSER, où XX correspond à votre ID terminal.
− Mot de passe = welcome (appuyez sur la touche de tabulation, puis saisissez de
nouveau le mot de passe pour confirmation)
− Personne = Stock, Ms. Pat

Ajouter des responsabilités

2. Ajoutez les responsabilités suivantes à votre nouveau nom utilisateur :

Responsabilité Groupe de sécurité


General Ledger, Vision Operations Standard
Payables, Vision Operations Standard
Purchasing, Vision Operations Standard
Assets, Vision Operations Standard
Cash Management, Vision Operations Standard
US HRMS Manager Standard
Administrateur système Standard

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Chapitre 2 - Page 8
Se connecter en tant que nouvel utilisateur

3. Quittez Oracle Applications

4. Dans la page d'accueil d'Oracle e-Business Suite :


− (L) Déconnexion

5. Connectez-vous au système en saisissant votre nom utilisateur :


− Ancien mot de passe = welcome
− Nouveau mot de passe = XXuser (appuyez sur la touche de tabulation, saisissez de
nouveau le mot de passe pour vérifier)

6. (B) Appliquer

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Chapitre 2 - Page 9
Saisie de factures

Saisie de factures
Vous pouvez saisir des factures à l'aide des méthodes suivantes :
• Saisie manuelle : saisissez les factures manuellement dans les fenêtres Passerelle des
factures et Factures.
• Importation : le programme d'importation de l'interface coopérative d'Oracle Payables
importe les factures à partir de la table de l'interface coopérative d'Oracle Payables. Le
chargement de cette table est effectué par un grand nombre d'origines incluant les factures
saisies en ligne par les fournisseurs dans iSupplier Portal, les factures envoyées par les
fournisseurs aux formats EDI ou XML, et les applications Oracle qui chargent les
factures dans la table de l'interface coopérative (par exemple, Oracle Property Manager et
Oracle Assets).
• Génération automatique : Oracle Payables génère automatiquement les types de facture
suivants : factures de retenue de TVA pour payer l'administration fiscale, factures
d'intérêt et factures de règlement à réception.
• Factures répétitives : vous pouvez configurer Oracle Payables de sorte que les factures
planifiées (par exemple, un loyer) soient générées régulièrement.
• Rapprochement : vous pouvez rapprocher la plupart des factures avec des commandes ou
des réceptions. Vous pouvez regrouper dans des lots de factures les factures saisies ou
importées manuellement.

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Chapitre 2 - Page 10
Présentation du processus de règlement

Présentation du processus de règlement


Une fois que les factures sont validées, elles peuvent être réglées. Oracle Payables fournit les
informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions de règlement efficaces, assurer
le suivi des règlements dus aux fournisseurs et aux employés et mettre à jour vos
enregistrements comptables pour connaître à tout moment votre position de trésorerie. Oracle
Payables gère toutes les formes de règlement : chèques, règlements manuels, transmissions
bancaires, règlements EDI, traites bancaires et virements. Oracle Payables est intégré à Oracle
Cash Management pour vous permettre de rapprocher automatiquement ou manuellement le
règlement de vos relevés bancaires.
Avec Oracle Payables, vous pouvez :
• garantir qu'une facture ne sera jamais réglée deux fois,
• régler uniquement les factures dues et imposer automatiquement la remise maximum
applicable,
• sélectionner les factures à régler selon différents critères,
• enregistrer les oppositions au règlement,
• enregistrer les règlements annulés,
• consulter en ligne le statut de chaque règlement,
• traiter les règlements validés.

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Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 11
Présentation de l'intégration d'Oracle Payables

Présentation de l'intégration d'Oracle Payables


Oracle Purchasing/iProcurement
• Comptabilisation après rapprochement avec les commandes d'achat
• Fournisseurs
• Cartes d'achat
• Commandes d'achat
Oracle Cash Management
• Banques
• Codes bancaires
• Apurement des règlements
• Prévisions de trésorerie
e-Commerce Gateway
• Intégration 810 (facture)
• Emission 820 (règlement)
• Intégration 857 (préavis d'expédition et de facturation)
• Emission 824 (notification d'erreur)

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Chapitre 2 - Page 12
iSupplier Portal
• Visualisation des factures
• Visualisation des règlements
Oracle Assets
• Ventilation des factures pour les achats d'immobilisations
Oracle Projects
• Projet, tâche, type de dépense, organisation des dépenses
• Ventilation des factures
• Ajustement des ventilations de factures

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Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 13
Présentation de l'intégration d'Oracle Payables (suite)

Présentation de l'intégration d'Oracle Payables (suite)


Oracle Human Resources
• Employés (limites d'approbation iExpense)
• Employés (fournisseurs)
• Lieux
Oracle Alert
• Alertes Oracle Payables standard
Oracle General Ledger
• Entités comptables
• Taux de change
• Clé comptable flexible
• Devise
• Comptabilisation des factures
• Comptabilisation des règlements
• Comptabilisation provisoire
Oracle iExpense
• Notes de frais

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Chapitre 2 - Page 14
Oracle Inventory
• Unités de mesure
• Informations sur les articles
Oracle Property Manager
• Fournisseurs
• Factures (règlements de location)
Oracle Workflow
• Validation des factures importées
• Cartes d'achat
• Cartes de crédit
• Notes de frais

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Chapitre 2 - Page 15
Intégration d'Oracle Payables à Oracle General Ledger

Intégration d'Oracle Payables à Oracle General Ledger


Transfert d'Oracle Payables (1)
Utilisez le processus Transfert d'Oracle Payables vers Oracle General Ledger pour transférer la
comptabilisation des factures et des règlements dans la table GL_Interface.
EasyLink (2)
Utilisez le processus EasyLink pour transférer la comptabilisation des factures et des
règlements de la table GL_Interface vers General Ledger. EasyLink crée des pièces comptables
non imputées. Le processus Imputer de General Ledger met à jour les soldes comptables.
Une fois que les pièces sont imputées, vous pouvez procéder à l'analyse des comptes, à
l'analyse des auxiliaires et à l'exécution des états financiers.

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Chapitre 2 - Page 16
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Assets

Intégration d'Oracle Payables à Oracle Assets


Créer des acquisitions en haut volume (1)
Exécutez le programme de création d'acquisitions en haut volume après le transfert des
ventilations de factures depuis Oracle Payables vers Oracle General Ledger (il n'est pas
nécessaire que les pièces comptables soient imputées). Pour être transférées dans Oracle
Assets, les ventilations de factures doivent préalablement :
• être transférées vers General Ledger,
• avoir un compte de lettrage associé à une catégorie d'immobilisations,
• avoir l'indicateur Actif sélectionné,
• avoir une date GL égale ou antérieure à la date que vous indiquez lors de l'exécution du
processus pour le transfert vers la table FA_Mass_Additions.
Préparer les acquisitions en haut volume (2)
Préparez les ventilations de factures transférées pour en faire des immobilisations. Vous
pouvez notamment fusionner et éclater les ventilations. Par exemple, l'achat de 10 ordinateurs,
10 contrats de garantie et 10 licences d'utilisation de logiciel peut être imputé sur 3 factures
distinctes. Vous avez la possibilité de fusionner les ordinateurs avec les garanties et les licences
pour ensuite les éclater en 10 immobilisations différentes comportant des numéros uniques
(chaque immobilisation représentant un dixième du coût des garanties, un dixième du coût des
ordinateurs et un dixième du coût des licences).

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Chapitre 2 - Page 17
Imputer les acquisitions en haut volume (3)
Utilisez le programme Imputer les acquisitions en haut volume dans Oracle Assets pour créer
des immobilisations à partir des lignes d'acquisition en haut volume ayant le statut IMPUTER
dans la file d'attente, à l'aide des données saisies dans la fenêtre Acquisitions en haut volume.

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Chapitre 2 - Page 18
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Purchasing

Intégration d'Oracle Payables à Oracle Purchasing


Rapprocher et mettre à jour la quantité facturée (1)
Saisissez une facture et rapprochez-la d'une commande d'achat pour mettre à jour la quantité
facturée par rapport à la commande.
Copier les données comptables (2)
Pendant le processus de rapprochement, les données comptables enregistrées avec la
ventilation de la commande d'achat sont copiées dans la facture.

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Chapitre 2 - Page 19
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Cash Management

Intégration d'Oracle Payables à Oracle Cash Management


Données de trésorerie (1)
Les sorties (règlements) et les entrées (remboursements) de trésorerie permettent de créer des
prévisions de trésorerie.
Rapprocher les règlements (2)
Utilisez Oracle Cash Management pour apurer manuellement des règlements ou pour importer
des relevés bancaires et apurer automatiquement les règlements.

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Chapitre 2 - Page 20
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Projects

Intégration d'Oracle Payables à Oracle Projects


Ventilation des factures (1)
Utilisez le processus PAC: Importer les factures fournisseur depuis Oracle AP une fois que les
ventilations de factures ont été transférées à General Ledger (il n'est pas nécessaire que les
pièces comptables soient imputées), pour déplacer les ventilations de factures liées à des
projets vers Oracle Projects. Ce processus est exécuté à partir d'une responsabilité Oracle
Projects.
Ajustements et notes de frais (2)
Utilisez le processus PAC: Transférer les ajustements de factures fournisseur vers Oracle AP
pour mettre à jour les factures d'Oracle Payables lorsque les ventilations passent d'un projet à
un autre ou d'une tâche à une autre. Ce processus annule les ventilations d'origine si nécessaire,
construit des combinaisons de comptes basées sur le workflow modifié et modifie directement
les factures en fonction des nouvelles ventilations. Veillez à autoriser la modification des
factures réglées lors de la configuration des options d'Oracle Payables.

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Chapitre 2 - Page 21
Intégration d'Oracle Payables à Oracle e-Commerce Gateway

Intégration d'Oracle Payables à Oracle e-Commerce Gateway


Oracle Payables s'intègre à Oracle e-Commerce Gateway pour l'échange de plusieurs
mouvements EDI. Oracle e-Commerce Gateway peut extraire des règlements, charger des
factures, charger des préavis de facturation à partir d'un préavis d'expédition et de facturation
(ASBN) et créer des notifications d'erreur pour informer les partenaires commerciaux
d'événements tels que des factures en double.

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Chapitre 2 - Page 22
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Human Resources

Intégration d'Oracle Payables à Oracle Human Resources


Pour saisir une note de frais à l'aide d'Oracle iExpenses ou de la fenêtre Notes de frais AP, vous
utilisez les employés prédéfinis et partagés avec Oracle Human Resources. Pour créer une
facture à partir d'une note de frais, vous devez configurer un fournisseur et le relier à un
employé. Vous pouvez configurer le fournisseur manuellement ou laisser Oracle Payables le
faire automatiquement pendant l'importation des notes de frais. Quand Oracle Payables crée un
fournisseur à partir d'un employé, il utilise le lieu de résidence ou le lieu de travail pour créer
l'adresse associée au Site de règlement.

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Présentation d'Oracle Payables


Chapitre 2 - Page 23
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Alert

Intégration d'Oracle Payables à Oracle Alert


Plusieurs produits Oracle Applications et notamment Oracle Payables utilisent Oracle Alert
pour signaler les exceptions en ligne. Vous pouvez intégrer Oracle Alert à votre système de
messagerie électronique. Oracle Payables fournit plusieurs alertes précodées que vous pouvez
personnaliser ou utiliser telles quelles.

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Chapitre 2 - Page 24
Intégration d'Oracle Payables à Oracle iExpense

Intégration d'Oracle Payables à Oracle iExpense


Les employés peuvent créer et soumettre des notes de frais en utilisant la méthode standard
(navigateur Web) ou le mode déconnecté (feuille de calcul Excel). Les responsables consultent
les notes de frais en ligne et peuvent les approuver ou les rejeter. Ils sont tenus par des limites
de dépenses prédéfinies.
Si son plafond de dépenses est suffisant, le responsable peut approuver la note de frais. Dans le
cas contraire, une notification est envoyée à travers la hiérarchie employé/superviseur (les
hiérarchies de postes ne sont pas disponibles) jusqu'à ce que la note de frais soit approuvée ou
rejetée.
Lorsqu'une note de frais est approuvée, elle est transmise au service de comptabilité fournisseur
pour vérification des reçus si certaines dépenses exigent des reçus originaux. Une fois
approuvée par la hiérarchie et (éventuellement) par le service de comptabilité fournisseur, la
note de frais est convertie en facture standard par le programme d'importation de factures dans
Oracle Payables.

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Chapitre 2 - Page 25
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Workflow

Intégration d'Oracle Payables à Oracle Workflow


Workflow des cartes de crédit
Le workflow de notification aux responsables des opérations par carte de crédit est un
workflow prédéfini que vous pouvez lancer pour informer les responsables des opérations
effectuées par leurs subordonnés directs. Il détermine si le responsable d'un employé doit être
informé des opérations par carte de crédit effectuées par cet employé et doit approuver ces
opérations.
Workflow d'approbation des notes de frais
Dans le workflow de gestion des notes de frais, le processus d'approbation (des dépenses) par
le responsable utilise les autorisations de signature que vous définissez pour déterminer quel
est le responsable habilité à approuver les notes de frais.
Workflow d'importation par l'interface coopérative
Ajoutez des procédures personnalisées à ce workflow pour valider les factures entrées dans la
passerelle des factures. Exécutez le processus qui lance le workflow avant d'exécuter le
programme d'importation de l'interface coopérative d'Oracle Payables.
Workflow de vérification par l'employé des opérations par carte d'achat
S'il est activé, ce workflow envoie des notifications aux employés à propos des opérations
effectuées avec leur carte d'achat. Selon la configuration des cartes d'achat, l'employé peut être
tenu de vérifier ses dépenses.

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Chapitre 2 - Page 26
Workflow d'approbation par le responsable des opérations par carte d'achat
S'il est activé, ce workflow envoie des notifications aux responsables pour qu'ils approuvent les
opérations effectuées par les employés avec leur carte d'achat.
Workflow d'approbation de facture
Le workflow d'approbation de facture automatise le processus d'approbation des factures.
Selon les règles que vous définissez, il détermine si une facture requiert une approbation et
indique le nom des approbateurs et l'ordre dans lequel ces derniers doivent approuver le
règlement de la facture. Ensuite, le workflow demande de manière séquentielle à chaque
approbateur de la liste d'approuver les factures en ligne. Par exemple, vous pouvez définir une
règle stipulant que les factures d'un montant supérieur à 100 000 dollars nécessitent
l'approbation du directeur financier puis du président directeur général.

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Chapitre 2 - Page 27
Intégration d'Oracle Payables à Oracle Property Manager

Intégration d'Oracle Payables à Oracle Property Manager


Tous les règlements de location que vous approuvez peuvent être exportés vers Oracle
Payables en tant que factures standard.
Factures de location (1)
Exécutez un traitement dans Property Manager pour créer des factures de location dans
l'interface coopérative des factures d'Oracle Payables.
Programme d'importation de l'interface coopérative d'Oracle Payables (2)
Exécutez le programme d'importation de l'interface coopérative d'Oracle Payables pour valider
et créer des factures pouvant être réglées.

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Chapitre 2 - Page 28
Interface coopérative des factures d'Oracle Payables

Interface coopérative des factures d'Oracle Payables


L'interface coopérative des factures d'Oracle Payables permet de charger des factures à partir
de toutes sortes d'origines : factures générées par le processus de l'interface factures pour
règlement à réception, factures EDI générées par Oracle e-Commerce Gateway, factures
provenant d'opérations par cartes de crédit et cartes d'achat ou factures issues de systèmes
externes. Vous pouvez l'utiliser pour charger des factures standard et des avoirs. Une fois les
factures chargées, exécutez le processus d'importation de l'interface coopérative d'Oracle
Payables pour les valider et les charger dans Oracle Payables.

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Chapitre 2 - Page 29
Interface coopérative des notes de frais d'Oracle Payables

Interface coopérative des notes de frais d'Oracle Payables


Le personnel de la Comptabilité fournisseur saisit des factures sur papier à l'aide des
formulaires de note de frais ou les employés soumettent leurs propres notes de frais à l'aide
d'Oracle iExpenses. Exécutez le processus d'importation de factures Oracle AP pour valider les
données des notes de frais et créer des notes de frais dans Oracle Payables.

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Chapitre 2 - Page 30
Interface coopérative des cartes d'achat d'Oracle Payables

Interface coopérative des cartes d'achat d'Oracle Payables


Vous pouvez rationaliser le flux de l'approvisionnement au règlement en mettant en oeuvre un
programme de cartes d'achat. Les employés achètent directement les articles aux fournisseurs à
l'aide d'une carte de crédit, puis l'émetteur de la carte envoie les fichiers d'opérations
correspondants à l'entreprise. Ces fichiers d'opérations par carte de crédit peuvent être importés
directement dans Oracle Payables, ce qui réduit les coûts de valorisation des mouvements et
élimine les factures de faible montant.

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Chapitre 2 - Page 31
Interface coopérative des cartes de crédit d'Oracle Payables

Interface coopérative des cartes de crédit d'Oracle Payables


Utilisez des scripts SQL*Loader pour charger les opérations effectuées à l'aide de cartes de
crédit de société dans l'interface coopérative si vous utilisez un programme de cartes de crédit.
Les cartes de crédit de société sont semblables aux cartes d'achat, mais elles sont généralement
utilisées pour régler des frais de déplacement. Une fois validées, les opérations sont incluses
dans des notes de frais entrées à l'aide d'Oracle Self Service Web Applications.
Des fichiers de contrôle SQL*Loader prédéfinis sont livrés avec Oracle Applications :
• American Express
• Diner's Club
• GE Capitol MasterCard
• US Bank Visa

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Chapitre 2 - Page 32
Interface coopérative de rapprochement d'Oracle Payables

Interface coopérative de rapprochement d'Oracle Payables


Utilisez SQL*Loader pour charger les informations requises dans les tables de l'interface des
achats. Vous devez créer un fichier de contrôle SQL*Loader pour mettre en forme les
informations à charger. Le fichier que vous écrivez peut varier considérablement en fonction de
la nature et du format du fichier plat utilisé. Vous rapprochez les factures des livraisons
mentionnées dans les commandes d'achat au moment de la saisie des factures.

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Chapitre 2 - Page 33
Synthèse

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Chapitre 2 - Page 34
Fournisseurs
Chapitre 3

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 1
Fournisseurs

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 2
Flux de l'approvisionnement au règlement

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 3
Objectifs

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 4
Utilisation des informations sur le fournisseur par les applications
Oracle

Utilisation des informations sur le fournisseur par les applications Oracle


Il est possible de définir des fournisseurs à partir de nombreuses applications. Cependant, les
données sont stockées dans un emplacement unique. Les applications partageant les
informations sur le fournisseur sont Oracle Purchasing, Oracle Payables, Oracle Assets et
Oracle Property Manager.
Oracle Purchasing
Oracle Purchasing utilise les valeurs par défaut relatives aux fournisseurs, par exemple les
conditions de transport et les informations sur l'expédition, dans les demandes
d'approvisionnement, les commandes d'achat, les appels d'offres, etc.
Oracle Payables
Oracle Payables utilise les valeurs par défaut relatives aux fournisseurs, par exemple le mode
de règlement et les coordonnées bancaires, lors de la saisie des factures et lors du traitement
des règlements.
Oracle Assets
Oracle Assets tient à jour le nom et le numéro affectés au fournisseur pour chaque
enregistrement d'immobilisation.
Oracle Property Manager
Oracle Property Manager exporte les factures de location des fournisseurs vers Oracle Payables
pour permettre leur règlement.
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Chapitre 3 - Page 5
Présentation des fournisseurs

Présentation des fournisseurs


Définissez des fournisseurs dans la fenêtre Fournisseurs afin d'enregistrer les informations sur
les sociétés et sur les personnes auxquelles vous achetez des marchandises et des services.
Lorsque vous saisissez des informations sur un fournisseur ayant des activités réparties sur
plusieurs sites, vous n'entrez qu'une seule fois les informations d'en-tête relatives au
fournisseur. En revanche, vous devez saisir le site fournisseur correspondant à chaque lieu.
La plupart des informations sur les fournisseurs correspondent par défaut aux sites fournisseur.
Vous pouvez toutefois remplacer les valeurs par défaut, si nécessaire. Après avoir défini des
fournisseurs, vous pouvez les utiliser lors de l'importation/la saisie des factures et lors de la
création des documents d'achat.

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Chapitre 3 - Page 6
Flux des valeurs par défaut

Flux des valeurs par défaut


• Les valeurs par défaut définies aux niveaux supérieurs sont répercutées aux niveaux
inférieurs où vous pouvez les remplacer.
• Elles réduisent l'effort de saisie en fournissant automatiquement certaines informations en
fonction des règles et stratégies de l'entreprise. Si les valeurs par défaut facultatives sont
fréquemment modifiées (en particulier celles qui sont situées aux niveaux supérieurs), il
est préférable de ne pas les indiquer.
• Les factures rapprochées des commandes d'achat reçoivent les valeurs par défaut de la
commande définie lors du rapprochement.
Remarque : Les modifications apportées aux valeurs par défaut s'appliquent uniquement aux
nouveaux enregistrements ; les anciens enregistrements restent inchangés. Si, par exemple, les
conditions de règlement sont redéfinies de Net 45 à Net 30, la valeur par défaut Net 30 est
affectée aux nouveaux fournisseurs. Les conditions de règlement des fournisseurs existants
conservent la valeur Net 45.

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Chapitre 3 - Page 7
Structure des enregistrements relatifs aux fournisseurs

Structure des enregistrements relatifs aux fournisseurs


Pour chaque fournisseur, vous pouvez créer un nombre illimité de sites fournisseur comportant
des adresses et des contacts différents. Vous pouvez effectuer des achats auprès de plusieurs
sites différents tout en envoyant les règlements à un seul site. Les options ci-après vous
permettent de définir le mode d'utilisation des sites fournisseur :
• Payer - Vous pouvez importer/saisir des factures et exécuter des règlements pour le site.
• Règlement principal - Site de règlement par défaut pour la saisie et l'importation de
factures.
• Achat - Vous pouvez créer des commandes d'achat pour le site.
• A.O. seulement - Vous pouvez créer des appels d'offres dans Oracle Purchasing pour le
site. Vous ne pouvez pas créer de commandes d'achat pour un site d'appel d'offres
uniquement.
• Carte d'achat - Vous pouvez acheter des marchandises ou des services via une carte
d'achat.
• Règlement principal - Si un fournisseur dispose de plusieurs sites de règlement, il peut en
désigner un en tant que site principal. Le site de règlement principal est défini par défaut
dans la fenêtre Factures, ce qui permet d'accélérer le processus de saisie des factures.
Par ailleurs, le programme d'importation de l'interface coopérative d'Oracle Payables
utilise ce site lorsqu'il importe une facture externe sur laquelle aucun site n'est indiqué.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 8
Désignez un site d'appel d'offres uniquement au début des négociations avec un fournisseur. Si
vous décidez de traiter avec le fournisseur, désignez le site fournisseur en tant que site d'achats
en désélectionnant la case A.O. seulement, puis en sélectionnant l'option Site Oracle PO. Pour
chaque site fournisseur, vous pouvez saisir des informations sur le contact (nom, adresse,
téléphone) propres au site. Les informations sur le contact servent uniquement de référence.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 9
Saisir les informations d'en-tête de base sur le fournisseur

Saisir les informations d'en-tête de base sur le fournisseur


Nom
La dénomination commerciale officielle du fournisseur doit être saisie dans le champ Nom
fournisseur. Les noms doivent être uniques mais ils peuvent être mis à jour si nécessaire.
Numéro
Vous pouvez saisir manuellement les numéros des fournisseurs ou les faire générer
automatiquement par le système lorsque vous sauvegardez l'enregistrement.
ID fiscale
Si le fournisseur est une société privée ou un partenaire, utilisez le numéro SIRET. Si le
fournisseur est un individu, utilisez le numéro de sécurité sociale. De manière facultative, vous
pouvez saisir le numéro d'identification intracommunautaire dans le champ du même nom, si
vous saisissez un fournisseur soumis à TVA.
Désactivé le
Indiquez une date dans le champ Désactivé le pour empêcher la saisie de factures et de
commandes d'achat destinées à des fournisseurs spécifiques au-delà d'une date déterminée.

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Chapitre 3 - Page 10
Informations sur le fournisseur - Région Informations générales

Informations sur le fournisseur - Région Informations générales


Nom et numéro de la société mère
Vous pouvez enregistrer la relation existant entre une franchise ou une filiale et sa société mère
en enregistrant une valeur dans le champ Nom de la société mère. Utilisez la liste des relations
fournisseurs/filiales pour éditer un état des relations définies.
Numéro client
Numéro utilisé par le fournisseur pour identifier la société ou l'organisation. Il figure sur les
documents d'achat.

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Chapitre 3 - Page 11
Informations sur le fournisseur - Région Classement

Informations sur le fournisseur - Région Classement


Vous pouvez affecter des types à chaque fournisseur pour les classer par catégories et pour
éditer des états relatifs aux sous-ensembles de fournisseurs. Vous définissez la liste de valeurs
disponibles via la fenêtre Codes express Achats.
Les fournisseurs de type Administration fiscale et Employé présentent une caractéristique
supplémentaire :
• Les fournisseurs de type Administration fiscale sont ceux auxquels vous remettez les
retenues de TVA.
• Les fournisseurs de type Employé peuvent être associés à un nom et à un numéro
d'employé. Un employé peut être considéré en tant que fournisseur parce qu'il sollicite le
remboursement de frais de déplacement, ou parce qu'il possède une entreprise qui vous
vend des marchandises et des services.
Si vous n'envisagez pas de retravailler avec un fournisseur, vous devez cocher la case
Occasionnel. Exécutez des états standard pour identifier les fournisseurs actifs lorsque la case
Occasionnel est cochée. Aux Etats-Unis, les fournisseurs doivent parfois être classés à des fins
de reporting nécessaires aux besoins du secteur public. Par exemple, certaines sociétés
reçoivent des contrats administratifs uniquement si elles disposent d'un pourcentage spécifique
de catégories de fournisseur. Les champs Détenu par minorité (USA), Société anonyme et
Détenu par une femme vous permettent d'assurer le suivi des fournisseurs par catégories.
Vous pouvez définir la liste de valeurs disponibles pour les fournisseurs du champ Détenu par
minorité (USA) via la fenêtre Codes express Achats.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 12
Informations sur le fournisseur - Région Comptable

Informations sur le fournisseur - Région Comptable


Ventilation comptable
Définissez par défaut la ventilation comptable pour toutes les factures saisies pour le site
fournisseur. Définissez des ventilations comptables supplémentaires pour la liste de valeurs de
la fenêtre Ventilation comptable. Si vous utilisez la fonction Support multiorganisations, vous
pouvez indiquer dans ce champ une valeur uniquement au niveau du site fournisseur.
Fournisseur
Compte fournisseur et description pour les factures d'un site fournisseur. Si vous utilisez la
fonction Support multiorganisations, vous pouvez indiquer dans ce champ une valeur
uniquement au niveau du site fournisseur.
Acompte
La valeur fournisseur par défaut pour ce champ est l'option Financials correspondant au compte
des acomptes. Si vous utilisez la fonction Support multiorganisations, vous pouvez indiquer
dans ce champ une valeur uniquement au niveau du site fournisseur.
Billet à ordre
Si vous utilisez des règlements par billet à ordre, indiquez le compte de billets à ordre à utiliser.
L'option Financials correspond par défaut aux nouveaux fournisseurs et la valeur fournisseur à
de nouveaux sites fournisseur. Vous pouvez remplacer ces valeurs par défaut. Si vous utilisez
la fonction Support multiorganisations, vous pouvez indiquer dans ce champ une valeur
uniquement au niveau du site fournisseur.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 13
Informations sur le fournisseur - Région Contrôle

Informations sur le fournisseur - Région Contrôle


La saisie de valeurs par défaut au niveau du fournisseur dans l'onglet Contrôle n'empêche pas
le traitement des règlements. Elle permet simplement de fournir des valeurs par défaut pour les
nouveaux sites fournisseur. L'onglet Contrôle n'est affecté qu'à travers les valeurs établies au
niveau site.
Montant limite par facture
Si vous saisissez une facture dépassant un montant limite prédéfini pour un site fournisseur,
Oracle Payables bloque automatiquement la facture lors du processus Validation de facture,
pour cause de montant trop élevé.
Option de rapprochement de la facture
Cette option indique si vous souhaitez rapprocher les factures du fournisseur par rapport aux
commandes d'achat ou aux réceptions.
Bloquer tous les règlements
Sélectionnez l'option Bloquer tous les règlements pour empêcher la sélection des factures
saisies pour le site fournisseur lors du traitement des règlements.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 14
Bloquer les factures non validées
Si vous sélectionnez l'option Bloquer les factures non validées, Oracle Payables applique
automatiquement un blocage fournisseur à toutes les factures lors de leur saisie.
Bloquer les factures non rapprochées
Si vous sélectionnez l'option Bloquer les factures non rapprochées, Oracle Payables applique
automatiquement un blocage pour rapprochement exigé à toutes les factures non rapprochées.
Motif du blocage du règlement
Motif pour lequel vous appliquez un blocage de règlement à une facture.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 15
Informations sur le fournisseur - Région Règlement

Informations sur le fournisseur - Région Règlement


Classe de règlements
Affectez une classe de règlements à un fournisseur, pour permettre le règlement d'une catégorie
de fournisseurs appartenant au même lot de règlements.
Priorité de règlement
Il s'agit d'une valeur numérique, comprise entre 1 (élevée) et 99 (faible), qui représente l'ordre
de priorité du règlement. Le système utilise la valeur du site fournisseur pour affecter
automatiquement une priorité de règlement à un échéancier de paiement lors de la saisie des
factures.
Mode de règlement
Le mode de règlement représente la forme de règlement utilisée pour chaque facture
fournisseur. Les options possibles sont par chèque, virement, transfert bancaire électronique ou
règlement interne. Les règlements par transmission bancaire sont effectués manuellement pour
mettre en évidence les transmissions bancaires externes entre votre banque et celle du
fournisseur. Les règlements internes sont enregistrés pour les règlements effectués au sein de la
société. Il est nécessaire d'apurer les mouvements pour tenir à jour une comptabilité précise de
ces règlements.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 16
Payer séparément
Si l'option Payer séparément est activée, Oracle Payables crée un règlement séparé pour chaque
facture. Si l'option n'est pas activée, Oracle Payables combine plusieurs factures dans un
règlement unique.
Conditions
Le système utilise les conditions de règlement pour calculer automatiquement les dates
d'échéance, les dates d'escompte et les montants d'escompte de chaque facture, afin d'établir
l'échéancier de paiement. Des conditions supplémentaires peuvent être ajoutées à la liste de
valeurs via la fenêtre Conditions de règlement.
Base calcul date échéance
Il s'agit d'une date que vous sélectionnez et qui est utilisée par Oracle Payables en tant que base
du calcul de l'échéancier de paiement. Voici les options disponibles, classées de la date
sélectionnée la plus ancienne à la date sélectionnée la plus récente.
• Réception des marchandises
• Date de la facture
• Réception de la facture
• Date système
Critère date de règlement
Il indique si le système doit créer un règlement à la fin de la période d'escompte ou à la date
d'échéance.
Escompte systématique
Cochez la case Escompte systématique pour indiquer à Oracle Payables de régler
systématiquement le montant escompté, que le règlement soit effectué ou non dans la période
d'escompte.
Exclure le transport de l'escompte
Si vous cochez la case Exclure le transport de l'escompte, le système exclut les frais de
transport du calcul des escomptes.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 17
Informations sur le fournisseur - Région Comptes bancaires

Informations sur le fournisseur - Région Comptes bancaires


La région Comptes bancaires permet d'indiquer les comptes bancaires fournisseur sur lesquels
votre banque va effectuer les règlements électroniques. Vous pouvez sélectionner le nom et le
numéro du compte bancaire dans la liste de valeurs comprenant tous les comptes bancaires des
fournisseurs actifs. Les comptes bancaires doivent être prédéfinis dans la fenêtre Comptes
bancaires. Si vous devez configurer un compte bancaire, il vous suffit de cliquer sur l'indicateur
d'enregistrement en cours (rectangle bleu foncé) pour accéder directement à la fenêtre de
configuration des comptes bancaires. Pour chacun des fournisseurs et des sites fournisseur
disposant de comptes bancaires, vous devez désigner un compte bancaire principal. Le compte
bancaire principal est utilisé par défaut par Oracle Payables lors d'un règlement électronique du
fournisseur. Vous pouvez modifier la valeur par défaut si nécessaire.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 18
Informations sur le fournisseur - Région EDI

Informations sur le fournisseur - Région EDI


Mode de paiement EDI
Le mode de paiement EDI indique la façon dont le règlement électronique est effectué.
Format de règlement EDI
Si vous sélectionnez le mode de paiement EDI correspondant à ACH (Automated Clearing
House), vous devez également indiquer un format de règlement EDI. Ce dernier indique le type
d'information à transmettre en même temps que les fonds.
Méthode de remise EDI
La méthode de remise EDI indique le responsable de l'envoi de l'avis de paiement au
bénéficiaire.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 19
Informations sur le fournisseur - Région TVA de la facture

Informations sur le fournisseur - Région TVA de la facture


Pour plus d'informations, consultez le manuel Payables User Guide ou la section "Global
Taxes" du cours présentant les fonctionnalités avancées relatives au flux de
l'approvisionnement au règlement.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 20
Informations sur le fournisseur - Région Retenue de la TVA

Informations sur le fournisseur - Région Retenue de la TVA


Pour plus d'informations, consultez le manuel Payables User Guide ou la section "Global
Taxes" du cours présentant les fonctionnalités avancées relatives au flux de
l'approvisionnement au règlement.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 21
Informations sur le fournisseur - Région Déclaration de la TVA

Informations sur le fournisseur - Région Déclaration de la TVA


Pour plus d'informations, consultez le manuel Payables User Guide ou la section "Global
Taxes" du cours présentant les fonctionnalités avancées relatives au flux de
l'approvisionnement au règlement.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 22
Informations sur le fournisseur - Région Achat

Informations sur le fournisseur - Région Achat


Lieu de livraison/lieu de facturation
Les fournisseurs expédient généralement les factures ainsi que les marchandises et les services
sur les lieux de livraison et de facturation. Les lieux de livraison et de facturation ne sont pas
toujours identiques.
Mode de livraison
Le mode de livraison vous permet d'indiquer au fournisseur le transporteur souhaité pour une
livraison.
Incoterm
L'incoterm indique le point où le transporteur vous transmet la responsabilité en matière de
propriété des marchandises et des services, et de coût lié aux dommages ou aux pertes.
Conditions de transport
Les conditions de transport indiquent qui doit payer les frais de transport des marchandises
commandées, vous ou le transporteur.
Créer une note de débit à partir d'un mouvement RTS
Si vous activez l'option Créer note de débit à partir d'un mouvement RTS, vous pouvez
autoriser Oracle Workflow à créer automatiquement une note de débit lors du traitement d'un
retour au fournisseur.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 23
Motif du blocage des achats
Si un fournisseur est placé en situation de blocage de commande d'achat et si la case Activer
blocage fournisseur est cochée dans la fenêtre Options d'achat, le système vous autorise à créer
une commande d'achat destinée au fournisseur ; toutefois, vous ne pouvez pas l'approuver tant
que vous n'avez pas annulé le blocage. Si vous utilisez l'option décrite ci-dessus, décrivez de
manière précise le motif du blocage dans le champ Motif.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 24
Informations sur le fournisseur - Région Réception

Informations sur le fournisseur - Région Réception


Imposer lieu de livraison
Les valeurs possibles de l'option Imposer lieu de livraison sont les suivantes : Aucun,
Avertissement et Rejet.
• La valeur Rejet empêche la saisie des informations de réception dans le système.
• La valeur Avertissement entraîne l'affichage d'un message indiquant la nature du
problème. Toutefois, cela n'empêche pas la poursuite de la saisie des informations de
réception.
• La valeur Aucun autorise simplement la saisie des informations de réception, sans
générer de message indiquant la nature du problème.
Acheminement à réception
L'option Acheminement à réception indique le lieu utilisé par défaut lors de la réception
initiale, et généralement le nombre d'étapes nécessaires pour que l'article atteigne sa destination
finale. Vous trouverez ci-après les options disponibles.
• Mise à disposition directe - 1 étape : envoi vers la destination finale.
• Réception standard - 2 étapes : réception puis envoi vers la destination finale.
• Contrôle obligatoire - 3 étapes : réception, contrôle puis envoi vers la destination finale.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 25
Nombre de critères de rapprochement
L'option Nombre de critères de rapprochement indique le type d'information à comparer dans
le but de déterminer si une facture peut être validée ou non. Les options disponibles sont les
suivantes :
• Sur deux critères - Les quantités présentes sur la commande d'achat et sur la facture
doivent correspondre entre elles, sans dépassement de l'écart de tolérance, pour permettre
le règlement de la facture. La tolérance de fermeture pour réception doit être définie
à 0 % pour permettre au système de fermer automatiquement les lignes totalement reçues.
• Sur trois critères - Les quantités présentes sur la commande d'achat, à la réception et sur
la facture doivent correspondre entre elles, sans dépassement de l'écart de tolérance, pour
permettre le règlement de la facture.
• Sur quatre critères - Les quantités présentes sur la commande d'achat, à la réception et sur
la facture, ainsi que les quantités acceptées doivent correspondre entre elles, sans
dépassement de l'écart de tolérance, pour permettre le règlement de la facture.
Tolérance sur quantité reçue
Pourcentage maximum de tolérance sur une réception excédentaire.
Ecart sur quantité reçue
Action à entreprendre en cas de dépassement de la tolérance sur quantité reçue.
Jours d'avance/jours de retard autorisés pour réception
Délai pendant lequel la réception est autorisée.
Ecart sur date de réception
Action à entreprendre lorsque la livraison a lieu hors du délai autorisé.
Autoriser la réception d'articles de substitution
Si l'option Autoriser la réception d'articles de substitution est activée, les réceptionnaires
pourront recevoir des articles de substitution préalablement définis, en remplacement des
articles commandés.
Autoriser la réception d'articles non commandés
L'option Autoriser la réception d'articles non commandés permet aux réceptionnaires d'accuser
réception d'articles non commandés. Si l'option est activée, vous devrez rechercher
ultérieurement les réceptions d'articles non commandés et les rapprocher de la commande
d'achat appropriée. Si vous autorisez les réceptions d'articles non commandés, vous pouvez
toujours enregistrer le traitement d'une réception physique, et rendre ainsi le mouvement
complètement visible.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 26
Paramètres du site fournisseur

Paramètres du site fournisseur


Rappelez-vous le flux des valeurs par défaut dans la hiérarchie. Les saisies effectuées au
niveau fournisseur sont affectées par défaut au niveau du site fournisseur. Les informations par
défaut peuvent être soit acceptées, soit remplacées par des valeurs spécifiques du site. Dans
l'exemple présenté sur la diapositive ci-dessus, notez que Tokyo et New York disposent de
conditions de règlement Net 30 et d'un critère de sélection de la date de règlement dont la
valeur est Echéance. Paris, cependant, dispose de conditions de règlement 2/10, Net 30 et d'un
critère de sélection de la date de règlement dont la valeur est Escompte.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 27
Comparaison entre la saisie au niveau fournisseur et la saisie
au niveau site

Comparaison entre la saisie au niveau fournisseur et la saisie au niveau site


Notez que les informations des onglets Classement et Réception ne sont saisies qu'au niveau
fournisseur. Cependant, les informations de la région Contacts ne sont saisies qu'au niveau site.
Si la fonction Support multiorganisation est activée, les informations de l'onglet Comptable
sont également saisies uniquement au niveau site. Des informations supplémentaires sont
saisies dans les onglets Informations générales, EDI, Déclaration de la TVA et Achat qui sont
disponibles au niveau site par rapport au niveau fournisseur.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 28
Saisir les informations de base sur le site fournisseur

Saisir les informations de base sur le site fournisseur


Vous devez saisir un nom succinct pour chaque site fournisseur. Il s'agit du nom qui s'affiche
dans la liste de valeurs des sites, sur les titres de paiement. L'adresse associée est imprimée sur
les documents. Les applications Oracle vous permettent de saisir les adresses fournisseur dans
le format spécifique d'un pays. Si aucun format d'adresse n'est associé à un pays, le format
standard est utilisé. Activez les formats d'adresse prédéfinis ou définissez des formats d'adresse
personnalisés via la fenêtre Pays et territoires d'Oracle Receivables.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 29
Informations sur le site fournisseur - Région Informations
générales

Informations sur le site fournisseur - Région Informations générales


Utilisations du site
Voici les types d'utilisation pouvant être affectés à un site : Payer, Achat, A.O. seulement ou
Carte d'achat.
Mode de notification du fournisseur
Le mode de notification du fournisseur indique la façon dont les documents d'achat doivent
être transmis au fournisseur. Les options possibles sont : Document imprimé, Télécopie ou
Email. Dans la zone Communication de la région Mode de notification du fournisseur, vous
pouvez indiquer Téléphone, Télécopie ou Email. Reportez-vous aux points supplémentaires à
prendre en compte pour la mise en oeuvre, présentés à la fin du chapitre, pour obtenir des
informations sur la communication par télécopie ou par email. Vous pouvez réacheminer les
communications selon un autre mode, en supprimant la coche du mode par défaut, en cochant
le mode de remplacement souhaité, puis en indiquant le numéro de télécopie ou l'adresse email
si nécessaire.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 30
Communication
La région Communication vous permet de transmettre les informations par téléphone, par
télécopie, par Télex et par Email.
Lieu réseau d'expédition
Le lieu saisi dans le champ désigné ci-dessus s'affiche dans la liste de valeurs du champ Lieu
de livraison, dans la fenêtre Commande. Oracle Purchasing utilise les informations fournies
lors de la réception d'articles de sous-traitance. Dans Oracle Work in Process, lorsque deux
opérations de sous-traitance sont consécutives, vous pouvez utiliser l'option Lieu de livraison
pour indiquer que le fournisseur associé à la première opération de sous-traitance doit expédier
directement les produits terminés au fournisseur associé à l'opération de sous-traitance
suivante.

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Chapitre 3 - Page 31
Informations sur le site fournisseur - Région Contacts

Informations sur le site fournisseur - Région Contacts


Elles servent uniquement de référence et ne sont pas utilisées par le système.
Préfixe
Entrez le préfixe approprié au contact (M., Mlle/Mme, Dr., etc.).
Désactivé le
Date à compter de laquelle ce contact n'apparaît plus dans la liste de contacts du site
fournisseur concerné.
Autre nom du contact
Vous pouvez entrer un autre nom pour le contact du site fournisseur. Ce champ est
particulièrement utile si vous traitez au Japon ; vous pouvez saisir le nom en utilisant à la fois
des valeurs Kanji et Kana. Il sert uniquement de référence et n'est pas utilisé par le système.

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Chapitre 3 - Page 32
Informations sur le site fournisseur - Région Comptable

Informations sur le site fournisseur - Région Comptable


Les ventilations comptables permettent d'accélérer la saisie des lignes de ventilation de facture.
• Les ventilations comptables complètes créent automatiquement des lignes de ventilation
comportant des numéros de compte et des montants.
• Les modèles de ventilation comptable créent automatiquement des lignes de ventilation
comportant uniquement des numéros de compte.
Comptes GL :
Le compte fournisseur est alimenté par défaut avec les factures du fournisseur, le compte des
acomptes avec les ventilations d'acompte figurant sur les factures d'acompte. Le compte des
billets à ordre peut être utilisé au cours de la comptabilisation pour les billets à ordre, selon
votre configuration.
Remarque : Vous ne pouvez saisir les informations de la région Comptable qu'au niveau site,
lorsque la fonction Support multiorganisation est activée.

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Chapitre 3 - Page 33
Informations sur le site fournisseur - Région EDI

Informations sur le site fournisseur - Région EDI


Le lieu EDI est utilisé par Oracle e-Commerce Gateway pour la transmission électronique des
informations. Dès lors que vous avez configuré les sites fournisseur, vous pouvez les lier aux
partenaires commerciaux définis dans Oracle e-Commerce Gateway. Le champ Numéro EDI
n'est utilisé que par Oracle Energy.

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Chapitre 3 - Page 34
Informations sur le site fournisseur - Région Déclaration
de la TVA

Informations sur le site fournisseur - Région Déclaration de la TVA


Pour plus d'informations, consultez le manuel Payables User Guide ou la section "Global
Taxes" du cours présentant les fonctionnalités avancées relatives au flux de
l'approvisionnement au règlement.

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Chapitre 3 - Page 35
Informations sur le site fournisseur - Région Achat

Informations sur le site fournisseur - Région Achat


La fonction de paiement à réception vous permet de créer des factures en fonction des
informations relatives aux réceptions et aux commandes d'achat contenues dans le système.
Il s'agit d'une fonction généralement utilisée pour les fournisseurs qui envoient des préavis
d'expédition ou des préavis d'expédition et de facturation.

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Chapitre 3 - Page 36
Exercice - Créer un fournisseur avec deux sites
Présentation
Votre superviseur vous a informé que la société va acheter du matériel et des services auprès de
nouveaux fournisseurs. Au cours de cet exercice, vous allez créer un fournisseur avec deux sites.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Connexion
− Nom utilisateur = OPERATIONS
− Mot de passe = welcome
− Responsabilité = Purchasing, Vision Operations

1. Créez une classe de règlements.

2. Créez un fournisseur.

3. Créez un site de règlement.

4. Créez un site d'achat.

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Chapitre 3 - Page 37
Solution - Créer un fournisseur avec deux sites
Présentation
Votre superviseur vous a informé que la société va acheter du matériel et des services auprès de
nouveaux fournisseurs. Au cours de cet exercice, vous allez créer un fournisseur avec deux sites.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Créer une classe de règlements

Vous allez créer une classe de règlements que vous affecterez à vos fournisseurs. La classe de
règlements va être définie par défaut avec les nouveaux sites fournisseur que vous saisissez et, à
partir des sites fournisseur, avec toutes les factures que vous entrez. Lorsque vous sélectionnerez
des factures à régler au cours de cet exercice, vous utiliserez votre classe de règlements ; par
conséquent, vous ne sélectionnerez que VOS factures en vue de leur règlement.

1. Responsabilité = Purchasing, Vision Operations

2. Accédez à la fenêtre Purchasing Codes express.

• (N) Configurer > Achats > Codes express

3. Recherchez le code express PAY GROUP.

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Chapitre 3 - Page 38
4. Créez une classe de règlements à l'aide des informations suivantes :

Code Signification Description


XXPAY GROUP XXPay Group XXPay Group

Créer un fournisseur
− Responsabilité = Payables, Vision Operations

5. Accédez à la fenêtre Fournisseurs.

• (N) Fournisseurs > Saisie


− Nom du fournisseur = XXIBM Corporation

6. (O) Classement
− Type = Fabrication

7. (O) Contrôle
− Option de rapprochement de la facture = Commande d'achat

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Chapitre 3 - Page 39
8. (O) Règlement
− Conditions de règlement = Immédiatement
− Classe de règlements = XXPay Group
− Escompte systématique = Cochée

9. (O) Réception (si l'onglet n'est pas visible, cliquez sur la double flèche à droite du dernier
onglet pour afficher la liste de tous les onglets ou cliquez sur [F2]).
− Acheminement à réception = Réception standard
− Substitution admise à réception = Cochée
− Nombre de critères de rapprochement = Sur trois critères

Créer un site de règlement

10. (B) Sites pour ouvrir la fenêtre Sites fournisseur.


− Nom = SAN FRANCISCO

11. Entrez une adresse, une ville, un département et un code postal.

Remarque : Cette adresse doit être complète car elle apparaîtra sur les chèques tirés sur ce
site.

12. (O) Informations générales

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Chapitre 3 - Page 40
13. Dans la région Fonctions du site, sélectionnez les options appropriées pour faire de ce site un
site de règlement.
− Règlements = Cochée
− Rgt ppal = Cochée
− Mode de notification du fournisseur = Document imprimé

14. (O) Contacts


Saisissez le nom, la fonction, le numéro de téléphone et les informations relatives
au courrier interne du contact.

15. (O) Règlement


− Conditions de règlement = Immédiatement
− Classe de règlements = XXPay Group

16. (O) TVA de la facture


− Niveau de calcul = aucun
− Remplacement du niveau de calcul = Cochée

17. Sauvegardez.

18. (O) Achats

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Chapitre 3 - Page 41
19. Cochez la case Créer note de débit à partir d'un mouvement RTS.

Remarque : Créer une note de débit à partir d'un mouvement RTS. Activez cette option
pour que le système crée automatiquement une note de débit dans Oracle Payables lorsque
vous saisissez un retour au fournisseur dans Oracle Purchasing. La valeur du site fournisseur
est définie par défaut à partir de la fenêtre Options d'achat.

Créer un site d'achat

20. Placez le curseur dans l'en-tête de l'enregistrement Site.

21. (M) Fichier > Nouveau


− Nom = NEW YORK

22. Entrez une adresse, une ville, un département et un code postal.

23. (O) Informations générales

24. Dans la région Fonctions du site, sélectionnez les options appropriées pour faire de ce site un
site d'achat.
− Achat = Cochée
− Mode de notification du fournisseur = Document imprimé

Remarque : Lorsque vous saisissez et approuvez des commandes pour ce fournisseur, le


mode de notification du fournisseur est défini par défaut. Dans le cas présent, nous avons
choisi le mode de notification Document imprimé. Toutefois, si nous choisissions Email et
que vous indiquions une adresse email, ces informations seraient définies par défaut lors de
l'approbation de la commande ; par conséquent, nous pourrions envoyer la commande en
utilisant le mode privilégié par le fournisseur. Les options valides sont Email, Fax et
Document imprimé.

25. (O) Contacts

26. Saisissez le nom, la fonction, le numéro de téléphone et les informations relatives au courrier
interne du contact.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 42
Exercice - Créer un autre fournisseur
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez créer un autre fournisseur avec deux sites. Chaque site fera à
la fois office de site de règlement et de site d'achat.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Créez un fournisseur.

2. Créez un site fournisseur faisant à la fois office de site de règlement et de site d'achat.

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Chapitre 3 - Page 43
Solution - Créer un autre fournisseur
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez créer un autre fournisseur avec deux sites. Chaque site fera à
la fois office de site de règlement et de site d'achat.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Créer un fournisseur

1. Accédez à la fenêtre Fournisseurs.

• (N) Fournisseurs > Saisie


− Nom du fournisseur = XXOracle Corporation

2. (O) Classement
− Type = Fournisseur

3. (O) Contrôle
− Montant limite par facture = 15000

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Chapitre 3 - Page 44
4. (O) Règlement
− Conditions de règlement = Immédiatement
− Classe de règlements = XXPay Group
− Base calcul date échéance = Facture
− Devise de facturation = USD
− Devise de règlement = USD

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Chapitre 3 - Page 45
Créer un site fournisseur faisant à la fois office de site de règlement et de site
d'achat

5. (B) Sites
− Nom du site = votre lieu de vacances d'été préféré (entrez le nom et l'adresse du site)

6. (O) Informations générales


− Fonctions du site = site de règlement et site d'achat
− Mode de notification du fournisseur = Email
− Email = XX@XX.com

7. (O) Contacts
− Contact = votre nom

Créer un site fournisseur faisant à la fois office de site de règlement et de site


d'achat

8. Placez le curseur dans l'en-tête de l'enregistrement Site.

9. (M) Fichier > Nouveau


− Nom du site = votre lieu de vacances d'hiver préféré (entrez le nom et l'adresse du
site)

10. (O) Informations générales


− Fonctions du site = site de règlement et site d'achat
− Mode de notification du fournisseur = Document imprimé

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Chapitre 3 - Page 46
Exercice - Créer un fournisseur d'honoraires (facultatif)
Présentation
La politique de votre entreprise consiste à appliquer un blocage de règlement à tous les
fournisseurs d'honoraires tant que leur lettre de vérification de la TVA n'a pas été reçue. Au
cours de cet exercice, vous allez créer un fournisseur d'honoraires.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Connexion

Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)


− Accédez à la fenêtre Fournisseurs.
− Nom = XXComputer Consulting Services
− ID fiscale = XX1-22-1560

1. Créez un fournisseur d'honoraires.

2. Appliquez-lui un blocage de règlement.

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Chapitre 3 - Page 47
Solution - Créer un fournisseur d'honoraires
Présentation
La politique de votre entreprise consiste à appliquer un blocage de règlement à tous les
fournisseurs d'honoraires tant que leur lettre de vérification de la TVA n'a pas été reçue. Au
cours de cet exercice, vous allez créer un fournisseur d'honoraires.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Créer un fournisseur d'honoraires/Lui appliquer un blocage de règlement

1. Accédez à la fenêtre Fournisseurs.

• (N) Fournisseurs > Saisie


− Nom = XXComputer Consulting Services
− ID fiscale = XX1-22-1560

2. (O) Classement
− Type = Fournisseur

3. (O) Règlement
− Conditions = Net 30
− Classe de règlements = XXPay Group
− Base calcul date échéance = Facture
− Priorité de règlement= XX

4. (O) Déclaration de la TVA


− Fédéral = Cochez la case

5. (B) OK pour ignorer le message signalant qu'aucun site de déclaration de la TVA n'est
indiqué. Nous désignerons ce site ultérieurement.

6. (B) Sites
− Nom du site = Choisissez un nom

• Ajoutez une adresse, une ville, un département et un code postal.

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Chapitre 3 - Page 48
7. (O) Contrôle
− Bloquer tous les règlements = Cochez la case

8. (O) Déclaration de la TVA


− Site de déclaration des honoraires = Cochez la case

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Chapitre 3 - Page 49
Exercice - Consulter et modifier les informations sur les
fournisseurs
Présentation
Vous venez de créer des fournisseurs et souhaitez consulter et modifier certaines des
informations les concernant et concernant leurs sites. Au cours de cet exercice, vous allez
consulter et modifier les informations sur les fournisseurs.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Fournisseurs.

2. Recherchez un fournisseur et désactivez le second site.

3. Recherchez le troisième fournisseur et modifiez les conditions.

4. Ajoutez un nom de contact.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 50
Solution - Consulter et modifier les informations sur les
fournisseurs
Présentation
Vous venez de créer des fournisseurs et souhaitez consulter et modifier certaines des
informations les concernant et concernant leurs sites. Au cours de cet exercice, vous allez
consulter et modifier les informations sur les fournisseurs.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Rechercher un fournisseur et désactiver le second site

1. Accédez à la fenêtre Fournisseurs.

• (N) Fournisseurs > Saisie

2. (M) Voir > Rechercher


− Nom du fournisseur = XXOracle Corporation

3. (B) Rechercher

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Chapitre 3 - Page 51
4. (B) Sites

• Utilisez la flèche vers le bas (è) pour faire défiler les sites fournisseur jusqu'à ce que
vous trouviez celui que vous souhaitez désactiver.
− Désactivé le = Date du jour

Rechercher le troisième fournisseur et modifier les conditions, ajouter un nom de


contact

5. Suivez les étapes ci-dessus pour rechercher le troisième fournisseur.

6. Ouvrez la fenêtre Sites fournisseur.

7. Effectuez les modifications nécessaires.

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Chapitre 3 - Page 52
Exercice - Lancer l'état des fournisseurs
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez lancer l'état des fournisseurs.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Lancer le traitement.

2. Lancez l'état des fournisseurs.

3. Vérifiez les conditions de règlement et la classe de règlements.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 53
Solution - Lancer l'état des fournisseurs
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez lancer l'état des fournisseurs.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Lancer l'état des fournisseurs

1. Accédez à la fenêtre Lancer le traitement.

• (N) Autres > Traitements > Lancer


− Nom = Etat des fournisseurs.

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Chapitre 3 - Page 54
2. Dans la fenêtre Paramètres :
− Tri par = Nom fournisseur
− Date de création = Date du jour (JJ-MMM-AAAA)
− Inclure sites actifs/tous = Activé

3. Lancez le traitement.

4. Contrôlez-le jusqu'à la fin de son exécution et vérifiez la sortie.

5. Vérifiez que les conditions de règlement ont pour valeur Immédiatement et que la classe de
règlements est XXPay Group. Dans le cas contraire, recherchez le SITE FOURNISSEUR et
effectuez les modifications nécessaires.

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Chapitre 3 - Page 55
Exercice - Supprimer le blocage de règlement appliqué au
fournisseur d'honoraires
Présentation
Votre fournisseur d'honoraires a renvoyé une lettre de vérification de la TVA complète. Au cours
de cet exercice, vous allez supprimer le blocage de règlement appliqué à votre fournisseur
d'honoraires. Vous allez fournir les détails et supprimer le blocage de règlement.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez au panneau Fournisseurs.

2. Mettez à jour les informations sur les honoraires.

3. Supprimez le blocage de règlement d'honoraires.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 56
Solution - Supprimer le blocage de règlement appliqué au
fournisseur d'honoraires
Présentation
Votre fournisseur d'honoraires a renvoyé une lettre de vérification de la TVA complète. Au cours
de cet exercice, vous allez supprimer le blocage de règlement appliqué à votre fournisseur
d'honoraires. Vous allez fournir les détails et supprimer le blocage de règlement.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Mettre à jour les informations sur les honoraires

1. Accédez au panneau Fournisseurs.

• (N) Fournisseurs > Saisie

2. Recherchez votre fournisseur d'honoraires.

3. (O) Déclaration de la TVA


− Date de vérification = Date du jour

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 57
Supprimer le blocage de règlement d'honoraires

4. (B) Sites

5. (O) Contrôle
− Bloquer tous les règlements = Non cochée

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 58
Tenir à jour les informations sur le fournisseur et sur le site
fournisseur

Tenir à jour les informations sur le fournisseur et sur le site fournisseur


Les valeurs modifiées s'appliquent par défaut uniquement aux documents créés
postérieurement. Par exemple, si vous modifiez une classe de règlements pour un site
fournisseur, la modification s'applique par défaut aux nouvelles factures saisies. Toutefois, elle
n'affecte pas les factures existantes. De même, si vous mettez à jour les conditions de
règlement au niveau fournisseur, les modifications n'affectent que les conditions de règlement
définies par défaut lors de la création de sites fournisseur.
Si vous souhaitez que les modifications s'appliquent à des sites existants, vous devez les
effectuer directement sur chaque site. Si vous souhaitez que les modifications s'appliquent
uniquement aux nouveaux sites, vous pouvez les effectuer dans l'en-tête du fournisseur. Si vous
souhaitez que les modifications s'appliquent à la fois aux sites existants et aux nouveaux sites,
modifiez l'en-tête du fournisseur ainsi que les sites fournisseur existants.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 59
Rechercher des fournisseurs

Rechercher des fournisseurs


Dans la fenêtre Rechercher des fournisseurs, vous pouvez saisir différents critères tels que le
statut de la TVA, la société mère et la fourchette de niveaux de priorité. Ensuite, cliquez sur le
bouton Rechercher pour accéder à la fenêtre Fournisseurs ; Oracle Payables affiche alors tous
les fournisseurs qui correspondent aux critères de recherche. La fenêtre Fournisseurs vous
permet de consulter toutes les informations relatives à un fournisseur.
Remarque : Cette fenêtre permet uniquement d'effectuer des recherches.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 60
Passer en revue des fournisseurs

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 61
Modifier des fournisseurs : mettre à jour les valeurs par défaut
d'un fournisseur et d'un site fournisseur

Mettre à jour les valeurs par défaut d'un fournisseur ou d'un site fournisseur
Par exemple, si vous modifiez la classe de règlements d'un site fournisseur, la nouvelle classe
de règlements est appliquée par défaut aux nouvelles factures que vous saisissez ; la
modification n'est pas répercutée dans les factures existantes. Par ailleurs, si vous modifiez une
valeur appliquée par défaut aux sites fournisseur, la modification n'est répercutée que sur les
nouveaux sites fournisseur que vous créez, et non sur les sites fournisseur existants. Par
conséquent, la modification n'affecte pas les documents que vous créez ultérieurement pour des
sites fournisseur existants. Pour qu'une modification soit répercutée dans les documents que
vous saisissez ou créez pour un site fournisseur existant, assurez-vous de l'effectuer au niveau
du site fournisseur.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 62
Modifier des fournisseurs : mettre à jour les blocages de factures
fournisseur

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 63
Modifier des fournisseurs : ajouter un nouveau site fournisseur

Ajouter un nouveau site fournisseur


Saisissez dans la région appropriée toutes les informations supplémentaires que vous souhaitez
ajouter pour le site fournisseur. Si des informations fournisseur sont appliquées par défaut aux
nouveaux sites fournisseur que vous saisissez, vous pouvez modifier ces valeurs par défaut.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 64
Modifier des fournisseurs : mettre à jour le statut fiscal d'un
fournisseur

Mettre à jour le statut fiscal d'un fournisseur


Dans la fenêtre Fournisseurs, cliquez sur le bouton Sites pour accéder à la fenêtre Sites
fournisseur. Si vous devez modifier les informations fiscales d'un site fournisseur, accédez à la
région Déclaration de la TVA dans la fenêtre Sites fournisseur, modifiez le numéro
d'identification intracommunautaire ou le statut du site de déclaration des honoraires.
Remarque : Si vous mettez à jour un fournisseur existant avec le statut Déclaration des
honoraires après avoir saisi des factures et effectué des règlements pour le fournisseur, vous
avez la possibilité d'utiliser l'utilitaire de mise à jour des codes DAS2 pour effectuer des mises
à jour en masse sur les factures existantes.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 65
Eviter les fournisseurs en double

Eviter les fournisseurs en double


Avant de définir de nouveaux fournisseurs ou de nouveaux sites, saisissez une interrogation ou
utilisez la fonction Rechercher pour vérifier si le fournisseur ou le site n'existent pas déjà.
Les fournisseurs susceptibles d'être en double sont identifiables en procédant comme suit :
• Exécutez une recherche ou une interrogation basée sur le nom du fournisseur.
• Soumettez et consultez la liste détaillée des fournisseurs.
• Soumettez et consultez la liste des fournisseurs saisis en double pour obtenir une liste de
fournisseurs dont les noms sont similaires, jusqu'à un nombre défini de caractères.
• Soumettez la liste des informations périmées sur les fournisseurs d'honoraires pour
obtenir une liste des fournisseurs ayant la même ID fiscale.
L'adoption de conventions de dénomination efficaces est le meilleur moyen d'éviter les saisies
en double. En évitant de saisir les fournisseurs en double, vous aidez la société à :
• empêcher les créations de facture et les règlements en double,
• éditer des états précis relatifs aux fournisseurs,
• améliorer les performances du système.
Lorsqu'il existe des saisies en double, utilisez la fonction Fusion des fournisseurs pour corriger
et pour consolider les enregistrements.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 66
Fusionner les fournisseurs

Fusionner les fournisseurs


Le programme de fusion des fournisseurs est un utilitaire qui permet de tenir à jour les
enregistrements sur les fournisseurs. Vous pouvez l'utiliser pour fusionner les fournisseurs en
double dans un seul fournisseur consolidé. Il vous permet également de fusionner les
mouvements d'un même fournisseur entre deux sites fournisseur différents. Vous avez la
possibilité de fusionner tous les mouvements d'un fournisseur vers un nouveau fournisseur ou
de fusionner uniquement les factures non réglées. Cette option est utile dans le cas d'une
acquisition. Le cas échéant, vous pouvez laisser l'intégralité de l'historique des mouvements
avec le fournisseur d'origine et ne fusionner que les factures non réglées adressées au nouveau
fournisseur qui souhaite à présent recevoir les règlements. Pour accéder à cette fenêtre, utilisez
l'utilitaire de fusion des fournisseurs.
Remarque : La fusion des fournisseurs est une action irréversible. Il est impossible d'annuler
la fusion une fois qu'elle est terminée. Avant de lancer le programme de fusion, assurez-vous
que l'action que vous souhaitez exécuter est l'étape finale.
Une fois le processus de fusion terminé, les noms de site résultants associés à chaque
fournisseur doivent être uniques. Par exemple, la copie d'un site nommé "TX-DALLAS" vers
un fournisseur possédant déjà un site du même nom pose problème, car elle entraîne des noms
de site en double pour un même fournisseur à la fin de la fusion. Dans une telle situation, vous
devez renommer l'un des sites afin de terminer la fusion.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 67
En outre, vous devez décider des conséquences de la fusion sur les commandes d'achat et sur
les factures existantes.
• Dans le cas des commandes d'achat, vous pouvez indiquer si vous souhaitez mettre à jour
les nouveaux noms de fournisseur/de site pour la totalité des commandes ou pour aucune
d'entre elles.
• Dans le cas des factures, vous pouvez indiquer si vous souhaitez mettre à jour les
nouveaux noms de fournisseur/de site pour la totalité des factures, pour les factures non
réglées ou pour aucune facture.

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Chapitre 3 - Page 68
Exemple de données - Fusion des fournisseurs

Exemple de données - Fusion des fournisseurs


Dans la mesure où le site CA-REDWOOD d'Oracle Corp doit être fusionné dans le site CA-
REDWOOD existant d'Oracle Corporation, l'opération ne génère pas de nom de site en double
pour Oracle Corporation. Le site FL-ORLANDO est sélectionné pour être copié en tant que
nouveau site dans Oracle Corporation. L'opération aboutit également à un nom de site unique
pour Oracle Corporation. S'il existait déjà un site FL-ORLANDO pour Oracle Corporation, et
si le fournisseur possédait deux sites à Orlando, il faudrait modifier le nom de l'un des sites
avant d'exécuter le processus de fusion. Vous pouvez ajouter "-2" au nom de site FL-
ORLANDO d'Oracle Corp. Une fois la fusion terminée, Oracle Corporation possèderait un site
FL-ORLANDO et un site FL-ORLANDO-2. Pour obtenir les meilleurs résultats d'audit
possibles, transférez à la fois les factures payées et non payées vers un nouveau site
fournisseur. Ainsi, vous pourrez identifier facilement les règlements en double. De même,
transférez les commandes d'achat vers un nouveau site fournisseur de telle sorte que toutes les
informations relatives aux factures et aux commandes fassent référence au même fournisseur.
Remarque : Le processus de fusion de fournisseur est irréversible.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 69
Fusionner les fournisseurs

Fusionner les fournisseurs


L'état de fusion des fournisseurs répertorie les factures n'ayant pas pu être fusionnées car cela
aurait généré des numéros de facture en double pour un même fournisseur. Vous devez
rechercher les factures concernées et les modifier de manière appropriée. Pensez à joindre les
deux états à chaque enregistrement d'en-tête fournisseur pour référence ultérieure. Vous pouvez
également créer un document joint pour les deux enregistrements d'en-tête de fournisseur, afin
de détailler la recherche et de préciser le mode d'exécution de la fusion sur le système.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 70
Etats

Etats
Etat des fournisseurs
Consultez les informations sur le fournisseur, sur le site fournisseur et sur le contact du site
fournisseur.
Liste des fournisseurs saisis en double
Consultez les noms de fournisseur similaires afin d'identifier les fournisseurs qui risquent
d'exister en double.
Historique des règlements à un fournisseur
Consultez l'historique des règlements, y compris les règlements annulés, pour un fournisseur
ou pour un groupe de fournisseurs.
Historique des factures payées aux fournisseurs
Consultez l'historique des factures, y compris les informations sur les escomptes et sur les
règlements partiels, pour un fournisseur ou pour un groupe de fournisseurs.
Etiquettes d'adresses fournisseurs
Créez des étiquettes de correspondance pour les sites fournisseur.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 71
Etat de mise à jour des en-têtes de commande
Consultez les commandes d'achat mises à jour par le programme de fusion des fournisseurs.
Etat de fusion des fournisseurs
Consultez les fournisseurs, les sites et les factures mis à jour par le programme de fusion des
fournisseurs.

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Chapitre 3 - Page 72
Etats

Etats
Etat de la compensation client/fournisseur
Dans Oracle Payables et dans Oracle Receivables, consultez le solde net de tous les
fournisseurs ou de tous les clients ayant le même numéro SIRET ou le même code TVA.
Lettre de solde du fournisseur
Créez une lettre de solde du fournisseur. L'état désigné ci-dessus peut être utilisé à des fins
d'audit ou pour informer périodiquement les fournisseurs sur leur solde.
Notification aux fournisseurs de factures bloquées pour rapprochement incorrect
Cet état vous permet d'informer un fournisseur que vous avez bloqué une facture parce qu'il n'a
pas fourni de numéro de commande d'achat à rapprocher, ou parce que vous n'avez pas pu
utiliser le numéro de commande d'achat indiqué. Oracle Payables crée une notification pour
chaque fournisseur avec les factures auxquelles vous avez appliqué manuellement un blocage
pour numéro de commande d'achat incorrect.
Balance des fournisseurs
Utilisez cet état pour vérifier que tous les comptes fournisseur dans Oracle Payables
correspondent à ceux du Grand Livre. Cet état permet également de passer en revue tous les
soldes fournisseur négatifs. Pour ce faire, affectez la valeur Non au paramètre Synthétiser état,
et la valeur Oui au paramètre Soldes négatifs uniquement.

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Chapitre 3 - Page 73
Balance âgée fournisseurs
Ce rapport permet d'obtenir la liste des factures non réglées. Il fournit des informations sur les
règlements de factures dus au cours des quatre périodes que vous précisez dans la fenêtre
Périodes de balance âgée.
Etat de réévaluation des mouvements non soldés
Cet état permet de réévaluer les soldes des mouvements non soldés. Tous les mouvements non
soldés figurant dans cet état représentent les factures (y compris les acomptes, les avoirs et les
notes de débit) non réglées à la date de fin de la période de réévaluation que vous définissez.

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Chapitre 3 - Page 74
Options d'Oracle Financials

Options d'Oracle Financials


Responsabilité d'Oracle Payables
(N) Configurer > Options > Financials
Site AO seul
Indique que vous pouvez créer des appels d'offres dans Oracle Purchasing pour le site
concerné. Toutefois, vous ne pouvez pas créer de commandes d'achat via un site d'appel
d'offres uniquement.
Bloquer les factures non rapprochées
Si l'option est activée, Oracle Payables applique automatiquement un blocage pour
rapprochement exigé aux factures non rapprochées d'une commande d'achat ou d'une réception.
Option de rapprochement de la facture
Pour les livraisons de commandes, cette option indique si vous souhaitez rapprocher les
factures des commandes d'achat ou des réceptions de commande d'achat. Si le fournisseur a été
créé automatiquement lors de l'importation de notes de frais, la valeur par défaut est
Commande, et vous pouvez la remplacer par la valeur Réceptions.
Numéro fournisseur :
• Saisie - Automatique ou manuelle
• Type - Alphanumérique ou numérique
• Numéro automatique suivant - Affiche le prochain numéro affecté

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Chapitre 3 - Page 75
Options d'Oracle Financials

Options d'Oracle Financials


Conditions de règlement
Permettent de calculer automatiquement des dates d'échéance, des dates d'escompte et des
montants d'escompte pour chaque facture afin de programmer les règlements. Des conditions
supplémentaires peuvent être ajoutées à la liste de valeurs via la fenêtre Conditions de
règlement.
Mode de règlement
Correspond au mode de règlement le plus souvent utilisé pour les factures d'un fournisseur.
Les options possibles sont les suivantes : chèque, virement, transfert bancaire électronique ou
règlement interne. Les règlements par transmission bancaire sont effectués manuellement pour
mettre en évidence les transmissions bancaires externes entre votre banque et celle du
fournisseur. Les règlements internes sont enregistrés pour les factures réglées à des
fournisseurs internes, ce qui vous garantit la comptabilisation correcte de ce type d'activité.
Escompte systématique
Cochez la case Escompte systématique pour indiquer à Oracle Payables de régler
systématiquement le montant d'escompte, que le règlement soit effectué ou non dans la période
d'escompte.

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Chapitre 3 - Page 76
Payer séparément
Si l'option Payer séparément est activée, Oracle Payables crée un paiement séparé pour chaque
facture. Si l'option n'est pas activée, Oracle Payables combine plusieurs factures dans un
paiement unique.

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Chapitre 3 - Page 77
Options d'Oracle Financials

Options d'Oracle Financials


Lieu de livraison et lieu de facturation
Il s'agit des adresses où les fournisseurs livrent généralement les marchandises ou les services,
ou envoient les factures. Les lieux de livraison et de facturation ne sont pas toujours identiques.
Mode de livraison
Indique le transporteur préféré de la société.
Franco à bord (FOB)
Indique le point où le fournisseur vous transmet la responsabilité en matière de coût lié aux
dommages ou aux pertes des marchandises.
Conditions de transport
Indique celui qui doit payer les frais de transport des marchandises commandées, vous ou le
fournisseur.

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Chapitre 3 - Page 78
Options d'Oracle Financials

Options d'Oracle Financials


Adresse de remboursement des frais
Indique si les chèques de remboursement des frais à l'employé doivent être envoyés au
domicile ou à l'adresse professionnelle de l'employé. Il s'agit d'une valeur utilisée lorsque
l'option Créer automatiquement l'employé comme fournisseur est activée, ce qui entraîne la
création automatique d'un enregistrement de fournisseur basé sur l'enregistrement d'employé
dans Oracle Human Resources. Le fournisseur dispose alors d'un site nommé domicile ou
bureau avec l'adresse correspondante.

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Chapitre 3 - Page 79
Options d'Oracle Payables

Options d'Oracle Payables


Responsabilité d'Oracle Payables
(N) Configurer > Options > Oracle Payables
Les valeurs que vous entrez sont utilisées en tant que valeurs par défaut lorsque vous saisissez
des fournisseurs.
Classe de règlements
Il s'agit de l'une des méthodes utilisées par Oracle Payables pour indiquer les factures qui
doivent être sélectionnées lors du traitement de lots de règlements.
Devise facturation
Il s'agit de la devise généralement utilisée pour la saisie des factures.
Base calcul date échéance
Date utilisée par Oracle Payables en tant que base du calcul de l'échéancier de paiement.
Les options valides sont les suivantes :
• Réception des marchandises
• Date de la facture
• Réception de la facture
• Date système

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Chapitre 3 - Page 80
Critère date de règlement
Détermine si le règlement est effectué au fournisseur à la fin de la période d'escompte ou à la
date d'échéance.
Frais payés par
Indique si vous ou votre fournisseur allez payer les frais bancaires associés aux règlements aux
fournisseurs. Les options valides sont les suivantes :
• Interne
• Fournisseur/Négocié
• Fournisseur/Standard

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Chapitre 3 - Page 81
Options d'Oracle Payables

Options d'Oracle Payables


Le programme d'importation de notes de frais crée un enregistrement fournisseur uniquement
s'il n'existe pas encore.
Conditions de règlement/Classe de règlements/Priorité de règlement
L'onglet décrit ci-dessus fournit des valeurs par défaut particulières pour les fournisseurs de
type employé, en matière de conditions de règlement, de classe de règlements et de priorité de
règlement. Les valeurs par défaut sont utilisées lorsque la fonction Créer automatiquement
l'employé comme fournisseur est activée.
Créer automatiquement l'employé comme fournisseur
Vous devez entrer un employé en tant que fournisseur afin de pouvoir lui payer ses notes de
frais. Activez l'option Créer automatiquement l'employé comme fournisseur pour que cette
opération s'exécute automatiquement lors de l'importation des notes de frais. Le système crée
un site nommé Domicile ou Bureau avec l'adresse appropriée figurant dans l'enregistrement
d'employé, en fonction du paramètre Adresse de remboursement des frais dans l'onglet
Ressources humaines de la fenêtre Options financières.
Bloquer les notes de frais non rapprochées
Si l'option est activée, le système requiert le rapprochement des notes de frais par rapport aux
commandes d'achat pour permettre leur validation.

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Chapitre 3 - Page 82
Codes express

Codes express
Responsabilité d'Oracle Purchasing
(N) Configurer > Achats > Codes express
Type de fournisseur
Oracle Purchasing fournit les codes Employé, Fournisseur et Entreprises du secteur public.
Ces derniers permettent de classer les fournisseurs à des fins de reporting. Vous devez saisir la
valeur appropriée dans le champ Type de la région Classement dans la fenêtre Fournisseurs.
Le type de fournisseur Administration fiscale correspond aux fournisseurs auxquels vous
remettez les retenues de TVA.
Minorité ethnique (USA)
Oracle Purchasing ne fournit pas de codes Minorité ethnique (USA), mais vous pouvez les
définir. Ils permettent de classer les fournisseurs à des fins de reporting.
Classe de règlements
Il est possible d'affecter des classes de règlements aux factures d'Oracle Payables. Dès lors, les
lots de règlements d'Oracle Payables peuvent être limités aux factures correspondant à une
classe de règlements particulière. Le système ne fournit pas de codes Classe de règlements,
mais vous pouvez les définir dans la même fenêtre.

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Chapitre 3 - Page 83
Conditions de transport
Conditions de transport par défaut du fournisseur.
Mode de livraison
Codes du mode de livraison par défaut. Oracle Purchasing ne fournit pas de codes
Réponse/réception via, mais vous pouvez les définir.
Incoterm
Oracle Purchasing ne fournit pas de codes incoterm, mais vous pouvez les définir. Le code est
imprimé sur les commandes d'achat.

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Chapitre 3 - Page 84
Options de profil

Options de profil
Responsabilité Administrateur système
(N) Profils > Système
PO: Adresse email secondaire
Il s'agit d'une option de profil qui vous permet d'envoyer une copie de la commande email à
votre société. Si vous souhaitez renvoyer l'email, vous devez vous connecter au compte email
secondaire pour procéder au renvoi.
PO: Chemin de fichier entrant
Saisissez le chemin absolu du répertoire contenant le fichier des conditions générales
génériques.
PO: Nom du fichier des conditions générales
Saisissez le nom du fichier des conditions générales génériques à imprimer sur les documents
d'achat.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 85
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre -
Responsabilité de la saisie/mise à jour des fournisseurs

Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre - Responsabilité


de la saisie/mise à jour des fournisseurs
Vous devez déterminer l'affectation de la responsabilité liée à la saisie et à la mise à jour des
fournisseurs. Les services Comptabilité fournisseurs ou Achat sont des choix possibles. Alors
que de nombreuses personnes de l'organisation utilisent des enregistrements déjà établis relatifs
aux fournisseurs, seules quelques personnes appartenant à la section désignée ajoutent ou
mettent à jour les enregistrements des fournisseurs. Le personnel requis pour assurer ces
fonctions dépend du volume des commandes et du travail de gestion. Pour affecter la
responsabilité de manière appropriée, vous devez réfléchir aux meilleures pratiques et règles en
matière de suivi interne, et établir une répartition adéquate des tâches. Consultez
éventuellement vos auditeurs internes ou externes avant de prendre une décision définitive.

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Chapitre 3 - Page 86
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre -
Conventions de dénomination de fournisseur

Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre - Conventions de


dénomination de fournisseur
Les conventions de dénomination de fournisseur, au même titre que les conventions de
dénomination de site fournisseur, sont très importantes pour garantir l'efficacité des opérations
d'achat et de comptabilité.
Vous trouverez ci-après des exemples d'administration inefficace et de surcoûts dus à une liste
de fournisseurs mal gérée :
• Vous émettez plus de commandes d'achat ou d'appels de commande que nécessaire. Si la
tarification n'est pas établie sur une base cumulative, vous risquez de perdre des remises
pour achats en volume auxquelles vous avez droit.
• Vous émettez plus de règlements que nécessaire ; par conséquent, vous devez fournir un
effort de rapprochement plus important.
• Vous pouvez consulter des achats en volume effectués auprès de fournisseurs, et qui
dépassent un montant défini, afin d'identifier des opportunités de négociation de prix.
Si un fournisseur est saisi par erreur à deux reprises, le dépassement du montant d'achats
en volume risque de passer inaperçu. En revanche, il sera identifié si le fournisseur est
correctement saisi, c'est-à-dire une seule fois.

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Chapitre 3 - Page 87
• Une liste de fournisseurs mal gérée peut faire perdre à l'organisation des remises pour
achats en volume. Elle peut également générer des coûts d'administration lorsqu'elle est
plus volumineuse que nécessaire.
N'oubliez pas d'inclure toutes les parties concernées dans le développement des conventions de
dénomination de fournisseur : services des achats, de la comptabilité, des immobilisations ou
autres. Si vous effectuez l'implémentation selon une approche en plusieurs phases (par
exemple, les immobilisations sont programmées pour la phase 2 de l'implémentation), vous
devez tout de même consulter toutes les parties. Ainsi, vous avez la garantie que les objectifs
de l'organisation sont privilégiés par rapport aux objectifs individuels. Vous avez également la
certitude que les objectifs d'implémentation du système, à court terme et à long terme, sont pris
en considération. Adoptez des conventions de dénomination, documentez-les puis obtenez les
validations nécessaires de la part des approbateurs autorisés.

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Chapitre 3 - Page 88
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre -
Exemples de convention de dénomination de fournisseur

Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre - Exemples de


convention de dénomination de fournisseur
Vous avez tout intérêt à utiliser l'orthographe exacte des noms de fournisseur qui se confondent
facilement. Les fournisseurs en double existent souvent dans le cas de sociétés telles qu'IBM
ou AT&T, car il est possible de saisir le nom de la société avec ou sans espaces, avec ou sans
signes de ponctuation. Pour garantir une gestion précise des fournisseurs importants, vous
pouvez documenter l'orthographe des dix fournisseurs les plus importants.
Vous améliorerez l'efficacité des recherches d'enregistrements relatifs aux fournisseurs en
procédant comme suit :
• Utilisez de manière cohérente les lettres majuscules et/ou minuscules.
• Utilisez des abréviations approuvées, y compris si vous disposez de suffisamment de
place pour écrire les mots complets. Par exemple, utilisez "SA" pour Société Anonyme
ou "SARL" pour Société Anonyme à Responsabilité Limitée.
• Utilisez des règles de ponctuation standard. Vous pouvez supprimer les signes de
ponctuation en raison du nombre limité de caractères disponibles pour indiquer le nom du
fournisseur et le nom du site fournisseur.

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Chapitre 3 - Page 89
Toute structure envisagée pour le nom de site doit être courte car la place allouée n'est que de
15 caractères. Voici un exemple de structure pour le nom de site :
SS-CCCCCCCC-##
Utilisez un numéro séquentiel pour différencier les divers sites existant dans une même ville.
• Utilisez un nom ou une abréviation de huit caractères pour la ville.
• Utilisez deux chiffres pour l'abréviation du code postal.
Pour des informations sur les formats d'adresse standard utilisés aux Etats-Unis (rues, villes,
Etats et codes postaux), consultez le site Web du service postal américain (US Postal Service).
En paramétrant directement le système avec un format d'adresse correct, vous pourriez ainsi
réaliser des économies.

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Chapitre 3 - Page 90
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre -
Options de numérotation des fournisseurs

Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre - Options de


numérotation des fournisseurs
Vous pouvez affecter automatiquement ou manuellement des numéros aux fournisseurs.
• Les numéros affectés automatiquement n'utilisent que des valeurs numériques.
• Les numéros affectés manuellement utilisent des valeurs numériques ou
alphanumériques.
Si vous décidez d'utiliser la numérotation manuelle, tâchez de ne pas avoir à recourir à un
travail hors ligne, manuel et exécuté sur papier, pour assurer le suivi des numéros des
fournisseurs. Si vous souhaitez donner une forme logique au numéro de fournisseur, veillez à
ne pas ajouter des informations déjà présentes sur le système. Aucun mécanisme de vérification
automatique n'est prévu pour garantir la synchronisation de ces informations. Par exemple, une
société peut faire précéder les numéros des fournisseurs d'une désignation de groupe. Numéros
des fournisseurs de type employé précédés de EE, numéros des fournisseurs de type
administration précédés de AD, etc. Dans la mesure où il existe déjà un champ dans l'onglet
Classement pour conserver les informations sur le type du fournisseur, vous risquez
d'introduire des conflits au niveau des valeurs. Par ailleurs, il n'y aurait pas de possibilité de
reporting sur la partie du numéro de fournisseur ainsi créée.

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Chapitre 3 - Page 91
Lorsque vous utilisez la numérotation automatique, vous pouvez définir le prochain numéro
affecté automatiquement. Par exemple, vous ne voulez pas affecter le numéro "1" au premier
fournisseur mais plutôt 1 000. Certaines implémentations définissent une numérotation
manuelle pour charger le fichier des fournisseurs en cours et pour mettre à jour les numéros de
l'ancien système. A l'issue de l'opération, le numéro automatique suivant est augmenté (peut-
être à 10 000, si 8 000 fournisseurs ont été convertis par exemple) ; il devient alors facile de
distinguer les fournisseurs du système en cours de ceux créés dans Oracle. Si vous passez de la
numérotation manuelle à la numérotation automatique, vérifiez que le prochain numéro
automatique à affecter est redéfini avec une valeur supérieure au plus grand numéro affecté
manuellement. Par exemple, si le plus grand numéro manuel est 11215, le prochain numéro
automatique doit être supérieur ou égal à 11216, voire à 12000.

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Chapitre 3 - Page 92
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre -
Méthodologie de conversion des fournisseurs

Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre - Méthodologie de


conversion des fournisseurs
En l'absence d'interface coopérative, vous devez déterminer le mode de conversion des
enregistrements de fournisseur en cours dans Oracle. Oracle recommande vivement de ne pas
écrire directement dans les tables de base via SQL*Plus ou tout autre outil de programmation.
Cependant, sans interface coopérative, le volume des enregistrements de fournisseur requiert
peut-être une interface automatique. Vous pouvez envisager l'utilisation de programmes de
chargement de données automatiques pour insérer les enregistrements des feuilles de calcul
dans des fenêtres de saisie de données classiques. Dès lors, le système peut mettre à jour les
tables appropriées.
En fonction du nombre total de conversions, du volume des enregistrements, des ressources et
du temps disponibles, vous devrez peut-être déterminer si les conversions doivent être
automatiques ou manuelles. La conversion de 3 000 enregistrements peut être automatique
pour une implémentation, et manuelle pour une autre. Vous aurez peut-être besoin de
constituer un effectif temporaire pour la saisie du volume de données nécessaire à la réalisation
des conversions manuelles. Toutes les conversions menées dans le cadre des applications
doivent être examinées conjointement avec le support technique Oracle pour garantir qu'elles
ne posent pas de problèmes en matière de licence ou de support technique.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 93
Vous devez examiner le fichier des fournisseurs en cours pour déterminer les enregistrements à
convertir. Par exemple, vous pouvez convertir uniquement les fournisseurs avec lesquels vous
avez travaillé au cours des trois ou cinq dernières années.
Vous devez également prendre en considération les conventions de dénomination adoptées
pour les sites et pour les fournisseurs (voir précédemment), afin de nettoyer les enregistrements
relatifs aux fournisseurs avant la conversion. Ainsi, vous aurez la certitude que seules des
données correctes sont saisies dans le nouveau système. Enfin, vous devez consulter les états
standard relatifs aux fournisseurs pour déterminer s'ils peuvent prendre en charge la conversion
de manière appropriée et cohérente. Il sera peut-être nécessaire de développer des états
supplémentaires.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 94
Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre -
Configuration de la télécopie ou de l'email

Autres éléments à prendre en compte pour la mise en oeuvre - Configuration


de la télécopie ou de l'email
Vous avez la possibilité de communiquer les documents d'achat approuvés aux fournisseurs,
sous forme de document imprimé, de télécopie ou d'email.
• Document imprimé - La production de documents d'achat imprimés s'effectue via la
soumission de l'état Imprimer une commande ou de l'état Imprimer commande modifiée,
au format portrait ou paysage.
• Télécopies - Si vous avez installé CommercePath, ou tout logiciel de télécopie
compatible avec le langage FCL (CommercePath Fax Command Language), Oracle
Purchasing peut envoyer automatiquement des télécopies de l'état Imprimer une
commande (portrait et paysage) et de l'état Imprimer commande modifiée (portrait et
paysage).
• Email - Si vous envisagez de retransmettre des documents aux fournisseurs par email,
l'adresse email appropriée doit être indiquée dans l'onglet Informations générales de la
fenêtre Sites fournisseur. Vous pouvez également envoyer une copie du document par
email à votre société, en saisissant l'adresse email appropriée dans l'option de profil PO:
Adresse email secondaire. Vous devrez utiliser la même adresse email pour renvoyer
l'email.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 95
Vous pouvez ajouter des conditions générales génériques à la commande email en les plaçant
dans un fichier texte. Pour identifier l'emplacement du répertoire et le nom du fichier,
définissez les options de profil PO: Chemin de fichier entrant et PO: Nom du fichier des
conditions générales.

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 96
Synthèse

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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 97
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Fournisseurs
Chapitre 3 - Page 98
Factures
Chapitre 4

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Factures
Chapitre 4 - Page 1
Factures

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Factures
Chapitre 4 - Page 2
Flux de l'approvisionnement au règlement

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Factures
Chapitre 4 - Page 3
Objectifs

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Factures
Chapitre 4 - Page 4
Traitements d'Oracle Payables

Traitements d'Oracle Payables


Remarque : Oracle Payables s'insère dans le flux de l'approvisionnement au règlement.
La saisie des fournisseurs devrait être un point acquis à ce stade.

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Factures
Chapitre 4 - Page 5
Flux des valeurs par défaut

Flux des valeurs par défaut


Utiliser les valeurs par défaut
• Les valeurs par défaut définies aux niveaux supérieurs sont répercutées aux niveaux
inférieurs où vous pouvez les remplacer.
• Elles réduisent l'effort de saisie en fournissant automatiquement certaines informations en
fonction des règles et stratégies de l'entreprise. Les valeurs par défaut facultatives (surtout
aux niveaux les plus hauts) ne doivent pas être définies si elles sont souvent remplacées
au niveau des documents.
• Les factures rapprochées de commandes d'achat reçoivent les valeurs par défaut de la
commande d'achat indiquée.
Remarque : Les modifications apportées aux valeurs par défaut s'appliquent uniquement aux
nouveaux enregistrements ; les anciens enregistrements restent inchangés. Par exemple, si les
conditions de règlement sont portées de Net 45 à Net 30, les nouveaux fournisseurs seront par
défaut réglés à 30 jours, tandis que les anciens fournisseurs seront toujours réglés par défaut à
45 jours.

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Factures
Chapitre 4 - Page 6
Types de facture

Types de facture
Standard
Facture provenant d'un fournisseur et représentant le montant des marchandises ou des services
achetés. Une facture standard est rapprochée d'une commande d'achat ou elle n'est pas
rapprochée.
Avoir
Note émise par un fournisseur et représentant un avoir sur des marchandises ou des services.
Note de débit
Facture que vous saisissez pour enregistrer un crédit vis-à-vis d'un fournisseur qui omet de
vous envoyer un avoir.
Valeur par défaut de la commande
Facture que vous saisissez en vue d'un rapprochement avec une commande d'achat. Entrez le
numéro de la commande d'achat et Oracle Payables copie automatiquement les informations
sur le fournisseur qui en découlent. Le type de facture devient Standard après rapprochement.
Rapprochement express
Facture que vous saisissez en vue d'un rapprochement avec une commande d'achat. Entrez le
numéro de la commande d'achat et Oracle Payables copie automatiquement les informations
relatives au fournisseur et aux livraisons ouvertes qui en découlent. Le type de facture devient
Standard après rapprochement.

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Factures
Chapitre 4 - Page 7
Combinée
Facture que vous saisissez en vue d'un rapprochement avec des commandes d'achat et des
factures. Vous pouvez entrer un montant positif ou négatif pour ce type de facture.
Acompte
Facture que vous saisissez pour régler des frais par anticipation à un fournisseur ou à un
employé.
Note de frais
Facture qui représente un montant dû à un employé pour couvrir des dépenses professionnelles.
Retenue de la TVA
Facture que vous saisissez pour reverser des taxes aux services fiscaux concernés.
Intérêt
Si vous autorisez les factures d'intérêts, Oracle Payables calcule automatiquement l'intérêt dû
pour les factures échues et crée des factures d'intérêts pour les fournisseurs sélectionnés.

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Factures
Chapitre 4 - Page 8
Présentation de la saisie de factures

Saisir des factures


Saisie manuelle
En règle générale, la saisie des factures s'effectue dans le Pupitre des factures ou dans la fenêtre
Factures express. Lors de la saisie de ces factures, vous pouvez effectuer un rapprochement
avec des commandes d'achat.
Pupitre des factures
(Fenêtre Lots de factures, fenêtre Factures, fenêtre Ventilations et fenêtres associées).
Le Pupitre des factures permet de saisir une facture directement dans Oracle Payables. Vous
l'utilisez à la place de la fenêtre Factures express lorsque vous saisissez des factures complexes
ou des factures nécessitant une validation en ligne et l'affectation de valeurs par défaut.
Le pupitre des factures est également utile lorsque vous saisissez une facture qui nécessite une
action immédiate, par exemple, un règlement.
Fenêtre Factures express
Cette fenêtre permet de saisir rapidement et en haut volume des factures qui ne nécessitent pas
une validation approfondie ni des valeurs par défaut. Une fois la saisie effectuée, vous importez
ces factures dans Oracle Payables. La validation et l'affectation de valeurs par défaut
s'effectuent au cours de l'importation.

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Factures
Chapitre 4 - Page 9
Création automatique de factures

Création automatique de factures


Factures répétitives
Vous pouvez configurer votre système de telle sorte qu'il crée des factures périodiques (par
exemple, des factures de location).
Factures RTS
Si vous utilisez la fonction Retour au fournisseur d'Oracle Purchasing, le système crée des
notes de débit directement dans Oracle Payables.
Factures d'ajustement rétroactif de prix
Si les utilisateurs d'Oracle Purchasing utilisent la fonction de tarification rétroactive des
commandes d'achat, le système crée automatiquement des factures d'ajustement et des factures
d'ajustement de prix de commande.

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Factures
Chapitre 4 - Page 10
Factures d'ajustement et factures d'ajustement de prix
de commande

Factures d'ajustement et factures d'ajustement de prix de commande


Il existe deux types de facture d'ajustement :
Facture d'ajustement de prix de commande
Cette facture est utilisée pour rétablir l'écart entre le montant de la facture initiale et le nouveau
prix de la commande. La comptabilisation de cette facture déplace tout écart de prix figurant
sur la facture initiale vers le compte d'imputation.
Facture d'ajustement
Cette facture annule les corrections de prix dans Payables ainsi que les factures d'ajustement de
prix de commande. Par conséquent, le document d'ajustement de prix de commande ne peut
être créé que pour un écart entre le montant de la facture initiale et le nouveau prix de la
commande.
Ces factures d'ajustement peuvent avoir un montant positif, négatif ou égal à zéro. Lorsque la
facture initiale et les documents d'ajustement associés sont réglés, cela revient à dire que la
facture initiale a toujours été libellée avec le nouveau prix. Le montant approprié est payé au
fournisseur et la comptabilité est ajustée en conséquence.
Vous ne pouvez pas saisir manuellement ces types de facture, ni les ajuster ou les annuler.
Vous pouvez les consulter, les éditer, les valider, les comptabiliser et les régler.

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Factures
Chapitre 4 - Page 11
Importation de facture

Importation de facture
Notes de frais Oracle Internet Expenses
Notes de frais saisies par les employés via un navigateur Web.
Notes de frais Oracle Payables
Notes de frais saisies par le service de comptabilité fournisseurs dans la fenêtre Notes de frais
AP.
Factures de carte de crédit
Factures relatives aux dépenses par carte de crédit effectuées par les employés. La société
émettrice de la carte de crédit vous envoie ces factures sous la forme d'un fichier plat.
Notes de frais Oracle Projects
Notes de frais liées à un projet et saisies dans Oracle Projects.
Factures EDI
Factures électroniques transférées depuis Oracle e-Commerce Gateway.
Factures provenant de systèmes externes
Factures (par exemple, celles provenant de systèmes propriétaires) chargées via SQL*Loader.

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Factures
Chapitre 4 - Page 12
Factures Oracle Property Manager
Factures de location transférées depuis Oracle Property Manager.
Règlements de crédit-bail Oracle Assets
Règlements de crédit-bail transférés depuis Oracle Assets.

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Factures
Chapitre 4 - Page 13
Affecter une date GL par défaut

Affecter une date GL par défaut


Oracle Payables détermine la période comptable à laquelle appartient une facture ou un
règlement en comparant la date GL de la facture ou du règlement aux fourchettes de dates que
vous avez définies pour vos périodes comptables dans votre calendrier comptable. La date GL
de facture par défaut dépend de l'option "Base de la date GL" d'Oracle Payables. Elle est
automatiquement attribuée par défaut aux nouvelles ventilations ajoutées à la facture. Si vous
précisez une date GL dans le lot de factures, elle s'applique par défaut aux factures que vous
ajoutez au lot. Vous pouvez modifier la date GL pour des ventilations de facture isolées dans la
fenêtre Ventilations. La date GL est enregistrée dans l'en-tête de la facture ; si vous ajoutez des
ventilations le lendemain, elles auront la même date GL.
L'option "Base de la date GL" d'Oracle Payables détermine la date utilisée en tant que date GL.
Pour chaque facture, la date GL par défaut est définie en fonction de l'une des options
suivantes :
• Date de facture
• Date système
• Réception/facture
• Réception/système
(Oracle Payables utilise la date de règlement en tant que date GL pour vos règlements.)

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Factures
Chapitre 4 - Page 14
Présentation de la saisie de factures par lots

Présentation de la saisie de factures par lots


Utilisez des lots de factures pour gérer de manière proactive la saisie manuelle des factures.
Avec une gestion par lots, vous pouvez :
• importer/saisir éventuellement au niveau du lot des valeurs par défaut qui remplacent les
valeurs par défaut du système ou du site fournisseur pour toutes les factures d'un lot,
• suivre les variations entre les nombres et montants de contrôle et ceux qui résultent de la
saisie des factures,
• trouver facilement un lot en ligne et voir le nom de la personne qui a créé le lot et sa date
de création.
Pour importer/saisir des factures par lots, vous devez au préalable activer l'option de profil AP:
Utiliser les contrôles de lots de factures. Lorsque cette option est activée, toutes les nouvelles
factures doivent être saisies dans le cadre d'un lot.
Vous pouvez également utiliser des noms de lot pour regrouper les factures importées.

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Factures
Chapitre 4 - Page 15
Créer des panneaux de contrôle de lot

Créer des panneaux de contrôle de lot


Avant de saisir manuellement un lot de factures, vous pouvez préparer un panneau de contrôle.
Sur la ligne du nombre de contrôle des factures, indiquez combien de factures doivent
normalement être entrées. Sur la ligne du total de contrôle, indiquez le montant total représenté
par ce nombre de factures.
Remarque : La préparation d'un panneau de contrôle de lot est facultative et a lieu en dehors
d'Oracle Payables.

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Factures
Chapitre 4 - Page 16
Structure des factures

Structure des factures


En-tête de facture
Informations de facturation comprenant le type de facture, le nom du fournisseur, le site
fournisseur ainsi que le numéro, la date et le montant de la facture.
Echéancier de paiement
Détails concernant le règlement de la facture : date d'échéance, montant et priorité.
L'échéancier de paiement est créé sur la base des conditions de règlement au moment de
l'enregistrement de l'en-tête de la facture. Un en-tête de facture peut comprendre un ou
plusieurs échéanciers de paiement.
Ventilations
Les détails de la ventilation incluent des informations comptables telles que la date GL, les
comptes d'imputation et les projets concernés. Un en-tête de facture peut comprendre une ou
plusieurs ventilations.
Remarque : Les échéanciers de paiement ne sont pas directement liés aux ventilations et
inversement.

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Factures
Chapitre 4 - Page 17
En-tête de facture

En-tête de facture
Responsabilité Oracle Payables
(N) Factures > Saisie > Lots de factures > (B) Factures ou
(N) Factures > Saisie > Factures
Type de facture
Détermine les caractéristiques de la facture. Par exemple : Standard, Valeur par défaut de la
commande, Avoir, Note de débit, etc.
Fournisseur/Numéro fournisseur
Entrez le nom du fournisseur ou son numéro.
Site fournisseur
Indiquez le site fournisseur auquel vous enverrez le règlement de la facture. Oracle Payables
utilisera l'adresse de ce site pour le règlement.
Date de facture
Entrez la date de la facture. Le format de ce champ est contrôlé par l'option de profil ICX:
Masque du format de date.
Selon la configuration des options dans Oracle Payables, il se peut que la date de facture que
vous entrez soit utilisée en tant que date d'échéance ou date GL par défaut. Si l'option Base de
la date GL a pour valeur Facture (Date), vous devez entrer une date de facture comprise dans
une période ouverte ou future. Si vous entrez une date comprise dans une période future,

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Factures
Chapitre 4 - Page 18
Oracle Payables affiche un message d'avertissement. Lorsque vous lancez le processus
Validation de facture, Oracle Payables applique à la facture un blocage de Période future. Ce
blocage empêche le règlement de la facture et la création des pièces comptables
correspondantes.
Numéro de facture
Entrez le numéro de la facture envoyée par le fournisseur ou acceptez le numéro par défaut
proposé par Oracle Payables (la date du jour) en passant au champ suivant. Oracle Payables ne
permet pas d'entrer deux numéros de facture identiques pour le même fournisseur.
Montant
Entrez le montant total de la facture comprenant la TVA, le transport et les frais divers.
Description
Si vous le souhaitez, fournissez une description de la facture. Ce texte apparaîtra sur l'avis de
paiement et éventuellement dans le Grand Livre.
Conditions de règlement
Oracle Payables utilise les conditions de règlement pour calculer automatiquement les dates
d'échéance, les dates d'escompte et les montants d'escompte correspondant à chaque facture
saisie. Les conditions de règlement sont déterminées par défaut par le site fournisseur. Si vous
devez les modifier et que les nouvelles conditions ne figurent pas dans la liste de valeurs, vous
pouvez définir des conditions supplémentaires dans la fenêtre Conditions de règlement.
Mode de règlement
Mode de règlement que vous utilisez le plus fréquemment pour les factures. Le mode de
règlement par défaut est déterminé par le site fournisseur. Si vous êtes souvent amené à
modifier le mode de règlement, envisagez de changer sa valeur par défaut au niveau du site
fournisseur.
• Chèque - Vous pouvez utiliser un règlement manuel, un règlement express ou un lot de
règlements.
• Interne - Permet d'enregistrer les règlements de factures à des fournisseurs internes.
• Virement électronique - Vous générez un fichier de règlements électroniques que vous
remettez à votre banque, laquelle crée les paiements. Utilisez le mode Virement
électronique si la facture est réglée par virement ou par EDI.
• Transmission bancaire - Permet d'enregistrer manuellement un transfert de fonds entre
votre banque et la banque du fournisseur.

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Factures
Chapitre 4 - Page 19
Types de ventilation des factures

Types de ventilation des factures


Chaque ventilation de factures ne peut avoir qu'un seul type.
Article
Identifie le montant facturé par un fournisseur pour les marchandises ou services achetés.
TVA
Identifie la TVA et les autres taxes dues sur les marchandises ou services achetés.
Transport
Identifie le montant facturé par un fournisseur pour l'expédition et la manutention.
Divers
Identifie le montant facturé pour des frais divers.
Retenue
Identifie le montant des taxes retenues sur une facture.
Acompte
Identifie le montant réglé à titre d'acompte sur une facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 20
Ventilations des factures

Ventilations des factures


Entrez les ventilations d'une facture pour affecter le montant total à différents comptes
d'imputation ou d'immobilisations. Chaque facture peut avoir une ou plusieurs ventilations.
Les ventilations sont saisies de plusieurs manières. Au cours du processus de validation par
Oracle Payables, le montant de la facture est comparé au montant total ventilé. Si les deux
montants ne sont pas identiques, la facture est bloquée pour écart de ventilation.
Type
Sélectionnez un type de ventilation. Si vous utilisez la valorisation périodique et devez inclure
le coût des taxes, du transport et des frais divers associés à une réception, vous devez utiliser la
fenêtre Répartition pour affecter ces ventilations à une ligne de ventilation créée par le
processus de rapprochement.
Montant
Montant de la ventilation.
Code TVA
Code TVA ou groupe de taxes associé à la ventilation. Oracle Payables fournit une valeur par
défaut basée sur la hiérarchie de valeurs par défaut du code TVA définie dans la fenêtre
Options d'Oracle Payables.

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Factures
Chapitre 4 - Page 21
Date GL
La date GL de ventilation est par défaut la date GL de la facture. Vous pouvez remplacer la
valeur par défaut et indiquer une date GL de ventilation comprise dans une période ouverte ou
future. Oracle Payables utilise la date GL pour déterminer la période comptable concernée par
la dépense.
Si vous modifiez la date GL dans la fenêtre Factures, Oracle Payables ne modifie pas la date
GL des ventilations existantes. Si vous voulez mettre à jour la date GL d'une facture, modifiez
la date GL de chaque ventilation dans la fenêtre Imputations.
Compte
Compte à imputer lorsque vous créez une pièce comptable pour cette ventilation. Il s'agit
généralement d'un compte d'imputation, d'un compte d'immobilisations ou d'un compte de
provisions. Si vous effectuez un rapprochement avec une commande d'achat ou que vous entrez
des informations liées à un projet, ce compte est créé automatiquement. Si vous effectuez un
rapprochement avec une commande d'achat qui mentionne une destination de type Charges
dans l'imputation, le processus de rapprochement copie ce compte sur la ligne de ventilation de
la facture. Si vous effectuez un rapprochement avec une livraison de commande d'achat qui
mentionne une destination de type Stock dans l'imputation, ce compte sera le compte de
provisions créé au moment de la saisie de la commande d'achat.
Actif
Si vous indiquez un compte d'immobilisation, Oracle Payables coche automatiquement la case
Actif et vous ne pouvez pas la désélectionner. Si vous indiquez un compte d'imputation et que
vous souhaitez transférer la ventilation à Oracle Assets, cochez la case Actif. Il convient de
souligner que l'activation de cette case à cocher ne signifie pas que la ligne de ventilation sera
envoyée à Oracle Fixed Assets.
Description
Description de la ventilation. Cette description n'apparaît pas sur le titre de paiement ni sur
l'avis de paiement. Dans le cas des ventilations de type Article saisies manuellement, la valeur
par défaut est la description de la facture. Pour les ventilations de taxes, la valeur par défaut est
le code TVA. Pour les ventilations créées par ventilations comptables, la valeur par défaut est
la description de la ligne de ventilation comptable. Pour les ventilations créées par
rapprochement avec une commande d'achat, la valeur par défaut est la description de la ligne
de commande.
Statut
Statut de validation de la ventilation.
Comptabilisé
Oracle Payables affiche Oui ou Non pour indiquer si les pièces comptables correspondant à la
ventilation ont été créées.
Projet/Tâche/Dépense
Si Oracle Projects est installé, associez une facture à un projet pour imputer les dépenses d'une
facture à un projet, une tâche ou une organisation spécifique. Le système utilise les
informations de projet que vous entrez pour créer une combinaison de compte dans la
ventilation de la facture.
Si vous entrez des informations de projet, vous devez saisir une valeur dans le champ Tâche
excepté si vous avez effectué un rapprochement avec une commande d'achat pour laquelle les
informations de projet ont un ID tâche ayant pour valeur NULL. Une commande d'achat ne
peut être définie avec un ID tâche NULL que si sa destination est le stock ou l'atelier. Dans ce
cas, les informations de projet sont utilisées par Oracle Project Manufacturing.

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Factures
Chapitre 4 - Page 22
Si vous utilisez des projets, vous devez modifier les workflow du générateur de comptes
d'Oracle Payables et d'Oracle Purchasing. Si vous ne modifiez pas ces workflow, vous ne
pourrez pas enregistrer une commande d'achat ou une facture dont la ventilation est liée à un
projet. Le workflow crée la combinaison de compte d'imputation en fonction des informations
de projet fournies dans la ligne de ventilation de la facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 23
Méthodes de saisie des ventilations

Méthodes de saisie des ventilations


Il est possible de créer les ventilations des factures de plusieurs manières. La saisie manuelle
n'est qu'une possibilité.
Saisie manuelle
Ajoutez manuellement les ventilations à la facture.
Ventilation comptable
Une ventilation comptable ressemble à un modèle où les ventilations de facture sont
configurées une fois pour toutes. Vous pouvez ensuite créer automatiquement les ventilations
depuis le modèle vers les factures.
Rapprochement
Le rapprochement avec des commandes d'achat et des factures standard crée des ventilations de
factures.
Validation de facture
Si vous utilisez la retenue automatique ou le calcul automatique des taxes, le processus de
validation par Oracle Payables peut ajouter des ventilations de factures.
Affectation
Utilisez la fenêtre Affectation pour créer des ventilations de taxes, de transport et de frais
divers. Il est possible d'ajouter des ventilations de taxes et de transport isolées en précisant les
montants ventilés dans l'en-tête des factures.

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Factures
Chapitre 4 - Page 24
Exercice - Créer des panneaux de type dossier pour les fenêtres
En-tête de la facture et Ventilation des factures
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez créer des panneaux de type dossier pour les fenêtres En-tête
de la facture et Ventilation des factures.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Factures.

2. Créez un dossier de niveau en-tête de facture.

3. Sauvegardez votre travail.

4. Créez un dossier de niveau ventilation des factures qui inclut les informations suivantes :
− Nom = XXFolder
− Interrogation automatique = Jamais
− Ouvrir par défaut = Case cochée

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Factures
Chapitre 4 - Page 25
Solution - Créer des panneaux de type dossier pour les fenêtres
En-tête de la facture et Ventilation des factures
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez créer des panneaux de type dossier pour les fenêtres En-tête
de la facture et Ventilation des factures.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Créer un dossier de niveau en-tête de facture

1. Accédez à la fenêtre Factures.

• (N) Factures > Saisie > Factures

2. Fermez le panneau Rechercher.

3. Créez un dossier de niveau en-tête de facture.

• Placez le curseur dans le champ Montant retenu.

• (M) Dossier > Afficher le champ

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Factures
Chapitre 4 - Page 26
4. Ajoutez les champs suivants :
− Créer des ventilations de frais de transport
− Montant transport
− Compte fournisseur
− Payer séparément

Remarque : Les champs que vous affichez apparaissent à droite du champ dans lequel vous
placez le curseur.

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Factures
Chapitre 4 - Page 27
5. Sauvegardez le dossier.
− (M) Dossier > Enregistrer sous
− Nom = XXFolder
− Interrogation automatique = Jamais
− Ouvrir par défaut = Case cochée

6. (B) OK

Créer un dossier de niveau ventilation

Créez un dossier de niveau ventilation des factures qui inclut les informations ci-après.

7. Placez le curseur dans le champ Date GL.

• (M) Dossier > Afficher le champ

8. Ajoutez le champ Actif.

9. Sauvegardez le dossier.

• (M) Dossier > Enregistrer sous


− Nom = XXFolder
− Interrogation automatique = Jamais
− Ouvrir par défaut = Case cochée

10. (B) OK

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Factures
Chapitre 4 - Page 28
Exercice - Saisir une facture et la ventiler dans deux services
Présentation
Vous avez reçu plusieurs factures de la société XXIBM Corporation et vous allez les saisir dans
Oracle Payables. La première de ces factures doit être ventilée dans deux services de votre
entreprise.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Lots de factures.

2. Saisissez la facture suivante :

Nom du Numéro Montant Champ Conditions de


fournisseur facture de la facture Description règlement
XXIBM 1000 10000 Cadeau Immédiatement
Corporation promotionnel

3. Saisissez les ventilations de factures d'après le tableau suivant :

Num. Type Montant Code TVA Compte


1 Article 4000 Laisser ce 01-402-7110-0000-000
champ vide
2 Article 6000 Laisser ce 01-404-7110-0000-000
champ vide

4. Sauvegardez votre travail.

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Factures
Chapitre 4 - Page 29
Solution - Saisir une facture et la ventiler dans deux services
Présentation
Vous avez reçu plusieurs factures de la société XXIBM Corporation et vous allez les saisir dans
Oracle Payables. La première de ces factures doit être ventilée dans deux services de votre
entreprise.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir un en-tête de lot pour les mouvements

1. Accédez à la fenêtre Lots de factures.

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures


− Nom du lot = XXBatch
− Conditions de règlement = Immédiatement

2. (B) Factures

Saisir la facture n° 1000

3. (B) Factures

4. Saisissez une facture en utilisant les informations suivantes :

Nom du Numéro Montant Champ Conditions de


fournisseur facture de la facture Description règlement
XXIBM 1000 10000 Cadeau Immédiatement
Corporation promotionnel

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Factures
Chapitre 4 - Page 30
Ventiler une facture entre deux services

5. (B) Ventilations

6. Saisissez les ventilations de factures d'après le tableau suivant :

Num. Type Montant Code TVA Compte


1 Article 4000 Laisser ce 01-402-7110-0000-000
champ vide
2 Article 6000 Laisser ce 01-404-7110-0000-000
champ vide

7. Sauvegardez

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Factures
Chapitre 4 - Page 31
Exercice - Saisir une facture pour une immobilisation
Présentation
Vous avez reçu la facture n° 2000 pour l'achat d'une immobilisation. Saisissez la facture dans
Oracle Payables. Au cours de cet exercice, vous allez saisir une facture relative à une
immobilisation.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Lots de factures.

2. Recherchez votre lot de factures et saisissez la facture suivante :

Type de Nom du Numéro Montant de Description Conditi


facture fournisseur facture la facture ons
Standard XXIBM 2000 40000 Serveur Net 30
Corporation

3. Saisissez les ventilations de la facture d'après le tableau suivant :

Num. Type Montant Code TVA Compte


1 Article 40000 Laisser ce champ 01-000-1570-0000-000
vide

4. Sauvegardez votre travail.

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Factures
Chapitre 4 - Page 32
Solution - Saisir une facture pour une immobilisation
Présentation
Vous avez reçu la facture n° 2000 pour l'achat d'une immobilisation. Saisissez la facture dans
Oracle Payables. Au cours de cet exercice, vous allez saisir une facture relative à une
immobilisation.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir une facture pour une immobilisation

1. Accédez à la fenêtre Lots de factures.

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

2. Recherchez votre lot de factures et saisissez la facture suivante :

Type de Nom du Numéro Montant de Description Conditi


facture fournisseur facture la facture ons
Standard XXIBM 2000 40000 Serveur Net 30
Corporation

3. (B) Ventilations

4. Saisissez les ventilations de la facture d'après le tableau suivant :

Num. Type Montant Code TVA Compte


1 Article 40000 Laisser ce champ 01-000-1570-0000-000
vide

5. Sauvegardez.

Notez que la case Actif est cochée. Pourquoi pensez-vous qu'elle est cochée ?

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Factures
Chapitre 4 - Page 33
Créer des ventilations comptables

Configurer des ventilations comptables


Vous pouvez affecter une ventilation comptable par défaut à un site fournisseur afin qu'Oracle
Payables l'utilise pour chaque facture que vous saisissez pour ce site. Si vous n'affectez pas de
ventilation comptable par défaut à un site fournisseur, vous avez toujours la possibilité de
l'affecter à une facture au moment de la saisie de cette dernière.
Utilisez des ventilations comptables complètes avec des montants en pourcentage définis ou
utilisez des modèles de ventilation comptable pour créer des ventilations sans montant de
ventilation défini. Par exemple, une ventilation comptable complète pour une facture de
location affecte 70 % du montant de la facture au compte de frais du site de vente et 30 % au
compte de frais du site d'administration. Pour la même facture, un modèle de ventilation
comptable crée une ventilation pour le compte de frais du site de vente et une ventilation pour
le compte de frais du site d'administration en laissant les montants à zéro. Vous pouvez ensuite
entrer les montants au cours de la saisie de la facture en fonction de variables telles que
l'effectif de chaque groupe pour le mois concerné.
Si vous activez et utilisez un champ utilisateur flexible avec les lignes de ventilation
comptable, les données de ce champ utilisateur flexible sont copiées dans les ventilations de
facture créées par la ventilation comptable.

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Factures
Chapitre 4 - Page 34
Saisir des factures en utilisant des ventilations comptables

Ventilations comptables
Vous ne pouvez fournir des informations comptables qu'à partir d'une seule des origines
suivantes : ventilation comptable, commande d'achat, champ Compte, affectation d'une ligne
autre qu'une ligne d'article, informations Oracle Projects. Dans le cas contraire, la facture est
rejetée lors de l'importation. L'importation rejette l'enregistrement de la facture si vous utilisez
un modèle de ventilation comptable et la fonction Allouer pour la même ligne.

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Factures
Chapitre 4 - Page 35
Exercice - Créer une ventilation comptable
Présentation
Vous recevez souvent des factures pour lesquelles la comptabilisation est généralement
identique. Le contrôleur vous a demandé de configurer une ventilation comptable pour permettre
la génération automatique des pièces comptables associées à certaines factures. Au cours de cet
exercice, vous allez créer des ventilations comptables.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Ventilations comptables.


− Nom = XXUtilities
− Description = Ventilation comptable XXUtilities

2. Saisissez les ventilations d'après le tableau suivant :

Num. % Compte Description


1 25 01-402-7410-0000-000 Services généraux - Région Est
2 50 01-404-7410-0000-000 Services généraux - Région Ouest
3 25 01-410-7410-0000-000 Services généraux - Gestion

3. Sauvegardez votre travail.

4. Accédez à la fenêtre Ventilations comptables.


− Nom = XXSkeleton
− Description = Modèle de ventilation comptable XXUtilities

5. Saisissez les ventilations d'après le tableau suivant :

Num. % Compte Description


1 0 01-402-7410-0000-000 Services généraux - Région Est
2 0 01-404-7410-0000-000 Services généraux - Région Ouest
3 0 01-410-7410-0000-000 Services généraux - Gestion

6. Sauvegardez votre travail.

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Factures
Chapitre 4 - Page 36
Solution - Créer une ventilation comptable
Présentation
Vous recevez souvent des factures pour lesquelles la comptabilisation est généralement
identique. Le contrôleur vous a demandé de configurer une ventilation comptable pour permettre
la génération automatique des pièces comptables associées à certaines factures. Au cours de cet
exercice, vous allez créer des ventilations comptables.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Créer une ventilation comptable complète

1. Accédez à la fenêtre Ventilations comptables.

• (N) Configurer > Facture > Ventilations comptables


− Nom = XXUtilities
− Description = Ventilation comptable XXUtilities

2. Saisissez les ventilations d'après le tableau suivant :

Num. % Compte Description


1 25 01-402-7410-0000-000 Services généraux - Région Est
2 50 01-404-7410-0000-000 Services généraux - Région
Ouest
3 25 01-410-7410-0000-000 Services généraux - Gestion

Notez que lorsque le total est égal à 100 %, le champ Type a pour valeur Complet.

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Factures
Chapitre 4 - Page 37
3. Sauvegardez.

Créer un modèle de ventilation comptable

4. Accédez à la fenêtre Ventilations comptables.

• (N) Configurer > Facture > Ventilations comptables


− Nom = XXSkeleton
− Description = Modèle de ventilation comptable XXUtilities

5. Saisissez les ventilations d'après le tableau suivant :

Num. % Compte Description


1 0 01-402-7410-0000-000 Services généraux - Région Est
2 0 01-404-7410-0000-000 Services généraux - Région Ouest
3 0 01-410-7410-0000-000 Services généraux - Gestion

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Factures
Chapitre 4 - Page 38
6. Notez que lorsque le pourcentage est égal à 0 %, le champ Type a pour valeur Modèle.

7. Sauvegardez.

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Factures
Chapitre 4 - Page 39
Exercice - Saisir une facture en utilisant une ventilation comptable
Présentation
Vous avez reçu une facture. Saisissez-la dans le système via la ventilation comptable complète.
Au cours de cet exercice, vous allez saisir une facture en utilisant une ventilation comptable.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Lots de factures.

2. Recherchez le lot de factures et saisissez la facture suivante :

Type Nom du fournisseur Numéro Montant Ventilation


facture de la facture comptable
Standard XXIBM Corporation 3000 2567.59 XXUtilities

3. Vérifiez les ventilations comptables.

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Factures
Chapitre 4 - Page 40
Solution - Saisir une facture en utilisant une ventilation comptable
Présentation
Vous avez reçu une facture. Saisissez-la dans le système via la ventilation comptable complète.
Au cours de cet exercice, vous allez saisir une facture en utilisant une ventilation comptable.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir une facture en utilisant une ventilation comptable

1. Accédez à la fenêtre Lots de factures.

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

2. Recherchez le lot de factures et saisissez la facture suivante :

Type Nom du fournisseur Numéro Montant Ventilation


facture de la facture comptable
Standard XXIBM Corporation 3000 2567.59 XXUtilities

Remarque : Si vous avez sauvegardé la facture avant de saisir ce champ, vous ne pourrez
pas entrer de ventilation comptable dans ce champ. Vous devrez supprimer la facture et
recommencer la procédure.

Vérifier les ventilations de facture

3. (B) Ventilations

4. Dans la fenêtre Ventilations, vérifiez que le total de ventilation correspond au montant de la


facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 41
Entrer les ventilations des frais de transport d'une facture

Entrer les ventilations des frais de transport d'une facture


Créer automatiquement une seule imputation de frais de transport
Si vous cochez la case Créer des ventilations de frais de transport dans la fenêtre Factures,
Oracle Payables crée automatiquement une ventilation unique qui utilise le montant des frais
de transport et le compte que vous indiquez pour une facture.
Si vous voulez qu'un compte de frais de transport soit proposé par défaut et que la case Créer
des ventilations de frais de transport soit automatiquement cochée dans la fenêtre Factures
pendant la saisie de factures, définissez les options suivantes d'Oracle Payables :
• Activez l'option Créer automatiquement des ventilations de frais de transport.
• Entrez un compte de frais de transport par défaut. Par défaut, Oracle Payables utilise ce
compte de transport pour les factures. Vous pouvez indiquer un autre compte au moment
de la saisie d'une facture.
Si vous avez l'habitude de répartir les frais de transport sur les ventilations de facture ou de
saisir manuellement les ventilations de frais de transport, n'activez pas l'option Créer
automatiquement des ventilations de frais de transport.

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Factures
Chapitre 4 - Page 42
Affecter les frais de transport
La fenêtre Ventilations frais vous permet de créer automatiquement des ventilations de taxes,
de frais de transport et de frais divers. Dans cette fenêtre, indiquez les informations suivantes :
• Montant et type de frais (transport, taxes ou divers).
• Ventilations auxquelles les frais seront affectés.
• Montant des frais associé à chaque ventilation. Vous pouvez indiquer un montant exact
pour chaque ventilation ou un prorata de répartition entre les ventilations sélectionnées en
cochant la case Prorata.
Entrer manuellement les frais de transport
Ouvrez la fenêtre Ventilations, choisissez le type de ventilation Transport et indiquez le
montant et le compte d'imputation.

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Factures
Chapitre 4 - Page 43
Exercice - Créer une ventilation des frais de transport
Présentation
Vous avez reçu une facture de la part de votre fournisseur. Saisissez la facture et ajoutez une
seule ventilation des frais de transport via la fonctionnalité Créer des ventilations de frais de
transport. Au cours de cet exercice, vous allez créer une ventilation des frais de transport.

XXIBM Corporation Facture n° 16000


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
1 Ordinateur de bureau Dell 2500,00 2500,00
Dimension

Affectez les conditions de


règlement 2/10 Net 30. Affectez Sous-total 2500,00
le code 01-110-7530-0000-000
à l'ordinateur de bureau. Livraison 35,00
Utilisez un compte de transport
approprié pour le transport. TVA 0

Total 2535,00

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Factures.

2. Recherchez votre lot.

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Factures
Chapitre 4 - Page 44
3. Saisissez la facture suivante :

Type Fournisseur Numéro Montant de Description Conditions


facture la facture
Standard XXIBM 16000 2535 1 ordinateur de 2/10 Net 45
Corporation 2 500,00 $,
frais de transport de
35,00 $

4. Cochez la case Créer des ventilations de frais de transport. Oracle Payables affiche la fenêtre
Transport.
− Compte = 01-110-7220-0000-000

5. Vérifiez les ventilations de frais de transport.

6. Ajoutez une ventilation d'après le tableau suivant :

Num. Type Montant Compte Description


2 Article 2500 01-110-7530-0000-000 Ordinateur PC

7. Sauvegardez votre travail.

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Factures
Chapitre 4 - Page 45
Solution - Créer une ventilation des frais de transport
Présentation
Vous avez reçu une facture de la part de votre fournisseur. Saisissez la facture et ajoutez une
seule ventilation des frais de transport via la fonctionnalité Créer des ventilations de frais de
transport. Au cours de cet exercice, vous allez créer une ventilation des frais de transport.

XXIBM Corporation Facture n° 16000


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
1 Ordinateur de bureau Dell 2500,00 2500,00
Dimension

Affectez les conditions de


règlement 2/10 Net 30. Affectez Sous-total 2500,00
le code 01-110-7530-0000-000
à l'ordinateur de bureau. Livraison 35,00
Utilisez un compte de transport
approprié pour le transport. TVA 0

Total 2535,00

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir une facture avec le transport

1. Accédez à la fenêtre Factures.

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

2. Recherchez votre lot et ouvrez la fenêtre Factures.

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Factures
Chapitre 4 - Page 46
3. Saisissez la facture suivante :

Type Fournisseur Numéro Montant de Description Conditions


facture la facture
Standard XXIBM 16000 2535 1 ordinateur de 2/10 Net 45
Corporation 2 500,00 $,
frais de transport
de 35,00 $

Remarque : Si le champ Montant transport et la case à cocher Créer des ventilations de frais
de transport ne s'affichent pas, utilisez (M) Outils > Afficher le champ pour les afficher.
− Montant transport = 35

4. Cochez la case Créer des ventilations de frais de transport. Oracle Payables affiche la fenêtre
Transport.
− Compte = 01-110-7220-0000-000

Vérifier la ventilation des frais de transport

5. (B) Ventilations

6. Notez que la ligne transport a été saisie.

7. Ajoutez une ventilation d'après le tableau suivant :

Num. Type Montant Compte Description


2 Article 2500 01-110-7530-0000-000 Ordinateur PC

8. Sauvegardez.

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Factures
Chapitre 4 - Page 47
Allouer les frais de transport, les taxes et les frais divers

Allouer les frais de transport, les taxes et les frais divers


Vous pouvez utiliser la fenêtre Ventilation frais pour :
• créer et allouer des ventilations de taxes, de frais de transport ou de frais divers,
• allouer une ventilation existante de taxes, de frais de transport ou de frais divers à une ou
plusieurs ventilations afin de consigner les coûts pour la valorisation périodique,
• consulter et mettre à jour les allocations de frais existantes.
Vous pouvez :
• allouer des taxes à des ventilations de frais de transport, de frais divers, d'articles et
d'acomptes,
• allouer des ventilations de frais de transport et de frais divers uniquement à des lignes
d'article (vous ne pouvez pas, par exemple, allouer des frais de transport à des lignes de
taxes).
Vous ne pouvez pas :
• allouer une ventilation quelconque à elle-même,
• allouer une ventilation d'articles à une ventilation d'un autre type,
• allouer partiellement un montant de frais ; vous ne pouvez enregistrer l'allocation que si
la totalité du montant est allouée.

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Factures
Chapitre 4 - Page 48
Créer des ventilations par répartition dans le pupitre des factures

Créer des ventilations par répartition


Les ventilations de frais que vous créez sont des ventilations de taxes, de frais de transport et
de frais divers allouées. L'allocation associe des frais au coût d'un article dans le cadre d'une
réception. Ces informations de répartition permettent d'enregistrer le coût total d'un article reçu
si vous utilisez une des options de valorisation périodique disponibles dans Oracle Cost
Management.
Dans la fenêtre Ventilations frais, indiquez les informations suivantes :
• Montant et type de frais (transport, taxes ou divers).
• Ventilations auxquelles les frais seront alloués.
• Montant des frais associé à chaque ventilation. Vous pouvez soit indiquer un montant
exact à allouer à chaque ventilation, soit répartir au prorata le montant des frais entre
toutes les ventilations sélectionnées.
Pour chaque ventilation sélectionnée, Oracle Payables crée une ventilation de frais et enregistre
la répartition. La nouvelle ventilation utilise le même compte GL que la ventilation à laquelle
vous allouez les frais. Une fois qu'Oracle Payables a créé la ventilation, vous pouvez mettre à
jour le compte à tout moment avant la comptabilisation de la facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 49
Par exemple, sur une facture de 110 $, vous souhaitez allouer 10 $ de frais divers à deux
ventilations d'articles. Saisissez la facture de 110 $ et entrez deux ventilations d'articles, une de
75 $ et une de 25 $. Répartissez au prorata les frais divers de 10 $ entre les deux ventilations
d'articles. Oracle Payables crée deux ventilations de frais divers, une de 7,50 $ et une de 2,50 $.
Les ventilations de frais divers utilisent le même compte que les ventilations d'articles.
Remarque : Si vous effectuez un rapprochement avec une livraison ou une réception de
commande, vous avez la possibilité de procéder à la répartition directement dans la fenêtre de
rapprochement, sans accéder à la fenêtre Ventilations. Si vous effectuez le rapprochement avec
une imputation de commande, allouez les frais de transport et les frais divers dans la fenêtre
Allouer.

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Factures
Chapitre 4 - Page 50
Créer des ventilations de taxes en effectuant la répartition
sur des ventilations de factures

Créer des ventilations de taxes


Les nouvelles ventilations de taxes utilisent le même compte GL que les ventilations autres que
les ventilations de taxes auxquelles elles sont allouées. Vous pouvez mettre à jour le compte
une fois qu'Oracle Payables a créé les nouvelles ventilations de taxes. Notez que vous pouvez
également exécuter cette fonctionnalité automatiquement sous certaines conditions.
Lors du processus de validation de facture, Oracle Payables utilise les taux de TVA associés
aux codes TVA afin de vérifier que le montant de TVA est conforme aux tolérances que vous
avez définies. Par conséquent, vous devez toujours vous assurer que les lignes autres que les
lignes de type Taxe sont définies avec les codes TVA appropriés.

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Factures
Chapitre 4 - Page 51
Exercice - Créer un code TVA
Présentation
Les factures des produits et services que vous achetez à des fournisseurs mentionnent souvent la
TVA. Pour les factures qui ne comportent pas de TVA, vous devez souvent enregistrer une TVA
à provisionner. Définissez une TVA avec un taux de 10 % dans Accounts Payable. Au cours de
cet exercice, vous allez créer un code TVA.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Codes TVA.

2. Créez un code TVA reposant sur les informations suivantes :


− Code TVA = XXCA-Sales Tax
− Type TVA = Ventes
− Taux = 10

3. (O) Autre. Saisissez les informations suivantes :


− Description = Taxe standard de Californie
− Compte GL = 01-000-2520-0000-000

4. Sauvegardez votre travail.

5. Accédez au panneau de lancement standard d'états.

6. Vérifiez le traitement une fois son exécution terminée.

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Factures
Chapitre 4 - Page 52
Solution - Créer un code TVA
Présentation
Les factures des produits et services que vous achetez à des fournisseurs mentionnent souvent la
TVA. Pour les factures qui ne comportent pas de TVA, vous devez souvent enregistrer une TVA
à provisionner. Définissez une TVA avec un taux de 10 % dans Accounts Payable. Au cours de
cet exercice, vous allez créer un code TVA.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Créer un code TVA

1. Accédez à la fenêtre Codes TVA.

• (N) Configurer > TVA > Codes


− Code TVA = XXCA-Sales Tax
− Type TVA = Ventes
− Taux = 10

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Factures
Chapitre 4 - Page 53
2. (O) Autre
− Description = Taxe standard de Californie
− Compte GL = 01-000-2520-0000-000

3. Sauvegardez.

Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 54
Lancer l'état Liste des codes TVA

4. Accédez au panneau de lancement standard d'états.

• (N) Autres > Traitements > Lancer


− Nom = Liste des codes TVA
− N'incluez pas les codes TVA désactivés.

5. Vérifiez le traitement une fois son exécution terminée.

Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 55
Restrictions de ventilation

Restrictions de ventilation
Factures annulées
Vous ne pouvez pas modifier les ventilations si la facture est annulée.
Factures réglées
Si la facture est partiellement ou complètement réglée et que l'option "Autoriser les ajustements
sur les factures payées" d'Oracle Payables n'est pas activée, vous ne pouvez pas créer de
nouveaux frais dans la fenêtre Affectations.
Acomptes rapprochés
Si une facture d'acompte a été partiellement ou totalement rapprochée, vous ne pouvez pas
créer de nouveaux frais dans la fenêtre Affectations.
Articles rapprochés de plusieurs imputations de commande
Les ventilations d'articles multiples rapprochées chacune d'une imputation de commande
différente ne peuvent pas recevoir d'affectations à partir d'une seule ventilation de taxe non
récupérable.
Affectations comptabilisées
Vous ne pouvez pas ajuster une affectation après avoir comptabilisé les frais.

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Factures
Chapitre 4 - Page 56
Exercice - Répartir la TVA sur les lignes de ventilation
Présentation
Vous avez reçu une facture de la part de votre fournisseur. Saisissez-la dans le système et
répartissez la TVA dans la ventilation des dépenses. Au cours de cet exercice, vous allez répartir
la TVA sur les lignes de ventilation.

XXIBM Corporation Facture n° 14000


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
6 Ordinateurs portables 5000,00 30000,00
Dell Inspiron 8600 196,66 1180,00
6 Sacoches en cuir 12,00 72,00
6 Disquettes

Répartissez la TVA XXCA-Sales de


manière égale entre toutes les ventilations. Sous-total 31252,00
Affectez le code 01-000-1570-0000-000
aux ordinateurs portables, le code Livraison 35,00
01-110-7530-0000-000 aux sacoches
et le code 01-110-7740-0000-000 aux TVA 3125,20
disquettes.
Total 34377,20

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Factures.

2. Saisissez la facture suivante :

Type Fournisseur Numéro Montant Description


facture de la facture
Standard XXIBM Corporation 14000 34377.20 Matériel
informatique

Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 57
3. Saisissez les ventilations de la facture d'après le tableau suivant :

Num. Type Montant Compte Description


1 Article 30000 01-000-1570-0000-000 6 ordinateurs portables
2 Article 1180 01-110-7530-0000-000 Sacoches
3 Article 72 01-110-7740-0000-000 Boîtes de disquettes

4. Répartissez la TVA.

5. Répartissez au prorata le montant total de la TVA, soit 3 125,20, entre les ventilations de la
facture.
− Type = TVA
− Code TVA = XXCA-Sales Tax
− Prorata = Case cochée
− Montant = 3125,20

6. Vérifiez les ventilations créées pour la facture.

Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 58
Solution - Répartir la TVA sur les lignes de ventilation
Présentation
Vous avez reçu une facture de la part de votre fournisseur. Saisissez-la dans le système et
répartissez la TVA dans la ventilation des dépenses. Au cours de cet exercice, vous allez répartir
la TVA sur les lignes de ventilation.

XXIBM Corporation Facture n° 14000


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
6 Ordinateurs portables 5000,00 30000,00
Dell Inspiron 8600 196,66 1180,00
6 Sacoches en cuir 12,00 72,00
6 Disquettes

Répartissez la TVA XXCA-Sales de


manière égale entre toutes les ventilations. Sous-total 31252,00
Affectez le code 01-000-1570-0000-000
aux ordinateurs portables, le code Livraison 35,00
01-110-7530-0000-000 aux sacoches
et le code 01-110-7740-0000-000 aux TVA 3125,20
disquettes.
Total 34377,20

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir une facture

1. Accédez à la fenêtre Factures.

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

2. Saisissez la facture suivante :

Type Fournisseur Numéro Montant Description


facture de la facture
Standard XXIBM Corporation 14000 34377.20 Matériel
informatique

Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 59
Saisir les ventilations de la facture

3. (B) Ventilations

4. Saisissez les ventilations d'après le tableau suivant :

Num. Type Montant Compte Description


1 Article 30000 01-000-1570-0000-000 6 ordinateurs portables
2 Article 1180 01-110-7530-0000-000 Sacoches
3 Article 72 01-110-7740-0000-000 Boîtes de disquettes

Répartir la TVA

5. (B) Répartir

6. Répartissez au prorata le montant total de la TVA, soit 3 125,20, entre les ventilations de la
facture.
− Type = TVA
− Code TVA = XXCA-Sales Tax
− Prorata = Case cochée
− Montant = 3125,20

7. (B) Sélectionner/Désélectionner tout

8. (B) OK

9. Vérifiez les ventilations créées pour la facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 60
Exercice - Répartir la TVA et les frais de transport
Présentation
Vous avez reçu de la part de votre fournisseur une facture pour du matériel marketing. Saisissez
la facture et répartissez la TVA et les frais de transport.

XXIBM Corporation Facture n° 17000


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
20000 Matériel marketing divers 1,00 20000,00

Imputez 12 000 du matériel au


service 110 et 8 000 au service 120.
Je ne me rappelle pas le code lié
aux dépenses publicitaires ; par Sous-total 20000,00
conséquent, vous allez devoir le
rechercher. Répartissez la TVA Livraison 500,00
entre les ventilations d'articles, puis
les frais de transport.....Nous ne TVA 2000,00
taxons pas le transport.
Total 22500,00

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Factures.

2. Recherchez le lot de factures et saisissez la facture suivante :

Type Supplier Invoice Num Invoice Amount Description


Standard XXIBM Corporation 17000 22500 Matériel marketing

3. Entrez les ventilations de la facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 61
4. Affectez les ventilations d'après le tableau suivant : Choisissez un compte approprié.

Num. Type Montant Compte


1 Article 12000 01-110-????-0000-000
2 Article 8000 01-120-????-0000-000

5. Répartissez la TVA.

6. Répartissez la TVA XXCA-Sales tax, d'un montant de 2 000, entre les ventilations
d'articles :
− Type = TVA
− Code TVA = XXCA-Sales tax
− Prorata = Case cochée
− Montant = 2000

7. Répartissez les frais de transport.

8. Répartissez les frais de transport, d'un montant de 500, entre les ventilations d'articles :
− Type = Transport
− Prorata = Case cochée
− Montant = 500

9. Vérifiez les ventilations créées pour la facture.

Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 62
Solution - Répartir la TVA et les frais de transport
Présentation
Vous avez reçu de la part de votre fournisseur une facture pour du matériel marketing. Saisissez
la facture et répartissez la TVA et les frais de transport.

XXIBM Corporation Facture n° 17000


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
20000 Matériel marketing divers 1,00 20000,00

Imputez 12 000 du matériel au


service 110 et 8 000 au service 120.
Je ne me rappelle pas le code lié
aux dépenses publicitaires ; par Sous-total 20000,00
conséquent, vous allez devoir le
rechercher. Répartissez la TVA Livraison 500,00
entre les ventilations d'articles, puis
les frais de transport.....Nous ne TVA 2000,00
taxons pas le transport.
Total 22500,00

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir une facture

1. Accédez à la fenêtre Factures.

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

2. Recherchez le lot de factures et saisissez la facture suivante :

Type Fournisseur Numéro Montant Description


facture de la facture
Standard XXIBM Corporation 17000 22500 Matériel marketing

Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 63
Saisir les ventilations de la facture

3. (B) Ventilations

4. Affectez les ventilations d'après le tableau suivant. Choisissez un compte approprié.

Num. Type Montant Compte


1 Article 12000 01-110-????-0000-000
2 Article 8000 01-120-????-0000-000

Répartir la TVA

5. (B) Répartir

6. Répartissez la TVA XXCA-Sales Tax, d'un montant de 2 000, entre les ventilations
d'articles.
− Type = TVA
− Code TVA = XXCA-Sales Tax
− Prorata = Case cochée
− Montant = 2000

7. (B) Sélectionner/Désélectionner tout

8. (B) OK

Répartir les frais de transport

9. Répartissez les frais de transport, d'un montant de 500, entre les ventilations d'articles :
− Type = Transport
− Prorata = Case cochée
− Montant = 500

10. Cochez la case en regard des lignes Type = Article.

11. (B) OK

12. Vérifiez les ventilations créées pour la facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 64
Exercice - Répartir la TVA et les frais de transport
Présentation
Saisissez une facture et répartissez la TVA et les frais de transport. Commencez par répartir les
frais de transport entre les ventilations du papier de photocopieuse et de l'encre. Ensuite,
répartissez la TVA entre les 3 ventilations d'articles (dans le cas présent, nous partons du
principe que le transport n'est pas soumis à la TVA).

XXIBM Corporation Facture n° 22000


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
40 Papier de photocopieuse 5,00 200,00
2 Encre 50,00 100,00
1 Agrafes 10,00 10,00

Imputez le papier de photocopieuse


au compte 01-110-7460-0000-000 Sous-total 310,00
et les agrafes au compte
01-110-7460-0000-000. Livraison 50,00
Assurez-vous également que les
conditions de règlement imposent TVA 31,00
un règlement immédiat. Utilisez le
code TVA XXCA-Ventes. Total 391,00

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Factures.

2. Saisissez la facture suivante :

Type Nom du fournisseur Numéro Montant Conditions


facture de la facture
Standard XXIBM Corporation 22000 391.00 Immédiatement

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Factures
Chapitre 4 - Page 65
3. Saisissez les ventilations d'après le tableau suivant :

Num. Type Mont Code TVA Compte Description


ant
1 Article 200 Vide 01-110-7460-0000-000 Papier de
photocopieuse
2 Article 100 Vide 01-120-7520-0000-000 Encre de
photocopieuse
3 Article 10 Vide 01-110-7460-0000-000 Agrafes

4. Répartissez les frais de transport entre les lignes pour le papier et l'encre.

5. Répartissez les frais de transport, d'un montant de 50, entre les ventilations du papier de
photocopieuse et de l'encre.
− Type = Transport
− Prorata = Case cochée
− Montant = 50

6. Répartissez la TVA entre les 3 ventilations d'articles.

7. Répartissez la TVA XXCA-Sales Tax, qui s'élève à 31, entre les trois ventilations d'articles.
− Type = TVA
− Code TVA = XXCA-Sales Tax
− Prorata = Case cochée
− Montant = 31

8. Vérifiez les ventilations créées pour la facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 66
Solution - Répartir la TVA et les frais de transport
Présentation
Saisissez une facture et répartissez la TVA et les frais de transport. Commencez par répartir les
frais de transport entre les ventilations du papier de photocopieuse et de l'encre. Ensuite,
répartissez la TVA entre les 3 ventilations d'articles (dans le cas présent, nous partons du
principe que le transport n'est pas soumis à la TVA).

XXIBM Corporation Facture n° 22000


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
40 Papier de photocopieuse 5,00 200,00
2 Encre 50,00 100,00
1 Agrafes 10,00 10,00

Imputez le papier de photocopieuse


au compte 01-110-7460-0000-000 Sous-total 310,00
et les agrafes au compte
01-110-7460-0000-000. Livraison 50,00
Assurez-vous également que les
conditions de règlement imposent TVA 31,00
un règlement immédiat. Utilisez le
code TVA XXCA-Ventes. Total 391,00

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir une facture

1. Accédez à la fenêtre Factures.

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

2. Saisissez la facture suivante :

Type Nom du fournisseur Numéro Montant Conditions


facture de la facture
Standard XXIBM Corporation 22000 391.00 Immédiatement

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Factures
Chapitre 4 - Page 67
Saisir les ventilations

3. (B) Ventilations

4. Saisissez les ventilations d'après le tableau suivant :

Num. Type Mont Code TVA Compte Description


ant
1 Article 200 Vide 01-110-7460-0000-000 Papier de
photocopieuse
2 Article 100 Vide 01-120-7520-0000-000 Encre de
photocopieuse
3 Article 10 Vide 01-110-7460-0000-000 Agrafes

Répartir les frais de transport entre les lignes pour le papier et l'encre

5. (B) Répartir

6. Répartissez les frais de transport, d'un montant de 50, entre les ventilations du papier de
photocopieuse et de l'encre.
− Type = Transport
− Prorata = Case cochée
− Montant = 50

7. (B) Cochez la case en regard des lignes relatives au papier et à l'encre.

8. (B) OK

Répartir la TVA entre les 3 ventilations d'articles

9. Répartissez la TVA XXCA-Sales Tax, qui s'élève à 31, entre les trois ventilations d'articles.
− Type = TVA
− Code TVA = XXCA-Sales Tax
− Prorata = Case cochée
− Montant = 31

10. (B) Cochez la case en regard des lignes Type = Article.

11. (B) OK

12. Vérifiez les ventilations créées pour la facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 68
Echéancier de paiement

Echéancier de paiement
Chaque facture peut avoir un ou plusieurs échéanciers de paiement qui sont créés d'après les
conditions de règlement au moment où l'en-tête de la facture est enregistré. Utilisez la fenêtre
Echéancier de paiement pour vérifier ou ajuster les dates et les montants de tout l'échéancier de
paiement correspondant à une facture, y compris les escomptes. Vous pouvez également
planifier et créer des paiements partiels et bloquer un ou plusieurs règlements dans l'échéancier
de paiement.
Blocage
Cochez cette case si vous voulez bloquer un règlement sur la ligne de l'échéancier de paiement.
Si un échéancier de paiement fait l'objet d'un blocage, Oracle Payables ne crée pas de
règlement tant que vous n'avez pas désactivé la case à cocher.
Echéance
Pendant la saisie des factures, Oracle Payables planifie automatiquement le règlement de
chaque facture en fonction des conditions de règlement et de la date d'échéance que vous
indiquez pour la facture. Oracle Payables utilise la définition des conditions de règlement pour
calculer la date d'échéance, la date d'escompte et le montant d'escompte de chaque échéancier
de paiement. Par exemple, si les conditions de règlement indiquent Net 30, Oracle Payables
définit la date d'échéance 30 jours après la base d'échéance. Vous pouvez associer des
conditions de règlement par défaut à un site fournisseur.

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Factures
Chapitre 4 - Page 69
Montant brut
Montant total dû au titre de l'échéancier de paiement, exprimé dans la devise de la facture.
Oracle Payables soustrait du montant brut le montant d'escompte, la retenue de taxe
automatique et les acomptes pour calculer le montant du règlement.
Priorité
La priorité du règlement est exprimée par un nombre compris entre 1 (priorité maximale) et 99
(priorité minimale). La valeur de ce champ est renseignée par défaut d'après la définition du
site fournisseur. Vous pouvez entrer une fourchette de niveaux de priorité comme critère de
sélection des factures d'un lot de règlements.

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Factures
Chapitre 4 - Page 70
Exercice - Créer un échéancier de paiement
Présentation
Utilisez plusieurs échéanciers de paiement pour émettre un règlement partiel d'une facture ou
pour régler une facture à plusieurs dates différentes. Une facture peut avoir plusieurs échéanciers
de paiement. Notez que les échéanciers de paiement sont liés à la FACTURE et non aux
VENTILATIONS. Au cours de cet exercice, vous allez créer un échéancier de paiement.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir les informations de la facture

XXIBM Corporation Facture n° 8000


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
20 Articles 50,00 1000,00

Imputons cette facture au


compte de frais divers pour le Sous-total 1000,00
service 110. Nous allons payer
600 maintenant et le solde dans Livraison 0,00
un mois.
TVA 0,00

Total 1000,00

Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Factures.

2. Recherchez le lot et saisissez la facture suivante :

Type Fournisseur Numéro Montant Ventilation Description


facture comptable
Standard XXIBM 8000 1000 XXUtilities 20 articles à 50 $
Corporation pièce

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Factures
Chapitre 4 - Page 71
Créer un échéancier de paiement

3. Accédez à l'échéancier de paiement.

4. Faites passer le montant brut à 600.

5. Cliquez sur Eclater l'échéancier.

6. Mettez à jour l'échéance sur la nouvelle ligne :

Echéance Montant brut


Valeur par défaut 600
Valeur par défaut + 30 400
jours

7. Sauvegardez votre travail.

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Factures
Chapitre 4 - Page 72
Solution - Créer un échéancier de paiement
Présentation
Utilisez plusieurs échéanciers de paiement pour émettre un règlement partiel d'une facture ou
pour régler une facture à plusieurs dates différentes. Une facture peut avoir plusieurs échéanciers
de paiement. Notez que les échéanciers de paiement sont liés à la FACTURE et non aux
VENTILATIONS. Au cours de cet exercice, vous allez créer un échéancier de paiement.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir les informations de la facture

XXIBM Corporation Facture n° 8000


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
20 Articles 50,00 1000,00

Imputons cette facture au


compte de frais divers pour le Sous-total 1000,00
service 110. Nous allons payer
600 maintenant et le solde dans Livraison 0,00
un mois.
TVA 0,00

Total 1000,00

1. Accédez à la fenêtre Factures.

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

2. Recherchez le lot et saisissez la facture suivante :

Type Fournisseur Numéro Montant Ventilation Description


facture comptable
Standard XXIBM 8000 1000 XXUtilities 20 articles à 50 $
Corporation pièce

Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 73
Créer un échéancier de paiement

3. (O) Echéancier de paiement.

4. Faites passer le montant brut à 600.

5. (B) Eclater l'échéancier.

6. Mettez à jour l'échéance sur la nouvelle ligne :

Echéance Montant brut


Valeur par défaut 600
Valeur par défaut + 400
30 jours

7. Sauvegardez.

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Factures
Chapitre 4 - Page 74
Options de niveau d'approbation des rapprochements

Options de niveau d'approbation des rapprochements


Par défaut, le niveau d'approbation d'un rapprochement est défini par les lignes de commande
lors de la saisie de la commande d'achat. Vous pouvez remplacer cette option par défaut dans la
livraison de commande. S'il s'avère que vous remplacez souvent cette valeur, modifiez l'option
par défaut au niveau du site fournisseur. Lorsque les quantités et les prix dépassent les
tolérances que vous avez définies, le processus de validation par Oracle Payables bloque la
facture pour écart de rapprochement. Vous pouvez configurer les blocages pour écart de
rapprochement de telle sorte que le remplacement manuel ne soit pas possible dans la fenêtre
Codes de blocage et de déblocage des factures.
2 critères (rapprochement entre facture et commande d'achat)
• Quantité facturée et quantité commandée (ligne de livraison de la commande)
• Prix unitaire facturé et prix unitaire sur la ligne de commande
3 critères (rapprochement entre facture, commande d'achat et réception)
• Rapprochement sur deux critères PLUS
• Quantité facturée et quantité reçue
4 critères (rapprochement entre facture, commande d'achat, réception et contrôle)
• Rapprochement sur trois critères PLUS
• Quantité facturée et quantité acceptée
Remarque : Quantité acceptée = (quantité reçue - quantité rejetée)

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Factures
Chapitre 4 - Page 75
Exercice - Créer une commande d'achat standard
Présentation
Votre superviseur vous a demandé de créer une commande d'achat pour la société XXIBM
Corporation à New York. Votre entreprise envisage l'achat de 50 unités de l'article f10000 à
100,00 $ pièce. Le fournisseur sera autorisé à effectuer la livraison à trois dates différentes. Deux
services différents ont commandé les unités pour la troisième ligne de livraison. Au cours de cet
exercice, vous allez créer une commande d'achat standard.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité = Purchasing, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Saisir des commandes.

2. Créez une commande d'achat standard.

3. Saisissez les lignes de livraison d'après le tableau suivant :

Num. Organisation Livraison Quantité Date de promesse


1 M1 M1-Seattle 18 Date du jour +5 jours
2 M1 M1-Seattle 12 Date du jour +10 jours
3 M1 M1-Seattle 20 Date du jour +15 jours

4. Saisissez des informations complémentaires sur la ligne 3 d'après le tableau suivant :

Num. Tolérance Tolérance d'écart Niveau Option de


fermeture pour facturation d'approbation du rapprochement
réception (%) (%) rapprochement de la facture
3 5 5 Sur deux critères Commande

5. Placez le curseur sur la ligne de livraison 3, puis cliquez sur Imputations.

6. Saisissez les lignes d'imputation d'après le tableau suivant :

Num. Type de destination Quantité Compte d'imputation


1 Charges 12 01-110-4120-0000-000
2 Charges 8 01-120-4120-0000-000

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Factures
Chapitre 4 - Page 76
7. Sauvegardez votre travail.

8. Cliquez sur Soumettre pour approbation, désactivez toutes les autres options.

9. Notez le numéro de la commande d'achat _____________________.

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Factures
Chapitre 4 - Page 77
Solution - Créer une commande d'achat standard
Présentation
Votre superviseur vous a demandé de créer une commande d'achat pour la société XXIBM
Corporation à New York. Votre entreprise envisage l'achat de 50 unités de l'article f10000 à
100,00 $ pièce. Le fournisseur sera autorisé à effectuer la livraison à trois dates différentes. Deux
services différents ont commandé les unités pour la troisième ligne de livraison. Au cours de cet
exercice, vous allez créer une commande d'achat standard.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Créer une commande d'achat standard

1. Responsabilité = Purchasing, Vision Operations

2. Accédez à la fenêtre Saisir des commandes.

• (N) Commandes > Commandes


− Type = Commande standard
− Fournisseur = XXIBM Corporation
− Site = NEW YORK

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Factures
Chapitre 4 - Page 78
3. (O) Articles
− Article = f10000
− Quantité = 50
− Prix = 100

Saisir les livraisons de la commande

4. (B) Livraisons

5. Saisissez les lignes de livraison d'après le tableau suivant :

Num. Organisation Livraison Quantité Date de promesse


1 M1 M1-Seattle 18 Date du jour +5 jours
2 M1 M1-Seattle 12 Date du jour +10 jours
3 M1 M1-Seattle 20 Date du jour +15 jours

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Factures
Chapitre 4 - Page 79
Entrer des informations complémentaires

6. (O) Plus

7. Saisissez des informations complémentaires sur la ligne 3 d'après le tableau suivant :

Num. Tolérance Tolérance Niveau Option de


fermeture d'écart pour d'approbation du rapprochement
réception (%) facturation (%) rapprochement de la facture
3 5 5 Sur deux critères Commande

Saisir les imputations de la commande

8. Placez le curseur sur la ligne de livraison 3, puis cliquez sur Imputations.

9. Saisissez les lignes d'imputation d'après le tableau suivant :

Num. Type de destination Quantité Compte d'imputation


1 Charges 12 01-110-4120-0000-000
2 Charges 8 01-120-4120-0000-000

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Factures
Chapitre 4 - Page 80
10. Sauvegardez votre travail et fermez les fenêtres jusqu'à ce que l'en-tête de la commande
s'affiche.

Approuver la commande d'achat

11. (B) Approuver

12. Cliquez sur Soumettre pour approbation, désactivez toutes les autres options.

13. (B) OK

14. Notez le numéro de la commande d'achat _____________________.

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Factures
Chapitre 4 - Page 81
Exercice - Effectuer un rapprochement avec une commande
d'achat
Présentation
Votre fournisseur a livré 26 unités de l'article que vous avez commandé et vous a envoyé la
facture correspondante. Les livraisons correspondaient à la première et à la deuxième ligne de
livraison. Le reste de la commande d'achat est en reliquat et sera livré et facturé à une date
ultérieure. Au cours de cet exercice, vous allez apprendre à effectuer un rapprochement avec une
commande d'achat.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité = Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Factures.

2. Recherchez votre lot.

3. Créez un enregistrement.
− Type = Valeur par défaut de la commande d'achat
− Numéro de la commande = Le numéro de commande issu de l'exercice précédent

4. Dans le champ Numéro de la facture, entrez les données suivantes :


− Numéro de la facture = 5000
− Montant = 2600

5. Rapprochez la facture d'une commande d'achat.

6. Saisissez les détails du rapprochement d'après le tableau suivant :

Rapprocher Qté facturée Prix unitaire Montant de


rapprochement
Case cochée 18 100 1800
Case cochée 8 100 800

7. Effectuez le rapprochement.

8. Vérifiez que le total de ventilation correspond au montant de la facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 82
Solution - Effectuer un rapprochement avec une commande
d'achat
Présentation
Votre fournisseur a livré 26 unités de l'article que vous avez commandé et vous a envoyé la
facture correspondante. Les livraisons correspondaient à la première et à la deuxième ligne de
livraison. Le reste de la commande d'achat est en reliquat et sera livré et facturé à une date
ultérieure. Au cours de cet exercice, vous allez apprendre à effectuer un rapprochement avec une
commande d'achat.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir une facture
− Responsabilité = Payables, Vision Operations

1. Accédez à la fenêtre Factures.

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

2. Recherchez votre lot.

3. (B) Factures

4. Créez un enregistrement.

• (M) Fichier > Nouveau


− Type = Valeur par défaut de la commande d'achat
− Numéro de la commande = Le numéro de commande issu de l'exercice précédent

5. Tabulez jusqu'au champ Numéro de la facture.


− Numéro de la facture = 5000
− Montant = 2600

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Factures
Chapitre 4 - Page 83
Rapprocher d'une commande d'achat

6. (B) Rapprocher

7. Notez que le numéro de commande d'achat est défini par défaut dans la fenêtre Rechercher
des commandes à rapprocher.

8. (B) Rechercher

9. Saisissez les détails du rapprochement d'après le tableau suivant :

Rapprocher Qté facturée Prix unitaire Montant de


rapprochement
Case cochée 18 100 1800
Case cochée 8 100 800

10. (B) OK pour accepter l'avertissement.

Remarque : L'avertissement "Le rapprochement se traduira par une surfacturation." est dû


au fait que notre commande d'achat fait l'objet d'un rapprochement sur trois critères alors
que nous tentons d'effectuer un rapprochement sur deux critères car nous n'avons pas reçu
nos articles. Il ne s'agit pas d'une fonctionnalité standard, mais simplement d'un problème
avec l'environnement Vision qui va être corrigé prochainement.

Nous allons créer un rapprochement sur trois critères sans effectuer de réception par rapport
à la commande d'achat afin de créer des blocages dus aux écarts avec la quantité
réceptionnée. Ces blocages seront annulés dans un exercice ultérieur.

11. Effectuez le rapprochement.

12. (B) Rapprocher

13. (B) Ventilations

14. Vérifiez que le total de ventilation correspond au montant de la facture.

15. Notez que les numéros de compte proviennent de la commande d'achat que vous avez saisie.
Ces ventilations proviennent de la ligne 1 de la commande d'achat (la première et la
deuxième livraison) et doivent être 01-000-1570-0000-000.

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Factures
Chapitre 4 - Page 84
Types de rapprochement de commande d'achat

Types de rapprochement de commande d'achat


Que vous utilisiez une méthode de rapprochement sur deux, trois ou quatre critères, vous avez
le choix entre quatre types de rapprochement entre factures et commande d'achat.
Rapprochement des livraisons de commande
En fonction de la quantité facturée, Oracle Payables répartit le montant à rapprocher au prorata
entre toutes les imputations de commande non facturées en totalité qui correspondent aux
livraisons de commande.
Rapprochement des imputations de commande
Si la facture représente une partie d'une livraison, vous avez la possibilité d'effectuer un
rapprochement au niveau des imputations pour être sûr d'imputer le compte correct. Si vous
choisissez de ne pas effectuer un rapprochement des imputations, Oracle Payables répartit le
montant à rapprocher au prorata entre les imputations correspondant à la livraison considérée.
Rapprochement des réceptions
Voici des raisons de choisir le rapprochement entre les factures et les réceptions :
• Vous payez uniquement les marchandises reçues.
• L'écart de change qui résulte du rapprochement est en principe plus faible puisque le délai
entre la réception et la facture est vraisemblablement plus court que le délai entre la
commande d'achat et la facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 85
• Le rapprochement d'une facture de frais de transport, de taxes ou de frais divers avec un
bon de réception est obligatoire pour garantir l'exactitude des données de valorisation si
vous utilisez la valorisation périodique.
Correction de prix
Vous avez la possibilité d'enregistrer une correction de prix pour une livraison de commande si
vous recevez une facture du fournisseur qui représente un ajustement du prix unitaire
mentionné dans une facture précédemment rapprochée de la même livraison de commande. Les
corrections de prix ajustent le prix unitaire sans modifier la quantité facturée dans la commande
d'achat.
Voici des raisons d'utiliser la correction de prix :
• Un fournisseur vous envoie une facture pour prendre en compte la modification d'un prix
unitaire mentionné dans une facture antérieure que vous avez déjà rapprochée d'une
commande d'achat. Si vous vous contentez d'entrer une facture pour une augmentation de
prix unitaire ou une note de débit ou un avoir pour une réduction de prix unitaire sans
effectuer de correction de prix, les écarts sur prix facturé ne seront pas exacts.
• Vous pouvez saisir et rapprocher une facture pour enregistrer une augmentation de prix ;
vous pouvez saisir et rapprocher un avoir ou une note de débit pour enregistrer une baisse
de prix.
• Utilisez une correction de prix pour ajuster le prix unitaire facturé de livraisons,
d'imputations ou de réceptions de commande rapprochées sans modifier la quantité
facturée.
Remarque : Une correction de prix est très différente d'un remplacement de prix unitaire lors
du rapprochement d'une facture et d'une commande d'achat. Lorsque vous entrez une facture et
la rapprochez d'une commande d'achat, vous pouvez remplacer le prix unitaire par défaut issu
de la commande d'achat pour qu'il soit identique au prix unitaire de la facture. Vous ne pouvez
appliquer des corrections de prix qu'après ce rapprochement initial.

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Factures
Chapitre 4 - Page 86
Rapprochement des livraisons de commande

Rapprochement des livraisons de commande


En fonction de la quantité facturée, Oracle Payables répartit le montant à rapprocher au prorata
entre toutes les imputations de commande non facturées en totalité qui correspondent aux
livraisons de commande.Lorsque la facture est rapprochée de la livraison, les 6 articles sont
facturés au service 110.

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Factures
Chapitre 4 - Page 87
Rapprochement des imputations de commande

Rapprochement des imputations de commande


Si la facture représente une partie d'une livraison, vous avez la possibilité d'effectuer un
rapprochement au niveau des imputations pour être sûr d'imputer le compte correct. Si vous
choisissez de ne pas effectuer un rapprochement au niveau des imputations, Oracle Payables
répartit le montant à rapprocher au prorata entre les imputations correspondant à la livraison.
Dans l'exemple de la diapositive ci-dessus, 10 articles sont commandés dans la section
Livraison d'une commande d'achat. Sur ces 10 articles, 7 doivent être livrés au service 110 et 3
au service 120.
Si les 10 articles sont livrés, effectuez le rapprochement par rapport à la livraison. La facture va
inclure deux ventilations pour affecter 70 % du coût au service 110 et 30 % du coût au
service 120.
Si seulement 6 articles sont livrés et que la totalité est remise au service 110, vous devez
utiliser un rapprochement des imputations pour vérifier que le coût des 6 articles est imputé au
service 110. Avec un rapprochement par rapport à la livraison, vous auriez 70 % du coût alloué
au service 110 et 30 % au service 120.

Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 88
Exercice - Rapprocher des imputations de commande
Présentation
Votre fournisseur a livré 5 unités supplémentaires de l'article que vous avez commandé et vous a
envoyé la facture correspondante. Les livraisons correspondaient à la deuxième et à la troisième
ligne de livraison. Le reste de la commande d'achat est en reliquat et sera livré et facturé à une
date ultérieure. Vous allez saisir la facture dans le système Oracle Accounts Payable. Au cours
de cet exercice, vous allez apprendre à effectuer un rapprochement avec une commande d'achat.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Factures.

2. Recherchez le lot et saisissez la facture suivante :

Type Nom du fournisseur Numéro facture Montant


Standard XXIBM Corporation 6000 500

3. Effectuez un rapprochement entre le numéro de commande et les imputations.

4. Saisissez les détails du rapprochement d'après le tableau suivant :

Rapprocher Qté facturée Prix unitaire Montant de


rapprochement
100
Case cochée 2 100 200
Case cochée 3 100 300

5. Acceptez ou rejetez le message d'avertissement.

6. En plaçant le curseur sur la ligne 3, cliquez sur le bouton Ventiler. La troisième ligne de
livraison comporte plusieurs ventilations et le rapprochement au niveau des ventilations a été
activé dans les options d'Oracle Payables.

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Factures
Chapitre 4 - Page 89
7. Utilisez les informations suivantes pour la ventilation qui vous concerne :

Rapprocher Qté facturée Prix unitaire Montant de


rapprochement
Case cochée 2 100 200
Case cochée 1 100 100

8. Sauvegardez votre travail et mettez à jour la quantité facturée.

9. Fermez les fenêtres de rapprochement.

10. Dans la fenêtre Factures, vérifiez que le total de ventilation correspond au montant de la
facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 90
Solution - Rapprocher des imputations de commande
Présentation
Votre fournisseur a livré 5 unités supplémentaires de l'article que vous avez commandé et vous a
envoyé la facture correspondante. Les livraisons correspondaient à la deuxième et à la troisième
ligne de livraison. Le reste de la commande d'achat est en reliquat et sera livré et facturé à une
date ultérieure. Vous allez saisir la facture dans le système Oracle Accounts Payable. Au cours
de cet exercice, vous allez apprendre à effectuer un rapprochement avec une commande d'achat.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir une facture

1. Accédez à la fenêtre Factures.

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

2. Recherchez le lot et saisissez la facture suivante :

Type Nom du fournisseur Numéro facture Montant


Standard XXIBM Corporation 6000 500

Rapprocher des ventilations

3. (B) Rapprocher
− Numéro de commande = Le numéro de votre commande d'achat

4. (B) Rechercher
− Notez que sur la première ligne de livraison, vous avez été facturé pour la quantité
commandée (regardez dans la section Quantité de la livraison).

5. Saisissez les détails du rapprochement d'après le tableau suivant :

Rapprocher Qté facturée Prix unitaire Montant de


rapprochement
100
Case cochée 2 100 200
Case cochée 3 100 300

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Factures
Chapitre 4 - Page 91
6. (B) OK pour accepter l'avertissement.

Remarque : L'avertissement "Le rapprochement se traduira par une surfacturation." est dû


au fait que la commande d'achat fait l'objet d'un rapprochement sur trois critères alors que
nous tentons d'effectuer un rapprochement sur deux critères car nous n'avons pas reçu nos
articles.

Notez qu'un rapprochement sur trois critères va générer des blocages car nous n'allons pas
effectuer de réception. Nous lèverons ces blocages manuellement au cours d'un prochain
exercice.

7. En plaçant le curseur sur la ligne 3, cliquez sur le bouton Ventiler. La troisième ligne de
livraison comporte plusieurs ventilations et le rapprochement au niveau des ventilations a été
activé dans les options d'Oracle Payables.

8. (B) Ventiler

Rapprocher Qté facturée Prix unitaire Montant de


rapprochement
Case cochée 2 100 200
Case cochée 1 100 100

9. (B) Rapprocher.
− Votre travail va être sauvegardé et la quantité facturée va être mise à jour.

10. Fermez les fenêtres de rapprochement.

11. Dans la fenêtre Factures, vérifiez que le total de ventilation correspond au montant de la
facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 92
Rapprochement des réceptions

Rapprochement des réceptions


Lorsque l'option de rapprochement des factures a la valeur Réception pour une livraison de
commande, vous pouvez effectuer le rapprochement uniquement si une réception a été traitée.
L'option de rapprochement de facture est déterminée par défaut de la manière suivante :
Options financières > Fournisseur > Site fournisseur > Livraison de commande. La valeur
mentionnée dans la livraison de commande contrôle la destination du rapprochement. Deux
valeurs sont possibles : Commande et Réception.
• Commande - Les factures sont rapprochées des commandes d'achat.
• Réception - Les factures sont rapprochées des réceptions de commande. N'oubliez pas
que pour effectuer un rapprochement avec une commande d'achat quand le niveau
d'approbation de rapprochement est Réception, il faut que la réception soit traitée au
préalable. Les informations mises à jour sur la commande d'achat lorsque vous utilisez
l'option de rapprochement Réception sont les mêmes qu'avec l'option Commande.
Voici des raisons de choisir le rapprochement entre les factures et les réceptions :
• Payer uniquement les marchandises reçues.
• L'écart de change est en principe plus faible puisque le délai entre la réception et la
facture est plus court que le délai entre la commande d'achat et la facture.
• Lorsque vous allouez des frais de transport, des taxes ou des frais divers à une ligne de
ventilation de facture rapprochée d'une réception, le coût d'acquisition des marchandises
est reflété de manière plus exacte si vous utilisez la valorisation périodique.

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Factures
Chapitre 4 - Page 93
Correction de prix

Correction de prix
Vous avez la possibilité d'enregistrer une correction de prix pour une livraison de commande si
vous recevez une facture du fournisseur qui représente un ajustement du prix unitaire
mentionné dans une facture précédemment rapprochée de la même livraison de commande. Les
corrections de prix ajustent le prix unitaire sans modifier la quantité facturée dans la commande
d'achat.
Dans cet exemple, la facture d'origine comptait 2 $ de trop par unité. Etant donné que les
tolérances étaient respectées, la facture a été rapprochée et réglée. Après avoir découvert l'écart
sur prix facturé, l'acheteur a contacté le fournisseur qui a accepté d'émettre un avoir pour
compenser le montant facturé en trop. L'avoir pourrait être entré dans le système sans utiliser la
fonctionnalité de correction de prix, mais cela ne rendrait pas compte de l'écart sur prix facturé.
La fonctionnalité de correction de prix corrige l'écart sur prix facturé sans augmenter la
quantité facturée par rapport à la livraison de commande.
Remarque : L'écart sur prix facturé est calculé comme suit : (prix unitaire facturé - prix
unitaire de la ligne de commande) x quantité facturée.

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Factures
Chapitre 4 - Page 94
Factures de type Valeur par défaut de la commande et
Rapprochement express

Factures de type Valeur par défaut de la commande et Rapprochement express


Si vous connaissez le numéro de la commande d'achat à utiliser pour le rapprochement, Oracle
Payables propose deux types de facture pour accélérer le rapprochement : Valeur par défaut de
la commande et Rapprochement express.
Valeur par défaut de la commande
Indiquez le type de facture Valeur par défaut de la commande si vous connaissez la commande
d'achat à utiliser pour le rapprochement mais ignorez les livraisons et les imputations de
commande à rapprocher. Lorsque vous entrez une facture de type Valeur par défaut de la
commande dans le Pupitre des factures, Oracle Payables vous invite à préciser le numéro de la
commande d'achat et copie automatiquement dans la facture le nom du fournisseur, le numéro
de fournisseur, le site fournisseur et la devise issus de la commande d'achat.

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Factures
Chapitre 4 - Page 95
Rapprochement express
Indiquez le type de facture Rapprochement express si vous voulez rapprocher une facture de
toutes les lignes de livraison ou de réception d'une commande d'achat. Lorsque vous entrez une
facture de type Rapprochement express, Oracle Payables vous invite à préciser le numéro de la
commande d'achat et copie automatiquement dans la facture le nom du fournisseur, le numéro
de fournisseur, le site fournisseur et la devise issus de la commande d'achat. Lorsque vous
cliquez sur le bouton Rapprocher, Oracle Payables accède automatiquement à la fenêtre de
rapprochement et sélectionne toutes les livraisons dont la quantité n'a pas encore été facturée.
Vous avez la possibilité d'accepter ou de remplacer les informations de rapprochement.
Remarque : Pour utiliser les options Valeur par défaut de la commande et Rapprochement
express, vous devez connaître le numéro de la commande d'achat. Dans le cas contraire,
saisissez une facture standard. Lorsque vous lancez le processus de rapprochement à l'aide du
bouton Rapprocher, vous pouvez préciser des critères de recherche dans la fenêtre Rechercher
des commandes à rapprocher.

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Factures
Chapitre 4 - Page 96
Exercice - Utiliser le rapprochement express
Présentation
Votre fournisseur a finalement livré les 19 unités restantes et, par conséquent, vous les a
facturées. La livraison correspondait au solde de la deuxième et de la troisième ligne de livraison.
Saisissez la facture en utilisant le type de facture Rapprochement express dans le système Oracle
Accounts Payable. Au cours de cet exercice, vous allez utiliser le rapprochement express.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Factures.

2. Recherchez votre lot.


− Type = Rapprochement express

3. Saisissez le numéro de votre commande d'achat.

4. Saisissez les informations suivantes pour le numéro de facture :


− Numéro de la facture = XX-7000
− Montant = 1900

5. Utilisez le rapprochement express pour les livraisons restantes.

6. Acceptez ou rejetez le message d'avertissement.

7. Effectuez le rapprochement pour les articles restants.

8. Dans la zone Décision, cliquez sur (B) Rapprocher de la livraison.

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Factures
Chapitre 4 - Page 97
Solution - Utiliser le rapprochement express
Présentation
Votre fournisseur a finalement livré les 19 unités restantes et, par conséquent, vous les a
facturées. La livraison correspondait au solde de la deuxième et de la troisième ligne de livraison.
Saisissez la facture en utilisant le type de facture Rapprochement express dans le système Oracle
Accounts Payable. Au cours de cet exercice, vous allez utiliser le rapprochement express.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir une facture

1. Accédez à la fenêtre Factures.

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

2. Recherchez votre lot.

3. (B) Factures
− Type = Rapprochement express

4. Saisissez le numéro de votre commande d'achat.

5. (B) OK

6. Tabulez jusqu'à Numéro de la facture


− Numéro de la facture = XX-7000
− Montant = 1900

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Factures
Chapitre 4 - Page 98
Effectuer le rapprochement express des livraisons restantes

7. (B) Rapprocher

8. (B) OK pour accepter l'avertissement.

Remarque : L'avertissement "Le rapprochement se traduira par une surfacturation." est dû


au fait que la commande d'achat fait l'objet d'un rapprochement sur trois critères alors que
nous tentons d'effectuer un rapprochement sur deux critères car nous n'avons pas reçu nos
articles.

Remarque : Les articles restants à facturer sont vérifiés.

9. Effectuez le rapprochement pour les articles restants.

10. (B) Rapprocher

11. Dans la zone Décision, cliquez sur (B) Rapprocher de la livraison.

Remarque : Dans le cas de l'existence de plusieurs ventilations, vous avez la possibilité


d'effectuer le rapprochement avec la livraison ou la ventilation. Dans cet exemple, nous
allons rapprocher tous les articles restants des livraisons.

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Factures
Chapitre 4 - Page 99
Exercice - Saisir un avoir
Présentation
Votre fournisseur vous a envoyé un avoir de 1 000,00 $ pour un remboursement de services
utilitaires. Au cours de cet exercice, vous allez saisir un avoir.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir un avoir

Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Factures.

2. Recherchez votre lot.

3. Saisissez l'avoir suivant :


− Type = Avoir

4. Acceptez ou rejetez le message d'avertissement.

XXIBM Corporation Crédit n° CM1000


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
Crédit de services utilitaires -1000,00 -1000,00

Veillez à coder ce crédit avec les


comptes de charges appropriés. Sous-total -1000,00
Utilisez la ventilation comptable
XX Services généraux. Livraison 0,00

TVA 0,00

Total -1000,00

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Factures
Chapitre 4 - Page 100
5. Sauvegardez votre travail.

6. Vérifiez que le total de ventilation correspond au montant de la facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 101
Solution - Saisir un avoir
Présentation
Votre fournisseur vous a envoyé un avoir de 1 000,00 $ pour un remboursement de services
utilitaires. Au cours de cet exercice, vous allez saisir un avoir.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir un avoir

1. Accédez à la fenêtre Factures.

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

2. Recherchez votre lot.

3. Saisissez l'avoir suivant :


− Type = Avoir

4. (B) OK pour accepter la note

Remarque : Lorsque vous créez un avoir, Oracle vous invite à vérifier vos conditions de
règlement.

Remarque : Un avoir nécessite un montant négatif.

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Factures
Chapitre 4 - Page 102
XXIBM Corporation Crédit n° CM1000
15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
Crédit de services utilitaires -1000,00 -1000,00

Veillez à coder ce crédit avec les


comptes de charges appropriés. Sous-total -1000,00
Utilisez la ventilation comptable
XX Services généraux. Livraison 0,00

TVA 0,00

Total -1000,00

5. Sauvegardez votre travail.

6. Vérifiez que le total de ventilation correspond au montant de la facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 103
Exercice - Saisir un avoir et le rapprocher d'une facture
Présentation
Votre fournisseur vous a envoyé un accusé de réception faisant état de la surfacturation des
articles Cadeaux promotionnels publicitaires afférents à la facture n°1000 et vous a envoyé un
avoir correspondant. La comptabilisation de ce crédit consiste à contrepasser la comptabilisation
initiale affectée à la facture. Au cours de cet exercice, vous allez saisir un avoir et le rapprocher
d'une facture.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Factures.

2. Recherchez votre lot.

3. Saisissez l'avoir suivant :


− Type = Avoir

4. Acceptez ou rejetez le message d'avertissement.

XXIBM Corporation Crédit n° CM2000


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
Crédit articles publicitaires liés à la -1000,00 -1000,00
facture 1000.

Rapprochez cet avoir de la facture 1000


afin de contrepasser automatiquement la Sous-total -1000,00
comptabilisation de manière appropriée.
Vérifiez également que les conditions de Livraison 0,00
règlement imposent un règlement
immédiat. TVA 0,00
Nous souhaitons appliquer ce crédit
immédiatement. Total -1000,00

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Factures
Chapitre 4 - Page 104
5. Rapprochez cet avoir de la facture 1000.

6. Cochez la case Rapprocher à gauche du champ Montant créditeur.


− Montant créditeur = -1000

7. Terminez le rapprochement afin d'ajouter les ventilations de contrepassation.

8. Dans la zone Décision, cliquez sur Rapprocher de la livraison.

9. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Note.

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Factures
Chapitre 4 - Page 105
Solution - Saisir un avoir et le rapprocher d'une facture
Présentation
Votre fournisseur vous a envoyé un accusé de réception faisant état de la surfacturation des
articles Cadeaux promotionnels publicitaires afférents à la facture n°1000 et vous a envoyé un
avoir correspondant. La comptabilisation de ce crédit consiste à contrepasser la comptabilisation
initiale affectée à la facture. Au cours de cet exercice, vous allez saisir un avoir et le rapprocher
d'une facture.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisissez un avoir.
• Accédez à la fenêtre Factures.
(N) Factures > Saisie > Lots de factures
• Recherchez votre lot.

1. Saisissez l'avoir suivant :


− Type = Avoir

2. (B) OK pour accepter la note

Remarque : Lorsque vous créez un avoir, Oracle vous invite à vérifier vos conditions de
règlement.

Remarque : Un avoir nécessite un montant négatif.

Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 106
XXIBM Corporation Crédit n° CM2000
15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
Crédit articles publicitaires liés à la -1000,00 -1000,00
facture 1000.

Rapprochez cet avoir de la facture 1000


afin de contrepasser automatiquement la Sous-total -1000,00
comptabilisation de manière appropriée.
Vérifiez également que les conditions de Livraison 0,00
règlement imposent un règlement
immédiat. TVA 0,00
Nous souhaitons appliquer ce crédit
immédiatement. Total -1000,00

Rapprocher d'une facture

3. Dans la liste déroulante à gauche du bouton Rapprocher, choisissez Facture.

4. (B) Rapprocher
− Numéro de la facture = 1000

5. (B) Rechercher

6. Cochez la case Rapprocher à gauche du champ Montant créditeur.


− Montant créditeur = -1000

7. Terminez le rapprochement afin d'ajouter les ventilations de contrepassation.

8. (B) Rapprocher

9. Dans la zone Décision, cliquez sur (B) Rapprocher de la livraison.

Remarque : Dans le cas de l'existence de plusieurs ventilations, vous avez la possibilité


d'effectuer le rapprochement avec la livraison ou la ventilation. Dans cet exemple, nous
allons rapprocher tous les articles restants des livraisons.

10. (B) OK pour fermer la fenêtre Note.

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Factures
Chapitre 4 - Page 107
Exercice - Effectuer une correction de prix
Présentation
Un acheteur vous a informé que votre fournisseur vous a surfacturé pour les 19 articles
mentionnés sur la facture n° XX-7000. Le montant de la facture était de 100,00 $ par article.
Etant donné que vous avez acheté des articles en quantité suffisante pour avoir droit à une remise
sur le prix, celui-ci aurait dû être de 95,00 $ par article. Saisissez la note de débit et utilisez une
correction de prix pour effectuer le rapprochement avec la commande d'achat.

Remarque : Bien entendu, vous pouvez vous contenter de saisir la note de débit. Le
problème est que les écarts sur prix facturé ne sont pas corrigés dans ce cas. L'utilisation de
la fonctionnalité Correction de prix vous assure que les écarts sur prix facturé sont exacts.

Au cours de cet exercice, vous allez effectuer une correction de prix.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Factures.

2. Recherchez votre lot.

3. Saisissez la facture suivante :

Type Fournisseur Numéro Montant Conditions


facture
Note de débit XXIBM Corporation DM3000 -95 Immédiatement

4. Rapprochez la facture :
− Correction de prix = Case cochée
− Numéro de la facture = XX-7000

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Factures
Chapitre 4 - Page 108
5. La facture numéro XX-7000 correspondait à des articles issus de deux livraisons. Il est donc
nécessaire de saisir les corrections de prix pour ces deux livraisons.

Rapprocher Qté facturée Prix unitaire Montant de


rapprochement
Case cochée 2 -5 <10.00>
Case cochée 17 -5 <85.00>

Remarque : Nous effectuons une correction de prix. Nous réduisons le prix unitaire de 5
dollars PAR article.

6. Effectuez le rapprochement.

7. Dans la zone Décision, cliquez sur Rapprocher de la livraison.

8. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Note.

9. Vérifiez que le total de ventilation est égal à -95 pour cette note de débit.

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Factures
Chapitre 4 - Page 109
Solution - Effectuer une correction de prix
Présentation
Un acheteur vous a informé que votre fournisseur vous a surfacturé pour les 19 articles
mentionnés sur la facture n° XX-7000. Le montant de la facture était de 100,00 $ par article.
Etant donné que vous avez acheté des articles en quantité suffisante pour avoir droit à une remise
sur le prix, celui-ci aurait dû être de 95,00 $ par article. Saisissez la note de débit et utilisez une
correction de prix pour effectuer le rapprochement avec la commande d'achat.

Remarque : Bien entendu, vous pouvez vous contenter de saisir la note de débit. Le
problème est que les écarts sur prix facturé ne sont pas corrigés dans ce cas. L'utilisation de
la fonctionnalité Correction de prix vous assure que les écarts sur prix facturé sont exacts.

Au cours de cet exercice, vous allez effectuer une correction de prix.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir une note de débit

1. Accédez à la fenêtre Factures.

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

2. Recherchez votre lot.

3. Saisissez la facture suivante :

Type Fournisseur Numéro Montant Conditions


facture
Note de débit XXIBM Corporation DM3000 -95 Immédiatement

Remarque : Lorsque vous créez une note de débit, Oracle vous invite à vérifier vos
conditions de règlement.

Remarque : Une note de débit nécessite un montant négatif.

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Factures
Chapitre 4 - Page 110
Rapprocher et corriger le prix

4. (B) Rapprocher
− Correction de prix = Case cochée
− Numéro de la facture = XX-7000

5. (B) Rechercher

Remarque : Vous êtes à présent dans la fenêtre Rapprocher de la commande.

6. La facture numéro XX-7000 correspondait à des articles issus de deux livraisons. Il est donc
nécessaire de saisir les corrections de prix pour ces deux livraisons.

Rapprocher Qté facturée Prix unitaire Montant de


rapprochement
Case cochée 2 -5 <10.00>
Case cochée 17 -5 <85.00>

Remarque : Nous effectuons une correction de prix. Nous réduisons le prix unitaire de 5
dollars PAR article.

7. Effectuez le rapprochement.

8. (B) Rapprocher

9. Dans la zone Décision, cliquez sur (B) Rapprocher de la livraison.

Remarque : Dans le cas de l'existence de plusieurs ventilations, vous avez la possibilité


d'effectuer le rapprochement avec la livraison ou la ventilation. Dans cet exemple, nous
allons rapprocher tous les articles restants des livraisons.

10. (B) OK pour fermer la fenêtre Note.

11. Vérifiez que le total de ventilation est égal à -95 pour cette note de débit.

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Factures
Chapitre 4 - Page 111
Saisir des factures répétitives

Modèle de facture répétitive


Un modèle de facture répétitive vous permet d'effectuer les opérations suivantes :
• Indiquer les intervalles de création des factures.
• Créer jusqu'à deux factures spéciales d'un montant différent du montant répétitif.
• Définir des factures répétitives devant être augmentées ou réduites d'un pourcentage fixe
d'une période à une autre.
Lorsque Oracle Payables crée des factures répétitives, la date de facture correspond à la date de
début de la période à laquelle la facture répétitive est créée. La date d'échéance dépend du
paramètre Base de calcul de la date échéance défini sur le site fournisseur, mais elle est
calculée différemment des factures standard :
• Si le paramètre Base de calcul de la date échéance a pour valeur Date système, la date
d'échéance correspond à la date de création de la facture répétitive.
• S'il est défini avec une autre valeur, la date d'échéance correspond à la date de facture, qui
est le premier jour de la période à laquelle la facture répétitive est créée.
Calendrier spécial
La fenêtre Calendrier spécial permet de définir des périodes qu'Oracle Payables utilise pour la
retenue de TVA automatique, les factures répétitives, les conditions de règlement et l'état
Indicateurs de suivi d'activité. Par exemple, si vous contrôlez la productivité du personnel une
fois par semaine, utilisez cette fenêtre pour définir des périodes hebdomadaires pour le type de
calendrier Indicateurs de gestion.

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Factures
Chapitre 4 - Page 112
La case à cocher (en affichage seulement) Lancer état indique qu'un état Indicateurs de suivi
d'activité a été lancé pour cette période. Cette case à cocher ne s'applique pas aux types de
calendrier Conditions de paiement, Retenue de TVA ou Facture répétitive.
Remarque : Les périodes que vous définissez dans la fenêtre Calendrier spécial sont
totalement indépendantes de celles que vous définissez dans la fenêtre Calendrier comptable
pour les périodes comptables AP.

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Factures
Chapitre 4 - Page 113
Exercice - Créer un calendrier spécial
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez créer un calendrier spécial.

Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre de définition Calendrier spécial.


− Nom = XXMonthly
− Périodes par an = 12
− Type de calendrier = Facture répétitive

2. Entrez les périodes du calendrier en commençant par le mois en cours jusqu'au sixième mois
suivant.

3. Sauvegardez votre travail.

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Factures
Chapitre 4 - Page 114
Solution - Créer un calendrier spécial
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez créer un calendrier spécial.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Créer un calendrier spécial

1. Accédez à la fenêtre de définition Calendrier spécial.

• (N) Configurer > Calendrier > Calendrier spécial


− Nom = XXMonthly
− Périodes par an = 12
− Type de calendrier = Facture répétitive

2. Entrez les périodes du calendrier en commençant par le mois en cours jusqu'au sixième mois
suivant.

Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

Factures
Chapitre 4 - Page 115
3. Sauvegardez votre travail.

Remarque : La combinaison Nom de la période - Année est utilisée en tant que nom
système. Le nom système et le nom du modèle de facture répétitive deviendront le numéro
de facture pour les factures répétitives générées.

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Factures
Chapitre 4 - Page 116
Exercice - Créer des factures répétitives
Présentation
Vous avez signé un contrat de location d'une durée de six mois pour un montant total de 12 000 $
avec la société XXIBM Corporation à San Francisco. Vous devez régler le même montant
chaque mois mais ne recevez aucune facture pour cette location. Définissez une facture répétitive
afin de traiter la création de toutes les factures d'un montant de 2 000 $ pour ce fournisseur, en
commençant au premier jour du mois suivant. Au cours de cet exercice, vous allez créer des
factures répétitives.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Créez une commande d'achat standard ou une ventilation comptable appropriée à utiliser
avec le modèle de facture répétitive que vous définissez.
− Les modèles de facture répétitive doivent définir une origine pour copier les
ventilations. Ces ventilations peuvent provenir d'une commande d'achat standard,
d'un appel de commande ouverte ou d'une ventilation comptable.

2. Accédez à la fenêtre Factures répétitives.


− Nom = XXIBM Corporation
− Site = SAN FRANCISCO
− Mode de règlement = Chèque

3. Entrez les informations suivantes sur le calendrier :


− Nom = XXMonthly
− Nombre de périodes = 6
− Première = Mois suivant le mois en cours

4. Entrez la définition du modèle :


− Numéro = XXRent
− Description = Loyer mensuel

5. Dans la section Origine de la ventilation, sélectionnez Jeu ou Commande.

6. Saisissez les montants suivants :


− Premier montant = 2000
− Nombre de factures = 6

7. Acceptez les valeurs par défaut pour les autres champs.

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Factures
Chapitre 4 - Page 117
8. Cliquez sur Créer des factures répétitives.
− Nom du lot = XXBatch (pour toutes les factures)

9. Terminez le processus de génération des factures.

10. Recherchez le lot de factures.

11. Vérifiez la présence des factures dans le lot.

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Factures
Chapitre 4 - Page 118
Solution - Créer des factures répétitives
Présentation
Vous avez signé un contrat de location d'une durée de six mois pour un montant total de 12 000 $
avec la société XXIBM Corporation. Vous devez régler le même montant chaque mois mais ne
recevez aucune facture pour cette location. Définissez une facture répétitive afin de traiter la
création de toutes les factures d'un montant de 2 000 $ pour ce fournisseur, en commençant au
premier jour du mois suivant. Au cours de cet exercice, vous allez créer des factures répétitives.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Créer une ventilation comptable appropriée

1. Créez une commande d'achat standard ou une ventilation comptable appropriée à utiliser
avec le modèle de facture répétitive que vous définissez.
− Les modèles de facture répétitive doivent définir une origine pour copier les
ventilations. Ces ventilations peuvent provenir d'une commande d'achat standard,
d'un appel de commande ouverte ou d'une ventilation comptable.

Saisir un modèle de facture répétitive

2. Accédez à la fenêtre Factures répétitives.

• (N) Factures > Saisie > Factures répétitives


− Nom = XXIBM Corporation
− Site = SAN FRANCISCO
− Mode de règlement = Chèque

3. Entrez les informations suivantes sur le calendrier :


− Nom = XXMonthly
− Nombre de périodes = 6
− Première = Mois suivant le mois en cours

4. (O) Définition du modèle


− Numéro = XXRent
− Description = Loyer mensuel

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Factures
Chapitre 4 - Page 119
5. Dans la section Origine de la ventilation, sélectionnez Jeu ou Commande.

6. (O) Montants
− Premier montant = 2000
− Nombre de factures = 6

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Factures
Chapitre 4 - Page 120
7. Acceptez les valeurs par défaut pour les autres champs.

Générer des factures

8. (B) Créer des factures répétitives


− Nom du lot = XXBatch (pour toutes les factures)

9. Terminez le processus de génération des factures.

10. Recherchez le lot de factures.

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Factures
Chapitre 4 - Page 121
11. Vérifiez la présence des factures dans le lot.

Remarque : Il n'est pas nécessaire de générer toutes les factures simultanément. Le modèle
peut être utilisé pour en générer quelques-unes simultanément, ce qui permet de réduire le
nombre de périodes à définir d'avance avec la valeur Ouverte ou Future.

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Factures
Chapitre 4 - Page 122
Rapprochement avec une commande d'achat

Rapprochement avec une commande d'achat


Rapprochez les articles facturés des commandes d'achat, des imputations ou des réceptions de
commandes pour vérifier que vous payez uniquement les marchandises et services que vous
avez commandés. Si un fournisseur vous facture un article en plus des tolérances de montant et
de quantité que vous avez définies dans la fenêtre Tolérances sur les factures, le processus de
validation par Oracle Payables bloque la facture. Un blocage empêche le règlement.
Vous pouvez rapprocher une facture unique de plusieurs livraisons et imputations de
commandes, à condition que toutes les commandes d'achat concernent le même fournisseur ;
vous pouvez également rapprocher plusieurs factures d'une livraison ou imputation de
commande unique.
Lorsque vous rapprochez une facture d'une commande d'achat ou d'une réception, Oracle
Payables crée des ventilations de facture à partir des informations comptables d'imputation de
la commande. Vous ne pouvez pas supprimer les ventilations de facture créées par
rapprochement. Si vous rapprochez une facture d'une commande d'achat inappropriée, vous
devez soit contrepasser les ventilations qui en résultent et recommencer avec la commande
d'achat correcte, soit annuler la facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 123
Exercice - Annuler une facture
Présentation
Les factures peuvent être annulées tant qu'elles ne sont pas réglées. L'annulation d'une facture
entraîne l'envoi de ventilations de facture de contrepassation dans le Grand Livre. Pour qu'une
facture réglée puisse être annulée, le règlement doit être annulé au préalable. Supposons qu'un
client vient de vous appeler pour vous faire savoir que la facture n° 8000 a été émise par erreur.
Vous devez donc annuler cette facture. Au cours de cet exercice, vous allez annuler une facture.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Factures.

2. Recherchez la facture 8000 :


− Fournisseur = XXIBM Corporation
− Numéro de la facture = 8000

3. Annulez la facture.

4. Cliquez sur OK.

5. Acceptez ou rejetez le message d'avertissement.

6. Notez que le statut prend la valeur Annulé.

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Factures
Chapitre 4 - Page 124
Solution - Annuler une facture
Présentation
Les factures peuvent être annulées tant qu'elles ne sont pas réglées. L'annulation d'une facture
entraîne l'envoi de ventilations de facture de contrepassation dans le Grand Livre. Pour qu'une
facture réglée puisse être annulée, le règlement doit être annulé au préalable. Supposons qu'un
client vient de vous appeler pour vous faire savoir que la facture n° 8000 a été émise par erreur.
Vous devez donc annuler cette facture. Au cours de cet exercice, vous allez annuler une facture.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Rechercher une facture à annuler

1. Accédez à la fenêtre Factures.

• (N) Factures > Saisie > Factures

2. Recherchez la facture 8000 :


− Fournisseur = XXIBM Corporation
− Numéro de la facture = 8000

3. (B) Rechercher

4. Annulez la facture.

• (B) Actions
− Annuler les factures = sélectionnée

5. (B) OK

6. (B) OK pour accepter le message d'avertissement

7. Notez que le statut prend la valeur Annulé.

Remarque : L'annulation d'une facture est irrémédiable. Il n'existe pas d'option permettant
de revenir sur cette opération.

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Factures
Chapitre 4 - Page 125
Exercice - Contrepasser des ventilations de factures
Présentation
Vous avez découvert que la facture n° 1000 a été saisie avec des informations comptables
incorrectes. Le montant de 4 000 $ aurait dû être imputé au service 420, et non au service 402.
Vous devez donc ajuster la ventilation comptable de cette facture. Au cours de cet exercice, vous
allez contrepasser des ventilations de factures.

Conseil : Vous pouvez modifier des lignes avant leur centralisation dans General Ledger. Une
fois la centralisation effectuée, vous devez les contrepasser.

XXIBM Corporation Facture n° 1000


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
10000 Cadeau promotionnel publicitaire 1 10000,00

Cette facture a été imputée au


service 402 par erreur. Sous-total 10000,00
Pouvez-vous contrepasser la
ventilation incorrecte et la Livraison 0,00
réimputer au service 420 ?
TVA 0,00

Total 10000,00

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Recherchez la facture n° 1000.

2. Contrepassez la ventilation incorrecte.

3. Saisissez la ventilation correcte.

4. Sauvegardez votre travail.

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Factures
Chapitre 4 - Page 126
Solution - Contrepasser des ventilations de factures
Présentation
Vous avez découvert que la facture n° 1000 a été saisie avec des informations comptables
incorrectes. Le montant de 4 000 $ aurait dû être imputé au service 420, et non au service 402.
Vous devez donc ajuster la ventilation comptable de cette facture. Au cours de cet exercice, vous
allez contrepasser des ventilations de factures.

Conseil : Vous pouvez modifier des lignes avant leur centralisation dans General Ledger. Une
fois la centralisation effectuée, vous devez les contrepasser.

XXIBM Corporation Facture n° 1000


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
10000 Cadeau promotionnel publicitaire 1 10000,00

Cette facture a été imputée au


service 402 par erreur. Sous-total 10000,00
Pouvez-vous contrepasser la
ventilation incorrecte et la Livraison 0,00
réimputer au service 420 ?
TVA 0,00

Total 10000,00

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Rechercher la facture 1000

1. Accédez à la fenêtre Rechercher des factures.

• (N) Factures > Saisie > Factures

2. Recherchez la facture 1000 :


− Fournisseur = XXIBM Corporation
− Numéro de la facture = 1000
− (B) Rechercher
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Factures
Chapitre 4 - Page 127
Contrepasser la ventilation incorrecte

3. (B) Ventilations

4. Sélectionnez la ventilation affectée au service 402.

5. (B) Contrepasser

6. (B) OK pour accepter l'avertissement.

Saisir la ventilation correcte

7. Saisissez une nouvelle ventilation.

Type Montant Compte


Article 4 000 01-420-7110-0000-000

8. Sauvegardez votre travail.

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Factures
Chapitre 4 - Page 128
Workflow d'approbation de facture

Workflow d'approbation de facture


Ensuite, le workflow demande de manière séquentielle à chaque approbateur de la liste
d'approuver les factures en ligne.
Par exemple, vous pouvez définir une règle stipulant que les factures d'un montant supérieur à
100 000 $ nécessitent l'approbation du directeur financier puis du président directeur général.
Si vous utilisez le workflow d'approbation de facture, chaque facture nécessitant une
approbation doit être approuvée préalablement à son règlement. Pour indiquer qu'une facture
requiert une approbation, Oracle Payables affecte la valeur Obligatoire au champ Statut
d'approbation de la fenêtre Factures.
Lorsque vous utilisez cette fonction, toutes les factures nécessitent une approbation, avec les
exceptions suivantes. Oracle Payables affecte le statut Non obligatoire au statut d'approbation
des factures suivantes :
• Notes de frais importées via le programme Importation de notes de frais d'Oracle
Payables (étant donné que ces notes de frais ont déjà suivi un processus d'approbation).
• Factures répétitives si l'option Workflow d'approbation requis n'était pas activée pour le
modèle de facture répétitive (en effet, ces factures sont souvent approuvées à l'avance).
• Factures qui existaient avant que vous ayez activé la fonction.

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Factures
Chapitre 4 - Page 129
• Factures ayant exécuté le processus Workflow d'approbation de facture qui a déterminé
que, d'après les règles configurées dans Oracle Approvals Management, aucune personne
ne doit les approuver.
Vous pouvez lancer le workflow d'approbation de facture pour une facture à partir de la fenêtre
Actions sur facture ou de la fenêtre Lancer le traitement.

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Factures
Chapitre 4 - Page 130
Exercice - Approuver des factures en ligne
Présentation
Le système est configuré pour autoriser la validation des factures au moment de leur saisie. Le
processus de validation vérifie si des blocages doivent être appliqués ou levés sur une facture.
Validez la facture numéro XX1000. Ensuite, générez une écriture afin de pouvoir la visualiser en
ligne dans un compte en T. Au cours de cet exercice, vous allez créer des factures en ligne.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Rechercher des factures.

2. Validez la facture.

3. Vérifiez le statut de la facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 131
Solution - Approuver des factures en ligne
Présentation
Le système est configuré pour autoriser la validation des factures au moment de leur saisie. Le
processus de validation vérifie si des blocages doivent être appliqués ou levés sur une facture.
Validez la facture numéro XX1000. Ensuite, générez une écriture afin de pouvoir la visualiser en
ligne dans un compte en T. Au cours de cet exercice, vous allez créer des factures en ligne.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Valider une facture en ligne

1. Accédez à la fenêtre Rechercher des factures.

• (N) Factures > Saisie > Factures


− Nom du fournisseur = XXIBM Corporation
− Numéro de facture = XX1000

2. (B) Rechercher

3. (B) Actions

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Factures
Chapitre 4 - Page 132
4. Validez la facture.
− Valider = Case cochée

5. Vérifiez que la facture a pour statut Validée.

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Factures
Chapitre 4 - Page 133
Exercice - Approuver un lot de factures
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez valider un lot de factures.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Lots de factures.

2. Recherchez votre lot.

3. Validez le lot entièrement.

4. Contrôlez le traitement simultané qui a été généré.

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Factures
Chapitre 4 - Page 134
Solution - Approuver un lot de factures
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez valider un lot de factures.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Lancer le processus Validation de facture pour un lot de factures

1. Accédez à la fenêtre Lots de factures.

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

2. Recherchez votre lot = XXBatch.

3. Validez-le entièrement.

• (B) Valider

4. Contrôlez le traitement simultané qui a été lancé et consultez la sortie une fois qu'il est
terminé.

Remarque : Ce processus va créer un état Validation par Oracle Payables. Cet état indique
le code blocage, les blocages appliqués et ceux levés au cours de ce processus de validation.
Dans un exercice ultérieur, nous lancerons d'autres états afin d'accéder à un plus grand
nombre de détails.

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Factures
Chapitre 4 - Page 135
Approbation et validation

Approbation et validation
Vous pouvez activer cette option si vous importez/créez des factures qui exigent que le
processus Validation de facture crée des ventilations de taxes à votre place. Si les approbateurs
doivent vérifier les détails des taxes avant d'approuver une facture, il est recommandé d'activer
cette option.
Critères de sélection des factures
Pour pouvoir être traitée, une facture doit répondre à tous les critères suivants :
1. Si l'option Validation requise avant approbation est activée, la facture doit être validée.
2. Le champ Approbation de la fenêtre Factures doit être défini avec l'une des valeurs
suivantes :
- Obligatoire si vous lancez le workflow à partir de la fenêtre Lancer le traitement
- N'importe quelle valeur autre que Lancée ou Approuvée manuellement si vous
lancez le workflow à partir de la fenêtre Actions sur facture
3. Le montant de la facture doit être égal au total de la ventilation.

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Factures
Chapitre 4 - Page 136
Configuration du système

Notification par les approbateurs


Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter la facture.
• Si un approbateur approuve la facture, cette dernière est transmise à la personne suivante
de la liste d'approbateurs jusqu'à ce que toutes les personnes concernées l'aient
approuvée.
• Si un approbateur rejette la facture, le workflow s'interrompt.
• Si un approbateur ne répond pas dans le temps imparti, Oracle Workflow demande au
responsable de cette personne d'approuver la facture.
Si un approbateur rejette une facture, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes dans
la fenêtre Actions sur facture :
• Utilisez l'option Forcer l'approbation pour approuver manuellement la facture.
• Utilisez l'option Lancer l'approbation pour soumettre de nouveau la facture dans le
workflow d'approbation de facture après avoir corrigé les erreurs ayant entraîné son rejet
par l'approbateur.
• Utilisez l'option Annuler les factures pour annuler la facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 137
Suggestion : Il est recommandé de programmer l'état Statut d'approbation des factures de sorte
qu'il s'exécute la nuit afin de pouvoir surveiller de près les factures rejetées.
Pour vérifier le statut d'approbation d'une facture pour laquelle le workflow d'approbation de
facture a été lancé, accédez à :
• la fenêtre Historique d'approbation des factures
• l'état Statut d'approbation des factures

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Factures
Chapitre 4 - Page 138
Exercice - Lancer des approbations par le système
Présentation
Votre entreprise exécute régulièrement le processus Validation de facture afin de valider les
factures. Lancez ce processus pour les factures fournisseur. Il s'agit d'un traitement simultané
performant dont vous pouvez planifier l'exécution automatique. Au cours de cet exercice, vous
allez exécuter la validation par le système.

Hypothèses
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• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Lancer le traitement.

2. Lancez l'état Validation de facture pour votre fournisseur.

3. Lancez le traitement.

4. Contrôlez-le et vérifiez la sortie.

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Factures
Chapitre 4 - Page 139
Solution - Lancer des approbations par le système
Présentation
Votre entreprise exécute régulièrement le processus Validation de facture afin de valider les
factures. Lancez ce processus pour les factures fournisseur. Il s'agit d'un traitement simultané
performant dont vous pouvez planifier l'exécution automatique. Au cours de cet exercice, vous
allez exécuter la validation par le système.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Lancer le processus Validation de facture

1. Accédez à la fenêtre Lancer le traitement.

• (N) Autres > Traitements > Lancer

2. Lancez l'état Validation de facture pour votre fournisseur uniquement.

• Définissez les paramètres suivants :


− Option = Tout
− Nom du fournisseur = XXIBM Corporation

3. Lancez le traitement.

4. Contrôlez-le jusqu'à la fin de son exécution et vérifiez la sortie.

Remarque : Ce processus va créer un état Validation par Oracle Payables. Cet état indique
le code blocage, les blocages appliqués et ceux levés au cours de ce processus de validation.
Dans un exercice ultérieur, nous lancerons d'autres états afin d'accéder à un plus grand
nombre de détails.

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Factures
Chapitre 4 - Page 140
Programme Workflow d'approbation de facture

Programme Workflow d'approbation de facture


Lorsque vous lancez ce programme, il met à jour le statut d'approbation de la facture en lui
affectant la valeur Lancée. La facture est ensuite placée dans la file d'attente WF_DEFERRED.
Lors de la prochaine exécution du module d'écoute d'agent de workflow, le système lancera le
workflow d'approbation de facture pour cette facture.
Conditions préalables :
Définissez toutes les règles d'approbation de facture dans Oracle Approvals Management
(OAM).
Configurez le workflow d'approbation de facture et personnalisez-le éventuellement.
Activez l'option Utiliser workflow approbation facture.
Chaque facture répond à tous les critères de sélection.
Dans la fenêtre Lancer le traitement, l'administrateur système doit programmer une exécution
régulière du module d'écoute d'agent de workflow.

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Factures
Chapitre 4 - Page 141
Paramètres du programme Workflow d'approbation de facture

Paramètres du programme Workflow d'approbation de facture


Vous ne sélectionnez des paramètres que si vous lancez le traitement depuis la fenêtre Lancer
le traitement. Si vous le lancez depuis la fenêtre Actions sur facture, il n'existe aucun
paramètre.
Nom du fournisseur. Pour traiter les factures d'un fournisseur spécifique, entrez son nom. Si
vous ne saisissez aucun nom de fournisseur, le programme traite les factures admissibles de
tous les fournisseurs.
Numéro de facture. Pour ne traiter qu'une seule facture, entrez son numéro. Si vous ne
saisissez aucun numéro de facture, le programme traite toutes les factures admissibles.
Date de facture - Du/Au. Si vous souhaitez que le workflow d'approbation de facture ne traite
que les factures dont les dates sont comprises dans une fourchette spécifique, entrez la
fourchette de dates.

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Factures
Chapitre 4 - Page 142
Historique d'approbation des factures

Historique d'approbation des factures


Cette fenêtre affiche tous les approbateurs d'une facture dans l'ordre dans lequel le workflow
leur demande leur approbation. Vous pouvez voir qui a vérifié la facture, savoir si l'approbateur
l'a approuvée ou rejetée, connaître la date de réponse, déterminer le montant de la facture
lorsque l'approbateur l'a vérifiée, et prendre connaissance des éventuels commentaires que
l'approbateur a saisis. Vous pouvez également connaître le nom de l'approbateur en attente et
des approbateurs planifiés. Si l'approbation d'une facture est forcée, vous pouvez voir le nom
utilisateur de la personne qui a approuvé cette facture.
Référence de la fenêtre Historique d'approbation des factures
Date de l'action. Date à laquelle l'action d'approbation s'est produite (par exemple, date à
laquelle un approbateur a rejeté la facture).
Action. Cette fenêtre affiche l'action associée à chaque approbateur.
Approuvée. La facture a été approuvée par l'approbateur concerné.
Rejetée. La facture a été rejetée par l'approbateur concerné.
En attente. La facture est dans la file d'attente de l'approbateur concerné.
Future. La facture ne figure pas encore dans la file d'attente d'approbation de
l'approbateur.
Approuvée manuellement. Une personne chargée des comptes fournisseur a approuvé
manuellement la facture via la fonction Forcer l'approbation.

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Factures
Chapitre 4 - Page 143
Approbateur. Nom de l'approbateur désigné pour exécuter une action en réponse à une
notification de demande d'approbation ou d'escalade. La configuration des approbateurs
s'effectue dans Oracle Approvals Management (OAM). Si l'approbation d'une facture a
été forcée, ce champ affiche le nom utilisateur de la personne chargée des comptes
fournisseur qui a forcé l'approbation de cette facture.
Montant approuvé. Total de la facture au moment de l'approbation ou du rejet. Ce champ
fait office de piste d'audit car le montant de la facture peut changer entre chaque
approbateur.
Commentaires. Etant donné qu'une facture passe par le processus Workflow d'approbation
de facture, l'approbateur peut saisir des commentaires sur la facture approuvée ou rejetée.
Si l'approbation de la facture est forcée, ce champ est vide.

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Factures
Chapitre 4 - Page 144
Etats

Etats
Contrôle des lots par numéro de lot
Dresse la liste des lots de factures par nom de lot et date de lot. Les lots peuvent également être
triés par auteur.
Contrôle des lots par utilisateur
Dresse la liste des lots de factures par auteur. Les lots peuvent également être triés par nom de
lot.
Etat du rapprochement des avoirs
Cet état dresse la liste des avoirs et des notes de débit qui correspondent aux paramètres de
fournisseur et de date que vous précisez. Il indique également pour chaque avoir le montant
total des lignes de ventilation dans la devise de saisie et dans la devise comptable.
Balance âgée fournisseurs
Cet état permet d'obtenir la liste des factures non réglées. Il fournit des informations sur les
règlements de factures dus au cours des quatre périodes que vous précisez dans la fenêtre
Périodes de balance âgée. Cet état ne comprend pas les factures annulées.
Liste d'audit factures par numéro pièce justificative
Cet état vous permet d'examiner les factures avec les numéros d'ordre des pièces justificatives
associées. Si l'option de profil Numérotation des pièces est activée, un numéro séquentiel
unique peut être attribué aux factures (par Oracle Payables ou par l'utilisateur) au moment de
leur saisie.
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Factures
Chapitre 4 - Page 145
Liste détaillée des factures
La Liste détaillée des factures permet de vérifier les factures en double. Vous avez intérêt à
auditer périodiquement les factures pour assurer le suivi des règlements. Vous pouvez trier
cette liste de six manières différentes. Vous pouvez également utiliser cet état pour obtenir une
liste de vos factures par type de facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 146
Etats

Etats
Liste des factures saisies en double
L'état des factures saisies en double permet de détecter les factures en double. Il dresse la liste
des factures qui semblent être des doublons d'après plusieurs critères. L'un des critères que
vous précisez est le nombre de caractères du numéro de facture qui sont communs à deux ou
plusieurs factures. L'état dresse la liste des factures qui répondent à ce critère et présentent
d'autre part le même montant, la même date de facture et le même fournisseur. Vous pouvez
limiter la recherche en vérifiant les factures en double au cours d'une période particulière que
vous indiquez. Oracle Payables trie cet état selon l'ordre alphabétique des noms de fournisseur
et regroupe les doubles potentiels sur des lignes consécutives.
Etat historique des factures
L'état historique des factures est nécessaire pour justifier le solde d'une fourchette donnée de
factures. Il vous permet de passer rapidement en revue une liste détaillée de toutes les activités
en rapport avec une facture donnée, y compris les paiements, les écarts de change, les
avoirs/notes de débit et les escomptes. Le solde des factures est ensuite additionné pour chaque
site fournisseur, pour chaque fournisseur et pour l'ensemble de l'état.
Etat des factures bloquées
L'état des factures bloquées fournit des informations détaillées sur les factures bloquées. Vous
pouvez lancer le processus Validation de facture avant d'exécuter cet état pour obtenir les
informations les plus récentes. Pour plus de détails sur les factures bloquées pour écarts de
rapprochement, exécutez l'état détaillé des blocages pour écarts de rapprochement.
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Factures
Chapitre 4 - Page 147
Registre des factures
L'état Registre des factures fournit des informations détaillées sur les factures. Il permet
également de voir les comptes de contrepartie fournisseur créés par Oracle Payables pour
chaque ventilation lorsque vous validez une facture. Cet état est organisé par devise de
facturation et, si vous utilisez le contrôle par lots, par nom de lot, puis par nom de fournisseur
et numéro de facture.
Etat de détail du rapprochement
Cet état fournit des informations détaillées sur le rapprochement d'une facture, d'une
commande d'achat ou d'un bon de réception. Il est particulièrement utile pour essayer de
déterminer la cause d'un blocage de facture.
Détail des blocages pour écarts de rapprochement
Cet état fournit des informations détaillées sur les comptes fournisseur et les achats en rapport
avec les factures bloquées pour écarts de rapprochement ou dont le blocage pour écarts de
rapprochement a été levé. Vous pouvez l'imprimer avant de lancer un lot de règlements pour
déterminer si vous devez débloquer manuellement certaines factures.

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Factures
Chapitre 4 - Page 148
Exercice - Lancer des états traitant des blocages
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez lancer des états traitant des blocages.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez au panneau de lancement standard d'états.

2. Lancez l'état Détail des blocages pour écarts de rapprochement.

3. Lancez l'état des factures bloquées.

4. Contrôlez les traitements et vérifiez la sortie.

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Factures
Chapitre 4 - Page 149
Solution - Lancer des états traitant des blocages
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez lancer des états traitant des blocages.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Soumettre l'état Détail des blocages pour écarts de rapprochement

L'état Détail des blocages pour écarts de rapprochement affiche les factures qui ont été bloquées
ou débloquées en raison de problèmes de rapprochement.

1. Accédez au panneau de lancement standard d'états.

• (N) Autres > Traitements > Lancer

2. Lancez l'état Détail des blocages pour écarts de rapprochement avec les paramètres
suivants :
− Nom du fournisseur = XXIBM Corporation

3. (B) OK

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Factures
Chapitre 4 - Page 150
4. (B) Lancer

5. Contrôlez le traitement jusqu'à la fin de son exécution et vérifiez la sortie.

Soumettre l'état Factures bloquées

L'état des factures bloquées affiche les factures bloquées en raison de problèmes de
rapprochement ou d'autres problèmes.

6. Accédez au panneau de lancement standard d'états.

• (N) Autres > Traitements > Lancer

7. Lancez l'état des factures bloquées avec les paramètres suivants :


− Nom du fournisseur = XXIBM Corporation

8. (B) OK

9. (B) Lancer

10. Contrôlez le traitement jusqu'à la fin de son exécution et vérifiez la sortie.

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Factures
Chapitre 4 - Page 151
Etats

Etats
Etat des factures répétitives
Cet état vous permet d'examiner les modèles de facture répétitive que vous avez définis au
cours d'une période donnée. Vous pouvez l'utiliser pour déterminer le montant que vous avez
autorisé pour un modèle de facture répétitive, le montant déjà appelé et le prochain montant
planifié.
Note à acheteur sur blocages après rapprochement
Cet état vous permet d'imprimer un avis pour informer un acheteur de blocages dus à un écart
entre sa commande d'achat et la facture correspondante. Lorsque vous exécutez cet état, Oracle
Payables imprime un avis adressé à tous les acheteurs qui ont émis une commande d'achat
présentant un écart par rapport à la facture correspondante.
Avis de factures imprimées
Générez un avis de facture standard pour informer les fournisseurs des factures que vous avez
saisies. Pour les avoirs et les notes de débit, l'avis indique au fournisseur les crédits ou débits
que vous allez appliquer aux factures à venir. Vous pouvez générer cet état à partir de la fenêtre
Factures ou de la fenêtre Lancer le traitement. Pour modifier le texte type, utilisez Oracle
Reports.

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Factures
Chapitre 4 - Page 152
Historique des factures payées aux fournisseurs
Exécutez cet état par fournisseur ou par type de fournisseur pour passer en revue l'historique
des règlements, les escomptes pris et la fréquence des règlements partiels.
Blocages pour écart, par acheteur
Cet état affiche les blocages pour écart posés sur les factures en les regroupant d'après les
acheteurs mentionnés dans les commandes d'achat.

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Factures
Chapitre 4 - Page 153
Etats

Etats
Note au demandeur sur blocage réception
Cet état permet d'imprimer un avis pour informer un demandeur qu'une facture est bloquée
parce qu'il n'a pas accusé réception des articles facturés.
Liste des ventilations comptables
Cet état dresse la liste de toutes les ventilations comptables que vous avez définies. Les
ventilations comptables simplifient et accélèrent la saisie des factures en générant
automatiquement les ventilations des factures auxquelles sont associées des ventilations
comptables.
Indicateurs de suivi d'activité
Exécutez cet état pour voir le nombre actuel de fournisseurs, de factures, de règlements et de
blocages pour écarts de rapprochement enregistrés dans votre système Oracle Payables. Pour
l'utiliser, vous devez définir un calendrier spécial dans la fenêtre Calendrier spécial d'Oracle
Payables.
• Indicateurs de gestion : suivi quotidien - Compare l'activité Oracle Payables pendant la
période indiquée et la période précédente.
• Indicateurs du suivi d'activité en fin de période - Cliché d'Oracle Payables à la fin de la
période des indicateurs de gestion pour laquelle vous exécutez l'état.

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Factures
Chapitre 4 - Page 154
Types de flux de comptabilisation

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Factures
Chapitre 4 - Page 155
Rapprochement avec des imputations d'immobilisations

Rapprochement avec des imputations d'immobilisations


Le compte d'imputation indiqué sur la commande d'achat pour un article qui sera capitalisé et
amorti est un compte de bilan et servira de compte de lettrage associé à une catégorie
d'immobilisation (comme ORDINATEUR-PC) dans Oracle Assets. Une fois le rapprochement
effectué, le compte de lettrage d'immobilisation devient l'imputation de la facture. Lorsque
l'immobilisation est préparée et imputée à Oracle Assets, le compte de lettrage est effacé et le
coût de l'immobilisation est imputé au compte d'immobilisations associé à la catégorie de
l'immobilisation. Oracle Payables transfère le compte de lettrage de l'immobilisation au Grand
Livre et Oracle Assets transfère la pièce de rapprochement du compte de lettrage et la pièce de
coût de l'immobilisation.

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Factures
Chapitre 4 - Page 156
Rapprochement avec des imputations de destination Charges

Rapprochement avec des imputations de charges


Le compte de charges mentionné sur la commande d'achat pour un article qui sera comptabilisé
en charges (fournitures de bureau par exemple) est un compte de résultats. Après
rapprochement, le compte de charges est transféré vers la ventilation de la facture si vous
calculez les provisions en fin de période. Lorsque les données comptables sont envoyées au
Grand Livre, le montant imputé au compte de charges peut être reporté sur le compte de
résultats.

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Factures
Chapitre 4 - Page 157
Rapprochement avec des imputations de destination Stock

Rapprochement avec des imputations de destination Stock


Le compte d'imputation indiqué sur la commande d'achat pour un article qui sera capitalisé en
tant qu'article stocké est un compte de bilan et servira de compte de lettrage de matières associé
à une organisation logistique dans Oracle Inventory. Une fois le rapprochement effectué, la
facture est imputée au compte des factures à recevoir. Le traitement de la réception crédite le
compte des factures à recevoir (compte des réceptions non facturées). Lors des étapes
d'enregistrement de la facture et de rapprochement, la réception est facturée et le solde du
compte de factures à recevoir doit être apuré. Au moment de la réception, Oracle Purchasing
transfère la provision sur le compte des factures à recevoir (crédit) ; après rapprochement,
Oracle Payables transfère la pièce de rapprochement sur ce compte dans le cadre du traitement
de la centralisation dans GL.

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Factures
Chapitre 4 - Page 158
Définir le rapprochement des commandes et les tolérances
d'écart sur TVA

Définir le rapprochement des commandes d'achat et les tolérances d'écart sur


TVA (facultatif)
Utilisez la fenêtre Tolérances d'écart sur les factures pour définir les tolérances d'écart sur TVA
et les tolérances de rapprochement que vous voulez autoriser pour les écarts entre les factures,
les commandes d'achat, les réceptions et les informations fiscales. Vous pouvez définir ces
tolérances en termes de pourcentage ou de montant.
Si une facture dépasse ces tolérances, elle est bloquée au cours du processus Validation de
facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 159
Blocages et déblocages

Blocages et déblocages
Un blocage peut être imposé par le système, mais certains blocages peuvent être définis
manuellement. Un blocage empêche le règlement et parfois la comptabilisation d'une facture.
Oracle Payables bloque les factures qui sont rejetées par le processus Validation de facture.
Il faut débloquer les factures pour permettre leur règlement et la création des pièces comptables
correspondantes. Si vous débloquez une facture manuellement, il n'est pas nécessaire de
relancer le processus Validation de facture pour pouvoir la régler ou créer les pièces
comptables associées. Ce processus ne peut pas appliquer à une facture le type de blocage que
vous avez levé manuellement. Vous devez lever manuellement tous les blocages que vous avez
appliqués manuellement.
Blocages système
Tout blocage qui n'est pas défini par l'utilisateur est un blocage système. Par exemple, le
blocage pour écart de ventilation est un blocage système. Il est appliqué par le processus
Validation de facture si les ventilations de la facture ne sont pas égales au montant de la
facture. Pour lever ce blocage système, vous devez corriger le problème qui en est la cause et
relancer le processus Validation de facture. Certains blocages système (notamment les blocages
pour écart de rapprochement) peuvent être levés manuellement.

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Factures
Chapitre 4 - Page 160
Au cours du processus Validation de facture, Oracle Payables lève automatiquement les
blocages système (tout blocage que vous n'avez pas défini) des factures lorsque la cause du
blocage a été corrigée. Par exemple, si vous réglez un écart de ventilation sur une facture et
relancez le processus Validation de facture, Oracle Payables lève automatiquement le blocage
pour écart de ventilation. Oracle Payables applique certains blocages que vous ne pouvez pas
lever. Vous pouvez afficher les factures concernées dans la fenêtre des blocages de factures,
mais vous ne pouvez pas les débloquer manuellement. Pour débloquer une facture, vous devez
corriger l'écart qui a causé le blocage par le processus Validation de facture, puis lancer à
nouveau ce processus. Vous pouvez corriger les écarts en mettant à jour la facture ou la
commande d'achat ou encore en modifiant les tolérances d'écarts sur factures.
Blocages manuels
Vous pouvez empêcher le règlement et éventuellement la comptabilisation d'une facture en lui
appliquant manuellement un ou plusieurs blocages. Oracle Payables fournit des blocages
génériques mais vous pouvez définir des blocages plus adaptés à vos besoins. Les blocages que
vous appliquez manuellement aux factures ne sont pas levés automatiquement par Oracle
Payables. Vous devez les lever manuellement.

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Factures
Chapitre 4 - Page 161
Bloquer des sites fournisseur

Bloquer des sites fournisseur


Responsabilité Oracle Payables
(N) Fournisseurs > Saisie
Dans la fenêtre Sites fournisseur, vous pouvez activer les options Bloquer tous les règlements,
Bloquer les factures non validées et Bloquer les factures non rapprochées. Vous avez
également la possibilité de préciser une limite de montant facturé pour un site fournisseur
particulier. Les contrôles s'appliquent au niveau du site. Si vous modifiez les options au niveau
du fournisseur, vos modifications ne s'appliqueront qu'aux nouveaux sites fournisseur créés par
la suite. Oracle Payables affiche un message d'avertissement pendant la saisie de factures si un
site fournisseur est bloqué.
Bloquer tous les règlements
Il s'agit du blocage de site fournisseur le plus restrictif. En cochant la case Bloquer tous les
règlements dans la région Contrôle de la fenêtre Site fournisseur, vous empêchez le site
fournisseur d'être sélectionné pour un lot de règlements ou un règlement express. Pour régler
les factures associées à ce site fournisseur, vous devez désélectionner la case à cocher Bloquer
tous les règlements au niveau du site fournisseur.

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Factures
Chapitre 4 - Page 162
Bloquer les factures non validées
Si vous sélectionnez cette option pour un site, Oracle Payables applique automatiquement un
blocage fournisseur à toutes les nouvelles factures saisies pour le site considéré. Ce blocage
intervient pendant l'exécution du processus Validation de facture. Il ne vous empêche pas de
régler les factures précédemment saisies et validées pour ce site fournisseur. Vous pouvez lever
ce blocage manuellement dans la fenêtre Blocages de factures. Désactivez cette option lorsque
vous ne voulez plus bloquer les factures non validées concernant un site fournisseur particulier.
Bloquer les factures non rapprochées
Lorsque cette option est activée pour un site, Oracle Payables applique un blocage
Rapprochement exigé à la facture pendant le processus d'approbation si vous ne rapprochez pas
cette facture d'une réception de commande (mais que vous saisissez les ventilations de la
facture manuellement ou par le biais de la ventilation comptable). La facture ne peut pas être
réglée tant que vous n'avez pas levé le blocage. Vous pouvez lever ce blocage soit en
rapprochant la facture d'une commande d'achat ou d'une réception, soit manuellement dans la
fenêtre Blocages de factures.
Montant limite par facture
Si vous saisissez une facture pour un site fournisseur une facture qui dépasse le montant limite
par facture, Oracle Payables applique un blocage de montant à cette facture au cours du
processus Validation de facture. La facture ne peut pas être réglée tant que vous n'avez pas levé
le blocage. Pour ce faire, vous pouvez ajuster le montant de la facture ou lever le blocage
manuellement dans la fenêtre Blocages de factures.
Remarque : Si l'option Bloquer tous les règlements est activée au niveau du site fournisseur, le
champ Blocage de la fenêtre Factures n'est pas modifié car ce blocage concerne le fournisseur
et non la facture. Toutefois, vous pouvez vérifier tous les blocages des factures en lançant l'état
des factures bloquées.
Remarque : Le fait de sélectionner l'option Bloquer tous les règlements au niveau fournisseur
n'empêche pas d'effectuer des règlements à un site de règlement fournisseur. Cela modifie
simplement la valeur par défaut pour les nouveaux sites fournisseur.

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Factures
Chapitre 4 - Page 163
Exercice - Calculer un solde fournisseur
Présentation
Calculez le solde dû à votre fournisseur. Au cours de cet exercice, vous allez calculer un solde
fournisseur.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Rechercher des factures.

2. Calculez le solde dû.

3. Consultez le montant dans la fenêtre Nombre de factures et solde.

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Factures
Chapitre 4 - Page 164
Solution - Calculer un solde fournisseur
Présentation
Calculez le solde dû à votre fournisseur. Au cours de cet exercice, vous allez calculer un solde
fournisseur.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Calculer le solde dû à un fournisseur

1. Accédez à la fenêtre Rechercher des factures.

• (N) Factures > Saisie > Factures


− Fournisseur = XXIBM Corporation

2. (B) Calculer le solde dû


− Prendre un escompte = Case cochée
− Inclure les billets à ordre = Case cochée

3. (B) Calculer

4. Consultez le montant dû dans la fenêtre Nombre de factures et solde.

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Factures
Chapitre 4 - Page 165
Bloquer des factures

Bloquer des factures


Responsabilité Oracle Payables
(N) Configurer > Facture > Codes de blocage et de déblocage
Vous pouvez appliquer manuellement un ou plusieurs motifs de blocage à une facture à l'aide
de la fenêtre Blocages de factures du Pupitre des factures. Utilisez les motifs de blocage par
défaut ou définissez les vôtres.

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Factures
Chapitre 4 - Page 166
Exercice - Bloquer une facture
Présentation
Il existe plusieurs types de blocage : blocages de site fournisseur, blocages de facture et blocages
d'échéancier de paiement. Certains blocages peuvent être levés manuellement, d'autres non. Si
une facture fait l'objet d'un blocage qui ne peut pas être levé manuellement (par exemple, un
blocage pour écart de ventilation), le problème doit être résolu. Au cours de cet exercice, vous
allez bloquer une facture.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Rechercher des factures.

2. Recherchez votre facture.

3. Appliquez un blocage de montant.

4. Sauvegardez votre travail.

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Factures
Chapitre 4 - Page 167
Solution - Bloquer une facture
Présentation
Il existe plusieurs types de blocage : blocages de site fournisseur, blocages de facture et blocages
d'échéancier de paiement. Certains blocages peuvent être levés manuellement, d'autres non. Si
une facture fait l'objet d'un blocage qui ne peut pas être levé manuellement (par exemple, un
blocage pour écart de ventilation), le problème doit être résolu. Au cours de cet exercice, vous
allez bloquer une facture.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Rechercher une facture

1. Accédez à la fenêtre Rechercher des factures.

• (N) Factures > Saisie > Factures

2. Recherchez la facture n°2000.


− Fournisseur = XXIBM Corporation
− Numéro de la facture = 2000

3. (B) Rechercher

Bloquer une facture

4. Appliquez un blocage de montant.

5. (O) Blocages
− Code blocage = Montant

6. Sauvegardez votre travail.

7. (O) Informations générales

8. Notez que le champ Statut de la facture a pour valeur A revalider et que le champ Blocages
de la région Synthèse a pour valeur 1.

9. Répondez aux questions suivantes :


− Cette facture peut-elle être centralisée dans GL ? Pourquoi ou pourquoi pas ?
− Qu'est-ce qui détermine si une facture bloquée peut être centralisée dans GL ?

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Factures
Chapitre 4 - Page 168
Bloquer des échéanciers de paiement

Bloquer des échéanciers de paiement


Vous pouvez bloquer le paiement d'une partie d'une facture en bloquant un ou plusieurs
échéanciers de paiement dans la fenêtre Echéanciers de paiement. Par exemple, pour régler
90 % d'une facture immédiatement et 10 % à une date ultérieure, entrez la facture et créez un
échéancier de paiement fractionné pour les règlements respectifs de 90 % et 10 % du montant
facturé. Cochez la case Bloquer pour l'échéancier de paiement représentant 10 % du montant
facturé.

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Factures
Chapitre 4 - Page 169
Débloquer des sites fournisseur

Lever les blocages de site fournisseur


Pour lever les blocages de règlement au niveau du site fournisseur, désactivez la case à cocher
Bloquer tous les règlements dans la fenêtre Fournisseurs. Les blocages qui résultent des options
fournisseur suivantes doivent être levés dans la fenêtre Blocages de factures :
• Option Bloquer les factures non validées (blocage au niveau du site fournisseur)
• Option Bloquer les factures non rapprochées (blocage de type Rapprochement exigé)
• Montant limite par facture (blocage de type Montant)

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Factures
Chapitre 4 - Page 170
Débloquer des factures

Débloquer des factures


Levez les blocages de factures pour pouvoir les régler et créer les pièces comptables associées.
Vous pouvez afficher les blocages concernant une facture dans la fenêtre Aperçu de la facture
ou dans la fenêtre Blocages. Vous pouvez voir le nombre de blocages concernant une facture
dans la fenêtre Factures. Identifiez les factures bloquées à l'aide de l'état des factures bloquées
et de l'état détaillé des blocages pour écarts de rapprochement.
• Pour débloquer plusieurs factures, cliquez sur Lever les blocages dans la fenêtre Actions
sur facture et sélectionnez le code du type de blocage à lever. Sélectionnez un code de
déblocage. Vous avez le choix entre tous les blocages de factures définis avec le type
Motif déblocage express.
• Vous levez manuellement tous les blocages de factures appliqués manuellement et
certains blocages de factures appliqués par le système.
• Après avoir levé tous les blocages d'une facture, il n'est pas forcément nécessaire de
relancer le processus Validation de facture pour pouvoir régler cette facture ou créer les
pièces comptables associées.

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Factures
Chapitre 4 - Page 171
Oracle Payables applique certains blocages que vous ne pouvez pas lever.
• Vous pouvez les afficher dans la fenêtre Blocages de factures mais vous ne pouvez pas
les lever manuellement.
• Pour débloquer ces factures, vous devez corriger l'écart qui a causé le blocage par le
processus Validation de facture, puis lancer à nouveau ce processus.
• Vous pouvez corriger les écarts en mettant à jour la facture ou la commande d'achat ou
encore en modifiant les tolérances d'écarts sur factures.

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Factures
Chapitre 4 - Page 172
Exercice - Lever des blocages
Présentation
Vous avez reçu une approbation formelle de la part de la direction pour débloquer la facture
n°2000. Lorsque vous aurez terminé cet exercice, recherchez et approuvez toutes les factures que
vous avez saisies. Si des factures que vous avez créées sont bloquées, levez les blocages.
N'oubliez que vous pouvez être amené à corriger le motif du blocage de la facture avant de
pouvoir l'approuver. Au cours de cet exercice, vous allez lever des blocages.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Rechercher des factures.

2. Recherchez votre facture.

3. Levez le blocage.

4. Sauvegardez votre travail.

5. Recherchez et validez toutes les factures que vous avez saisies et qui sont bloquées.

6. Utilisez l'une des trois méthodes de validation suivantes :


− Validation en ligne
− Validation de lot
− Validation de facture

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Factures
Chapitre 4 - Page 173
Solution - Lever des blocages
Présentation
Vous avez reçu une approbation formelle de la part de la direction pour débloquer la facture
n°2000. Lorsque vous aurez terminé cet exercice, recherchez et approuvez toutes les factures que
vous avez saisies. Si des factures que vous avez créées sont bloquées, levez les blocages.
N'oubliez que vous pouvez être amené à corriger le motif du blocage de la facture avant de
pouvoir l'approuver. Au cours de cet exercice, vous allez lever des blocages.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Rechercher une facture

1. Accédez à la fenêtre Rechercher des factures.

• (N) Factures > Saisie > Factures

2. Recherchez la facture n°2000.


− Fournisseur = XXIBM Corporation
− Numéro de la facture = 2000

3. (B) Rechercher

Lever le blocage

4. Utilisez n'importe quel code de déblocage pour débloquer la facture.

5. (O) Blocages
− Code de déblocage = votre choix

6. Sauvegardez votre travail.

7. (O) Informations générales

Notez que le champ Statut de la facture a pour valeur Validée et que le champ Blocages de
la région Synthèse a pour valeur 0.

Débloquez toutes les factures bloquées.

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Factures
Chapitre 4 - Page 174
8. Recherchez et validez toutes les factures que vous avez saisies et qui sont bloquées.

• (N) Factures > Saisie > Factures


− Nom du fournisseur = XXIBM Corporation
− Statut de blocage = Bloqué

9. (B) Rechercher

Remarque : Vous pouvez également lancer l'état des factures bloquées, ou encore remplacer
tous les blocages et corriger le problème à l'origine de ce blocage.

Valider toutes les factures que vous avez saisies

10. Assurez-vous que toutes les factures sont approuvées en utilisant l'une des trois méthodes
dans le tableau ci-après :

Méthode Navigation
Validation en ligne Recherchez la facture, puis cliquez sur (B) Actions >
Valider.
Validation de lot Recherchez le lot, puis cliquez sur (B) Valider.
Validation de facture (N) Autres > Traitements > Lancer, Validation de facture

11. Sauvegardez votre travail.

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Factures
Chapitre 4 - Page 175
Débloquer des échéanciers de paiement

Débloquer des échéanciers de paiement


Pour lever un blocage d'échéancier de paiement dans la fenêtre Echéancier de paiement du
Pupitre des factures, désactivez la case à cocher Bloquer.

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Factures
Chapitre 4 - Page 176
Présentation du processus Validation de facture

Présentation du processus Validation de facture


Pour pouvoir régler ou comptabiliser une facture (y compris les acomptes), vous devez la
lancer le processus Validation de facture. Pour ce faire, vous disposez de trois méthodes :
• Système - Lancez le programme Validation de facture à partir de la fenêtre Lancer le
traitement.
• Lot - Cliquez sur le bouton Valider de la fenêtre Lots de factures.
• En ligne - Cliquez sur le bouton Valider de la fenêtre Actions sur facture.
Le programme Validation de facture valide les informations de rapprochement, de taxe, de
statut de période, de taux de change et de ventilation pour les factures que vous saisissez et
bloque automatiquement les factures qui présentent des écarts. Si une facture est bloquée, vous
pouvez la débloquer en corrigeant l'écart motivant le blocage et en relançant le processus
Validation de facture. Vous pouvez corriger les écarts en mettant à jour la facture ou la
commande d'achat ou encore en modifiant les tolérances d'écarts sur factures. Oracle Payables
lève automatiquement le blocage lorsque l'écart n'est plus un problème. Vous pouvez lever
manuellement certains blocages de factures sans avoir résolu leur cause. Pour ce faire, utilisez
la fenêtre Blocages de factures.
Vous pouvez identifier toutes les factures qui n'ont pas encore été vérifiées par le processus
Validation de facture en lançant le programme Registre des factures pour les factures non
validées uniquement. Les fenêtres Aperçu des factures et Factures permettent de vérifier le
statut de validation d'une facture en ligne.

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Factures
Chapitre 4 - Page 177
Niveaux de validation des factures

Niveaux de validation des factures


Validation au niveau système
Lancez le processus Validation de facture manuellement ou programmez-le pour qu'il s'exécute
périodiquement dans la fenêtre Lancer le traitement. Exécutez ce processus juste avant de
traiter les règlements pour mettre à jour le statut de toutes les factures. Oracle Payables utilisera
le paramètre Option pour sélectionner les factures non validées. Entrez Tous pour être sûr de
lever tous les blocages existants sur les factures et d'appliquer les nouveaux blocages. Sinon, le
processus de validation examine uniquement les ventilations de factures qu'il n'a pas déjà
examinées. Vous pouvez éventuellement préciser d'autres critères pour appliquer le processus
Validation de facture à des groupes particuliers de factures.
Validation au niveau lot
Lancez le programme Validation de facture pour un ou plusieurs lots de factures à partir de la
fenêtre Lots de factures.
Validation au niveau facture (en ligne)
Si l'option d'Oracle Payables qui permet d'effectuer la validation en ligne est activée, vous
pouvez lancer la validation en ligne d'une ou plusieurs factures particulières qui doivent être
validées et réglées immédiatement. Vous pouvez également valider les factures liées aux avoirs
et aux notes de débit en sélectionnant Valider les factures liées dans la fenêtre Actions après
avoir saisi un avoir ou une note de débit.

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Factures
Chapitre 4 - Page 178
Options d'Oracle Financials

Options d'Oracle Financials


Responsabilité Oracle Payables
(N) Configurer > Options > Oracle Financials
Onglet Fournisseurs - Paiements
Les options que vous définissez dans cette région (à l'exception du délai d'acceptation des
réceptions) sont utilisées comme valeurs par défaut pour la région Règlement de la fenêtre
Fournisseurs. Les valeurs de fournisseur renseignent par défaut les nouveaux sites fournisseur
pour le fournisseur, lesquels renseignent par défaut les nouvelles factures pour le site
fournisseur. Vous pouvez remplacer ces valeurs lorsque vous saisissez le fournisseur, le site
fournisseur et la facture.
Délai acceptations règlements
Si vous créez des factures d'intérêts pour les règlements en retard, entrez le délai d'acceptation
des règlements en jours. Si vous activez l'option Recalculer l'échéancier de paiement d'Oracle
Payables, le processus Validation de facture recalcule la date d'échéance de la facture en
fonction de cette valeur.

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Factures
Chapitre 4 - Page 179
Options d'Oracle Purchasing

Options d'Oracle Purchasing


Responsabilité Oracle Purchasing
(N) Configuration > Organisations > Options d'achat
Onglet Valeur par défaut
Niveau d'approbation de rapprochement
• Sur deux critères (facture et commande d'achat) - quantité facturée et quantité
commandée sur la ligne de livraison, prix unitaire facturé et prix de la ligne de commande
• Sur trois critères (facture, commande d'achat et réception) - critères précédents PLUS
rapprochement entre quantité facturée et quantité réceptionnée
• Sur quatre critères (facture, commande d'achat, réception et contrôle) - critères précédents
PLUS rapprochement entre quantité facturée et quantité acceptée
Remarque : Quantité acceptée = (quantité reçue - quantité rejetée)

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Factures
Chapitre 4 - Page 180
Options d'Oracle Payables

Options d'Oracle Payables


Responsabilité Oracle Payables
(N) Configurer > Options > Oracle Payables
Onglet Facture
Utiliser workflow approbation facture
Activez cette option pour utiliser la fonction Workflow d'approbation de facture afin
d'automatiser le processus d'approbation des factures. Le workflow détermine si une facture
nécessite que des personnes approuvent son règlement et, le cas échéant, l'achemine
automatiquement vers les approbateurs désignés qui l'approuvent ou la rejettent. Lorsque vous
activez cette option, pratiquement toutes les factures doivent être traitées par le workflow
d'approbation de facture.
Autoriser l'approbation forcée
Activez cette option si vous utilisez le programme Workflow d'approbation de facture et
souhaitez permettre aux personnes chargées des comptes fournisseur de supplanter le workflow
et d'approuver manuellement les factures via l'option Forcer l'approbation de la fenêtre Actions
sur facture. Vous pouvez forcer l'approbation d'une facture si le workflow d'approbation de
facture ne s'exécute pas pour celle-ci ou si vous êtes habilité à la régler sans utiliser le
workflow.

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Factures
Chapitre 4 - Page 181
Validation requise avant approbation
Si vous activez cette option, le workflow d'approbation de facture ne sélectionne aucune
facture à traiter tant que leur statut n'a pas pour valeur Validée. Vous avez la possibilité
d'activer cette option si vous souhaitez que le processus Validation de facture crée des
imputations de TVA pour une facture avant que les approbateurs la vérifie.
Autoriser la validation en ligne
Activez cette option si vous souhaitez que les utilisateurs sélectionnent le processus Validation
de facture dans la fenêtre Actions sur facture ou cliquent sur le bouton Valider dans la fenêtre
Lots de factures.

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Factures
Chapitre 4 - Page 182
Options d'Oracle Payables

Options d'Oracle Payables


Responsabilité Oracle Payables
(N) Configurer > Options > Oracle Payables
Onglet Facture
Confirmer la date comme numéro de facture
Si vous activez cette option, Oracle Payables affiche une fenêtre en incrustation qui vous
demande de confirmer la date comme numéro de facture lorsque vous saisissez des factures.
Autoriser les ajustements sur les factures payées
Activez cette option pour permettre aux utilisateurs de mettre à jour les ventilations d'une
facture réglée. Lorsque cette option est activée, vous pouvez également contrepasser un
rapprochement avec un document d'achat, puis effectuer un rapprochement avec un autre
document d'achat qui n'est pas définitivement rapproché. Activez cette option si vous utilisez
Oracle Projects. Les ventilations de factures réglées sont souvent reclassifiées d'un projet à un
autre ou, à l'intérieur d'un même projet, d'une tâche à une autre.
Recalculer l'échéancier de paiement
Oracle Payables calcule les échéanciers de paiement sur la base d'une date de début et de
conditions de règlement. Par exemple, si la date de début est 01-JAN-02 et les conditions de
règlement Net 30, la facture est à payer complètement le 30-JAN-02. Lorsque la facture est
saisie, Oracle Payables calcule automatiquement l'échéancier de paiement d'après les
conditions de règlement de la facture, en prenant comme date de départ la date d'échéance.

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Factures
Chapitre 4 - Page 183
Si vous activez l'option Recalculer l'échéancier de paiement, Oracle Payables recalcule les
échéanciers des factures pendant l'exécution du processus Validation de facture. Pendant cette
opération, la date de début la plus récente et les conditions de règlement les plus favorables
sont retenues pour optimiser la trésorerie. Oracle Payables détermine les meilleures conditions
de règlement en comparant les rangs affectés aux différentes conditions dans la fenêtre
Conditions de règlement.
Créer comptes acomptes lors rapprochement
Si vous activez cette option et que vous rapprochez un acompte d'une commande d'achat ou
d'une réception, Oracle Payables créer le compte à chaque ventilation d'articles de l'acompte en
utilisant :
• le segment de compte (de charges) naturel issu du compte d'acompte du site fournisseur,
• tous les autres segments de compte de l'imputation de la commande d'achat ou de la
réception.

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Factures
Chapitre 4 - Page 184
Options d'Oracle Payables

Options d'Oracle Payables


Responsabilité Oracle Payables
(N) Configurer > Options > Oracle Payables
Onglet Facture
Autoriser la supplantation du type de document
Activez cette option si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de remplacer la catégorie de
document par défaut attribuée à une facture par Oracle Payables.
Créer automatiquement des ventilations de frais de transport
Si vous activez cette option, Oracle Payables coche la case Créer des ventilations de frais de
transport dans la fenêtre Factures et crée automatiquement une ventilation de frais de transport
unique en utilisant le montant des frais de transport et le compte de transport que vous
indiquez. Si vous avez l'habitude d'allouer les frais de transport à des ventilations de factures
ou de saisir manuellement les ventilations de frais de transport, n'activez pas cette option.
Compte de transport
Si vous activez l'option d'Oracle Payables Créer automatiquement des ventilations de frais de
transport, vous devez indiquer un compte de transport. Par défaut, Oracle Payables utilise ce
compte de transport pour les factures. Vous pouvez indiquer un autre compte au moment de la
saisie d'une facture.

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Factures
Chapitre 4 - Page 185
Base de la date GL
Date que vous demandez à Oracle Payables d'utiliser en tant que date comptable par défaut lors
de la saisie des factures.
• Date de facture
• Date système
• Date de réception des marchandises
Délai de solde d'un acompte
Nombre de jours qu'Oracle Payables doit ajouter à la date système pour calculer la date de
rapprochement par défaut d'un acompte. Oracle Payables vous empêche d'appliquer l'acompte à
une facture avant la date de rapprochement.
Conditions de règlement des acomptes
Conditions de règlement par défaut que vous souhaitez appliquer à tous les acomptes. Par
exemple, vous avez la possibilité d'appliquer le règlement immédiat à toutes les factures de
type acompte. Notez que cette valeur n'existe pas au niveau du fournisseur ou du site
fournisseur ; elle s'applique par défaut à toutes les factures d'acompte.

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Factures
Chapitre 4 - Page 186
Options d'Oracle Payables

Options d'Oracle Payables


Responsabilité Oracle Payables
(N) Configurer > Options > Oracle Payables
Onglet Rapprochement
Autoriser le rapprochement définitif
Activez cette option pour autoriser le rapprochement définitif des factures rapprochées de
commandes d'achat. Vous pouvez indiquer un rapprochement définitif lorsque vous rapprochez
une facture d'une commande d'achat au moment de la saisie de la facture ou lorsque vous
modifiez une ventilation de facture rapprochée. Le rapprochement définitif n'est pas possible
lorsque vous rapprochez des factures avec des réceptions. Si vous effectuez un rapprochement
définitif avec une commande d'achat, les factures suivantes rapprochées de cette commande
seront bloquées pendant le processus Validation de facture. Vous ne pouvez pas lever
manuellement un blocage pour rapprochement définitif.
Autoriser le rapprochement au niveau des ventilations
Activez cette option si vous souhaitez autoriser le rapprochement avec des imputations de
commande d'achat. Vous pourrez ainsi rapprocher une facture d'une ou plusieurs imputations
de commande d'achat. Si vous n'activez pas cette option, Oracle Payables vous permet de
rapprocher une facture d'une livraison de commande uniquement.

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Factures
Chapitre 4 - Page 187
Autoriser la supplantation du compte de rapprochement
Activez cette option si vous souhaitez autoriser la modification du compte de ventilation de
facture créé à partir du rapprochement avec une commande d'achat. Vous pouvez remplacer le
compte d'une ventilation de facture rapprochée dans la fenêtre Ventilations du Pupitre des
factures ou dans toute facture importée. Vous ne pouvez pas remplacer le compte d'une
ventilation de facture rapprochée si vous utilisez une comptabilité d'engagements ou la
provision permanente des réceptions. Vous ne pouvez pas non plus modifier le compte si la
commande d'achat est liée à des projets et que la destination des articles de l'imputation de
commande est de type Stock. Si vous effectuez un rapprochement avec un article que vous
réceptionnez en stock, le compte de provision est utilisé pour la ventilation de facture. La
réception débite le compte de provisions et la ventilation de facture le crédite. Si vous changez
ce compte, le rapprochement risque d'être plus difficile.
Remarque : Utilisez cette option avec prudence.
Transférer les informations des champs utilisateur des commandes
Activez cette option si vous souhaitez qu'Oracle Payables transfère automatiquement les
informations des champs utilisateur flexibles depuis l'imputation de commande vers la
ventilation de facture lorsque vous rapprochez une facture d'une commande d'achat. Si vous
activez cette option, vous devez définir des structures de champ utilisateur flexible identiques
pour les panneaux d'imputation de commande et de ventilation de facture.
Onglet Intérêt
Utilisez cette région pour activer le calcul automatique des intérêts et définir des valeurs par
défaut (comme les comptes de frais et les comptes fournisseur) pour les factures d'intérêts
créées automatiquement par Oracle Payables lorsque vous réglez des factures en retard.
Autoriser les factures d'intérêts
Activez cette option si vous souhaitez autoriser Oracle Payables à calculer l'intérêt dû pour les
factures échues et à créer des factures d'intérêts pour les fournisseurs sélectionnés. Oracle
Payables crée automatiquement des factures d'intérêts lorsque vous réglez des factures échues
dans un lot de règlements ou par paiement express. Si vous utilisez le paiement manuel pour
une facture échue, Oracle Payables vous avertit que des intérêts sont dus et que vous devez
régler la facture dans un lot de règlements ou par paiement express.

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Factures
Chapitre 4 - Page 188
Options de profil

Options de profil
Responsabilité Administrateur système
(N) Profil > Système
PO: Période de la balance âgée ERS
La valeur de cette option de profil indique le nombre de jours entre la date de réception et la
date de création automatique de la facture de paiement à réception. Par exemple, la valeur 2
signifie que la fonction de paiement à réception crée des factures pour les réceptions datant
d'au moins 2 jours. Les corrections ou retours effectués par rapport à une réception pendant
cette période de deux jours sont pris en compte dans la facture de paiement à réception.
PO: Préfixe de la facture ERS
"ERS" (evaluated receipt settlement) est le préfixe qui apparaît devant toutes les factures que
vous créez automatiquement à l'aide de la fonctionnalité de paiement à réception (qui
automatise la création de factures bien que son nom évoque leur règlement). Cette option de
profil vous permet de le modifier. Par exemple, vous pouvez le raccourcir pour laisser
davantage d'espace aux numéros des bordereaux d'expédition ou des bons de réception.

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Factures
Chapitre 4 - Page 189
AP: Utiliser les contrôles de lots de factures
Activez cette option pour permettre l'utilisation de la fenêtre Lots de factures dans laquelle
vous pouvez indiquer des options par défaut pour accélérer et contrôler la saisie de factures
dans le Pupitre des factures. Le fait d'activer cette option vous permet également d'indiquer un
nom de lot de factures dans un groupe d'enregistrements de factures lorsque vous lancez le
programme d'importation de l'interface coopérative d'Oracle Payables. Lorsque cette option est
activée, vous ne pouvez pas saisir des factures directement dans la fenêtre Factures.
AP: Email du destinataire des notifications
Cette option de profil permet d'indiquer l'adresse email complète de la personne destinataire
des notifications du programme Notification de demande de traitement simultané lors du
lancement de tous les traitements du jeu de traitements.

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Factures
Chapitre 4 - Page 190
Autres considérations liées à l'implémentation

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Factures
Chapitre 4 - Page 191
Autres considérations liées à l'implémentation

Autres considérations liées à l'implémentation


Conversion des factures
• Déterminez s'il est nécessaire de convertir des factures. Fixez si possible une date limite
après laquelle les factures seront saisies dans Oracle Payables. Si la conversion s'impose,
convertissez uniquement les factures non réglées. Dans certains secteurs d'activité, il est
courant de réserver une partie de la facture pour un règlement ultérieur. Si des factures de
ce type sont associées à un projet à long terme, il peut être difficile de décider de leur
mode de prise en charge. Ne convertissez les factures partiellement ou complètement
réglées que si cela est absolument nécessaire.
• Si vous décidez de convertir les factures, allez-vous choisir une conversion automatisée,
une saisie manuelle ou les deux méthodes ?
• Utilisez l'interface coopérative de factures d'Oracle Payables pour convertir les factures
non réglées et les avoirs, si nécessaire. La conversion de factures partiellement ou
complètement réglées est une opération coûteuse dans la mesure où il n'existe aucune
interface coopérative pour prendre en charge ces types de conversion de données.
• Quelles mesures seront utilisées pour déterminer si la conversion s'est déroulée
correctement ? Quels états seront nécessaires pour valider la conversion des données ?

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Factures
Chapitre 4 - Page 192
Correspondance des données
• Comment vos données seront-elles mises en correspondance ?
• Quelles données des systèmes propriétaires vont déterminer les valeurs dans les tables
Oracle Payables ?
• Comment les champs supplémentaires seront-ils déduits et chargés ?
• De nouveaux champs utilisateur flexibles devront-ils être configurés ?
Nettoyage des données
• Les propositions expirées seront-elles converties ?
Rapprochement d'états
• Les états Oracle standard répondent-ils à vos besoins ?
• Qui sera chargé du rapprochement des états ?
Formation et transition
• Comment sera organisée la formation de l'utilisateur final ? Qui assurera la formation ?
Quel type de formation conviendra le mieux : cours en salle (ILT), cours individuel,
formation en ligne avec accès à un formateur (ILO), formation en ligne, Tutor ?

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Factures
Chapitre 4 - Page 193
Synthèse

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Factures
Chapitre 4 - Page 194
Factures express
Chapitre 5

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Factures express
Chapitre 5 - Page 1
Factures express

Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

Factures express
Chapitre 5 - Page 2
Objectifs

Copyright © Oracle Corporation, 2005. Tous droits réservés.

Factures express
Chapitre 5 - Page 3
Factures express

Factures express
Remarque : Pour accélérer la saisie des enregistrements de facture, personnalisez les dossiers
Factures express. Vous pouvez redimensionner, renommer, déplacer ou masquer les champs à
votre convenance.
Utiliser la fenêtre Factures express pour la saisie des factures
La fenêtre Factures express vous permet de saisir les enregistrements de facture courants.
Elle permet de saisir rapidement et en grand nombre des factures standard et des avoirs qui ne
requièrent pas une validation en ligne ou une affectation de valeurs par défaut en ligne
importante au cours de leur saisie. Vous pouvez utiliser cette fenêtre pour rapprocher des
commandes d'achat ou pour rapprocher des acomptes de la facture que vous saisissez.
Vous pouvez utiliser la fenêtre Factures express si vous souhaitez utiliser le workflow de
l'interface coopérative. Vous avez la possibilité de personnaliser ce workflow afin de traiter les
enregistrements de facture avant de les importer. Par exemple, vous pouvez effectuer une
validation personnalisée des informations sur les centres de coûts avant de lancer l'importation.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 4
Présentation de la fenêtre Factures express

Présentation de la fenêtre Factures express


Ces informations sont stockées dans les tables de l'interface coopérative d'Oracle Payables.
Etant donné que le système effectue une validation restreinte et une affectation de valeurs par
défaut de facture limitée pendant la saisie des factures, vous pouvez saisir des factures plus
rapidement dans la fenêtre Factures express que dans le Pupitre des factures, qui regroupe la
fenêtre Factures et les fenêtres associées.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 5
Fenêtre Passerelle des factures

Passerelle des factures


Une fois que vous avez saisi des enregistrements de facture dans la fenêtre Factures express,
vous pouvez lancer un programme de workflow personnalisé afin d'automatiser les processus
de gestion des factures. Par exemple, vous pouvez personnaliser le programme de workflow de
sorte qu'il valide le centre de coûts sur toutes les factures avant leur importation.
Ensuite, vous lancez le programme d'importation de l'interface coopérative d'Oracle Payables
afin de valider les valeurs que vous avez saisies, vous indiquez des valeurs par défaut, puis
vous créez des factures avec des ventilations et un échéancier de paiement dans les tables
standard d'Oracle Payables.
Une fois l'importation effectuée, Oracle Payables fournit un état qui répertorie les
enregistrements de facture qui ont été importés avec succès ainsi que ceux qui n'ont pas pu
l'être car certaines informations étaient erronées ou manquantes. Vous pouvez rechercher les
enregistrements de facture rejetés dans la fenêtre Factures express, les corriger et relancer leur
importation.
Lorsque vous importez des enregistrements de facture avec succès, Oracle Payables crée des
factures standard que vous pouvez consulter, modifier et valider dans le Pupitre des factures.
Après avoir créé des factures en fonction des données figurant dans les enregistrements de
facture, vous pouvez purger ces enregistrements des tables de l'interface coopérative.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 6
Exercice - Saisir des factures express
Présentation
La fenêtre Factures express prend en charge la saisie directe de données pour les factures qui ne
nécessitent pas beaucoup de recherche. Au cours de cet exercice, vous allez saisir des factures
standard via la fenêtre Factures express.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité : Payables, Vision Operations (USA)

Défi : Essayez d'effectuer cet exercice sans utiliser la souris.

1. Utilisez les combinaisons de touches suivantes lorsque cela est possible :

Action Raccourci clavier


Passer à la région du bas [Maj+Page suivante]
Passer à la région du haut [Maj+Page précédente]
Ajouter une nouvelle facture (à partir de la [Ctrl+Fin]
région du haut)

2. Accédez à la fenêtre Factures express.

3. Saisissez la première facture à l'aide des informations fournies sur la facture ci-après.

Remarque : La fenêtre Factures express prend en charge une facture par panneau.
Cliquez sur le bouton Sauvegarde et suite pour créer une nouvelle facture.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 7
XXIBM Corporation Facture n° XX1000
15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
5 XXIBM Thinkpad 3000,00 15000,00

Nous allons immobiliser et


amortir ces ordinateurs Sous-total 15000,00
portables, par conséquent,
imputez-les au compte de Livraison 0,00
lettrage 01-000-1570-0000-000.
TVA 0,00

Total 15000,00

4. Sauvegardez votre travail.

5. Saisissez la deuxième facture à l'aide des informations fournies sur la facture ci-après.

XXIBM Corporation Facture n° XX1001


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
2 Ordinateurs de bureau 1250,00 2500,00
Dell Dimension

Nous allons immobiliser et


amortir ces ordinateurs, par Sous-total 2500,00
conséquent, imputez-les au
compte de lettrage Livraison 0,00
01-000-1570-0000-000.
TVA 0,00

Total 2500,00

6. Sauvegardez votre travail.

7. Saisissez la troisième facture à l'aide des informations fournies sur la facture ci-après.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 8
XXIBM Corporation Facture n° XX1002
15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
2 Imprimantes à sublimation 3500,00 7000,00

Nous allons immobiliser et


amortir ces imprimantes, Sous-total 7000,00
par conséquent, imputez-les
au compte de lettrage Livraison 0,00
01-000-1570-0000-000.
TVA 0,00

Total 7000,00

8. Sauvegardez votre travail.

9. Créez les factures à partir de la fenêtre Factures express.

10. Vérifiez que :


− Origine = Factures express
− Lot de factures express = XXQuick
− Lot de factures = XXBatch

11. Soumettez les factures.

12. Vérifiez la sortie une fois le traitement terminé.

13. Consultez les factures que vous venez de créer.

14. Accédez au Pupitre des factures.

15. Recherchez votre lot et assurez-vous que le système a créé toutes vos factures.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 9
Solution - Saisir des factures express
Présentation
La fenêtre Factures express prend en charge la saisie directe de données pour les factures qui ne
nécessitent pas beaucoup de recherche. Au cours de cet exercice, vous allez saisir des factures
standard via la fenêtre Factures express.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Défi : Essayez d'effectuer cet exercice sans utiliser la souris.

1. Utilisez les combinaisons de touches suivantes lorsque cela est possible :

Action Raccourci clavier


Passer à la région du bas [Maj+Page suivante]
Passer à la région du haut [Maj+Page précédente]
Ajouter une nouvelle facture (à partir de la [Ctrl+Fin]
région du haut)

Saisir les factures

2. Accédez à la fenêtre Factures express.

• Factures > Saisie > Factures express


− Origine = Factures express
− Lot = XXQuick

3. (B) Saisir

Remarque : Les champs facultatifs sont renseignés avec des informations par défaut lors du
processus de création.

Remarque : Le compte doit être saisi, sinon le processus de création échoue. Notez que le
champ Actif n'est pas activé ; il l'est une fois que les factures sont créées dans le Pupitre des
factures.

4. Saisissez la première facture à l'aide des informations fournies sur la facture ci-après.

Remarque : La fenêtre Factures express prend en charge une facture par formulaire. Cliquez
sur le bouton Sauvegarde et suite pour créer une nouvelle facture.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 10
XXIBM Corporation Facture n° XX1000
15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
5 XXIBM Thinkpad 3000,00 15000,00

Nous allons immobiliser et


amortir ces ordinateurs Sous-total 15000,00
portables, par conséquent,
imputez-les au compte de Livraison 0,00
lettrage 01-000-1570-0000-000.
TVA 0,00

Total 15000,00

5. (B) Sauvegarde et suite

6. Saisissez la deuxième facture à l'aide des informations fournies sur la facture ci-après.

XXIBM Corporation Facture n° XX1001


15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
2 Ordinateurs de bureau 1250,00 2500,00
Dell Dimension

Nous allons immobiliser et


amortir ces ordinateurs, par Sous-total 2500,00
conséquent, imputez-les au
compte de lettrage Livraison 0,00
01-000-1570-0000-000.
TVA 0,00

Total 2500,00

7. (B) Sauvegarde et suite

8. Saisissez la troisième facture à l'aide des informations fournies sur la facture ci-après.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 11
XXIBM Corporation Facture n° XX1002
15609 5th Avenue
Seattle, WA 98105
Facture
Prix
Quantité Description Total
unitaire
2 Imprimantes à sublimation 3500,00 7000,00

Nous allons immobiliser et


amortir ces imprimantes, Sous-total 7000,00
par conséquent, imputez-les
au compte de lettrage Livraison 0,00
01-000-1570-0000-000.
TVA 0,00

Total 7000,00

Créer des factures à partir de la fenêtre Factures express

9. (B) Créer des factures

10. Vérifiez que :


− Origine = Factures express
− Lot de factures express = XXQuick
− Lot de factures = XXBatch

11. Cliquez sur (B) OK pour lancer la création.

12. Cliquez sur (B) OK pour accepter la note.

13. Vérifiez la sortie une fois le traitement terminé.

Consulter les factures que vous venez de créer

14. Accédez au Pupitre des factures :

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

15. Recherchez votre lot et assurez-vous que le système a créé toutes vos factures.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 12
Saisir des enregistrements de facture dans la fenêtre
Factures express

Saisir des enregistrements de facture dans la fenêtre Factures express


Le nom du lot de factures express permet de rechercher le groupe d'enregistrements de facture
dans la fenêtre Factures express et d'identifier un groupe d'enregistrements que vous souhaitez
importer.
Notez que si vous utilisez le contrôle des lots de factures et que vous souhaitez tenir à jour le
regroupement des factures après l'importation, vous pouvez, lorsque vous lancez l'importation
du lot de factures express, affecter un nom de lot au groupe de factures qu'Oracle Payables
crée.
Vous pouvez ensuite utiliser ce nom pour rechercher le même groupe de factures dans le
Pupitre des factures.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 13
Saisir des enregistrements de facture rapprochés d'une
commande d'achat dans la fenêtre Factures express

Saisir des enregistrements de facture rapprochés d'une commande d'achat dans


la fenêtre Factures express
Vous pouvez effectuer le rapprochement avec une réception de commande et une commande
d'achat à différents niveaux : en-tête de commande, ligne de commande, livraison de
commande, imputation de commande.
Lorsque vous effectuez le rapprochement avec une commande d'achat, ouvrez également la
fenêtre Voir commande afin d'accéder facilement aux informations sur la commande d'achat.
Remarque : Pendant l'importation, le système ne vérifie pas les tolérances de quantité ou de
prix unitaire. Si la facture dépasse les tolérances que vous avez définies dans la fenêtre
Tolérances sur les factures, Oracle Payables bloque cette facture au moment du processus
Validation de facture.
Effectuer un rapprochement avec des réceptions dans la fenêtre Factures express
Vous pouvez effectuer un rapprochement avec une réception associée à une livraison de
commande. Indiquez le numéro de commande d'achat et la réception avec laquelle vous
souhaitez effectuer le rapprochement.

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Chapitre 5 - Page 14
Exercice - Saisir une commande d'achat en vue du
rapprochement
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez saisir une commande d'achat en vue du rapprochement.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité = Purchasing, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Commandes.


− Fournisseur = XXIBM Corporation
− Acheteur = Stock, Ms. Pat

2. Saisissez les conditions.


− A régler à = Vide

3. Saisissez les articles.


− Article = AS18947
− Quantité = 4

4. Saisissez les livraisons d'après le tableau suivant :

Num. Livraison Quantité Date de promesse


1 M1-Seattle 2 Date du jour +5 jours
2 M1-Seattle 2 Date du jour +10 jours

5. Sauvegardez votre travail.

6. Fermez la fenêtre Livraisons.

7. Approuvez la commande.
− Soumettre pour approbation = Sélectionnée
− Toutes les autres options = Désélectionnée

8. Ecrivez votre n° de commande _________.

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Chapitre 5 - Page 15
Solution - Saisir une commande d'achat en vue du
rapprochement
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez saisir une commande d'achat en vue du rapprochement.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir une commande d'achat
− Responsabilité = Purchasing, Vision Operations

1. Accédez à la fenêtre Commandes.

• (N) Commandes > Commandes


− Fournisseur = XX IBM Corporation
− Acheteur = Stock, Ms. Pat

2. (B) Conditions
− A régler à = Vide

3. (O) Lignes
− Article = AS18947
− Quantité = 4

4. (B) Livraisons

5. Saisissez les livraisons d'après le tableau suivant :

Num. Livraison Quantité Date de promesse


1 M1-Seattle 2 Date du jour +5 jours
2 M1-Seattle 2 Date du jour +10 jours

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Chapitre 5 - Page 16
6. Sauvegardez votre travail.

7. Fermez la fenêtre Livraisons.

8. Approuvez la commande.

• (B) Approuver
− Soumettre pour approbation = Sélectionnée
− Toutes les autres options = Désélectionnée

9. (B) OK

10. Ecrivez votre n° de commande _________.

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Chapitre 5 - Page 17
Exercice - Effectuer un rapprochement avec une commande
d'achat dans la fenêtre Factures express
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez effectuer un rapprochement avec une commande d'achat
dans la fenêtre Factures express.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Responsabilité = Payables, Vision Operations (USA)

1. Accédez à la fenêtre Factures express.


− Origine = Factures express
− Lot = XXQuick-2

2. Saisissez les informations d'en-tête de facture d'après le tableau suivant :

Numéro facture Fournisseur Montant Description


de la facture
XX2000 XXIBM Corporation 4381.44 AS18947

3. Saisissez les informations de ligne d'après le tableau suivant :

Type Montant Numéro de Numéro Numéro Numéro Quantité


commande de ligne de livraison imputation facturée
commande cde cde
Article 2415.72 Votre numéro 1 1 1 2
de commande
Article 2415.72 Votre numéro 1 2 1 2
de commande

4. Créez votre facture via la fenêtre Factures express.

5. Vérifiez que le champ Origine a pour valeur Factures express et que le lot de factures
express est celui que vous venez de saisir.
− Lot de factures = XXBatch

6. Lancez le traitement.

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Chapitre 5 - Page 18
7. Vérifiez la sortie une fois que le traitement est terminé.

8. Accédez au Pupitre des factures :

9. Recherchez votre lot.

10. Vérifiez que le système a créé votre facture.

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Chapitre 5 - Page 19
Solution - Effectuer un rapprochement avec une commande
d'achat dans la fenêtre Factures express
Présentation
Au cours de cet exercice, vous allez effectuer un rapprochement avec une commande d'achat
dans la fenêtre Factures express.

Hypothèses
• Remplacez XX par vos initiales ou par un numéro attribué à votre ordinateur.

• Pour pouvoir effectuer l'exercice, vous devez avoir accès à une base de données Oracle
Applications Vision ou à une instance de test ou de formation.

Tâches
Saisir une facture

1. Responsabilité = Payables, Vision Operations

2. Accédez à la fenêtre Factures express.

• (N) Factures > Saisie > Factures express


− Origine = Factures express
− Lot = XXQuick-2

3. (B) Saisir

4. Saisissez les informations d'en-tête de facture d'après le tableau suivant :

Numéro facture Fournisseur Montant Description


de la facture
XX2000 XXIBM Corporation 4381.44 AS18947

Remarque : Vous avez peut-être remarqué que le montant de 4 381,44 ne correspond pas au
total des lignes de ventilation. Cet écart a une explication que vous découvrirez
ultérieurement.

5. Saisissez les informations de ligne d'après le tableau suivant :

Type Montant Numéro de Numéro Numéro Numéro Quantité


commande de ligne de livraison imputation facturée
commande cde cde
Article 2415.72 Votre numéro 1 1 1 2
de commande
Article 2415.72 Votre numéro 1 2 1 2
de commande

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Chapitre 5 - Page 20
Remarque : Ne soyez pas inquiet si le numéro de livraison disparaît lorsque vous
changez de ligne. Il est réellement enregistré. Etant donné que vous effectuez le
rapprochement avec deux livraisons différentes sur la commande d'achat, vous devez saisir
deux lignes d'article dans la fenêtre Passerelle des factures.

Créer des factures via la fenêtre Factures express

6. (B) Créer des factures

7. Vérifiez que le champ Origine a pour valeur Factures express et que le lot de factures
express est celui que vous venez de saisir.
− Lot de factures = XXBatch

8. Lancez le traitement.

9. (B) OK

10. Cliquez sur (B) OK pour accepter la note.

11. Vérifiez la sortie une fois le traitement terminé.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 21
Consulter les factures que vous venez de créer

12. Accédez au Pupitre des factures :

• (N) Factures > Saisie > Lots de factures

13. Recherchez votre lot.

14. Vérifiez que le système a créé votre facture.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 22
Saisir des corrections de prix dans la fenêtre Factures express

Saisir des corrections de prix dans la fenêtre Factures express


Remarque : Il est fortement recommandé d'utiliser le Pupitre des factures plutôt que la fenêtre
Factures express pour saisir des corrections de prix dans cette version d'Oracle Payables. Le
fait d'effectuer les saisies dans le Pupitre des factures vous permet de fournir des informations
plus détaillées ; ainsi, le processus Validation de facture peut vérifier correctement que le prix
unitaire est compris dans la tolérance appropriée.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 23
Rechercher des enregistrements de facture dans la fenêtre
Factures express

Rechercher des enregistrements de facture dans la fenêtre Factures express


Si vous avez importé avec succès l'enregistrement de facture, il est conseillé de le consulter
dans le Pupitre des factures, qui vous permet de voir les nouvelles ventilations, l'échéancier de
paiement et les valeurs par défaut qui ont été affectées au cours de l'importation.
Pour rechercher des enregistrements de facture qui figurent dans le même lot de factures
express, vous pouvez utiliser la fenêtre Identification de factures express. Pour rechercher des
enregistrements sans tenir compte du lot de factures express, effectuez une recherche
directement dans la fenêtre Factures express. Par exemple, pour voir tous les enregistrements
de facture qui ont été rejetés dans tous les lots, vous pouvez rechercher toutes les factures ayant
pour statut Rejeté.
Si vous avez saisi des factures dans l'interface coopérative d'Oracle Payables à partir d'autres
origines (par exemple, Oracle e-Commerce Gateway ou la société émettrice de votre carte de
crédit) et que vous souhaitez les consulter ou les modifier, n'utilisez pas la fenêtre Factures
express, mais plutôt la fenêtre Factures importées.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 24
Modifier des enregistrements de facture dans la fenêtre Factures
express

Modifier des enregistrements de facture dans la fenêtre Factures express


Si vous avez importé avec succès un enregistrement de facture et que vous souhaitez le
modifier, vous devez utiliser le Pupitre des Factures.
Lorsque vous remédiez à des problèmes liés à des enregistrements de facture rejetés au cours
de l'importation, vous pouvez rechercher le motif de rejet en consultant l'état Importation de
l'interface coopérative d'Oracle Payables, ou vous pouvez rechercher l'enregistrement dans la
fenêtre Factures express et cliquer sur le bouton Rejets afin de voir le motif de rejet dans la
fenêtre Rejets.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 25
Ajouter des enregistrements de facture à un lot de factures
express existant

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Factures express
Chapitre 5 - Page 26
Créer des factures à partir des enregistrements de facture issus
des factures express (importation)

Créer des factures à partir des enregistrements de facture issus des factures
express (importation)
Vous pouvez également régler les factures après les avoir validées.
Pour lancer le programme d'importation de l'interface coopérative d'Oracle Payables pour les
enregistrements de facture que vous avez saisis dans la fenêtre Factures express, vous disposez
de deux méthodes :
Vous pouvez utiliser la fenêtre Créer des factures ou lancer le programme d'importation de
l'interface coopérative d'Oracle Payables à partir de la fenêtre Lancer le traitement. Si vous
lancez l'importation à partir de la fenêtre Lancer le traitement, vous pouvez éventuellement
n'indiquer que l'origine, sans le nom du lot de factures express (paramètre Groupe).
Pour plus d'informations sur les références de la fenêtre Factures express, y compris les régions
En-tête, Lignes et Affichage uniquement, reportez-vous au manuel Oracle Payables User
Guide Release 11i.

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Factures express
Chapitre 5 - Page 27
Synthèse

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Factures express
Chapitre 5 - Page 28

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