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MANUEL DE CONFIGURATION

Manual 1 of 2
Version 1.1
est le puissant outil de gestion de Cowater
spécialement conçu pour automatiser le
travail d’audit afin de le rendre plus
efficace et efficient. S’appuyant sur ses
plus de 30 ans d’expérience dans le
soutien aux organisations d’audit du
monde entier, Cowater a conçu un logiciel
de gestion du flux de travail de l’audit qui répond aux exigences spécifiques de l’audit du secteur
public tout en permettant une flexibilité complète à toute organisation.

 Automatiser l’ensemble du flux de travail d’audit ;


 Gérer le travail sur le terrain avec ou sans connectivité Internet, sans interruption inutile de
l’exécution de l’audit ;
 Créer des documents de travail d’audit personnalisé pour tous audits, soient les audits de
régularités financières, les audits de performances, les audits de conformités, et autres.
 Gérer vos ressources d’audit ;
 Gérer les audits avant et pendant l’exécution ;
 Définir l’environnement d’audits pour une planification et gestion faciles ;
 Définir vos critères de risque avec notre outil d’évaluation des risques flexible et puissant
adaptable à tous les types d’audits pour évaluer les risques organisationnels et liés à l’audit ;
 Suivre les audits à toutes les étapes et des recommandations ;
 Créer des rapport d’audit avec notre outil de rapportage qui extrait automatiquement les
éléments clés des audits et facilite la rédaction des rapports ;
 Suivre les activités des utilisateurs assurant un aperçu inégalé de l’efficience et de l’efficacité
de votre organisation.

En collaboration avec nos clients et nos experts et combinée à notre expérience et à notre expertise
dans le soutien aux réformes en audit et le développement des capacités des organisations d’audit,
Cowater travaille continuellement pour améliorer .
Manuel de configuration 1

TABLE DES MATIÈRES

RÉGLAGE DE L'APPLICATION .........................................................................................................................3


PROFILS DES UTILISATEURS ................................................................................................................3
RÔLES D’UTILISATEUR .......................................................................................................................11
STRUCTURE ORGANISATIONNELLE ..................................................................................................13
TYPES D'ENTITÉ ..................................................................................................................................15
RÉGLAGE DE L'APPLICATION .............................................................................................................16
CONFIGURATION DE L’APPLICATION..........................................................................................................20
ENTITÉS ...............................................................................................................................................21
DOCUMENT ÉLECTRONIQUE DE TRAVAIL ........................................................................................25
APPLICATION DE PC.....................................................................................................................................37

Version 1.1
PARAMÉTRAGE DE L’APPLICATION
Manuel de configuration 3

PARAMÉTRAGE DE L’APPLICATION
Avant que l’application ne puisse être utilisée, les données clés doivent être saisies. Ce module
permet à l’organisation de configurer et de gérer les principaux aspects d’ , notamment la
définition de l’environnement d’audit, la structure organisationnelle et la création de rôles et de
profils utilisateur.

PROFILS DES UTILISATEURS

Fonction permettant de créer et de gérer l’accès à l’application par les utilisateurs. Elle permet de
gérer les niveaux d’accès des différents utilisateurs.
Veuillez consulter Rôles des utilisateurs pour créer les droits d’accès qui contrôle l’accès aux
fonctions.
L’utilisateur peut filtrer les profils d’utilisateur selon les onglets suivants :
Tous les utilisateurs : tous les profils d’utilisateurs créés par le système.

Actif : profils d’utilisateurs avec des comptes actifs.

Inactif : profil des utilisateurs qui n’ont pas encore été activés ou qui ont été suspendus. Les
profils d’utilisateurs inactifs seront expliqués plus en détail plus loin dans ce manuel.

Pour créer un nouvel utilisateur:

Étape 1 : accédez au sous-menu Profil d’utilisateur et cliquez sur  ;


Étape 2 : complétez les informations requises. Voir ci-dessous pour plus de détails ;

Version 1.1
Manuel de configuration 4

Onglet Informations générales

Nom d’utilisateur : identifiant alphanumérique unique utilisé par les utilisateurs pour se connecter

E-mail : adresse e-mail de l’utilisateur utilisée pour activer le compte.

Prénom : Prénom (s) de l’utilisateur

Nom : nom de l’utilisateur

Date de naissance : date de naissance de l’utilisateur

Numéro de téléphone : numéro de téléphone de l’utilisateur

Langue préférée : langue principalement utilisée par l’utilisateur pour le travail

Direction : unité prédéfinie où l’utilisateur travaille au sein de l’organisation

Adresse : adresse physique où l’utilisateur travaille

Version 1.1
Manuel de configuration 5

Onglet Informations professionnelles

Expérience : Domaines d’expertise en audit, par exemple : audits de performance ou de


conformité

Certifications : certifications professionnelles ou autres titres de compétence pertinents

Date de début d’emploi : Date de début d’emploi

Date de fin d’emploi : Date de fin d’emploi. Laisser en blanc si toujours employé

Description : Brève explication du type de travail effectué par l’employé, par exemple : auditeur,
auditeur senior.

Version 1.1
Manuel de configuration 6

Onglet Rôles

Rôles prédéfinis accordant l’accès aux fonctions et fonctionnalités du logiciel. Voir la section sur les
rôles d’utilisateur pour plus d’informations.
Sélectionnez tous ceux qui sont inscrits au profil utilisateur individuel.

Il serait assez indiqué de prévoir qui a la possibilité de rée un profil utilisateur ; cette tache devrait
revenir au service informatique si l’ISC en dispose

Version 1.1
Manuel de configuration 7

Calendrier

Représentation graphique du temps consacré ou prévu par utilisateur pour les travaux d’audit le
concernant. Les utilisateurs peuvent ajouter des événements non liés à l’audit au calendrier en
cliquant sur une case de date, fournir des dates et une étiquette pour l’événement, par exemple :
vacances.

Ajouter des événements


tels que des vacances au
calendrier pour faciliter
la gestion.

Version 1.1
Manuel de configuration 8

Activation du profil utilisateur


Une fois que vous avez créé un nouveau profil d’utilisateur, le bouton « Activate » apparaît. En
cliquant dessus, vous enverrez un e-mail au nouvel utilisateur lui permettant de créer son mot de
passe et d’activer son compte. Les utilisateurs auront cinq (5) jours pour activer leur compte ou le
lien deviendra invalide. Si cela se produit, les utilisateurs peuvent renvoyer l’activation en cliquant
sur « Resend Activation ».

Suspendre le profil d’utilisateur

Si un profil d’utilisateur n’est plus nécessaire, par exemple parce qu’un employé n’a plus de
fonctions au sein de l’ISC, il sera nécessaire de suspendre le profil pour empêcher cet utilisateur
d’accéder au système.

Les informations relatives aux audits sur lesquelles il était concerné sont conservées et peuvent
être accessibles à une personne ayant les mêmes niveaux d’accès et à qui revient de reprendre les
travaux de la personne dont l’accès est suspendu. Pour suspendre un profil d’utilisateur, cliquez
sur « Suspend » ce qui désactivera immédiatement le compte. Pour inverser la suspension, cliquez
sur « Activate » à nouveau.

Version 1.1
Manuel de configuration 9

Gérer l’accès aux ressources

Dans certains cas, les utilisateurs peuvent avoir besoin d’accéder à des audits qui ne font pas partie
de leur direction ou de leur équipe d’audit.

Au lieu d’accorder un accès plus large à l’ensemble du système, les utilisateurs peuvent se voir
accorder un accès limité à des fichiers spécifiques.

Étape 1 : accédez au sous-menu Profil d’utilisateur et cliquez « Edit » sur le profil


d’utilisateur auquel vous souhaitez accorder l’accès ;

Étape 2 : cliquez pour ouvrir la fenêtre Gestion de l’accès aux


ressources et cliquez « + Add » pour ouvrir la fenêtre Ajouter un accès aux
ressources ;

Version 1.1
Manuel de configuration 10

Étape 3 : Cliquez à côté du champ Audit pour ouvrir la fenêtre Choisir un audit ;

Étape 4 : Sélectionnez l’audit auquel vous souhaitez accorder l’accès à l’utilisateur et cliquez
« Done » pour enregistrer l’action ;

Étape 5 : Fournissez une date de début d’accès et cliquez pour terminer l’action.

Étape 6 : pour limiter la durée pendant laquelle l’utilisateur peut accéder le dossier, entrez
une date de fin. Ce champ peut rester vide.

Vous pouvez limiter la durée pendant laquelle l’utilisateur aura accès au dossier. Cela peut être utile si
un utilisateur spécifique est invité à examiner le fichier, mais étant donné la nature sensible du
contenu, l’utilisateur souhaite restreindre l’accès au dossier.

Version 1.1
Manuel de configuration 11

RÔLES D’UTILISATEUR Limites des rôles


d'utilisateur

Pour faciliter l’accès au logiciel, créer des rôles d’utilisateur qui assurent Bien que les utilisateurs
puissent se voir attribuer
un accès en fonction des besoins d’un groupe d’utilisateurs. Les rôles plusieurs rôles d’utilisateur
tels que l’auditeur et le chef
d’utilisateur sont un regroupement d’autorisations prédéfinies qui sont d’équipe, leur capacité à
pertinentes pour l’utilisateur. Un utilisateur peut se voir attribuer bénéficier des permissions
accordées dépend
plusieurs rôles d’utilisateur s’il est nécessaire. C’est à l’organisation de également du rôle qui leur
est attribué dans chaque
créer les rôles d’utilisateur et d’accorder les permissions. audit.

Pour créer un rôle :

Étape 1 : de l’écran Gestion des rôles, cliquez  ;


Étape 2 : de l’écran Ajouter un rôle, entrez le nom de l’utilisateur (nom), fournissez une
brève description et sélectionnez toutes les permissions qui s’appliquent à ce rôle ;

Étape 3 : Cliquez pour créer le nouveau rôle d’utilisateur.


Des explications détaillées sur chaque autorisation sont fournies à l’annexe A de ce manuel.

Créez un rôle
pour faciliter
l’accès au logiciel.

Version 1.1
Manuel de configuration 12

Modifier un rôle d’utilisateur existant


L’utilisateur peut également modifier les rôles existants pour modifier l’accès au logiciel.

Étape 1 : cliquez à droite de la ligne du rôle que l’utilisateur souhaite modifier ;


Étape 2 : cochez ou décochez les permissions et modifiez le nom ou la description si vous le
souhaitez ;

Étape 3 : cliquez pour enregistrer les modifications.

Version 1.1
Manuel de configuration 13

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

offre la possibilité de donner la structure de l’organisation pour faciliter le processus de


planification des audits. Les grandes organisations apprécieront particulièrement cette fonction qui
permet de gérer plusieurs audits selon leurs structures.

Ajout d’une nouvelle division d’audit :

Étape 1 : accédez au sous-menu Structure organisationnelle, cliquez dans le coin


supérieur droit ;

Étape 2 : dans l’écran Ajouter une direction, complétez les champs requis et cliquez

pour créer une nouvelle direction. Voir ci-dessous pour plus


d’informations sur chaque champ.

Répétez ces étapes pour créer une autre direction. Les directions sont un
outil utile pour gérer un
grand nombre d’audités.

Version 1.1
Manuel de configuration 14

Remplissez les
champs pour créer
la direction.

Champs de l’écran Ajouter une Direction

Code : Une étiquette alphanumérique unique pour identifier la direction


Nom : Nom de la direction
Description : Brève description de la direction et de ses responsabilités
Email : adresse électronique du contact principal à des fins d’audit
Téléphone : Numéro de téléphone du contact principal
Télécopieur : numéro du télécopieur
Organismes : Liste des entités. Sélectionnez d’une liste déroulante d’entités prédéfinies.

Version 1.1
Manuel de configuration 15

TYPES D’ENTITÉ

permet de cartographier l’environnement d’audit, y compris toutes les entités pouvant faire
l’objet d’audits. Cela permet aux utilisateurs de créer une base de données hiérarchique d’entités
parent et enfant liées pour faciliter la planification et la génération de rapports.
Pour créer / modifier un type d’entité :

Étape 1 : de l’écran Gestion du type d’entité, cliquez ou dans le coin


supérieur droit ;
Étape 2 : de l’écran Ajouter / Modifier le type d’entité, entrez / modifiez l’étiquette et une

description et cliquez pour enregistrer.


Répétez les étapes ci-dessus pour créer des types supplémentaires. Les types peuvent être ajoutés ou
modifiés à tout moment.

Les types d’entités


sont utiles pour gérer
un grand
environnement
d’audit.

Version 1.1
Manuel de configuration 16

RÉGLAGE DE L’APPLICATION

Ce module est utilisé pour le réglage du logiciel lors du déploiement initial. Les utilisateurs ne
doivent pas modifier ces paramètres sans consulter les développeurs ou les experts qui ont installé
l’application.
Ce module a deux fonctions : s’assurer que l’application est réglée selon les spécifications de
l’organisation et configurer le système de génération de code automatique utilisé dans d’autres
parties de l’application.
Services externes
Cette fonction contrôle la configuration du logiciel et est définie au moment de l’installation.

Avertissement!

Ne modifiez PAS les paramètres de l’application sans consulter au préalable les experts Cowater.

Version 1.1
Manuel de configuration 17

Code automatique

est équipé d’un outil qui permet générer automatiquement des codes. Ces codes sont
utilisés pour s’assurer que les dossiers et les éléments d’un dossier, tel que les équipes, les dossiers
courants sont étiquetés de façon unique pour faciliter une récupération future. Les utilisateurs
peuvent personnaliser certains aspects du processus de codage pour l’adapter à leurs besoins.

Les utilisateurs peuvent


voir à quoi ressemblera
leur code une fois qu’ils
auront fourni des valeurs
pour chaque préfixe.

Version 1.1
Manuel de configuration 18

Champs du code automatiques


Activer : Activez ou désactivez la fonction de codage automatique

Séparateur global : définissez le séparateur qui sera appliqué à chaque segment du code.

Les préfixes suivants ne sont qu’un élément du code qui peut inclure d’autres numéros
incrémentiels. La fenêtre Schéma de code (voir page précédente) permet aux utilisateurs de vérifier
la structure complète de chaque code. Les valeurs des préfixes doit-être alphanumérique.
Préfixe d’équipe : préfixe utilisé pour une équipe.

Préfixe sous-traitance : préfixe utilisé pour un sous-traitant.

Préfixe d’audit : préfixe utilisé pour le dossier courant d’un audit.

Préfixe de constat : préfixe utilisé pour un constat.

Préfixe de projet : préfixe utilisé pour un projet.

Procédure : préfixe utilisé pour une procédure.

Schéma de code : une illustration de la composition de chaque segment de code.

Version 1.1
Manuel de configuration 19

RÉGLAGE DE L’APPLICATION

Version 1.1
Manuel de configuration 20

RÉGLAGE DE L’APPLICATION

est flexible et permet à l’utilisateur d’adapter l’environnement du logiciel. Les fonctions


suivantes permettent aux utilisateurs d’adapter des éléments clés du logiciel pour répondre aux
besoins de l’organisation, y compris l’identification de toutes les organisations qu’il sera chargé
d’auditer, d’incorporer sa propre structure d’organisationnelle pour faciliter la gestion des audits,
de créer et d’adapter facilement des documents électroniques de travail pour répondre à ses
besoins, et bien plus encore.
La section suivante guidera les utilisateurs à travers le processus de configuration et d'entretien des
données de base du logiciel.

Information
Vous n’avez PAS besoin d’être expert informatique pour configurer ou entretenir les données de base. Audit360 a
été conçu pour vous le simplifier et qu’il soit facile de prendre le contrôle du système.

Avant que les utilisateurs puissent commencer à utiliser pour un audit, ils doivent configurer
des bases de données qui permettront l’accès au système. Les éléments suivants doivent être
paramétrés après l’installation du logiciel.

Profils d’utilisateurs : Répertoire des utilisateurs.


Rôles des utilisateurs : Répertoire de privilèges accordés aux utilisateurs pour accéder au logiciel.
Structure organisationnelle : Répertoire des départements, unités, divisions, etc., sur lesquels l’organisation
d’audit est créée et gérée.
Types d’entité : Répertoire des différentes structures au sein d’une organisation. Par exemple,
un gouvernement pourrait avoir des ministères, des départements, des divisions,
des unités et des directions.
Entités : Répertoire des entités qui pourraient faire l’objet d’un audit.
DTE : Répertoire des documents de travail électroniques maîtres qui seront utilisés
pour guider les auditeurs tout au long du processus d’audit.
Magasin de procédures : Référentiel de procédures à partir duquel les utilisateurs peuvent choisir de
créer, d’améliorer ou d’adapter les DTE à des audits spécifiques. Ceux-ci peuvent
également être utilisés lors de la création d’un nouveau DTE.

La section suivante fournira des instructions détaillées aux utilisateurs sur la configuration, le
remplissage et la maintenance de ces bases de données principales.

Version 1.1
Manuel de configuration 21

ENTITÉS

offre à l’ISC une fonction permettant de répertorier l’ensemble des entités faisant partie du
périmètre d’audit de celle-ci. Les utilisateurs peuvent ainsi ajouter des entités mère et des sous-
entités (entités tutelle par exemple) pour aider à la planification, à la gestion et au rapportage des
audits.

AVERTISSEMENT
Warning!
Avant de pouvoir ajouter une entité, vous devez d’abord créer les types d’entités (étiquettes
sous lesquelles chaque entité sera classée).

Ajouter / modifier une entité :

Étape 1 : Accédez au sous-menu Entités, cliquez sur ou sur une entité existante
afin que les données de l’entité apparaissent à droite de la liste des entités ;

Étape 2 : Remplissez tous les champs des trois onglets et cliquez pour ajouter /
modifier l’entité. Voir ci-dessous pour plus d’informations sur les champs.

Remplissez tous les champs


de tous les onglets avant
d’enregistrer.

Version 1.1
Manuel de configuration 22

Onglets et champs pour ajouter une entité


Onglet Informations générales

Nom : Nom de l’entité

Code : identifiant alphanumérique unique défini par l’ISC ou généré par le système de l’entité

Type d’entité : liste prédéfinie du type d’entités qui peuvent être trouvées dans l’organisation.

Téléphone : numéro de téléphone du contact principal ;

Courriel : Courriel du contact principal

Adresse : Adresse physique de l’entité

Description : Brève description de l’entité et de ses responsabilités.

Onglet Autres informations

Importance relative : importance financière de l’entité (devrait être réexaminée chaque année)

Budget d’immobilisations : budget d’immobilisations des entités (devrait être révisé annuellement)

Budget total : budget annuel total des entités (devrait être révisé chaque année)

Version 1.1
Manuel de configuration 23

Gouvernance : structure de gouvernance de l’entité (préciser par exemple s’il s’agit d’une entité sous
tutelle, si elle dispose d’un Conseil d’administration; préciser le type de comptabilité que l’entité
utilise, etc.)

Taille : nombre d’employés dans l’entité

Jours de travail : nombre total moyen de jours nécessaires pour terminer l’audit.

Onglet Évaluation des risques : autre endroit à partir duquel l’utilisateur peut accéder à l’outil
d’évaluation des risques décrit précédemment. Voir le module de planification pour plus
d’informations sur l’évaluation des risques.

Information SUPPRIMER DES ENTITÉS

Audit360 est conçu pour conserver les informations aussi longtemps que nécessaire. Nous avons soigneusement réfléchi au
processus de suppression des éléments de données clés et à leur impact sur la récupération des informations historiques. Une
entité est un point de données de liaison clé pour une mission d’audit. Pour garantir la disponibilité future des données associées
à une mission d’audit, les utilisateurs ne peuvent pas supprimer une entité une fois qu’elle a été liée à une mission d’audit. Si une
entité change, par exemple, elle est renommée ou fusionnée avec une autre, les utilisateurs peuvent modifier une entité existante
afin que les fichiers existants restent liés ou en créent un nouveau et recommencent.

Version 1.1
Manuel de configuration 24

Création d’une sous-entité

Une sous-entité est une entité qui fait partie d’une entité plus grande, mais qui peut également être
auditée séparément en raison de la nature de ses activités, comme la Direction générale des impôts
du ministère des Finances, ou en raison d’autres critères prédéfinis. Cette fonctionnalité permet
aux utilisateurs de capturer leur environnement auditable et de répertorier avec précision les
entités pouvant faire l’objet d’un audit. La possibilité de localiser une entité sous une autre peut
être nécessaire à des fins de rapportage, car elle permet aux utilisateurs de consolider facilement
les résultats des sous-entités avec ceux des entités de rang supérieur.

Le processus est presque identique à la création d’une entité. Voir l’explication suivante :

Glissez-déposez sur l’entité


de niveau supérieur pour
créer une sous-entité

Version 1.1
Manuel de configuration 25

DOCUMENT ÉLECTRONIQUE DE TRAVAIL

La caractéristique déterminante d’ est la possibilité de créer des documents de travail


électroniques (DTE) personnalisés pour tous les types d’audit (Audit de conformité, Audit financier,
Audit de performance, Audit environnemental, …). Ces DTE constituent la base de la conception
des audits et peuvent être personnalisés avant et pendant l’audit en fonction des besoins de
chaque audit.

Les DTE maîtres sont conçus pour être adaptés à la plupart des audits et peuvent être légèrement
ou fortement modifiés en fonction d’audits individuels.

Lors de l’accès à la fonction Configuration des DTE, les utilisateurs verront s’afficher une liste des
DTE maîtres existants. Les utilisateurs peuvent dès lors créer un nouveau DTE ou modifier un DTE
existant.
Le modèle EWP guide les
auditeurs tout au long du
processus de collecte de
données.

Version 1.1
Manuel de configuration 26

Création d’un DTE maître


Le document de travail électronique (DTE) est une ressource unique pour une mission d’audit. Le
DTE est conçu pour que les utilisateurs puissent fournir des conseils détaillés sur la tâche à
accomplir et joindre tous les outils ou documents qui peuvent être utilisés par les auditeurs pour
recueillir leurs informations. Pour rendre le DTE aussi utile que possible, les utilisateurs doivent
s’assurer de numériser tous les matériaux / documents requis afin que les utilisateurs ne soient pas
tenus de quitter l’application lorsqu’ils effectuent un audit.
Les utilisateurs peuvent démarrer et enregistrer leur travail et revenir plus tard pour continuer à
travailler sur l’audit.
Étape 1 : accédez à l’écran du modèle DTE et cliquez pour ouvrir l’écran Ajouter un modèle
d’audit ;
Étape 2 : fournissez un intitulé au modèle, sélectionnez un type d’audit, une brève

description du modèle et cliquez sur

Pour créer un nouveau DTE,


remplissez les champs requis
et créé vos jalons et tâches.

Version 1.1
Manuel de configuration 27

Jalons et tâches

Les DTE sont constitués de jalons et de tâches qui découpent le processus en étapes principales et
en travaux requis pour la bonne exécution de l’audit.

La première étape de la création d’un DTE maître consiste à créer au moins un jalon. Vous ne
pouvez pas créer de tâches dans un DTE s’il n’existe pas au moins un jalon.

Créer un jalon

Étape 1 : de l’écran Ajouter un DTE, cliquez sur ce qui ouvrira la fenêtre


Ajouter un jalon ;

Étape 2 : Intitulez le jalon, fournissez une brève description et cliquez pour


enregistrer.

Répétez ces étapes pour créer des jalons supplémentaires.

Version 1.1
Manuel de configuration 28

Une fois que l’utilisateur a ajouté au moins un jalon, l’utilisateur peut pour ce jalon commencer à
ajouter des tâches.

Après avoir ajouté un jalon,


les utilisateurs pourront
ajouter des tâches parmi
d’autres options.

Version 1.1
Manuel de configuration 29

Ajout d’une tâche à un jalon

Les tâches doivent décomposer les jalons en autant d’activités à exécuter pour atteindre le jalon. Il
y a deux possibilités pour ajouter des tâches à un jalon :

Étape 1 : Cliquez à côté du jalon auquel vous souhaitez ajouter la tâche ;

Étape 2 : Remplissez les champs dans tous les onglets de la fenêtre Tâche, voir ci-dessous
pour des informations détaillées sur chaque champ et onglet ;

Étape 3 : Cliquez pour enregistrer votre nouvelle tâche.

Les utilisateurs peuvent


fournir des informations
détaillées sur la façon
d’effectuer la tâche.

Version 1.1
Manuel de configuration 30

Onglets et champs de tâche


Onglet Informations sur la tâche : Intitulez la tâche et fournissez une brève description.
Nom de la tâche : fournissez une étiquette descriptive pour la tâche. Idéalement, deux
tâches ne devraient pas avoir la même étiquette.
Description : décrire le travail à effectuer. Assurez-vous qu’il explique
suffisamment en quoi consiste la tâche, indiquez toutes les normes
qui s’appliquent, à savoir: PCGR ou ISSAI.

AVERTISSEMENT!

Les utilisateurs doivent régulièrement enregistrer leur travail lorsqu’ils ajoutent des jalons et des tâches
ou, dans le cas improbable d’un crash ou d’une panne de courant, leur travail pourrait être perdu.

Version 1.1
Manuel de configuration 31

Onglet Procédures : décrivez les étapes à suivre pour réussir la tâche. Ceux-ci peuvent être sous
forme de points. L’onglet Procédure est un champ de texte riche qui permet aux utilisateurs de se
connecter à des sites Web externes ou de joindre des fichiers dans le texte pour faciliter la
compréhension du travail à effectuer.

Onglet Questionnaire : Les utilisateurs peuvent créer des questionnaires simples qui peuvent
également aider à guider les auditeurs dans leur travail. Ceux-ci peuvent aider dans le processus de

collecte de données. Pour ajouter une question, saisissez-la dans la zone Question et cliquez

pour enregistrer. Cliquez pour supprimer la question.

Version 1.1
Manuel de configuration 32

Onglet Checklist : les utilisateurs peuvent créer une checklist liste comme un rappel pour les
activités éléments à faire dans le travail qu’ils effectuent pendant l’audit. Pour créer une entrée de
liste de contrôle, suivez la même processus comme questionnaire. Écrivez l’entrée dans le champ À

faire et cliquez pour l’ajouter à la liste. Pour supprimer une entrée existante, cliquez sur .
La checklist renseigne sur un certain nombre de sous taches en extrant à l’exécution des taches.
Cette partie est essentielle pour le superviseur pour la revue de l’exécution de la tâche.

Onglet Documents
Les utilisateurs peuvent ajouter un document, qui comprend des feuilles de calcul, des
questionnaires ou d’autres documents externes qui peuvent être utilisés pour terminer la tâche.
Pour joindre un fichier :
Étape 1 : cliquez sur « + Document », ce qui ouvrira une fenêtre distincte ;

Version 1.1
Manuel de configuration 33

Étape 2 : Donner un intitulé au document, sélectionnez un type de document dans la liste


déroulante et cliquez sur ce qui ouvrira une autre fenêtre.
Étape 3 : sélectionnez le fichier, cliquez sur « Ouvrir » pour joindre le fichier et cliquez pour
terminer le processus.
Répétez le processus pour joindre plus de fichiers.

Types de documents :
Directives : normes ou politiques officielles de l’organisation qui définissent la manière donc les audits,
les tâches ou les procédures doivent être effectuées, tel que : des sections du manuel d’audit ou
d’autres documents telles que les normes internationales d’audit (ISSAI).

Documents à titre d’information : tout autre document que les utilisateurs peuvent lire, mais ne
peuvent pas éditer ou modifier dans l’application.

Documents de travail : tous les fichiers ou outils qu’un utilisateur peut utiliser pour aider à l’exécution
de la tâche. Cela peut inclure des feuilles de calcul ou des questionnaires.

Onglet Lignes directrices

Version 1.1
Manuel de configuration 34

L’utilisateur peut joindre un PDF d’instructions telles qu'un extrait du manuel d’audit qui peut être
consulté par les auditeurs pendant l’exécution de leur travail. Avant de pouvoir ajouter des
directives, vous devez d’abord sauvegarder la tâche. Cela enregistrera la tâche, rendant disponible
la fonction d’ajout de document.

Pour ajouter des directives, suivez le même processus que lors de l’ajout d’autres documents, mais
pour Type de document, sélectionnez Directives.

AVERTISSEMENT!

Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle directive, le fichier précédent est supprimé. Cela s’applique
uniquement aux directives et non aux autres types de documents.

Onglet Feuille de temps

Comme mentionné précédemment, Audit360 est désormais équipé d’une fonction de feuille de
temps qui permet aux utilisateurs d’enregistrer le temps qu’ils ont passé à travailler sur un fichier. À
l’appui de cette nouvelle fonctionnalité, les utilisateurs peuvent également ajouter un temps estimé
pour terminer une tâche. Cela permettra à l’organisation de mieux évaluer le niveau d’efforts requis
pour chaque tâche.

L’unité de mesure est à la discrétion de l’organisation.

Version 1.1
Manuel de configuration 35

Version 1.1
Manuel de configuration 36

Réorganisation des jalons et des tâches


Les utilisateurs peuvent facilement modifier l’ordre des jalons et des tâches s’ils estiment que la
structure actuelle n’est pas idéale.
Étape 1 : Sur l’écran Modifier le modèle d’audit, cliquez sur « organiser ».
Étape 2 : Cliquez sur «» pour déplacer le jalon ou la tâche vers le haut d’une position ou sur
«» pour le déplacer d’une position vers le bas.
Étape 3 : Cliquez à nouveau pour enregistrer les modifications.

Version 1.1
Manuel de configuration 37

APPLICATION DU PC

Les utilisateurs d’ peuvent également accéder à l’application depuis leur PC avec une
application dédiée qui permet aux utilisateurs sans connexion Internet fiable d’utiliser pour
faire leur travail.

L’application du PC est conçue de manière identique à la version de navigateur d’ , ce qui


assure que les utilisateurs n'auront aucun problème à passer d'une version à l'autre. La principale
différence est que l’application du PC fonctionne avec ou sans connexion Internet et se synchronise
automatiquement avec le serveur central chaque fois qu’une connexion Internet stable est
disponible.

La synchronisation permet à l’utilisateur d’envoyer tout contenu généré par l’utilisateur au serveur
central ainsi que de recevoir toutes les mises à jour. Pour plus d’informations sur la synchronisation,
veuillez consulter le manuel de l’utilisateur.

La section suivante explique comment les utilisateurs peuvent installer l’application du PC sur des
ordinateurs portables individuels.

AVERTISSEMENT!

L’application du PC ne doit être installée que sur des ordinateurs mobiles. Les ordinateurs fixes doivent accéder au
logiciel via le navigateur Web pour des performances optimales.

Installation de l’application du PC

Après vous être connectés à la version du navigateur, les utilisateurs disposant de droits d’accès
suffisants peuvent accéder au fichier de l’application du PC en cliquant sur « » à côté du bouton
ID utilisateur dans le coin supérieur droit de l’écran principal. Voir l’image à la page suivante.

Version 1.1
Manuel de configuration 38

Étape 1 : Cliquez sur « Mon profil » dans le menu déroulant qui amènera l’utilisateur à
l’écran Mon profil ;
Étape 2 : Cliquez sur les liens « Télécharger l’application du PC » et « Télécharger la
configuration de l’application du PC » pour lancer le téléchargement des deux
fichiers requis.
Étape 3 : Lancez le fichier Audit360 Standalone Setup.exe en double-cliquant dessus pour
ouvrir la fenêtre Audit360 Standalone Setup et cliquez sur le bouton « Browse
Config … » ;

Version 1.1
Manuel de configuration 39

Étape 4 : Accédez au fichier config.audit, le deuxième fichier téléchargé, sélectionnez et


cliquez sur « ouvrir » ;
Étape 5 : Cliquez sur « installer » pour lancer le processus d’installation.

Une fois terminée, l’application du PC sera configurée et prête à être utilisée.

Pour lancer l’application du PC, double-cliquez sur l’icône et connectez-vous à l’aide de votre
ID utilisateur et de votre mot de passe.

AVERTISSEMENT!
Lors de la première utilisation de l’application du PC, l’utilisateur doit disposer d’une connexion Internet
active pour que l’ID utilisateur puisse être validé. Un accès ultérieur ne nécessitera pas de connexion
Internet. De plus, si un ordinateur portable est utilisé par plusieurs utilisateurs, chaque utilisateur devra
suivre le même processus pour synchroniser son ID utilisateur avec l’application ou l’accès lui sera
refusé.

Version 1.1
Coordonnées Pour plus d’information, s’il
vous plait visitez :
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