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Chap 4 E-procurement et E-sourcing

4.1.Introduction
Pour définir l’objectif principal de la fonction achats Approvisionnement au sein de l’entreprise,
ce que nous attendons avant tout d’un service Achats, c’est d’approvisionner dans les meilleurs
délais. Pour atteindre cet objectif, les différents acteurs du service achats vont donc s’aider à
travers diverses méthodes et outils acquis tout au long de leurs expériences professionnelles ou
alors, grâce aux nouvelles technologies qui leur sont proposées. Un de ces outils est l’E-
sourcing et l’E-procurement.
4.2.L’E-procurement

4.2.1. Définition
L’E-procurement désigne l’ensemble des solutions logicielles dont l’entreprise dispose pour la
gestion de ses achats et de ses approvisionnements. En d’autre terme, l’E-procurement désigne
la gestion électronique des achats et des approvisionnements dans l’entreprise.
L’E-procurement c’est l’automatisation, l’optimisation et la formalisation des achats et des
approvisionnements d’une entreprise par le biais d’Internet. Il se fait le plus souvent par le biais
des places de marchés. Les marketplaces ou places de marché facilitent les transactions entre
sociétés et permettent une réduction des coûts de traitement des approvisionnements.
Au départ, on se servait de l’E-procurement pour effectuer des petits achats type crayon à papier
c'est-à-dire pour des achats hors production et non stratégiques. Toutefois, cet outil tend
aujourd’hui à se généraliser et s’est élargi aux achats de productions.
De ce fait, l’E-procurement devient aujourd’hui une véritable alternative pour optimiser la
gestion de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise.
L’E-procurement fait parti du E-achat qui comprend :
 En amont les actions de sélection fournisseurs c'est-à-dire l’E-sourcing
 En aval le passage et le suivi des commandes soient l’E-procurement
D’un point de vue plus technique, dans le cadre de l’E-procurement, les commandes sont
passées électroniquement sur des catalogues privés préalablement négociés lors du E-sourcing.
Les achats sont en générales regroupés ou centralisés.
De ce fait, un acheteur s’identifie sur une plate-forme électronique par le biais de son réseau
interne ou par Internet et consulte les articles qui sont mis à sa disposition. Il peut ensuite
sélectionner les articles désirés et les mettre dans son panier virtuel.
4.2.2. Objectifs de l’E-procurement
L’E-procurement a un double objectif :
 La baisse des coûts d’achat
 Et la baisse du coût de passation de commandes.
L’E-procurement est donc un outil de réduction des coûts d’approvisionnement. Il sert donc à :

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 Mettre en place et gérer un catalogue électronique
 Faire appel aux places de marché : typologie, fonctionnement et intérêts
 Faire appel aux centrales d’achats pour les achats hors production
Préparer et mettre en place un projet E-procurement c’est anticiper les besoins organisationnels
d’un projet :
 Connaître l’impact sur l’entreprise : Supply Chain, systèmes d’informations
 Maîtriser l’impact sur le service achat : organisation, processus, métier achat
 Analyser l’impact sur les fournisseurs : partenariat
Mettre en œuvre un projet achat E-procurement pour :
 Définir les étapes clés et planifier les actions achats
 Définir les facteurs clés de succès et les écueils à éviter
Un projet E-procurement n’est pertinent que pour les entreprises ayant un large portefeuille
d’achat indirect que l’on peut cataloguer.
Il nécessite de lourd investissement technique en création et en maintenance des catalogues en
ligne, ainsi qu’une intégration de système. Les budgets explosent facilement.
4.2.3. Les apports de l’E-procurement

 Qu'il soit utilisé pour effectuer des opérations de sourcing (recherche d'informations sur
les produits, les fournisseurs,), de veille ou d'achats, l'E-procurement permet de
rationaliser le processus d'achats en réduisant son coût et sa durée. Mais plus encore, il
offre à l'entreprise l'opportunité de réorganiser la fonction achat, de simplifier les
démarches et d'optimiser l'enchaînement des tâches.
 Dans une organisation reposant sur l'E-procurement, l'acheteur gère individuellement
ses commandes auprès des fournisseurs qu'il choisit. Il regroupe les informations sur les
produits et les prestations offertes, collabore à la préparation des contrats, surveille
assure le suivi des commandes. Il dispose d'informations précises sur les produits et
services via des catalogues en ligne qui lui présentent en détail les caractéristiques
(images, fiches, son, vidéo,…), les spécifications techniques, les conditions de vente…
Enfin il peut générer automatiquement les transactions.
 L’E-procurement, qui repose sur la technologie d'Internet, est en train de révolutionner
les pratiques d'achat en offrant à l'acheteur la possibilité de s'affranchir des frontières du
temps et de l'espace.
 Evidemment, le souci de réduire les coûts d'approvisionnement est apparu bien avant
Internet et il existe de nombreuses solutions d'optimisation de gestion. L'apport réel du
web consiste à rendre accessible ces données en temps réel sans avoir à effectuer
d'investissements lourds. Les informations sont consultables à l'aide d'un simple
navigateur depuis n'importe quel ordinateur connecté au web. Et c'est l'ensemble de la
chaîne d'approvisionnement qui peut être mis en réseau afin que tous les intervenants
puissent collecter ou modifier l'information interne et externe. Bénéficier d'une
information mise à jour et en temps réel sur les disponibilités des produits permet de
réduire les stocks, d'adapter au mieux les achats en fonction de la demande par nature
fluctuante.
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4.2.4. Fonctionnement général des marketplaces
Le concept des places de marché repose sur l’idée simple de faire se rencontrer des clients et
des fournisseurs pour favoriser les échanges et favoriser les nouveaux partenariats. Le but de
ces places est d’ouvrir de nouveaux horizons aux fournisseurs comme aux clients, de faciliter
les transactions et d’en réduire les coûts. Il existe plusieurs types de places de marché offrant
des moyens différents pour réaliser des achats en ligne.
1) Typologie des marketplaces
Les places de marché se répartissent en deux principaux types :
 Les places de marché horizontales proposent des biens communs à toutes les
entreprises. Ces plates-formes transectorielles ambitionnent de toucher un très grand
nombre de prospects, quel que soit leur domaine d’activité, pour leurs achats hors
production de biens et de services : fournitures de bureau, matériel informatique,
services d’entretien et services liés aux déplacements (achats de billets de transport,
réservations de voitures et d’hôtels), etc. Cette catégorie d’achats non stratégiques ou
fonctionnels est souvent abrégée en anglais sous le terme MRO (Maintenance Repair
and Operating material).
 Les places de marché verticales, souvent considérées comme des nouvelles grandes
centrales d’achat en ligne, ciblent quant à elles les entreprises d’un secteur d’activité
particulier à travers tous les biens et services dont elles peuvent avoir besoin,
principalement des matières premières et des composants.

2) Modalités d’achat
Les places de marché proposent aux clients de passer la commande via des formulaires sur des
catalogues électroniques, qui demandent des efforts de la part des fournisseurs (numérisation
des références, suivi quotidien de ce nouveau moyen de commande), en échange de quoi ils
accèdent à un marché plus important que celui de leur clientèle habituelle. Ces catalogues sont
généralement des espaces publics accessibles à tout acheteur, moyennant une inscription pour
identification.
A ce premier niveau de service viennent s’ajouter des prestations plus évoluées. Le système de
commande lui-même (E-procurement au sens restreint) correspond à une sorte de panier d’achat
avec échanges d’autorisations et passation d’ordres. Certaines places proposent également des
services à valeur ajoutée, car les catalogues ne suffisent pas à fidéliser des utilisateurs de la
plate-forme : des informations sur le secteur, des annuaires de fournisseurs et de prestataires,
des services financiers et marketing. Parfois il existe un complément personnalisé du système
d’E-procurement comme le système de reporting, c’est-à-dire un suivi financier des transactions
effectuées.
Selon certains professionnels, les market places se limitent à ce système d’achats à travers les
catalogues, alors que d’autres incluent dans cette catégorie les systèmes d’appels d’offres ou
enchères inversées. Les enchères inversées sont donc un autre mode d’achat électronique, où
l’entreprise demandeuse fait un appel d’offres pour le produit ou le service recherché auprès de
fournisseurs qui répondent par des propositions (produit et prix) et qui participent à des enchères

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avant la décision finale, celles-ci allant décroissant. Il existe également des systèmes d’enchères
normales dans le cadre des market places, concernant surtout du matériel industriel d’occasion.
3) Les places de marché spécifiques
En dehors des places de marché publiques, il existe des places de marché privées, sites d’achat
en ligne réservés à leurs initiateurs et éventuellement à leurs clients. Ces grands donneurs
d’ordre généralement concurrents s’associent pour fédérer autour d’un outil unique les relations
avec tous les fournisseurs de leur secteur.
Il existe également d’autres espaces de transaction interentreprises privés sous forme de
catalogues personnalisés proposant les produits de l’ensemble des fournisseurs habituels aux
prix fixés par des contrats négociés. Souvent ils sont mis en place en interne dans les entreprises,
c’est à dire qu’ils utilisent un espace particulier de l’Intranet ou de l’Extranet d’où les personnes
autorisées peuvent y accéder.
4) Les avantages de l’e-procurement dans le cadre des places de marché
L’intérêt des acheteurs
 L’E-procurement offre aux acheteurs un gain de temps considérable sur divers aspects
des transactions. D’une part, l’utilisation d’Internet permet le transfert d’information en
temps réel et élimine en même temps les intermédiaires dans l’échange. D’autre part, la
gestion des achats en ligne aboutit à la rationalisation des procédures d’approbation et
de traitement des ordres passés.
 Les achats professionnels en ligne permettent également des économies, offrant la
possibilité de comparer les produits et les offres des différents fournisseurs.
 Le métier d’acheteur est vraiment bouleversé par ces tendances du commerce
électronique, puisqu’il a moins de paperasserie à gérer et peut se concentrer sur les
aspects plus stratégiques de l’approvisionnement.
L’intérêt des fournisseurs
Pour les fournisseurs, les carrefours d’affaires électroniques représentent certes un outil de
conquête et de fidélisation des clients. Ils tirent également profit de la démarche de
rationalisation car leurs relations avec les clients sont simplifiées : une fois le catalogue
électronique des produits réalisés, il peut être diffusé à grande échelle.

4.2.5. Les risques de E-procurement


En fait il n’y a pas vraiment de risques liés au E-procurement, mais plutôt des limites car c’est
une technologie qui a été créée pour optimiser un business aussi bien du côté de l’acheteur que
du fournisseur.
Cependant on peut quand même noter quelques dangers à éviter avec le E-procurement :
 Un certain coût pour mettre en place cette solution :
Les coûts les plus évidents sont l’acquisition et l’intégration de la technologie en elle-même.
Mais il y a d’autres coûts que l’on découvre souvent à la fin du projet comme la formation et la
conduite du changement, la maintenance applicative, la location et la mise à jour des catalogues.
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Les bénéfices escomptés vont dépendre pour une large part de ces éléments. Les projets d’E-
proc réussi son ceux qui on fait l’objet d’une étude préalable des coûts très précise.
 Tous les fournisseurs n’utilisent pas encore Internet :
Les sites de sourcing et d’appels d’offres privilégient les fournisseurs disposant d’une
connexion Internet, puisqu’ils doivent pouvoir se connecter au site d’appel d’offres pour
transmettre et actualiser leurs offres ou connaître leur positionnement. Or de nombreux
fournisseurs ne sont pas encore connectés, notamment les sociétés de taille modeste. On risque
ainsi de passer à côté de fournisseurs très performants
 Ne couvrent que les achats sur catalogues :
Les places de marché ne savent gérer que les achats dits « catalogables ». C’est une limite de
taille pour plusieurs raisons. Les catalogues électroniques sont encore peu nombreux et bien
qu’ils se développent, la part des produits qui sont actuellement sur catalogues électroniques
est encore très faible. Beaucoup de petits fournisseurs ne sont d’ailleurs pas prêts d’en éditer
un. D’autre part nombre de produits et surtout de services seront difficilement « catalogables »
et devront toujours faire l’objet d’un devis : pièces sur plans, produits modulaires, prestations
de maintenance et réparation, etc. C’est pourquoi une part non négligeable de vos achats ne
pourra pas passer par la place de marché et devra être traitée via les moyens traditionnels.
 Pas de conseil pour l’élaboration des appels d’offres :
La valeur ajoutée de ces sites dans la gestion des appels d’offres est moins évidente que pour le
sourcing. Ils ne vous aident pas encore dans la définition de votre besoin et la rédaction de votre
appel d’offres, qui constituent le cœur du travail et dont dépendent principalement les résultats.
Ils se limitent à rendre votre appel d’offres consultable sur leur site et, pour les meilleurs d’entre
eux, à vous donner les résultats en temps réel.
 Acheteur/Fournisseur : commandes et factures sont électroniques :
Avec cette nouvelle technologie il y a beaucoup moins de traces papiers ou téléphoniques qui
peuvent constituer des preuves ou des commencements de preuves en cas de litige entre les
parties. Le problème de la signature électronique peut se poser car la justice ne lui reconnaît pas
la même valeur dans tous les pays.
4.2.6. Les principaux fournisseurs d’E-procurement
Pour le commerce électronique :
ARIBA :
 Solution d’intégration de l’e-procurement à l’ERP.
 Logistique d’analyse des achats
 Infrastructure logistique de place de marché
COMMERCE ONE :
 Automatisation 100% en ligne du processus achat
 Permet une collaboration en ligne entre acheteurs et fournisseurs
 Automatise la création et la gestion des demandes de paiement
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 Fournit un statut de paiement en temps réel
 Supporte l’ensemble des documents d’approvisionnement (commandes, avis de
modification, et de livraison, facture, paiement)
 S’intègre aux différents systèmes back-office de l’acheteur et du fournisseur en une
seule instance
 Suit et gère les coûts et dépenses des prestataires
 Gère des enchères inversées pour les appels d’offres
Pour la Supply Chain :
I2 :
 Collaboration d’exécution de l’approvisionnement
 Offre un procurement consolidée : Une solution conçue pour consolider les dépenses à
travers des divisions multiples, des affaires externalisées, des fournisseurs.
 Système simple de la référence et peut faire des liens aux systèmes principaux,
multiples, qui permettent un traitement local.
ORACLE (leader) :
 Réduction des coûts en contrôlant toutes les dépenses et en abaissant les coûts
d’acquisition.
 Amélioration des relations avec les fournisseurs.
 Mise à la disposition des employés des outils leurs permettant d’améliorer leur
productivité dans des activités à valeur ajoutée.

4.3.L’E-sourcing
Selon Bernard Ballaz « L’E-Sourcing est la démarche de recherche des fournisseurs pouvant le
mieux répondre aux besoins de la société acheteuse en terme de coûts, délais, innovation et
qualité, par extension, la recherche d’informations sur les marchés fournisseurs préalable à
l’acte de consultation. Certains acheteurs élargissent la notion de sourcing en y incluant
l’homologation des fournisseurs proprement dite. »

L’E-Sourcing stratégique est une solution informatique visant la gestion des relations
fournisseurs entreprise pour créer des avantages concurrentiels durables tout au long de la vie
du produit.
4.3.1. Les types de E-sourcing
 Une seule source d’approvisionnement (sole sourcing)
 Deux sources d’approvisionnement (dual sourcing)
 Plusieurs sources d’approvisionnement (multi sourcing)
 Un fournisseur de secours (cross sourcing)
 Utilisation des fournisseurs selon les fluctuations (Variations) de la demande
 Servir rapidement des marchés de proximité (sourcing local)
 Tirer profit de la compétition mondiale (sourcing international)

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4.3.2. La procédure du Sourcing
L’analyse des dépenses (Spend Analysis) :
 L’entreprise observe au peigne fin ses dépenses afin de localiser les gisements potentiels
d’économie pour préparer le projet sourcing ;
 Utilisation des méthodes pour collecter, recouper les données et simuler des scénarios.
(ABC des coûts, les statistiques descriptives…)
Le cahier des charges proactif :
 Etablir un plan général du projet « mapping» dans lequel elle formule ses besoins ;
 Déterminer les segments d’achats où l’approche proactive sur le marché fournisseur
peut être effectuée;(Type de données : Financières; Produits via catalogues…)
 Raffiner la recherche en consultant les « MarketPlace »
 Rédiger le cahier des charges complet en consultant également les autres clients internes
de manière à garantir l’approbation (acceptation) générale.

Demandes d’informations et des offres aux fournisseurs :


 Envoi des demandes d’information « Request For Information » : pour la collecte des
données concernant les certifications, la capacité de production, les référencements des
autres clients…
 Envoi ensuite des Demande des offres « Request For Quotation » : Soit par EDI
(Echange de données Informatisées) ou par Fax
 Envoi des formulaires à remplir : Cost Break Down (fichier de construction du coût)
Demandes d’informations et des offres aux fournisseurs :
 Attacher aux RFQ (Request For Quotation ou demande de prix, aussi appelé
consultation : estimations des coûts qui seront engendrés pour la réalisation d'un
nouveau produit, ou d'une prestation de service) les conditions générales d’achats de
notre entreprise
 Envoi des RFQ peut se faire via différents moyens soit par Fax ou Mailing ou par
L’enchère inversée « Reverse auctions »

4.4.Différence entre E-Sourcing et E-Procurement

 L'E-Sourcing a pour vocation d'optimiser l'amont de l'achat en standardisant et


automatisant la recherche, la sélection et la négociation avec les fournisseurs ;
 L'E-Procurement gère les approvisionnements en visant l'automatisation des
commandes et des transactions. L'E-Procurement s'appuie sur des catalogues en ligne

4.5.Faut-il choisir l'E-Sourcing ou l'E-Procurement ?

 Ces deux solutions sont en fait complémentaires. Pourtant, elles ne s'adressent pas
forcément aux mêmes entreprises.

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 Un projet d'E-Procurement n'est pertinent que pour les entreprises ayant un large porte
feuille d'achats indirects que l'on peut cataloguer.
 Il nécessite de lourds investissements techniques, en création et en maintenance des
catalogues en ligne, ainsi qu'en intégration de systèmes. Les budgets explosent
rapidement.
 Alors que l'E-Procurement permet d'automatiser la commande et la transaction, l'E-
Sourcing s'attaque au processus de contractualisation. L'amont de la signature d'un
contrat repose sur des processus standards que la technologie permet d'accompagner :
analyse des besoins, évaluation de l'offre, identification et qualification des fournisseurs,
analyse du coût total d'acquisition.

4.6.Les pertes et inconvénients

 Perte de relation directe entre le sous-traitant et l’acheteur.


 Cette perte pourrait, chez certains sous-traitants, engendrer une baisse de confiance.
 Le sous-traitant qui aurait pris l’habitude de rencontrer ses clients, se verrait contraindre
de ne plus avoir de « face à face », cette notion de contact relationnel va donc disparaitre
pour laisser place au contact dit indirect via la plateforme.
 Un autre point négatif est que certains sous-traitants pensent qu’une solution E-sourcing
est un intermédiaire d’achat, et non une plateforme de collaboration.
 Par conséquent, ces sous-traitants ne répondent pas aux appels d’offres. Il faudra donc
les appeler pour clarifier la situation, moyennant une perte de temps.
 Pour familiariser cette nouvelle technologie avec les utilisateurs, l’entreprise devra dans
un premier temps les former, moyennant une baisse d’activité de ceux-ci.
 L’inconvénient majeur pour le fournisseur reste que c’est lui qui concédera une partie
de sa marge au prestataire (commerçant) de la plateforme lors de la transaction effectuée
puisque la plupart du temps, les appels d’offre sont gratuits pour les entreprises
acheteuses.
 Egalement, les systèmes de workflow propres aux logiciels d'E-procurement imposent
des procédures pouvant se révéler contraignantes pour les utilisateurs.
 Les fournisseurs doivent se plier au système imposé par le client, et notamment créer
une version électronique de leurs catalogues.

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