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Direction

de la Technologie

Plan d’Assurance Qualité

Résumé
Ce document décrit les dispositions réputées satisfaire les exigences relatives aux délais, aux
coûts, et à la bonne réalisation des projets UNR.

Tous les documents du kit de gestion de projet ont été rédigés à partir de l’expérience de
gestion de projet d’un cabinet conseil et de plusieurs entretiens avec des chefs de projets UNR
afin de valider la pertinence des éléments sélectionnés dans le kit.

Avertissement  :

Ces documents ont été complétés à titre d’exemple. Ils ne visent pas à imposer une démarche
spécifique mais plutôt à servir de première base, la plus pratique possible. Les projets auront
donc le loisir de les personnaliser et adapter en fonction de leurs besoins.
Il d’ailleurs particulièrement conseillé de modifier les passages surlignés en jaune.

PROJET X
DÉFINITIF

1
PAGE DE SERVICE

Rédacteur (nom – fonction) Valideur (nom – fonction)

Documents associés Version


Glossaire V0
Référentiel de projet V0

Historique des modifications et validation du document

Version Date Parties modifiées Nature du changement Valideur


V0.2 27/07/04

Diffusion

Entités Noms

2
TABLE DES MATIÈRES

PAGE DE SERVICE.......................................................................................................... 2
TABLE DES MATIÈRES................................................................................................... 3
NOTATION........................................................................................................................ 4
1 PRÉSENTATION DU PLAN D’ASSURANCE QUALITÉ.........................................5
1.1 Objectifs du Plan d’Assurance qualité......................................................................5
1.2 Champ d'application du Plan d’Assurance Qualité...................................................5
1.3 Maîtrise du Plan d’Assurance Qualité.......................................................................5
1.3.1 Définition et rédaction.....................................................................................5
1.3.2 Validation........................................................................................................ 6
1.3.3 Procédure d'évolution.....................................................................................6
1.4 Traitement de non-conformité..................................................................................6
2 PRÉSENTATION DU PROJET................................................................................7
2.1 Description du projet................................................................................................. 7
2.2 Objectif du projet...................................................................................................... 7
2.3 Champ d’application du projet..................................................................................7
3 ORGANISATION DU PROJET................................................................................9
3.1 Structure de l’organisation du projet.........................................................................9
3.1.1 Organisation du projet UNR............................................................................9
3.1.2 Organisation des équipes concernées par le projet UNR au sein des partenaires 10
3.2 Rôles et Responsabilités........................................................................................11
3.2.1 Liste des acteurs...........................................................................................11
3.2.2 Rôles et responsabilités................................................................................12
3.2.3 Responsabilités des principaux livrables......................................................18
4 MANAGEMENT DE PROJET................................................................................21
4.1 Gestion et reporting du projet.................................................................................21
4.1.1 Suivi des groupes de travail..........................................................................21
4.1.2 Reporting projet............................................................................................21
4.2 Réunions................................................................................................................ 21
4.2.1 Convocation.................................................................................................. 21
4.2.2 Rédaction, diffusion et approbation des comptes-rendus.............................22
4.3 Gestion du planning................................................................................................ 22
4.4 Gestion du budget.................................................................................................. 22
4.5 Gestion des ressources.......................................................................................... 22
4.6 Gestion des risques................................................................................................23
4.7 Gestion des Anomalies........................................................................................... 24
4.8 Gestion des Modifications......................................................................................24
5 DOCUMENTATION................................................................................................ 25
5.1 Processus de rédaction et validation des documents.............................................25
5.2 Nomenclature......................................................................................................... 25
5.3 Gestion de la documentation..................................................................................26

3
NOTATION
Ce document fait partie du kit de gestion de projet UNR mis à disposition des
équipes projet UNR.

Les références aux autres documents du kit de gestion de projet sont soulignées et
notées [X], où X est le numéro du document.

Les numéros de ces documents sont les suivants :

Les documents du kit de gestion de projet UNR


par catégorie
1 Référentiel Projet

GESTION DE PROJET GESTION ACCOMPAGNEMENT


INFORMATIQUE DE DES UTILISATEURS
l’ENT
Plan Enquête de Convocation
2 16 20
d’Assurance Dossier perception et de réunion
Qualité
11 des attentes
d’Architecture
Technique Compte-rendu
3 7 Budget Etude 21 de réunion
Glossaire 17
Protocole d’impacts
12
Tableau de Technique Fiche de
4 Organigramme 8 d’Installation Plan de 22 lecture
gestion des
risques 18 formation et
OTP 13 Procédure de d’accompa-
Fiche de
5 (Organigramme 9 recette gnement 23
Technique de Tableau de modification
Projet) reporting Dossier
(indicateurs) 14 19 Plan de
Tableau de
d’exploitation 24
communication
suivi des
6 Planning 10 Cahier des Plan de groupes de
15
charges Continuité de travail
Services

Pour plus d’information sur le kit de gestion de projet UNR, il est conseillé de
consulter le document Référentiel de Projet [1].

4
1 PRÉSENTATION DU PLAN D’ASSURANCE
QUALITÉ

1.1 Objectifs du Plan d’Assurance qualité


Ce document décrit les dispositions particulières mises en œuvre sur le projet,
réputées satisfaire les exigences des partenaires du projet UNR en matière de
qualité. Ces dispositions sont prises en considération lorsque le projet est initialisé et
sont revues voire modifiées si nécessaire pendant toute la durée de vie du projet.
Ces objectifs sont les suivants :
 donner aux projets UNR l'assurance de la qualité des prestations réalisées au titre de ce
projet,
 identifier tous les acteurs réels d’un projet UNR
 fixer les droits, devoirs et responsabilités du projet UNR, de ses membres, du consortium ENT
retenu et des éventuels prestataires (assistance à maîtrise d’ouvrage, développement
technique),
 indiquer tous les moyens possibles pour répondre aux exigences techniques et qualité,
 donner à tous les participants du projet les procédures, règles et méthodes applicables sur le
projet,
 et d’assurer ainsi la cohérence des travaux menés dans le cadre de ce projet.

1.2 Champ d'application du Plan d’Assurance Qualité


Cette section décrit le champ d’application du Plan d’Assurance Qualité, en
soulignant les points que couvre ce document et ceux qu’il ne couvre pas.

La première version du kit de gestion de projet a été complétée à titre d’exemple.


Elle couvre une partie du projet UNR, celle du déploiement ENT au sens large
(incluant la formation et la communication).

Cette partie doit être remplie par le chef de projet (voire le comité de pilotage) afin de
définir le périmètre de son projet UNR et celui des établissements partenaires(en
fonction du degré de mutualisation).

1.3 Maîtrise du Plan d’Assurance Qualité


1.3.1 Définition et rédaction
Le Chef de Projet est responsable de la qualité sur son projet et donc de la définition
du Plan d’Assurance Qualité.

Dans le cas de ce projet, le Chef de Projet peut déléguer la rédaction du Plan


d’Assurance Qualité à un éventuel responsable qualité.

Les acteurs sont nommés au paragraphe 3.2.1, leurs rôles et responsabilités sont
décrits en 3.2.2 ci-après.

5
1.3.2 Validation
Pour le Plan d’Assurance Qualité, la procédure de validation s’applique, comme à
tout autre document (voir la partie Documentation).

1.3.3 Procédure d'évolution


L’évolution du Plan d’Assurance Qualité est à l’initiative du comité de pilotage du
projet UNR.

1.4 Traitement de non-conformité


Lorsqu'une anomalie (applicatif) ou incident (non-applicatif) est constatée, en
particulier grâce aux actions qualité sur le projet, la procédure appliquée par le chef
de projet du projet est la suivante:
 identification de la cause,
 évaluation de la portée et des conséquences de cet état de fait,
 engagement d'une ou plusieurs actions correctives qui peuvent être :
- exiger l'application du Plan d’Assurance Qualité (faire réexprimer par les commanditaires
l’importance du Plan d’Assurance Qualité),
- faire évoluer le Plan d’Assurance Qualité car il se révèle mal adapté,
- accorder une dérogation qui est validée par le Comité opérationnel et qui est enregistrée en tant
qu'action qualité.
- remonter un manquement en comité opérationnel

Toute autre démarche aboutissant à une violation des règles méthodologiques,


entraîne le rejet, par le contrôle qualité, des productions concernées.

6
2 PRÉSENTATION DU PROJET

2.1 Description du projet


Le 13 décembre 2002, le gouvernement a annoncé la mesure « Universités
numériques en région » dans le cadre du Comité interministériel de l'aménagement
du territoire. Cette mesure s'inscrit dans la politique volontariste du gouvernement en
faveur du développement de l'usage des technologies de l'information et de la
communication (TIC) dans l'enseignement supérieur, pour renforcer la position
française à l'international et contribuer à l'essor de la formation tout au long de la vie.

Elle prend en compte l'efficacité du niveau territorial que constitue la région, et le rôle
grandissant joué par les Conseils régionaux dans ce domaine.
Elle s'appuie sur une logique de mutualisation entre établissements d'enseignement
supérieur et de mise en synergie de leurs actions propres pour le développement de
l'usage des TIC, en cohérence avec leurs schémas de développement (contrats
quadriennaux).

2.2 Objectif du projet

Le projet vise au développement par les établissements de services numériques à


destination des étudiants et des personnels des établissements (services
d'enseignement et aussi de vie universitaire au sens large du terme.

2.3 Champ d’application du projet

Le projet, dans son périmètre traité dans ce document peut être représenté sous la
forme d’Organigramme Technique de Projet [5], découpé en Eléments d’OTP :

Eléments d’OTP Contenu


A - Organiser / Piloter le projet Définir une politique générale
à partir de l’appel à projet.

Inclus toutes les tâches de gestion de


projet effectuées par le chef de projet ou
par toute autre acteur listé dans le PAQ
sur les tâches qui lui sont attribuées.

Le pilotage consiste notamment à


mesurer l’avancement du projet et la
satisfaction des utilisateurs et acteurs
impliqués.

B - Définir l'ENT A partir de l’  « écoute clients » (étude de


besoins) :

7
Eléments d’OTP Contenu
Toutes les tâches liées à la définition
fonctionnelle et technique de l’ENT, leur
validation par les acteurs du projet prévu
à cet effet, et le dégré de mutualisation
entre les établissements sur chaque
sujet ou domaine afin de définir les
groupes de travail UNR et spécifiques à
chaque établissement.

C - Déployer le socle ENT Toutes tâches qui concernent


l’installation technique informatique et les
actions opérationnelles nécessaires à
l’ouverture du service socle (par
exemple : envoi d’un identifiant aux
étudiants). Cet élément ne concerne
donc pas seulement les actions
informatiques mais toutes les procédures
administratives.

D - Déployer les services applicatifs Idem que C, mais pour les services
applicatifs seulement (voir la définition
dans le glossaire [3])

E - Exploiter l'ENT Toutes les tâches techniques et


administratives nécessaires au bon
fonctionnement de l’ENT et des services
applicatifs tout au long de l’année.

F - Former et assister les utilisateurs Toutes les actions d’accompagnement


nécessaires à la montée des usages, que
ce soit des formations ponctuelles, ou
des dispositifs de hot line continue.

G - Communiquer Toutes les tâches de communication,


hors les actions d’information orientées
formations pratiques des utilisateurs.

Les Eléments d’OTP sont eux-mêmes découpés en tâches.

Toute autre activité est considérée comme hors champ d’application du projet dans
la première version de ce document.

8
3 ORGANISATION DU PROJET

3.1 Structure de l’organisation du projet


Cette rubrique donne la liste par fonction de tous les acteurs impliqués dans le projet
et les liens (hiérarchiques et fonctionnels) qui les unissent :

3.1.1 Organisation du projet UNR

L’organisation du projet est décrite dans le document Organigramme projet UNR [4].

En dehors des instances de décision du projet (cf. le paragraphe 3.2.2), le projet est
organisé opérationnellement autour de groupes de travail portant sur l’informatique
(orientation et technique), les « usages », la formation, la communication et le
pilotage.

Le comité de pilotage est l’organe de pilotage stratégique du projet : il rassemble des


représentants des établissements, des Collectivités Territoriales, de l’Etat.

A l’issu d’un audit des applications, des usages et de la définition des besoins 1, le
chef de projet UNR et les Correspondants locaux en établissements seront en
mesure d’identifier le niveau de mutualisation des tâches concernant les différents
sujets ou domaines traités par les groupes de travail, c’est-à-dire le contenu concret
de ce qui peut être fait en commun.

1
Cette démarche peut être progressive (domaine par domaine par exemple), d’où la définition de lots
de services applicatifs par la suite.

9
Par conséquent, il en ressort :
- la mise en place de groupes de travail au niveau du projet UNR (auxquels
participent les établissements concernés) en fonction des sujets (Informatique,
Usages, Formation, Communication) ou domaines (Scolarité, Vie étudiante,
Enseignement à distance, Documentation et bibliothèque universitaire,
Recherche, Comptabilité et finances2 ) pour lesquels une mutualisation est
possible, ainsi que le contenu de leurs tâches.

- la mise en place de groupes de travail « locaux » dans chaque établissement


dont l’objectif est :
- de décliner les travaux des groupes de travail UNR par rapport à leurs spécificités
- de traiter les sujets ou domaines spécifiques à leur établissement et ne permettant pas de
travailler en commun au niveau du projet UNR

La mise en place d’une équipe locale dans chaque établissement est donc
indispensable afin de constituer ces groupes de travail locaux.
Une même personne peut évidemment être à la fois membre d’un groupe de travail
UNR et d’un groupe de travail local.

3.1.2 Organisation des équipes concernées par le projet UNR au sein


des partenaires
 Les universités
(à compléter)

 Le Conseil Régional
(à compléter)

 L’Etat ( La DT, la DES et la DATAR)


(à compléter)

 Le Crous
(à compléter)

 Le consortium ENT
(à compléter)

 Les (éventuels) prestataires


(à compléter)

2
Ces domaines sont les mêmes que ceux proposés par l’AMUE (Publication sur les Coûts Complets)

10
3.2 Rôles et Responsabilités

Cette rubrique énumère les personnes qui participent à au moins une des tâches
listée dans l’OTP.
Chaque acteur important du projet (qui y est affecté régulièrement, c’est à dire à
partir de plusieurs jours par mois), doit faire l’objet d’une lettre de mission décrivant
son rôle au sein du projet ainsi que sa disponibilité.
Cette lettre de mission3 est co-signée par le président de l’établissement et le chef
de projet UNR.

3.2.1 Liste des acteurs


Noms Entité Rôle sur projet Instances du
projet auquel il
appartient
Acteurs 1 Chef de projet
Acteurs 2 Assistant chef de projet
Etablissements / universités Correspondant local UNR
Etablissements / universités Présidents d’établissements
CRI ou service informatique Expert informatique, Groupe
informatique / et
ou comité
opérationnel, et
ou comité de
pilotage
consortium ENT (EPPUN, ESUP, Conseil pour l’installation et
Montecristo, ENCORA) l’intégration de l’ENT
AMUE / Club de La Rochelle/… Conseil pour l’intégration
des applications
Service administratif (processus études d’impacts,
d'utilisation) spécifications des besoins et
participation à la recette
Représentant des enseignants études d’impacts,
spécifications des besoins et
participation à la recette
Représentant des étudiants études d’impacts,
spécifications des besoins et
participation à la recette
les Collectivités Territoriales Représentation des
partenaires
la DT, DES et DATAR Représentation des
partenaires
Formateur Resp. formation
Resp. communication
interne
Etc…

3
A défaut, si l’établissement ne peut fournir une lettre de mission par personne importante, il peut
produire un document général pour l’ensemble des intervenants définissant leur charge de travail,
signé par le président de l’établissement et le chef de projet UNR

11
3.2.2 Rôles et responsabilités

La direction de projet UNR

La direction de projet UNR est constituée d’une équipe (un chef de projet et un ou
plusieurs assistants) qui définit les orientations et prend les décisions nécessaires à
la réussite du projet.
La direction du projet est globalement responsable de l’ensemble du projet. Elle
veille à la satisfaction des établissements et est le garant de la qualité du projet :
 adéquation aux besoins exprimés,
 respect des délais.

Elle étudie les risques potentiels et s’assure de la mise en œuvre d’un plan de
maîtrise des risques et veille à l’application des recommandations édictées. Elle
s’assure de la qualité des livraisons effectuées et fait valider les livrables.
Elle assure le suivi du budget, et la surveillance de son respect.

Le Chef de Projet UNR organise et coordonne les groupes de travail impliqués sur
le projet, assurent la communication tant interne qu’externe, gèrent les sous-traitants,
planifient le recrutement des ressources humaines sur le projet et assurent leur
affectation.

Le Chef de Projet proposent les orientations et fait valider les décisions identifiées
ci-dessous au comité de pilotage.

12
Les instances du projet

Instance Fréquence Objectifs Participants Périmètre de prise de décision

Comité de Trois fois . Pilotage stratégique Sont membres de droit du comité de Choisir la politique générale du
pilotage par an Arbitrages sur des enjeux pilotage : projet, choisir de l’ENT,
importants4 - les présidents ou directeurs des ré-arbitrer l’allocation de
. Décisions structurantes établissements signataires ou leurs ressources, identifier et gérer les
(choix de l’ENT, volume représentants; risques du projet,
budgétaire, contenu d’une - un représentant de chaque collectivité etc…
action majeure de territoriale,
communication) - les représentants du Ministère de
. Suivi des coûts et des l’éducation nationale, de l’enseignement
délais supérieur et de la recherche 
. Maîtrise des risques
Sont membres invités :
- deux représentants des étudiants des
établissements du consortium ;
- deux représentants des enseignants-
chercheurs des établissements du
consortium ;
- deux représentants des IATOSS des
établissements du consortium ;
- un représentant du CROUS ;
- le chef de projet UNR

Comité Mensuel . Contrôle Le chef de projet Mener l’étude des besoins,


4
La notion d’enjeu important sera définie par le commanditaire et le chef de projet. En général toute décision entraînant une modification significative (>5%
par exemple) du budget, des délais et des ressources est classée comme enjeu important.

13
Instance Fréquence Objectifs Participants Périmètre de prise de décision

Opérationnel Le premier opérationnellement Les correspondants locaux piloter la recette de l’ENT, choisir
lundi de l’avancement global, des Des représentants de groupes de travail la stratégie de formation, valider
chaque groupes de travail (en fonction de l’ordre du jour) les supports de communication,
mois . Rend certains arbitrages etc…
qui ne relèvent pas du
comité de pilotage
. Prise de décision d’ordre
technique

Réunion des Variable en . Contrôle de l’avancement Responsable de la tâche A compléter


groupes de fonction des tâches dont ils sont Les membres de l’équipe travaillant sur
travail (UNR et des sujets responsables, et de la cette tâche
établissement) résolution des arbitrages
sur les éventuels problèmes
liés à cette action.
. Prise de décision liée à
cette action

Comité de . Identification de nouveaux . Le chef de projet A compléter


gestion des risques . Des représentants de groupes de
risques . Point sur la maîtrise des travail (en fonction de l’ordre du jour)
risques existants
Un comité des risques peut se faire
dans la foulée d’un comité de pilotage
et ou d’un comité opérationnel.

14
Le périmètre d’intervention des instances de décision

La colonne de droite du tableau ci-dessous décrit le périmètre de décision de chaque


instance.

Les modalités d’organisation et de prise de décisions

Cette partie décrit :


 Qui organise la réunion, qui la coordonne / préside, qui en fait le compte-
rendu
 les modalités de vote par instance de décisions.

Les groupes de travail

Il existe deux types de groupes de travail :


 les groupes de travail UNR : ils portent sur les sujets ou domaines pour
lesquels une mutualisation est possible
Les groupes de travail UNR effectuent des propositions au sujet de leur périmètre
d’intervention qu’ils soumettent à la validation du comité de pilotage ou comité
opérationnel.
Ils transmettent ensuite leurs résultats aux groupes de travail « locaux ».

 les groupes de travail « locaux » dans chaque établissement :

15
o ils déclinent les résultats des groupes de travail UNR
o ils travaillent sur les sujets ou domaines pour lesquels une
mutualisation n’est pas possible

Les groupes de travail « locaux » effectuent des propositions concernant leur


périmètre d’intervention qu’ils soumettent à la validation du Correspondant local.

Groupe de travail
UNR Périodicité Fonction Participants Date début date fin
* informatique 1 fois par * Définit les éléments début projet fin du
orientation mois clés de l’architecture Services Informatiques , déploiement
* Rédige le dossier consortium ENT,
d’architecture, le PTI, le AMUE ou La Rochelle,
PCS Chef de projet
* informatique 1 fois par * Réalise les début projet fin du
technique semaine développements Services Informatiques, déploiement
* Installe Chef de projet
* Exploite
* « usage »  1 fois tous  début de la Mise en
* Participe aux études
Il y a autant de les 15j d’impacts de leur
Service administratif, définition des production
enseignants, étudiants, besoins
groupes que de domaine Chef de projet
domaines * Spécifie les besoins
concernés : des futurs utilisateurs
- Scolarité * Valide le cahier des
- Vie étudiante charges, les
- Enseignement à spécifications
distance fonctionnelles, les
- Documentation et objectifs de qualité de
bibliothèque service du PCS
universitaire * Responsables de la
- Recherche recette
- Comptabilité et
finances (1)
* formation 1/2 fois en * Choisit la stratégie de Formateurs / tuteurs, 6 mois avant fin des
amont, puis formation CP ENT le démarrage formations
1 fois tous * Développe les
les 15j supports de formation
pendant les * Organise la logistique
formations des formations
* Evalue et ré-ajuste les
formations

* communication 1 fois par * Choisit la stratégie de Resp. communication 6 mois avant fin des
mois communication interne, CP ENT le démarrage formations
* Développe les
supports de
communication
* Suit l’avancement du
* pilotage 1 fois par projet, le planning, le CP ENT, Assistant CP début projet fin projet
semaine budget, et les risques (AMOA)

(1) Ces domaines sont les mêmes que ceux proposés par l’AMUE (Publication sur les Coûts Complets)

Les groupes de travail « locaux » suivent la même logique mais à l’échelle de


l’établissement.

Le Chef de Projet UNR et ses assistants (AMOA) sont chargés :


 de la gestion complète des groupes de travail UNR en ce qui concerne les
éléments suivants : planification, phases, ressources, livrables, budget

16
 du suivi des l’avancement des groupes de travail « locaux » par l’intermédiaire
des Correspondants locaux en établissements
Ce fonctionnement assure à la direction de projet la maîtrise de ses activités (prise de
connaissance, décision, mise à niveau des établissements sur l’ensemble des thèmes).

Par ailleurs, les membres des groupes de travail s’engagent à:


 s’approprier le PAQ et le fonctionnement de leur groupe de travail ;
 solliciter d’autres collaborateurs extérieurs au groupe afin d’obtenir un avis
pertinent ;
 faire part de leur avis sur les documents du groupe de travail à travers une
fiche de lecture ;
 participer à la recette (test) de l’application.

Les correspondants locaux

Chaque établissement compte un correspondant local.


Il est en charge de :
 former une équipe projet locale (les profils sont les mêmes que ceux participant aux groupes de
travail UNR)
 Animer et suivre les groupes de travail « locaux » propres à son établissement
 Communiquer au chef de projet UNR l’avancement des résultats des groupes de travail « locaux »
 Assurer la pérennisation du projet ENT dans son établissement:
o Au niveau informatique, il devra identifier et faire valider les personnes
responsables de ces activités ainsi que leurs charges (il pourra
principalement s’appuyer sur le dossier d’exploitation [14] et le Plan de
Continuité de Services [15]),
o Au niveau organisationnel, les formations et l’assistance aux
utilisateurs (hotline, tutorat, etc.) devront être intégrées aux entités
gérant habituellement ces activités.

Les équipes projet locales

Il est indispensable d’identifier au plus tôt les membres de l’ Equipe Projet


Locale et de valider leur disponibilité, ils sont indispensables à la réalisation du
projet.

Les membres de l’ Equipe Projet Locale ont pour double charge :


 De participer aux groupes de travail UNR dans lesquels leur établissement est
impliqué (exemple : formation, « usage » scolarité)
 De participer aux groupes de travail « locaux » de leur établissement
o Concernant la déclinaison des travaux fait au niveau de l’UNR
o Concernant les sujets spécifiques et traités uniquement par son
établissement

17
3.2.3 Responsabilités des principaux livrables

Cette rubrique donne la liste des principaux produits livrables à fournir durant le
projet par éléments d’OTP ainsi que le rôle de chaque acteur (rédacteur : R ou
valideur : V).
Numéro Documents du kit de Chef de Comité Comité Groupes de travail
(si le doc gestion de projet projet Opération- de
est dans nel Pilotage
le kit)
A - Organiser / Piloter le projet

2 Plan d’Assurance Qualité R V

3 Organigramme R V
4 OTP (Organigramme R V
Technique de Projet)
5 Planning R V V R (tous les groupes)
6 Budget R V R (tous les groupes)
La trajectoire R R V
7 Tableau de gestion des R V R (tous les groupes)
risques
10 CR de réunion
11 Tableau de reporting R V V R
(indicateurs)
20 Fiche de lecture R V
21 Fiche de Modification R V
B - Définir l'ENT

1 Référentiel de projet UNR R, V

Aide méthodologique sur le


volet juridique
16 Etude d’impacts V V R (groupes métier)
17 Cahier des charges V V R (les groupes métiers
et informatiques)
13 Dossier d’Architecture R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique
orientation)
Spécifications V V R (groupes métiers et
Fonctionnelles Générales informatiques
orientation)
12 Un glossaire  R V
C - Déployer le socle ENT

Spécifications R (groupe
Fonctionnelles Détaillées informatique
technique)
V (groupe
informatique
orientation)
Spécifications Techniques R (groupe
informatique
technique)
V (groupe

18
informatique
orientation)
14 Protocole Technique R (groupe
d’Installation pour le socle informatique
technique)
V (groupe
informatique
orientation)
Numéro Documents du kit de Chef de Comité Comité Groupes de travail
(si le doc gestion de projet projet Opération- de
est dans nel Pilotage
le kit)
18 Procédure de recette pour V R (groupe
le socle informatique
technique)
PV de recette du socle R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique
orientation)
VABF du socle R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique
orientation)
D - Déployer les services applicatifs

Spécifications R (groupe
Fonctionnelles Détaillées informatique
technique)
V (groupe
informatique
orientation)
Spécifications Techniques R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique
orientation)
14 Protocole Technique R (groupe
d’Installation pour les informatique
services technique)
V (groupe
informatique
orientation)
18 Procédure de recette pour V R (groupe
les services informatique
technique)
PV de recette des services V R (groupe
+ Socle informatique
technique)
V (groupe
informatique
orientation)
VABF des services R (groupe
informatique
technique)
V (groupe

19
informatique
orientation)

E - Exploiter l'ENT
Numéro Documents du kit de Chef de Comité Comité Groupes de travail
(si le doc gestion de projet projet Opération- de
est dans nel Pilotage
le kit)
15 Dossier d’exploitation R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique
orientation)
19 Plan de Continuité de R V R (groupe
Services informatique
technique,
informatique
orientation)
F - Former et assister les utilisateurs
9 Plan de formation V V R (groupe formation)
Supports de formation V R (groupe formation)
(manuels d’utilisation et
d’administration)
G – Communiquer
8 Plan de communication V V R (groupe
communication)
Supports de V R (groupe
communication communication)

(R= rédaction, V= validation)

20
4 MANAGEMENT DE PROJET

4.1 Gestion et reporting du projet

4.1.1 Suivi des groupes de travail


La gestion des groupes de travail est effectuée en Comité opérationnel sur la base
d'un tableau de suivi [ 24 ].
Ce tableau de suivi est alimenté sous le contrôle du chef de projet.

La mise à jour de l'état des actions est effectuée en réunion. Le tableau de suivi des
groupes de travail accompagne le compte-rendu de cette réunion.

Les données liées à chaque enregistrement sont les suivantes :


 libellé du groupe de travail,
 nom du responsable,
 résultats attendus (documents à livrer, etc.),
 date d'échéance,
 statut,
 date de réalisation,
 vérification de l’efficacité.

4.1.2 Reporting projet


Le reporting du projet est composé d’une part des comptes-rendus des Comités
Opérationnels et des réunions faites par les groupes de travail et d’autre part d’un
tableau d’indicateurs [9].

4.2 Réunions

Chaque réunion doit appliquer les règles suivantes, quelle que soit son type.

4.2.1 Convocation

Une convocation [20] à la réunion est diffusée au préalable. Elle porte des indications
précises sur :
1. le type de réunion (comité de pilotage, comité opérationnelle, groupe de
travail ; comité de gestion des risques),
2. la date, l’heure de début,
3. le lieu,
4. l’objet de la réunion (objectifs, décisions à prendre),
5. l’ordre du jour proposé,
6. les participants,
7. la liste éventuelle des documents préparatoires.

21
4.2.2 Rédaction, diffusion et approbation des comptes-rendus

Les comptes rendus [21] sont rédigés dans un délai maximum de X jours ouvrés à
partir de la date de la réunion.
L’approbation doit aussi s’effectuer dans un certain nombre de jours ouvrés suivants
la date de réception du compte rendu.

Type de réunion Délai de rédaction Délai d’approbation


Comité de pilotage 7 15
Comité opérationnel 5 5
Réunion de groupe de 3 5
travail
Comité de gestion des 3 5
risques

Les comptes-rendus sont diffusés par courrier électronique (e-mail).

Les remarques, faites de préférence sous forme écrite (forme libre), sont discutées
avec le rédacteur du compte-rendu, puis intégrées sous leur forme finale dans le
compte-rendu définitif de réunion.

4.3 Gestion du planning


Les différents éléments (OTP, tâches, ressources, charges de travail prévues) sont
introduits dans un document qui permet d'établir le planning prévisionnel du projet
[6].
Pendant le projet, les charges de travail consommées et restant à produire sont
régulièrement introduites dans l'outil pour contrôler la tenue des délais et éditer des
états d'avancement et le planning.
Ces opérations sont effectuées sous la responsabilité du chef de projet.

4.4 Gestion du budget


Le suivi des charges consommées et des dépenses sur le projet est effectué par le
chef de projet au moyen d’un fichier spécifique [ 7 ].

4.5 Gestion des ressources


Les ressources prévues sur le projet tiennent compte :
 des engagements pris dans les contrats (contrats d’objectifs, éventuel contrat entre le consortium
ENT retenu et le projet UNR, éventuel contrat avec un prestataire) et dans les lettres de mission ;
 des compétences requises pour assurer la prestation ;
 des délais ;
 de la disponibilité attendue des ressources des partenaires.

La gestion des ressources sur ce projet suit la procédure de gestion des ressources
humaines de chaque établissement.

22
4.6 Gestion des risques

La gestion des risques est une méthodologie qui consiste à examiner l'état d'un
projet, à identifier les risques qui en menacent le bon déroulement et à agir pour
réduire ces risques.
Elle se décompose en deux étapes :
L'évaluation des risques
C'est le processus qui permet d'identifier et de mesurer les risques inhérents à un
projet. Cette identification doit se baser sur des faits connus et approuvés par tous.

La maîtrise des risques


C'est le processus qui permet la prise de conscience des parties intéressées et la
mise en oeuvre des actions appropriées.

Chacune de ces étapes comporte plusieurs sous-processus. L'évaluation des risques


comprend :
 l'appréciation de la situation : constat et enregistrement des faits décrivant l'état d'un projet ;
 l'analyse des risques : examen des facteurs de risques et de leurs effets cumulés sur le projet.

Après l'évaluation des risques, le Chef de Projet dispose des éléments nécessaires à
la maîtrise des risques. Cette étape comporte également deux sous-processus :
 la prise de conscience : prise de conscience de la situation et prise de responsabilité des
personnes concernées ;
 la suppression des risques : prise des décisions et mise en œuvre des actions nécessaires pour
réduire les risques identifiés.
Les résultats de ces deux processus sont pris en compte lors du contrôle continu
pour une nouvelle appréciation de la situation.

Le tableau d'analyse des risques [8] est mis à jour tous les 2 mois.

23
4.7 Gestion des Modifications

Tout acteur du projet peut à tout moment effectuer une demande de modification
sous la forme d’une fiche modification [23] transmise au chef de projet qui effectue
avec son auteur une étude d’impact de la modification sur les charges et planning.

Il peut s'agir soit d'une mise à niveau, soit d'une évolution, soit d'une anomalie, soit
d'une extension ou d'une correction. L’acception n’inclut pas seulement l’outil
informatique. Elle comprend notamment les choix du projet (trajectoire, définition de
lot).

Les modifications font l’objet d’une fiche modification et sont validées par le comité
opérationnel ou le comité de pilotage.

Quand elle concerne une fonctionnalité de l’ENT, la fiche modification contient la


description de la modification et se substitue au cahier des charges et aux
spécifications.

24
5 DOCUMENTATION
Ce chapitre décrit la procédure de gestion de la documentation ainsi que typologie
de nomenclature du projet.

5.1 Processus de rédaction et validation des documents

5.2 Nomenclature

Tout document est nommé en fonction de la nomenclature suivante :


[Nom du projet]- [Nom de l’établissement*]- [nom du document]-[Version du document ou
date].

Ainsi, par exemple, le planning du projet UNR PACA datant du 27 juillet 2004 serait :
« UNRPACA - Planning – 27072004 »

* Le nom de l’établissement n’est nécessaire que si le document est propre à celui-ci.

25
5.3 Gestion de la documentation
Le processus interne d’assurance qualité traite de la maîtrise et du cycle de vie des
documents, depuis leur création ou leur entrée dans le projet (s’ils sont d’origine
externe), jusqu'à leur destruction.

États des documents : Tout document est classé en document évolutif ou en


document non évolutif. Les documents évolutifs passent par les états :
provisoire, à valider, référence et périmé.

Identification des documents : Tout document possède un identifiant unique et est


enregistré dans un index chronologique ou dans un dictionnaire

Structuration d’un document : tout document contient des informations obligatoires.

Validation d’un document : tout document doit être validé.

Péremption d’un document : un document périmé ne doit pas pouvoir être utilisé par
inadvertance.

Archivage des documents : les documents susceptibles d’être consultés ultérieurement


doivent être archivés.

Consultation des archives : modalités de la consultation.

Destruction des archives : règles relatives à la destruction des documents archivés.

Maîtrise des documents d’origine externe : les documents confiés par les partenaires, par
les fournisseurs, les normes, doivent être identifiés et conservés en toute
sécurité.

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