(https://www.boreal- janvier 11, 2018 is.com/fr/) Relation avec les communautés (https://www.boreal-is.com/fr/blog/category/relation-avec-les-communautes/)
Il y a une forte demande en ce moment pour des matrices de cartographie des parties prenantes. C’est parce que les organisations ont pris conscience de l’importance de gérer leurs parties prenantes de façon stratégique et proactive.
Cela demande d’abord de mieux comprendre les divers niveaux d’in uence et d’importance des principales parties prenantes. Les équipes qui ont adopté une telle cartographie sont généralement beaucoup plus performantes en matière de gestion des données de leurs parties prenantes. (https://www.boreal-is.com/blog/maturity-levels-data-management-stakeholder-engagement/)
Même une équipe dont les ressources en gestion des parties prenantes sont modestes peut grandement en béné cier.
Une simple matrice de cartographie des parties prenantes vous permettra d’engager le dialogue avec les bonnes personnes plutôt que seulement avec celles qui veulent l’engager avec vous.
Les outils de cartographie des parties prenantes les plus sophistiqués, comme ceux qu’on retrouve dans le logiciel d’engagement des parties prenantes de Boréalis (https://www.boreal-is.com/fr/modules/gestion-des-parties-prenantes/), vous permettent
une compréhension encore plus ne des organisations et des individus qui ont le pouvoir d’in uencer la réussite de votre projet.
Découvrez comment le logiciel Boréalis simpli e et améliore la précision de la cartographie de vos parties prenantes. Demander une démo (https://www.boreal-is.com/fr/demandez-une-demo/)
Ou lisez ce qui suit pour en apprendre davantage sur la cartographie. parties prenantes.
(https://www.boreal- is.com/fr/)
La cartographie des parties prenantes : formation accélérée
La cartographie des parties prenantes, c’est du nouveau pour vous ? Ou peut-être souhaitez-vous simplement améliorer votre technique de cartographie existante ? Les quelques paragraphes qui suivent vous apprendront plusieurs choses :
Qu’est-ce que la cartographie des parties prenantes?
Pourquoi la cartographie des parties prenantes est-elle importante?
Comment dresser une carte des parties prenantes
Comment un logiciel d’engagement des parties prenantes simpli e la cartographie des parties prenantes
À quelle fréquence doit-on revoir la carte de ses parties prenantes?
Comment la cartographie des parties prenantes peut aider les entreprises à établir des relations fructueuses avec leurs parties prenantes
Les divers axes qu’on retrouve sur une carte des parties prenantes
Qu'est-ce que la cartographie des parties prenantes?
Une carte des parties prenantes est une représentation visuelle du type de relation que les parties prenantes entretiennent avec une organisation ou un projet – et elle permet aussi de suivre visuellement l’évolution de toutes ces relations au l du temps. Elle montre à la fois l’in uence que les parties prenantes sont à même d’exercer sur une organisation et, réciproquement, l’in uence que celle-ci peut exercer sur elles.
Une carte des parties prenantes (qu’on appelle aussi « matrice de cartographie des parties prenantes ») se présente généralement sous la forme d’un graphique à deux axes, où l’axe des X représente le niveau d’in uence de la partie prenante, et l’axe des Y, son niveau d’intérêt.
Le quadrant de la carte dans lequel s’inscrit une partie prenante détermine l’intensité, la fréquence et le type d’engagement qu’elle exigera de nous.
(https://www.boreal- is.com/fr/) Cette « cartographie » des parties prenantes désigne simplement le processus qui consiste à dresser une telle carte. La matrice ci-dessus peut facilement servir de modèle de cartographie de base des parties prenantes.
Pourquoi la cartographie des parties prenantes est-elle importante?
Une étape cruciale dans l’élaboration d’un plan e cace de participation des parties prenantes, c’est de bien identi er et évaluer celles-ci. Car si les individus et les organisations qui pèsent le plus dans la balance échappent à votre attention, votre équipe risque fort de dilapider temps et argent auprès des mauvaises instances. Votre entreprise risque aussi de subir des arrêts de travail et de gravement ternir son image.
La cartographie des parties prenantes, outre sa capacité à schématiser la relation entre les parties prenantes et l’entreprise ou son projet, présente nombre d’autres d’utilités. Elle permet d’identi er correctement les principales parties prenantes et de les classer par ordre de priorité.
Cette compréhension approfondie vous permettra d’élaborer une stratégie plus ne d’engagement des parties prenantes et – en suivant leurs déplacements périodiques sur la carte – suivre l’évolution de leur niveau d’intérêt ou d’in uence au l du temps.
Comment dresser une carte des parties prenantes
Il existe plusieurs façons de dresser une carte des parties prenantes. Notre expérience auprès de nombreux clients, ces quinze dernières années, nous a permis de créer une méthode en quatre étapes qui permet à coup sûr de bien identi er et évaluer les parties prenantes.
Étape 1: Identi ez et catégorisez les parties prenantes
Pour créer une carte de vos parties prenantes, la première étape est évidemment de toutes les identi er. Il peut s’agir d’organismes gouvernementaux, de personnes directement touchées par le projet, de communautés et d’associations locales, de consommateurs, d’employés, de fournisseurs, de maires, etc.
Commencez par dresser une liste de tous les organismes, groupes, individus ou ménages pouvant avoir une in uence sur votre projet ou être eux- mêmes touchés par celui-ci. Utilisez à cette n tous les moyens à votre disposition : remue-méninges, groupe de discussion, consultations, recherche, consultants, données historiques, registres des griefs et des di cultés, etc.
Ensuite, catégorisez vos parties prenantes.
Comment ? Commencez par les regrouper à l’intérieur de quelques grandes catégories. Puis, à l’intérieur de chacune de ces catégories, voyez comment vous pouvez les regrouper en sous-catégories encore plus homogènes. Cela vous permettra de diviser vos parties prenantes en groupes ciblés et de communiquer plus e cacement et pertinemment avec chacun d’eux.
Par exemple:
Autorités gouvernementales et de réglementation
Gouvernements Organismes de réglementation locaux et nationaux Représentants élus Comités consultatifs publics
Communautés touchées par le projet
Populations à proximité de votre projet
Chercheurs d’emploi Groupes vulnérables : femmes, aînés, etc. Groupes religieux Autorités gouvernementales et de réglementation
Ce ne sont là que des pistes. Assurez-vous d’identi er les groupes pertinents à votre projet, selon votre contexte, votre historique, l’ampleur et l’emplacement et de votre projet, etc.
Voici la liste des parties prenantes d’une entreprise imaginaire, XYZ Inc. :
Complete Tech AEMOC RPHL Agence de protection de l’environnement (APE) Small Business Administration (SBA) Greenpeace p Fondation George Dunlap Claude Cardigan Communauté de Den eld Infrastructure Canada CXS Communauté de Halvorgate
Étape 2: Analysez les parties prenantes
Déterminez les critères selon lesquels vous jugerez qu’une partie prenante est essentielle à votre organisation, ou non. Supprimez de votre liste de parties prenantes toutes celles qui ne répondent pas à ces critères.
Exemple : Après suppression des parties prenantes non essentielles :
Complete Tech AEMOC Agence de protection de l’environnement (APE) Small Business Administration (SBA) Greenpeace Fondation George Dunlap Claude Cardigan Communauté de Den eld CXS Communauté de Halvorgate
Ensuite, déterminez où, sur les axes d’intérêt et d’in uence, s’inscrit chaque partie prenante que vous avez retenue. Vous pouvez l’intérêt et l’in uence de différentes manières, par exemple en leur attribuant trois niveaux (faible, moyen et élevé).
Complete Tech est une entreprise locale qui a une faible in uence sur ce projet, mais un niveau d’intérêt élevé parce qu’elle voudrait être engagée comme sous-traitant. En revanche, l’APE est non seulement très intéressée par le projet, elle a également une grande in uence, vu son mandat de protection de la santé humaine et environnementale.
La qualité de cette analyse dépendra directement de la personne qui l’effectue. Celle-ci devrait idéalement connaître en détail le pro l de chacune des principales parties prenantes.
Car plus les connaissances sont partielles ou inexactes, moins les résultats de l’analyse seront pertinents.
Étape 3: Cartographiez les parties prenantes
Inscrivez chaque partie prenante dans votre carte In uence/Intérêt à deux axes.
Dans notre exemple, Complete Tech se retrouve dans le quadrant supérieur gauche et l’APE dans le quadrant supérieur droit.
Exemple: Classement des principales parties prenantes en fonction de leur in uence et de leur intérêt.
Étape 4: Élaborez une stratégie pour chaque groupe de parties prenantes essentielles La position de chacune des parties prenantes sur la carte déterminera l’intensité, la fréquence et le type d’engagement appropriés. Complete Tech se trouve dans le quadrant supérieur gauche; ce qui signi e qu’elle devra être tenue au courant. Quant à L’APE, elle devra être gérée de façon très étroite. La communauté de Den eld ne devrait pas causer trop de problèmes, et pour ce qui est de la communauté de Halvorgate, l’organisation devrait s’efforcer de répondre à ses besoins du mieux qu’elle peut.
Maintenant que vous avez cartographié vos principales parties prenantes, le plus di cile est derrière vous. Que reste-t-il à faire ? Établir une stratégie de communication par groupe et par niveau d’in uence.
Comment établir une stratégie de communication avec les parties prenantes
Dans le cas de certains groupes de parties prenantes, votre stratégie de communication pourrait être de ne pas communiquer du tout, ou du moins, pas immédiatement. Dans le cas des autres groupes, vous pourriez mettre sur pied un plan de communication détaillé mensuel, hebdomadaire ou même quotidien – particulièrement si vous amorcez une phase du projet qui est socialement plus délicate et requiert leur approbation, ou qui doit être complétée en temps utile.
Pour être e cace, une stratégie de communication avec les principaux groupes de parties prenantes doit comprendre les éléments suivants :
QUOI Quels sujets doivent être abordés, et sur quel ton ? (négatif, neutre, positif)
POURQUOI Pourquoi abordez-vous ce sujet avec ce groupe ? (prévention, réaction, annonce générale)
QUI Qui dans votre équipe est responsable de communiquer avec chaque groupe de parties prenantes ? (Président, Agent de relations communautaires, Affaires publiques, etc.)
COMMENT Comment allez-vous livrer le message à chaque groupe ? (consultation publique, lettre, campagne par courriel, etc.) Comment les parties prenantes peuvent-elles répondre ou réagir ? (Formulaires papier ou web, centre d’appels, etc.)
QUAND Fixez un calendrier précis pour vos communications (quotidien, hebdomadaire, bimensuel, etc.)
Comment mesurer l'e cacité de votre stratégie de communication
C’est une bonne idée de mesurer régulièrement le succès de votre stratégie de communication. Cela vous permettra de corriger tout oubli ou faux pas en temps opportun.
Voici quelques-unes des questions que vous devriez vous poser régulièrement :
Avez-vous respecté votre échéancier ?
Toutes les communications ont-elles été effectuées ? Quelle a été la réaction des différents groupes de parties prenantes ? Avez-vous respecté et assuré le suivi de vos engagements ? Y a-t-il eu des remaniements parmi vos groupes de parties prenantes ? (Par exemple, les plus in uentes sont-elles toujours les mêmes ?)
N’oubliez pas que contrairement à l’entonnoir de vente, qui se termine en concluant un accord, l’engagement des parties prenantes est un processus continu qui ne se termine jamais. La mesure de vos performances vous révélera :
Le degré d’e cacité de vos communications avec vos parties prenantes
La justesse de votre analyse de chaque groupe Les occasions qu’ont les parties prenantes d’entrer en contact avec votre organisation. En suivant ces 4 étapes simples pour cartographier vos parties prenantes, vous pourrez mettre en œuvre votre plan de participation en toute con ance, sachant que vous abordez le bon sujet avec les bonnes parties prenantes. (https://www.boreal-is.com/fr/un-guide-etape-par-etape-pour-lelaboration-dun-plan-dengagement/)
Obtenez un guide étape par étape pour créer un solide plan d’engagement des parties prenantes
Téléchargez le guide (https://www.boreal-is.com/fr/un-guide-etape-par-etape-pour-lelaboration-dun-plan-dengagement/)
Comment un logiciel d'engagement des parties prenantes peut simpli er la cartographie des parties prenantes
Imaginez un mur couvert de notes Post-It.
Ce serait certainement là une façon visuellement attrayante de mener l’exercice de cartographie des parties prenantes. Mais cette méthode comporte plusieurs failles :
1. Son succès dépend de qui est présent durant l’exercice.
Réunir dans une même pièce tous les membres d’une équipe de relations avec la communauté est un dé de taille. Et c’est sans parler du temps que cela demande.
Voici un scénario probable :
Vous parvenez à rassembler presque tous les agents de liaison communautaire. Toutefois, il s’avère qu’un des agents – qui est le seul à connaître en profondeur une communauté locale – a eu un empêchement. En conséquence, l’équipe responsable a omis d’inclure dans son exercice de cartographie un membre très in uent de cette communauté, une personne qui devrait à l’évidence compter parmi les parties prenantes ayant une grande in uence sur votre projet.
Suite à cette omission, cette personne importante se trouve exclue des décisions stratégiques, ce qui expose inutilement votre projet à un risque social.
Imaginez maintenant tout ce qui pourrait vous échapper, si votre équipe compte des dizaines d’agents en contact quotidien avec vos parties prenantes!
2. Elle est gée dans le temps.
Réunir dans une même pièce tous les membres d’une équipe de relations avec la communauté est un dé de taille. Et c’est sans parler du temps que cela demande.
Voici un scénario probable :
Vous parvenez à rassembler presque tous les agents de liaison communautaire. Toutefois, il s’avère qu’un des agents – qui est le seul à connaître en profondeur une communauté locale – a eu un empêchement. En conséquence, l’équipe responsable a omis d’inclure dans son exercice de cartographie un membre très in uent de cette communauté, une personne qui devrait à l’évidence compter parmi les parties prenantes ayant une grande in uence sur votre projet.
Suite à cette omission, cette personne importante se trouve exclue des décisions stratégiques, ce qui expose inutilement votre projet à un risque social.
Imaginez maintenant tout ce qui pourrait vous échapper, si votre équipe compte des dizaines d’agents en contact quotidien avec vos parties prenantes!
3. Elle n’est pas accessible partout et en tout temps.
En supposant que vous preniez assidûment une photo de votre murale de notes Post-It chaque fois qu’elle change, encore faudra-t-il la copier sur l’ensemble de vos appareils pour en faciliter la consultation. Or comment partagerez-vous ces informations avec les membres éloignés de votre équipe ou avec l’équipe de direction ?
4. Sa précision est limitée.
Les cartes des parties prenantes que nous avons examinées jusqu’à présent sont relativement simples; elles peuvent aussi être beaucoup plus détaillées. Et puisque le savoir, c’est le pouvoir, vous devriez toujours vous doter de la carte la plus précise possible de vos parties prenantes, selon le temps et les moyens dont vous disposez.
Une carte des parties prenantes peut comprendre jusqu’à 8 axes :
1. Importance: le potentiel d’une partie prenante d’in uencer le projet ou les autres parties prenantes. 2. Pouvoir: la capacité d’une partie prenante à affecter un projet de façon indépendante et unilatérale. 3. Urgence: le degré d’urgence des questions touchant cette partie prenante (problèmes, griefs, engagements, etc.) 4. Légitimité: la façon dont une partie prenante est perçue par les autres parties prenantes. Si elles la considèrent comme légitime, elles pourraient vouloir la soutenir ou épouser sa cause. 5. Exigences: qu’est-ce que cette partie prenante veut retirer du projet (travail, information, attention, etc.) ou de sa relation avec les autres parties prenantes (reconnaissance sociale). 6. Proximité: la distance physique séparant la partie prenante du projet – incluant ses relations avec des parties prenantes qui en sont à proximité. 7. In uence: la capacité d’une partie prenante d’in uencer la façon de penser et d’agir des autres, ou d’altérer l’évolution de la situation. 8. Intérêt: le niveau d’implication de la partie prenante envers le projet, ou avec d’autres parties prenantes de grande importance.
Voici un exemple de carte des parties prenantes que nous avons créé à l’aide de Boréalis :
À quelle fréquence devriez-vous cartographier vos parties prenantes ?
Il est évidemment important de cartographier vos parties prenantes le plus tôt possible dans le développement d’un projet. Mais il est tout aussi important de revoir votre analyse et votre cartographie des parties prenantes au l du temps. Car la plupart du temps, les parties prenantes ne seront pas les mêmes tout au long d’un projet. De même, leurs opinions, leurs besoins et leur in uence sur votre projet peuvent s’avérer tout aussi variables.
La seule façon de savoir quelles personnes, à un moment précis, exercent une in uence sur votre projet, et comment les approcher, c’est d’effectuer régulièrement l’analyse et la cartographie de vos parties prenantes. À quelle fréquence doit-on faire cet exercice ? Bien entendu, cela dépend des ressources dont vous disposez. Mais l’essentiel est de ne jamais négliger de le faire.
Les équipes qui intègrent cette cartographie dès le début de leurs projets réalisent rapidement que leur gestion des parties prenantes s’en trouve d’autant facilitée, et beaucoup plus fructueuse. Ayant le pouls du niveau d’intérêt et d’in uence de leurs diverses parties prenantes, elles sont plus à même d’affecter les ressources là où elles auront le plus grand impact.
Cette plus grande e cacité permet à son tour d’allouer plus de temps à la cartographie des parties prenantes, ce qui, à coup sûr, entraîne de nouveaux gains d’e cacité, et d’encore meilleurs résultats. Une boucle de rétroaction positive s’installe, améliorant toujours davantage connaissances et résultats.
Besoin d’aide pour mettre ces informations en pratique ?
Consultez les experts en engagement des parties prenantes.
Comment la cartographie des parties prenantes peut aider les entreprises à entretenir de bonnes relations Que vous en soyez conscients ou non, que cela vous plaise ou non, vos parties prenantes in uencent le succès ou l’échec de votre projet. Une gestion assidue de ces parties prenantes est simplement essentielle au développement durable.
Utilisées à leur plein potentiel, la cartographie et l’analyse des parties prenantes permettent aux organisations d’établir de façon proactive des rapports féconds avec tous les acteurs importants. Ce faisant, elles favorisent un climat propice à ce que les principales parties prenantes contribuent au développement de leurs projets – et à ce que tous y trouvent leur parti. Votre organisation s’en trouvera beaucoup mieux positionnée pour limiter les con its et mitiger les impacts environnementaux, sociaux ou économiques de vos projets.
Le seul fait d’intégrer cette cartographie à votre processus fera déjà en sorte qu’en matière de gestion des parties prenantes, votre équipe passe d’une approche réactive à une approche proactive.
Sarah Busque Sarah is a Communications, Marketing and PR Specialist with a keen interest in social and environmental issues as well as CSR. For over 5 years, she has been working closely with various organisations to produce intelligible content that offers a simpler approach to complex topics. She believes that marketing can be used for more than its traditional purpose of selling a product: it can help disseminate valuable information to make this world a better place. Sarah is an enthusiastic world traveler who typically spends her days off outdoors either on a snowboard, hiking, or in scuba gear.
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