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REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE


UNIVERSITE NOTRE-DAME DU KASAYI (U. KA)
BP. 70 KANANGA

Support de Cours d’Informatique appliquée


Troisième Graduat Sciences Economiques et Administrations des affaires.

MUSUBAO SWAMBI Patient


Chef de Travaux

Année Académique : 2020 - 2021


PLAN DU COURS

Chapitre 1 : Notions avancées d’Excel


Chapitre 2 : Présentation des données Assistée sur Ordinateur
Chapitre 3 : Initiation aux bases de données

OBJECTIFS DU COURS

A la fin de ce cours, chaque étudiant(e) de G3 en sciences économiques


et administrations des affaires devra dépasser le niveau basique dans la gestion des
données chiffrées et être capable de concevoir ou produire des rapports ou de
synthèses plus ou moins complexes sous Excel. Enfin, il devra être en mesure de créer
et gérer une base des données dans plusieurs environnements.

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CHAPITRE 1 : NOTIONS AVANCEES DE MICROSOFT EXCEL

1.1. RAPPELS
1.1.1. Les classeurs d’Excel :

Microsoft Excel dans toutes ses versions dispose d’une zone de travail
comprenant un objet appelé « classeur » lequel est le répertoire principal pouvant
contenir plusieurs cellules et feuilles de calculs.
Une cellule est une variable située à l’intersection d’une ligne et colonne
(Ex : C2). Un groupe des cellules adjacentes s’appelle « plage ». (Ex : G12 : K12).
Un fichier sous Excel s’appelle « Classeur » dont l’extension par défaut
est : « .xls ou .xlsx » respectivement avant et après 2007. On peut également
sauvegarder sous plusieurs formats supportés par Excel.
Un classeur d’Excel peut contenir jusqu’à 255 feuilles dont chacune
dispose des cellules rangées en 256 colonnes et 65635 lignes (version 2003) tandis
que son classeur depuis 2007 peut contenir jusqu’à 256 feuilles dont chacune est
organisée en 16384 colonnes et 1.048.576 lignes. Les colonnes sont ordonnées en
lettre d’A à XFD.

Les touches de clavier TAB, les touches de direction et le clic dans les cellules
permettent de se déplacer dans la feuille du tableur alors que les raccourcis claviers
CTRL + touches de direction nous permettent de visiter les cellules extrêmes.

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Le MS Excel est un logiciel très puissant qui permet de réaliser des calculs
complexes, et ce, quel qu’en soit le domaine : comptabilité, stock, facturation,
budget, planning, prêt, portefeuille, statistique etc.

La plus grande force d’Excel, c’est sa capacité à travailler sur des données
avec plusieurs fonctions intégrées diverses, une analyse avancée et présentation des
résultats. Sa puissance d’actualisation ou rafraichissement automatiques sur des gros
volumes des données pouvant atteindre 2 Giga-octets.

Par exemple, si vous désirez contracter un prêt pour un bien immobilier


et faites vous-même le calcul de vos remboursements avant de vous engager auprès
du vendeur. En fonction de vos possibilités financières, vous devrez choisir la durée
de ce prêt : un an, 5 ans, 10 ans, etc.

Jadis, dans le calcul d’un échéancier, la durée remet systématiquement


en cause l’intégralité du calcul du crédit. Mais grâce à Excel, si vous avez réalisé vos
tableaux, il vous suffit de changer une seule donnée afin de recalculer l’ensemble. Il
en sera de même le jour où votre banquier vous donnera le taux exact de votre
crédit. (Voire utilisation des fonctions VPM, VC, VA, NPM)

1.1.2. Notions d’adresses

Une adresse de cellule est la localisation de cette dernière dans un


répertoire (classeur, feuille). La complexité de la zone de travail impose une certaine
rigueur dans le référencement ou adressage des cellules, des feuilles et/ou des
classeurs. On rencontre sous MS Excel plusieurs formes d’adresses dont
principalement :
a) Les adresses relatives ou variables : sont des adresses natives ou générées
par Excel au lancement du classeur qui progressent à la fois en ligne et en colonne au
moment de la recopie. Une adresse de cellule qui fait référence à soi-même est
appelée « adresse circulaire »
Ex : C2= C2+5. C’est une erreur !

b) Les adresses fixes ou absolues : sont des adressées dérivées qui restent
invariables au moment de la recopie. Elles s’obtiennent en insérant le caractère dollar
$ à la fois devant la lettre de la colonne et le numéro de la ligne.
Ex : $C$2
c) Les adresses mixtes : tel que l’indique son nom est une association partielle
de deux premières formes.
Ex : $C2, C$2.
d) Les adresses complexes ou structurées : sont des formes plus élaborées
faisant référence à des chemins ou emplacement des données sur plusieurs feuilles ou
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classeurs. Parfois la complexité de ces adresses est comparée à des dimensions ; voilà
pourquoi certaines d’entre elles sont également appelées adresses à n dimensions. La
valeur de n est toujours supérieure à 1.

1.1.3. Fonctions et formules

Plusieurs fonctions sont contenues dans les onglets et permettent de


manipuler les données des cellules sous divers formats. Parmi les principales
catégories de fonctions gérables sont essentiellement mathématiques, textuelles,
financières, temporelles, de recherche, etc. Les fonctions mathématiques produisent
des résultats qui sont en générale des nombres tandis que les fonctions logiques
renvoient soit VRAI ou FAUX après avoir testées un raisonnement ou la véracité
d’une ou plusieurs expressions logiques.

Les fonctions temporelles sont celles qui manipulent les informations


liées au temps tels que les dates, heures, …. Alors que les fonctions de texte sont celle
qui manipulent les chaines de caractères. Enfin, les fonctions financières sont celles
utilisées pour les calculs utilisés en sciences commerciales et financières.

T.D 1 : Dresser un répertoire des 20 fonctions financières chacune avec une


illustration claire et concise.

Certaines formules sont simples avec un nombre réduit d’opérations et


d’arguments. Les formules complexes sont une association des fonctions, des
expressions et des opérateurs arithmétiques et logiques dont la priorité de calcul est
le PEMDAS (Parenthèse, Exponentiation, Multiplication, Division, Addition et
Soustraction). Les formules sont des expressions exécutables et qui débute toujours
par le signe =.

Les fonctions sont en générale des programmations des formules ou des


commandes et qui s’exécutent au cas où les paramètres appelés « arguments » ont
été correctement entrés. Ces fonctions sont directement accessibles via la barre de
formules ou l’onglet « formules ».

Pour la gestion de données dans le secteur financier, Excel regorge


plusieurs fonctions telles que : AMORDEGR, INTPER, VPM, AMORLIN,

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CUMUL.INTER, NB.COUPONS, PRINCPER, NPM, VA, TAUX.NOMINAL, VC,
VDB,…
L’association des plusieurs fonctions et expressions peut matérialiser un
raisonnement (automatique, rationnelle) qui peut paraître comme une forme
d’intelligence artificielle basique.

Etude de quelques fonctions cas pratiques

La fonction SI

En rappel, la fonction SI permet d’afficher des données ou de réaliser


des calculs en fonction d’une condition déterminée.

= SI(condition;alors valeur si condition vraie;sinon valeur si condition fausse)

Pour définir la condition on utilise les opérateurs de comparaison suivants :

Ecriture

Si vous souhaitez afficher dans une cellule du texte, il vous faut alors écrire vos
conditions vrai et fausse entre guillemets.

=SI(test;"Accepté";"Refusé")

C’est également en utilisant des guillemets que vous pouvez écrire un résultat vide.

En effet si vous omettez le paramètre FAUX dans votre formule, Excel écrira le
terme FAUX dans la cellule (dans le cas où le résultat de votre test est faux).

Donc pour éviter cela, il est nécessaire d’écrire « » plutôt que de laisser le
paramètre vide

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=SI(test;"Accepté";"")

Pour les chiffres ou pour les formules, vous écrivez vos paramètres VRAI ou FAUX
sans guillemets comme par exemple
=SI(test;A1-B1;A1-C1)

Cas pratique : Match de football

Prenons l’exemple suivant d’un résultat de match de football.

Nous souhaitons afficher Gagné ou Perdu quand les équipes de la colonne A ont un
score plus élevé que celui des équipes de la colonne D
Pour la première cellule en E2, vous écrivez alors

=SI(B2>C2; "Gagné" ; "Perdu")

Remplissez le reste du document directement dans le classeur ci-dessous.

Bien évidemment, un match peut être soit gagné, soit perdu, ou encore que le
résultat soit sans gagnant ou sans perdant en cas d’égalité.

Nous devons donc traiter non pas 2 possibilités mais 3. Dans ce cas de figure, il faut
inclure une seconde fonction SI dans le paramètre FAUX de la première fonction SI.
Vous allez écrire dans la cellule E2 :

=SI(B2>C2;"Gagné";SI(B2<C2;"Perdu";"Nul"))

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Exercice : Donnez une mention

Vous avez la liste des notes pour les élèves d’une classe. En colonne E vous avez la
moyenne pour chaque élève. En colonne F, indiquez la mention Bien quand ils ont
obtenu au moins 10 et Mauvais au cas contraire.

Essayez de modifier votre formule en E2 pour afficher


Réfusé quand la moyenne est inférieure à 10
Accepté quand la moyenne est comprise entre 10 et 12
Mention Assez Bien quand la moyenne est comprise entre 12 et 14
Mention Bien quand la moyenne est comprise entre 14 et 16
Mention Très bien quand la moyenne est à plus de 16

=SI(E2<10;"Refusé";SI(E2<12;"Accepté";SI(E2<14;"Assez bien";SI(E2<16;"Bien";"Très
bien"))))

Exercice : Gestion de stock

Vous gérez les stocks et les commandes d’une entreprise. Vous ne pouvez pas
honorer une commande si vous n’avez pas la totalité de la quantité demandée. Donc

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vous allez créer une fonction SI qui va vérifier que vous possédez la quantité
commandée.

Si votre stock est inférieur, vous ne pouvez livrer que la quantité que vous possédez.
Vous pouvez par exemple écrire la fonction suivante :

=SI(C3<B3;C3;B3)

Pour la deuxième partie de l’exercice, vous devez déclencher une commande auprès
de vos fournisseurs si vous n’avez pas pu honorer l’intégralité de la commande.
Pouvez écrire la formule de façon différente pour un résultat équivalent :

=SI(D4<B4;B4-D4;"") ou encore =SI(D4=C4;B4<D4;"")

Compte banque schématique

Soit le compte schématique suivant :

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Travail à faire :

1) Rédigez les formules du solde débiteur et du solde créditeur.


2) Réalisez le tableau dans une nouvelle feuille de calcul que vous nommerez

Résultat attendu:

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MIN

Renvoie le plus petit nombre de la série de valeurs.


Syntaxe
=MIN(nombre1;nombre2;...)

nombre1, nombre2, ... représentent les 1 à 255 nombres parmi lesquels vous
souhaitez trouver la valeur minimale.

Calculs financiers — Compte bancaire

Afin de tenir à jour un compte bancaire, on se propose d'utiliser un tableur.


Les différentes opérations sont mises dans un tableau, à raison d'une opération par
ligne, avec leur date et leur montant. Ceci peut se présenter sous la forme suivante :

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1/ entrée des opérations bancaires.

Dans un premier temps nous allons entrer les différentes opérations, leur date dans la
colonne A et leur libellé dans la colonne B. Le montant de l'opération est placé en
colonne C s'il s'agit d'une opération débitrice, en colonne D s'il s'agit d'une opération
créditrice.
Les totaux seront calculés par une formule de sommation, comme nous le verrons
dans l'étape suivante.

2/ calculs de débit et de crédit.


Plaçons-nous dans la cellule correspondant au total du débit, en C16.

Excel possède une fonction prédéfinie SOMME. Elle s'utilise comme toutes les autres
fonctions, sous forme =SOMME(ref:ref). Pour entrer la formule nous pouvons
frapper directement le texte "=SOMME(" ou bien cliquer sur l'icône de l'outil de
sommation, puis sélectionner la plage de cellules à sommer C5:C15.

Pour le calcul du total du crédit, nous allons recopier cette formule (en C15), qui est
en références relatives), à droite (en D15).

3/ calculs du solde final.

Nous avons maintenant les totaux des débits et crédits, il ne nous reste plus qu'à
calculer le nouveau solde du compte. La formule de calcul du nouveau solde en ligne
17 fait la différence entre les totaux des opérations de débit et de crédit. Évidemment
si le solde est positif il figure en colonne Crédit, et en colonne Débit s'il est négatif :
dans ces cellules la valeur à afficher est conditionnée par son signe, nous utiliserons la
fonction SI.

Ainsi en C17 nous avons :


=SI(C16>D16;C16-D16;"") et en D17 la formule complémentaire.

4/ libellé final.

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En B17 nous plaçons le libellé "solde débiteur" ou "solde créditeur", suivant le cas.
Quelle est donc la formule =SI ?

1.1.4. Les tableaux et les graphiques :

Les tableaux sont des objets à plusieurs dimensions permettant de croiser plusieurs
informations et qui sont présentées souvent sous forme d’une grille de donnée
brutes.
La mise en forme des données d’un tableau se fait soit manuellement (simple ou
conditionnelle), soit en sélectionnant un modèle intégré.

Souvent ces données brutes servent de base d’analyse grâce à certaines techniques et
méthodes propres à un domaine. De nos jours, ces objets associés sont beaucoup
utilisés pour la conception des tableaux de bord, de pilotage et de contrôle
d’activités telles que la variation monétaire, la gestion budgétaire, la gestion des
stocks, la gestion des ventes, etc.

Les graphiques sont des objets de synthèse permettant d’afficher des séries de
données numériques sous forme visuelle ou d’image afin de faciliter la
compréhension d’abondante données et qui en générale sont en correspondance.

Les graphiques sont objets multidimensionnels qui permettent de représenter les


données de manière synthétique provenant d’un tableau. Un graphique est croisé
dynamique s’il est généré à partir des données d’un tableau croisé dynamique.

Le raccourci clavier pour créer un graphique après avoir sélectionné les données à
afficher est : Alt + F11

Excel prend en charge de nombreux types de graphiques pour vous permettre


d’afficher des données de manière à ce qu’elles soient facilement lisibles. Lorsque
vous créez un graphique ou en modifiez un existant, vous pouvez choisir parmi de
nombreux types de graphiques (un histogramme ou un graphique à secteurs, par
exemple) et leurs sous-types (un histogramme empilé ou un graphique à secteurs 3D,
par exemple).

Vous pouvez également créer un graphique combiné en créant un graphique qui fait
appel à plusieurs types de graphiques.

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Un graphique possède plusieurs éléments lesquels apparaissent par défaut, tandis que
d’autres peuvent être ajoutés en fonction des besoins. Vous pouvez modifier
l’affichage des éléments du graphique en les déplaçant à l’intérieur de celui-ci, en les
redimensionnant ou en modifiant leur mise en forme. Vous pouvez également
supprimer les éléments de graphique que vous ne souhaitez pas afficher.

Les principaux éléments à maitriser sur un graphique sont :


 Les zones de graphique et de traçage
 Les points de données des séries de données tracées dans le graphique
 Les axes horizontal et vertical le long desquels les données sont placées dans le
graphique
 La légende du graphique
 Le titre et l’axe utilisable dans le graphique
 Les étiquettes de données permettant d’identifier les détails d’un point de
données dans une série des données
Excel propose plusieurs commandes de paramétrage des graphiques.

1.2. Les Tableaux croisés dynamiques et slicers

Un tableau croisé dynamique en abrégé « TCD » est une fonctionnalité d’un classeur
Excel qui permet de regrouper ses données selon une ou plusieurs de ses colonnes ou
champs, et de faire les opérations nécessaires voulues. Exemple, entre les montants
correspondants (sommes, moyennes, comptages, etc.).

Autrement dit, un tableau croisé dynamique est considéré comme un tableau de


synthèse obtenu automatiquement à partir d’un autre tableau des données brutes
lesquelles sont organisées sous forme de liste des données continues.

On l’appelle TCD ou TDC sous MS office et pilote des données sous Open Office,
car il permet de compiler, d’analyser, regrouper les informations brutes. Le
dynamisme du tableau consiste dans les changements instantanés que subissent les
données résumées au cas où les données brutes sont modifiées. (F5 ou Actualiser).

Contrairement à l’écriture des formules isolées dans chacune de cellules, les tableaux
croisés dynamiques sont économiques pour les analyses des gros volumes de
données.

On recourt au TCD, pour aider à prendre des meilleures décisions professionnelles


(en faisant ressortir les éléments significatifs et révélant les tendances). Cela
s’applique dans la gestion de ventes, des stocks, de paie, des clients, des étudiants,
etc.

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Les TCD sont en fait des rapports d’une ou plusieurs bases des données en vue de
synthétiser, analyser, explorer et présenter une synthèse des données d’une source
de données interne ou externe.

Dans le processus de creation d’un TCD, il est important de (d’) :

1. limiter le nombre de colonnes (ex: vendeur, produit, montant vente) à


analyser,
2. identifier les colonnes que vous souhaitez croiser entre elles (ex: vendeur et
produit) pour votre analyse des données,
3. agréger l’ensemble des valeurs d’une colonne ‘numérique’ (ex: montant
vente) relatives à vos colonnes croisées en les remplaçant par la somme ou la
moyenne des valeurs, ou le nombre de valeurs,

Avant tout, assurez-vous que vos données ont des en-têtes de colonnes ou des en-
têtes de tableaux, et qu’elles ne contiennent pas de lignes vides. Ensuite, cliquez
sur n’importe quelle cellule dans la plage de cellules ou dans le tableau. Dans les
récentes versions d’Excel, on procède de la manière suivante :

 Cliquez sur Insertion > Tableaux croisés dynamiques. Choisir l’option “créez
dans nouvelle feuille”.

 Excel crée alors un tableau croisé dynamique vide dans lequel vous pouvez
ajouter vos propres champs et choisir une disposition.

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 A droite, dans la liste des champs, cochez la case à coté de chaque champ à
inclure dans votre tableau croisé dynamique.
Par défaut, les champs non numériques sont automatiquement ajoutés à la
zone LIGNES, les champs numériques sont ajoutés à la zone VALEURS.
 mais vous pouvez réorganiser les champs vous-mêmes en faisant :
cliquez et maintenir un nom de champ, puis le faire glisser de la section de
champ vers une des 4 zones de la section de disposition (en bas à droite) :
LIGNES, COLONNES, VALEURS ou FILTRES.

Astuce : pour supprimer un champ, faites le glisser en dehors de la section


disposition.

La disposition des champs dans votre tableau croisé dynamique s’obtient en fonction
de la preference d’un individu à l’autre

Avec le paramétrage suivant , on aura:

 liste des champs cochés : vendeur,


produit, montant vente
 zone LIGNES : vendeur
 zone COLONNES : produit
 zone VALEURS : montant
vente avec la fonction de
synthèse : somme
 zone : FILTRES :

La disposition des champs dans votre tableau croisé dynamique sera la suivante :

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Les champs de la zone Filtres s’affichent comme des filtres de rapport de premier
niveau au-dessus du tableau croisé dynamique, Le titre de votre tableau croisé
numérique s’intitule : “tableau des nom du champ de la zone valeurs par étiquette
de lignes et par étiquette de colonne”.

Exemple : tableau des ventes par vendeur et par produit.

Conseils pour sélectionner et placer les champs dans votre tableau croisé
dynamique

 travailler comme un explorateur (aventurier).

Vous ne savez pas encore ce que vous allez découvrir ni quels sont les éléments
significatifs/remarquables qui vont émerger de votre analyse des données.
Vous devrez donc examiner vos données selon différentes perspectives.

Exemples :

 montants des ventes par vendeur et par produit


 montants des ventes par vendeur et par produit pour le mois de mai
 montants des ventes par mois et par vendeur
 montant des ventes par produit et par région …

 travailler en mode itération

N’analyser qu’une seule perspective à la fois (et ensuite passer à la suivante).

Cela signifie de ne travailler au maximun qu’avec 2 ou 3 ou 4 champs


significatifs pour la perspective traitée dans votre tableau croisé numérique.

Exemple : vendeur, produit, montant vente pour la perspective : montants des


ventes par vendeur et par produit

 identifier les champs numériques significatifs

a) Identifiez les champs numériques significatifs pour lesquels une synthèse


des données sous la forme de somme, moyenne ou nombre de valeurs, a du sens.

Ces champs seront placés dans la zone valeurs. Exemple : montant vente.

b) Identifiez aussi pour chacun la fonction de synthèse: somme, moyenne, NB, Min
ou Max la plus pertinente pour votre analyse.
Par défaut, Excel propose la fonction somme pour les champs numériques et la
fonction Nombre pour les champs non numériques.
Pour modifier cette fonction, faîtes un clic droit sur le champ de la zone VALEURS
puis cliquez sur “paramètres des champs de valeur“.

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Exemple : la somme des ventes a du sens mais une somme des années 2000 à 2015
n’a pas de sens alors que la moyenne des années aurait du sens dans certains cas

 identifiez ensuite, les autres champs significatifs

Identifiez les autres champs significatifs pour lesquels vous souhaitez examiner les
séries de données des champs numériques de la zone valeurs :

a) placez de préférence un champ non numérique en étiquettes de ligne


Exemple : par vendeur …

b) placez en étiquette de colonne un champ que vous souhaitez croiser avec


votre champ déjà en étiquette de ligne.

Conseil : Le croisement de l’étiquette de ligne avec l’étiquette de colonne doit avoir


du sens pour votre analyse des données.
Exemple : par produit ou par région ou par mois …

Exemples de tableau croisé dynamique

 tableau initial ou base de données

On prend comme exemple le tableau complet des ventes de 2009 à 2010 de


l’entreprise Kiventout. L’onglet “exo vente” du classeur Excel contient le tableau
initial.

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 tableau croisé dynamique du montant des ventes par vendeur et par produit

Sélectionnez toute la feuille de calcul (Ctrl A) cliquez sur Insertion> tableau croisé
dynamique pour créer un « tableau croisé dynamique» avec le paramétrage suivant :

 liste des champs cochés :


vendeur, produit, montant vente

 zone LIGNES : vendeur


 zone COLONNES : produit

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 zone VALEURS : montant vente avec la fonction de synthèse : somme
 zone : FILTRES :

Ce paramétrage indique que les données ayant le même VENDEUR seront agrégées
sur la même ligne, que les données ayant le même PRODUIT seront agrégées dans
la même colonne, et qu’à l’intérieur du tableau, seront affichées uniquement les
sommes de MONTANT VENTE correspondant à l’intersection VENDEUR,
PRODUIT.

Ce tableau fournit un résumé très synthétique du tableau initial – qui comptait 6571
lignes – sur lequel on lit plus facilement le résultat des vendeurs par produits.

On peut constater que Christian est le meilleur vendeur (et Dominique la moins
bonne vendeuse), que le produit rapportant le plus d’euros est le téléviseur.

Pour un tableau croisé dynamique du montant des ventes par vendeur et par produit
pour le mois de mai

Sélectionnez toute la feuille de calcul cliquez sur Insertion> tableau croisé


dynamique pour créer un « tableau croisé dynamique» avec le paramétrage suivant.

 liste des champs cochés : mois, vendeur, produit, montant vente


 zone LIGNES : vendeur
 zone COLONNES : produit
 zone VALEURS : montant vente avec la fonction de synthèse : somme
 zone : FILTRES : mois

Ce paramétrage indique qu’un filtre est activé en cellules A1 et A2. Cliquez sur
la flèche situé en cellule A2 pour faire apparaître la liste des éléments de filtre
puis cochez la case “sélectionner plusieurs éléments“ en bas de la liste, puis décochez
la case “tous” avant de cocher les cases des éléments à afficher (ici le mois de Mai)
dans votre tableau croisé dynamique.

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astuce : égayez votre tableau croisé dynamique, en choississant un style parmi ceux
prédéfinis dans le menu ‘style de tableau croisé dynamique’. Pour ce faire, se
positionner dans le tableau croisé puis cliquez sur l’onglet “création” de l’onglet
“outils de tableau croisé dynamique“.

Pour obtenir un tableau croisé dynamique du montant des ventes par produit et par
region:

Sélectionnez toute la feuille de calcul cliquez sur Insertion> tableau croisé


dynamique pour créer un « tableau croisé
dynamique» avec le paramétrage suivant.

 liste des champs cochés : région, produit,


montant vente

 zone LIGNES : produit


 zone COLONNES : région
 zone VALEURS : montant
vente avec la fonction de synthèse
: somme
 zone : FILTRES :

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On peut constater ici que la région “Centre” réalise les meilleurs ventes et que le
produit ‘téléviseur’ génère les meilleurs revenus.

Astuce : vous pouvez retravailler la mise en forme du tableau croisé dynamique en


choisissant par exemple un style de tableau et en remplissant certaines cellules que
vous vouler faire ressortir.

Pour un tableau croisé dynamique du montant des ventes par mois et par vendeur :

Sélectionnez toute la feuille de calcul cliquez sur Insertion> tableau croisé


dynamique pour créer un « tableau croisé dynamique» avec le paramétrage suivant.

 liste des champs cochés : mois, vendeur,


montant vente
 zone LIGNES : mois
 zone COLONNES : vendeur
 zone VALEURS : montant
vente avec la fonction de synthèse : somme
 zone : FILTRES :

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On conclura cette analyse en générant à partir de ce tableau synthétique, un
graphique qui permettra de donner une vision globale des évolutions constatées. Les
séries de données – en colonnes – ont été représentées par des histogrammes
empilés, permettant de montrer pour chaque mois la répartition des montants
de vente entre les différents vendeurs.

Les slicers sont des composants de filtrage faciles à utiliser qui contiennent un
ensemble de boutons vous permettant de filtrer rapidement les données dans un
rapport de tableau croisé dynamique, sans qu’il soit nécessaire d’ouvrir des listes
déroulantes pour rechercher les éléments à filtrer.

Lorsque vous utilisez un filtre ordinaire de rapport de tableau croisé dynamique


pour filtrer plusieurs éléments, le filtre indique seulement que plusieurs éléments
sont filtrés et vous devez ouvrir une liste déroulante pour découvrir les détails du
filtrage.
Toutefois, un slicer étiquette le filtre appliqué de manière claire. Il fournit
également des détails pour que vous compreniez plus facilement les données
affichées dans le rapport de tableau croisé dynamique filtré. Les slicers sont
généralement associés au tableau croisé dynamique dans lequel ils sont créés.

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TD 2

Ce fichier fictif (Classeur Excel qui se trouve dans le dossier que je vous ai donné) représente une
entreprise de 284 personnes réparties sur 4 sites. L’âge des salariés se modifie de jour en
jour grâce à la fonction =aujourdhui () sur laquelle sont basés les calculs. Chaque tranche
d'âges correspond à 5 années.

A partir de cette base de données, avec l'outil "rapport de tableau croisé dynamique" faire
les 15 exercices suivants :

1 Etablir la répartition du personnel par site.


2 Etablir la répartition du personnel par site avec distinction homme/femme.
3 Etablir la répartition de la somme des rémunérations par site.
4 Etablir la répartition des rémunérations par site avec leur somme et leur moyenne avec
distinction homme/femme.
5 Calculer la moyenne des rémunérations par tranches d'âges avec distinction
homme/femme
6 Pour chaque tranche d'âge : trouver le nombre de personnes, l'âge minimum, la
moyenne des âges, l'âge maximum.
7 Nombre de salariés avec distinction homme/femme.
8 Pour chaque sexe et par site trouver le nombre de personnes.
Établir le tableau de données qui permettra ensuite d'établir la pyramide d'âges sous
9
forme graphique. Créer cette pyramide.
10 Calculer le nombre de personnes par pièce pour chaque site - en déduire par site, la
moyenne des personnes par pièce et le nombre de pièces utilisées.
Faire un tableau croisé pour voir s'il n'y a pas de problème au niveau de l'attribution
11 des numéros de téléphone (il doit n'y avoir qu'une personne pour 1 numéro). A l'aide
du tableau obtenu décelez les anomalies.
12 Créer sous Word un document récapitulatif avec les tableaux des exercices 2, 4, 5, 8 et
9. Les tableaux devront être liés avec les données d'Excel.
13 Tester cette liaison en ajoutant une personne à Lille et en vérifiant que les modifications
se répercutent bien dans le document Word : par exemple MICHEL Louise ; CFS FSC;
pièce 50 ; 1035 $ ;18/4/52
A partir du résultat de l'exercice 2, modifiez le tableau de façon à faire apparaître la
14
répartition des salariés en pourcentage du total.
A partir du résultat de l'exercice 3, complétez le tableau à l'aide d'un champ calculé
15
pour faire apparaître les salaires après une augmentation envisagée de 1.5%

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1.3. Protection de données sous Ms-Excel

Excel propose plusieurs solutions pour protéger votre travail. Par exemple, vous
pouvez sécuriser l’ouverture de vos classeurs par un système de mots de passe,
restreindre l’accès à vos classeurs à la lecture seule, ou protéger une feuille de calcul
en empêchant toute suppression accidentelle de ses formules.

Voici les options disponibles pour protéger vos données Excel :

 Protection du fichier : Vous pouvez verrouiller votre fichier Excel en


définissant un mot de passe que les utilisateurs doivent entrer pour pouvoir
ouvrir ou modifier le fichier. Deux choix s’offrent à vous :

o Chiffrer avec mot de passe : Cette option permet de définir un mot de


passe et de verrouiller le fichier Excel. Les autres utilisateurs doivent
entrer ce mot de passe pour ouvrir le fichier.
o Définir un mot de passe pour l’ouverture ou la modification d’un
fichier : Cette option permet de définir un mot de passe que les autres
utilisateurs devront entrer pour ouvrir ou modifier votre fichier. Utilisez
cette option lorsque vous voulez accorder un accès en lecture seule ou
en écriture à différents utilisateurs.
o Marquer comme final : Cette option permet d’indiquer aux autres
utilisateurs que cette version de votre fichier Excel est sa version finale,
et qu’elle ne doit pas être modifiée.

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 Protection du classeur : Vous pouvez verrouiller la structure de votre classeur
en définissant un mot de passe. Le verrouillage de la structure du classeur
empêche les autres utilisateurs d’ajouter, déplacer, supprimer, masquer et
renommer des feuilles de calcul.

 Protection de la feuille de calcul : En protégeant une feuille de calcul, vous


contrôlez la façon dont les autres utilisateurs interagissent avec elle. Vous
pouvez définir précisément ce qu’ils pourront y faire, et donc protéger les
données importantes de votre feuille de calcul. Par exemple, vous pouvez
faire en sorte que les utilisateurs puissent uniquement ajouter des lignes et des
colonnes, ou seulement trier les données en utilisant la fonctionnalité Filtre
automatique. Une fois la protection de la feuille est activée, vous pouvez
protéger d’autres éléments tels que des cellules, des plages, des formules et des
contrôles ActiveX ou de formulaire.

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 25


1.4. Impression d’un document sous Excel

L’impression sous Excel est très exigente que sur Word en raison de la presence des
objets complexes (et de taille variée). Voilà pourquoi, ilest avant tout de finaliser une
mise en forme ou definir une zone d’impression qui pourra produire une impression
de qualité.

1.4.1. Mettre en page une feuille Excel et Définir la zone d’impression


Si vous imprimez fréquemment une section spécifique de votre feuille de calcul, vous
pouvez définir une zone d’impression pour celle-ci.

Une zone d’impression est une ou plusieurs plages de cellules que vous spécifiez
lorsque vous ne souhaitez pas imprimer une feuille de calcul entière. Lorsque vous
imprimez la feuille de calcul après avoir défini une zone d’impression, seule la zone
d’impression s’imprime.

Ainsi, lorsque vous imprimez votre feuille de calcul, seule cette section s’imprime.
Pour définir une zone d’impression, on procède de la manière suivante:

1. sélectionnez la plage des cellules que vous souhaitez imprimer (ici : A1:F15) et
qui constituera la zone d’impression.

2. Cliquez sur l’onglet Mise en page puis cliquez sur l’icône ZoneImpr

3. Cliquez sur l’icône Définir

La plage de cellules sélectionnées prend alors le nom : Zone_d_impression

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 26


1.4.2. Définir les marges de la feuille

Réaliser les opérations suivantes :

1. cliquez sur l’onglet Mise en page


2. cliquez sur l’icône Marges
3. choisissez Normales ou Larges ou Etroites

1.4.3. Définir l’orientation portrait ou paysage d’une feuille

Vous pouvez opter pour une orientation Portrait (verticale) ou Paysage (horizontale)
pour votre feuille Excel. Pour modifier l’orientation, on procède de la manière
suivante: cliquez sur l’onglet Mise en page, cliquez sur l’icône Orientation, choisissez
Portrait ou Paysage.

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 27


1.4.4. Imprimer et afficher un aperçu de la feuille

Pour imprimer une feuille Excel, cliquez sur l’onglet Fichier et l’écran suivant
apparait. Cliquez sur l’image pour l’agrandir.

Ensuite, effectuez les actions suivantes :

1. cliquez sur Imprimer dans le bandeau vert de gauche


2. sélectionner les feuilles à imprimer : les feuilles actives ou tout le document
3. sélectionner le nombre de copies que vous souhaitez imprimer
4. sélectionner l‘imprimante sur laquelle sera faite l’impression
5. lancer l’impression en appuyant sur le bouton Imprimer

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 28


CHAPITRE II : PRESENTATION DES DONNEES ASSISTEE PAR ORDINATEUR

Un système de Présentation Assistée par Ordinateur (PréAO ou PAO) peut être utilisé
dans le cas de présentation à un public important dans le cadre d’exposé, de cours et
de conférences, mais il peut également être utilisé pour des démonstrations de force,
et argumentaires lors de présentation des ventes, d’une étude des prix du marché par
exemple.

Powerpoint est l’un des logiciels de PréAO (Présentation Assistée par Ordinateur)
situé entre le traitement de texte et l’outil de dessin, il est principalement destiné aux
personnes susceptibles de devoir animer une réunion avec utilisation de supports
(papier ou autres).
Il peut être aussi utilisé pour la création de documents contenant relativement peu
de texte, mais dont les messages synthétiques doivent être soutenus par des schémas
et autres images animées ou non.
Ce logiciel est très accessible pour des utilisateurs de logiciels Microsoft familiarisés à
la manipulation des objets de toutes sortes.

2.1. Les modes d’affichage

Contrairement à Word, il y a cinq modes d’affichage du document, plus ou moins


utilisés : Page, Lecture, Web, Plan et Brouillon. PowerPoint propose trois modes
principaux très utilisés : Normal, Trieuse de diapositives et Diaporama.

Vous pouvez passer d'un mode à l'autre en utilisant les boutons que vous retrouvez
au coin inférieur droit de l'écran de PowerPoint

Ou en utilisant l’onglet Affichage et de sélectionnez l’option désirée dans le groupe


Affichage des présentations.

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 29


À tout moment, on peut activer le mode souhaité. Testez ces trois boutons. Vous
quitterez le mode Diaporama en appuyant sur la touche Echap.

Très schématiquement, on utilise le 1er pour créer des diapositives, le 2ième pour
gérer l’ensemble, le 3ième pour admirer le résultat final en visionnant la
présentation.

2.1.1. Le mode Normal

C’est le mode actif par défaut, principalement utilisé pour la conception d’une
diapositive. Son bouton d’activation représente les 3 volets constitutifs de sa fenêtre.
Par cliqué-glissé sur les bordures (le pointeur a la forme d’une double-flèche), on
peut les redimensionner.

 Le volet central est le volet « Diapositive ». On y


modifie la diapositive en cours. Elle est
composée d’espaces réservés à la saisie de textes
ou à l’insertion d’objets graphiques.

 Le volet du bas est le volet « Commentaires » Il


sert à ajouter des commentaires sur la
diapositive active.

 Le volet de gauche est le volet « Diapositives et Plan »


Il comporte deux onglets :
L’onglet « Diapositives » (son icône représente une diapositive).

Il est l’onglet actif par défaut. Il permet, en cours de conception d’une diapositive :
De visualiser en images miniatures les diapositives de la présentation ;
De se déplacer dans la présentation : en cliquant sur une miniature, celle-ci s’affiche
dans le volet central ;
De sélectionner, de copier, de déplacer et de supprimer des diapositives dans la
présentation.

L’onglet « Plan » (son icône symbolise le plan d’un texte).

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 30


Il permet de visualiser les textes des diapositives de la présentation.

2.1.2. Le mode Trieuse de diapositives

Son bouton représente plusieurs diapositives. Il est en effet essentiellement conçu


pour gérer un ensemble de diapositives.
Dans le Mode Normal, l’onglet « Diapositives » du volet gauche donne une
visualisation des diapositives, mais ce n’est qu’une visualisation d’appoint. L’affichage
en Mode « Trieuse de diapositives » permet une meilleure visualisation de toutes les
diapositives de la présentation.

Elles ne sont plus affichées dans un volet, mais dans toute la fenêtre. Les diapositives
peuvent être sélectionnées, copiées, déplacées, supprimées. C’est sous ce mode
d’affichage que l’on fixe le minutage, c’est-à-dire le temps de passage d’une
diapositive à l’autre, dans un défilement automatique, et que l’on réalise des
transitions animées.

2.1.3. Mode Page de commentaires

Ce mode permet d’afficher en agrandi la zone des


commentaires, afin d’en faciliter leur saisie. Sous
l’onglet Affichage, dans le groupe
« Affichage des présentations », cliquez sur le bouton «
Page de commentaires ». A partir des modes Trieuse
de diapositives ou Page de commentaires, il est facile

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 31


de revenir en mode Normal en double-cliquant sur la diapositive.
2.1.4. Le mode Diaporama
Son bouton représente un écran. Il permet de visionner la présentation. Il lance la
projection à partir de la diapositive active. Pour mettre fin à la projection : touche
Echap.

2.2. Création et Ouverture d’une présentation


2.2.1. Nouvelle présentation

Si vous souhaitez créer une nouvelle présentation à partir d’un modèle vierge,
appelé « Nouvelle présentation », il suffit de cliquer sur le bouton « Nouveau » de la
barre d’outils Accès rapide.

S’il n’est pas présent sur cette barre, activez le bouton Office > Nouveau, et la
fenêtre suivante apparait.

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 32


Puis cliquer sur « créer »

Pour créer une nouvelle présentation à partir d’un autre modèle, affichez d’abord la
fenêtre « Nouvelle présentation » : activez le bouton Office > Nouveau. Dans le
volet gauche de la fenêtre, choisissez une catégorie de modèles.

Dans le volet central, s’affichent les modèles correspondants, ainsi que les modèles
récemment utilisés. Le volet droit montre le modèle sélectionné, éventuellement ses
propriétés.

En principe, cliquez sur le modèle sélectionné, ou double-cliquez sur son nom, puis
activez le bouton Créer, ou s’il s’agit d’un modèle à télécharger, le bouton
Télécharger.

Les catégories de modèles proposées sont :


« Vierge et récent » : il s’agit du modèle « Nouvelle présentation », sans aucune
fioriture ;
« Modèles installés » : ce sont les modèles prédéfinis, installés par PowerPoint ;
« Thèmes installés » : contrairement au modèle, un thème ne contient ni texte, ni
objet ;
« Mes modèles » : l’activation de cette option affiche la liste des modèles
personnalisés déjà créés. Double-cliquez sur le nom du modèle souhaité ;

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 33


« Créer à partir d’un document existant » : une fenêtre semblable à la fenêtre «
Ouvrir » s’affiche. Double-cliquez sur le nom de la présentation choisie ;
Sous le titre « Microsoft Office Online », les catégories proposées sont à télécharger.
La zone de saisie « Rechercher un modèle sur Microsoft Office Online » permet de
saisir des mots clés pour afficher des modèles s’y rapportant.

Double-cliquez sur le nom du modèle, ou cliquez sur le modèle. Une diapositive


ayant le modèle choisi, apparaît dans la partie centrale, également en miniature dans
le volet gauche.
Vous êtes en Mode d’affichage « Normal » (le bouton aux 3 volets, à bas à gauche de
l’écran, est activé), à l’onglet « Diapositives » (onglet de droite du volet gauche). Par
défaut, la présentation est nommée « Présentation », suivi d’un numéro.

L’application d’un modèle n’est réalisable qu’à la création d’une présentation, d’où
l’expression « modèle de conception ». Il n’est pas possible d’appliquer un modèle à
une présentation existante.

2.2.2. Ouverture d’une présentation


La présentation à ouvrir est un document récent
Après activation du bouton Office ou l’onglet Fichier, si la présentation a été dans les
dernières utilisées, elle apparaît dans la liste des « Documents récents », affichée dans
le volet central. Cliquez dessus pour l’ouvrir. Par défaut, la liste contient 9
documents. Pour modifier ce nombre (50 documents au maximum) : bouton Office
> Options PowerPoint > Options avancées ; renseignez la zone « Afficher ce
nombre de documents récents ».

Pour garder un document dans la liste (dans la limite maximale du nombre de


documents visibles), enfoncez la punaise : cliquez sur le symbole à droite du nom de
la présentation.

La présentation à ouvrir n’est pas un document récent

Après activation du bouton Office, affichez la fenêtre « Ouvrir » en cliquant sur


l’option « Ouvrir ». Cette fenêtre permet d’ouvrir :
Un fichier : sélectionnez-le, puis cliquez sur le bouton « Ouvrir », ou bien double-
cliquez sur son nom ;

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 34


Plusieurs fichiers : s’ils sont adjacents, cliquez sur l’un, puis Maj + clic sur le dernier ;
s’ils ne sont pas adjacents, cliquez sur l’un, puis Ctrl + clic sur chacun. Activez le
bouton « Ouvrir ».

2.2.3. La création particulière de l’album photo

On appelle « album photo » une présentation basée sur un ensemble d’images,


chaque image constituant par défaut une diapositive. Des zones de texte peuvent
être ajoutées.

Un album photo peut être créé à


partir d’un modèle installé. Il est
également possible de le créer ainsi :

Affichez la fenêtre « Album photo » :


sous l’onglet Insertion, dans le
groupe Illustrations, cliquez-en haut
du bouton « Album photo ».

Cliquez sur le bouton « Fichier/Disque ». La fenêtre « Insérer les nouvelles images »


permet de sélectionner les images qui feront partie de l’album. Après sélection,
cliquez sur le bouton « Insérer ».

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 35


Explorez la fenêtre « Album photo », et indiquez les options souhaitées. Puis cliquez
sur le bouton « Créer ».
Après enregistrement, pour modifier l’album photo : ouvrez la présentation, puis
activez le menu déroulant du bouton « Album photo », et choisissez l’option «
Modifier l’album photo ».

2.3. CREATION ET MISE EN PAGE DES PRESENTATIONS


2.3.1. Création d’une nouvelle diapositive
Pour créer une nouvelle diapositive, on dispose de plusieurs méthodes :
Cliquez sur le bouton « Nouvelle diapositive » situé dans le groupe Diapositives sous
l’onglet Accueil ;

Ou bien, en mode Normal sur le volet gauche, ou en mode Trieuse de diapositives :


clic droit > Nouvelle diapositive ;

Dans le dernier espace réservé d’une diapositive, tapez Ctrl + Entrée.

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 36


Une diapositive contient des espaces réservés, matérialisés par des rectangles
entourés de pointillé. Pour passer d’un espace réservé au suivant, il suffit de taper
Ctrl + Entrée. Quand le curseur est sur le dernier espace réservé de la diapositive, la
combinaison (Ctrl + Entrée) permet de créer une nouvelle diapositive de même
thème et de même disposition.

2.3.2. Disposition d’une diapositive

Une disposition est caractérisée par l’emplacement de ses espaces réservés, destinés à
recevoir des textes ou des objets. Si nécessaire, cliquez sur la diapositive active pour
afficher le rectangle matérialisant un espace réservé.
Les dispositions prédéfinies diffèrent en fonction du thème appliqué. Chaque
disposition porte un nom explicite (par exemple « Titre et contenu », « Deux
contenus », « Image avec légende »). Comme nous le verrons ultérieurement, il est
possible de créer ses propres dispositions, réutilisables. Par défaut, la disposition de la
première diapositive est « Diapositive de titre » (un espace réservé au titre, un second
au sous-titre) et les dispositions des diapositives suivantes sont « Titre et contenu ».

Les dispositions prédéfinies diffèrent en


fonction du thème appliqué.
Chaque disposition porte un nom
explicite (par exemple « Titre et contenu
», « Deux contenus », « Image avec
légende »).
Il est aussi possible de créer ses propres
dispositions, réutilisables.

2.3.3. Numérotation des diapositives

On peut générer une numérotation automatique des diapositives. Le numéro


apparaît sur chacune dans l’espace réservé « zone de nombre ». Si nécessaire,
sélectionnez au préalable les diapositives à numéroter. Affichez la fenêtre « En-tête et

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 37


pied de page » : sous l’onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur le bouton «
Numéro de diapositive » ou sur le bouton « En-tête et pied de page ».

Choisissez l’option « Appliquez partout », si vous souhaitez que toutes les diapositives
de la présentation soient numérotées. Sinon choisissez « Appliquez » pour que les
seules diapositives sélectionnées soient numérotées. Par défaut, la numérotation
commence à 1. Il est possible de numéroter à partir d’un nombre défini : sous
l’onglet Création, cliquez sur le bouton « Mise en page » ; dans la fenêtre « Mise en
page », renseignez la zone « Numéroter à partir de ».

2.4. Intégrer du contenu a une diapositive

Pour insérer des objets dans une diapositive vierge, à partir de l’onglet Insertion,
dans le groupe illustrations, cliquez sur l’option désirée.

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 38


Pour insérer des objets dans une diapositive de contenu, cliquez sur l’icône
correspondante.

Pour insérer un fichier vidéo ou un fichier audio, on utilise les boutons du groupe «
Clips multimédias », sous l’onglet « Insertion ».

Sous l’onglet « Insertion », dans le groupe « Clips multimédias » : activez la partie


supérieure du bouton « Film » pour afficher la fenêtre « Insérer un film ». Ou bien,
dans un espace réservé de la diapositive (ayant une disposition avec « contenu »),
cliquez sur l’icône d’info-bulle « Insérer un clip multimédia ». Double-cliquez sur le
nom du fichier vidéo souhaité.

Le format de l’objet vidéo inséré est modifiable en utilisant les commandes de


l’onglet « Format » des « Outils Image ».

Exemples : luminosité, bord de l’image, styles d’images, mettre au premier plan.

Les caractéristiques de l’objet vidéo inséré sont modifiables en utilisant les


commandes de l’onglet « Options » des « Outils vidéo». Vous pouvez également
renseigner la fenêtre « Options du film » qui s’affiche en activant le lanceur du
groupe de même nom.

Exemples de commandes proposées sur l’onglet « Options » ou dans la fenêtre :

 « Aperçu » : permet de lire la vidéo hors diaporama.


 « Boucle jusqu’à l’arrêt » : la vidéo continue, ou elle est repassée, cela jusqu’à
la diapositive suivante.
 « Rembobiner le film après l’avoir visionné » : si sa lecture est arrêtée, elle
reprendra en début de film.
 « Agrandir en plein écran » : pour revenir à l’écran normal, appuyez sur la
touche Echap (Esc).

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 39


Pour insérer un film de la Bibliothèque multimédia, activez le menu déroulant du
bouton « Film » > Film de la Bibliothèque multimédia. Recherchez le clipart
souhaitée. Cliquez sur le clipart pour le placer au centre de la diapositive, ou cliquez-
glissez dessus pour le placer à un autre emplacement de la diapositive.

Le format de l’objet vidéo inséré est modifiable en utilisant les commandes de


l’onglet « Format » des « Outils Image ».

Sous l’onglet « Insertion », dans le groupe « Clips multimédias » : activez la partie


supérieure du bouton « Son » pour afficher la fenêtre « Insérer un objet son ».
Double-cliquez sur le nom du fichier son souhaité. L’objet audio apparaît dans la
diapositive sous la forme de l’icône.

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 40


Son de la Bibliothèque multimédia

Pour insérer un son de la Bibliothèque multimédia de PowerPoint, activez le menu déroulant du bouton
« Son » > Son de la Bibliothèque multimédia.
Recherchez l’élément souhaité, puis cliquez dessus pour l’insérer.
L’objet audio apparaît dans la diapositive sous la forme de l’icône .
Lire une piste de CD audio

Insérez le CD dans le lecteur. Activez la diapositive qui contiendra le son. Ouvrez le menu déroulant du
bouton « Son » > Lire une piste de CD audio.
Renseignez la fenêtre « Insérer un CD audio ».
Enregistrer un son

Il est nécessaire de disposer d’un micro.


Activez la diapositive qui contiendra l’objet son .
Sous l’onglet « Insertion », dans le groupe « Clips multimédias », ouvrez le menu déroulant du bouton «
Son » > Enregistrer un son.
La fenêtre « Enregistrer un son » apparaît. En nommant le son, vous pourrez le retrouver ensuite dans la
liste des effets d’animations sonores (cf. chapitre 8).
Cliquez sur le bouton pour commencer l’enregistrement. Parlez, chantez, faites de la musique ou
diffusez tous les sons que vous souhaitez enregistrer. Il s’agit généralement de commentaires sur la
diapositive.
Cliquez sur le bouton pour arrêter l’enregistrement.
Pour écouter l’enregistrement, activez le bouton .
L’activation du bouton OK insère l’enregistrement dans la diapositive active.
Caractéristiques et format d’un objet son

Les caractéristiques de l’objet son inséré sont modifiables en utilisant les commandes de l’onglet «
Options » des « Outils son », onglet disponible après sélection de l’objet son dans la diapositive.
Exemples : volume, aperçu du son (hors diaporama), boucle jusqu’à l’arrêt (le son continue, ou est
répété, jusqu’à l’animation ou la diapositive suivante).
Le format de l’objet son inséré dans la diapositive est modifiable en utilisant les commandes de l’onglet
« Format » des « Outils images ».
Exemples : modification de l’image, forme de l’image, effets.

2.5. Maitriser les animations


2.5.1. Appliquer une animation standard à un texte ou à une image
Lors de l’animation des textes ou des images, vous pouvez choisir une apparition
d’un paragraphe ou du bloc complet. Si les différents paragraphes comportent des
idées différentes, choisissez une apparition séparée.
Sélectionnez le bloc de texte à animer en cliquant sur son contour
A partir de l’onglet Animations, dans le groupe Animations, cliquez sur le menu
déroulant Animer

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 41


2.5.2. Créer et appliquer un effet d'animation personnalisé à du texte ou à un objet

Sélectionnez les objets (ou un seul) auxquels vous souhaitez appliquer l’effet. Activez
le bouton « Ajouter un effet » du volet. Choisissez le type, puis l’effet désiré. Quatre
types d’effets sont proposés :

Trois modes d’apparition :

« Ouverture » : la sélection d’objets apparaîtra avec l’effet qui sera choisi. Parmi les
effets proposés, on retrouve les trois effets simples cités en début de chapitre
(Estomper, Balayer, Entrée brusque).
« Emphase » : les objets sélectionnés, présents dans la diapositive, seront animés de
l’effet qui sera choisi.
« Fermeture » : la sélection d’objets disparaîtra avec l’effet qui sera choisi.
L’option « Autres effets » de chaque mode liste les effets proposés en quatre
catégories : De base, Discret, Modéré et Captivant.

Le type « Trajectoires » :

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 42


L’option « Autres trajectoires » liste des effets en trois catégories : De base, Lignes et
courbes et Spécial. L’option « Tracer une courbe personnalisée » propose les effets «
Trait », « Courbe », « Forme libre » et « Dessin à main levée ».

Liste et gestion des effets appliqués

La fenêtre centrale du volet « Personnaliser l’animation » liste les effets appliqués.


Pour sélectionner un effet, cliquez sur sa ligne.

Pour sélectionner plusieurs effets, faites Ctrl + clic sur chaque ligne d’effet.
Sélectionner un objet dans la diapositive, permet de sélectionner dans le volet tous
les effets le concernant. Quand on pointe sur un effet sélectionné, une info-bulle
indique comment est enclenché l’effet, le nom de ce dernier, et le nom de l’objet
concerné.

Chaque effet a un n° d’ordre d’apparition dans la diapositive, éventuellement un


symbole d’enclenchement, suivi du symbole de l’effet, puis du nom de l’objet
concerné. Un effet sélectionné présente un menu déroulant.

Les effets de la diapositive sont classés par ordre d’apparition. Pour modifier cet
ordre, sélectionnez un effet, ou plusieurs effets adjacents, puis utilisez l’une des deux
flèches, situées près de l’étiquette « Réorganiser ». Ou bien cliquez-glissez sur l’effet
sélectionné (ou une sélection d’effets adjacents) jusqu’à l’emplacement souhaité. En
mode Normal, le numéro d’ordre de chaque effet apparaît dans la diapositive sur
l’objet concerné, à condition que le volet « Personnaliser l’animation » soit affiché.

Début de l’effet

Une icône « souris » suivant le numéro d’ordre signifie que l’effet est déclenché par
un clic dans la diapositive (éventuellement sur un objet précis, appelé « déclencheur »
– voir ci-après).

C’est l’option par défaut. Une icône « horloge » signifie que l’effet est déclenché
automatiquement après l’effet précédent. Si l’effet est déclenché avec le précédent, il
n’y a pas d’icône. Pour modifier ou créer l’évènement « début de l’effet »,
sélectionnez les effets, puis choisissez l’option souhaitée dans la zone « Début ».

On peut prévoir le déclenchement d’un effet à partir d’un clic sur un objet précis de
la diapositive active. Affichez la fenêtre de l’effet sous l’onglet « Minutage » : Ouvrez

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 43


le menu déroulant de l’effet > Minutage. Précisez dans la zone « Début » : au clic.
Appuyez sur le bouton « Déclencheurs », cochez la case « Démarrer l’effet lors du clic
sur », précisez le nom de l’objet. L’option « Animer avec une séquence de clics » est
l’option de déclenchement par défaut (clic dans la diapositive).

Propriété et vitesse

Sous la zone « Début », est éventuellement accessible une zone de propriété,


spécifique de l’effet sélectionné (certains effets n’en ont pas). Par exemple, la
propriété d’un effet Trajectoire est « Chemin d’accès ».

La propriété de l’effet « Stores » est « Sens » (horizontalement ou verticalement). Sous


cette zone « Propriété », il y a la zone « Vitesse ». Elle permet de modifier la vitesse
de l’effet sélectionné.

Changer d’effet

Le bouton « Ajout d’effet » (objet sélectionné dans la diapositive) se transforme en


bouton « Modifier » quand un effet est sélectionné dans le volet. Ce bouton «
Modifier » est utilisé pour changer d’effet. Les mêmes effets que précédemment sont
proposés. Pour supprimer un effet, appuyez sur la touche Suppr ou sur le bouton «
Supprimer », après sélection de l’effet.

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 44


2.6. Appliquer un modèle de conception

Dans le groupe Thèmes de l'onglet Création, cliquez sur le thème de document


voulu, ou sur Autres pour accéder à tous les thèmes de document existants.

Effectuez l'une des actions suivantes :


- Pour appliquer un thème de document prédéfini, cliquez sur le thème voulu
sous Prédéfini.
- Pour appliquer un thème de document personnalisé, cliquez sur le thème
voulu sous Personnalisé. L'option Personnalisé est disponible uniquement si vous
avez créé un ou plusieurs thèmes de document personnalisés.

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 45


- Si le thème de document que vous voulez utiliser n'est pas répertorié, cliquez
sur Rechercher les thèmes pour le trouver sur votre ordinateur ou sur un
emplacement de réseau.
- Pour rechercher d'autres thèmes de document sur Office Online, cliquez sur
Rechercher sur Office Online.

PATIENT MUSUBAO SWAMBI 46


Chapitre 3 : Initiation aux bases de données
Introduction
Aujourd’hui, la base de données est devenue le support incontournable
du Système d’Information d’une entreprise, parce que la base de données répond
aux objectifs de qualité de l’information, de sécurité, de facilité de gestion… pour les
informaticiens ; et aussi, parce qu’elle répond aux besoins de convivialité, de facilité
d’utilisation… pour les non informaticiens.

La gestion des informations se faisait jadis à partir de fiches manuscrites


puis dactylographiées, classées bien souvent selon un index, exemple : cas d’une
gestion de personnels par ordre alphabétique sur le nom, avec un index ou coche sur
la première lettre du nom, pour améliorer le classement et la recherche. Ces fiches
regroupaient des informations se rapportant à un même sujet, exemple : selon
l’exemple précédent : le nom, le prénom, la date de naissance, l’adresse, les
qualifications, l’emploi tenu, l’indice de rémunération…, avec éventuellement une
information particulière qui servait à identifier plusieurs personnels ayant le même
nom et le même prénom, soit un code ou un numéro matricule. Ces principes de
regroupement d’informations, d’identifiant, de fiche et de fichier servirent de modèle
aux premiers fichiers informatiques : notion qui apparut dans les années cinquante.

Avec l’informatique, un certain nombre d’opérations ont été


automatisées et l’enregistrement des informations est donc passé de la fiche manuelle
à un support informatique (bande magnétique, disque dur, disquette, etc…). Ces
informations ont été organisées dans des fichiers.

Ces fichiers se sont organisés en un véritable ensemble dévolu à la


gestion des informations de l’entreprise : le système de gestion des fichiers.

Nous allons dans ce chapitre, définir les concepts de base essentiels de


base des données, parler de la notion des bases de données et nous chuterons par
celle du système de gestion des bases de données.

3.1. Notions sur les Bases de Données

3.1.1. Définitions

Il existe plusieurs définitions du concept Bases de Données, nous avons


retenu celles-ci:

Définition 1 : ensemble structuré et organisé permettant le stockage de grandes


quantités d'informations afin d'en faciliter l'exploitation (ajout, mise à jour, recherche
et consultations de données).
PATIENT MUSUBAO SWAMBI 47
Définition 2 : Une base de données informatisée est un ensemble structuré de
données enregistrées sur des supports accessibles par l'ordinateur, représentant des
informations du monde réel et pouvant être interrogées et mises à jour par une
communauté d'utilisateurs.

Définition 3 : Une base de données informatique est un ensemble de données qui


sont stockées sur un support informatique, organisées et structurées de manière à
pouvoir facilement consulter et modifier leur contenu.

3.1.2. Critères d'une base de données

Une base de données doit répondre aux trois critères suivants :

• L’exhaustivité : implique la présence dans les données de tous les renseignements


qui ont trait au sujet traité.

• La non redondance : implique la présence d’un renseignement donnée une et une


seule fois.

• La structure : l’adaptation du monde de stockage des renseignements aux


traitements qui les exploiteront et les mettront à jour, ainsi qu’au coût de stockage
de ces renseignements dans l’ordinateur.

3.1.3. Avantages de la base de données

La base de données présente les avantages ci - après :

• L'indépendance entre données et traitements ;

• La duplication (non redondance) des données est réduite ;

• La base de données dote l'entreprise d'un contrôle centralisé de données


opérationnelles qui représentent le capital important de l'entreprise ;

• L'ordre dans le stockage de données ;

• L'utilisation simultanée des données par différents utilisateurs.

Nous retrouvons les bases de données partout :

- Le moteur de recherche Google (Bases No SQL) ;

- Les réseaux sociaux : Twitter, Facebook (Bases No SQL) ;

- La Musique / vidéo : You Tube ;

- Le commerce : Amazon, eBay ;

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- Les encyclopédies : Wikipedia, DBpedia ;

- Les bases de données médicales et scientifiques.

En ce qui concerne les différences majeures entre un fichier et une base


de données, nous pouvons celles-ci:

Fichier Base de Données

Faible structuration des données Structuration des données à

travers un schéma de données

Dépendance entre programmes et fichiers Indépendance entre programmes et données

Redondance des données Partage des données

Absence de contrôle de cohérence globale des Contrôle de la cohérence


données
logique et physique

(schémas, transactions)

3.2. Le Système de Gestion de Bases de Données

Un SGBD est un logiciel qui prend en charge la structuration, le


stockage, la mise à jour et la maintenance d'une base de données. Il est
l'unique interface entre les informaticiens et les données (définition des
schémas, programmation des applications), ainsi qu'entre les utilisateurs et les
données (consultation et mise à jour).

De plus, le SGBD doit répondre aux besoins de toute


l'entreprise et non plus d'une application particulière, et ce, dans la limite
des droits de chacun. On doit donc aussi considérer le SGBD comme :

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Un ensemble de logiciels de gestion, de contrôle d'accès aux
données et aux programmes les manipulant.

3.2.1. Les Objectifs d’un SGBD

1. Centraliser l'information

En visant cet objectif, on cherche naturellement à supprimer la


redondance, à assurer l'unicité des saisies et mises à jour et à centraliser les
contrôles.

C'est la modélisation conceptuelle qui va permettre, dans un premier


temps, de répondre à ce souci.

2. Assurer l'indépendance données – traitements

Il s'agit ici de pouvoir faire évoluer indépendamment données et


traitements.

Cette indépendance sera assurée grâce à une approche en plusieurs


niveaux de la base de données.

3. Permettre les liaisons entre ensembles de données

On doit pouvoir ainsi établir des liaisons entre ensembles de données


qui n'ont que peu de points communs (articles, fournisseurs, clients, comptabilité …).

Dans un premier temps, ces rapprochements seront matérialisés dans la


base de données par des liens physiques visibles et manipulables par certains
utilisateurs de la base de données. On pourrait alors qualifier cela de "ficelles"
existant entre les données. Les versions suivantes de SGBD vont tendre à supprimer
ces "ficelles" ; les liaisons entre les données seront assurées par des routines, invisibles
mais utilisables à tout moment.

4. Intégrité et cohérence

4.1. Intérêt des contraintes


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L'information étant stockée de manière unique, il faut d'autant plus
s'assurer de son intégrité, de sa fiabilité et de sa cohérence.

Pour cela, il faut pouvoir définir des contraintes d'intégrité ou des


contraintes de cohérence entre données, contraintes qui doivent être prises en
compte aussi bien pour la définition que pour le traitement des données et sans
faire appel à la programmation (ou le moins possible, pour ne pas invalider les
efforts fournis en terme d'indépendance données / traitements).

4.2. Définition

Contrainte d’intégrité : Règle spécifiant les valeurs permises pour


certaines données, éventuellement en fonction d’autres données, et permettant
d’assurer une certaine cohérence de la base de données.

Exemple : Certaines cardinalités impliquent une contrainte d'intégrité très


forte. C'est le cas notamment des cardinalités 1,1.

5. Partage des données

Les applications doivent pouvoir partager les informations de manière


transparente.

Les différentes actions de mise à jour des données doivent pouvoir être
effectuées concurremment mais en respectant certaines règles de préséance entre
applications et/ou utilisateurs.

Exemple : Si un opérateur sollicite une opération de lecture d'une


donnée, cela autorise les autres opérateurs à procéder eux-mêmes à la lecture de
cette même donnée, mais interdit toute opération de mise à jour (création,
modification ou suppression) de la donnée.

De la même manière toute opération de mise à jour d'une donnée


interdit toute autre opération (mise à jour et lecture).

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Ces autorisations et interdictions sont gérées par un mécanisme de
verrouillage. Cependant, il peut arriver que ces règles ne suffisent pas à réguler les
opérations de consultation et de mises à jour des informations, ce qui provoque
une situation dite d’interblocage :

Inter blocage : blocage mutuel des deux opérations du fait des


mécanismes de verrouillage mis en œuvre.

6. Sécurité

Il est indispensable d'envisager des procédures garantissant des


récupérations contre tout type d'incident (matériel, logiciel), qu'il s'agisse de
destructions logiques (anomalies de mise à jour) ou physiques, que ces destructions
soient partielles ou totales.

Avant de présenter les mécanismes qui assurent cette sécurité, il est


nécessaire de définir les notions de transaction et de requête.

7. Confidentialité

Un SGBD doit offrir une protection des données afin d'éviter les accès
illicites. On peut notamment assurer la confidentialité en mettant en œuvre des
procédures :

- d'identification ;

Exemple : nom d'utilisateur ou login

- d'authentification ;

Exemple : mot de passe

- d'autorisation d'accès.

Exemple : définition des possibilités de consultation de création, de


modification, de suppression d'une ou plusieurs entités au profit des utilisateurs.

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N.B. : Le souci d'identification et d'authentification pour accéder à un SGBD
se superpose systématiquement au même besoin pour le système d'exploitation.

Pour éviter qu'un utilisateur ne soit obligé de s'identifier et de


s'authentifier deux fois (une fois pour accéder à sa machine et une fois pour accéder
au SGBD), il peut être possible de reprendre les éléments d'identification et
d'authentification du SE (même nom d'utilisateur, même mot de passe). Ce dispositif
s'appelle le "mapping".

3.2.2. Architecture d'un SGBD

Au niveau d'abstraction le plus élevé, un SGBD peut être vu comme une


boite noire, assurant la gestion de la BD conformément aux requêtes de ses
utilisateurs:

L'interface utilisateur permet aux utilisateurs d'exprimer des requêtes:


soit pour définir le contenu de la BD (avec le LDD), soit pour interroger la BD (en
extraire des informations), soit enfin pour apporter des modifications à ce qui a été
enregistré.

L'interface d'accès physique permet au SGBD d'accéder aux données sur


les supports (disques, ...).

3.2.3. Fonctions d'un SGBD

• Décrire les données qui seront stockées ;

• Manipuler ces données (ajouter, modifier, supprimer des informations) ;

• Consulter les données et traiter les informations obtenues (sélectionner, trier,


calculer, agréger,...) ;

• Définir des contraintes d'intégrité sur les données (contraintes de domaines,


d'existence,...) ;

• Définir des protections d'accès (mots de passe, autorisations,...) ;

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• Résoudre les problèmes d'accès multiples aux données (blocages, interblocages) ;

• Prévoir des procédures de reprise en cas d'incident (sauvegardes, journaux,...).

3.2.4. Quelques SGBD connus et utilisés

Il existe de nombreux systèmes de gestion de bases de données, en voici


une liste non exhaustive : M.S. Office Excel, M.S. Office Access, PostgreSQL, MySQL,
Oracle, IBM DB2 , Microsoft SQL, Sybase, Informix, etc.

3.3. M.S. Access

Access est un logiciel qui permet d’accéder rapidement aux informations


souhaitées concernant des ensembles de données. Ce programme est d’autant plus
utile que les données à gérer sont nombreuses, donc difficiles à traiter « à la main ».

Access est un SGBDR, ce sigle signifie : Système informatique de Gestion


de Bases de Données Relationnel.

Il s’agit d’un système relationnel : les données sont en effet organisées


en ensembles structurés reliés entre eux. Ces liaisons permettent de gérer les données
d’un ensemble à l’autre, et d’obtenir les informations souhaitées en interrogeant la
base de données.

Lancé en 1992, Access est le SGBDR le plus utilisé actuellement. Il existe


d’autres SGBDR plus puissants, parmi lesquels Oracle et SQL Server.

Sous Access, on utilise souvent le terme « objet » pour désigner un type


d’élément.

Une base de données est un objet, pouvant lui-même contenir d’autres


types d’objets.

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Les principaux objets d’une base sont :

 Les tables

Les tables constituent les éléments essentiels. Elles sont la charpente de la


base. Chaque table représente un ensemble homogène de données.

Exemple : la base de données concernant la facturation des clients d’une


entreprise pourra contenir les tables Client, Produit, Facture et Commande.

 Les requêtes

Dans le langage courant, faire une requête consiste à demander quelque


chose. Dans une base de données, on réalise principalement des requêtes pour
interroger la base afin de sélectionner et d’obtenir les informations souhaitées
(requêtes de sélection).

Exemple : dans la base de données de facturation d’une entreprise, on peut effectuer


une requête afin d’obtenir la liste des clients ayant passé une commande dans
l’année en cours.

On peut également créer une requête pour agir sur les valeurs ou sur les tables de la
base (requête d’action).

 Les formulaires

S’il affiche des données de la base, la fonction principale d’un formulaire


consiste à faciliter la saisie des données.

 Les états

Un état sert de document récapitulatif de données. Il peut contenir également des


résultats, tels que totaux ou moyennes.

Ce document est généralement réalisé pour être imprimé.

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L’utilisateur d’une base, qui n’en est pas le concepteur, ne connaît de la base que les
formulaires et les états. Il ne voit ni les tables, ni les requêtes.

 Macros et modules

On effectue une macro pour automatiser simplement une ou plusieurs


actions basiques.

Exemple : réalisation d’une macro permettant, par un clic sur un bouton, d’afficher
un formulaire.

Un module est un programme écrit en VBA (Visual Basic for


Applications). Son étude ressort du domaine de la programmation.

3.3.1. CREER, FERMER, OUVRIR UNE BASE

 Créer une base de données

Pour créer une base de données vide ou à partir d’un modèle autre, commencez :

- Par démarrer Access 2010 sans passer par l’ouverture d’un fichier

- Ou bien, une base de données étant affichée, activez l’onglet Fichier > Nouveau.

Cliquez sur « Base de données vide » (choix ordinaire) ou choisissez de créer une base
à partir d’une catégorie de modèles proposés. La sélection d’un modèle entraîne son
affichage sur le volet droit de la fenêtre.

 Nom du fichier

Saisissez le nom de fichier de la future base. Choisissez un nom


significatif, afin de le retrouver ensuite facilement.

 Choix du dossier

Par défaut, le fichier sera inséré dans le dossier Documents, dont


l’adresse est indiquée sous la zone de saisie de « Nom de fichier ». Vous pouvez

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choisir un autre dossier d’enregistrement par défaut de toutes vos bases de données
créées sous Access 2010 : voir § 8 de ce chapitre « Paramétrage du logiciel ».

Pour choisir un autre dossier dans lequel sera insérée la nouvelle base de
données, commencez par afficher la fenêtre « Fichier Nouvelle base de données » :
cliquez sur le bouton dont l’icône est un dossier ouvert et dont l’info-bulle est «
Cherchez un emplacement pour votre base de données » (à droite de la saisie du
nom du fichier).

A partir de cette fenêtre : soit vous choisissez un dossier préalablement


créé, soit vous créez un nouveau dossier. Pour créer un nouveau dossier : cliquez sur
le bouton représentant un dossier, d’étiquette « Nouveau dossier », puis nommez ce
nouveau dossier.

Après avoir nommé le fichier de la future base de données, et indiqué


son dossier d’insertion, il reste à créer la base. Pour cela, cliquez sur le bouton Créer.
La fenêtre d’Access s’affiche. Au chapitre suivant, nous verrons comment créer des
tables.

 Autre méthode de création d’une base de données vide

Il existe une autre méthode pour créer une base de données vide, dont
le fichier sera placé sur le Bureau de Windows : faites un clic droit sur le Bureau >
Nouveau > Microsoft Access Base de données.

Pour renommer le fichier créé : faites un clic droit sur son nom ou sur
son icône > Renommer, puis tapez le nouveau nom. Double-cliquez dessus permet
d’afficher la nouvelle base de données.

 Fermer une base de données

Pour fermer la base de donnés seulement (sans quitter Access) : cliquez


sur le l’onglet Fichier > « Fermer la base de données ».

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Pour fermer la base (seule ouverte) et quitter Access, cliquez sur la croix
, en haut à droite de l’écran. Pour fermer une ou plusieurs bases et quitter Access :
menu Fichier > Quitter.

 Ouvrir une base de données

Activez l’onglet Fichier :

- Si la base a été récemment ouverte, son nom apparaît dans le menu, sinon cliquez
sur « Récent », puis sur le nom de la base pour ouvrir celle-ci.

- Si le nom de la base recherchée n’apparaît toujours pas, cliquez sur « Ouvrir » pour
afficher la fenêtre « Ouvrir », qui vous permettra de retrouver, puis d’ouvrir le fichier
de la base. Vous pouvez cliquer-glisser sur le bord droit de la fenêtre pour l’agrandir.

Dans la fenêtre « Ouvrir » :

- Double-cliquez sur le dossier dans lequel se trouve le fichier. Son adresse s’affichera
dans la zone de saisie supérieure.

- Le type de fichier recherché est « Microsoft Access » (zone de saisie située à droite
du nom du fichier).

- Cliquez sur le nom du fichier recherché. Il s’affichera dans la zone de saisie


inférieure.

- Cliquez sur « Ouvrir ». Ou bien, dans le cadre principal, double-cliquez sur le nom
du fichier pour ouvrir directement ce dernier.

 Modes d’ouverture d’une base

options :

 Ouvrir est l’option la plus permissive : la base est ouverte en mode partagé.
C’est l’option par défaut. La base peut être consultée et modifiée par
quiconque.

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 Ouvrir en lecture seule : les utilisateurs ne peuvent ouvrir la base qu’en mode
Lecture (ils ne peuvent donc pas la modifier).
 Ouvrir en exclusif : pendant que vous utilisez la base, personne d’autre ne
peut y accéder.
 Ouvrir en mode lecture seule exclusif : cette option combine les deux options
précédentes. D’une part, vous ne pouvez ouvrir la base qu’en mode Lecture ;
d’autre part, pendant que vous l’utilisez, personne ne peut y accéder.

3.3.2. ANALYSE PREALABLE

 Nécessité d’une analyse préalable

Comme on l’a dit au point précédent, les tables constituent le pivot


central d’une base de données. Les formulaires, les requêtes et les états sont réalisés à
partir des tables. La qualité des tables conditionne la qualité de la base.

Un consciencieux travail d’analyse du domaine à informatiser s’impose,


préalablement à la création des tables avec Access.

 Principe général de l’analyse

Une base de données porte sur un domaine nettement délimité.

Il convient d’analyser en détail le domaine à traiter, et de repérer toutes


les informations à relever.

- Chaque ensemble homogène d’informations, se rapportant à un sujet précis,


correspondra à une table de la base de données.

- Chaque type d’information correspondra au champ d’une table.

Une table est composée de champs.

Exemple

Constitution d’une base de données concernant l’usine WOODTOYS de fabrication


de jouets en bois.
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Voici un extrait du relevé des informations, disposées sur trois colonnes :

Ces informations concernent trois sujets : Fournisseur du bois, Jouet et Client.

La base de données comprendra donc au moins les trois tables : FOURNISSEURBOIS,


JOUET et CLIENT.

Par exemple, la table JOUET peut être constituée des champs nommés RefJouet,
NomJouet, PoidsJouet et PrixJouet.

 En pratique

Il est pratique de procéder ainsi :

- Délimitez le domaine à informatiser et élaborez la liste de toutes les informations à


prendre en considération ;

- Faites la liste des sujets du domaine, puis numérotez-les. Chaque sujet doit
correspondre à un ensemble homogène d’informations ;

- A côté de chaque information, précisez le n° de sujet qu’elle concerne.

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