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Pole Formation Global Business Consulting

PARAMETRAGE ET
UTILISATION SAGE RH et
PAIE

COMPTABILISATION DES
SALAIRES

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Sommaire
A - ETABLISSEMENT ET COMPTABILISATION DES BULLETINS DE SALAIRE...................... 3
I- Etablissement des bulletins de salaire...................................................................................................3
I-1 INSTALLATION DU LOGICIEL .................................................................................................6
I-2 Création du fichier de paie ..............................................................................................................9
I- 3 Comment créer les organisations de la société ? ...........................................................................9
I -4 Comment créer une fiche de personnel....................................................................................... 10
I- 5 Comment entrer les valeurs de base d’un bulletin ? ................................................................... 11
I-6 Comment personnaliser un bulletin ? .......................................................................................... 15
I-7 Comment calculer ou éditer les bulletins de salaire ? .................................................................. 17
II. La comptabilisation des salaires ....................................................................................................... 34
II .1 Aperçu d’un livre de paie .......................................................................................................... 35
II.2 Comptabilisation du livre de paie .............................................................................................. 35
III. FONCTION AVANCEE

III.1 Transfert automatique de la paie en comptabilité

-Paramétrage

-Modélisation comptable

Resumer

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A - ETABLISSEMENT ET COMPTABILISATION DES BULLETINS DE SALAIRE

Etablissement des bulletins de salaire

Introduction

Présentation

Le logiciel PAIE 100 WINDOWS de SAGE est un logiciel conçu et spécialement adapté à la
gestion des PME / PMI, tous secteurs d’activité confondu. Ce logiciel possède une interface
utilisateur identique dans l’environnement WINDOWS.

Forte d’une grande puissance fonctionnelle, la ligne 100 automatise les taches les plus
complexes. Son extrême puissance de paramétrage lui permet de s’adapter à l’organisation et
aux spécificités de chaque secteur d’activité.
D’une grande richesse fonctionnelle, la paie est capable de gérer les cas de paie les plus
complexes. Elle assure la gestion courante de la paie et la gestion administrative du personnel.
Ses larges possibilités de personnalisation lui permettent de s’adapter aux méthodes de travail
de chaque utilisateur. Intuitif, puissant et évolutif, ce Logiciel répond à tous les besoins
inhérents aux changements structurels de l’entreprise et s’adapte aisément aux nouvelles règles
sociales.
La PAIE 100 WINDOWS simplifie toutes vos taches grâce à des nombreux automatismes.

La PAIE 100 WINDOWS possède :


 Une Gestion des fichiers.
 Une Gestion Multi société.
 Une Gestion avancée, des masses
 Une Gestion des acomptes, des heures, prêts, paiement
 Des éditions et traitements comptables.

Pour une utilisation optimale du logiciel, les aptitudes suivantes sont nécessaires :

 Avoir des connaissances fiscales et des aptitudes comptables.


 La connaissance du système d’exploitation Windows, et des applications
Bureautiques (Word et Excel) sera un véritable atout.

Ce document de paramétrage contient la méthodologie à adopter pour mettre en place une paie
100 adaptée à vos besoins. L’expérience que nous avons dans la mise en œuvre des procédures
de paie, nous a profondément guidés dans l’élaboration de ce manuel.

Dans l’espoir qu’il réponde à votre attente, nous vous en souhaitons bonne utilisation.

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ETAPES DE CREATION D’UN FICHIER PAIE de A à Z

Schéma de création d’un fichier paie de a à z.

Ouverture
Création du
d’une nouvelle
fichier de Paie

Clôture d’une
Paie
Création des
Organisations de
la société

Sauvegarde du
Fichier de Paie

Création d’une
fiche de
Personnel

Edition des Etats


après Calcul ou
Etablissement Edition de la Paie
d’un Bulletin de
Paie

Calcul ou Edition
des bulletins de
Paie

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CHEMIN D’ACCES AU PROGRAMME SAGE SAARI PAIE 100

Pour accéder au fichier comptable, procéder de la façon suivante :

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INSTALLATION DU LOGICIEL
Installation et répertoire d’installation

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PROCEDURE :

Pour installer le logiciel il faut posséder le CD ou le Setup.

 Double clic sur le SETUP (1) – Apres le téléchargement


 Faire suivant pour continuer l’installation (2)
 Suivant pour continuer l’installation (3)
 Après l’affichage de cet écran, saisir la clé d’authenticité dans les zones
réservées à cet effet (4)
 Suivant (5), L’écran suivant nous permet d’accepter les conditions générales
d’utilisation des logiciels SAGE en validant par oui (6)
 Suivant pour terminer l’installation (7)

Cet écran permet de renseigner les éléments obligatoires pour l’acquisition du logiciel.

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Libellé champs Exemple Type de champs Longueur Observations

Code client 351205 Facultatif

Statut Sarl Facultatif

Raison sociale 1 GEMAT PAIE Obligatoire

Raison sociale 2 Facultatif

Adresse 1 Boulevard ROUME Obligatoire

Adresse 2 Supplément adresse Facultatif

Code postal 09 Obligatoire

Ville Abidjan Obligatoire

Pays Cote d’ivoire Facultatif

Téléphone 20 00 00 00 Obligatoire

Télécopie 20 00 00 00 Obligatoire

Chiffre d’affaires Facultatif

Effectif société Facultatif

SIRET Facultatif

N.A.F

Cliquer sur suivant pour continuer toujours l’installation de votre logiciel.

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CREATION DU FICHIER DE PAIE

Pour créer un fichier paie, entrer dans le programme par le menu

Démarrer Programme Sage Paie 100 Cliquer enfin sur Paie 100.
Ou procéder par un double clic sur l’icône de raccourci de sage.
Ou clic droit sur le logiciel – exécuter en tant qu’administrateur

COMMENT CREER LES ORGANISATIONS DE LA SOCIETE ?

CODE : ADM
INTUTILE : Administration

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PROCESSUS DE CREATION DES ORGANISATIONS :

 Le Menu Listes ouvert, activer la fonction Organisations en cliquant à l’aide


de la souris ou en enfonçant la lettre O. L’écran ci-dessus représentant une liste
à quatre entrées apparaît ; cette liste est vide si aucun élément n’a été créé
auparavant.

 L’onglet qui se place au-dessus des autres onglets au bas de ce tableau est celui
qui est actif et il indique la liste de l’organisation concernée. Pour passer à une
organisation donnée, cliquer sur l’onglet du même nom.

 La création d’une organisation se fait en cliquant sur le bouton droit de la souris

puis créer, soit sur l’icône [créer]

Saisir le code, puis l’intitulé de l’organisation concernée et valider la création en cliquant


sur [OK]. Réitérer cette manipulation pour créer l’ensemble des organisations de la
société. En faire de même pour la création des autres organisations.
Pour la création des services, unités et catégories, cliquer sur leurs onglets respectifs.

NB : le code des organisations peut être soit numérique, alphabétique ou alphanumérique selon
le choix de l’utilisateur.

COMMENT CREER UNE FICHE DE PERSONNEL

Le menu LISTES ouvert, activer la


fonction Fiche de personnel en
cliquant à l’aide de la souris ou en
enfonçant la lettre F. En cliquant sur
Fiche du personnel la liste des salariés
s’ouvre (Liste est vide si aucun
salarié n’a été ajouté).

La fenêtre Liste des salariés étant

affichée, cliquer sur l’icône


[Créer] pour saisir les informations
sur tous les salariés de l’entreprise et
faire la mise à jour de votre fichier
personnel.
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A l’activation de
l’icône de création,
l’écran ci-dessous
apparaît :

 La première page représentée par l’onglet Etat civil s’active par défaut ; renseigner les
différentes zones proposées puis passer à la page suivante en cliquant tout simplement
sur l’onglet suivant. Procéder de même pour les autres pages.
 Après avoir renseigné la dernière page (onglet banque), cliquer sur [OK] pour valider
votre saisie. Si au contraire vous voulez l’annuler, cliquer sur [Annuler]

 Réitérer les mêmes manipulations pour créer tout le personnel de l’entreprise.

Note : Pour créer de façon successive plusieurs fiches sans avoir à revenir sur la liste des
salariés, quand la liste des salariés est ouverte, avant d’activer l’icône de création, activer
d’abord le menu Options puis cliquer sur création en chaîne.

COMMENT ETABLIR UN BULLETIN DE PAIE

L’exactitude d’un bulletin de paie dépend de la façon dont il est établi :

 Savoir saisir les valeurs de base (éléments variables et éléments fixes).


 Savoir personnaliser un bulletin c’est à dire adapter un bulletin modèle au cas spécifique
d’un employé.

Comment entrer les valeurs de base d’un bulletin ?


La préparation d’un bulletin se fait à partir du menu Gestion ou de l’icône [bulletins

salariés].
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Le menu Gestion ouvert

Le menu Bulletin salarier étant ouvert, cliquer sur la commande [bulletins salariés] ou de

l’icône Sélectionner sur le bulletin calculé afin de commencer à faire entrer les

données, L’écran ci-dessus s’affiche

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Détail de la zone bulletin salarié

Cliquer sur l’onglet Heures. L’écran des heures supplémentaires apparaît :

Saisir le nombre d’heures supplémentaires du salarié concerné puis cliquer sur l’onglet
[Absence].

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L’onglet ci-dessous apparaît :

GESTION DES CONGES


 Reste à prendre sur l’année précédente : mettre le nombre de jours de congé acquis depuis
le dernier congé jusqu’au mois de décembre (ce mois étant le dernier mois de l’année).
 Acquis pendant l’année en cours : laisser cette zone à zéro par défaut ; si l’on commence
la paie par le mois de Janvier, le programme se charge de le remplir au fur et à mesure des
clôtures mensuelles.
 Acquis pendant l’année précédente : entrer les mêmes valeurs que celles contenues dans
la première zone (zone du reste à prendre sur l’année précédente).

Laisser les valeurs par défaut des deux zones suivantes (droit supplémentaire et nombre de
samedis pris).
 Brut congés période précédente : Saisir dans cette zone, la base congé depuis le dernier
congé jusqu’au mois de Décembre.
 Brut congés année en cours : Laisser cette zone à zéro par défaut ; le programme se
chargeant de le remplir au fur et à mesure des clôtures mensuelles.
 Mois de clôture des congés : Laisser la valeur par défaut.

Note : Cette page est à renseigner pour les employés présents dans l’entreprise avant
l’acquisition du Logiciel de Paie SAARI 100.

 Pour les salariés nouvellement embauchés, cette page ne doit faire l’objet d’aucune saisie de
valeurs ; le programme se chargeant de le remplir automatiquement au fur et à mesure des
clôtures mensuelles.

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 Toutes les informations saisies sur les différentes pages d’une fiche salariée peuvent être
modifiées à l’exception de matricule.

 La suppression d’un salarié de la liste du personnel n’est possible que si le salarié donné n’a
fait l’objet d’aucune clôture mensuelle ou intérimaire ; dans ce cas, la liste des salariés étant
affichée, sélectionner l’employé concerné, faire ensuite un double clic sur sa ligne ou presser
sur [F5] pour ouvrir sa fiche puis aller à la page 3 pour désélectionner toutes les dates qui y
figurent et valider la modification par un clic sur [OK].

 Le curseur étant toujours sur l’employé sélectionné, presseur enfin sur la touche [Supp] et
confirmer la suppression par un clic sur [OK].

Comme exemple : dans la ligne nombres de jours travaillés dans la partie Valeur, on saisit
30 si le salarié a travaillé pendant tout le mois.

COMMENT PERSONNALISER UN BULLETIN ?

La saisie du code bulletin modèle, génère pour l’ensemble des salariés ayant ce même code,
un bulletin uniforme (c’est à dire constitué par les mêmes rubriques) que l’utilisateur se doit
de l’adapter aux spécificités de chaque employé.
Mais comment ?
La personnalisation consiste donc à modifier le bulletin standard en supprimant ou en rajoutant
de rubriques.

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 Si le bulletin en cours de traitement n’est pas concerné


Par une rubrique y figurant, sélectionner la puis presser sur la touche
[Désactivé] ou clique droit pour désactivé une rubrique.
 Des rubriques spécifiques à ce bulletin sont absentes, le bulletin étant affiché, presser la
touche [Activer] ou cliquer sur le bouton la liste de toutes les rubriques s’affiche.

 Sélectionner celles qui sont concernées par le rajout en pressant la touche numérique
[+] (le curseur étant sur la rubrique à sélectionner), cliquer enfin sur le bouton
pour les intégrer dans le corps du bulletin du salarié.
 La valeur d’une rubrique doit être modifiée ; placer le curseur sur celle-ci, faire un
double clic ou presser la touche [F5]. L’écran ci-dessous du salarié.
 La valeur d’une rubrique doit être modifiée ; placer le curseur sur celle-ci, faire un
double clic ou presser la touche [F5]. L’écran ci-dessous apparaît.

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Saisir la valeur voulue dans la zone montant et cliquer sur [OK] au bas du bulletin pour valider
les différentes modifications effectuées sur ce bulletin.
Note : Procéder ainsi pour l’ensemble des bulletins à traiter.

COMMENT CALCULER OU EDITER LES BULLETINS DE SALAIRE ?


Après la préparation des bulletins, l’étape suivante consiste donc à déterminer les valeurs des
différentes rubriques contenues dans le bulletin soit par le calcul, soit l’édition.

Le calcul des bulletins

Le calcul des bulletins de paie peut se faire individuellement ou simplement pour tous les
salariés.
Le calcul individuel

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Le bulletin affiché, cliqué sur le bouton pour activer le calcul. Un petit tableau
vous permet de modifier si possible la date de calcul ou la période de calcul :

Saisir la date que l’on désire (par défaut on a la date du jour) puis cliquer sur [OK] pour
confirmer le calcul. Un message d’attente vous signale que le calcul est en train d’être fait.
Quelques instants après, le message d’attente disparaît pour faire place à un bulletin à
« valeur » comme l’écran ci-dessous :

 Vérifier l’exactitude des valeurs des différentes rubriques, en cas d’erreur, la


modification est toujours possible à partir de cet écran. Pour cela, mettre le curseur sur

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la rubrique dont la valeur doit être modifiée puis cliquer sur le bouton [Modifier] ; saisir
la bonne valeur et cliquer sur [OK].

 La modification est tout de suite prise en compte. Une fois la vérification terminée.
Cliquer sur le bouton [Fermer] pour revenir à l’écran précédent (bulletin sans valeur
calculée), cliquer enfin sur [OK] pour valider ce bulletin.

LE CALCUL SIMULTANE
A la différence du calcul individuel, les montants issus du calcul simultané des bulletins ne
peuvent être consultés que sur un état (par exemple le journal de paie ou livre de paie).
La procédure est aussi simple. Pour cela, il faut cliquer sur le menu [Gestion] ensuite sur
[Calcul des bulletins] ou presser simplement sur la lettre L pour avoir l’écran ci-dessous :

Le menu Gestion ouvert, activer le calcul par un clic sur la fonction [Calcul des bulletins] ou
presser simplement sur la lettre L pour avoir l’écran ci-dessous :

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Cliquer sur le bouton [OK] pour lancer le calcul de l’ensemble des bulletins des salariés
présents.
 Si le calcul ne concerne qu’une partie des employé, par exemple ceux d’un département ou
d’une unité ou d’une catégorie ou d’un établissement donné, sélectionner l’option voulue dans
le petit cadre en haut à droite, puis cliquer sur le bouton [Inser] ; l’option choisie s’affiche dans
la zone « Critères »
Saisir le code de départ dans la zone [De] et le code d’arrivé (il s’agit des codes de l’option
choisie) dans la zone [A] puis cliquer sur [OK].
Le calcul se fera donc pour les salariés dont les codes renseignés sur leur fiche pour l’option
choisie appartiennent à l’intervalle matérialisé par les valeurs de la zone [De] à [A].
 Si le calcul doit concerner un groupe de salariés dont les matricules se suivent, le tableau ci-
dessus affiché, taper le matricule de départ dans la zone activer le [De] et celui d’arrivé dans la
zone [A], puis activer le calcul en cliquant sur le bouton [OK].
 Si par contre les matricule ne se suivent pas, utiliser la sélection manuelle. Pour cela, cliquer
sur le bouton [Sélection Manuelle] ; une liste des salariés marqués par des astérisques apparaît,
désélectionner ceux qui ne sont pas concernés par le traitement en plaçant d’abord le curseur
sur eux et en pressant ensuite sur la touche numérique [-] pour effacer le marquage. Cliquer
ensuite sur le bouton pour refermer cette liste.

Activer enfin le calcul par un clic sur le bouton [OK]. Le calcul est alors effectué pour tous les
Salariés dont le marquage n’a pas été annulé.

L’EDITION DES BULLETINS

L’édition des bulletins, tout comme le calcul, peut être faite individuellement à partir du corps
du bulletin ou simultanément à partir de la commande [Edition des bulletins].

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L’EDITION A PARTIR DU CORPS DU BULLETIN OU EDITION INDIVIDUELLE

Le corps bulletin étant affiché, activer l’édition par un clic sur le bouton
l’écran ci-dessous apparaît :

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Modifier la date de paiement si vous le voulez (généralement la date de fin de la période de


paie concernée) puis sélectionner le modèle de papier (bulletin) suivant le paramétrage
effectué par le technicien (la sélection se fait en cliquant sur le petit losange comme le
montre l’image).

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Cliquer ensuite [OK] pour déclencher l’édition ou sur [Annuler] pour l’annuler. Si vous avez
cliqué sur [OK], l’image suivant apparaît :

La zone imprimante contient le nom de l’imprimante par défaut initialisée lors de


l’installation des imprimantes à partir de Windows. Pour choisir une autre imprimante, cliquer
sur le bouton

Si l’on désir consulter le bulletin à l’écran avant sa sortie de l’imprimante, activer la zone
[Aperçu avant impression] en cliquant sur le petit rectangle (une virgule marque la sélection).
Cliquer enfin sur [OK] pour déclencher l’édition. A la fin de celle-ci, cliquer sur [OK] pour
valider.
L’édition des bulletins à partir de la commande édition des
bulletins ou édition simultanée

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Après avoir choisi le modèle de bulletin voulu, cliquer sur le bouton [OK] puis lancer l’édition
de l’ensemble des salariés présents :

 Si l’édition ne concerne qu’une partie des employés, par exemple ceux d’un
département ou d’un service ou d’une unité ou d’une catégorie ou d’un établissement donné,
sélectionner l’option voulue dans le petit cadre en haut à droit, puis cliquer sur le bouton
[Inser] ; l’option choisie s’affiche dans la zone « critères ».

Saisir le code de départ dans la zone [De] et le code d’arrivé (il s’agit des codes de
l’option choisie) dans la zone [A]puis cliquer sur [OK].
L’édition se fera donc pour les salarié dont les codes renseignés sur leur fiche pour l’option
choisie appartiennent à l’intervalle matérialisée par les valeurs de la zone [De] à [A].

 Si l’édition doit concerner un groupe de salariés dont les matricules se suivent, le


tableau ci-dessus affiché, taper le matricule de départ dans la zone [De] et celui d’arrivé dans
la zone [A], puis activer le calcul en cliquant sur le bouton [OK].

Si par contre les matricules ne se suivent pas, utiliser la sélection manuelle. Pour cela,
cliquer sur le bouton [Sélection manuelle] ; une liste des salariés marqués par des astérisques
apparaît, désélectionner ceux qui ne sont pas concernés par le traitement en plaçant d’abord le
curseur sur eux et en passant ensuite sur la touche numérique [-] pour effacer le marquage.

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La zone imprimante contient le nom de l’imprimante par défaut initialisée lors de
l’installation des imprimantes à partir de Windows. Pour choisir une autre imprimante, cliquer
sur le bouton si l’on désire consulter le bulletin à l’écran avant sa sortie de
l’imprimante.
Activer la [Aperçu avant impression] en cliquant sur le petit rectangle (une virgule marque la
sélection). Cliquer enfin sur [OK] pour déclencher l’édition. A la fin de celle-ci, cliquer sur
[OK] pour valider.

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COMMENT EDITER LES ETATS APRES CALCUL OU EDITION DES
BULLETINS ?

Les Etats de paie (livre de paie, déclaration des impôts, déclaration CNPS, Etats de virement,
etc.…) peuvent être édités à partir du menu ETATS ou du menu GA fonction Edition. Dans ce
qui suit, nous nous limiterons uniquement à la description des procédures d’édition de ces Etats
à partir du GA.

Nous considérons que le module GA est acquis et que les Etats à éditer y sont paramétrés dans
votre paie.

La procédure est la suivante :

La menu GA ouvert, activer la fonction Edition par un clic sur sa ligne ou par un clic sur l’icône
[Edition GA]. Un tableau à double entrée apparaît comme ci-dessous :

NB : Les GA décrits dans ce document concernent le cas de la Côte d’Ivoire.

Dans la zone Nom du modèle, sélectionner le modèle à éditer en cliquant sur sa ligne puis
choisissez dans la zone Sélection le Nom de la sélection rattaché au modèle. Cliquer par la
suite sur OK, l’écran ci-dessous apparaît.

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Pour les listes simples comme le journal de Paie ou l’état des virements, laisser toutes les
options par défaut puis cliquer sur OK pour lance l’impression. Décochez la zone [Détail par
salarié] par un clic sur le petit rectangle pour sortir un état regroupant l’ensemble des cotisations
(Impôts ou CNPS) de tous les salariés traités. A la fin de l’édition de l’état concerné, cliquer
sur [Annuler] pour revenir à l’écran.

COMMENT FAIRE LA CLOTURE D’UNE PAIE

La clôture d’une paie est le processus au cours


duquel les valeurs d’une paie sont archivées
(enregistrées) par le programme. Elle est donc à cet
effet indispensable. Mais avant d’exécuter ce
processus, il vous est formellement conseillé de
faire une SAUVEGARDE.

La procédure est la suivante :

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Le menu Gestion ouvert, placer le curseur sur la fonction Clôtures mensuelle, presser ensuite
sur le bouton gauche de la souris pour lancer le processus. Un écran indiquant en clair les
effets de la clôture apparaît comme le montre l’image ci-dessous :

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La date de clôture est par défaut celle de la période de paie concernée (elle est donc
modifiable).

Pour continuer le processus, cliquer [OK] ou cliquer sur [Annuler] pour l’interrompre. Vous
devez cliquer sur [OK].

Si la clôture s’est bien déroulée, c’est le message « clôture effectuée pour tous les salariés
présents » qui s’affiche. Cliquer sur interrompre pour revenir à l’écran principal.
Si le programme rencontre des anomalies à la clôture, un message apparaît.
Répondre à cette interrogation par un clic Un rapport présentant les salariés pour
lesquels la clôture n’a pu être effectuée apparaît. Cliquer sur interrompre pour revenir à
l’écran principal. Corriger les anomalies contenues dans le rapport puis relancer de nouveau la
clôture.
NB : Pour faire la clôture de la paie de journaliers, lancer le processus en cliquant sur l’option
intermédiaire. Puis suivre les étapes décrites ci-dessus.

COMMENT SAUVEGARDE UNE PAIE


Elle consiste simplement à faire une copie du fichier. PRH. Il est indispensable d’en faire
régulièrement et au minimum avant et après chaque cloture.il faut les stocker sur un disque a
part, si possible situé dans un emplacement géographique diffèrent. Un cloud sécurisé est une
bonne solution.

BOUTON GAUCHE BOUTON DROIT

AFFICHER le dossier contenant le fichier CTRL AFFICHER le dossier contenant le fichier CLIC
ENFONCE ; Faire glisser la copie du fichier a D – COPIER – SUR LE FICHIER. PRH
AFFICHER le dossier de sauvegarde CLIC D
son emplacement de sauvegarde
coller

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CLOTURE MENSUELLE
Elle va definitevement valider les bulletins de paie du mois. Elle fige tous les calculs et permet
de s’assurer que les cotisations sont cohérentes avec les bulletins.En fin d’année,elle se
transforme automatiquement en clôture annuelle.

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Comment faire l’ouverture d’une nouvelle période de paie ?

Exemple 1 :
Le processus de l’ouverture permet au programme, après archivage des données par la clôture
de passer à une nouvelle période de paie (mois suivant).
La procédure est la suivante : après la clôture, les fonctions du menu Gestion sont complétées
par une nouvelle fonction : la fonction « Ouverture du mois » comme le décrit l’image ci-
dessous.

Pour lancer le processus de l’ouverture, cliquer sur la fonction Ouverture du mois. Un écran
indiquant les effets de l’ouverture s’affiche comme ci-dessous :
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Exemple 2 :

Cliquer sur [OK] pour continuer ou sur [Annuler] pour suspendre le processus.

A la fin de l’ouverture, remarquer au bas de l’écran principal le changement de mois. Vous êtes
ainsi dans une nouvelle période de paie.

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BILAN SOCIAL

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LA COMPTABILISATION DES SALAIRES

Le salaire est la rémunération qui est versée à une personne qui apporte une force de travail à
l’entreprise employeur.

Aperçu d’un livre de paie

Comptabilisation du livre de paie


La comptabilisation de la paie fait intervenir les comptes de charges de personnel (66), d’impôt
sur salaire (4472), de CNPS (43) et des comptes de rémunération (42).

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DEBIT CREDIT LIBELLES MONTANT MONTANT


6611000 Appointement salaires et commissions 4 724 383
6638001 Indemnité de transport 150 000
6638002 Arrondi de paie 332

- 6611000 : montant du total brut ;


- 66380001 : montant de l’indemnité de transport ;
- 66380002 : montant de l’arrondi de paie ;
- 44720001 : montant CN + IGR + IS ;
- 43100000 : montant CNPS ;
- 42200000 : montant net à payer.

Note Plus :

1/ ETABLIR LE LIVRE DE PAIE

 Cliquer sur Etat --- livre de paie ou cliquer directement sur l’icône livre de paie---
Sélectionner du 1er au dernier salarié cliquer sur imprimable ou aperçu avant impression
et cliquer sur OK configuration pour mettre en PDF ou l’imprimer.

2/ LES VERIFICATION SUR LE LIVRE DE PAIE APRES IMPRESSION

 Vérifier si toutes les parts figurent bien sur le livre (IGR, IS, CNPS, ETC…)

 Vérifier si tous les codes des différents rubriques sont respectés (10 salaire de base ;
20 sursalaire ; 715 (transport), ETC…

 Vérifier si le Net à payer ══ au Net à payer figurant sur l’état Excel reçu si ≠ faire
obligatoire un pointage afin de ressortir les anomalies.

3/ LE CALCUL DES BULLETINS DE PAIE


Après avoir fini de renseigner tous les coordonnés et rubriques des différents salariés, 2 cas se
présentent à nous :
-Si la société est à sa première confection ou établissement des bulletins de paye, aucun
problème ne se pose, activer et renseigner les rubriques sans problème.
-Pour établir les bulletins de paie des différents mois, on se servira :

 Du livre de paie du mois précédent.


 Le récapitulatif des paiements du mois encours afin de vérifier et d’apporter des
modifications s’il y a n’a sur les bulletins de paie à établir.

Ces vérifications peuvent être :

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 Si le salaire de base sur le bulletin de paie du mois antérieur ≠ du salaire de base du


mois du encours.
 Si le sursalaire sur le bulletin de paie du mois antérieur ≠ du sursalaire du mois
encours.
 Si la prime d’ancienneté sur le bulletin de paie du mois antérieur ≠ de la prime
d’ancienneté du mois encours.
 Si le Net à payer sur le bulletin de paie du mois antérieur ≠ du Net à payer du mois
encours.

S’il y’a ces anomalies, aller sur le bulletin de paie à établir : les étapes

 Clic droit sélectionner calcul à l’envers saisir le vrai Net à payer dérouler dans la
rubrique et chercher le code 20 sursalaire et cliquez sur OK.

o Revenir sur le bulletin de paie et recopier le montant qui apparait en vert sur le bulletin
Clic droit aller dans congé/absence cumul congé saisir le montant recopié apparaissant
en vert dans la rubrique sursalaire cliquez sur bulletin calculé clic droit sur le sursalaire
sélectionner désactiver une rubrique clic droit encore sélectionner activé une rubrique
sursalaire afin que le logiciel puisse prendre en compte les modifications et que le
montant en vert puisse disparaitre pour qu’il soit en noir.

4/ SI VOUS CONSTATEZ UN SURSALAIRE NEGATIF CE QUI N’EST PAS NORMAL


Sur le bulletin de paies :

 Clic droit sur le sursalaire (code 20) le désactiver et le réactiver, et saisir le bon
montant ou revoir le salaire de base (code 10) en se référant à la grille des barèmes
des salaires de base.

5/ LA MISE EN SOMMEIL D’UN SALARIE

Si le salarié est en congé ou renvoyé (congédié), pour ne pas qu’il apparaît sur le livre de paie
des mois avenir. Les étapes à suivre :

1ère ETAPE :

 Liste fiche de personnel 2 clics sur le salarié ou les salariés concernés


Cliquer sur poste coché mise en sommeil et valider.

S’il revient des congés, refaire le même processus et décoché mise en sommeil

2ème ETAPE :
 Cliquer sur Gestion bulletin salarié chercher le salarié en sommeil Et 2 clics sur lui et
l’activer.

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LES ETAPRES DE LA PAIE


Etapes de la paye Procédure Menu Sous-menu
entête
1 -Créer la société société
Récupérer le plan de paie Fichier Nouveau

2 -Paramétrer la paie vérifier et compléter les Fichier Paramètres de paie


paramètres de paie

Modifier les caisses de cotisations Listes Caisses de cotisations


Créer la convention collective convention collective
Créer la catégorie du personnel organisations onglet
3-Créer les tables Créer la table fonction entreprise catégories
Tables
fonctions entreprise

4 -Créer le fichier des


créer ou modifier Listes Liste Fiches de personnel
Salariés

modifier (plafond SS, SMIC, Listes Constantes


5-Vérifier les constantes
Organisation
Créer un service, un Listes puis choisir l'onglet
département une unité
adapté
7 -Mettre à jour les Modifier, créer, supprimer les
lignes du bulletin rubriques et mettre à jour les taux
Listes Rubriques
Etablissement,
Taux d'accident du travail sélectionner,
8-Attribuer, modifier le taux variable lié au type Listes l’établissement, onglet
d'entreprise DAS, saisir en ligne 1
colonne Taux AT
9 -Bulletin modèles Adapter le bulletin modèle au Gestion Bulletin modèles
profil
10 -Affecter un bulletin Fiches de personnel
modèle l'affecter à un salarié onglet salaires>bulletin
Liste
modèle

11 -Préparer la paye 1 - saisir les variables du mois Gestion Bulletins salariés,


2 – lancer les calculs sélectionner le salarié
Gestion Calcul des bulletins

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12 -Imprimer les possibilité de sélectionner


Gestion Edition des bulletins
bulletins

après impression, la clôture Gestion Clôture


13 -Valider les bulletins interdit toute modification et Mensuelle
= clôturer la paye ouvre le mois suivant en reportant
les cumuls

14 -Editer le livre de il faut décocher la case rubriques Etat Livre de paie


paie nulles

15 Ouverture de la paye Ouvrir un nouveau mois Gestion Ouverture du mois

MESSAGE ERREUR "FICHIER DEJA OUVERT" OU "UN AUTRE


UTILISATEUR UTILISE CE CODE"

Impossible d'ouvrir le fichier (ou fichier vide) un événement a empêché de fermer le fichier.
Suivre les procédures ci-dessous :

1ère procédure : Utiliser le logiciel de maintenance.

2ème procédure : si le problème persiste Bouton Démarrer Rechercher Fichiers

Saisir : pms.res
• Sélectionner tous les fichiers.
• Appuyer sur la touche suppr
• confirmer la suppression
Relancer le logiciel et ouvrir
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 CREER ET MODIFIER

Lancer le logiciel 1-Identification de l'utilisateur


Démarrer Cliquer sur GESTION PAIE 2-Code : laisser vide,
3-Mot de passe : saisir en majuscules SAARI
4-Date du jour : à adapter au travail
Créer une société : 1-Sélectionner le répertoire
1- FICHIER 2-Saisir le nom de la société
2- Nouveau 3-Choisir la société Essai
3- Une fenêtre s'ouvre "enregistrer dans" 4- Permet de récupérer le plan de paie :
4-cliquer sur Enregistrer
5- Constantes, rubriques, caisses de cotisations,
Transfert d'une société existante paramètres de paie, bulletins modèles, plan
1-Oui comptable
2-Cliquer sur Ouvrir puis OK
Paramètres de paie : 1-Pour modifier le mois de paie,
1-FICHIER 2-La date du jour,
2 Paramètres 3-La période de début
3-Paramètres de paie
Paramètres de la société : 1- Nom
1-FICHIER 2- Adresse…
2-En-tête du dossier
Modifier la date de travail : 1-Saisir sous la forme JJMMAA
1-FICHIER Utilitaires Date du jour

 LA SAUVEGARDE DU FICHIER
Est faite automatiquement sur le disque dur, il est prudent, avec l'explorateur, de faire une
copie du
REPERTOIRE sur un autre support

 CREER ET MODIFIER UNE TABLE

Caisses de cotisations : 1- Pour chacune des caisses :


LISTES
Caisses de cotisations 2- Vérifier et modifier l'adresse…
Convention collective:
LISTES 1-Saisir le code
Convention collective 2-Saisir l'intitulé
Puis cliquer sur l'icône
Créer une catégorie de personnel
LISTES 1- Minimum obligatoire une catégorie
Organisations
Cliquer, en bas de la fenêtre, sur l'onglet 2- Saisir le numéro de la catégorie
Catégories l'intitulé de la catégorie
Puis cliquer sur l'icône

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 CREER OU MODIFIER LE FICHIER DES SALARIES

Modifier ou Compléter les onglets :


créer une fiche • 1 Salarié et 2 états civils
LISTES • 3 date d'embauche et d'entrée
Fiches de • 4 (voir ci-dessous)
personnel • 5 sélectionner la convention collective, le code du bulletin modèle qui
ou correspond à la catégorie du salarié,
puis cliquer sur saisir au clavier salaire mensuel, horaire hebdomadaire (saisir 35)
l'icône horaire mensuel sélectionné dans la liste (HORAIRSOC),

• 6 saisir les jours de congés (éventuellement)


• 7 saisir le salarié
• 8 type de salarié et régime sécurité sociale
la fiche est composée de 12 onglets

Abandonner une fenêtre


Pour fermer automatiquement la fenêtre appuyer sur la touche échap du clavier

MODIFIER LES CONSTANTES, RUBRIQUES, BULLETINS MODELES

Modifier les constantes Vérifier le plafond sécurité sociale


LISTES saisir le code PLAFOSOC
Constantes ou double clic sur la ligne PLAFOSOC
Pour afficher une constante puis saisir au clavier la valeur et fermer la fenêtre
Outil recherché saisir le code Vérifier le SMIG
l'horaire semaine
Modifier les rubriques supprimer une rubrique : sélectionner la ligne et
LISTES modifier une rubrique : double clic sur la ligne
Rubriques ou créer une rubrique par duplication, sélectionner la
un bulletin = plusieurs lignes, ligne à dupliquer
Ligne = 1 rubrique puis cliquer sur saisir le code et l'intitulé et modifier.
Trois types de rubriques :
Brut (base, heures sup, primes…)
Cotisations (en déduction du brut)

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3 non soumises (indemnité de transport,


acompte, saisie…)

Modifier le bulletin modèle supprimer des lignes, sélectionner la ligne et


GESTION ajouter une ligne clic sur
Bulletins modèles sélectionner la ligne de la rubrique à ajouter dans le
2ème écran, puis
double clic pour ajouter la rubrique

CREER LA PAIE D'UN MOIS

GESTION 1 - Saisir les variables du mois


Bulletin des salaires Double clic sur le salarié pour saisir les variables
Trois étapes : 1er écran : valeurs
Saisir les variables reprend les paramètres définis dans la fiche du salarié
(heures sup, absences, saisir un commentaire éventuellement
congés, acompte…) onglet : heures
Calculer les bulletins saisir pour le salarié, les variables : heures sup, absences,
Valider les bulletins onglet : congés
saisir éventuellement les congés pris
le bouton valeurs permet de modifier les variables ci-dessus
cliquer sur suivant pour saisir les variables d'un autre salarié
cliquer sur bulletin pour afficher les lignes du bulletin
2ème écran –affichage des lignes du bulletin
- Saisir les autres variables (prime, acompte, opposition, avantages en
nature…)
faire un double clic sur la rubrique à mettre à jour
puis saisir le montant, cliquer sur suivant pour saisir un autre salarié
3 – Valider la saisie des variables cliquer sur OK
4 – Calculer UN bulletin cliqué sur Calcul
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Calculer tous les


bulletins
GESTION
Calcul des bulletins Par défaut tous les salariés sont sélectionnés
Par défaut tous les Vérifier la date de calcul et la période
salariés sont confirmer cliquer sur OK
sélectionnés
Vérifier la date de
calcul et la période
Imprimer les bulletins Si sélection de salarié, dans critère entrer les fourchettes (de… à…)
GESTION Vérifier la date de paiement et la période, il est possible en cliquant sur
Edition des bulletins commentaire d'ajouter un commentaire. Confirmer cliquer sur OK

FONCTION AVANCEE SAGE PAIE


Modélisation Comptable
Transfert automatique de la paie en comptabilité

Cette fonction permet de rassembler tous les éléments de paie (brut, cotisations
patronales et salariales) de l’ensemble des salariés dans des comptes comptables.

La finalité de cette opération est de transmettre ces éléments dans un logiciel de


comptabilité afin de répondre aux exigences comptables de comptabilisation des
salaires et traitements.

L’utilisateur doit paramétrer une « modélisation comptable » c’est-à-dire la


liste des comptes comptables qui seront être intégrés en comptabilité.

Procédure de mise en œuvre de la modélisation comptable :

1- Création du ou des journaux


2- Création des comptes comptables
3- Insertion des éléments de paie dans les comptes comptables
4- Paramétrages facultatifs (ventilations analytiques, comptes auxiliaires)
5- Edition du journal de contrôle
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1er étape : Création du journal ou des journaux


Le journal comptable contient des écritures comptables.

La création du journal s’effectue dans le Menu Liste / Modélisation comptable


/ Journaux puis faire bouton « INSER » du clavier ou clic droit / créer pour
activer un journal.

Code : Renseignez le code du journal (voir ci-dessous pour les préconisations


par rapport au code)*.

Intitulé : Renseignez l’intitulé du journal ; cet intitulé n’a aucune incidence sur
le calcul ou la passation donc il est modifiable à volonté.

Cliquez sur le bouton « ok » pour valider la création.

Répétez autant de fois l’opération que vous avez de journaux à créer.


Habituellement, un journal suffit pour contenir toutes les écritures car il n’y a
pas de limite au nombre de pièces saisissables sur un journal.

* Remarque : Le code journal doit être identique à celui de la comptabilité


auquel cas lors de l’import de l’OD de paie un message en comptabilité
spécifiera l’inexistence ce code dans le programme comptable.

« Le code journal OD n’existe pas à la ligne 1 ».

Par ailleurs, une fois crée le code journal ne peut être modifié, il conviendra de
le supprimer.

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Si le journal possède des pièces celles-ci devront être également supprimées au


préalable sinon le message suivant apparaît « suppression impossible ».

2 EME ETAPE : CREATION DES COMPTES GENERAUX :

Les comptes généraux serviront à la création d’écritures de salaires. Les comptes


sont insérés dans une pièce comptable qui contiendra les éléments de paie.

La création des comptes s’effectue dans le Menu Liste / Modélisation


comptable/ Comptes généraux.

Dans ce menu, vous pouvez :

- Créer un compte général : Faîtes un clic droit / créer ou bouton « INSER » du


clavier.

- Modifier un compte général (intitulé, sens, le type ventilable et le type


collectif) : pour cela, double-cliquez sur le compte à traiter dans la liste et
apportez les modifications désirées. Validez par [Ok].

La fenêtre suivante s’affiche :

Compte : Renseignez le numéro du compte comptable*.

Ce numéro de compte fait généralement partie de la liste des comptes généraux


donnée dans le Plan Comptable. Néanmoins, vous pouvez prendre connaissance
des généralités suivantes : L’utilisateur peut créer autant de comptes et sous-
comptes qu’il le souhaite dans la limite de 65000 éléments.

* Remarques :

Le compte général obéit à deux points essentiels:


 Le format des comptes définit dans les paramètres de paie /Sous onglet

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« Modélisation comptable ».

 Le format doit être en concordance avec celui du logiciel comptabilité


dans le sous volet «initialisation» du Menu Fichier à propos de …

Intitulé : Renseignez l’intitulé du compte ; il n’y a pas d’incidence sur le calcul


ou la passation, il reste modifiable à volonté.

Sens : choisissez ici le sens (débit ou crédit) du compte comptable. Par


généralité et convention, les comptes de charges (classe 6) sont au débit et les
comptes de tiers (classe 4) au crédit.
N.B.: Comportement du sens d’un compte en cas de montant négatif :

Exemple : Un compte général 6410000 (sens débit) est renseigné avec 2


rubriques.

1ère rubrique : Code 100 sens : gain montant pour un salarié X : 10000 Fr

2ème rubrique : Code 200 sens : retenue montant pour un salarié X : 15000 Fr

On obtient donc un total de –5000 Fr.

Dans le journal de contrôle (voir étape 6), le compte apparaîtra avec un


montant de 5000 Fr au crédit et non pas -5000 Fr au débit.

Ventilable : Cette option permet de définir si le compte est géré en analytique.

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La répartition analytique permet de connaître les coûts pour un département, un


service.

Collectif : Cochez cette case si vous voulez faire une répartition selon des
comptes auxiliaires ; c’est-à-dire avoir le détail du compte général pour chaque
salarié. Cette option est généralement utilisée pour le compte 4220000 qui contient les
salaires nets des salariés pour avoir en détail du compte, le net à payer de chaque salarié.

N.B : Pour voir le paramétrage complet, voir le paragraphe sur le «


Paramétrage des comptes auxiliaires ».

Une fois tous les éléments renseignés, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la
création.
Répétez l’opération autant de fois que vous avez de comptes à créer.

3ème étape : Paramétrage des écritures comptables.

Une fois le journal et les comptes créent, il convient de mettre en place les
écritures comptables :

Menu / Liste / Modélisation Comptable / Ecritures.

Double-cliquez sur le journal pour entrer dans celui-ci.

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Par un double clic on accède à la fenêtre de création de la pièce comptable.


Généralement 2 pièces sont créées pour dissocier les charges patronales des
charges salariales.

Une fenêtre vide apparaît la première fois que vous paramétrez la modélisation
comptable. Pour insérer les comptes il faut utilise le bouton « INSER » du
clavier ou le clic droit / créer.

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Renseignez le compte général et compte auxiliaire (facultatif). Les zones


Référence et Libellé sont facultatives.
Puis cliquez sur [Ok] pour passer à la fenêtre suivante :

Cette fenêtre permet le paramétrage de 2 points :


- Les critères de sélection : ces critères permettent de sélectionner une
population de salariés selon leur département, établissement, service

- Le type de ventilation du compte : dans le cas d’une écriture sur un compte


général ventilable, vous pouvez ventiler ce compte général selon un type parmi
les suivants :

Modélisation Comptable :
La ventilation nécessite au préalable le paramétrage de la répartition analytique
sur les comptes (ventilation Ecritures) ou sur l’affectation du salarié dans
l’entreprise (Ventilation sur Département ou Service).
Enfin, en cliquant sur le bouton [Ok] on passe à la fenêtre suivante :

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Cette fenêtre permet de paramétrer les éléments de paie (constantes et


rubriques) que l’utilisateur veut prendre en compte dans l’écriture comptable de
paie.

Cette fenêtre comporte 3 onglets en fonction de la nature de l’élément à insérer :


- Onglet « constantes » : permet d’alimenter l’écriture avec les montants des
constantes de type Prédéfini des salariés :

Exemple : Sur le 422000 Personnel. Rémunération dues il sera affecté la


constante « NETPAIE ».
- Onglet « rubriques part salariale » : permet d’alimenter l’écriture avec les
montants des parts salariales des rubriques de cotisations, les montants des
rubriques de brut et les montants des rubriques de non-soumise.

- Onglet « rubriques part patronale » : permet d’alimenter l’écriture avec les


montants des parts patronales des rubriques de cotisations.

Pour ajouter un élément, il faut cliquer sur le bouton [Insérer]. Dans la fenêtre
qui suit, il faut indiquer si cet élément sera à ajouter ou à soustraire.

C’est-à-dire de définir si le montant calculé de cet élément sera ajouté ou déduit


des autres éléments du compte.

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Une fois défini le sens de l’élément à ajouter (en <+> ou en <->), une fenêtre
s’ouvre permettant la sélection des éléments à prendre en compte.
Il s’agit de la liste des constantes de type Prédéfini si on est en sélection sur partir l’onglet «
Constantes », la liste complète des rubriques à partir de l’onglet « Rubriques part salariale » et
la liste des seules rubriques de cotisations à partir de l’onglet « Rubriques part patronale ».

Pour sélectionner un ensemble d’élément, il faut le surligner puis cliquez sur le bouton :
e

Pour sélectionner l’élément

Pour le désélectionner

Un élément sélectionné est caractérisé par un * au début de la ligne :

Par un double clic on peut également intégrer l’élément sélectionné sans passer
par le bouton
De même la touche « + » du pavé numérique (sur le clavier) peut se substituer
au bouton
Pour intégrer l’ensemble des éléments sélectionnés, cliquez sur l’icône
[Sélectionner].

Ainsi, ces éléments s’ajoutent à la liste des autres éléments déjà insérés.

N.B : En cas d’erreur d’association il est possible de supprimer la constante de


la liste, en cliquant sur la touche « SUPPR » du clavier.

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* Remarques : Dans le cas du choix d’une seule pièce comptable, il faudra


insérer aussi bien dans l’onglet « Rubriques part salariale » que dans l’onglet «
Rubriques part patronale » la part patronale et salariale des rubriques de
cotisation.

Répétez l’opération pour les autres comptes à insérer.


4ème étape : Paramétrage des comptes auxiliaires (Facultatif)
Il est possible de créer des comptes auxiliaires qui seront rattachés aux
salariés pour permettre d’obtenir le détail de chacun d’eux dans un compte
déclaré « collectif ».

Dans le menu Listes / Modélisation comptable / Comptes généraux et double-


cliquez sur le compte 42100000 puis cochez l’option collectif.

 Allez dans le menu Fichier / Paramètres/ Paramètres de paie

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Au niveau du champ « Collectif salarié », renseignez un compte général


4220000 comme décrit précédemment. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider
les modifications.

 Allez dans le menu Listes / Modélisation comptable/ Comptes


auxiliaires créer les comptes auxiliaires. Il faut créer un compte auxiliaire
par salarié.

Comme pour les comptes généraux et analytiques, le code des comptes


auxiliaires doit respecter le format défini dans les Paramètres de paie, et celui
des comptes de tiers défini dans le logiciel de Comptabilité (dans le cas d’un
transfert en comptabilité).

Compte : Saisissez le code de votre compte auxiliaire


Intitulé : Saisissez l’intitulé du compte
Collectif associé : Renseignez le compte général qui a été déclaré comme étant
« collectif salarié » dans les paramètres de paie.

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Au niveau du champ « Compte auxiliaire », rattachez pour chaque salarié le


compte auxiliaire précédemment créé. Cliquez sur [Ok] pour valider les
modifications.

 Puis dans le menu Listes / Modélisation comptable / Ecritures et


double-cliquez sur le journal puis la pièce. Sélectionnez le compte que
vous avez déclaré « Collectif » et cliquez sur le bouton [Sélection]. Sur la
fenêtre suivante, décochez la case « Reg » qui correspond au
regroupement des montants sur le compte (cette case est cochée par défaut
pour toutes les écritures).

5ème étape : Edition du journal de contrôle


Le journal de contrôle est un état qui permet de contrôler les écritures
comptables générées à partir des éléments monétaires des bulletins de paie.

N.B. : Un journal de contrôle doit être équilibré c’est-à-dire que le total des
mouvements débit doit être toujours égal au total des mouvements Crédit et le
total des répartitions analytiques d’un compte doit être toujours égal au total du
compte général. Dans le cas contraire, les écritures sont déséquilibrées : Voir
étape 7 : « en cas de déséquilibre ».

Cet état s’imprime à partir du Menu Annexe / Journal de contrôle.

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Encadré – Paramètres des écritures.

Date de passation / référence/ Libellé : Ces champs déterminent le titre des


écritures qui apparaîtront sur le journal de contrôle. Ils peuvent être modifiés à
volonté et n’ont pas d’influence sur la période de comptabilisation.

Edition détaillée : Cette case à cocher permet d’éditer le journal de contrôle


avec le détail des comptes par éléments et par salarié. Ainsi, pour chaque
compte comptable édité, il apparaîtra le détail pour chaque élément (constantes
et rubriques) et pour chaque salarié.

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