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ORGANISATION ET SUIVI DE REUNION

Pôle 3 – GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE


Classe 3.4. Gestion du temps
3.4.1. Gestion des agendas
3.4.2. Planification et suivi des activités
Classe 3.2. Gestion des modes de travail
3.2.1. Organisation et suivi de réunion
Pôle/classes/situations
3.2.2. Gestion des flux de courriers
3.2.3. Gestion des flux d’appels téléphoniques
Classe 3.1. Gestion des informations
3.1.1. Collecte et recherche d’informations
3.1.2. Production d’informations structurées
Données de la situation Savoirs associés Performance attendue
Savoirs de gestion et savoirs technologiques Complexité
- La gestion et l’optimisation du temps
- La tenue des agendas - Synchronisation des agendas
- Les outils de gestion du temps - Combinaison des contraintes de délai, de durée, de
- L’organisation logistique des réunions disponibilité des ressources, de priorité
- Les moyens de transmission de l’information - Nombre important de participants
- Les règles et les enjeux de la communication - Demande d’informations techniques
Les contraintes de disponibilité, de date et de lieu professionnelle - Production d’un support inédit
Synchronisation des agendas - Les écrits professionnels liés à la réunion
Les tâches à planifier - Les fonctionnalités bureautiques
Les créneaux horaires Aléas
- Les modes de présentation des documents
Les annuaires, carnets d’adresses - Les méthodes de planification
Les agendas et plannings - Décalage ou annulation de rendez-vous
- Les outils de planification et d’ordonnancement
Le traitement de courrier - Convocations erronées
- L’optimisation des coûts
L’ordre du jour - Défaillances de participants
- Les règles et les enjeux de la communication
La procédure d’organisation - Défaillances matérielles et logistiques
téléphonique
Un environnement numérique de travail de type PGI - Système d’information habituel indisponible
- La prise de notes et la restitution de l’information
Des outils de recherche - Les sources d’information
Le logiciel de messagerie électronique Savoirs juridiques et économiques
- L’organisation du temps de travail
- Le rôle des acteurs et des partenaires dans
l’organisation
Savoirs rédactionnels
- La note d’information
- Le courrier
- Le mail
- Le tableau comparatif
Organisation et suivi de réunion - B. MAGUEUR et J.L. MAZE
Compétences Critères d’évaluation
Résultats attendus
Mettre à jour des agendas personnels Rationalité et réactivité dans la gestion des
Programmer et coordonner des activités agendas - Les agendas sont coordonnés et mis à jour en
Organiser la logistique administrative d’une réunion Respect des contraintes liées aux process-métiers permanence, dans le respect des contraintes de
Efficacité dans l’organisation de la réunion disponibilité
Respect des procédures de traitement des - Les activités sont programmées conformément aux
courriers process-métiers de l’organisation
- Les décisions sont prises en respectant les contraintes
de temps, de coût et de forme

Organisation et suivi de réunion - B. MAGUEUR et J.L. MAZE