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RAPPORT DE LA FORMATION DU LOGICIEL « 

GESIS » DANS LES CENTRES DE SANTE DE DISTRICT


(CSD) DE LA DIRECTION REGIONALE DE LA SANTE (DRS) DE MWALI

Formateurs :

 Monsieur Mohamed MSAIDIE, Directeur de l’Information et des Statistiques Sanitaires, DISS ;


 Monsieur NAILI BOURHANE ABOUDOU RAHIME, Formateur

Intitulé de la Mission : Formation et Installation du GESIS dans les CSD de la DRS de Mwali

Période : du 04 au 09 mai 2013

Lieu : Fomboni-CSD et DRS Mwali

Financement : Projet d’Appui au Secteur de la Santé aux Comores (PASCO)

Objectif de la Formation: L’objectif général est de renforcer les compétences des agents des CSD et des
DRS impliquer dans le SIS

Plan du rapport :
I. Contexte
II. Déroulement de la mission
IV. Conclusion/Recommandations
V. Annexes

I. Contexte :

Dans le cadre de la mise en œuvre du Plan National de Développement du Système d’Information Sanitaire
(PNDSIS), et plus particulièrement de son 3ème axe (Définition et harmonisation d’indicateurs sanitaires
répondant aux besoins de suivi et évaluation et aux critères techniques requis), plusieurs actions ont déjà été
entreprises, notamment le processus de révision du cadre normatif du Système d’Information Sanitaire (SIS).

En effet, la mise en œuvre de ce cadre normatif à l’ensemble du pays s’est déroulée par une série de
formations en cascade. Ce qui a permis de constituer un pool des formateurs au niveau de chaque DRS. Ce
pool de formateurs a procédé avec l’appui de la Direction de l’Information et des Statistiques Sanitaires
(DISS) à la formation de prestataires de l’ensemble des dix sept Districts Sanitaires du pays. La mise en place
des outils de collecte dans les structures sanitaires de l’ensemble du pays est effective depuis le mois de
février 2013.

Les travaux d’informatisation du nouveau cadre normatif du SIS ont débuté avec une première phase qui
consistait à la formation d’un pool de personne ressource à l’utilisation du logiciel GESIS. Cette équipe a été
formée aux notions de base du logiciel notamment l’installation, le paramétrage des entités et structures, la
familiarisation des différents masques de saisie, l’importation et exportation des données une fois saisies et
la sortie des tableaux de retro information.

Il convient actuellement de procéder à la formation sur l’utilisation du logiciel GESIS des responsables de
collecte des données de routine au niveau des Directions Régionales de la Santé des trois îles. Cette
formation permettra aux apprenants d’acquérir les notions de base du logiciel notamment : la familiarisation
des différents masques de saisie, l’importation et exportation des données une fois saisies et la sortie des
tableaux de retro information. Au décours de cette formation, l’équipe de formateurs assistera le personnel
formé à l’installation du logiciel dans les différents Centres de Santé de District, CMU ainsi que dans la DRS de
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l’île de Mwali.
II. Présentation du logiciel GESIS

GESIS est un logiciel prévu pour assurer la gestion de l'information sanitaire dans des systèmes de santé
organisés selon le modèle du district sanitaire.
Après un paramétrage adéquat, il permet de collecter et d’analyser les données à tous les niveaux de la
pyramide sanitaire. Il simplifie le transfert des informations entre les différents niveaux. Il permet aussi la
gestion des informations et la production des rapports nécessaires à l’établissement d’une carte sanitaire. Il
peut fonctionner de manière isolée dans un district ou être installé à l’échelle d’une province ou d’un pays.
Son objectif est de fournir aux responsables de la santé, dans les meilleurs délais, sans faire appel à de
compétences techniques particulières, de l'information pertinente et de qualité. Pour cela, GESIS se
caractérise par : (i) la simplicité de son fonctionnement ; (ii) un contrôle de la qualité des données ; (iii) la
rapidité de la rétro-information et (iv) l'utilisation efficace des ressources humaines
GESIS constitue une base pluriannuelle. En effet, il permet de gérer les données sur plusieurs années. Afin de
tenir compte des fluctuations de population, la structure de la pyramide sanitaire et les chiffres de
population doivent être réactualisés chaque année. Toutes les données gérées par GESIS sont recueillies sous
forme de rapport. GESIS permet de traiter des rapports à la fois d'origine et de fréquence différents. Chaque
rapport est constitué d'un ensemble de fiches correspondant chacune à une activité particulière.

III. Déroulement de la formation :

La formation du GESIS s’est déroulée en deux phases: la 1ère phase était consacrée à la formation théorique
sous forme d’atelier de trois (3) jours du samedi 04 au lundi 06 avril 2013 dans la salle de conférence de la
DRS de Mwali. La 2ème phase était réservée à l’installation du logiciel dans les deux CSD, le CMU et à la DRS
de Ngazidja pour une durée de 2 jours.

III.1Première Phase : ATELIER DE FORMATION

La formation a débuté par le mot d’introduction de Monsieur le Directeur Régional de la Santé de l’île
Autonome de Mwali. Au cours de son intervention, il a tenu à remercier les apprenants de leur
participation, et a souligné l’importance de l’utilisation d’un outil informatique pour la gestion des données
du système d’informations sanitaires.

Après la séance de présentation des participants, l’agenda et les objectifs de l’atelier furent présentés et
adopté. Des présentations sur : le contexte de la révision du cadre normatif du SIS, les canevas de
transmission ainsi que du logiciel GESIS étaient faites par Mr Mohamed Msaidie Directeur de l’Information
et des Statistiques Sanitaires.

3.1.1 Fonctionnement du logiciel GESIS  :

Le processus de fonctionnement du logiciel était exposé en théorie et en pratique selon l’agenda proposé.

3.1.2 Installation et démarrage du logiciel:

Les instructions d’installation du logiciel étaient présentées aux apprenants. Elles consistent dans un
premier temps à la création d’un dossier « GESIS COM » devant contenir les 5 fichiers qui servent à faire
fonctionner le logiciel :
- GESIS-INSTALLATION, qui est le fichier d’installation du programme,
- GESIS qui sert pour le lancement du programme,
- GESISDLL, le fichier système et registre du programme,
- PARAM-CS qui contient tous les paramètres du programme,
- DATA-CS qui contient la base des données.

Dans un deuxième temps, la procédure d’installation était faite simultanément par vidéo-projection suivi
d’exercices pratiques par les apprenants sur leurs ordinateurs respectifs. Elle consistait à rattacher les
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fichiers « GESIS », « PARAM » et « DATA » au fichier « GESIS-INSTALLATION » pour un meilleur


paramétrage du logiciel. Une fois ces trois fichiers rattachés, on peut démarrer le logiciel à partir du fichier
GESIS pour introduire le nom de l’utilisateur et son mot de passe. A ce stade, on peut accéder aux
principaux menus du logiciel : « saisie des données », « consultation », « complément » et aux sous-menus
« gestion des données », analyse des données », « administration de la base ». Il convient de rappeler que
l’accès à ces menus est limité selon le degré d’intervention de l’utilisateur.

3.1.3 Codification de la pyramide sanitaire

Pour éviter les risques d’erreurs liés à l’orthographe des noms des structures, la DISS attribue des codes aux
entités géographiques et aux formations sanitaires selon la dernière carte sanitaire en vigueur. Elle a
attribué aussi les codes des services et des structures sanitaires qui relèvent de sa tutelle. Le GESIS gère la
liste de ces entités géographiques et des structures sanitaires par une approche de codification qui permet
de rattacher ces codes à chaque libellé correspondant aux entités géographiques et structures sanitaires.

a. Sélection des entités dans le GESIS  : Il a été présenté aux apprenants la méthode de sélection
d’une entité géographique qui se fait dans une zone de sélection organisée en arborescence
(comme l’explorateur de Windows) où tous les éléments qui composent l’entité géographique du
niveau supérieur pourront être affichés au moyen d’un clic sur les noms.

b. Sélection des structures sanitaires dans le GESIS : Une présentation de la sélection d’une
structure sanitaire était faite. Elle se fait en sélectionnant (i) la partie gauche de la fenêtre de
sélection qui permet de sélectionner une entité géographique. (ii) toutes les structures et les
codes correspondant s’affichent dans la partie droite de la fenêtre de sélection.

3.1.4 Saisie des données

La saisie des données constitue une des principales composantes du logiciel GESIS. A cet effet, une
attention particulière a été mise au cours de cette formation. Les deux principales étapes à franchir pour
effectuer l’encodage étaient présentées aux apprenants. Il s’agit de :
La première étape : Paramétrage de la saisie. La procédure de paramétrage de la saisie était exposée. En
effet, avant de procéder à la saisie, on définit le type de rapport, la date du rapport (année période),
l’entité géographique ainsi que la structure concernée.
La deuxième étape : décrit la manière d’encoder ou modifier les données. Pour ce faire, deux fenêtres 
sont réservées: la première sert à sélectionner les différentes fiches constituant le rapport et la
deuxième permet de sélectionner l’opération à effectuer (Saisie des données, suppression de rapport ou
de fiche).

Les caractéristiques de la saisie étaient présentées:


a) Fonctionnalité de la saisie : les différentes fonctionnalités de la saisie ont été présentées aux
apprenants. Il s’agit du passage d’une fiche à une autre, des touches de calcul, des significations
des différentes couleurs des champs ainsi que les interprétations des messages,
b) Bilan des rapports : il a été présenté aux participants d’autres possibilités du logiciel qui
permettent de faire le bilan des rapports saisis par structure et par période. Ce qui permet à la
structure en charge de centraliser les données, d’avoir la situation des rapports reçus et saisis.

La journée du mardi 16 avril était réservée exclusivement à des exercices de saisie. Les participants ont
procédé à la saisie des rapports mensuels des Districts Sanitaires respectifs. Ce qui leur a permis de se
familiariser aux différents masques de saisie et des fonctionnalités de celui-ci. Cette première séance de
saisie a fait découvrir aux participants, l’importance des canevas et l’existence de mécanismes de sécurité
intégrés au programme qui permettent de limiter les erreurs de saisie et de détecter certaines
incohérences des données.

3.1.5 Consultation et exportation aux formats de sorties


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Une présentation sur la méthode de consultation des rapports était faite. Ce point du menu permet à
l’utilisateur de consulter les rapports de retro-information (tableaux ou graphiques). En effet, le logiciel
GESIS présente des possibilités d’éditer les tableaux ou graphiques pré formatés dans différents formats
tels que : Word, Excel, PDF ou une sortie sur imprimante pour être analysés. Le programme GESIS lance
automatiquement le logiciel dans lequel le format de sortie est sélectionné et procède à l’exportation du
tableau ou graphique.

Trois phases sont nécessaires pour y parvenir:


a) Phase 1: Sélection des données à analyser : il a été montré comment sélectionner la source des
données, la période de début et de fin, le lieu (Entité géographique et structures);
b) Phase 2: Sélection des paramètres de tableaux de bord. Il s’agit de définir la présentation des
détails par île ou Pôle de Santé ou District Sanitaire ou Formation Sanitaire;
c) Phase 3: consiste à sélectionner le type de tableaux de bords définis selon le thème. La liste des
tableaux de bord disponibles s’affiche. Le titre de chaque tableau ou graphique sélectionné
s’affiche ainsi que sa présentation (tableaux ou graphiques).

3.1.6 Exportation et importation des fichiers de transfert

(a) Exportation : L’exportation des fichiers se traduit par l’extraction des structures ou données d’une
formation sanitaire pour une période donnée. Cette extraction peut être envoyée à un niveau
supérieur de la pyramide sanitaire ou archivée au niveau de la formation sanitaire. Chaque CSD est
donc appelé à procéder à l’exportation des structures et des données mensuelles et de les envoyer
au niveau de la DRS une fois que celles-ci sont saisies, consultées, analysées et corrigées…

La procédure d’exportation ou d’importation ainsi que les noms des fichiers générés au cours de ces
opérations étaient exposée. Ils sont rendus possibles par le menu du logiciel « Complément »,
« Gestion des données », « Transferts ». Les fichiers d’exportation des structures portent le nom
«STRU_EXP.MDB», les fichiers issus de l’exportation des données portent le nom «SIS_EXP.MDB».

(b) Importation : Cette procédure permet d’intégrer les fichiers exportés dans la base de la structure du
niveau supérieur de la pyramide sanitaire dans le but d’une compilation de l’ensemble des données
d’une période.

3.1.7 Préparation de l’installation dans les CSD

Répartition des équipes :

A la fin du jour 3 de la formation en atelier, le programme de l’installation dans les CSD était présent en
séance plénière au cours de laquelle chaque participant faisait état de la situation du parc informatique
disponible dans le Centre de Santé de District.

En outre, le problème de la qualité des données était posé. Toute l’assistance s’accordait à dire qu’un
travail préliminaire de remplissage des canevas s’imposait. Les médecins chef affichaient leur
préoccupations quand aux données des Postes de Santé.

Le programme d’installation fut arrêté ainsi, l’équipe composée de Mr Msaidie Mohamed et de Mr Naili
Bourhane Aboudou Rahime a assuré l’encadrement de l’installation dans les 2 CSD, le CMU et la DRS de
Mwali en compagnie du Dr Said Ahmed Bedja et de madame Tani Haribou.

Préparation du logiciel :

Pour disposer d’une base harmonisée du logiciel, nous avions procédé au paramétrage suivant :

- création de 4 formations sanitaires :


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o Service de Santé Militaire SSM MWALI au sein du District Sanitaire de Fomboni portant
le code 72011 ;
o Caritas Mwali, un poste de santé codé 72012 dans le même DS ;
o Poste de Santé de Djoiezi dans le même district portant le code 72013 ;

- Création d’une plateforme réactualisée pour les installations dans les CSD.

III.2Installation du logiciel dans les CSD et DRS

3.2.1 Déroulement de l’installations dans Les CSD

Jour 1 : Mardi 07 mai 2013

Les descentes sur le terrain ont eu lieu les 07, et 08 mai 2013 conformément au planning préétabli.

3.2.1.1 Au CSD NIOUMACHOI

Arrivés à Nioumachoi à 09 heures 45 minutes, nous sommes reçus par le Médecin-Chef, Dr Kazmir Kamar
Eddine et monsieur Asnaoui Mohamed le Secrétaire du Centre.

 Diagnostic effectué :

Après diagnostic de l’ordinateur du centre, nous avons fait le constat suivant :

 Le système d’exploitation installé, sur la machine prévue pour recevoir le GESIS, est une
version complète de Windows XP Professionnel SP3 noyé par les attaques des virus
présents ;
 L’office installé est une version complète de Microsoft Office 2003 ;
 Le disque dur n’était pas partitionné.

Actions menées :

- Nous avons en premier lieu tenté de partitionner vainement le disque dur car une
sécurité a été activée dans le Bios par l’UNFP.
- Ensuite, nous avions tenté de réinstaller, sans succès, un autre système d’exploitation
(OS).
- Nous avions installé deux logiciels antivirus et scanné l’ensemble du système
d’exploitation.
- Puis, nous avons désinstallé l’office 2003 et procédé à l’installation de l’office 2007
conformément aux dispositions du GESIS.
- Enfin, nous avons activé les macros de Microsoft Access et.

 Installation et paramétrage du GESIS :

L’installation de GESIS a été faite par le SG du Centre, monsieur Asnaoui Mohamed ayant suivi la formation
sous l’assistance de l’équipe de formateurs. Les étapes suivantes ont été suivies :
 Création du dossier GESIS COM sur la partition C: puis copie des 5 fichiers du GESIS ;
 Lancement de l’installation du programme (l’installation s’est faite sans aucun problème) et puis
son paramétrage en supprimant toutes les entités qui ne figurent pas dans l’aire de responsabilité.

 Saisie des données :


Asnaoui Mohamed a procédé à l’encodage des données du mois d’avril de 11 heures 30 minutes à 12
heures 17 minutes. Il a par la suite effectué des consultations des données précédemment saisies et des
sorties des tableaux de Retro Information aux formats Word, Excel. Il a aussi effectué des exportations de
structures et de données. Ces fichiers de transfert ont été récupérés par Naili Bourhane.
Nous sommes partis à 11h 45 minutes en direction du CSD de Wanani.
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3.2.1.2 Au CSD WANANI

Arrivés à Wanani à 12 heures 45 minutes, nous sommes reçus par le Médecin-Chef, Dr Nassur Said, et la
Major, Madame Nouria Mourdi Ali.

Diagnostic effectué :

Après diagnostic de l’ordinateur du centre, nous avons fait le constat suivant :

 Le système d’exploitation installé, sur la machine prévue pour recevoir le GESIS, est une
version complète de Windows XP Professionnel SP3 noyé aussi sous les virus ;
 L’office installé est une version complète de Microsoft Office 2003 ;
 Le disque dur était partitionné C : et D :.

Actions menées :

 Nous avons en premier lieu installé des antivirus.


 Puis, nous avons activé les macros de Microsoft Access.

 Installation et paramétrage du GESIS :

L’installation de GESIS a été faite par le médecin-chef Dr Nassur Said et et la Major, Madame Nouria Mourdi
Ali, sous l’assistance de l’équipe de formateurs. Les étapes suivantes ont été suivies :
 Création du dossier GESIS COM sur la partition D: puis copie des 5 fichiers du GESIS ;
 Lancement de l’installation du programme (l’installation s’est faite sans aucun problème) et puis
son paramétrage.

 Saisie des données :


La Major, Madame Nouria Mourdi Ali a procédé à l’encodage des données du mois d’avril de 12 heures 47
minutes à 13 heures 50 minutes. Elle a par la suite effectué des consultations des données précédemment
saisies et des sorties des tableaux de Retro Information aux formats Word, Excel. Il a aussi effectué des
exportations de structures et de données. Ces fichiers de transfert ont été récupérés par Naili Bourhane.

Jour 2 : Mercredi 08 mai 2013

3.2.1.3 Au CMU de Fomboni

Nous avons été reçus par la Gestionnaire, madame Anfia Saindou à 08 heures 45 minutes.

 Diagnostic effectué :

Après diagnostic de l’ordinateur, nous avons fait le constat suivant :

 Le système d’exploitation installé, sur la machine prévue pour recevoir le GESIS, est une
version complète de Windows XP Professionnel ;
 Présence de virus dans le système ;
 L’office installé est une version complète de Microsoft Office 2007 ;
 Le disque dur était partitionné en C: et D:.

 Actions menées :

 Nous avons installé des antivirus ;


 Nous avons procédé au paramétrage de Microsoft Access en activant tous les macros.
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 Installation et paramétrage du GESIS :

L’installation de GESIS a été faite par la Gestionnaire sous l’assistance de l’équipe de formateurs en suivant
les étapes ci-dessous :
 Création du dossier GESIS COM sur la partition D: puis copie des 5 fichiers du GESIS ;
 Lancement de l’installation du programme; tout s’est passé sans aucun problème ;
 au cours du paramétrage, nous avons supprimé le centre de santé Santé Militaire Mwali de la base.
 Suppression des entités géographiques et des structures ne faisant pas partie de l’aire de
responsabilité du District Sanitaire.

 Saisie des données :

La Gestionnaire du CMU a procédé à une vérification des différentes fiches de saisie. La saisie des données
du mois d’avril 2013 a été effectuée par la Gestionnaire de 09 heures à 10 heures. Elle a par la suite
effectué des consultations des données et des sorties des tableaux de Retro Information aux formats Word,
Excel et exporté des fichiers de transfert. Nous avons quitté le CMU de Fomboni à 10 heures 30 minutes
pour le Service de Santé Militaire.

3.2.1.4 Au SSM MWALI

Nous sommes reçus par le médecin-chef à 10 heures 40 minutes. L’IDE Amani Abassi du centre était parti
pour cause d’urgence hier 07 avril pour Maurice. Aucune fiche de présence n’a été remplie.

 Diagnostic effectué :

Après diagnostic de l’ordinateur du centre, les caractéristiques suivantes sont relevées:

 Système d’exploitation : version complète de Windows 7 Titan qui ne réagit pas


normalement vu la configuration minimaliste du PC (Pentium III de 1GHz de processeur et
un RAM de 382 Mo.
 Aucune office n’est installée car le PC n’arrive pas à les charger convenablement ;
 Le disque dur était partitionné en C: et D:.

 Actions menées :

 Nous avons tenté d’installer une autre version de l’office 2007 mais vainement. Nous avons
donc installé le GESIS dans le PC de monsieur Amani Abassi, IDE-SSM qui avait la configuration
requise.
 Nous avons procédé au paramétrage de Microsoft Access en activant tous les macros.

 Installation et paramétrage du GESIS :

L’installation de GESIS a été faite par l’équipe de formateurs. Les étapes suivantes ont été suivies :
 Création du dossier GESIS COM sur la partition D: puis copie des 5 fichiers du GESIS ;
 Lancement de l’installation du programme et son paramétrage en supprimant les entités qui ne
sont pas dans l’aire de responsabilité.
La procédure d’installation s’est déroulée avec succès et le paramétrage aussi.

 Saisie des données :

Aucun encodage de données du n’a été faite. Nous sommes ensuite partis à 12 heures 50 en direction de la
DRS Mwali.
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3.2.1.5 A la DRS

L’équipe a été reçue par Tani Haribou la responsable SIS de la DRS Mwali et Dr Siti Fatima Mohamed,
responsable PILS de la DRS à 12 heures 55 minutes.

 Diagnostic effectué :

 Version complète de Windows 7 Home Premium ;


 L’office installé est une version complète de Microsoft Office 2007 ;
 Le disque dur était partitionné en C: et D:.

 Actions menées :

Nous avons procédé au paramétrage de Microsoft Access en activant tous les macros.

 Installation et paramétrage du GESIS :

L’installation de GESIS a été faite par madame Tani Haribou, sous l’assistance de l’équipe de formateurs en
suivant les étapes décrites ci-dessous :
 Création du dossier GESIS COMORES sur la partition D: puis copie des 5 fichiers du GESIS ;
 Lancement de l’installation du programme puis de son paramétrage 

 Saisie des données :

La responsable SIS a procédé à l’importation des données des CSD de Nioumachoi et Wanani. Après
consultation des données importées, elle a effectué des exportations de structures et de données. Ces
fichiers de transfert ont été remis à Monsieur Naili Bourhane Aboudou Rahime.

IV. Conclusion et recommandations

Au terme de cette formation, les compétences plus d’une vingtaine de participants venant des sept Districts
Sanitaire de l’île de Mwali (3 participants par district), du SSM Mwali (un participant) et de la DRS (4 agents)
étaient renforcées. Suite à cette formation de trois jours, les participants étaient en mesure de procéder à : (i)
l’encodage des canevas mensuels, (ii) l’édition des tableaux de retro information pré formatés, (iii) l’exportation et
importation des fichiers de données.

Par ailleurs, nous avons souligné que l ’enthousiasme manifesté à l’égard de GESIS a engendré un regain
d’attention aux participants tout au long de la formation.

Ils ont été à la hauteur des attentes dans la mesure où la majorité des participants ont assimilé le maximum
de notions et techniques de saisie, de consultation, de lecture des tableaux RRI dans différents formats de
sortie et d’exportation et importation des fichiers structures et données pour être transmis au niveau
supérieur de la pyramide sanitaire.

L’installation du logiciel s’est déroulée avec succès dans l’ensemble des CSD, HP et DRS de
Ndzouani. Avec l’assistance des formateurs, les apprenants se sont mis en situation réelle pour
effectuer les différentes étapes de fonctionnement du logiciel : installation, saisie, consultation de
tableaux RRI et exportation de fichiers de transfert.

Par ailleurs, force est de constater que les données disponibles qui ont été introduites dans le
logiciel présentaient encore des faiblesses quand à la qualité. Ceci est dû au fait qu’un système
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contrôle approfondi n’est pas encore mis en place au cours de la compilation des données dans les
canevas de transmission.
Ainsi, pour que le logiciel GESIS fonctionne d’une façon optimale, il est indispensable de disposer des
données de qualité. Pour ce faire, nous formulons les recommandations suivantes :

- Renforcer les dispositifs de collecte de données par la supervision formative ;


- Renforcer les capacités de la DRS en personnel chargé du SIS de routine ;
- Mettre en place un mécanisme d’audit des données pour l’amélioration de la qualité de
données du SIS

Les Formateurs

Mr Mohamed MSAIDIE Mr NAILI BOURHANE ABOUDOU RAHIME

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V. Annexes

Annexe 1 : Les listes de présence de la formation en atelier


Annexe 2 : Les listes de présence formation installation
Annexe 3 : Un exemplaire du manuel distribué

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