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RÉPUBLIQUE TOGOLAISE

Travail-Liberté-Patrie

PAI01 PS_EP_12 V01 05/2019

Version : 01
Date : 21/05/2019

PROCEDURE AUDIT INTERNE

Sommaire

Tableau de suivi des versions ............................................................................................................................................................................... 1


1. OBJET.......................................................................................................................................................................................................... 2
2. DOMAINE D’APPLICATION ........................................................................................................................................................................ 2
3. REFERENCES NORMATIVES .................................................................................................................................................................... 2
4. TERMES ET DEFINITIONS ......................................................................................................................................................................... 2
5. RESPONSABILITES .................................................................................................................................................................................... 2
6. DESCRIPTION DES ACTIVITES ................................................................................................................................................................. 3
6.1 Principales tâches de la procédure...................................................................................................................................................... 3
6.2 Application de la procédure ................................................................................................................................................................. 3
7. ENREGISTREMENTS ................................................................................................................................................................................. 8
8. Revue et modification ................................................................................................................................................................................... 9
9. IDENTIFICATION DES MODIFICATIONS ................................................................................................................................................... 9
10. ANNEXES ................................................................................................................................................................................................ 9

Tableau de suivi des versions

Version Objet de la version Rédacteur Vérificateur Approbateur


1 Création du document Comité Qualité DAF/DT DG
21.05.2019

2
08.03.2019

LNBTP : Pk 9 Route Lomé - Atakpamé - B.P: 20100 Lomé - Togo - Tél : (00 228) 22 25 62 83 / Fax: 22 25 92 68
E-mail : lnbtp@lnbtp.com web : www.lnbtp.com - N° d’identification fiscal : 1000144558 - Référence bancaire BTCI : 1030 000092900160 – UTB : 01032 327519 00400-79
Procédure Audit Interne

1. OBJET

Cette procédure a pour objet de préciser les dispositions prises par le LNBTP pour assurer la planification,
la réalisation et le suivi des audits internes du système de management.

Les audits qualité internes visent à vérifier :


- La mise en œuvre efficace du système de management,
- Son entretien et sa conformité aux exigences des normes applicables.

Ils permettent de s’assurer l’efficacité des processus audités, par comparaison des résultats obtenus avec
les objectifs fixés, ainsi que d’évaluer les risques de dysfonctionnements.

2. DOMAINE D’APPLICATION

Cette procédure s’applique à tous les processus du système de management du LNBTP.

3. REFERENCES NORMATIVES

ISO/IEC 17021-1 : Evaluation de la conformité – Exigences pour les organismes procédant à l’audit et à la
certification des systèmes de management – Partie 1 : Exigences.

ISO 19011 : 2018 : Lignes directrices pour les audits de systèmes de management.

ISO 9001 : 2015 : Système de management de la qualité – Exigences.

ISO/IEC 17025 : 2017 : Exigences générales concernant la compétence des laboratoires d’étalonnages et
d’essais.

ISO 10012 : 2003 : Système de management de la mesure – Exigences pour les processus et les
équipements de mesure.

4. TERMES ET DEFINITIONS

Document : support d’information et l’information qu’il contient.

Non-conformité : Non satisfaction à une exigence.

Action corrective : Action visant à éliminer la cause d’une non-conformité et à éviter qu’elle ne
réapparaisse.

Auditeur : Personne qui réalise un audit.

5. RESPONSABILITES

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Procédure Audit Interne

L’audité est responsable de :


- Mettre à la disposition de l’auditeur tous les moyens et éléments de preuves nécessaires pour
assurer le bon déroulement de l’audit ;
- Coopérer avec l’auditeur en vue d’atteindre les objectifs de l’audit ;
- Proposer des actions correctives à la suite des écarts d’audits constatés.

L’auditeur est responsable de :


- Préparer et planifier l’audit pour lequel il est mandaté ;
- Conduire les audits ;
- Rédiger le rapport d’audit.

6. DESCRIPTION DES ACTIVITES

6.1 Principales tâches de la procédure


- Etablissement du programme annuel d’audit interne,
- Choix des auditeurs,
- Préparation du plan d’audit,
- Information des audités,
- Préparation de l’audit,
- Ouverture de l’audit,
- Exécution de l’audit,
- Clôture de l’audit,
- Préparation et présentation du rapport d’audit
- Définition des actions correctives

6.2 Application de la procédure


Chaque Processus du laboratoire sera évalué complètement au moins une fois par an via les audits
internes.

Le RQ et les auditeurs internes planifient les audits en tenant compte de l’importance des différents
processus et des chapitres de la norme ISO 9001.

Le résultat de la planification est sous forme d’un Programme annuel d’Audits.

Le RQ indique sur le programme d’audits quand les différents processus seront auditées et les auditeurs
qui exécuteront l'audit.

Les auditeurs internes sont qualifiés sur la base :

- D’une connaissance du système de management ;


- D’une formation à la méthodologie d’audit ;
- D’un suivi en tant qu’observateur de trois audits internes.

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Procédure Audit Interne

La qualification est prononcée par le Directeur Général à la suite de la réalisation de trois audits en
tant qu’observateur.

6.2.1 Planification des audits et choix des auditeurs internes

Le RQ fait une enquête préalable pour recenser les besoins d’audits des différents pilotes de processus du
laboratoire. A partir de ces éléments, le RQ élabore un programme d’audit prévisionnel en veillant à
respecter :

- Les fréquences d’audits (un processus doit être audité tous les trois ans au maximum) ;
- L’état et l’importance des processus et des domaines à auditer ;
- Les résultats des audits précédents.

Ce programme prévisionnel est présenté en revue de direction pour validation. Des ajustements peuvent
être réalisés, et ceci, aussi bien au niveau des ressources (disponibilité, formation…) que de la charge du
programme d’audit.

Ce programme peut être modifié durant sa période référence, si des écarts importants sont constatés ou
en cas de nouveaux besoins d’audits.

Les dates de réalisation des audits sont précisées durant la période de référence en fonction de la
disponibilité des auditeurs et des audités.

Un audit interne peut se déclencher à partir de :

- Un Programme annuel d’audit interne approuvé par le Directeur Général ;


- Un besoin de certification ;
- Un dysfonctionnement ;

Le programme d’audit doit tenir compte des résultats de l’audit antérieur et de l’importance du processus à
auditer.

6.2.2 Déclenchement et préparation des activités d’audit

La préparation de l’audit est réalisée par l’équipe d’audit mandatée pour la mission. En fonction du contexte
et de l’expérience des auditeurs, cette préparation peut être réalisée par téléphone, whatsapp ou faire
l’objet d’une réunion. Le guide d’audit et un document de travail préconisé (notamment pour les nouveaux
auditeurs), mais ne revêt pas un caractère obligatoire. La préparation de l’audit donnent lieu à un « Plan
d’Audit » précisant les activités auditées et le déroulement chronologique prévu. Dans ce cas, cette
planification est formalisée sur le document « plan d’audit ».

6.2.3 Exécution de l’audit

Collection des documents nécessaires:

Le responsable de l’équipe d’audit collectionne au préalable les documents nécessaires au déroulement de


l’audit. Ces documents peuvent être demandés aussi pendant l'audit même. Ce sont :
 Les objectifs qualité du processus à auditer ;
 L’organigramme du Département (si cela est nécessaire) ;

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 Les fonctions et responsabilités des intervenants (fiche de poste) ;


 Les Procédures, Instructions applicables et Enregistrements correspondants ;
 Le rapport d'audit précédent ;
 Les rapports de non-conformités et fiches de dysfonctionnements dressés depuis l'audit
précédent ;
 Tout autre document pertinent.

Evaluation des documents:

L'auditeur contrôle si toutes les exigences de la norme ISO 9001 sont respectées. En particulier l'auditeur
vérifie le code d’identification des documents et aussi si les informations contenues dans les documents
sont :
- Adaptées aux activités du laboratoire ;
- A jour ;
- Pertinentes ou peuvent être améliorées.

L'auditeur note chaque non-conformité remarquée.

Evaluation sur site :

Le but est de chercher des défaillances du système à l'égard des exigences internes, règlementaires et
normatives (procédures, instructions, lois, normes…) pour réparer la situation et ainsi améliorer la qualité
dans le laboratoire. L'équipement et les moyens matériels sont aussi contrôlés.
En outre les aspects qui pourraient être améliorés dans la réalisation des activités du processus sont
étudiés.
L'auditeur interne vérifie pendant l'audit si les mesures correctives prises suite à la Revue de Direction,
suite au rapport d'audit précédent ou suite aux rapports de non- conformité sont effectivement réalisées.

Conduite des entretiens

La conduite des entretiens est réalisée conformément à la formation suivie par chaque auditeur.

Synthèse des constats

L’équipe d’audit effectue une synthèse des constats avant de présenter les conclusions au responsable du
domaine audité. Dans la mesure du possible, le rapport d’audit est complété pendant cette réunion.

Présentation des résultats

Une réunion de clôture est organisée en présence des audités et de l’équipe d’audit, afin de présenter les
conclusions d’audit.

6.2.4 Exécution de l’audit

Lorsque l’auditeur repère un écart, il ouvre une « fiche d’écart » sur laquelle il formalise la nature de l’écart.
Chaque écart fait l’objet d’une preuve tangible.

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Pour classer un constat en « écart », il convient de s’assurer de l’approche factuelle (capacité à démontrer
par la preuve), la représentativité (échantillonnage) et la prise en compte du risque/impact.

L’action corrective et/ou correction proposée est formalisée par le responsable du domaine audité. Les
actions correctives engagées à la suite d’un écart d’audit sont enregistrées sur des fiches d’actions
correctives ou directement sur la fiche d’écart du rapport d’audit. Les personnes concernées sont
informées de ces actions correctives à mettre en œuvre.

Ni les « point sensibles » ni les « opportunités d’amélioration » ne font obligatoirement l’objet de l’ouverture
d’une fiche d’action corrective. C’est le responsable du domaine audité qui a autorité pour décider ou non
de cette ouverture en fonction de la pertinence /risque de l’observation. L’analyse de l’efficacité des actions
mises en œuvre à la suite d’écarts est effectuée par le responsable du système de management.

6.2.5 Rapport d’audit

Pour chaque audit, un rapport d'audit est écrit. Le rapport mentionne :


- La partie du système qualité concernée ;
- La date de l'audit, les audités et les auditeurs ;
- Les défaillances et les dysfonctionnements constatés ;
- Les recommandations concernant les mesures correctives à prendre si cela est possible sans recherche
additionnelle ;
- Les résultats à l'égard de l'exécution et de l'efficacité des mesures correctives qui étaient prises dans le
passé.
Quand le RQ reçoit le rapport d'audit, il vérifie si le rapport d'audit a été rédigé selon les dispositions
planifiées et s'il est complet.
Les rapports d’audit sont un des éléments d’entrée de la revue de direction ; lors de la revue de direction
suivante, les résultats les plus importants de l'audit sont discutés. En outre les actions à réaliser sont
discutées et pour chaque action une échéance est convenue et un responsable est désigné.
Toutes les actions à réaliser sont insérées dans le plan d'actions global qui est surveillé par le RQ.

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6.2.6 Logigramme

Acteurs Activités Documents associés

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RQ
Besoin d’audit

Revue et
RQ Détermination des objectifs du
amélioration
Procédure
programme d’audit

Etablissement du programme Procédure


RQ d’audit

Tout le personnel Mise en œuvre Surveillance du


du programme programme
d’audit d’audit

Enregistrement
Responsable d’Audit Déclenchement
d’un programme
d’audit

Préparation des Réalisation du


Responsable d’Audit
activités d’audit
suivi de l’audit

Réalisation des
Procédure Audit Interne
activités d’audit
Responsable d’Audit
Préparation et Clôture de l’audit
diffusion du rapport
Responsable d’Audit d’audit

7. ENREGISTREMENTS

- Liste des auditeurs internes ;


- Plan d’audit ;

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- Rapport d’audit,
- Plan d’actions correctives proposé…

8. Revue et modification

La revue est assurée par le Comité Qualité à la demande du Pilote de Processus concerné ou lors de la
Revue de Direction.

9. IDENTIFICATION DES MODIFICATIONS

L’identification des modifications se fait par son signalement à la page de garde et les passages modifiés
sont marqués par un trait vertical dans la marge gauche.

10. ANNEXES

- Plan d’audit ;
- Model de rapport d’audit ;
- Model Plan d’actions correctives proposé…

Rédacteur : Auditeurs Interne Vérificateur 1 : Maï-Barinn KOFFI Vérificateur 2 : Kpatchaa L. BAFEI Approbateur : Bawubadi Malaki TCHAMDJA
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