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Groupware

1.1 Définitions
Le Groupware est un néologisme inventé par deux chercheurs (Peter et Trudy JOHNSON-
LENZ) en 1980 qui rassemble à la fois la notion de travail en groupe « group » et l’aspect
technologique du logiciel avec « ware » de « software ».

Pour Peter et Trudy Johnson-Lenz,, « le Groupware est l’ensemble des processus et


procédures d’un groupe de travail devant atteindre un objectif particulier, plus les logiciels
conçus pour faciliter ce travail de groupe ».

1.2 Notions liées : Le Workflow et la GED

Le Groupware est souvent comparé à d’autres systèmes d’information pour l’entreprise comme
le Workflow ou encore la Gestion Electronique de Documents (GED). Bien que ces systèmes
aient un certain nombre de similitudes, il convient de ne pas les confondre car ils répondent à
des objectifs bien différents.

- Le Workflow sert à modéliser les tâches de chacun des acteurs pour la réalisation d’un projet.
Le workflow répond à la question : Qui fait quoi, quand et comment ?

- La GED est un outil « permanent » qui met à disposition les documents de travail utiles
pour l’ensemble des acteurs (référentiels etc.)

- Le Groupware, quant à lui correspond à l’organisation globale d’une structure qui permet le
travail par projet. Le Groupware se base sur des technologies de GED, de workflow, de
communication, il facilite ainsi la communication interne et stimule « l’intelligence collective
(L’intelligence collective désigne les capacités cognitives d'une communauté résultant des
interactions multiples entre des membres (ou agents) »

1.3 Les objectifs du Groupware

 Améliorer l’expérience utilisateur


 Capitaliser des connaissances
 Partager des compétences
 Faciliter le travail à distance
 Obtenir des gains de performances

2 Typologie des outils du Groupware

2.1 Typologie selon la fonction principale : modèle du trèfle fonctionnel

Le modèle du trèfle fonctionnel permet de caractériser les 3 principales fonctions auxquelles


doivent répondre les outils de travail collaboratif dans leur ensemble, à savoir : Communication,
Coordination et Production.

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Le trèfle fonctionnel (Source : Gilles Balmisse, 2005)

2.1.1 La fonction Communication :

Elle renvoie aux services qui permettent aux acteurs d’échanger des informations sur leurs
actions. Les échanges de messages et de notes par e-mail ou par chat, par commentaires
(annotation sur des « objets de travail ») sont des exemples courants de processus de
communication en situation de travail collaboratif.

2.1.2 La fonction de Coordination :

Elle regroupe tous les services qui permettent aux acteurs d’identifier leurs rôles respectifs dans
les processus de travail, de connaître l’état d’avancement du travail respectif des uns et des
autres, d’avoir une vision d’ensemble du travail collaboratif du groupe et d’être alerté des
nouveaux éléments.

2.1.3 La fonction de Production ou de Collaboration :

Elle renvoie au partage « d’objets de travail » soumis à des évolutions successives issues des
contributions individuelles ou collectives. Les espaces de coproduction permettant une gestion
collective des documents, de leurs versions et de leurs accès sont des exemples courants de
processus. La collaboration apparaît de ce fait ici comme un moyen et non comme une fin en
soi, le but demeurant la production d’objets.

Comme le représente le schéma précédent, les trois principales fonctions des outils de travail
collaboratif s’entrecroisent et se confondent. En effet, selon les fonctionnalités visées d’un outil,
celui-ci s’inscrira soit dans une seule et même fonction soit à l’intersection de deux ou de trois
de ces fonctions.

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2.2 Typologie selon la dimension spatio-temporelle : Matrice de Johansen.

Selon la classification de JOHANSEN, chaque outil de travail collaboratif correspond à un


usage spécifique à un temps donné (synchrone ou asynchrone) et en un lieu donné (même
endroit ou endroits différents).

Inscription des OTC selon leurs caractéristiques spatio-temporelles (source : E. Lamidieu, 2007)

2.3 Typologie selon les familles d’applications : mémoire, routage et


échange

2.3.1 Les applications orientées "Mémoire" :


Il s’agit de toutes les applications Groupware dont le but principal est de mettre en commun
des informations et des connaissances, recueillies et capitalisées pour constituer une mémoire
collective partagée par les membres de l'équipe.

Les applications orientées "Mémoire" offrent deux sous-familles : les applications


"Bibliothèque" et celles dites "kiosque".

2.3.2 Les applications orientées "Routage" :

Ce sont toutes les applications Groupware dont le but principal est d’organiser dans le temps
et dans l’espace des flux d’information, suivant des schémas de circulation généralement
prédéfinis entre différents membres de l'équipe.

Les applications orientées "Routage" offrent également deux sous-familles : les applications
dites "workflow" et celles de "messagerie".

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2.3.3 Les applications orientées "Echange" :

Ce sont toutes les applications Groupware dont le but principal est de faciliter, de façon
totalement asynchrone donc la plus naturelle qui soit, les interactions entre plusieurs
membres de l'équipe, et ce, quels que soient le lieu et le moment de leurs interactions.

Ces applications offrent aussi deux sous-familles d’applications : Les applications "suivi" et
celles dites "conférence".

2.4 Les cinq étapes de la mise en place du projet Groupware : méthode


MAIN

La mise en place d’un projet de travail collaboratif exige une réflexion globale et une action
sur trois dimensions : management, organisation et informatique.
La méthode MAIN est une méthode de conduite de projet de travail collaboratif. Le terme
MAIN est issu de MAnagement et INformatique. Il s’agit d’une démarche de changement
centrée sur les nouvelles formes d’organisation intégrant les technologies de travail collaboratif
intranet, extranet et Internet.
Les cinq étapes de la méthode MAIN se présentent comme suit :

1- Le Diagnostic
Cette phase consiste à :
 Poser les problèmes à résoudre
 Analyse des besoins
 Etude de l’existant
 Définir la stratégie et les objectifs
 Mettre en place des indicateurs permettant d’évaluer les résultats.

2- La Conception
Cette phase consiste à :
 Réorganiser les ressources humaines et informationnelles.
 Adapter les structures et les processus.
 Faire évoluer les compétences des personnes et les pratiques managériales.
 Désapprendre le passé.

3- La Réalisation
Cette étape consiste :
 Evaluer les délais.
 Evaluer les budgets.

4- La Mise en place
Cette étape consiste à
 Maîtriser le changement à 3 niveaux :
 Managérial
 Organisationnel
 Informatique

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 Communiquer sur le projet (Objectifs, gains financiers, actions
d’accompagnement…)

5- Le Pilotage :
 Evaluer les résultats obtenus par rapport aux objectifs.

3 Les principaux leaders sur le marché du Groupware

Les grands éditeurs généralistes bousculent les spécialistes historiques du marché. La vision la
plus aboutie étant de développer une solution couvrant la quasi-totalité des besoins
fonctionnels d’une entreprise en matière de collaboration. Le pionnier du Groupware est IBM
et les deux leaders actuels sur le marché de la collaboration sont Microsoft, Google.

3.1 Le Groupware opensource


Il existe plusieurs solutions open source riches et variées dans le domaine du Groupware. Voici
quelques exemples : Horde, Kolab, Zarafa, Postfix, Zimbra, OBM, BlueMind

3.2 Les avantages du Groupware


La mise en place d’un Groupware offre une multitude d'avantages pour l’entreprise :
 Gain de temps
 Plus de flexibilité et de réactivité
 Amélioration de l’ambiance au travail
 Partage de connaissances
 Augmentation de la productivité
 Responsabilité partagée

3.3 Les Limites du Groupware


 Coût élevé du logiciel et de la formation.

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