2305 Aquisições

Gestão das Aquisições
Escopo Prazo
RH Risco
Integração
Suprimentos
Aquisições Comunicação
Custo Qualidade
Estamos aqui!
Leitura de referência:
Capítulo 14 Carvalho & Rabechini Jr (2005) e Capítulo 12 PMBoK 3rd Ed. PMI (2004)
PRO 2305 – Princípios de Gestão de Projetos – Escola Politécnica da USP Prof. Dra. Marly Monteiro de Carvalho
Material de apoio do livro-texto: Carvalho e Rabechini Jr - Construindo Competências para gerenciar projetos. Ed Atlas., 2005 1
Project Charter Planejamento

Planejamento Plano de Projeto
Gestão
Gestão Gestão
Gestão
das
das
de
de Integração
Integração de
de Integração
Integração
Aquisições
Aquisições
Plano de Aquisições
Declaração do trabalho contratado
Decisões fazer-ou-comprar
Entradas
Entradas Condições de Mercado
Planejamento
Plano de Aquisições
Planejamento (atualização)
Organizacionais
Organizacionais das
das
Solicitações
Solicitações
Documentos de Contrato
Critérios de Avaliação
Políticas Declaração de trabalho contratado
Diretrizes (atualização
Entradas Lições Aprendidas
Gestão
Entradas Base de Conhecimento
Organizacionais
Organizacionais
das Gestão
Gestão
de
de
Declaração de Escopo
WBS
Solicitação
Solicitação
Aquisições
Escopo
Escopo
Lista de fornecedores qualificados
Documentos de Contrato
Registro de Risco Propostas
Gestão
Gestão Seleção
Seleção
de
de Risco
Risco Registro de Risco de
de
Acordos contratuais Fornecedores
relacionados a riscos
Fornecedores
Fornecedores selecionados
Gestão
Gestão Contratos
de
de Relatórios de Desempenho Plano de Aquisições
Comunicação
Comunicação Disponibilidade de recursos
Plano de Aquisição
Gestão Informações sobre o Administração (atualizado)
Gestão Administração
desempenho do Trabalho Recursos Organizacionais
de
de de
de (atualizados)
Integração
Integração Contratos
Contratos
Carvalho&Rabechini Jr (2005) Requisitos de Mudanças
Ações Corretivas
adaptado de
Requisitos de
mudanças aprovados
PMBoK, 3rd Ed PMI (2004) Recursos Organizacionais
Documentação de Contrato
Gestão
Gestão
(atualizado) de
de Integração
Integração
PRO 2305 – Princípios de Gestão de Projetos – Escola Gestão
Gestão
Politécnica da USP de
Procedimento Encerramento
Prof. Dra. Marly Monteiro de Carvalho
Encerramento
de
de encerramento de contrato de
de
Material de apoio do livro-texto: Carvalho e Rabechini Jr - Construindo
Integração
Integração Competências para gerenciar projetos. Ed Atlas., 2005 2
Contratos
Contratos
Processos de Gestão das Aquisições
•Planejamento das aquisições: determinação do que comprar ou adquirir e
de quando e como fazer isso.
•Planejamento das contratações: documentação dos requisitos de
produtos, serviços e resultados e identificação de possíveis fornecedores.
•Solicitar respostas de fornecedores: obtenção de informações, cotações,
preços, ofertas ou propostas.
•Selecionar fornecedores: análise de ofertas, escolha entre possíveis
fornecedores e negociação de um contrato por escrito com cada fornecedor.
•Administração do contrato: gerenciamento do contrato e da relação entre
o comprador e o fornecedor, análise e documentação do desempenho de um
fornecedor a fim de estabelecer ações corretivas necessárias, gerenciamento
de mudanças relacionadas ao contrato e gerenciamento da relação
contratual.
•Encerramento do contrato: terminar e liquidar cada contrato, inclusive a
resolução de quaisquer itens em aberto, e encerrar cada contrato aplicável
ao projeto ou a uma fase do projeto.
Plano de Gestão das Aquisições

•Tipos de contratos que serão usados
•Responsável pelas estimativas
•Documentos padronizados (templates)
•Coordenação dos tempos totais necessários para comprar ou adquirir
itens de fornecedores com o cronograma do projeto
•Forma de gestão dos fornecedores.
•Coordenação das ações de aquisição com as outras do projeto.
•Definição das datas agendadas em cada contrato para as entregas
•Identificação de seguros-desempenho para mitigar alguns risco
•Identificação de fornecedores pré-qualificados selecionados
•Métricas de aquisição a serem usadas para gerenciar contratos
Pricipais Documentos
SOW – Statement of work – declaração do trabalho

Descreve o item a ser contratado de forma a permitir que os
potenciais fornecedores possam avaliar se são capazes ou não
de atender aos requisitos.
RFI – Request of Information – Solicitação de Informação

Informações sobre o fornecedor e sua idoneidade
RFP – Request for Proposal – Solicitação de Proposta

Informações sobre o produto ou serviço (parte técnica)
Solicitação de Orçamento: Proposta comercial, valores,

condições de pagamento...
Obtenção de informações
Critérios para pré-qualificação de fornecedores:
• Histórico de fornecimentos executados;

• Atestado/Comprovação de fornecimentos similares;
• Instalações e recursos;
•Corpo técnico e administrativo;
•Balanços contábeis;
• Atestados jurídicos-financeiros.
Para os pré-qualificados:
• Visita as instalações do fornecedor;
• Contato com clientes atuais e outros já atendidos;
• Contato com sub-fornecedores;
• Referências financeiras.
Seleção dos Fornecedores
Entradas Ferramentas e Técnicas

Propostas Negociação contratual
Sistemas de ponderação
Critérios de avaliação
AHP
Políticas organizacionais Sistema de Triagem
Cadastro de fornecedores
Avaliação de proposta
• O menor preço nem sempre corresponde ao menor custo;
• As propostas devem ser separadas em duas seções: técnica

(quanto abordagem) e comercial (quanto ao preço).
AHP - Analytical Hierarchic Process

• Foi desenvolvido em 1970 pelo Dr. Thomas Saaty visando
imitar a maneira que as pessoas pensam.
• Cria-se uma estrutura hierárquica para a decisão com
objetivos no nível mais alto, seguido dos critérios e das
alternativas.
• A comparação é feita por julgamentos par-a-par dos critérios,
utilizando uma escala de 1 a 9, formando a matriz de
julgamentos .
• Pesos - cálculo das prioridades é obtido através de um
autovetor, o que permite ao tomador de decisões medir a
consistência de suas decisões.
• software Expert Choice (www.expertchoice.com)
AHP - Escala
• Escala para a comparação dos critérios:

– 1=igual,
– 3=fraca,
– 5=forte,
– 7=muito forte
– 9= absoluta.
Exemplo de Hierarquia
Objetivo
Selecionar
Fornecedor
Solidez Custo Confiabilida Capacidade Porte do Solução

Financeira total de Entrega técnica. negócio proposta
Critérios
Fornecedor Fornecedor Fornecedor

A B C
Alternativas
(Carvalho,1997)
Matriz de Julgamentos(Critérios)
Matriz de Julgamento dos critérios

A B C D E F
(A) Solidez Financeira 1,000 4,000 3,000 1,000 3,000 4,000
(B)Custo Total 1,000 7,000 3,000 (5,000) 1,000
(C)Confiabilidade Entrega 1,000 (5,000) (5,000) (6,000)
(D)Capacidade técnica 1,000 1,000 (3,000)
(E)Porte do negócio 1,000 3,000
(F) Solução Proposta 1,000
Matriz de Julgamentos(Alternativas)
Solidez financeira A B C
Capacidade Técnica A B C
A 1,00 (3,00) (2,00)
A 1,000 9,000 7,000
B 1,00 3,00
B 1,000 (5,000)
C 1,00
C 1,000
Custo total A B C
Porte do negócio A B C
A 1,00 1,00 1,00
A 1,000 (2,000) 1,000
B 1,00 1,00
B 1,000 2,000
C 1,00
C 1,000
Confiabilidade de entrega A B C
Solução proposta A B C
A 1,000 5,000 1,000
A 1,000 6,000 4,000
B 1,000 (5,000)
B 1,000 (3,000)
C 1,000
C 1,000
Matriz de Julgamentos(2ºnível)
Fornecedor A 0,38
Fornecedor B 0,37
Fornecedor C 0,26
Tela de Saída do Software Expert Choice - Exemplo seleção de guitarra Ricardo Fonseca
Tipos de Contratos
Preço Fixo ou contrato de preço fechado: envolve um preço total fixo para um
produto bem definido.
Contratos de custos reembolsáveis: envolve o pagamento (reembolso) ao

vendedor pelos custos reais, mais, freqüentemente, uma taxa correspondente ao
lucro do vendedor.
Contratos de tempo e recursos (T&M): categoria híbrida que contém aspectos

dos anteriores. O valor total não é definido no momento da contratação, o que pode
levar a um crescimento do valor durante sua vigência. Por outro lado, podem ter
disposições de contratos de preço fixo ou preço fechado, quando taxas unitárias são
pré-fixadas pelo comprador e vendedor.
(PMBOK, 2004)
Tipos de Contratos
Por administração (cost plus): A contratante remunera a contratada pelos custos dos
bens e serviços fornecidos, acrescidos de uma taxa percentual de administração, num
prazo geralmente pré-determinado.
Por preço unitário (unit price): A contratante remunera a contratada pelos custos dos
bens e serviços fornecidos, mas taxas unitárias são pré-fixadas pelo comprador e
vendedor, em geral acrescidos de uma taxa percentual de administração e num prazo
pré-determinado.
Por preço fixo (Lump Sum): A contratante remunera a contratada pelo fornecimento
completo de um conjunto de bens e serviços, a um custo definido e num prazo
determinado.
Por “Chave na Mão” (Turn Key): A contratante remunera a contratada pelo

fornecimento de uma instalação completa, que proporcione o resultado desejado, a um
custo definido e num prazo determinado. O projeto é de responsabilidade do
fornecedor. (Código Civil Brasileiro, art. 1.238 apud Possi, 2004 )
Tipos de Contrato: vantagens e desvantagens
Tipo Vantagens Desvantagens

Por Flexibilidade, baixo risco para a Grande responsabilidade da
Administração contratada, permite o início dos contratante na direção dos serviços
serviços prioritários, mesmo com exigindo grande coordenação e
pendências. fiscalização, imprevisibilidade de
custos.
Por preço Possibilita a contratação antes da Necessita de definição clara dos

unitário conclusão do plano do projeto. Permite itens de fornecimentos. Necessita de
antecipar o início dos serviços. Pode grande estrutura de coordenação e
ser uma solução temporária fiscalização. Demanda aprovações
prévias de quantidades
Tipos de Contrato: vantagens e desvantagens

Tipo Vantagens Desvantagens
Por preço fixo Grande parte das responsabilidades é Necessita projeto mais avançado,
transferida à contratada. Demanda com quantidades definidas.
menor necessidade de controle de Representa maior risco da
quantidades e maior disponibilidade contratada (custo geralmente
para monitorar qualidade e prazos elevado). Por isso tem menor
número de fornecedores disponíveis
e ocorrem desgastes quanto à
abrangência do escopo
Por turn key Estrutura reduzida de coordenação e Menor número de fornecedores

fiscalização. Responsabilidade total capacitados. Custo elevado (risco,
pelo fornecimento. Interfaces coordenação, sub-contratação).
“integradas” pelo fornecedor
Seleção do Tipo de Contrato
Risco da Contratante
Preço
Administração Preços Unitários Preço Global Chave na Mão
Cost Plus Unit Prices Lump Sum Turn Key
Risco da Contratada
Contrato
É o assentamento escrito e formal entre as partes, do

escopo de trabalho necessário para produzir um serviço
ou produto, que será integrante e necessário a um
projeto. Um contrato é mais que a ratificação legal de
acertos para uso em disputas judiciais, é garantia do
perfeito entendimento das partes que nele assinam um
compromisso de escopo e metas bem definidas.
(POSSI, 2004)
Fases de Negociação do Contrato
Protocolo (Protocol)
Protocol): são apresentadas as partes e é estabelecida a
atmosfera de negociação;
Sondagem, Reconhecimento e Avaliação das Partes (Probing)

Probing): os
negociadores identificam os pontos de atenção, bem como os pontos
fracos e fortes da outra parte;
Negociações ou Barganha (Scratch Bargaining):

Bargaining): ocorre a real
negociação e barganha de interesses e as partes fazem suas concessões;
Fechamento ou Encerramento (Closure):

Closure): são fechadas e resumidas as
posições finais e efetuadas as últimas concessões.
Acordo Final (Agreement):

Agreement): o acordo final é documentado. (POSSI, 2004)
Cláusulas Contratuais
Objeto: É o que será contratado e onde será contratado. É a
declaração do escopo do projeto transformada em “declaração do
trabalho” (SOR) através da sua compilação face às premissas,
restrições, condições de mercado, e de forma de gerenciamento a
ser aplicada.
O objeto do contrato é integro, não se modificando ao longo do
contrato (diferente do escopo).
(POSSI, 2004)
Escopo e Fornecimento:
Por parte do Contratante: Por parte da Contratada:

Como vai funcionar o serviço; Plano de Trabalho;
Materiais; Pessoal Envolvido;
Equipamentos; Expectativa de Conclusão;
Informações Técnicas; Riscos.
Planos de Execução;
Cronogramas de Desenvolvimento.
(POSSI, 2004)
Denominação e Qualificação das Partes: Devem assinar o contrato pessoas
habilitadas para este fim, constando em Contrato Social, Estatuto ou
Assembléia. As procurações só podem ser fornecidas por aqueles que têm
poderes dentro de uma organização e devem ser apresentadas e anexadas ao
contrato.
Considerandos: Essas cláusulas são utilizadas para delimitar parâmetros

dentro de uma relação;
Obrigações: Dependem de cada tipo de contratação. Aquele que contrata tem

o dever de colocar as obrigações da contratada e, por outro lado, a contratada
deve analisá-las.
(POSSI, 2004)
Preços: Deve-se levar em conta alguns conceitos básicos
quando da terminologia a ser utilizada, seus preceitos e
formas de tributação:
PREÇO: em contra-prestação de fornecimento de produtos
ou serviços;
ROYALTY: há a transferência de tecnologia entre as partes
do contrato. Nesse caso não há o pagamento de impostos.
LICENÇA: valor pago pelo uso consentido de um produto.
Não há a transferência de tecnologia, só a licença para uso
do produto.
Tributos: O tipo de tributação está diretamente vinculado ao
tipo de negócio e identificar a corretamente a incidência dos
tributos é essencial na Gestão das Aquisições em Projetos.
(POSSI, 2004)
Faturamento: Não é pagamento e vem acompanhado de

documento, de recibo de despesas.
FATURA: é o documento que acompanha a mercadoria
NOTA FISCAL: é o documento que obriga o cliente a pagar imposto.
ATIVIDADE DE FATURAMENTO: está ligada a cronogramas e
eventos físicos do projeto.
GLOSA: cancelamento ou recusa, parcial ou total, que ocorre quando se
entrega um produto ou serviço em partes menores (deliverables) e a fatura
traz valores inteiros ou de todo o conjunto;
ATRASO E MULTAS: é a sanção contratual quando há inadimplência
no contrato, na questão ligada ao pagamento. Esse termo é utilizado nos
atrasos de pagamento (financeiro) ou atrasos de execução de serviços ou
entregas (físico).
(POSSI, 2004)
Confiabilidade/ Privacidade: Sempre que houver uma informação ou
conhecimento sigiloso a ser manipulado, essa cláusula deve existir para garantir a
ciência do contratado do valor e da importância do trabalho a ser realizado.
Propriedade de documentos:Não havendo essa cláusula todos os documento

gerados em um projeto pertencem ao contratante. Deve ficar claro quais os
documentos serão de propriedade comum e quais serão exclusivos de algumas das
partes ao final do contrato.
Caso Fortuito/ Força Maior: Dispositivo do CCB, em que nenhuma das partes
será responsabilizada pelo não cumprimento das obrigações (Guerra, Forças da
Natureza – Terremoto...). (POSSI, 2004)
Garantias e Responsabilidades:
FINANCEIRAS: são seguros feitos para garantir o pagamento. A necessidade
desses seguros são avaliadas a partir de alguns quesitos – a empresa tem tradição
no mercado; não tem títulos protestados quando se está contratando; tem um bom
comportamento no mercado;
CUMPRIMENTO DO CONTRATO (GARANTIAS TÉCNICAS)
Vigência e Prazo: É a validade do contrato, que se iniciar com a assinatura do

mesmo até a finalização de todas as tarefas (obrigações) desse contrato.
Disposições Transitórias: outras informações que não tem lugar específico,

tais como: quem representa a empresa, onde apresentar os documentos e
cobrança, o local de entrega de produtos e documentações, como é feita a
troca de documentações e suas formas e reconhecimento legal etc
(POSSI, 2004)
Resolução, Terminação e Rescisão:
RESOLUÇÃO: determina a falta de capacidade de continuidade de um contrato,
ou seja, as partes não têm mais condição de contratar. A Resolução é bilateral, não
possui ônus.
TERMINAÇÃO: é o direito de uma parte terminar o contrato a qualquer tempo.
RESCISÃO: é quando se termina o contrato por algum motivo justo, ou seja,
alguém não respeitou as condições comerciais;
Leis Aplicáveis: Tem de se tomar conhecimento das Leis que estão sendo
aplicadas em contratos. Elas determinam a forma de dirimir conflitos.
Vias do Contrato: As partes envolvidas têm de possuir cópias idênticas que

assinadas, são originais, além da necessidade de testemunhas.
(POSSI, 2004)
Gestão de Contratos
Assegura que o desempenho do fornecedor está adequado aos requisitos

contratuais, observando os seguintes aspectos:
• Aspectos técnicos;
• Aspectos financeiros;
• Prazos;
• Aspectos legais;
• Aspectos Humanos.
A natureza da relação contratual obriga que a equipe do projeto, ao
administrar o contrato, esteja perfeitamente ciente das implicações
legais das ações tomadas.
Encerramento de Contratos
• Supervisão de instalação (bens);

• Desmobilização (serviços);
• Entrega final dos bens e serviços;
• Entrega dos documentos técnicos e fiscais;
• Acerto de todas as pendências;
• Validação das garantias;
• Início do prazo de garantia;
• Quitação de resíduos financeiros;
• Emissão do termo de Recebimento / Aceitação;
• Arquivamento da documentação gerada no contrato.
Trabalho
•Utilizando o AHP, estabeleça os critérios,
selecione as alternativas de fornecedores e faça
as matriz de comparação par-a-par dos critérios
e das alternativas. (em sala). Para o trabalho,
utilizando ou a planilha excel fornecida ou o
expert choice, calcular os pesos dos critérios e
selecionar a melhor alternativa.
•Discute qual é o melhor tipo de contratação
para as principais aquisições do projeto

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RFI – Request of Information – Solicitação de Informação

RFP – Request for Proposal – Solicitação de Proposta

Solicitação de Orçamento: Proposta comercial, valores,

Critérios para pré-qualificação de fornecedores:

• Histórico de fornecimentos executados;

Entradas Ferramentas e Técnicas

• As propostas devem ser separadas em duas seções: técnica

AHP - Analytical Hierarchic Process

• Escala para a comparação dos critérios:

Solidez Custo Confiabilida Capacidade Porte do Solução

Fornecedor Fornecedor Fornecedor

Matriz de Julgamento dos critérios

Contratos de custos reembolsáveis: envolve o pagamento (reembolso) ao

Contratos de tempo e recursos (T&M): categoria híbrida que contém aspectos

Por “Chave na Mão” (Turn Key): A contratante remunera a contratada pelo

Tipo Vantagens Desvantagens

Por preço Possibilita a contratação antes da Necessita de definição clara dos

Tipos de Contrato: vantagens e desvantagens

Por turn key Estrutura reduzida de coordenação e Menor número de fornecedores

É o assentamento escrito e formal entre as partes, do

Sondagem, Reconhecimento e Avaliação das Partes (Probing)

Negociações ou Barganha (Scratch Bargaining):

Fechamento ou Encerramento (Closure):

Acordo Final (Agreement):

Por parte do Contratante: Por parte da Contratada:

Considerandos: Essas cláusulas são utilizadas para delimitar parâmetros

Obrigações: Dependem de cada tipo de contratação. Aquele que contrata tem

Faturamento: Não é pagamento e vem acompanhado de

Propriedade de documentos:Não havendo essa cláusula todos os documento

Vigência e Prazo: É a validade do contrato, que se iniciar com a assinatura do

Disposições Transitórias: outras informações que não tem lugar específico,

Vias do Contrato: As partes envolvidas têm de possuir cópias idênticas que

Assegura que o desempenho do fornecedor está adequado aos requisitos

• Supervisão de instalação (bens);

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