Dividir una base de datos

Puede dividir una base de datos que compartan varias personas a través de
una red. La división de una base de datos compartida puede mejorar su
rendimiento y reducir la posibilidad de que se dañe el archivo de base de
datos.

Nota Dividir una base de datos no es lo mismo que archivar una base de
datos. En este tema no se explica cómo archivar datos. Los datos se archivan
periódicamente moviendo registros antiguos a una base de datos diferente,
bien porque el archivo de base de datos aumenta rápidamente de tamaño
hasta el máximo permitido para el archivo, bien porque desea reducir el
tamaño del archivo de base de datos y mantener los datos organizados por
período de tiempo. No es posible archivar datos dividiendo una base de datos.

Introducción

Cuando se divide una base de datos, está se reorganiza en dos archivos: una
base de datos de servidor que contiene las tablas de datos y una base de datos
cliente que contiene todos los demás objetos de base de datos, como
consultas, formularios e informes. Cada usuario interactúa con los datos
mediante una copia local de la base de datos cliente.

Las bases de datos se dividen mediante el asistente Divisor de base de datos.

Una vez dividida la base de datos, debe distribuirse a los usuarios.

Ventajas de dividir una base de datos

Las ventajas de dividir una base de datos son las siguientes:

• Mejor rendimiento El rendimiento de la base de datos suele mejorar

considerablemente, ya que sólo se envían los datos a través de la red.
En una base de datos compartida que no está dividida, los propios
objetos de base de datos (tablas, consultas, informes, macros y
módulos) se envían a través de la red, y no sólo los datos.
• Mayor disponibilidad Como sólo se envían los datos a través de la
red, las transacciones de la base de datos, como la modificación de
registros, se realizan más rápidamente y, por tanto, los datos están más
tiempo disponibles para su modificación.
• Mayor seguridad Si almacena la base de datos de servidor en un
equipo que utiliza el sistema de archivos NTFS, puede usar las
características de seguridad de NTFS para ayudar a proteger los datos.
Como los usuarios tienen acceso a la base de datos de servidor
mediante tablas vinculadas, se reduce la probabilidad de que algún
intruso obtenga acceso no autorizado a los datos robando la base de
datos de servidor o presentándose como un usuario autorizado. De
manera predeterminada, Windows XP, Windows Vista y Windows Server
2003 utilizan el sistema de archivos NTFS. Si no está seguro de qué
sistema de archivos se utiliza en el servidor, pregunte al administrador
del sistema. Si tiene privilegios en el servidor de archivos, puede
 ejecutar el comando msinfo32 para determinar el sistema de archivos
usted mismo.

¿Cómo usar msinfo32 para comprobar el sistema de archivos?

1. Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, haga clic en Ejecutar.

2. En el cuadro de diálogo Ejecutar, escriba msinfo32 y, después, haga
clic en Aceptar.
3. En Resumen del sistema, haga clic en el signo más situado junto a
Componentes.
4. En Componentes, haga clic en el signo más situado junto a
Almacenamiento y luego haga clic en Unidades. En el cuadro de
diálogo se muestra información sobre las unidades disponibles en el
panel de la derecha.

• Mayor confiabilidad Si un usuario encuentra un problema y la base

de datos se cierra inesperadamente, el único archivo dañado es
normalmente la copia de la base de datos cliente que el usuario tenía
abierta. Como el usuario sólo tiene acceso a los datos de la base de
datos de servidor mediante tablas vinculadas, hay muchas menos
probabilidades de que el archivo de la base de datos de servidor resulte
dañado.
• Entorno de desarrollo flexible Puesto que cada usuario trabaja con
una copia local de la base de datos cliente, cada uno de ellos puede
generar consultas, formularios, informes y otros objetos de base de
datos de forma independiente sin que los demás usuarios resulten
afectados. De igual forma, es posible desarrollar y distribuir una nueva
versión de la base de datos cliente sin interrumpir el acceso a los datos
almacenados en la base de datos de servidor.

Antes de empezar

Antes de dividir una base de datos, tenga en cuenta lo siguiente:

• Debe realizar siempre una copia de seguridad de la base de datos antes

de dividirla. Si divide una base de datos y después decide que no era eso
lo que quería, puede restaurar el original desde la copia de seguridad.
• La división de una base de datos puede ser un proceso largo. Debe
notificar a los usuarios que no deben usar la base de datos mientras ésta
se divide. Si un usuario cambia los datos mientras se divide la base de
datos, los cambios no se reflejarán en la base de datos de servidor.

Sugerencia Si un usuario cambia los datos mientras divide la base de datos,

puede importar los nuevos datos a la base de datos de servidor cuando
termine de dividirla.

• Aunque la división de una base de datos es una forma de compartir

datos, todos los que utilicen la base de datos deben tener una versión de
Microsoft Office Access que sea compatible con el formato de archivo de
la base de datos de servidor. Por ejemplo, si el archivo de base de datos
 de servidor utiliza el formato de archivo .accdb, los usuarios no pueden
tener acceso a los datos a través de Access 2003.
• Es posible que desee utilizar un formato de archivo de una versión
anterior de Access para la base de datos de servidor si usa
características que ya no se admiten. Por ejemplo, si utiliza páginas de
acceso a datos (DAP), puede seguir utilizándolas si la base de datos de
servidor está en un formato de archivo anterior que admite el uso de
estas páginas. Puede usar el nuevo formato de archivo con la base de
datos cliente para que los usuarios puedan disfrutar de las ventajas del
nuevo formato. Tenga en cuenta que no es posible cambiar los datos de
una página de acceso a datos con Access 2007. Para obtener más
información, consulte la sección Vea también.

Dividir la base de datos

1. Haga una copia de la base de datos que desea dividir en su equipo.

Empiece con el archivo de base de datos almacenado en la unidad de
disco duro local, no en el recurso compartido de red. Si el archivo de
base de datos se comparte actualmente desde la unidad de disco duro
local, puede dejarla donde está.
2. Abra la copia de la base de datos que se encuentra en la unidad de disco
duro local.
3. En el grupo Mover datos de la ficha Herramientas de base de
datos, haga clic en Base de datos de Access. Se inicia el asistente
Divisor de base de datos.

4. Haga clic en Dividir base de datos.

5. En el cuadro de diálogo Crear una base de datos de servidor,
especifique un nombre, un tipo de archivo y una ubicación para el
archivo de base de datos de servidor.

Notas

• Considere la posibilidad de usar el nombre propuesto por Access. Es el

nombre de archivo original e indica que la base de datos es una base de
datos de servidor al insertar _be en el nombre, justo delante de la
extensión de nombre de archivo.
• No cambie el tipo de archivo a no ser que algunos usuarios vayan a
utilizar una versión anterior de Access para tener acceso a los datos.
• Puede especificar la ruta de acceso a la ubicación de red en el cuadro
Nombre de archivo, delante del nombre de archivo. Por ejemplo, si la
ubicación de red de la base de datos de servidor es
\\servidor1\recursoCompartido1\ y el nombre de archivo de la base
de datos de servidor es MyBD_be.accdb, puede especificar
\\servidor1\recursoCompartido1\MyBD_be.accdb en el cuadro
Nombre de archivo.
• La ubicación que elija debe estar disponible a todos aquéllos que vayan
a utilizar la base de datos. Como las asignaciones de unidades pueden
cambiar, debe especificar la ruta UNC (UNC: acrónimo de Universal
Naming Convention (Convención de nomenclatura universal, también
 denominado Convención de nomenclatura universal). Sistema de
asignación de nombres a los archivos entre los equipos de una red para
que un archivo de un equipo tenga el mismo nombre de ruta de acceso
cuando cualquiera del resto de los equipos de la red obtengan acceso a
él) de la ubicación en lugar de una letra de unidad asignada.

6. Cuando el asistente finaliza, muestra un mensaje de confirmación.

La base de datos ahora está dividida. La base de datos cliente es el archivo con
el que inició el proceso (la copia de la base de datos compartida original) y la
base de datos de servidor se encuentra en la ubicación de red que especificó
en el paso 5 de este procedimiento.

Restringir los cambios en el diseño de la base de datos cliente

Para restringir los cambios en la base de datos cliente que distribuye, puede
guardar la base de datos como un archivo binario compilado (un archivo
.accde). En Access2007, un archivo binario compilado es un archivo de
aplicación de base de datos que se ha guardado con todo el código de Visual
Basic Access (VBA) compilado. No queda nada de código fuente VBA en un
archivo binario compilado de Access. Los usuarios no pueden cambiar el diseño
de los objetos en un archivo .accde.

1. Abra el archivo de base de datos cliente (archivo .accdb) que desea

guardar como un archivo binario compilado (.accde).
2. En el grupo Herramientas de base de datos de la ficha

Herramientas de base de datos, haga clic en Crear ACCDE.

3. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a la carpeta en la que

desea guardar el archivo, escriba un nombre para éste en el cuadro
Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

Distribuir la base de datos cliente

Después de dividir la base de datos, tendrá que distribuir la base de datos

cliente a los usuarios para que puedan empezar a utilizarla.

Siga uno de estos procedimientos:

• Envíe un mensaje de correo electrónico a los usuarios de la base de

datos cliente y adjunte el archivo de base de datos cliente en el
mensaje. Incluya instrucciones que ayuden a los usuarios a empezar a
usar la base de datos cliente inmediatamente.
• Guarde el archivo de base de datos cliente en una ubicación de red a la
que tengan acceso todos los usuarios de la base de datos y, a
continuación, envíe a los usuarios un mensaje de correo electrónico en el
que se especifique la ubicación de red junto con otras instrucciones que
puedan ser necesarias para tener acceso a la base de datos.
 • Distribuya el archivo de base de datos cliente utilizado un disco
extraíble, como un CD-ROM o un dispositivo USB. Si instala el archivo
usted mismo, puede probarlo para asegurarse de que funciona. Si los
usuarios deben instalar el archivo, debe incluir un documento en el que
se explique lo que deben hacer para instalar el archivo y la persona con
la que deben ponerse en contacto si surge algún problema.

REFERENCIAS

http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/dividir-una-base-de-datos-
HA010240096.aspx

Base de datos en Access

1. Crear un usuario

2. Añadir equipos a un grupo de trabajo

3. Compartir carpeta

4. Dividir bd